ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY z dnia 07.11.2017 r. Nr F-222-11/17 na „Kompleksową obsługę serwisową drukarek i kserokopiarek eksploatowanych w Sądzie Rejonowym w Gorlicach”
ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY
z dnia 07.11.2017 r. Nr F-222-11/17
na „Kompleksową obsługę serwisową drukarek i kserokopiarek eksploatowanych w Sądzie Rejonowym w Gorlicach”
I. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA.
Postępowania prowadzi się na podstawie przepisów art. 4 pkt. 8 ustawy „Prawo zamówień publicznych” z dnia 29 stycznia 2004 r. (t.j Dz.U. 2017.1579) – zwanej dalej ustawą Pzp.
II. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO.
1. Sąd Rejonowy w Gorlicach, 00-000 Xxxxxxx, xx. Xxxxxx 0.
2. tel./fax: (00) 00-00-000,
3. Str. xxx.xxx.xxxxxxx.xx.xxx.xx
4. email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx.xxx.xx
5. Nr referencyjny F-222-11/17
III. KONTAKT ORAZ WARUNKI POROZUMIEWANIA.
1. Osobą uprawnioną do porozumiewania się z wykonawcami jest:
Xxx Xxxxxxxxx Xxxx tel. 000-000-000; email: xxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx.xxx.xx. Kontakt jest możliwy w dni robocze w godz. 8.00 – 15.00
Wszystkie zapytania mogą być kierowane wyłącznie w formie pisemnej.
IV. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENA.
Nazwa zamówienia: Kompleksowa obsługa serwisowa drukarek, kserokopiarek i faksów eksploatowanych w Sądzie Rejonowym w Gorlicach
Przedmiot zamówienia: Kompleksowa obsługa serwisowa drukarek, kserokopiarek i faksów eksploatowanych w Sądzie Rejonowym w Gorlicach.
Wykaz urządzeń eksploatowanych przez Sąd Rejonowy w Gorlicach stanowi Załącznik Nr 3 do SIWZ.
Przewidywany okres trwania umowy – 12 miesięcy - od dnia 1 stycznia 2018 roku do dnia 31 grudnia 2018 r. roku
Przedmiotem zamówienia jest:
stała usługa materiałowo-serwisowa, która obejmuje: naprawy, regulacje, konserwacje i regularne przeglądy urządzeń drukujących i kopiujących, znajdujących się w użytkowaniu Sądu Rejonowego w Gorlicach oraz dostawę materiałów eksploatacyjnych (bez papieru) do ww. urządzeń w zamian za opłatę, obliczaną na podstawie liczby wykonanych wydruków i kopii,
serwis techniczny który musi być wykonywany w zakresie zapewniającym stałe (ciągłe) utrzymanie urządzeń eksploatowanych przez Sąd w pełnej sprawności techniczno - użytkowej przez okres obowiązywania umowy,
usługa obsługi serwisowej, która obejmuje:
koszt robocizny w zakresie wykonania konserwacji bieżącej, regulacji i przeglądów okresowych w zakresie i terminach określonych przez producentów poszczególnych urządzeń (co najmniej raz na 3 miesiące każdego z urządzeń),
koszt robocizny bieżących napraw i czyszczenia urządzeń eksploatowanych przez Sąd,
koszt dojazdu do Sadu, koszt zakupu, dostawy i wymiany materiałów eksploatacyjnych urządzenia w ilości wynikającej z liczby wykonywanych wydruków lub kopii, z wyjątkiem papieru,
koszt pracownika, który będzie co miesiąc dokonywał odczytów ilości wykonanych wydruków i kopii na urządzeniach eksploatowanych przez Zamawiającego,
w ramach konserwacji, regulacji, napraw lub przeglądów okresowych wymagany jest, w zależności od potrzeb:
całkowity demontaż urządzenia (co najmniej 1 raz w roku),
dokonywanie sprawdzenia urządzenia pod względem uszkodzeń mechanicznych,
ocena (ekspertyza) stanu technicznego urządzeń,
odkurzanie urządzenia ze wszystkich nieczystości (toner, pył z papieru, kurz),
oczyszczanie układu skanowania urządzenia mającego bezpośredni wpływ na jakość przetworzonego obrazu,
oczyszczanie układu napędowego urządzenia,
oczyszczanie układu zagrzewania druku (wałek dociskowy oraz grzewczy),
oczyszczanie toru prowadzenia papieru (rolki poboru papieru, rolki wyjścia),
smarowanie elementów układu napędowego oraz innych elementów ruchomych,
wymianę uszkodzonych części,
montaż oczyszczonych elementów,
sprawdzenie prawidłowości poboru papieru oraz wszystkich podzespołów urządzenia,
oczyszczenie obudowy urządzenia,
wykonanie wydruków próbnych w celu sprawdzenia jakości wykonanej usługi z tym, że kopie testowe wykonane podczas przedmiotowego testowania będą odliczane od ogólnej liczby wykonanych kopii i wydruków,
wystawianie szczegółowej „karty serwisowej” będącej jednocześnie kartą gwarancyjną.
