ZAPYTANIE OFERTOWE
Znak sprawy: 66/4/2020/JB
ZAPYTANIE OFERTOWE
Przedmiot zamówienia:
Sukcesywny zakup paliw płynnych
dla samochodów służbowych Polskiej Organizacji Turystycznej w systemie bezgotówkowym na podstawie kart flotowych
Warszawa, 30 listopada 2020 r.
xx. Xxxxxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx, Xxxxxx
tel. x00 (00) 000 00 00, fax. x00 00 000 00 00, e-mail: xxx@xxx.xxx.xx
Zagraniczne Ośrodki Polskiej Organizacji Turystycznej:
Amsterdam, Berlin, Bruksela, Kijów, Londyn, Madryt, Moskwa, Nowy Jork, Paryż, Pekin, Rzym, Sztokholm, Tokio, Wiedeń.
portale: xxx.xxx.xxx.xx; xxx.xxxxxx.xxxxxx; xxx.xxxxxx-xxxxxxxxxx.xx; xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx; xxx.xxxxxxxxxx.xx; xxx.xxxxxxxxxxxx.xx; xxx.xxx.xxx.xxx.xx; xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx; xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx
1. Nazwa (firma) oraz adres Zamawiającego
Polska Organizacja Turystyczna
– jednostka organizacyjna przeprowadzająca postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego i udzielająca zamówienia:
1) Adres Zamawiającego: xx. Xxxxxxxxxxxxxx 0, 00 – 613 Warszawa 2) Fax: x00 00 000 00 00
3) Strona internetowa: xxx.xxx.xxx.xx
5) Kontakt z Zamawiającym: Xxxxxxxx Xxxxxxxxx – tel. (00) 000 00 00.
2. Tryb udzielenia zamówienia
1) Postępowanie jest prowadzone na podstawie regulaminów wewnętrznych Polskiej Organizacji Turystycznej, zgodnie z zasadami wskazanymi w niniejszym dokumencie.
2) Zamawiający informuje Wykonawców, że postępowanie prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego, tj. każdy z Wykonawców może złożyć ofertę. Ponadto:
a) do postępowania nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004r.
Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1843 ze zm.);
b) zawiadomienie o wyborze oferty nie stanowi przyjęcia oferty;
c) Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
• odwołania postępowania, unieważnienia go w całości lub w części
w każdym czasie,
• zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty,
• zmiany terminów wyznaczonych w zapytaniu ofertowym,
• żądania szczegółowych informacji i wyjaśnień od Wykonawców na każdym etapie postepowania;
d) w przypadku skorzystania przez Xxxxxxxxxxxxx z któregokolwiek uprawnienia wskazanego w pkt c. Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia z tytułu udziału w postępowaniu.
3. Przedmiot zamówienia
Polska Organizacja Turystyczna zaprasza do składania ofert w zapytaniu ofertowym dotyczącym zamówienia, którego przedmiotem jest sukcesywny zakup paliw płynnych dla samochodów służbowych Polskiej Organizacji Turystycznej w systemie bezgotówkowym na podstawie kart flotowych.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera Załącznik nr 1
do niniejszego zapytania ofertowego.
4. Termin realizacji zamówienia.
Zamówienie będzie realizowane w terminie 12 miesięcy od dnia podpisania umowy lub do wyczerpania kwoty umowy – w zależności, co nastąpi wcześniej.
5. Warunki udziału w postępowaniu
W postępowaniu mogą uczestniczyć podmioty, które:
1) Posiadają kompetencje lub uprawnienia do prowadzenia określonej działalności
zawodowej.
Wykonawca powinien wykazać, że posiada ważną koncesję na obrót paliwami wydaną przez Prezesa Regulacji Energetyki na podstawie ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. Prawo energetyczne (Dz. U. z 2020 r. poz. 833, z późn. zm.).
2) Posiadają zdolność techniczną lub zawodową.
Wykonawca powinien wykazać, że dysponuje:
a) co najmniej 5 stacjami paliw na terenie x.xx. Warszawy;
b) co najmniej 1 stacją paliw zlokalizowaną w odległości nie większej 6 km, w linii prostej, od siedziby Zamawiającego, znajdującej się w Jabłonnie (05-110), przy ulicy Szkolnej 15A (Uwaga! Wykonawca może zadeklarować tylko stacje benzynowe zlokalizowane na prawym brzegu rzeki Wisły);
c) co najmniej 1 stacją paliw zlokalizowaną w odległości nie większej niż 6 km, w linii prostej, od siedziby Zamawiającego, znajdującej się w Xxxxxxxxx (00-000), xxxx xxxxx Xxxxxxxxxx 00;
d) co najmniej 3 stacjami w poszczególnych województwach, w tym: 1 stacją w mieście wojewódzkim (miasto siedziby Wojewody), wg obecnie obowiązującego podziału administracyjnego.
3) Znajdują się w sytuacji finansowej i ekonomicznej zapewniającej prawidłowe i terminowe wykonanie zamówienia.
Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu będzie dokonywana w oparciu o przedłożone przez Wykonawców dokumenty i oświadczenia, na zasadzie spełnia/nie spełnia.
6. Termin składania ofert.
Ofertę należy złożyć najpóźniej w terminie do dnia 7.12.2020 r. do godz. 12.00. Oferty, które dotrą do Zamawiającego po tym terminie nie będą uwzględnione. Dopuszczalne jest złożenie oferty w formie pisemnej na adres Polska Organizacja Turystyczna, xx. Xxxxxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx lub w formie elektronicznej na adres email: xxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxx.xxx.xx
7. Kryteria wyboru oferty
Zamawiający dokona oceny przesłanych ofert na podstawie poniższych kryteriów:
L.p. | Kryterium | Waga kryterium |
1. | Cena | 50% |
2. | Wysokośc opustu | 20% |
3. | Liczba stacji paliw | 30% |
1) Kryterium „Cena” (C1) - waga 50%.
Punkty w tym kryterium zostaną obliczone w następujący sposób:
C1 = (Cmin/Co) x 50 pkt
gdzie:
C1 – liczba punktów przyznanych za kryterium „Cena”;
Cmax – najniższa cena spośród ofert ważnych i nie podlegających odrzuceniu;
Co – cena oferty badanej.
W tym kryterium Wykonawca może otrzymać maksymalnie 50 pkt.
2) Kryterium „Wysokość opustu” (O1) - waga 20%.
Punkty w tym kryterium zostaną obliczone w następujący sposób:
O1 = (Oo/Omax) x 20 pkt
gdzie:
O1 – liczba punktów przyznanych za kryterium „Wysokość opustu”;
Oo – wysokość opustu oferty badanej;
Omax – najwyższa wartość opustu spośród ofert ważnych i nie podlegających
odrzuceniu.
W tym kryterium Wykonawca może otrzymać maksymalnie 20 pkt.
3) Kryterium: „Liczba stacji paliw“ – waga 30%
Zamawiający w niniejszym kryterium przyzna punkty w następujący sposób:
a) za zadeklarowanie jednej dodatkowej stacji paliw, ponad wymagany minimalny poziom, w odległości nie większej niż 6 km w linii prostej, od siedziby Zamawiającego, znajdującej się w Wieliczce (32-020) przy ulicy Janińskiej 32, Wykonawca otrzyma 15 pkt,
b) za zadeklarowanie dwóch lub więcej dodatkowych stacji paliw, ponad wymagany minimalny poziom, w odległości nie większej niż 6 km w linii prostej, od siedziby Zamawiającego, znajdującej się w Wieliczce (32-020) przy ulicy Janińskiej 32, Wykonawca otrzyma 30 pkt.
W tym kryterium Wykonawca może otrzymać maksymalnie 30 pkt.
8. Opis sposobu przygotowania ofert.
1) Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. W przypadku złożenia przez Wykonawcę więcej niż jednej oferty, oferty zostaną odrzucone.
2) Wykonawca pozostanie związany ofertą przez okres 30 dni.
3) Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
4) Osoba/osoby podpisujące ofertę muszą być upoważnione do zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty zgodnie z wpisem do właściwego rejestru.
5) Ofertę należy złożyć w języku polskim.
6) Na ofertę Wykonawcy składa się:
a) wypełniony Formularz ofertowy,
b) wypełniony Formularz ofertowy,
c) wypełniony wykaz stacji paliwowych.
7) Jeżeli Wykonawca złoży ofertę w formie elektronicznej, wówczas należy przesłać skan podpisanych dokumentów stanowiących ofertę.
8) Zamawiający może zwrócić się do Wykonawcy o wyjaśnienie lub uzupełnienie treści złożonej oferty. Oferta Wykonawcy, który nie odpowie na takie wezwanie lub odpowie w niewystarczający sposób zostanie odrzucona.
9. Informacje dodatkowe
1) Do przedmiotowego postępowania nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843, z późn. zm.);
2) Zawiadomienie o wyborze oferty nie stanowi przyjęcia oferty;
3) Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
a) unieważnienia go w całości lub w części w każdym czasie,
b) zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty,
c) zmiany terminów wyznaczonych w ogłoszeniu,
d) żądania szczegółowych informacji i wyjaśnień od wykonawców na każdym etapie postępowania.
4) W przypadku skorzystania przez Xxxxxxxxxxxxx z któregokolwiek uprawnienia wskazanego w pkt. 3) Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia z tytułu udziału w postępowaniu.
Załączniki:
1. Opis Przedmiotu Zamówienia
2. Forumlarz Oferty
3. Formularz cenowy
4. Wykaz stacji paliwowych
5. Wzór umowy
Załącznik nr 1
Opis przedmiotu zamówienia
1. Zamawiającym jest Polska Organizacja Turystyczna posiadająca biura w następujących miejscowościach:
1) w Warszawie przy xx. Xxxxxxxxxxxxxx 0,
0) x Xxxxxxxxx x. Xxxxxxxx,
3) w Wieliczce.
2. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywny zakup paliw płynnych dla samochodów służbowych Polskiej Organizacji Turystycznej w systemie bezgotówkowym na podstawie kart flotowych, tj.:
1) benzyny bezołowiowej 95 – w ilości szacunkowej 1 500 litrów,
2) benzyny bezołowiowej 98 – w ilości szacunkowej 4 000 litrów,
3) oleju napędowego – w ilości szacunkowej 2 000 litrów.
3. Benzyna bezołowiowa i olej napędowy muszą spełniać wymagania określone przepisami prawa krajowego i europejskiego obowiązującymi w czasie realizacji umowy – w tym w szczególności ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o systemie monitorowania i kontrolowania jakości paliw (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 660 z późn. zm.) i aktów wykonawczych, w tym rozporządzenia Ministra Gospodarki z dnia 9 października 2015 r. w sprawie wymagań jakościowych dla paliw ciekłych (Dz. U. 2015 r., poz. 1680) oraz normy jakościowe dla paliw ciekłych (normy PN-EN 228:2013-04).
4. Stacje paliw wykonawcy muszą spełniać wymogi przewidziane przepisami dla stacji paliw w przepisach prawa powszechnie obowiązującego, w tym rozporządzenia Ministra Gospodarki z dnia 21 listopada 2005 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać bazy i stacje paliw płynnych, rurociągi przesyłowe dalekosiężne służące do transportu ropy naftowej i produktów naftowych i ich usytuowanie (Dz. U. z 2014 r. poz. 1853).
5. Zamówienie realizowane będzie sukcesywnie przez 12 miesięcy od daty podpisania
umowy.
6. Zamawiającemu przysługuje prawo do:
1) zwiększenia bądź zmniejszenia ilości poszczególnych rodzajów paliw, pod warunkiem nie przekroczenia wartości brutto umowy;
2) zakupu paliw i innych produktów i usług związanych z obsługą samochodów służbowych z opustem wskazanym w ofercie, co najmniej na wszystkich stacjach wskazanych przez Wykonawcę w wykazie stacji, o których mowa w pkt 7 poniżej, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do opisu przedmiotu zamówienia.
7. Wykonawca powinien dysponować stacjami paliw (zgodnie z załącznikiem nr4doSIWZ), umożliwiającymi zakup paliw w godz. 6:30-22 w dni powszednie oraz 7:30-21 w niedzielę i święta, w tym co najmniej:
1) 5 stacjami paliw na terenie x.xx. Warszawy,
2) 1 stacją paliw na terenie Jabłonny k. Warszawy,
3) 1 stacją paliw na terenie Wieliczki,
4) 3 stacjami w poszczególnych województwach, w tym: 1 stacją w mieście wojewódzkim (miasto siedziby Wojewody), wg obecnie obowiązującego podziału administracyjnego.
8. Przewidywana liczba kart flotowych, na podstawie których odbywać się będzie
realizacja Umowy – 3 sztuki.
9. Karty flotowe muszą umożliwiać:
1) zakup benzyny i oleju napędowego z upustem wskazanym w ofercie Wykonawcy,
2) zakup innych produktów i usług związanych z obsługą samochodów służbowych, oferowanych przez stację benzynową (np. oleje silnikowe, płyny eksploatacyjne, żarówki, wycieraczki, bezpieczniki),
3) ponoszenie opłat autostradowych.
10. Karty flotowe będą przypisane indywidualnie do każdego samochodu zamawiającego. Zamawiającemu przysługuje prawo do tymczasowego używania karty dla innego numeru rejestracyjnego pojazdu w przypadku dysponowania pojazdem zastępczym.
11. Warunki realizacji transakcji przy użyciu kart flotowych:
1) w przypadku użycia karty flotowej do tankowania pojazdu, którego numer rejestracyjny znajduje się na karcie, pojazd ten powinien znajdować się w miejscu tankowania. Tankowanie może być realizowane wyłącznie do baku pojazdu;
2) Zamawiający zastrzega możliwość wielokrotnego tankowania w tym samym dniu
na podstawie jednej karty flotowej;
3) dowodami dokonania transakcji jest wystawienie po jej realizacji dokumentu, na podstawie którego Zamawiający może sprawdzić prawidłowość danych w nim zawartych.
4) faktury VAT za dokonane transakcje wystawiane są przez Wykonawcę po zakończeniu przyjętego okresu rozliczeniowego;
5) realizacja płatności nastąpi w terminie do 14 dni kalendarzowych od daty
dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury zadany okres rozliczeniowy;
6) do każdej zbiorczej, prawidłowo wystawionej faktury, zamawiający wymaga załączenia wykazu wszystkich zakupów z danego okresu rozliczeniowego dokonywanych na poszczególnych kartach flotowych, tj. numery kart, numery rejestracyjne pojazdów, ilość i ceny jednostkowe brutto zakupionych paliw;
7) cena, jaką Zamawiający zapłaci za każdorazowy zakup paliwa, będzie ceną obowiązującą w danym punkcie sprzedaży (na danej stacji) w momencie dokonania zakupu paliwa (tzw. cena z dystrybutora), pomniejszona o wartość opustu.
