Umowa o współpracy i finansowaniu Konferencji Interakcja – Integracja w ramach realizacji projektu “SPIN-aj Naukę” nr ………………………..
Umowa o współpracy i finansowaniu Konferencji Interakcja – Integracja w ramach realizacji projektu “SPIN-aj Naukę” nr ………………………..
zawarta w dniu 2022 r. w Warszawie,
zwana dalej „Umową”
pomiędzy:
Stowarzyszeniem „Społeczeństwo i Nauka SPIN” z siedzibą w Warszawie (kod pocztowy: 00-390) przy xx. Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxx 00, wpisanym do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000764036, REGON: 382143835, NIP: 5252775424, reprezentowanym przez:
Panią Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx, prezesa zarządu, Pana Xxxxx Xxxxxxxxxxxxxxx, skarbnika zwanym dalej „Stowarzyszeniem”,
a
zwanym dalej „Gospodarzem”
zwanymi dalej oddzielnie „Stroną” lub łącznie „Stronami”.
Zważywszy, że:
1) Stowarzyszenie w dniu 28.12.2020 roku zawarło ze Skarbem Państwa reprezentowanym przez Ministra Edukacji i Nauki („Minister”) Umowę Nr SONP/SN/490992/2020 na realizację projektu nr rej. SONP/SN/490992, stanowiącą Załącznik nr 2 do Umowy, („Umowa o Finansowanie”);
2) na podstawie Umowy o Finansowanie zostały określone warunki finansowania, realizacji oraz rozliczania projektu pt.: „SPIN-aj Naukę”, polegającego na podejmowaniu działań mających na celu popularyzację nauki lub promocję sportu akademickiego oraz projektów związanych z utrzymaniem zasobów bibliotecznych o istotnym znaczeniu dla nauki i jej dziedzictwa („Projekt”), przyjętego do finansowania w drodze konkursu ogłoszonego w dniu 03 lipca 2019 roku przez Ministra w ramach programu „Społeczna odpowiedzialność nauki”, ustanowionego na podstawie art. 376 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 roku – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (tekst jednolity : Dz. U. z 2020 roku, poz. 85 z późniejszymi zmianami) („Prawo o szkolnictwie wyższym”);
3) Zgodnie z wnioskiem o finansowanie w ramach programu Społeczna Odpowiedzialność Nauki / Doskonała Nauka (nazwa i moduł wniosku: Społeczna odpowiedzialność nauki – Popularyzacja nauki i promocja sportu) złożonym przez Stowarzyszenie w ramach konkursu, o którym mowa w pkt
2) niniejszej Preambuły, stanowiącym Załącznik nr 1 do Umowy, („Wniosek o Finansowanie”) Stowarzyszenie jako wnioskodawca wskazało, że Projekt będzie realizowany w ramach współpracy
kilkunastu najwybitniejszych organizacji w Polsce popularyzujących naukę, wskazanych we wniosku jako Partnerzy Stowarzyszenia jako organizatora Projektu („Partnerzy Projektu”)
4) Gospodarz prowadzi działalność kulturalną, współpracując z władzami samorządowymi i państwowymi oraz podmiotami prywatnymi w celu popularyzowania nauki wśród dzieci, młodzieży i dorosłych,
5) Konferencja Interakcja – Integracja jest przedsięwzięciem corocznym realizowanym we współpracy Stowarzyszenia z wybranym przez Zarząd Stowarzyszenia Gospodarzem konferencji, w celu jego organizacji,
6) Gospodarz współpracuje ze SPIN także poza ramami wyznaczonymi w umowie dotacji z Ministerstwem Edukacji i Nauki (patrz punkt powyżej), a Konferencja Interakcja – Integracja ma zarówno wymiar działania projektowego związanego z tą dotacją, jak i współpracy merytorycznej poza projektowej pomiędzy stronami.
Xxxxxx postanowiły podjąć współpracę na następujących zasadach:
§ 1
Przedmiot Umowy
1. Przedmiotem Umowy jest określenie zasad i warunków współpracy Stron w zakresie organizacji Konferencji Interakcja-Integracja (zwanej dalej „Wydarzeniem”), która odbędzie się w dniach
………………..2022 r. w ramach realizacji projektu „SPIN-aj naukę” finansowanej ze środków programu „Społeczna odpowiedzialność nauki”.
