Umowa
Umowa
powierzenia przetwarzania danych osobowych
zawarta dnia (zwana dalej „Umową”) pomiędzy
……………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………… zarejestrowaną w..…………………………………………………………………………………….……………………….
o numerze NIP ,
reprezentowaną przez:
…………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………..
zwaną w dalszej części umowy „Procesorem danych” lub „Procesorem”, o numerze licencji ….……
oraz
„AGROBEX INFO" Spółką z o.o. 00-000 Xxxxxx, xx. Xxxxxxxx 0 B4/5, zarejestrowaną w Krajowym Rejestrze Sądowym – Rejestr Przedsiębiorców nr KRS 0000308089, kapitał zakładowy w wysokości
1.550.000 zł, NIP 000-00-00-000 , reprezentowaną przez:
1) Xxxxxx Xxxxxx – Prezesa Zarządu
2) Xxxxxxxxxx Xxxxx – Wiceprezesa Zarządu
zwanym w dalszej części umowy „Podmiotem przetwarzającym”
Definicje
Administrator – oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych; jeżeli cele i sposoby takiego przetwarzania są określone w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego, to również w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego może zostać wyznaczony administrator lub mogą zostać określone konkretne kryteria jego wyznaczania.
Procesor - oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, zajmujący się przetwarzaniem danych osobowych, które powierzył mu Administrator.
Podmiot przetwarzający - oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, zajmujący się przetwarzaniem danych osobowych, które powierzył mu Procesor, na podstawie zgody uzyskanej od Administratora.
Użytkownik systemu - przedsiębiorca, klient, który na podstawie nadanych przez podmiot przetwarzający licencji jest uprawniony do użytkowania aplikacji.
Aplikacja – oprogramowanie wspomagające zarządzanie firmą autorstwa podmiotu przetwarzającego oraz inne rozwiązania informatyczne przez niego dostarczone i zainstalowane na zasobach klienta.
Licencja systemu – prawo do korzystania z aplikacji komputerowej, udzielone przez podmiot, któremu przysługują majątkowe prawa autorskie do utworu, a podmiotem, który korzysta z danej aplikacji.
Usługi serwisowe - świadczenie przez podmiot przetwarzający na polecenie Klienta usług polegających na rozwiązywaniu bieżących problemów pojawiających się w trakcie używania aplikacji oraz przygotowanie na życzenie klienta modyfikacji i indywidualnych zmian funkcjonalności aplikacji.
Metody świadczenia usług serwisowych – w zależności od ustaleń usługi mogą być wykonywane:
a) lokalnie w siedzibie użytkownika w terminie wzajemnie ustalonym,
b) zdalnie za pomocą bezpośredniego łączenia komputerów z wykorzystaniem aplikacji TeamViewer, z zastrzeżeniem, że połączenie jest każdorazowo inicjowane przez Klienta w formie zaproszenia do świadczenia usługi.
Nośnik danych – przedmiot fizyczny, na którym możliwe jest zapisanie informacji i późniejsze odczytanie tej informacji
§ 1
Powierzenie przetwarzania danych osobowych
1. Procesor danych będący jednocześnie użytkownikiem systemu powierza Podmiotowi przetwarzającemu, w trybie art. 28 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (zwanego w dalszej części „Rozporządzeniem”) dane osobowe do przetwarzania, na zasadach i w celu określonym w niniejszej Umowie.
2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać powierzone mu dane osobowe zgodnie z niniejszą umową, Rozporządzeniem oraz z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą.
3. Podmiot przetwarzający oświadcza, iż stosuje środki bezpieczeństwa spełniające wymogi rozporządzenia.
§2
Zakres i cel przetwarzania danych
1. W zależności od posiadanych przez użytkownika licencji podmiot przetwarzający może przetwarzać powierzone na podstawie umowy dane:
a) W przypadku posiadania aktualnej licencji systemu kadrowo – płacowego (KPWin, Place, Kadry, Portal Pracowniczy) dane osobowe pracowników, osób zatrudnionych w ramach umów cywilno- prawnych, pracowników tymczasowych, właścicieli i współwłaścicieli.
b) W przypadku posiadania aktualnej licencji systemów rachunkowych (KF, HT, ST, FA, ADU, ISOK) dane osobowe kontrahentów w zakresie niezbędnym do udokumentowania obrotu gospodarczego oraz wynikających z ustawy o podatku od towarów i usług.
2. Powierzone przez Procesora danych dane osobowe będą przetwarzane przez Podmiot przetwarzający wyłącznie na sprzęcie i zasobach użytkownika w celu świadczenia usług serwisowych.
3. W przypadku braku możliwości świadczenia usług serwisowych na sprzęcie użytkownika lub w celach testowych, dopuszcza się możliwość przeniesienia danych na inne nośniki, z zastrzeżeniem, że podmiot przetwarzający jest każdorazowo zobowiązany do uzyskania pisemnej zgody Procesora na pobranie lub na przeniesienie danych na inne nośniki. Podmiot przetwarzający jest zobowiązany w terminie 7 dni roboczych po zakończeniu usługi do usunięcia zapisów i przesłania potwierdzenia do Procesora.
