UMOWA NR ZSC.26.49.2023………

Projektowane postanowienia umowy

UMOWA NR ZSC.26.49.2023………

na realizację zamówienia

pn. Usługa noclegowa, najem sali konferencyjnej oraz świadczenie usług restauracyjnych w terminie 24-25.10.2023 r. dla uczestników wizyty studyjnej w Zgorzeleckim Klasterze

Rozwoju Odnawialnych Źródeł Energii i Efektywności Energetycznej.

Umowa została zawarta bez zastosowania przepisów ustawy dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605) w związku z jej art. 2 ust. 1 pkt 1, na podstawie Regulaminu udzielania zamówień o wartości mniejszej niż 130.000,00 zł netto, obowiązującego w Związku Gmin i Powiatów Subregionu Centralnego Województwa Śląskiego

zawarta w dniu r. w Gliwicach

pomiędzy:

Związkiem Gmin i Powiatów Subregionu Centralnego Województwa Śląskiego z siedzibą w Xxxxxxxxx 00-000, xx. Xxxxxxxxxx Xxxx 16, NIP 631 26 51 874,

reprezentowanym przez:

p Członka Zarządu

x. Xxxxxxxx Xxxxxxxx – Dyrektora Biura Związku zwanym dalej Zamawiającym

a

……………………………….. z siedzibą w ……………….., ul………………….., NIP ……………………, REGON

Strona1

……………… reprezentowanym przez:

p. ………………….., ………………………….

§ 1 Przedmiot umowy

1. Przedmiotem umowy jest kompleksowa organizacja wizyty studyjnej w Zgorzeleckim Klasterze Rozwoju Odnawialnych Źródeł Energii i Efektywności Energetycznej w zakresie zakwaterowania, wyżywienia i udostępnienia sali konferencyjnej, zgodnie z zapytaniem ofertowym i ofertą złożoną w postępowaniu nr ZSC.26.49.2023.

2. Opis przedmiotu zamówienia określony został w załączniku nr 1 do niniejszej umowy oraz w ofercie Wykonawcy w załączniku nr 2 - złożonej w postępowaniu, które stanowią integralne części umowy.

3. Zamawiający nie dopuszcza zmiany lokalizacji miejsca świadczenia usług, tj. zmiany obiektu hotelowego wskazanego w ofercie Wykonawcy.

4. Usługą zostanie objętych do 70 osób (planowana liczba uczestników wizyty studyjnej), przy czym Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia ilości osób tj. zamówienia ilości nie mniejszej niż 60% maksymalnej wartości zamówienia. Rozliczenie nastąpi zgodnie z rzeczywistym wykonaniem usługi, a Wykonawca nie będzie wnosił z tego tytułu żadnych roszczeń.

§ 2 Termin i miejsce realizacji umowy

1. Przedmiot umowy zostanie zrealizowany w dniach 24-25 października 2023 roku.

2. Dopuszcza się zmianę terminu realizacji umowy na wniosek Zamawiającego po konsultacji z Wykonawcą, jednak w takim przypadku usługa winna być zrealizowana nie później, niż do 31.12.2023 r.

3. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o zmianie terminu najpóźniej do 20 dni kalendarzowych przed terminem wizyty studyjnej.

4. Usługa świadczona będzie w (nazwa i adres hotelu).

§ 3 Obowiązki Stron

1. Zamawiający zobowiązuje się do:

a. przekazania Wykonawcy wszelkich informacji niezbędnych do prawidłowego przygotowania się do realizacji umowy,

b. potwierdzenia drogą e-mailową ostatecznej liczby uczestników wizyty studyjnej korzystających z usług restauracyjnych oraz usług noclegowych na 7 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem realizacji przedmiotu umowy,

c. przekazania ostatecznej godziny gotowości usług restauracyjnych najpóźniej na 2 dni kalendarzowe przed rozpoczęciem realizacji przedmiotu umowy,

Strona2

d. przekazania wybranego menu (z uwzględnieniem ilości posiłków mięsnych i bezmięsnych) na 7 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem realizacji przedmiotu umowy.

2. Wykonawca zobowiązuje się do:

a. wykonania usług objętych przedmiotem niniejszej umowy z najwyższą sumiennością i starannością,

b. przyjęcia pełnej odpowiedzialności za jakość i terminowość świadczonych usług opisanych szczegółowo w §1 oraz za zgodność stanu faktycznego zastanego w hotelu z określonym w §1,

c. przekazania propozycji menu obiadu, kolacji wraz z bufetem nie później niż w 10 dni kalendarzowych od daty podpisania umowy,

d. udostępnienia przestrzeni w sali, w której zaplanowano podanie uroczystej kolacji zewnętrznemu podmiotowi, świadczącemu usługi konferansjera z własnym nagłośnieniem.

