UMOWA /2024

Postępowanie zakupowe nr KZ/09/134/2023

Załącznik nr 8

UMOWA /2024

zawarta w dniu pomiędzy:

Zakłady Mechaniczne „BUMAR-ŁABĘDY” S.A. z siedzibą w Gliwicach, ul. Xxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxx, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy w Gliwicach, X Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0000016872, NIP 000-000-00-00, kapitał zakładowy w wysokości 134.552.085,00zł - opłacony w całości, posiadającą status dużego przedsiębiorcy w rozumieniu art. 4 pkt 6) ustawy z dnia 8 marca 2013 roku o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, reprezentowaną przez:

1. ……………………………………..……….…

2. ……………………………………..….………

zwaną dalej Zamawiającym

a

1. ………………………………….….…………..

2. …………………………………………………..

zwanym dalej Wykonawcą

łącznie zwanymi „Stronami” albo każda z osobna „Stroną”.

Umowa zostaje zawarta w oparciu o przeprowadzone postępowanie o udzielenie zamówienia w trybie pkt 6 pkt. c) przetarg nieograniczony wraz zapytaniem ofertowym - zgodnie z postanowieniami Regulaminu Postępowań Zakupowych oraz zawierania umów na dostawy, usługi i roboty budowlane Zakładów Mechanicznych „BUMAR – ŁABĘDY” S.A. numer postępowania: KZ/09/134/2023 Usługa wynajmu i serwisu odzieży roboczej i ochronnej na terenie Zakładów Mechanicznych „BUMAR- ŁABĘDY ” S.A.

Przedmiot Umowy

§ 1

1. Przedmiotem niniejszej Umowy jest świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego dostawy i najmu:

a) odzieży roboczej i ochronnej (dalej zwana również odzieżą) oraz jej serwis, którego zakres został szczegółowo określony w § 3 Umowy, na terenie Zakładów Mechanicznych „BUMAR- ŁABĘDY” S.A.;

b) 112 szafek 5 – skrytkowych 2800 skrytek;

c) 16 brudowników;

zwane dalej łącznie Przedmiotem Umowy..

2. Szczegółowy opis przedmiotu umowy wraz cenami jednostkowymi określa załącznik nr 1 do niniejszej Umowy.

3. Wykonawca oświadcza, że zapoznał się ze wszystkimi warunkami, które są niezbędne do wykonania Przedmiotu Umowy bez konieczności ponoszenia przez Zamawiającego jakichkolwiek dodatkowych kosztów, poza określonymi w § 5 ust. 1 Umowy.

4. Wykonawca zobowiązuje się wykonać Przedmiot Umowy z zachowaniem należytej profesjonalnej staranności, przy wykorzystaniu posiadanej wiedzy i doświadczenia, chyba że z postanowień Umowy wynika szersza odpowiedzialność Wykonawcy.

5. Wykonawca oświadcza, że Przedmiot Umowy spełniał będzie wszelkie wymagania umożliwiające dopuszczenie do obrotu gospodarczego na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej.

6. Wykonawca oświadcza, iż wykupi odzież roboczą i ochronną od dotychczasowej firmy świadczącej usługi w tym zakresie dla Zakładów Mechanicznych „BUMAR-ŁABĘDY „

S.A. , za cenę i na warunkach uzgodnionych z tym podmiotem oraz będzie dostarczał i serwisował w ramach Przedmiotu Umowy również rzeczona odzież.

Termin realizacji Umowy

§ 2

Umowa zostaje zawarta na okres 3 lat od dnia podpisania Umowy.

Obowiązki Wykonawcy

§ 3

1. Wykonawca w ramach przedmiotu Umowy zobowiązuje się w okresie trwania Umowy do świadczenia następujących usług na rzecz Zamawiającego:

• wynajem kompletów odzieży roboczej i ochronnej, dla 560 pracowników, szczegółowo wskazanej w Załączniku nr….

