Projektowane postanowienia umowy PRZEDMIOT UMOWY

Załącznik nr 4 do SWZ

Projektowane postanowienia umowy

§1

PRZEDMIOT UMOWY

Przedmiotem Umowy jest kompleksowa usługa organizacji i obsługi konferencji „DemoDay” związanej z realizacją programu Akcelerator Łukasiewicza (dalej „Konferencja” lub „Demoday”), zgodnie z:

ofertą Wykonawcy wraz ze szczegółową kalkulacją cenową zawarta
w Formularzu oferty stanowiącym Załącznik nr 1 do Umowy, oraz
opisem przedmiotu z zamówienia (dalej „OPZ”), stanowiącym Załącznik nr 2 do Umowy.

W związku z zawarciem niniejszej Umowy, Wykonawca w ramach przedmiotu Umowy wskazanego w ust. 1, zobowiązuje się do zrealizowania następujących elementów Konferencji:

wynajem obiektu wraz z wyposażeniem – zgodnie z Częścią I OPZ;
obsługa DemoDay – zgodnie z Częścią II OPZ;
organizacja noclegów dla uczestników – zgodnie z Częścią III OPZ;
organizacja cateringu podczas bufetu – zgodnie z Częścią IV OPZ;
opracowanie koncepcji DemoDay – zgodnie z Częścią V OPZ;
zapewnienie obsługi graficznej (scenografia i efektów audiowizualnych) sali konferencyjnej – zgodnie z Częścią V ust. 1 lit. a OPZ;
zapewnienie obsługi graficznej (prezentacje) zgodnie z Częścią V ust. 1 lit. b OPZ;
zapewnienie obsługi graficznej (onepagery) zgodnie z Częścią V ust. 1 lit. c OPZ;
zapewnienie obsługi graficznej (zaproszenia) zgodnie z Częścią V ust. 1 lit. d OPZ;
zapewnienie obsługi graficznej (statuetki) zgodnie z Częścią V ust. 1 lit. e OPZ;
zapewnienie obsługi graficznej (obróbka 15 prezentacji uczestników) – zgodnie z Częścią V ust. 2 OPZ;
zapewnienie obsługi graficznej (obróbka 18 onepagerów) – zgodnie
z Częścią V ust. 3 OPZ;
opracowanie i wykonanie oznakowania przestrzeni – zgodnie z częścią zgodnie z Częścią V ust. 4 OPZ;
produkcja filmowa (nagranie audio-video DemoDay) – zgodnie z Częścią VI ust. 1 lit. a OPZ;
produkcja filmowa (zmontowane nagranie audio-video DemoDay) – zgodnie z Częścią VI ust. 1 lit. b OPZ;
produkcja filmowa (film o DemoDay) – zgodnie z Częścią VI ust. 1 lit. c OPZ;
zapewnienie obsługi fotograficznej DemoDay – zgodnie z Częścią VI ust. 2 OPZ;
wykonanie materiałów konferencyjnych (smycz) – zgodnie z Częścią VII ust. 1 lit. a OPZ;
wykonanie materiałów konferencyjnych (identyfikator) – zgodnie z Częścią VII ust. 1 lit. b OPZ;
wykonanie materiałów konferencyjnych (rollup standard) – zgodnie
z Częścią VII ust. 1 lit. c OPZ;
wykonanie materiałów konferencyjnych (koszulka polo) – zgodnie z Częścią VII ust. 1 lit. d OPZ;
wykonanie materiałów konferencyjnych (waga bagażowa) – zgodnie
z Częścią VII ust. 1 lit. e OPZ;
wykonanie materiałów konferencyjnych (scyzoryk) – zgodnie z Częścią VII ust. 1 lit. f OPZ;
przygotowanie i serwowanie posiłków (catering) i obsługa DemoDay podczas kolacji (na ciepło) – zgodnie z Częścią IX OPZ;
zadania i ogólne obowiązki Wykonawcy – zgodnie z Częścią X ust. 1 OPZ;
przeniesienie praw autorskich – zgodnie z Częścią X ust. 2 OPZ;

Wykonawca sporządzi i przedstawi do akceptacji Zamawiającemu protokół odbioru dla każdego elementu Konferencji, o którym mowa w ust. 2, nie później niż w terminie 5 dni roboczych (dniami roboczymi są dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych – świąt) od dnia zakończenia realizacji Konferencji, realizowanego przez Wykonawcę na podstawie postanowień niniejszej Umowy. Do każdego protokołu Wykonawca zobowiązany jest dołączyć raport potwierdzający wykonanie elementu Konferencji z opisem wykonanych czynności. W przypadku stwierdzenia w protokole odbioru niewykonania lub nienależytego wykonania niniejszej Umowy zastosowanie znajdą postanowienia § 5.
Zamawiający w trakcie realizacji Umowy wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawców na podstawie umowy o pracę koordynatora, który będzie koordynował pracę wszystkich osób obsługujących Konferencję oraz będzie odpowiedzialny za współpracę z Zamawiającym i jego podwykonawcami. Koordynator odpowiedzialny będzie za prawidłową realizację usługi pod względem organizacyjnym i technicznym oraz powinien aktywnie reagować na zgłaszane przez Zamawiającego potrzeby/problemy.
W trakcie realizacji Umowy Zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy odnośnie spełniania wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osoby wykonującej wskazane
w ust. 4 czynności. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do:

żądania oświadczeń i dokumentów, w zakresie potwierdzenia spełniania
ww. wymogów i dokonywania ich oceny;
żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów;
przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia.

W trakcie realizacji Umowy na każde wezwanie Zamawiającego,
w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie, Wykonawca przedłoży Zamawiającemu jeden ze wskazanych poniżej dowodów, w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, przez Wykonawcę lub podwykonawcę osoby wykonującej wskazane w ust. 4 czynności:

oświadczenie Wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osoby wykonującej czynności, której dotyczy wezwanie Zamawiającego. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonuje osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu Wykonawcy lub podwykonawcy;
oświadczenie osoby wskazanej w ust. 4, potwierdzające zatrudnienie przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę przy realizacji niniejszej Umowy;

W przypadku konieczności zmiany – w okresie trwania Umowy – osoby wykonującej w ramach Umowy czynności, o których mowa w ust. 4, Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu dokumentów
to potwierdzających. Obowiązek ten Wykonawca realizuje w terminie 5 dni
od dokonania przedmiotowej zmiany.
W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do przestrzegania prawa pracy przez Wykonawcę lub podwykonawcę, Zamawiający może zwrócić się
o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy.
Wykonawca oświadcza, że cała jego działalność jest ubezpieczona
i posiada polisę ubezpieczeniową ……………….. na kwotę …………. (słownie: ……………………..), obejmującą odpowiedzialność cywilną z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej stanowiącą Załącznik nr 4a do Umowy. Okres ubezpieczenia: …………………………….
Jeżeli polisa ubezpieczeniowa Wykonawcy w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, o której mowa w ust. 9, straci ważność przed zakończeniem niniejszej Umowy, Wykonawca przedłuży ubezpieczenie, zachowując jego ciągłość przez okres wykonywania Umowy określony w § 2
i przedstawi dokument potwierdzający zawarcie Umowy ubezpieczenia Zamawiającemu na co najmniej 3 dni przed upływem końca ważności wyżej wymienionej polisy.
Zamawiającemu przysługuje prawo skorzystania z opcji polegającej
na zamianie zakresu zamówienia określonego w Części IX OPZ –przygotowanie i serwowanie posiłków (catering) i obsługa DemoDay podczas kolacji (na ciepło) – na zakres zamówienia określony w Części VIII OPZ – zmiana formy organizacji Konferencji, na warunkach określonych poniżej:

w przypadku skorzystania przez Xxxxxxxxxxxxx z prawa opcji Wykonawcy przysługiwać będzie wynagrodzenie z tytułu wykonania zamówienia objętego prawem opcji, określone w § 5 ust. 2 Umowy;
w celu skorzystania z prawa opcji, osoba o której mowa w § 4 ust. 2 pkt 2 Umowy, przekaże Wykonawcy oświadczenie drogą elektroniczną na adres wskazany w § 4 ust. 1 pkt 1 Umowy najpóźniej w dniu 24.09.2021 r.;
Wykonawca potwierdzi przyjęcie oświadczenia, o którym mowa w pkt 2 drogą elektroniczną na adres wskazany w § 4 ust. 1 pkt 2 Umowy w dniu otrzymania oświadczenia,
Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie, w tym w szczególności roszczenie o zapłatę wynagrodzenia, w stosunku do Zamawiającego
w przypadku, gdy Zamawiający nie skorzysta z prawa opcji, o którym mowa w pkt 1,
realizacja zamówienia objętego prawem opcji, o którym mowa w pkt 1, jest wyłącznie uprawnieniem Zamawiającego,

§2

TERMIN WYKONANIA UMOWY

Umowa zostanie zrealizowana w terminie od daty zawarcia Umowy
do 21.10.2021 r.

