Rekrutacja Centrów Informacyjnych programów Erasmus+ Młodzież

Rekrutacja Centrów Informacyjnych programów Erasmus+ Młodzież

i Europejski Korpus Solidarności w Europie Wschodniej i na Kaukazie (2025)

Call for Erasmus+ Youth and European Solidarity Corps Info Centres

in Eastern Europe and Caucasus (2025)



Umowa o świadczenie usług

zawarta w dniu 1 lutego 2025 r.

w wyniku przeprowadzonego zapytania konkursowego nr ……


pomiędzy:


Fundacją Rozwoju Systemu Edukacji z siedzibą w Warszawie 02-305 przy Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx 000X, posiadającą NIP 000-00-00-000, REGON 010393032, zarejestrowaną w Sądzie Rejonowym dla x.xx. Warszawy XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 24777, reprezentowaną przez swoich przedstawicieli prawnych, zwaną dalej Zamawiającym,


oraz


…………………………………… z siedzibą w ……………………………………, posiadającą Numer Identyfikacji Podatkowej: ……………………, zarejestrowaną w …………………………………… pod numerem …………………, reprezentowaną przez: …………………………………………, zwaną dalej Wykonawcą.


Strony uzgadniają co następuje:


§ 1. Przedmiot Umowy


  1. Przedmiotem Umowy jest stworzenie i prowadzenie Centrum Informacyjnego programów Erasmus+ Młodzież i Europejski Korpus Solidarności w jednym z krajów Partnerstwa Wschodniego w okresie styczeń-grudzień 2025.

  2. Umowa realizowana będzie od momentu jej podpisania do 10 grudnia 2025 r.

  3. Usługa świadczona w oparciu o niniejszą Umowę, powinna odpowiadać co najmniej wymaganiom określonym przez Zamawiającego w Opisie przedmiotu zamówienia (załącznik nr 1 do zapytania konkursowego) stanowiącym Załącznik nr 1 do Umowy oraz w Formularzu oferty (załącznik nr 2 do zapytania konkursowego) złożonym przez Wykonawcę, stanowiącym Załącznik nr 2 do Umowy.

  4. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji zadań na warunkach nie gorszych niż określonych w ust. 3.

  5. Zawarcie Umowy nie pozbawia Zamawiającego możliwości zamawiania usług,
    o którym mowa w ust. 1 od osób trzecich.


§ 2. Wartość Umowy


  1. Wynagrodzenie Wykonawcy (wartość umowy) nie może przekroczyć kwoty 3900,00 EUR (tzy tysiące dziewięćset EUR) brutto, w tym należny podatek VAT, płatne w 3 transzach po zaakceptowaniu raportów cząstkowych i końcowego.

  2. Wartość Umowy, o której mowa w ust. 1 zawiera wszelkie koszty potrzebne do realizacji minimalnych wymagań przedstawionych w Opisie przedmiotu zamówienia oraz w Formularzu oferty i nie może wzrosnąć.


§ 3. Warunki realizacji Umowy


  1. Wykonawca zobowiązuje się wykonywać Umowę w oparciu o Opis przedmiotu zamówienia oraz zaproponowany plan pracy przedstawiony w Formularzu oferty z najwyższą starannością, z uwzględnieniem profesjonalnego charakteru prowadzonej działalności, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

  2. Wykonawca zobowiązuje się przesłać Zamawiającemu dwa raporty cząstkowe oraz jeden końcowy:

    1. za okres od początku działalności do 1 maja w miesiącu maju

    2. za okres od 1 maja do 1 września w miesiącu wrześniu

    3. końcowy w terminie do 10 grudnia 2025 r.

  3. Wykonawca zobowiązuje się zgłaszać Zamawiającemu w formie pisemnej lub emailem, z odpowiednim wyprzedzeniem, wszelkie zmiany dotyczące zaplanowanego planu pracy oraz informować o terminach realizowanych wydarzeń.

  4. Wykonawca wraz z raportami przedstawi listy uczestników (z podpisami w przypadku wydarzeń stacjonarnych) wszelkich wydarzeń organizowanych w ramach planu pracy zawartego w Załączniku nr 2.

