Projektowane postanowienia umowy nr … – wzór

Załącznik nr 3 do SWZ

Projektowane postanowienia umowy nr … – wzór

zawarta w dniu ……………………r. pomiędzy:

Agencją Badań Medycznych z siedzibą w Warszawie (00-014), przy ul. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxx 0X, NIP: 000-000-00-00, REGON: 382836515, zwaną w dalszej części Umowy

„Zamawiającym”, reprezentowaną przez:

………………………..–………………………….

……………………. - ……………………………………………………………..

zwanym dalej w treści umowy „Wykonawcą” reprezentowanym przez:

…………………… - ………………………………………………..

Zamawiający i Wykonawca dalej zwani są łącznie Stronami lub każdy z osobna Stroną.

W wyniku przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie podstawowym, na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 11 września 2019 r., została zawarta Umowa następującej treści:

§ 1.

Definicje

Użyte w umowie określenia oznaczają:

dni robocze – dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy oraz dni przyjętych przez Zamawiającego za dni wolne od pracy, o których Zamawiający powiadomi Wykonawcę pisemnie z odpowiednim wyprzedzeniem;
niewykonanie Umowy – ma miejsce wtedy, gdy świadczenie w ogóle nie zostaje spełnione;
nienależyte wykonanie Umowy – ma miejsce wtedy, gdy świadczenie zostało spełnione, ale interes Zamawiającego nie został zaspokojony w sposób odpowiadający treści Umowy;
OPZ – Opis Przedmiotu Zamówienia stanowiący Załącznik nr 1 do Umowy;
siła wyższa – zdarzenie nadzwyczajne, zewnętrzne i niemożliwe do zapobieżenia i przewidzenia, niezależnie od woli i intencji którejkolwiek ze Stron;
Umowa – niniejsza Umowa zawarta w wyniku przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego nr ABM-ZP-1/2022.

Ilekroć w Umowie jest mowa o dniach bez sprecyzowania czy dotyczą dni roboczych, należy przez te dni rozumieć dni kalendarzowe.

§ 2.

Przedmiot Umowy

Przedmiotem Umowy jest kompleksowe, należyte sprzątanie pomieszczeń na powierzchni zajmowanej przez Agencję Badań Medycznych, zwanej dalej „ABM” w budynku przy ul. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxx 1A w Warszawie (00-014), na łącznej powierzchni 1517,01 m², zgodnie z poniższym wyszczególnieniem:

Piętro XII, zwane dalej: „Powierzchnią nr 1” – ok. 504,10 m²;
Piętro XI, zwane dalej: „Powierzchnią nr 2” – ok. 504,10 m²;
Piętro IX, zwane dalej: „Powierzchnią nr 3” – ok. 508,81 m².

Łączna liczba osób przebywających na powierzchniach objętych zamówieniem podstawowym wynosi nie więcej niż 100 dziennie. Przez kompleksowe, należyte sprzątanie Powierzchni Zamawiającego należy rozumieć zakres usług w sposób szczegółowy opisany w pkt 2 OPZ. Sprzątanie powinno być wykonywane w taki sposób, aby na mytych powierzchniach nie pozostawały smugi (używanie wody i detergentów w odpowiednich proporcjach – zgodnych z zaleceniami producenta, częsta wymiana wody i przepłukiwanie ścierek, stosowanie czystych ścierek, używanie lekko wilgotnej ścierki do wycierania kurzu, wycieranie „na sucho” itp.). Wykonawca, musi wykonywać umowę w taki sposób, aby nie uszkodzić powierzchni lokalu oraz wyposażenia.

Zgodnie z art. 441 ustawy Pzp Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji polegającego na rozszerzeniu zakresu zamówienia o kolejne piętro zwane dalej „Dodatkową Powierzchnią” o łącznej powierzchni około 501,75 m², które będzie przez Zamawiającego w przyszłości zajęte.
W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji, o którym mowa powyżej Wykonawca zobowiązany jest do realizacji przedmiotu zamówienia na warunkach wskazanych w ofercie, OPZ i Umowie.
Zamawiający zastrzega, iż część zamówienia określona jako prawo opcji jest uprawnieniem, a nie zobowiązaniem Zamawiającego. Realizacja prawa opcji może, ale nie musi nastąpić, w zależności od zapotrzebowania Zamawiającego, i na skutek jego dyspozycji w tym zakresie. Brak realizacji zamówienia w zakresie prawa opcji nie będzie rodzić żadnych roszczeń ze strony Wykonawcy w stosunku do Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest zrealizować zamówienie określone jako prawo opcji na warunkach wskazanych w ofercie, OPZ i Umowie.
W przypadku uruchomienia prawa opcji termin rozpoczęcia realizacji prawa opcji zostanie wskazany przez Zamawiającego na 30 dni przed rozpoczęciem realizacji prawa opcji. Zamawiający zobowiązuje się do powiadomienia Wykonawcy o realizacji prawa opcji drogą mailową, na wskazany w Umowie adres Wykonawcy.
Zamawiający może skorzystać z prawa opcji uruchamiając ją dla całości Powierzchni Dodatkowej albo w dwóch transzach tj. Zamawiający udostępni Wykonawcy do wykonywania usługi sprzątania całą Powierzchnię Dodatkową albo jej poszczególne części w czasie przez siebie wybranym.
Zasady dotyczące realizacji przedmiotu Umowy objętego prawem opcji, jak i zmiany Umowy w zakresie realizacji prawa opcji będą takie same jak te, które obowiązują przy realizacji zamówienia podstawowego.

§ 3.

Zobowiązania Stron

Wykonawca jest zobowiązany do:

wykonania Przedmiotu Umowy przy zachowaniu przepisów prawa, w tym przepisów sanitarno-epidemiologicznych, przeciwpożarowych, bezpieczeństwa i higieny pracy; przepisów wewnętrznych Zamawiającego (przekazanych na adres e-mail Wykonawcy) i do zapoznania z nimi osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji Przedmiotu Umowy;
wykonywania Przedmiotu Umowy za pomocą środków zgodnych z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, dopuszczonych do obrotu, biologicznie neutralnych i posiadających wymagane atesty, zezwalające na stosowanie ich w Rzeczypospolitej Polskiej. Środki czystości będą odpowiadać wymogom ustawy z dnia 25 lutego 2011 r. o substancjach chemicznych i ich mieszaninach, nie będą zawierać substancji powodujących zagrożenie dla zdrowia i życia człowieka oraz środowiska. Środki czyszczące będą oznakowane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1272/2008 z dnia 16 grudnia 2008 r. w sprawie klasyfikacji, oznakowania i pakowania substancji i mieszanin, zmieniającym i uchylającym dyrektywy 67/548/EWG i 1999/45/WE oraz zmieniającym rozporządzenie (WE) nr 1907/2006 wdrażającym w Unii Europejskiej zasady klasyfikacji, oznakowania i pakowania substancji i mieszanin chemicznych, zawarte w Globalnie Zharmonizowanym Systemie Klasyfikacji i Oznakowania Chemikaliów (GHS);
wykonywania Przedmiotu Umowy środkami takimi jak: płyn do mycia naczyń, tabletki do zmywarek, sól do zmywarek, mydło w płynie, preparat do czyszczenia i dezynfekcji sanitariatów, płyn do mycia szyb, płyn do mycia podłóg - typu linoleum, preparat do czyszczenia mebli, preparat do czyszczenia glazury i terakoty, przyjaznymi dla środowiska oraz oznaczonymi certyfikatem EU Ecolabel lub certyfikatem równoważnym. Za certyfikat równoważny Zamawiający uzna certyfikat, który potwierdza spełnienie przez dany produkt wymogów odpowiadających wymogom określonym w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 66/2010 z dnia 25 listopada 2009 r. w sprawie oznakowania ekologicznego UE (EUR-Lex - 32010R0066 - EN - EUR-Lex (xxxxxx.xx)). W takiej sytuacji Wykonawca zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż wskazywany przez niego certyfikat równoważy spełnia kryteria i normy odpowiadające kryteriom i normom, które stanowią podstawę do uzyskania certyfikatu EU Ecolabel;
zapewnienia profesjonalnych narzędzi i sprzętu niezbędnego do prawidłowego wykonywania Przedmiotu Umowy;
zabezpieczenia własnego mienia i niepozostawiania sprzętu oraz środków chemicznych w miejscach ogólnodostępnych;
wykonywania prac porządkowych w zakresie mycia mebli biurowych, mycia toalet i kuchenek, używania odpowiednich środków do poszczególnych powierzchni podłogowych oraz odpowiednich środków do czyszczenia mebli oraz wyposażenia sal konferencyjnych;
przedstawienia karty charakterystyki stosowanych środków czystościowych i higienicznych, do środków dla których karty charakterystyki zgodnie z prawem muszą być wystawione, w ciągu 3 dni od daty otrzymania pisemnego żądania via email od Zamawiającego;
wykonywania Przedmiotu Umowy z należytą starannością, właściwą podmiotom profesjonalnym, zgodnie z postanowieniami Umowy, wskazaniami i poleceniami upoważnionych przedstawicieli Zamawiającego;
zapewnienia, osobom za pośrednictwem, których Wykonawca realizuje Umowę, jednolitej odzieży roboczej oznakowanej logiem firmy Wykonawcy oraz identyfikatorów zawierających co najmniej imię i nazwisko pracownika wykonujących Przedmiot Umowy;