3. Wykonawca oświadcza, że:

a. obiekt hotelowy, który został przeznaczony do realizacji zamówienia posiada status hotelu minimum dwugwiazdkowego,

b. obiekt hotelowy nie będzie w trakcie remontu w terminie realizacji zamówienia.

4. Zastrzeżenia Zamawiającego:

a. obiekt, w którym świadczone będą usługi powinien zapewniać dostęp dla osób z niepełnosprawnością ruchową (tj. dostosowanie architektoniczne),

b. koszt zakwaterowania dla indywidualnego uczestnika wyniesie ……………. zł brutto (słownie: ………………………………) przy zakwaterowaniu w pokoju ,

……………… zł brutto (słownie: …………………) przy zakwaterowaniu w pokoju

……………………………

5. Zamawiającemu służy prawo stałego nadzoru nad sposobem i przebiegiem realizacji niniejszej umowy przez Wykonawcę. Ponadto, Zamawiającemu służy prawo żądania od Wykonawcy w każdym czasie wszelkich informacji dotyczących realizacji umowy.

6. Zamawiający uprawniony jest do zgłaszania Wykonawcy wszelkich zastrzeżeń dotyczących realizacji umowy wraz ze wskazaniem proponowanych zmian. W takiej sytuacji, Wykonawca udzieli niezwłocznej odpowiedzi informując o podjętych decyzjach oraz środkach zaradczych.

§ 4 Komunikacja pomiędzy stronami umowy

1. Językiem, w którym prowadzone będą ustalenia związane z organizacją wizyty studyjnej, jest język polski.

2. Strony przyjmują, że wszelka korespondencja na etapie przygotowania i realizacji umowy może być prowadzona w formie elektronicznej.

§ 5 Płatności

Strona3

1. Za wykonanie przedmiotu umowy strony ustalają wynagrodzenie kosztorysowe, zgodne z cenami jednostkowymi brutto. Ceny jednostkowe brutto wynikają z oferty złożonej przez

Wykonawcę w postępowaniu nr ZSC.26.49.2023, o którym mowa w § 1. Ceny nie ulegną podwyższeniu przez cały okres obowiązywania umowy.

2. Rozliczenie umowy nastąpi zgodnie z rzeczywistym wykonaniem usługi tj. adekwatnie do ostatecznej liczby zgłoszonych uczestników wizyty studyjnej, z uwzględnieniem zawartego w § 1 ust. 4 zastrzeżenia przewidującego możliwość zmniejszenia przez Zamawiającego planowanej liczby uczestników wizyty studyjnej.

3. Łączne maksymalne wynagrodzenie należne Wykonawcy nie przekroczy kwoty

…………………………zł brutto (słownie: ).

4. Wynagrodzenie określone w ust. 3 obejmuje wszelkie koszty związane z realizacją umowy i zaspokaja wszelkie roszczenia Wykonawcy.

5. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności ani kosztów związanych z pobytem oraz szkodami wyrządzonymi przez indywidualnych uczestników wizyty studyjnej.

6. Zamawiający nie pokrywa kosztów ewentualnych zamówień i usług złożonych przez indywidualnych uczestników oraz usług nieobjętych umową takich jak korzystanie z telefonów w pokojach, minibarów i innych.

7. Podstawą wypłaty wynagrodzenia za wykonanie przedmiotu umowy będzie faktura VAT wystawiona przez Wykonawcę po zrealizowaniu usługi.

8. Podstawą do wystawienia faktury za realizację umowy będzie podpisany „bez zastrzeżeń”, przez osoby wskazane przez strony do realizacji umowy, protokół odbioru zrealizowanego przedmiotu umowy. Protokół zostanie sporządzony w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

9. Płatność zostanie uregulowana przelewem bankowym w terminie 21 dni od daty dostarczenia poprawnej faktury VAT do Zamawiającego.

10. Za datę dokonania płatności strony uznają dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

11. Zapłata będzie dokonywana z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, o którym mowa w art. 108a-108d ustawy o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2023 r. poz. 1570).

12. Zamawiający wyraża zgodę na przesłanie faktura VAT w formie elektronicznej na adres: xxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.

