ISTOTNE WARUNKI UMOWY nr ……………..
Załącznik nr 7 do Regulaminu udziału w projekcie
ISTOTNE WARUNKI UMOWY nr ……………..
o udzielenie wsparcia finansowego w ramach Projektu: „Food is the Greatest Human Need Program” -
„Żywność największą potrzebą człowieka”.
zawarta w Olsztynie w dniu 2024 roku pomiędzy:
Bankiem Żywności w Olsztynie z siedzibą przy ul. Xxxxx Xxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxx, wpisanym do rejestru przedsiębiorców prowadzonym przez Sąd Rejonowy w Olsztynie Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000029900, NIP: 739 31 69 129, REGON:
51103268000000
reprezentowanym przez:
1. Xxxxx Xxxxxxxx – Prezes Zarządu
2. Xxxxxx Xxxxxxxxxx – Wiceprezes Zarządu zwanym dalej BŻO
a
…………………………………………………………, z siedzibą przy ul. …………………………………….., ,
Nazwa Konsorcjum społecznego, adres
KRS* / inny rejestr* / ewidencja* ……………………….., NIP: ………………… , REGON ,
reprezentowanym przez:
…………………………….. – …………………………………………….
zwanym dalej Konsorcjum Społecznym lub Konsorcjum oraz razem zwanymi Stronami. Strony Umowy uzgodniły, co następuje:
§ 1
Przedmiot umowy
1. Przedmiotem niniejszej Umowy jest udzielenie przez BŻO bezzwrotnego wsparcia w postaci środków finansowych na pokrycie wydatków związanych z realizacją celu głównego działalności Konsorcjum Społecznego tj. pomoc żywieniowa kierowana do osób wykluczonych społecznie lub osób o niskim statusie społeczno-ekonomicznym oraz uruchomieniem inicjatywy uzupełniającej, stymulującej rozwój i aktywizującej społeczność lokalną.
2. Konsorcjum Społeczne otrzymuje bezzwrotne wsparcie finansowe na zasadach i warunkach określonych w niniejszej Umowie i zobowiązuje się do jego wykorzystania zgodnie z zatwierdzonym przez Zarząd BŻO harmonogramem rzeczowo - finansowym inwestycji.
3. Konsorcjum Społeczne ponosi wyłączną odpowiedzialność za szkody wyrządzone wobec osób trzecich w związku z prowadzoną działalnością.
§ 2
Finansowanie grantu
1. Całkowita kwota grantu PLN
(słownie: PLN), w tym:
a) kwota związana z głównym celem działalności PLN
(słownie: ……………………………………………….. PLN), co stanowi % całkowitych wydatków.
b) kwota związana z uruchomieniem inicjatywy uzupełniającej PLN
(słownie:……………………………………………….. PLN), co stanowi % całkowitych wydatków.
2. BŻO wypłaci Konsorcjum Społecznemu kwotę grantu, o którym mowa w ust. 1 w II transzach. I transza w wysokości 80% przyznanego grantu w formie zaliczki po podpisaniu przedmiotowej umowy i złożeniu zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy w terminie 30 dni roboczych, II transza w wysokości 20% przyznanego grantu po zatwierdzonego sprawozdania końcowego w terminie 30 dni roboczych.
3. Wszystkie płatności będą dokonywane przez BŻO w PLN na wyodrębniony rachunek bankowy Konsorcjum Społecznego prowadzony w polskich złotych i przeznaczony na potrzeby realizacji przedsięwzięcia.
4. Dane dotyczące rachunku bankowego Konsorcjum Społecznego:
Posiadacz rachunku:…………………………………………………………………………
Nazwa banku:………………………………………………………………………………..
Nr rachunku: …………………………………………………………………………………
§ 3
Okres wydatkowania grantu
1. Okres realizacji przedsięwzięcia objętego bezzwrotnym wsparciem finansowym ustala się następująco:
• rozpoczęcie realizacji r.
• zakończenie realizacji r.
2. Konsorcjum Społeczne niezwłocznie powiadamia BŻO o wszelkich okolicznościach, mogących zakłócić lub opóźnić realizację przedsięwzięcia.
3. Termin zakończenia realizacji przedsięwzięcia określony w ust. 1 może zostać zmieniony na uzasadniony wniosek Konsorcjum Społecznego, złożony nie później niż w terminie 14 dni przed dniem, w którym zmiana umowy w tym zakresie ma wejść w życie.