§3

SPOSÓB WYKONANIA UMOWY

Sposób wykonania Umowy został szczegółowo określony w Załączniku nr 2
do Umowy – (OPZ).
Wykonawca oświadcza, iż osoby wyznaczone do realizacji Umowy posiadają doświadczenie niezbędne do należytego wykonania przedmiotu Umowy.
W przypadku dokonywania zmiany ww. osób, Wykonawca oświadcza, iż nowa osoba posiada doświadczenie nie mniejsze niż osoba zmieniana.
Przedmiot Umowy będzie realizowany w sposób uzgodniony z Zamawiającym, w terminach i zakresie wskazanych w niniejszej Umowie – w tym w załącznikach
do niej.
Wykonawca oświadcza, że posiada niezbędny potencjał techniczny a także posiada kwalifikacje, wiedzę, umiejętności oraz doświadczenie niezbędne do należytego wykonania przedmiotu Umowy oraz wszystkie pozwolenia i zgody, o ile wymagane są w obowiązujących przepisach prawa, a także zobowiązuje się do wykonania Umowy z zachowaniem należytej staranności wymaganej w stosunkach tego rodzaju.
Wykonawca zobowiązuje się do uwzględnienia okoliczności, że Zamawiający jest państwową osobą prawną i przy realizacji Konferencji oraz wykonywaniu niniejszej Umowy nie naruszy powszechnie obowiązujących norm społecznych lub obyczajowych. Naruszenie postanowień zdania poprzedzającego traktowane będzie jako niewykonanie Umowy przez Wykonawcę z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy.
Wykonawca ponosi odpowiedzialność za działanie lub zaniechanie osób, przy pomocy których wykonuje niniejszą Umowę, jak za własne działanie lub zaniechanie.
Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność odszkodowawczą w związku
z zawarciem i wykonaniem przez niego niniejszej Umowy oraz za podmioty wskazane w ust. 6, a wszelkie roszczenia osób trzecich z tego tytułu powstałe obciążać będą wyłącznie Wykonawcę.
Wykonawca w ramach niniejszej Umowy zobowiązany jest do naprawy wszelkich szkód, które powstaną w miejscach wykonywania przedmiotu Umowy, w związku z działaniami i zaniechaniami Wykonawcy, osób za które Wykonawca ponosi odpowiedzialność, osób działających na rzecz lub w jego imieniu.
Wykonawca zobowiązuje się do zachowania najwyższej staranności przy wykonaniu usługi stanowiącej przedmiot Umowy.
Zamawiający jest uprawniony do kontroli u Wykonawcy przebiegu wykonania Umowy, a Wykonawca zobowiązany jest zapewnić warunki do jej przeprowadzenia bez zbędnej zwłoki.
Wykonawca zobowiązuje się poddać kontroli dokonywanej przez Zamawiającego oraz inne uprawnione podmioty w zakresie prawidłowości wykonywania Umowy. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wszelkie stwierdzone nieprawidłowości świadczonych usług ujawnione poprzez organy kontrolne oraz Zamawiającego.
W przypadku zastrzeżeń co do sposobu realizacji przedmiotu Umowy, Zamawiający zgłosi je Wykonawcy a Wykonawca zobowiązuje się do dołożenia wszelkich starań w celu usunięcia zgłoszonych zastrzeżeń bez zbędnej zwłoki.
Wykonawca zobowiązany jest współdziałać z Zamawiającymi i uwzględniać jego uwagi i spostrzeżenia.
W ramach wynagrodzenia, o którym mowa w § 5 ust. 1 albo § 5 ust. 3¹,
z zastrzeżeniem § 5 ust. 5, Wykonawca przenosi na Zamawiającego, na zasadzie wyłączności, bez ograniczenia co do czasu i terytorium oraz liczby egzemplarzy, całość autorskich praw majątkowych do wszystkich utworów (dalej „Utwór”) powstałych w wyniku realizacji Umowy oraz zezwala Zamawiającemu na korzystanie z opracowań Utworów (w tym polegających na opracowywaniu poprzez dodanie różnych elementów, uaktualnianie, modyfikację, dokonywanie przeróbek oraz tłumaczenie na różne języki) i rozporządzanie opracowaniami tych Utworów, jak również wyraża zgodę na zezwalanie przez Zamawiającego podmiotom trzecim na wykonywanie przez te podmioty praw zależnych, na polach eksploatacji określonych poniżej. Wykonawca przekaże Zamawiającemu pliki umożliwiające dalsze dokonywanie zmian (pliki otwarte) we wszystkich projektach zaakceptowanych przez Xxxxxxxxxxxxx.
Przeniesienie autorskich praw majątkowych na Zamawiającego obejmuje wszelkie znane w dniu zwarcia niniejszej Umowy pola eksploatacji, w tym wskazane w art. 50 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych
(Dz. U. z 2021 r. poz. 1062), a w szczególności:

w zakresie utrwalania i zwielokrotniania–wszelkimi technikami, w szczególności: techniką zapisu magnetycznego, światłoczułą, audiowizualną, analogową, cyfrową, optyczną, laserową, drukarską, reprograficzną, komputerową, elektroniczną, niezależnie od standardu i formatu zapisu i nośnika, rozmiaru, formy, techniki
i oprawy, włączając nanoszenie na dowolne przedmioty;
rozpowszechnianie Utworu, w tym wprowadzanie go do obrotu;
wielokrotne wprowadzenie do pamięci komputera, sieci multimedialnych, w tym
w szczególności Internetu lub baz danych;
wielokrotne publiczne wykonanie albo publiczne odtworzenie, prawa
do wielokrotnego łączenia z innymi utworami i artystycznym wykonaniem, występami, produkcjami, do użytku komercyjnego i niekomercyjnego,
na nośnikach audiowizualnych, multimedialnych, kasetach, taśmach video, dyskach, chipach, wszystkich formatów, procesów analogowych i cyfrowych, transmisji na żywo, za pośrednictwem ekranu, ekranów video, ekranów cyfrowych, plazmowych, telebimów, promieni laserowych, dla publiczności ograniczonej
i nieograniczonej;
nadanie za pomocą wizji i fonii bezprzewodowej i przewodowej oraz
za pośrednictwem satelity;
wykorzystanie Utworu do celów komunikacyjnych, promocyjnych
lub marketingowych;
wielokrotne wystawianie i wyświetlanie;
wypożyczanie, najem, użyczanie, dzierżawa lub wymiana nośników;
inne wielokrotne publiczne udostępnianie w dowolny sposób, tak, aby każdy miał dostęp do Utworu w wybranym prze siebie miejscu i czasie;
swobodną ingerencję w treść i formę Utworów oraz rozpowszechnianie zmienionych w ten sposób Utworów w dowolny sposób i dowolnymi środkami;
opracowanie całości lub jakiejkolwiek części Utworu i wykorzystywanie opracowania na znanych w chwili zawarcia Umowy polach eksploatacji;
wykorzystanie Utworu do prowadzenia dalszych prac, w tym łączenie Utworu
w całości lub części z innymi materiałami lub innymi dokumentami oraz jego tłumaczenie;
wykorzystanie Utworu do produkcji, dystrybucji, transportu, sprzedaży towarów;
zgłaszanie i rejestracja Utworów, ich fragmentów, elementów lub dowolnych opracowań, sprawozdań w warstwie słownej, dźwiękowej, wizualnej, graficznej
i innych lub ich połączeniach jako dowolnego znaku towarowego, wzoru przemysłowego, użytkowego, domeny lub innego oznaczenia odróżniającego
w polskich, zagranicznych, niezależnie od procedury, trybu, klas–dla wszystkich towarów lub usług lub oznaczeń podmiotów i korzystania z takich oznaczeń
w pełnym zakresie.

Przeniesienie autorskich praw majątkowych i udzielenie zezwoleń, o których mowa w ust. 14, następuje z chwilą przekazania Utworów Zamawiającemu. Z tą samą chwilą Zamawiający nabywa własność wszystkich egzemplarzy, na których Utwory zostały utrwalone i przekazane Zamawiającemu.
W zakresie praw do wizerunków osób utrwalonych na dostarczonych Utworach, Wykonawca zapewni, iż uzyska zgodę takich osób na korzystanie z ich wizerunku przez Zamawiającego co najmniej dla celów dokumentacyjnych, komunikacyjnych, promocyjnych lub marketingowych samej Konferencji w tym poprzez publikacje informacji o Konferencji wraz ze stosownymi Utworami na stronach internetowych Zamawiającego lub też w jego materiałach informacyjnych i promocyjnych.
Z zastrzeżeniem ust. 17 powyżej Wykonawca zobowiązuje się, że realizując Umowę ani on ani jego podwykonawcy nie naruszą praw majątkowych osób trzecich,
w szczególności zapewni, iż Utwory będą oryginalne, bez niedozwolonych zapożyczeń z utworów osób trzecich ani nie będą naruszać niczyich dóbr osobistych. Wykonawca przeniesie majątkowe prawa autorskie do Utworów
w stanie wolnym od obciążeń prawami osób trzecich.
Wykonawca jest odpowiedzialny względem Zamawiającego za wszelkie wady prawne przedmiotu Umowy, a w szczególności za ewentualne roszczenia osób trzecich wynikające z naruszenia praw autorskich, w tym za nieprzestrzeganie przepisów ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
W przypadku wystąpienia przeciwko Zamawiającemu przez osobę trzecią
z roszczeniami wynikającymi z naruszenia jej praw, Wykonawca zobowiązuje się do ich zaspokojenia i zwolnienia Zamawiającego od obowiązku świadczeń z tego tytułu.
W przypadku dochodzenia na drodze sądowej przez osoby trzecie roszczeń wynikających z powyższych tytułów przeciwko Zamawiającemu, Wykonawca zobowiązany jest do przystąpienia po stronie Zamawiającego do postępowania
i podjęcia wszelkich czynności w celu zwolnienia Zamawiającego z udziału
w postępowaniu.
Wykonawca zobowiązuje się do niewykonywania autorskich praw osobistych
do Utworów oraz do zapewnienia, iż twórcy utworów również zobowiążą się
do niewykonywania praw osobistych do Utworów.
Wynagrodzenie obejmuje również przeniesienie własności nośników, na których utrwalono Utwory.
W razie, gdyby na potrzeby wykonywania niniejszej Umowy konieczne było wykorzystanie utworów już istniejących, Wykonawca zobowiązuje się, do nabycia praw do takich utworów lub uzyskania licencji (w tym uiszczenia wszelkich opłat na rzecz organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi) w zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonania niniejszej Umowy.
Wykonawca zapewnia, iż zgody, o którym mowa w ust. 17 są objęte wynagrodzeniem przewidzianym niniejszą Umową oraz zobowiązuje się,
iż ww. zgody nie zostaną odwołane przez okres co najmniej 10 lat.
Wskazane wynagrodzenie obejmuje przeniesienie praw na wszystkich polach eksploatacji, uzyskanie zgód na korzystanie z wizerunku, o którym mowa
w ust. 17 powyżej oraz udzielenie licencji wskazanych w ust. 24 powyżej.

§4

WYKONANIE UMOWY ORAZ POROZUMIEWANIE SIĘ STRON

Potwierdzeniem realizacji przedmiotu Umowy, o którym mowa w § 1 ust. 1
na zasadach określonych w niniejszej Umowie, będzie Protokół odbioru przedmiotu Umowy, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do Umowy. Za równoznaczne
z podpisaniem Protokołu odbioru uważa się także przekazanie informacji określonych w tym Protokole oraz akceptacja Zamawiającego (także
z zastrzeżeniami lub uwagami) dokonana drogą e-mailową przez osoby wskazane w ust. 2.
Strony ustalają następujące osoby upoważnione do odbioru przedmiotu Umowy,
o którym mowa w ust. 1 oraz do bieżących kontaktów w sprawie realizacji niniejszej Umowy:

ze Strony Wykonawcy: ………. adres e-mail:…………, tel. ……………….
ze Strony Zamawiającego: …… adres e-mail:……………, tel. ……………….

