Istotne postanowienia umowy

Załącznik nr 5 do SWZ

Istotne postanowienia umowy

W wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, stosując odpowiednio przepisy dotyczące udzielania zamówienia w trybie podstawowym, na podstawie art. 275 pkt 1) ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U.
z 2019 r. poz. 2019 ze zm.) - dalej ustawa PZP, została zawarta następująca Umowa:

§1

PRZEDMIOT UMOWY

Przedmiotem umowy jest organizacja i przeprowadzenie przez Wykonawcę Warsztatów szkoleniowych (zwanych dalej: „Warsztatem” lub „Warsztatami”)
z tematyki …………………...¹
Zakres warsztatów obejmuje w szczególności:

…………….
…………..

§2

TERMIN WYKONANIA UMOWY

Warsztat zostanie zrealizowany w terminie ………..od dnia zawarcia umowy.
Strony ustalą termin przeprowadzenia warsztatu, o którym mowa w ust. 1 w ciągu 5 dni roboczych od dnia zawarcia umowy.
Strony przewidują możliwość zmiany terminu wykonania umowy, o którym mowa
w ust. 1, zgodnie z § 7 ust. 2 umowy.

§3

SPOSÓB WYKONANIA UMOWY

Warsztat zostanie przeprowadzony w formie zdalnej przy użyciu narzędzi komunikacji elektronicznej, które zapewni Wykonawca. Wykonawca oświadcza,
iż korzystanie z tych narzędzi nie będzie prowadzić do powstania jakichkolwiek zobowiązań finansowych po stronie Zamawiającego. Organizację prac dla uczestników zapewni Wykonawca.
Czas trwania Warsztatu to co najmniej 6 godzin zegarowych (słownie: sześć godzin zegarowych) w ciągu jednego dnia roboczego.
Liczba uczestników warsztatu, o których mowa w § 1 umowy – to grupa min. …… osób i max …… osób.
Warsztaty zostaną zrealizowane zgodnie z założeniami określonymi w niniejszej umowie oraz Ofercie Wykonawcy, która stanowi załącznik nr 1 do umowy.
Wykonawca wyśle zaproszenie do wszystkich uczestników warsztatu wg listy przekazanej przez Zamawiającego z linkiem do spotkania, najpóźniej na 3 dni robocze przed terminem realizacji warsztatu.
Wykonawca oświadcza, iż osoby wyznaczone przez niego do realizacji Warsztatu jako trenerzy posiadają doświadczenie określone w Wykazie Xxxx, który stanowi załącznik nr 4 do umowy. W przypadku dokonywania zmiany, o których mowa powyżej, Wykonawca oświadcza, iż posiadają one doświadczenie w prowadzeniu warsztatów/szkoleń/kongresów o tematyce, o której mowa w § 1 umowy nie mniejsze niż osoby zmieniane.
Wykonawca najpóźniej w dniu realizacji Warsztatu zapewni wszystkim uczestnikom materiały szkoleniowe w wersji elektronicznej zawierające prezentacje lub zwięzłe podsumowanie treści, które prowadzący przedstawią w trakcie warsztatu.
Wykonawca oświadcza iż w dniu dostarczenia materiałów szkoleniowych zgodnie
z ust. 7 powyżej będą mu przysługiwać majątkowe prawa autorskie do materiałów szkoleniowych w zakresie umożliwiającym mu realizację zobowiązań wynikających
z niniejszej umowy.
Wykonawca udziela Zamawiającemu niewyłącznej licencji na korzystanie
z materiałów szkoleniowych na następujących polach eksploatacji:

utrwalanie i zwielokrotnianie (w tym wprowadzanie do pamięci komputera lub innego urządzenia), na wszelkich nośnikach w jakiejkolwiek technice, digitalizacja;
korzystanie z materiałów szkoleniowych na własny użytek,
udostępnianie i przekazywanie utworu w całości lub części jedynie osobom zatrudnionym u Zamawiającego lub innych podmiotach wchodzących w skład Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx, w celu korzystania przez nie z tych materiałów
na własny użytek (przy czym udostępnienie to może odbyć się także za pośrednictwem wewnętrznej Sieci Intranet Zamawiającego).

Wykonawca zezwala Zamawiającemu na opracowywanie materiałów szkoleniowych i na korzystanie z opracowań materiałów szkoleniowych oraz ich przeróbek dla wewnętrznych celów Zamawiającego i innych podmiotów wchodzących w skład Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx.
Materiały nie mogą być użyte w celach komercyjnych.
Prawo do korzystania z Materiałów, nie jest ograniczone ani czasowo, ani terytorialnie.
Z chwilą dostarczenia materiałów szkoleniowych Zamawiającemu lub uczestnikom Warsztatu własność egzemplarzy (nośników materialnych), na których
je utrwalono przechodzi odpowiednio na Zamawiającego lub na uczestnika Warsztatu w odniesieniu do dostarczonego mu egzemplarza.
Wykonawca najpóźniej w ciągu 3 dni roboczych po zakończeniu Warsztatu przekaże każdemu uczestnikowi lub Zamawiającemu elektroniczną wersję certyfikatu jego ukończenia, zawierającą co najmniej imię i nazwisko uczestnika, pracodawcę, nazwę Warsztatu, imię i nazwisko trenera oraz nazwę Wykonawcy.
Zamawiający ma prawo nagrania przebiegu Warsztatu, tj.: wyprodukowania wideogramu, w postaci nagrania wizerunku (w tym obrazu i głosu) osób, o których mowa w § 3 ust. 6 umowy.
Wykonawca najpóźniej w ciągu 3 dni roboczych po zakończeniu Warsztatu przekaże Zamawiającemu zgody osób, o których mowa w § 3 ust. 6 umowy na utrwalenie i korzystanie z ich wizerunku i ewentualnie powstałych w związku z nagraniem wideogramu utworów oraz wykorzystywanie ww. w następującym zakresie

zwielokrotniania określoną techniką;
najmu oraz użyczania egzemplarzy; oraz
publicznego udostępniania wideogramu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym.

Wykonawca najpóźniej w ciągu 3 dni roboczych po zakończeniu Warsztatu przekaże Zamawiającemu zgody osób, o których mowa w § 3 ust. 6 umowy
na korzystanie z ich danych osobowych w celu wyprodukowania, rozporządzania
i korzystania przez Zamawiającego z praw producenta wideogramu Warsztatu. Wykonawca wykona wobec tych osób obowiązki Zamawiającego, o których mowa w § 8 ust. 2.
Wykonawca zapewnia, iż ww. zgody są objęte wynagrodzeniem przewidzianym niniejszą umową oraz zobowiązuje się, iż ww. zgody nie zostaną odwołane przez okres co najmniej na 10 lat.
Strony przewidują możliwość zmiany sposobu wykonania umowy, o którym mowa
w niniejszym paragrafie zgodnie z § 7 ust. 2 umowy.

