UMOWA

UMOWA

NA ZAKUP I WDROŻENIE OPROGRAMOWANIA

zawarta w Gdańsku w dniu r. („Umowa”) pomiędzy:

LOTOS Kolej Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku, kod 00-000 xxxx xx. Xxxxxxxx 00, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS 0000135118, o kapitale zakładowym 2.000.000 PLN, posiadającą nr NIP 000-00-00-000 oraz nr REGON 191939022, BDO: 000008501, zwaną dalej „Zamawiającym” lub „LOTOS Kolej”, reprezentowaną przez:

………………………….……………………….……

…………………………………………….….……… i

……………………….. z siedzibą w …., kod ……. ul……, posiadającą nr NIP oraz

nr REGON , zwaną dalej „Wykonawcą”,

reprezentowaną przez:

………………………….……………………….……

…………………………………………….….………

zwani łącznie w dalszej części niniejszej Umowy „Stronami” lub osobno „Stroną”.

Na skutek przeprowadzonego przez Zamawiającego postępowania na wybór kontrahenta pn.

„Elektroniczny Portal Obiegu dokumentów w LOTOS Kolej” o nr LK-028/2020/PWK, Strony postanawiają zawrzeć umowę o następującej treści:

§ 1.

PRZEDMIOT UMOWY

1. Zamawiający zamawia, a Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć, zainstalować, uruchomić, wdrożyć i utrzymywać system informatyczny pn. ….. w siedzibie Zamawiającego i na jego potrzeby (dalej: „System”) na warunkach opisanych w niniejszej Umowie, a także dokonać odpowiedniego przeszkolenia grupy pracowników Zamawiającego z obsługi Systemu (dalej łącznie: „Przedmiot Umowy”).

2. System będzie spełniał wymagania i kryteria (funkcjonalności) szczegółowo określone w Załączniku nr 1 do Umowy.

§ 2.

GRUPA KAPITAŁOWA

1. Zamawiający wskazuje, iż jest aktualnie spółką z Grupy Kapitałowej GRUPA LOTOS S.A. z siedzibą w Gdańsku (dalej: Grupa Kapitałowa), z którą ściśle współpracuje w ramach rozwiązań informatycznych stosowanych bezpośrednio u Zamawiającego.

2. W związku z realizacją Przedmiotu Umowy, Wykonawca dopuszcza możliwość zawarcia z GRUPĄ LOTOS S.A. oddzielnej umowy celem umożliwienia szerszego dostępu do systemów informatycznych Zamawiającego, serwisowanych przez spółkę GRUPĘ

LOTOS S.A. i zachowania poufności w tym zakresie, celem prawidłowego wykonania niniejszej Umowy.

3. Ilekroć w niniejszej Umowie mowa jest o Zamawiającym lub podmiotach z Grupy Kapitałowej rozumie się przez to również podmioty powstałe odpowiednio wskutek reorganizacji lub przekształcenia Zamawiającego lub podmiotów z Grupy Kapitałowej, będące ich prawnymi następcami. Za podmioty z Grupy Kapitałowej rozumie się również nowe podmioty, które powstały i weszły do Grupy Kapitałowej po dniu zawarcia niniejszej Umowy.

4. Wykonawca wyraża bezwarunkową i nieodwołalną zgodę na przeniesienie przez Zamawiającego w przyszłości na inny podmiot z Grupy Kapitałowej praw i obowiązków wynikających z Umowy, w szczególności do (o ile będzie to miało zastosowanie):

a. praw licencyjnych,

b. prawa do niezrealizowanych jeszcze usług gwarancyjnych i serwisowych,

c. zawarcia umów o charakterze obligacyjnym (w szczególności umowy najmu, dzierżawy, leasingu, używania) lub oddania do jakiegokolwiek innego używania Systemu,

d. wniesienia Systemu jako aportu do innej spółki.

5. O przeniesieniu praw i obowiązków wynikających z Umowy na inny podmiot z Grupy Kapitałowej Zamawiający poinformuje Wykonawcę w formie dokumentowej bądź elektronicznej ze wskazaniem podmiotu, na który prawa i obowiązku zostały przeniesione.

§ 3.

OBOWIĄZKI WYKONAWCY

1. Wykonawca oświadcza, że zlecone prace wykona z dołożeniem należytej staranności, w oparciu o należyte standardy, metodyki, technologie i narzędzia, w sposób zapewniający Zamawiającemu korzystanie z Systemu zgodnie z zakresem i założeniami określonymi w Zapytaniu Ofertowym i Umowie oraz że zlecone prace wykonywane będą przez doświadczonych specjalistów Wykonawcy.

2. Wykonawca oświadcza, że posiada niezbędną wiedzę, umiejętności oraz doświadczenie, a także zasoby techniczne, ludzkie i ekonomiczne niezbędne do wykonania prac określonych w Umowie. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za zarządzanie i koordynację realizacji Umowy, w celu osiągnięcia wymaganej jakości i jej terminowej realizacji.

3. Wykonawca oświadcza, że wszystkie wykonywane prace oraz dostarczane Produkty, w tym System będą wolne od jakichkolwiek wad prawnych lub fizycznych oraz że nie będą istnieć żadne takie prawa do niego, które mogłyby wyłączyć lub ograniczyć korzystanie z Systemu przez Zamawiającego.

4. Z tytułu oświadczeń złożonych w ust. 1-3 Wykonawca ponosi przed Zamawiającym odpowiedzialność gwarancyjną za to, że żadna osoba trzecia nie będzie podnosiła roszczeń wobec Zamawiającego. W przypadku wystąpienia przez ww. osoby z jakimkolwiek roszczeniem przeciwko Zamawiającemu, Wykonawca zobowiązuje się do pokrycia szkody powstałej z tego tytułu w związku ze zgłoszonym przez ww. osoby roszczeniem.

5. Przedmiot Umowy Wykonawca dostarczy Zamawiającemu na własny koszt i ryzyko.

6. Wykonawca odpowiada przed Zamawiającym za wszelkie działania lub zaniechania swoich pracowników, osób współpracujących, podwykonawców i ich pracowników, jak za swoje własne.

7. Wykonawca nie może powierzyć realizacji całości lub części Przedmiotu Umowy podwykonawcy bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego na powierzenie realizacji określonej części bądź całości Umowy podwykonawcy wskazanemu przez Wykonawcę. Jednakże, jeżeli Zamawiający w terminie 14 dni od przedstawienia mu przez Wykonawcę szczegółowego opisu zakresu prac zleconych podwykonawcy wraz z dokumentacją nie zgłosi na piśmie sprzeciwu lub zastrzeżeń, uważa się, że Zamawiający zgody udzielił. Zgoda nie jest wymagana w stosunku do osób fizycznych świadczących usługi na rzecz Wykonawcy osobiście na podstawie umów cywilnoprawnych, w szczególności umowy

o świadczenie usług lub umowy o dzieło. Do zawarcia przez podwykonawcę umowy z dalszym podwykonawcą jest wymagana zgoda Zamawiającego i Wykonawcy, udzielona zgodnie z zasadami określonymi w niniejszym ustępie.

8. Powierzając część prac objętych przedmiotem Umowy podwykonawcom w zakresie określonym w ofercie Wykonawcy, Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za prace przez nich wykonane oraz za wszelkie szkody przez nich wyrządzone zarówno Zamawiającemu jak i osobom trzecim.

9. Wykonawca dostarczy i dostosuje System do poziomu umożliwiającego realizację procesów u Zamawiającego szczegółowo opisanych w Załączniku nr 1 do Umowy.

10. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu Dokumentację po zakończeniu Wdrożenia Systemu. Wszelka dokumentacja podlegająca odbiorowi będzie dostarczana w egzemplarzach papierowych i w formie elektronicznej. W przypadku innej dokumentacji forma i sposób jej przekazania zostanie uzgodniona między stronami.

11. W razie sporu sądowego dotyczącego Przedmiotu Umowy, Wykonawca zobowiązany jest, na żądanie Zamawiającego, przystąpić do postępowania po stronie Zamawiającego i w granicach przewidzianych przepisami działać w jego interesie. Zamawiający po zgłoszeniu roszczenia przez osobę trzecią zawiadomi Wykonawcę o tym roszczeniu i umożliwi Wykonawcy podjęcie stosownych kroków prawnych celem obrony, przy czym w miarę możliwości Zamawiający będzie konsultował z Wykonawcą działania podejmowane w związku ze zgłoszonym roszczeniem.

12. Wykonawca zapewnia, że Przedmiot Umowy jest zgodny ze wszelkimi dotyczącymi go normami i przepisami prawa oraz iż wykona Umowę zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

13. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania Umowy w sposób niepowodujący zaprzestania działania lub zakłócenia infrastruktury i innych systemów Zamawiającego. Powyższe nie dotyczy elementów systemów, infrastruktury Zamawiającego i procesów biznesowych, których wyłączenie z eksploatacji lub ograniczenie eksploatacji Strony wspólnie uzgodniły.

14. Na każde żądanie Zamawiającego zgłoszone w formie elektronicznej Wykonawca jest zobowiązany informować Zamawiającego o stanie zaawansowania prac związanych z realizacją Umowy, w terminie do 2 dni roboczych od dnia wysłania tego żądania.

15. Wykonawca jest zobowiązany informować niezwłocznie Zamawiającego o wszelkich okolicznościach mogących mieć wpływ na niedotrzymanie przez niego terminów wykonania zobowiązań umownych.

16. Zamawiający zobowiązuje się do zapewnienia Wykonawcy dostępu do wszystkich informacji (dokumentów, analiz, baz danych, opracowań) niezbędnych do wykonania Przedmiotu Umowy, z zastrzeżeniem § 2 ust. 2 Umowy.

17. Zamawiający zobowiązuje się do udostępnienia Wykonawcy pomieszczeń oraz sprzętu technicznego i oprogramowania systemowego niezbędnych do wykonania Przedmiotu

Umowy, z zastrzeżeniem § 2 ust. 2 Umowy.

18. Udostępnienie oprogramowania, do którego prawa posiadają podmioty trzecie, a z którego korzysta Zamawiający, o którym mowa w zdaniu poprzednim, nastąpi w zakresie przewidzianym w umowach łączących Zamawiającego z tymi podmiotami trzecimi, niezbędnym do prawidłowego zrealizowania prac przez Wykonawcę.

§ 4.

LICENCJE

1. Wykonawca oświadcza, iż przysługują mu prawa autorskie do Systemu, oraz że jest podmiotem uprawnionym do udzielenia licencji i dostawy Systemu.

2. Zamawiający oświadcza, iż będzie wykorzystywał System na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej.

3. Wykonawca udziela Zamawiającemu odnawialnej, nieograniczonej terytorialnie, niewyłącznej licencji z prawem do udzielania sublicencji na okres 2 lat na korzystanie z całości Systemu w zakresie wszystkich znanych pól eksploatacji, a w szczególności wskazanych w art. 50 oraz art. 74 ust. 4 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tj. Dz.U. z 2021 r. poz. 1062, ze zm.), a w tym na następujących polach eksploatacji:

1) korzystania z Systemu zgodnie z jego funkcjonalnościami w celu prowadzenia przez

Zamawiającego działalności gospodarczej,

2) trwałego lub czasowego zwielokrotniania Systemu, kopiowanie, tworzenie kopii zapasowych, w tym w pamięci wewnętrznej i zewnętrznej, na wszelkich nośnikach informacji x.xx. dyskach HDD/SDD, flash, kartach SD, płytach CD, DVD, chmurze i na serwerach;

3) wprowadzania do sieci internet, intranet, extranet, sieci lokalnej czy też do innej sieci umożliwiającej połączenie wielu urządzeń elektronicznych, udostępnienie, przesyłanie Systemu za ich pomocą;

4) uruchamiania i instalowania Systemu na komputerach, urządzeniach mobilnych, serwerach, chmurach, udostępniania możliwości korzystania z Systemu online, a także w taki sposób, aby Zamawiający i jego pracownicy mieli możliwość dostępu do niego w dowolnie wybranym miejscu i czasie;

5) wyświetlania oraz odtwarzanie Systemu, w tym publiczne pokazywanie, stremowanie, tworzenie materiałów audiowizualnych prezentujących System na potrzeby Zamawiającego,

6) tworzenia baz danych, raportów, wydruków, analiz oraz dokumentów oraz wykorzystywanie takich efektów pracy Systemu w dowolny, ustalony przez Zamawiającego sposób,