  5. Zamawiający ma prawo przeprowadzić monitoring realizacji Umowy, a Wykonawca jest zobowiązany udostępnić Zamawiającemu lub podmiotowi działającemu na jego zlecenie wszelkie informacje i dokumenty, aby ustalić czy Wykonawca realizuje Umowę w prawidłowy sposób.

  6. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane przez uczestników wydarzeń. Koszty ewentualnych strat materialnych powstałych z winy uczestników ponoszą oni osobiście, a ich egzekucja należy do Wykonawcy.

  7. Przeniesienie przez Wykonawcę jakichkolwiek praw związanych z wykonaniem Umowy na osobę trzecią bez pisemnej zgody Zamawiającego jest nieważne.

  8. Wykonawca zobowiązany jest do informowania Zamawiającego o wszczęciu wobec Wykonawcy postępowania egzekucyjnego, upadłościowego, naprawczego, likwidacyjnego a także o innych postępowaniach lub zdarzeniach mających lub mogących mieć negatywny wpływ na wykonanie Umowy.

  9. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zobowiązania Wykonawcy wynikające z realizacji Umowy.


§ 4. Porozumiewanie się stron


  1. Xxxxx uprawnioną ze strony Zamawiającego do kontaktu z Wykonawcą w sprawach związanych z wykonywaniem Umowy jest Xxxxxx Xxxxx, e-mail: xxxxxx@xxxx.xxx.xx.


  1. Osobą uprawnioną ze strony Wykonawcy do kontaktu z Zamawiającym w sprawach związanych z wykonywaniem Umowy jest: …………….., e-mail: ……………..


  1. Zmiana danych wskazanych w ust.1 i 2 nie stanowi zmiany Umowy i wymaga jedynie pisemnego lub emailowego powiadomienia drugiej Strony oraz uzyskania jej potwierdzenia.





§ 5. Warunki wynagradzania i płatności za zrealizowane wydarzenie


  1. Zamawiający na podstawie dokumentów finansowych przesłanego przez Wykonawcę wypłaci kwoty o których mowa w § 2 ust. 1 po akceptacji raportów cząstkowych i końcowego (Załącznik nr 3 do Umowy).

  2. Wykonawca jest zobowiązany wystawić dokument finansowy w ciągu 7 dni po akceptacji raportu i przesłać ją do Zamawiającego w formie elektronicznej, jako załącznik do emaila.

  3. Zamawiający zobowiązuje się do przekazania płatności, o których mowa w ust. 1 w terminie 30 dni od dnia otrzymania stosownego dokumentu, dotyczącego danej płatności, jak określono w ust 2.

  4. Dokument finansowy wystawiony niezgodnie z wymaganiami księgowymi lub niepozwalający na weryfikacje poprawności może spowodować naliczenie ponownego 30-dniowego terminu płatności liczonego od dnia otrzymania prawidłowo wystawionego dokumentu, o czym Zamawiający niezwłocznie poinformuje Wykonawcę emailem.

  5. Płatność zostanie dokonana przelewem bankowym w walucie EURO na konto Wykonawcy określone w dokumencie finansowym. Zapłata następuje w dniu obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. W wyjątkowych sytuacjach płatność może zostać dokonana w gotówce.

  6. Zamawiający może wymagać od Wykonawcy przedstawienia oryginałów dokumentów potwierdzających wydatki Wykonawcy poniesione w związku z organizacją wydarzeń (np. faktury, rachunki).

  7. W przypadku konieczności dokonania przeliczeń walutowych zastosowanie będzie miał przelicznik ustalony na podstawie średniego kursu EURO za dany miesiąc w którym odbyło się wydarzenie w stosunku do danej waluty dostępny na stronie xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxx


§ 6. Odpowiedzialność Stron za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy


    1. Za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy będzie uznane w szczególności nieprzeprowadzenie przez Wykonawcę działań przewidzianych w Opisie przedmiotu zamówienia i Formularzu oferty lub przeprowadzenie działań w sposób sprzeczny z Załącznikiem nr 2.

  1. Zamawiający zastrzega sobie prawo redukcji zapłaty w przypadku niewywiązywania się z obowiązków, w tym braku akceptacji raportów.

  2. Wykonawca ma prawo do naliczenia odsetek ustawowych za każdy dzień zwłoki w przypadku przekroczenia przez Zamawiającego terminu płatności określonego w § 5 ust. 4 i 5.


