UMOWA Nr …………………………
Załącznik nr 2 do SWZ znak sprawy: 6/DWM/PN/2021
UMOWA Nr …………………………
W dniu roku w Warszawie, pomiędzy:
Skarbem Państwa - Ministerstwem Rodziny i Polityki Społecznej reprezentowanym przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej z siedzibą w Warszawie (00-513), przy xx. Xxxxxxxxxxxxx 0/0/0, posiadającym NIP: 000-00-00-000 oraz REGON: 015725935, zwanym dalej „Zamawiającym”, w imieniu którego działa:
………………………………………………………………………………………………… a
……………………………………………. z siedzibą w …………………………………….
przy ul. ……………………………….., zarejestrowaną pod numerem
………………………………………… posiadającą NIP …………………… oraz REGON
, zwanym dalej „Wykonawcą”, reprezentowanym przez:
…………………………………………………………………………………………………,
w rezultacie dokonania przez Zamawiającego wyboru Wykonawcy w trybie przetargu nieograniczonego, na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r., poz. 1129 z późn. zm.), została zawarta umowa treści następującej:
§ 1.
Przedmiot umowy
1. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywne świadczenie usług rezerwacji, zakupu i dostawy biletów lotniczych oraz kolejowych na zagraniczne przewozy pasażerskie zwanych dalej łącznie
„biletami”, rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych za granicą, ubezpieczenia oraz pośredniczenia w procesie uzyskiwania wiz dla delegatów na potrzeby Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej (zwanego dalej „Zamawiającym”).
2. W ramach przedmiotu zamówienia Zamawiający może dokonać zakupu:
a) biletów lotniczych na trasach zagranicznych,
b) biletów kolejowych na trasach zagranicznych,
c) zagranicznych miejsc hotelowych poza krajem,
d) ubezpieczenia podróżnych i ich bagażu,
e) usługi dot. procedury wizowania.
3. W ramach realizacji przedmiotu umowy Wykonawca zobowiązany jest do realizacji usługi zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, stanowiącym załącznik nr 1 do umowy.
4. Świadczona usługa winna być zgodna z ogólnymi normami obowiązującymi w cywilnym
transporcie lotniczym oraz kolejowym.
5. Wykonawca zobowiązuje się do realizowania przedmiotu umowy z uwzględnieniem zasady oszczędnego gospodarowania środkami Zamawiającego, jednak z zachowaniem wymaganego standardu usług. Przy obsłudze Wykonawca zobowiązany jest stosować przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).
§ 2
Warunki realizacji
1. Umowa obowiązuje od dnia zawarcia do 31 grudnia 2022 r. lub do wyczerpania środków przeznaczonych na jej realizację, w zależności od tego, które ze zdarzeń wystąpi jako pierwsze.
2. Wykonawca zobowiązany jest:
2.1 do udostępnienia w ciągu 5 dni od zawarcia umowy narzędzia online dostępnego 24h na dobę przez 7 dni w tygodniu, nie wyłączając dni ustawowo wolnych od pracy, w języku polskim, poprzez które Zamawiający, po zalogowaniu (podaniu indywidualnego loginu i hasła), będzie mógł:
a) wyszukiwać interesujące go zagraniczne połączenia lotnicze, kolejowe, miejsca hotelowe,
b) dokonywać rezerwacji zagranicznych biletów lotniczych, oraz miejsc hotelowych za granicą
c) anulować rezerwację,
d) dokonywać zmiany terminu, miejsca podróży, danych pasażera jak również rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych,
e) weryfikować propozycje Wykonawcy,
f) zmieniać klasę podróży,
g) uzyskać informacje o rzeczywistym czasie przelotu wraz z przesiadkami,
h) uzyskać informacje o cenie biletu w PLN i warunkach taryfy,
i) dokonywać wykupu i wygenerowania biletu lotniczego,
j) dokonać zakupu biletów kolejowych,
k) uzyskać informacje o terminie wykupu biletu w określonej cenie,
ł) dokonywać zakupu przejazdów kolejowych z uwzględnieniem zniżek na zakup biletów kolejowych posiadanych/zakupionych przez Zamawiającego lub pasażerów.
2.2 w ciągu 5 dni od zawarcia umowy do przekazania w formie elektronicznej podręcznika - instrukcji obsługi narzędzia online (w języku polskim).
2.3 do przeprowadzenia na żądanie Zamawiającego w terminie z nim ustalonym, nie później niż 21 dni od zawarcia umowy, szkolenia z obsługi narzędzia online dla maksymalnie 3 osób i w wymiarze czasowym niezbędnym do przekazania pełnej wiedzy osobom docelowo korzystającym z tego narzędzia.
2.4 do zapewnienia w systemie 24 h na dobę przez 7 dni w tygodniu, nie wyłączając dni ustawowo wolnych od pracy, alarmowego serwisu telefonicznego (Call Center) pod numerem:
………….., w ramach, którego Zamawiający będzie mógł dokonać wszelkich operacji dotyczących usług objętych przedmiotem umowy.
2.5 do prowadzenia i przesyłania comiesięcznych zestawień zbiorczych przygotowanych zgodnie z opracowanym przez Zamawiającego wzorem stanowiącym zał. nr 3 do umowy z wykorzystania kwoty umowy w postaci narastającego zestawienia zbiorczego (w wersji elektronicznej) zawierających: imię i nazwisko pasażera, imię i nazwisko osoby dokonującej zakupu, trasę przelotu, datę podróży i powrotu, cenę jednostkową biletu/polisy do zapłacenia, zastosowany opust cenowy w terminie: do 15 dnia miesiąca następnego – w wersji elektronicznej. Raport powinien zostać sporządzony według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszej umowy. Zamawiający może domagać się dodatkowych, niestandardowych informacji, które Wykonawca ma obowiązek zamieszczać w raporcie. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia zestawienia kwartalnego oraz rocznego uwzględniającego zakres danych wskazanych w zdaniu pierwszym.
2.6 udostępniania urządzeń księgowych, w tym rejestrów operacji finansowych z przewoźnikami lotniczymi, celem ustalenia przez Zamawiającego rzeczywistego poziomu uzyskiwanych upustów i stosowanych opłat transakcyjnych.
3. Rezerwacja, zakup i dostawa biletów, miejsc hotelowych, procedur wizowych oraz ubezpieczeń odbywać się będzie zgodnie z rzeczywistymi potrzebami Zamawiającego na podstawie zamówień przekazywanych do Wykonawcy pod numerem telefonu… , za
pomocą adresu email: lub przy pomocy udostępnionego przez Wykonawcę
narzędzia online w języku polskim.
4. Czas reakcji na zapytanie dotyczące propozycji rezerwacji biletu lotniczego, kolejowego lub rezerwacji hotelowej, przesłany drogą mailową na adres podany przez Wykonawcę wynosi
………. godzin od chwili jego otrzymania – zgodnie Formularzem Oferty Wykonawcy, stanowiącym załącznik nr 2 i integralną część umowy.
5. Bilety wystawiane będą w formie e-biletów lub w formie papierowej (dot. biletów kolejowych). O formie wystawienia biletu każdorazowo decyduje Zamawiający.
