Umowa nr ………/PCI/2019
Załącznik nr 2
Umowa nr ………/PCI/2019
na finansowanie projektu
zawarta w dniu r. w Rzeszowie,
pomiędzy:
Podkarpackim Centrum Innowacji Sp. z o.o., ul. Teofila Aleksandra Xxxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxx, REGON: 368953574, NIP: 8133765154, wpisanym do KRS pod numerem 0000710883, dalej „PCI”,
reprezentowanym przez:
Xxxxx Xxxxxxx - Prezesa Zarządu
a
dalej „Uczelnią”,
reprezentowanym przez:
……………………………–………………………………., Zwane dalej łącznie „Stronami”.
Zważywszy, że:
1. Podkarpackie Centrum Innowacji Sp. z o. o., jako spółka mająca na celu zwiększenie poziomu rozwoju regionalnego, w szczególności poprzez finansowanie wybranych projektów B+R realizowanych w podkarpackich jednostkach naukowych, na zasadach niniejszej umowy zamierza finansować Uczelnie w zakresie projektu, o którym mowa §2 ust. 1.
2. Uczelnia współpracując z PCI na podstawie umowy o współpracy z dnia 12.07.2018 r. zamierza dążyć do podniesienia poziomu gotowości wdrożeniowej własnych projektów badawczych stanowiących niezależną działalność organizacji badawczej w celu jej dalszej komercjalizacji.
3. Strony wyrażają chęć współpracy zakładając jednocześnie partycypację w efektach, w tym korzyściach finansowych, w ramach wzajemnej współpracy w zakresie projektu, objętego niniejszą umową.
Strony uzgadniają następujące warunki łączącej ich umowy o wykonanie i finansowanie wniosku (dalej "Umowa").
§ 1. Definicje
Pojęcia pisane z wielkiej litery, a niezdefiniowane niżej, mają znaczenie nadane im
w treści Umowy i w załącznikach do Umowy:
1. Finansowanie – wartość wsparcia finansowego udzielonego Uczelni przez PCI ze środków publicznych na podstawie Umowy w celu realizacji Wniosku;
2. Ryzyko naukowe – prawdopodobieństwo nieosiągnięcia założeń lub celów Projektu, pomimo postępowania Uczelni zgodnie z prawem, Umową, mającymi zastosowanie procedurami i dobrymi praktykami, należytą starannością oraz Kodeksem etyki pracownika naukowego, spowodowane okolicznościami z naukowego punktu widzenia trudnymi do przewidzenia, na etapie ubiegania się o Finansowanie i w trakcie realizacji projektu;
3. Nieprawidłowość - należy przez to rozumieć każde naruszenie prawa unijnego lub prawa krajowego dotyczące stosowania prawa unijnego, wynikające z działania lub zaniechania podmiotu gospodarczego zaangażowanego we wdrażanie funduszy Polityki Spójności, które ma lub może mieć szkodliwy wpływ na budżet UE poprzez obciążenie budżetu UE nieuzasadnionym wydatkiem.
4. Siła wyższa – zdarzenie bądź seria zdarzeń, niezależnych od Stron, które uniemożliwiają w całości lub części wykonywanie zobowiązań wynikających z Umowy, których nie można było przewidzieć i którym Strony nie mogły zapobiec ani ich przezwyciężyć.. W celu rozwiania wątpliwości siłą wyższą nie jest objęte ryzyko naukowe.
5. PCI – Podkarpackie Centrum Innowacji Sp. z o.o.
6. Rozpoczęcie realizacji projektu – należy przez to rozumieć termin wynikający z § 3 Umowy jako dzień rozpoczęcia realizacji projektu od którego liczy się okres na złożenie sprawozdania okresowego o którym mowa w § 6 Umowy.
7. Zakończenie realizacji projektu - należy przez to rozumieć termin wynikający z § 3 Umowy jako dzień zakończenia realizacji projektu od którego liczy się okres na złożenie sprawozdania końcowego o którym mowa w § 6 Umowy.
§ 2. Przedmiot Umowy
1. Umowa określa zasady udzielenia przez PCI Finansowania na realizację projektu pt. „…………” w ramach konkursu nr ……………………., nr wniosku ,
stanowiącego załącznik do Umowy.
2. Uczelnia zobowiązuje się do realizacji Projektu i wykorzystania Finansowania, na zasadach określonych w Umowie oraz regulaminie konkursu.
§ 3. Okres realizacji Projektu
1. Termin rozpoczęcia realizacji Projektu Strony ustalają na dzień , a termin
zakończenia realizacji Projektu na dzień …………….. .
2. Termin rozpoczęcia realizacji umowy ("Realizacja") może być przesunięty o 30 dni kalendarzowych po zawiadomieniu o tym PCI w formie pisemnej w trybie opisanym w §18.
3. W przypadku opóźnienia w Realizacji dłuższego niż 30 dni wymagane jest zawiadomienie PCI w formie pisemnej zawierającej wyjaśnienie zaistniałej sytuacji w trybie § 18. PCI ma prawo do nieuznania przedstawionego wyjaśnienia oraz zastosowanie zapisów §10.
§ 4. Wysokość finansowania
1. Wartość finansowania wynosi ………….. zł (słownie zł).
2. Finansowanie będzie przekazane, zgodnie z zasadami regulaminu Konkursu na projekty B+R oraz §12 niniejszej umowy, na wskazany przez Uczelnię wyodrębniony rachunek bankowy o nr …………………… prowadzony przez Bank ………………………….
3. Poniesienie przez Uczelnię kosztów w kwocie wyższej niż określona w § 4 ust. 1 Umowy, nie stanowi podstawy do zwiększenia przyznanej kwoty Finansowania.
§ 5. Zobowiązanie Uczelni
1. W zamian za udzielenie finansowania o wartości, o której mowa w §4 ust. 1 powyżej Uczelnia zobowiązuje się w terminie 5 lat od dnia rozliczenia projektu, do:
a. Współdziałania z PCI w celu komercjalizacji efektów realizacji projektu, które
powstaną w następstwie realizacji niniejszej umowy,
b. W przypadku skomercjalizowania ww. wyników do przekazywania PCI 10% (słownie: dziesięć procent) przychodów uzyskanych przez Uczelnię z tytułu ich komercjalizacji pośredniej lub bezpośredniej.
c. W przypadku powstania rozwiązań, które mogą stanowić przedmiot ochrony w ramach ustawy Prawo własności przemysłowej (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 776, z 2018 r. poz. 2302) do wpisania PCI jako współuprawnionego do tych rozwiązań, przy zapewnieniu PCI, partycypowania w przychodach w ich wartości, nie mniejszym niż 10%,
d. W przypadku powstania utworu w myśl ustawy o Prawie autorskim i prawach pokrewnych (tj. Dz. U. z 2018 r. poz. 1191, 1293, 1669, 2245, 2339) lub publikacji naukowej do zamieszczenia informacji iż powstał on/ona przy współudziale Podkarpackiego Centrum Innowacji Sp. z o.o.
§ 6. Monitorowanie i sprawozdawczość
1. Uczelnia składa do PCI następujące dokumenty umożliwiające monitorowanie, sprawozdawczość oraz weryfikację poprawnego realizowania Umowy (Sprawozdania).
a. Sprawozdanie okresowe według wzoru będącego załącznikiem nr 4 do Regulaminu i dokumentacji finansowej związanej z realizacją projektu. Sprawozdanie okresowe składane jest w połowie okresu przewidzianego na realizację Projektu, najpóźniej do 7 dni roboczych od upływu tego terminu.
b. Sprawozdanie końcowe z realizacji prac B+R według wzoru będącego załącznikiem nr 5 do regulaminu i dokumentacji finansowej związanej z realizacją projektu w terminie 14 dni od zakończenia realizacji Projektu objętego finansowaniem.
