OGŁOSZENIE O OTWARTYM KONKURSIE OFERT
Znak sprawy: 41/4/2018/ŻK
OGŁOSZENIE O OTWARTYM KONKURSIE OFERT
Przedmiot zamówienia:
Przygotowanie merytoryczne, graficzne, a także przygotowanie do druku (bez druku) folderu w 16 wersjach językowych (języki : polski, angielski, niemiecki, hiszpański, fiński, niderlandzki, portugalski (pt), szwedzki, duński, norweski, francuski, włoski, węgierski,
czeski, hebrajski, arabski), który promować będzie w kraju i za granicą największe atrakcje turystyczne Polski.
Warszawa, 06 listopada 2018 roku
ul. Xxxxxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx, Xxxxxx
tel. x00 (00) 000 00 00, fax. x00 00 000 00 00, e-mail: xxx@xxx.xxx.xx
Zagraniczne Ośrodki Polskiej Organizacji Turystycznej:
Amsterdam, Berlin, Bruksela, Kijów, Londyn, Madryt, Moskwa, Nowy Jork, Paryż, Pekin, Rzym, Sztokholm, Tokio, Wiedeń.
portale: xxx.xxx.xxx.xx; xxx.xxxxxx.xxxxxx; xxx.xxxxxx-xxxxxxxxxx.xx; xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx; xxx.xxxxxxxxxx.xx; xxx.xxxxxxxxxxxx.xx; xxx.xxx.xxx.xxx.xx; xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx; xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx
1. Nazwa (firma) oraz adres Zamawiającego
Polska Organizacja Turystyczna
– jednostka organizacyjna przeprowadzająca postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego i udzielająca zamówienia:
1) Adres Zamawiającego: ul. Xxxxxxxxxxxxxx 0, 00 – 000 Xxxxxxxx 2) Fax: x00 00 000 00 00
3) Strona internetowa: xxx.xxx.xxx.xx
5) Kontakt z Zamawiającym: Xxxxxxxxx Xxxxxxxx – tel. (00) 000 00 00.
2. Tryb udzielenia zamówienia;
1) Postępowanie jest prowadzone na podstawie regulaminów wewnętrznych Polskiej Organizacji Turystycznej, zgodnie z zasadami wskazanymi w niniejszym dokumencie.
2) Zamawiający informuje Wykonawców, że postępowanie prowadzone jest w trybie otwartego konkursu ofert, tj. każdy z Wykonawców może złożyć w postępowaniu ofertę. Ponadto:
a. do postępowania nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018r., poz. 1986);
b. zawiadomienie o wyborze oferty nie stanowi przyjęcia oferty;
c. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
• odwołania postępowania, unieważnienia go w całości lub w części w każdym czasie,
• zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty,
• zmiany terminów wyznaczonych w Ogłoszeniu,
• żądania szczegółowych informacji i wyjaśnień od Wykonawców na każdym etapie postepowania;
d. w przypadku skorzystania przez Xxxxxxxxxxxxx z któregokolwiek uprawnienia wskazanego w pkt c. Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia z tytułu udziału w postępowaniu.
3. Przedmiot zamówienia;
Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie merytoryczne, graficzne, a także przygotowanie do druku (bez druku) folderu w 16 wersjach językowych (języki : polski, angielski, niemiecki, hiszpański, fiński, niderlandzki, portugalski (pt), szwedzki, duński, norweski, francuski, włoski, węgierski, czeski, hebrajski, arabski), który promować będzie w kraju i za granicą największe atrakcje turystyczne Polski.
Opis przedmiotu zamówienia (OPZ) stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego Ogłoszenia.
4. Termin realizacji zamówienia.
Terminy wykonania Przedmiotu Zamówienia dla opracowania merytorycznego, graficznego oraz przygotowania do druku 16 wersji folderu promocyjnego podzielony jest na 2 etapy:
• I etap: opracowanie layoutu, tłumaczenie + Copywriting oraz skład folderu w językach: polski, angielski, niemiecki, niderlandzki, fiński, hiszpański – 5 tygodni od dnia podpisania umowy.
• II etap: tłumaczenie + Copywriting oraz skład folderu w językach: portugalski (pt), szwedzki, duński, norweski, francuski, włoski, węgierski, czeski, hebrajski, arabski – 16 tygodni od dnia podpisania umowy.
5. Warunki udziału w postępowaniu.
W postępowaniu mogą uczestniczyć podmioty, które:
1) Posiadają kompetencje lub uprawnienia do prowadzenia określonej działalności zawodowej.
2) Posiadają zdolność techniczną lub zawodową:
Zamawiający uzna, że Wykonawca posiada zdolność techniczną lub zawodową, niezbędną do wykonywania przedmiotowego zamówienia wówczas, gdy Wykonawca oświadczy, że:
w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, przygotował z należytą starannością co najmniej 3 foldery promocyjne o liczbie stron minimum 16, wykonując usługi w zakresie opracowania merytorycznego i graficznego, redakcji, składu i korekty.
Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków, o których mowa w pkt 5 Ogłoszenia o otwartym konkursie ofert w stosownych sytuacjach polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nim stosunków prawnych.
Wykonawcy, składając ofertę, powinni przedłożyć odpowiedni wykaz usług wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, daty wykonania i zleceniodawcy oraz załączyć dowody określające, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane. Zamawiający zastrzega możliwość wezwania Wykonawców do uzupełnienia lub wyjaśnienia złożonego wykazu wraz z referencjami, w terminie wskazanym w wezwaniu. W przypadku, gdy Wykonawca nie uzupełni żądanych przez Zamawiającego dokumentów, jego oferta zostanie odrzucona.
3) Złożą ważną ofertę w terminie wyznaczonym do składania ofert. Oferta powinna zostać złożona na Formularzu ofertowym (wzór w Załączniku nr 2).
Do oferty należy załączyć Wykaz usług (wzór w Załączniku nr 3), Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik nr 5), wstępną propozycję opracowania merytorycznego i graficznego folderu promującego w kraju i za granicą największe atrakcje turystyczne Polski, która będzie zawierać :
· propozycję tytułu folderu, który mówić będzie o najlepszych lokalizacjach turystycznych w Polsce;
· propozycję koncepcji projektu okładki wraz ze skrzydełkiem (element obowiązkowy – na skrzydełku przy przedniej okładce powinna się znaleźć mapa, na którą naniesione będą poszczególne lokalizacje/ atrakcje/ produkty omawiane w folderze) oraz min. 2 rozkładówek, przedstawiających kluczowe lokalizacje zawarte w dokumencie Excel, dowolnie wybrane przez Wykonawcę (punktem wyjścia powinno być wymienione w pierwszej kolumnie miasto jako kanwa do omawiania poszczególnych lokalizacji/atrakcji/produktów/postaci historycznych znajdujących się w okolicy; wg takiej właśnie zasady przygotowana jest tabela w Excelu);
· opracowanie próbki wyjściowego tekstu w języku polskim, opisującego wybraną do projektu lokalizację (dokument Excel – punktem wyjścia powinno być wymienione w pierwszej kolumnie miasto jako kanwa do omawiania poszczególnych lokalizacji/atrakcji/ produktów/postaci historycznych znajdujących się w okolicy; wg takiej właśnie zasady przygotowana jest tabela w Excelu);
· propozycję formatu, rodzaju i grubości papieru z uwzględnieniem wszelkich uszlachetnień korespondujących z projektem (np. lakier 3D, folia matowa, lakier UV).
Projekt graficzny musi być przygotowany zgodnie z „Zasadami stosowania identyfikacji wizualnej POT” – głównie w zakresie umiejscowienia logotypu na okładce.
Szczegółowe Wskazówki dotyczące opracowania merytorycznego i graficznego znajdują się w OPZ.
4) Wykonawca poda cenę ofertową jako wartość brutto w PLN z należnym podatkiem VAT, a w przypadku oferty złożonej przez osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej cena ofertowa stanowić będzie wynagrodzenie Wykonawcy. Podana cena musi zawierać wszelkie koszty rozliczania umowy zlecenia, w tym koszty Zamawiającego ponoszone na rzecz ZUS.
5) Znajdują się w sytuacji finansowej i ekonomicznej zapewniającej prawidłowe i terminowe wykonanie zamówienia.
Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu będzie dokonywana w oparciu
o przedłożone przez Wykonawców dokumenty i oświadczenia, o których mowa w pkt 5, na zasadzie spełnia/nie spełnia.
6. Termin składania ofert.
1) Ofertę należy złożyć najpóźniej w terminie do dnia 13.11.2018 r. do godz. 15.00. Oferty, które dotrą do Zamawiającego po tym terminie nie będą uwzględnione. Dopuszczalne jest złożenie oferty w formie pisemnej na adres Polska Organizacja Turystyczna, ul. Xxxxxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx lub w formie elektronicznej na adres email: xxxxxx.xxx@xxx.xxx.xx
2) Ofertę należy złożyć w języku polskim.
3) Na ofertę Wykonawcy składa się wypełniony Formularz ofertowy (Załącznik nr 2), Wykaz usług (Załącznik nr 3), Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik nr 5), wstępna propozycja opracowania merytorycznego i graficznego folderu promocyjnego.
4) Zamawiający na każdym etapie postępowania może żądać dowodów na potwierdzenie że usługi, wyszczególnione w Wykazie usług (Załącznik nr 3) zostały zrealizowane należycie. Dokumenty te, muszą potwierdzać w sposób bezsporny spełnienie warunku określonego w pkt 5.2).
5) Zamawiający może zwrócić się do Wykonawcy o wyjaśnienie lub uzupełnienie treści złożonej oferty. Oferta Wykonawcy, który nie odpowie na takie wezwanie lub odpowie w niewystarczający sposób nie zostanie uwzględniona.