4. Konsorcjum społeczne przekłada do BŻO sprawozdanie końcowego w terminie 7 dni od dni zakończenia realizacji przedsięwzięcia.
§ 4
Postanowienia szczegółowe dotyczące wypłaty grantu
1. Konsorcjum Społeczne będzie realizowało i rozwijało przedsięwzięcie, o którym mowa w § 1 ust. 1, w zakresie zaakceptowanym przez uprawnionego przedstawiciela BŻO, z najwyższym stopniem staranności, w sposób zapewniający uzyskanie jak najlepszych wyników i z dbałością wymaganą przez najlepszą praktykę w danej dziedzinie oraz zgodnie z niniejszą Umową.
2. Warunkiem wypłaty środków jest spełnienie zobowiązań, o których mowa w § 5.
3. W przypadku zakończenia lub zawieszenia prowadzonej działalności, Konsorcjum Społeczne
w terminie 10 dni roboczych powiadamia o tym BŻO oraz przedstawia wszelkie niezbędne informacje w tym zakresie.
4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3 Konsorcjum Społeczne zobowiązane jest zwrócić niewykorzystaną kwotę grantu, o której mowa w § 2 ust. 1, na rachunek bankowy BŻO nr
……………………………………………….… i przekazać zakupione w ramach grantu środki trwałe i inne wyposażenie do BŻO lub innego podmiotu wskazanego przez BŻO w terminie 14 dni od dnia poinformowania o zakończeniu lub zawieszeniu działalności.
5. W przypadku, gdy opóźnienie w przekazywaniu płatności grantu wynika z przyczyn niezależnych od BŻO, Konsorcjum Społecznemu nie przysługuje prawo domagania się odsetek za opóźnioną płatność.
6. W przypadku wystąpienia opóźnień w przekazywaniu płatności, o których mowa w ust. 5, przekraczających termin wskazany w § 2 ust. 2, BŻO zobowiązany jest niezwłocznie poinformować Konsorcjum Społeczne, w formie pisemnej, o przyczynach opóźnień i możliwym terminie przekazania płatności.
§ 5
Zobowiązania
Konsorcjum Społeczne zobowiązane jest do spełnienia następujących warunków:
a) złożenia i uzyskania zatwierdzenia przez Zarząd BŻO harmonogramu rzeczowo-finansowego, wstępnego modelu biznesowego;
b) złożenia do BŻO umowy konsorcjum podpisanej przez wszystkich jego członków, określającej co najmniej cel umowy, podział zadań i obowiązków pomiędzy stronami umowy;
c) podpisania umowy o xxxxx przez upoważnionego przedstawiciela Konsorcjum Społecznego;
d) złożenia w BŻO zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy w postaci weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową opiewającego na kwotę zawartą w § 2 ust. 1 przy czym zabezpieczenie to zwracane jest Konsorcjum Społecznemu po upływie trwałości projektu, tj. 3 lata od zatwierdzenia sprawozdania końcowego;
e) otwarcia i prowadzenia wyodrębnionego rachunku bankowego na potrzeby realizacji przedsięwzięcia;
f) wdrożenia głównego celu, tj. pomoc żywnościowa kierowana do osób wykluczonych społecznie lub osób o niskim statusie społeczno-ekonomicznym;
g) wdrożenia celu uzupełniającego, tj. podjęcia działalności aktywizującej społeczność lokalną – realizacja lokalnej inicjatywy społecznej w postaci ;
h) realizacji zakupów wyposażenia i usług na zasadach konkurencyjnych;
i) realizowania innych działań aktywizujących społeczność lokalną, które zostały zadeklarowane we wniosku o wsparcie;
j) utrzymania rezultatów wsparcia przez okres co najmniej 3 lat od daty zatwierdzenia sprawozdania końcowego.;
k) w przypadku braku utrzymania rezultatów w okresie 3 lat od daty zatwierdzenia sprawozdania końcowego, zwrotu do BŻO lub innego wskazanego przez BŻO podmiotu ekonomii społecznej, zakupionych środków trwałych i wyposażenia;
l) złożenia sprawozdania końcowego potwierdzającego realizację przedsięwzięcia w terminie 7 dni od zakończenia jego realizacji;
m) przechowywania dokumentacji związanej z otrzymanym grantem przez okres co najmniej 3 lat, licząc od dnia zaakceptowania sprawozdania końcowego;
n) niezwłocznego powiadomienia BŻO o wszelkich okolicznościach, mogących zakłócić lub opóźnić realizację przedsięwzięcia.