6. Bilet wystawiony przez Wykonawcę musi być wygenerowany bezpośrednio z serwera systemu rezerwacyjnego i zawierać dane cenotwórcze biletu.
7. Wykonawca prześle e-bilety na wskazany przez Xxxxxxxxxxxxx adres e-mailowy niezwłocznie po zatwierdzeniu zakupu.
8. Bilety w formie papierowej Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć niezwłocznie do miejsca wskazanego
przez Zamawiającego.
9. Wystawione bilety:
9.1. lotnicze, powinny zawierać co najmniej następujące informacje:
a) oznaczenie linii lotniczej (przewoźnika);
b) nr biletu;
c) dane pasażera/ów (imię, nazwisko);
d) nr lotu;
e) miejsce i termin (data, godzina) wylotu i przylotu;
f) informacje o ewentualnych przesiadkach;
g) całkowitą cenę biletu (z uwzględnieniem ceny biletu przewoźnika z przewidzianymi wszystkimi należnymi podatkami, dopłatami, opłatami oraz innymi należnościami).
W przypadku zastosowania opustu lub zniżki istnieje możliwość odstąpienia od podania ceny w bilecie;
-rodzaj i warunki taryfy przewoźnika;
-klasę biletu;
-łączny czas przelotu;
9.2. kolejowe, powinny zawierać co najmniej następujące informacje:
a) oznaczenie przewoźnika;
b) miejsce i termin (data, godzina) odjazdu i przyjazdu;
c) cenę biletu (z uwzględnieniem ceny biletu przewoźnika z przewidzianymi wszystkimi należnymi podatkami, dopłatami, opłatami oraz innymi należnościami);
d) rodzaj pociągu oraz klasę podróży;
e) numer pociągu, wagonu i miejsca do siedzenia;
f) rodzaj ulgi.
10. W szczególnych wypadkach możliwe jest uzgodnienie z Zamawiającym innego sposobu przekazania biletu, jednakże z zastrzeżeniem, że sposób ten umożliwi rozpoczęcie podróży w wyznaczonym terminie.
11. W zakresie zakupu polis ubezpieczeniowych:
1) Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wystawił najtańsze polisy ubezpieczeniowe dla poszczególnych osób;
2) Zamawiający może wymagać wystawienia polisy także dla osób, którym nie zostały zakupione bilety przez Zamawiającego a udających się w podróż służbową w szczególności innymi środkami lokomocji np. samochód;
3) Zamawiający wymaga przesłania polisy w formie papierowej lub elektronicznej;
4) Zamawiający wymaga, aby na każdej polisie znajdował się numer telefonu
do całodobowej centrali alarmowej, do której ubezpieczony zgłaszał będzie powstałe szkody;
5) Zamawiający wymaga, aby polisa ubezpieczeniowa obejmowała podstawowy pakiet ubezpieczeniowy, w tym, co najmniej:
a) KL – ubezpieczenie kosztów leczenia w zakresie: bezpośredniej opieki lekarskiej, badań, zabiegów, zakupu lekarstw, transportu ubezpieczonego do szpitala, pobyt w szpitalu, transportu do kraju, podróży i pobytu osoby towarzyszącej, jeśli jej obecność jest niezbędna do załatwiania spraw związanych z powrotem ubezpieczeniowego do kraju, transport zwłok ubezpieczonego do miejsca pochówku w Polsce lub pochówku za granicą;
b) NNW – ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków;
c) ubezpieczenie bagażu od zaginięcia lub uszkodzenia;
6) Minimalne sumy ubezpieczenia poszczególnych typów ubezpieczeń określa poniższa tabela:
Typy ryzyk ubezpieczeniowych | Europa i wszystkie kraje basenu Morza | Reszta świata |
oraz minimalne sumy ubezpieczenia | Śródziemnego | |
KL | 10 000 Euro | 20 000 Euro |
NNW | 7 000 zł. | 7 000 zł. |
Ubezpieczenie bagażu | 800 zł. | 800 zł. |
7) Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozszerzenia podstawowego pakietu ubezpieczenia o dodatkowe usługi ubezpieczeniowe. W takim przypadku obowiązywały będą ceny z aktualnego cennika ubezpieczyciela.
12. W zakresie rezerwacji hotelowych voucher powinien zawierać co najmniej następujące informacje:
a) nazwa obiektu i dane teleadresowe,
b) dane osoby korzystającej z usługi ( imię i nazwisko),
c) datę przyjazdu i wyjazdu,
d) liczbę pokoi oraz ilość gości w pokoju, typ pokoju,
e) nr rezerwacji,
f) telefon alarmowy,
g) informacje dot. wyżywienia
13. Wykonawca zobowiązany jest:
1) do kompleksowej, całodobowej obsługi w zakresie rezerwacji, zakup, i dostawy biletów, ubezpieczenia, wiz oraz rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych;
2) do proponowania optymalnego połączenia oraz co najmniej dwóch połączeń alternatywnych:
a) połączenia o najkrótszym łącznym czasie podróży i jak najmniejszej ilości przesiadek;
b) najtańszego połączenia z uwzględnieniem obniżenia standardu przelotu/przejazdu;
3) bezzwłocznie i na bieżąco informować Zamawiającego telefonicznie o wszystkich zmianach dotyczących zarezerwowanej podróży lub zarezerwowanego miejsca hotelowego. Informacje te muszą być potwierdzone przez Wykonawcę drogą e-mailową;
4) do przekazywania Zamawiającemu drogą e-mailową lub faksem, potwierdzenia rezerwacji zawierającego ostateczną datę wykupu biletów/miejsc hotelowych na warunkach określonych w rezerwacji;
5) do informowania Zamawiającego o zbliżających się terminach wykupu biletów lub miejsc noclegowych, których rezerwacji dokonano we wcześniejszym terminie, na 24 godziny przed terminem wykupu biletu;
6) do bezpłatnego dostarczania biletów/wiz oraz potwierdzenia rezerwacji miejsc hotelowych najpóźniej na 24 godziny przed terminem podróży, a w sytuacji nagłej - do miejsca wskazanego przez Zamawiającego nie później niż na 4 godziny przed planowaną podróżą;
7) do organizowania i zabezpieczenia kompleksowej realizacji przedmiotu umowy zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi i krajów docelowych;
8) do stosowania najniższych cen z uwzględnieniem cen promocyjnych hotelu (publikowanych na stronie hotelu bądź portali turystycznych) lub przewoźnika w danym terminie z zachowaniem wymaganego przez Zamawiającego standardu hotelu/ podróży;
9) do przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji, a zwłaszcza reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dotyczących x.xx. przewozów realizowanych na podstawie sprzedanych biletów, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub z przyczyn losowych;
10) do świadczenia usług będących przedmiotem umowy (w zakresie zakupu biletów lotniczych) spełniających standardy IATA (Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego).
