WZÓR UMOWY O WSPÓŁPRACY z Partnerem wyłonionym w konkursie regrantingowym zorganizowanym w ramach Konkursu „Zapraszamy do Gry – Lokalne projekty Edukacji Kulturowej” realizowanego przez Podlaski Instytut Kultury w

Załącznik nr 2

WZÓR UMOWY O WSPÓŁPRACY z Partnerem wyłonionym w konkursie regrantingowym zorganizowanym w ramach Konkursu „Zapraszamy do Gry – Lokalne projekty Edukacji Kulturowej” realizowanego przez Podlaski Instytut Kultury w

Białymstoku w ramach Programu Narodowego Centrum Kultury Bardzo Młoda Kultura 2019-2021 i współfinansowanego przez Województwo Podlaskie

zawarta w Białymstoku w dniu 2021 r. pomiędzy:

Podlaskim Instytutem Kultury w Białymstoku, xx. Xxxx Xxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxxx, XXX 000-00-00-000, reprezentowanym przez Xxxxxxx Xxxxxxx-Xxxxxxxx, dyrektora, zwanym dalej „Organizatorem”,

a

……………………………………………………………………………… adres ……………………..…………………………………………………

reprezentowanym przez ,

zwaną/ym dalej „Wnioskodawcą”

zwanymi łącznie „Stronami”.

Strony niniejszej Umowy ustalają, co następuje:

§ 1.

Przedmiot Umowy

1. Podlaski Instytut Kultury w Białymstoku jest Organizatorem VI edycji konkursu

„Zapraszamy do Gry – Lokalne projekty Edukacji Kulturowej” Programu Bardzo Młoda Kultura w województwie podlaskim w ramach programu Bardzo Młoda Kultura 2019-2021 dofinansowanego ze środków Narodowego Centrum Kultury.

2. W związku z rozstrzygnięciem konkursu opisanego w ust. 1 i wyborem projektu Wnioskodawcy pn. zwanego

w dalszej części niniejszej Umowy „Projektem”, Organizator postanawia współpracować przy jego realizacji zgodnie z zakresem, budżetem i harmonogramem określonym w Formularzu

Wniosku Konkursowego (zał. nr 1) oraz na zasadach określonych regulaminem i niniejszą Umową.

3. Wnioskodawca oświadcza, że jest autorem Projektu. Zobowiązuje się wykonać wszelkie niezbędne czynności, które będą zmierzały do realizacji Projektu z najwyższą starannością i będzie go realizował zgodnie z zakresem, wytycznymi, budżetem i harmonogramem określonym w Formularzu Wniosku Konkursowego (zał. nr 1) oraz na zasadach określonych w Regulaminie i niniejszej Umowie.

4. Realizacja przedmiotu niniejszej umowy może rozpocząć się najwcześniej w dniu jej podpisania a strony mają obowiązek zakończyć realizację niniejszej umowy do:

1) realizacja działań projektowych – do 26 września 2021 r.,

2) dostarczenie sprawozdania i dokumentacji projektu do Organizatora – do 11 października 2021 r.,

3) dostarczenie do PIK prawidłowo wystawionej faktury, po zaakceptowaniu sprawozdania, nie później niż do 25 października 2021 r. z terminem 14 dniowej płatności.

§ 2

Obszary współpracy – zobowiązania Stron

1. Strony zobowiązują się działać w taki sposób, aby możliwa była współpraca oparta na wzajemnym zaufaniu, z uwzględnieniem wspólnych intencji, poszanowaniem zasad uczciwości i profesjonalizmu, oraz aby zapewnić dotrzymanie warunków przyjętych zobowiązań niezbędnych do należytej realizacji Projektu.

2. Wnioskodawca zobowiązuje się do:

1) realizacji Projektu w zakresie określonym w Formularzu Wniosku Konkursowego

– Załączniku nr 1 do niniejszej Umowy;

2) ścisłej współpracy z Organizatorem i udzielania mu wszystkich niezbędnych informacji dotyczących realizacji zadań określonych w Projekcie, przy czym Organizator zastrzega sobie prawo do wezwania Wnioskodawcy do udzielenia wyjaśnień lub uzupełnienia brakujących informacji, a w takim przypadku Wnioskodawca zobowiązuje się do udzielenia wyjaśnień lub ich uzupełnienia w terminie nie dłuższym niż 3 dni roboczych od otrzymania uwag od Organizatora;