7. Kryteria wyboru oferty.
1. Zamawiający dokona oceny złożonych ofert, w oparciu o przedstawione poniżej kryteria:
Lp. | Kryterium | Waga kryterium |
1. | Cena | 60% |
2. | Jakość wstępnej propozycji opracowania merytorycznego i graficznego folderu promocyjnego | 40% |
1) Kryterium „Cena” (C) – waga 60%. Punkty za kryterium „Cena” zostaną obliczone w następujący sposób:
C = Cmin/Co x 60 pkt
gdzie:
C – liczba punktów przyznanych za kryterium „cena”;
C min – najniższa cena oferty z pośród ofert ważnych i nie podlegających odrzuceniu; Co – cena oferty badanej;
W kryterium „Cena” oferta może otrzymać maksymalnie 60 pkt.
2) Kryterium „Jakość wstępnej propozycji opracowania merytorycznego i graficznego folderu promocyjnego” – waga 40%. Zamawiający oceni ofertę w następujący sposób:
A. Wstępna propozycja opracowania graficznego (jeden projekt layoutu) przygotowana na podstawie wytycznych podanych w zadaniu konkursowym oraz OPZ:
• Atrakcyjność graficzna propozycji (układ graficzny oraz zastosowane elementy graficzne podnoszące dynamikę projektu i przystępność tekstu, format oraz proponowane uszlachetnienia) – do 10 pkt;
• Spójność grafiki i fotografii z prezentowaną treścią merytoryczną – do 5 pkt;
• Stopień dostosowania do założeń strategicznych wskazanych w OPZ (do grupy docelowej i celów marketingowych) – do 5 pkt;
B. Wstępna propozycja opracowania merytorycznego (próbka tekstu) przygotowana na podstawie wytycznych podanych w zadaniu konkursowym oraz OPZ:
• Atrakcyjność tytułu (zrozumiałość, czytelność, nieskomplikowanie, jednoznaczne wskazywanie na najlepsze lokalizacje turystyczne w Polsce) – do 5 pkt;
• Poprawność merytoryczna tekstu – do 5 pkt;
• Redakcja tekstu (uporządkowanie tekstu, przejrzystość, czytelność) – do 5 pkt;
• Styl i język wypowiedzi (poprawność ortograficzna, stylistyczna i gramatyczna) – do 5 pkt.
W kryterium „Jakość wstępnej propozycji opracowania merytorycznego i graficznego folderu promocyjnego” Wykonawca może otrzymać maksymalnie 40 pkt.
Punkty zostaną przyznane przez członków komisji przetargowej, będących pracownikami komórki organizacyjnej, właściwej ze względu na przedmiot zamówienia, zgodnie z ww. założeniami. Liczba punktów przyznana przez członków komisji dokonujących oceny w tym kryterium zostanie zsumowana, a następnie podzielona przez liczbę oceniających członków komisji.
2. Obliczenia będą prowadzone z dokładnością dwóch miejsc po przecinku, wartości na trzecim miejscu zaokrąglone będą od 0 do 5 w dół, od 6 do 9 w górę.
3. Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana ta oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów po zsumowaniu punktów we wszystkich kryteriach.
4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
8. Opis sposobu przygotowania ofert.
1. Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. W przypadku złożenia przez Wykonawcę więcej niż jednej oferty, oferty zostaną odrzucone.
2. Wykonawca pozostanie związany ofertą przez okres 30 dni.
3. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
4. Osoba/osoby podpisujące ofertę muszą być upoważnione do zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty zgodnie z wpisem do właściwego rejestru.
9. Klauzula informacyjna dotycząca z art. 13 RODO
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informujemy, że:
1)Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Polska Organizacja Turystyczna.
2) Inspektorem ochrony danych osobowych w Polskiej Organizacji Turystycznej jest Xxxx Xxx Xxxxxxxxx, kontakt: adres e-mail xxx.xxxxxxxxx@xxx.xxx.xx, telefon 00 00000-00.
3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn. przygotowanie merytoryczne, graficzne, a także przygotowanie do druku (bez druku) folderu w 16 wersjach językowych (języki : polski, angielski, niemiecki, hiszpański, fiński, niderlandzki, portugalski (pt), szwedzki, duński, norweski, francuski, włoski, węgierski, czeski, hebrajski, arabski), który promować będzie w kraju i za granicą największe atrakcje turystyczne Polski, numer postępowania: 41/4/2018/ŻK prowadzonego w trybie otwartego konkursu ofert.
4) Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby odpowiadające za
przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania na podstawie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. 2016 poz. 1764 z późn. zm.).
5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia.
6) W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.
7) Posiada Pani/Pan:
a. na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
b. na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych
**;
c. na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia
przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***;
d. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
8) Nie przysługuje Pani/Panu:
a. w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
b. prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
c. na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych
osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO
10. Załączniki:
Załącznik nr 1 Opis przedmiotu zamówienia. Załącznik nr 2 - Formularz oferty.
Załącznik nr 3 - Wykaz usług
Załącznik nr 4 - Istotne postanowienia umowy.
