REGULAMIN
REGULAMIN
XIV Sesja Zimowej Szkoły Leśnej
Osiągnięcia leśnictwa polskiego w świetle rozwoju nauk leśnych
§ 1.
Postanowienia ogólne
1. Instytut Badawczy Leśnictwa (IBL) z siedzibą w Sękocinie Starym (kod pocztowy: 05-090 Raszyn), ul. Xxxxx Xxxxxx 0, zwany dalej Organizatorem lub IBL, wpisany do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS0000039417 prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy w Warszawie XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego organizuje wydarzenie pn. XIV Sesja Zimowej Szkoły Leśnej pt. Osiągnięcia leśnictwa polskiego w świetle rozwoju nauk leśnych (dalej: ZSL).
2. ZSL odbędzie się w dniach 12-14 marca 2024 r., w formie hybrydowej (stacjonarnej - ograniczona liczba miejsc, decyduje kolejność zgłoszeń i on-line) w Instytucie Badawczym Leśnictwa.
3. Uczestnikiem ZSL jest każda osoba pełnoletnia posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, której udział w wydarzeniu został potwierdzony przez Organizatora po uprzednim przesłaniu formularza zgłoszeniowego.
4. Koszt uczestnictwa wynosi:
- w wersji stacjonarnej 950 zł brutto,
- w wersji on-line 150 zł brutto.
5. Wpłaty za udział w XIV Sesji Zimowej Szkoły Leśnej prosimy dokonywać w terminie do 28 lutego 2024 r. na konto: BH SA VI O/Warszawa o numerze: 57 1030 1061 0000 0000 0078 8401. Terminowa wpłata jest warunkiem uczestnictwa.
6. W treści przelewu należy wpisać XIV Zimowa Szkoła Leśna oraz imię i nazwisko uczestnika.
§ 2.
Prawa i obowiązki uczestnika wydarzeń
1. Uczestnik może zgłosić udział bierny w wydarzeniu za pośrednictwem dedykowanej strony internetowej przez wypełnienie i przesłanie formularza zgłoszeniowego (rejestracja on-line uczestników) zaznaczając formę udziału (stacjonarna, on-line).
2. Uczestnik może zgłosić udział czynny w wydarzeniu w charakterze autora za pośrednictwem strony internetowej xxxxx://xxx.xxxxx.xx/xxxxxx-xxxxxx-xxxxx/ przez wypełnienie i przesłanie o d p o w i e d n i e go formularza zgłoszeniowego (rejestracja on- line autorów).
3. Uczestnik może zgłosić udział czynny w wydarzeniu w charakterze współautora za pośrednictwem strony internetowej xxxxx://xxx.xxxxx.xx/xxxxxx-xxxxxx-xxxxx/ przez wypełnienie i przesłanie o d p o w i e d n i e go formularza zgłoszeniowego zaznaczając formę udziału (stacjonarna, on-line) (rejestracja on-line współautorów).
4. Wszystkich zainteresowanych udziałem w XIV Sesji ZSL prosimy o zgłaszanie uczestnictwa do dnia 12 lutego 2024 r. Formularz zgłoszeniowy on-line, numer konta oraz wszelkie informacje organizacyjne dotyczące udziału w Szkole są dostępne na stronie internetowej pod adresem xxxxx://xxx.xxxxx.xx/xxxxxx-xxxxxx-xxxxx/.
5. Za termin dostarczenia zgłoszenia przyjmuje się datę wpłynięcia formularza zgłoszeniowego do Organizatora.
6. Uczestnik, rejestrując się na ZSL on-line, potwierdza zamiar uczestnictwa w wydarzeniu.
7. Goście VIP, którzy otrzymali zaproszenie od Dyrektora Instytutu nie rejestrują się przez wypełnienie formularza zgłoszeniowego.
8. W przypadku rezygnacji z udziału w Sesji po 1 marca 2024 r., Organizator nie zwraca kosztów uczestnictwa. Rezygnacja z uczestnictwa wymaga formy pisemnej lub e-mailowej.
9. Podczas dokonywania zgłoszenia rejestracyjnego, uczestnik wydarzenia potwierdza zapoznanie się i akceptuje niniejszy Regulamin oraz zobowiązuje się do uczestniczenia w wydarzeniu na warunkach w nim określonych.
10. Uczestnik, rejestrując się na ZSL on-line, potwierdza składając odpowiednie oświadczenia przy użyciu funkcjonalności checkbox, że:
a) wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celu organizacji ZSL;
b) przyjmuje do wiadomości, że XIV Sesja Zimowej Szkoły Leśnej zostanie utrwalona w celach późniejszego wykorzystania w sieci Internet lub w innych mediach w celach promocyjnych, reklamowych lub edukacyjnych Instytutu Badawczego Leśnictwa.