2. W przypadku stwierdzenia przez PCI błędów/ uchybień w złożonych przez Uczelnię Sprawozdaniach lub załącznikach, Uczelnia zobowiązana jest do ich usunięcia w terminie do 7 dni od dnia otrzymania wezwania. PCI może dokonywać w sprawozdaniach uzupełnień lub poprawek o charakterze pisarskim i rachunkowym, bez konieczności ich akceptacji przez Uczelnię, przekazując informację o dokonanych zmianach. PCI informuje ją o zakresie wprowadzonych poprawek i uzupełnień. Nieusunięcie przez Uczelnię błędów lub braków w sprawozdaniach może skutkować jego odrzuceniem i wstrzymaniem wypłaty Finansowania lub uznaniem wyłącznie w kwocie kosztów właściwie kwalifikowalnych. PCI weryfikuje sprawozdania w terminie do 14 dni od dnia otrzymania poprawnego i kompletnego sprawozdania.
3. Ocena Sprawozdania okresowego przeprowadzona przez PCI ma na celu
w szczególności, ustalenie, czy:
a. realizacja Projektu przebiega zgodnie z Umową;
b. kontynuacja realizacji Projektu prowadzi do osiągnięcia zakładanych wyników i celów Projektu.
4. Ocena Sprawozdania końcowego przeprowadzona przez PCI ma na celu ustalenie, czy Umowę można uznać za:
a. wykonaną;
b. nienależycie wykonaną w całości lub w części, z prawem PCI do wezwania do zwrotu niewykorzystanego lub wykorzystanego niezgodnie z Umową finansowania wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych, od dnia otrzymania przez Uczelnię Finansowania do dnia zwrotu.
c. niewykonaną w całości lub w części, z prawem PCI do wezwania do zwrotu całości lub części Finansowania wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych, od dnia otrzymania przez Uczelnię Finansowania do dnia zwrotu.
5. W przypadku, gdy dotychczasowa realizacja Projektu wskazuje na brak możliwości osiągnięcia zakładanych wyników i celów Projektu, w szczególności na skutek wystąpienia Siły wyższej, Ryzyka naukowego lub znacznej i niemożliwej do przewidzenia, niezależnej od Uczelni zmiany stosunków społeczno-gospodarczych, przez co realizacja Projektu stała się niemożliwa lub z punktu widzenia interesu publicznego niecelowa, Uczelnia zobowiązana jest do niezwłocznego poinformowania o tym fakcie PCI, załączając wniosek o zaprzestanie realizacji Projektu.
6. W przypadku akceptacji przez PCI wniosku, o którym mowa w ust. 5 powyżej:
a. Uczelnia zobowiązana jest bez wezwania do niezwłocznego zwrotu na rachunek PCI części Finansowania nie wykorzystanego na realizację Projektu w nieprzekraczalnym terminie 14 dni od daty złożenia wniosku o zaprzestanie realizacji Projektu .;
b. Uczelnia przedkłada PCI (w formie papierowej i elektronicznej) Sprawozdanie końcowe wraz z rozliczeniem kosztów poniesionych w ramach nierozliczonych transz, w terminie do 14 dni od dnia doręczenia Uczelni pisma akceptującego przez PCI zaprzestanie realizacji Projektu.
7. Uczelnia jest zobowiązana do:
a. na żądanie PCI do przesłania informacji mailowej na adres
xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx nt. zaawansowania prac w realizacji Projektu,
b. na żądanie PCI do przekazywania mu wszelkiej dokumentacji dotyczącej realizacji prac B+R, w szczególności kopii dowodów księgowych dokumentujących poniesione koszty w terminach umożliwiających ich weryfikację przed terminową zapłatą,
c. udzielania informacji, składania wszelkich uzupełnień i wyjaśnień Organizatorowi konkursu związanych z realizacją prac B+R,
d. dołożenia należytej staranności przy realizacji prac B+R, tak aby istotnie zwiększały one szanse powstania produktu o wysokim potencjale komercjalizacyjnym,
8. PCI ma prawo do rozwiązania Umowy w przypadku pozyskania wiadomości o okolicznościach, o których mowa w ust. 5. W przypadku, o którym mowa w zdaniu poprzednim, Uczelnia nie może domagać się żadnych roszczeń z tytułu dotychczasowej i braku możliwości dalszej realizacji Umowy.
§ 7. Zmiany w Projekcie
1. Dokonywanie zmian w Projekcie bez pisemnej pod rygorem nieważności zgody PCI jest niedopuszczalne. Uczelnia jest zobowiązana informować PCI o wszelkich zmianach w realizacji Projektu.
2. PCI uprawnione jest do żądania od Uczelni dodatkowych wyjaśnień i uzupełnień do złożonego Wniosku o zmianę w Projekcie. Uczelnia zobowiązana jest do dostarczenia powyższych informacji w terminie 7 dni od otrzymania wezwania PCI.
3. Nie wymaga wcześniejszej zgody PCI:
a. przesunięcia pomiędzy poszczególnymi kategoriami kosztów nieprzekraczających 10% kwoty w ramach kategorii (“Przesunięcie”) z zastrzeżeniem nie przekroczenia limitów maksymalnych przewidzianych na poszczególne kategorie zgodnie z Regulaminem Konkursu do której następuje Przesunięcie wraz z zastrzeżeniem, że koszty pośrednie Uczelni są rozliczane ryczałtowo i nie mogą zostać zwiększone;
b. zmiany terminów realizacji poszczególnych zadań/etapów Harmonogramu wykonania Projektu nie więcej niż o 3 miesiące, przy niezmienionym terminie zakończenia realizacji Projektu;
4. W przypadku zmian, o których mowa w ust. 3, Uczelnia zobowiązana jest do poinformowania PCI o fakcie ich wystąpienia w najbliższym ze składanych Sprawozdań.
5. Postanowienia ust. 1-2, stosuje się odpowiednio do zmiany personelu Projektu, z zastrzeżeniem, że brak odpowiedzi PCI na wniosek o zmianę personelu Projektu w terminie 14 dni od jego otrzymania przez PCI, uważa się za wyrażenie zgody na osobę nowego członka personelu Projektu.
§ 8. Ewaluacja Projektu
1. PCI będzie zwracać się do Uczelni o współpracę w procesie ewaluacji, a w szczególności o udział w ankietach, wywiadach oraz udostępnianie informacji. Uczelnia może zastrzec przekazywane informacje jako Informacje Poufne (zdefiniowane w § 16).
2. Jeżeli w trakcie realizacji projektu i po jego zakończeniu PCI będzie poszukiwać nabywcy i innych podmiotów zainteresowanych efektami realizacji projektu Uczelnia jest zobowiązana do udzielania i udostępniania PCI informacji niezbędnych do tego celu. W takim przypadku informacje poufne, o których mowa w ustępie powyżej mogą zostać wykorzystane tylko dla celów komercjalizacji a ich wykorzystywanie nie może służyć żadnym innym celom.
§ 9. Informacja i promocja
Informacja o fakcie uzyskania finansowania na realizację Projektu musi być umieszczana przez Uczelnię na materiałach promocyjnych, informacyjnych, szkoleniowych, edukacyjnych i w publikacjach, zgodnie z zamieszczonymi na stronie PCI xxx.xxxxx.xxx wytycznymi. Działania, o których mowa w zdaniu poprzednim, związane bezpośrednio z realizacją projektu, muszą być udokumentowane.
§ 10. Rozwiązanie Umowy
1. PCI może wstrzymać Finansowanie lub rozwiązać Umowę z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia, w przypadku, gdy:
a. Uczelnia dokonała zmian prawno-organizacyjnych w swoim statusie
zagrażających realizacji Umowy lub nie poinformowała PCI o zamiarze
dokonania tego typu zmian, które mogą mieć negatywny wpływ na realizację Projektu lub osiągnięcie celów Projektu;
b. Uczelnia nie przedłożyła Sprawozdania okresowego w trakcie realizacji projektu lub Sprawozdania końcowego, w wyznaczonym terminie;
c. nie są wykonywane obowiązki, określone w § 8 Umowy;
d. wystąpią okoliczności w trakcie realizacji Projektu, które potencjalnie czynią niemożliwą lub niecelową jego dalszą realizację.