Załącznik nr 5 - Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu
Załącznik nr 1 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA | |
INFORMACJE OGÓLNE | |
Nazwa działania | Przygotowanie merytoryczne, graficzne, a także przygotowanie do druku folderu promocyjnego (bez druku) w 16 wersjach językowych (języki: polski, angielski, niemiecki, hiszpański, fiński, niderlandzki, portugalski (pt), szwedzki, duński, norweski, francuski, włoski, węgierski, czeski, hebrajski, arabski), który promować będzie w kraju i za granicą największe atrakcje turystyczne Polski. |
Rynek (kraj / obszar) | Zagranica / Polska |
Produkt | Największe atrakcje turystyczne Polski. |
Zadanie dla wykonawcy | Zadaniem Wykonawcy jest przygotowanie folderu promocyjnego, mówiącego o najlepszych lokalizacjach turystycznych w Polsce, w tym: - opracowanie projektu (layoutu) - zaproponowanie tytułu, który mówić będzie o największych atrakcjach turystycznych w Polsce - opracowanie merytoryczne (teksty, wybór zdjęć) z uwzględnieniem wszystkich lokalizacji/atrakcji/produktów/postaci historycznych podanych w załączniku (plik Excel), przy czym część zdjęć do oprawy graficznej dostarcza Zamawiający. Kolejność omawiania lokalizacji/atrakcji/produktów/postaci historycznych uzależniona jest od koncepcji kreatywnej Wykonawcy. Ważne jest jednak, by punktem wyjścia były wymienione w pierwszej kolumnie miasta jako kanwa do omawiania poszczególnych lokalizacji/atrakcji/ produktów/postaci historycznych znajdujących się w okolicy (wg takiej właśnie zasady przygotowana jest tabela w Excelu) - zaproponowanie formatu folderu (wymagany format mniejszy od A4) oraz rodzaju i grubości papieru z uwzględnieniem wszelkich uszlachetnień korespondujących z projektem (np. lakier 3D, folia matowa, sztancowanie) |
- uwzględnienie w projekcie rozkładanego skrzydełka (przy przedniej okładce), na którym znajdzie się mapa Polski z zaznaczonymi lokalizacjami/ atrakcjami/ produktami omawianymi w folderze - przygotowanie folderu promocyjnego w 16 wersjach językowych. Bazą do powstania tekstów w językach obcych będzie zaakceptowanie tekstów w polskiej wersji językowej. Copywriting wykonany przez native speaker’ów, nie może to być zwykłe tłumaczenie - przygotowanie do druku (DTP) wszystkich 16 wersji językowych folderu - wykonanie dwóch korekt językowych (doświadczony proofreader) w każdej wersji językowej po akceptacji (korekta na składzie) | |
ZAŁOŻENIA STRATEGICZNE | |
Cele marketingowe | - pokazanie Polski jako atrakcyjnego kierunku podróży, z bogatą kulturą, tradycją, historią, piękną przyrodą, a równocześnie jako kraju nowoczesnego, otwartego - promowanie aktualnych produktów turystycznych Polski na rynkach zagranicznych - wzrost poziomu świadomości i wiedzy o walorach turystycznych Polski |
Grupa docelowa | Młodzi turyści 20-40, ale także starsze pary bez dzieci i z usamodzielnionymi dziećmi oraz rodziny z dziećmi z większości rynków zagranicznych, na których POT realizuje działania promocyjne. Ciekawi świata, otwarci, wybierający niestandardowe destynacje. |
Zasięg | Folder promocyjny będzie wykorzystywany na wszelkich wydarzeniach związanych z promocją Polski w kraju i za granicą. |
Czas trwania | Wykonawca przeniesie prawa autorskie na POT bez ograniczeń czasowych i terytorialnych. |
ELEMENTY PRZEKAZU/WSKAZÓWKI | |
Hasło przewodnie | Wykonawca zaproponuje hasło wskazujące na najlepsze lokalizacje turystyczne w Polsce. |
Oprawa tekstowa | - Wykonawca opracowuje teksty w języku polskim na podstawie załącznika w Excelu, a następnie – po akceptacji – zajmuje się copywritingiem tekstów w kolejnych 15 językach. - długość tekstów w języku polskim: jeden tekst dotyczący jednej omawiania lokalizacji/atrakcji/produktów/postaci historycznych powinien mieć 1000- 1600 znaków ze spacją (w zależności od charakteru lokalizacji) - język korzyści, marketingowy, jednak ze względu na szeroką grupę docelową traktujący odbiorcę z szacunkiem |
Oprawa graficzna | - oczekujemy atrakcyjnego, dynamicznego projektu (layoutu), wykorzystującego doskonałe warsztatowo zdjęcia – mogą być zdjęcia na całą stronę, formy graficzne podkreślające godne wyróżnienia informacje, mapki z naniesionymi lokalizacjami, pomysł na przedstawienie dodatkowych informacji historycznych, hierarchizacja informacji - elementem obowiązkowym jest mapa stanowiąca skrzydełko do przedniej okładki, na której naniesione będą poszczególne lokalizacje/ atrakcje/ produkty omawiane w folderze - projekt graficzny musi być przygotowany zgodnie z „Zasadami stosowania identyfikacji wizualnej POT” – głównie w zakresie umiejscowienia logotypu na okładce |
SPECYFIKACJA TECHNICZNA | |
Propozycja formatu i specyfikacji technicznej po stronie Wykonawcy. Finalnie Wykonawca dostarczy w formie elektronicznej foldery promocyjne we wszystkich wersjach językowych, w formacie PDF screen oraz PDF press quality, na potrzeby DTP, a także pliki otwarte (collect). | |
DEADLINE | |
Termin realizacji folderu promocyjnego podzielony będzie na 2 etapy. I etap: opracowanie layoutu, tłumaczenie + copywriting oraz skład folderu w językach: polski, angielski, niemiecki, niderlandzki, fiński, hiszpański – 5 tygodni od podpisania umowy. II etap: tłumaczenie + copywriting oraz skład folderu w językach: portugalski (pt), szwedzki, duński, norweski, francuski, włoski, węgierski, czeski, hebrajski, arabski – 16 tygodni od dnia podpisania umowy. | |
INNE | |
Uwagi | |
Załącznik nr 2
OFERTA
Zamawiający:
Polska Organizacja Turystyczna ul. Xxxxxxxxxxxxxx 0
00 – 613 Warszawa
Nazwa i adres podmiotu składającego ofertę:
....................................................................................................................................