11) do kompleksowej obsługi w ramach doradztwa i administrowania programami lojalnościowymi, w tym:
a) informowania Xxxxxxxxxxxxx o prowadzonych przez linie lotnicze programach lojalnościowych i zapoznanie Zamawiającego z ich szczegółami;
b) zgłoszenia, po wcześniejszym uzgodnieniu z Zamawiającym, o przystąpieniu do wybranych programów lojalnościowych;
c) administrowania programami poprzez:
- rejestrowanie w programach biletów zakupionych w ramach umowy,
- występowanie do linii lotniczych w sprawie przyznawania szczególnych bonusów dla Zamawiającego za kształtowanie lotów,
- kontynuowanie programów lojalnościowych, z których Zamawiający korzystał przed przystąpieniem do umowy wspólnej,
- po ustaniu umowy przekazanie Zamawiającemu loginów, haseł i innych danych koniecznych dla pełnego korzystania z programu lojalnościowego.
12) W przypadku konieczności zmiany godzin, miejsca lub terminu przesiadek w połączeniach wieloetapowych, uniemożliwiających Zamawiającemu osiągnięcie celu podróży, Wykonawca dostarczy Zamawiającemu inny bilet/y umożliwiający osiągnięcie celu podróży, a pierwotnie dostarczony bilet/y zostanie anulowany bez ponoszenia kosztów przez Zamawiającego, w tym bez ponoszenia dodatkowej opłaty transakcyjnej. Powyższe dotyczy wyłącznie sytuacji niezależnych od Zamawiającego. Zamawiający zobowiązany jest poinformować Wykonawcę telefonicznie i potwierdzić zmianę faksem lub e-mailem.
14. Wykonawca każdorazowo powiadomi drogą elektroniczną Zamawiającego o dokonanej rezerwacji biletu.
15. Zamawiający każdorazowo może zweryfikować propozycje lotów, przejazdów kolejowych/miejsc hotelowych i jeżeli stwierdzi, że oferta zaproponowana przez Wykonawcę nie jest najkorzystniejsza, to może zażądać od Wykonawcy przedstawienia nowej korzystniejszej propozycji.
16. Jeżeli zmiany, o których mowa w ust. 13 pkt. 12 spowodują wzrost ceny biletu, Zamawiający zobowiązany jest do pokrycia różnicy w cenie. Powyższe dotyczy wyłącznie ceny biletu ustalonej każdorazowo na podstawie ceny biletu przewoźnika z uwzględnieniem wszystkich należnych podatków, dopłat, opłat oraz innych należności.
17. Jeżeli zmiany, o których mowa w ust. 13 pkt. 12 spowodują obniżenie ceny biletu, Wykonawca zobowiązany jest do zwrotu różnicy w cenie. Powyższe dotyczy wyłącznie ceny biletu ustalonej każdorazowo na podstawie ceny biletu przewoźnika z uwzględnieniem wszystkich należnych podatków, dopłat, opłat oraz innych należności.
18. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w poufności wszystkich powierzonych mu w trakcie obowiązywania umowy - informacji, uzyskanych w związku z wykonywaniem czynności objętych umową, utrzyma zawartość baz danych w tajemnicy i nie ujawni jej żadnym osobom trzecim, chyba, że istnieje obowiązek ich ujawnienia wynikający z przepisów prawa polskiego, orzeczenia sądu lub aktu administracyjnego właściwego organu administracji publicznej, oraz do zabezpieczenia baz danych i wszelkich otrzymanych dokumentów przed kradzieżą i zaginięciem lub nieuprawnionym udostępnieniem.
19. Wykonawca zobowiązuje się do wykonywania przedmiotu zamówienia w zakresie czynności, o których mowa w § 2 ust. 2.4 przy pomocy osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.
§ 3
Osoby upoważnione do kontaktów
1. Osobami upoważnionymi do rezerwacji biletów ze strony Zmawiającego są pracownicy Zamawiającego.
2. Osobami upoważnionymi do składania zleceń zakupu biletów ze strony Zamawiającego, oraz odbioru zamówień są:
- …………………………………….
- …………………………………….
3. Osobą upoważnioną ze strony Wykonawcy, do całościowego nadzoru nad prawidłową realizacją umowy jest: ……………
4. Zamawiającemu i Wykonawcy przysługuje prawo do zmiany osób upoważnionych do kontaktu bez konieczności dokonywania zmian w niniejszej umowie.
5. W ww. przypadku strona niezwłocznie zawiadamia o tym fakcie drugą stronę umowy wraz z podaniem danych kontaktowych nowo wyznaczonej osoby.
§ 4
Wynagrodzenie i warunki płatności
1. Maksymalne wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu wykonania umowy wynosi: 786 462,00 zł w tym podatek od towarów i usług (VAT) (słownie: siedemset osiemdziesiąt sześć tysięcy czterysta sześćdziesiąt dwa złote 00/100).
Wynagrodzenie to obejmuje wszystkie koszty Wykonawcy związane z realizacją przedmiotu umowy.
2. Wartość biletu lotniczego określana będzie każdorazowo na podstawie cen brutto z uwzględnieniem ofert promocyjnych oraz składników cenotwórczych dotyczących:
2.1. ceny biletu ustalonej każdorazowo na podstawie ceny biletu przewoźnika z uwzględnieniem wszystkich należnych podatków, opłat oraz innych należności,
2.2. zaoferowanych przez Wykonawcę w ofercie następujących stawek opłaty transakcyjnej stanowiącej prowizję i opustów od cen przewoźnika:
a) Opłata transakcyjna za wystawienie jednego biletu lotniczego na trasie zagranicznej wynosi: ………. brutto (słownie );
b) Wartość opustu od cen przewoźnika biletu lotniczego na trasie zagranicznej, wynosi:
………….
3. Wartość biletu kolejowego określana będzie każdorazowo na podstawie cen brutto z uwzględnieniem ofert promocyjnych oraz składników cenotwórczych dotyczących:
3.1. ceny biletu ustalonej każdorazowo na podstawie ceny biletu przewoźnika z uwzględnieniem wszystkich należnych podatków, dopłat, opłat oraz innych należności,
3.2. zaoferowanej przez Wykonawcę w ofercie stawki opłaty transakcyjnej stanowiącej prowizję od cen przewoźnika za wystawienie jednego biletu kolejowego na trasie zagranicznej w wysokości:………. (słownie );
4. Wartość rezerwacji i zakupu miejsca hotelowego określana będzie każdorazowo na podstawie zaoferowanych przez Wykonawcę cen brutto z uwzględnieniem ofert promocyjnych oraz składników cenotwórczych dotyczących:
a) ceny zakupu miejsca hotelowego (noclegu wraz ze śniadaniem lub bez śniadania)
b) opłaty stanowiącej prowizję Wykonawcy za dokonanie jednej zagranicznej rezerwacji hotelowej w wysokości ……….. (słownie ).
c) wynikających z oferowanego przez Wykonawcę opustu od ceny pobytu we wszystkich hotelach, w których zostaną dokonane rezerwacje, jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy zakupie pobytu w wysokości ……………..