2. Rozwiązanie Umowy, o którym mowa w ust. 1, możliwe jest po uprzednim bezskutecznym wezwaniu Uczelni do prawidłowego wykonywania Umowy, ze wskazaniem uchybień i wyznaczeniem dodatkowego terminu na ich usunięcie, nie krótszego niż 14 dni.
3. PCI jest uprawnione do wstrzymania Finansowania oraz rozwiązania Umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia, jeżeli:
a. realizacja Projektu, bez uzasadnionej przyczyny nie została rozpoczęta przez okres dłuższy niż 1 miesiąc od daty rozpoczęcia realizacji Projektu i PCI nie zostało poinformowane o przyczynach opóźnienia lub nie przyjęło złożonych wyjaśnień zaistniałego opóźnienia. PCI nie ma w takim przypadku obowiązku składania wyjaśnień nie przyjęcia pisma Uczelni, a jedynie zawiadomienia Uczelni o rozwiązaniu Umowy;
b. uniemożliwienia lub utrudnienia przez Uczelnię przeprowadzenia kontroli, o której mowa w § 14;
c. zaprzestano realizacji Projektu bądź Projekt realizowany jest w sposób sprzeczny z Umową lub z naruszeniem przepisów prawa;
d. w celu uzyskania Finansowania przedstawiono fałszywe lub niezgodne ze stanem faktycznym oświadczenia lub dokumenty albo po uprzednim wezwaniu nie uzupełniono oświadczeń lub dokumentów, albo na etapie realizacji Umowy nie złożono oświadczenia o wystąpieniu przesłanek uniemożliwiających udzielenia Finansowania przez PCI, w przypadku, gdy Uczelnia miała obowiązek złożenia oświadczenia;
e. podane w Sprawozdaniach informacje nie odpowiadają stanowi faktycznemu;
f. zakupu towarów, usług lub aparatury dokonano w sposób sprzeczny z § 15
Umowy;
g. koszty związane z realizacją Projektu zostały poniesione z naruszeniem przepisów Ustawy o finansach publicznych lub o zamówieniach publicznych w przypadkach, gdy stosowanie tych przepisów jest obowiązkowe;
h. Finansowanie wykorzystano w części lub całości niezgodnie z przeznaczeniem;
i. Finansowanie pobrano nienależnie lub w nadmiernej wysokości;
j. nie zrealizowano zakresu rzeczowego Projektu w całości lub w części;
k. dokonano zmian zakresu rzeczowego Projektu lub modyfikacji prowadzących
do zmiany celu Projektu bez zgody PCI.
4. PCI jest uprawnione do wstrzymania Finansowania lub rozwiązania Umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia, w przypadku, w którym w trakcie realizacji Projektu wyjdzie na jaw jedna z następujących okoliczności (podmiot nie dający rękojmi rzetelnego wydatkowania środków publicznych):
a. w przypadku ciążącego na Uczelni obowiązku zwrotu środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich, Uczelnia nie dokonała zwrotu tych środków. Nie dotyczy to przypadku, w którym wstrzymano wykonanie decyzji na wniosek Uczelni lub Uczelni udzielono ulgi w spłacie należności;
b. wobec Uczelni zostało wszczęte postępowanie upadłościowe na podstawie ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. Prawo upadłościowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 2344, ze zm.), lub zostało wszczęte postępowanie upadłościowe, które następnie zostało umorzone z powodu braku środków na jego kontynuowanie lub zostało wszczęte postępowanie likwidacyjne na podstawie odrębnych ustaw lub Uczelnia pozostaje pod zarządem komisarycznym;
5. Umowa może zostać rozwiązana w wyniku zgodnej woli Stron Umowy.
6. W przypadku rozwiązania Umowy Uczelnia jest zobowiązana do zwrotu całości otrzymanego finansowania wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych naliczanymi od dnia przekazania finansowania w terminie wyznaczonym przez PCI na rachunek bankowy z którego Uczelnia otrzymała finansowanie.
7. Uczelnia jest zobowiązana do przechowywania, w sposób gwarantujący należyte bezpieczeństwo, wszelkich dokumentów i danych związanych z realizacją Projektu, w tym dokumentacji związanej z zarządzaniem finansowym, technicznym lub procedurami zawierania umów z podwykonawcami, przez okres co najmniej 5 lat od dnia rozliczenia Umowy
§ 11. Tryb, forma i warunki przekazywania Finansowania
1. Pierwsza transza zostanie wypłacona do 7 dni roboczych od dnia podpisania Umowy pod warunkiem dysponowania środkami przez PCI (przekazanymi przez Instytucję Zarządzającą) i jej kwota nie może przekroczyć poziomu 50% kosztów kwalifikowanych projektu. Druga transza zostanie wypłacona w terminie do 14 dni roboczych od uzyskania przez Grantobiorcę pozytywnej oceny sprawozdania okresowego z zaawansowania prac (częściowego) i po rozliczeniu pierwszej transzy zaliczki (a także pod warunkiem dysponowania przez PCI środkami finansowymi przekazanymi przez Instytucję Zarządzającą na realizację Konkursu).
2. Warunkiem otrzymania 2 transzy finansowania jest rozliczenie kosztów stanowiących
co najmniej 70% przekazanej poprzednio transzy.
3. W przypadku zmiany numeru rachunku bankowego, Uczelnia zobowiązana jest niezwłocznie przekazać PCI informację o takiej zmianie w formie pisemnej, najpóźniej w dniu złożenia Sprawozdania okresowego. Zmiana numeru rachunku bankowego nie wymaga aneksu do Umowy.
4. W przypadku dokonania płatności przez PCI na rachunek bankowy o błędnym numerze na skutek niedopełnienia obowiązku, o którym mowa w ust. 3, koszty związane z ponownym dokonaniem przelewu oraz wszelkie konsekwencje dochodzenia środków stanowiących bezpodstawne wzbogacenie podmiotu trzeciego, w tym konsekwencje ich utraty przez PCI, obciążają Uczelnię. Uczelnia zobowiązana jest do zwrotu PCI środków przekazanych na błędny rachunek w terminie 7 dni od dnia otrzymania stosownego wezwania do zapłaty. W momencie dokonania zwrotu środków Uczelnia przejmuje wierzytelność wobec podmiotu trzeciego, wzbogaconego, w wyniku błędnego przelewu. Wszelkie koszty związane z dochodzeniem należności z tego tytułu obciążają Uczelnię.
5. Suma odsetek bankowych uzyskanych od kwoty Finansowania przekazanego na realizację Projektu wykazywana będzie przez Uczelnię w Sprawozdaniu końcowym i zwracana będzie na rachunek bankowy PCI w terminie do 14 dni od daty zakończenia realizacji Projektu.
6. Niewykorzystana przez Uczelnie część Finansowania, po zakończeniu realizacji Projektu podlega zwrotowi na rachunek bankowy PCI w terminie do 14 dni od daty zakończenia realizacji Projektu.
7. Uczelnia zobowiązana jest do posiadania dokumentów potwierdzających koszty poniesione na rzecz realizacji Projektu, z zastrzeżeniem kosztów pośrednich Uczelni rozliczanych ryczałtem. Dokumenty powinny być sporządzone i przechowywane zgodnie z przepisami prawa. Oryginał dokumentu księgowego należy opisać, wskazując następujące informacje: nr Umowy, numer zadania realizowanego w Projekcie oraz kwotę kosztów kwalifikowanych.