§ 7. Zmiany Umowy


  1. Zmiany postanowień zawartej Umowy względem treści oferty stanowiącej Załącznik nr 2, wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności i mogą być dokonane tylko za zgodną wolą Stron. Wystąpienie którejkolwiek z okoliczności wskazanych w ust. 2 nie stanowi zobowiązania Stron do zmiany Umowy.

  2. Zamawiający przewiduje możliwość dokonywania zmian, o których mowa w ust. 1 w następujących przypadkach:

  1. w zakresie przedmiotu Umowy (w tym sposobu realizacji), terminu realizacji i wynagrodzenia, jednak nie powodujących zwiększenia wartości Umowy – w przypadku, gdy konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem postanowień innych umów mających bezpośredni związek z niniejszą Umową, w tym umów zawartych pomiędzy Zamawiającym a instytucjami nadzorującymi lub następstwem, w przypadku, gdy zmiany te nie były znane w dniu zawarcia Umowy,

  2. w zakresie przedmiotu Umowy (w tym sposobu realizacji), terminu realizacji i wynagrodzenia, jednak nie powodujących zwiększenia wartości Umowy, w przypadku konieczności zrealizowania umowy przy zastosowaniu innych rozwiązań, niż wskazane pierwotnie w przedmiocie Umowy ze względu na zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w przypadku gdy okoliczności te nie były znane w dniu zawarcia Umowy,

  3. w zakresie terminu realizacji Umowy, przedmiotu umowy (w tym sposobu realizacji), w przypadku prac nad uchwaleniem lub nowelizacją powszechnie obowiązujących przepisów prawa, które może mieć wpływ na realizację Umowy, a przewidywany kierunek zmian wskazuje na potrzebę wstrzymania, zawieszenia lub ograniczenia świadczeń stanowiących przedmiot umowy w oczekiwaniu na dokonanie zmian w przepisach prawa,

  4. w zakresie przedmiotu Umowy (w tym sposobu realizacji), przy niezmiennym poziomie wynagrodzenia, jeśli dzięki zmianom nastąpi poprawa wydajności, jakości prac związanych z przedmiotem Umowy;


  1. w zakresie przedmiotu Umowy (w tym sposobu realizacji), wynagrodzenia w wyniku rezygnacji przez Zamawiającego z części prac w następstwie wystąpienia okoliczności, które nie były znane w momencie zawarcia Umowy, oraz których nie można było przewidzieć w momencie zawarcia Umowy. W takiej sytuacji wynagrodzenie Wykonawcy ulega zmniejszeniu proporcjonalnie do zmiany zakresu prac objętych przedmiotem zamówienia;

  2. w zakresie przedmiotu Umowy (w tym sposobu realizacji), w wyniku zmian w strukturze lub organizacji Zamawiającego mających wpływ na zakres prac Wykonawcy, przy czym wynagrodzenie Wykonawcy nie może ulec podwyższeniu, a w razie ograniczenia zakresu prac ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu,


  1. w zakresie przedmiotu Umowy (w tym sposobu realizacji), terminu realizacji oraz pozostałych elementów Umowy w przypadku wystąpienia siły wyższej uniemożliwiającej wykonanie przedmiotu umowy zgodnie z jej pierwotnymi postanowieniami;

  2. w zakresie zmian doprecyzowujących treść Umowy, jeżeli potrzeba ich wprowadzenia wynika z rozbieżności lub niejasności w umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności doprecyzowanie Umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej zapisów,


  1. w zakresie terminu obowiązywania Umowy poprzez jego wydłużenie, z zachowaniem niezmiennego poziomu wynagrodzenia, w sytuacji gdy taka zmiana umożliwi realizację Umowy w większym zakresie,

  2. w zakresie zmian podwykonawców oraz zakresu podwykonawstwa, w przypadku gdy zmiana ta nie pogorszy jakości świadczeń, do których zobowiązany jest Wykonawca lub zmiana ta jest niezbędna w celu prawidłowej realizacji przedmiotu Umowy,


  1. W zakresie zmiany wynagrodzenia Wykonawcy, wynikającej ze zmiany przepisów dot. stawki podatku VAT:


    1. w przypadku zmiany stawki podatku VAT powodującej zwiększenie kosztów wykonania po stronie Wykonawcy, Zamawiający dopuszcza możliwość proporcjonalnego zwiększenia wynagrodzenia Wykonawcy o kwotę wynikającą ze zmian stawki podatku VAT;

    2. w przypadku zmiany stawki podatku VAT powodującej zmniejszenie kosztów wykonania Umowy po stronie Wykonawcy, Zamawiający przewiduje możliwość zmniejszenia wynagrodzenia Wykonawcy o kwotę wynikającą ze zmian stawki podatku VAT.

