Opis przedmiotu zamówienia
Załącznik 9 do SIWZ
(Załącznik nr 1 do umowy)
Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowe świadczenie usług organizacyjnych oraz promocyjnych w związku z udziałem Województwa Łódzkiego w targach na terenie Szwajcarii w ramach projektu „Promocja gospodarcza Województwa Łódzkiego poprzez organizację i udział w zagranicznych targach i misjach gospodarczych” w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020.
Zamawiający w ramach realizacji zamówienia nie widzi potrzeby wymogu od Wykonawcy przedłożenia poświadczenia o zawartej umowie o pracę z osobami realizującymi zadania w ramach przedmiotowego zamówienia z uwagi na charakter wykonywanych czynności (zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu Pracy)
Nazwa osi priorytetowej i działania
II Oś priorytetowa: Innowacyjna i konkurencyjna gospodarka, Działanie: II.2: Internacjonalizacja przedsiębiorstw, Poddziałanie: II.2.2: Promocja gospodarcza regionu.
Przedmiot zamówienia:
W ramach realizacji projektu „Promocja gospodarcza Województwa Łódzkiego poprzez organizację i udział w zagranicznych targach i misjach gospodarczych” w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020 Zamawiający planuje realizację następującego zamówienia
Kompleksowe świadczenie usług organizacyjnych oraz promocyjnych wraz z przekazaniem autorskich praw majątkowych w związku z udziałem Województwa Łódzkiego w targach i misjach na terenie Szwajcarii.
Charakterystyka projektu „Promocja gospodarcza Województwa Łódzkiego poprzez organizację i udział w zagranicznych targach i misjach gospodarczych”:
Zjawisko wzmożonej konkurencji, nie tylko pomiędzy przedsiębiorstwami ale także między regionami i państwami, przybiera coraz bardziej wyspecjalizowane i wyrafinowane formy, dlatego też prowadzenie profesjonalnego marketingu regionalnego stało się koniecznością. Istotne jest nie tylko promowanie zasobów i walorów województwa łódzkiego, ale także prowadzenie działań na rzecz zwiększania atrakcyjności oraz rozpoznawalności
przedsiębiorstw z regionu na rynkach światowych. Jak wynika z badań przeprowadzonych na potrzeby opracowania Kompleksowej Strategii Rozwoju Współpracy Zagranicznej Województwa Łódzkiego jedną z kluczowych potrzeb przedsiębiorców MŚP regionu łódzkiego jest promocja na arenie międzynarodowej, która w znacznym stopniu przyczynia się do podniesienia konkurencyjności przedsiębiorstw.
Najlepsze efekty (rozumiane jako nawiązanie kontaktów handlowych i podpisanie umów handlowych) przynoszą działania polegające na bezpośredniej prezentacji podczas misji gospodarczych oraz targów o charakterze branżowym. W rezultacie dochodzi do zwiększenia potencjału eksportowego firm. Tego typu działania przyczyniają się ponadto do rozszerzania rynków eksportowych i do pozyskania partnerów zagranicznych, a realizacja założonych wytycznych przyczynia się do zwiększenia wartości dodanej dla gospodarki regionu łódzkiego, a tym samym jego promocji, reklamy i utrwalania pozytywnego wizerunku.
Przedsiębiorstwa z województwa łódzkiego, aby skutecznie konkurować muszą być firmami innowacyjnymi, wchodzącymi ze swoimi produktami/usługami na rynki międzynarodowe. Udział regionalnych MŚP w misjach i targach przyczyni się do nawiązywania kontaktów handlowych na poziomie międzynarodowym (ze specjalnym uwzględnieniem firm z kraju będącego organizatorem ww. wydarzeń) i tym samym do wzrostu poziomu internacjonalizacji na zagranicznych rynkach.
Cele projektu „Promocja gospodarcza Województwa Łódzkiego poprzez organizację i udział w zagranicznych targach i misjach gospodarczych”
Celem projektu „Promocja gospodarcza Województwa Łódzkiego poprzez organizację i udział w zagranicznych targach i misjach gospodarczych” jest zwiększenie wartości eksportu firm z branż posiadających strategiczne znaczenie dla gospodarki województwa łódzkiego. Prezentacja oferty inwestycyjnej i eksportowej ma na celu stały i długotrwały rozwój przedsiębiorstw w szczególności z sektora MŚP. Projekt ma przyczynić się do wzrostu konkurencyjności firm z województwa łódzkiego poprzez stworzenie przez Wnioskodawcę warunków sprzyjających ich internacjonalizacji. Cel ten zostanie osiągnięty poprzez organizację misji i targów zagranicznych, opracowanie Zintegrowanej Oferty Inwestycyjnej Województwa Łódzkiego, a także szereg działań marketingowych wspierających promocję gospodarczą regionu.
Celami szczegółowymi przyczyniającymi się do osiągnięcia celu głównego są:
1) Zwiększenie poziomu handlu zagranicznego przedsiębiorstw, w szczególności z sektora MŚP, pozyskanie nowych rynków zbytu oraz nawiązywanie kontaktów i współpracy z partnerami zagranicznymi. Ważnym elementem tych działań jest również pozyskiwanie
informacji na temat rynków zagranicznych, w tym na temat komercjalizacji i promocji na światowych rynkach.