2. Wydarzenie, w zakresie zadań projektu „SPIN-aj naukę”, będzie realizowane zgodnie z warunkami umowy z Ministerstwem Edukacji i Nauki i załącznikami. Gospodarz oświadcza, że zapoznał się z jej postanowieniami zawartymi w:
a. Załączniku nr 2 do Umowy - Wniosek o Finansowanie;
b. Załączniku nr 3 do Umowy - Umowa o Finansowanie (z załączonymi do niej Kosztorysem Projektu oraz Harmonogramem Projektu);
c. Załącznik nr 4 do Umowy - Wzór raportu;
3. Strony zobowiązują się współpracować przy organizacji Konferencji i wraz z Komitetem Programowym współdziałać w celu osiągnięcia zamierzonych celów programowych.
4. W ramach realizacji przedmiotu Umowy Gospodarz zobowiązuje się do:
1) udostępnienia przestrzeni i zorganizowania Wydarzenia według ustalonego między Stronami Programu Wydarzenia dla 150-200 osób. Program Wydarzenia stanowi załącznik nr 1,
2) zorganizowania 1 (jednego) wieczornego wydarzenia integracyjno-kulturalnego dla uczestników Wydarzenia oraz śniadania networkingowego,
3) zapewnienia warunków i zorganizowania cateringu w zakresie ustalonym w Programie Wydarzenia,
4) zapewnienia zespołu organizacyjnego oraz obsługi technicznej Wydarzenia,
5) zapewnienia 1 (jednego) pracownika – przedstawiciela Gospodarza do współpracy w Komitecie Programowym Wydarzenia od momentu podpisania umowy,
6) prowadzenia działań promocyjnych Wydarzenia zgodnie z planem promocji stanowiącym załącznik nr 3 do umowy,
7) prowadzenia akwizycji i aktywnego naboru uczestników,
8) pobierania opłat za udział w Wydarzeniu i prowadzenia rejestracji uczestników,
9) pobierania opłat od wystawców i zawierania umów ze sponsorami Wydarzenia,
10) rozliczenia finansowego Wydarzenia w ramach projektu „SPIN-aj naukę” oraz sporządzenia raportu wraz dokumentacją projektową zadania, zgodnie z założeniami projektu „SPIN-aj naukę” oraz instrukcjami organizacji zarządzającej projektem.
5. Zobowiązania Gospodarza, o których mowa w ust. 4 pkt. 1-10 powyżej zwane są dalej łącznie jako
„Organizacja Wydarzenia”.
6. Na poczet Organizacji Wydarzenia Stowarzyszenie zobowiązuje się do przekazania otrzymanych w ramach programu „Społeczna odpowiedzialność nauki” środków w wysokości 50 000 zł PLN brutto celem pokrycia części kosztów Organizacji Wydarzenia przez Gospodarza. Środki te zostaną przekazane na podstawie wniosku pisemnego, załącznik nr 4, w terminie do r. na
następujący nr konta: …………………………….. W ramach działań Organizacji Wydarzenia, wynikających z warunków projektu, Gospodarz gwarantuje wkład własny na poziomie minimum 5.600 zł brutto.
7. Organizacja Wydarzenia zostanie zrealizowana zgodnie z ustalonym między Stronami budżetem Wydarzenia, który stanowi załącznik nr 1 do Umowy. Gospodarz zastrzega sobie prawo do zmian pomiędzy pozycjami w budżecie bez konieczności uzyskiwania zgody Stowarzyszenia, w wyniku których nie nastąpi zwiększenie szacowanego przez Strony kosztu Organizacji Wydarzenia w zakresie niedotyczącym kwoty, o której mowa w ust. 4 powyżej. W przypadku, gdy takie modyfikacje dotyczą kwoty, o której mowa ust. 4 powyżej lub powodują zwiększenie szacowanego przez Strony kosztu Organizacji Wydarzenia, Gospodarz zobowiązany jest uzyskać zgodę Stowarzyszenia na piśmie i podpisać stosowny aneks do Umowy. Szacowany koszt Organizacji Wydarzenia został określony w § 2 ust. 1 Umowy.
8. Gospodarz zobowiązany jest również do uzyskania zgody Stowarzyszenia na zwiększenie budżetu na Organizację Wydarzenia, jeśli planowany deficyt Wydarzenia miałby przekroczyć kwotę zadeklarowaną do pokrycia przez Gospodarza w § 2 ust. 5 Umowy.
9. W przypadku Wydarzenia stacjonarnego, w ciągu 7 dni od jego zakończenia, osobom zarejestrowanym i członkom Stowarzyszenia SPIN zostaną on-line udostępnione wykłady oraz część sesji Wydarzenia.
10.W przypadku obostrzeń i zamknięcia wydarzeń stacjonarnych/z udziałem publiczności/uczestników na żywo przewidziana jest częściowa transmisja programu Wydarzenia, w tym samym terminie, w jakim planowane było Wydarzenie stacjonarne.