7) korzystania z nowych wersji i adaptacji Systemu,

8) modyfikowania, dokonywania zmian w Systemie, tłumaczeń, poprawiania błędów, aktualizowania, łączenia z innymi programami, tworzenia kolejnych utworów, będących odrębnymi programami, chronionymi prawem autorskim, na podstawie Systemu, wykorzystanego w całości lub w części, a następnie wykorzystywania ich na wszystkich polach eksploatacji wskazanych w treści niniejszej umowy,

9) udostępniania jako usługa i licencjonowanie Systemu na rzecz podmiotów z Grupy Kapitałowej oraz podwykonawców ściśle współpracujących z Zamawiającym, zarówno odpłatnie jak i nieodpłatnie,

4. System może być instalowany na nieograniczonej liczbie serwerów Zamawiającego.

5. Dostarczenie licencji komercyjnej obejmujących wszystkie wymagane przedmiotową specyfikacją moduły Systemu.

6. Wykonawca udzieli wymaganych licencji w liczbie:

a. Licencje administratora

i. dla zadania nr 1 pn. Portal umów, zgodnie z Załącznikiem nr 1 do Umowy – 2 szt.,

ii. dla zadania nr 2 pn. Portal dokumentów, zgodnie z Załącznikiem nr 1 do Umowy – 5 szt., 1

b. Licencje użytkowników

i. dla zadania nr 1 pn. Portal umów, zgodnie z Załącznikiem nr 1 do Umowy – możliwość założenia kont dla wszystkich pracowników administracyjnych Zamawiającego (szacowana liczba ok. 150 licencji),

ii. dla zadania nr 2 pn. Portal dokumentów, zgodnie z Załącznikiem nr 1 do Umowy – możliwość założenia kont dla wszystkich pracowników administracyjnych Zamawiającego (szacowana liczba ok. 400 licencji).2

7. Pliki definiujące podstawową aplikację bazy wiedzy mogą być bez ograniczeń kopiowane i modyfikowane.

8. Kod źródłowy nie jest publicznie jawny. Zamawiający nie może bez zgody Wykonawcy

upubliczniać w żadnej formie kodu Systemu ani w całości, ani we fragmentach.

§ 5.

ETAPY WDROŻENIA I ZASADY WSPÓŁPRACY

1. Strony zamierzają zrealizować umowę w 3 etapach:

a. Etap I - Analiza przedwdrożeniowa – w terminie do ….. dni od dnia podpisania Umowy;

b. Etap II - Wdrożenie Systemu – w terminie do ….. dni od zakończenia Etapu I;

c. Etap III - Testowanie Systemu i Szkolenie – w terminie do ….. dni od zakończenia Etapu II.

2. Terminy wskazane przez Strony w ust. 1 mają charakter instrukcyjny i mogą być przez Strony zmienione w drodze obopólnego porozumienia i za pisemnym potwierdzeniem, bez konieczności sporządzania odrębnego aneksu do Umowy.

3. Wykonanie etapu pierwszego tj. analizy przedwdrożeniowej obejmuje x.xx. sprawdzenie baz danych, pojemności, środowiska oraz pozostałych systemów funkcjonujących u Zamawiającego oraz tych, z których Zamawiający korzysta na podstawie odrębnych umów, a z którymi System będzie współdziałał. Za zakończenie etapu uważa się

1 Zakres zależny od końcowego wyniku negocjacji

2 Zakres zależny od końcowego wyniku negocjacji

zatwierdzenie przez Zamawiającego Protokołu z analizy przedwdrożeniowej, który będzie zawierać w szczególności:

a) Opis koncepcji wdrożenia,

b) Wykaz prac informatycznych,

c) Plan wdrożenia, zawierający: zakres i sposób migracji danych Zamawiającego, zakres i sposób integracji Systemu z innymi systemami Zamawiającego,

d) Harmonogram wdrożenia,

e) Test wdrożenia,

f) Konspekt szkolenia użytkowników i administratorów,

g) Dokumentację techniczną.

3. Wykonanie etapu drugiego, tj. wdrożenie Systemu obejmuje wprowadzenie Systemu przez Wykonawcę do środowiska informatycznego Zamawiającego, dostosowanie Systemu do pozostałych współpracujących z nim programów z uwzględnieniem wymagań technicznych i funkcjonalności opisanych w Załączniku nr 1 do Umowy oraz zaleceń Zamawiającego.

4. Wykonanie trzeciego etapu, tj. testowanie Systemu i szkolenie obejmuje sprawdzenie przez Wykonawcę i Zamawiającego Systemu w środowisku Zamawiającego i eliminację błędów spowodowanych jego nieprawidłowym lub niepełnym wdrożeniem, a także przeszkolenie personelu Zamawiającego w zakresie obsługi Systemu.

5. Wykonawca w okresie testowym przeprowadzi szkolenia dla wybranej grupy pracowników i administratorów (max. 20 osób) – 16 h w siedzibie Zamawiającego. W wyjątkowych sytuacjach po wcześniejszym uzgodnieniu z Zamawiającym dopuszcza się przeprowadzenie szkolenia w formie online.

6. W całym okresie obowiązywania Umowy Wykonawca jest zobowiązany do:

a. monitorowania pracy Systemu,

b. usuwania błędów Systemu,

c. stałej współpracy z Zamawiającym w zakresie ustabilizowania Systemu w środowisku

Zamawiającego,

d. Świadczenia usługi wsparcia technicznego (Helpdesk) dla Zamawiającego.

7. Usługi Helpdesk obejmują w szczególności:

a. zapewnienie wsparcia merytorycznego i technicznego,

b. przyjmowanie zgłoszeń w dni robocze w godzinach 7:00-15:00 za pośrednictwem dedykowanego/dedykowanej:

1. adresu e-mail ,

2. nr telefonu:……………

3. platformy do obsługi zgłoszeń pod adresem …………….

c. udostępnianie Zamawiającemu informacji o ilości, treści i czasie rozwiązania zgłoszeń.

8. Zgłoszenia przyjmowane w ramach usługi Helpdesk podlegają następującej kwalifikacji:

− Błąd Krytyczny – oznacza nieprawidłowe działanie Systemu powodujące albo całkowity brak możliwości korzystania z Systemu, albo takie ograniczenie możliwości korzystania z niego, że przestaje ono spełniać swoje podstawowe funkcje. Przykładem Błędu Krytycznego jest niemożność uruchomienia Systemu, brak odczytu/zapisu z bazy danych, utrata danych lub ich spójności, brak możliwości zalogowania użytkownika, niedostępność krytycznych funkcji Systemu.

− Błąd Poważny – oznacza nieprawidłowe działanie Systemu powodujące ograniczenie korzystania z Systemu przy zachowaniu spełniania przez System jego podstawowych funkcji. Przykładem Błędu Poważnego jest niedostępność niekrytycznych funkcji

Systemu. Istnieje możliwość obejścia w Systemie mogącego powodować jednak zwiększony nakład pracy.

− Błąd Standardowy – oznacza nieprawidłowe działanie Systemu niepowodujące ograniczenia korzystania z Systemu. Przykładem Błędu Standardowego jest np. niedostępność systemu pomocy, błąd językowy w interfejsie, błąd w opisie pola na formularzach.

9. Wykonawca zobowiązuje się do nieprzerwanego świadczenia Usług Serwisowych w czasie obowiązywania Umowy.

10. W ramach Usług Serwisowych Wykonawca zobowiązuje się podjąć wszelkie czynności, które będą niezbędne do zapewnienia sprawnego działania Systemu oraz utrzymania w całym okresie obowiązywania Umowy jego zgodności z wymaganiami stawianymi w Umowie. W szczególności w tym celu Wykonawca zobowiązuje się do:

a. zapewnienia wsparcia technicznego dla każdego z elementów oprogramowania wykorzystywanych przez System,

b. informowania Zamawiającego na bieżąco o dostępnych aktualizacjach (ang. update) oraz poprawkach (ang. patch) Systemu, ich dostarczania oraz przeprowadzania samodzielnie ich instalacji na prośbę Zamawiającego, w terminach ustalonych z Zamawiającym,

c. w przypadku zmian przepisów prawa obejmujących procesy prowadzone w Systemie lub wejścia w życie nowych regulacji, zastępujących wyżej wymienione, Wykonawca zapewni wdrożenie zmian w Systemie wynikających z tych przepisów w okresie od opublikowania odpowiedniego aktu prawnego do daty jego wejścia w życie,

d. przyjmowania Błędów 24h/7 dni w tygodniu. Za moment zgłoszenia przyjmuje się odpowiednio:

− datę i godzinę zgłoszenia poprzez telefon,

− datę i godzinę przesłania informacji drogą mailową,

− datę i godzinę przesłania zgłoszenia poprzez dedykowaną platformę udostępnioną przez Wykonawcę.

11. Wykonawca zobowiązany jest do realizacji w ramach usługi Helpdesk zgłoszeń zgodnie z poniższymi czasami reakcji:

A. jeżeli zgłoszenie Błędu Poważnego lub Błędu Krytycznego w dni robocze w godzinach 7:00-15:00 – czas reakcji 2 h od momentu zgłoszenia.

B. jeżeli zgłoszenie nastąpi w pozostałym czasie lub dotyczy Błędu Standardowego

– czas reakcji 2 h od następnego dnia roboczego.

Wykonawca zobowiązany jest do dokonania naprawy zgodnie z poniższymi czasami:

a. Jeżeli zgłoszenie w dni robocze w godzinach 7:00 -15:00.

(i) W przypadku konieczności naprawy Błędu Standardowego – do 32 h od daty zgłoszenia.

(ii) W przypadku Błędu Poważnego lub Błędu Krytycznego – do 12 h od daty zgłoszenia.

b. Jeżeli zgłoszenie nastąpiło w pozostałym czasie:

(i) W przypadku konieczności naprawy Błędu Standardowego – do 32 h od następnego dnia roboczego.

(ii) W przypadku Błędu Poważnego lub Błędu Krytycznego – do 12 h od następnego dnia roboczego.

12. Czasy rozwiązywania błędów liczone są wyłącznie w dni robocze w godz. 7:00-17:00. Gdy całkowite wyeliminowanie przyczyny powstania Błędu bądź usunięcie wszystkich skutków wynikłych z zaistnienia błędu nie jest możliwe w czasie rozwiązania, Wykonawca

zobowiązuje się w czasie rozwiązania zastosować obejście Błędu poprzez tymczasowe rozwiązanie Błędu, nie eliminujące całkowicie przyczyny jego powstania, ale zmniejszające kategorię Błędu, a następnie usunąć przyczynę Błędu w czasie nieprzekraczającym czterokrotności czasu rozwiązania błędu o pierwotnie zgłoszonej kategorii, poprzez dołożenie najwyższych starań, aby reagować na wszystkie zgłoszone Błędy i je rozwiązywać w możliwie najkrótszym czasie,

13. Wykonawca w ramach usług serwisowych udziela Zamawiającemu wsparcia merytorycznego w zakresie konfiguracji i użytkowania Systemu oraz w rozwiązywaniu Błędów, które Zamawiający postanowi rozwiązać samodzielnie oraz w instalowaniu nowych wersji oprogramowania (ang. update) lub dokonywania poprawek (ang. patch) zgodnie z następującymi zasadami:

i. konsultacje świadczone będą w godzinach 7:00 – 15:00 w Dni robocze,

ii. wsparcie Wykonawcy w trakcie zaplanowanych prac serwisowych u Zamawiającego tj. w zakresie konfiguracji, instalacji update’ów oraz patch’y w oknach serwisowych odbywać się będzie w ustalonych terminach przez Strony.

iii. Wykonawca dołoży wszelkich starań, aby udzielać wszelkich konsultacji i wsparcia w możliwie najkrótszym czasie.

14. Wykonawca dołoży wszelkich starań, aby udzielać wszelkich konsultacji i wsparcia w możliwie najkrótszym czasie.

§ 6.

ODBIÓR ETAPÓW

1. Poszczególne etapy wykonania Przedmiotu Umowy, o których mowa w §5 ust. 1 Umowy, będą każdorazowo odbierane przez Zamawiającego na podstawie pisemnego protokołu odbioru, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 do Umowy. Zgłoszenie przez Wykonawcę gotowości do odbioru będzie następowało poprzez wskazane osoby do kontaktu po stronie Zamawiającego, o których mowa w §12 Umowy.

2. Zamawiający wskazuje, iż dopuszcza możliwość przeprowadzenia w II Etapie testów Systemu wedle kryteriów ustalonych przez Zamawiającego z Wykonawcą oraz Grupą LOTOS S.A.