zobowiązania pracowników Wykonawcy do bezzwłocznego informowania Zamawiającego o wszystkich zauważonych usterkach i awariach;
przekazania pracownikom realizującym Umowę wykazu prac w postaci OPZ. Pracownicy Wykonawcy powinni pisemnie potwierdzić fakt zapoznania się z dokumentami;
zapewnienia zatrudnionym pracownikom, badania dopuszczającego do wykonywania pracy na danym stanowisku przez lekarza medycyny pracy;
zapewnienia pracownikom niezbędnych środków ochrony indywidualnej na podstawie rozporządzenia Ministra i Polityki Socjalnej z dnia 26 września1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny;
minimalizowania zmian personalnych pracowników Wykonawcy wykonujących Usługi;
przeszkolenia pracowników Wykonawcy za pośrednictwem, których wykonuje Umowę w zakresie ich obowiązków służbowych (oraz w zakresie BHP oraz ppoż), zapewnienie znajomości przez nich rozkładu pomieszczeń, przebiegu dróg ewakuacyjnych;
zgłoszenia osobom nadzorującym umowę ze strony Zamawiającego, informacji o wypadku przy pracy, który wystąpił na terenie obiektów Zamawiającego i dotyczących pracowników Wykonawcy;
przedłożenia oświadczenia, zgodnie ze wzorem (Załącznik nr 4 do Umowy), nie później niż w dniu przystąpienia do realizacji Usługi.

Wykonawca oświadcza, że posiada aktualne ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej („ubezpieczenie OC”) w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej związanej z Przedmiotem Umowy na kwotę 300 000,00, na jedno i wszystkie zdarzenia oraz zobowiązuje się posiadać takie ubezpieczenie w całym okresie obowiązywania Umowy. Wykonawca nie później niż w dniu zawarcia Umowy przedłoży Zamawiającemu potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopię polisy ubezpieczenia OC. W przypadku upływu ważności ubezpieczenia OC w trakcie obowiązywania Umowy, Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia Zamawiającemu przed wygaśnięciem dotychczasowego ubezpieczenia nowej, ważnej polisy ubezpieczenia OC. Wykonawca zobowiązuje się przekazać Zamawiającemu kserokopię dokumentu ubezpieczenia, potwierdzoną za zgodność z oryginałem, nie później niż na 5 dni roboczych przed utratą ważności dostarczonej polisy.
Wykonawca obowiązany jest do wyznaczenia osoby, która będzie pełniła rolę stałego Koordynatora Wykonawcy w trakcie świadczenia Usług objętych przedmiotem Umowy. Koordynator będzie obowiązany do utrzymywania stałego kontaktu telefonicznego bądź e-mail z Zamawiającym od poniedziałku do piątku, w godzinach 8.00–17.00. Do zadań Koordynatora będzie należało organizowanie i sprawowanie nadzoru nad świadczeniem Usług oraz zarządzanie personelem Wykonawcy.
Wykonawca zobowiązuje się do informowania Zamawiającego o występowaniu usterek i awarii urządzeń sanitarnych, instalacji elektrycznej, wodno-kanalizacyjnej, stolarki drzwiowej, jak i stwierdzonych szkodach w mieniu Zamawiającego, w tym także powstałych po stronie Zamawiającego mogących rodzić roszczenia ze strony Zarządcy budynku, które mogą mieć wpływ, na jakość, termin, bądź zakres realizacji Umowy.
Nieprzekazanie takich informacji w przypadku, gdy Wykonawca o takich usterkach, awariach, czy uszkodzeniach wie lub przy uwzględnieniu wymaganej Umową staranności, powinien wiedzieć, powoduje, że wszelkie koszty i dodatkowe czynności związane z konsekwencją danego zdarzenia obciążają Wykonawcę.
Zamawiający jest zobowiązany do:

zapewnienia Wykonawcy co najmniej jednego pomieszczenia magazynowego, w każdej z powierzchni wymienionych w § 2 ust. 1, niezbędnych dla realizacji Usług;
zapewnienia Wykonawcy dostępu do pomieszczeń lub miejsc, w których będą wykonywane Usługi.

§ 4.

Termin realizacji Umowy

Przedmiot Umowy, w ramach zamówienia podstawowego oraz prawa opcji, będzie realizowany w terminie 24 miesięcy od dnia zawarcia umowy, liczone nie wcześniej niż od dnia 01.03.2022 r., z zastrzeżeniem, że usługa ta będzie świadczona:

na Powierzchni nr 1: od………. (nie wcześniej niż od 01.04.2022 r.) do …………….;
na Powierzchni nr 2: od ……… (nie wcześniej niż od 01.03.2022 r.) do ……………;
na Powierzchni nr 3: od ……… (nie wcześniej niż od 01.03.2022 r.) do ……………;
na Dodatkowej Powierzchni – Zamawiający poinformuje Wykonawcę o uruchomieniu prawa opcji z 30 dniowym wyprzedzeniem, przed rozpoczęciem świadczenia usługi z uwzględnieniem § 2 ust. 6 Umowy;

albo do dnia wyczerpania maksymalnego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1, w zależności od tego, które ze zdarzeń nastąpi wcześniej. Niezależnie od powyższego usługa sprzątania dla każdej z Powierzchni powinna zakończyć się w tej samej dacie.

W przypadku wcześniejszego wykorzystania kwoty wynagrodzenia brutto określonej w § 5. ust. 1 Umowy, Umowa przestaje obowiązywać.

§ 5.

Wynagrodzenie

Maksymalna wysokość wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy za wykonanie Przedmiotu Umowy wynosi ……………………………………..………. zł netto (słownie:……………………………………… złotych…/100), powiększonej o należny podatek od towarów i usług (VAT) wg stawki ……%, co stanowi …………………… zł brutto (słownie:…………………….złotych, …./100), obliczone w oparciu o cenę jednostkową za m² za miesiąc świadczenia usługi w wysokości ……………., w tym:

Wartość maksymalna umowy w zakresie podstawowym wynosi ……………………………………..………. zł netto (słownie:……………………………………… złotych…/100), powiększonej o należny podatek od towarów i usług (VAT) wg stawki ……%, co stanowi …………………… zł brutto (słownie:…………………….złotych, …./100), w tym:

Za Powierzchnię nr 1 miesięczne wynagrodzenie wynosi:…………………. zł netto (słownie:……………………………… złotych…/100), powiększonej o należny podatek od towarów i usług (VAT) wg stawki ……%, co stanowi …………………… zł brutto (słownie:…………………….złotych, …./100);
Za Powierzchnię nr 2 miesięczne wynagrodzenie wynosi:…………………. zł netto (słownie:……………………………… złotych…/100), powiększonej o należny podatek od towarów i usług (VAT) wg stawki ……%, co stanowi …………………… zł brutto (słownie:…………………….złotych, …./100);
Za Powierzchnię nr 3 miesięczne wynagrodzenie wynosi:…………………. zł netto (słownie:……………………………… złotych…/100), powiększonej o należny podatek od towarów i usług (VAT) wg stawki ……%, co stanowi …………………… zł brutto (słownie:…………………….złotych, …./100);

Wartość maksymalna umowy objęta prawem opcji wynosi ……………………………………..………. zł netto (słownie:……………………………………… złotych…/100), powiększonej o należny podatek od towarów i usług (VAT) wg stawki ……%, co stanowi …………………… zł brutto (słownie:…………………….złotych, …./100).