2) Promocja atrakcyjności gospodarczej i inwestycyjnej województwa łódzkiego ze szczególnym uwzględnieniem specjalizacji regionalnych (x.xx. poprzez opracowanie Zintegrowanej Oferty Inwestycyjnej Województwa Łódzkiego) a co za tym idzie nawiązywanie kontaktów z partnerami zagranicznymi zainteresowanymi ofertą inwestycyjną i gospodarczą regionu.
3) Promowanie województwa łódzkiego jako regionu innowacyjnego i nowych technologii. Przedsiębiorstwa z województwa łódzkiego, aby skutecznie konkurować muszą być przedsiębiorstwami innowacyjnymi, wychodzącymi ze swoimi produktami/usługami na rynki międzynarodowe. Dlatego można założyć, że obecny i przyszły poziom innowacyjności regionu łódzkiego może w istotny sposób wpłynąć na rozwój i zwiększenie wartości eksportu.
4) Podniesienie konkurencyjności MŚP poprzez zapewnienie dostępu do nowych technologii.
Zakładanym wskaźnikiem rezultatu bezpośredniego ma być w ramach wszystkich targów i misji podpisanie trzech kontraktów handlowych zagranicznych, przez przedsiębiorstwa wsparte w zakresie internacjonalizacji.
Realizacja projektu ma przynieść korzyści w postaci umocnienia zagranicznego wizerunku województwa jako regionu innowacyjnego, atrakcyjnego gospodarczo, a także poprzez zagraniczną promocję oferty regionalnych przedsiębiorstw, zwiększenia eksportu i pozyskania nowych rynków zbytu dla tutejszych MŚP oraz nawiązania kontaktów z partnerami zagranicznymi. W efekcie realizacji projektu nastąpi zwiększenie międzynarodowej rangi gospodarczej regionu.
Grupy docelowe:
Zamawiający w ramach realizacji przedmiotu zamówienia wyodrębnił grupy docelowe:
• grupą docelową/ostatecznymi odbiorcami wsparcia są przedsiębiorstwa sektora MŚP z województwa łódzkiego prowadzące działalność gospodarcza w obrębie regionalnych specjalizacji wskazanych w Regionalnej Strategii Innowacji (RSI) LORIS 2030 (klient wewnętrzny),
• zagraniczni: inwestorzy, przedsiębiorcy, przedstawiciele izb przemysłowo-handlowych, izb gospodarczych, przedstawiciele jednostek rządowych, przedstawiciele agencji rozwoju regionalnego, przedstawiciele stref ekonomicznych, firm pośredniczących
w obrocie nieruchomościami itp. zainteresowani nawiązaniem kontaktów z przedstawicielami przedsiębiorstw sektora MŚP województwa łódzkiego prezentującymi ofertę inwestycyjną/gospodarczą z kluczowych branż dla rozwoju województwa łódzkiego jak i regionalnych specjalizacji wskazanych w RSI LORIS 2030: zaawansowane materiały budowlane, innowacyjne rolnictwo i przetwórstwo rolno – spożywcze, nowoczesny przemysł włókienniczy i mody, medycyna, farmacja oraz kosmetyki, energetyka i odnawialne źródła energii oraz informatyka i telekomunikacja i inne (klient zewnętrzny). Zamawiający wymaga aby powyższa grupa docelowa została doprecyzowana każdorazowo przez Wykonawcę na etapie realizacji poszczególnych działań ujętych w opisie przedmiotu zamówienia oraz dopasowana do specyfiki targów jak i potrzeb przedsiębiorców/podmiotów uczestniczących w misjach i targach. Propozycja Wykonawcy musi uzyskać akceptację Zamawiającego, w przypadku jej braku Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia sugestii oraz wymagań Zamawiającego i naniesienia poprawek.
Zamawiający w poniższym opisie dokonał charakterystyki targów jak i wskazał elementy istotne oraz wymagane w ramach realizacji poszczególnych działań.
Udział Województwa Łódzkiego w Targach „Geneva Inventions”
Międzynarodowa Wystawa Wynalazków w Genewie to największe wydarzenie na świecie przeznaczone wyłącznie wynalazkom. Wszystkie nowości na tej wystawie mogą być pokazane tylko raz. Firmy, uniwersytety, wynalazcy i naukowcy, stowarzyszenia, prywatne i państwowe instytuty, organizacje mogą na nich zaprezentować swoje wynalazki, wyniki badań i nowe produkty. Odwiedzający producenci, przedstawiciele handlowi i finansiści znajdą na targach 1000 absolutnych nowości gotowych do wprowadzenia do obrotu w następujących dziedzinach: energia - ochrona środowiska - IT - technika - procesy przemysłowe - zegary i zegarmistrzostwo
- elektryczność - elektronika - budowa, budowa i inżynierii lądowej i wodnej - stolarstwo - hydraulika - wentylacja - ogrzewanie - bezpieczeństwo i sprzęty bezpieczeństwa – przemysł metalowy - urządzenia AGD - rolnictwo - ogrodnictwo - tekstylia – medycyna i higiena - sprzęt optyczny - pomoce dydaktyczne - transport - samochody - środki spożywcze - kosmetyki - zdrowie - sport - wypoczynek - praktyczne nowości - reklama - opakowania - zabawki i gry.