3. W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego w okresie Wdrożenia Systemu wad w wykonaniu prac, Wykonawca dokona stosownych korekt na swój koszt bez możliwości żądania dodatkowego wynagrodzenia od Zamawiającego.

4. Zamawiający jest zobowiązany w terminie 10 dni roboczych od zgłoszenia przez Wykonawcę gotowości do odbioru, potwierdzić pisemnie odbiór w formie protokołu odbioru bez zastrzeżeń lub zgłosić ewentualne uwagi. Protokół odbioru winien zostać podpisany również przez Wykonawcę. Wykonawca zobowiązuje się do ustosunkowania się do uwag Zamawiającego przez co rozumie się poprawienie wykonanych prac lub ponowne wykonanie prac, zgodnie ze zgłoszonymi uwagami, ewentualnie przedstawienie uzasadnienia odmowy uwzględnienia uwag Zamawiającego, w terminie wynoszącym 10 dni roboczych od dnia zgłoszenia zastrzeżeń lub uwag. Dla zachowania terminów, o których mowa powyżej, wystarczy wysłanie informacji do osób wskazanych w § 12 Umowy.

5. Etapy będą uznane za wykonane i odebrane po ich protokolarnym zaakceptowaniu przez Zamawiającego. Niezgłoszenie przez Xxxxxxxxxxxxx zastrzeżeń w terminach wskazanych zgodnie z ust. 4 równoznaczne jest z przyjęciem bez zastrzeżeń oraz uwag.

6. W przypadku, gdy Zamawiający nie zgadza się z przedstawionym przez Wykonawcę

uzasadnieniem odmowy uwzględnienia uwag Zamawiającego, o którym mowa w ust. 4,

Wykonawca na żądanie Zamawiającego dokona zmian zgodnie ze stanowiskiem prezentowanym przez Zamawiającego i równocześnie przedstawi na piśmie swoje zastrzeżenia co do wprowadzonych zmian. Wzmianka o zgłoszeniu przez Wykonawcę zastrzeżeń zostanie odnotowana w treści protokołu odbioru, o którym mowa w ust. 1, a pisemne zastrzeżenia Wykonawcy będą stanowiły załącznik do tego protokołu.

7. Przekroczenie terminu realizacji prac spowodowane koniecznością usunięcia zgłoszonych wad stanowi podstawę do naliczenia kar umownych od Wykonawcy, jeżeli termin ich usunięcia przekracza termin wykonania etapów wdrożenia, o których mowa w §5.

8. Do odbioru i podpisania protokołu odbioru upoważnione są osoby wymienione w §12 Umowy.

9. Niezależnie od postanowień ust. 4 Zamawiający ma prawo do wnoszenia uwag lub zastrzeżeń na etapie realizacji czynności składających się na Przedmiot Umowy. W przypadku zgłoszenia takich uwag lub zastrzeżeń Wykonawca zobowiązany jest do ich uwzględnienia, ewentualnie uzasadnienia braku podstaw do ich uwzględnienia w terminie 5 dni roboczych od dnia zgłoszenia uwag lub zastrzeżeń.

10. W przypadku uwzględnienia przez Wykonawcę uwag Zamawiającego, o których mowa w ust. 9, Wykonawca zobowiązuje się do bezzwłocznego dokonania stosownych zmian, w ramach wynagrodzenia, o którym mowa w §8 Umowy.

11. Niezależnie od postanowień Umowy czy ustaleń Stron, Zamawiający ma prawo do weryfikacji należytego wykonania Umowy, a także przeprowadzenia testów bezpieczeństwa dowolną metodą, w tym także przy wykorzystaniu opinii zewnętrznego audytora. W szczególności Zamawiający ma prawo przeprowadzić własne testy dostarczonego Systemu za pomocą zdefiniowanych samodzielnie scenariuszy testowych.

1. Wykonawca gwarantuje, że:

§ 7.

GWARANCJA

a. System, a w tym wszelkie wykorzystywane przez niego oprogramowanie oraz dostarczona przez Wykonawcę Dokumentacja będą wolne od wad fizycznych oraz wad prawnych i spełniały będą parametry szczegółowo określone w Umowie oraz Zapytaniu Ofertowym,

b. System, a w tym wszelkie wykorzystywane przez niego oprogramowanie dostarczone przez Wykonawcę będą spełniały warunki funkcjonalne i biznesowe objęte Przedmiotem Umowy,

c. wszelkie usługi związane z dostawą, instalacją, wdrożeniem Systemu będą wolne od wad, kompletne i prawidłowo wykonane.

2. Wykonawca oświadcza, iż jest gwarantem Systemu jako całości, jak również wszystkich wchodzących w jego skład Produktów.

3. System objęty jest 24 miesięczną gwarancją udzielaną przez Wykonawcę. Okres gwarancji liczony jest od daty podpisania protokołu odbioru po trzecim etapie umowy.

4. Ochrona gwarancyjna jest nieograniczona terytorialnie.

5. Okres gwarancji ulega przedłużeniu o czas, w którym Zamawiający nie mógł w pełni korzystać z funkcjonalności Systemu z powodu wystąpienia wad.

6. Dowolna konfiguracja lub modyfikacja Systemu w całości, jak i poszczególnych jego Produktów nie wymagająca ingerencji w kod źródłowy, nie skutkuje utratą przez Zamawiającego uprawnień z tytułu gwarancji.

7. Powyższe postanowienia nie wyłączają uprawnień Zamawiającego określonych w przepisach Kodeksu cywilnego dotyczących rękojmi za wady.

8. Gwarancja nie obejmuje wad powstałych z przyczyn spowodowanych przez Zamawiającego (z zastrzeżeniem ust. 6 powyżej), osoby trzecie niezależne od Wykonawcy lub działania siły wyższej lub powstałych z powodu używania Systemu niezgodnie z przeznaczeniem lub przekazaną Dokumentacją lub w przypadku, gdy wada powstanie z przyczyn dotyczących oprogramowania systemowego, które dostarczył lub zapewnił Zamawiający, lub cyberataku lub w przypadku bezprawnej ingerencji w System lub jego elementy.

9. Udzielona przez Wykonawcę gwarancja obejmuje usługi:

a. Zapewnienia poprawnego działania Systemu;

b. Usuwania wad Systemu;

c. Aktualizacji do nowej wersji oprogramowania Systemu;

d. Uaktualnienia do nowo obowiązujących przepisów prawa.

§ 8.

WYNAGRODZENIE

1. Tytułem wynagrodzenia za wykonanie Przedmiotu Umowy Wykonawca otrzyma łączne wynagrodzenie ryczałtowe netto w wysokości: …… zł (słownie: ……. złotych 00/100) netto3. Płatność wynagrodzenia będzie następowała po odbiorze każdego z etapów, zgodnie z §6 Umowy, w następujących wielkościach:

a) Za Etap I – 20 % wynagrodzenia,

b) Za Etap II – 60 % wynagrodzenia,

c) Za Etap III – 20 % wynagrodzenia,

2. Tytułem udzielenia licencji, o której mowa w § 4 Umowy, na czas 24 miesięcy, Wykonawca

otrzyma wynagrodzenie netto w wysokości: zł (słownie: złotych 00/100).

3. Kwoty, o których mowa powyżej w ust. 1 i 2, obejmują łącznie: wynagrodzenie Wykonawcy, w tym: wynagrodzenie podwykonawców Wykonawcy, wynagrodzenie ewentualnych podmiotów zewnętrznych, koszty wynikające z treści refaktur oraz wszelkie inne koszty i wydatki ponoszone przez Wykonawcę w związku ze świadczeniem usług objętych niniejszą Umową, w tym takie jak: koszty podróży służbowych, koszty obsługi logistycznej, koszty wymaganych przez przepisy prawa od Wykonawcy w związku z Usługami atestów, podatków, licencji, zezwoleń, cła oraz innych opłat niezbędnych do uzyskania w celu prawidłowej realizacji Przedmiotu Umowy; ryzyko handlowe wynikające z realizacji Umowy; koszty udzielenia gwarancji; koszty ubezpieczenia i uzyskania polisy ubezpieczeniowej OC.

4. Podstawą do wystawienia przez Wykonawcę faktur są zaakceptowane przez

Zamawiającego bez zastrzeżeń protokoły odbioru prac, o których mowa w §6 Umowy.

§ 9.

FAKTURY I PŁATNOŚCI

1. Należności z niniejszej Umowy będą realizowane za pośrednictwem rachunku płatniczego Zamawiającego z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, w terminie 30 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowych faktur z wykazanym podatkiem VAT z zastrzeżeniem innych postanowień Umowy, na poniższy numer rachunku bankowego Wykonawcy […].

3 uzupełnić

2. Jeżeli termin płatności, o którym mowa w ust. 1 powyżej, przypada w sobotę lub inny ustawowo wolny dzień od pracy, termin płatności upływa w pierwszy dzień roboczy przypadający po terminie płatności wynikającym z ust. 1 powyżej.

3. Za dzień dokonania płatności przyjmuje się dzień obciążenia rachunku Zamawiającego.

4. Ze względu na mechanizm podzielonej płatności podatek VAT będzie płacony jedynie w walucie polskiej na rachunek bankowy prowadzony zgodnie z polskim prawem bankowym.

5. Wykonawca oświadcza, że wymieniony w ust. 1 numer rachunku bankowego:

a) jest zawarty w wykazie, o którym mowa w art. 96 b Ustawy z dnia 11 marca 2004 r.

o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U.2020, poz.106 ze zm.), dalej: Ustawa o VAT,

b) jest aktualny, a w przypadku zmiany numeru rachunku bankowego, na który ma być dokonana płatność, Wykonawca niezwłocznie poinformuje Zamawiającego o tym fakcie w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

6. Zmiana numeru rachunku bankowego nie wymaga aneksu do Umowy, a jedynie pisemnego (pod rygorem nieważności) powiadomienia przez Wykonawcy o takiej zmianie, podpisanego zgodnie z zasadami reprezentacji.

7. W przypadku, gdy rachunek bankowy Wykonawcy, na który ma być dokonana płatność nie występuje w wykazie, o którym mowa w art. 96 b Ustawy o VAT, Zamawiający ma prawo do wstrzymania płatności do dnia, w którym wskazany do płatności rachunek bankowy Wykonawcy pojawi się w tym wykazie, zaś okres wstrzymania się z płatnością nie będzie uznawany za opóźnienie ani za zwłokę w zapłacie.

8. Wykonawca oświadcza, że jest/nie jest zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym oraz

jest/nie jest małym podatnikiem rozliczającym się metodą kasową w rozumieniu Ustawy

o VAT, a w przypadku zmian w tych zakresach zobowiązuje się niezwłocznie powiadomić

o nich Zamawiającego, pod rygorem zrekompensowania wszelkich negatywnych konsekwencji finansowych z tego tytułu.

9. Wykonawca oświadcza, iż jego rezydencją podatkową jest Rzeczpospolita Polska, w przypadku zmian w tym zakresie zobowiązuje się niezwłocznie powiadomić o nich Zamawiającego, a także wraz z Zamawiającym ustalić treść aneksu do Umowy wprowadzającego zapisy regulujące sposób rozliczeń podatku u źródła i przekazania certyfikatu rezydencji.

10. Wszelkie płatności będą realizowane po otrzymaniu prawidłowych, rzetelnych i wystawionych we właściwym terminie, zgodnie z przepisami Ustawy o VAT, rozporządzeniami wykonawczymi oraz zapisami niniejszej Umowy, faktur, których jeden z egzemplarzy pozostanie w posiadaniu Wykonawcy.

11. Wykonawca, oświadcza, że przedmiotem sprzedaży są/nie są towary i/lub usługi wymienione w Załączniku nr 15 Ustawy o VAT. W przypadku sprzedaży towarów i/lub usług wymienionych w Załączniku nr 15 Ustawy o VAT, których wartość brutto wynikająca z faktury przekracza 15.000,00 zł, Wykonawca oznaczy faktury wyrazami „mechanizm podzielonej płatności”. Dodatkowo, w przypadku sprzedaży towarów i/lub usług wymienionych w Załączniku nr 15 Ustawy o VAT, niezależnie od wartości towaru lub usługi, Wykonawca jest obowiązany do podania w umowie i/lub na fakturze symbolu PKWiU i/lub numeru pozycji z Załącznika nr 15. Brak ww. danych uprawnia Zamawiającego do wstrzymania płatności do dnia ich uzyskania, zaś okres wstrzymania się z płatnością nie będzie uznawany za opóźnienie ani za zwłokę w zapłacie.