3) współpracy z innymi podmiotami i osobami, które na podstawie odrębnych umów/zleceń czy ustaleń z Organizatorem są zaangażowane w realizację Projektu, w szczególności ewaluatorem wskazanym przez Organizatora;

4) dokumentowania działań projektowych i potwierdzania realizacji zadań w Projekcie, poprzez wykonywanie dokumentacji fotograficznej lub dokumentacji na narzędziach cyfrowych i sporządzania krótkiej relacji pisemnej, zwanych dalej w umowie

„Materiałem/ami”, które winny być przesłane Organizatorowi w terminie do 3 dni roboczych od dnia realizacji zadania. Wnioskodawca akceptuje przesłane Materiały, które będą zamieszczane na stronach internetowych i mediach społecznościowych: Podlaskiego Instytutu Kultury w Białymstoku, Programu Bardzo Młoda Kultura w woj. podlaskim oraz na stronach zarządzanych przez Narodowe Centrum Kultury, przy czym Organizator zastrzega sobie prawo do redagowania nadesłanych materiałów;

5) bieżącego tworzenia i gromadzenia materiałów ewaluacyjnych zgodnie z wytycznymi przekazanymi w trybie roboczym przez Organizatora;

6) wydatkowania przez Wnioskodawcę środków przyznanych na realizację Projektu zgodnie z Wykazem wydatków kwalifikowanych w Projekcie opisanych w Regulaminie § 9 oraz zasadami wydatkowania środków publicznych obwiązujących u Wnioskodawcy.

7) dokonania rozliczenia z Organizatorem zgodnie z preliminarzem wydatków oraz według zasad określonych w § 3 niniejszej Umowy;

8) zamieszczenia w materiałach promocyjnych i informacyjnych dotyczących Projektu (o ile takie powstaną w ramach Projektu) oraz na swojej stronie internetowej (w przypadku jej posiadania) stosownych informacji wraz z zestawem logotypów o finansowaniu Projektu w ramach Programu Bardzo Młoda Kultura z zgodnie z otrzymanymi od Organizatora materiałami.

3. Wnioskodawca zobowiązuje się uzyskać zgodę na wykorzystanie wizerunku wszystkich uczestników działań związanych z Projektem i przekazanie ich Organizatorowi, który będzie wykorzystywany w celach promocyjnych we wszelkiej formie, w szczególności poprzez publikację zdjęć z wydarzeń projektowych w prasie i na stronie internetowej.

4. Z chwilą przekazania Organizatorowi jakichkolwiek materiałów związanych z realizacją Projektów, które są utworami w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, Wnioskodawca przenosi na Organizatora autorskie prawa majątkowe oraz prawa pokrewne (wykonawcze) do wszelkich przekazanych utworów na wszelkich polach eksploatacji, tj.:

a) w zakresie utrwalania i zwielokrotniania utworu – wytwarzanie określoną techniką egzemplarzy utworu, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową;

b) w zakresie rozpowszechniania utworu – publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie i reemitowanie a także publiczne udostępnianie utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym. Przeniesienie autorskich praw majątkowych oraz praw pokrewnych jest nieograniczone terytorialnie i bezterminowe i ma charakter nieodpłatny. Wnioskodawca upoważnia Organizatora do wykonywania praw zależnych do utworów, w szczególności, przeróbki utworów, rozpowszechniania ich w częściach oraz zezwalania na wykonywanie praw pokrewnych przez osoby trzecie.

5. Wnioskodawca rozumie i akceptuje fakt, że Organizator będzie udostępniał dzieło, w tym na podstawie wolnych licencji Creative Commons Uznanie Autorstwa – Na Tych Samych Warunkach w brzmieniu dostępnym na stronie xxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxx/xx- sa/3.0/pl/ i w związku z tym Wnioskodawca zobowiązuje się nie wykonywać autorskich praw osobistych do utworów udostępnionych na wolnych licencjach w zakresie, w jakim mogą one kolidować z postanowieniami tych licencji.

6. Wnioskodawca przed przekazaniem utworu obowiązany jest uzyskać pełnię praw autorskich i pokrewnych do wszelkich przekazanych utworów (uregulowania kwestii praw autorskich do utworów stworzonych lub wykonanych przez podmioty trzecie) w zakresie określonym w § 2 ust. 4 oraz posiadać prawo do wyrażenia zgody i przeniesienia praw o których mowa w ust.7.