NIP ......................................... REGON .................................................................
Xxxxx, na który Zamawiający powinien przesyłać ewentualną korespondencję:
....................................................................................................................................
Osoba wyznaczona do kontaktów z Zamawiającym:
.................................................................................................................................... Numer telefonu: ......................................................................................
Numer faksu: ...........................................................................................
e-mail .................................................................................................................
Odpowiadając na Ogłoszenie dotyczące konkursu ofert na: przygotowanie merytoryczne, graficzne, a także przygotowanie do druku (bez druku) folderu w 16 wersjach językowych (języki : polski, angielski, niemiecki, hiszpański, fiński, niderlandzki, portugalski (pt), szwedzki, duński, norweski, francuski, włoski, węgierski, czeski, hebrajski, arabski), który promować będzie w kraju i za granicą największe atrakcje turystyczne Polski, zgodnie z wymogami zawartymi w Ogłoszeniu, oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia. za cenę:
1. Cena ofertowa brutto zł
(Słownie:..............................................................................................................................
……………………………………………………………………………………
Stawka podatku VAT......%, wartość podatku VAT zł
2. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z warunkami podanymi przez Zamawiającego w Ogłoszeniu i nie wnosimy do nich żadnych zastrzeżeń, uzyskaliśmy wszelkie niezbędne informacje do przygotowania oferty i wykonania zamówienia, a także akceptujemy istotne postanowienia umowy oraz termin realizacji przedmiotu zamówienia podany przez Zamawiającego.
3. W przypadku udzielenia nam zamówienia zobowiązujemy się do zawarcia umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Xxxxxxxxxxxxx.
4. Do niniejszej oferty załączamy następujące dokumenty:
• Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu
•
•
.........................., dn. ........................ ………….....................................
(podpis uprawnionego przedstawiciela Wykonawcy)
Załącznik nr 3
WYKAZ USŁUG
L.p. | Nazwa i adres odbiorcy zamówienia | Daty wykonania usług (dd/mm/rrrr – dd/mm/rrrr) | Przedmiot – nazwa i krótki opis usługi | Liczba stron | Rodzaj doświadcze nia (własne, podwykona wcy, innego podmiotu) |
W ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, przygotował z należytą starannością co najmniej 3 foldery promocyjne o liczbie stron minimum 16, wykonując usługi w zakresie opracowania merytorycznego i graficznego, redakcji, składu i korekty. | |||||
1. | |||||
2 | |||||
3 | |||||
……………………………………………………. (podpis uprawnionego
przedstawiciela Wykonawcy)
Załącznik nr 4
Istotne postanowienia Umowy
§ 1 Wstęp
Umowa została zawarta na podstawie art.4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t. j.: Dz. U. z 2018r. , poz.1986).
§ 2 Przedmiot umowy
1. Przedmiotem Umowy jest realizacja folderu promocyjnego na podstawie wstępnej propozycji opracowania merytorycznego i graficznego. Przedmiot Umowy obejmuje przygotowanie merytoryczne, graficzne, a także przygotowanie do druku folderu (bez druku) w 16 wersjach językowych (języki: polski, angielski, niemiecki, hiszpański, fiński, niderlandzki, portugalski (pt), szwedzki, duński, norweski, francuski, włoski, węgierski, czeski, hebrajski, arabski), który promować będzie w kraju i za granicą największe atrakcje turystyczne Polski.