§ 5
Obowiązki kontrolne i monitoring
1. Konsorcjum Społeczne zobowiązane jest poddać się kontroli uprawnionych organów w zakresie prawidłowości wydatkowania bezzwrotnego wsparcia oraz realizacji zaplanowanego przedsięwzięcia. Na BŻO spoczywa obowiązek monitorowania, ewaluacji i kontroli prowadzonej przez Konsorcjum Społeczne działalności co najmniej raz na kwartał od momentu wypłaty grantu, tj. w szczególności:
a) faktycznego prowadzenie i stanu realizacji działalności głównej i uzupełniającej;
b) prowadzenia działalności zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o wsparcie;
c) wykorzystywania zakupionych środków trwałych, wyposażenia, towarów lub usług zgodnie z charakterem prowadzonej działalności, w tym z wnioskiem o wsparcie i harmonogramem rzeczowo-finansowym. W szczególności Konsorcjum Społeczne powinno posiadać sprzęt i wyposażenie zakupione z otrzymanych środków finansowych. W przypadku gdy w ramach kontroli stwierdzone zostanie, iż Konsorcjum Społeczne nie realizuje przedsięwzięcia zgodnie z zapisami zatwierdzonego harmonogramu rzeczowego, BŻO może zażądać natychmiastowego zwrotu przekazanych środków finansowych.
2. Utrzymanie rezultatów wsparcia tj. trwałość projektu kontrolowana jest raz w roku przez okres 3 lat od daty zatwierdzenia sprawozdania końcowego, wówczas monitoringowi podlegają aktualne dokumenty prawne np. wypis z KRS oraz rodzaj prowadzonej działalności.
3. Jeżeli na podstawie czynności kontrolnych przeprowadzonych przez BŻO zostanie stwierdzone, że Konsorcjum Społeczne wykorzystało całość lub część bezzwrotnego wsparcia niezgodnie z przeznaczeniem, bez zachowania odpowiednich procedur lub pobrało całość lub część bezzwrotnego wsparcia w sposób nienależny albo w nadmiernej wysokości, Konsorcjum zobowiązane jest do zwrotu tych środków odpowiednio w całości lub w części na rachunek bankowy BŻO nr
……………………………………….. prowadzony w banku ………………………….. w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania.
§ 6
Zmiana umowy
1. Wszelkie zmiany Umowy, wymagają aneksu w formie pisemnej, pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem ust. 4 i 5.
2. Konsorcjum Społeczne składa wniosek o zmianę Umowy do BŻO nie później niż w terminie 14 dni przed dniem, w którym zmiana ta powinna wejść w życie. Wniosek ten musi zostać rozpatrzony przez BŻO w terminie 7 dni roboczych od dnia jego otrzymania.
3. Zasada, o której mowa w ust. 2 nie dotyczy sytuacji, gdy niezachowanie terminu, nastąpi z przyczyn niezależnych od Konsorcjum Społecznego lub zostało zaakceptowane przez BŻO.
4. Konsorcjum może dokonywać przesunięć pomiędzy poszczególnymi wydatkami, bez uzyskania zgody BŻO, do wysokości 10% wydatku z którego dokonywane jest przesunięcie, z zastrzeżeniem, iż wartość
pojedynczego środka trwałego nie może przekroczyć równowartości 5 000 USD według kursu z dnia zakupu.
5. Zmiany, o których mowa w ust. 4 nie wymagają sporządzania aneksu do niniejszej Umowy, a jedynie poinformowania BŻO w formie pisemnej wraz z uzasadnieniem, w terminie 14 dni od dnia wystąpienia zmian.
6. W pozostałych przypadkach Konsorcjum Społeczne występuje do BŻO z pisemnym wnioskiem o zmianę harmonogramu rzeczowo-finansowego, w szczególności w zakresie zestawienia towarów lub usług przewidywanych do zakupienia, ich parametrów technicznych lub jakościowych oraz wartości jednostkowych. BŻO w ciągu 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania wniosku informuje pisemnie o decyzji, dotyczącej zatwierdzenia lub odrzucenia wnioskowanych zmian.
