Porozumienie o przyjęciu rezydenta nr …................../ IT/2024 zawarte w Warszawie w dniu …...........….. 2024 roku (zwane dalej jako „Porozumienie”)

Porozumienie o przyjęciu rezydenta nr …................../ IT/2024

zawarte w Warszawie w dniu …...........….. 2024 roku

(zwane dalej jako „Porozumienie”)

pomiędzy

Instytutem Teatralnym im. Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx z siedzibą w Warszawie przy ul. Jazdów 1, 00-467 Warszawa, zarejestrowanym w Rejestrze Instytucji Kultury prowadzonym przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego, pod numerem RIK 54/03, NIP 000-00-00-000, REGON 015508468

reprezentowanym przez: Panią Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx-Xxxx – Dyrektora, lub na podstawie upoważnienia przez Panią Xxxxx Xxxxxxxx – ZastępczynięDyrektora ds. finansowo-administracyjnych lub przez Pana Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx – Zastępcę Dyrektora ds. programowych,

zwanym dalej jako „Instytut”

a

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ z siedzibą w _ _ _ _ _ _ _ _ _ przy ul. _ _ _ _ _ _ _ _ _, _ _ - _ _ _ _ _ _ _, zarejestrowaną w _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ pod numerem KRS/RIK_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ , NIP _ _ _ _ _ _ _ , REGON _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

reprezentowanym przez _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ – _ _ _ _ _ _ _ _ _

zwanym/zwaną dalej jako „Instytucja Przyjmująca”

zwanymi dalej łącznie „Stronami” lub każdy z osobna „Stroną”.

Zważywszy, że:

1. Instytut realizuje program rezydencji artystycznych (zwany dalej jako „Program”) w ramach, którego Instytut planuje udzielić rezydencję artystyczną przedstawicielkom i przedstawicielom zawodów kreatywnych posiadającym obywatelstwo ukraińskie bądź status rezydenta Ukrainy, którzy złożyli prawidłowy wniosek (elektroniczny formularz) do Programu i spełniali wszystkie kryteria,

2. Na realizację Programu Instytut uzyskał dotację celową z Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego zgodnie z umową dotacyjną nr ……………………………..

3. Instytucja Przyjmująca oświadcza, że została poinformowana o zasadach i warunkach Programu oraz, że je akceptuje,

4. Instytucja Przyjmująca zgłosiła się do Instytutu poprzez wypełnienie ankiety zgłoszeniowej do Programu. (zwanej dalej „Ankietą”) na zasadach określonych w Regulaminie.

Xxxxxx postanowiły zawrzeć niniejsze Porozumienie, którego przedmiotem jest określenie zasad przyjęcia Rezydenta przez Instytucję Przyjmującą w ramach Programu o następującej treści:

§ 1

Przedmiot Porozumienia

1. Instytucja Przyjmująca zobowiązuje się do realizacji Porozumienia zgodnie z Regulaminem programu rezydencji artystycznych z dnia 09.04.2024 r. (zwanym dalej „Regulaminem”), którego treść dostępna jest na stronie internetowej Organizatora xxxxx://xxx.xxxxxxxx-xxxxxxxxx.xx/0000/00/00/xxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx-xxx-xxxxxxx// ,

2. Instytucja Przyjmująca zobowiązuje się do sprawowania opieki artystycznej i logistycznej (zwanej w Regulaminie Obsługą merytoryczną) nad Rezydentem/Rezydentami, jak i przebiegiem całej rezydencji.

3. Instytucja Przyjmująca zobowiązuje się do realizacji rezydencji w oparciu o Plan Rezydencji, który Instytucja Przyjmująca zobowiązuje się stworzyć we współpracy z Rezydentem/z Rezydentami (dla każdego Rezydenta oddzielny Plan) i uzyskać akceptację przez Rezydenta/Rezydentów i Instytutu w terminie nie późniejszym niż 2 tygodnie od dnia podpisania Porozumienia. Wzór planu Rezydencji dostępny na stronie internetowej Organizatora xxxxx://xxx.xxxxxxxx-xxxxxxxxx.xx/0000/00/00/xxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx-xxx-xxxxxxx/

4. W związku z Programem Instytut wytypował, a Instytucja Przyjmująca przyjmuje do odbycia rezydencji następujących Rezydentów:

1. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ,_ _ _ _ _ _ _ _ , tel. _ _ _ _ _ , e-mail: _ _ _ _ _ (imię i nazwisko,)

2. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _,_ _ _ _ _ _ _ _ , tel. _ _ _ _ _ , e-mail: _ _ _ _ _

3. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _,_ _ _ _ _ _ _ _, tel. _ _ _ _ _ , e-mail: _ _ _ _ _.