2. Szczegółowy opis Przedmiotu Umowy zawiera załącznik nr 1 do umowy.
§ 3 Termin wykonania przedmiotu zamówienia
1. Terminy wykonania Przedmiotu Umowy dla opracowania merytorycznego, graficznego oraz przygotowania do druku 16 wersji folderu promocyjnego podzielony jest na 2 etapy:
• I etap: opracowanie layoutu, tłumaczenie + Copywriting oraz skład folderu w językach: polski, angielski, niemiecki, niderlandzki, fiński, hiszpański – 5
tygodni od podpisania umowy.
• II etap: tłumaczenie + Copywriting oraz skład folderu w językach: portugalski (pt), szwedzki, duński, norweski, francuski, włoski, węgierski, czeski, hebrajski, arabski.
– 16 tygodni od dnia podpisania umowy.
2. Przekazanie Zamawiającemu Przedmiotu Umowy będzie potwierdzone protokołem odbioru, podpisanym prze Strony bez uwag.
§ 4 Warunki wykonania Umowy
1. Do realizacji Przedmiotu Umowy Wykonawca wykorzysta zapis na nośniku elektronicznym „Manual – zasady identyfikacji wizualnej POT” z edytowalnymi identyfikatorami, a także teksty bazowe i zdjęcia zarówno przekazane przez Xxxxxxxxxxxxx, jak i wybrane przez siebie z ogólnie dostępnych baz zdjęć (własne, od autorów, z agencji fotograficznych itp.).
2. Realizacja folderu promocyjnego:
a) W dniu podpisania Umowy obie Strony odbędą spotkanie, mające na celu przekazanie uwag Zamawiającego do projektu wydawnictwa promocyjnego przedstawionego
w otwartym konkursie ofert.
b) Wykonawca w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia podpisania Umowy przedstawi Zamawiającemu w formie elektronicznej harmonogram prac nad folderem promocyjnym, kompletne teksty w języku polskim, przygotowane w pliku Word oraz projekt 1 rozdziału folderu promocyjnego (wybrane miasto z pliku Excel wraz z omówieniem poszczególnych lokalizacji/atrakcji/produktów/postaci historycznych znajdujących się w okolicy, zgodnie z zasadą obowiązującą w tabeli w Excelu, stanowiącą załącznik nr 2 do Umowy).
c) Zamawiający, w terminie 5 dni kalendarzowych od przedstawienia harmonogramu prac, tekstów i projektu folderu opisanych w pkt 2b) przedstawi Wykonawcy w formie elektronicznej swoje uwagi.
d) Wykonawca, w terminie 7 dni kalendarzowych od przekazania uwag przez Zamawiającego, przedstawi projekt całego folderu promocyjnego w polskiej wersji językowej, z uwzględnieniem skorygowanych wcześniej tekstów. Od tego momentu Zamawiający zobowiązuje się w terminie 5 kolejnych dni kalendarzowych dokonać ostatecznej akceptacji wersji polskiej folderu promocyjnego, będącej bazą do realizacji folderów w innych wersjach językowych.
e) Wykonawca, w terminie 7 dni kalendarzowych od akceptacji tekstów w języku polskim, prześle Zamawiającemu w formie elektronicznej tłumaczenia tekstów we wszystkich wersjach językowych opisanych w OPZ.
f) Zamawiający zastrzega, żeby w przygotowanym przez Wykonawcę harmonogramie zapewnić Zamawiającemu minimum 5 dni kalendarzowych na akceptację tekstów w językach obcych. Zastrzeżenie to dotyczy zarówno tekstów po pierwszym tłumaczeniu, nadesłanych w pliku Word, jak i tekstów po korekcie native speakerów oraz ostatecznej korekty na składzie.
g) Wykonawca dostarczy w formie elektronicznej foldery promocyjne we wszystkich wersjach językowych, w formacie PDF screen oraz PDF press quality, na potrzeby DTP, a także pliki otwarte (collect).
h) Przekazanie Przedmiotu Umowy uznaje się za dokonane w momencie podpisania bez uwag, przez obie Strony, protokołów odbioru, o których mowa w § 3.
§ 5 Prawa autorskie
1. Wykonawca zapewnia, iż żadne utwory powstałe lub użyte w wyniku wykonywania lub w związku z wykonywaniem Umowy nie będą naruszać praw własności intelektualnej lub dóbr osobistych innych osób, w szczególności osobistych i majątkowych praw autorskich oraz nie będą obciążone żadnymi wadami prawnymi, szczególnie prawami osób trzecich.
2. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wszelkie roszczenia osób trzecich związane z naruszeniem praw własności intelektualnej lub praw do wizerunku, które zaistniało w wyniku realizacji filmu promocyjnego, zdjęć oraz folderu promocyjnego, będących Przedmiotem Umowy. Wykonawca zobowiązuje się do pokrycia roszczeń osób trzecich związanych z takim naruszeniem praw własności intelektualnej oraz praw do wizerunku, a także kosztów odszkodowań oraz kosztów pomocy prawnej poniesionych przez Xxxxxxxxxxxxx, w przypadku, gdyby osoby trzecie skierowały roszczenia wobec POT.