12. Wykonawca zobowiązuje się, że zrekompensuje Zamawiającemu wszelkie negatywne konsekwencje finansowe, w tym z tytułu utraty przez Zamawiającego prawa do odliczenia podatku VAT, w przypadkach określonych przepisami Ustawy o VAT, z tytułu ponoszenia

przez Zamawiającego odpowiedzialności solidarnej podatnika VAT, o której mowa w ustawie z 29 sierpnia 1997 r.- Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U.2020, poz.1325 ze zm.) oraz z tytułu braku możliwości zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych lub konieczności zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów na zasadach określonych w ustawie z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U.2020, poz.1406 ze zm.).

13. Wykonawca będzie przesyłał faktury w formie elektronicznej na adres xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx. Formatem faktury w formie elektronicznej jest format PDF. Wykonawca, jako wystawca faktury, zapewnia autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. Zamawiający jako odbiorca faktury, może wycofać akceptację przesyłania faktur w formie elektronicznej. W przypadku wycofania akceptacji wystawca faktury traci prawo do przesyłania odbiorcy faktur w formie elektronicznej od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji. Przesłanie faktury na adres inny niż wskazany do przesyłania faktur w niniejszej akceptacji nie stanowi w żadnym przypadku dostarczenia faktury.

14. Wykonawca bez wyraźnej pisemnej zgody Zamawiający nie może przenosić żadnych praw i obowiązków wynikających z niniejszej umowy na podmioty trzecie, w tym również praw do wynagrodzenia.

15. Wykonawca zobowiązany jest na fakturze podać numer Umowy, będącej podstawą wystawienia faktury.

16. Zamawiający oświadcza, że posiada status dużego przedsiębiorcy w rozumieniu przepisów Ustawy z 08.03.2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 424 z późn. zm.).

§ 10.

ROZWIĄZANIE UMOWY

1. Zamawiający może odpowiednio odstąpić od Umowy (w całości lub w części) albo rozwiązać Umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia w przypadku:

a. otwarcia postępowania likwidacyjnego Wykonawcy,

b. wykreślenia Wykonawcy z właściwej ewidencji, niezwiązanego z przekształceniami kapitałowymi (np. przejęcie, zmiana formy prawnej),

c. zajęcia majątku Wykonawcy w stopniu uniemożliwiającym mu wykonanie Umowy,

Zamawiający może skorzystać z uprawnień, wynikających z wystąpienia zdarzeń wymienionych w pkt a-c w terminie 60 dni od dnia powzięcia o nich informacji. Wykonawca ma obowiązek zawiadomić Zamawiającego o wystąpieniu zdarzeń opisanych w ust. 1 lit. a – c niniejszego paragrafu w ciągu 24 godzin od ich zaistnienia.

2. Zamawiający może odpowiednio odstąpić od Umowy (w całości lub w części) albo rozwiązać Umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia również w innych przypadkach, tj.:

a. w przypadkach określonych w przepisach Kodeksu cywilnego;

b. w przypadku, gdy Wykonawca pozostaje w opóźnieniu w stosunku do terminów określonych w Umowie lub na jej podstawie o więcej niż 60 dni;

c. gdy w innych przypadkach niż wskazane powyżej Wykonawca wykonuje Umowę niezgodnie z jej treścią i w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, nie krótszym niż 7 dni, nie zmieni sposobu wykonywania Umowy;

3. Wykonawca może odstąpić od Umowy w okresie do zakończenia Wdrożenia Systemu, wedle swego wyboru w niewykonanej całości lub w części, w następujących przypadkach:

a. w przypadkach określonych w przepisach Kodeksu cywilnego;

b. jeżeli zwłoka Zamawiającego z zapłatą na rzecz Wykonawcy którejkolwiek części wynagrodzenia przekroczy 45 dni po terminie płatności, pod warunkiem uprzedniego pisemnego wezwania Zamawiającego do zapłaty i wyznaczenia dodatkowego terminu na dokonanie płatności nie krótszego niż 7 dni;

c. w przypadku, gdy nastąpi niewywiązywanie się Zamawiającego z innych istotnych postanowień Umowy, uniemożliwiające lub utrudniające wykonanie Umowy przez Wykonawcę, z zastrzeżeniem, że odstąpienie od Umowy, w każdym przypadku wymaga uprzedniego pisemnego wezwania Zamawiającego przez Wykonawcę do wywiązania się przez Zamawiającego z tych postanowień Umowy i usunięcia przyczyny w odpowiednim terminie, nie krótszym niż 14 dni od dnia doręczenia wezwania.

4. Każda ze Stron może skorzystać z prawa do odstąpienia od Umowy określonego w ust. 2 i ust. 3 w terminie 30 dni od dnia, w którym dowiedziała się o zaistnieniu zdarzenia stanowiącego przyczynę uzasadniającą odstąpienie od Umowy. Ustawowe prawo do odstąpienia od Umowy Strony wykonują w terminach określonych w regulujących to prawo przepisach prawa.

5. W terminie 10 Dni roboczych od dnia odstąpienia od Umowy przez którąkolwiek ze Stron, Wykonawca sporządzi przy udziale Zamawiającego protokół inwentaryzacji prac na dzień odstąpienia od Umowy.

6. Zamawiający zdecyduje, czy i które prace zamierza zachować. Informację o tym Zamawiający przedstawi Wykonawcy w terminie 14 dni od dnia otrzymania protokołu inwentaryzacji.

7. Wykonawca otrzyma wynagrodzenie odpowiadające procentowi faktycznie wykonanych i zachowanych przez Zamawiającego prac.

8. W przypadku decyzji Xxxxxxxxxxxxx o zachowaniu części lub całości wykonanych prac, Wykonawca przekaże Zamawiającemu dokumenty przygotowane przez Wykonawcę, związane z realizacją Umowy w wykonanym zakresie, aktualne na dzień rozwiązania, z zastrzeżeniem, że Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za niedokończone Produkty - w tym korzystanie z nich, decyzje podjęte na ich podstawie ani skutki takiego korzystania lub decyzji.

9. Odstąpienie/rozwiązanie Umowy wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.

10. Zakończenie obowiązywania niniejszej Umowy nie wpływa na obowiązywanie tych jej postanowień, które z uwagi na swój przedmiot zachowują znaczenie tj. w szczególności dotyczących poufności, obowiązku zapłaty wynagrodzenia za wykonywane i zachowane przez Zamawiającego prace, praw autorskich i licencji, ograniczeń w korzystaniu z Produktów, odpowiedzialności czy gwarancji.

11. W zakresie licencji na korzystanie z Systemu, Zamawiającemu w każdym czasie przysługuje uprawnienie do wypowiedzenia Umowy za 3-miesięcznym wypowiedzeniem, liczonym na koniec miesiąca kalendarzowego.

§ 11.

KARY UMOWNE

1. W przypadku niewykonania bądź nienależytego wykonania niniejszej Umowy,

Zamawiający ma prawo obciążyć Wykonawcę karą umowną za:

a. opóźnienie w realizacji etapów Umowy wskazanych w § 5 ust. 1 niniejszej Umowy

- w wysokości 2% kwoty wynagrodzenia wskazanego w §8 ust. 1 Umowy za każdy dzień opóźnienia,

b. odstąpienie przez Zamawiającego od Umowy, zgodnie z § 10 ust. 2 niniejszej Umowy

- w wysokości 20% kwoty wynagrodzenia wskazanego w §8 ust. 1.

2. Łączna i maksymalna wartośc kar umownych nie może przekroczyć 30% sumy wynagrodzenia, o którym mowa w §8 ust. 1 i 2 niniejszej Umowy.

3. Zapłata kar umownych nie zwalnia Stron od obowiązków wynikających z niniejszej Umowy oraz konieczności uchylenia skutków naruszeń Umowy.

4. Wykonawca będzie zobowiązany uiścić należną karę umowną w terminie 14 dni od dnia otrzymania noty obciążeniowej, na rachunek bankowy w niej wskazany.

5. Zamawiający jest uprawniony do potrącania naliczonych kar umownych z wynagrodzenia Wykonawcy za realizację przedmiotu Umowy, o którym mowa w § 8 Umowy, na co Wykonawca wyraża nieodwołalną zgodę.

6. Wszelkie kary umowne określone w Umowie są od siebie niezależne, nie wykluczają się wzajemnie i mogą być dochodzone razem lub osobno, w szczególności, kary umowne przewidziane w Umowie z tytułu nienależytego wykonania Umowy mogą być dochodzone również w przypadku dochodzenia kar umownych za rozwiązanie lub odstąpienie od Umowy. Zakończenie Umowy w jakikolwiek sposób nie wyłącza możliwości dochodzenia przez Zamawiającego od Wykonawcy jakichkolwiek kar umownych przewidzianych w Umowie.

7. Obowiązek zapłaty przez Wykonawcę kar umownych określonych w Umowie pozostaje niezależny tak od wysokości poniesionej przez Zamawiającego szkody, jak również od zaistnienia szkody, w tym w szczególności ewentualnego braku szkody.

8. Zastrzeżone w Umowie kary umowne nie wyłączają możliwości dochodzenia przez Zamawiającego od Wykonawcy na zasadach ogólnych odszkodowania przenoszącego wartość zastrzeżonych kar umownych do wysokości nie niższej niż rzeczywiście poniesiona szkoda, jak również dochodzenia odszkodowania z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy w przypadkach, dla których w Umowie nie zostały zastrzeżone kary umowne, na zasadach ogólnych.

§ 12.

OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA REALIZACJĘ UMOWY

1. Obowiązki osoby odpowiedzialnej za realizację niniejszej Umowy ze strony

Zamawiającego pełnić będzie:

a. ………………….. , tel.: +48 ………………….. e-mail: ………………………….

2. Obowiązki osoby odpowiedzialnej za realizację niniejszej Umowy ze strony Wykonawcy

(kierownik projektu ze strony Wykonawcy) pełnić będzie:

a. ………………….. , tel.: +48 ………………….. e-mail: ………………………….

3. Zmiana osób wskazanych w ust. 1-2 powyżej nie wymaga zmiany Umowy, a jedynie pisemnego poinformowania drugiej Strony o zmianie, dokonanego zgodnie z zasadami reprezentacji.

§ 13. CSR

Wykonawca oświadcza, iż zapoznał się z dokumentem - ,,Standardy CSR dla Kontrahentów Grupy Kapitałowej Grupy LOTOS S.A” (opublikowanym na stronie internetowej: xxxxx://xxx.xxxxx.xx/0000/xxx_xxxxxxx/xxx_xxxxxxxxx/xxxxxxxxx_xx_xxxxxxxx) oraz zobowiązuje się do ich stosowania oraz przestrzegania we współpracy z Zamawiającym. Wykonawca zobowiązany jest ponadto do zapoznania swoich podwykonawców z ww. dokumentem.

§ 14.

AUDIT WYKONAWCY

Mając na uwadze należyte wykonanie Umowy, w tym w szczególności jakość wykonywanych prac, bezpieczeństwo pracy oraz ochronę środowiska, LOTOS Kolej zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia u Wykonawcy auditów w obszarze będącym przedmiotem Umowy. Działania te mają na celu umożliwienie dokonania oceny spełnienia wymagań określonych w Umowie oraz innych dokumentach, do przestrzegania których zobowiązany jest Wykonawca, a także w odpowiednich przepisach prawa, normach i standardach obowiązujących przy realizacji Umowy.

§ 15.

ROZSTRZYGANIE SPORÓW

Wszelkie spory, jakie mogą wynikać pomiędzy Stronami w toku realizacji niniejszej Umowy będą załatwiane polubownie, a w przypadku niemożności rozstrzygnięcia polubownego podlegać będą rozstrzygnięciu przez sąd miejscowo właściwy dla siedziby Zamawiającego.

§ 16.

POUFNOŚĆ

1. Strony uznają, że wszelkie informacje związane z niniejszą Umową albo z działalnością Stron, w których posiadanie weszła lub może wejść druga Strona, mają charakter poufny („Informacje Poufne”), z zastrzeżeniem ust. 5 Informacjami Poufnymi są w szczególności warunki niniejszej Umowy.

2. Zachowanie w tajemnicy polega w szczególności na zabezpieczeniu Informacji Poufnych przed celowym lub przypadkowym ujawnieniem oraz na nie ujawnianiu ich osobom trzecim.