§4

WYKONANIE UMOWY ORAZ POROZUMIEWANIE SIĘ STRON

Potwierdzeniem przeprowadzenia Warsztatu, o którym mowa w § 1 na zasadach określonych w niniejszej umowie, będzie protokół odbioru przedmiotu umowy, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do umowy. Za równoznaczne z podpisaniem Protokołu Odbioru uważa się także przekazanie informacji określonych w tym Protokole oraz akceptacja Zamawiającego (także z zastrzeżeniami lub uwagami) dokonana drogą e-mailową przez osoby wskazane w ust.2 poniżej.
Strony ustalają następujące osoby upoważnione do odbioru przedmiotu umowy,
o którym mowa w ust. 1 oraz do bieżących kontaktów w sprawie realizacji niniejszej umowy:

ze strony Wykonawcy: ………. adres e-mail:…………, tel. ……………….
ze strony Zamawiającego: …… adres e-mail:……………, tel. ……………….

Zmiana osób wskazanych w ust. 2 powyżej może być dokonana poprzez poinformowanie drugiej strony na piśmie lub w drodze korespondencji e-mail i nie stanowi zmiany niniejszej umowy.
Komunikacja pomiędzy stronami dotycząca bieżącej realizacji postanowień niniejszej umowy może się odbywać także za pośrednictwem korespondencji elektronicznej, a w wyjątkowych wypadkach również przy użyciu urządzeń telekomunikacyjnych.
Wykonawca odpowiada za działania i zaniechania podwykonawców oraz osób,
za pomocą których wykonuje umowę, jak za własne działania i zaniechania.
Wykonawca zobowiązany jest do informowania Zamawiającego o wszystkich zdarzeniach mających lub mogących mieć wpływ na wykonanie umowy, w tym
o wszczęciu wobec niego postępowania egzekucyjnego, naprawczego, likwidacyjnego, upadłościowego lub innego, nie później niż następnego dnia
od dnia wszczęcia postępowania.
Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za ogólną i techniczną kontrolę nad wykonaniem usługi. Wykonawca zapewni niezbędny personel oraz narzędzia
i materiały do właściwego i terminowego wykonania usługi.

§5

WYNAGRODZENIE I WARUNKI PŁATNOŚCI

Strony ustalają, iż maksymalne wynagrodzenie za realizację przedmiotu niniejszej umowy przysługujące Wykonawcy (w tym za udzielenie licencji, o której mowa
w § 3 ust. 9 i n. Umowy) nie przekroczy ……………….. zł brutto (słownie: ………… i …../100) w tym: kwota netto ………….. zł oraz podatek od towarów i usług ….%
Wynagrodzenie obejmuje podatek VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r.,
poz. 106 z późn. zm.).
Rozliczenie z tytułu usługi nastąpi na podstawie wystawionej faktur/y VAT za
jedną grupę uczestników Warsztatu, o której mowa w § 3 ust. 3. Podstawą do jej wystawienia będzie protokół odbioru przedmiotu umowy podpisany przez upoważnionych przedstawicieli stron umowy. Faktura winna zawierać nazwę usługi będącej przedmiotem umowy z numerem umowy oraz podaniem cen jednostkowych brutto, nr rachunku bankowego.
Wykonawca może wystawić fakturę w formie papierowej lub elektronicznej.
Fakturę w formie elektronicznej należy wysłać na adres xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx, a w formie papierowej na adres siedziby Centrum Xxxxxxxxxxx. Wykonawca może przesłać fakturę elektroniczną, zgodnie
z przepisami ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu
w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. poz. 2191).
Zamawiający ma obowiązek zapłaty za prawidłowo wystawioną i doręczoną
do siedziby Zamawiającego fakturę, w terminie 21 dni licząc od daty doręczenia prawidłowej faktury.
Za datę dokonania płatności strony uznają datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
Dla potrzeb wzajemnych rozliczeń uwzględniających postanowienia niniejszego paragrafu, strony oświadczają co następuje:

Zamawiający nie jest podatnikiem podatku VAT, posiada nadany numer NIP: 951 248 16 68,
Wykonawca jest podatnikiem podatku VAT, zarejestrowanym w Urzędzie Skarbowym w ………; posiada nadany numer NIP: ……… i jest upoważniony
do wystawienia faktury VAT.

W razie opóźnienia płatności pieniężnych wynikających z niniejszej umowy Zamawiający jest zobowiązany do zapłaty odsetek ustawowych.
Bez zgody Xxxxxxxxxxxxx, Wykonawca nie może przenieść wierzytelności z tytułu zrealizowanej usługi na osobę trzecią.

§6

KARY UMOWNE i ODSTĄPIENIE OD UMOWY

W przypadku niewykonania umowy, tj. usługi przeprowadzenia Warsztatu,
o którym mowa § 1 umowy, do dnia obowiązywania umowy określonego w § 2
ust. 1 umowy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 11% wartości wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy za ten Warsztat, określonego w § 5 ust. 1 umowy.
W przypadku nienależytego wykonania umowy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 3% wynagrodzenia przysługującemu Wykonawcy zgodnie z § 5 ust. 1 umowy. Za nienależyte wykonanie umowy w rozumieniu tego ustępu uznaje się.:

niezapewnienie elektronicznej wersji materiałów szkoleniowych i/lub elektronicznej wersji certyfikatu ukończenia Warsztatu dla ich uczestników,
skrócenie ustalonego czasu Warsztatu o więcej niż 15 minut,
niezgodność tematów poruszanych przez trenera z opisanym zakresem Warsztatu,

