UMOWA o świadczenie usług Inspektora Ochrony Danych Osobowych nr …

Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego – WZÓR UMOWY

UMOWA

o świadczenie usług Inspektora Ochrony Danych Osobowych nr …

zawarta dnia w Gdańsku pomiędzy:

Gminą Miasta Gdańsk (NIP 000-00-00-000) z siedzibą w Gdańsku (80-803) przy ul. Nowe Ogrody 8/12, w imieniu której działa Gdańskie Centrum Usług Wspólnych, xx. xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx 00/00, 00-000 Xxxxxx, reprezentowane przez:

….. – Dyrektora Gdańskiego Centrum Usług Wspólnych

zwanym w dalszym ciągu niniejszej umowy „Zamawiającym”

a

……………………… (nazwa firmy) z siedzibą w ………… (miasto, ulica, nr budynku, numer lokalu, kod pocztowy), posiadającą wpis do Krajowego Rejestru Sądowego Nr ……………… w Sądzie Rejonowym dla miasta ……, Wydział Gospodarczy, NIP, REGON, reprezentowaną przez:

…………… – ………….. zwanym dalej „Wykonawcą”

zwane dalej łącznie w treści umowy Stronami.

§1

Definicje

1. W niniejszej Umowie następujące wyrażenia i określenia będą miały znaczenie zgodnie z podanymi poniżej definicjami, zapisanymi z dużej litery i/lub wyróżnionymi pogrubieniem w celu zaznaczenia, że są to pojęcia zdefiniowane:

a) UODO – Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych(Dz. U. 2019 poz.1781) - akt pomocniczy/ uszczegóławiający przepisy RODO, w odniesieniu do regulacji o tym samym przedmiocie.

b) RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – ma zastosowanie od 25 maja 2018 r.

c) IODO – Inspektor Ochrony Danych Osobowych, osoba wyznaczona imiennie do pełnienia zadań

opisanych w § 2 ust. 2 wykonująca pracę na rzecz WYKONAWCY.

d) Umowa – niniejsza umowa wraz z Załącznikami, stanowiącymi jej integralne części, regulująca wynikające z niej prawa i obowiązki STRON.

e) GCUW – Gdańskie Centrum Usług Wspólnych.

§2

Przedmiot Umowy

1. Przedmiotem niniejszej Umowy jest świadczenie usług Inspektora Ochrony Danych Osobowych na rzecz Zamawiającego w okresie od dnia 1 marca 2020 r. do dnia 31 grudnia 2020 r. w wymiarze pakietu godzinowego do wykorzystania w liczbie: 16 roboczogodzin miesięcznie (w tym cztery godziny – wizyta w siedzibie Zamawiającego).

2. Bieżące kontakty robocze pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą, co do zasady odbywają się za pośrednictwem mediów elektronicznych, w szczególności zaś: poczty e-mail, telefonicznie i innych narzędzi informatycznych.

3. Realizacja zadań objętych przedmiotem niniejszej Umowy obejmuje:

a) realizację zadań, o których mowa w artykule 39 RODO;

b) pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego;

c) aktualizacje dokumentacji ODO (polityki bezpieczeństwa i instrukcji zarządzania systemami);

d) opracowanie i aktualizacja minimalnej dokumentacji ODO: klauzule, zgody, oświadczenia, upoważnienia;

e) udzielanie wyjaśnień i odpowiedzi dla zew. inspektorów i przedstawicieli firm współpracujących (mail);

f) udzielanie wyjaśnień i odpowiedzi dla nauczycieli, kadry niepedagogicznej (mail);

g) szkolenia zdalne z zakresu ochrony danych osobowych dla nowych pracowników

h) prowadzenie Rejestru Czynności Przetwarzania (RCP);

i) prowadzenie rejestru upoważnień do przetwarzania danych osobowych;

j) przygotowywanie i opiniowanie umów powierzenia przetwarzania danych, umów dalszego

powierzenia przetwarzania

k) raportowanie i uzgadnianie z ADO wszystkich wykonywanych prac;

4. Każda roboczogodzina jest raportowana i rozliczna w systemie miesięcznym.

§3

Zobowiązania stron oraz dodatkowe ustalenia

1. Zamawiający udostępni, na żądanie Wykonawcy wszelkie dokumenty oraz informacje, wskazane przez Wykonawcę od osób kierujących Jednostką Oświatową niezbędne do wykonania prowadzenia czynności IODO w tym ich aktualizacji.