3. Strony mowy mogą korzystać z Informacji Poufnych w wyłącznie w celach związanych bezpośrednio ze współpracą pomiędzy Stronami oraz udostępniać te informację, z zastrzeżeniem tej poufności, jedynie upoważnionym pracownikom i podwykonawcom, dla których dostęp do informacji Poufnych jest niezbędny ze względu na cele współpracy pomiędzy Stronami, a także organom nadzoru właścicielskiego, audytorom, doradcom prawnym, finansowym i podatkowym.

4. Ograniczenia określone w ust. 2 nie mają zastosowania w przypadku, gdy którakolwiek ze Stron będzie zobowiązana udostępnić Informacje Poufne zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.

5. Informacjami Poufnymi nie są informacje:

a) podane do wiadomości publicznej w sposób inny niż poprzez naruszenie niniejszego zobowiązania do zachowania poufności,

b) powszechnie znane lub otrzymane przez którąkolwiek ze Stron od osoby trzeciej bez naruszenia niniejszej Umowy.

6. Niezależnie od obowiązku określonego w ust. 2 każda ze Stron zobowiązana jest niezwłocznie powiadomić drugą Stronę o każdym przypadku nieuprawnionego ujawnienia lub posługiwania się Informacjami Poufnymi.

7. W przypadku nieuprawnionego ujawnienia Informacji Poufnych przez jedną ze Stron lub osoby, którymi się posługuje, druga Strona ma prawo rozwiązać niniejszą Umowę bez wypowiedzenia.

8. Fakt zawarcia niniejszej Umowy nie będzie traktowany jako Informacja Poufna.

§ 17.

SIŁA WYŻSZA

1. Żadna ze Stron nie będzie ponosić odpowiedzialności za nieterminowe lub nienależyte wykonanie swoich zobowiązań, jeżeli przyczyną nieterminowego lub nienależytego wykonania zobowiązań jest działanie siły wyższej. Pod pojęciem siły wyższej Strony rozumieją nadzwyczajne, niezależne od woli Stron zdarzenia, których w momencie zawierania Umowy nie można było przewidzieć oraz których wystąpieniu nie można było zapobiec przy użyciu ekonomicznie uzasadnionych środków, tj. w szczególności: powódź, pożar, huragan, trzęsienie ziemi, stan epidemii, stan zagrożenia epidemicznego, stan klęski żywiołowej, stan wyjątkowy, przestój spowodowany wprowadzeniem ograniczeń lub środków, podejmowanych w związku z lub w celu przeciwdziałania zjawiskom uznanym przez Światową Organizację Zdrowia lub organy administracji państwowej za pandemię albo epidemię (w tym dotyczących COVID-19, wirusa SARS-CoV-2 lub jego mutacji). Za siłę wyższą nie uznaje się przestojów spowodowanych przez spory między Wykonawcą a jakąkolwiek osobą fizyczną, grupą lub organizacją, osobą prawną lub inną jednostką organizacyjną, np. strajki, pikiety, itp.

2. Strona zobowiązana jest do niezwłocznego powiadomienia drugiej Strony o wystąpieniu, przewidywanym czasie trwania, proponowanym sposobie postępowania i ustąpieniu siły wyższej.

3. Strony ustalą nowe warunki wykonania Umowy, uwzględniające w szczególności odpowiednie przesunięcie terminu wykonania, niezwłocznie po ustaniu działania siły wyższej. W przypadku, gdy działanie Siły wyższej lub skutki jej działania trwają dłużej niż 60 dni. Stronom przysługuje uprawnienie do rozwiązania Umowy z zastosowaniem 2- tygodniowego okresu wypowiedzenia. Oświadczenie o rozwiązaniu Umowy za wypowiedzeniem wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. Żadnej ze Stron nie będzie przysługiwało prawo żądania jakiejkolwiek rekompensaty od drugiej Strony za szkody wywołane siłą wyższą.

§ 18.

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

1. Na potrzeby realizacji niniejszej Umowy Strony jako niezależni administratorzy danych udostępniać będą sobie nawzajem dane osobowe swoich reprezentantów lub przedstawicieli wskazanych w Umowie oraz innych osób w związku z realizacją Umowy w zależności od potrzeb wynikających z postanowień niniejszej Umowy, obejmujące następujące kategorie danych: dane identyfikacyjne (x.xx. imię i nazwisko, stanowisko), kontaktowe (x.xx. służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu, miejsce wykonywania pracy).

2. Strony zobowiązują się do poinformowania osób wymienionych w ust. 1 w terminie najpóźniej miesiąca po pozyskaniu danych osobowych lub przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą o konieczności przekazania ich danych na potrzeby realizacji

Umowy, w tym o celu i zakresie przekazania danych, wskazanych w niniejszej klauzuli informacyjnej oraz źródle pozyskania danych osobowych.

3. Każda ze Stron zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez podjęcie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych.

4. Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwane dalej „RODO”) przekazanych:

a) LOTOS Kolej sp. z o.o. na potrzeby zawarcia i realizacji Umowy jest LOTOS Kolej sp. z o.o. z siedzibą: xx. Xxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxx,

b) (nazwa kontrahenta) na potrzeby zawarcia i realizacji Umowy jest (pełna nazwa kontrahenta) z siedzibą: ul.        , kod miasto.

5. W LOTOS Kolej sp. z o.o. został wyznaczony Inspektor ochrony danych, z którym można się skontaktować poprzez email xxx@xxxxxxxxxx.xx lub pisemnie na adres LOTOS Kolej sp. z o.o. xx. Xxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxx z dopiskiem „Inspektor ochrony danych”.

6. Zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z zawarciem i realizacją Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających, jak też w związku z wypełnieniem obowiązków prawnych ciążących na Stronie.

7. Podstawą prawną przetwarzania przez Stronę danych osobowych drugiej Strony

w celach wskazanych powyżej jest:

a) wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Stronie zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO związanych x.xx. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości,

b) prawnie uzasadniony interes Strony zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

8. Dane osobowe otrzymane od drugiej Strony mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

a) podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie Strony, w tym x.xx. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji Umowy, świadczących usługi księgowe, archiwizacyjne,

b) podmiotom świadczącym usługi na rzecz danej Strony, w tym firmom kurierskim i pocztowym (w związku z koniecznością dokonania zawiadomień określonych w Umowie), doradcom prawnym i finansowym oraz audytorom Stron (w związku z świadczeniem usług doradztwa przy zawarciu, wykonaniu i egzekucji roszczeń wynikających z Umowy),

przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie Umowy ze Stroną

i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa, w tym organom administracji skarbowej.

9. Dane przetwarzane będą przez czas realizacji Umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z Umową oraz przez czas zastrzeżony przepisami prawa, w tym przepisami podatkowymi i przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej.

10. Każda osoba, której dane osobowe zostaną udostępnione pomiędzy Stronami w związku z zawarciem i realizacją Umowy ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo

ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją, w przypadku kiedy Strona przetwarza dane w oparciu o swój prawnie uzasadniony interes. Sprzeciw taki można wyrazić w dowolnym momencie kierując korespondencję w formie elektronicznej i/lub pisemnie na adresy, które zostały wskazane powyżej.

11. Każda osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

12. Dane osobowe nie będą profilowane i nie będą służyły zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.

§ 19.

POWIERZENIE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Mając na uwadze, że realizacja przedmiotu Umowy związana jest z wykonywaniem przez Wykonawcę operacji na danych osobowych, których administratorem jest Zamawiający w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwane dalej „RODO”), administrator danych osobowych jest obowiązany zapewnić aby przetwarzanie przez Wykonawcę danych osobowych w jego imieniu odbywało się zgodnie z art. 28 ust. 3 RODO. W związku z powyższym Xxxxxx postanowiły zawrzeć odrębną umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, której przedmiotem jest określenie zasad przetwarzania oraz zabezpieczenia danych osobowych, które Wykonawca przetwarza w imieniu Xxxxxxxxxxxxx.

§ 20.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Wszystkie załączniki stanowią integralną część Umowy.

2. Nieważność z jakiegokolwiek powodu lub bezskuteczność niektórych postanowień Umowy, nie ma wpływu na ważność lub wykonalność pozostałych jego postanowień. W razie zaistnienia takich okoliczności Strony podejmą działania w celu zastąpienia postanowień nieważnych lub bezskutecznych postanowieniami najpełniej odpowiadającymi gospodarczemu celowi Umowy, o ile na ich miejsce nie wejdą właściwe przepisy ustawowe.

3. Wykonawca nie może przenieść praw, w tym wierzytelności wobec Zamawiającego ani obowiązków z tytułu Umowy na osoby trzecie bez uprzedniej zgody Zamawiającego wyrażonej w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

4. Ewentualne spory mogące wynikać z realizacji Umowy Strony będą starały się rozwiązać polubownie. W przypadku, gdyby w terminie 30 dni od dnia powstania sporu, rozwiązania polubownego nie dało się wypracować, Strony poddają spory pod rozstrzygnięcie Sądu właściwego miejscowo ze względu na siedzibę Zamawiającego. Termin zastrzeżony w zdaniu poprzednim nie znajduje zastosowania, w przypadku, gdyby w tym terminie miało nastąpić przedawnienie roszczenia.

5. Wszelkie zmiany i uzupełnienia w treści Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

6. W przypadku uznania jakiegokolwiek sformułowania lub postanowienia Umowy za niezgodne z prawem polskim i uznania tego sformułowania lub postanowienia za

nieważne, Strony, w myśl dyspozycji art. 58 §3 kodeksu cywilnego zobowiązują się uzgodnić nowe sformułowanie lub postanowienie, którego znaczenie będzie najbardziej zbliżone do pierwotnej intencji Stron.

7. Nagłówki są umieszczone jedynie dla wygody Stron i nie wpływają na konstrukcję lub interpretację Umowy.

8. Treść Umowy stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa Zamawiającego i nie może być udostępniona osobom trzecim bez pisemnej zgody Zamawiającego.

9. W sprawach nieuregulowanych Umową będą miały zastosowanie przepisy prawa polskiego, a zwłaszcza przepisy Kodeksu Cywilnego oraz Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

10. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze

Stron.

ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA

Wykaz załączników:

Załącznik nr 1 – Opis Przedmiotu Zamówienia Załącznik nr 2 – Protokół Odbioru

Załącznik nr 1 do Umowy nr LK/…../2022/… Opis Przedmiotu Zamówienia

Przedmiot zamówienia składa się z dwóch Zadań:

Zadanie nr 1 – Portal umów Zadanie nr 2 – Portal dokumentów

Opis zadania nr 1 – Portal umów

A. Informacje ogólne

1. Wolumen dokumentów – ok. 2.000 umów w tym ok. 1.100 umów aktywnych (nie licząc aneksów).

2. Liczba ścieżek akceptacji – ok. 3 szt.

B. Szczegółowy opis procesu

1.	REJESTRACJA PROJEKTU	KOMÓRKA MERYTORYCZNA	1. Przydział unikalnego numeru umowy w określonym formacie. 2. Możliwość anulowania procesu przez uprawnionych użytkowników, z jednoczesnym uwolnieniem unikalnego numeru i zachowaniem dotychczasowego stanu projektu oraz uzasadnieniem anulowania. 3. Możliwość stałego podglądu procesu, na jakim jest etapie.
2.	WPROWADZENIE PROJEKTU UMOWY	KOMÓRKA MERYTORYCZNA	1. Wprowadzenie projektu umowy do Systemu w postaci dokumentu WORD. 2. Możliwość skorzystania ze standardowej wersji umowy. 3. Możliwość wprowadzenia nowego kontrahenta lub z bazy danych. 4. Możliwość wprowadzenia aneksu lub wypowiedzenia do umowy i powiązanie go z umową.
3.	OPINIOWANIE PROJEKTU	DYREKTOR PIONU, DYREKTOR DS. FINANSÓW, DYREKTOR DS. BEZPIECZEŃSTWA, SZEF BIURA ZARZĄDZANIA ZASOBAMI LUDZKIMI, RADCA PRAWNY, INSPEKTOR OCHRONY DANYCH	1. Opiniowanie projektu poprzez nanoszenie poprawek, umieszczanie opinii i komentarzy w trybie śledzenia zmian. Każda zmiana pozostawia ślad kto, kiedy i jaką zmianę zaproponował. 2. Po zaopiniowaniu opiniujący ma możliwość podjęcia decyzji o akceptacji projektu bez uwag, akceptacji z uwagami, albo cofnięciu projektu do poprzednika. 3. Opiniowanie odbywa się po ustalonej ścieżce, dokument nie może przejść do kolejnego etapu opiniowania, bez zakończenia opiniowania na poprzednim etapie. 4. Możliwość zmiany etapów opiniowania (przekierowanie umowy do innej osoby).