11.Gospodarz w ramach rozliczenia Wydarzenia otrzyma możliwość wstępu dla X osób i zobowiązuje się do pokrycia kosztów organizacji Wydarzenia z własnych środków…………….. netto PLN (wysokość opłaty konferencyjnej dla członków SPIN za x miejsc na konferencji).
§ 2
Rozliczenia Stron
1. Strony oświadczają, że szacowany koszt Organizacji Wydarzenia przez Gospodarza to XXXXXXXXXX zł netto. Różnica pomiędzy szacowanym kosztem, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym a kwotą przekazaną przez Stowarzyszenie w wysokości wskazanej § 1 ust. 6 Umowy, tj. około XXXXXXXXXXX netto zostanie pokryta z opłat uiszczonych przez uczestników Wydarzenia, podmiotów, którym zostanie udostępniona przestrzeń wystawowa, wsparcia finansowego sponsorów Wydarzenia (zwane dalej łącznie „Opłatami”) oraz innych korzyści wynikających z uczestnictwa pracowników Gospodarza w Wydarzeniu.
2. W terminie do dnia ……………. r. Gospodarz przedstawi Stowarzyszeniu podsumowanie zawierające uzyskane przez Gospodarza środki pieniężne z Opłat oraz poniesione koszty w związku z Organizacją Wydarzenia. Zgodnie z warunkami projektu „SPIN-aj naukę”, Gospodarz przedstawi dane do raportu rocznego, według załącznika nr 3 do Umowy oraz zobowiązuje się do kompletowania i przechowywania dokumentacji projektowej, a także opisania dokumentów zgodnie z umową z Ministerstwem Edukacji i Nauki, celem ich łatwej identyfikacji, zgodnie z warunkami umowy z MEiN.
3. W przypadku, gdy uzyskane przez Gospodarza środki pieniężne, o których mowa w ust. 2 powyżej przewyższą koszty Organizacji Wydarzenia przez Gospodarza, Strony dokonają rozliczenia uzyskanej przez Gospodarza nadwyżki w następujący sposób:
1) 50 % otrzyma Gospodarz,
2) 50 % otrzyma Stowarzyszenie, z zastrzeżeniem, że kwota ta zostanie wykorzystana na realizację celów statutowych Stowarzyszenia.
4. Nadwyżka, o której mowa w ust. 3 powyżej zostanie przekazana najpóźniej 2 miesiące po otrzymaniu podsumowania finansowego opisanego w ust. 2 powyżej na następujący nr konta 04160014621827983920000001.
5. W przypadku, gdy środki pieniężne, o których mowa w ust. 2 powyżej nie pokryją kosztów poniesionych przez Gospodarza w związku z Organizacją Wydarzenia, Strony będą partycypować w poniesionych kosztach w następujący sposób:
Gospodarz zobowiązuje się ponieść koszty związane z Organizacją Wydarzenia do kwoty
…………………….. zł netto. Pozostałe koszty zostaną podzielone w proporcji: 50% pokryje Gospodarz, a 50% zostanie zwrócone przez Stowarzyszenie w terminie 30 dni od otrzymania podsumowania finansowego opisanego w ustępie 2 powyżej.
§ 3
Siła wyższa
1. Żadna ze Stron nie będzie odpowiedzialna za niewykonanie lub nienależyte wykonanie swoich zobowiązań wynikających z Umowy spowodowane działaniem siły wyższej.
2. Siła wyższa oznacza zdarzenie niezależne od Stron, zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i do zapobieżenia, w szczególności epidemię, wojnę, zamieszki, akty sabotażu, rozruchy, katastrofy naturalne (np. burze, huragany, trzęsienia ziemi, powodzie), strajki.
3. Jeżeli zdarzenie stanowiące siłę wyższą w rozumieniu niniejszego paragrafu spowoduje niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań z Umowy przez jedną ze Stron:
1) Strona ta niezwłocznie zawiadomi na piśmie drugą Stronę o powstaniu i zakończeniu tego zdarzenia, przedstawiając dokumentację w tym zakresie,
2) Strona ta niezwłocznie rozpocznie usuwanie skutków tego zdarzenia,
3) każda ze Stron dołoży najwyższej staranności w celu należytego wykonania zobowiązań oraz Strony uzgodnią sposób postępowania w sprawie wykonania Umowy w związku z zaistnieniem siły wyższej.
4. Jeżeli siła wyższa spowoduje niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań, których wykonanie stało się niemożliwe na skutek okoliczności istnienia siły wyższej przez Stronę przez okres przekraczający 6 (słownie: sześć) miesięcy, Strony spotkają się i w dobrej wierze rozpatrzą możliwość zrealizowania Wydarzenia w innym terminie lub celowość jego realizacji i ewentualne warunki rozwiązania Umowy.