W związku z tym wyraża zgodę na potencjalne wykorzystanie swojego wizerunku w sposób wskazany wyżej bez ograniczeń czasowych;
c) akceptuje fakt, że ww. zgody są warunkiem uczestnictwa w Zimowej Szkole Leśnej.
11. Autor/współautor, rejestrując się na ZSL on-line, potwierdza składając odpowiednie oświadczenia przy użyciu funkcjonalności checkbox, że:
a) wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celu organizacji ZSL;
b) wyraża zgodę na opublikowanie na stronie ZSL streszczenia (które należy przesłać do 31.01.2024 r.), prezentacji (którą należy przesłać do 11.03.2024 r.) oraz referatu w formie monografii (który należy przesłać do 12.03.2024 r.),
c) przyjmuje do wiadomości, że XIV Sesja Zimowej Szkoły Leśnej zostanie utrwalona
w celach późniejszego wykorzystania w sieci Internet lub w telewizji, w celach promocyjnych, reklamowych lub edukacyjnych Instytutu Badawczego Leśnictwa.
W związku z tym wyraża zgodę na potencjalne wykorzystanie swojego wizerunku w sposób wskazany wyżej bez ograniczeń czasowych;
d) akceptuje fakt, że ww. zgody są warunkiem uczestnictwa w Zimowej Szkole Leśnej.
12. Organizator zapewnia noclegi dla autorów referatów spoza Warszawy i gości VIP wskazanych przez Dyrektora Instytutu.
§ 3.
Prawa i obowiązki Organizatora
1. W przypadku, gdyby z przyczyn niezależnych od Organizatora tzw. „siły wyższej” jak również innych zdarzeń, wydarzenie nie mogło się odbyć w ustalonym terminie, Organizator zastrzega sobie możliwość jego odwołania lub zaproponowania innego terminu. W takim przypadku Uczestnik zostanie o tym powiadomiony niezwłocznie przez stronę internetową wydarzenia lub drogą elektroniczną. W przypadku odwołania środki za uczestnictwo podlegają zwrotowi.
§ 4.
Prawa autorskie
1. Organizator zwraca szczególną uwagę na konieczność respektowania przez Uczestników i inne osoby praw własności intelektualnej.
2. Utwory opracowane i udostępnione przez Organizatora podczas wydarzenia objęte są prawami autorskimi.
3. Utwory opracowane i udostępniane przez Uczestników wydarzenia objęte są prawami autorskimi ich twórców.
4. Powyższe utwory mogą być rozpowszechniane, publicznie odtwarzane, przesyłane nieodpłatnie, z klauzulą wskazującą, że prawa autorskie należą do ich twórców.
5. Tytuł i program wydarzenia w tym strona www, układ loga, grafika, wykorzystane do promocji wydarzenia przysługują Organizatorowi i są prawnie chronione.
6. Kopiowanie i upowszechnianie jakichkolwiek materiałów dotyczących ZSL w celach komercyjnych jest zabronione.
§ 5.
Dane osobowe
1. Dane osobowe podlegają ochronie prawnej.
2. Administratorem danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych (RODO) jest Instytut Badawczy Leśnictwa z siedzibą w Sękocinie Starym (kod pocztowy: 05-090 Raszyn), ul. Xxxxx Xxxxxx 0, zwany dalej Organizatorem lub IBL, wpisany do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS0000039417 prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy w Warszawie XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego.
3. Dane osobowe zbierane są za pomocą formularza zgłoszeniowego. Dane te przetwarzane w celach związanych z :
a) uczestnictwem w XIV Sesji Zimowej Szkole Leśnej za uprzednią zgodą uczestnika, na podstawie art. 6 ust 1 lit. a) i b) RODO,
b) w celach marketingowych, promocyjnych i informacyjnych (np. w celu informowania o działalności IBL i oferowanych usługach) na podstawie zgody uczestnika wyrażonej na podstawie danych zgodnie z art.6 ust.1 lit. a) RODO,
c) wykonywaniem przepisów prawa zgodnie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO,
d) innych niż wskazane w lit. c) powyżej prawnie uzasadnionych interesach administratora danych, x.xx. w celu dochodzenia i obrony przed roszczeniami, zapobiegania oszustwom, zapewnienia bezpieczeństwa informacji, zebrania materiału dowodowego, odtworzenie potrzebnym stronom informacji (zgodnie z art.6 ust.1 lit. f RODO),
4. W ramach organizacji ZSL przetwarzane będą dane wskazane w formularzu zgłoszenia w kategorii dane zwykłe (imię, nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, reprezentowana instytucja/pracodawca, stanowisko) oraz wizerunek.