4.	WYMAGANE ZGODY KORPORACYJNE	KOMÓRKA MERYTORYCZNA, RADCA PRAWNY, BIURO ZARZĄDU, INNE ZAANGAŻOWANE KOMÓRKI ORGANIZACYJNE	1. Zdefiniowanie zakresu niezbędnych zgód korporacyjnych. 2. Wybór dalszej ścieżki procedowania umowy.
5.	KARTA OPINII	KOMÓRKA MERYTORYCZNA	1. Z procesu opiniowania generowany jest dokument w postaci karty opinii.
6.	AKCEPTACJA PROJEKTU	CZŁONEK ZARZĄDU	1. Faza akceptowania projektu przez odpowiedniego członka Zarządu.
7.	PODPISANIE UMOWY	ZARZĄD	1. Podpisanie umowy, w tym możliwość elektronicznego podpisu przez członków Zarządu Spółki lub inne upoważnione osoby.
8.	REPOZYTORIUM UMÓW	WYBRANY PRACOWNIK	1. Skanowanie podpisanej umowy i zamieszczenie jej w systemie. 2. Przechowywanie aktualnych umów, z alertami o: a. upływających terminach wypowiedzenia, wygaśnięcia etc. b. zbliżaniu się do ustalonej wartości obrotu kontraktu (kompatybilność z systemem SAP i EOD) . 3. Możliwość ustawienia różnych limitów kwotowych i ograniczeń czasowych. 4. Wyszukiwanie umów po ich numerach, kontrahentach, datach zawarcia, przedmiocie, komórkach odpowiedzialnych, słowach kluczowych. 5. Powiązanie procesu tworzenia aneksów bądź innych dokumentów, z umową bazową umieszczoną na portalu. 6. Możliwość wydrukowania umowy.
9.	ARCHIWUM UMÓW	ARCHIWUM	1. Przechowywanie umów nieaktualnych, przez 6 lat licząc od końca roku, w którym wygasły. 2. Alert o upływie terminu przechowywania. 3. Trwałe usunięcie umowy.

Opis zadania nr 2 – „Portal dokumentów”

A. Informacje ogólne

1. Portal dokumentów składa się z następujących modułów:

a) Portal umów

b) Faktury zakupu

c) Wnioski o płatność

d) Wnioski kredytowe

e) Aktywa trwałe

f) Zapotrzebowania

g) Korespondencja

h) Wnioski na Zarząd

i) Biblioteka

2. Wolumen dokumentów:

a) Umowy – ok. 2.000 w tym ok. 1.100 umów aktywnych (nie licząc aneksów)

b) Faktury zakupu – ok. 2.500 szt. miesięcznie

c) Wnioski o płatność – ok. 30 szt. miesięcznie

d) Wnioski kredytowe – ok. 15 szt. miesięcznie

e) Aktywa trwałe – ok. 50 szt. miesięcznie

f) Zapotrzebowania – ok. 300 szt. miesięcznie

g) Korespondencja – ok. 1.300 szt. miesięcznie

h) Wnioski na Zarząd – ok. 20 szt. miesięcznie

3. Liczba ścieżek akceptacji dokumentów: ok. 130 szt. (dotyczy wszystkich modułów).

B. Szczegółowy opis procesu

1. Portal umów

1.	REJESTRACJA PROJEKTU	KOMÓRKA MERYTORYCZNA	1. Przydział unikalnego numeru umowy w określonym formacie. 2. Możliwość anulowania procesu przez uprawnionych użytkowników, z jednoczesnym uwolnieniem unikalnego numeru i zachowaniem dotychczasowego stanu projektu oraz uzasadnieniem anulowania. 3. Możliwość stałego podglądu procesu, na jakim jest etapie.
2.	WPROWADZENIE PROJEKTU UMOWY	KOMÓRKA MERYTORYCZNA	1. Wprowadzenie projektu umowy do Systemu w postaci dokumentu WORD. 2. Możliwość skorzystania ze standardowej wersji umowy.

			3. Możliwość wprowadzenia nowego kontrahenta lub z bazy danych. 4. Możliwość wprowadzenia aneksu lub wypowiedzenia do umowy i powiązanie go z umową.
3.	OPINIOWANIE PROJEKTU	DYREKTOR PIONU, DYREKTOR DS. FINANSÓW, DYREKTOR DS. BEZPIECZEŃSTWA, SZEF BIURA ZARZĄDZANIA ZASOBAMI LUDZKIMI, RADCA PRAWNY, INSPEKTOR OCHRONY DANYCH	1. Opiniowanie projektu poprzez nanoszenie poprawek, umieszczanie opinii i komentarzy w trybie śledzenia zmian. Każda zmiana pozostawia ślad kto, kiedy i jaką zmianę zaproponował. 2. Po zaopiniowaniu opiniujący ma możliwość podjęcia decyzji o akceptacji projektu bez uwag, akceptacji z uwagami, albo cofnięciu projektu do poprzednika. 3. Opiniowanie odbywa się po ustalonej ścieżce, dokument nie może przejść do kolejnego etapu opiniowania, bez zakończenia opiniowania na poprzednim etapie. 4. Możliwość zmiany etapów opiniowania (przekierowanie umowy do innej osoby).
4.	WYMAGANE ZGODY KORPORACYJNE	KOMÓRKA MERYTORYCZNA, RADCA PRAWNY, BIURO ZARZĄDU, INNE ZAANGAŻOWANE KOMÓRKI ORGANIZACYJNE	1. Zdefiniowanie zakresu niezbędnych zgód korporacyjnych 2. Wybór dalszej ścieżki procedowania umowy.
5.	KARTA OPINII	KOMÓRKA MERYTORYCZNA	1. Z procesu opiniowania generowany jest dokument w postaci karty opinii.
6.	AKCEPTACJA PROJEKTU	CZŁONEK ZARZĄDU	1. Faza akceptowania projektu przez odpowiedniego członka Zarządu.
7.	PODPISANIE UMOWY	ZARZĄD	1. Podpisanie umowy, w tym możliwość elektronicznego podpisu przez członków Zarządu Spółki lub inne upoważnione osoby.
8.	REPOZYTORIUM UMÓW	WYBRANY PRACOWNIK	1. Skanowanie podpisanej umowy i zamieszczenie jej w systemie. 2. Przechowywanie aktualnych umów, z alertami o: a. upływających terminach wypowiedzenia, wygaśnięcia etc. b. zbliżaniu się do ustalonej wartości obrotu kontraktu (kompatybilność z systemem SAP i EOD). 3. Możliwość ustawienia różnych limitów kwotowych i ograniczeń czasowych. 4. Wyszukiwanie umów po ich numerach, kontrahentach, datach zawarcia, przedmiocie, komórkach odpowiedzialnych, słowach kluczowych. 5. Powiązanie procesu tworzenia aneksów bądź innych dokumentów, z umową bazową umieszczoną na portalu. 6. Możliwość wydrukowania umowy.

9. ARCHIWUM UMÓW ARCHIWUM 1. Przechowywanie umów nieaktualnych, przez 6 lat licząc od końca roku, w którym wygasły. 2. Alert o upływie terminu przechowywania. 3. Trwałe usunięcie umowy.

2. Faktury zakupu

1.	REJESTRACJA FAKTURY	KANCELARIA	1. Przydział unikalnego numeru faktury. 2. Możliwość anulowania procesu, wraz z uzasadnieniem, z pozostawieniem wpisu w Systemie – tylko użytkownik z uprawnieniami. 3. Możliwość stałego podglądu procesu, na jakim jest etapie. 4. System automatycznie sczytuje dane z faktury w wersji elektronicznej. 5. System automatycznie skanuje i sczytuje (OCR) dane z faktury w wersji papierowej. 6. System automatycznie weryfikuje rachunek bankowy wystawcy w wykazie podmiotów VAT (biała lista VAT). 7. System na podstawie danych z faktury wybiera ścieżkę obiegu. Dla dokumentów nie rozpoznanych pracownik wybiera ręcznie ścieżkę obiegu.
2.	WERYFIKACJA FAKTURY	DZIAŁ FINANSOWY	1. Pracownik weryfikuje poprawność sczytanych danych.
3.	OPIS MERYTORYCZNY DOKUMENTU	KOMÓRKA MERYTORYCZNA	1. System na podstawie danych z faktury sugeruje opis faktury (x.xx. MPK, numer konta księgowego, numer zlecenia kontrolingowego, numer umowy, numer zamówienia). 2. Pracownik dokonuje weryfikacji poprawności danych i w razie konieczności dokonuje korekty. 3. W przypadku dokumentów nie rozpoznanych, pracownik sam dokonuje opisu faktury.
4.	AKCEPTACJA FAKTURY	KOMÓRKA MERYTORYCZNA	1. Kierownik komórki merytorycznej akceptuje fakturę.
5.	DODATKOWA AKCEPTACJA FAKTURY	PION ZARZĄDCZY	1. Faktury powyżej xxx tys. PLN akceptuje Dyrektor Pionu. 2. Faktury powyżej xxx tys. PLN akceptuje Członek Zarządu.
6.	KSIĘGOWANIE FAKTURY	KSIĘGOWOŚĆ	1. Zaksięgowanie faktury.
7.	ARCHIWUM FAKTUR	ARCHIWUM	1. Przechowywanie faktur elektronicznych przez ustalony okres czasu. 2. Alert o upływie terminu przechowywania. 3. Trwałe usunięcie faktury.

3. Wnioski o płatność

1.	ZŁOŻENIE WNIOSKU	KOMÓRKA MERYTORYCZNA	1. Przydział unikalnego numeru wniosku. 2. Możliwość anulowania procesu przez uprawnionych użytkowników, z jednoczesnym uwolnieniem unikalnego numeru i zachowaniem dotychczasowego stanu wniosku oraz uzasadnieniem anulowania. 3. Możliwość stałego podglądu procesu, na jakim jest etapie. 4. Pracownik składa wniosek ze wskazaniem x.xx.: zamówienia, kontrahenta (dane z SAP), kwoty i daty płatności. 5. Alert w przypadku wprowadzenia kwoty płatności powyżej xxx tys. PLN. 6. Możliwość przypisania wniosku do umowy lub zamówienia (opcjonalnie).
2.	AKCEPTACJA WNIOSKU	KOMÓRKA MERYTORYCZNA	1. Kierownik komórki merytorycznej akceptuje wniosek.
3.	WERYFIKACJA WNIOSKU	DZIAŁ FINANSOWY	1. Pracownik weryfikuje wniosek.
4.	AKCEPTACJA DODATKOWA	PION ZARZĄDCZY	1. Wniosek powyżej xxx tys. PLN akceptuje Dyrektor Pionu. 2. Wniosek powyżej xxx tys. PLN akceptuje Członek Zarządu.
5.	KSIĘGOWANIE WNIOSKU	KSIĘGOWOŚĆ	1. Zaksięgowanie wniosku.
6.	ARCHIWUM WNIOSKÓW	ARCHIWUM	1. Przechowywanie wniosków przez ustalony okres czasu. 2. Alert o upływie terminu. 3. Trwałe usunięcie wniosku.

4. Wnioski kredytowe

1. ZŁOŻENIE WNIOSKU KOMÓRKA MERYTORYCZNA 1. Przydział unikalnego numeru wniosku. 2. Możliwość anulowania procesu przez uprawnionych użytkowników, z jednoczesnym uwolnieniem unikalnego numeru i zachowaniem dotychczasowego stanu wniosku oraz uzasadnieniem anulowania. 3. Możliwość stałego podglądu procesu, na jakim jest etapie. 4. Wybór spośród trzech rodzajów wniosku - różne widoki formularzy i ścieżki akceptacji. Rodzaje wniosków: a. Wniosek uproszczony nienazwany b. Wniosek uproszczony ubezpieczony c. Wniosek wewnętrzny standardowy 5. Wprowadzenie niezbędnych danych przez pracownika (w zależności od wybranego rodzaju wniosku).

