Istotne postanowienia umowy ZP-21/FRSE/2014 – Pakiet B, C, D zawarta w ...................... r. w Warszawie, w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego




Numer postępowania ZP-21/FRSE/2014 Załącznik nr 2b, 2c, 2d do SIWZ



Istotne postanowienia umowy

ZP-21/FRSE/2014 – Pakiet B, C, D

zawarta w ...................... r. w Warszawie,

w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

w trybie przetargu nieograniczonego



pomiędzy:


Fundacją Rozwoju Systemu Edukacji z siedzibą w Warszawie 00-551 przy
xx. Xxxxxxxxxxxx 00, xxxxxxxxxxx XXX 000-00-00-000, REGON 010393032, zarejestrowaną
w Sądzie Rejonowym dla x.xx. Warszawy XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 24777,

reprezentowaną przez: - Xxxxxxx Xxxxxx – z-cę Dyrektora Generalnego FRSE

zwaną dalej Zamawiającym


oraz


……………..z siedzibą w …………… zwaną w treści umowy „Wykonawcą”, reprezentowaną przez:

…………………………..

zwanym dalej Wykonawcą


o następującej treści:


§ 1 Przedmiot umowy

  1. Przedmiotem umowy jest świadczenie usługi hotelarsko-gastronomicznej w zakresie spotkań i konferencji na rzecz programów funkcjonujących w ramach Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji.

  2. Usługa świadczona w oparciu o niniejszą umowę powinna odpowiadać co najmniej wymaganiom określonym przez Zamawiającego w Formularzu Oferty Wykonawcy z dnia: .............. stanowiącym załącznik nr 1 do umowy oraz Opisie Przedmiotu Zamówienia stanowiącym załącznik nr 2 do umowy.

  3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niezrealizowania przedmiotu zamówienia w całości tj.: w zakresie wartościowym lub ilościowym, a Wykonawca oświadcza, że nie będzie wnosił z tego tytułu żadnych roszczeń. Ilości zamówionych usług będą wynikać z bieżącego zapotrzebowania Zamawiającego.

  4. Zamawiającego ma możliwości zamawiania usług, o których mowa w ust. 1, od osób trzecich.


§ 2 Czas trwania umowy

Umowa została zawarta od dnia podpisania na okres 12 miesięcy.


§ 3 Porozumiewanie się stron

  1. Osobami uprawnionymi ze strony Zamawiającego do kontaktu z Wykonawcą w sprawach związanych z wykonywaniem niniejszej umowy są Pracownicy Zamawiającego wskazywani każdorazowo w Formularzu Zamówienia stanowiącym załącznik nr 3 do umowy.

  2. Osobą uprawnioną ze strony Wykonawcy do kontaktu z Zamawiającym w sprawach związanych z wykonywaniem niniejszej umowy jest: ................... tel.: ...................., mail: ..................................

  3. Wszelka korespondencja będzie kierowana na adres mailowy Wykonawcy: ..........................

  4. Zmiana danych wskazanych w ust. 2 i 3 nie stanowi zmiany Umowy i wymaga jedynie pisemnego powiadomienia drugiej Strony


§ 4 Sposób realizacji

  1. Zamawiający będzie zlecał wykonanie usługi sukcesywnie, według swoich potrzeb. 2. Każdorazowe zamówienie usługi nastąpi według poniższych zasad:

  1. Pracownik Xxxxxxxxxxxxx przekaże Wykonawcy swoje wstępne zapotrzebowanie na usługi związane z danym spotkaniem, które Zamawiający planuje zorganizować w siedzibie Wykonawcy. Pracownik Zamawiającego i Wykonawca uzgodnią mailowo szczegóły dotyczące realizacji spotkania (x.xx. termin, sale, pokoje, sprzęt, menu).
    W przypadku gdyby strony nie były w stanie ustalić terminu odpowiadającego obu stronom spotkanie nie odbędzie się u Wykonawcy a Zamawiający zorganizuje spotkanie we własnym zakresie, rezygnując z jakichkolwiek roszczeń wobec Wykonawcy.