W przypadku świadczenia Usług przez niepełny miesiąc rozliczeniowy, wynagrodzenie z tytułu pierwszego miesiąca świadczenia Usług zostanie obliczone proporcjonalnie do ilości dni świadczenia Usług w tym miesiącu, zgodnie z poniższym wzorem:

Wp= (Dp/Dr) x W

Wp- wynagrodzenie proporcjonalne;

Dp - liczba dni przepracowanych w danym miesiącu;

Dr – liczba dni roboczych w danym miesiącu;

W - wynagrodzenie netto miesięczne zgodnie z Formularzem oferty

Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1, zawiera wszelkie koszty związane z realizacją Umowy (w tym między innymi koszty dojazdów do i z miejsca świadczenia Usług, koszty stosowanych środków chemicznych, urządzeń i sprzętu niezbędnych do realizacji Przedmiotu Umowy, koszty zatrudnienia personelu, itp.).
Wynagrodzenie Wykonawcy będzie wypłacane po wykonaniu Przedmiotu Umowy w danym miesiącu obowiązywania Umowy, w terminie do 14 dni, od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury, po podpisaniu miesięcznego Protokołu odbioru Usług należytego wykonania Przedmiotu Umowy (wzór Protokołu odbioru Usług Załącznik nr 8). Wykonawca zobowiązany jest do przedkładania Zamawiającemu miesięcznych Protokołów odbioru Usług.
Wynagrodzenie Wykonawcy zostanie zapłacone na rachunek bankowy nr: …………………………………………………... . Zmiana numeru rachunku bankowego nie wymaga zmiany Umowy, natomiast Wykonawca zobowiązany jest do pisemnego poinformowania Zamawiającego o powyższym.
Wykonawca oświadcza, że rachunek bankowy wskazany w Umowie jest rachunkiem znajdującym się w elektronicznym wykazie podmiotów prowadzonym od 1 września 2019 r. przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, o którym mowa w ustawie o podatku od towarów i usług (jeśli dotyczy).
W przypadku gdy rachunek bankowy Wykonawcy nie spełnia warunków określonych w ust. 6, opóźnienie w dokonaniu płatności w terminie określonym w fakturze powstałe w skutek braku możliwości realizacji przez Zamawiającego płatności wynagrodzenia na rachunek objęty Wykazem, nie stanowi dla Wykonawcy podstawy do żądania od Zamawiającego jakichkolwiek odsetek, jak również innych rekompensat, odszkodowań lub roszczeń z tytułu dokonania nieterminowej płatności, (jeśli dotyczy).
Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w złotych polskich, bez zaliczek oraz bez stosowania jakichkolwiek przeliczników, w tym w stosunku do walut obcych.
W przypadku wystawienia przez Wykonawcę faktury korygującej, Zamawiający jest uprawniony do potrącenia należności przysługujących mu na podstawie faktury korygującej z kolejnych, wystawionych faktur.
Wykonawca zobowiązuje się do przesłania faktury w formie ustrukturyzowanej faktury elektronicznej za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF), o której mowa w ust.15, bądź w formie elektronicznej na adres e-mail: xxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx w postaci pliku PDF (Portable Document Format) z adresu e-mail:…………………...........
Zamawiający zastrzega sobie prawo wstrzymania zapłaty faktury nieprawidłowo wystawionej, do czasu otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury, faktury korygującej lub podpisania przez Wykonawcę noty korygującej.
Zamawiający ma prawo do pomniejszania wartości wynagrodzenia za wykonanie Przedmiotu Umowy o wartości naliczonych kar, na zasadach określonych w § 11 Umowy.
Za dzień dokonania płatności przyjmuje się datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
Zamawiający zastrzega sobie prawo regulowania wynagrodzenia należnego z tytułu realizacji Przedmiotu Umowy w ramach mechanizmu podzielonej płatności (ang. split payment) przewidzianego w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług.
Zamawiający oświadcza, że zgodnie z ustawą z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym, uruchomił Platformę Elektronicznego Fakturowania (PEF) korzystając z usług Broker Infinite IT Solutions. Identyfikator Service Desk to: K4FPBZ.
Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego z tytułu niewykorzystania całości wynagrodzenia wskazanego w ust. 1.
W przypadku, w którym Wykonawca w trakcie okresu realizacji Przedmiotu Umowy zmieni formę opodatkowania lub w inny sposób zmieni się jego status podatkowy (w tym z korzystającego ze zwolnienia od podatku na zobowiązanego podatkowo), jest on zobowiązany niezwłocznie poinformować Zamawiającego o tej zmianie, jak również ponosi on finansowe skutki takiej zmiany. W takim przypadku maksymalna wartość wynagrodzenia brutto określona w ust. 1 nie ulega zmianie, nie ulega zmianie również stawka jednostkowa brutto za 1m². W przypadku Wykonawcy, który oświadczył w ofercie, że jest zwolniony z podatku od towarów i usług (VAT) na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej „ustawa VAT”), w sytuacji, w której Wykonawca zobowiązany będzie do zastosowania art. 113 ust. 5 ustawy VAT, będzie on zobowiązany realizować Przedmiot Umowy w kwocie brutto (i po cenach jednostkowych brutto) określonych w ofercie. Zmiana taka nie prowadzi do zmiany treści umowy i nie wymaga zawarcia aneksu.

§ 6.

Pracownicy Wykonawcy lub Podwykonawcy

Wykonawca przedstawi Zamawiającemu Wykaz osób sprzątających oraz Koordynatora Wykonawcy, o którym mowa § 3 ust. 3 (Załącznik nr 5 do Umowy), które będą świadczyć Usługi, najpóźniej w dniu rozpoczęcia realizacji Przedmiotu Umowy. Każda z osób za pośrednictwem, której Wykonawca realizuje Umowę jest zobowiązana do podpisania zobowiązania o zachowaniu poufności informacji (Załącznik nr 6 do Umowy).
Wszystkie zmiany na Wykazie osób, o którym mowa w ust. 1, zostaną zgłoszone przez Wykonawcę w formie pisemnej na 3 dni przed planowaną zmianą. Pismo powinno być podpisane przez Wykonawcę lub inną osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy.
Zmiana osób w Wykazie, o którym mowa w ust. 2 będzie możliwa pod warunkiem, że spełnione zostaną wobec tych osób wymagania opisane w zdaniu drugim w ust. 1 i w ust. 11 oraz Wykonawca będzie dysponował tymi osobami, zgodnie z warunkami określonymi w ust. 7.
Pracownicy Wykonawcy otrzymają od Zamawiającego karty identyfikacyjne, które będą zobowiązani zwrócić w chwili zakończenia świadczenia Usług. W przypadku zmiany osób, o których mowa w ust. 2, karty identyfikacyjne należy zwrócić najpóźniej w chwili zakończenia świadczenia Usług przez danego pracownika. Zamawiający będzie żądać od Wykonawcy zwrotu równowartości karty identyfikacyjnej w przypadku jej zagubienia, zniszczenia lub niezwrócenia.
Zamawiający zastrzega sobie prawo niedopuszczenia do realizacji Usług przez osoby, co do których istnieje podejrzenie, że znajdują się pod wpływem alkoholu lub innych środków odurzających, co będzie traktowane jako nienależyta realizacja Usług przez Wykonawcę.
Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia, najpóźniej w terminie do 1 godziny zegarowej od chwili telefonicznego powiadomienia przez Zamawiającego o sytuacji, o której mowa w ust. 5, pracowników zastępczych do realizacji Usług, spełniających wymagania określone w Umowie.
Zgodnie z art. 95 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, Wykonawca zobowiązuje do realizacji Przedmiotu Umowy takiej liczby osób, która umożliwi sprawną realizację Usługi, w tym możliwość bieżącej realizacji tzw. „serwisu interwencyjnego” na podstawie umowy o pracę, w zakresie i na zasadach określonych w OPZ.
W trakcie realizacji Umowy Zamawiający jest uprawniony do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy, w szczególności w zakresie należytej realizacji Umowy, spełniania przez Wykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób, o których mowa w ust. 7. Zamawiający jest uprawniony w szczególności do:

żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów i dokonywania ich oceny;
żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów;
przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania Przedmiotu Umowy.