7. Z chwilą przejścia na Organizatora autorskich praw majątkowych Wnioskodawca udziela zgody Organizatorowi do wykonywania praw zależnych do materiałów o których mowa w ust. 4 oraz przenosi na Organizatora wyłączne prawo zezwalania na wykonywanie tych praw, w szczególności:

1) dokonywanie opracowań materiałów o których mowa w ust. 4;

2) zezwalanie na rozporządzanie i korzystanie z opracowań na polach eksploatacji wskazanych w ust. 4.

8. Wynagrodzenia o którym mowa w § 3, zawiera w sobie wynagrodzenie z tytułu przeniesienia praw i udzielenia zgód o których mowa w niniejszym paragrafie.

9. Wnioskodawca udziela Organizatorowi zgody na wykorzystanie na potrzeby Projektu swojego imienia i nazwiska, bądź nazwy instytucji/organizacji oraz swojego wizerunku.

Wnioskodawca zobowiązuje się również uzyskać analogiczne zgody ze strony partnerów wskazanych w Formularzu Wniosku Konkursowego – Załączniku nr 1 do niniejszej Umowy oraz od osób znajdujących się na przekazanych Organizatorowi materiałach.

10. Wnioskodawca oświadcza, iż uzyskał od Organizatora niezbędne informacje dotyczące udziału w Projekcie, w tym w szczególności wszelkie warunki wykonania niniejszej Umowy i akceptuje je w całości.

11. Wnioskodawca zobowiązuje się do zachowywania w tajemnicy, nieprzekazywania osobom trzecim oraz niewykorzystywania dla własnych celów lub w interesie osób trzecich wszelkich danych i informacji (nieujawnionych do publicznej wiadomości), otrzymanych lub pozyskanych w związku z zawarciem i wykonywaniem niniejszej Umowy oraz do wykorzystywania ich wyłącznie w związku z realizacją niniejszej Umowy i w zakresie wcześniej uzgodnionym z Organizatorem. Zobowiązanie określone w zdaniu poprzedzającym dotyczy x.xx.: informacji finansowych, organizacyjnych, prawnych, technicznych, technologicznych, handlowych oraz innych informacji (nieujawnionych publicznie) dotyczących bieżącej współpracy Stron. Obowiązek zachowania w tajemnicy danych i informacji, pozyskanych w związku z realizacją niniejszej Umowy, spoczywa na Wnioskodawcy także po wygaśnięciu niniejszej Umowy lub odstąpieniu od niej przez którąkolwiek ze Stron.

12. Organizator zobowiązuje się do:

1) zapewnienia środków finansowych na realizację Projektu w wysokości

………………………zł brutto (słownie:…………………………………………….

00/100), zgodnie z przyjętym budżetem ujętym w Formularzu Wniosku Konkursowego

– Załączniku nr 1 do niniejszej Umowy;

2) zapewnienia wsparcia merytoryczno-motywacyjnego (bezpośrednie, mailowe, telefoniczne) dla Wnioskodawcy przy realizacji i ewaluacji Projektu;

3) opublikowania relacji z działań Projektowych na stronach internetowych i kanałach PIK, przy czym Organizator zastrzega sobie prawo do redagowania nadesłanych materiałów;

4) zorganizowania u wybranych przez Organizatora Wnioskodawców spotkań ewaluacyjnych w formie wywiadów indywidualnych i fokusowych z udziałem partnerów lokalnych Projektu.

14. Jeżeli w ramach wykonywania niniejszej Umowy będą przetwarzane dane osobowe, Xxxxxx zobowiązują się, że dane osobowe, do których dostęp uzyskały w związku z niniejszą Umową, będą przetwarzane wyłącznie na potrzeby realizacji przedmiotu niniejszej Umowy oraz nie będą udostępniane osobom trzecim, poza przypadkami wskazanymi w niniejszej umowie i Regulaminie w § 7.

§ 3

Zasady rozliczeń

1. Organizator przyznaje Wnioskodawcy na realizację Projektu, o którym mowa w § 1 ust.2, środki finansowe w wysokości …………........................................... zł brutto (słownie zł brutto).

2. Środki o których mowa w ust.1 będą przekazane na rachunek bankowy Wnioskodawcy

………………………………………………………………………………………….......... w terminie 14 dni od dnia podpisania Umowy.