5. Okres pobytu na rezydencji będzie trwał następująco:

1. rezydencja osoby wskazanej w ust. 4 lit. a. powyżej będzie trwać _ _ miesięcy, tj. od dnia … do dnia … 2024 roku,

2. rezydencja osoby wskazanej w ust. 4 lit. b. powyżej będzie trwać _ _ miesięcy, tj. od dnia … do dnia … 2024 roku,

3. rezydencja osoby wskazanej w ust. 4 lit. c. powyżej będzie trwać _ _ miesięcy, tj. od dnia … do dnia … 2024 roku.

6. Strony w celu realizacji przedmiotu Porozumienia zobowiązują się wzajemnie informować na bieżąco o okolicznościach mających wpływ na realizację Porozumienia.

§ 2

Zobowiązania Instytucji Przyjmującej

1. Instytucja Przyjmująca zobowiązuje się pomóc Rezydentowi/ Rezydentom w znalezieniu zakwaterowania.

2. Instytucja Przyjmująca wyznaczyła Pana/Panią _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _, który/która zajmując stanowisko _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _, e-mail _ _ _ _ _ _ _ _ _ _, telefon _ _ _ _ _ _ _, będzie odpowiedzialny/odpowiedzialna za przebieg rezydencji oraz realizację Planu Rezydencji Artystycznej.

3. 4. Po zakończeniu rezydencji w terminie przewidzianym w § 6 ust. 5 Regulaminu Instytucja Przyjmująca, będzie zobowiązana przesłać na adres e-mail osoby do kontaktu wskazanej w § 3 ust. 1 lit. a. Porozumienia protokół, którego wzór dostępny jest na stronie internetowej Organizatora xxxxx://xxx.xxxxxxxx-xxxxxxxxx.xx/0000/00/00/xxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx-xxx-xxxxxxx/

5. Instytucja Przyjmująca w miarę możliwości zobowiązuje się pomagać Rezydentowi/Rezydentom w sprawach życiu codziennego, w szczególności w założeniu polskiego rachunku bankowego, umówieniu na szczepienie przeciw COVID-19 w razie wyrażenia chęci zaszczepienia się przez Rezydenta, czy objęciu Rezydenta/Rezydentów zbiorowym ubezpieczeniem zdrowotnym.

6. Instytut nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne szkody wyrządzone przez Rezydenta/Rezydentów wynikające z nieprzestrzegania przepisów prawa i regulaminów obowiązujących w Instytucji Przyjmującej bądź dopuszczenia się przez Rezydenta czynu zabronionego lub innego rażącego naruszenia zasad współżycia społecznego.

7. W związku z obsługą merytoryczną nad każdym z Rezydentów, o której mowa w § 1 ust. 2 powyżej, Instytucji Przyjmującej zostaną przekazane środki za poniesione koszty obsługi merytorycznej w rozumieniu § 1 ust. 1 lit. l) Regulaminu, w postaci kosztów wynagrodzeń osób sprawujących opiekę nad Rezydentem/Rezydentami lub innych kosztów, których zasadność poniesienia został zatwierdzony przez pracowników Instytutu, w wysokości 1 500,00 zł (słownie: jeden tysiąc pięćset złotych 00/100) miesięcznie za opiekę nad jednym Rezydentem/Rezydentką, które Instytut przeleje z góry po wystawieniu noty obciążeniowej lub faktury na następujący numer rachunku bankowego należący do Instytucji Przyjmującej: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ do 10 dnia każdego miesiąca kalendarzowego. Instytut zastrzega, że czas na realizację przelewu będzie wynosić co najmniej 14 dni roboczych.

8. Instytucja Przyjmująca jest zobowiązana do zamieszczenia we wszelkich efektach rzeczowych, powstałych ze znacznym udziałem merytorycznym Rezydentów/Rezydentek logotypu Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego, logotypu Instytutu, logotypu Programu oraz informacji “Rezydencje Artystyczne. Ukraina”.