8. Uczelnia jest zobowiązana do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej środków finansowych w układzie rodzajowym z podziałem analitycznym kosztów, umożliwiającej identyfikację środków finansowych wydatkowanych na realizację Projektu.
9. Zatwierdzenie Sprawozdania okresowego i lub końcowego nie uchyla ani nie wpływa na możliwość wystąpienia odmiennych ustaleń i wyników przeprowadzonych kontroli, o których mowa w § 14.
§ 12. Koszty kwalifikowane
1. Wydatkowanie środków w ramach przyznanego wsparcia finansowego musi
uwzględniać wytyczne zawarte w niżej wyszczególnionych dokumentach:
a. Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020,
b. regulacje wewnętrzne Uczelni.
2. Xxxxxx ponoszone w Projekcie kwalifikują się do objęcia Finansowaniem w przypadku łącznego spełniania następujących warunków:
a. są niezbędne do zrealizowania celów Projektu;
b. są zgodne z Wnioskiem;
c. są zaksięgowane i udokumentowane zgodnie z przepisami o rachunkowości oraz polityką rachunkowości stosowaną w Uczelni;
d. zostały poniesione w okresie realizacji Projektu wskazanym w § 3 Umowy;
e. zostały poniesione zgodnie z zasadami racjonalnej gospodarki finansowej, w szczególności najkorzystniejszej relacji nakładów do rezultatów;
f. zostały wydatkowane z zachowaniem procedur, określonych w § 15.
3. Wszystkie koszty kwalifikowalne muszą być ponoszone z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, jawności i przejrzystości oraz przy braku konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywizmu w związku z wykonaniem Umowy.
4. Naliczony podatek od towarów i usług (VAT) jest kosztem niekwalifikowalnym.
5. Koszty pośrednie Uczelni w wysokości 15% wartości wydatków na wynagrodzenia osób zaangażowanych bezpośrednio w realizację Projektu, z zastrzeżeniem, że nie mniej niż 50% kosztów będzie do dyspozycji CTT Uczelni (na podstawie każdorazowej Umowy pomiędzy Organizatorem konkursu a Uczelnią). Rzeczywista wysokość kosztów pośrednich, będzie zależna od ostatecznej kwoty finansowania danego Projektu i będzie obliczana na podstawie sprawozdania końcowego z realizacji prac B+R.
6. Finansowanie wydatkowane na cele inne niż określone w Umowie, spowoduje uznanie takich kosztów za niekwalifikowalne.
§ 13. Zwrot Finansowania
Zwroty Finansowania dokonywane są na rachunki bankowe wskazane przez PCI, zawierając w tytule przelewu numer Umowy, informację o kwocie głównej i kwocie odsetek, rok, w którym zostały przekazane środki, których dotyczy zwrot.
§ 14. Kontrola
1. Uczelnia jest zobowiązana poddać się kontroli oraz audytowi w zakresie prawidłowości realizacji projektu przez PCI, Instytucję Zarządzającą, Instytucję Audytową, Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy oraz inne instytucje uprawnione do przeprowadzania kontroli lub audytów na podstawie odrębnych przepisów
2. Uczelnia powiadamiana jest o kontroli nie później niż 7 dni przed terminem jej rozpoczęcia. Termin rozpoczęcia kontroli może ulec zmianie na wniosek Uczelni. PCI może nie wyrazić zgody na zmianę terminu rozpoczęcia kontroli, bez konieczności podania przyczyny odmowy wyrażenia zgody.
3. W przypadku powzięcia informacji o podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości w realizacji Projektu, PCI może przeprowadzić kontrolę doraźną bez powiadomienia, o którym mowa w ust.2.
4. W ramach kontroli Projektu Uczelnia zobowiązana jest:
a. poinformować kontrolujących o miejscach (terenach, pomieszczeniach), w których realizowany jest Projekt i przechowywana jest dokumentacja Projektu oraz zapewnić kontrolującym dostęp do tych miejsc, w szczególności umożliwić dokonanie oględzin nabytego wyposażenia, urządzeń, sprzętów lub wytworzonego w ramach realizacji Projektu prototypu,
b. zapewnić, na swój koszt, obecność kompetentnych osób, które w trakcie kontroli udzielą wyczerpujących informacji na temat realizacji i finansowania Projektu oraz umożliwić kontrolującym zebranie od tych osób wyjaśnień lub oświadczeń,
c. udostępnić kontrolującym wszystkie dokumenty oraz inne materiały związane z realizacją Projektu, w tym Informacje poufne – w oryginale lub jako kopie poświadczone za zgodność oryginałem, tj. x.xx.:
i. kompletną dokumentację merytoryczną związaną z realizacją Projektu,
ii. kompletną dokumentację finansową Projektu (z zastrzeżeniem kosztów pośrednich)
iii. dokumentację potwierdzającą osiągnięcie założonych parametrów wdrożenia lub upowszechnienie wyników Projektu,
d. przekazać kontrolującym, na ich żądanie, wyciągi, zestawienia, wydruki, jak również kopie dokumentów związanych z realizacją Projektu, a także zapewnić obecność osoby, która w trakcie kontroli będzie uprawniona, w imieniu Xxxxxxx, do poświadczenia kopii za zgodność z oryginałem.
5. PCI i/lub podmiot upoważniony przez PCI są uprawnione w trakcie kontroli do utrwalenia przebiegu czynności kontrolnych, poprzez wykonanie fotografii, filmu lub rejestrację dźwięku – w zakresie zgodnym z przedmiotem kontroli.
6. Informacje poufne przekazywane kontrolującym powinny być odpowiednio
oznaczone.
7. Niewykonanie jednego z obowiązków, o których mowa w ust. 3, traktowane jest, jak utrudnienie lub uniemożliwienie przeprowadzenia kontroli.
8. Ustalenia z kontroli dokumentowane są w protokołach z kontroli merytorycznej i/lub finansowej, które niezwłocznie po ich zatwierdzeniu przez PCI, przekazywane są Uczelni w dwóch egzemplarzach.
9. Uczelnia, która nie zgadza się z ustaleniami kontroli ma prawo odmówić podpisania protokołu oraz może zgłosić pisemne zastrzeżenia do jego treści w terminie 14 dni od dnia otrzymania protokołu. Uczelnia może dołączyć do zastrzeżeń dodatkowe informacje i dowody związane z realizacją Projektu. Nieprzekazanie zastrzeżeń do protokołu w terminie uznawane jest za akceptację zawartych w nim ustaleń.
10. W razie braku zastrzeżeń co do treści protokołu, Uczelnia podpisuje jeden egzemplarz
tego dokumentu i przekazuje do PCI w terminie 14 dni od dnia jego otrzymania.
11. Terminy, o których mowa w ust. 9, mogą ulec wydłużeniu na wniosek Uczelni.
12. Na podstawie protokołów, o których mowa w ust. 7, zgromadzonych dowodów oraz po rozpatrzeniu ewentualnych zastrzeżeń Uczelni, PCI sporządza wnioski z kontroli zawierające ewentualne zalecenia pokontrolne, które Uczelnia jest zobowiązana wykonać we wskazanym we wnioskach terminie.
13. Na podstawie wyników kontroli PCI ma prawo wstrzymać Finansowanie do czasu usunięcia przez Uczelnię stwierdzonych nieprawidłowości. W przypadku uznania poniesionych kosztów za niekwalifikowane, Uczelnia jest zobowiązana do zwrotu środków na pisemne wezwanie PCI. W przypadku braku zwrotu środków, w terminie wskazanym przez PCI, odpowiednie zastosowanie mają przepisy § 10.
§ 15. Zamówienia towarów i usług
1. Uczelnia zobowiązana jest stosować przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1986 tj. „PZP”) do udzielania zamówień publicznych w ramach Projektu w przypadku, gdy wymóg stosowania tej ustawy wynika z jej przepisów lub z przepisów odrębnych oraz Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.
2. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości przy udzielaniu zamówień w projekcie zastosowanie mogą znaleźć właściwe przepisy Rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 29 stycznia 2016 r. w sprawie warunków obniżania wartości korekt finansowych oraz wydatków poniesionych nieprawidłowo związanych z udzielaniem zamówień.
3. W przypadku, gdy Uczelnia nie jest zobowiązana do stosowania PZP, to zobowiązania
jest do stosowania Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków.
§ 16. Informacje Poufne
1. Informacje Poufne obejmują wszelkie informacje związane z działalnością Uczelni, nieudostępnione przez nią do wiadomości publicznej, posiadające wartość gospodarczą lub których ujawnienie osobom trzecim może narazić Uczelnię na szkodę, oraz co do których podjęła niezbędne działania w celu zachowania ich poufności, zawarte w dowolnej formie, oznaczone jako poufne, ujawnione PCI w procesie składania wniosku o finansowanie Projektu oraz w trakcie realizacji Projektu (Informacje Poufne).
2. W okresie obowiązywania Umowy oraz w okresie 10 lat od terminu zakończenia realizacji Projektu, PCI dołoży należytej staranności w celu zapewnienia odpowiednich środków zabezpieczających ochronę Informacji poufnych, przed dostępem osób nieuprawnionych oraz zapewni, że dostęp do Informacji Poufnych
będą mieli wyłącznie uprawnieni pracownicy PCI oraz osoby, za pośrednictwem których PCI realizuje swoje zadania.
3. PCI oraz osoby mające dostęp do Informacji Poufnych, uprawnieni są wykorzystywać Informacje Poufne, wyłącznie w zakresie koniecznym dla prawidłowej realizacji Umowy.
§ 17. Komunikacja Stron
1. Strony przewidują następujące formy bieżącej komunikacji w ramach wykonywania Umowy: listem poleconym na adres PCI, pocztą elektroniczną na adres: xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx, a w sprawach informacyjnych nie stanowiących oświadczeń woli w rozumieniu prawa cywilnego, także telefonicznie na numer
…………...
2. Oświadczenia, zawiadomienia i informacje będą uznawane za dostarczone odpowiednio z momentem: odebrania listu poleconego, uzyskania potwierdzenia otrzymania przez odbiorcę korespondencji pocztą elektroniczną.
3. Korespondencja będzie traktowana jako doręczona prawidłowo w przypadku, gdy Uczelnia nie poinformowała o zmianie danych do korespondencji lub korespondencja przesłana przez PCI zostanie zwrócona z adnotacją urzędu pocztowego o braku możliwości doręczenia przesyłki, np. „adresat przeprowadził się”, „nie podjęto w terminie”, „adresat nieznany”.
4. Jeżeli Uczelnia odmawia przyjęcia korespondencji, uznaje się, że została doręczona
w dniu złożenia oświadczenia o odmowie jego przyjęcia przez Uczelnię.
5. Wszelka korespondencja związana z realizacją Umowy powinna być opatrzona
numerem Umowy.
6. Adresy do doręczeń korespondencji:
Dla PCI: …………………………………..…………………………………..
email: …………………………………..
Dla Uczelni: ………………………………….. …………………………………..
email: …………………………………..
7. Osoby upoważnione do bieżących kontaktów w ramach realizacji Umowy:
Ze strony PCI: ………………………………….. Tel: _ e-mail: _ _ _
Ze strony Uczelni: ………………………………….. Tel: __ e-mail: __
8. W przypadku zmiany danych, o których mowa w ust. 6 lub 7, Strona, której zmiana dotyczy, jest zobowiązana do powiadomienia drugiej Strony o tym fakcie nie później niż w terminie 14 dni od zmiany danych. Do czasu powiadomienia, korespondencję wysłaną na dotychczasowe adresy uważa się za skutecznie doręczoną.
9. W przypadku wprowadzenia w PCI systemu teleinformatycznego służącego komunikacji z Uczelniami projektów finansowanych przez PCI, Uczelnia zobowiązana jest przystąpić do systemu we wskazanym przez PCI terminie. Wprowadzenie nowego systemu teleinformatycznego oznaczać może odstąpienie od komunikowania się Stron z użyciem dokumentacji papierowej, za wyjątkiem dokonywania zmian w Umowie poprzez aneks, bądź rozwiązania lub odstąpienia od Umowy.
10. Wprowadzeniu nowego systemu teleinformatycznego oraz konieczności przystąpienia do niego przez Uczelnię, PCI informuje Uczelnię poprzez jednostronne i niezaskarżalne oświadczenie, a Uczelnia oświadcza, iż we wskazanym przez PCI terminie wykona zobowiązanie przystąpienia do nowego systemu teleinformatycznego.
11. Osobami uprawnionymi do komunikacji z PCI poprzez system teleinformatyczny,
o którym mowa w poprzednim ustępie, są ze strony Uczelni osoby wskazane w ust. 7.
§ 18. Prawo właściwe i właściwość sądów
Spory powstałe w trakcie realizacji Projektu oraz wątpliwości związane z interpretacją Umowy będą rozstrzygane w pierwszej kolejności w drodze konsultacji pomiędzy Stronami. Jeżeli Xxxxxx nie dojdą do porozumienia poprzez konsultacje, spory będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby PCI.
§ 19. Wejście w życie Umowy
1. Umowa wchodzi w życie w dacie jej podpisania przez ostatnią ze Stron.
2. Umowa została sporządzona w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
§ 20. Zmiany Umowy
1. Z zastrzeżeniem poniższych postanowień, zmiany Umowy wymagają pod rygorem nieważności sporządzenia pisemnego aneksu.
2. Nie wymagają sporządzania aneksu do Umowy zmiany dotyczące: danych Stron,
o których mowa w § 17 ust. 6 lub 7 Umowy.
3. W przypadku stwierdzenia, że którekolwiek z postanowień Umowy jest z mocy prawa nieważne lub bezskuteczne, okoliczność ta nie będzie miała wpływu na ważność, skuteczność lub możliwość wyegzekwowania pozostałych postanowień, chyba że z okoliczności wynikać będzie w sposób oczywisty, że bez postanowień nieważnych lub bezskutecznych, Umowa nie zostałaby zawarta przez obie lub jedną ze Stron.
§ 21. Postanowienia dodatkowe
1. Prawa i obowiązki oraz wierzytelności Uczelni wynikające z Umowy nie mogą być, w okresie realizacji oraz w okresie 5 lat od dnia rozliczenia Umowy, przenoszone na rzecz osób trzecich bez uprzedniej zgody PCI wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności.
2. PCI nie ponosi odpowiedzialności wobec osób trzecich za żadne szkody i krzywdy powstałe w związku z realizacją Projektu przez Uczelnię.
3. Dokumenty przedstawiane PCI, nie sporządzone w języku polskim, muszą być przedstawiane każdorazowo na żądanie PCI wraz z uwierzytelnionym tłumaczeniem na język polski.
4. Następujące załączniki stanowią integralną część Umowy.
§ 22. Postanowienia ogólne w zakresie ochrony danych osobowych
1. Administratorem danych osobowych w ramach zbioru: Regionalny Program Operacyjny Województwa Podkarpackiego na lata 2014-2020, dalej „zbiór danych RPO WP 2014-2020”, jest Zarząd Województwa Podkarpackiego - pełniący funkcję Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podkarpackiego na lata 2014-2020, z siedzibą: 35-010 Rzeszów, al. Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx 0.
2. Osobą wyznaczoną do kontaktu przez Administratora w związku z przetwarzaniem danych osobowych w ramach zbioru danych RPO WP 2014-2020 jest: Inspektor Ochrony Danych. Punkt kontaktowy: al. Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxx, telefon kontaktowy: 00 000 00 00, adres e-mail: xxx@xxxxxxxxxxxx.xx. Do Inspektora Ochrony Danych należy kierować wyłącznie sprawy dotyczące przetwarzania danych osobowych przez Administratora, wynikające z RODO.
