pomiędzy:
pomiędzy:
UMOWA NR (zwana dalej: „Umową”)
zawarta w dniu w Warszawie,
Załącznik nr 3 do SWZ
Ensemble3 Sp. z o.o. z siedzibą w Xxxxxxxxx (00-000 Xxxxxxxx), adres: xx. Xxxxxxxxxx 000, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy XII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS: 0000858669 posiadającą REGON: 386406355 oraz NIP: 1182211096, zwaną dalej „Zamawiającym” lub „ENSEMBLE3”, reprezentowanym przez: Panią
……………… – Prezes Zarządu Ensemble3 Sp. z o.o.,
a
………………………. zamieszkałą/zamieszkałym w……………………… (…-…), przy ul ,
posiadającą/posiadającym PESEL: ………………………………., prowadzącą/prowadzącym działalność gospodarczą pod firmą „…………………………………….”, adres do doręczeń: …………………… (…-…), przy ul.
………………………….., wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,
posiadającą/posiadającym NIP: ………………….. oraz REGON: ……………………….., zwaną/zwanym dalej
„Wykonawcą”,
lub
…………………………………… z siedzibą w ……………, adres: ul. …………….., , wpisaną do Rejestru
Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy w ………………., …. Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: …………, posiadającą NIP:
…………………. oraz REGON: …………………., kapitał zakładowy w wysokości: ……………………., opłacony w całości, zwaną dalej ,,Wykonawcą”, reprezentowaną przez:
……………………………….
(wydruk z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub wydruk informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu z rejestru przedsiębiorców KRS Wykonawcy stanowi Załącznik nr 1do Umowy)
zwanymi dalej łącznie „Stronami”, a każda z osobna „Stroną.”
Umowa została zawarta w wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie podstawowym bez negocjacji na podstawie art. 275 poz. 1 ustawy z dnia 11 stycznia 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1129, dalej jako „Pzp”)
§ 1
Przedmiot umowy
1. Przedmiotem Umowy jest świadczenie kompleksowych usług:
a) Obsługi Księgowej;
b) Obsługi Kadrowo-Płacowej na rzecz Zamawiającego;
(dalej : Usługi), zgodnie z przyjętą przez Zamawiającego ofertą Wykonawcy, która stanowi Załącznik nr 2
do niniejszej Umowy.
2. Szczegółowy zakres przedmiotu Umowy został określony w Opisie przedmiotu zamówienia (OPZ), który stanowi Załącznik nr 3 do Umowy.
3. Wykonawca zobowiązuje się realizować przedmiotową Usługę zgodnie z nowoczesnymi zasadami i technologiami, a sposób wykonania usługi i rozwiązania organizacyjne zastosowane u Wykonawcy będą spełniać wszystkie wymogi wynikające z obowiązujących przepisów prawa, w tym w szczególności dotyczących podmiotów finansowanych ze środków UE.
4. Wykonawca oświadcza, że zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem świadczy profesjonalne usługi w zakresie księgowości i obsługi kadrowo-płacowej.
5. Wykonawca oświadcza, że posiada wiedzę i doświadczenie z zakresu podatków, rachunkowości oraz obsługi kadrowo-płacowej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, niezbędne do prawidłowej realizacji Umowy.
6. Usługi wykonywane będą w siedzibie Wykonawcy i raz w tygodniu w siedzibie Zamawiającego przez okres 4 godzin przez jedną z osób wchodzących w skład Zespołu wskazanych w załączniku nr 5 do umowy, w umówionych godzinach w dni robocze pomiędzy 8:00 a 16:00. Wykonawca nie będzie ponosił dodatkowych kosztów związanych z Wynajmem biura u Zamawiającego czy zużyciem prądu itd. Wykonawca musi zapewnić Zespołowi niezbędne narzędzia pracy.
7. Ze względu na charakter współpracy celem ustalenia zasad współpracy Strony umowy dążyć będą do uzgodnienia terminów, formy oraz sposobu realizacji Usługi w sposób zgodny z oczekiwaniami Stron Umowy. Strony Umowy ustalają, jako termin wiążący okres 14 dni na udzielenie odpowiedzi bądź wsparcia Zamawiającego przez Wykonawcę.
8. Przedmiot umowy realizowany będzie przez Zespół osób wynikających z Formularza oferty, które zostały wskazane w Załączniku nr 5 do Umowy. Zamawiający dopuszcza zmiany, w składzie Zespołu osób realizujących przedmiot umowy z zastrzeżeniem postanowień § 12 ust. 1 lit f oraz § 12 ust. 2 umowy.
9. Wykonawca zobowiązuje się do dokonywania regularnych kopii bezpieczeństwa wszystkich danych kadrowo-finansowo-księgowych, utrzymania, konfiguracji, oraz aktualizacji, na własny koszt, oprogramowania oraz sprzętu IT niezbędnego do wykonywania umowy, tj. w szczególności systemów (zgodnie z oświadczeniem wykonawcy w ofercie zostaną wskazane systemy).
10. Zamawiający zobowiązuje się dostarczać Wykonawcy niezbędne dokumenty w formie papierowej lub elektronicznej potrzebne do wykonania usług księgowych oraz kadrowo-płacowych, przynajmniej jeden raz w tygodniu, nie później niż 4 dni roboczych przed uzgodnionym terminem przekazania Zamawiającemu przez Wykonawcę informacji o kwotach do wypłaty.
11. Zamawiający dołoży wszelkich starań, aby przekazywane Wykonawcy przez Zamawiającego dokumenty spełniały wymogi określone w przepisach prawa pozwalające uznać je za dowody księgowe, a w szczególności:
a) były rzetelne, tj. stwierdzały fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem (poprawność merytoryczna),
b) były niewadliwe, tj. sporządzone zgodnie z wymogami formalnymi wynikającymi z przepisów prawa (poprawność formalna), zwłaszcza zawierały co najmniej: wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód księgowy dotyczy, datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, dokładnie opisany przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, własnoręczne podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczej, chyba że przepisy prawa nie wymagają podpisów, oznaczenie numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie, opis merytoryczny o treści i w formie wymaganej przez Zamawiającego.
c) były wolne od wszelkich błędów, w tym błędów rachunkowych
d) były kompletne.
13. Zamawiający dołoży wszelkich starań celem:
a) właściwego pod względem formalnym i rzetelnego pod względem merytorycznym dokumentowania operacji gospodarczych podlegających księgowaniu w księgach rachunkowych Zamawiającego,
b) udostępnienia Wykonawcy przyjętej przez Zamawiającego polityki rachunkowości oraz wszelkich jej zmian lub aktualizacji,
c) usuwania we własnym zakresie wszelkich błędów i braków w dokumentach przed dostarczeniem tych dokumentów Wykonawcy, a w przypadku ich wystąpienia niezwłocznego ich poprawienia lub uzupełnienia na wniosek Wykonawcy,
d) zamieszczania na dokumentach dostarczanych Wykonawcy, w szczególności na dowodach księgowych, opisu merytorycznego tylko przez osoby upoważnione do dokonywania takiego opisu zgodnie z kartą wzorów podpisów lub jej aktualizacją,
e) prawidłowego opisywania dokumentów wielopozycyjnych, z uwzględnieniem poszczególnych obszarów działalności oraz prawidłowego opisywania dokumentów mających formę elektroniczną, według wzorów dostarczonych przez Wykonawcę,
f) przekazywania Wykonawcy z odpowiednim wyprzedzeniem informacji o wysokości rezerw oraz
tworzeniu odpisów,
g) przekazywania Wykonawcy niezwłocznie informacji o zmianach struktury organizacyjnej Zamawiającego i sposobu kodowania ich w księgach rachunkowych,
h) przeprowadzania inwentaryzacji składników majątku, zwłaszcza spisu z natury, zgodnie z przyjętą polityką (zasadami) rachunkowości, ale nie rzadziej niż to wynika z przepisów prawa,
i) stosowania prawidłowych stawek podatkowych; Wykonawca nie jest zobowiązany do weryfikowania poprawności stosowanych przez Zamawiającego stawek podatkowych podatku od towarów i usług, jednakże Wykonawca poinformuje Zamawiającego o powziętych wątpliwościach odnośnie zastosowanych stawek podatkowych podatku od towarów i usług.