2. Zamawiający zapewni właściwą frekwencję w wyznaczonych i uzgodnionych terminach do prowadzenia szkoleń uzupełniających. Brak uczestnictwa wyznaczonych do przeszkolenia pracowników Zamawiającego we wskazanym terminie nie wpływa na wysokość wynagrodzenia, o którym mowa w §4.

3. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług z zachowaniem należytej staranności, zgodnie

z posiadanymi kwalifikacjami i doświadczeniem, w tym w szczególności do:

a) realizacji obowiązków przewidzianych art. 39 RODO

b) monitorowania przestrzegania obowiązków pracowników przy przetwarzaniu danych osobowych,

c) w przypadku wykorzystania wszystkich godz. z danego miesiąca WYKONAWCA będzie po poinformowaniu Dyrektora o wykonywaniu zadań z pakietu podstawowego wykonywał zadania z pakietu następnego miesiąca

d) w przypadku nie wykorzystania roboczogodzin z pakietu danego miesiąca przechodzą one na następny miesiąc, a gdy w całym okresie pozostaną niewykorzystane godz. to mogą w ramach nich być wykonane dodatkowe usługi opcjonalne zlecone przez Zamawiającego z zakresu tematycznego Ochrony Danych Osobowych.

e) Usługę Inspektora Ochrony Danych Osobowych będzie pełnił: ………..

f) Dane do zgłoszenia IODO:

▪ Imię i Nazwisko: ;

▪ e-mail: …..

▪ tel.: +48 …..

g) zapewnienia dyspozycyjności IODO i zespołu Wykonawcy.

4. W ramach usługi firma zapewnia zespół złożony z analityka, certyfikowanego audytora systemów

teleinformatycznych i specjalistę ds. komunikacji i logistyki w osobach:

a) Analityk – imię, nazwisko

b) Audytor systemów teleinformatycznych – imię, nazwisko

c) Specjalista ds. komunikacji i logistyki – imię, nazwisko

5. Zmiana osób wskazanych w par. 3, ust. 4 osób wymaga formy pisemnej lub mailowej po uprzedniej zgodzie wyrażonej przez Zamawiającego.

6. Wykonawca oświadcza, że udostępni Zamawiającemu narzędzia elektroniczne (dalej: platforma) do obsługi i zarządzania aktualizacją dokumentacji ODO o następującym adresie mailowym: ………….

7. Platforma, o której mowa w par. 3, ust. 6 udostępniona jest przez cały okres trwania umowy przez 24 godziny na dobę. Po zakończeniu umowy i w przypadku braku jej kontynuacji – wszelkie przekazane przez GCUW dane zostaną trwale i protokolarnie usunięte, co potwierdzi pisemnie IODO.

8. W przypadku ograniczenia dostępu do platformy bądź jej awarii, IODO ma do trzech dni roboczych na

usunięcie usterek i przywrócenia poprawnego działania.

§4

Wynagrodzenia i warunki płatności

1. Wartość wynagrodzenia miesięcznego dla Wykonawcy za realizację przedmiotu Umowy wynosi: …. zł netto (słownie: ….) plus należny podatek w wysokości ….. zł, co daje kwotę brutto w wysokości …. (słownie: ….).

2. Podstawą do wystawienia przez Wykonawcę faktur, stanowiących wartość wynagrodzenia za prace zrealizowane w ramach przedmiotu umowy, będą potwierdzone przez Strony (IODO i ADO) protokoły realizacji usługi IODO.

3. Wykonawca odpowiada za działania lub zaniechania podmiotów przy pomocy których wykonuje umowę lub którym wykonanie czynności w ramach umowy powierza. Płatności będą dokonywane przelewem na rachunek Wykonawcy wskazany na fakturze, w terminie 21 dni od dnia doręczenia faktury.