13. Zamawiający zapłaci odsetki ustawowe za opóźnienie w zapłacie, liczone od dnia następnego po dniu, w którym zapłata miała być dokonana.

14. Wykonawca nie może dokonać cesji umowy, jej części lub wynikającej z niej wierzytelności bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego.

15. Wartość realizacji przedmiotu umowy jest współfinansowana z programu Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021-2027.

§ 6 Odstąpienie od umowy oraz kary umowne

Strona4

1. W przypadku niewykonania przedmiotu umowy w terminie wskazanym w § 2 ust. 1, Zamawiający jest uprawniony do naliczenia Wykonawcy kary umownej w wysokości 30% maksymalnej kwoty brutto określonej w § 5 ust. 3 umowy.

2. W przypadku niewykonania przedmiotu umowy w terminie wskazanym w § 2 ust. 2, Zamawiający odstąpi od umowy.

3. W przypadku nienależytego wykonania przedmiotu umowy Zamawiający jest uprawniony do naliczenia Wykonawcy kary umownej w wysokości 5% maksymalnej kwoty brutto określonej w § 5 ust. 3 umowy za każdy stwierdzony przypadek.

4. Przez nienależyte wykonanie przedmiotu umowy rozumie się w szczególności: nieterminowe udostępnienie pokoi, brak wymaganego wyposażenia pokoi, nieterminowe udostępnienie sali konferencyjnej, udostępnienie sali konferencyjnej niespełniającej wymagań określonych w umowie, brak obsługi podczas posiłków, serwowanie posiłków niezgodnych z wymaganiami określonymi w umowie.

5. W razie odstąpienia przez Wykonawcę lub Zamawiającego od realizacji przedmiotu umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, zobowiązuje się on do zapłaty Zamawiającemu kary umownej w wysokości 30% maksymalnej kwoty brutto określonej w § 5 ust. 3 umowy.

6. W sytuacji, gdy kary umowne nie pokryją szkody, Zamawiającemu przysługuje prawo dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych.

7. Strony uzgadniają, że naliczane przez Zamawiającego łączne kary umowne, mogą być potrącone z wynagrodzenia, o którym mowa w § 5 ust. 3, o kwotę stanowiącą równowartość tych kar.

8. Oświadczenie o odstąpieniu od umowy może być złożone w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia powzięcia wiadomości o tych okolicznościach.

9. Łączna kara za nienależyte wykonanie przedmiotu umowy nie może przekroczyć 30% maksymalnej kwoty brutto określonej w § 5 ust. 3 umowy.

10. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub dalsze wykonywanie umowy może zagrozić istotnemu interesowi bezpieczeństwa państwa lub bezpieczeństwu publicznemu, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o tych okolicznościach.

11. W przypadkach, o których mowa w ust. 10, Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy.

12. Odstąpienie lub rozwiązanie umowy dla swej skuteczności wymaga zachowania formy pisemnej oraz powinno zawierać uzasadnienie.

§ 7 Poufność

Zarówno w czasie obowiązywania niniejszej umowy jak i po jej wygaśnięciu Wykonawca zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji dotyczących działalności Zamawiającego, których ujawnienie mogłoby narazić na szkodę jego interesy.

Strona5

§ 8 Nadzór i koordynacja realizacji umowy

Nadzór ze strony Zamawiającego nad realizacją umowy sprawować będą: x. Xxxxxxxxx Xxxxxxxx, e-mail: xxxxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx, tel. 000 000 00 00 oraz strony Wykonawcy nadzór na realizacją umowy sprawować będzie: p. ………………………., e-mail:

………………………………. , tel. ……………..

§ 9 Przetwarzanie danych osobowych

1. Dane osobowe przedstawicieli Stron umowy oraz służbowe dane kontaktowe osób wyznaczonych przez Strony do realizacji umowy są wzajemnie udostępniane przez Strony, które stają się odrębnymi administratorami tych danych osobowych, w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych i przetwarzają je zgodnie z nimi, we własnych celach związanych z realizacją umowy.

2. Wykonawca oświadcza, że osobom wymienionym w ust. 1 umożliwia zapoznanie się i dostęp do informacji dotyczących przetwarzania ich danych osobowych przez Zamawiającego na potrzeby realizacji niniejszej umowy, wskazanymi w załączniku nr 3 do umowy.

3. Wykonawca jest administratorem przetwarzania danych osobowych w odniesieniu do danych osobowych wszystkich gości po przekazaniu ich przez Zamawiającego w związku z realizacją umowy, w celu wykonywania usług oferowanych przez Wykonawcę.