5. Wynagrodzenie należne za przeprowadzenie procedury wizowej i uzyskanie wizy określane będzie każdorazowo na podstawie zaoferowanych przez Wykonawcę cen brutto oraz składników cenotwórczych dotyczących:
a) wszelkich opłat związanych z procedurą uzyskania wizy zgodnie z wymaganiami państwa wystawcy wizy,
b) opłaty stanowiącej prowizję Wykonawcy za przeprowadzenie jednej procedury wizowej w wysokości ……….. (słownie ).
6. Wynagrodzenie należne za pośrednictwo w wykupie polisy ubezpieczeniowej określane będzie każdorazowo na podstawie zaoferowanych przez Wykonawcę cen brutto oraz składników cenotwórczych dotyczących:
a) wszelkich opłat związanych z procedurą uzyskania wizy zgodnie z wymaganiami państwa wystawcy wizy,
b) opłaty stanowiącej prowizję Wykonawcy za przeprowadzenie za zakup jednej polisy ubezpieczeniowej w wysokości ……….. (słownie ).
7. Zamawiającemu przysługuje prawo zwiększenia ilości usług objętych przedmiotem umowy określonych w załączniku nr 1 do umowy – pod warunkiem nieprzekroczenia wartości umowy.
8. Zamawiający zastrzega sobie prawo niewykorzystania całej kwoty wynagrodzenia, o której mowa w ust. 1, z zastrzeżeniem ust. 11.
9. Wynagrodzenie przysługujące Wykonawcy za wykonanie przedmiotu umowy będzie ustalane na podstawie ilości i wartości faktycznie wykonanych usług objętych przedmiotem umowy.
10. Do ceny netto biletów, polis, usług hotelowych oraz usługi wizowania wykonawca doliczy podatek VAT, zgodnie z przepisami obowiązującymi w dniu powstania obowiązku podatkowego.
11. Zamawiający zobowiązany jest do zrealizowania co najmniej 10% wartości umowy, o której mowa w ust. 1. Wykonawcy nie przysługuje prawo do roszczeń z tytułu nie wykorzystania pełnej wartości umowy.
12. Zamawiający jest płatnikiem faktur wystawionych przez Wykonawcę.
13. Strony akceptują wystawianie i dostarczanie w formie elektronicznej, w formie PDF faktur, faktur korygujących oraz duplikatów faktur, zgodnie z art. 106n ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2021 r., nr 685 z późń. zm.).
14. Faktury elektroniczne wystawiane Zamawiającemu będą wysyłane na adres e-mail:
……………...
15. Zamawiający zobowiązuje się do poinformowania Wykonawcy o każdorazowej zmianie adresu mailowego wskazanego w ust. 14
16. Osobami upoważnionymi do kontaktów w sprawie faktury ze strony Zamawiającego jest:
………………..
17. Każda faktura musi zawierać następujące informacje:
17.1. w przypadku biletu lotniczego:
a) datę wystawienia biletu/ów, nr bilet,
b) imię i nazwisko osoby, dla której bilet jest wystawiony,
c) wyszczególnienie trasy (oznaczenie kodowe miast),
d) datę wylotu/przylotu,
e) klasę biletu,
f) cenę biletu wg taryfy przewoźnika (w PLN),
g) opłatę transakcyjną i kwotę opustu - zgodnie ze złożoną ofertą (w PLN),
h) cenę ostateczną do zapłaty (w PLN),
i) dane komórki zamawiającej bilet,
j) dane osoby zamawiającej.
17.2. w przypadku biletu kolejowego:
a) nr biletu, opłatę transakcyjną (zgodnie ze złożoną ofertą w PLN),
b) imię i nazwisko pasażera,
c) trasę przejazdu (oznaczenie kodowe miast),
d) datę wyjazdu/powrotu,
e) cenę biletu wg taryfy przewoźnika,
f) klasę biletu,
g) cenę ostateczną do zapłaty,
17.3. w przypadku miejsc hotelowych
a) imię i nazwisko osoby, której dotyczy usługa hotelowa,
b) nazwa i adres hotelu,
c) standard hotelu,
d) termin zakwaterowania,
e) zastosowany przez Wykonawcę opust,
f) cenę zakupu miejsca hotelowego (noclegu wraz ze śniadaniem lub bez),
g) zaoferowaną przez Wykonawcę w ofercie opłatę stanowiącą prowizję Wykonawcy za dokonanie jednej rezerwacji hotelowej,
h) cenę ostateczną do zapłaty,
17.4 w przypadku procedury wizowania
a) imię i nazwisko osoby objętej procedurą xxxxxxxxx,
b) kraj docelowy,
c) koszt uzyskania wizy i opłata za pośrednictwo
17.5 w przypadku wykupu polisy ubezpieczeniowej
a) imię i nazwisko osoby dla której wykupiono polisę,
b) kraj docelowy,
c) koszt polisy i opłata za pośrednictwo
18. Wynagrodzenie Wykonawcy zostanie każdorazowo zapłacone na podstawie prawidłowo wystawionej faktury w terminie 21 dni, licząc od dnia otrzymania faktury przez Zamawiającego, przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze. Faktury będą wystawiane niezwłocznie po odbiorze przez Zamawiającego danej usługi. Zamawiający ma prawo do otrzymywania faktur w formie elektronicznej (e-faktury).
19. Za niedotrzymanie terminu płatności faktury Wykonawca może naliczyć odsetki w ustawowej wysokości.
20. Wykonawca wyraża zgodę na potrącanie przez Xxxxxxxxxxxxx należności z tytułu wystawionych przez Wykonawcę faktur korygujących z bieżących zobowiązań wobec Wykonawcy wynikających z niniejszej umowy.
21. Jako dzień zapłaty Strony uznają dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
22. Zamawiający nie wyraża zgody na cesję wierzytelności wynikającej z realizacji niniejszej umowy.
23. Wystawienie faktury niezgodnie z wymaganiami określonymi w ust. 18 spowoduje naliczenie ponownego 21-dniowego terminu płatności liczonego od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury.
§ 5
Klauzule waloryzacyjne
1. Strony zobowiązują się dokonać zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy w zakresie wysokości opłat, o których mowa w § 4 ust. 2.2 pkt a), ust. 3.2, ust. 4 pkt b), ust. 5 pkt b), ust. 6 pkt b), w formie pisemnego aneksu, każdorazowo w przypadku wystąpienia jednej z następujących okoliczności:
1) zmiany stawki podatku od towarów i usług (VAT);
2) zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2020 r. poz. 2207);
3) zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne;
4) zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1342)
– jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszt wykonania umowy przez Wykonawcę.
2. Każda ze Stron w terminie 30 dni od dnia wejścia w życie przepisów dokonujących zmian, o których mowa w ust. 1, może złożyć pisemny wniosek o zmianę wysokości wynagrodzenia w zakresie, o którym mowa w ust. 1. W takim przypadku, po uwzględnieniu wniosku, zmiana wynagrodzenia następuje z dniem wejścia w życie przepisów dokonujących zmian. Jeżeli Strona złoży wniosek po upływie 30 dni od wejścia w życie przepisów dokonujących zmian, o których mowa w ust. 1, wówczas w przypadku uwzględnienia wniosku, zmiana wynagrodzenia nastąpi z dniem złożenia wniosku. Strona jest obowiązana do wykazania we wniosku bezpośredniego lub pośredniego wpływu tych zmian na koszt wykonania przedmiotu umowy, wraz z uzasadnieniem zawierającym w szczególności szczegółowe wyliczenie kwoty, o jaką wynagrodzenie Wykonawcy powinno ulec zmianie, oraz wskazaniem daty, od której nastąpiła bądź nastąpi zmiana wysokości kosztów wykonania umowy uzasadniająca zmianę wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy.