4. Wykonawca oświadcza i gwarantuje, że:

a) jest zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym ujętym w wykazie podmiotów, o którym mowa w art.

96b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług;

b) do rozliczenia wskaże rachunek bankowy, ujawniony w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b

ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług;

c) w przypadku gdy płatność objęta jest mechanizmem podzielonej płatności umieści wszelkie wymagane

przepisami prawa informacje na fakturze;

W przypadku zmian w tym zakresie Wykonawca zobowiązuje się niezwłocznie, nie później jednak niż dnia następnego po dokonaniu zmian w tym zakresie powiadomić o nich Zamawiającego w formie korespondencji e:mail oraz pisemnie pod rygorem poniesienia wszelkich negatywnych konsekwencji finansowych z tego tytułu.

5. W przypadku gdy rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę nie jest ujawniony w wykazie, o którym mowa w ustępie powyżej, Zamawiający jest uprawniony do:

a) wstrzymania dokonania płatności określonych w umowie oraz

b) żądania wskazania przez Wykonawcę rachunku bankowego ujętego w wykazie;

Takie działanie nie stanowi niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, w szczególności nie będzie

przez Strony traktowane jako brak terminowej zapłaty.

6. Za termin dokonania płatności uważany będzie dzień obciążenia rachunku Zamawiającego kwotą wynikającą z wystawionej przez Wykonawcę faktury VAT.

7. Zamawiający oświadcza, iż jest płatnikiem podatku od towarów i usług oraz iż faktury należy wystawiać na:

Nabywca: Gmina Miasta Gdańska, ul. Nowe Ogrody 8/12, 80-803 Gdańsk, NIP 000-00-00-000

Płatnik/ Odbiorca: Gdańskie Centrum Usług Wspólnych, xx. xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx 00/00, 00-000 Xxxxxx

§5

Rozstrzyganie sporów

1. W przypadku sporów w związku z Umową Strony winny dążyć do polubownie rozwiązania na drodze negocjacji.

2. W przypadku niemożności uzyskania porozumienia, wszelkie różnice zdań wynikające z interpretacji lub realizacji niniejszej Umowy będą rozstrzygane w oparciu o Kodeks Cywilny przez Sąd Powszechny właściwy dla Zamawiającego.

3. Umowa może zostać rozwiązana przez Zamawiającego bez zachowania okresu wypowiedzenia w przypadku:

a) postawienia Wykonawcy w stan likwidacji, zaistnienia przesłanek upadłości lub restrukturyzacji, powstania stanu zagrożenia niewypłacalnością lub niewypłacalności, w tym w szczególności złożenia wniosku o ogłoszenie jego upadłości, złożenia wniosku o zatwierdzenie układu, wniosku o otwarcie przyśpieszonego postępowania restrukturyzacyjnego, wniosku o otwarcie postępowania układowego, wniosku o otwarcie postępowania sanacyjnego.

b) w przypadku naruszenia przez Wykonawcę postanowień niniejszej umowy, pod warunkiem uprzedniego pisemnego wezwania Strony naruszającej umowę do prawidłowego wykonywania

umowy i wyznaczeniu terminu nie krótszego niż 14 dni do usunięcia zaistniałych uchybień w realizacji umowy.

4. Zamawiający jest uprawniony do rozwiązania umowy za wypowiedzeniem z zachowaniem miesięcznego

okresu wypowiedzenia.

5. W przypadku rozwiązania umowy przez Zamawiającego w przypadkach określonych w ust. 3 Wykonawca

zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 10% miesięcznego wynagrodzenia umownego.

6. W każdym przypadku rozwiązania umowy Wykonawca przekaże Zamawiającemu sporządzoną dokumentację z wykonania umowy oraz wszelkie materiały wykonane przez Wykonawcę w związku z wykonaniem umowy jak również materiały otrzymane od Zamawiającego na dzień rozwiązania umowy. Wykonawca sporządzi raport wykazujący stan spraw będących w toku, w szczególności dotyczących postępowań kontrolnych, dotyczących udzielania odpowiedzi na korespondencję organów lub podmiotów uprawnionych do informacji do danych osobowych.