Załącznik nr 2
FORMULARZ OFERTOWY
Zamawiający:
Polska Organizacja Turystyczna
xx. Xxxxxxxxxxxxxx 0
00 – 613 Warszawa
Nazwa i adres podmiotu składającego ofertę:
.....................................................................................................................................
NIP ......................................... REGON ................................................................
Xxxxx, na który Zamawiający powinien przesyłać ewentualną korespondencję:
....................................................................................................................................
Osoba wyznaczona do kontaktów z Zamawiającym:
....................................................................................................................................
Numer telefonu: .................................................................................................
Numer faksu: ......................................................................................................
e-mail ......................................................................................................................
Odpowiadając na zapytanie ofertowe na sukcesywny zakup paliw płynnych dla samochodów służbowych Polskiej Organizacji Turystycznej w systemie bezgotówkowym na podstawie kart flotowych, zgodnie z wymogami zawartymi w zapytaniu ofertowym, składamy niniejszą ofertę na realizację zamówienia na poniższych warunkach.
1. Oferujemy realizację przedmiotu zamówienia za:
CENA: zł brutto1,
tj. słownie złotych brutto.
CENA: zł netto,
tj. słownie złotych netto.
2. Oferujemy opust na cenie jednostkowej, dla każdego rodzaju paliwa, w wysokości
……………………PLN.
3. Na potrzeby realizacji zamówienia deklarujemy…………………………….
dodatkowych stacji paliw, ponad wymagany minimalny poziom, w odległości nie większej niż 6 km w linii prostej od siedziby Zamawiającego, znajdującej się w Wieliczce (32-020) przy ulicy Janińskiej 32.
3. Oświadczam/-y, że:
1 Wykonawca zobowiązany jest do przepisania wyliczonej wartości z Formularza cenowego.
1) przedmiot zamówienia wykonamy w terminie określonym w zapytaniu
ofertowym;
2) zapoznaliśmy się z warunkami i wymaganiami podanymi przez Zamawiającego w zapytaniu ofertowym, w szczególności w Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia, akceptujemy je i nie wnosimy do nich żadnych zastrzeżeń;
3) uzyskaliśmy wszelkie niezbędne informacje do przygotowania oferty
i wykonania zamówienia;
4) akceptujemy istotne postanowienia umowy i wyrażamy zgodę na zawarcie umowy bez jakichkolwiek zastrzeżeń i wyłączeń sporządzonej na jego podstawie;
5) uważamy się za związanych niniejszą ofertą przez 30 dni od dnia upływu terminu składania ofert;
6) oświadczamy, że posiadamy ważna koncesję na obrót paliwami wydaną przez Prezesa Regulacji Energetyki na podstawie ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. Prawo energetyczne (Dz. U. z 2020 r., poz. 833, z późn. zm.);
7) jesteśmy zarejestrowani w ………………………………….., aktualny dokument rejestracyjny można uzyskać pod adresem: ;
8) wypełniliśmy obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.
4. Część zamówienia, której wykonanie zamierzamy powierzyć podwykonawcy/om obejmuje (jeżeli dotyczy):
..................................……………………………….…………………………
………………………………………………………………….......................
5. Oferta została złożona na stronach.
6. Do oferty dołączono załączniki stanowiące jej integralną część:
1) ,
2) .……………………………………………………………….
..............................................................
(data, imię i nazwisko oraz podpis
upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy)
Załącznik nr 3
Zamawiający:
Polska Organizacja Turystyczna
xx. Xxxxxxxxxxxxxx 0
00 – 613 Warszawa
FORMULARZ CENOWY
Dla zamówienia - Sukcesywny zakup paliw płynnych dla samochodów służbowych Polskiej Organizacji Turystycznej w systemie bezgotówkowym na podstawie kart flotowych oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia, zgodnie z warunkami zawartymi w zapytaniu ofertowym, za kwotę wyliczoną zgodnie z poniższą tabelą cenową.