3. Podkarpackie Centrum Innowacji Sp. z o.o. będące Organizatorem konkursu jest podmiotem przetwarzającym, dalej „Podmiot Przetwarzający”, w/w dane na podstawie Umowy o dofinansowanie Projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2014-2020 "Podkarpackie Centrum Innowacji" nr RPPK.01.02.00-18-0085/17-00 współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Osi Priorytetowej nr I "Konkurencja i innowacyjna gospodarka" z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2014-2020 zawartej pomiędzy PCI Sp. z o.o. a Województwem Podkarpackim w dniu 29.11.2017 r.
4. Osobą wyznaczoną do kontaktu przez Podkarpackie Centrum Innowacji Sp. z o.o. w związku z przetwarzaniem danych osobowych w ramach prowadzonego Konkursu, w zakresie zapewnienia zgodności przetwarzania danych osobowych jest: Inspektor Ochrony Danych. Punkt kontaktowy: ul. T. Xxxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxx, adres e-mail: xxx@xxxxx.xxx, telefon kontaktowy: x00 000 000 000. Do Inspektora Ochrony Danych należy kierować wyłącznie sprawy dotyczące przetwarzania danych osobowych przez Organizatora konkursu, wynikające z RODO.
5. PCI na etapie oceny wniosków i wyboru projektów do dofinansowania przetwarza wyłącznie dane ujęte we wniosku o dofinansowanie wraz z załącznikami oraz w wyjaśnieniach i dokumentach przekazywanych przez Uczelnię będącą Wnioskodawcą na etapie aplikowania i oceny wniosku o dofinansowanie.
§ 23. Powierzenie przetwarzania danych osobowych w ramach niniejszej umowy
1. Uczelnia oświadcza, że posiada niezbędną wiedzę w zakresie przetwarzania danych osobowych oraz zapewnia wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie danych osobowych w ramach zbioru danych RPO WP 2014-2020, , spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.
2. Celem zapewnienia należytego przestrzegania RODO oraz ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych PCI może na każdym etapie realizacji Umowy, wymagać od Uczelni przedstawienia: stosownych referencji, wykazów doświadczenia lub innych dowodów, że Uczelnia zapewnia wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, o których mowa w ust. 1.
3. Strony są zobowiązane do stałej oceny ryzyk powodowanych przez czynności przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją Projektu, w celu określenia, kiedy dany rodzaj przetwarzania może powodować wysokie ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
4. Uczelnia oświadcza, że funkcję Inspektora Ochrony Danych Osobowych/ Koordynatora Umowy w zakresie ochrony danych osobowych, pełni:
[Imię i Nazwisko]
[Adres do korespondencji] [Telefon kontaktowy] [Adres e-mail]
Uczelnia jest uprawniona do zmiany wyznaczonego przez siebie podmiotu, o którym mowa w zdaniu pierwszym, informując w formie pisemnej PCI o dokonanych zmianach. Powyższe zmiany nie stanowią zmiany Umowy i nie wymagają dla swej skuteczności aneksu do Umowy.
5. Na mocy art. 28 i 29 RODO - PCI, jako Podmiot Przetwarzający powierza Uczelni przetwarzanie danych osobowych (w imieniu i na rzecz Instytucji Zarządzającej), w ramach zbioru danych RPO WP 2014-2020.
6. Zakres powierzonych do przetwarzania Uczelni danych osobowych, został określony w załączniku Nr 2 do Umowy. Zmiana zakresu danych osobowych powierzonych do przetwarzania Uczelni - wymaga aneksu do Umowy, pod rygorem nieważności.
7. Zabrania się przetwarzania danych przez Uczelnię - w zakresie szerszym, niż zakres, który został powierzony do przetwarzania na mocy niniejszej Umowy. W przypadku dokumentów, które zawierają dane wykraczające poza zakres danych osobowych powierzonych do przetwarzania - Uczelnia zobowiązuje się do ich niezwłocznego zanonimizowania w taki sposób, aby nie była możliwa identyfikacja osób, których dane te dotyczą.
8. Uczelnia jest zobowiązana do udostępniania na żądanie PCI wszelkich informacji niezbędnych do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO.
9. Uczelnia oświadcza, że nie będzie przekazywać powierzonych do przetwarzania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
10. Uczelnia nie jest upoważniona do wykonywania innych operacji na powierzonych do przetwarzania danych osobowych, niż określone w niniejszej Umowie, do celów w niej określonych, w szczególności nie jest uprawniony do ich: kopiowania, skanowania, opracowywania, udostępniania i usuwania - z zastrzeżeniem przypadków, gdy jest to niezbędne do prawidłowej realizacji obowiązków nałożonych na Uczelnię.
§ 24. Bezpieczeństwo danych osobowych
1. Bez uszczerbku dla postanowień zawartych w niniejszej Umowie - Uczelnia jest
zobowiązana, x.xx. do:
a) przestrzegania RODO, krajowych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, w tym innych aktów wykonawczych i wytycznych wydanych na podstawie ww. aktów prawnych oraz aktów i instrumentów prawnych odnoszących się do ochrony danych osobowych, które weszły w życie po dniu podpisania niniejszej Umowy;
b) zachowania w poufności wszystkich danych osobowych powierzonych w trakcie obowiązywania Umowy lub dokumentów uzyskanych w związku z wykonywaniem czynności objętych Umową, a także zachowania w poufności informacji o stosowanych sposobach zabezpieczenia danych osobowych, również po rozwiązaniu Umowy;
c) zabezpieczenia korespondencji i wszelkich dokumentów przed dostępem osób nieupoważnionych do przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych, a w szczególności przed kradzieżą, uszkodzeniem i zaginięciem;
d) niewykorzystywania zebranych na podstawie Umowy danych osobowych dla
celów innych niż określone w Umowie;
e) wywiązania się z obowiązku wynikającego z § 13-14 RODO, w szczególności w stosunku do osób biorących udział w realizacji Projektu, w tym uczestników Projektu;
f) uzyskania od uczestnika Projektu oświadczenia, którego wzór stanowi Załącznik nr 6 do regulaminu konkursu.
2. Uczelnia podejmuje wszelkie środki wymagane na mocy art. 32 RODO. Uczelnia jest zobowiązana do przedstawienia na żądanie PCI - informacji i dokumentów potwierdzających, że zapewnia wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, z zastrzeżeniem art. 32 ust. 3 RODO.
3. Uczelnia zobowiązuje się do przeprowadzenia analizy ryzyka przetwarzania
powierzonych danych osobowych i stosuje się do jej wyników, co do organizacyjnych
i technicznych środków ochrony danych osobowych. Uczelnia na żądanie PCI
niezwłocznie przekaże analizę ryzyka, o której mowa w zdaniu pierwszym
4. W celu zachowania bezpieczeństwa i zapobiegania przetwarzaniu niezgodnemu z RODO - Uczelnia zobowiązuje się oszacować́ ryzyka właściwe dla przetwarzania danych osobowych oraz wdrożyć środki minimalizujące te ryzyka. Środki takie
powinny zapewnić odpowiedni poziom bezpieczeństwa, w tym poufność, oraz uwzględniać stan wiedzy technicznej oraz koszty wdrożenia w stosunku do ryzyk i charakteru danych osobowych podlegających ochronie.
5. Uczelnia przetwarza powierzone dane osobowe w zakresie bezwzględnie niezbędnym i proporcjonalnym do zapewnienia bezpieczeństwa powierzonych do przetwarzania danych osobowych.
6. W razie potrzeby i na żądanie - Uczelnia współpracuje z PCI w zapewnieniu przestrzegania obowiązków wynikających z dokonania oceny skutków dla ochrony danych osobowych oraz z uprzednich konsultacji z Organem nadzorczym.