§6

Siła wyższa

1. Przez siłę wyższą rozumie się wszelkie okoliczności niezależne i nieprzewidziane przez strony Umowy, lub jeśli przewidziane – będące poza ich wpływem, które całkowicie lub częściowo uniemożliwiają wypełnianie warunków niniejszej Umowy. Przykłady siły wyższej to: klęski żywiołowe, katastrofalne działanie sił przyrody, pożary, powodzie, eksplozje, inne katastrofy, niepokoje społeczne, wojna, wystąpienia zbrojne, zamknięcie granic, strajki generalne, akty władzy państwowej, choroba, lub inna niedyspozycja trenera oraz Personelu Wykonawcy, uniemożliwiające przeprowadzenie Szkoleń. Powyższa lista nie jest pełna ani zamknięta.

2. W przypadku działania siły wyższej, ustalony okres czasu przeznaczony na wypełnienie warunków Umowy zostanie przedłużony o czas działania siły wyższej. Gdyby okres ten przekraczał dwa tygodnie, Xxxxxx niezwłocznie ustalą sposób postępowania dotyczący dalszej realizacji przedmiotu Umowy. Jeśli nastąpi działanie siły wyższej, umawiające się Strony natychmiast poinformują się wzajemnie pocztą elektroniczną lub stwierdzeniem na piśmie.

3. W przypadku naruszenia warunków Umowy wynikających wskutek działania siły wyższej nie stosuje się odpowiedzialność każdej ze Stron za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy.

§7

Postanowienia końcowe

1. Zamawiający powierza do przetwarzania Wykonawcy dane osobowe znajdujące się w prowadzonych przez niego zbiorach danych osobowych w zakresie koniecznym do celu realizacji Umowy.

2. Celem powierzenia przetwarzania danych osobowych jest umożliwienie Wykonawcy realizacji Umowy. Wykonawca w zakresie przetwarzania danych zobowiązuje się do:

a) przetwarzania danych osobowych przekazanych przez Zamawiającego wyłącznie w celu i zakresie, o których mowa odpowiednio w § 2 umowy.

b) zapewnienia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych by przetwarzanie przez niego powierzonych mu danych osobowych spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą, w tym środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzania, o którym mowa w art. 32 RODO

c) przestrzegania przepisów RODO i wszelkich obowiązujących w tym zakresie przepisów przy przetwarzaniu powierzonych mu danych osobowych.

3. Strony zawierają umowę powierzenia danych osobowych, która stanowi Załącznik nr 1 do niniejszej umowy.

4. Wszelkie uzupełnienia oraz zmiany treści niniejszej Umowy wymagają formy pisemnej, pod rygorem nieważności.

5. Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania przez Strony.

6. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową mają zastosowania przepisy Kodeksu Cywilnego.

7. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

…………………………………… ……………………………………………

(Zamawiający) (Wykonawca)

ZAŁĄCZNIKI:

1. Umowa powierzenia danych osobowych.

2. Wzór protokołu poświadczającego wykonanie usługi.

Załącznik nr 2 do umowy …..

.................................................................

(pieczątka firmowa Wykonawcy)

Nabywca:

GMINA MIASTA GDAŃSKA

xx. Xxxx Xxxxxx 0/00, 00-000 Xxxxxx

Płatnik

GDAŃSKIE CENTRUM USŁUG WSPÓLNYCH

xx. Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx 00/00, 00-000 Xxxxxx

PROTOKÓŁ WYKONANIA ZAMÓWIENIA

zgodnie z umową ………………… z dnia r.

1. Liczba godzin świadczenia usługi IODO w miesiącu 2020:

2. Realizacja świadczenia usługi IODO w miesiącu przebiegła bez zastrzeżeń / z zastrzeżeniami.

Lista zastrzeżeń:

………………….

………………….

..………………..

…………………

3. Szczegółowy zakres prac w miesiącu określa raport miesięczny.

ADO GCUW IODO

……………………………… …………………………… (Zamawiający) (Wykonawca)