Zmiana osób wskazanych w ust. 2 powyżej może być dokonana poprzez poinformowanie drugiej strony na piśmie lub w drodze korespondencji e-mail i nie stanowi zmiany niniejszej Umowy.
Komunikacja pomiędzy Stronami dotycząca bieżącej realizacji postanowień niniejszej Umowy może się odbywać także za pośrednictwem korespondencji elektronicznej, a w wyjątkowych wypadkach również przy użyciu urządzeń telekomunikacyjnych.
Wykonawca odpowiada za działania i zaniechania podwykonawców oraz osób,
za pomocą których wykonuje Umowę, jak za własne działania i zaniechania.
Wykonawca zobowiązany jest do informowania Zamawiającego o wszystkich zdarzeniach mających lub mogących mieć wpływ na wykonanie Umowy, w tym
o wszczęciu wobec niego postępowania egzekucyjnego, naprawczego, likwidacyjnego, upadłościowego lub innego, nie później niż następnego dnia
od dnia wszczęcia postępowania.

§5

WYNAGRODZENIE I WARUNKI PŁATNOŚCI

Za należyte wykonanie przedmiotu Umowy Wykonawca otrzyma wynagrodzenie
w maksymalnej wysokości ………………….. zł brutto (słownie złotych: ………………………..), w tym podatek od towarów i usług w wysokości ………………………. zł (słownie złotych: ………………………….), zgodnie z Formularzem ofertowym zawierającym szczegółową kalkulację cenową, stanowiącym Załącznik nr 1 do Umowy.
Za należyte wykonanie przedmiotu Umowy objętego prawem opcji, o której mowa w § 1 ust. 11 Umowy, Wykonawca otrzyma wynagrodzenie w maksymalnej wysokości ……………………. zł brutto (słownie złotych: ………………………..), w tym ………………………. zł (słownie złotych: ………………………..) podatku VAT, zgodnie
z Formularzem ofertowym zawierającym szczegółową kalkulację cenową, stanowiącym Załącznik nr 1 do Umowy.
Za należyte wykonanie przedmiotu Umowy² wraz z wykonaniem przedmiotu Umowy objętego prawem opcji, o której mowa w § 1 ust. 11 Umowy, Wykonawca otrzyma wynagrodzenie w maksymalnej wysokości ………………….. zł brutto (słownie złotych: ………………………..), w tym podatek od towarów i usług w wysokości ………………………. zł (słownie złotych: ………………………….), zgodnie
z Formularzem ofertowym zawierającym szczegółową kalkulację cenową, stanowiącym Załącznik nr 1 do Umowy.
Ostateczna wysokość wynagrodzenia, o której mowa w ust. 1 albo ust. 3³ powyżej, zostanie ustalona za faktyczne, należycie wykonane przedmiotu Umowy
na podstawie informacji zawartych w protokołach, o których mowa w ust. 5 i cen jednostkowych wyszczególnionych w Formularzu ofertowym zawierającym szczegółową kalkulację cenową zawartą w ofercie Wykonawcy, stanowiącym Załącznik nr 1 do Umowy.
Rozliczenie z tytułu usługi nastąpi na podstawie wystawionej faktury VAT
za realizacje przedmiotu zamówienia. Podstawę do wystawienia faktury za wykonanie przedmiotu Umowy, stanowić będą protokoły, o których mowa w § 1 ust. 3 podpisane przez upoważnionych przedstawicieli stron Umowy. Faktura winna zawierać nazwę usługi będącej przedmiotem Umowy z numerem Umowy oraz podaniem cen jednostkowych brutto, nr rachunku bankowego.
Wynagrodzenie obejmuje podatek VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 685 ze zm.)
Wykonawca może wystawić fakturę w formie papierowej lub elektronicznej.
Fakturę w formie elektronicznej należy wysłać na adres xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx, a w formie papierowej na adres siedziby Centrum Xxxxxxxxxxx. Wykonawca może przesłać fakturę elektroniczną, zgodnie
z przepisami ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu
w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. poz. 2191).
Zamawiający ma obowiązek zapłaty za prawidłowo wystawioną i doręczoną
do siedziby Zamawiającego fakturę, w terminie 21 dni licząc od daty doręczenia prawidłowej faktury.
Za datę dokonania płatności Strony uznają datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
Dla potrzeb wzajemnych rozliczeń uwzględniających postanowienia niniejszego paragrafu, strony oświadczają co następuje:

Zamawiający nie jest podatnikiem podatku VAT, posiada nadany numer NIP: 951 248 16 68,
Wykonawca jest podatnikiem podatku VAT, zarejestrowanym w Urzędzie Skarbowym w ………; posiada nadany numer NIP: ……… i jest upoważniony
do wystawienia faktury VAT.

W razie opóźnienia płatności pieniężnych wynikających z niniejszej Umowy Zamawiający jest zobowiązany do zapłaty odsetek ustawowych.
Bez zgody Xxxxxxxxxxxxx, Wykonawca nie może przenieść wierzytelności z tytułu zrealizowanej usługi na osobę trzecią.

§6

KARY UMOWNE i ODSTĄPIENIE OD UMOWY

Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną:

w przypadku nieuzasadnionego odstąpienia od umowy przez Wykonawcę, lub odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego z przyczyn, za które odpowiedzialność ponosi Wykonawca w wysokości 20% całkowitego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1 albo § 5 ust. 3⁴ Umowy;
za każdy niewykonany lub nienależycie wykonany obowiązek wynikający
z Umowy oraz z OPZ w wysokości 2 % całkowitego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1 albo § 5 ust. 3⁵ Umowy.

Przez nienależyte wykonanie Umowy należy rozumieć w szczególności:

nieprzeprowadzenie Konferencji zgodnie ze szczegółowym scenariuszem
i rozpiską realizacyjną, o której mowa w OPZ;
zakwaterowanie uczestników w pokojach innych niż jednoosobowe;
skierowanie do realizacji Umowy osoby niezatrudnionej na podstawie umowy
o pracę zgodnie z zakresem czynności określonych w § 1 ust. 4 Umowy;
nieprzedłożenie w wyznaczonym przez Zamawiającego w wezwaniu terminie dowodów potwierdzających spełnienie wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, przez Wykonawcę lub podwykonawcę, osoby wykonującej wskazane w § 1 ust. 4 Umowy czynności:
każdy przypadek stwierdzenia przez Zamawiającego potwierdzony
w protokole odbioru Umowy, wykonywania Umowy w sposób niezgodny
z postanowieniami Umowy, OPZ.

Jeżeli Wykonawca jest w zwłoce z przystąpieniem do realizacji Umowy tak dalece, że terminy wynikające z niniejszej Umowy, w tym z OPZ, nie będą mogły być dotrzymane, Zamawiający jest uprawniony do odstąpienia od całości lub części Umowy ze skutkiem natychmiastowym bez wyznaczenia Wykonawcy terminu dodatkowego niezwłocznie po stwierdzeniu takiej okoliczności. Wypowiedzenie powinno być sporządzone w formie pisemnej pod rygorem nieważności oraz zawierać uzasadnienie. W przypadku zaistnienia okoliczności opisanych w zdaniu pierwszym, stosuje się odpowiednio ust. 1 pkt 1.
Kary umowne określone w ust. 1 pkt 2 sumują się. Kary umowne określone w ust. 1 pkt 1 sumują się z karami określonymi w ust. 1 pkt 2.
Maksymalna kwota naliczonych kar umownych nie przekroczy 30 % całkowitego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1 albo § 5 ust. 3⁶ Umowy
Zamawiający zastrzega sobie możliwość dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych określonych w ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny
(Dz. U. z 2020 r. poz. 1740 ze zm), zwanym dalej „kc”.
Z zastrzeżeniem ograniczeń wynikających z przepisów prawa odnoszących się do szczególnych rozwiązań związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem
i zwalczaniem COVID-19 Zamawiający zastrzega sobie prawo do potrącenia naliczonych kar umownych bezpośrednio z faktury Wykonawcy.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od Umowy bez wyznaczania dodatkowego terminu, w razie zwłoki Wykonawcy w rozpoczęciu wykonania Umowy trwającej co najmniej 3 dni robocze.
Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od Umowy w całości lub w części
w terminie do 30 dni od wystąpienia okoliczności uprawniających Zamawiającego
do odstąpienia.
W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, lub dalsze wykonywanie umowy może zagrozić istotnemu interesowi bezpieczeństwa państwa lub bezpieczeństwu publicznemu, Zamawiający może odstąpić od Umowy w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o tych okolicznościach.
W przypadku odstąpienia od Umowy Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części Umowy.
W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania przez Wykonawcę Umowy na skutek okoliczności, za które Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności
(w szczególności wyłączna wina Zamawiającego, siła wyższa), Zamawiający udzieli Wykonawcy dodatkowego terminu na realizację usługi. Wykonawca powołujący się na okoliczności, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, przedstawi Zamawiającemu dokumenty potwierdzające ich wystąpienie oraz czas ich występowania.
Xxxxxx nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy wskutek działania siły wyższej. Przez siłę wyższą, Strony rozumieją: wprowadzenie ograniczeń administracyjnych wynikających z pandemii wywołanej przez COVID-19/SARS-CoV-2, nagły przypadek lub zdarzenie zewnętrzne (niezależne od woli stron), pozostające poza kontrolą i niezawinione przez żadną ze Stron, którego nie można przewidzieć lub uniknąć, a które zaistnieje po wejściu w życie Umowy i stanie się przeszkodą w realizacji Umowy. Pojęcie siły wyższej w żadnym przypadku nie obejmuje braku należytej staranności, o której mowa w art. 355 kc.
Strona, której dotyczą okoliczności siły wyższej podejmie uzasadnione kroki w celu usunięcia przeszkód, aby wywiązać się ze swoich zobowiązań minimalizując zwłokę.
Zamawiający nie jest zobowiązany do płacenia odsetek od nieterminowych płatności, jeżeli jest to wynikiem wystąpienia siły wyższej.
Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności (w tym z tytułu przewidzianych Umową kar umownych) za okoliczności, za które wyłączną odpowiedzialność ponosi Zamawiający.