3. Wykonawca, w ramach wynagrodzenia, o którym mowa w § 6. ust 1, przenosi na Zamawiającego majątkowe prawa autorskie do całości przedmiotu Umowy (zdjęć, tekstów i tłumaczeń tekstów, projektów folderów oraz innych projektów graficznych wykonanych w ramach Umowy), z wyłączeniem materiałów dostarczonych lub pobranych w celu wykonania Umowy z baz udostępnionych przez Zamawiającego. Powyższe przeniesienie nie będzie ograniczone czasowo ani terytorialnie. Strony ustalają, że majątkowe prawa autorskie do wyżej wymienionych utworów zostają przekazane na wszelkich polach eksploatacji znanych w dniu podpisania umowy, a w szczególności:
1) w zakresie utrwalania i zwielokrotniania utworów – wytwarzanie dowolną techniką egzemplarzy utworu, w tym techniką drukarską, reprograficzną, fotograficzną, elektroniczną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową, w szczególności trwałe lub czasowe zwielokrotnianie utworu w postaci programu komputerowego, w całości lub w części, jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie,
2) w zakresie obrotu oryginałem albo egzemplarzami, na których utwór utrwalono
– wprowadzanie do obrotu, użyczenie, najem, dzierżawa oraz uprawnienie do dokonania cesji praw,
3) w zakresie tłumaczenia, przystosowywania, zmiany układu lub jakichkolwiek zmian w utworze, na co Wykonawca wyraża niniejszym zgodę.
4) w zakresie publikacji (x.xx. w Internecie i publikacjach własnych Zamawiającego) oraz wprowadzania do pamięci komputera całości lub fragmentów utworu w celu publikacji; Wykonawca udziela zgody, by czynności opisane powyżej były dokonywane przez Zamawiającego lub osobę trzecią, a także wyraża zgodę na każdorazowe przetwarzanie utworu, jego tłumaczenie, przystosowanie, zmiany układu lub wprowadzanie jakichkolwiek innych zmian,
5) w zakresie rozpowszechniania utworu w sposób inny niż określony powyżej – publiczne wykonanie, wystawienie (w szczególności wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie i remitowanie, wprowadzanie do pamięci komputera oraz do globalnej sieci komputerowej – Internet), rozpowszechnianie we wszelkiego rodzaju publikacjach, w tym w książkach i czasopismach, a także publiczne udostępnianie utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym; Wykonawca udziela zgody, by czynności opisane powyżej były dokonywane przez Zamawiającego lub osobę trzecią, a także wyraża zgodę, by uprawnione
osoby przed wykonaniem prawa określonego w niniejszym podpunkcie, uprzednio wykonały inne prawa, wyszczególnione w niniejszym ustępie.
4. Wykonawca gwarantuje, że elementy i technologie użyte do wykonania Przedmiotu Umowy, a niebędące własnością Wykonawcy, są wolne od wad prawnych, to znaczy zostały użyte zgodnie z intencją zawartych umów dealerskich, licencyjnych i innych zawartych pomiędzy Wykonawcą a ich prawnymi właścicielami, a w szczególności nie naruszają praw autorskich osób trzecich, przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. 2018, poz. 419.), są wolne od niedozwolonych zapożyczeń oraz nie mają miejsca żadne inne okoliczności, które mogłyby narazić Zamawiającego na odpowiedzialność wobec osób trzecich.
5. W przypadku wystąpienia przez osoby trzecie z roszczeniami wobec Zamawiającego, wynikającymi z ewentualnych naruszeń praw autorskich, zarówno majątkowych jak i osobistych, wszelkich innych roszczeń związanych z przedmiotem Umowy, Wykonawca zobowiązuje się do podjęcia na swój koszt wszelkich kroków prawnych, zapewniających Zamawiającemu należytą ochronę przez takimi roszczeniami. W szczególności zobowiązuje się wstąpić w miejsce Zamawiającego lub w przypadku braku takiej możliwości - przystąpić po stronie Zamawiającego do wszelkich postępowań toczących się przeciwko Zamawiającemu. Wykonawca zobowiązany jest zwrócić Zamawiającemu wypłacone przez niego kwoty odszkodowań i innych należności, w tym kosztów pomocy prawnej, wynikających z ewentualnych naruszeń w/w praw osób trzecich, w terminie 14 dni od dnia przedstawienia przez Zamawiającego pisemnego żądania ich zwrotu. Zwrot kosztów pomocy prawnej obejmuje zwrot wszelkich celowych i faktycznie poniesionych i udokumentowanych przez Zamawiającego kosztów pomocy prawnej, związanych z obroną przed roszczeniami osób trzecich, o których mowa powyżej.
6. Wraz z przeniesieniem autorskich praw majątkowych oraz udzieleniem licencji, Wykonawca, w ramach wynagrodzenia określonego w § 6 ust. 1, przenosi na Zamawiającego prawo własności nośnika, na którym Przedmiot Umowy został utrwalony, a także zobowiązany jest przekazać Zamawiającemu pliki źródłowe w formacie umożliwiającym ich bezstratną edycję.