  1. Zmiana Umowy nastąpić może z inicjatywy Zamawiającego lub Wykonawcy poprzez przedstawienie drugiej stronie propozycji zmian w formie pisemnej, które powinny zawierać:

  1. opis zmiany,

  2. uzasadnienie zmiany,

  3. koszt zmiany oraz jej wpływ na wysokość wynagrodzenia,

  4. czas wykonania zmiany oraz wpływ zmiany na termin zakończenia umowy.

  1. Warunkiem wprowadzenia zmian do zawartej Umowy będzie udokumentowanie powstałych okoliczności w formie opisowej i właściwie umotywowanej (protokół wraz z uzasadnieniem) przez komisję powołaną przez Zamawiającego, w skład której wchodzą przedstawiciele Stron.

  2. Nie stanowią zmiany Umowy w szczególności następujące zmiany:

  1. danych związanych z obsługą administracyjno-organizacyjną Umowy, w szczególności zmiana numeru rachunku bankowego,

  2. danych teleadresowych;

  3. danych rejestrowych;

  4. będące następstwem sukcesji uniwersalnej po jednej ze stron Umowy.

  1. Każda ze Stron może jednostronnie dokonać zmiany w zakresie wskazanym w ust. 5 zawiadamiając niezwłocznie o tym pisemnie drugą Stronę.


§ 8. Podwykonawcy


  1. Wykonawca może powierzyć wykonanie części prac składających się na przedmiot Umowy odpowiednim podwykonawcom, posiadającym niezbędną wiedzę, doświadczenie oraz zasoby na zatrudnienie podwykonawcy do realizacji określonego zakresu prac. Za czynności tych podmiotów Wykonawca odpowiada wobec Zamawiającego jak za działania własne. Wykonawca za każdym razem pisemnie lub emailem powiadomi Zamawiającego o powierzeniu czynności podwykonawcy, informując Zamawiającego o terminie i zakresie zlecanych mu czynności.

  2. Wykonawca zobowiązany jest do zawarcia w umowach z ewentualnymi podwykonawcami zobowiązania do zachowania przez podwykonawców poufności, o której mowa w Umowie, obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych oraz innych obowiązków nałożonych na Wykonawcę niniejszą Umową, a które powinny być wykonywane przez podwykonawców ze względu na uwarunkowania Zamawiającego lub innych osób trzecich.


§ 9. Siła wyższa


  1. Niewykonanie bądź nienależyte wykonanie w całości lub części zobowiązań Stron wynikających z Umowy nie może być wykorzystane wobec drugiej Strony dla dochodzenia roszczeń, jeśli przyczyną niewykonania bądź nienależytego wykonania jest siła wyższa.

  2. Przez siła wyższą rozumie się zdarzenia niemożliwe do przewidzenia w chwili zawierania Umowy, na której Strony nie mają wpływu i są przez Strony niemożliwe do pokonania, a w szczególności: klęski żywiołowe, wojny, mobilizacja, zamknięcie granic, akty prawne organów władzy lub administracji publicznej uniemożliwiającej wykonanie Umowy w całości lub części.


§ 10. Rozwiązanie stosunku umownego

  1. Zamawiającemu przysługuje prawo wypowiedzenia Umowy ze skutkiem natychmiastowym w następujących sytuacjach:

    1. jeżeli Wykonawca nie rozpoczął realizacji przedmiotu Umowy bez uzasadnionych przyczyn lub nie kontynuuje działań pomimo pisemnego wezwania,

    2. jeżeli Wykonawca będzie wykonywał przedmiot Umowy w sposób niezgodny
      z postanowieniami Umowy lub naruszający interes Zamawiającego i nie zmieni sposobu jej wykonywania w terminie wyznaczonym w pisemnym wezwaniu wystosowanym przez Zamawiającego,