§7

ZMIANY UMOWY

Wszystkie zmiany postanowień niniejszej Umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
Zgodnie z art. 455 ust. 1 ustawy pzp, Strony dopuszczają możliwość zmiany Umowy w zakresie zmiany osoby, o której mowa w § 1 ust. 4 Umowy pod warunkiem zapewnienia osoby, o doświadczeniu nie mniejszym niż osoba zmieniana, w formie pisemnego aneksu do Umowy sporządzonego na wniosek Strony, która wnioskuje o dokonanie zmiany.
Zawarcie aneksu nastąpi nie później niż w terminie 5 dni roboczych od dnia uzgodnienia przez Strony zakresu zmian.

§8

DANE OSOBOWE

Strony oświadczają, że niniejsza Xxxxx obejmuje swoim zakresem powierzenie przetwarzania danych osobowych, co do których Zamawiającemu przysługuje status administratora danych osobowych w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych. Umowa powierzenia przetwarzania stanowi załącznik nr 4
do Umowy.
Wykonawca oświadcza, że zapoznał lub zapozna się oraz zapozna osoby skierowane do wykonania Umowy z informacją o zasadach przetwarzania danych osobowych przez Centrum Xxxxxxxxxxx, która stanowią załącznik nr 5 (dla osób zawierających Umowę i osób odpowiedzialnych za realizację Umowy) i nr 6 (dla osób prowadzących/obsługujących Konferencję) do Umowy.
Odstąpienie od Umowy, o której mowa w ust. 1, lub jej wypowiedzenie z przyczyn leżących wyłącznie po stronie Wykonawcy daje Zamawiającemu podstawę
do odstąpienia od Umowy z winy Wykonawcy.

§9

INFORMACJE POUFNE

Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji
i danych otrzymanych od Zamawiającego w związku z wykonaniem zobowiązań wynikających z niniejszej Umowy zgodnie z odrębną umową o zachowaniu poufności zawartą przez Xxxxxx, która stanowi załącznik nr 7 do Umowy.

§10

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową będą miały zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego.
Wykonawca nie może przenieść swoich praw i obowiązków wynikających
z niniejszej Umowy na osobę trzecią.
W przypadku dojścia do sporu w związku z realizacją niniejszej Umowy, Xxxxxx zobowiązują̨ się̨ podjąć próbę polubownego jego rozwiązania. W sytuacji niemożliwości dojścia do porozumienia sądem właściwym do rozstrzygnięcia ewentualnego sporu, wynikłego z realizacji niniejszej Umowy będzie sąd powszechny właściwy ze względu na siedzibę Zamawiającego.
Umowa zostaje zawarta z dniem jej podpisania przez ostatnią ze Stron.
Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron/w postaci elektronicznej.
Załączniki do Umowy:

zał. nr 1 – Opis przedmiotu zamówienia,
zał. nr 2 - Formularz ofertowy,
zał. nr 3 – Protokół odbioru przedmiotu Umowy,
zał. nr 4 – Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych,
zał. nr 4a – Polisa,
zał. nr 5 – Klauzula informacyjna Zamawiającego - dla osób zawierających umowę i odpowiedzialnych za realizację Umowy,
zał. nr 6 – Klauzula informacyjna Zamawiającego – dla osób prowadzących/obsługujących Konferencję,
zał. nr 7 – Umowa o zachowaniu poufności,
zał. nr 8 – Wzór zgody na wykorzystanie wizerunku osób utrwalonych na dostarczonych Utworach.

Załącznik nr 3 do Umowy

Warszawa, dnia …………………… r.

Protokół odbioru/odbioru częściowego (właściwe skreślić)
Umowy nr ………………. z dnia ……………….

(wzór)

Wykonawca

Zamawiający

Przedmiot Umowy: ………………………………………………..
Usługę wykonano w terminie …………………………………………
Zamawiający dokonuje odbioru przedmiotu Umowy, wykonanego zgodnie z wymaganiami Zamawiającego zawartymi w Umowie/ Zamawiający nie dokonuje odbioru zamówienia z powodów niżej opisanych/ Zamawiający dokonuje odbioru zamówienia z zastrzeżeniami/ uwagami^⁷:

…………………………………………………..……………………………………………………..………………………………………………………………………………………………………………………

W związku z uwagami i zastrzeżeniami Strony ustaliły, co następuje^⁸:

………………………………………………………………………………………...…………………………………………………………………………………………..……….……………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Zamawiający wyraża/nie wyraża⁹ zgodę/zgody na wystawienie elektronicznej faktury/rachunku za wykonane zamówienie.
Protokół sporządzono w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

W imieniu Wykonawcy W imieniu Xxxxxxxxxxxxx

Załącznik nr 4 do Umowy

UMOWA Nr …/…/CŁ/2021/DO

powierzenia przetwarzania danych osobowych

zawarta w dniu ………... w Warszawie pomiędzy:

Centrum Xxxxxxxxxxx z siedzibą w Warszawie, przy ul. Poleczki 19, (02-822), działającym podstawie ustawy z dnia 21 lutego 2019 r. o Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx (Dz. U. z 2019 r. poz. 534, 2227, z 2020 r. poz. 284, 695, 875), posiadającym numer NIP: 9512481668, REGON: 382967128, reprezentowanym przez:

……………………………., zwanym dalej „Administratorem”,

…………………………………….. reprezentowanym przez:

…………………….. – ……………………., zwanym dalej „Podmiotem przetwarzającym”,

łącznie zwanymi dalej „Stronami” a osobno „Stroną”, o następującej treści:

§ 1.

Powierzenie przetwarzania danych osobowych

Administrator powierza Podmiotowi przetwarzającemu, w trybie art. 28 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) Dz. Urz. UE L 119/1, z 4.5.2016, zwanego dalej „RODO”, dane osobowe do przetwarzania w imieniu Administratora, na zasadach i w celu określonym
w niniejszej umowie, zgodnie z udokumentowanymi poleceniami lub instrukcjami Administratora.
Administrator oświadcza, że jest administratorem w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO w odniesieniu do danych osobowych określonych w niniejszej umowie.
Podmiot przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać powierzone mu dane osobowe zgodnie z niniejszą umową, RODO oraz z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą.
Podmiot przetwarzający oświadcza, że nie będzie przekazywał danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) bez wcześniejszych udokumentowanych poleceń Administratora w tym zakresie. Postanowienia zdania poprzedniego nie znajdą zastosowania, jeżeli obowiązek przekazania danych osobowych poza EOG nakłada na Podmiot przetwarzający prawo Unii Europejskiej lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega Podmiot przetwarzający; w takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Podmiot przetwarzający obowiązany jest poinformować Administratora o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes prawny.
Podmiot przetwarzający oświadcza, iż stosuje odpowiednie środki techniczne
i organizacyjne spełniające wymogi RODO i chroniące prawa osób, których dane osobowe dotyczą.
Administrator danych osobowych oświadcza, że został poinformowany przez Podmiot przetwarzający o korzystaniu przez niego z usługi Microsoft Office 365 i nie zgłasza w tym zakresie sprzeciwu.

§ 2.

Rodzaj, cel i charakter przetwarzania danych osobowych

Podmiot przetwarzający będzie przetwarzał, powierzone mu na podstawie niniejszej umowy dane osobowe następujących kategorii osób: uczestników – pracowników Instytucji tworzących Sieć Badawczą Xxxxxxxxxxx oraz zaproszonych osób spoza Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx w postaci: imienia, nazwiska, nazwy reprezentowanej Instytucji, stanowiska, adresu e-mail i numeru telefonu, głosu i wizerunku.
Powierzone przez Administratora dane osobowe będą przetwarzane przez Podmiot przetwarzający wyłącznie w celu organizacji i przeprowadzenia Konferencji dla pracowników podmiotów wchodzących w skład Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx oraz imiennie zaproszonych osób spoza Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx, w zgodzie z umową z ……………… r., zawartą przez Podmiot przetwarzający z Administratorem
w następujący sposób: elektroniczny oraz w formie papierowej

§ 3.

Obowiązki Podmiotu przetwarzającego

Podmiot przetwarzający zobowiązuje się, przy przetwarzaniu danych osobowych do ich zabezpieczenia poprzez wdrożenie i stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających odpowiedni stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, zgodnie z art. 32 RODO. Strony zgodnie potwierdzają, iż Podmiot przetwarzający przedstawił Administratorowi informacje i dokumenty potwierdzające, że Podmiot przetwarzający zapewnia wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest do niezwłocznego przedstawiania Administratorowi wszelkich aktualizacji informacji i dokumentów, o których mowa w zdaniu poprzednim.
Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do nadania stosownych upoważnień
do przetwarzania powierzonych mu danych osobowych wszystkim osobom, które będą miały dostęp do danych osobowych i będą je przetwarzały w celu realizacji niniejszej umowy, chyba że przetwarzanie wymagane jest przez prawo Unii Europejskiej lub prawo państwa członkowskiego.
Podmiot przetwarzający zobowiąże upoważnione osoby, o których mowa w ust. 2
do bezterminowego zachowania w tajemnicy powierzonych im do przetwarzania danych osobowych, także po ustaniu ewentualnego zatrudnienia u Podmiotu przetwarzającego, chyba że taki obowiązek wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie ochrony danych osobowych.
Podmiot przetwarzający zobowiązany jest do niezwłocznego przekazywania Administratorowi informacji, komu zostały udzielone upoważnienia, o których mowa w ust. 2, na każde jego żądanie.
Podmiot przetwarzający zobowiązany jest do przestrzegania warunków korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego określonych w niniejszej umowie oraz w RODO.
Podmiot przetwarzający biorąc pod uwagę charakter przetwarzania:

w miarę możliwości pomaga Administratorowi poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania
na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO,
oraz dostępne Podmiotowi przetwarzającemu informacje, pomaga Administratorowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32-36 RODO.