W trakcie realizacji Umowy na każde wezwanie Zamawiającego, w terminie do 5 dni roboczych, Wykonawca przedłoży Zamawiającemu wskazane poniżej dowody w celu potwierdzenia należytej realizacji Umowy, w tym spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, o którym mowa w ust. 7:

oświadczenie Wykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy wezwanie Zamawiającego. Oświadczenie to powinno zawierać:

dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie,
datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób,
rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu,
podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu Wykonawcy;

zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, potwierdzające opłacanie przez Wykonawcę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia na podstawie umów o pracę za ostatni okres rozliczeniowy;
poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę kopię dowodu potwierdzającego zgłoszenie pracownika przez pracodawcę do ubezpieczeń.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania innych dowodów niż wymienione w ust. 8-9, w szczególności prawo żądania poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę kopii umowy/umów o pracę tych osób.
Wykonawca jest zobowiązany do posiadania podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych pracowników za pośrednictwem, których realizuje Umowę, na przekazanie dokumentów zawierających ich dane osobowe w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków wynikających z Umowy. Wykonawca ponosi wyłączną odpowiedzialność za udostępnione dane osobowe pracowników. Wykonawca jest zobowiązany do przekazania tym osobom klauzuli informacyjnej zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 9 do Umowy.
Nieprzedłożenie przez Wykonawcę dowodów, oświadczeń, wyjaśnień, o których mowa w ww. postanowieniach, będzie traktowane jako niewypełnienie postanowień Umowy, w tym obowiązku zatrudnienia pracowników świadczących usługi na podstawie umowy o pracę.

§ 7.

Odpowiedzialność Wykonawcy

Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za pracowników realizujących Przedmiot Umowy.
Wykonawca jest odpowiedzialny za szkody wynikłe z zaniechania lub niestarannego działania, niedbalstwa, nieprawidłowego zabezpieczenia sprzętu oraz środków chemicznych stosowanych do realizacji Usług, działania niezgodne z przepisami prawa, w tym przepisów BHP i ppoż., naruszenie obowiązków wynikających z ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych. Odpowiedzialność ta odnosi się również do poszkodowanych osób trzecich.
Wykonawca ponosi odpowiedzialność materialną za utratę, uszkodzenie, zniszczenie mienia Zamawiającego, zaistniałe podczas realizacji Umowy, a za działania zawinione przez Wykonawcę, do pełnej wysokości szkody.
Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za szkodę powstałą na skutek działań siły wyższej. Przez pojęcie siły wyższej należy rozumieć zdarzenie zewnętrzne, którego nie można było przewidzieć, analizując i uwzględniając wszystkie okoliczności sprawy, jak również, któremu nie można było zapobiec znanymi, normalnie stosowanymi sposobami.

§ 8.

Kontrola jakości wykonywanego Przedmiotu Umowy

Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania jakości wykonywania Przedmiotu Umowy, co najmniej raz w miesiącu podczas doraźnych kontroli sprzątania przeprowadzanych przez przedstawiciela Zamawiającego z udziałem Koordynatora, dokonywanych na wybranej Powierzchni:

z kontroli będzie sporządzony Protokół z kontroli (wzór Protokołu z kontroli stanowi Załącznik Nr 7 do umowy),
podstawą do wpisania uwag w protokole wystawianym na koniec miesiąca będzie Protokół z kontroli lub niezastosowanie się do uwag i zastrzeżeń zgłoszonych w trybie pkt. 3.
Wykonawca zobowiązany jest do przedkładania Zamawiającemu protokołów z przeprowadzonych przez Wykonawcę kontroli jakości świadczonych Usług, o których mowa w ust. 1, w terminie 3 dni roboczych od dnia przeprowadzenia kontroli.

Jakość realizacji Przedmiotu Umowy będzie na bieżąco kontrolowania przy pomocy obiektywnych parametrów przez uprawnionego pracownika Zamawiającego również ad hoc lub na podstawie zgłoszeń od użytkowników pomieszczeń.
Jeżeli upoważniony pracownik Zamawiającego stwierdzi brak Wykonania lub nienależytą jakość świadczonej usługi lub gdy do Zamawiającego wpłynie zgłoszenie od użytkowników pomieszczeń na brak lub nienależytą jakość świadczenia Przedmiotu Umowy – upoważniony pracownik Zamawiającego wezwie Wykonawcę do wykonania lub do należytego wykonania Przedmiotu Umowy we wskazanym terminie.
W przypadku gdy pomimo wezwania, o którym mowa w ust. 3 Wykonawca niezwłocznie nie naprawi wadliwie wykonanej usługi, nadal nie wykonuje lub nienależycie wykonuje Przedmiot Umowy, lub wykona go po upływie terminu wskazanym przez Zamawiającego, sporządza się Protokół z kontroli. Protokół z kontroli sporządza się także w przypadku stwierdzenia innego nieprawidłowego wykonania Przedmiotu Umowy. W przypadku odmowy podpisania Protokołu z kontroli przez Wykonawcę, Zamawiający stwierdza w Protokole z kontroli przyczynę braku jego podpisu.
Na koniec każdego miesiąca kalendarzowego upoważniony pracownik Wykonawcy wraz z upoważnionym pracownikiem Zamawiającego, podpisują Protokół odbioru. W przypadku gdy w danym miesięcy sporządzane były Protokoły z kontroli, należy je odnotować.

§ 9.

Odbiór prac

Wykonanie Usług będzie potwierdzone pisemnymi miesięcznymi protokołami, za wykonanie Usługi na danej Powierzchni, o których mowa w § 5 ust. 4.
Miesięczny odbiór Przedmiotu Umowy zostanie przeprowadzony z uwzględnieniem poniższych zasad:

Strony po zakończeniu miesiąca obowiązywania Umowy – podpiszą Protokół odbioru Usług w danym miesiącu obowiązywania Umowy;
w treści Protokołu odbioru Usług Zamawiający wskaże, czy Przedmiot Umowy – świadczony w danym miesiącu – został wykonany w sposób zgodny z Umową;
w przypadku stwierdzenia zgodności Przedmiotu Umowy, Zamawiający dokona odbioru i podpisze stosowny protokół odbioru. Protokół odbioru sporządzony zostanie w dwóch egzemplarzach, w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Podpisany przez Xxxxxxxxxxxxx Protokół odbioru Usług stanowi podstawę do wystawienia przez Wykonawcę miesięcznej faktury VAT;
w przypadku wykonania Umowy w sposób nienależyty lub też w przypadku niewykonania czynności objętych Umową – Zamawiający okoliczności te uwzględni w protokole odbioru i skorzysta z uprawnień przewidzianych Umową – w tym naliczy kary umowne;
datą odbioru wykonania Usługi za dany miesiąc jest data podpisania Protokołu odbioru Usługi, którego wzór stanowi Załącznik nr 8 do Umowy;
dokonanie odbioru nie wpływa na możliwość skorzystania przez Zamawiającego z uprawnienia przysługującego mu na mocy przepisów prawa oraz postanowień Umowy w wypadku niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, a w szczególności nie wyklucza prawa do naliczenia kar umownych, dochodzenia odszkodowania, wypowiedzenia lub odstąpienia od Umowy.

§ 10.