L.p. | Rodzaj paliwa | Przewidywana ilość paliwa [l] | Cena netto za 1l bez rabatu/upustu [PLN] | Cena netto bez rabatu/upustu za dostarczone paliwo (3 x 4) [PLN] | VAT [PLN] | Cena brutto bez rabatu/upustu za dostarczone paliwo (5 + 6) [PLN] |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
1. | Benzyna bezołowiowa o liczbie oktanowej 95 | 1 500 | ||||
2. | Benzyna bezołowiowa o liczbie oktanowej 98 | 4 000 | ||||
3. | Olej napędowy | 2 000 | ||||
Cena brutto za realizację całości zamówienia: | ||||||
Załącznik nr 4
WYKAZ STACJI PALIW
L.p. | Lokalizacja | ||
Miasto | Nazwa i adres stacji | ||
Co najmniej pięć stacji na terenie x.xx. Warszawy | |||
1. | |||
2. | |||
3. | |||
4. | |||
5. | |||
Co najmniej jedna stacja paliw w Jabłonnie k. Warszawy | |||
1. | |||
Co najmniej jedna stacja paliw w Wieliczce1 | |||
1. | |||
Lokalizacja | |||
Miasto | Nazwa i adres stacji | ||
Co najmniej trzy stacje w poszczególnych województwach w tym: - jedną stacją w mieście wojewódzkim (miasto siedziby Wojewody), wg obecnie obowiązującego podziału administracyjnego | |||
Dolnośląskie | |||
1. | |||
2. | |||
3. | |||
Kujawsko-pomorskie | |||
1. | |||
2. | |||
3. | |||
Lubelskie | |||
1. | |||
2. | |||
3. | |||
Lubuskie | |||
1. | |||
2. | |||
3. | |||
Łódzkie | |||
1. | |||
2. | |||
1 W przypadku zadeklarowania w kryterium „Liczba stacji paliw” dodatkowych stacji paliw, powielić ilość wierszy odpowiednią ilość razy.
3. | ||
Małopolskie | ||
1. | ||
2. | ||
3. | ||
Mazowieckie | ||
1. | ||
2. | ||
3. | ||
Opolskie | ||
1. | ||
2. | ||
3. | ||
Podkarpackie | ||
1. | ||
2. | ||
3. | ||
Podlaskie | ||
1. | ||
2. | ||
3. | ||
Pomorskie | ||
1. | ||
2. | ||
3. | ||
Śląskie | ||
1. | ||
2. | ||
3. | ||
Świętokrzyskie | ||
1. | ||
2. | ||
3. | ||
Warmińsko-mazurskie | ||
1. | ||
2. | ||
3. | ||
Wielkopolskie | ||
1. | ||
2. | ||
3. | ||
Zachodniopomorskie | ||
1. | ||
2. | ||
3. | ||
Załącznik nr 5
Umowa /2020
zawarta dnia 2020 r. w Warszawie, zwana dalej „Umową”, pomiędzy:
Polską Organizacją Turystyczną z siedzibą w Warszawie, ul. Chałubińskiego 8, NIP: 000- 00-00-000; REGON: 016213775, reprezentowaną przez:
1. [...] – Dyrektora [. ]
2. […] – Głównego Księgowego, zwaną dalej ,,Zamawiającym”
a
[…],
zwanym dalej „Wykonawcą”.
Zamawiający i Wykonawca zwani są łącznie w dalszej części Umowy „Stronami”, a każdy z nich z osobna zwany jest dalej „Stroną”.
§ 1
Przedmiot umowy
1. Przedmiotem umowy jest zakup dla samochodów służbowych Zamawiającego:
1) paliw w obrocie bezgotówkowym w systemie kart flotowych na terenie Polski w szacunkowej ilości:
a) benzyna bezołowiowa 95 – 1 500 litrów,
b) benzyna bezołowiowa 98 – 4 000 litrów,
c) olej napędowy ON – 2 000 litrów.
2) innych paliw, produktów i usług związanych z obsługą samochodów służbowych (np. oleje silnikowe, płyny eksploatacyjne, żarówki, wycieraczki, bezpieczniki, opłaty autostradowe) w obrocie bezgotówkowym w systemie elektronicznych kart flotowych na terenie Polski.
2. Szczegółowy sposób realizacji Umowy określa Opis przedmiotu zamówienia stanowiący załącznik nr 1 do Umowy.
3. Zamawiającemu przysługuje prawo zwiększenia ilości paliwa danego rodzaju, wskazanej w ust. 1, pod warunkiem nie przekroczenia wartości brutto umowy. Wykonawcy nie przysługuje prawo do roszczeń z tego tytułu.
4. Umowa realizowana będzie sukcesywnie w terminie 12 miesięcy od dnia podpisania Umowy lub do wyczerpania środków określonych w § 4 ust. 1, w zależności od tego, które z tych zdarzeń wystąpi pierwsze.
5. Wykaz samochodów służbowych Zamawiającego uprawnionych do tankowania paliw na stacjach Wykonawcy stanowi załącznik nr 2 do Umowy.
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do tymczasowego używania karty dla innego numeru rejestracyjnego pojazdu w przypadku dysponowania pojazdem zastępczym. W takim przypadku Zamawiający poinformuje Wykonawcę o przedmiotowej zmianie i okresie obowiązywania poprzez aplikację, na stronie internetowej ,
telefonicznie na numer: ……………., bądź za pośrednictwem poczty elektronicznej:
………………………..2
7. Wykaz wszystkich stacji paliw, na których Zamawiający będzie mógł tankować
z opustem wskazanym w § 4 ust. 2, stanowi załącznik nr 3 do Umowy.
§ 2
Warunki realizacji
1. Sukcesywny zakup paliw oraz innych produktów i usług wymienionych w § 1 ust. 1 dokonywany będzie w systemie bezgotówkowym za pomocą kart flotowych na stacjach paliw, którymi dysponuje Wykonawca zlokalizowanych na terenie Polski.