9. Logotyp Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego należy pobrać ze strony: xxxxx://xxx.xxx.xx/xxx/xxxxxxx/xxxxxxxx, natomiast logotyp Instytutu oraz logotyp Programu należy pobrać ze strony: xxxxx://xxx.xxxxxxxx-xxxxxxxxx.xx/0000/00/00/xxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx-xxx-xxxxxxx/

10. Instytucja Przyjmująca jest zobowiązana do zamieszczenia na swojej stronie internetowej oraz profilu w mediach społecznościowych informacji o uzyskaniu dofinansowania w formie zapisu "Instytucja X bierze udział w organizowanym przez Instytut Teatralny im. Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx programie rezydencji artystycznej dla twórców i twórczyń z Ukrainy", gdzie “Instytucja X” to nazwa Instytucji Przyjmującej. Instytut może zwolnić Instytucję Przyjmującą z działań informacyjnych na podstawie złożonego ówcześnie wniosku.

11. W przypadku niewywiązania się przez Instytucję Przyjmującą ze zobowiązań ujętych w ust. 8-10, Instytut może naliczyć karę umowną w wysokości 1% otrzymanych środków finansowych.

12. Instytucja przyjmująca jest zobowiązana poinformowania Instytutu w przypadku znaczących zmian w Planie Rezydencji, w tym nieobecności Rezydenta/ Rezydentki oraz udziale w innych programach wsparcia.

§ 3

Osoby do kontaktu

1. Strony oświadczają, że osobami odpowiedzialnymi za realizację Porozumienia są:

a. ze strony Instytutu:

• koordynacja – Xxxx Xxxxxxxxxx, tel. x00 000000000, e‑mail: xxxxxxxxxxx@xxxxxxxx-xxxxxxxxx.xx,

b. ze strony Instytucji Przyjmującej: _ _ _ _ _ _ , tel. _ _ _ _ _, e-mail: _ _ _ _ _.

2. Zmiana danych osób do kontaktu nie wymaga aneksowania Porozumienia.

§ 4

Kontrola realizacji Porozumienia

1. Instytut uprawniony jest do sprawowania kontroli prawidłowości realizacji zobowiązań przez Instytucję Przyjmującą.

2. W ramach kontroli, o której mowa w ust. 1, upoważnieni pracownicy Instytutu mogą badać dokumenty i inne nośniki informacji, a także żądać udzielenia ustnie lub na piśmie informacji które mają lub mogą mieć znaczenie dla oceny prawidłowości realizacji zobowiązań przez Instytucję Przyjmującą.

§ 5

Odstąpienie od Porozumienia

1. Strony zgodnie oświadczają, że Instytut jest uprawniony do odstąpienia od Porozumienia w terminie 7 dni od powzięcia wiadomości o zdarzeniu stanowiącym podstawę odstąpienia, tj. w przypadku:

1. umieszczenia przez Instytucję Przyjmującą nieprawdziwych informacji w Ankiecie, o nieprawdziwości których Instytut uzyska informacje w trakcie trwania rezydencji,

2. nie wypełniania przez Instytucję Przyjmującą obowiązków wynikających z Porozumienia.

2. W przypadku odstąpienia od Porozumienia Instytucja Przyjmująca jest zobowiązana zwrócić środki, o których mowa w § 2 ust. 7 powyżej, w wysokości odpowiadającej ilości pozostałego czasu trwania rezydencji oraz pokryć koszt powrotu Rezydenta/Rezydentów, o ile nie będzie możliwości przeniesienia Rezydenta/Rezydentów do innej Instytucji Przyjmującej.

3. W przypadku nienależytej realizacji zobowiązań określonych Porozumieniem Instytut jest uprawniony do naliczenia kary umownej w wysokości 500 zł (słownie: pięćset złotych 00/100) za każde zgłoszone przez Rezydenta/Rezydentów naruszenie na podstawie noty obciążeniowej płatnej w terminie 7 dni od dnia jej doręczenia.

§ 6

Informacja RODO

1. Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz ustawy z 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. 2017 poz. 1219 z późn. zmianami), Instytut informuje, że:

1. Administratorem danych osobowych osoby odpowiedzialnej za przebieg rezydencji jest Instytut Teatralny im. Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx, ul. Jazdów 1, 00-467 Warszawa, który wpisany jest do rejestru instytucji kultury prowadzonego przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego pod numerem - 54/2003 i posiada osobowość prawną.