			6. Dane kontrahenta pobierane z bazy kontrahentów SAP, stan należności pobierany z SAP. Stan salda operacyjnego (przyjęte do realizacji zlecenia jeszcze niezafakturowane) pobierany z SLK (System Logistyki Kolejowej - dedykowany system biznesowy spółki LOTOS Kolej służący do zarządzania ekspedycją kolejową).
2.	AKCEPTACJA WNIOSKU	KOMÓRKA MERYTORYCZNA	1. Akceptacja wniosku przez przełożonego.
3.	DODATKOWA AKCEPTACJA WNIOSKU	PION ZARZĄDCZY	1. Akceptacja Dyrektora Pionu (dla wybranych rodzajów wniosku).
4.	WERYFIKACJA WNIOSKU	PION FINANSOWY	1. Opiniowanie wniosku. 2. Dodatkowe opiniowanie wniosku przez Kierownika Działu Finansowego (dla wybranych rodzajów wniosku). 3. Dodatkowe opiniowanie wniosku przez Dyrektora ds. Finansów (dla wybranych rodzajów wniosku).
5.	WYDANIE DECYZJI	PION FINANSOWY/ PION ZARZĄDCZY	1. Wydanie decyzji kredytowej zgodnie z uprawnieniami, w zależności od wybranego rodzaju wniosku (Dział Finansowy, Dyrektor ds. Finansów, bądź Członek Zarządu (dodatkowo walidacja od kwoty wnioskowanego limitu). 2. Możliwość wygenerowania decyzji w pdf.
6.	ARCHIWUM WNIOSKÓW	ARCHIWUM	1. Przechowywanie wniosków i decyzji kredytowych, przez ustalony okres czasu. 2. Alert o upływie terminu. 3. Trwałe usunięcie wniosku wraz z decyzją kredytową.

5. Aktywa trwałe

1. UTWORZENIE DOKUMENTU XXXXXXX XXXXXXXXXXXX 0 1. Przydział unikalnego numeru wniosku. 2. Możliwość anulowania procesu przez uprawnionych użytkowników, z jednoczesnym uwolnieniem unikalnego numeru i zachowaniem dotychczasowego stanu wniosku oraz uzasadnieniem anulowania. 3. Możliwość stałego podglądu procesu, na jakim jest etapie. 4. Wybór spośród pięciu rodzajów dokumentów, w tym jeden składający się z podwójnego obiegu (lit. c poniżej) - różne widoki dokumentu i ścieżki akceptacji. Rodzaje dokumentów: a. Przyjęcie ŚT/WN b. Przesunięcie ŚT/WN c. Wniosek o likwidację ŚT/WN, a po zakończeniu obiegu automatyczne

			wygenerowanie drugiego dokumentu - Likwidacja ŚT/WN d. Przesunięcie PN e. Likwidacja PN 5. Wprowadzenie niezbędnych danych przez pracownika (w zależności od wybranego rodzaju dokumentu). 6. Możliwość wyboru kilku składników majątku (dane z SAP).
2.	AKCEPTACJA DOKUMENTU	XXXXXXX XXXXXXXXXXXX 0	1. Akceptacja dokumentu przez kierownika kom. org. 1.
3.	AKCEPTACJA DOKUMENTU	XXXXXXX XXXXXXXXXXXX 0	1. Akceptacja dokumentu przez kierownika kom. org. 2 (dla wybranych rodzajów dokumentów).
4.	DODATKOWA AKCEPTACJA DOKUMENTU	PION ZARZĄDCZY	1. Akceptacja Dyrektora Pionu (dla wybranych rodzajów dokumentu).
5.	WERYFIKACJA DOKUMENTU	KOMÓRKI MERYTORYCZNE	1. Opiniowanie dokumentu (osoby z różnych kom. org., każda musi zaakceptować, aby dokument mógł trafić na kolejny etap).
6.	DODATKOWA AKCEPTACJA DOKUMENTU	PION ZARZĄDCZY/ ZARZĄD	1. Akceptacja Dyrektora „Branżysty”/ Członka Zarządu (dla wybranych rodzajów dokumentu) oraz dodatkowa walidacja od wartości początkowej aktywa.
7.	KSIĘGOWANIE DOKUMENTU	KSIĘGOWOŚĆ	1. Zaksięgowanie dokumentu. 2. Możliwość wygenerowania dokumentów, protokołów w pdf.
8.	ARCHIWUM DOKUMENTÓW	ARCHIWUM	1. Przechowywanie dokumentów przez ustalony okres czasu. 2. Alert o upływie terminu. 3. Trwałe usunięcie dokumentu.

6. Zapotrzebowania

1.	REJESTRACJA ZAPOTRZEBOWANIA	KOMÓRKA MERYTORYCZNA	1. Przydział unikalnego numeru w określonym formacie. 2. Możliwość anulowania, zapisania, przekazania do akceptacji, zmiany ścieżki. Na każdym etapie, konieczność dodania komentarza. Każda czynność pozostawia ślad widoczny na każdym etapie w postaci komentarza (kto, kiedy, treść). 3. Wybór zapotrzebowania z dostępnych rodzaj: np. usługa, uzupełnienie magazynu. 4. Możliwość odrzucenia z informacją e-mail do wszystkich osób na wcześniejszych ścieżkach. 5. Wybór rodzaju budżetu z wymienionych.
2.	WPROWADZENIE DANYCH ZAPOTRZEBOWANIA	KOMÓRKA MERYTORYCZNA	1. Dane uzupełniające się automatycznie (np. imię, nazwisko komórka organizacyjna). 2. Do każdego zapotrzebowania indywidualne opcje do wyboru, np. terminu realizacji, awaria. 3. Wprowadzanie danych, bez których nie można przejść do kolejnego etapu (np.:

			nazwa materiału; wymiar/ symbol/ gatunek; jednostka miary; ilość; MPK) 4. Przy zapotrzebowaniach na usługi IT: możliwość wyboru określonego sprzętu zgodnego z koszykiem zakupowym. Załączona możliwość filtrowania składnika z bazy danych SAP. 5. Możliwość dodania załącznika, złożenia na jednym zapotrzebowaniu kilku produktów. 6. Osoba wystawiająca powinna mieć możliwość modyfikacji danych po odrzuceniu przez przełożonego i ponownego przesłania do zatwierdzenia. 7. Miejsce na komentarz. 8. Możliwość wyboru kilku osób na kolejny etap. 9. Możliwość przypisania zadania. 10. Funkcja umożliwiająca skierowanie zapotrzebowania do osoby akceptującej koszty, które są znane po weryfikacji technicznej lub wizji lokalnej.
3.	AKCEPTACJA ZAPOTRZEBOWANIA	KOMÓRKA MERYTORYCZNA	1. Możliwość weryfikacji posiadanych funduszy. Budżet wczytywany z pliku Excel. 2. W przypadku braku zgody na zakup konieczny komentarz dotyczący odrzucenia do osoby wystawiającej. 3. Możliwość podjęcia decyzji o akceptacji zapotrzebowania bez komentarza, z uwagami albo cofnięciu projektu do poprzednika. 4. Przesłanie zapotrzebowania do przełożonego wyższego rangą.
4.	DODATKOWA AKCEPTACJA ZAPOTRZEBOWANIA	DYREKTOR PIONU/ZARZĄD	1. Przełożony wyższej rangi a następnie Dyrektor lub Członek Zarządu akceptują zapotrzebowanie. Podobniej jak powyżej w punkcie 3 podpunkt 2 i 3. 2. Przesyła zapotrzebowanie do wykonania.
5.	PRZYDZIELENIE ZAPOTRZEBOWANIA DO REALIZACJI	BIURO ZAKUPÓW	1. Szef Biura Zakupów przydziela zapotrzebowanie do konkretnej osoby lub grupy osób. 2. Możliwość wyboru opcji - "błędny wniosek" i odrzucenie w celu uzupełnienia danych. Osoba wystawiająca otrzymuje powiadomienie email.
6.	ARCHIWIZOWANIE	ARCHIWUM	1. Wyszukiwanie zapotrzebowania po ich numerach, kontrahentach, użytkownikach wystawiających, datach wystawienia, przedmiocie zapotrzebowania, komórkach odpowiedzialnych, słowach kluczowych. 2. Przechowywanie dokumentów przez ustalony okres czasu. 3. Alert o upływie terminu. 4. Trwałe usunięcie dokumentu.

7. Korespondencja

a) Korespondencja przychodząca

1.	REJESTRACJA POCZTY PRZYCHODZĄCEJ I WYCHODZĄCEJ	KANCELARIA	1. Przydział unikalnego numeru pisma przychodzącego łącznie z datą. 2. Możliwość anulowania procesu przez uprawnionych użytkowników, z jednoczesnym uwolnieniem unikalnego numeru oraz uzasadnieniem anulowania. 3. Możliwość stałego podglądu procesu, na każdym etapie. 4. Na podstawie skanu dokumentu System automatycznie uzupełnia dane nadawcy korespondencji (mechanizm OCR). Pracownik kancelarii weryfikuje poprawność danych, a w przypadku konieczności dokonuje poprawy. 5. Pracownik kancelarii na podstawie rodzaju dokumentacji oraz nadawcy wybiera odpowiednią ścieżkę obiegu dokumentu. 6. Oryginał dokumentu trafia do archiwum, a w Systemie w dedykowanym polu domyślenie wskazywana jest lokalizacja „archiwum”. Możliwe jest wypożyczenie oryginału za potwierdzeniem odbioru przez przełożonego lub osobę wyznaczoną. W takim przypadku pracownik Kancelarii zmienia status „archiwum” na statusu ”odebrane” lub „wypożyczone”. 7. W przypadku pism z załącznikami, dla których nie ma możliwości zeskanowania kompletu dokumentów, pracownik kancelarii w dedykowanym polu dokona wpisu, iż dokumenty zostały przekazane na półkę do odbioru osobistego wg procedury Kancelaryjnej. 8. W dedykowanym polu przechowywana jest informacja o sposobie dostarczenia przesyłki (poczta polska lub kurier). 9. W przypadku przesyłek, które zgodnie z procedurą nie są otwierane, skanowane są koperty i na ich podstawie są wprowadzane do Systemu (mechanizm OCR) – analogicznie jak w przypadku standardowych pism. 10. System na podstawie wybranych ścieżek przypomina użytkownikom o konieczności odebrania dokumentów w formie papierowej. 11. Możliwość obsługi korespondencji z podpisami elektronicznymi i EPUAP.
2.	ODBIÓR PISM PRZYCHODZĄCYCH	KOMÓRKA MERYTORYCZNA	1. Pracownik komórki merytorycznej (w oparciu o zdefiniowane ścieżki) otrzymuje powiadomienie o nowej korespondencji przychodzącej. 2. Pracownik wskazuje w systemie wymagany termin odpowiedzi.

			3. Pracownik otrzymuje cykliczne powiadomienia o konieczności odbioru pism w wersji papierowej (jeśli dotyczy) oraz o zbliżającym się terminie wymaganej odpowiedzi na korespondencję (jeśli dotyczy). 4. Możliwość obsługi korespondencji z podpisami elektronicznymi i EPUAP.
3.	ARCHIWUM PISM PRZYCHODZĄCYCH	ARCHIWUM	1. Archiwizacja pism przychodzących przez ustalony okres. 2. Alert o upływie terminu przechowywania.

b) Korespondencja wychodząca

1.	TWORZENIE PISM	KOMÓRKA MERYTORYCZNA	1. Przydział unikalnego numeru pisma wychodzącego łącznie z datą. 2. Możliwość anulowania procesu przez uprawnionych użytkowników, z jednoczesnym uwolnieniem unikalnego numeru i zachowaniem dotychczasowego stanu pisma oraz uzasadnieniem anulowania. 3. Możliwość tworzenia pisma na dwa sposoby: poprzez System lub w sposób tradycyjny (papierowa wersja dokumentu). 4. W przypadku pisma tworzonego przez System, pracownik wybiera interesujący go szablon dokumentu i na jego podstawie sporządza pismo. Pracownik dokonuje wyboru odbiorcy pisma z bazy SAP, a w przypadku braku kontrahenta w SAP uzupełnia dane ręcznie. 5. Przygotowane pismo pracownik przekazuje do akceptacji przełożonych (zgodnie z ustalonymi ścieżkami). 6. W przypadku pisma w wersji papierowej pracownik skanuje dokument do Systemu. 7. Możliwość stałego podglądu procesu, na każdym etapie. 8. Po uzyskaniu niezbędnych akceptacji pisma, oryginał dokumentu przekazywany jest do kancelarii w celu wysyłki. 9. Dodatkowo pracownik uzupełnia w Systemie podstawowe dane do wysyłki (x.xx. adresat, sposób dostarczenia przesyłki, czego dotyczy pismo) – możliwe dane pobierane są z SAP. Dla pism tworzonych w wersji elektronicznej System pobiera dostępne dane. 10. Możliwość obsługi korespondencji z podpisami elektronicznymi i EPUAP.
2.	REJESTRACJA POCZTY WYCHODZĄCEJ	KANCELARIA	1. Po otrzymaniu oryginałów pism do wysyłki pracownicy Kancelarii przystępują do rejestracji korespondencji wychodzącej. Rejestracja obejmuje dane: unikalny numer wysyłki (inny niż numer pisma), status,

			adresat, typ korespondencji, adres, rodzaj wysyłki, kto wysławił, z jakiego pionu, treść korespondencji, data utworzenia, załączniki. Dostępne dane pobierane są ze wcześniejszych etapów. 2. Po dokonaniu rejestracji pracownik Kancelarii utworzy raport do przekazania korespondencji Grupie LOTOS w celu jej wysłania.
3.	AKCEPTACJA WYSYŁEK KURIERSKICH	PRZEŁOŻONY DANEGO PIONU, PRACOWNIK KANCELARII	1. Każda przesyłka kurierska zatwierdzana jest przez przełożonego danego działu, po czym realizowana jest przez pracownika Kancelarii lub wyznaczonych pracowników na Wydziałach zamiejscowych.
4.	ARCHIWUM PISM WYCHODZĄCYCH		1. Archiwizacja pism przychodzących przez ustalony okres. 2. Alert o upływie terminu przechowywania.