    3. jeżeli Wykonawca znajdzie się w stanie upadłości, prowadzone będzie wobec niego postępowanie upadłościowe lub likwidacyjne, jego aktywami będzie zarządzał likwidator lub sąd, zawrze układ z wierzycielami, jego działalność gospodarcza zostanie zawieszona lub znajdzie się w analogicznej przewidzianej prawem krajowym.

lecz nie wcześniej niż po bezskutecznym wezwaniu Wykonawcy do zaprzestania naruszeń w terminie nie krótszym niż 5 dni od doręczenia wezwania w formie pisemnej lub emailowej.

  1. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, Zamawiający może odstąpić od Umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. Wykonawca ma prawo żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonania części Umowy.


  1. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy mogą nastąpić wyłącznie za zgodą obu Stron i pod rygorem nieważności wymagają formy pisemnej.

  2. Umowa może zostać wypowiedziana przez każdą ze stron z miesięcznym terminem wypowiedzenia bez podania przyczyny.


§ 11. Postanowienia końcowe


  1. Wszelkie spory wynikające Umowy lub powstające w związku z nią Strony zobowiązują się rozstrzygać w drodze mediacji, a w przypadku braku możliwości osiągnięcia porozumienia przekazać je do rozstrzygnięcia przez polski sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego.

  2. Niniejsza Umowa poddana jest prawu Rzeczypospolitej Polskiej.

  3. W sprawach nie uregulowanych postanowieniami niniejszej Umowy będą miały zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego.

  4. Umowa została sporządzona w dwóch egzemplarzach w równoległych wersjach językowych: polskiej i angielskiej, po jednym egzemplarzu dla Zamawiającego i dla Wykonawcy.

  5. W razie wątpliwości decydujące znaczenie ma tekst umowy w języku polskim.

  6. Niżej wymienione załączniki stanowią integralną część Umowy:

      • Załącznik nr 1: Opis przedmiotu zamówienia

      • Załącznik nr 2: Formularz oferty

      • Załącznik nr 3: Raport końcowy oraz cząstkowe wykonania umowy

Service Contract

concluded on 1st February 2025

as a result of a request for tenders

number …….


by and between:


The Foundation for the Development of the Education System seated in Xxxxxx, 00-000, Xxxxx Xxxxxxxxxxxxx 000X, Xxxxxx. Holder of NIP (taxpayer ident. no.) 000-00-00-000, REGON (statistical ident. no.) 010393032, registered at the District Court for the capital city of Warsaw, 12th Business Department of the National Court Register, entry no. 24777, represented by its legal representatives, hereinafter referred to as the Awarding Entity,


and


……………………………………………………….seated in...………………………………, holder of Taxpayer Ident. No. ………………., registered at ……………….………………., registration no. ………………., represented by: …………………………………… hereinafter referred to as the Economic Operator,



The Parties hereto agree as follows:


§ 1. Subject Matter of the Contract


  1. The subject-matter of the contract shall be the establishment and operation of the Erasmus+ Youth and European Solidarity Corps Info Centre in Eastern Partnership country in the period of January - December 2025.


  1. The Contract shall enter into force upon its signing and shall remain in force until 10 December 2025.

  2. The services provided under the Contract shall at least meet the requirements stipulated by the Awarding Entity in the description of the subject matter of contract (“The Call” Annex no. 1 to the request for tenders), which shall constitute Annex no. 1 to the Contract and in the Offer Form (Annex no. 2 to the request for tenders), which shall constitute Annex no. 2 to the contract.



  1. The Economic Operator undertakes to manage the tasks under the conditions not worse than these stipulated in clause 3.

  2. Concluding the Contract does not exclude the possibility for the Awarding Entity to place an order for the services stipulated in clause 1 with third parties.


§ 2. Value of the Contract


  1. Remuneration for the Economic Operator (value of the Contract) shall not exceed 3900.00 EUR (three thousands nice hundreds euro) gross including goods and services tax due for economic operator, paid in 3 instalments after acceptance of mid-term and final reports.

  2. The value of the Contract, referred to in paragraph 1 shall include any and all costs related to implementation of minimum requirements presented in the subject matter of the contract (“the Call”) and the offer form and it cannot be increased.