§ 2
Okres obowiązywania Umowy
Niniejsza Umowa zostaje zawarta na okres 24 miesięcy lub do wyczerpania kwoty określonej w § 5 ust. 14 .
§ 3
Obowiązki Zamawiającego
1. Zamawiający udzieli Wykonawcy pełnomocnictwa o treści zaproponowanej przez Wykonawcę do składania w imieniu Zamawiającego deklaracji i informacji organom skarbowym, oraz innym instytucjom w zakresie objętym Umową.
2. Zamawiający zobowiązuje się do udostępnienia Wykonawcy:
a) Wszystkich dokumentów księgowych (x.xx. faktur, rachunków, wyciągów bankowych, poleceń księgowania, dowodów wewnętrznych, raportów kasowych – KP, KW, dokumentów magazynowych i zbliżonych)
b) Zestawienia podpisanych umów, w szczególności umów o charakterze finansowym (pożyczki, kredyty, weksle, umowy leasingu finansowego, umowy najmu, dzierżawy etc.)
c) Złożonych przez Zamawiającego deklaracji podatkowych oraz innych dokumentów przekazanych do Urzędów Skarbowych oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w tym w szczególności: Deklaracji VAT,
PIT-4R, CIT, ZUS-DRA
d) Podpisanych dokumentów Statutowych, Regulaminów oraz Zarządzeń odnoszących się do przedmiotu
umowy.
e) Innych dokumentów, udostępnionych przez Zamawiającego na wniosek Wykonawcy których
konieczność przedstawiania wymagana jest do dokonania wymienionych powyżej usług
f) Wszelkich niezbędnych informacji, w szczególności dotyczących charakteru poszczególnych operacji
oraz ich uzasadnienia ekonomicznego
g) Danych wygenerowanych z obecnych systemów księgowo kadrowych.
3. Jeżeli strony uznają za słuszne to przekazanie dokumentów nastąpi na podstawie protokołów przekazania, które zostaną podpisane przez Xxxxxxxxxxxxx oraz przez Wykonawca. Obowiązek przygotowania protokołów przekazania należy do Zamawiającego.
4. Usługi świadczone przez Wykonawcę realizowane będą przy wykorzystaniu sprzętu i oprogramowania Wykonawcy opisanego w ust. 5. Zamawiający informuje, że obecna umowa realizowana jest przy wykorzystaniu następujących systemów:
1) OPTIMA - finansowo – księgowe
2) SYMFONIA - kadry – płace
5. Wykonawca wykonuje usługi objęte umową przy użyciu stosownego oprogramowania kadrowo -
płacowego oraz oprogramowania księgowego wybranego przez Wykonawcę, zapewniającego
bezpieczeństwo przed nieuprawnionym dostępem do gromadzonych i przechowywanych danych, w związku z wykonywaniem niniejszej umowy oraz bieżącą obsługę informatyczną pozwalającą na prawidłowe świadczeni usług.
6. Zamawiający wyznaczy osobę odpowiedzialną za kontakty z Wykonawcą. Osoba ta będzie posiadać odpowiednie kompetencje oraz wiedzę na temat zdarzeń gospodarczych, które nastąpiły u Zamawiającego.
7. Zamawiający zobowiązuje się do dokonywania terminowych płatności, zgodnie z § 5 ust 12 Umowy.
§ 4
Obowiązki Wykonawcy
1. Wykonawca oświadcza, iż świadczone Usługi realizowane będą w zgodzie z obowiązującymi w Polsce przepisami prawa w szczególności polskiego prawa pracy, kodeksu cywilnego oraz przepisami podatkowymi, przepisami z zakresu Ubezpieczeń Społecznych oraz innymi wewnętrznymi regulacjami Zamawiającego
2. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca kieruje i nadzoruje pracą Zespołu.
3. Wykonawca zapewni we własnym zakresie dojazd osób przy wykonywaniu Usług w sposób wskazany w
§1 ust 6.
4. Wykonawca zobowiązuje się do udzielania Zmawiającemu informacji na temat postępu prac oraz przedstawiania wyjaśnień w zakresie dokonanych prac.
5. Strony wspólnie ustalają, iż dokumenty źródłowe lub ich kopie, księgi i rejestry Zamawiającego niezbędne
do realizacji Umowy, przechowywane będą w siedzibie Wykonawcy.
6. Wykonawca zobowiązuje się do wykonywania swoich obowiązków wynikających z niniejszej Umowy w sposób umożliwiający Zamawiającemu terminowe wykonanie obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, przepisów podatkowych i o rachunkowości, jak również regulaminu pracy i wynagradzania, wewnętrznych zarządzeń Zamawiającego oraz zawartych umów, pod warunkiem, że Zamawiający przekaże Wykonawcy niezbędne dokumenty i informacje potrzebne do wykonania w/w czynności w czasie umożliwiającym zachowanie terminów, o których mowa wyżej. W przypadku, w którym przepisy nie określają terminów Wykonawca ma obowiązek wykonać zlecone zadanie w ciągu 7 dni od daty przekazania żądania przez Zamawiającego.
7. Jeżeli nie jest możliwe wykonanie usługi na podstawie przekazanych Wykonawcy przez Zamawiającego dokumentów bez wglądu w dodatkowe dokumenty, w szczególności umowy, porozumienia lub decyzje lub bez uzyskania ich od Zamawiającego, Wykonawca wskaże Zamawiającemu termin, do dostarczenia oryginałów lub ich kopii lub udzielenia informacji wyjaśniających za pomocą poczty elektronicznej (e- mail), lub w formie pisemnej. Kopie dodatkowych dokumentów przechowuje Wykonawca. W przypadku, gdy Zamawiający nie dostarczy oryginałów lub kopii dodatkowych dokumentów lub nie udzieli informacji wskazanych w wezwaniu, Wykonawca na podstawie posiadanych dokumentów i informacji dokona zapisu w księgach rachunkowych lub zaniecha dokonania zapisu uwzględniając przy tym interes Zamawiającego. Wykonawca zobowiązuje się niezwłocznie poinformować Zamawiającego o podjętych działaniach lub zaniechaniu podjęcia działań.
8. Wykonawca jest uprawniony do powstrzymania się z wykonaniem danej czynności, jeżeli jej wykonanie lub realizacja celu, dla którego wykonuje tę czynność, mogłaby naruszyć przepisy powszechnie obowiązującego prawa lub spowodować istotne zagrożenie interesu Zamawiającego lub Wykonawcy. W tym przypadku Wykonawca niezwłocznie poinformuje Zamawiającego za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail), nie później niż w ciągu 3 dni od dnia, w którym czynność miała być wykonana, o odmowie wykonania czynności wraz z uzasadnieniem. Jednak w przypadku żądania Zamawiającego wykonania przez Wykonawcę czynności, o której mowa w zdaniu pierwszym, przesłanego za
pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail), Wykonawca wykona tę czynność z zastrzeżeniem, że w takim przypadku Wykonawca nie odpowiada w jakimkolwiek zakresie za ewentualne konsekwencje faktyczne i prawne wykonania takiej czynności.