2. Administrator wyznaczył Inspektora Danych Osobowych nadzorującego prawidłowość przetwarzania danych, z którym można kontaktować się za pomocą poczty tradycyjnej pod adresem: ul. Xxxxxx 0 , 00-000 Xxxxxxxx lub drogą e-mailową pod adresem: xxx@xxxxxxxx-xxxxxxxxx.xx.

3. Dane osobowe osoby odpowiedzialnej za przebieg rezydencji są przetwarzane na podstawie i w następujących celach:

- umożliwienia prawidłowej realizacji niniejszego Porozumienia i porozumienia o rezydencję artystyczną przyznaną w ramach wsparcia MKiDN w tym x.xx. podpisania, realizacji i rozliczenia umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

- związanych z dochodzeniem ewentualnych roszczeń wynikających z porozumienia o rezydencję artystyczną zgodnie z ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. z 2020 r. poz. 1740 z późn. zm.) oraz (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

- umożliwienia realizacji celu Programu rezydencji artystycznych dla artystów i artystek teatralnych pochodzących z Ukrainy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO.

4. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i prawidłowej realizacji porozumienia i wywiązywania się z obowiązków prawnych ciążących na Administratorze danych.

5. Dane osobowe osoby odpowiedzialnej za przebieg rezydencji będą udostępnione Rezydentowi w porozumieniu o rezydencję artystyczną.

6. Dane osobowe będą przekazywane wyłącznie podmiotom uprawnionym do ich przetwarzania na podstawie przepisów prawa lub na podstawie umowy zawartej z Administratorem danych, w szczególności: Urząd Skarbowy, bank, sądy, instytucje państwowe, doradcy prawni i podatkowi, dostawcy usług IT.

7. Dane osobowe przechowywane będą do czasu realizacji celów wskazanych powyżej, a po tym czasie dla celów archiwalnych przez okres 10 lat, licząc od dnia zakończenia umowy chyba, że odpowiednie przepisy prawa przewidują dłuższy obowiązek przechowywania.

2. Osobie odpowiedzialnej za przebieg rezydencji przysługują następujące uprawnienia:

1. Prawo do żądania od Administratora danych dostępu do treści swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.

2. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Xxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx.

3. Dane osobowe osoby odpowiedzialnej za przebieg rezydencji nie będą przekazane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych.

4. Instytut informuje, że nie korzysta z systemów służących do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.

5. Instytut oświadcza również, że dane osobowe osoby odpowiedzialnej za przebieg rezydencji będą przetwarzane przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z siedzibą w Warszawie, przy ulicy Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00/00 00-071 w Warszawie, o czym informuje Załącznik Porozumienia, który to Instytucja Przyjmująca będzie zobowiązana przesłać niezwłocznie po podpisaniu Porozumienia na adres Instytutu, a skan na adres e-mail osoby do kontaktu wskazanej w § 3 ust. 1 lit. a. Porozumienia.

6. Instytut informuje, że wywiązał się z obowiązku poinformowania o przetwarzaniu danych osobowych Rezydenta/Rezydentów oraz z faktu, że jego/ich dane osobowe będą udostępnione Instytucji Przyjmującej. Instytucja Przyjmująca będąc odrębnym administratorem danych osobowych jest zobowiązana do udzielenia Rezydentowi/Rezydentom odpowiedniej informacji o przetwarzaniu danych osobowych zgodnie z własnymi celami.

§ 7

Postanowienia końcowe

1. Zmiany i uzupełnienia niniejszego Porozumienia wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

2. W sprawach nieuregulowanych Porozumieniem mają zastosowanie przepisy prawa polskiego.

3. Spory wynikające z Porozumienia będą rozpatrywane przez sąd właściwy dla siedziby Instytutu.

4. Porozumienie zostało sporządzone w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, po dwa dla każdej ze Stron.

5. Załączniki stanowią integralną część Porozumienia.

Załączniki:

Wzór informacji RODO o przetwarzaniu danych osobowych przez Ministra Kultury
i Dziedzictwa Narodowego („Informacja dla osoby, której dane zostały pozyskane w inny sposób, niż od osoby której dotyczą”).

Za Instytut Za Instytucję Przyjmującą

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

6