5. Strony zgodnie potwierdzają, że Umowa zawierana jest w trakcie stanu epidemii ogłoszonego rozporządzeniem Ministra Zdrowia wydanym na podstawie ustawy z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (Dz.U. 2020, poz. 1845 ze zm.) w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2. Tym samym, Xxxxxx potwierdzają, że według ich najlepszej wiedzy, według stanu na dzień zawarcia Umowy, stan epidemii ani obowiązujące rozporządzenie nie ograniczają możliwości wykonania przez nie przedmiotu Umowy ani też w dniu podpisania Umowy nie zachodzą okoliczności innej natury, które mogłyby wpłynąć na możliwość należytego wykonania Umowy wpłynąć.
6. W związku ze stanem wskazanym w ust. 5 powyżej, Xxxxxx zobowiązują się do niezwłocznego informowania się wzajemnie o zaistnieniu okoliczności, które wpływają lub mogą wpłynąć na możliwość wykonania Umowy, zaś Strona powołująca się na zaistnienie okoliczności, o których mowa powyżej zobowiązana jest do przedłożenia drugiej Stronie będących w posiadaniu Strony powołującej się na te okoliczności dokumentów, a w ich braku – innych dowodów, potwierdzających zaistnienie okoliczności wpływających lub mogących mieć wpływ na możliwość wykonania Umowy.
7. W przypadku, gdy w związku ze stanem wskazanym w ust. 5 powyżej, wykonanie Umowy lub jej części okaże się niemożliwe lub znacząco utrudnione, Strony zobowiązują się w dobrej wierze do dostosowania treści Umowy w taki sposób, aby wykonanie Umowy było możliwe w całości lub w jak największej części. Mając powyższe Strony dopuszczają możliwość Organizacji Wydarzenia w formie online, jak również dopuszczają możliwość przeniesienia Wydarzenia na inny termin. W każdym ww. przypadku Stowarzyszenie, po uzyskaniu zgody i uzgodnieniu nowych warunków realizacji Wydarzenia z ministerstwem, o ile będzie to wymagane, pokryje z dotacji realnie poniesione przez Gospodarza koszty, do kwoty 50 000 PLN.
8. W momencie odwołania konferencji z powodu siły wyższej lub obostrzeń związanych z pandemią COVID-19 oraz nie uzyskania zgody z Ministerstwa na pokrycie poniesionych kosztów strony spotkają się w dobrej wierze w celu uzgodnienia pokrycia poniesionych kosztów przygotowań konferencji do momentu odwołania wydarzenia.
9. W zakresie niemożliwych do przewidzenia w dniu zawarcia Umowy skutków rozprzestrzeniania się wirusa SARS-CoV-2, które nie zostaną objęte zmianą Umowy w trybie przewidzianym w ust. 7 powyżej stosuje się postanowienia Umowy dotyczące Siły wyższej.
§ 4
Postanowienia końcowe
1. Osobą odpowiedzialną za realizację Umowy ze strony Gospodarza jest ……………….. ., adres e- mail: …………………… tel. ………………………….
2. Osobą odpowiedzialną za realizację Umowy ze strony Stowarzyszenia jest ………………….., ., adres e-mail: …………………… tel.………………………….
3. Zmiana osób wskazanych w ust. 1 lub 2 powyżej nie wymaga aneksu do Umowy i obowiązuje od chwili skutecznego powiadomienia drugiej Strony.
4. Ilekroć w Umowie wskazano tryb roboczy należy przez to rozumieć uzgodnienia Stron poczynione w formie elektronicznej na adresy e-mail wskazane w Umowie.
5. Przez dni robocze należy rozumieć dni od poniedziałku do piątku, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy w Polsce.
6. Spory związane z Umową rozstrzygać będzie sąd powszechny miejscowo właściwy dla siedziby Stowarzyszenia SPIN.
7. W sprawach nieuregulowanych Umową zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.
8. Z zastrzeżeniem ust. 3 powyżej, wszelkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
9. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
Następujące załączniki stanowią integralną część Umowy: Załączniku nr 1 – Program Wydarzenia;
Załącznik nr 2 - Wniosek o Finansowanie;
Załączniku nr 3 - Umowa o Finansowanie (z załączonymi do niej Kosztorysem Projektu oraz Harmonogramem Projektu);
Załącznik nr 4 - Wzór raportu’
Załącznik nr 5 – Wzór wniosku o płatność’ Załącznik nr 6 – Budżet Wydarzenia’
Załącznik nr 7 – Koszty poniesione z dotacji – kategorie; Załącznik nr 8 – Plan promocji