3. Strony ustalają termin realizacji zadania od dnia podpisania Umowy do dnia 28 września 2021 r. Faktury, rachunki, wynagrodzenia czy jakiekolwiek inne płatności, które zostaną opłacone przed rozpoczęciem terminu realizacji lub po terminie jego zakończenia, nie podlegają rozliczeniu w ramach środków, o których mowa w ust.1.

4. Na każdym etapie realizacji Projektu Organizator zastrzega sobie prawo do weryfikowania działań pod względem finansowym zgodnie z budżetem opisanym w Formularzu Wniosku Konkursowego, katalogiem wydatków kwalifikowanych, wytycznymi do projektu oraz Regulaminem. Zrealizowane działania zweryfikowane przez Organizatora pod względem finansowym, będą podstawą do ostatecznego zatwierdzenia sprawozdania.

5. Wnioskodawca Projektu jest zobowiązany do przesłania do dnia 11.10.2021 r., do godz. 24:00, poprawnie wypełnionego Formularza sprawozdania z realizacji Projektu wraz z zestawieniem faktur udostępnionym Wnioskodawcom online oraz dostępnym na stronie Organizatora w zakładce BMK. Do rozliczenia należy przedstawić potwierdzone za zgodność z oryginałem kserokopie dokumentów źródłowych poniesionych kosztów: faktur rachunków, umów cywilnoprawnych, itp. a także dokumenty potwierdzające dokonanie zapłaty w formie papierowej jak i na nośniku USB- pendrive ( pozycji płatnych ze środków PIK). W wypadku zastrzeżeń do sprawozdania Organizator zastrzega sobie prawo do wezwania Wnioskodawcy do jego uzupełnienia. Wnioskodawca zobowiązuje się do niezwłocznego uzupełnienia braków

w sprawozdaniu. W przypadku nie uzupełnienia braków lub korekty sprawozdania Wnioskodawca będzie zobowiązany do zwrotu środków na warunkach określonych w ust. 9.

6. Wykonanie Umowy nastąpi z chwilą zaakceptowania przez Organizatora sprawozdania z realizacji Projektu.

7. Po uzyskaniu akceptacji sprawozdania z realizacji Projektu przez Organizatora, Wnioskodawca wystawi fakturę / rachunek Organizatorowi z 14 dniowym terminem zapłaty. Treść faktury / rachunku zawierać musi tytuł zrealizowanego projektu zgodnie z § 1 ust. 2. Wystawienie faktury nastąpi nie później niż do 26.10.2021 r.

8. Za każdy dzień opóźnienia w dotrzymaniu terminu złożenia raportu z realizacji projektu, Organizator może żądać zapłaty przez Wnioskodawcę kary umownej w wysokości 0,5% środków finansowych przekazanych na realizację projektu.

9.

Środki finansowe:

1) nie wykorzystane do terminu określonego w § 1 ust. 4 pkt.1),

2) wykorzystane niezgodnie niniejszą Umową, Regulaminem bądź niezaakceptowane przez Organizatora ( w szczególności wydatkowania środków na inne cele niż przewidziane w części „Budżet” Formularza Wniosku Konkursowego),

Wnioskodawca jest zobowiązany zwrócić bez dodatkowego wezwania w terminie do 30 października 2021 r. na rachunek bankowy Organizatora, z którego przekazane były środki na realizację Projektu

10. Wnioskodawca zobowiązany jest do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo

– księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację Projektu, którego zakres określa niniejsza umowa oraz przechowywania ich przez okres 5 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym realizowano Projekt.

11. Prowadzenie dokumentacji zadania w sposób umożliwiający okresową ocenę wykonania zadania pod względem finansowym i merytorycznym.

12. W przypadku odliczenia przez Wnioskodawcę kwoty podatku VAT zawartej w poniesionych wydatkach na realizację projektu lub uzyskania przez Wnioskodawcę zwrotu podatku VAT na podstawie obowiązujących przepisów, Wnioskodawca zobowiązany jest do zwrotu na rachunek bankowy Organizatora, równowartości otrzymanych lub rozliczonych w deklaracji VAT-7M środków finansowych , w terminie 7 dni od daty złożenia deklaracji w urzędzie skarbowym oraz powiadomi Organizatora na piśmie o przekazanej kwocie i prześle potwierdzenie przelewu.