W przypadku odstąpienia od umowy na skutek okoliczności, za które odpowiada Wykonawca (w tym w związku z okolicznościami wskazanymi w ust. 8 poniżej), Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 20% wynagrodzenia określonego w § 5 ust. 1 umowy.
Kary umowne określone w ust. 2 sumują się. Kary umowne określone w ust. 1 sumują się z karami określonymi w ust. 2.
Maksymalna kwota naliczonych kar umownych nie przekroczy 20% wynagrodzenia określonego w § 5 ust. 1 umowy.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych określonych w ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U.
z 2018 r. poz. 1025 z późn zm.).
Z zastrzeżeniem ograniczeń wynikających z przepisów prawa odnoszących się do szczególnych rozwiązań związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem
i zwalczaniem COVID-19 Zamawiający zastrzega sobie prawo do potrącenia naliczonych kar umownych bezpośrednio z faktury Wykonawcy.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od umowy bez wyznaczania dodatkowego terminu, w razie zwłoki Wykonawcy przekraczającej 10 dni kalendarzowych.
Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od umowy w całości lub w części
w terminie do 30 dni od wystąpienia okoliczności uprawniających Zamawiającego
do odstąpienia.
W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub dalsze wykonywanie umowy może zagrozić istotnemu interesowi bezpieczeństwa państwa lub bezpieczeństwu publicznemu, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o tych okolicznościach.
W przypadku odstąpienia od umowy Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy.
W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania przez Wykonawcę określonej Usługi na skutek okoliczności, za które Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności (w szczególności wyłączna wina Zamawiającego, siła wyższa), Zamawiający udzieli Wykonawcy dodatkowego terminu na realizację Usługi. Wykonawca powołujący się na okoliczności, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, przedstawi Zamawiającemu dokumenty potwierdzające ich wystąpienie oraz czas ich występowania.
Xxxxxx nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy wskutek działania siły wyższej. Przez siłę wyższą, Strony rozumieją: wprowadzenie ograniczeń administracyjnych wynikających z pandemii wywołanej przez COVID-19/SARS-CoV-2, nagły przypadek lub zdarzenie zewnętrzne (niezależne od woli stron), pozostające poza kontrolą i niezawinione przez żadną ze Stron, którego nie można przewidzieć lub uniknąć, a które zaistnieje po wejściu w życie Umowy i stanie się przeszkodą w realizacji Umowy. Pojęcie siły wyższej w żadnym przypadku nie obejmuje braku należytej staranności, o której mowa w art. 355 kc.
Strona, której dotyczą okoliczności siły wyższej podejmie uzasadnione kroki w celu usunięcia przeszkód, aby wywiązać się ze swoich zobowiązań minimalizując zwłokę.
Zamawiający nie jest zobowiązany do płacenia odsetek od nieterminowych płatności, jeżeli jest to wynikiem wystąpienia siły wyższej.
Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności (w tym z tytułu przewidzianych Umową kar umownych) za okoliczności, za które wyłączną odpowiedzialność ponosi Zamawiający.

§7

ZMIANY UMOWY

Wszystkie zmiany postanowień niniejszej umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
Zgodnie z art. 455 ust. 1 ustawy, Strony dopuszczają możliwość zmiany umowy
w następującym zakresie:

terminu wykonania umowy, o którym mowa w § 2 ust. 1 umowy, o nie dłużej niż 10 dni kalendarzowych, w przypadku zaistnienia okoliczności za które odpowiedzialność ponosi Zamawiający lub za które odpowiedzialności nie ponosi żadna ze Stron.
sposobu wykonania umowy, o którym mowa § 3 ust. 2 umowy tj. zmiany liczby dni prowadzenia warsztatu do dwóch dni roboczych po 3 godziny zegarowe, o ile zmiana taka jest konieczna w celu prawidłowego wykonania Umowy,

- w formie pisemnego aneksu do Umowy sporządzonego na wniosek Strony, która wnioskuje o dokonanie zmiany.

Zawarcie aneksu nastąpi nie później niż w terminie 5 dni roboczych od dnia uzgodnienia przez Strony zakresu zmian.

§8

DANE OSOBOWE

Strony oświadczają, że niniejsza Xxxxx obejmuje swoim zakresem powierzenie przetwarzania danych osobowych, co do których Zamawiającemu przysługuje status administratora danych osobowych w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych. Umowa powierzenia przetwarzania stanowi załącznik nr 3
do Umowy.
Wykonawca oświadcza, że zapoznał lub zapozna się oraz zapozna osoby skierowane do wykonania umowy z informacją o zasadach przetwarzania danych osobowych przez Centrum Xxxxxxxxxxx, która stanowią załącznik nr 5 (dla osób zawierających umowę i osób odpowiedzialnych za realizację umowy) i nr 6 (dla osób prowadzących warsztaty) do umowy.
Odstąpienie od umowy, o której mowa w ust. 1, lub jej wypowiedzenie z przyczyn leżących wyłącznie po stronie Wykonawcy daje Zamawiającemu podstawę
do odstąpienia od Umowy z winy Wykonawcy.

§9

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową będą miały zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego.
W przypadku dojścia do sporu w związku z realizacją niniejszej Umowy, Xxxxxx zobowiązują̨ się̨ podjąć próbę polubownego jego rozwiązania. W sytuacji niemożliwości dojścia do porozumienia sądem właściwym do rozstrzygnięcia ewentualnego sporu, wynikłego z realizacji niniejszej Umowy będzie sąd powszechny właściwy ze względu na siedzibę Zamawiającego.
Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
Załączniki do Umowy:

zał. nr 1 – Oferta Wykonawcy,
zał. nr 2 – Protokół odbioru przedmiotu umowy,
zał. nr 3 – Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych,
zał. nr 4 – Wykaz osób,
zał. nr 5 –Klauzula informacyjna Zamawiającego- dla osób zawierających umowę i odpowiedzialnych za realizację umowy;
zał. nr 6 – Klauzula informacyjna Zamawiającego – dla osób prowadzących warsztaty

Załącznik nr 2

Warszawa, dnia …………………… r.

Protokół odbioru umowy nr ………………. z dnia ……………….

(wzór)

Wykonawca

Zamawiający

Przedmiot umowy: Organizacja i przeprowadzenie Warsztatów pn.:
Usługę wykonano w terminie …………………………………………
Zamawiający dokonuje odbioru przedmiotu umowy, wykonanego zgodnie z wymaganiami Zamawiającego zawartymi w umowie/ Zamawiający nie dokonuje odbioru zamówienia z powodów niżej opisanych/ Zamawiający dokonuje odbioru zamówienia z zastrzeżeniami/ uwagami^²:

…………………………………………………..……………………………………………………..………………………………………………………………………………………………………………………

W związku z uwagami i zastrzeżeniami Strony ustaliły, co następuje^³:

………………………………………………………………………………………...…………………………………………………………………………………………..……….……………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Wykonawca przekazał zgody, o których mowa w par. 3 ust. 16 i ust. 17 umowy, osób wykonujących Warsztat, o których mowa w par. 3 ust. 6 umowy.
Zamawiający wyraża/nie wyraża⁴ zgodę/zgody na wystawienie elektronicznej faktury/rachunku za wykonane zamówienie.
Protokół sporządzono w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

W imieniu Wykonawcy W imieniu Xxxxxxxxxxxxx

Załącznik nr 3 do umowy

UMOWA Nr …/…/CŁ/2020/DO

powierzenia przetwarzania danych osobowych

zawarta w dniu ………... w Warszawie pomiędzy:

Centrum Xxxxxxxxxxx z siedzibą w Warszawie, przy ul. Poleczki 19, (02-822), działającym podstawie ustawy z dnia 21 lutego 2019 r. o Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx (Dz. U. z 2019 r. poz. 534, 2227, z 2020 r. poz. 284, 695, 875), posiadającym numer NIP: 9512481668, REGON: 382967128, reprezentowanym przez:

……………………………., zwanym dalej „Administratorem”,

…………………………………….. reprezentowanym przez:

…………………….. – ……………………., zwanym dalej „Podmiotem przetwarzającym”,

łącznie zwanymi dalej „Stronami” a osobno „Stroną”, o następującej treści:

§ 1.