2. Wykonawca bez pobierania opłaty dostarczy i wyda Zamawiającemu karty flotowe umożliwiające bezgotówkowy zakup paliwa u operatorów stacji paliw, którymi dysponuje Wykonawca, w ilości 3 sztuk, po jednej dla każdego samochodu.
3. Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć do siedziby Zamawiającego i aktywować
karty flotowe w terminie 10 dni roboczych od daty zawarcia Umowy.
4. Wykonawca przekaże pisemną instrukcję z zakresu posługiwania się kartami flotowymi dla pracowników Zamawiającego lub na wniosek Zamawiającego przeprowadzi bezpłatne szkolenie pracowników w tym zakresie.
5. Zamawiający poinformuje Wykonawcę pisemnie o zmianach w wykazie samochodów służbowych. Zmiana nie wymaga formy aneksu do Umowy.
6. W przypadku zmiany samochodów służbowych, zwiększenia lub zmniejszenia ich liczby, Wykonawca bezpłatnie wyda Zamawiającemu dodatkowe karty lub bezpłatnie dezaktywuje zbędne karty. Wykonawca zobowiązuje się wydać i aktywować dodatkowe karty w terminie 10 dni roboczych od dnia pisemnego zgłoszenia.
7. W przypadku zagubienia, kradzieży lub zniszczenia karty Zamawiającego,
Wykonawca zobowiązuje się do unieważnienia takiej karty oraz wydania i
dostarczenia nowej karty oraz jej aktywowania w terminie 10 dni roboczych od dnia zgłoszenia. Koszt wydania karty zamiennej wynosił będzie 10 zł netto i obciążał będzie Zamawiającego.
8. Wykonawca zapewni natychmiastową blokadę karty po zgłoszeniu przez Zamawiającego jej utraty, kradzieży lub zniszczenia. Blokada karty odbywać się może
2 Należy wybrać właściwe.
poprzez telefoniczne zgłoszenie (potwierdzone e-mailem), na całodobowej infolinii lub poprzez stronę internetową – portal dedykowany do konkretnego klienta.
9. Zamawiający z chwilą zgłoszenia utraty karty nie ponosi odpowiedzialności za
zakupy dokonane przez osoby nieuprawnione na podstawie tej karty.
10. Osoba uprawniona dokonująca zakupu na stacji paliw otrzyma każdorazowo pisemne potwierdzenie warunków zakupu w formie paragonu lub innego dokumentu.
11. Wykonawca zamieści na swojej stronie internetowej (… ) aktualny wykaz
stacji paliw zlokalizowanych na terenie Polski.
12. Wykonawca niezwłocznie zgłosi Zamawiającemu każdorazową próbę tankowania paliwa do samochodu innego niż ten, do którego przypisana jest karta.
§ 3
Nadzór nad Umową
1. Osobami odpowiedzialnymi za realizację Umowy są:
1) ze strony Wykonawcy - ………………., tel. ………….., e-mail ……………
2) ze strony Zamawiającego - …………………., tel. ………….., e-mail …………………
2. Zmiana osób odpowiedzialnych za realizację Umowy, o których mowa w ust. 1, będzie odbywać się poprzez pisemne zgłoszenie. Zmiana, o której mowa w zdaniu poprzednim, nie wymaga formy aneksu.
§ 4
Wynagrodzenie i warunki płatności
1. Maksymalne wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu realizacji Umowy wynosić będzie
…………………… (słownie: …………………) złotych netto, tj. …… (słownie: ….) złotych
brutto.
2. Wykonawca udziela stałego/częściowego opustu na zakup paliw w okresie obowiązywania umowy w wysokości ……… %, obowiązującego na stacjach wymienionych w załączniku nr 3 do Umowy3.
3. Cena, jaką jednostka zapłaci za każdy zakup paliwa, wynikać będzie z ilości faktycznie zatankowanego paliwa oraz ceny paliwa obowiązującej na danej stacji w danym dniu, pomniejszonej o kwotę opustu wymienionego w ust. 2.
4. W przypadku niewykorzystania kwoty, o której mowa w ust. 1, Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia z tego tytułu.
5. Kwota określona w ust. 1 zawiera wszelkie koszty (w tym również wydanie dodatkowych kart w przypadku określonym w § 2 ust. 6), które ponosi Wykonawca w związku z realizacją przedmiotu Umowy.
3 W zależności od rodzaju opustu.
6. Wykonawca będzie wystawiał faktury w miesięcznym/…..4 okresie rozliczeniowym: od 1-go do ostatniego dnia miesiąca wraz ze zbiorczym zestawieniem transakcji z danego okresu rozliczeniowego. Zbiorcze zestawienie należy przekazać w formie uzgodnionej pomiędzy Wykonawcą a Jednostką (np. forma elektroniczna, papierowa). Jednostka zastrzega sobie prawo do żądania odrębnych faktur za pobrane paliwo w przypadku odmiennych źródeł finansowania.