Podmiot przetwarzający bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 24 godzin od powzięcia uzasadnionego podejrzenia wystąpienia zdarzenia, powiadomi Administratora:

o wszelkich przypadkach nieprzestrzegania postanowień umowy lub przepisów prawa dotyczących ochrony danych osobowych przetwarzanych na mocy niniejszej umowy, których dopuścił się Podmiot przetwarzający, jego pracownicy i inne osoby, przy pomocy których przetwarza powierzone dane osobowe lub podwykonawcy;
o wszelkich wnioskach ze strony organu nadzorującego przetwarzanie danych osobowych lub innej instytucji, w zakresie dotyczącym przetwarzania danych osobowych na podstawie niniejszej umowy, chyba
że prawo stanowi inaczej, zwłaszcza jeżeli obowiązują jakiekolwiek zakazy w świetle prawa karnego, w celu chronienia poufności postępowania przygotowawczego prowadzonego przez te organy;
o wszelkich naruszeniach zasad dotyczących przetwarzania i ochrony danych osobowych, w tym ich utracie, zniszczeniu, uszkodzeniu, nieuprawnionej zmianie lub ujawnieniu, lub incydentach przypadkowego lub nieupoważnionego dostępu do danych osobowych przetwarzanych
na mocy niniejszej umowy;
o wszelkich zażaleniach lub wnioskach dotyczących danych osobowych (zwłaszcza wnioskach o dostęp do danych osobowych przetwarzanych
na mocy umowy), ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub o sprzeciwie wobec przetwarzania, a także o wniosku
o przeniesienie danych osobowych przetwarzanych na mocy umowy, przesłanych bezpośrednio przez osoby, których dotyczą dane, bez udzielania na nie odpowiedzi do momentu uzyskania odpowiedniego polecenia Administratora, chyba że Podmiot przetwarzający posiada stosowne upoważnienie do udzielenia na nie odpowiedzi;
jeżeli jego zdaniem wydane mu przez Administratora polecenie stanowi naruszenie przepisów o ochronie danych.

Informacja, o której mowa w ust. 7 pkt 1 i 3 powinna co najmniej opisywać:

charakter naruszenia zasad dotyczących przetwarzania i ochrony danych osobowych, w tym w miarę możliwości wskazywać osoby, których dane objęte zostały naruszeniem, czas, miejsce i okoliczności zdarzenia;
możliwe konsekwencje naruszenia ochrony danych osobowych;
działania wyjaśniające podjęte przez Podmiot przetwarzający;
środki zastosowane lub proponowane przez Podmiot przetwarzający w celu zaradzenia naruszeniu ochrony danych osobowych, w tym, w stosownych przypadkach, środki w celu zminimalizowania jego ewentualnych negatywnych skutków;
czy Podmiot przetwarzający zgłosił naruszenie ochrony danych osobowych organowi nadzorującemu lub powiadomił o nim osoby, których dane objęte zostały naruszeniem.

Informacje, o których mowa w ust. 7 pkt 1 i 3 przekazywane będą pocztą elektroniczną na adres xxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx
i xxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx, w sposób zapewniający ich poufność, wraz z wszelką niezbędną dokumentacją dotyczącą naruszenia.
Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do niezwłocznego informowania Administratora o każdym postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania przez Podmiot przetwarzający danych osobowych określonych w niniejszej umowie, o każdej decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania tych danych osobowych, skierowanych
do Podmiotu przetwarzającego, a także o wszelkich planowanych, o ile
są wiadome, lub realizowanych kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania danych osobowych przez Podmiot przetwarzający.
Podmiot przetwarzający po zakończeniu świadczenia usług związanych
z przetwarzaniem powierzonych danych osobowych usuwa wszelkie dane osobowe w terminie 30 dni od dnia zakończenia świadczenia usług związanych
z przetwarzaniem powierzonych danych osobowych oraz usuwa w tym terminie wszelkie ich istniejące kopie, chyba że prawo Unii Europejskiej lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych.
Dla uniknięcia niejasności, Administrator potwierdza, że Podmiot przetwarzający nie jest uprawniony do przetwarzania danych osobowych po zakończeniu obowiązywania niniejszej umowy.

§ 4.

Obwiązki i prawa Administratora

Administrator ma prawo kontrolowania Podmiotu przetwarzającego w zakresie przetwarzanych danych osobowych, pod względem zgodności z RODO oraz niniejszą umową.
Administrator jest zobowiązany do:

współpracy z Podmiotem przetwarzającym w przypadku kontroli właściwego organu nadzorującego dotyczącej przetwarzania przez Podmiot przetwarzający danych osobowych, powierzonych na podstawie niniejszej umowy;
współdziałania z Podmiotem przetwarzającym w wykonaniu niniejszej umowy;
udzielania Podmiotowi przetwarzającemu wyjaśnień w razie wątpliwości
co do legalności poleceń Administratora;
terminowego wywiązywania się ze swoich obowiązków określonych niniejszą umową.

§ 5.

Wynagrodzenie za przetwarzanie danych osobowych

Przetwarzanie danych osobowych przez Podmiot przetwarzający następuje w ramach wynagrodzenia przysługującego mu na podstawie umowy, o której mowa w § 2 ust. 2.

§ 6.

Prawo kontroli oraz audytu

Administrator zastrzega możliwość przeprowadzenia kontroli/audytów, w zakresie przestrzegania postanowień niniejszej umowy oraz przepisów
o ochronie danych przez Podmiot przetwarzający, jak również przestrzegania warunków niniejszej umowy oraz przepisów o ochronie danych przez inny podmiot przetwarzający, któremu Podmiot przetwarzający powierzył dane osobowe do przetwarzania.
Kontrola, o której mowa w ust. 1, będzie przeprowadzana odpowiednio
z uwzględnieniem obowiązujących przepisów o kontroli w administracji rządowej.
Audyty, o których mowa w ust. 1 mogą być prowadzone przez Administratora lub osobę trzecią działającą w imieniu Administratora, w szczególności w trybie wizytacji dowolnej lokalizacji lub obiektu, w którym dane osobowe
są przetwarzane na podstawie niniejszej umowy (w tym przechowywane,
co obejmuje również kopie zapasowe danych osobowych) oraz uzyskania dostępu do dokumentów, oprogramowania i sprzętu komputerowego oraz pozostałych informacji dotyczących danych osobowych przetwarzanych na podstawie niniejszej umowy, w celu analizy i zbadania tych dokumentów, oprogramowania i sprzętu komputerowego oraz pozostałych informacji. Administrator lub osoba trzecia działająca w imieniu Administratora są upoważnieni do weryfikacji wdrożenia i skuteczności środków technicznych i organizacyjnych stosowanych przez Podmiot przetwarzający w celu zabezpieczania danych osobowych przetwarzanych na podstawie niniejszej umowy.
Audyty, o których mowa w ust. 1 mogą odbywać się wyłącznie po zawiadomieniu Podmiotu przetwarzającego przez Administratora o zamiarze ich przeprowadzenia, z 7 dniowym wyprzedzeniem.
Podmiot przetwarzający zobowiązany jest do udostępniania Administratorowi wszelkich informacji niezbędnych do wykazania spełniania obowiązków określonych w art. 28 RODO, w tym wynikających z niniejszej umowy oraz
do umożliwienia Administratorowi lub audytorowi upoważnionemu przez Administratora przeprowadzenia audytów i przyczyniania się do nich.
Po przeprowadzeniu kontroli/audytu Administrator przekaże Podmiotowi przetwarzającemu pisemne zalecenia pokontrolne/poaudytowe wraz z terminem ich realizacji. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest do niezwłocznego informowania Administratora, jeżeli jego zdaniem wydane mu zalecenie stanowi naruszenie RODO lub innych przepisów UE lub przepisów o ochronie danych osobowych państwa członkowskiego.

§ 7.

Dalsze powierzenie danych osobowych do przetwarzania

Administrator wyraża zgodę na dalsze powierzanie przez Podmiot przetwarzający przetwarzania danych osobowych objętych niniejszą umową innemu podmiotowi przetwarzającemu, zwanemu dalej „podwykonawcą”, na warunkach i w zakresie określonych niniejszą umową, z zastrzeżeniem, iż Podmiot przetwarzający nie
ma prawa przekazać podwykonawcy całości wykonania niniejszej umowy.
Podmiot przetwarzający może powierzyć dane osobowe objęte niniejszą umową
do dalszego przetwarzania podwykonawcy jedynie w celu wykonania niniejszej umowy, po uzyskaniu uprzedniej pisemnej zgody Administratora lub braku jego sprzeciwu. Postanowienia zdania pierwszego nie mają zastosowania do umów zawartych przez Podmiot przetwarzający przed zawarciem niniejszej umowy.
W celu uzyskania zgody Administratora, o której mowa w ust. 2, Podmiot przetwarzający obowiązany jest przedstawić Administratorowi na piśmie na adres poczty elektronicznej xxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx oraz xxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx następujące informacje:
1. tożsamość i dane kontaktowe podwykonawcy;
2. charakter czynności podejmowanych przez podwykonawcę;
3. zakres danych, do których będzie miał dostęp podwykonawca;
4. miejsce świadczenia usług polegających na przetwarzaniu danych osobowych przez podwykonawcę.
Z zastrzeżeniem ust. 6 i 7 poniżej, przyjmuje się, że brak sprzeciwu Administratora w terminie 3 dni roboczych od daty zawiadomienia ze strony Podmiotu przetwarzającego, oznacza udzielenie zgody na korzystanie przez Podmiot przetwarzający z przedstawionego podwykonawcy.
Wykonywanie w imieniu Administratora konkretnych czynności przetwarzania danych osobowych przez podwykonawcę możliwe jest – z uwzględnieniem
ust. 1 - 4 – po uprzednim zawarciu przez Podmiot przetwarzający z tym podwykonawcą umowy określającej obowiązki tego podwykonawcy w zakresie ochrony danych osobowych, w sposób analogiczny jak Podmiotu przetwarzającego w niniejszej umowie, z zastrzeżeniem ust. 9.
W celu udzielenia zgody na przekazanie danych osobowych podwykonawcy, Administrator może żądać od Podmiotu przetwarzającego, w terminie określonym w ust. 4 powyżej, przedstawienia projektu umowy o podwykonawstwo, a także przedstawienia innych dokumentów lub udzielenia informacji dotyczących podwykonawcy lub planowanej do powierzenia mu czynności przetwarzania danych. Projekt umowy, o którym mowa w zdaniu poprzednim winien
co najmniej:
1. określać zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez podwykonawcę
  na poziomie nie mniejszym niż określony w niniejszej umowie;
2. określać te same uprawnienia Administratora wobec podwykonawcy,
  co uprawnienia Administratora wobec Podmiotu przetwarzającego, określone niniejszą umową, w tym w zakresie kontroli oraz audytu.
W przypadku zgłoszenia przez Administratora żądania opisanego w ust. 6 powyżej, Administratorowi przysługuje prawo do zgłoszenia sprzeciwu
co do dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych danemu podwykonawcy, w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania projektu umowy, innych dokumentów oraz wyczerpujących informacji, których zażądał Administrator.
Administrator jest uprawniony do cofnięcia zgody, o której mowa w ust. 2 niniejszego paragrafu, z ważnych przyczyn, w szczególności jeśli podwykonawca przetwarza dane osobowe w sposób niezgodny z prawem. W takim przypadku Podmiot przetwarzający zobowiązany jest do niezwłocznego uniemożliwienia podwykonawcy przetwarzania danych osobowych powierzonych przez Administratora, co nie zwalnia Podmiotu przetwarzającego z wykonania obowiązków wynikających z niniejszej umowy.
Wykonywanie w imieniu Administratora konkretnych czynności przetwarzania danych osobowych przez podwykonawcę możliwe jest bez uprzedniego zawarcia umowy, o której mowa w ust. 5, jeżeli powierzenie przetwarzania danych możliwe jest na podstawie innego instrumentu prawnego, który podlega prawu Unii Europejskiej lub prawu państwa członkowskiego i który wiąże Podmiot przetwarzający i Administratora.
Postanowienia niniejszego paragrafu mają zastosowanie w przypadku wszelkich zamierzonych zmian dotyczących dodania lub zastąpienia danych podwykonawców innymi podwykonawcami oraz w przypadku dokonywania jakichkolwiek zmian umowy o podwykonawstwo.