7. Uczelnia zobowiązuje się do prowadzenia dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych osobowych, w tym rejestru wszystkich kategorii czynności przetwarzania danych osobowych, o którym mowa w art. 30 ust. 2 RODO - dokonywanych w imieniu Instytucji Zarządzającej. Rejestr, o którym mowa w zdaniu pierwszym ma formę pisemną, w tym formę elektroniczną. Uczelnia udostępnia, na żądanie PCI, Administratora danych osobowych przetwarzanych w zbiorze danych RPO WP 2014-2020 oraz na żądanie Organu nadzorczego, prowadzony rejestr czynności przetwarzania.
8. W rejestrze kategorii czynności przetwarzania, Uczelnia zobowiązuje się zamieścić (jeżeli jest to możliwe) ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa, o których mowa w art. 32 ust. 1 RODO.
9. W przypadku, gdyby w toku realizacji niniejszej Umowy, doszło do zmian wymagań prawnych związanych z przetwarzaniem danych osobowych, w szczególności wymagań dotyczących zabezpieczenia danych osobowych, Uczelnia zobowiązuje się do zapewnienia przetwarzania danych osobowych, w tym ich zabezpieczenia w sposób zgodny z aktualnymi przepisami o ochronie danych osobowych, zgodnie z ust. 1 pkt 1.
10. W dniu rozwiązania Umowy lub po upływie okresu, o którym mowa w § 6 ust. 1 lit. b - Uczelnia nie ma prawa dalszego przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych. Po upływie terminu, o którym mowa w zdaniu pierwszym Uczelnia zobowiązuje się do niezwłocznego zniszczenia w sposób trwały i nieodwracalny utrwalonych kopii na których utrwalone zostały powierzone do przetwarzania dane osobowe, z zastrzeżeniem, że postanowienia nie wyłączają dalszego przetwarzania danych do celów archiwalnych- jeżeli wynika to z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
§ 25 Prawa osoby, której dane dotyczą
1. Uczelnia, uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje współpracuje z PCI, celem wywiązania się z obowiązków określonych w art. 32-36 RODO, w tym pomaga PCI poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane osobowe dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw, określonych w rozdziale III RODO.
2. Z zachowaniem zasad określonych w ust. 1 - Uczelnia zobowiązuje się do podjęcia odpowiednich środków, aby w zwięzłej, przejrzystej zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem - udzielić osobie, której dane dotyczą wszelkich
informacji, o których mowa w art. 13 i 14 RODO oraz prowadzić z nią wszelką komunikację na mocy art. 15-22 i 34 RODO. Informacji udziela się na piśmie lub w inny sposób, w tym w stosownych przypadkach - elektronicznie. Niezbędne jest, aby metoda lub metody wybrane do udzielania informacji były dostosowane do określonych okoliczności, tj. sposobu, w jaki Uczelnia i osoba, której dane dotyczą, się komunikują lub sposobu zbierania informacji od osoby, której dane dotyczą.
3. Uczelnia jest zobowiązana do wykazania, że powierzone do przetwarzania dane osobowe są przetwarzane w sposób przejrzysty dla osoby, której dane osobowe dotyczą, zgodnie z art. 12 RODO.
§ 26 Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych
1. PCI umocowuje Uczelnię do wydawania i odwoływania upoważnień do przetwarzania danych osobowych w zbiorze danych RPO WP 2014-2020. Uczelnia jest zobowiązana do ograniczenia dostępu do danych osobowych wyłącznie do osób posiadających upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.
2. Uczelnia jest odpowiedzialna za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z Umową, a w szczególności za udostępnienie tych danych osobom nieuprawnionym. Uczelnia podejmuje działania w celu zapewnienia, by każda osoba fizyczna działająca z upoważnienia Uczelnia, która została upoważniona do przetwarzania danych osobowych przetwarzała je wyłącznie na polecenie Uczelnia, jak również prowadzi nadzór nad osobami upoważnionymi w zakresie zabezpieczenia powierzonych do przetwarzania danych osobowych.
3. Upoważnienia, o których mowa w ust. 1 są ważne do dnia ich odwołania - nie później jednak niż do końca okresu, o którym mowa w § 6 ust. 1 lit. b.
4. Wzór upoważnienia do przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych oraz wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych, stanowi załącznik Nr 3 do Umowy.
5. PCI dopuszcza stosowanie przez Uczelnię innych wzorów niż określone w ust. 4, z zastrzeżeniem, że wzory te będą zawierały minimalny zakres określony w załączniku Nr 3 do Umowy.
6. Uczelnia prowadzi ewidencję pracowników upoważnionych do przetwarzania danych osobowych. Rejestr osób upoważnionych powinien zawierać następujące informacje:
a) Imię i Nazwisko osoby upoważnionej;
b) datę nadania i ustania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych;
c) identyfikator użytkownika.
7. Rejestr osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych, będzie każdorazowo uaktualniany najpóźniej do ostatniego dnia każdego miesiąca i udostępniany na żądanie PCI.
8. Wydanie upoważnień o których mowa w ust. 1, nastąpi po zapoznaniu się osób, które zostaną upoważnione przez Uczelnię do przetwarzania danych osobowych z obowiązującymi w Uczelni przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, które są zgodne z wymaganiami nałożonymi na mocy RODO. Osoba upoważniona potwierdza zapoznanie się z przepisami obowiązującymi w Uczelni, dotyczącymi ochrony danych osobowych.
9. Uczelnia zobowiąże osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych,
w szczególności do:
a) wykonywania obowiązków wynikających z Umowy - z należytą starannością, w zakresie zachowania poufności danych osobowych oraz ich zabezpieczenia;
b) nietworzenia kopii dokumentów - z zastrzeżeniem, przypadków, w których jest to niezbędne do prawidłowej realizacji Umowy;
c) zachowania tajemnicy w zakresie przetwarzanych danych osobowych, w tym zachowania w poufności danych osobowych oraz informacji o stosowanych sposobach ich zabezpieczenia, także po ustaniu stosunku prawnego łączącego osobę upoważnioną do przetwarzania danych osobowych z Uczelnią;
d) zabezpieczenia danych osobowych przed dostępem osób nieupoważnionych do przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych, przetwarzaniem z naruszeniem RODO lub krajowymi aktami w zakresie ochrony danych osobowych, o których mowa w § 24 ust. 1 lit. a, nieautoryzowaną zmianą, utratą, uszkodzeniem lub usunięciem - danych osobowych;
e) nieprzemieszczania dokumentów lub ich kopii poza miejsce przetwarzania;
f) przetwarzania danych osobowych - w czasie nie dłuższym niż czas niezbędny do zrealizowania zadań nałożonych na Uczelnię, na mocy Umowy.
§ 27 Naruszenie ochrony danych osobowych
1. Uczelnia jest zobowiązana do poinformowania PCI o wszelkich przypadkach naruszenia ochrony danych osobowych lub o ich niewłaściwym użyciu oraz naruszeniu obowiązków dotyczących ochrony powierzonych do przetwarzania danych osobowych. Zgłoszenie takie powinno odbywać się na adres: xxx@xxxxx.xxx oraz do Punktu kontaktowego: ul. T. Xxxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxx, telefon kontaktowy: x00 000 000 000.
2. W przypadku podejrzenia naruszenia ochrony danych osobowych, Uczelnia bez zbędnej zwłoki - w miarę możliwości, nie później niż w terminie 12 godzin po stwierdzeniu naruszenia - zgłasza je PCI, zgodnie z ust. 1. Zgłoszenie, o którym mowa w zdaniu pierwszym musi zawierać co najmniej elementy, o których mowa w art. 33 ust. 3 RODO oraz zawierać szczegółowe informacje umożliwiające określenie, czy naruszenie ochrony danych osobowych skutkuje wysokimi ryzykami naruszenia praw i wolności osób fizycznych. Do zgłoszenia przekazanego PCI po upływie 24 godzin dołącza się wyjaśnienie przyczyn opóźnienia - z zastrzeżeniem ust. 3.