Powierzenie przetwarzania danych osobowych

Administrator powierza Podmiotowi przetwarzającemu, w trybie art. 28 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) Dz.Urz. UE L 119/1, z 4.5.2016, zwanego dalej „RODO”, dane osobowe do przetwarzania w imieniu Administratora, na zasadach i w celu określonym
w niniejszej umowie, zgodnie z udokumentowanymi poleceniami lub instrukcjami Administratora.
Administrator oświadcza, że jest administratorem w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO w odniesieniu do danych osobowych określonych w niniejszej umowie.
Podmiot przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać powierzone mu dane osobowe zgodnie z niniejszą umową, RODO oraz z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą.
Podmiot przetwarzający oświadcza, że nie będzie przekazywał danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) bez wcześniejszych udokumentowanych poleceń Administratora w tym zakresie. Postanowienia zdania poprzedniego nie znajdą zastosowania, jeżeli obowiązek przekazania danych osobowych poza EOG nakłada na Podmiot przetwarzający prawo Unii Europejskiej lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega Podmiot przetwarzający; w takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Podmiot przetwarzający obowiązany jest poinformować Administratora o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes prawny.
Podmiot przetwarzający oświadcza, iż stosuje odpowiednie środki techniczne
i organizacyjne spełniające wymogi RODO i chroniące prawa osób, których dane osobowe dotyczą.
Administrator danych osobowych oświadcza, że został poinformowany przez Podmiot przetwarzający o korzystaniu przez niego z usługi Microsoft Office 365 i nie zgłasza w tym zakresie sprzeciwu.

§ 2.

Rodzaj, cel i charakter przetwarzania danych osobowych

Podmiot przetwarzający będzie przetwarzał, powierzone mu na podstawie niniejszej umowy dane osobowe następujących kategorii osób: uczestników – pracowników Instytucji tworzących Sieć Badawczą Xxxxxxxxxxx w postaci: imienia, nazwiska, nazwy reprezentowanej Instytucji, stanowiska, adresu e-mail i numeru telefonu, głosu i wizerunku.
Powierzone przez Administratora dane osobowe będą przetwarzane przez Podmiot przetwarzający wyłącznie w celu organizacji i przeprowadzenia warsztatów szkoleniowych dla pracowników podmiotów wchodzących w skład Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx o tematyce: ……………….., w zgodzie z umową z ……………… r., zawartą przez Podmiot przetwarzający z Administratorem w następujący sposób: elektroniczny oraz w formie papierowej

§ 3.

Obowiązki Podmiotu przetwarzającego

Podmiot przetwarzający zobowiązuje się, przy przetwarzaniu danych osobowych do ich zabezpieczenia poprzez wdrożenie i stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających odpowiedni stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, zgodnie z art. 32 RODO. Strony zgodnie potwierdzają, iż Podmiot przetwarzający przedstawił Administratorowi informacje i dokumenty potwierdzające, że Podmiot przetwarzający zapewnia wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest do niezwłocznego przedstawiania Administratorowi wszelkich aktualizacji informacji i dokumentów, o których mowa w zdaniu poprzednim.
Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do nadania stosownych upoważnień
do przetwarzania powierzonych mu danych osobowych wszystkim osobom, które będą miały dostęp do danych osobowych i będą je przetwarzały w celu realizacji niniejszej umowy, chyba że przetwarzanie wymagane jest przez prawo Unii Europejskiej lub prawo państwa członkowskiego.
Podmiot przetwarzający zobowiąże upoważnione osoby, o których mowa w ust. 2
do bezterminowego zachowania w tajemnicy powierzonych im do przetwarzania danych osobowych, także po ustaniu ewentualnego zatrudnienia u Podmiotu przetwarzającego, chyba że taki obowiązek wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie ochrony danych osobowych.
Podmiot przetwarzający zobowiązany jest do niezwłocznego przekazywania Administratorowi informacji, komu zostały udzielone upoważnienia, o których mowa w ust. 2, na każde jego żądanie.
Podmiot przetwarzający zobowiązany jest do przestrzegania warunków korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego określonych w niniejszej umowie oraz w RODO.
Podmiot przetwarzający biorąc pod uwagę charakter przetwarzania:

w miarę możliwości pomaga Administratorowi poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania
na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO,
oraz dostępne Podmiotowi przetwarzającemu informacje, pomaga Administratorowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32-36 RODO.

Podmiot przetwarzający bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 24 godzin od powzięcia uzasadnionego podejrzenia wystąpienia zdarzenia, powiadomi Administratora:

o wszelkich przypadkach nieprzestrzegania postanowień umowy lub przepisów prawa dotyczących ochrony danych osobowych przetwarzanych na mocy niniejszej umowy, których dopuścił się Podmiot przetwarzający, jego pracownicy i inne osoby, przy pomocy których przetwarza powierzone dane osobowe lub podwykonawcy;
o wszelkich wnioskach ze strony organu nadzorującego przetwarzanie danych osobowych lub innej instytucji, w zakresie dotyczącym przetwarzania danych osobowych na podstawie niniejszej umowy, chyba
że prawo stanowi inaczej, zwłaszcza jeżeli obowiązują jakiekolwiek zakazy w świetle prawa karnego, w celu chronienia poufności postępowania przygotowawczego prowadzonego przez te organy;
o wszelkich naruszeniach zasad dotyczących przetwarzania i ochrony danych osobowych, w tym ich utracie, zniszczeniu, uszkodzeniu, nieuprawnionej zmianie lub ujawnieniu, lub incydentach przypadkowego lub nieupoważnionego dostępu do danych osobowych przetwarzanych
na mocy niniejszej umowy;
o wszelkich zażaleniach lub wnioskach dotyczących danych osobowych (zwłaszcza wnioskach o dostęp do danych osobowych przetwarzanych
na mocy umowy), ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub o sprzeciwie wobec przetwarzania, a także o wniosku
o przeniesienie danych osobowych przetwarzanych na mocy umowy, przesłanych bezpośrednio przez osoby, których dotyczą dane, bez udzielania na nie odpowiedzi do momentu uzyskania odpowiedniego polecenia Administratora, chyba że Podmiot przetwarzający posiada stosowne upoważnienie do udzielenia na nie odpowiedzi;
jeżeli jego zdaniem wydane mu przez Administratora polecenie stanowi naruszenie przepisów o ochronie danych.