3. Zmiana wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy w zakresie, o którym mowa w ust. 1, w przypadku zaistnienia przesłanki, o której mowa w ust. 1 pkt 1, będzie odnosić się wyłącznie do części przedmiotu umowy zrealizowanej, zgodnie z terminami ustalonymi umową, od dnia wejścia w życie przepisów zmieniających stawkę podatku od towarów i usług (VAT) oraz wyłącznie do części przedmiotu umowy, do której zastosowanie znajdzie zmiana stawki podatku od towarów i usług.
4. Zmiana wysokości wynagrodzenia w zakresie, o którym mowa w ust. 1, w przypadku zaistnienia przesłanki, o której mowa w ust. 1 pkt 2 lub 3 będzie obejmować wyłącznie część wynagrodzenia należnego Wykonawcy, w odniesieniu do której nastąpiła zmiana wysokości kosztów wykonania umowy przez Wykonawcę w związku z wejściem w życie przepisów odpowiednio zmieniających wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej lub dokonujących zmian w zakresie zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub w zakresie stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne.
5. W przypadku zmiany, o której mowa w ust. 1 pkt 2, wynagrodzenie Wykonawcy w zakresie, o którym mowa w ust. 1, ulegnie zmianie o kwotę odpowiadającą wzrostowi kosztu Wykonawcy w związku ze zmianą wysokości wynagrodzeń pracowników do wysokości aktualnie obowiązującego minimalnego wynagrodzenia za pracę albo do wysokości zmienionej minimalnej stawki godzinowej, z uwzględnieniem wszystkich obciążeń publicznoprawnych od kwoty zmiany minimalnego wynagrodzenia. Kwota odpowiadająca wzrostowi kosztu Wykonawcy będzie odnosić się wyłącznie do części wynagrodzenia pracowników, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, odpowiadającej zakresowi, w jakim wykonują oni prace bezpośrednio związane z realizacją przedmiotu umowy.
6. W przypadku zmiany, o której mowa w ust. 1 pkt 3, wynagrodzenie Wykonawcy w zakresie, o którym mowa w ust. 1, ulegnie zmianie o kwotę odpowiadającą zmianie kosztu Wykonawcy
ponoszonego w związku z wypłatą wynagrodzenia pracownikom. Kwota odpowiadająca zmianie kosztu Wykonawcy będzie odnosić się wyłącznie do części wynagrodzenia pracowników, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, odpowiadającej zakresowi, w jakim wykonują oni prace bezpośrednio związane z realizacją przedmiotu umowy.
7. W przypadku zmian, o których mowa w ust. 1 pkt 2, pkt 3 lub pkt 4 jeżeli z wnioskiem występuje Wykonawca jest on zobowiązany dołączyć do wniosku dokumenty, z których będzie wynikać, w jakim zakresie zmiany te mają wpływ na koszty wykonania umowy, w szczególności:
1) pisemne zanonimizowane zestawienie wynagrodzeń pracowników (zarówno przed jak i po zmianie) wraz z określeniem zakresu (części etatu), w jakim wykonują oni prace bezpośrednio związane z realizacją przedmiotu umowy oraz części wynagrodzenia odpowiadającej temu zakresowi – w przypadku zmiany, o której mowa w ust. 1 pkt 2, lub
2) pisemne zanonimizowane zestawienie wynagrodzeń pracowników (zarówno przed jak i po zmianie) wraz z kwotami składek uiszczanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych/ Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego w części finansowanej przez Wykonawcę, z określeniem zakresu (części etatu), w jakim wykonują oni prace bezpośrednio związane z realizacją przedmiotu umowy oraz części wynagrodzenia odpowiadającej temu zakresowi – w przypadku zmiany, o której mowa w ust. 1 pkt 3.
3) pisemne zanonimizowane zestawienie wynagrodzeń pracowników (zarówno przed jak i po zmianie) wraz z kwotami wpłat do pracowniczych planów kapitałowych – w przypadku zmiany, o której mowa w ust. 1 pkt 4.
8. Zmiana wysokości wynagrodzenia w zakresie, o którym mowa w ust. 1, w przypadku zaistnienia przesłanki, o której mowa w ust. 1 pkt 4, będzie obejmować wyłącznie część wynagrodzenia należnego Wykonawcy, w odniesieniu do której nastąpiła zmiana wysokości kosztów wykonania umowy przez Wykonawcę w związku z zawarciem umowy o prowadzenie pracowniczych planów kapitałowych, o której mowa w art. 14 ust. 1 ustawy z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych.
9. W przypadku zmiany, o której mowa w ust. 1 pkt 4, wynagrodzenie Wykonawcy w zakresie, o którym mowa w ust. 1, ulegnie zmianie o sumę wzrostu kosztów realizacji przedmiotu umowy wynikającą z wpłat na pracownicze plany kapitałowe dokonywanych przez Wykonawcę. Kwota odpowiadająca zmianie kosztu Wykonawcy będzie odnosić się wyłącznie do części wynagrodzenia pracowników, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, odpowiadającej zakresowi, w jakim wykonują oni prace bezpośrednio związane z realizacją przedmiotu umowy.
10. W przypadku zmian, o których mowa w ust. 1, Wykonawca wraz z wnioskiem o zmianę wynagrodzenia przedstawia sposób i podstawę wyliczenia odpowiedniej zmiany wynagrodzenia.
11. W przypadku otrzymania przez Wykonawcę informacji o niezatwierdzeniu wniosku lub częściowym zatwierdzeniem wniosku, Wykonawca może ponownie wystąpić z wnioskiem, o którym mowa w ust. 10. W przypadku uwzględnienia wniosku za datę jego złożenia przyjmuje się datę złożenia wniosku, o którym mowa w ust. 2, pod warunkiem, że wniosek opierał się
na tych samych podstawach prawnych i faktycznych. Postanowienia ust. 2-10 stosuje się wówczas odpowiednio.
§ 6
Zmiana wysokości wynagrodzenia w przypadku zmiany kosztów realizacji zamówienia
1. Strony zobowiązują się dokonać zmiany wysokości wynagrodzenia, o którym mowa § 4 ust.
2.2 pkt a), ust. 3.2, ust. 4 pkt b), ust. 5 pkt b), ust. 6 pkt b) w przypadku zmiany wysokości kosztów Wykonawcy, związanych z realizacją zamówienia w zakresie przedmiotu umowy określonego w § 1w razie łącznego wystąpienia następujących okoliczności:
1) zmiana wysokości kosztów nastąpi z przyczyn niezależnych od Strony wnioskującej i zostanie spowodowana działaniem podmiotów trzecich,
2) Strona wystąpi z wnioskiem o dokonanie zmiany wynagrodzenia nie wcześniej niż po upływie 6 miesięcy licząc od dnia zawarcia umowy,
3) Strona wnioskująca przedstawi dowody wskazujące na: wysokość kosztów w zakresie zapewnienia przez Wykonawcę wzrostu wynagrodzeń powyżej wynagrodzenia minimalnego w związku z sytuacją na rynku pracy według stanu na dzień zawarcia umowy oraz na dzień złożenia wniosku,
4) wysokość kosztu wzrostu wynagrodzeń powyżej wynagrodzenia minimalnego w związku z sytuacją na rynku pracy ulegnie zmianie o co najmniej 5%.