• pranie odzieży raz w tygodniu;

• bieżąca naprawa zniszczonej odzieży;

• wymiana odzieży uszkodzonej wyniku naturalnego użytkowania;

• sortowanie, składanie i rozmieszczanie odzieży w wynajmowanych szafach dostarczonych przez Wykonawcę;

• dostarczenia dodatkowej odzieży rezerwowej dla nowo przyjmowanych pracowników, w ilości 3 szt. z każdego rozmiaru w specjalnie przystosowanej do tego szafce;

• dostawę i odbiór odzieży własnym transportem;

• realizacje nowych zamówień na dostawę odzieży do 7 dni roboczych od daty zgłoszenia zapotrzebowania;

• przydzielenie opiekuna klienta do opieki nad prawidłową realizacją Umowy;

• dostęp do elektronicznego konta obsługi klienta zapewniającego indywidualny dostęp do wszelkiego rodzaju zestawień i statystyk dotyczących odzieży będącej

w obrocie oraz możliwość składania wszelkich reklamacji;

• prowadzenie bieżącej ewidencji odzieży, z uwzględnieniem w systemie pracownika wyrejestrowanego w danym tygodniu;

• wynajem nowych szaf skrytkowych oraz wsypów na odzież brudną w ilości dostosowanej do stanu zatrudnienia;

• wynajem szaf skrytkowych wraz z dopasowanym do niej kluczem (który zapewnia odpowiednie zabezpieczenie przed kradzieżą i włamaniem oraz bezpieczny dostęp) odpowiadającej ilości pracowników Zamawiającego;

• rozpatrzenie reklamacji na podstawie dokumentacji fotograficznej w terminie nie dłuższym niż 3 dni od dnia przekazania reklamacji poprzez elektroniczne konto obsługi klienta lub drogą mailową;

• wynajem brudowników w ilości 16 sztuk.

2. Pralnia Wykonawcy powinna posiadać wdrożony i certyfikowany system zarządzania jakością, a środki czystości używane do prania odzieży nie mogą wywoływać alergii, chorób i zmian skórnych u pracowników oraz muszą być dopuszczone do obrotu na terenie UE.

3. Przed pierwszą dostawą odzieży roboczej i ochronnej Wykonawca dokona pomiaru rozmiarów pracowników dla których rzeczona odzież będzie przeznaczona oraz ich dostosowania poprzez przeróbki krawieckie, przeszycia oraz uzupełnienie oraz dopasuje indywidualnie do pracownika dla którego ta odzież ma być przeznaczona.

4. Termin wykonania obowiązków wskazanych w ust. 3 powyżej wynosi 14 dni od daty podpisania niniejszej Umowy.

5. Zasady określone w ust. 3 powyżej stosuje się analogiczne w przypadku przyjęcia nowego pracownika.

6. W sytuacjach awaryjnych, po uprzednim powiadomieniu Wykonawcy, Wykonawca dostarczy Odzież zastępczą (depozytową) w terminie 2 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia.

7. Wykonawca oświadcza, że spełnia wszystkie wymogi formalne i prawne konieczne do prawidłowego wykonania Przedmiotu Umowy.

Obowiązki Zamawiającego

§ 4

1. Zamawiający zobowiązuje się do korzystania z Przedmiotu Umowy zgodnie z jego przeznaczeniem i w sposób zapewniający jego zużycie w stopniu wynikającym z jego prawidłowego używania związanego z naturalnym zużyciem . Odzież wina być przechowywana w sposób zgodny z jej właściwościami, a szczególności chroniona przed wilgocią i pleśnią. Ewentualne naprawy szafek winny być wykonywane przez Wykonawcę na jego koszt, w terminie 2 dni roboczych od daty zgłoszenia usterki lub konieczności naprawy na adres mailowy …… .

2. Odzież może być serwisowana jedynie przez Wykonawcę w terminach uzgodnionych przez Strony Umowy w Harmonogramie stanowiącym Załącznik do Umowy nr 3. Zamawiający nie ma prawa sam prać, ani zlecać tych czynności osobom trzecim, poza przypadkiem kiedy Wykonawca opóźnia się z odebraniem brudniej odzieży o 7 dni roboczych, w takim przypadku Zamawiający ma prawo do zlecenia takiej czynności podmiotowi trzeciemu na koszt i ryzyko Wykonawcy.

3. Szafki na odzież brudną i czysta mogą być wykorzystywane tylko do przechowywania odzieży roboczej będącej Przedmiotem Umowy.

4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wykupu wynajmowanych szafek oraz odzieży po upływie okresu obowiązywania Umowy.