Ochrona informacji poufnych oraz danych osobowych

Strony Umowy zobowiązują się traktować wzajemnie jako poufne wszelkie informacje powzięte w trakcie realizacji Umowy stanowiące tajemnicę drugiej Strony, w tym w szczególności informacje dotyczące sposobu używanych zabezpieczeń oraz ich rozwiązań technicznych. Strony Umowy nie wykorzystają tych informacji do innych celów niż związanych z realizacją Umowy i nie ujawnią ich osobom trzecim, za wyjątkiem osób reprezentujących Zamawiającego i Wykonawcę w zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonywania Przedmiotu Umowy. Zasada poufności obowiązuje również pracowników Zamawiającego i osoby skierowane do realizacji Przedmiotu Umowy przez Wykonawcę.
Wykonawca będzie zwolniony z obowiązku zachowania w poufności uzyskanych informacji, jeżeli obowiązek ich ujawnienia wynikać będzie z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, prawomocnego orzeczenia sądowego lub polecenia urzędowego wydanego przez właściwy organ w zakresie posiadanych kompetencji. W każdym takim przypadku, przed ujawnieniem jakichkolwiek informacji poufnych Wykonawca będzie zobowiązany do natychmiastowego poinformowania Zamawiającego.
Za wszelkie szkody powstałe po stronie Zamawiającego na skutek niewywiązania się przez Wykonawcę ze zobowiązań, o których mowa w ust. 1–3 oraz za szkody wyrządzone osobom trzecim spowodowane działaniem lub zaniechaniem Wykonawcy, odpowiada w pełnej wysokości wyłącznie Wykonawca.
Strony Umowy zobowiązane są do przestrzegania Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE L z 4 maja 2016 r. nr 119/1 z późn. zm.) dalej „RODO”.
Osobą dedykowaną do kontaktu z Zamawiającym w zakresie ochrony danych osobowych ze strony Wykonawcy jest ……………………………………., tel. ………………………….., e-mail: …………………………... .
Osobą dedykowaną do kontaktu z Wykonawcą w zakresie ochrony danych osobowych ze strony Zamawiającego jest ……………………..…………., tel. ………………………….., e-mail: …………………………... .
Zmiana dedykowanych osób do kontaktu w zakresie ochrony danych osobowych nie stanowi zmiany treści Umowy. Każda ze Stron Umowy może jednostronnie dokonać zmian w zakresie dedykowanych osób do kontaktu w zakresie ochrony danych osobowych oraz danych teleadresowych, zawiadamiając niezwłocznie o tym na piśmie lub w formie elektronicznej drugą Stronę Umowy na adresy mailowe wskazane w § 14 ust. 4 Umowy.
Wykonawca zobowiązuje się poinformować w imieniu Zamawiającego osoby fizyczne reprezentujące Wykonawcę oraz osoby fizyczne przez niego wskazane jako osoby do kontaktu i inne osoby odpowiedzialne za realizację Umowy o treści klauzuli informacyjnej Zamawiającego (Załącznik nr 9 do Umowy).

§ 11.

Kary umowne

Zamawiający może nałożyć na Wykonawcę kary umowne w przypadku:
1. stwierdzenia przez Zamawiającego wykonania Przedmiotu Umowy w sposób niezgodny z Umową lub naruszenia postanowień Umowy (innych niż wymienione w punktach 2 – 6) - w wysokości 10% miesięcznego wynagrodzenia brutto Wykonawcy za miesiąc, w którym wystąpiły nieprawidłowości w świadczeniu Usług, w lokalizacji (Powierzchni) w której stwierdzono przypadek niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy. Łączna suma kar jaką Zamawiający może nałożyć na Wykonawcę z tego tytułu, we wszystkich lokalizacjach (Powierzchniach) w zamówieniu podstawowym, w całym okresie obowiązywania Umowy nie może jednak przekroczyć 20% maksymalnego łącznego wynagrodzenia Wykonawcy, o którym mowa w § 5 ust. 1 pkt 1 Umowy oraz odpowiednio w zamówieniu opcjonalnym, w całym okresie obowiązywania Umowy nie może przekroczyć 20% wynagrodzenia Wykonawcy, o którym mowa w § 5 ust. 1 pkt 2 Umowy;
2. nieprzekazania Zamawiającemu dokumentów, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 3 oraz w § 3 ust. 2 w wymaganym terminie – w wysokości 1 500 zł za każdy stwierdzony przypadek;
3. nieprzekazania Zamawiającemu dokumentów, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 2 w wymaganym terminie – w wysokości 1 000 zł za każdy stwierdzony przypadek
4. nieprzekazania Zamawiającemu dokumentów, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 7 w wymaganym terminie – w wysokości 500 zł za każdy stwierdzony przypadek
5. niezgłoszenia zmian na liście osób, o której mowa w § 6 ust. 1–2, w terminie określonym w § 6 ust. 2 – w wysokości 1 500 zł;
6. w przypadku naruszenia obowiązku zachowania poufności, o którym mowa w § 10 – w wysokości 5% maksymalnego łącznego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1 pkt 1 Umowy.
Za niewypełnienie obowiązku zatrudnienia na podstawie umowy o pracę pracownika zgodnie z postanowieniami § 6 ust. 7-10, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości odpowiadającej minimalnemu wynagrodzeniu za pracę, ustalonemu na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, obowiązującemu w dniu stwierdzenia naruszenia, za każdy rozpoczęty tydzień naruszenia i za każdy stwierdzony przypadek nienależytej realizacji Umowy.
Zamawiający nałoży na Wykonawcę karę umowną w przypadku odstąpienia od Umowy przez którąkolwiek ze Stron z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy – w wysokości 30% maksymalnego łącznego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5 zdanie pierwsze Umowy, pod warunkiem, że Zamawiający uruchomił prawo opcji. W sytuacji, gdy Zamawiający nie uruchomi prawa opcji kara umowna będzie nałożona w wysokości 30% maksymalnego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1 obejmującego wynagrodzenie za zamówienie podstawowe.
W uzasadnionych przypadkach np. w szczególności dwukrotnego niewykonania lub nienależytego wykonania Przedmiotu Umowy w okresie dwóch kolejnych dni roboczych, Zamawiający jest uprawniony do zlecenia wykonania poszczególnych prac podmiotom trzecim bez konieczności żądania sądowego upoważnienia na koszt Wykonawcy.
Zamawiający ma prawo do potrącenia kar umownych z wynagrodzenia należnego Wykonawcy, bez potrzeby uzyskania zgody Wykonawcy, w oparciu o notę obciążeniową wystawioną przez Zamawiającego.
W przypadku niedokonania potrącenia, o którym mowa w ust. 5, kara umowna będzie płatna na podstawie noty obciążeniowej, wystawionej przez Zamawiającego, w terminie 7 (siedmiu) dni od daty doręczenia noty Wykonawcy.
Kary, o których mowa w ust. 1 i 2 podlegają sumowaniu.
Łączna suma naliczonych kar umownych, o których mowa w ust. 7 nie może przekroczyć 30% maksymalnego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5 zdanie pierwsze Umowy pod warunkiem, że Zamawiający uruchomił prawo opcji. W sytuacji, gdy Zamawiający nie uruchomi prawa opcji łączna suma naliczonych kar umownych nie może przekroczyć 30% maksymalnego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1 Umowy obejmującego wynagrodzenie za zamówienie podstawowe.
W przypadku, gdy wysokość poniesionej przez Zamawiającego szkody przewyższy wysokość kar umownych, Zamawiającemu przysługuje prawo do żądania odszkodowania uzupełniającego do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody, na zasadach ogólnych określonych w Kodeksie cywilnym.
Zapłata kar umownych nie zwalnia Wykonawcy od obowiązku wykonania Przedmiotu Umowy.

§ 12.

Wypowiedzenie Umowy

Zamawiającemu przysługuje prawo wypowiedzenia Umowy ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli:

Wykonawca nie rozpoczął realizacji Przedmiotu Umowy bez uzasadnionej przyczyny lub nie kontynuuje jej pomimo pisemnego wezwania Zamawiającego;
nałoży na Wykonawcę kary umowne w łącznej wysokości 30% maksymalnego łącznego wynagrodzenia brutto, o którym mowa:

w § 5 ust. 1 Umowy jeżeli Zamawiający nie uruchomił prawa opcji, albo
w § 5 zdanie pierwsze Umowy jeżeli Zamawiający uruchomił prawo opcji;

Zamawiający stwierdzi rażące lub uporczywe naruszenie przez Wykonawcę podstawowych obowiązków wynikających z Umowy, w tym braku aktualnego dokumentu ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej Wykonawcy z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej,
Wykonawca trwale utraci zdolność do dalszej realizacji Umowy.