§ 8.

Odpowiedzialność Podmiotu przetwarzającego i kary umowne

Podmiot przetwarzający jest odpowiedzialny za wszelkie przypadki naruszenia przez niego lub osoby, o których mowa w § 3 ust. 2 spoczywających na nich obowiązków ochrony danych osobowych, w tym za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z treścią niniejszej umowy, niedopełnienie obowiązków nałożonych bezpośrednio na Podmiot przetwarzający przepisami RODO, lub za działanie poza zgodnymi z prawem instrukcjami Administratora lub wbrew tym instrukcjom.
Podmiot przetwarzający ponosi pełną odpowiedzialność wobec Administratora
za niewywiązanie się ze spoczywających na podwykonawcy, o którym mowa
w § 7 obowiązków ochrony danych osobowych.
W celu uniknięcia wątpliwości, Podmiot przetwarzający ponosi odpowiedzialność za działania swoich pracowników i innych osób oraz podmiotów, przy pomocy których przetwarza powierzone dane osobowe, czy też umożliwia im dostęp
do powierzonych danych, w tym podwykonawców jak za własne działanie
i zaniechanie.
Za szkody wyrządzone Administratorowi z tytułu przetwarzania danych osobowych w sposób naruszający przepisy o ochronie danych osobowych lub niniejszej umowy Administrator może dochodzić od Podmiotu przetwarzającego odszkodowania
na zasadach ogólnych, z zastrzeżeniem postanowień poniżej.
Podmiot przetwarzający ma obowiązek zawsze współdziałać z Administratorem
na jego żądanie, w zakresie ustalenia przyczyn wyrządzonej szkody, jak również zapewnia, że obowiązek ten będzie wypełniać bezpośrednio podwykonawca Podmiotu przetwarzającego w stosunku do Administratora.

§ 9.

Czas trwania przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe, o których mowa w niniejszej umowie mogą być przetwarzane przez Podmiot przetwarzający przez czas oznaczony, od dnia jej zawarcia do dnia obowiązywania umowy, o której mowa w § 2 ust. 2. Inny podmiot przetwarzający,
o którym mowa w § 7 może przetwarzać dane osobowe nie dłużej niż do dnia przetwarzania tych danych przez Podmiot przetwarzający.

§ 10.

Wypowiedzenie umowy

Każda ze Stron może wypowiedzieć niniejszą umowę z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia.
Administrator może odstąpić od niniejszej umowy ze skutkiem natychmiastowym, z ważnych powodów, w szczególności w przypadku, gdy Podmiot przetwarzający:

Wypowiedzenie, o którym mowa w ust. 1 i 2 musi nastąpić w formie pisemnej.
Odstąpienie lub wypowiedzenie niniejszej umowy z przyczyn leżących po stronie Podmiotu przetwarzającego ma skutek w postaci odstąpienia od umowy głównej
z winy podmiotu przetwarzającego.

§ 11.

Postanowienia końcowe

Zmiana niniejszej umowy wymaga zgody obydwu Stron i zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem ust. 2.

Zmiana danych rejestrowych i adresowych Stron następuje poprzez pisemne (podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji Strony) powiadomienie drugiej Strony lub w formie dokumentowej i nie wymaga sporządzenia aneksu. Forma dokumentowa zostanie zachowana w przypadku, gdy oświadczenie zostanie złożone drugiej Xxxxxxx w postaci skanu pisma, zawierającego powielony mechanicznie podpis osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w imieniu Xxxxxx składającej oświadczenie i przesłane na adres poczty elektronicznej xxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx oraz xxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx.

W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy powszechnie obowiązującego prawa, w tym RODO.
Strony będą dążyły do rozwiązywania ewentualnych sporów powstałych w związku z realizacją niniejszej umowy w drodze porozumienia. W przypadku braku porozumienia, spory będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Administratora.
Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach – jednym dla każdej ze Stron.

Administrator Podmiot przetwarzający

Załącznik nr 5 do umowy

Klauzula informacyjna (dla osób podpisujących umowę i osób skierowanych
do obsługi umowy)

Definicje:

Dane osobowe/dane - oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej
do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa
do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej;
Odbiorca danych – oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, któremu ujawnia się dane osobowe, niezależnie od tego, czy jest stroną trzecią. Organy publiczne, które mogą otrzymywać dane osobowe w ramach konkretnego postępowania zgodnie z prawem powszechnie obowiązującym, nie są jednak uznawane za odbiorców - przetwarzanie tych danych przez te organy publiczne musi być zgodne z przepisami o ochronie danych mającymi zastosowanie stosownie do celów przetwarzania; przy czym przez sformułowanie, „strona trzecia” rozumie się osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub podmiot inny niż osoba, której dane dotyczą, administrator, podmiot przetwarzający czy osoby, które
– z upoważnienia Administratora lub podmiotu przetwarzającego – mogą przetwarzać dane osobowe.
Przetwarzanie - oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie;
RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia
27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;
Zgoda osoby, której dane dotyczą – oznacza dobrowolne, konkretne, świadome
i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala
na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych.

Klauzula informacyjna:

CENTRUM XXXXXXXXXXX oświadcza, iż jest administratorem danych osobowych
w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, w odniesieniu do danych osobowych osób fizycznych reprezentujących podmiot, z którym zawierana jest umowa.
Z administratorem można skontaktować się telefonicznie, pod numerem (x00) 000 000 000, za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx oraz listownie przesyłając informacje na adres: CENTRUM XXXXXXXXXXX z siedzibą w Warszawie (02-822 Warszawa), ul. Poleczki 19.
CENTRUM XXXXXXXXXXX oświadcza, że wyznaczyło inspektora ochrony danych, o którym mowa w art. 37-39 RODO. Dane kontaktowe inspektora ochrony danych w CENTRUM XXXXXXXXXXX, 00-000 Xxxxxxxx, xx. Xxxxxxxx 00, tel. 000000000,
e-mail: xxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx.
Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, będą przetwarzane przez CENTRUM XXXXXXXXXXX na podstawie:

art. 6 ust.1 lit. b) RODO – w celu spełnienia wymogów kontraktowych (konieczność dysponowania danymi na potrzeby wykonania zawartej umowy),
art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – w celu spełnienia wymogów ustawowych (konieczność wypełnienia przez CENTRUM XXXXXXXXXXX obowiązków prawnych wynikających
z przepisów prawa),
art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – z uwagi na konieczność realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora jakim jest komunikacja podczas
w trakcie realizacji zawartej umowy.

Zakres danych osobowych, z którym zawierana jest umowa obejmuje imię, nazwisko, numer telefonu, adres email, adres zamieszkania albo inne dane przekazane przez podmiot, z którym zawierana jest umowa.
Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, mogą być przekazywane podmiotom trzecim. Zgodnie z obowiązującym prawem CENTRUM XXXXXXXXXXX może przekazywać dane podmiotom przetwarzającym je na zlecenie CENTRUM XXXXXXXXXXX na podstawie umów o powierzenie przetwarzania danych osobowych (np. doradcom, audytorom, podmiotom świadczącym usługi IT) oraz innym podmiotom uprawnionym na podstawie obowiązujących przepisów (np. sądy, organy ścigania) – na podstawie posiadającego podstawę prawną żądania.
Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, nie będą przekazywane do państwa trzeciego (rozumianego jako państwo znajdujące się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, EOG), ani organizacji międzynarodowej w rozumieniu RODO,
z poniższym zastrzeżeniem.

Administrator korzysta z Microsoft Office 365, co może spowodować przekazanie Państwa danych osobowych do państwa trzeciego. Regulamin korzystania z Usług Online w zakresie MS Office 365 oraz zobowiązania w odniesieniu do przetwarzania i zabezpieczania danych użytkownika oraz danych osobowych przez usługi online określa dokumentacja Microsoft, w tym w szczególności:

oświadczenie o ochronie prywatności - xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxx.xxx/xx-xx/xxxxxxxxxxxxxxxx;
umowa dotycząca usług Microsoft (Microsoft Services Agreement, MSA) - xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx/xx-xx/xxxxxxxxxxxxxxxxx/.

W ramach usług Microsoft Office, dane wprowadzone do Microsoft Office 365 będą przetwarzane
i przechowywane w określonej lokalizacji geograficznej. Zgodnie z funkcjonalnością usług Microsoft Office w dostępnym panelu administracyjnym w „Profilu Organizacji”, wskazano iż dane przetwarzane są na terenie Unii Europejskiej.

Microsoft zobowiązuje się do przestrzegania przepisów prawa dotyczących świadczenia Usług Online, które dotyczą ogółu dostawców informatycznych.

Microsoft realizuje coroczne audyty Usług Online, obejmujące audyty zabezpieczeń komputerów, środowiska informatycznego i fizycznych Centrów Danych, nadzorowany
i upoważnione przez niego firmy trzecie, łącznie z prawem których szczegóły można znaleźć pod adresem xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx/xx-xx/xxxxx-xxxxxx/xxxxxxx?xxxxxx00.

Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, będą przetwarzane przez okres nie dłuższy niż 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym niniejsza umowa zostanie wykonana, chyba że niezbędny będzie dłuższy okres przetwarzania np.: z uwagi na obowiązki archiwizacyjne, dochodzenie roszczeń lub inne wymagane przepisami prawa powszechnie obowiązującego.
Osobom, o których mowa w ust. 1, przysługuje prawo do żądania od Administratora danych dostępu do ich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania,
a także prawo do przenoszenia danych (jeżeli przetwarzanie obywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
Osobom, o których mowa w ust. 1, w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, xx. Xxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx, tel. 00 000 00 00, fax. 00 000 00 00, xxxxx://xxxx.xxx.xx/xx/x/xxxxxxx.
Podanie danych osobowych, o których mowa w ust. 4 jest wymagane do zawarcia umowy. Niepodanie danych skutkować będzie brakiem możliwości zawarcia umowy.
W oparciu o dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, CENTRUM XXXXXXXXXXX nie będzie podejmowała zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania w rozumieniu RODO.

Załącznik nr 6 do umowy

Klauzula informacyjna dla osób prowadzących/obsługujących Konferencję

Stosownie do postanowień art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) realizujemy obowiązek informacyjny.

Informacje o Administratorze Danych Osobowych i Inspektorze Ochrony Danych:

Administratorem Danych Osobowych jest Centrum Xxxxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, e-mail: xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx.

W sprawie gromadzenia, przetwarzania i ochrony danych można kontaktować się pod adresem: xx. Xxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, e-mail: xxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx.

2. Informacje o pobieranych/gromadzonych danych:

1) Cel przetwarzania: przeprowadzenie/organizacja Konferencji oraz promocja projektu Akcelerator Łukasiewicza wśród pracowników Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx, a także
w celach przeprowadzenia działań edukacyjno-informacyjnych w jednostkach organizacyjnych wchodzących w skład Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx.

2) Kategorie odnośnych danych osobowych: osoby prowadzące/obsługujące Konferencję. Zakres danych osobowych: imię i nazwisko, stanowisko, e-mail, telefon, miejsce świadczenia pracy, doświadczenie i kwalifikacje, wizerunek, głos..

Administrator danych osobowych informuje, że warsztaty będą nagrywane, a nagranie (jego fragmentów, zdjęć, slajdów) będzie wykorzystywane do celów edukacyjno-informacyjnych w Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx.

3) Podstawą przetwarzania twoich danych osobowych jest twoja zgoda (uprawnienia wynikające z art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Źródło pochodzenia danych osobowych: dane zostały przekazane przez osoby, których dane są przetwarzane (podmiot danych) lub przez podmiot, z którym Centrum Xxxxxxxxxxx zawarło umowę na organizację warsztatów.

4) Informacja o zawarciu umowy powierzenia przetwarzania: Centrum Xxxxxxxxxxx może zawrzeć umowy powierzenia x.xx. w zakresie:

a. realizacji usługi niszczenia i archiwizacji dokumentacji,

b. realizacji usług zaopatrujących Centrum Xxxxxxxxxxx w rozwiązania techniczne oraz organizacyjne zapewniające sprawne zarządzanie (w szczególności dostawcom usług teleinformatycznych, dostawcom sprzętu, firmom kurierskim i pocztowym, podmioty współpracujące przy opracowaniu wydawnictw i ich dystrybucji, podmioty obsługujące media społecznościowe);

c. realizacji obsługi prawnej, ubezpieczeniowej, audytorskiej, konsultingowej,

d. podmiotowi organizującemu telekonferencje, konferencje, spotkania i warsztaty (jeżeli dotyczy),

5) Informacje o odbiorcach danych osobowych lub o kategoriach odbiorców, jeżeli istnieją: policja, sądy, prokuratura, ABW, CBA oraz inne publicznoprawne organy kontroli.

6) Informacje o zamiarze przekazania danych osobowych odbiorcy w państwie trzecim lub organizacji międzynarodowej oraz o stwierdzeniu lub braku stwierdzenia przez Komisję Europejską odpowiedniego stopnia ochrony lub w przypadku przekazania, o którym mowa w art. 46, art. 47 lub art. 49 ust. 1 akapit drugi RODO: Administrator Danych Osobowych korzysta z Microsoft Office 365, co może spowodować przekazanie Państwa danych osobowych do państwa trzeciego. Regulamin korzystania z Usług Online w zakresie MS Office 365 oraz zobowiązania w odniesieniu do przetwarzania i zabezpieczania danych użytkownika oraz danych osobowych przez usługi online określa dokumentacja Microsoft, w tym w szczególności:

a) oświadczenie o ochronie prywatności - xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxx.xxx/xx-xx/xxxxxxxxxxxxxxxx;

b) umowa dotycząca usług Microsoft (Microsoft Services Agreement, MSA) - xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx/xx-xx/xxxxxxxxxxxxxxxxx/.

W ramach usług Microsoft Office, dane wprowadzone do Microsoft Office 365 będą przetwarzane i przechowywane w określonej lokalizacji geograficznej. Zgodnie z funkcjonalnością usług Microsoft Office w dostępnym panelu administracyjnym w „Profilu Organizacji”, wskazano iż dane przetwarzane są na terenie Unii Europejskiej.

Microsoft zobowiązuje się do przestrzegania przepisów prawa dotyczących świadczenia Usług Online, które dotyczą ogółu dostawców informatycznych.

7) Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu: okres przetwarzania - do wypełnienia celu, któremu dane osobowe zostały zebrane; okres archiwizacji – nie krócej niż okres wskazany w przepisach o archiwizacji, tj. ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym
i archiwach (tj. Dz. U. z 2020 r. poz. 164) oraz aktach wewnętrznych obowiązujących
w Centrum Xxxxxxxxxxx w zakresie przechowywania akt, tj. w Instrukcji kancelaryjnej
i w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt.

8) Informacja o profilowaniu (przez profilowanie rozumie się dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej,
w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się): nie dotyczy.

3. Pouczenie o prawach osoby, której dane są przetwarzane:

1) Posiada Pani/Pan prawo:

a. dostępu do swoich danych osobowych,

b. sprostowania swoich danych osobowych,

c. usunięcia swoich danych osobowych,

d. ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,

e. cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych poprzez złożenie/przesłanie pisma na adres: Centrum Xxxxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, e-mail: xxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx – jeżeli uprzednio wyrazili Państwo taką zgodę
i przetwarzanie dotyczących Państwa danych odbywa się na jej podstawie,

f. przenoszenia swoich danych osobowych,

g. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych z przyczyn związanych z szczególną Państwa sytuacją zgodnie z art. 21 RODO.

2) Osobie, której dane są przetwarzane przysługuje prawo do złożenia skargi związanej
z przetwarzaniem jej danych osobowych przez Administratora Danych Osobowych lub podmiot/organizację, której dane osobowe zostały przekazane do: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, xx. Xxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx, tel. 00 000 00 00, fax. 00 000 00 00, xxxxx://xxxx.xxx.xx/xx/x/xxxxxxx.

Załącznik nr 7 do Umowy

UMOWA O ZACHOWANIU POUFNOŚCI NR …

zawarta w dniu ………………. w Warszawie pomiędzy:

Centrum Xxxxxxxxxxx z siedzibą w Warszawie (02-822), xx. Xxxxxxxx 00, XXXXX: 382967128, NIP: 9512481668, dalej zwanym „Zamawiającym” lub „Centrum”, reprezentowanym przez:

………………….. r.

…………………………………………,

zwanymi dalej indywidualnie także "Stroną” lub „Stroną Ujawniającą",
w przypadku gdy Strona ujawnia informacje drugiej Stronie lub "Odbiorcą",
w przypadku gdy Strona otrzymuje informacje od drugiej Strony, lub łącznie "Stronami”.

zwaną/ym dalej „Odbiorcą”,

zwanymi dalej łącznie „Stronami” lub indywidualnie „Stroną”.

ZWAŻYWSZY NA TO, ŻE:

Strony podejmują współpracę w ramach umowy nr ……………., której przedmiotem będzie świadczenie przez ………………………………………………….
w związku z ww. współpracą Odbiorca może uzyskać od Centrum lub od strony trzeciej w imieniu Centrum informacje, które dla Centrum lub od strony trzeciej
(w szczególności Instytutu Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx) mają charakter poufny;

STRONY UZGADNIAJĄ, CO NASTĘPUJE:

ARTYKUŁ 1 – CEL

Niniejsza umowa o zachowaniu poufności (zwana dalej „Umową”) określa zasady
i warunki regulujące ujawnienie, wykorzystanie i ochronę Informacji Poufnych
w rozumieniu Art. 2.1 Umowy, ujawnionych Odbiorcy przez Centrum lub przez stronę trzecią w imieniu Centrum.
Ujawnienie informacji następuje w związku z realizacją umowy nr ………………………..(zwaną dalej „umową główną”).
Celem Umowy nie jest nakłanianie którejkolwiek ze Stron do ujawnienia poufnych informacji lub tworzenie joint-venture, stowarzyszenia, spółki, zawieranie umowy współpracy lub innych formalnych organizacji biznesowych lub nawiązywanie stosunku agencyjnego. Ujawnienie Informacji Poufnych na mocy Umowy nie stanowi oferty, ani jej przyjęcia lub zobowiązania do zawarcia jakichkolwiek innych umów w przyszłości.

ARTYKUŁ 2 – INFORMACJE POUFNE

Informacje Poufne oznaczają wszelkie informacje ujawnione przez Centrum lub przez stronę trzecią w imieniu Centrum Odbiorcy w związku z umową główną, niezależnie od postaci i formy ujawnienia, w tym, ale nie wyłącznie, informacje dotyczące obecnych lub przyszłych produktów, projektów, możliwości biznesowych, know-how, technologii, klientów, pracowników, źródeł produktów, umów, badań i rozwoju, procesów produkcyjnych i planów, danych marketingowych i finansowych oraz inne informacje ujawniane Odbiorcy przez Centrum lub przez stronę trzecią w imieniu Centrum, które mogą dotyczyć Centrum lub innych podmiotów, w tym
w szczególności Instytutów Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx.
Zachowania poufności wymagają również wszelkie dokumenty i informacje utworzone na podstawie Informacji Poufnych.
Informacje ujawnione Odbiorcy przez Centrum lub przez stronę trzecią
w imieniu Centrum należy traktować jako poufne niezależnie od tego, czy określono je jako „poufne”.