5. Poprzez naprawę odzieży Strony rozumieją naprawę każdego rodzaju uszkodzenia np. x.xx. naprawa rozdarć, przyszycie łaty lub guzika, wymiana uszkodzonego zamka. Wykonawca dokonuje naprawy uszkodzonej odzieży na własny koszt.

Wynagrodzenie

§ 5

1. Miesięczne wynagrodzenie ryczałtowe za świadczenie przez Wykonawcę usług wskazanych w niniejszej Umowie wynosi …… zł netto (słownie: ),

szczegółowo określone w formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik do Umowy nr 2.

2. Strony ustalają, iż w trakcie obowiązywania Umowy Wynagrodzenie nie ulegnie zmianie.

3. Do Wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1 powyżej, zostanie doliczony podatek VAT, zgodnie ze stawką obowiązującą w dniu wystawienia faktur VAT. Faktura VAT zostanie wystawiona nie wcześniej, niż w ostatnim dniu miesiąca, w którym świadczono usługi.

4. Wynagrodzenie za wykonanie Przedmiotu Umowy obejmuje jego pełną wartość wraz wszystkie określone prawem podatki (poza podatkiem VAT), opłaty oraz koszty związane z realizacją Umowy, w tym koszty dostawy i odbioru oraz wszelkie pozostałe niezbędne do poniesienia celem terminowej i prawidłowej realizacji niniejszej Umowy.

5. Zapłata Wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1 powyżej nastąpi przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy każdorazowo wskazany na fakturze.

6. Zapłata Wynagrodzenia nastąpi w terminie do 30 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT.

7. Za datę zapłaty Wynagrodzenia przyjmuje się datę obciążenia rachunku Zamawiającego.

8. Wykonawca nie może dokonać cesji wierzytelności wynikających z Umowy, ani regulować ich w drodze kompensat, bez uzyskania pisemnej zgody Zamawiającego pod rygorem nieważności.

9. Zamawiający ma prawo wstrzymać się z zapłatą Wynagrodzenia, w przypadku gdy numer konta bankowego wskazanego przez Wykonawcę na fakturze nie został zgłoszony na tzw. Białą listę podatników VAT, w takim przypadku termin płatności faktury biegnie od daty doręczenia Zamawiającemu faktur z prawidłowymi danymi.

Reklamacje

§ 6

1. Zamawiający zobowiązuje się dokonać sprawdzenia jakościowego i ilościowego każdorazowej dostawy w terminie nie przekraczającym 2 dni od daty jej otrzymania.

2. Wszelkie reklamacje ilościowe i jakościowe dostarczonych w ramach Umowy artykułów Zamawiający jest obowiązany zgłosić w ciągu dwóch dni roboczych od dnia dostawy.

3. Reklamacje zgłoszone ustnie wymaga potwierdzenia e- mailem na adres w

terminie 2 -dni roboczych od zgłoszenia ustnego.

4. Podstawą reklamacji ilościowej jest ewidencja Zamawiającego.

5. Reklamację jakościową należy zgłosić w terminie 2 dni roboczych od ujawnienia jej podstawy, jednak odzież musi zostać zwrócona do Wykonawcy bez śladów użytkowania.

6. W uzasadnionych przypadkach podstawą do rozpatrzenia reklamacji może być dołączone zdjęcie.

7. O zasadności i sposobie załatwienia reklamacji Wykonawca poinformuje pisemnie Zamawiającego w terminie 2 dni roboczych od daty jej otrzymania.

Rozwiązanie Umowy

§ 7

1. Zgłoszenia zapotrzebowania na nową odzież dokonywane będą e-mailem, lub poprzez elektroniczny system monitorowania obiegu odzieży i jej ewidencji do Wykonawcy przez osobę odpowiedzialną za wykonanie Umowy ze strony Zamawiającego, wskazaną do kontaktu w Umowie.

2. Wykonawca jest zobowiązany do udostępniania poprzez elektroniczny system monitorowania obiegu odzieży i jej ewidencji wyznaczonym przedstawicielom Zamawiającego wszelkich informacji odnośnie odzieży (ilości zabranej do prania, ilości odzieży dostarczonej do szafek skrytkowych w poszczególnych dniach i lokalizacjach, ilości odzieży wymagającej naprawy i naprawionej).

3. Dostęp do elektronicznego systemu monitorowania obiegu odzieży i jej ewidencji Wykonawcy zawierającego powyższe dane, Wykonawca jest zobowiązany przekazać nie później niż na dzień przed rozpoczęciem wykonywania usług związanych z praniem odzieży roboczej .