Na powierzchni 9.000 m. kw. wystawia się ponad 750 wystawców z 50 krajów (75% to przedsiębiorstwa, uniwersytety, organizacje rządowe, a 25% to prywatni badacze i wynalazcy).
Minimalny zakres realizacji:
• termin odbywania się targów to 29.03 – 2.04.2017 roku,
• powierzchnia stoiska na targach to min.14 m2,
• udział maksymalnie 2 osób,
• transport materiałów promocyjnych oraz max. 5 wynalazków/eksponatów,
• zapewnienie transportu samolotem dla uczestników targów,
• zgłoszenie wynalazku / innowacyjnego rozwiązania do konkursu
• opracowanie graficzne oraz druk plakatu promującego każdy ze zgłoszonych innowacyjnych rozwiązań/ wynalazków,
Etap I: Przygotowanie i realizacja działań promocyjnych w związku z udziałem Województwa Łódzkiego w targach.
Zadaniem Wykonawcy będzie, na zlecenie Zamawiającego, opracowanie koncepcji strategicznej kampanii promocyjnej dla wydarzenia, z terminem realizacji 7 dni od dnia podpisania umowy oraz przeprowadzenie kampanii promocyjnej zgodnie z zaproponowaną koncepcją w terminie 14 dni przed targami, w ich trakcie oraz 7 dni po terminie targów.
Zakres obowiązków Wykonawcy:
1) Działania marketingowe zorientowane powinny być na grupy docelowe także poprzez nastawienie na budowanie relacji bezpośrednich i tworzenie ambasadorów marki wśród przedstawicieli beneficjentów projektu (działania z obszaru B2B). Relacje te Zamawiający chce budować poprzez rekrutację jak i spotkania z przedsiębiorcami z województwa łódzkiego. Spotkanie to powinno być zrealizowane w centrum Łodzi przed planowanym wydarzeniem, w które zaangażowani zostaną klienci wewnętrzni projektu. W wyniku spotkań powinno zostać wyłonionych 4-5 firm (o danej specjalizacji regionalnej), z każdej do 2 przedstawicieli.
a) Celem tych spotkań będzie:
i) Wyposażenie przedsiębiorców w wiedzę i praktyczne narzędzia mające na celu analizę i diagnozę ich potencjału wewnętrznego, zewnętrznego, określenie ich pozycji rynkowej oraz wsparcie w zakresie określenia celów strategicznych mających na celu wzrost konkurencyjności na rynku międzynarodowym w kontekście udziału w planowanych wydarzeniach.
ii) Przekazanie wiedzy na temat potencjalnych rynków docelowych, w tym analiza aktów prawnych, procedur, zwyczajów, praktyk handlowych i innych zasad warunkujących dostęp do poszczególnych rynków zbytu. Analiza poszczególnych rynków i wiedza dotycząca zasad, reguł, procedur, zwyczajów przyjętych za normy może w znacznym stopniu przyczynić się do wzrostu pozycji rynkowej w międzynarodowym środowisku gospodarczym (w odniesieniu do planowanych przedsięwzięć).
iii) Dostarczenie praktycznej wiedzy przedsiębiorcom w zakresie projektowania produktów i usług w celu wzmocnienia innowacyjność i konkurencyjności produktów, w tym przeznaczonych na rynki międzynarodowe, ze szczególnym uwzględnieniem metodologii „myślenia projektowego”. Myślenie projektowe to metodologia, która w centrum zainteresowania stawia człowieka i jego potrzeby, łącząc je z tym, co jest technologicznie wykonalne. Główne cechy tej metodologii to innowacyjność oraz myślenie rozwiązaniami. Jest to nauka projektowania innowacyjnych produktów usług ułatwiających życie i wspomagających rozwój.
iv) Zbudowanie w świadomości uczestników misji i targów pożądanego wizerunku marki
„Łódzkie Promuje”.
b) Zamawiający zapewnieni na spotkaniu obecność min. 5 maks 15 przedsiębiorców MŚP z województwa łódzkiego zainteresowanych udziałem w targach. Wszelkie obowiązki związane z rekrutacją uczestników należą do Zamawiającego. Jako dokumentację z przeprowadzonych spotkań Wykonawca dostarczy imienną listę obecności przedsiębiorców oraz przygotuje dokumentację fotograficzną (min 10 zdjęć) z każdego spotkania.
c) Wykonawca zorganizuje i przeprowadzi spotkanie w terminie co najmniej na 14 dni (z pominięciem sobót i niedziel) przed data odbywania się targów. Czas trwania każdego spotkania: min. 2 godziny maks. 4 godzin. Konkretne ramy czasowe będą ustalane w porozumieniu z Zamawiającym. Propozycja terminu Wykonawcy musi uzyskać akceptację Zamawiającego, w przypadku jej braku Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia sugestii Zamawiającego.