9. Wykonawca jest zobowiązany na swój koszt zapewnić profesjonalną obsługę informatyczną programów komputerowych używanych w związku z wykonaniem niniejszej Umowy, zapewniając ich ciągłość działania niezbędną do prawidłowej realizacji Umowy.
10. Wykonawca udostępni Zamawiającemu (u upoważnionym pracownikom) dostęp do własnego
oprogramowania. Zamawiający będzie miał prawo podglądu do ewidencji, raportów, zestawień itp.
§ 5
Wynagrodzenie
1. Z tytułu wykonania usługi Obsługi Księgowej o której mowa w par.1 ust.1 lit.a) niniejszej Umowy Wykonawcy przysługuje miesięczne wynagrodzenie ryczałtowe zależne od ilości dokumentów Zamawiającego zaksięgowanych przez Wykonawcę o których mowa w OPZ stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszej Umowy, zgodnie z Ofertą Wykonawcy stanowiącą Załącznik nr 2 niniejszej Umowy na następujących zasadach:
1.1 w przypadku, gdy ilość dokumentów księgowych Zamawiającego zaksięgowanych przez Wykonawcę w okresie rozliczeniowym jednego miesiąca nie przekroczy ilości 50, wynagrodzenie Wykonawcy za dany miesiąc wynosić będzie netto plus VAT
…… co daję kwotę brutto……
1.2 w przypadku, gdy ilość dokumentów księgowych Zamawiającego zaksięgowanych przez Wykonawcę w okresie rozliczeniowym jednego miesiąca będzie od 51 do 80 wynagrodzenie Wykonawcy za dany miesiąc wynosić będzie……………….. netto plus VAT …… co daję kwotę brutto……
1.3 w przypadku, gdy ilość dokumentów księgowych Zamawiającego zaksięgowanych przez Wykonawcę wynosić będzie od 81 do 100 w skali miesiąca, wynagrodzenie Wykonawcy w skali miesiąca wynosić będzie ……………………….. netto plus VAT …… co daję kwotę brutto……
1.4 W przypadku przekroczenia 100 dokumentów księgowych Wykonawca naliczy dodatkowe wynagrodzenie, do wynagrodzenia określonego w pkt 1.3, za każde zaksięgowanie rozpoczętych kolejno 10 dokumentów księgowych w wysokości ........... netto plus VAT …… co daję kwotę brutto……
2. W ramach wynagrodzenia ryczałtowego określonego w ust. 1 Wykonawca zapewni obsługę księgową rachunków Zamawiającego. W przypadku gdy liczba pozycji na wyciągu dla jednego rachunku przekroczy 100 Wykonawca doliczy dodatkowe wynagrodzenie w wysokości ……………
netto plus VAT co daję kwotę brutto……za każdy kolejny rozpoczęty pakiet 10 pozycji dla każdego
rachunku.
3. Poza wynagrodzeniem ryczałtowym o którym mowa w ust.1, Wykonawcy będzie przysługiwało wynagrodzenie za poniższe czynności:
3.1 Za sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego zgodnie z przepisami Ustawy o rachunkowości wynagrodzenie w kwocie netto …… plus VAT …… co daję kwotę brutto. W przypadku sporządzania dodatkowych sprawozdań w trakcie roku obrachunkowego na wniosek Wykonawcy dodatkowe wynagrodzenie będzie wynosiło 50% stawki za pełne sprawozdanie.
3.2 Za sporządzanie sprawozdań statystycznych (GUS) Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie w kwocie netto …… plus VAT…… co daję kwotę brutto. Zryczałtowana opłata miesięczna za obowiązki sprawozdawcze w danym roku.
4. Zamawiający zastrzega możliwość zlecenia wykonania innych czynności niewymienionych w pkt. I. OPZ stanowiącego Załącznik nr 3 Niniejszej Umowy, które mogą obejmować x.xx. : sporządzanie innych niż VAT/PIT/CIT deklaracji podatkowych, sporządzanie korekt deklaracji podatkowych (o ile konieczność złożenia korekty jest spowodowana przez Zamawiającego), sporządzanie raportów księgowo\kadrowych, przygotowywanie wniosków kredytowych, które zostaną rozliczone na zasadach określonych w ust. 5 niniejszego paragrafu.
5. Czynności określone w pkt I. 3-5 OPZ stanowiącym Załącznik nr 3 niniejszej Umowy oraz czynności określone w ust 4 zostaną rozliczone w ramach wynagrodzenia godzinowego w kwocie netto …… plus vat …… co daję kwotę brutto….. za jedną godzinę. Wykonawca w uzgodnieniu z Zamawiającym przedłoży szacowany czas niezbędny do wykonania czynności. Po akceptacji szacowanego czasu Zamawiający akceptuje realizację zlecenia. Po wykonanej czynności Wykonawca przedkłada faktyczne rozliczenie czasu wykonania czynności. Zamawiający akceptuje rozliczenie lub wnosi zastrzeżenia.
6. Z tytułu wykonania przez Wykonawcę usług obsługi kadrowo-płacowej o której mowa w § 1 ust. 1 lit. b niniejszej Umowy, Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie miesięczne za faktycznie wykonane czynności określone w pkt III OPZ stanowiących Załącznik nr 3 niniejszej Umowy zgodnie Ofertą Wykonawcy stanowiącą Załącznik nr 2 na następujących zasadach:
a. za każdego pracownika Zamawiającego zatrudnionego na podstawie umowy o pracę - kwotę netto …… plus vat …… co daję kwotę brutto…..
b. za każdą osobę zatrudnioną na podstawie umowy cywilnoprawnej, w przypadku gdy naliczany
jest ZUS, - kwotę netto …… plus vat …… co daję kwotę brutto…..
c. za każdą osobę zatrudnioną na podstawie umowy cywilnoprawnej w przypadku kiedy nie jest
naliczany ZUS, wynagrodzenie w kwocie netto …… plus vat …… co daję kwotę brutto….
d. Poza wskazanym wynagrodzeniem określonym w lit. a.-c. Zamawiający przewiduje wynagrodzenie za czynności określone w pkt. IV 2 OPZ stanowiących Załącznik nr 3 Umowy na następujących zasadach:
i. Wystawianie wniosków emerytalnych i rentowych, w tym: analiza posiadanych dokumentów, udzielanie pomocy pracownikom w wypełnianiu / kompletowaniu dokumentów (instruktaż) Jednorazowa opłata za wniosek w kwocie netto …… plus vat …… co daję kwotę brutto…..
ii. Sporządzenie dodatkowej listy płac na zlecenie Zamawiającego - Jednorazowa opłata, za listę w kwocie netto …… plus vat ……. co daje kwotę brutto….
iii. Sporządzenie korekty naliczenia ZUS lub PDOF nie spowodowanej błędem Wykonawcy. Jednorazowa opłat za korektę w kwocie netto …… plus vat …… co daję kwotę brutto……
e. Zamawiający zastrzega możliwość zlecenia wykonania innych usług niewymienionych w pkt. III OPZ stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszej Umowy, które będą niezbędne, do prawidłowej obsługi kadrowej Zamawiającego. W takim przypadku Zamawiający rozliczy takie prace w ramach wynagrodzenia godzinowego kwocie netto …… plus vat …… co daję kwotę brutto…. za jedną godzinę. Wykonawca w uzgodnieniu z Zamawiającym przedłoży szacowany czas niezbędny do wykonania usługi. Po akceptacji szacowanego czasu Zamawiający akceptuje realizację zlecenia. Po wykonanej usłudze Wykonawca przedkłada faktyczne rozliczenie czasu wykonania czynności. Zamawiający akceptuje rozliczenie lub wnosi zastrzeżenia.