Informacja, o której mowa w ust. 7 pkt 1 i 3 powinna co najmniej opisywać:

charakter naruszenia zasad dotyczących przetwarzania i ochrony danych osobowych, w tym w miarę możliwości wskazywać osoby, których dane objęte zostały naruszeniem, czas, miejsce i okoliczności zdarzenia;
możliwe konsekwencje naruszenia ochrony danych osobowych;
działania wyjaśniające podjęte przez Podmiot przetwarzający;
środki zastosowane lub proponowane przez Podmiot przetwarzający w celu zaradzenia naruszeniu ochrony danych osobowych, w tym, w stosownych przypadkach, środki w celu zminimalizowania jego ewentualnych negatywnych skutków;
czy Podmiot przetwarzający zgłosił naruszenie ochrony danych osobowych organowi nadzorującemu lub powiadomił o nim osoby, których dane objęte zostały naruszeniem.

Informacje, o których mowa w ust. 7 pkt 1 i 3 przekazywane będą pocztą elektroniczną na adres xxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx
i xxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx, w sposób zapewniający ich poufność, wraz z wszelką niezbędną dokumentacją dotyczącą naruszenia.
Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do niezwłocznego informowania Administratora o każdym postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania przez Podmiot przetwarzający danych osobowych określonych w niniejszej umowie, o każdej decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania tych danych osobowych, skierowanych
do Podmiotu przetwarzającego, a także o wszelkich planowanych, o ile
są wiadome, lub realizowanych kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania danych osobowych przez Podmiot przetwarzający.
Podmiot przetwarzający po zakończeniu świadczenia usług związanych
z przetwarzaniem powierzonych danych osobowych usuwa wszelkie dane osobowe w terminie 30 dni od dnia zakończenia świadczenia usług związanych
z przetwarzaniem powierzonych danych osobowych oraz usuwa w tym terminie wszelkie ich istniejące kopie, chyba że prawo Unii Europejskiej lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych.
Dla uniknięcia niejasności, Administrator potwierdza, że Podmiot przetwarzający nie jest uprawniony do przetwarzania danych osobowych po zakończeniu obowiązywania niniejszej umowy.

§ 4.

Obwiązki i prawa Administratora

Administrator ma prawo kontrolowania Podmiotu przetwarzającego w zakresie przetwarzanych danych osobowych, pod względem zgodności z RODO oraz niniejszą umową.
Administrator jest zobowiązany do:

współpracy z Podmiotem przetwarzającym w przypadku kontroli właściwego organu nadzorującego dotyczącej przetwarzania przez Podmiot przetwarzający danych osobowych, powierzonych na podstawie niniejszej umowy;
współdziałania z Podmiotem przetwarzającym w wykonaniu niniejszej umowy;
udzielania Podmiotowi przetwarzającemu wyjaśnień w razie wątpliwości
co do legalności poleceń Administratora;
terminowego wywiązywania się ze swoich obowiązków określonych niniejszą umową.

§ 5.

Wynagrodzenie za przetwarzanie danych osobowych

Przetwarzanie danych osobowych przez Podmiot przetwarzający następuje w ramach wynagrodzenia przysługującego mu na podstawie umowy, o której mowa w § 2 ust. 2.

§ 6.

Prawo kontroli oraz audytu

Administrator zastrzega możliwość przeprowadzenia kontroli/audytów, w zakresie przestrzegania postanowień niniejszej umowy oraz przepisów
o ochronie danych przez Podmiot przetwarzający, jak również przestrzegania warunków niniejszej umowy oraz przepisów o ochronie danych przez inny podmiot przetwarzający, któremu Podmiot przetwarzający powierzył dane osobowe do przetwarzania.
Kontrola, o której mowa w ust. 1, będzie przeprowadzana odpowiednio
z uwzględnieniem obowiązujących przepisów o kontroli w administracji rządowej.
Audyty, o których mowa w ust. 1 mogą być prowadzone przez Administratora lub osobę trzecią działającą w imieniu Administratora, w szczególności w trybie wizytacji dowolnej lokalizacji lub obiektu, w którym dane osobowe
są przetwarzane na podstawie niniejszej umowy (w tym przechowywane,
co obejmuje również kopie zapasowe danych osobowych) oraz uzyskania dostępu do dokumentów, oprogramowania i sprzętu komputerowego oraz pozostałych informacji dotyczących danych osobowych przetwarzanych na podstawie niniejszej umowy, w celu analizy i zbadania tych dokumentów, oprogramowania i sprzętu komputerowego oraz pozostałych informacji. Administrator lub osoba trzecia działająca w imieniu Administratora są upoważnieni do weryfikacji wdrożenia i skuteczności środków technicznych i organizacyjnych stosowanych przez Podmiot przetwarzający w celu zabezpieczania danych osobowych przetwarzanych na podstawie niniejszej umowy.
Audyty, o których mowa w ust. 1 mogą odbywać się wyłącznie po zawiadomieniu Podmiotu przetwarzającego przez Administratora o zamiarze ich przeprowadzenia, z 7 dniowym wyprzedzeniem.
Podmiot przetwarzający zobowiązany jest do udostępniania Administratorowi wszelkich informacji niezbędnych do wykazania spełniania obowiązków określonych w art. 28 RODO, w tym wynikających z niniejszej umowy oraz
do umożliwienia Administratorowi lub audytorowi upoważnionemu przez Administratora przeprowadzenia audytów i przyczyniania się do nich.
Po przeprowadzeniu kontroli/audytu Administrator przekaże Podmiotowi przetwarzającemu pisemne zalecenia pokontrolne/poaudytowe wraz z terminem ich realizacji. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest do niezwłocznego informowania Administratora, jeżeli jego zdaniem wydane mu zalecenie stanowi naruszenie RODO lub innych przepisów UE lub przepisów o ochronie danych osobowych państwa członkowskiego.

§ 7.