8. Wnioski na Zarząd

1.	ZŁOŻENIE WNIOSKU	KOMÓRKA MERYTORYCZNA	1. Przydział unikalnego numeru wniosku. 2. Możliwość anulowania procesu przez uprawnionych użytkowników, z jednoczesnym uwolnieniem unikalnego numeru i zachowaniem dotychczasowego stanu wniosku oraz uzasadnieniem anulowania. 3. Możliwość stałego podglądu procesu, na jakim jest etapie. 4. Możliwość przypisania wniosku do umowy lub zamówienia (opcjonalnie). 5. Pracownik komórki merytorycznej wypełnia zdefiniowany w Systemie formularz (możliwość edycji) Wniosku na Zarząd oraz załącza niezbędne dokumenty (załączniki do Wniosku na Zarząd).
2.	AKCEPTACJA WNIOSKU	KOMÓRKA MERYTORYCZNA	1. Kierownik komórki merytorycznej/ Szef Biura (Wnioskujący) akceptuje wniosek.
3.	OPINIOWANIE WNIOSKU	DYREKTOR PIONU/CZŁONEK ZARZĄDU	1. Dyrektor pionu/Członek Zarządu opiniuje złożony wniosek. 2. Możliwość podjęcia decyzji o akceptacji bez komentarza, z uwagami albo cofnięciu projektu na wybrany etap.
4.	OPINIOWANIE WNIOSKU	DYREKTOR DS. FINANSÓW	1. Dyrektor ds. Finansów opiniuje złożony wniosek. 2. Możliwość podjęcia decyzji o akceptacji bez komentarza, z uwagami albo cofnięciu projektu do na wybrany etap.
5.	OPINIOWANIE WNIOSKU	RADCA PRAWNY	1. Radca prawny opiniuje złożony wniosek. 2. Możliwość podjęcia decyzji o akceptacji bez komentarza, z uwagami albo cofnięciu projektu do na wybrany etap.
6.	ZŁOŻENIE WNIOSKU	BIURO ZARZĄDU I COMPLIANCE	1. Szef Biura Zarządu i Compliance weryfikuje otrzymany Wniosek.

			2. Możliwość podjęcia decyzji o akceptacji bez komentarza, z uwagami albo cofnięciu Wniosku do na wybrany etap. 3. Wyznaczenie terminu posiedzenia Zarządu, na którym będzie omawiany Wniosek – powiadomienie mailowe do osoby Wnioskującej.- konieczność powiązania z Kalendarzem w programie pocztowym.
8.	POSIEDZENIE ZARZĄDU	CZŁONKOWIE ZARZĄDU, BIURO ZARZĄDU	1. Sporządzenie projektu uchwały. 2. Sporządzenie porządku obrad. 3. Rozsyłanie zaakceptowanych uchwał do osób wnioskujących.
7.	ARCHIWUM WNIOSKÓW	ARCHIWUM	1. Przechowywanie Wniosków przez ustalony okres czasu. 2. Alert o upływie terminu. 3. Trwałe usunięcie wniosku.

9. Biblioteka

Miejsce do przechowywania dokumentów dostępnych dla szerszego grona odbiorców (z możliwością definiowania katalogów dokumentów oraz definiowania dostępów dla poszczególnych grup użytkowników). Przykładowymi dokumentami są np. zestawienie MPK-ów, zestawienie numerów kont bankowych, wzory korespondencji służbowej.

B. Główne założenia systemowe

1. System w modelu On-premises, z jasno określonymi wymaganiami infrastruktury serwerowej, dla liczby użytkowników z zapytania ofertowego. Rozwiązanie musi działać na Windows Server 2019.

2. Baza danych oparta o rozwiązania Microsoft SQL Server, przynajmniej w wersji 2016.

3. Możliwość interfejsowania do rozwiązań i z rozwiązań firm trzecich, np. poprzez API.

4. Szyfrowanie przetwarzanych jak i przechowywanych danych.

5. Możliwość integracji z Active Directory.

6. Możliwość zarządzania uprawnieniami na poziomie niezależnych ról od Active Directory.

7. Możliwość przejrzystej integracji z systemem SAP oraz innymi systemami Zamawiającego.

8. Gwarancja dokonania migracji danych z dotychczas wykorzystywanych przez Zamawiającego systemów.

9. Zabezpieczenie przed dostępem nieuprawnionych osób lub programów.

10. Oferent powinien mieć doświadczenie we wdrażaniu swojego produktu na wskazanym systemie.

C. Funkcjonalności Systemu

1. Kontrola dostępu użytkowników poprzez ograniczenie im funkcjonalności (tworzenie/przeglądanie/edycja/kopiowanie) lub zasobów (między innymi wg. przypisanego opiekuna dokumentu lub wg etapu procesu).

2. Wbudowane narzędzie umożliwiające administratorowi Zamawiającego tworzenie i modyfikację danych użytkowników oraz modyfikację uprawnień do poszczególnych funkcji Systemów.

3. Nadawanie uprawnień dla grup użytkowników. Grupa użytkowników jest rozumiana x.xx. w oparciu o zajmowanie danego stanowiska, posiadanie danej kompetencji (obszar tematyczny), przypisanie do komórki organizacyjnej, pełnienie roli w procesie obiegu dokumentów.

4. Zarządzenie nieobecnościami i zastępstwami.

5. Przechowywanie historii udanych jak i nieudanych logowań użytkowników, ze wskazaniem dokładnej daty i godziny, użytkownika i adresu IP urządzenia, z którego nastąpiło logowanie. Historia ta powinna ponadto zawierać informacje o sesjach, które samoczynnie wygasły po nieaktywności użytkownika trwającej dłużej niż 30 minut, jak i o sytuacjach, gdy sesja użytkownika zalogowanego z jednego numeru IP urządzenia została przejęta przez zalogowanie tego samego użytkownika z innego numeru IP urządzenia.

6. Tworzenia i edycja indywidualnych oraz systemowych pulpitów, prezentujących funkcje i informacje najistotniejsze dla danego użytkownika (np. własne listy danych, raporty, wykresy, zadania do wykonania, skróty do często wykorzystywanych funkcji Systemu, itp.).

7. Samodzielnego modyfikowania i dostosowywania widoków i list danych dla użytkowników poprzez wybór i określanie kolejności dostępnych kolumn (a także ich sortowanie, grupowanie, podsumowywanie danych liczbowych) oraz filtrów (filtrowanie danych na liście w oparciu o wiele kryteriów, w tym filtry wielopoziomowe budowane przez użytkownika, bazujące nie tylko na cechach opisujących obiekt filtrowany, ale i na cechach obiektów z nim powiązanych).

8. Zapisywanie przez użytkownika indywidualnie zdefiniowanych filtrów i widoków.

9. System webowy – dostęp z wielu komputerów przez przeglądarkę internetową, w tym dostępu z urządzeń mobilnych.

10. Konfiguracja ścieżek obiegu i akceptacji dokumentów przy pomocy graficznego konfiguratora będącego integralną częścią aplikacji. Graficzne narzędzie konfiguracji musi umożliwiać co najmniej konfigurowanie ról uczestniczących w obiegu dokumentu, zadań dla poszczególnych ról, decyzji podejmowanych przy

realizacji zadania, przepływów pomiędzy zadaniami zależnie od podjętej decyzji oraz definiowanie komunikatów dla osób uczestniczących w procesie obiegu.

11. Edytowanie słowników komórek organizacyjnych, stanowisk, osób opisujących, weryfikujących i zatwierdzających dokumenty w obiegu.

12. Przeglądania załączników dokumentów (np. skany dokumentów) na każdym etapie akceptacji. Podczas przeglądania dokumentów, powinny być widoczne metadane (formularz dokumentu) na jednym ekranie.

13. Eksport danych z dowolnej listy danych do arkuszy MS Excel (ograniczony przez System uprawnień tylko dla użytkowników/grup użytkowników, którym takie prawo przyznano).

14. Wbudowany mechanizm OCR zapewniający przynajmniej przeszukiwanie pełnotekstowe załączników w całym Systemie oraz selektywne, automatyczne pobieranie treści załączników.

15. Nadawanie terminów realizacji związanych z obiegiem dokumentu, zleconymi zadaniami, terminem płatności i zamknięciem sprawy.

16. Rejestrację i obsługa w Systemie różnych typów dokumentów, z uwzględnieniem specyficznych dla nich atrybutów.

17. Mechanizm kontroli statusu dokumentu, jego dotychczasowej ścieżki, planowanych i rzeczywistych czasów realizacji zadań w obiegu elektronicznym przez określonego użytkownika.

18. Mechanizm definiowania komunikatów cyklicznych lub związanych z wystąpieniem zdarzenia dotyczącego określonego dokumentu, który oprócz komunikatu w aplikacji generuje również e-mail z linkiem do dokumentu w Systemie. Komunikaty powinny być generowane dla każdego dokumentu/obiektu z osobna lub dla listy dokumentów/obiektów spełniających kryteria generowania komunikatu.

19. Opcja sekwencyjnej pracy nad dokumentem, tworzenie nowych wersji dokumentu wraz z jednoczesną rejestracją historii zmian. Mechanizm blokowania dokumentu do edycji powinien uniemożliwiać jednoczesną edycję treści określonego dokumentu.

20. Kontrola kto, kiedy i jakich zmian dokonał, jakie sporządził kopie, wydruki. Znak wodny na ekranie.

21. Jednolita, zintegrowana baza kontrahentów, pracowników, MPK-ów, kont księgi głównej, składników majątku itd. dla całego Systemu powiązaną z systemem SAP oraz automatyczne sprawdzanie poprawności wprowadzanych do systemu danych typu NIP, PESEL, itd.

22. Pobieranie danych identyfikacyjnych i adresowych nowo rejestrowanych kontrahentów z zewnętrznej bazy VIES, KRS, CEIDG i GUS oraz weryfikacja kontrahenta, czy jest zarejestrowanym podatnikiem VAT oraz rachunków kontrahenta (Wykaz podatników VAT Ministerstwa Finansów).

23. Filtrowanie i wyszukiwanie danych np. kontrahentów w bazie na podstawie wszystkich opisujących go atrybutów/pól (w tym możliwość łączenia fraz przy wyszukiwaniu).

24. Indywidualne określanie czasu archiwizacji w Systemie różnych typów dokumentów.

25. Udostępnianie w ramach udzielonej gwarancji nowych wersji oprogramowania.

Załącznik nr 2 do Umowy nr LK/…../2022/…

PROTOKÓŁ ODBIORU

Do umowy na dostarczenie, zainstalowanie, uruchomienie i wdrożenie Elektronicznego Portalu obiegu dokumentów w LOTOS Kolej

Sporządzony w dniu 2022 roku przez

Strona odbierająca:

………………………..

Strona przekazująca:

………………………..

Przedmiot odbioru:

Przedmiotem odbioru jest dostarczenie, zainstalowanie, uruchomienie i wdrożenie przez Wykonawcę Elektronicznego Portalu obiegu dokumentów w LOTOS Kolej. Zamawiający potwierdza wykonanie prac, na które składają się prace z etapu … wskazane w § 5 ust. 1 lit.

…. Umowy nr LK/ /2022/…

Uwagi:

……………………………………

Strona odbierająca Strona przekazująca