d) Wykonawca zapewni odpowiednią liczbę prowadzących posiadających odpowiednie kwalifikacje, którzy zrealizują zakładane cele spotkań. Każde spotkanie będzie podzielone na dwie części.
i) wykładowo-konwersacyjną; w tej części uczestnicy zostaną wyposażeni w konkretną wiedzę dotyczącą rynku docelowego. Prowadzący przedstawi uwarunkowania historyczne, prawne, podatkowe, gospodarcze, handlowe, zwyczaje, i inne kwestie organizacyjne dotyczące operowania na danym rynku, a które mogą mieć wpływ na możliwości nawiązania przez uczestników spotkania owocnych międzynarodowych kontaktów handlowych. Ta część spotkania będzie zawierała prezentację przedstawiona uczestnikom przez prowadzącego oraz sesję pytań i odpowiedzi. Stosunek czasu trwania prezentacji do czasu trwania sesji pytań i odpowiedzi będzie wynosił 50%:50%.
ii) Warsztatową ze szczególnym uwzględnieniem metodologii „myślenia projektowego; ta część spotkania będzie poświęcona przekazaniu wiedzy i praktycznych narzędzi dotyczących możliwości wsparcia innowacyjności i przewagi konkurencyjnej
uczestników spotkania. Treść materiałów dla uczestników będzie zawierała zagadnienia związane z rozpoznaniem potencjału uczestników, określeniem ich pozycji rynkowej, celów strategicznych w kontekście możliwości nawiązania i utrzymania kontaktów międzynarodowych.
Prezentacja, materiały dla uczestników i narzędzia wykorzystane podczas spotkania będą uwzględniały specyfikę branż reprezentowanych przez uczestników spotkania. Prezentacja, materiały dla uczestników spotkania oraz opis wykorzystanych metod pracy i treści przedstawionych podczas spotkania zostanie przekazany do akceptacji Zamawiającego najpóźniej na 7 przed planowanym terminem spotkania. Po zapoznaniu się z prezentacją i materiałami, Zamawiający będzie uprawniony do zgłoszenia uwag, które Wykonawca uwzględni w ostatecznej wersjach.
e) Wykonawca zapewni salę szkoleniową/konferencyjną dostosowaną do ilości uczestników w centrum miasta Łodzi (obszar określony w uchwale Nr LVI/1069/05 Rady Miejskiej w Łodzi z dnia 26.10.2005 r. w sprawie Systemu Informacji Miejskiej w Łodzi – dokument dostępny pod adresem xxxx://xxx.xxxx.xxx.xxxx.xx/_xxxx.xxx?xxx0000) wraz z wyposażeniem, tj. rzutnikiem multimedialnym, ekranem, przenośnym komputerem, pilotem do prezentacji, flipchartem wraz kartonami i flamastrami (4 kolory), nagłośnieniem dostosowanym do powierzchni i planowanej ilości uczestników, bezprzewodowym dostępem do Internetu; miejscami parkingowymi dla wszystkich uczestników spotkania (parking bezpłatny dla uczestników); szatnią dla uczestników spotkania.
f) Wykonawca będzie zobowiązany do rozstawienia nośników promocyjnych Zamawiającego w miejscu odbywania się spotkania. Nośniki zostaną odebrane przez Wykonawcę z siedziby Zamawiającego lub miejsca przez niego wskazanego najpóźniej 1 dzień przed spotkaniem oraz zwrócone najpóźniej 1 dzień po skończonym spotkaniu.
g) Wykonawca zapewnieni ciągłą przerwę kawową: świeżo parzona, gorąca kawa i herbata, mleko do kawy, cukier, cytryna, kruche ciastka - min. 2 rodzaje, ok. 100 g/os, ciasta - min. 2 rodzaje, ok.150 g/os, woda mineralna niegazowana i gazowana, soki owocowe -min. 2 smaki, drobne kanapki - 4 szt./osoba. Liczba osób korzystających z przerwy kawowej podczas każdego ze spotkań zostanie ustalona na podstawie liczby uczestników z uwzględnieniem przedstawicieli (maks.3 osoby) Zamawiającego.
h) Wykonawca przygotuje materiały szkoleniowe dla każdego z uczestników spotkania (minimum: prezentacja, z miejscem przewidzianym na notatki). Materiały zostaną przedstawione Zamawiającemu do akceptacji najpóźniej do 3 dni przed planowanym terminem spotkania.
i) Wykonawca przygotuje certyfikaty dla każdego z uczestników spotkania poświadczające udział w spotkaniu. Certyfikaty zostaną wręczone uczestnikom na zakończenie każdego ze spotkań.
j) Wykonawca przeniesie autorskie prawa majątkowe na Zamawiającego do materiałów przygotowanych na potrzeby spotkania.
k) Wykonawca zapewni wszelkie dodatkowe materiały wizualne, audio, papiernicze i inne niezbędne do przeprowadzenia obydwu części spotkania.