Za rażące naruszenie przez Wykonawcę podstawowych obowiązków wynikających z Umowy należy rozumieć w szczególności:

minimum dwukrotne nieuzasadnione niestawienie się osoby za pośrednictwem, której Wykonawca realizuje Umowę, udokumentowane sporządzoną przez Zamawiającego notatką ze zdarzenia;
naruszenie obowiązku poufności, o którym mowa w § 10, w tym ujawnienie dokumentów lub innych informacji związanych z działalnością Zamawiającego;
świadczenie Usług przez osoby niezgłoszone Zamawiającemu, zatrudnionych na innej podstawie niż umowa o pracę, nienależyte dokumentowanie zatrudnienia personelu na umowę o pracę lub wprowadzanie Zamawiającego w błąd co do tych okoliczności;
dopuszczenia się przez Wykonawcę innych naruszeń niż wskazane w pkt. 1–3, jeżeli Wykonawca pomimo wezwania do zaprzestania naruszeń, nie zaprzestanie postępowania naruszającego Umowę.

Oświadczenie o wypowiedzeniu Umowy należy złożyć drugiej Stronie w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
W przypadku wypowiedzenia Umowy, Wykonawcę obciążają następujące obowiązki szczegółowe:

w terminie 7 dni od daty przekazania oświadczenia o wypowiedzeniu Umowy Wykonawca przy udziale Zamawiającego sporządzi szczegółowy protokół z wykonanych Usług;
rozliczenie wykonanych Usług nastąpi zgodnie z postanowieniami Umowy.

W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, Zamawiający może odstąpić od Umowy w terminie 14 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W tym przypadku Wykonawca może zażądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu faktycznie wykonanego zakresu Usługi.

§ 13.

Zmiany Umowy

Zmiana Umowy jest dopuszczalna w następujących przypadkach i zakresie:

zaistnienia siły wyższej uniemożliwiającej realizację świadczenia zgodnie z Umową poprzez dostosowanie Umowy w zakresie niezbędnym do zmian wynikających z powstania siły wyższej;
zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w oparciu o które realizowana będzie Umowa poprzez jej dostosowanie do zmian przepisów prawa;
zmiany lokalizacji świadczenia Usług lub wielkości Powierzchni w przypadku zmian organizacyjnych u Zamawiającego poprzez dostosowanie Umowy w zakresie niezbędnym wynikającym z tych zmian.

Zmiana Umowy jest dopuszczalna także w przypadku, gdy w okresie obowiązywania Umowy nastąpi zmiana:

wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,
zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne oraz gdy zmiana ta lub zmiany będą miały wpływ na koszty wykonania Umowy przez Wykonawcę – zastosowanie mają zasady wprowadzania zmian wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy, określone w postanowieniach niniejszego paragrafu,
zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych,

- jeżeli zmiany te nie mogły być przez Wykonawcę przewidziane, a będą miały wpływ na wykonanie Umowy przez Wykonawcę, przy czym zmiana wysokości wynagrodzenia wymaga zmiany Umowy w drodze aneksu.

Wniosek Wykonawcy o dokonanie zmiany Umowy powinien zawierać propozycję zmian w Umowie, uzasadnienie dla wprowadzenia zmian we wnioskowanym zakresie (tj. co do terminu i sposobu realizacji, warunków umowy czy wysokości wynagrodzenia określonego w Umowie) oraz:

w przypadku wniosku o zmianę wynagrodzenia umownego - przyjęte przez Wykonawcę zasady kalkulacji wysokości kosztów wykonania Umowy oraz założenie wysokości dotychczasowych oraz przyszłych kosztów wykonania Umowy wraz z dokumentami potwierdzającymi prawidłowość przyjętych założeń – x.xx. takimi jak umowy o pracę lub dokumenty potwierdzające zgłoszenie pracowników do ubezpieczeń oraz wykazanie wpływu zmian na wysokość kosztów wykonania Umowy przez Wykonawcę oraz szczegółową kalkulację proponowanej zmienionej wysokości wynagrodzenia Wykonawcy oraz wykazanie adekwatności propozycji do zmiany wysokości kosztów wykonania Umowy przez Wykonawcę;
w przypadku wniosku o zmianę terminu realizacji umowy lub wniosku o zmianę sposobu realizacji usługi lub innych warunków umowy – określenie okoliczności, która jest podstawą wniosku, określenie jej wpływu na realizacje Umowy, wskazanie propozycji zmiany.

Zamawiający może zwrócić się do Wykonawcy o uzupełnienie wniosku o zmianę Umowy, przez przekazanie dodatkowych wyjaśnień, informacji lub dokumentów (oryginałów do wglądu lub kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałami). Zamawiający może zwrócić się do Wykonawcy z własnym wnioskiem o dokonanie zmiany Umowy.
W przypadku uwzględnienia wniosku Wykonawcy przez Zamawiającego, Xxxxxx podejmą działania w celu uzgodnienia treści aneksu do Umowy oraz jego podpisania.
W przypadku zmiany stawki podatku od towarów i usług przyjętej do określenia wysokości wynagrodzenia Wykonawcy, która zacznie obowiązywać po dniu zawarcia Umowy, wynagrodzenie Wykonawcy, w ujęciu brutto, ulegnie odpowiedniej zmianie, przez zastosowanie zmienionej stawki podatku od towarów i usług. Zmianie ulegnie wysokość wynagrodzenia należnego Wykonawcy za wykonanie Umowy w okresie od dnia obowiązywania zmienionej stawki podatku, przy czym zmiana dotyczyć będzie wyłącznie tej części wynagrodzenia Wykonawcy do której zgodnie z przepisami prawa powinna być stosowana zmieniona stawka podatku.
Stosownie do postanowień art. 439 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, Zamawiający przewiduje możliwość zmiany wysokości wynagrodzenia określonego w § 5 ust. 1 Umowy w sytuacji spełnienia niżej wymienionych wymagań:

w przypadku istotnej zmiany ceny materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia, rozumianej jako wzrost odpowiednio cen lub kosztów, jak i ich obniżenie, względem ceny lub kosztu przyjętych w celu ustalenia wynagrodzenia Wykonawcy zawartego w ofercie Wykonawcy oraz
przy zachowaniu niżej określonych warunków i postanowień Umowy określonych w ust. 8.

W przypadku dokonywania waloryzacji wynagrodzenia, o której mowa w ust. 7, wynagrodzenie Wykonawcy za m², określone w § 5 zdanie pierwsze Umowy, będzie waloryzowane o aktualny na dzień złożenia wniosku wskaźnik stanowiący różnicę odchylenia wskaźnika inflacji za ostatnie 4-ry kwartały od zakładanego 3%, przy łącznym spełnieniu następujących postanowień:

podwyższenie wynagrodzenia Wykonawcy – nastąpi na wniosek Wykonawcy, złożony najwcześniej po upływie 12 miesięcy od dnia zawarcia Umowy przez Strony oraz przy wzroście Wskaźnika waloryzacji określonego powyżej, o co najmniej 3% za ostatnie 4 kwartały poprzedzające złożenie wniosku o waloryzację. Wykonawca może wystąpić z takim wnioskiem maksymalnie dwukrotnie w okresie trwania Umowy,
obniżenie wynagrodzenia Wykonawcy – nastąpi w wyniku działań Zamawiającego, podjętych co najmniej po upływie każdych 12 miesięcy od zawarcia Umowy przez Strony oraz przy obniżeniu Wskaźnika waloryzacji określonego powyżej, o co najmniej 3% za ostatnie 4 kwartały poprzedzające działania Zamawiającego o waloryzację,