Dalsze powierzenie danych osobowych do przetwarzania

Administrator wyraża zgodę na dalsze powierzanie przez Podmiot przetwarzający przetwarzania danych osobowych objętych niniejszą umową innemu podmiotowi przetwarzającemu, zwanemu dalej „podwykonawcą”, na warunkach i w zakresie określonych niniejszą umową, z zastrzeżeniem, iż Podmiot przetwarzający nie
ma prawa przekazać podwykonawcy całości wykonania niniejszej umowy.
Podmiot przetwarzający może powierzyć dane osobowe objęte niniejszą umową
do dalszego przetwarzania podwykonawcy jedynie w celu wykonania niniejszej umowy, po uzyskaniu uprzedniej pisemnej zgody Administratora lub braku jego sprzeciwu. Postanowienia zdania pierwszego nie mają zastosowania do umów zawartych przez Podmiot przetwarzający przed zawarciem niniejszej umowy.
W celu uzyskania zgody Administratora, o której mowa w ust. 2, Podmiot przetwarzający obowiązany jest przedstawić Administratorowi na piśmie na adres poczty elektronicznej xxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx oraz xxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx następujące informacje:
1. tożsamość i dane kontaktowe podwykonawcy;
2. charakter czynności podejmowanych przez podwykonawcę;
3. zakres danych, do których będzie miał dostęp podwykonawca;
4. miejsce świadczenia usług polegających na przetwarzaniu danych osobowych przez podwykonawcę.
Z zastrzeżeniem ust. 6 i 7 poniżej, przyjmuje się, że brak sprzeciwu Administratora w terminie 3 dni roboczych od daty zawiadomienia ze strony Podmiotu przetwarzającego, oznacza udzielenie zgody na korzystanie przez Podmiot przetwarzający z przedstawionego podwykonawcy.
Wykonywanie w imieniu Administratora konkretnych czynności przetwarzania danych osobowych przez podwykonawcę możliwe jest – z uwzględnieniem
ust. 1 - 4 – po uprzednim zawarciu przez Podmiot przetwarzający z tym podwykonawcą umowy określającej obowiązki tego podwykonawcy w zakresie ochrony danych osobowych, w sposób analogiczny jak Podmiotu przetwarzającego w niniejszej umowie, z zastrzeżeniem ust. 9.
W celu udzielenia zgody na przekazanie danych osobowych podwykonawcy, Administrator może żądać od Podmiotu przetwarzającego, w terminie określonym w ust. 4 powyżej, przedstawienia projektu umowy o podwykonawstwo, a także przedstawienia innych dokumentów lub udzielenia informacji dotyczących podwykonawcy lub planowanej do powierzenia mu czynności przetwarzania danych. Projekt umowy, o którym mowa w zdaniu poprzednim winien
co najmniej:
1. określać zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez podwykonawcę
  na poziomie nie mniejszym niż określony w niniejszej umowie;
2. określać te same uprawnienia Administratora wobec podwykonawcy,
  co uprawnienia Administratora wobec Podmiotu przetwarzającego, określone niniejszą umową, w tym w zakresie kontroli oraz audytu.
W przypadku zgłoszenia przez Administratora żądania opisanego w ust. 6 powyżej, Administratorowi przysługuje prawo do zgłoszenia sprzeciwu
co do dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych danemu podwykonawcy, w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania projektu umowy, innych dokumentów oraz wyczerpujących informacji, których zażądał Administrator.
Administrator jest uprawniony do cofnięcia zgody, o której mowa w ust. 2 niniejszego paragrafu, z ważnych przyczyn, w szczególności jeśli podwykonawca przetwarza dane osobowe w sposób niezgodny z prawem. W takim przypadku Podmiot przetwarzający zobowiązany jest do niezwłocznego uniemożliwienia podwykonawcy przetwarzania danych osobowych powierzonych przez Administratora, co nie zwalnia Podmiotu przetwarzającego z wykonania obowiązków wynikających z niniejszej umowy.
Wykonywanie w imieniu Administratora konkretnych czynności przetwarzania danych osobowych przez podwykonawcę możliwe jest bez uprzedniego zawarcia umowy, o której mowa w ust. 5, jeżeli powierzenie przetwarzania danych możliwe jest na podstawie innego instrumentu prawnego, który podlega prawu Unii Europejskiej lub prawu państwa członkowskiego i który wiąże Podmiot przetwarzający i Administratora.
Postanowienia niniejszego paragrafu mają zastosowanie w przypadku wszelkich zamierzonych zmian dotyczących dodania lub zastąpienia danych podwykonawców innymi podwykonawcami oraz w przypadku dokonywania jakichkolwiek zmian umowy o podwykonawstwo.

§ 8.

Odpowiedzialność Podmiotu przetwarzającego i kary umowne

Podmiot przetwarzający jest odpowiedzialny za wszelkie przypadki naruszenia przez niego lub osoby, o których mowa w § 3 ust. 2 spoczywających na nich obowiązków ochrony danych osobowych, w tym za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z treścią niniejszej umowy, niedopełnienie obowiązków nałożonych bezpośrednio na Podmiot przetwarzający przepisami RODO, lub za działanie poza zgodnymi z prawem instrukcjami Administratora lub wbrew tym instrukcjom.
Podmiot przetwarzający ponosi pełną odpowiedzialność wobec Administratora
za niewywiązanie się ze spoczywających na podwykonawcy, o którym mowa
w § 7 obowiązków ochrony danych osobowych.
W celu uniknięcia wątpliwości, Podmiot przetwarzający ponosi odpowiedzialność za działania swoich pracowników i innych osób oraz podmiotów, przy pomocy których przetwarza powierzone dane osobowe, czy też umożliwia im dostęp
do powierzonych danych, w tym podwykonawców jak za własne działanie
i zaniechanie.
Za szkody wyrządzone Administratorowi z tytułu przetwarzania danych osobowych w sposób naruszający przepisy o ochronie danych osobowych lub niniejszej umowy Administrator może dochodzić od Podmiotu przetwarzającego odszkodowania
na zasadach ogólnych, z zastrzeżeniem postanowień poniżej.
Podmiot przetwarzający ma obowiązek zawsze współdziałać z Administratorem
na jego żądanie, w zakresie ustalenia przyczyn wyrządzonej szkody, jak również zapewnia, że obowiązek ten będzie wypełniać bezpośrednio podwykonawca Podmiotu przetwarzającego w stosunku do Administratora.

§ 9.

Czas trwania przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe, o których mowa w niniejszej umowie mogą być przetwarzane przez Podmiot przetwarzający przez czas oznaczony, od dnia jej zawarcia do dnia obowiązywania umowy, o której mowa w § 2 ust. 2. Inny podmiot przetwarzający,
o którym mowa w § 7 może przetwarzać dane osobowe nie dłużej niż do dnia przetwarzania tych danych przez Podmiot przetwarzający.

§ 10.

Wypowiedzenie umowy

Każda ze Stron może wypowiedzieć niniejszą umowę z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia.
Administrator może odstąpić od niniejszej umowy ze skutkiem natychmiastowym, z ważnych powodów, w szczególności w przypadku, gdy Podmiot przetwarzający:

Wypowiedzenie, o którym mowa w ust. 1 i 2 musi nastąpić w formie pisemnej.
Odstąpienie lub wypowiedzenie niniejszej umowy z przyczyn leżących po stronie Podmiotu przetwarzającego ma skutek w postaci odstąpienia od umowy głównej
z winy podmiotu przetwarzającego.

§ 11.

Postanowienia końcowe

Zmiana niniejszej umowy wymaga zgody obydwu Stron i zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem ust. 2.

Zmiana danych rejestrowych i adresowych Stron następuje poprzez pisemne (podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji Strony) powiadomienie drugiej Strony lub w formie dokumentowej i nie wymaga sporządzenia aneksu. Forma dokumentowa zostanie zachowana w przypadku, gdy oświadczenie zostanie złożone drugiej Xxxxxxx w postaci skanu pisma, zawierającego powielony mechanicznie podpis osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w imieniu Xxxxxx składającej oświadczenie i przesłane na adres poczty elektronicznej xxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx oraz xxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx.