2) Wykonawca spełni obowiązek informowania opinii publicznej poprzez oznaczenie znakiem Unii Europejskiej i znakiem Funduszy Europejskich oraz herbem województwa łódzkiego lub jego oficjalnym logo promocyjnym wszystkich działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących projektu np. publikacji, notatek prasowych, stron internetowych, e-mailingu, materiałów filmowych, materiałów promocyjnych, spotkań.
3) Zadaniem Wykonawcy będzie zakup/wykonanie materiałów promocyjnych jako elementu wspierającego udział w targach. Zamawiający zaplanował, iż poniższe materiały promocyjne stanowić będą element wyposażenia stoiska na targach mający za zadanie zachęcić klienta zewnętrznego do nawiązania kontaktów. Ponadto każdy materiał poza jego funkcją reprezentacyjną pełni także rolę praktyczną co w połączeniu z oznaczeniami graficznymi UE staje się czynnikiem wspierającym kooperację międzynarodową.
Zakres obowiązków Wykonawcy:
i) Drażetki miętowe w okrągłym metalowym pudełku. Zamawiający na etapie realizacji zamówienia zakłada wykonanie materiałów promocyjnych w ilości nie większej niż 500 sztuk.
Drażetki: miętowe
Kolor pudełka: do wyboru przez Zamawiającego
Wymiar puszki: ø45x15 mm (+/- 5mm)
Ilość drażetek: 12 g (+/- 5g)
Nadruk na spodzie puszki: 1 kolor Pantone Nadruk na wieczku puszki: 1 kolor Pantone Opakowanie: jednostkowo foliowane folią termokurczliwą na gorąco, pakowane zbiorczo w pudełko kartonowe,
Otwieranie: poprzez naciśnięcie wieczka, przy otwieraniu i zamykaniu wieczka wymagany charakterystyczny „klik”.
Ilość: 500 sztuk
*Wizualizacja przedstawia przykładowy produkt spełniający wymogi
ii) Notes w okładce z imitacji skóry; zamykany na gumkę w kolorze okładki notatnika; z wewnętrzną kieszenią na dodatkowe notatki, przymocowaną na tylnej okładce; z materiałową zakładką. Zamawiający na etapie realizacji zamówienia zakłada wykonanie materiałów promocyjnych w ilości nie większej niż 50 sztuk.
Materiał: bezkwasowy papier
Wymiar: 9x14cm
Ilość kartek: 192 strony
Oprawa: o zaokrąglonych rogach minimalnie wystających poza grzbiet kartek
Zamykanie: na gumkę w kolorze oprawy notatnika Znakowanie: tłoczenie na okładkach do 70% powierzchni Kolory notesu: cztery różne kolory do wyboru przez Zamawiającego
Ilość: 50 sztuk
*Wizualizacja przedstawia przykładowy produkt spełniający wymogi
Znakowanie wykonane na produktach musi być zgodne z księgą identyfikacji wizualnej Województwa Łódzkiego (Załącznik nr 1) oraz oznaczone ciągiem znaków (logo) informujących o realizacji projektu przy współudziale Funduszy Europejskich dla Rozwoju Regionu Łódzkiego - załącznik nr 2.
Etap II: Organizacja udziału Województwa Łódzkiego w targach.
Zadaniem Wykonawcy będzie, na zlecenie Zamawiającego, organizacja udziału Województwa Łódzkiego w targach.
Zakres obowiązków Wykonawcy:
1) Opracowanie wstępnego, szczegółowego programu uczestnictwa Województwa Łódzkiego w targach pod względem merytorycznym i logistycznym. Przy opracowywaniu programu Zamawiający będzie oczekiwał od Wykonawcy inwencji i kreatywności oraz umiejętności dotarcia do wskazanych powyżej grup docelowych. Propozycja Wykonawcy musi uzyskać akceptację Zamawiającego, w przypadku jej braku Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia sugestii oraz wymagań Zamawiającego i naniesienia poprawek.
2) Wykonawca zobowiązany jest do dopełnienia wszelkich niezbędnych formalności związanych z organizacją udziału Województwa Łódzkiego w targach w tym pokrycia
wszelkich niezbędnych kosztów z tym związanych uwzględnionych w opisie przedmiotu zamówienia.
3) Wykonawca zobowiązany jest do przesłania zaproszenia/informacji do potencjalnych odbiorców zainteresowanych ofertą gospodarczą województwa łódzkiego. W przygotowanym zaproszeniu Wykonawca zobowiązany jest zawrzeć informacje o uczestnictwie w targach jak i ofercie przedsiębiorstw z sektora MŚP biorących udział w wydarzeniu. Wykonawca zobowiązany jest przygotować projekt zaproszenia (zgodnie z identyfikacją wizualną Województwa Łódzkiego) i przedstawić Zamawiającemu do ostatecznej akceptacji. Zaproszenie zostanie przygotowane w odpowiedniej wersji językowej wynikającej z potrzeb zapraszanego odbiorcy. Zobowiązany jest również do wysyłki zaproszeń/informacji, jednak w liczbie nie większej niż 200 zaproszeń. System Identyfikacji Wizualnej WŁ stanowi załącznik nr 1, kv projektu stanowi załącznik nr 3.