§ 3. Terms and Conditions of the Contract


  1. The Economic Operator undertakes to perform the Contract (based on the description of the subject matter of the contract – “the Call” and the proposed work plan presented in the Offer Form) with due diligence and taking into consideration professional character of activities, in accordance with binding laws.


  1. The Economic Operator shall send to the Awarding Entity two mid-term reports and one final report by:

    1. for the operation period from the beginning till 1st of May in May;

    2. for the operation period between 1st of May and 1st of September in September;

    3. final report by 10th December 2025.



  1. The Economic Operator shall be obliged to inform the Awarding Entity in writing or by email in advance about any changes concerning the work plan and inform about the dates of activities.



  1. The Economic Operator shall present lists of participants (with signatures in case of residential activities) of all events organised within the work plan included in the Annex no. 2.

  2. Economic Operator is obliged to provide the Awarding Entity or an entity acting on its behalf with all information and documents needed to verify whether the Contract is being implemented correctly by the Economic Operator.



  1. The Awarding Entity shall not be responsible for any losses caused by participants of events. Any costs of such losses caused by participants is their own responsibility and its execution belongs to the Economic Operator.


  1. Assignment by the Economic Operator of any rights related with the performance of the Contract to any third parties without prior permission of the Awarding Entity in writing shall be null and void.

  1. The Economic Operator shall be obliged to inform the Awarding Entity about any and all incidents of initiating execution, bankruptcy, recovery, liquidation and other proceedings and events with reference to the Economic Operator which shall or may have adverse impact on the performance of the Contract.


  1. The Awarding Entity shall not be held liable for the obligations of the Economic Operator resulting from the performance of the Contract.


§ 4. Communication between the Parties


  1. The person on the part of the Awarding Entity authorised to contact the Economic Operator in matters related with the performance of the Contract shall be Xxxxxx Xxxxx, e-mail: xxxxxx@xxxx.xxx.xx

  2. The person on the part of the Economic Operator authorised to contact the Awarding Entity in matters related with the performance of the Contract shall be: ……………….., e-mail: …………………..


  1. Modification of personal details stipulated in clause 1 and 2 above shall not constitute an amendment of the Contract and shall require notifying the other Party in writing or by email only and receiving a confirmation.





§ 5. Conditions for Remuneration and Payments for the event, which took place


  1. The Awarding Entity will transfer amounts of the Contract referred to in § 2.1 based on financial documents sent by the Economic Operator after acceptation of the mid-term and final reports (Annex no. 3 to the Contract).

  2. The Economic Operator shall issue the financial documents within 7 days after acceptance of the mid-term and final reports, and send it to the Awarding Entity in electronic form as an attachment to an e-mail.

  3. The Awarding Entity undertakes to pay amounts stipulated in this Contract, referred to in the article 1, within 30 days following the receipt of the appropriate document concerning the payment, as referred to in article 2.


  1. A financial document that does not meet accounting requirements or does not allow for the verification of its correctness may result in calculating another 30-day time limit for the payment starting from the date of receiving a correctly issued document, about which the Economic Operator shall be informed immediately by email.


  1. Payment shall be effected by a bank transfer in euro to a bank account of the Economic Operator stipulated in the financial document. Payment shall be considered effected on the day of debiting the bank account of the Awarding Entity. Exceptionally, in duly justified cases, payment in cash is possible.


  1. The Awarding Entity may oblige the Economic Operator to provide the Awarding Entity with the original documents supporting the expenditure of the Economic Operator made in relation with the organisation of the events (e.g. invoices, bills).


  1. Should it be necessary to convert any currencies, exchange rate established on the basis of average euro exchange rate in a given month in which event was staged in relation to a given currency as listed on the following website: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxx



§ 6. Liability of the Parties for Non-performance
or Improper Performance of the Contract


  1. The Awarding Entity shall consider as failure to perform or improper performance of the Contract, in particular, the Economic Operator failure to carry out the activities foreseen in the description of the subject matter of contract (“The Call”) as well as the work plan included in the Annex no. 2.


  1. The Awarding Entity shall have the right to deduct the payment in case of improper performance, including lack of acceptance of the reports.

  2. The Economic Operator shall have the right to calculate statutory interest for each day of the delay if the Awarding Entity does not pay for financial documents within the stipulated time limit defined in the § 5.4 and 5.5.