- z uwzględnieniem, iż waloryzacja będzie obliczana na podstawie średniej wskaźników określonych według Wskaźnika waloryzacji określonego powyżej, za ostatnie 4 kwartały poprzedzające złożenie wniosku o waloryzację / działań Zamawiającego, z uwzględnieniem, iż pierwsza (i każda kolejna) waloryzacja dokonana:

na wniosek Wykonawcy – nastąpi tylko i wyłącznie w przypadku, gdy Wykonawca na dzień złożenia wniosku o waloryzację realizuje Przedmiot umowy,
w wyniku działań Zamawiającego – nastąpi bez względu na fakt czy Wykonawca na dzień podjęcia działań Zamawiającego realizuje Przedmiot Umowy czy dopuszcza się opóźnienia/ zwłoki.

maksymalna wartość zmiany wynagrodzenia Wykonawcy, jaką dopuszcza Zamawiający w efekcie zastosowania postanowień o zasadach wprowadzania zmian wysokości wynagrodzenia w wyniku waloryzacji, o której mowa w ust. 7, wynosi 3% maksymalnego wynagrodzenia Wykonawcy określonego w § 5 zdanie pierwsze Umowy, pod warunkiem, że Zamawiający uruchomił prawo opcji. W sytuacji, gdy Zamawiający nie uruchomi prawa opcji zmiana wysokości wynagrodzenia w wyniku waloryzacji, o której mowa w ust. 7, wynosi 3% maksymalnego wynagrodzenia Wykonawcy określonego w § 5 ust. 1 Umowy obejmującego wynagrodzenie za zamówienie podstawowe
początkowy termin ustalenia zmiany wynagrodzenia przypada na dzień otwarcia ofert.
wniosek o zmianę wysokości wynagrodzenia należnego z tytułu realizacji Przedmiotu Umowy nie może być złożony wcześniej niż po 12 miesiącach od dnia otwarcia ofert, a każdy kolejny nie może być złożony wcześniej niż po 180 dniach od daty ostatniej zmiany wysokości wynagrodzenia,

Zmiana umowy na podstawie ust. 7 wymaga złożenia drugiej stronie pisemnego wniosku, o którym mowa w ust. 8 pkt 5, w którym wykazany zostanie związek zmiany ceny materiałów lub kosztów z realizacją Przedmiotu Umowy z wysokością wynagrodzenia, o którym mowa w § 5 ust. 1 Umowy.
W sprawach nieuregulowanych niniejszym paragrafem zastosowanie znajdują przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych regulujące możliwość zmiany umowy, w tym przepisy umożliwiające dokonywanie nieistotnych zmian umowy, w szczególności art. 455 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych.
Niedopuszczalna jest zmiana Umowy naruszająca art. 454 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych.
Zmiany Umowy w rozumieniu art. 454 z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych nie stanowią:

zmiana wskazanego w umowie Koordynatora Wykonawcy;
zmiana osób, przy pomocy których Wykonawca lub Zamawiający realizuje Przedmiot Umowy;
zmiana danych teleadresowych Stron;
zmiana danych rejestrowych Stron.

Zaistnienie okoliczności wskazanych w ust. 11, wymaga niezwłocznego pisemnego zawiadomienia drugiej Strony.
Strony niniejszej umowy, niezwłocznie, wzajemnie informują się o wpływie okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 i skutkami jego wystąpienia mających wpływ na należyte wykonanie umowy, o ile taki wpływ wystąpił lub może wystąpić.
Strony wzajemnie potwierdzają wystąpienie tego wpływu dołączając do informacji, o której mowa w ust. 14 powyżej, oświadczenia lub dokumenty, które mogą dotyczyć w szczególności:

nieobecności pracowników świadczących pracę, które uczestniczą lub w realizacji zamówienia, o których mowa w § 6 ust. 1;
decyzji wydanych przez Głównego Inspektora Sanitarnego lub działającego z jego upoważnienia państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego, w związku z przeciwdziałaniem COVID-19, nakładających na wykonawcę obowiązek podjęcia określonych czynności zapobiegawczych lub kontrolnych;
trudności w realizacji usług transportowych;
innych okoliczności, które uniemożliwiają bądź w istotnym stopniu ograniczają możliwość wykonania umowy;
okoliczności, o których mowa w pkt 1–4, w zakresie w jakim dotyczą one podwykonawcy lub dalszego podwykonawcy.

Strony zawierając Umowę mają świadomość, że w dniu 20 marca 2020 r. ogłoszono w Rzeczypospolitej Polskiej stan epidemii w związku z zakażeniami wirusem SARS-CoV-2 i stan ten trwa, oraz że w związku z tym wprowadzone zostały szczególne regulacje prawne, spośród których można wymienić:

ustawę z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych,
rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 20 marca 2020 r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii,
rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii z dnia 6 maja 2021 r.

Wykonawca oświadcza, że składając ofertę, a następnie zawierając Umowę, uwzględnił stan epidemii, o którym mowa w ust. 14, a także regulacje prawne i ograniczenia z niego wynikające.
Powyższe oświadczenia nie wyłączają możliwości powołania się na okoliczności związane z COVID-19 jako zdarzenia siły wyższej, w sytuacji:

gdy rozwój epidemii dotknie którąkolwiek ze Stron w stopniu zwiększonym aniżeli w chwili złożenia oferty, lub
wprowadzenia nowych regulacji prawnych związanych ze stanem epidemii, jeżeli zmienione okoliczności lub regulacje prawne mają wpływ na realizację Umowy, lub
Umowa będzie wymagała zmian w zakresie sposobu realizacji zamówienia, tak aby cel Umowy mógł zostać osiągnięty.

Ciężar wykazania zaistnienia okoliczności, o których mowa w ust. 14 oraz ich wpływu na realizację Umowy obciąża Stronę, która się na nie powołuje.

§ 14.

Postanowienia końcowe

Strony będą dążyły do polubownego rozstrzygnięcia wszelkich sporów powstałych w związku z niniejszą Umową, jednak jeżeli nie osiągną porozumienia wówczas zaistniały spór będzie poddany rozstrzygnięciu przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego.
Zamawiający nie wyraża zgody na dokonanie cesji wierzytelności wynikających z realizacji Umowy na rzecz osób trzecich.
Zmiany, uzupełnienia oraz jakiekolwiek oświadczenia stron składane w związku z Umową winny być dokonane na piśmie pod rygorem nieważności.
Osobami upoważnionymi do kontaktów w trybie roboczym w zakresie realizacji Przedmiotu Umowy są:

po stronie Zamawiającego: …………………, tel ………………, e-mail …………………
po stronie Wykonawcy: ………………….., tel. ………………, e-mail ………………….

lub inne osoby upoważnione przez Xxxxxx.

Osobami upoważnionymi do reprezentowania Stron (w tym do popisania miesięcznego protokołu odbioru Usług) w toku wykonywania Umowy są:
1. po stronie Zamawiającego: …………………, tel. …………………………………….
2. po stronie Zamawiającego: …………………, tel. …………………………………….
3. po stronie Wykonawcy: ………………….., tel. ………………..…………………….
Strony mają prawo do zmiany osób, o których mowa w ust. 4 i 5, w czasie trwania Umowy, informując pisemnie o tym drugą stronę, bez konieczności sporządzania aneksu do Umowy.
Przez dni robocze należy rozumieć dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.
W zakresie nieuregulowanym w Umowie stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego oraz Prawa zamówień publicznych.
Załączniki stanowią integralną część Umowy.
Umowa sporządzona w formie elektronicznej z użyciem kwalifikowanych podpisów elektronicznych.
Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania przez ostatnią ze Stron.

ZAMAWIAJĄCY

WYKONAWCA

……………………………………………..

Załączniki nr:

Załącznik nr 1 - Opis Przedmiotu Zamówienia.
Załącznik nr 2 - Oferta Wykonawcy.
Załącznik nr 3 - Aktualny wydruk z CEIDG/KRS.
Załącznik nr 4 - Oświadczenie Wykonawcy.
Załącznik nr 5 - Wykaz osób sprzątających oraz Koordynatora Wykonawcy.
Załącznik nr 6 - Zobowiązanie do zachowania poufności informacji.
Załącznik nr 7 - Protokół z kontroli.
Załącznik nr 8 - Protokół odbioru Usług.
Załącznik nr 9 - Klauzula informacyjna Zamawiającego.

