na potrzeby szacowania wartości zamówienia

Szczegółowy Opis Przedmiotu Szacowania (zwany dalej: „SOPS”)

na potrzeby szacowania wartości zamówienia

Rozdział I. Cel i zakres zamówienia

1. Przedmiot zamówienia.

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie zapewnienia zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla uczestników warsztatów organizowanych w ramach projektu pn. Inwentaryzacja cennych siedlisk przyrodniczych kraju, gatunków występujących w ich obrębie oraz stworzenie Banku Danych o Zasobach Przyrodniczych.

2. Zamówienie obejmuje następujące elementy:

a) usługę noclegową - zapewnienie noclegów dla maksymalnie 18 osób w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania;

b) usługę gastronomiczną – zapewnienie wyżywienia: śniadanie dla maksymalnie 18 osób oraz kolacji dla maksymalnie 25 osób.

3. Kontekst realizacji zamówienia i wytyczne projektowe.

Zamówienie realizowane jest w ramach projektu nr POIS.02.04.00-00-0191/16 pn. Inwentaryzacja cennych siedlisk przyrodniczych kraju, gatunków występujących w ich obrębie oraz stworzenie Banku Danych o Zasobach Przyrodniczych, współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014-2020.

Zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie Projektu oraz zgodnie z zasadami opisanymi w dokumencie Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji (wersja z dnia 14 czerwca 2016 r. dostępna na stronie: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/00000/Xxxxxxxxxxx_xxxxxxxxxxxx_x_xxxxxxxxxxxx_xxxx

_promo_140616.pdf – wersja dla umów podpisanych do dnia 31 grudnia 2017 r.) każdorazowo na wszystkich dokumentach i materiałach graficznych powstałych w ramach realizacji umowy, Wykonawca umieści logo Programu Infrastruktura i Środowisko, logo Funduszu Spójności Unii Europejskiej oraz logo Generalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska (logo GDOŚ do pobrania ze strony: xxxx://xxx.xxxx.xxx.xx/xxxx-xx-xxxxxxxx) w następującym układzie:

Na wszystkich dokumentach i materiałach graficznych powstałych w trakcie realizacji Umowy Wykonawca umieści również informację o współfinansowaniu Umowy o treści: Współfinansowano w ramach Projektu nr POIS.02.04.00-00-0191/16 pn. Inwentaryzacja cennych siedlisk przyrodniczych kraju, gatunków występujących w ich obrębie oraz stworzenie Banku Danych o Zasobach Przyrodniczych ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko. Układ, kolorystyka oraz treść informacji o dofinasowaniu będzie każdorazowo uzgadniana z Zamawiającym w zależności od materiału.

4. Termin realizacji zamówienia.

Zamówienie będzie świadczone w terminie 17 – 18 listopada 2022 r.

5. Miejsce realizacji zamówienia.

a) hotel/obiekt hotelarski (zwany dalej „obiektem”) zlokalizowany w Warszawie, w odległości nie większej niż 1,5 km od miejsca realizacji warsztatów, tj. od Al. Xxxxxxxxxxxxxx 000, 00-000 Xxxxxxxx – liczonej po linii prostej za pomocą narzędzia mapy Google.

b) obiekt o standardzie co najmniej 3-gwiazdkowym, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2017 r. poz. 2166);

c) w obiekcie istnieje możliwość zakwaterowania dla 18 uczestników, w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania.

6. Uczestnicy.

a) Liczba osób korzystających z noclegów pomiędzy pierwszym, a drugim dniem warsztatów wraz ze śniadaniami drugiego dnia: maksymalnie 18 osób;

b) Liczba osób biorących udział w kolacji pierwszego dnia warsztatów: maksymalnie 25 osoby;

c) Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia liczby osób podanej w rozdz. I pkt. 6 lit. a i b o maksymalnie 4 osoby.

d) Przewidywana liczba uczestników została określona przez Zamawiającego w celu porównania ofert i wyboru Wykonawcy. Rozliczenie zmniejszenia zakresu zamówienia odbywać się będzie na podstawie cen jednostkowych zaoferowanych dla zamówienia podstawowego.

e) Informację o ostatecznej liczbie uczestników Zamawiający przekaże Wykonawcy nie później niż 7 dni kalendarzowych przed dniem rozpoczęciem warsztatów.

Rozdział II. Zobowiązania Wykonawcy:

1. Usługa noclegowa.

a) usługa noclegowa obejmuje zapewnienie w jednym obiekcie noclegów dla maksymalnie 18 osób, w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania (z możliwością zmniejszenia zamówienia w zależności od ostatecznej liczby uczestników szkoleń), w dniu 17 listopada 2022 r., z zastrzeżeniem, że cena noclegu w pokoju jednoosobowym musi być równa cenie noclegu w pokoju dwuosobowym do pojedynczego wykorzystania.

b) Zamawiający nie będzie pokrywał dodatkowych kosztów (oprócz wskazanych w SOPS) związanych z pobytem w obiekcie uczestników warsztatów, dla których została dokonana rezerwacja. Wszelkie dodatkowe należności (jak np. opłata za przedłużenie pobytu, korzystanie z dodatkowych usług hotelu i inne wykraczające poza zakres SOPS) obsługa obiektu powinna uregulować indywidualnie z gościem korzystającym z tych usług.

c) Pokoje dla uczestników powinny być zaopatrzone w pojedyncze miejsca do spania, bezpłatny dostęp do stabilnej sieci WiFi w każdym pokoju, szafę ubraniową oraz łazienkę z wanną lub kabiną natryskową, umywalką, lustrem oraz WC.