4) Wykonawca zobowiązany jest do pokrycia wszelkich kosztów związanych z uczestnictwem osób biorących udział w targach w tym x.xx.: transport, ubezpieczenie, koszty uzyskania dokumentów umożliwiających pobyt na terytorium innego państwa (np wizy).
5) Wykonawca w ramach organizacji udziału w targach zobowiązany jest do zapewnienia obsługi minimum 1 tłumacza trzyjęzycznego (w tym język polski) ze znajomością języka francuskiego oraz angielskiego. Zamawiający w porozumieniu z wykonawcą uzgodni szczegółowy zakres godzinowy pracy tłumacza, jednakże czas obsługi tłumaczeniowej nie powinien być dłuższy niż 10 godzin dziennie/osobę. Wykonawca gwarantuje, że zlecone tłumaczenia będą wykonywane z należytą starannością, zasadami sztuki, etyką zawodową, z zachowaniem spójności słownictwa, zwrotów językowych i form gramatycznych czy nazewnictwa. W Wykonawca zobowiązany jest zachować w tajemnicy wszelkie informacje uzyskane w trakcie wykonywania umowy oraz do wykorzystywania ich wyłącznie do celów związanych z realizacją umowy.
6) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia max 12 wejściówek dla osób uczestniczących w prezentacji WŁ podczas targów.
7) Wykonawca zobowiązany jest do zamieszczania na: materiałach, tablicach informacyjnych, ulotkach, broszurach, ogłoszeniach, zaproszeniach, programach, listach uczestników, ankietach, elementach stoiska, materiałach elektronicznych (e-mail) itp. ciągu znaków (logo), informującego o realizacji projektu przy współudziale Funduszy Europejskich dla Rozwoju Regionu Łódzkiego - załącznik nr 2
8) Wykonawca pokryje wszelkie koszty związane z realizacją etapu I – IV w tym:
a) koszty transportu i ubezpieczenia (OC i NNW) wszelkich materiałów i zasobów ludzkich,
b) transportu oraz wejścia na teren targów osób oddelegowanych przez Wykonawcę, niezbędnych do realizacji Etapu I - IV.
9) Wykonawca zobowiązany jest do przekazania dokumentu zawierającego informację o poniesionych kosztach udziału przedsiębiorców w targach, gdyż będzie on podstawą do wystawienia zaświadczeń dla przedsiębiorców o udzielonej pomocy de minimis w ramach projektu.
10) Wykonawca będzie pełnił nadzór nad przebiegiem całego wydarzenia.
11) Wykonawca wykona dokumentację fotograficzną z przebiegu wydarzenia.
12) Wykonawca zobowiązany jest do opracowania z każdego dnia udziału w targach „newsów” wraz z dokumentacją zdjęciową z odbywających się wydarzeń i przesyłanie ich tego samego dnia do Departamentu Promocji i Współpracy Zagranicznej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Łódzkiego na adres e-mail ustalony na etapie realizacji przedmiotu zamówienia przez Zamawiającego i Wykonawcę.
13) Wykonawca zobowiązany jest do współpracy ze wskazanymi przez Zamawiającego podmiotami wykonującymi inne działania w ramach realizacji projektu „Promocja gospodarcza Województwa Łódzkiego poprzez organizację i udział w zagranicznych targach i misjach gospodarczych”.
Etap III: Usługi transportowe i magazynowania.
Zadaniem Wykonawcy będzie, na zlecenie Zamawiającego realizacja usług transportowych, w ramach udziału Województwa Łódzkiego w targach.
1) Transport:
a) materiałów promocyjnych na potrzeby organizacyjne i promocyjne wyjazdu,
b) innych rzeczy niezbędnych do udziału misjach i targach,
(przewóz lub wysyłka materiałów promocyjnych/rzeczy wszystkich uczestników wg. potrzeb (max 15 kg/uczestnika)) wraz z pokryciem kosztów ubezpieczenia oraz innych formalności. Materiały promocyjne/rzeczy wg. potrzeb zostaną dostarczone przez Wykonawcę do miejsca wskazanego przez Zamawiającego na jeden dzień przed rozpoczęciem wydarzenia. Po zakończeniu wydarzenia pozostałe materiały/ rzeczy wskazane powyżej, zostaną przez Wykonawcę przetransportowane z miejsca, w którym będzie odbywało się wydarzenie do siedziby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Łódzkiego (xx. Xxxxxxxxxxxx 0, Xxxx). Dostawa i odbiór materiałów nastąpi w terminach uzgodnionych z Zamawiającym.
c) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia transportu autokarem/busem/samolotem dla wszystkich osób uczestniczących w misji - przez cały okres jej trwania. Przy czym Zamawiający wymaga zapewnienia transportu maksymalnie w okresie dwóch dni przed i jednego po wydarzeniu. Transport swym zakresem będzie obejmował:
i) przewóz 2 osób na trasie: Łódź ( siedziba Urzędu Marszałkowskiego Województwa Łódzkiego) – lotnisko,
ii) transport 2 osób na trasie lotnisko (Polska) - lotnisko w Genewie przy czym Zamawiający zastrzega, iż podróż nie może trwać dłużej niż 8 godzin
iii) transport 2 osób na trasie lotnisko w Genewie - lotnisko (Polska) przy czym Zamawiający zastrzega, iż podróż nie może trwać dłużej niż 8 godzin
iv) przewóz 2 osób na trasie: lotnisko w Genewie – hotel w Genewie, w którym zostaną zapewnione noclegi Zamawiający przekaże informację Wykonawcy o lokalizacji hotelu
v) przewóz 2 osób na trasie: hotel w Genewie, w którym zostaną zapewnione noclegi – lotnisko w Genewie ,
vi) dojazd z hotelu na miejsce odbywania się targów i powrót do hotelu z miejsca odbywania się targów,
vii) dojazd z hotelu/miejsca odbywania się targów lub innych wydarzeń do miejsc wyznaczonych przez Zamawiającego, jednakże z zastrzeżeniem odległości nie przekraczającej 30 km w promieniu hotelu/miejsca odbywania się prezentacji lub innych wydarzeń – przejazdy nie przekroczą łącznie odległości 200 km,
W przypadku transportu autokarem/busem przewoźnik powinien posiadać wymagane przepisami dokumenty x.xx. licencje przewoźnika oraz pełną dokumentację gwarantującą jego przejazd na trasie określonej w umowie zgodnie z obowiązującymi przepisami (x.xx. aktualne badanie techniczne pojazdu, którym będą podróżować uczestnicy, aktualną licencję na wykonywanie transportu drogowego osób - dla przewoźnika, odpowiednie kwalifikacje zawodowe kierowcy/kierowców), a także posiadać odpowiednie ubezpieczenie. Przy czym w przypadku transportu samolotem Zamawiający wymaga aby lotnisko znajdowało się w odległości nie większej niż 250 km od Łodzi.
2) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić ubezpieczenie OC i NNW uczestnikom targów.
Etap IV: Kompleksowa organizacja stoiska wystawienniczego na targach w tym: projekt, wykonanie, obsługa, montaż i demontaż.
Zadaniem Wykonawcy będzie, na zlecenie Zamawiającego kompleksowa organizacja stoiska wystawienniczego na targach w tym: projekt, obsługa, wykonanie, montaż i demontaż.
Zakres obowiązków Wykonawcy:
1) Wykonawca dokona rezerwacji powierzchni wystawienniczej w wielkości min
14 m2 max 16 m2 oraz pokryje koszty wynajmu powierzchni pod stoisko na terenie targów.
2) uszczegółowienie projektu stoiska, który uwzględniał będzie następujące elementy:
a) wielkość wynajmowanej powierzchni wystawienniczej na targach,
b) użycie do zabudowy stoiska materiałów dobrej jakości tj.: płyty kartonowo-gipsowej, PCV, MDF z połyskiem, pleksi, szkła, poliwęglanu komórkowego, stali, blachy perforowanej, wykładziny podłogowej, panele itp.
c) miejsca na ekspozycję materiałów informacyjno – promocyjnych,
d) miejsce do przeprowadzenia rozmów (co najmniej 4 - 6 miejsc siedzących),
e) zaplecze stoiska (minimum 3 m2), którego wyposażenie stanowić będzie kosz na śmieci o pojemności min. 35 l,
3) Projekt stoiska musi być zgodny z poniższymi sugestiami Zamawiającego:
a) w pełni autorski oraz zgodny z wytycznymi organizatora targów,
b) stoisko musi być funkcjonalne, spójne i utrzymane w stylu nowoczesnym oraz być jednym z narzędzi budowania przewagi konkurencyjnej marki „Łódzkie Promuje”, której: idea brzmi: „pionier rozwiązań, które czynią życie przyjemniejszym, łatwiejszym i prostszym”, misją jest: „poprawiać jakość życia dzięki myśleniu projektowemu, które ma stać się zasadą działania”, wizja brzmi: „nowa Ziemia Obiecana dla kreatorów myślenia projektowego, nowoczesna reinterpretacja dziedzictwa historycznego regionu, które łączy z przeszłością, jednocześnie rysując nowe wektory rozwojowe marki województwa w przyszłości”.
c) wizualizacja graficzna musi być zgodna z Systemem Identyfikacji Wizualnej Województwa Łódzkiego stanowiącym Załącznik nr 1 oraz kv projektu stanowiącym Załącznik nr 3,
d) powinien zostać opracowany w sposób otwarty, dopasowany do specyfiki targów, ich odbiorców, przy czym Zamawiający wymaga x.xx. właściwego wyeksponowania części, w której prowadzone będą rozmowy biznesowe oraz zapewnienia miejsca na prezentację oferty jednostek oraz przedsiębiorstw MŚP z województwa łódzkiego.