3. Jeżeli - i w zakresie, w jakim informacji nie da się udzielić w tym samym czasie, Uczelnia może ich udzielać PCI stopniowo - bez zbędnej zwłoki - nie później jednak niż w terminie 24 godzin. Powiadomienie o stwierdzeniu naruszenia, powinno być przesłane wraz z wszelką niezbędną dokumentacją dotyczącą naruszenia.
4. W przypadku wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych, mogącego powodować w ocenie PCI wysokie ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych - Uczelnia, zgodnie z zaleceniami PCI - bez zbędnej zwłoki zawiadomi osoby, których to naruszenie ochrony danych osobowych dotyczy.
5. Zawiadomienie, o którym mowa w ust. 4 - jasnym i prostym językiem opisuje charakter naruszenia ochrony danych osobowych, zalecenia dla danej osoby fizycznej, co do minimalizacji potencjalnych niekorzystnych skutków oraz zawiera przynajmniej informacje i środki, o których mowa w art. 33 ust. 3 lit. b-d RODO. Informacje należy przekazywać osobom, których dane dotyczą, tak szybko, jak jest to rozsądnie możliwe, w ścisłej współpracy z PCI, z poszanowaniem wskazówek przekazanych przez PCI.
6. Uczelnia jest zobowiązana do dokumentowania wszelkich naruszeń ochrony danych osobowych, w tym okoliczności tego naruszenia, jego skutków oraz podjętych działań zaradczych. Dokumentacja ta musi pozwolić na weryfikację przestrzegania niniejszego paragrafu oraz art. 33 i 34 RODO.
7. W przypadku naruszenia przepisów z zakresu ochrony danych osobowych w związku z realizacją niniejszej Umowy przez Uczelnię - w następstwie czego Administrator danych osobowych przetwarzanych w ramach zbioru danych RPO WP 2014-2020 zostanie zobowiązany w szczególności do wypłaty odszkodowania lub ukarany grzywną, Uczelnia zobowiązuje się, o ile zażąda tego pisemnie Administrator, do przystąpienia do każdego sporu, którego wytoczenie nastąpi i pokrycia roszczeń kierowanych do Administratora, w każdym przypadku gdy roszczenia te na podstawie dostępnych dowodów obiektywnie uznane zostaną za zasadne, w szczególności gdy roszczenia te zostaną zasądzone prawomocnym orzeczeniem sądu lub nałożone na podstawie orzeczenia lub decyzji innego uprawnionego organu. W takim wypadku Xxxxxxxx zobowiązuje się do zwrotu Administratorowi wszelkich poniesionych przez niego kosztów związanych z ww. postępowaniami.
§ 28 Nadzór nad powierzonymi danymi osobowymi
1. Uczelnia jest zobowiązana poddać się kontrolom oraz audytom, w tym inspekcjom prowadzonym przez PCI, Instytucję Zarządzającą, Organ nadzorczy lub inne uprawnione podmioty w zakresie prawidłowości przetwarzania danych osobowych powierzonych do przetwarzania na mocy niniejszej Umowy i współpracuje przy ich przeprowadzaniu.
2. Pisemne zawiadomienie o zamiarze przeprowadzenia kontroli/audytu/inspekcji, o których mowa w ust. 1 powinno być przekazane Uczelni co najmniej w terminie 5 dni roboczych przed dniem rozpoczęcia. W uzasadnionych przypadkach możliwe jest skrócenie terminu, o którym mowa w zdaniu pierwszym.
3. Podmioty, o których mowa w ust. 1, mają prawo do:
a) wstępu do pomieszczeń, w których zlokalizowane są przetwarzane dane
osobowe;
b) przeprowadzenia w pomieszczeniach Uczelni niezbędnych badań lub innych czynności kontrolnych w celu oceny zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami prawa, o których mowa w § 24 ust. 1 lit. a oraz Umową;
c) żądania złożenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień w zakresie niezbędnym
do ustalenia stanu faktycznego;
d) wglądu do dokumentacji związanej z przetwarzaniem danych osobowych i wszelkich danych mających bezpośredni związek z przedmiotem kontroli/audytu/inspekcji oraz sporządzania ich kopii;
e) żądania udzielania informacji dotyczących przebiegu przetwarzania danych osobowych, oraz udostępnienia x.xx. rejestrów przetwarzania;
f) przeprowadzania oględzin urządzeń, nośników, systemów informatycznych,
służących do przetwarzania danych osobowych.
4. Kontrole/audyty/inspekcje, przeprowadza się w siedzibie Uczelni oraz w innych miejscach wykonywania przez niego zadań w procesie przetwarzania danych osobowych, w tym w miejscu przechowywania dokumentacji zawierającej dane osobowe. Uczelnia jest zobowiązana do umożliwienia kontrolerowi przeprowadzenia czynności kontrolnych oraz powinien udostępnić wszelkie żądane dokumenty i nośniki informacji związane z zakresem kontroli. Na żądanie kontrolera - Uczelnia jest obowiązana wydać kopie wskazanych dokumentów oraz tzw. zrzuty (wydruki) z ekranu komputera. Uczelnia jest zobowiązana czynnie uczestniczyć w prowadzonej kontroli, udzielać wyjaśnień, zapewnić terminowe udzielanie informacji przez osoby
posiadające upoważnienie do przetwarzania danych osobowych oraz być
w dyspozycji w czasie trwania kontroli, celem zapewnienia sprawnego jej przebiegu.
5. W przypadku powzięcia przez podmioty, o których mowa w ust. 1 wiadomości o rażącym naruszeniu przez Uczelnię zobowiązań wynikających w szczególności z przepisów prawa, o których mowa w § 24 ust. 1 lit. a oraz Umowy - Uczelnia umożliwi tym podmiotom - dokonanie kontroli/audytu/inspekcji bez wcześniejszego zawiadomienia.
6. Uczelnia jest zobowiązana do zastosowania się do zaleceń wydanych w wyniku kontroli/audytów/inspekcji, o których mowa w niniejszym paragrafie, dotyczących, w szczególności poprawy jakości zabezpieczenia danych osobowych oraz sposobu ich przetwarzania, w terminach określonych przez uprawnione podmioty.
7. Uczelnia współpracuje z Organem nadzorczym w zakresie wykonywanych przez niego zadań.
8. Uprawnienia podmiotów kontrolujących nie wyłączają uprawnień wynikających z wytycznych lub aktów prawnych w zakresie kontroli, wydanych x.xx. na podstawie RODO lub krajowych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.
9. Uczelnia zobowiązuje się niezwłocznie zawiadomić PCI o:
a) wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prowadzonych w szczególności przed Organem nadzorczym, urzędami państwowymi, policją lub przed sądem;
b) wydanych przez Organ nadzorczy decyzjach administracyjnych i rozpatrywanych skargach w zakresie wykonywania przez Uczelnię przepisów o ochronie danych osobowych dotyczących powierzonych danych;
c) innych działaniach uprawnionych organów wobec powierzonych danych
osobowych;
d) innych zdarzeniach mających lub mogących mieć wpływ na przetwarzanie powierzonych danych osobowych, w szczególności o wszystkich przypadkach naruszenia ochrony danych osobowych;
e) fakcie złożenia do Uczelni jakiejkolwiek skargi, żądania, pytania oraz innych oświadczeń osób fizycznych, których dane osobowe zostały powierzone na podstawie Umowy.
PCI Uczelnia
Załączniki:
1. Wniosek o objęcie projektu finansowaniem
2. Zakres powierzonych do przetwarzania danych osobowych
3. Wzór upoważnienia/odwołania do przetwarzania danych osobowych w ramach zbioru: Regionalny Program Operacyjny Województwa Podkarpackiego na lata 2014- 2020