2. Usługa gastronomiczna

a) Usługa gastronomiczna polega na zapewnieniu wyżywienia i obejmuje:

- w dniu 17 listopada 2022 r. kolację dla maksymalnie 25 osób;

- w dniu 18 listopada 2022 r. śniadanie dla maksymalnie 18 osób.

b) Każdy posiłek powinien być urozmaicony oraz przygotowany w liczbie odpowiadającej liczbie uczestników odbywających się warsztatów, w taki sposób by dla każdej osoby przewidziana była co najmniej jedna porcja potrawy. Konieczne jest również uwzględnienie posiłków wegańskich (bez produktów pochodzenia zwierzęcego). Stosunek ilości porcji mięsnych do wegańskich 50:50.

c) Śniadanie dla wszystkich zakwaterowanych osób, uwzględniając możliwość bezkosztowego zmniejszenia przez Zamawiającego liczby tych uczestników, zgodnie z rozdziałem I pkt. 6 lit. c)

– w formie szwedzkiego stołu, w tym: jasne i ciemne pieczywo, masło, wędliny, deska serów, twarożek, jogurty naturalne i owocowe, mleko, w tym mleko bez laktozy lub napój roślinny, płatki zbożowe, dżem, wybór świeżych owoców i warzyw (minimum 2 rodzaje, pokrojone), ciepły posiłek (tj. jajecznica, jajka gotowane, parówki lub kiełbaski na ciepło, naleśniki itp.), kawa z ekspresu, herbata z dodatkami (tj. cukier, cukier brązowy, miód naturalny, słodzik, cytryna), woda mineralna gazowana i niegazowana. Xxxxxxxxx powinno być zapewnione w takich godzinach, aby umożliwić uczestnikom spożycie najpóźniej do godziny 8.30.

d) Kolacja dla wszystkich uczestników warsztatów, uwzględniając możliwość bezkosztowego zmniejszenia przez Zamawiającego liczby tych uczestników, zgodnie z rozdziałem I pkt. 6 lit. c) w formie szwedzkiego stołu, w tym: 2 dania główne ciepłe (potrawa mięsna oraz jedno danie wegetariańskie), wędliny, sery, wybór świeżych warzyw i owoców, jasne i ciemne pieczywo, masło, herbata z dodatkami (tj. cukier, cukier brązowy, miód naturalny, słodzik, cytryna), soki, woda mineralna (gazowana i niegazowana). Planowana godzina kolacji to 18.00/19.00 jednak konkretna godzina zostanie przekazana Wykonawcy nie później niż 7 dni kalendarzowe przed dniem rozpoczęciem warsztatów.

e) Na minimum 10 dni kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia warsztatów, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu dwie różne propozycje menu. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zgłaszania zmian do proponowanego menu. Menu będzie wymagało akceptacji Zamawiającego.

f) Na minimum 7 dni kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia warsztatów Zamawiający przekaże informację o ewentualnej liczbie osób posiadających szczegółowe wymagania dotyczące diety, np. dieta bezglutenowa, bez laktozy, uczulenia na wybrane składniki, dla których Wykonawca zapewni odrębne posiłki.

g) W celu realizacji usługi gastronomicznej Wykonawca zapewni: obsługę kelnerską, stoły oraz krzesła w celu spożywania posiłków w liczbie odpowiedniej do liczby uczestników oraz odpowiednią liczbę stołów bufetowych w celu wyeksponowania posiłków, zbieranie naczyń oraz resztek pokonsumpcyjnych niezwłocznie po zakończeniu posiłku przez każdego uczestnika

oraz bieżące usuwanie i utylizację odpadów i śmieci, monitorowanie czystości toalet udostępnionych do dyspozycji uczestnikom.

h) Wykonawca w czasie realizacji usługi gastronomicznej zapewni obrusy, serwetki oraz pełną zastawę. W trakcie świadczenia usług gastronomicznych, Wykonawca zobowiązuje się do wykorzystywania wyłącznie naczyń wielokrotnego użytku (Zamawiający nie dopuszcza przy realizacji zamówienia posługiwania się zastawą wykonaną z tworzyw sztucznych).

i) Wyżywienie będzie dostępne w tym samym budynku, w którym zapewniony był nocleg, lub w odległości nie większej niż 50 m od tego budynku.

3. Dodatkowe warunki dla Wykonawcy

Wykonawca wyznaczy osobę do współpracy i bieżących kontaktów z Zamawiającym. Bieżąca współpraca będzie polegała na kontaktach za pośrednictwem telefonu, poczty elektronicznej lub w formie pisemnej. Wykonawca będzie zobowiązany do informowania na bieżąco o każdym problemie w realizacji zadań.