§3
Obowiązki podmiotu przetwarzającego
1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się, przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych, do ich zabezpieczenia poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanym z przetwarzaniem danych osobowych, o których mowa w art. 32 Rozporządzenia.
2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się dołożyć należytej staranności przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych.
3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do nadania upoważnień do przetwarzania danych osobowych wszystkim osobom, które będą przetwarzały powierzone dane w celu realizacji niniejszej umowy.
4. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się zapewnić zachowanie w tajemnicy (o której mowa w art. 28 ust. 3 pkt b Rozporządzenia) przetwarzanych danych przez osoby, które upoważnia do przetwarzania danych osobowych w celu realizacji niniejszej umowy, zarówno w trakcie zatrudnienia ich w Podmiocie przetwarzającym, jak i po jego ustaniu.
5. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się współpracować z Procesorem w niezbędnym zakresie, aby wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą oraz wywiązywania się z obowiązków określonych w art.32-36 Rozporządzenia.
6. Podmiot przetwarzający po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki zgłasza je Procesorowi w ciągu 48 godzin.
§4
Prawo kontroli
1. Procesor danych zgodnie z art. 28 ust. 3 pkt h Rozporządzenia ma prawo kontroli, czy środki zastosowane przez Podmiot przetwarzający przy przetwarzaniu i zabezpieczeniu powierzonych danych osobowych spełniają postanowienia umowy.
2. Procesor danych realizować będzie prawo kontroli w godzinach pracy Podmiotu przetwarzającego z minimum 3 dniowym jego uprzedzeniem.
3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli w terminie wskazanym przez Procesora danych nie dłuższym niż 7 dni roboczych.
4. Podmiot przetwarzający udostępnia Procesorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 Rozporządzenia.
§5
Dalsze powierzenie danych do przetwarzania
1. Podmiot przetwarzający może powierzyć dane osobowe objęte niniejszą umową do dalszego przetwarzania podwykonawcom jedynie w celu wykonania umowy po uzyskaniu uprzedniej pisemnej zgody Procesora i Administratora danych.
2. Przekazanie powierzonych danych do państwa trzeciego może nastąpić jedynie na pisemne polecenie Procesora danych chyba, że obowiązek taki nakłada na Podmiot przetwarzający prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega Podmiot przetwarzający. W takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Podmiot przetwarzający informuje Procesora danych o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.
3. Podwykonawca, o którym mowa w §3 ust. 2 Umowy winien spełniać te same gwarancje i obowiązki jakie zostały nałożone na Podmiot przetwarzający w niniejszej Umowie.
4. Podmiot przetwarzający ponosi pełną odpowiedzialność wobec Procesora za nie wywiązanie się ze spoczywających na podwykonawcy obowiązków ochrony danych.
§ 6
Odpowiedzialność Podmiotu przetwarzającego
1. Podmiot przetwarzający jest odpowiedzialny za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z treścią umowy, a w szczególności za udostępnienie powierzonych do przetwarzania danych osobowych osobom nieupoważnionym.
2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Procesora danych o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania przez Podmiot przetwarzający danych osobowych określonych w umowie, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania tych danych, skierowanych do Podmiotu przetwarzającego, a także o wszelkich planowanych, o ile są wiadome lub realizowanych kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania w Podmiocie przetwarzającym tych danych osobowych. Niniejszy ustęp dotyczy wyłącznie danych osobowych powierzonych przez Procesora danych.
§7
Czas obowiązywania umowy
1. Niniejsza umowa obowiązuje od dnia jej zawarcia przez czas nieokreślony nie dłużej niż ważność licencji systemu.
2. Każda ze stron może wypowiedzieć niniejszą umowę z zachowaniem 3 miesięcznego okresu wypowiedzenia.
§8
Rozwiązanie umowy
1. Procesor danych może rozwiązać niniejszą umowę ze skutkiem natychmiastowym, gdy Podmiot przetwarzający:
a) pomimo zobowiązania go do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli nie usunie ich w wyznaczonym terminie;
b) przetwarza dane osobowe w sposób niezgodny z umową;
c) powierzył przetwarzanie danych osobowych innemu podmiotowi bez zgody Procesora danych;
§9
Zasady zachowania poufności
1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, danych, materiałów, dokumentów i danych osobowych otrzymanych od Procesora danych i od współpracujących z nim osób oraz danych uzyskanych w jakikolwiek inny sposób, zamierzony czy przypadkowy w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej.
2. Podmiot przetwarzający oświadcza, że w związku ze zobowiązaniem do zachowania w tajemnicy danych poufnych nie będą one wykorzystywane, ujawniane ani udostępniane bez pisemnej zgody Procesora danych w innym celu niż wykonanie Umowy, chyba że konieczność ujawnienia posiadanych informacji wynika z obowiązujących przepisów prawa lub Umowy.
§10
Postanowienia końcowe
1. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach dla każdej ze stron.
2. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie będą miały przepisy Kodeksu cywilnego oraz Rozporządzenia.
3. Sądem właściwym dla rozpatrzenia sporów wynikających z niniejszej umowy będzie sąd właściwy podmiotu przetwarzającego.
…………………………………………… ……………………………………………
Procesor danych Podmiot przetwarzający