7. Za wykonane prace Wykonawca wystawi Zamawiającemu fakturę VAT.
8. Wynagrodzenie określone w niniejszym paragrafie obejmuje wszelkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu umowy w szczególności kosztów licencji związanych niezbędnym oprogramowaniem, kosztów dojazdów do Zamawiającego, materiałów i urządzeń niezbędnych do należytego wykonania Umowy.
9. Podstawą do wystawienia faktury przez Wykonawcę jest zaakceptowany przez Zamawiającego comiesięczny protokół odbioru Usług, który będzie załączany do faktury.
10. Wynagrodzenie, o którym mowa ust. 1, 2, 3, 5, 6, jest stałe i niezmienne z zastrzeżeniem postanowień
zawartych w § 12 Umowy.
11. Zapłata należności, określonych w ust. 1, 2, 3, 5, 6 dokonywana będzie po upływie cyklu rozliczeniowego tj. miesiąca kalendarzowego, na podstawie prawidłowo wystawionej przez Wykonawcę faktury w terminie do 21 dni od dnia przekazania Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury oraz protokołu odbioru Usług zatwierdzonego przez Zamawiającego. Zamawiający wymaga, aby na fakturze wpisany był numer i data zawartej Umowy. Faktura powinna zostać dostarczona do 7-go dnia miesiąca, następującego po miesiącu wykonania usługi w jeden z następujących sposobów:
(a) papierowa forma faktury – w siedzibie Spółki,
(b) elektroniczna forma faktury mailowo na adres: xxxxxxx@xxxxxxxx0.xx
Zamawiający może wskazać inny adres mailowy do przekazywania faktury.
12. Zapłata należności będzie dokonywana przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze. Za dzień zapłaty uważa się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
13. Strony zastrzegają, iż całkowite wynagrodzenie brutto za realizację przedmiotu Umowy, nie przekroczy kwoty w wysokości … zł brutto tj. kwoty jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie niniejszego zamówienia), na które składa się kwota wynagrodzenia netto w wysokości … zł oraz kwota podatku od towarów i usług (stawka ...), tj. … zł co daje kwotę brutto …..
14. W przypadku:
i) wystawienia przez Wykonawcę faktury bez protokołu odbioru Usług,
ii) wystawienia przez Wykonawcę faktury zawierającej błędy,
iii) wystawienia przez Wykonawcę faktury niezgodnej z postanowieniami Umowy, w szczególności w przypadku, w którym podstawą wystawienia faktury były dokumenty, co do których Wykonawca nie posiada zatwierdzonego przez Zamawiającego miesięcznego protokołu odbioru Usług,
iv) gdy kwota na fakturze nie jest zgodna z umową, Zamawiający nie jest zobowiązany do zapłaty jakichkolwiek należności wskazanych w takiej fakturze
Zamawiający wezwie Wykonawcę do poprawienia faktury, a płatność zostanie dokonana po otrzymaniu prawidłowo wystawionej faktury zgodnie z ust. 6 niniejszego paragrafu.
15. Wstrzymanie wypłaty wynagrodzenia, z przyczyny wskazanej w ust. 11, nie może być podstawą do naliczenia odsetek z tytułu opóźnień w płatnościach.
16. Wykonawca bez uprzedniej zgody Zamawiającego wyrażonej w formie pisemnej pod rygorem nieważności nie może przelać wierzytelności wynikającej z niniejszej Umowy na osoby trzecie.
§ 6
Odpowiedzialność
1. Odpowiedzialność Wykonawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, jak również w innych tytułów, w szczególności czynów niedozwolonych, kształtuje się na zasadach ogólnych prawa cywilnego. W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych i innych dóbr osobistych - Wykonawca ponosi odpowiedzialność bezpośrednią lub regresową za szkody będące następstwem naruszenia Umowy i czynów niedozwolonych (deliktów), popełnione przez niego lub osoby, za które odpowiada.
2. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za działania lub zaniechania osób trzecich, którym powierzył wykonanie Umowy lub jej części, albo za pomocą których wykonuje Umowę lub jej część, nawet przy braku winy w wyborze.
3. Wykonawca oświadcza, iż jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej za szkody powstałe w związku lub będące następstwem świadczenia usług objętych przedmiotem Umowy, w tym za rażące niedbalstwo. Wykonawca zobowiązuje się do utrzymania ważnego ubezpieczenia OC na czas obowiązywania Umowy oraz niezmieniania jego zakresu i wysokości sumy ubezpieczeniowej (gwarancyjnej).
4. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za szkodę będącą następstwem niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków Zamawiającego, w szczególności:
a. braku poprawności merytorycznej dokumentów,
b. brakiem współdziałania lub współpracy Xxxxxxxxxxxxx z Wykonawcą, w szczególności
niedostarczania Wykonawcy dokumentów lub dostarczenia ich po terminie określonym w umowie,
c. nieprzekazywania przez Zamawiającego informacji, które mogą mieć wpływ na księgi rachunkowe Zamawiającego lub wysokość zobowiązań podatkowych Zamawiającego,
d. przekazywania przez Zamawiającego lub inne osoby w imieniu Xxxxxxxxxxxxx dokumentów, wyjaśnień lub oświadczeń niezgodnych ze stanem faktycznym lub sprzecznych z obowiązującym prawem.
5. W odniesieniu do wypłat lub zgłoszeń dokonanych przez Zamawiającego do urzędów skarbowych i ZUS przed dniem wejścia w życie niniejszej Umowy, Wykonawca może - za dodatkowym wynagrodzeniem - podjąć się weryfikacji i ewentualnych korekt dokumentacji i rozliczeń, dokonanych przez Zamawiającego albo na jego rzecz.
6. Wykonawca odpowiada za błędy rachunkowe polegające na nieterminowym wykonaniu czynności, nieprawidłowym zastosowaniu przepisów prawa. Wykonawca zobowiązany jest do wykonania wszelkich czynności związanych z naprawieniem błędów po stronie Wykonawcy
7. Koszty nałożonych kar, korekt w wyniku błędów, o których mowa w ust.6 pokrywa Wykonawca.
§ 7
Kary umowne
1. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub za nienależyte wykonanie przedmiotu umowy oraz w przypadku narażenia Zamawiającego na szkody spowodowane w trakcie wykonywania usług stanowiących przedmiot niniejszej Umowy.
2. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne:
a. w razie nienależytej realizacji przedmiotu umowy przez Wykonawcę, w szczególności rozumianej jako:
i. przekazanie Zamawiającemu i innym podmiotom dokumentów zawierających wady lub braki lub nie przekazanie dokumentów w terminach określonych w umowie lub w załączniku nr 3 do Umowy,
b. W przypadku naruszenia przez Wykonawcę obowiązków wynikających z załącznika nr 3 do umowy,
c. W przypadku naruszenia przez Wykonawcę obowiązków wynikających z załącznika nr 3 do umowy uniemożliwiający Zamawiającemu wywiązanie się w terminie z jego obowiązków w zakresie złożenia deklaracji lub zapłaty podatku, tj. do godz. 14:00 w tym dniu, w którym ten obowiązek powinien być wykonany,
3. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu każdorazowo karę umowną w wysokości 2 000,00 zł za każde
zdarzenie, określone w ust.2;
4. Za nieusunięcie stwierdzonych przez Zamawiającego nieprawidłowości – pomimo wezwania Zamawiającego – bądź ponowne złożenie dokumentacji z wadami lub niespełniającej oczekiwań Zamawiającego – Wykonawca zapłaci Zamawiającemu każdorazowo karę umowną w wysokości 500,00 zł za każde zdarzenie;
5. W przypadku zwłoki w nie dostarczeniu policy OC, o której mowa w 11 ust. 2 lub 3 niniejszej umowy, w terminie określonym w 11 ust. 3 Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 1 000,00 zł za każdy dzień zwłoki;
6. W razie nieusprawiedliwionej nieobecności osoby będącego członkiem Zespołu osób realizujących przedmiot umowy w miejscu realizacji usługi, zgodnie z zasadami, o których mowa w §1 ust. 6 – kara umowna w wysokości 1.000,00 zł za każdy przypadek;
7. W przypadku odstąpienia od umowy przez Wykonawcę z przyczyn, za które ponosi on odpowiedzialność, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 5% wynagrodzenia określonego w § 5 ust. 14 niniejszej umowy;
8. W przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 5% wartości wynagrodzenia całkowitego określonego w 5 ust. 14 niniejszej umowy.
9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dochodzenia na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego wartość kar umownych, w przypadku gdyby w wyniku nie wykonania lub nienależytego wykonania Przedmiotu Umowy, Zamawiający poniósł szkodę, w tym utracił dofinansowanie pochodzenia zewnętrznego np. dofinansowanie ze środków Unii Europejskiej. Wysokość łącznego odszkodowania zostaje ograniczona do kwoty 1 000 000 zł.
10. Zamawiającemu przysługuje prawo sumowania (kumulowania) kar umownych naliczonych z różnych tytułów, jak i w ramach tytułów za ich poszczególne przypadki (np. z tytułu opóźnienia) z zachowaniem maksymalnego limitu z tytułu łączenia kar w wysokości do 10% wartości Wynagrodzenia całkowitego określonego w § 5 ust.14 Umowy, z zastrzeżeniem ust. 4.
11. W przypadku zwłoki w zapłacie faktury Zamawiający zapłaci Wykonawcy odsetki ustawowe.
12. Okoliczność, że Xxxxxxxxxxx nie poniósł szkody wskutek opóźnień Wykonawcy nie zwalnia Wykonawcy z
obowiązku zapłaty zastrzeżonych kar umownych.
§ 8
Rozwiązywanie sporów
1. Xxxxxx postanowiły, że wszelkie ewentualne spory wynikłe na tle niniejszej Umowy rozpatrywane będą
w drodze negocjacji.
2. W przypadku braku możliwości rozwiązania sporu w drodze negocjacji w terminie 30 dni od ich wszczęcia, spory wynikające ze stosowania niniejszej Umowy poddane zostaną pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego, właściwego rzeczowo i miejscowo dla siedziby Zamawiającego.
3. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Umowie mają zastosowanie przepisy prawa polskiego, a w szczególności ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny oraz innych powszechnie obowiązujących przepisów.
§ 9
Sposób realizacji zamówienia
1. Wykonawca oświadcza, że przy realizacji przedmiotu umowy, stosownie do art. 95 Ustawy Prawo zamówień Publicznych, wszystkie osoby wykonujące czynności określone w opisie przedmiotu zamówienia i wchodzące w Zespół osób realizujących przedmiot umowy (3 osoby), których wykonanie polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, będą zatrudnione na umowę o pracę.
2. Wykonawca w terminie do 15 dni, licząc od dnia zawarcia Umowy będzie zobowiązany do przedstawienia Zamawiającemu dokumentów potwierdzających sposób zatrudnienia osób wskazanych w ust. 1, w szczególności:
a. oświadczenia zatrudnionego pracownika,
b. oświadczenia Wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu pracownika na podstawie umowy o
pracę, osób wykonujących czynności w związku z realizacją Umowy,
3. W trakcie realizacji Przedmiotu Umowy, Zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności
kontrolnych wobec Wykonawcy odnośnie spełniania przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymogu
zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w ust. 1 czynności. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do:
a. żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów i
dokonywania ich oceny,
b. żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów,
c. przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia.
4. W trakcie realizacji przedmiotu umowy, na każde wezwanie Zamawiającego w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie Wykonawca przedłoży Zamawiającemu wskazane w ust. 2 dowody w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących wskazane w punkcie 1 czynności w trakcie realizacji zamówienia.
5. W przypadku nie wywiązania się wykonawcy z obowiązku zatrudniania osób wykonujących czynności opisanych w ust. 1 na umowę o pracę, wykonawca będzie zobowiązany do zapłacenia kary umownej zamawiającemu, w wysokości 2 000,00 PLN za każdą osobę za każdy miesiąc.
6. W przypadku nie przedstawienia informacji w terminach, lub przedstawienie informacji niekompletnych
o których mowa w ust. 2 i 4 Wykonawca każdorazowo płacić będzie karę w wysokości 2 000,00 PLN.
7. W przypadku dwukrotnego nie wywiązania się z obowiązku wskazanego w ust. 2 i 4 lub zmiany sposobu zatrudnienia osób, Zamawiający ma prawo od umowy odstąpić i naliczyć dodatkowo kary umowne wskazane w ust. 5 i 6 niniejszej umowy.
8. W uzasadnionych przypadkach, lecz nie z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, możliwe jest zastąpienie ww. osoby lub osób innymi osobami lub osobą pod warunkiem, że spełnione zostaną wszystkie powyższe wymagania oraz doświadczenie wskazanych osób pozwoliłoby uzyskanie Wykonawcy nie mniejszą ilość punktów w kryteriach oceny ofert określonych w SWZ, jaką uzyskał podczas badania ofert przed wyborem oferty najkorzystniejszej.
9. W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do przestrzegania prawa pracy przez wykonawcę lub podwykonawcę, Zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy.
§ 10
Poufność
1. Wykonawca zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji dotyczących Zamawiającego w szczególności danych finansowych, kadrowych i projektowych, uzyskanych w trakcie realizacji przedmiotu Umowy uzyskanych w okresie realizacji przedmiotu niniejszej Umowy oraz 10 lat po zakończeniu realizacji przedmiotu Umowy
2. Wykonawca zapewnia, iż postanowienie ust. 1 zawarte będzie we wszystkich Umowach zawieranych z podwykonawcami lub osobami zaangażowanymi w wykonywanie niniejszej Umowy.
3. Naruszenie postanowień ust. 1 i 2 może w szczególności stanowić podstawę rozwiązania niniejszej Umowy ze skutkiem natychmiastowym.
4. Strony prowadzą współpracę związaną z realizacją przedmiotu Umowy i w związku z tym Zamawiający udostępnia informacje i materiały dotyczące zakresu współpracy.
5. Korespondencja prowadzona między Stronami w związku z wykonywaniem Umowy oraz wszelkie informacje i materiały uzyskane przez Wykonawcę (jego personel lub podwykonawców) odnoszące się do realizacji Umowy, mogą być wykorzystane wyłącznie w celu wykonania przedmiotu Umowy.
6. Wykonawca będzie zachowywać zasady poufności w stosunku do wszystkich dokumentów, materiałów i opracowań wykonanych na rzecz i zlecenie Zamawiającego uzyskanych w ramach realizacji niniejszej Umowy i nie będzie udostępniał ich osobom trzecim w jakikolwiek sposób, w okresie prowadzonej współpracy oraz po jej zakończeniu.