2. Strony ustalają, że zmiana wysokości wynagrodzenia, o którym mowa w § 4 ust. 1. nastąpi od dnia wyrażenia zgody przez Stronę, do której zostanie skierowany wniosek o zmianę wysokości wynagrodzenia.
3. Łączna zmiana wysokości wynagrodzenia Wykonawcy, na warunkach określonych w ust. 1 nie może przekroczyć 10% maksymalnej kwoty wynagrodzenia brutto, określonego w § 4 ust. 1.
4. Wniosek o zmianę wysokości wynagrodzenia nie może zostać uwzględniony, jeśli zostanie złożony w terminie krótszym niż 4 miesiące od dnia dokonania przez Strony zmiany wysokości wynagrodzenia na warunkach określonych w ust. 1.
5. W przypadku zmiany wynagrodzenia na warunkach określonych w ust. 1, Wykonawca zobowiązany jest do zmiany wynagrodzenia przysługującego podwykonawcy, z którym zawarł umowę, w zakresie odpowiadającym zmianom kosztów dotyczących zobowiązania podwykonawcy.
§ 7
Ubezpieczenie od odpowiedzialności
1. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie nieprawidłowości w realizacji przedmiotu umowy, w tym także powstałe na skutek działań lub zaniechań osób wyznaczonych przez Wykonawcę do realizacji umowy. Wykonawca za działania i zaniechania tych osób ponosi odpowiedzialność jak za działania lub zaniechania własne.
2. Wykonawca zobowiązuje się do posiadania przez cały okres realizacji umowy ubezpieczenia
od odpowiedzialności cywilnej w zakresie dotyczącym przedmiotu umowy zwanego dalej
„Ubezpieczeniem” na kwotę nie niższą niż 1 000 000,00 (słownie: jeden milion złotych), obejmującym w szczególności:
1) szkody powstałe w mieniu Zamawiającego, jego pracowników oraz osób trzecich wskutek
działań lub zaniechań Wykonawcy lub osób wykonujących umowę w jego imieniu lub z nim współpracujących, w tym podwykonawców w związku z realizacją przedmiotu umowy;
2) następstwa nieszczęśliwych wypadków powstałych w wyniku realizacji umowy na skutek działań lub zaniechań Wykonawcy lub osób wykonujących umowę w jego imieniu lub z nim współpracujących, w tym podwykonawców.
3. Wykonawca zobowiązuje się do okazania oryginału dowodu zawarcia Ubezpieczenia w dniu
zawarcia niniejszej umowy oraz na każde wezwanie Zamawiającego w trakcie jej obowiązywania.
4. Strony zobowiązują się współpracować przy dochodzeniu przez Wykonawcę odszkodowania z Ubezpieczenia.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego w przypadku, w którym wysokość szkody przekroczy kwotę uzyskaną z Ubezpieczenia.
§ 8
Wymóg zatrudnienia na podstawie stosunku pracy
1. Zamawiający wymaga, aby na potrzeby realizacji przedmiotu zamówienia, zgodnie z art. 95 ust. 1 ustawy Pzp, Wykonawca lub podwykonawca zatrudniał na podstawie stosunku pracy osoby wykonujące czynności obsługi call centre przez cały okres realizacji przedmiotu umowy.
2. W trakcie realizacji umowy na każde wezwanie Zamawiającego, Wykonawca w terminie 10 dni, przedłoży wskazane poniżej dokumenty, w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności obsługi call centre:
1) Oświadczenia zatrudnionych pracowników zawierające w szczególności: imię i nazwisko, datę zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę, zakres obowiązków pracownika oraz podpis;
2) Oświadczenie wykonawcy zawierające w szczególności: datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, rodzaju umowy o pracę, okresu zatrudnienia każdej z osób, jeżeli nastąpiła zmiana w trakcie realizacji umowy oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu Wykonawcy;
3) poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę kopię umów o pracę osób wykonujących w trakcie realizacji umowy czynności określone w ust. 1 (wraz z dokumentem regulującym zakres obowiązków, jeżeli został sporządzony). Kopie umów powinny zostać zanonimizowane w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników (tj. w szczególności bez adresów, nr PESEL pracowników). Informacje takie jak: imię i nazwisko, data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę, zakres obowiązków pracownika powinny być możliwe do zidentyfikowania;
3. Zamawiający w każdym czasie może zażądać dodatkowych dokumentów lub wyjaśnień, jeżeli stwierdzi, że dokumenty przedstawione przez Wykonawcę budzą wątpliwości co do ich autentyczności lub co do okoliczności, które powinny potwierdzać. W takim przypadku Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia dodatkowych dokumentów.
4. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu wykaz pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, o których mowa w ust. 1, w terminie 10 dni, licząc od dnia zawarcia umowy.
5. W przypadku niespełnienia przez Wykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w ust. 1 czynności, Zamawiający przewiduje sankcję w postaci obowiązku zapłaty przez Wykonawcę kary umownej w wysokości określonej w § 9 ust. 9. Każdorazowo niezłożenie przez Wykonawcę w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie dowodów w celu potwierdzenia spełnienia przez Wykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę traktowane będzie, jako niespełnienie przez Wykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w ust. 1 czynności.
§ 9
Kary umowne
1. W przypadku, gdy Wykonawca nie przedstawi propozycji rezerwacji biletu lub rezerwacji hotelowej w terminie, o którym mowa w § 2 ust. 4 lub w terminie ustalonym z Zamawiającym, Zamawiający naliczy Wykonawcy karę umowną w wysokości 500 zł (słownie: pięćset złotych) za każde zdarzenie.
2. W przypadku, gdy Wykonawca nie dostarczy biletu / potwierdzenia rezerwacji hotelowej w terminie, o którym mowa w § 2 ust. 13 pkt 6) lub w terminie ustalonym z Zamawiającym, Zamawiający naliczy Wykonawcy karę umowną w wysokości 2000 zł (słownie: dwa tysiące złotych) za każde zdarzenie.
3. W przypadku dostarczenia biletów / potwierdzenia rezerwacji miejsc hotelowych niezgodnych z zamówieniem lub w miejsce inne niż uzgodnione z Zamawiającym, Zamawiający zastrzega sobie możliwość nie uiszczenia ceny za bilet/ miejsce hotelowe.
4. W przypadku zwiększenia przez Wykonawcę ceny biletu w zakresie opłaty transakcyjnej o wyższą kwotę niż zaproponowana w ofercie opłata transakcyjna i/lub opłata za przeprowadzenie procedury uzyskania wizy, Zamawiający naliczy Wykonawcy karę umowną w wysokości 10 % ceny biletu brutto. Kara będzie naliczona za każdy ujawniony przypadek.