e) Wszystkie elementy zaproponowane w projekcie powinny być ciekawe, innowacyjne, wpisywać się w założenia strategiczne marki województwa łódzkiego oraz budować wizerunek województwa łódzkiego jako regionu ludzi otwartych, odważnych, kreatywnych, w którym klimat sprzyja twórczemu rozwijaniu pomysłów i postaw oraz wdrażaniu rozwiązań innowacyjnych i poprawiających jakość życia oraz którego istotnym elementami jest łączenie współczesności z tradycją, różnorodność, awangardowość oraz oryginalność rozwiązań.
f) projekt musi uwzględniać zamieszczenie na elementach stoiska oraz innych materiałach będących częścią stoiska ciągu znaków (logo) lub ciągu znaków (logo) wraz z opisem, informujący o realizacji projektu przy współudziale Funduszy Europejskich dla Rozwoju Regionu Łódzkiego - załącznik nr 2.
4) Wykonawca wykonując stoisko zgodnie z projektem, zobowiązany jest uwzględnić wszelkie wymagania organizacyjno-techniczne organizatora targów lub
przedstawicielstwa targów w Polsce, w tym wymagania w zakresie instalacji wodno- kanalizacyjnej i elektrycznej,
5) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wyposażenia zaplecza stoiska – zgodnie z projektem
6) Wszystkie wykorzystane do aranżacji nowe, nieużywane lub nie noszące śladów użytkowania meble oraz urządzenia winny posiadać aktualne atesty dopuszczające do użytku na terenie Unii Europejskiej oraz spełniać zasady BHP, w szczególności nie mogą narażać na niebezpieczeństwo upadków, skaleczeń i innych obrażeń. Wykonawca przedstawi na żądanie Zamawiającego niezbędne dokumenty poświadczające spełnienie tego wymogu.
7) Wykonawca zapewni Zamawiającemu obsługę techniczną składającą się z co najmniej jednej osoby będącej do dyspozycji Zamawiającego w trakcie targów. Zamawiający wymaga aby osoba do obsługi technicznej posiadała umiejętność obsługi co najmniej: przyłączy: elektrycznych, wod- kan, internetowych oraz urządzeń multimedialnych itd. Wykonawca pokryje koszty związane z zapewnieniem obsługi w tym: koszty transportu, ubezpieczenia oraz wejścia na teren targów.
8) Wykonawca swoje czynności w ramach obsługi technicznej będzie realizował w sposób nie kolidujący z funkcjonowaniem stoiska.
9) Montaż zabudowy stoiska, w tym podłączenie prądu i montaż oświetlenia zakończy się w dniu poprzedzającym rozpoczęcie targów, natomiast demontaż zabudowy stoiska rozpocznie się po zakończeniu targów.
10) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić Zamawiającemu wykonanie zabudowy powierzchni (opisanej w punkcie 1), bieżącą obsługę, naprawy, montaż i demontaż stoiska, jego transport oraz usługi sprzątania stoiska i wywozu śmieci.
11) Wykonawca zobowiązany jest do dokonania czynności formalnych związanych z techniczno-organizacyjnym funkcjonowaniem stoiska (bezpośredni kontakt z organizatorem lub przedstawicielstwem w Polsce) w tym x.xx. zgłoszenie na targi ( w tym każdego z przedsiębiorstw), rezerwacja powierzchni, wpis do katalogu (w tym: województwa i każdego z przedsiębiorstw) oraz inne niezbędne do prezentacji na targach. Wykonawca w ofercie uwzględni różnice w przyłączach prądowych na terenie UE.
12) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić sprawność wszystkich przyłączy i urządzeń, znajdujących się na wyposażeniu stoiska oraz kompletność elementów wyposażenia stoiska przez cały okres trwania targów.
13) Wykonawca zobowiązany jest do udzielania informacji i pomocy w zakresie obsługi technicznej stoiska, w szczególności obsługi wyposażenia zapewnianego przez Wykonawcę oraz do niezwłocznego usuwania wszelkich awarii i usterek, zgłoszonych
przez Zamawiającego powstałych w obrębie stoiska (włącznie z wymianą wadliwych lub uszkodzonych elementów) - niezależnie od przyczyny powstałej awarii/usterki.
14) Wykonawca ponosi wszelką odpowiedzialność za wszelkiego rodzaju uszkodzenia stoiska i jego wyposażenia, powstałe w okresie korzystania ze stoiska przez Xxxxxxxxxxxxx.
15) Wykonawca ponosi odpowiedzialność za utrzymanie estetycznego wystroju stoiska i jego bieżące sprzątanie.
16) Wykonawca nie może wykorzystać stoiska ani jego elementów do promowania innych wydarzeń, firm lub osób nie związanych z celami i wymogami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia w sposób umożliwiający identyfikację co do wykonania niniejszego zamówienia.
Załącznik nr 1 do OPZ – xxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xxxxx/Xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxx_xxxxx_xxxxxx.xxx Załącznik 2 do OPZ: xxxx://xxx.xxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxxxx-xxxxxxx?xxx00
Załącznik nr 3 do OPZ – odrębny plik w wersji elektronicznej