§ 7. Amendments of the Contract


  1. Any amendments of terms and conditions of the concluded Contract concerning the contents of the offer constituting Annex no. 2, shall be made in writing on pain of nullity and may be introduced only upon the mutual consent of the Parties. Any of the circumstances stipulated in clause 2 shall not form an obligation on the Parties to amend the Contract.

  2. The Awarding Entity shall predict modifying of the Contract in accordance with clause 1 in the following cases:

  1. In the scope of the subject matter of the contract (including the execution method), term of the contract and remuneration, which shall not result in an increase in the value of the Contract – in the case when it is necessary to amend the Contract as a result of terms and conditions of other contracts directly related with the Contract, including the contracts concluded by the Awarding Entity and supervisory institutions or in the case when the reasons for amendments were not known at the time of concluding the contract.

  2. In the scope of the subject matter of the contract (including the execution method), term of the contract and remuneration, which shall not result in an increase in the value of the Contract – in the case when it is necessary to perform the contract with the use of different solutions than these stipulated in the subject matter of the Contract due to the amendment of generally binding laws or in the case when such circumstances were not known at the time of concluding the Contract;

  3. In the scope of the term of the Contract, subject matter of the contract (including the execution method) – in the case of works conducted on the adoption or amendment of generally binding laws, which may affect the performance of the Contract and the forecasted trends indicate the need to stop, suspend or limit the services constituting the subject matter of the Contract in anticipation for the actual amendment of the legislation;

  4. In the scope of the subject matter of the Contract (including the execution method) with the remuneration remaining at the same level, if thanks to the amendment the productivity and quality of work related with the subject matter of the Contract will be improved;

  5. In the scope of the subject matter of the Contract (including the execution method) and remuneration as a result of giving up by the Awarding Entity some of the works as a result of circumstances, which were not known at the time of concluding the Contract and which could not have been forecasted at the time of concluding the Contract. In such a case, remuneration of the Economic Operator shall be decreased proportionally to the amended scope of works under the contract;

  6. In the scope of the subject matter of the Contract (including the execution method) resulting from the change in the structure or organisation of the Awarding Entity, which affects the scope of works to be performed by the Economic Operator, but not remuneration of the Economic Operator, which cannot be increased, and in the case of limiting the scope of works it will be proportionally decreased.

  7. In the scope of the subject matter of the Contract (including the execution method), term of the Contract, and other elements of the Contract – in the case of force majeure, which prevents the execution of the subject matter of the Contract in accordance with original terms and conditions;

  8. In the scope of amendments specifying more precisely the contents of the Contract, if the need for their introduction results from discrepancies or ambiguities in the Contract, which cannot be otherwise removed and the amendments will allow for the removal of discrepancies and for making the Contract more precise in order to unambiguously construe its terms and conditions;

  9. In the scope of the term of the Contract, by extending it with maintaining remuneration at the same level in a situation where such an amendment will allow for the performance of the contract to a greater degree;

  10. In the scope of changing subcontractors and the scope of subcontracting, provided that such an amendment does not negatively affect the quality of services, to the performance of which the Economic Operator is obliged and that the amendment is indispensable for proper performance of the subject matter of the Contract;


  1. In the scope of changing remuneration for the Economic Operator resulting from the amendment of regulations concerning the rate of goods and services tax:

    1. In the case of changing the rate of goods and services tax resulting in the increase of costs related to the performance of the contract by the Economic Operator, the Awarding Entity shall allow for proportional increase of remuneration for the Economic Operator by the amount resulting from such a change in the rate of goods and services tax;

    2. In the case of changing the rate of goods and services tax resulting in the decrease of costs related to the performance of the contract by the Economic Operator, the Awarding Entity shall allow for proportional decrease of remuneration for the Economic Operator by the amount resulting from such a change in the rate of goods and services tax.

  1. The Contract may be amended on the initiative of the Awarding Entity or the Economic Operator by presenting to the other party a proposal for the amendment in writing, which shall include:

  1. description of the amendment,

  2. justification for the amendment,

  3. cost of the amendment and its impact on remuneration,

  4. time needed for introducing the amendment and the impact of the amendment on the contract completion date.