  2. Po dokonaniu uzgodnień szczegółowych dotyczących spotkania pracownik Zamawiającego prześle na adres mailowy Wykonawcy, kompletny (wypełniony i podpisany w całości) Formularz Zamówienia, który potwierdzi wcześniejsze ustalenia.

  3. W przypadku braku akceptacji zaproponowanego menu Wykonawca zobowiązany będzie do realizacji usługi na podstawie standardów określonych w Opisie Przedmiotu Zamówienia. W takim przypadku, Zamawiający ma również prawo do rezygnacji z realizacji danego zamówienia w oparciu o ustalone w umowie terminy anulacji bezkosztowej.

  1. Zamawiający dopuszcza odstępstwo od standardów określonych w Opisie Przedmiotu Zamówienia na realizację wybranych spotkań. W takim przypadku Wykonawca jest zobowiązany zaproponować sposób realizacji nie gorszy niż określony w Opisie Przedmiotu Zamówienia i w cenach jednostkowych nie wyższych niż określone w Formularzu Oferty. Wykonawca w każdym takim przypadku jest zobligowany do posiadania potwierdzenia, iż Zamawiający zaakceptował odstępstwo od standardu.

  2. Zamawiający zobowiązuje się zgłaszać ostateczne zapotrzebowanie na wyżywienie do 5 dni roboczych przed rozpoczęciem spotkania, przez co rozumie się zarówno menu jak i liczbę uczestników spotkania. Liczba ta jest uważana przez strony jako faktyczna liczba uczestników spotkania w dalszych zapisach umowy i jako taka stanowi podstawę do wyliczenia kosztu spotkania.

  3. Zamawiający na wniosek Wykonawcy może udzielić zaliczki na poczet wykonania zamówienia. Podstawą wypłacenia zaliczki będzie faktura zaliczkowa.



§ 5 Wynagrodzenie i płatności

  1. Wynagrodzenie Wykonawcy (wartość umowy) nie może przekroczyć kwoty…… zł brutto (słownie:………………………. zł) w tym kwota netto i należny podatek VAT.

  2. Wynagrodzenie będzie przysługiwało Wykonawcy za faktycznie zrealizowane zamówienia i będzie stanowiło sumę iloczynów cen jednostkowych netto poszczególnych usług określonych w Formularzu Oferty Wykonawcy. Do wynagrodzenia zostanie doliczony podatek VAT w stawce obowiązującej w chwili powstania obowiązku podatkowego.

  3. Po wykonaniu każdej usługi Wykonawca wystawi fakturę VAT, której podstawą obliczenia będzie faktyczna liczba uczestników spotkania i Formularz Zamówienia z zastrzeżeniem ustalonych w umowie terminów anulacji bezkosztowej.

  4. Faktura powinna (w treści lub w załączniku) zawierać wyspecyfikowanie wielokrotności wykonanych pozycji zamówienia zgodnie z Opisem Przedmiotu Zamówienia i Formularzem Zamówienia, co umożliwi Zamawiającemu weryfikację poprawności naliczonego wynagrodzenia.

  5. Zapłata należności nastąpi w terminie 14 dni od przekazania faktury VAT do Zamawiającego. Płatność zostanie dokonana przelewem bankowym na konto Wykonawcy określone w fakturze. Zapłata następuje w dniu obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

  6. Faktura wystawiona niezgodnie z ust. 4 może spowodować naliczenie ponownego 7-dniowego terminu płatności liczonego od dnia otrzymania prawidłowo wystawionego dokumentu.

  7. Wykonawca zobowiązuje się do przedstawiania Zamawiającemu comiesięcznych raportów z realizacji umowy w postaci zestawienia zbiorczego (w wersji elektronicznej) wykonanych usług (wystawionych faktur), w nieprzekraczalnych terminach: - do 10 dnia miesiąca następnego na adres: xxxxxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 tylko w tych miesiącach, w których usługa była realizowana.


§ 6 Kary umowne

  1. Za niewykonanie bądź nienależyte wykonanie umowy będzie uznane stwierdzenie przez Zamawiającego braków/wad jakościowych lub ilościowych świadczonych usług, takich jak:

    1. niespełnianie przewidzianych w Opisie Przedmiotu Zamówienia wymogów określonych dla miejsca świadczenia usługi, z zastrzeżeniem odstępstw od Opisu Przedmiotu Zamówienia ustalonych mailowo pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą.