Załącznik nr 4 do Umowy

.............................................................. ..............................., dnia ....................

(pieczęć zakładu pracy)

Oświadczenie Wykonawcy

....................................................................................................................................................

(nazwa firmy, nazwisko i imię osoby reprezentującej firmę)

UWAGA!!!

Pracownicy Wykonawcy powinni pisemnie potwierdzić fakt zapoznania się z dokumentami.

Oświadczam, że:

Zobowiązuję się do zapoznania swoich pracowników realizujących Umowę do zapoznania się z wykazem prac w postaci OPZ.
Zobowiązuję się do zapoznania swoich pracowników – delegowanych do wykonania Przedmiotu Umowy do zapoznania się z treścią przekazanych instrukcji w zakresie BHP i ppoż – obowiązujących w Agencji Badań Medycznych, tj.: „Instrukcji Bezpieczeństwa Pożarowego” oraz Polityką Ochrony Danych Osobowych w Agencji Badań Medycznych.
Odpowiadam za szkolenie swoich pracowników w zakresie stosowania przepisów BHP i ppoż.
Znane mi są wymagania przepisów prawnych z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony przeciwpożarowej i ochrony środowiska, jak również wymagania pozostałych przepisów prawnych, które mają zastosowanie przy realizacji prac określonych w umowie.
Zapoznałem swoich pracowników i/lub podwykonawców z zagrożeniami związanymi z wykonywanymi zadaniami w tym z wymaganiami z zakresu BHP i ochrony przeciwpożarowej.

Podpis Wykonawcy

Załącznik nr 5 do Umowy

Wykaz osób sprzątających oraz Koordynatora Wykonawcy

Lp.	Imię i nazwisko	Xxxxx wyznaczona do sprzątania/Koordynator Wykonawcy*	Telefon kontaktowy
1.
2.
3.
4
5

*wpisać odpowiednio przy osobie wpisanej do tabeli

Załącznik nr 6 do Umowy

Zobowiązanie do zachowania poufności informacji

Zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy informacji poufnych w tym przetwarzanych danych osobowych, których Administratorem jest Agencja Badań Medycznych, do których będę miał/a, w związku z wykonywanymi obowiązkami w fizycznym obszarze przetwarzania oraz sposobów ich zabezpieczenia, zarówno w trakcie trwania umowy jak również po ustaniu stosunku prawnego łączącego mnie z moim pracodawcą.

Zobowiązuję się do zapewniania bezpieczeństwa informacji poufnych w tym przewarzanych danych osobowych poprzez ich ochronę przed dostępem osób do tego niepowołanych, nieuzasadnioną modyfikacją lub zniszczeniem, nielegalnym ich ujawnieniem, pozyskaniem lub przekazaniem.

Zobowiązuje się do zgłaszania sytuacji naruszenia zasad poufności danych w tym ochrony danych osobowych mojemu pracodawcy.

Przyjmuję do wiadomości, że naruszenie zasad poufności może spowodować wobec mnie odpowiedzialność dyscyplinarną, cywilną oraz karną.

...............................................

Podpis i data

Załącznik nr 7 do Umowy

PROTOKÓŁ Z KONTROLI

Na podstawie umowy nr ………………….. z dnia ………………………..

Zgodnie z postanowieniami § 8 Umowy nr ABM/……./2022/BA z dnia …………………., stwierdzono: niewykonanie/nienależyte wykonanie/nieterminowe wykonanie/inną nieprawidłowość realizacji Przedmiotu Umowy*, polegające na:

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Z tego tytułu ustalono wysokość umownych:

Podpisy:

…………………………………………. ………………………………………...

(ze strony Zamawiającego) (ze strony Wykonawcy)

Przyczyna odmowy podpisania Protokołu stwierdzonych uchybień przez Upoważnionego pracownika Wykonawcy: ……………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………..………..

*niepotrzebne skreślić

Załącznik nr 8 do Umowy

Warszawa, dnia …………………………

PROTOKÓŁ ODBIORU USŁUG

Na podstawie umowy nr ………………….. z dnia ………………………..

Dokonano odbioru wykonania prac za okres: …………………………………………… r., i stwierdzono:

Należytą i terminową realizacje Przedmiotu Umowy tj.:

Powierzchni nr 1: TAK/NIE/NIE DOTYCZY*
Powierzchni nr 2: TAK/NIE/NIE DOTYCZY*
Powierzchni nr 3: TAK/NIE/NIE DOTYCZY*
Dodatkowej Powierzchni TAK/NIE/NIE DOTYCZY*

Niewykonanie/nienależyte wykonanie/nieterminowe wykonanie/inną nieprawidłowość realizacji Przedmiotu Umowy, polegające na:

Z tego tytułu ustalono wysokość kar umownych:

Podpisy:

…………………………………………. ………………………………………...

(ze strony Zamawiającego) (ze strony Wykonawcy)

*niepotrzebne skreślić

Załącznik nr 9 do Umowy

Klauzula informacyjna Zamawiającego

Zgodnie z art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych- RODO, Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119) informujemy, że:

Administratorem danych osobowych Wykonawcy oraz osób fizycznych reprezentujących Wykonawcę oraz osób fizycznych wskazanych przez niego do kontaktu oraz realizacji Przedmiotu Umowy jest Agencja Badań Medycznych, przy ul. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxx 0X, 00-000 Xxxxxxxx.
Jeżeli Administrator nie uzyskał danych osobowych bezpośrednio od osób, o których mowa w ust. 1, informujemy, że dane osobowe zostały uzyskane od Wykonawcy.
Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować pod adresem email - xxx@xxx.xxx.xx.
Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, będą przetwarzane przez Administratora na podstawie:
1. art. 6 ust. 1 lit. b RODO, dokonania wszelkich czynności składających się na proces zawarcia i realizacji Umowy,
2. art. 6 ust. 1 lit. e RODO, przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi,
3. art. 6 ust. 1 lit. c RODO, konieczność wypełnienia obowiązków prawnych wynikających z przepisów prawa,
4. art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jedynie w celu i zakresie niezbędnym do wykonania zadań Administratora danych osobowych związanych z realizacją Umowy, prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest umożliwienie prowadzenia komunikacji związanej z zawarciem i realizacją przedmiotu Umowy, przyjmowania i przekazywania oświadczeń woli stron Umowy, kierowania ewentualnych roszczeń, a po zakończeniu Umowy niezbędność do ustalania, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami.
Dane obejmują kategorię danych identyfikacyjnych i kontaktowych.
Dane osobowe, o których mowa w ust. 1 mogą być przekazywane do organów publicznych i urzędów państwowych lub innych podmiotów upoważnionych na podstawie przepisów prawa lub wykonujących zadania realizowane w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej. Dane osobowe mogą zostać przekazane przez nas podmiotom, które obsługują systemy teleinformatyczne Administratora oraz udostępniające narzędzia teleinformatyczne lub świadczące usługi pocztowe czy hostingu.
W oparciu o dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, Administrator nie będzie podejmował zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania w rozumieniu RODO.
Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, będą przetwarzane przez okres wykonania Umowy, chyba że niezbędny będzie dłuższy okres przetwarzania np.: z uwagi na obowiązki archiwizacyjne, przedawnienia roszczeń.
Osobom, o których mowa w ust. 1 przysługuje prawo do żądania od Administratora dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.
Osobom, o których mowa w ust. 1 przysługuje również prawo do wniesienia sprzeciwu.
Osobom, o których mowa w ust. 1 przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Podanie danych osobowych, o których mowa w ust. 1, jest wymagane do zawarcia Umowy. Odmowa podania danych osobowych skutkuje niemożnością zawarcia i realizacji Umowy.
Dane osób, o których mowa w ust. 1 nie będą przekazywane do państwa trzeciego/ organizacji międzynarodowej, o ile nie będą tego wymagały prawne obowiązki Administratora.

Numer sprawy ABM-ZP-1/2022 – Usługa sprzątania w Agencji Badań Medycznych

Document Metadata

Table of Contents

Projektowane postanowienia umowy nr … – wzór

Document Metadata