4. Sposób przetwarzania danych osobowych uczestników przez Wykonawcę na potrzeby realizacji niniejszej umowy, wskazany został w załączniku nr 3 do umowy.

§ 10 Postanowienia końcowe

1. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

2. Wszelkie spory powstałe w związku z zawarciem, wykonywaniem i ewentualnym rozwiązaniem niniejszej umowy strony będą starały się rozwiązać polubownie.

3. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej umowie stosuje się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. z 2023 r. poz. 1610).

4. W przypadku braku porozumienia zgodnie z ust. 2 spory będą rozstrzygane przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego.

5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron.

Strona6

Wykonawca Zamawiający

Załącznik nr 1 do umowy …………………

Opis przedmiotu zamówienia

Załącznik nr 2 do umowy ………………..

Oferta cenowa Wykonawcy

Załącznik nr 3 do umowy ………………………………..

Klauzula informacyjna

Administratorem danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego

przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako „RODO”) jest:

• Zamawiający i Wykonawca, w odniesieniu do danych osobowych zawartych w umowie. Dane przetwarzane będą w celu wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub której strona jest reprezentowana przez osobę, której dane dotyczą, a podanie danych jest niezbędne do wykonania umowy. Dane nie będą przekazywane żadnym nieuprawnionym odbiorcom, ani też do państw trzecich. Odbiorcami danych mogą być jedynie osoby i podmioty upoważnione do przetwarzania danych oraz uprawnione na podstawie przepisów prawa organy publiczne. Dane będą przechowywane przez czas niezbędny do wykonania umowy, a także określony w szczególnych przepisach prawa oraz przez okres przedawnienia roszczeń przysługujących administratorowi danych i w stosunku do niego. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wglądu w swoje dane i prawo ich uzupełniania i poprawiania. Szczegółowe informacje dotyczące zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych podane są w Polityce ochrony danych dostępnej w siedzibie i na stronach www Administratora Zamawiającego: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx-xxxxxx- osobowych.html.

• Wykonawca, w odniesieniu do danych osobowych wszystkich uczestników po przekazaniu ich przez Zamawiającego w związku z Umową, w celu wykonywania usług oferowanych przez Wykonawcę, tj. usług konferencyjnych, restauracyjnych, noclegowych. Zarówno Wykonawca jak i Zamawiający jako administratorzy danych odpowiadają we własnym zakresie za zapewnienie zgodności ich przetwarzania z

Strona7

przepisami regulującymi ochronę danych osobowych. Zamawiający przekazuje do Wykonawcy dane osobowe uczestników, obejmujące imię i nazwisko - zwane dalej danymi, w terminie nie wcześniej niż 30 dni i nie później niż na 7 dni przez

rozpoczęciem wykonywania usługi, w zakresie niezbędnym do prawidłowego

wykonania niniejszej umowy, a Wykonawca zobowiązuje się, że będzie przetwarzać udostępnione dane zgodnie z RODO. Przetwarzanie danych obejmować będzie prowadzenie wszelkich operacji na tych danych, takich jak: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie oraz dokonywane będzie przez Wykonawcę wyłącznie w celu wykonania niniejszej umowy i wykonywania usług o których mowa powyżej. Wykonawca oświadcza, że zapewnia wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i

organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą. Wykonawca zapewni ochronę powierzonych danych zgodnie z przepisami Ustawy oraz RODO i w tym celu zobowiązuje się między innymi:

a) nie przetwarzać danych w innym zakresie i innym celu niż określony wyżej,

b) zastosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych jeszcze przed przetwarzaniem danych,

c) dopuścić do przetwarzania danych wyłącznie osoby posiadające upoważnienia wydane przez Wykonawcę,

d) zobowiązać osoby upoważnione do przetwarzania danych do zachowania danych w tajemnicy zarówno w trakcie zatrudnienia u Wykonawcy , jak i po jego ustaniu,

e) podjąć wszelkie środki wymagane na mocy art. 32 RODO;

Strona8

f) przeszkolić z zakresu ochrony danych osobowych swoich pracowników oraz inne osoby, które przetwarzają dane. Wykonawca będzie przetwarzać dane osobowe uczestników dla celów podatkowych i rachunkowych oraz przez okres przedawnienia roszczeń Wykonawcy lub uczestnika, w zależności które z tych zdarzeń nastąpi później, przez czas zgodny z obowiązującymi przepisami.