7. Postanowienia o poufności wymienione powyżej nie będą stanowiły przeszkody dla Wykonawcy w ujawnieniu informacji, jeżeli osoba Zamawiający uzna, że informacje mogą być ujawnione i udzieli w tym celu pisemnej zgody lub obowiązek ujawnienia takich informacji wynikał będzie z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
8. W przypadku naruszenia powyższego zobowiązania przez Wykonawcę, jego personel lub podwykonawców, w wyniku czego Zamawiający poniósłby szkodę, Wykonawca ponosił będzie pełną odpowiedzialność cywilnoprawną z tego tytułu.
9. Wykonawca zobowiązuje się do przetwarzania i zabezpieczenia danych osobowych, do których uzyskał dostęp w toku realizacji Umowy, na zasadach aktualnie obowiązujących przepisów prawa.
10. Umowy powierzania przetwarzania danych osobowych stanowi załącznik nr 4 do Umowy.
11. Wykonawca zobowiązuję się do nie pozyskania (tj. zatrudnienia go w jakiejkolwiek formie czy to w formie umowy o pracę czy innej umowy cywilnoprawnej lub umowy współpracy) pracownika Zamawiającego w trakcie trwania umowy oraz 24 miesiące po jej zakończeniu. W przypadku nawiązaniu współpracy z pracownika Zamawiającego z Wykonawcą, Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 24 miesięcznego wynagrodzenia tego pracownika. Wysokość kary nie jest ograniczona limitem określonym § 7 ust 10.
§ 11
Ubezpieczanie Wykonawcy
1. Wykonawca zobowiązany jest do posiadania umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej przez
cały okres wykonywania Przedmiotu Umowy.
2. Wykonawca oświadcza, że podlega ubezpieczeniu od odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywanej działalności gospodarczej i posiada polisę OC nr ……. na kwotę ubeczenia min. 100 000,00 zł, która jest ważna do dnia ………………
3. W przypadku gdy okres ważności polisy OC nie obejmuje całego okresu obowiązania Umowy. Wykonawca zobowiązuje się przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 2, zawrzeć kolejna umowę ubezpieczenia w zakresie i na kwotę określoną w § 11 ust. 2 Umowy i dostarczyć Zamawiającemu kopię polisy w terminie do 7 dni od dnia zawarcia umowy
4. Wykonawca ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody odniesione przez osoby trzecie w wyniku realizacji usługi, o których mowa w § 1 ust. 1.
5. W przypadku braku zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, zgodnie z warunkami określonymi w § 11 ust. 1-4, Zamawiający ma prawo odstąpić od umowy, z zachowaniem prawa do naliczenia kary umownej, o której mowa w § 7 ust 7 Umowy.
§ 12.
Zmiana Umowy
1. Na podstawie art. 455 ust. 1 pkt. 1) ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, Strony przewidują możliwość dokonania zmiany zawartej Umowy, jeżeli wystąpi co najmniej jedna z niżej wymienionych okoliczności:
a. nastąpi zmiana Wysokości wynagrodzenia Wykonawcy, w następujących warunkach:
i. w przypadku zmiany stawki podatku od towarów i usług,
ii. w przypadku zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. (Dz.U. 2020 r. poz. 2207 ze zm.), o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,
iii. w przypadku zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne,
iv. w przypadku zmiany zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych
- jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę.
b. niezależnych od Stron Umowy związanych z koniecznością zmiany okresu realizacji Umowy, i których przy dołożeniu należytej staranności Strony na dzień podpisania Umowy przewidzieć nie mogły, a wynikają one ze zmian przepisów prawa, które nastąpiły w czasie realizacji Umowy lub wystąpią zdarzenia związane z siłą wyższą,
c. w sytuacji zmiany obowiązujących przepisów prawa, jeżeli zgodnie z nimi konieczne będzie dostosowanie treści Umowy do aktualnego stanu prawnego,
d. w wypadku zmian mających na celu polepszenie jakości świadczonych usług (bez możliwości zmiany
ceny) lub obniżenia ceny za świadczone usługi,
e. w przypadku zmiany Wykonawcy, Podwykonawcy lub rezygnacji z udziału Podwykonawcy przy realizacji przedmiotu Umowy. Jeżeli zmiana dotyczy Wykonawcy lub podmiotu trzeciego, na zasobach którego Wykonawca opierał się wykazując spełnienie warunków udziału w postępowaniu, Zamawiający dopuści zmianę pod warunkiem, że nowy Podwykonawca wykaże spełnienie warunków w zakresie nie mniejszym niż wskazane na etapie postępowania o udzielenie zamówienia przez dotychczasowego Podwykonawcę, a w przypadku Wykonawcy dodatkowo, że nie podlega wykluczeniu z postępowania na warunkach określnych przez Zamawiającego w postępowaniu przetargowym,
f. zmiana osób wchodzących w skład Zespół osób realizujących przedmiot umowy, wskazanych w załączniku nr 5 do Umowy, może nastąpić wyłącznie na osobę, która posiada kwalifikacje i
doświadczenie nie niższe od tych, które były podstawą oceny warunków udziału w postępowaniu oraz kryteriów oceny ofert (uzyskanie nie mniejszej oceny), w przypadku:
i. wystąpienia Zamawiającego z wnioskiem uzasadnionym na piśmie o zmianę którejkolwiek osoby, jeżeli w jego opinii osoba ta jest nieefektywna, świadczy w sposób nienależyty lub nie wywiązuje się ze swoich obowiązków wynikających z Umowy. Wniosek ten jest dla Wykonawcy wiążący. Termin wyznaczony przez Zamawiającego będzie nie krótszy niż 30 dni kalendarzowych,
ii. W przypadku rozszerzenia składu Zespołu osób realizujących przedmiot umowy, nowy członek posiadał będzie doświadczenie nie niższe od tego, jakie było wymagane przez Zamawiającego w celu spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz kryteriów oceny ofert (uzyskanie nie mniejszej oceny oraz nie będzie to sprzeczne z innym zapisami SWZ i Umowy,
iii. gdy członek Zespołu zakończył współpracę z Wykonawcą lub jest niezdolny do świadczenia Usług, zmarł, został aresztowany lub skazany prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowej lub na mocy, którego został orzeczony zakaz zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej – Wykonawca niezwłocznie zawiadomi o tym fakcie Zamawiającego w formie pisemnej lub elektronicznej, jednocześnie przedstawiając Zamawiającemu do akceptacji inną osobę o co najmniej takich samych kwalifikacjach i doświadczeniu, jakie były podstawą jego oceny w ramach warunków udziału w postępowaniu oraz kryterium oceny ofert. Zamawiający zaakceptuje lub odmówi zmiany członka Zespołu w formie pisemnej lub elektronicznej.
g. na podstawie ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tj. Dz.U. z 2020 r. poz. 1842 ze zm.),
i. w przypadku jeśli zmiany nie jest istotna w rozumieniu art. 454 ust. 2 ustawy Prawo zamówień
publicznych.
2. Warunki dokonania zmian o których mowa w ust.1:
a. Strona występująca o zmianę postanowień niniejszej Umowy zobowiązana jest do
udokumentowania zaistnienia okoliczności, o których mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu,
b. Strona występująca o zmianę postanowień niniejszej Umowy zobowiązana jest do złożenia pisemnego wniosku o zmianę postanowień Umowy,
3. Wniosek, o którym mowa w ust. 2 pkt 2 niniejszego paragrafu musi zawierać:
a. opis propozycji zmiany,
b. uzasadnienie zmiany,
c. opis wpływu zmiany na warunki realizacji Umowy.