5. W przypadku zmniejszenia przez Wykonawcę opustu za dokonanie rezerwacji hotelowej lub biletu lotniczego o niższą kwotę niż zaproponowana w ofercie, Zamawiający naliczy Wykonawcy karę umowną w wysokości 10 % ceny biletu brutto. Kara będzie naliczona za każdy ujawniony przypadek.
6. W przypadku niezastosowania przez Wykonawcę wskazanej w ofercie wysokości opustu od ceny katalogowej i dokonanie rezerwacji bez zastosowania tego opustu, Zamawiający naliczy Wykonawcy karę umowną w wysokości dwukrotności różnicy pomiędzy ceną z
zastosowaniem opustu o którym mowa w § 4 ust. 4 pkt. c i bez jego zastosowania. Kara będzie naliczona za każdy ujawniony przypadek.
7. W przypadku realizacji płatności za bilety lotnicze przy pomocy kart kredytowych, za wyjątkiem połączeń low cost, Zamawiający naliczy Wykonawcy karę umowną w wysokości 20 % ceny biletu brutto. Kara będzie naliczona za każdy ujawniony przypadek.
8. W przypadku 5-krotnego zaistnienia którejkolwiek z sytuacji określonych w ust. 1, 2, 3, 4, 5 lub 6, Zamawiający odstąpi od umowy w terminie 30 dni od dnia wystąpienia okoliczności, o których mowa powyżej, naliczając Wykonawcy karę umowną w wysokości 10% maksymalnego wynagrodzenia umownego brutto określonego w § 4 ust. 1 umowy.
9. W przypadku, gdy Zamawiający stwierdzi, że Wykonawca realizuje przedmiot umowy w zakresie czynności rezerwacji, zakupu i sukcesywnej dostawy biletów lotniczych i kolejowych wraz z ubezpieczeniem na zagraniczne przewozy pasażerskie, rezerwację i zakup miejsc hotelowych oraz pośredniczenie w procesie uzyskiwania wiz dla delegatów na potrzeby Zamawiającego, przy pomocy osób, które nie są zatrudnione na podstawie umowy o pracę, będzie uprawniony do naliczenia kary umownej w wysokości 1500 zł (słownie: jeden tysiąc pięćset złotych) za każdy stwierdzony przypadek.
10. Kara umowna, o której mowa w ust. 9 będzie naliczona, także w sytuacji gdy w wyniku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy wykazane zostaną nieprawidłowości dotyczące dopełnienia obowiązku zatrudnienia osób, które wykonują czynności o których mowa w
§2 ust. 2.4.
11. W przypadku naruszenia przez Wykonawcę zasad świadczenia usług zgodnie ze standardami IATA (Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego) lub w przypadku utraty przez Wykonawcę akredytacji IATA, Zamawiający za każdy stwierdzony przypadek może naliczyć Wykonawcy karę umowną w wysokości 10% maksymalnego wynagrodzenia umownego brutto określonego w § 4 ust. 1 umowy.
12. W przypadku złamania zapisów poufności, wymienionych w §10 Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% maksymalnego wynagrodzenia umownego brutto określonego w § 4 ust. 1 umowy za każdy przypadek naruszenia.
13. W przypadku braku zapłaty lub nieterminowej zapłaty przez Wykonawcę wynagrodzenia należnego podwykonawcom z tytułu zmiany wysokości wynagrodzenia, o której mowa w § 6, Zamawiający naliczy Wykonawcy karę umowną w wysokości 0,01% wynagrodzenia brutto określonego w § 4 ust. 1, za każdy dzień zwłoki.
14. Maksymalna wysokość kar umownych, których może dochodzić Zamawiający nie może przekroczyć 20% maksymalnego wynagrodzenia brutto określonego w § 4 ust. 1.
15. W przypadku wykonania przez Zamawiającego prawa odstąpienia Wykonawcy nie będzie przysługiwało prawo zwrotu naliczonych kar umownych. Odstąpienie od umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy nie powoduje odpowiedzialności odszkodowawczej Zamawiającego.
16. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość kar umownych na zasadach ogólnych.
17. Wykonawca wyraża zgodę na potrącanie naliczonych przez Zamawiającego kar umownych z bieżących zobowiązań wobec Wykonawcy wynikających z faktur wystawionych na podstawie niniejszej umowy.
§ 10
Zachowanie tajemnicy oraz dane osobowe
1. Wykonawca zobowiązuje się do:
1) zachowania w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych w trakcie realizacji umowy niezależnie od formy przekazania tych informacji i ich źródła;
2) wykorzystania informacji, o których mowa w pkt 1 jedynie w celach określonych w umowie;
3) podejmowania wszelkich niezbędnych działań zapewniających, że żadna z osób uzyskujących informacje, o których mowa w pkt 1 nie ujawni tych informacji ani ich źródła zarówno w całości jak i w części osobom trzecim bez uzyskania uprzedniego pisemnego upoważnienia Zamawiającego;
4) ujawniania informacji jedynie tym pracownikom stron, którym ujawnienie takie będzie uzasadnione i tylko w zakresie, w jakim odbiorca informacji musi mieć do nich dostęp w związku z realizacją zadań służbowych związanych ze współpracą stron.
2. Strony ustalają, ze postanowienia ust. 1 nie mają zastosowania:
1) do informacji ogólnie dostępnych oraz informacji, które stały się ogólnie dostępne nie za sprawą którejkolwiek ze Stron umowy;
2) w przypadku, gdy odbiorcą informacji jest organ uprawniony do ich uzyskania zgodnie z obowiązującymi przepisami;
3) w przypadku informacji, które udostępnia się na podstawie ustawy Pzp i ustawy o dostępie do informacji publicznej.
3. Obowiązek zachowania tajemnicy będzie zachowany przez czas nieoznaczony i będzie obowiązywał także po zakończeniu trwania umowy.
4. Wykonawca zobowiązuje się w toku realizacji umowy przestrzegać obowiązujących u Zamawiającego zasad bezpieczeństwa i ochrony informacji. W zależności od przyjętych zasad u Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany będzie do podpisania obowiązujących u Zamawiającego dokumentów (umowy/oświadczenia itp.) w powyższym zakresie.
5. Wykonawca jest zobowiązany do ustalenia z Zamawiającym sposobu przekazywania korespondencji zawierającej informacje mogące mieć wpływ na bezpieczeństwo informacji u Zamawiającego.
6. Zamawiający udostępni Wykonawcy dane osobowe pracowników/współpracowników w zakresie niezbędnym do wykonania niniejszej Umowy w postaci: imienia i nazwiska, daty urodzenia, danych paszportowych, danych dowodu osobistego, numeru PESEL, wizerunku.
7. W związku z realizacją Umowy Administratorem danych osobowych pracowników/współpracowników Zamawiającego, o których mowa w ust 6 powyżej oraz
danych kontaktowych pracowników/współpracowników Zamawiającego, które zostały wskazane w Umowie jest Wykonawca.