§ 6 Wynagrodzenie
1. Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie za folder promocyjny w wysokości xxxxxx zł brutto, (słownie: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx), płatne w 2 transzach, po wykonaniu każdego z etapów realizacji umowy, o których mowa w § 3. Podstawą wystawienia faktury VAT będzie protokół, o którym mowa w § 3 umowy, zaakceptowany bez zastrzeżeń przez przedstawiciela Zamawiającego, wskazanego w § 9. Zamawiający dokona zapłaty wynagrodzenia, w terminie 14 dni od dnia otrzymania faktury pozbawionej wad formalnych i rachunkowych.
2. Kwota, o której mowa w ust. 1, wyczerpuje wszelkie roszczenia Wykonawcy wobec Zamawiającego z tytułu wykonania Umowy, w tym wynagrodzenie z tytułu przeniesienia na Zamawiającego autorskich praw majątkowych oraz licencji do wszystkich mogących stanowić przedmiot prawa autorskiego wyników prac
powstałych w związku z wykonaniem Umowy.
3. Za datę faktycznej płatności uważa się datę złożenia skutecznego polecenia przelewu przez Zamawiającego w banku prowadzącym jego rachunek.
§ 7 Kary
1. Wykonawca zobowiązany będzie do zapłaty Zamawiającemu kary umownej za niedostarczenie w terminie Przedmiotu Umowy, o których mowa w § 3 ust. 1 a) i b), w wysokości 0,5% wynagrodzenia, o którym mowa w § 6 ust. 1, za każdy dzień opóźnienia, w odniesieniu do każdej z części Przedmiotu Umowy z osobna.
2. Za odstąpienie od Umowy z przyczyn zależnych od Wykonawcy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% wynagrodzenia, o którym mowa w § 6 ust. 1.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych, o ile wartość faktycznie poniesionych przez niego szkód przekracza wysokość kar umownych o których mowa w § 7 ust. 1 i 2.
4. Zamawiający ma prawo do potrącenia kar umownych z wynagrodzenia Wykonawcy.
5. Kary umowne polegają sumowaniu.
§ 8 Odstąpienie od Umowy
1. Poza przypadkami wymienionymi powyżej oraz w przepisach Kodeksu cywilnego, prawo odstąpienia od Umowy przysługuje Zamawiającemu, gdy:
1) Wykonawca opóźnia się w wykonywaniu Umowy o więcej niż 7 dni,
2) Przedmiot Umowy nie będzie spełnia wymagań określonych w pkt/ust. ,
stanowiącego załącznik nr … do Umowy.
2. Oświadczenie w przedmiocie odstąpienia przez Zamawiającego od Xxxxx powinno zostać złożone Wykonawcy na piśmie, terminie 14 dni od dnia powzięcia przez Zamawiającego wiadomości o zaistnieniu okoliczności uprawniającej Zamawiającego do wykonania prawa odstąpienia.
§ 9 Osoby upoważnione do reprezentowania Stron
Osobami upoważnionymi do uzgodnień do uzgodnień i koordynacji Przedmiotu Umowy są:
1. ze strony Zamawiającego: ……………………
2. ze strony Wykonawcy:………………………..
§ 10 Zmiany Umowy
1. Zamawiający dopuszcza zmianę postanowień Umowy w zakresie:
a) zamiany osób wyznaczonych do uzgodnień i koordynacji Przedmiotu Umowy,
b) sprostowania oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych,
c) zamiany osób realizujących Przedmiot Umowy ze strony Wykonawcy pod warunkiem posiadania przez nowe osoby kompetencji określonych w SIWZ oraz pod warunkiem przedstawienia Zamawiającemu przez Wykonawcę informacji o proponowanej zmianie wraz z wyjaśnieniem przyczyn proponowanej zmiany i uzyskaniem pisemnej zgody Zamawiającego.
2. Zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
§ 11 Postanowienia końcowe
1. W przypadku sporu powstałego na tle realizacji Umowy, Strony będą dążyć do polubownego rozwiązania, a w przypadku braku porozumienia sprawę będzie rozstrzygał sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.
2. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach – po jednym dla każdej ze stron.
ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA
Załącznik nr 5
Zamawiający:
Polska Organizacja Turystyczna ul. Xxxxxxxxxxxxxx 0
00 – 613 Warszawa
OŚWIADCZENIE WYKONAWCY
Działając w imieniu i na rzecz Wykonawcy (dane Wykonawcy): Nazwa:
Adres siedziby: oświadczam(y), że:
1. posiadam(y) uprawnienia do wykonywania działalności objętej przedmiotem zamówienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień,
2. posiadam(y) niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuję(emy) potencjałem technicznym do wykonania zamówienia,
3. znajduję (emy) się w sytuacji finansowej i ekonomicznej zapewniającej prawidłowe i terminowe wykonanie zamówienia.
............................. dn. .....................
...................................................
(podpis uprawnionego przedstawiciela Wykonawcy)