4. W sytuacji wystąpienia okoliczności wskazanych w ust. 1 pkt 1) lit. a) niniejszego paragrafu Wykonawca złoży w terminie 30 dni od wejścia w życie zmiany wysokości stawki podatku od towarów i usług, pisemny wniosek o zmianę Umowy, w którym musi wykazać rzeczywisty wpływ zmiany stawki podatku na zwiększenie kosztów realizacji Umowy, przedstawiając w tym zakresie szczegółowe wyliczenia i zależności między zmianą stawki podatku od towarów i usług a wzrostem kosztów realizacji Umowy.
Zamawiający w terminie 10 dni od dnia złożenia wniosku, o którym mowa w zdaniu poprzednim oceni czy Wykonawca wykazał rzeczywisty wpływ zmian na wzrost kosztów realizacji Umowy. Po ocenie dostarczonych dokumentów i obliczeń Strony przystąpią do negocjacji w zakresie zwiększenia wynagrodzenia umownego brutto, w zakresie płatności wynikających z faktur wystawionych po wejściu w życie przepisów zmieniających stawki podatku od towarów i usług, przy czym wynagrodzenie umowne netto pozostanie bez zmian. Wówczas, wynagrodzenie brutto Wykonawcy za część prac wykonywanych po terminie wprowadzenia zmiany ulegnie stosownym zmianom natomiast wartość wynagrodzenia netto pozostanie bez zmian.
5. W sytuacji wystąpienia okoliczności wskazanych w ust. 1 pkt 1) lit. b) niniejszego paragrafu, Wykonawca w terminie 30 dni od wejścia w życie zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, złoży pisemny wniosek o zmianę Umowy, w którym wykaże rzeczywisty wpływ zmiany minimalnego wynagrodzenia na zwiększenie kosztów realizacji Umowy, przedstawiając w tym szczegółowe wyliczenia i zależności między zmianą wysokości minimalnego wynagrodzenia a wzrostem kosztów realizacji Umowy. Wniosek powinien obejmować jedynie te dodatkowe koszty realizacji zamówienia, które Wykonawca obowiązkowo ponosi w związku z podwyższeniem wysokości płacy minimalnej. Nie będą akceptowane koszty wynikające z podwyższenia wynagrodzeń pracowników Wykonawcy, które nie są konieczne w celu ich dostosowania do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę. Zamawiający w terminie 10 dni od dnia złożenia wniosku oceni czy Wykonawca wykazał rzeczywisty wpływ zmiany na wzrost kosztów realizacji Umowy. Po dokonaniu oceny dostarczonych dokumentów i obliczeń, Strony przystąpią do negocjacji w zakresie zwiększenia wynagrodzenia umownego brutto, w zakresie płatności wynikających z faktur wystawionych po wejściu w życie przepisów zmieniających wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę.
6. W sytuacji wystąpienia okoliczności wskazanych w ust. 1 pkt 1) lit. c) niniejszego paragrafu, Wykonawca złoży w terminie 30 dni od wejścia w życie zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, pisemny wniosek o zmianę Umowy, w którym wykaże rzeczywisty wpływ zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, na zwiększenie kosztów realizacji Umowy, przedstawiając w tym zakresie szczegółowe wyliczenia i zależności między zmianą zasad przyznawania a wzrostem kosztów realizacji Umowy.
7. W sytuacji wystąpienia okoliczności wskazanych w ust. 1 pkt 1) lit. d) niniejszego paragrafu , Wykonawca złoży w terminie 30 dni od wejścia w życie zmiany zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych, pisemny wniosek o zmianę Umowy, w którym wykaże rzeczywisty wpływ zmiany zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ww. ustawie na zwiększenie kosztów realizacji Umowy, przedstawiając w tym szczegółowe wyliczenia i zależności między zmianą zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ww. ustawie. Wniosek, o którym mowa w zdaniu poprzednim powinien obejmować jedynie te dodatkowe koszty realizacji zamówienia, które Wykonawca
obowiązkowo ponosi w związku ze zmianą zasad, o których mowa w ust. 1 pkt 1) lit. d) § 13 Umowy. Zamawiający w terminie 10 dni od dnia złożenia wniosku oceni, czy Wykonawca wykazał rzeczywisty wpływ zmian w zakresie podlegania lub zmian wysokości składek na wzrost kosztów realizacji Umowy. Po dokonaniu oceny dostarczonych dokumentów i obliczeń, Strony przystąpią do negocjacji w zakresie zwiększenia wynagrodzenia umownego brutto, płatności wynikających z faktur wystawionych po wejściu w życie zmian zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne.
8. Zamawiający po zaakceptowaniu wniosków, o których mowa w ust. 2-6 niniejszego paragrafu, wyznaczy
niezwłocznie datę podpisania aneksu do Umowy.
9. Obowiązek wykazania wpływu zmian, o których mowa w ust. 1 pkt 1 niniejszego paragrafu, na koszty wykonania zamówienia należy do Wykonawcy pod rygorem odmowy dokonania zmiany Umowy przez Zamawiającego.
10. W przypadku zmian, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit. a-d niniejszego paragrafu, jeżeli z wnioskiem występuje Wykonawca, jest on zobowiązany dołączyć do wniosku dokumenty, z których będzie wynikać, w jakim zakresie zmiany te mają wpływ na koszty wykonania Umowy, w szczególności:
a. pisemne zestawienie wynagrodzeń (zarówno przed jak i po zmianie) Pracowników świadczących Usługi, wraz z określeniem zakresu (części etatu), w jakim wykonują oni prace bezpośrednio związane z realizacją przedmiotu Umowy oraz części wynagrodzenia odpowiadającej temu zakresowi – w przypadku zmiany, o której mowa w ust. 1 pkt 2 niniejszego paragrafu lub
b. pisemne zestawienie wynagrodzeń (zarówno przed jak i po zmianie) Pracowników świadczących Usługi, wraz z kwotami składek uiszczanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych / Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego w części finansowanej przez Wykonawcę, z określeniem zakresu (części etatu), w jakim wykonują oni prace bezpośrednio związane z realizacją przedmiotu Umowy oraz części wynagrodzenia odpowiadającej temu zakresowi – w przypadku zmiany, o której mowa w ust. 1 pkt 3 niniejszego paragrafu lub pisemne przedstawienie sposobu i podstawy wyliczenia odpowiedniej zmiany wynagrodzenia Wykonawcy – w przypadku zmiany, o której mowa w ust. 1 pkt 4 niniejszego paragrafu.
11. Strony umowy ustalają zgodnie, iż zmiana wysokości wynagrodzenia brutto za wykonanie usługi będącej przedmiotem umowy może podlegać zmianie maksymalnie o Wskaźniki cen towarów i usług konsumpcyjnych (CPI) z roku poprzedniego ogłoszonego przez Prezesa GUS w Monitorze Polskim. Zastosowanie klauzuli waloryzacyjnej może nastąpić dwukrotnie: pierwsza zmiana nie wcześniej niż po 1 czerwca 2023 r. i dotyczy przyszłych niezrealizowanych usług na rok 2023 i druga zmiana po dniu 1 stycznia 2024 r. i dotyczy przyszłych niezrealizowanych usług na rok 2024. Warunkiem dokonania powyższej zmiany wynagrodzenia za tę część przedmiotu umowy jest złożenie umotywowanego wniosku przez Wykonawcę.