W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy powszechnie obowiązującego prawa, w tym RODO.
Strony będą dążyły do rozwiązywania ewentualnych sporów powstałych w związku z realizacją niniejszej umowy w drodze porozumienia. W przypadku braku porozumienia, spory będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Administratora.
Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach – jednym dla każdej ze Stron.

Administrator Podmiot przetwarzający

Załącznik nr 5

Klauzula informacyjna (dla osób podpisujących umowę i osób skierowanych do obsługi umowy)

Definicje:

Dane osobowe/dane - oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować,
w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej;
Odbiorca danych – oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, któremu ujawnia się dane osobowe, niezależnie od tego, czy jest stroną trzecią. Organy publiczne, które mogą otrzymywać dane osobowe w ramach konkretnego postępowania zgodnie z prawem powszechnie obowiązującym, nie są jednak uznawane za odbiorców - przetwarzanie tych danych przez te organy publiczne musi być zgodne z przepisami o ochronie danych mającymi zastosowanie stosownie do celów przetwarzania; przy czym przez sformułowanie, „strona trzecia” rozumie się osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub podmiot inny niż osoba, której dane dotyczą, administrator, podmiot przetwarzający czy osoby, które
– z upoważnienia Administratora lub podmiotu przetwarzającego – mogą przetwarzać dane osobowe.
Przetwarzanie - oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie;
RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;
Zgoda osoby, której dane dotyczą – oznacza dobrowolne, konkretne, świadome
i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych.

Klauzula informacyjna:

CENTRUM XXXXXXXXXXX oświadcza, iż jest administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, w odniesieniu do danych osobowych osób fizycznych reprezentujących podmiot, z którym zawierana jest umowa.
Z administratorem można skontaktować się telefonicznie, pod numerem (x00) 000 000 000, za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx oraz listownie przesyłając informacje na adres: CENTRUM XXXXXXXXXXX z siedzibą w Warszawie (02-822 Warszawa), ul. Poleczki 19.
CENTRUM XXXXXXXXXXX oświadcza, że wyznaczyło inspektora ochrony danych, o którym mowa w art. 37-39 RODO. Dane kontaktowe inspektora ochrony danych w CENTRUM XXXXXXXXXXX, 00-000 Xxxxxxxx, xx. Xxxxxxxx 00, tel. 000000000, e-mail: xxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx.
Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, będą przetwarzane przez CENTRUM XXXXXXXXXXX na podstawie:

art. 6 ust.1 lit. b) RODO – w celu spełnienia wymogów kontraktowych (konieczność dysponowania danymi na potrzeby wykonania zawartej umowy),
art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – w celu spełnienia wymogów ustawowych (konieczność wypełnienia przez CENTRUM XXXXXXXXXXX obowiązków prawnych wynikających
z przepisów prawa),
art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – z uwagi na konieczność realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora jakim jest komunikacja podczas w trakcie realizacji zawartej umowy.

Zakres danych osobowych, z którym zawierana jest umowa obejmuje imię, nazwisko, numer telefonu, adres email, adres zamieszkania albo inne dane przekazane przez podmiot, z którym zawierana jest umowa.
Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, mogą być przekazywane podmiotom trzecim. Zgodnie
z obowiązującym prawem CENTRUM XXXXXXXXXXX może przekazywać dane podmiotom przetwarzającym je na zlecenie CENTRUM XXXXXXXXXXX na podstawie umów o powierzenie przetwarzania danych osobowych (np. doradcom, audytorom, podmiotom świadczącym usługi IT) oraz innym podmiotom uprawnionym na podstawie obowiązujących przepisów (np. sądy, organy ścigania) – na podstawie posiadającego podstawę prawną żądania.
Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, nie będą przekazywane do państwa trzeciego (rozumianego jako państwo znajdujące się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, EOG), ani organizacji międzynarodowej w rozumieniu RODO, z poniższym zastrzeżeniem.

Administrator korzysta z Microsoft Office 365, co może spowodować przekazanie Państwa danych osobowych do państwa trzeciego. Regulamin korzystania z Usług Online w zakresie MS Office 365 oraz zobowiązania w odniesieniu do przetwarzania i zabezpieczania danych użytkownika oraz danych osobowych przez usługi online określa dokumentacja Microsoft, w tym w szczególności:

oświadczenie o ochronie prywatności - xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxx.xxx/xx-xx/xxxxxxxxxxxxxxxx;
umowa dotycząca usług Microsoft (Microsoft Services Agreement, MSA) - xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx/xx-xx/xxxxxxxxxxxxxxxxx/.

W ramach usług Microsoft Office, dane wprowadzone do Microsoft Office 365 będą przetwarzane
i przechowywane w określonej lokalizacji geograficznej. Zgodnie z funkcjonalnością usług Microsoft Office w dostępnym panelu administracyjnym w „Profilu Organizacji”, wskazano iż dane przetwarzane są na terenie Unii Europejskiej.

Microsoft zobowiązuje się do przestrzegania przepisów prawa dotyczących świadczenia Usług Online, które dotyczą ogółu dostawców informatycznych.

Microsoft realizuje coroczne audyty Usług Online, obejmujące audyty zabezpieczeń komputerów, środowiska informatycznego i fizycznych Centrów Danych, nadzorowany
i upoważnione przez niego firmy trzecie, łącznie z prawem których szczegóły można znaleźć pod adresem xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx/xx-xx/xxxxx-xxxxxx/xxxxxxx?xxxxxx00.

Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, będą przetwarzane przez okres nie dłuższy niż 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym niniejsza umowa zostanie wykonana, chyba że niezbędny będzie dłuższy okres przetwarzania np.: z uwagi na obowiązki archiwizacyjne, dochodzenie roszczeń lub inne wymagane przepisami prawa powszechnie obowiązującego.
Osobom, o których mowa w ust. 1, przysługuje prawo do żądania od Administratora danych dostępu do ich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych (jeżeli przetwarzanie obywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
Osobom, o których mowa w ust. 1, w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, xx. Xxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx, tel. 00 000 00 00, fax. 00 000 00 00, xxxxx://xxxx.xxx.xx/xx/x/xxxxxxx.
Podanie danych osobowych, o których mowa w ust. 4 jest wymagane do zawarcia umowy. Niepodanie danych skutkować będzie brakiem możliwości zawarcia umowy.
W oparciu o dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, CENTRUM XXXXXXXXXXX nie będzie podejmowała zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania w rozumieniu RODO.

Załącznik nr 6

Klauzula informacyjna dla trenerów

Stosownie do postanowień art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) realizujemy obowiązek informacyjny.