    2. niespełnianie przewidzianych w Opisie Przedmiotu Zamówienia wymogów dla usług polegających na zapewnieniu wyżywienia, z zastrzeżeniem odstępstw od Opisu Przedmiotu Zamówienia ustalonych mailowo pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą.

  2. W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego nienależytego wykonania usługi zostanie sporządzony Protokół, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do umowy.

  3. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 15% wartości zamówienia.

  4. Wykonawca ma prawo do naliczenia odsetek ustawowych za każdy dzień zwłoki w przypadku przekroczenia przez Zamawiającego terminu płatności faktur.

  5. Całkowite odwołanie przez Zamawiającego dokonanego zamówienia uprawnia Wykonawcę (z zastrzeżeniem § 7 ust. 4), do naliczenia kar umownych według poniższych zasad:

a) 31-22 dni przed spotkaniem -10 % szacowanej wartości zamówienia

b) 21-15 dni przed spotkaniem - 30% szacowanej wartości zamówienia

c) 14-8 dni przed spotkaniem - 60 % szacowanej wartości zamówienia

d) 7-0 dni przed spotkaniem - 100 % szacowanej wartości zamówienia


§ 7 Odstąpienie od umowy

  1. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od umowy
    z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy między innymi o których mowa w § 6 ust.1

  2. Zamawiającemu przysługuje prawo do odstąpienia od umowy w przypadku, gdy Wykonawca nie zrealizuje lub zrealizuje nienależycie dwa spotkania na zasadach określonych w Opisie Przedmiotu Zamówienia.

  3. Odstąpienie od umowy nie pozbawia Zamawiającego prawa do naliczenia kar umownych, o których mowa w § 6.

  4. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie miesiąca od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach.

  5. Umowa może zostać rozwiązana przez każdą ze stron z trzymiesięcznym terminem wypowiedzenia.


§8 Postanowienia końcowe

  1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamówienia usług, nieprzewidzianych w Opisie Przedmiotu Zamówienia stanowiącym załącznik nr 2 do umowy. W takim przypadku zastosowanie będą miały ceny uzgodnione wspólnie na podstawie aktualnego cennika Wykonawcy. Zamawiający oświadcza, że nie ponosi odpowiedzialności co do roszczeń wynikających z tytułu kosztów wynikających z zamówień indywidualnych uczestników szkolenia, za które to wydatki płacą goście Zamawiającego indywidualnie przy wymeldowaniu z Hotelu gotówką lub kartą kredytową. Hotel ma prawo do uzyskania od gości gwarancji finansowej na poczet rachunków za usługi dodatkowe. Przez gwarancję rozumie się depozyt gotówkowy lub podanie rodzaju, numeru i daty ważności karty kredytowej. Gwarancja realizowana jest w dniu przyjazdu gości.

  2. W przypadku szkód powstałych w trakcie realizacji zamowienia z winy uczestników szkolenia odpowiedzialność Zamawiającego oraz uczestników jest solidarna.

  3. Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy mogą nastąpić wyłącznie w granicach ustawy Prawo zamówień publicznych za zgodą obu Stron i pod rygorem nieważności wymagają formy pisemnej.

  4. Wszelkie spory wynikające z niniejszej umowy lub powstające w związku z nią strony zobowiązują się rozstrzygać w drodze mediacji, a w przypadku braku możliwości osiągnięcia porozumienia przekazać je do rozstrzygnięcia przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego.

  5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jednym dla Zamawiającego i jednym dla Wykonawcy



Załączniki:

      1. Formularz oferty;

      2. Opis przedmiotu zamówienia;

      3. Wzór formularza zamówienia;

      4. Wzór zestawienia zbiorczego wykonywanych usług;

      5. Wzór protokołu z nienależycie wykonanej Usługi.


Wykonawca

Zamawiający


4 | Strona


Document Metadata

Filed: March 28th, 2014