serwis z czasem reakcji nie dłuższym niż 4 godziny od momentu zgłoszenia (telefon, fax, e-mail), pod warunkiem powiadomienia Wykonawcy do godziny 12.00. Zgłoszenie przesłane po godzinie 12.00 wymaga od Wykonawcy przystąpienia do realizacji serwisu następnego dnia roboczego przed godziną 10.00,
dostarczenie urządzenia zastępczego w przypadku usterki niemożliwej do usunięcia w siedzibie Zamawiającego. Wysokość opłat za korzystanie z urządzenia zastępczego nie podlega zwiększeniu. Zastępcze urządzenie drukujące lub kopiujące musi gwarantować wydajność i jakość wydruków oraz kopii nie gorszą niż urządzenie Zamawiającego,
odbiór i utylizacja zużytych części i materiałów eksploatacyjnych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym zgodnie z Ustawą z dnia 14 grudnia 2012 roku o odpadach (tj. Dz.U. z 2016 roku, poz. 1987 ze zm.) oraz rozporządzeniami wykonawczymi do tej ustawy.
odbiór zużytych materiałów eksploatacyjnych odbywać się będzie w dniu realizacji nowego zamówienia (dostarczenia nowych materiałów eksploatacyjnych) lub w czasie wskazanym przez Zamawiającego,
odpady mogą być dostarczane przez Zamawiającego przesyłką na koszt Wykonawcy,
w ostatnim dniu każdego miesiąca Wykonawca wystawiać będzie Zamawiającemu zbiorczą kartę odebrania zużytych tonerów do utylizacji i będzie dostarczał ją do siedziby Zamawiającego.
prowadzenie miesięcznej ewidencji ilości wykonanych kopii i wydruków oraz potwierdzanie jej u przedstawiciela Zamawiającego poprzez comiesięczny odczyt liczników z każdej drukarki (odczyt ręczny przez Wykonawcę),
Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany ilości oraz asortymentu drukarek i kserokopiarek (poprzez zmniejszenie lub zwiększenie), a także zmianę ich lokalizacji w przypadku zmian organizacyjnych. Zmiana taka nie będzie miała znaczenia dla sposobu obliczania wynagrodzenia Wykonawcy,
Zamawiający wymaga, aby dostarczone przez Wykonawcę części zamienne oraz materiały eksploatacyjne były zgodne z zaleceniami producenta urządzenia, były najwyższej jakości i wolne od wad (ich użycie nie może powodować utraty gwarancji producenta urządzenia),
Wykonawca ponosić będzie pełną odpowiedzialność za utratę lub uszkodzenia urządzenia, powstałe z jego winy w czasie wykonywania napraw i innych czynności serwisowych oraz za dostarczone i wymienione części oraz materiały eksploatacyjne niezbędne do sprawnego działania urządzenia, w sposób zapewniający ciągłość jego pracy,
Czynności serwisowe realizowane będą w miejscu użytkowania drukarki, kserokopiarki lub faksu w dni robocze, tj. we wszystkie dni z wyjątkiem ustawowo wolnych od pracy oraz sobót i niedziel, w godzinach urzędowania Zamawiającego tj. od godz.7.00 do godz.16.00,
W razie konieczności wykonania napraw w siedzibie Wykonawcy, Wykonawca przed przetransportowaniem urządzenia do jego siedziby musi uzyskać zgodę Zamawiającego na wykonanie usługi. W takim przypadku Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia urządzenia zastępczego o parametrach takich samych jak urządzenie odebrane do naprawy.