5. Dane przetwarzane w celu organizacji i przeprowadzenia ZSL będą przetwarzane do czasu:
1) zrealizowania ZSL, z uwzględnieniem czasu dla ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
6. Administrator może w celach wskazanych w ust. 3 przetwarzać następujące kategorie danych zwykłych uczestników: imię, nazwisko, nazwa firmy/instytucji, stanowisko, adres poczty elektronicznej (e-mail) oraz nr telefonu, zebrane w trakcie zgłoszenia rejestracyjnego na wydarzenia.
7. Każdy uczestnik ma prawo do:
1) dostępu do treści swoich danych oraz otrzymania ich kopii oraz prawo do sprostowania (poprawiania), usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzanych danych;
2) wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes UODO, gdy uzna, iż przetwarzanie tych danych osobowych narusza przepisy RODO.
8. Do danych osobowych mogą mieć dostęp następujący odbiorcy danych:
a) IBL jako Administrator danych;
b) Dyrekcja Generalna Lasów Państwowych
c) podmioty współpracujące z IBL, takie jak firmy informatyczne, biegli rewidenci, firmy prawnicze, firmy świadczące usługi archiwizacji i niszczenia dokumentów – jedynie w zakresie związanym z celem niniejszego przetwarzania danych, na podstawie łączących te podmioty z IBL umów, przewidującymi zachowanie wszelkich środków organizacyjnych i technicznych chroniących dane osobowe.
9. Dane osobowe uczestników nie będą przekazywane do państwa trzeciego czy do organizacji międzynarodowej.
10. Dane osobowe uczestników nie będą objęte procesem zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani do profilowania, o których mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO.
§ 6.
Postanowienia końcowe
1. Regulamin obowiązuje uczestnika i Organizatora od dnia zgłoszenia uczestnika na ZSL do momentu realizacji przez Organizatora wszystkich działań związanych z ZSL.
2. Uczestnik ZSL jest zobowiązany do zapoznania się z Regulaminem przed przystąpieniem do wydarzenia i dostosowania się do jego postanowień.
3. Regulamin znajduje się na stronie internetowej: xxxxx://xxx.xxxxx.xx/xxxxxx-xxxxxx-xxxxx/.
4. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany zostaną opublikowane na stronie internetowej xxxxx://xxx.xxxxx.xx/xxxxxx-xxxxxx-xxxxx/.
5. Wszelkie spory pomiędzy Organizatorem a Uczestnikami będą rozstrzygane ugodowo.
KLAUZULA INFORMACYJNA RODO
Klauzule informacyjne z art. 13 RODO Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
a) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Instytut Badawczy Leśnictwa z siedzibą w Sękocinie Starym przy ul. Xxxxx Xxxxxx 0, 00-000 Xxxxxx, wpisany do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000039417, NIP: 000-00-00-000 (dalej: „IBL”);
b) w sprawach przetwarzania danych osobowych Pani/Pana należy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych drogą elektroniczną na adres e-mail: xxx@xxxxx.xxx.xx;
c) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 RODO w celach:
(i) uczestnictwa w XIV Sesji Zimowej Szkole Leśnej za uprzednią zgodą uczestnika, na podstawie art. 6 ust 1 lit. a) i b) RODO,
(ii) w celach promocyjno-edukacyjnych (np. w celu informowania o działalności IBL i oferowanych usługach, w tym w sieci Internet i w telewizji) na podstawie zgody uczestnika wyrażonej na podstawie danych zgodnie z art.6 ust.1 lit. a) RODO,
(iii) wykonywania przepisów prawa zgodnie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO,
(iv) innych niż wskazane w lit. c) powyżej prawnie uzasadnionych interesach administratora danych, x.xx. w celu dochodzenia i obrony przed roszczeniami, zapobiegania oszustwom, zapewnienia bezpieczeństwa informacji, zebrania materiału dowodowego, odtworzenie potrzebnym stronom informacji (zgodnie z art.6 ust.1 lit. f RODO).
d) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą przez cały okres realizacji działań w celach promocyjnych, reklamowych czy edukacyjnych, a po zakończeniu realizacji ww. działań przechowywane będą w celu obowiązkowej archiwizacji dokumentacji przez czas określony w odrębnych przepisach;
e) Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazane przez IBL Dyrekcji Generalnej Lasów Państwowych w celach wskazanych w punkcie poprzedzającym;
f) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
g) posiada Pani/Pan:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO; nie przysługuje Pani/Panu:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych; − prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 RODO.