§ 7
Rozwiązanie umowy
1. Konsorcjum Społeczne może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia w każdym momencie, składając pisemne oświadczenie określające przyczyny rezygnacji, z zastrzeżeniem ust. 3.
2. BŻO może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia i bez wypłaty jakichkolwiek odszkodowań, gdy Konsorcjum społeczne:
1) naruszy postanowienia Regulaminu uczestnictwa w projekcie oraz warunki niniejszej Umowy;
2) nie wypełni, bez usprawiedliwienia, jednego ze swych zobowiązań i po otrzymaniu pisemnego upomnienia nadal ich nie wypełnia lub nie przedstawi w okresie 14 dni stosownych wyjaśnień;
3) zawiesi działalność lub zakończy prowadzenie działalności;
4) przedstawi fałszywe lub niepełne oświadczenia w celu uzyskania bezzwrotnego wsparcia;
5) dopuści się nieprawidłowości finansowych.
3. W przypadku, gdy rozwiązanie Umowy, o którym mowa w ust. 1 i 2 nastąpi po otrzymaniu bezzwrotnego wsparcia, o której mowa w § 2, Konsorcjum Społeczne zobowiązane jest zwrócić w całości otrzymane wsparcie, na rachunek bankowy BŻO nr w terminie
10 dni od dnia rozwiązania Umowy.
4. W przypadku, gdy Konsorcjum Społeczne nie dokonało w wyznaczonym terminie zwrotu, o którym mowa w ust. 3 oraz w § 4 i § 5, BŻO podejmie czynności zmierzające do odzyskania należnych środków, z wykorzystaniem dostępnych środków prawnych, w szczególności zabezpieczenia, o którym mowa w § 5 lit. d). Koszty czynności zmierzających do odzyskania nieprawidłowo wykorzystanego wsparcia finansowego obciążają Konsorcjum Społeczne.
5. W przypadku, gdy Konsorcjum Społeczne nie zachowa okresu trwałości projektu (tj. 3 lata od zatwierdzenia sprawozdania końcowego) wówczas zobowiązane jest do zwrotu do BŻO lub innemu podmiotowi ekonomii społecznej wskazanego przez BŻO, środków trwałych i wyposażenia zakupionego w ramach grantu.
§ 8
Zasady komunikacji pomiędzy Stronami
1. Strony ustalają, że będą akceptować oświadczenia woli składane w formie dokumentowej, o ile Umowa lub przepis prawa nie wymaga składania oświadczeń woli w innej formie.
2. Strony ustalają, że:
1) Do uzgodnienia bieżących spraw wynikających z realizacji Umowy upoważnione są:
a) ze strony BŻO: ………………………………, tel. ………………………………., e-mail ………………………………….
b) Ze strony Konsorcjum Społecznego: …………………………, tel. ……………., e-mail ………………………….
2) Korespondencja pisemna związana z realizacją Umowy będzie kierowana na poniższe adresy: a) BŻO: ……………………………………………………………………………..
b) Konsorcjum Społeczne: …………………………………………………………………………..
3. Zmiana osób wskazanych w ust. 2 wymaga jedynie powiadomienia pisemnego lub drogą email.
4. Wymiana informacji wpływających na realizację Umowy następuje wyłącznie pisemnie, drogą pocztową, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.
5. Każda ze stron Umowy może zażądać potwierdzenia każdej informacji w formie pisemnej. Żądanie takie powinno być bezwzględnie spełnione.
§ 9
Postanowienia końcowe
1. Obowiązki i prawa wynikające z niniejszej Umowy oraz związane z nią płatności nie mogą być w żadnym wypadku przenoszone na rzecz osoby trzeciej.
2. Spory związane z realizacją Umowy Strony będą starały się rozwiązać polubownie.
3. W przypadku braku porozumienia spór będzie podlegał rozstrzygnięciu przez sąd powszechny właściwy dla siedziby BŻO.
4. Wszelkie wątpliwości związane z realizacją niniejszej umowy wyjaśniane będą w formie pisemnej.
5. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
§ 10
Załączniki
Następujące dokumenty są załącznikami do niniejszej Umowy i stanowią jej integralną część:
1. wniosek o wsparcie
2. harmonogram rzeczowo-finansowy i wstępnym model biznesowy przedsięwzięcia.
3. umowa konsorcjum
4. regulamin uczestnictwa w projekcie.
Bank Żywności w Olsztynie | Czytelny podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Konsorcjum Społecznego |