4. Poprzez elektroniczny system monitorowania obiegu odzieży i jej ewidencji Zamawiający ma możliwość dostępu do konta Klienta, raportowania z prania do plików .xls, .xlsx, identyfikacji Odzieży na podstawie etykiet, lub poprzez odczytanie z czipa.

5. Wykonawca będzie udostępniał raporty, w drodze elektronicznej.

6. Wykonawca zapewnia Zamawiającemu generowanie raportów z elektronicznego systemu monitorowania obiegu odzieży i jej ewidencji w ustalonym z Zamawiającym zakresie, natomiast 1 raz w miesiącu dostarczy raport z podsumowaniem zrealizowanych usług. Comiesięczny raport obejmował będzie: rejestrację każdego zdarzenia związanego z przedmiotem umowy, liczbę odebranej i dostarczonej w tygodniu odzieży, liczbę napraw, wymianę szafki lub brudownika, dostarczenie zagubionego kluczyka do szafki, wymianę zamka w szafce itp.

Rozwiązanie Umowy

§ 8

1. Niniejsza Umowa może zostać rozwiązana przez każdą ze Stron z 3 miesięcznym okresem wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.

2. Zamawiający ma prawo wypowiedzenia Umowy ze skutkiem natychmiastowym przed upływem terminu na jaki została zawarta , w przypadku nie wywiązywania się przez Wykonawcę z istotnych postanowień Umowy.

3. Po rozwiązaniu lub wygaśnięciu Umowy Zamawiający ma prawo wykupić w całości lub w części odzież i/lub szafy skrytkowe. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o woli zakupu odzieży i/lub szaf skrytkowych piśmiennie w terminie 7 dniu od daty rozwiązanie lub wygaśnięcia Umowy. W takim przypadku Strony przystąpią do negocjacji cen zakupu.

Pozostałe postanowienia

§ 9

1. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień Umowy w stosunku do treści oferty w następujących przypadkach:

⮚ Wystąpiły okoliczności nieprzewidziane w chwili zawarcia Umowy;

⮚ Zmiany przepisów prawnych;

⮚ Wystąpienia sytuacji działania siły wyższej niezależnej od Strony Umowy;

2. Wszelkie zmiany i uzupełnienia treści umowy wymagają formy pisemnej w postaci aneksu podpisanego przez obie Strony, pod rygorem nieważności.

Kary umowne

§ 10

Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kare umowną:

a) za każdy dzień opóźnienia w dostarczeniu odzieży

wypranej/naprawionej/wymienionej na nową wysokości 200 zł;

b) za odstąpienie Zamawiającego od umowy z winy Wykonawcy w wysokości trzykrotności Wynagrodzenia określonego w § 5 ust. 1 Umowy;

Postanowienie końcowe

§ 11

1. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych w związku z realizacją niniejszej umowy, na podstawie zapisów Umowy o zachowaniu poufności stanowiącej załącznik nr 3 do Umowy.

2. Przez dni robocze strony rozumieją dni od poniedziałku do piątku z wyłączeniem sobót i dni ustawowo wolnych od pracy.

3. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

4. Wszelkie spory wynikające z wykonania niniejszej Umowy Strony poddają pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego dla siedziby Zamawiającego.

5. W sprawach nieuregulowanych w Umowie mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego.

6. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

7. Integralną część niniejszej Umowy stanowi dokumentacja przetargowa oraz wszelkie załączniki do Umowy.

8. W przypadku, gdy którykolwiek zapis niniejszej Umowy lub jej załączników stanie się niewykonalny lub sprzeczny z obowiązującym prawem, Strony przystąpią do negocjacji w

dobrej wierze oraz ustalą jego nowe brzmienie spełniające cel pierwotny zapisy i wymogi prawem przepisane.

ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA

Załączniki do Umowy :

1. SPP wraz z załącznikami (w tym OPZ)

2. Formularz ofertowy – Załącznik nr 2

3. Harmonogram – Załącznik nr 3

4. Umowa o zachowaniu poufności – Załącznik nr 3 do wizji lokalnej

5. KRS Zamawiającego - Załącznik nr 5

6. KRS/CEIDG Wykonawcy - Załącznik nr 6