7. Zbiorcze zestawienie transakcji, o którym mowa powyżej, zawierać będzie następujące informacje w stosunku do każdej transakcji:
1) datę i dokładny czas przeprowadzenia transakcji,
2) nr rejestracyjny pojazdu,
3) nr elektronicznej karty flotowej, na którą dokonano zakupu,
4) ilość i rodzaj paliwa oraz cena jednostkowa brutto i wartość brutto zakupu
przed opustem,
5) cenę jednostkową brutto zakupionego paliwa po opuście,
6) wartość brutto zakupionego paliwa po opuście,
7) ilość i rodzaj zakupionych produktów i usług oraz cena jednostkowa brutto,
8) nazwa, numer i adres stacji paliw, na której dokonano transakcji,
9) stan licznika pojazdu przy tankowaniu,
10) opłatę autostradową.
Zbiorcze zestawienie transakcji może nie zawierać cen jednostkowych przed opustem oraz numeru stacji, jeśli Wykonawca umieści na fakturze cenę przed
opustem i po opuście oraz poda miejsce transakcji (nazwa stacji, miejscowość i ulicę).
8. Wynagrodzenie Wykonawcy zostanie wypłacone na podstawie prawidłowo wystawionej faktury w terminie 14 dni od daty jej doręczenia, według zbiorczych zestawień transakcji za dany okres rozliczeniowy, załączonych do ww. faktury.
9. Wynagrodzenie Wykonawcy będzie przekazane na jego rachunek bankowy o nr …….
10. Wykonawca oświadcza, że rachunek bankowy wskazany w ust. 2 jest rachunkiem znajdującym się w elektronicznym wykazie podmiotów prowadzonym od 1 września 2019 r. przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, zgodnie z art. 96b ustawy o podatku od towarów i usług (dalej „Wykaz”); niniejsze postanowienie stosuje się do innych wykazów, które zastąpią Wykaz, a będą obejmować rachunki bankowe podatników podatku od towarów i usług.
11. W przypadku gdy rachunek bankowy wskazany w ust. 2 nie będzie ujawniony w Wykazie, Zamawiający uprawniony będzie do wstrzymania się z zapłatą do czasu
4 W zależności od przyjętego okresu rozliczeniowego
wskazania przez Wykonawcę, dla potrzeb płatności, rachunku bankowego ujawnionego w Wykazie. W takim przypadku opóźnienie w dokonaniu płatności w terminie określonym w Umowie, powstałe wskutek braku możliwości realizacji przez Zamawiającego płatności na rachunek ujęty w Wykazie, nie stanowi dla Wykonawcy podstawy do żądania od Zamawiającego jakichkolwiek odsetek, jak również innych rekompensat, odszkodowań, roszczeń z tytułu dokonania nieterminowej płatności.
12. Za niedotrzymanie terminu płatności faktury Wykonawca może naliczyć odsetki w ustawowej wysokości.
13. Jako dzień zapłaty Strony uznają dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
14. Zamawiający nie wyraża zgody na cesję wierzytelności wynikającej z realizacji
Umowy.
§ 5
Gwarancja i obowiązki Wykonawcy
1. Wykonawca gwarantuje wysoką jakość sprzedawanych paliw, o których mowa w §1 umowy, spełniających wymagania określone w rozporządzeniu Ministra Gospodarki z dnia 9 października 2015 r. w sprawie wymagań jakościowych dla paliw ciekłych (Dz. U. z 2015r. poz. 1680) oraz odpowiednio norm PN-EN 228:2013-04.
2. Wykonawca oświadcza, że stacje paliw spełniają wymogi przewidziane przepisami dla
stacji paliw zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki z dnia 21 listopada 2005
r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać bazy i stacje paliw płynnych, rurociągi przesyłowe dalekosiężne służące do transportu ropy naftowej i produktów naftowych i ich usytuowanie (Dz. U. z 2014 r. poz. 1853).
3. Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia dokumentów i świadectw jakościowych paliw oraz dokumentów odnośnie warunków technicznych stacji paliw na każde żądanie Zamawiającego.
4. Niezależnie od kar umownych Wykonawca odpowiada za szkody spowodowane wadami fizycznymi sprzedanego paliwa. W celu naprawienia ewentualnych szkód Wykonawca, po pisemnym zawiadomieniu przez Zamawiającego o podejrzeniu złej jakości paliwa, przeprowadzi postępowanie reklamacyjne. Wykonawca ma obowiązek przyjąć pisemną reklamację od Zamawiającego i zająć stanowisko w ciągu
14 dni. Zamawiający ma możliwość pobrania próbek (w obecności pracownika Wykonawcy) i przekazania ich do wybranego przez siebie akredytowanego laboratorium. Natomiast jeżeli Wykonawca nie dysponuje świadectwami jakości danej dostawy paliwa, w terminie 14 dni od dnia zgłoszenia reklamacji Wykonawca przeprowadzi badania próbek paliwa w laboratorium posiadającym certyfikat akredytacji laboratorium badawczego wydany przez Polskie Centrum Akredytacji – nadzorowane przez Ministerstwo Gospodarki. W razie stwierdzenia złej jakości
paliwa, koszty przeprowadzonego badania pokrywa Wykonawca. W przypadku gdy przeprowadzone badania nie potwierdzą złej jakości paliwa koszty badania ponosi Zamawiający.