Informacje o Administratorze Danych Osobowych i Inspektorze Ochrony Danych:

Administratorem Danych Osobowych jest Centrum Xxxxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, e-mail: xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx.

W sprawie gromadzenia, przetwarzania i ochrony danych można kontaktować się pod adresem: xx. Xxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, e-mail: xxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx.

2. Informacje o pobieranych/gromadzonych danych:

1) Cel przetwarzania: przeprowadzenie warsztatów oraz upowszechnienie wiedzy przekazanej podczas warsztatów, a także w celach przeprowadzenia działań edukacyjno-informacyjnych w jednostkach organizacyjnych wchodzących w skład Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx.

2) Kategorie odnośnych danych osobowych: trenerzy prowadzący warsztaty na zlecenie Centrum Xxxxxxxxxxx. Zakres danych osobowych: imię i nazwisko, stanowisko, e-mail, telefon, miejsce świadczenia pracy, doświadczenie i kwalifikacje, wizerunek, głos..

Administrator danych osobowych informuje, że warsztaty będą nagrywane, a nagranie (jego fragmentów, zdjęć, slajdów) będzie wykorzystywane do celów edukacyjno-informacyjnych w Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx.

3) Podstawą przetwarzania twoich danych osobowych jest twoja zgoda (uprawnienia wynikające z art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Źródło pochodzenia danych osobowych: dane zostały przekazane przez osoby, których dane są przetwarzane (podmiot danych) lub przez podmiot, z którym Centrum Xxxxxxxxxxx zawarło umowę na organizację warsztatów.

4) Informacja o zawarciu umowy powierzenia przetwarzania: Centrum Xxxxxxxxxxx może zawrzeć umowy powierzenia x.xx. w zakresie:

a. realizacji usługi niszczenia i archiwizacji dokumentacji,

b. realizacji usług zaopatrujących Centrum Xxxxxxxxxxx w rozwiązania techniczne oraz organizacyjne zapewniające sprawne zarządzanie (w szczególności dostawcom usług teleinformatycznych, dostawcom sprzętu, firmom kurierskim i pocztowym, podmioty współpracujące przy opracowaniu wydawnictw i ich dystrybucji, podmioty obsługujące media społecznościowe);

c. realizacji obsługi prawnej, ubezpieczeniowej, audytorskiej, konsultingowej,

d. podmiotowi organizującemu telekonferencje, konferencje, spotkania i warsztaty (jeżeli dotyczy),

5) Informacje o odbiorcach danych osobowych lub o kategoriach odbiorców, jeżeli istnieją: policja, sądy, prokuratura, ABW, CBA oraz inne publicznoprawne organy kontroli.

6) Informacje o zamiarze przekazania danych osobowych odbiorcy w państwie trzecim lub organizacji międzynarodowej oraz o stwierdzeniu lub braku stwierdzenia przez Komisję Europejską odpowiedniego stopnia ochrony lub w przypadku przekazania, o którym mowa w art. 46, art. 47 lub art. 49 ust. 1 akapit drugi RODO: Administrator Danych Osobowych korzysta z Microsoft Office 365, co może spowodować przekazanie Państwa danych osobowych do państwa trzeciego. Regulamin korzystania z Usług Online w zakresie MS Office 365 oraz zobowiązania w odniesieniu do przetwarzania i zabezpieczania danych użytkownika oraz danych osobowych przez usługi online określa dokumentacja Microsoft, w tym w szczególności:

a) oświadczenie o ochronie prywatności - xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxx.xxx/xx-xx/xxxxxxxxxxxxxxxx;

b) umowa dotycząca usług Microsoft (Microsoft Services Agreement, MSA) - xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx/xx-xx/xxxxxxxxxxxxxxxxx/.

W ramach usług Microsoft Office, dane wprowadzone do Microsoft Office 365 będą przetwarzane i przechowywane w określonej lokalizacji geograficznej. Zgodnie z funkcjonalnością usług Microsoft Office w dostępnym panelu administracyjnym w „Profilu Organizacji”, wskazano iż dane przetwarzane są na terenie Unii Europejskiej.

Microsoft zobowiązuje się do przestrzegania przepisów prawa dotyczących świadczenia Usług Online, które dotyczą ogółu dostawców informatycznych.

Microsoft realizuje coroczne audyty Usług Online, obejmujące audyty zabezpieczeń komputerów, środowiska informatycznego i fizycznych Centrów Danych, nadzorowany i upoważnione przez niego firmy trzecie, łącznie z prawem których szczegóły można znaleźć pod adresem xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx/xx-xx/xxxxx-xxxxxx/xxxxxxx?xxxxxx00.

7) Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu: okres przetwarzania - do wypełnienia celu, któremu dane osobowe zostały zebrane; okres archiwizacji – nie krócej niż okres wskazany w przepisach o archiwizacji, tj. ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tj. Dz. U. z 2020 r. poz. 164) oraz aktach wewnętrznych obowiązujących w Centrum Xxxxxxxxxxx w zakresie przechowywania akt, tj. w Instrukcji kancelaryjnej i w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt.

8) Informacja o profilowaniu (przez profilowanie rozumie się dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się): nie dotyczy.

3. Pouczenie o prawach osoby, której dane są przetwarzane:

1) Posiada Pani/Pan prawo:

a. dostępu do swoich danych osobowych,

b. sprostowania swoich danych osobowych,

c. usunięcia swoich danych osobowych,

d. ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,

e. cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych poprzez złożenie/przesłanie pisma na adres: Centrum Xxxxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, e-mail: xxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx – jeżeli uprzednio wyrazili Państwo taką zgodę i przetwarzanie dotyczących Państwa danych odbywa się na jej podstawie,

f. przenoszenia swoich danych osobowych,

g. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych z przyczyn związanych z szczególną Państwa sytuacją zgodnie z art. 21 RODO.

2) Osobie, której dane są przetwarzane przysługuje prawo do złożenia skargi związanej z przetwarzaniem jej danych osobowych przez Administratora Danych Osobowych lub podmiot/organizację, której dane osobowe zostały przekazane do: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, xx. Xxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx, tel. 00 000 00 00, fax. 00 000 00 00, xxxxx://xxxx.xxx.xx/xx/x/xxxxxxx.

1 Wzór umowy zostanie dostosowany na etapie zawarcia umowy z wykonawcą do zakresu części zamówienia, którego będzie dotyczył

2 Niepotrzebne usunąć zgodnie z decyzją Zamawiającego.

3 Niepotrzebne usunąć zgodnie z decyzją Zamawiającego.

4 Niepotrzebne usunąć zgodnie z decyzją Zamawiającego.

Strona 1 z 21

Centrum Xxxxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, Tel: x00 00 00 00 000,

E-mail: xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx | NIP: 951 248 16 68, REGON: 382967128

Document Metadata

Table of Contents

Istotne postanowienia umowy

Document Metadata