§ 13
Rozwiązanie i Odstąpienie od umowy
1. W przypadku nieopłacenia przez Zamawiającego należności za usługi na podstawie wystawionych przez Wykonawcę faktur w terminach wskazanych w § 5 Wykonawca ma prawo do odstąpienia od Umowy bądź wstrzymania się od świadczenia usług, po uprzednim bezskutecznym wezwaniu Zamawiającego do opłacenia faktury i wyznaczenia dodatkowego terminu wskazanego w treści wezwania.
2. W przypadku rażących naruszeń w realizacji Przedmiotu Umowy Strony mają prawo do rozwiązania Umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia. Do istotnych naruszeń zalicza się x.xx.: nieterminowe wywiązywanie się z powierzonych zadań rozumiane jako pięciokrotne niewywiązanie się z ustalonego terminu przekazania danych/udzielenia odpowiedzi.
3. Zamawiającemu przysługuje prawo do złożenia oświadczenia o odstąpieniu od Umowy w przypadku gdy:
a. Wykonawca nie przystąpił do realizacji Przedmiot Umowy w terminie zgodnym z postanowieniami niniejszej Umowy, pomimo pisemnego wezwania Wykonawcy przez Zamawiającego lub nie rozpoczął prac w ustalonym przez Strony terminie,
b. Wykonawca przerwał realizację Przedmiotu Umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy i przerwa ta trwa dłużej niż 7 dni, pomimo pisemnego wezwania Zamawiającego do wykonania Przedmiotu Umowy,
c. Wykonawca realizuje Przedmiot Umowy w sposób niezgodny z opisem przedmiotu zamówienia, wskazaniami Zamawiającego, pomimo pisemnego wezwania Wykonawcy przez Zamawiającego do realizacji Przedmiotu Umowy zgodnie z tym dokumentem,
d. w wyniku wszczętego postępowania egzekucyjnego nastąpi zajęcie majątku Wykonawcy, w całości lub znacznej części, w takim zakresie, że nie będzie możliwa dalsza realizacja Przedmiotu Umowy przez Wykonawcę,
e. Wykonawca podzleca zamówienie w całości lub w części bez wiedzy i zgody Zamawiającego,
f. sytuacja ekonomiczna Wykonawcy ulegnie znacznemu pogorszeniu lub Wykonawca zostanie postawiony w stan likwidacji,
g. Wykonawca wykonuje swoje obowiązki w sposób niezgodny z Umową lub bez zachowania wymaganej staranności, nie dostosowuje się w wyznaczonym terminie do wezwania przesłanego mu przez Zamawiającego z żądaniem zaniechania zaniedbań lub nie spełnienia obowiązków wynikających z Umowy, co poważnie wpływa na właściwą i terminową realizację Umowy,
h. nastąpi utrata zdolności do czynności prawnych,
i. jeżeli wartość kar umownych, którymi Zamawiający obciążył Wykonawcę zgodnie z § 7 i 9 Umowy, przekroczą kwotę 10 % całkowitego wynagrodzenia brutto Wykonawcy, określonego w § 5 ust. 14 Umowy.
j. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub dalsze wykonywanie umowy może zagrozić istotnemu interesowi bezpieczeństwa państwa lub bezpieczeństwu publicznemu, zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o tych okolicznościach.
4. Zamawiający może rozwiązać Umowę bez wypowiedzenia w przypadku rażącego naruszenia przez Wykonawcę istotnych postanowień Umowy, tj. w razie zwłoki Wykonawcy w wykonaniu obowiązków
określonych w § 4 ust. 6 lub w § 4 ust. 8 Umowy w sposób uniemożliwiający Zamawiającemu wywiązanie się w terminie z obowiązków w zakresie złożenia deklaracji lub zapłaty podatku, tj. do godz. 14:00 w tym dniu, w którym ten obowiązek powinien być wykonany lub zaniechania współpracy lub współdziałania z Zamawiającym. W takim przypadku Zamawiający poinformuje Wykonawcę o zamiarze rozwiązania Umowy w trybie, o którym mowa w zdaniu pierwszym, w formie pisemnej.
5. Zamawiający może odstąpić od umowy w przypadkach określonych w art. 456 ust. 1 lub ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych
6. W przypadku, o którym mowa w ust. 5 - 6 Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy do chwili jej rozwiązania stosownie do zapisów zawartych w 3 i 4 niniejszej umowy.
§ 14
Przedstawiciele Stron umowy
1. Zamawiający wyznacza swojego przedstawiciela w zakresie realizacji Przedmiotu Umowy:
a. Imię nazwisko: nr tel……………., e-mail:…………
b. Imię nazwisko: nr tel……………., e-mail:…………
2. Wykonawca wyznacza jako swojego przedstawiciela w zakresie realizacji przedmiotu umowy –
koordynatora/ów:
a. Imię nazwisko: nr tel……………., e-mail:…………
b. Imię nazwisko: nr tel……………., e-mail:…………
§ 15
Szczegółowe regulacje dotyczące Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, w tym
konsorcjum
1. Dla uniknięcia wątpliwości Strony potwierdzają, że w przypadku, gdy Umowę zawarli z Zamawiającym Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, do wykonania wszystkich zobowiązań wynikających z Umowy zobowiązani są wszyscy Wykonawcy solidarnie (solidarność dłużników).
2. W przypadku, gdy Umowę zawrą z Zamawiającym Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie
zamówienia:
a. umowa określająca wzajemne stosunki pomiędzy wykonawcami wspólnie ubiegającymi się o udzielenie zamówienia (umowa konsorcjum) winna być przedłożona Zamawiającemu przed podpisaniem niniejszej Umowy w formie kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem,
b. umowa określająca wzajemne stosunki pomiędzy Wykonawcami wspólnie ubiegającymi się o udzielenie zamówienia (umowa konsorcjum) winna wskazywać jednoznacznie, który z Wykonawców będzie pełnił funkcję Lidera Konsorcjum,
c. umowa określająca wzajemne stosunki pomiędzy Wykonawcami wspólnie ubiegającymi się o udzielenie zamówienia (umowa konsorcjum) winna wskazywać jednoznacznie, na konto którego z Wykonawców Zamawiający będzie zobowiązany do uiszczania wynagrodzenia. W przypadku konsorcjum wskazania dokonuje Lider Konsorcjum.
d. każdy przedstawiciel Wykonawcy winien być umocowany przez wszystkich Wykonawców do
samodzielnego działania w imieniu każdego z nich,
e. korespondencja związana z wykonywaniem Umowy winna być podpisana przez osobę umocowaną
do reprezentowania wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
§ 16
Postanowienia końcowe
1. Strony zobowiązane są zawiadamiać się na piśmie lub pocztą elektroniczną o wszelkich zmianach
adresowych i danych do kontaktu w terminie 3 dni od zaistnienia zmiany.
2. Zmiana danych adresowych oraz osób kontaktowych nie stanowi zmiany Umowy i nie wymaga formy pisemnej.
3. Wszelkie Zmiany do niniejszej Umowy dokonywane są w formie aneksu zawartego w postaci pisemnej z podpisami należycie reprezentowanych Stron, pod rygorem nieważności.
4. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. (zapis
zostanie dostosowany w zależności od formy podpisania umowy – papierowa, elektronicznie)
5. Następujące załączniki stanowią integralną cześć niniejszej Umowy.
Załącznik nr 1 – Wydruk informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu z rejestru przedsiębiorców KRS
Wykonawcy