8. Zamawiający zobowiązuje się do przekazania swoim pracownikom/współpracownikom, których dane osobowe zostaną udostępnione Wykonawcy w celu wykonania Umowy treści Klauzuli Informacyjnej, przekazanej przez Wykonawcę. Klauzula Informacyjna, o której mowa w zdaniu poprzednim musi zostać przekazana pracownikom/współpracownikom Zamawiającego najpóźniej w chwili udostępnienia ich danych osobowych Wykonawcy.
9. Zamawiający jest zobowiązany do przedstawienia Wykonawcy dowodu przekazania treści jego Klauzuli Informacyjnej.
§ 11
Siła wyższa
1. Żadna ze stron nie będzie odpowiedzialna za niedotrzymanie zobowiązań umownych, jeżeli takie niedotrzymanie będzie skutkiem działania siły wyższej.
2. Siła wyższa oznacza zdarzenie zewnętrzne, nagłe nieprzewidywalne i niezależne od woli Stron, uniemożliwiające wykonanie umowy w całości lub w części, na stałe lub pewien czas, któremu nie można zapobiec, ani przeciwdziałać przy zachowaniu należytej staranności Stron. Za siłę wyższą Strony nie uznają w szczególności przerwy w dostępie do Internetu lub braku takiego dostępu, chyba że jest to wynikiem wystąpienia siły wyższej.
3. Siła wyższa w szczególności obejmuje :
1) klęski żywiołowe, w tym pożar, powódź, susza, trzęsienie ziemi, huragan;
2) działania wojenne, akty sabotażu, akty terrorystyczne.
4. Obowiązkiem każdej ze Stron jest pisemne, bezzwłoczne, dokonane najpóźniej w ciągu 24 godzin od chwili, w której stało się możliwe zawiadomienie drugiej strony o wystąpieniu siły wyższej. W zawiadomieniu należy wskazać na rodzaj siły wyższej oraz na sposób, w jaki wpłynęła ona na niemożność dotrzymania przez Stronę zobowiązań umownych. Brak takiego zawiadomienia oznaczać będzie, że siła wyższa nie skutkowała niemożnością dotrzymania przez Stronę postanowień umownych, ze wszystkimi konsekwencjami dla Strony, która nie dokona zawiadomienia.
5. Po stwierdzeniu zaistnienia przypadku siły wyższej Wykonawca i Zamawiający podejmują wspólnie wszystkie kroki w rozsądnych granicach w celu zapobieżenia lub zmniejszenia skutków oddziaływania siły wyższej na przedmiot umowy.
6. Skutek siły wyższej będzie służył do zwolnienia znajdującej się od jej działania Strony z zobowiązań dotkniętych działaniem danego przypadku siły wyższej na podstawie niniejszej umowy, aż do usunięcia oddziaływania siły wyższej.
7. Jeżeli Xxxxxx w dobrej wierze nie uzgodnią zaistnienia siły wyższej, ciężar dowodu zaistnienia siły wyższej spoczywa na Stronie powołującej się na jej zaistnienie.
8. Zawieszenie wykonania obowiązków nie będzie wykraczać poza zakres oddziaływania siły wyższej, ani nie będzie trwało dłużej niż oddziaływanie siły wyższej.
§ 12
Nadzór nad wykonaniem umowy
1. Ze strony Zamawiającego do nadzoru nad realizacją niniejszej umowy upoważnione są:
- …………………
-………………….
2. Ze strony WYKONAWCY osobami odpowiedzialnymi za realizację niniejszej umowy są:
- …………………
-………………….
3. Wszelkie zmiany danych osób wymienionych w ust. 1-2 nie stanowią zmiany umowy oraz nie wymagają sporządzania aneksu do umowy, lecz pisemnego poinformowania stron umowy.
§ 13
Obowiązki informacyjne
1. Strony oświadczają, że wypełniły obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), opublikowanego w Dz. Urz. UE z 04.05.2016 L 119/1, wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskały w celu zawarcia lub realizacji niniejszej umowy.
2. Strony zobowiązują się do wypełniania obowiązków informacyjnych, o których mowa w ustępie poprzedzającym, także w odniesieniu do innych osób fizycznych, od których pozyskają dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio w związku z zawarciem lub realizacją niniejszej umowy.
§ 14
Zabezpieczenie należytego wykonania umowy
1. Wykonawca wniósł zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości …… zł (słownie: ……) w formie…………………………………….
2. Zamawiający zwróci zabezpieczenie należytego wykonania umowy w terminie 30 dni od dnia uznania umowy za należycie wykonaną.
§ 15
Postanowienia końcowe
1. Wszelkie zmiany w treści umowy wymagają formy pisemnej i zgody obu stron pod rygorem nieważności oraz mogą być dokonywane w zakresie i formie zgodnej z obowiązującymi przepisami.
2. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany zawartej umowy, w zakresie:
1) zmiany podwykonawcy, przy pomocy, którego Wykonawca realizuje przedmiot umowy, po uprzedniej akceptacji Zamawiającego;,
2) zmiany stron w umowie wynikających ze zmian organizacyjnych niezależnych od Zamawiającego np. podział Zamawiającego lub połączenie Zamawiającego;
3) zmian sposobu wykonywania usługi w przypadku zmiany powszechnie obowiązujących przepisów;
4) możliwości wcześniejszego rozwiązania umowy przez Zamawiającego bez skutków prawnych i finansowych dla Zamawiającego np. w sytuacji likwidacji Zamawiającego;
5) zmiany: nazwy, adresu, statusu, zmian organizacyjnych Zamawiającego, Wykonawcy;
3. Wszelkie zmiany w treści umowy – z zastrzeżeniem § 3 ust. 4 oraz § 12 ust. 3 umowy – wymagają formy pisemnej.
4. Zamawiający może rozwiązać umowę w przypadku nieprzestrzegania przez Wykonawcę warunków niniejszej umowy po uprzednim zawiadomieniu Wykonawcy o naruszeniu i nieusunięciu naruszenia w terminie 30 dni.
5. Zamawiający może również od umowy odstąpić w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy. Termin odstąpienia od umowy wynosi 30 dni od dnia powzięcia przez Zmawiającego wiadomości o tych okolicznościach.
6. Wszelkie informacje uzyskane przez Wykonawcę w związku z realizacją umowy są objęte ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz. U. 2018 poz. 1000 ze zm.) oraz Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Europy (UE) z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
7. Strony dołożą wszelkich starań, by ewentualne spory rozstrzygnąć polubownie. W przypadku, gdy nie dojdą do porozumienia, spory rozstrzygane będą przez Sąd Powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego.
8. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie obowiązujące przepisy prawa w tym przepisy ustawy - Prawo zamówień publicznych oraz Kodeksu Cywilnego.
9. Umowę sporządzono w formie elektronicznej z użyciem podpisów elektronicznych.
Wykaz załączników:
Załącznik nr 1 - Opis przedmiotu zamówienia Załącznik nr 2 – Formularz oferty Wykonawcy
Załącznik nr 3 – Comiesięczne zestawienie zbiorcze wystawionych faktur.