  1. A precondition for amending the concluded Contract shall be the confirmation taking the form of the description and justification of circumstances (a protocol and justification) by a committee appointed by the Awarding Entity comprising representatives of the Parties.


  1. The following are not significant modifications of the contract:

  1. change of data related to administration and organisational services under the Contract, in particular change of the bank account number,

  2. change of addresses and telephone numbers;

  3. change of company registration data;

  4. change resulting from universal succession in the case of one of the Parties.

  1. Each Party may unilaterally amend the Contract in the scope stipulated in clause 5 notifying immediately the other Party thereof in writing.



§ 8. Subcontractors


  1. The Economic Operator may subcontract a part of the works forming the subject matter of the Contract to adequate subcontractors who possess indispensable knowledge, experience and resources for employing a subcontractor for the performance of a specific scope of works. The Economic Operator shall be liable to the Awarding Entity for the actions of subcontractors as if for its own actions. Each time, the Economic Operator shall inform the Awarding Entity in writing or by email about subcontracting, including the time span and scope of subcontracted work.




  1. When concluding contracts with prospective subcontractors, the Economic Operator shall oblige the subcontractors in such contracts to keep the confidentiality as stipulated in the Contract and to perform obligations resulting from personal data protection regulations and other obligations imposed on the Economic Operator under the Contract, which shall be performed by subcontractors due to the requirements of the Awarding Entity or of third parties.





§ 9. Force Majeure


  1. Non-performance or improper performance in full or in part of Parties’ obligations under the Contract cannot be used to present a claim against the other Party, if such non-performance or improper results from force majeure.



  1. Force majeure shall be understood as an event that could not have been foreseen at the time of concluding the Contract, over which the Parties have no influence, and which the Parties cannot overcome, including in particular: natural disasters, wars mobilisation, closing of the borders, legal acts adopted by government or public administration bodies, which prevent the performance of the Contract in full or in part.



§ 10. Termination of the Contract


  1. The Awarding Entity shall have the right to terminate the Contract effective immediately in the following circumstances:

    1. if the Economic Operator has not started the performance of the Contract for an unjustified reason or does not continue the activity despite a written request to that end,

    2. if the Economic Operator performs the Contract in a manner inconsistent with the terms and conditions of the Contract or violating the interest of the Awarding Entity and does not alter the manner of performing the Contract within the deadline stipulated in a written request by the Awarding Entity to that end,

    3. if the Economic Operator is bankrupt or is subject to insolvency or winding up procedures, its assets are being administered by a liquidator or by a Court, has entered into an agreement with creditors, has suspended business activities or is in any analogous situation arising from a similar procedure provided for under national laws.

but not earlier than by ineffective expiry of a term not shorter than 5 days to cease the violations sent to the Economic Operator in writing or by email.






  1. In the case of the appearance of material change of circumstances, which results in the performance of the contract to be no longer in the public interest, which could not have been foreseen at the time of concluding the Contract, the Awarding Entity may terminate the Contract within 30 days from taking notice of such circumstances. The Economic Operator may only require the payment of remuneration for the performed part of the Contract.


  1. Any amendments hereto shall be made upon the consent of the two Parties only and shall be made in writing on pain of nullity.


  1. Each Party may terminate the Contract with a one-month notice without justification.



§ 11. Miscellaneous Provisions


  1. Any disputes resulting from the Contract or in relation with the Contract shall be settled by the Parties as part of mediation proceedings. Shall the Parties be unable to reach an agreement, they shall present the disputes to a court with local jurisdiction for the seat of Awarding Entity.


  1. This Contract shall be governed by the laws of the Republic of Poland.

  2. In matters not regulated herein, the provisions of Polish Civil Code shall apply.



  1. This Contract was prepared in two copies in parallel language versions: Polish and English, one copy for the Awarding Entity and one copy for the Economic Operator.


  1. In the case of discrepancy between the two language versions, the Polish version of the Contract shall prevail.

  2. The Annexes listed hereinbelow shall constitute an integral part of the Contract:

  • Annex no. 1: Description of subject-matter of contract (“the Call”)

  • Annex no. 2: Offer Form

  • Annex no. 3: Final and Mid-term Reports

Zamawiający / The Awarding Entity

Wykonawca / The Economic Operator


Document Metadata

Filed: October 21st, 2024