Rozwiązanie umowy

1. Organizator może wypowiedzieć umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia, jeżeli w toku realizacji Umowy zaistnieją okoliczności lub pojawią się uzasadnione podstawy do przyjęcia, że Projekt:

a) nie będzie zrealizowany w całości lub w części,

b) będzie zrealizowany niezgodnie z umową o współpracy,

c) zostanie zrealizowany w zakresie zaplanowanych działań, ale rażąco nie zostaną osiągnięte wskaźniki ilościowe lub jakościowe przewidziane z projekcie,

d) zostanie w którejkolwiek części zrealizowany po terminie wskazanym w Umowie,

e) nie będzie realizowany we współpracy w Partnerstwie.

Wypowiedzenie Umowy następuje w formie pisemnej z uzasadnieniem przyczyn, z powodu których Organizator podjął decyzję o jej rozwiązaniu.

2. Z chwilą rozwiązania umowy wszystkie wydatki określone budżetem Projektu stają się niekwalifikowane. Wnioskodawca zwróci całość przekazanych środków niezwłocznie, nie później niż 5 dni od dnia rozwiązania Umowy na rachunek bankowy, z którego przekazane były środki na realizację Projektu.

§ 5

Osoby wyznaczone do kontaktów

1. Osobami upoważnionymi w imieniu Organizatora do koordynowania prawidłowości wykonania niniejszej Umowy są:

1) w sprawach merytorycznych – Xxxxxxxx Xxxxxxxxx – Skowronek ( kontakt tel: 85/000- 00-00, e-mail: xxx@xxxxxxxxxxxx.xx) oraz wyznaczony opiekun Projektu;

2) w sprawach finansowych – Xxxxxxxx Xxxxxxx ( tel: 85/000-00-00), Xxxxxxx Xxxx (kontakt tel: 85/000-00-00,) e-mail: xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx )

2. Osobą upoważnioną w imieniu Organizatora do koordynowania prawidłowości wykonania niniejszej Umowy jest..........................................................................................

3. Zmiana osób wskazanych w poprzednim zdaniu nie wymaga aneksowania niniejszej Umowy.

Dane osobowe i wykorzystanie wizerunku

1. Strony zobowiązują się do przestrzegania przy realizacji przedmiotu Umowy wszystkich postanowień zawartych w obowiązujących przepisach prawnych związanych z ochroną danych osobowych, w tym w szczególności z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), (dalej „RODO”).

2. W przypadku powstania konieczności przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją niniejszej umowy, Strony zawrą odrębną umowę o przetwarzanie danych osobowych lub zostanie nadane stosowne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.

3. Podpisując niniejszą umowę Wnioskodawca na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) w związku z art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 04.02.1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. z 2017 r. Poz. 880), oświadcza iż uzyskał zgodę od osób przystępujących do zadania „Bardzo Młoda Kultura” w woj. podlaskim na nieodpłatne rozpowszechnianie wizerunku przez Podlaski Instytut Kultury w Białymstoku na stronach internetowych PIK oraz na portalach społecznościowych, na których PIK posiada konto, w celu promocji Projektu.

4. Wnioskodawca oświadcza, że wypełnił obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał w celu realizacji Programu Bardzo Młoda Kultura w woj. podlaskim oraz że nadał imienne upoważnienia do przetwarzania danych w raz z oświadczeniem o poufności.

§ 7

Postanowienia końcowe

1. Integralną część niniejszej umowy stanowi Regulamin VI edycji Konkursu „Zapraszamy do Gry – Lokalne projekty Edukacji Kulturowej” wraz z załącznikami. Wnioskodawca oświadcza, że zapoznał się z nim i akceptuje jego treść.

2. Umowa została zawarta na czas określony, od dnia jej podpisania do wypełnienia

zobowiązań wynikających z niniejszej Umowy, a dotyczących realizacji Projektu.

3. Wszelkie zmiany lub uzupełnienia niniejszej Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

4. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Umowie stosuje się w szczególności przepisy Kodeksu Cywilnego.

5. Wszelkie spory mogące wyniknąć z niniejszej Umowy Strony będą podlegać rozstrzygnięciu przez sądy miejscowo właściwe dla siedziby Organizatora.

6. Niniejsza Umowa została sporządzona w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla Wnioskodawcy a dwa dla Organizatora.

Załączniki:

Załącznik nr 1 – Formularz Wniosku Konkursowego

Wnioskodawca Organizator