W przypadku niemożności dokonania naprawy urządzenia – niezależnego od Wykonawcy (brak możliwości pozyskania części w powodu zaniechania produkcji, urządzenie niezdatne do dalszej eksploatacji z uwagi na nadmierne zużycie, itp.) Wykonawca przedstawi ekspertyzę techniczną dotyczącą stanu technicznego danego urządzenia celem wycofania sprzętu z eksploatacji,
Pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zostały określone we wzorze umowy – Załącznik Nr 2 do zaproszenia.
V. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA.
Zamówienie realizowane będzie od dnia 1 stycznia 2018 r. do dnia 31 grudnia 2018 r.
VI. KRYTERIA WYBORU OFERTY I ICH ZNACZENIE ORAZ SPOSÓB OCENY.
Wybór oferty zostanie dokonany na podstawie kryterium:
kryterium ceny (C) – waga 90 % na zasadzie im mniej tym lepiej
Wykonawcy zostanie przydzielona odpowiednia liczba punktów liczona według wzoru:
cena najniższa wśród ofert nieodrzuconych
C = ----------------------------------------------------- x 90
cena badanej oferty
kryterium termin płatności wynagrodzenia Wykonawcy (T) – waga 10% na zasadzie im więcej tym lepiej
W tym kryterium zostaną przyznane punkty:
0 pkt – termin płatności wynoszący mniej niż 21 dni,
5 pkt – termin płatności wynoszący 22 dni - 29 dni,
10 pkt – termin płatności 30 dni.
Jeżeli Wykonawca w złożonej ofercie nie poda terminu płatności, Zamawiający przyjmuje do oceny termin mniejszy niż 21 dni, tj. 0 punktów.
Zaoferowany przez Wykonawcę termin płatności dłuższy niż 30 dni nie będzie dodatkowo punktowany – otrzyma 10 punktów.
Za ofertę najkorzystniejszą Zamawiający uznaje ofertę, która uzyskała najwyższą liczbę punktów, obliczonych w oparciu o ustalone kryteria
ocena końcowa oferty (OK) : OK = C + T
Zamawiający wezwie Wykonawców do złożenia ofert dodatkowych, jeżeli dwie lub więcej ofert przedstawiać będzie taki sam bilans ceny (art. 91 ust. 5 ustawy Pzp)
VII. WYKAZ WYMAGANYCH OŚWIADCZEŃ lub DOKUMENTÓW.
1. Informacja z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust.1 pkt 13,14 i 21 ustawy pzp , wystawiona nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert
2. Osoby, które będą świadczyły usługę są zobowiązane do przedstawienia aktualnego zaświadczenia z KRK na każde wezwanie Zamawiającego.
3. Zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert, lub inny dokument potwierdzający, że Wykonawca zawarł porozumienie z właściwym organem podatkowym w sprawie spłat tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami, w szczególności uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu.
4. Zaświadczenie właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego albo inny dokument potwierdzający, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert, lub inny dokument potwierdzający, że Wykonawca zawarł porozumienie z właściwym organem w sprawie spłat tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami, w szczególności uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu.
5. Odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji,
VIII. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT.
1. Miejsce i termin składania ofert: - do dnia 14.11.2017 r. na adres mailowy: xxxxxxxx@xxxxxxx.xx.xxx.xx
IX. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT.
1. Składana oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym zgodnie z załącznikiem nr 1.
2. Do oferty powinno zostać dołączony odpis z KRS lub dokument potwierdzający posiadanie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej.
3. W przypadku podpisania formularza ofertowego przez inne osoby niż wskazane w dokumentach określonych w pkt. 2 należy dostarczyć także stosowne pełnomocnictwo.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym jego etapie bez podania przyczyny unieważnienia. W takim przypadku wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie w stosunku do zamawiającego.
Załączniki:
1. Formularz ofertowy
2. Wzór umowy
3. Wykaz urządzeń eksploatowanych przez Sąd Rejonowy w Gorlicach.
Zatwierdzam. Dyrektor Sądu Rejonowego w Gorlicach: Xxxxx Xxxxxxx