ARTYKUŁ 3 - ZOBOWIĄZANIA STRON

Odbiorca zobowiązuje się do nieujawniania Informacji Poufnych Centrum lub przez stronę trzecią w imieniu Centrum osobom trzecim oraz do ochrony Informacji Poufnych przed ich ujawnieniem osobom trzecim, z zastrzeżeniem postanowień niniejszego artykułu.
Odbiorca może ujawnić Informacje Poufne wyłącznie swoim pracownikom oraz osobom stale współpracującym z Odbiorcą na innej podstawie prawnej niż umowa o pracę, a także wykonawcom, doradcom prawnych, finansowym, technicznym oraz innym osobom działającym na zlecenie Odbiorcy (zwanym dalej łącznie „Przedstawicielami”) wyłącznie w przypadku oraz w zakresie, w jakim ujawnienie danej Informacji Poufnej Centrum lub przez stronę trzecią w imieniu Centrum jest niezbędne w związku i w celu realizacji umowy głównej oraz pod warunkiem zobowiązania tych osób do zachowania ujawnionych informacji w poufności
na warunkach odpowiadających warunkom określonym w Umowie.
Odbiorca zobowiązuje się w szczególności:

nie wykorzystywać Informacji Poufnych w całości lub w części, bezpośrednio lub pośrednio do innych celów niż realizacja umowy głównej;
nie wykorzystywać Informacji Poufnych w celu uzyskania prawa własności intelektualnej (w tym prawa do rejestracji wynalazku, patentu lub innego prawa ochronnego) w jakimkolwiek kraju;
nie poddawać Informacji Poufnych dezasemblacji, inżynierii wstecznej, dekompilacji lub innym podobnym czynnościom.

W przypadku ujawnienia przez Odbiorcę Informacji Poufnych osobie trzeciej
z naruszeniem postanowień Umowy Odbiorca podejmie wszelkie środki w celu (i) powiadomienia osoby trzeciej o poufnym charakterze tych informacji, (ii) powiadomienia Centrum o ujawnieniu Informacji Poufnych, (iii) uniknięcia dalszych ujawnień oraz (iv) żądania zwrotu lub usunięcia ujawnionych Informacji Poufnych, wraz z ich kopiami oraz informacjami i dokumentami utworzonymi na podstawie Informacji Poufnych, bez uszczerbku dla wszelkich roszczeń, które mogą być dochodzone przez Centrum w związku z naruszeniem Umowy.
Umowa nie przyznaje Odbiorcy żadnych praw do Informacji Poufnych, w tym nie uprawnia do produkcji, dystrybucji lub komercjalizacji produktów zawierających dowolną część Informacji Poufnych.

ARTYKUŁ 4 – WYJĄTKI OD ZASADY POUFNOŚCI

Obowiązki nałożone na Odbiorcę na mocy Umowy nie mają zastosowania
do informacji, która:

była znana Odbiorcy przed jej ujawnieniem przez Centrum lub przez stronę trzecią w imieniu Centrum, co zostało udokumentowane przez Odbiorcę
w dokumentacji sporządzonej przed tym ujawnieniem;
została uzyskana przez Xxxxxxxx od osoby trzeciej, która miała prawo jej posiadania i ujawnienia, z tym zastrzeżeniem, iż informacja ta nie została objęta obowiązkiem zachowania poufności oraz że została uzyskana bez naruszenia prawa;
w momencie ujawnienia jest lub później stanie się publicznie dostępna
w inny sposób niż w związku z naruszeniem Umowy przez Odbiorcę;
została niezależnie opracowana przez Odbiorcę bez użycia lub korzystania
z Informacji Poufnych ujawnionych na podstawie Umowy;
której zgodnie z oświadczeniem Centrum lub przez stronę trzecią w imieniu Centrum nie uznaje za Informację Poufną,
nie może zostać objęta obowiązkiem zachowania poufności zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami, w szczególności na gruncie przepisów o finansach publicznych.

Na Odbiorcy spoczywa ciężar udowodnienia zaistnienia którejkolwiek z okoliczności, wskazanych w art. 4.1 powyżej.
Nie stanowi naruszenia Umowy ujawnienie Informacji Poufnych, jeżeli taki obowiązek wynika z przepisów prawa, w szczególności jeżeli ujawnienia Informacji Poufnych żąda organ nadzoru, organ administracji publicznej lub sąd, pod warunkiem że żądanie takie jest wiążące dla Odbiorcy i nie może być kwestionowane (w szczególności, jeżeli decyzja administracyjna lub orzeczenie,
z których wynika obowiązek ujawnienia, są odpowiednio ostateczne lub prawomocne), a także na mocy przepisów o dostępie do informacji publicznej.
W przypadku, o którym mowa w art. 4.3 powyżej, Odbiorca – jeżeli pozwalają mu na to przepisy prawa – niezwłocznie zawiadomi Centrum o obowiązku ujawnienia Informacji Poufnych i we współpracy z Centrum podejmie niezbędne działania
w celu zapobieżenia lub ograniczenia zakresu ujawnienia Informacji Poufnych.
Na Odbiorcy spoczywa ciężar dowodu wykazania, że obowiązek ujawnienia wynikał z przepisów prawa.

ARTYKUŁ 5 - ZWROT INFORMACJI POUFNYCH

W przypadku, gdy Informacje Poufne przestaną być Odbiorcy potrzebne w związku i w celu realizacji umowy głównej, Odbiorca zobowiązuje się do ich niezwłocznego usunięcia lub zwrotu Odbiorcy, w tym wszystkich posiadanych kopii Informacji Poufnych lub informacji opracowanych na bazie Informacji Poufnych. Na żądanie Centrum Odbiorca złoży pisemne oświadczenie o spełnieniu tego obowiązku.
Obowiązek usunięcia lub zwrotu Informacji Poufnych, o którym mowa w art. 5.1 powyżej nie dotyczy przypadków, w których na Odbiorcy ciąży obowiązek przechowywania tych informacji przez określony czas wynikający z przepisów prawa lub w przypadku, gdy Centrum wyraziło zgodę na dalsze przechowywanie Informacji Poufnych przez Odbiorcę.

ARTYKUŁ 6 – ODPOWIEDZIALNOŚĆ

W razie naruszenia przez Odbiorcę zobowiązań określonych w Umowie Centrum uprawniony będzie do żądania naprawienia przez Odbiorcę poniesionej szkody
na zasadach ogólnych.
Odbiorca odpowiada za naruszenia zobowiązań do zachowania poufności przez osoby wymienione w art. 3.2 Umowy jak za naruszenia własne.
Odbiorca zobowiązany będzie do zapłaty na rzecz Centrum kary umownej
w kwocie 10.000,00 zł (dziesięć tysięcy złotych i 00/100) za każdy przypadek ujawnienia jego Informacji Poufnych, stanowiący naruszenie Umowy.
Centrum zachowuje prawo do dochodzenia odszkodowania przewyższającego zastrzeżoną karę umowną na zasadach ogólnych.

ARTYKUŁ 7 – OKRES OBOWIĄZYWANIA

Umowa obowiązuje przez okres 5 lat od dnia jej zawarcia, chyba że w odrębnej umowie Stron postanowiono inaczej.

ARTYKUŁ 8 – POSTANOWIENIA KOŃCOWE

Żadna ze Stron nie może przenieść praw i obowiązków wynikających z Umowy
na osobę trzecią bez uprzedniej pisemnej zgody drugiej Strony.
Jeżeli nawiązanie współpracy objętej Umową będzie się wiązało z powierzeniem przetwarzania danych osobowych drugiej Stronie, Strony zobowiązują się zawrzeć odrębną umowę o powierzeniu przetwarzania danych osobowych.
Strony zobowiązują informować się nawzajem o zmianie ich adresów do doręczeń. W przypadku zaniedbania tego obowiązku doręczenie na ostatni znany Stronie adres do doręczeń uważa się za skuteczne.
Umowa podlega prawu polskiemu i jest interpretowana zgodnie z jego przepisami.
Wszelkie spory między Stronami dotyczące Umowy będą rozstrzygane polubownie. W razie braku polubownego rozstrzygnięcia sporu w terminie nie krótszym niż 60 (sześćdziesiąt) dni kalendarzowych od dnia pisemnego zgłoszenia roszczenia przez Stronę, która dochodzi swoich praw, wobec Strony naruszającej, spór zostanie ostatecznie rozstrzygnięty przez sąd właściwy dla Centrum.
Zmiany Umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
Umowę sporządzono w formie elektronicznej, podpisanych przez ich upoważnionych przedstawicieli.

Centrum

Odbiorca

Załącznik 8 do Umowy

Zgoda na wykorzystanie wizerunku

Ja, niżej podpisany [imię i nazwisko] wyrażam zgodę na utrwalanie i korzystanie przez Centrum Xxxxxxxxxxx lub inne podmioty wchodzące w skład Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx
z mego wizerunku utrwalonego w związku z przeprowadzoną w dniach …………….. Konferencją oraz na wykorzystanie powstałego w związku z nagraniem tej Konferencji wideogramu lub zdjęć oraz wykorzystanie ich w następującym zakresie:

zwielokrotnianie dowolną techniką;
publiczne udostępnianie, w taki sposób aby każdy mógł mieć do nich dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym;

Utwory powstałe w związku z realizacją Konferencji mogą być wykorzystane do celów informacyjnych, promocyjnych lub marketingowych podmiotów wchodzących w skład Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx, w tym na platformie internetowej Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx, zwanej „Intranetem Łukasiewicza”, w mediach społecznościowych lub komunikatach prasowych.

Oświadczam, iż Centrum Xxxxxxxxxxx i inne podmioty wchodzące w skład Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx w związku z udzieleniem ww. zgody nie są zobowiązane do zapłaty na moją rzecz żadnego wynagrodzenia, a kwestie z tym związane zostały uregulowane pomiędzy mną a [nazwa Wykonawcy].

1 W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji.

2 W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji, wynagrodzenie Wykonawcy zostanie pomniejszone o koszty przygotowania i serwowania posiłków (catering) i obsługi DemoDay podczas kolacji (na ciepło) — element Konferencji, o którym mowa w § 1 ust. 2 pkt. 24 powyżej.

3 W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji.

4 W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji.

5 W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji.

6 W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji.

7 Niepotrzebne usunąć zgodnie z decyzją Zamawiającego.

8 Niepotrzebne usunąć zgodnie z decyzją Zamawiającego.

9 Niepotrzebne usunąć zgodnie z decyzją Zamawiającego.

Strona 1 z 38

Centrum Xxxxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, Tel: x00 00 00 00 000,

E-mail: xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx | NIP: 951 248 16 68, REGON: 382967128

Document Metadata

Table of Contents

Projektowane postanowienia umowy PRZEDMIOT UMOWY

Document Metadata