§ 6
Kary umowne
1. Za każdorazowe stwierdzenie i zgłoszenie na piśmie przez Zamawiającego niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, w tym uzasadnionego zastrzeżenia, co do jakości paliw potwierdzonego przez akredytowane laboratorium badawcze, Zamawiający naliczy Wykonawcy karę umowną w wysokości 500 zł. Nie dotyczy to sytuacji, gdy Umowa nie może być realizowana w sposób należyty z powodu:
− siły wyższej,
− awarii systemu obsługi,
− przyjęcia paliwa na stację paliw,
− modernizacji stacji paliw Wykonawcy.
2. W przypadku trzykrotnego zaistnienia sytuacji określonej w ust. 1 jednostka może odstąpić
od Umowy w trybie natychmiastowym, tj. w terminie do 3 dni, z przyczyn leżących po
stronie Wykonawcy, z zastosowaniem sankcji przewidzianej w ust. 4.
3. W przypadku niewywiązania się Wykonawcy z terminów określonych w § 2 ust. 3, 6 i 7 Zamawiający naliczy Wykonawcy karę umowną za każdy dzień zwłoki, w wysokości 100 zł.
4. W przypadku odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, wskazanych w ust. 2, Zamawiający naliczy Wykonawcy karę umowną w wysokości 20% wynagrodzenia umownego brutto, określonego w § 4 ust. 1 Umowy.
5. Jednostka zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania przewyższającego
wysokość kar umownych na zasadach ogólnych.
§ 7
Klauzula RODO
Spełniając obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016), zwanego dalej
„RODO”, Zamawiający informuje, że:
1) dane osobowe osób wskazanych do kontaktu przy realizacji Umowy (np. kontaktów bieżących), są przetwarzane przez Polską Organizację Turystyczną z
siedzibą
w Warszawie, przy ul. Chałubińskiego 8 (00-613), która pełni funkcję
administratora danych,
2) w Polskiej Organizacji Turystycznej został powołany inspektor ochrony danych,
z którym kontaktować się można pod adresem: xxx@xxx.xxx.xx,
3) dane osobowe osób, o których mowa w pkt 1, są przetwarzane na podstawie art.
6 ust. 1 lit. b) i c) RODO w celu związanym z wykonaniem niniejszej Umowy,
4) dane osobowe nie będą udostępniane innym podmiotom niż wynika to
z przepisów prawa,
5) dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej,
6) dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą
profilowane,
7) dane osobowe, o których mowa w pkt 1, będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji Umowy, a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa,
8) obowiązek podania danych wynika z przepisów prawa w zakresie przetwarzania w celach, o których mowa w pkt 3), podanie danych wynika ze stosunku umownego i jest niezbędne w celu realizacji Umowy,
9) osoby, o których mowa w pkt 1) mają prawo do:
a) dostępu do danych osobowych Pana/i dotyczących, na podstawie art. 15
RODO,
b) sprostowania danych osobowych, na podstawie art. 16 RODO,
c) żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych, na podstawie art. 18 RODO, z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO,
10)osobom, o których mowa w pkt 1) nie przysługuje:
a) prawo do usunięcia danych osobowych, w związku z art. 17 ust. 3 lit. b),
d) lub e) RODO,
b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20
RODO,
c) prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, o którym mowa w art. 21 RODO, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pana/i danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit c) RODO.
11)Osobom, o których mowa w pkt 1) przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego w sposób i w trybie określonym w przepisach RODO oraz prawa polskiego, w szczególności ustawy o ochronie danych osobowych, gdy uzna Pan/i, że przetwarzanie danych osobowych Pani/a dotyczących narusza przepisy RODO. Adres organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Xxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx, tel. 00 0000000, fax. 00 0000000, xxxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx.
§ 8
Postanowienia końcowe
1. Z zastrzeżeniem § 2 ust. 5 oraz § 3 ust. 2 Umowy wszelkie zmiany w treści Umowy wymagają formy pisemnej i zgody obu stron pod rygorem nieważności oraz mogą być dokonywane w zakresie i formie zgodnej z obowiązującymi przepisami.
2. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, Zamawiający może odstąpić od Umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach, a Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy.
3. Strony dołożą wszelkich starań, by ewentualne spory rozstrzygnąć polubownie. W przypadku, gdy nie dojdą do porozumienia, spory rozstrzygane będą przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego.
4. W sprawach nieuregulowanych Umową stosuje się przepisy powszechnie obowiązujące.
Załączniki:
1. Opis przedmiotu zamówienia,
2. Wykaz samochodów służbowych
3. Wykaz stacji paliw