WZÓR UMOWY
WZÓR UMOWY
Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego
W dniu .2021 r. w Czernicy
GMINA CZERNICA
z siedzibą w Czernicy przy ulicy Kolejowej 3, 00-000 Xxxxxxxx, XXX 000-00-00-000, reprezentowana przez ,
zwana dalej „Zleceniodawcą”
i
……………… z siedzibą w…………………………. przy ulicy , NIP, reprezentowana przez
…………………………...,
zwana dalej „Zleceniobiorcą”,
zawierają umowę o następującej treści:
§ 1.
PRZEDMIOT UMOWY
Zleceniodawca zleca, a Zleceniobiorca podejmuje się zorganizowania i obsługi Loterii pod nazwą „Gmina Czernica
- TU MIESZKAM TU PŁACĘ PODATKI”.
§ 2.
OBOWIĄZKI ZLECENIOBIORCY
1. W ramach Zlecenia Zleceniobiorca jest zobowiązany do:
1) opracowania zasad i schematów działania Loterii;
2) przygotowania Regulaminu Loterii, stanowiącego następnie Załącznik nr 1 do niniejszej Umowy;
3) uzyskania zgody Izby Administracji Skarbowej na przeprowadzenie Loterii oraz złożenia niezbędnych zabezpieczeń;
4) przygotowanie i wysyłkę materiałów towarzyszących Loterii;
5) powołanie komisji do kontroli prawidłowości wykonywanych losowań zgodnie z przepisami prawnymi dotyczącymi Loterii promocyjnej oraz postanowieniami Regulaminu, jak również do przeprowadzenia zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa postępowania reklamacyjnego w zakresie ewentualnych roszczeń zgłoszonych przez uczestników w Loterii;
6) nadzór i koordynacja przebiegu Loterii, losowania oraz wykonania wszelkich zobowiązań
Organizatora wynikających z Regulaminu Loterii;
7) systematyczne i prawidłowe sporządzanie dokumentacji wymaganej przy obsłudze Loterii,
a w szczególności przy obsłudze losowania;
8) zakupu na koszt Zleceniodawcy nagród do Loterii, wg Załącznika nr 2 do niniejszej Umowy,
które muszą stanowić rzeczy nowe objęte gwarancją;
9) dostarczenie nagród do laureatów Loterii wyłonionych w trakcie losowań;
10) przedłożenie zestawienia nagród z wyszczególnieniem osób od których należy odprowadzić podatek od wygranych wraz z danymi niezbędnymi do przygotowania stosownego PIT, wraz ze wskazaniem Urzędu Skarbowego;
11) rozliczenie Loterii zgodnie z wymaganiami stosownych przepisów;
12) podejmowaniu innych czynności zgodnych z celem służącym promocji Gminy Czernica;
13) rozliczenia kwoty podatku należnego VAT od wydanych nagród;
14) opracowanie grafiki i wyklejenie bilbordów zlokalizowanych na terenie gminy Czernica w ilościach:
a) 2 szt.- 18m2,
b) 5 szt. - 12 m2.
2. Zleceniobiorca zobowiązuje się nadto do:
1) wykonywania czynności będących przedmiotem Umowy z należytą starannością, wynikającą z jego zawodowego charakteru celem najkorzystniejszej realizacji Umowy,
2) zapewnienia zgodności z przepisami obowiązującego prawa wszelkich przedsięwzięć przewidzianych w Umowie,
3) wykonywania czynności wymienionych w § 4 ust.2 umowy w terminach uzgodnionych
ze Zleceniodawcą;
4) przedstawiania na żądanie Zleceniodawcy w formie pisemnej sprawozdań ze szczegółowym rozliczeniem wszystkich aktywności związanych z wykonaniem zlecenia;
5) przekazania Zleceniodawcy wszystkich nagród, które nie zostaną wydane zgodnie z postanowieniami regulaminu Loterii, a które Zleceniobiorca na podstawie niniejszej Umowy i Załącznika nr 2 jako nagrody do Loterii zakupił.
§ 3.
ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZLECENIOBIORCY
Zleceniobiorca celem realizacji przyjętych na siebie działań określonych w § 2 może powierzyć ich wykonanie innym podmiotom (podwykonawcom). Zleceniobiorca ponosi odpowiedzialność za działania i/lub zaniechania tych, którymi posługuje się przy wykonaniu niniejszego zlecenia.
§ 4.
OBOWIĄZKI I ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZLECENIODAWCY
1. Zleceniodawca w celu umożliwienia należytego wykonania przez Zleceniobiorcę niniejszego zlecenia zobowiązuje się do:
1) terminowej zapłaty należności za wykonanie zleconych działań;
2) bieżącej wymiany informacji dotyczących realizacji wszelkich działań związanych z działaniami
promocyjnymi;
3) zapewnienia szybkiego przepływu dokumentów i informacji niezbędnych dla realizacji przez Zleceniobiorcę postanowień niniejszej Umowy.
2. Zleceniobiorca zobowiązuje się przekazać Zleceniodawcy:
1) projekt Regulaminu Loterii w terminie 3 dni od podpisania umowy. Akceptacja przez Zleceniodawcę projektu regulaminu nastąpi w terminie 2 dni roboczych od otrzymania projektu;
2) przedłożenie projektów: strony internetowej, plakatów (50 szt, A3), wzór zgłoszenia papierowego
dla uczestników Loterii (A5) oraz urny papierowej (50x50x50 cm), w ciągu 14 dni od podpisania umowy;
3) przekazanie materiałów określonych w ust. 2 wraz z dostępem do strony internetowej w terminie 5 dni od daty zaakceptowania przez Zleceniodawcę projektów;
4) opracowanie grafiki i wyklejenie bilbordów na terenie gminy Czernica w lokalizacjach i terminach
wskazanych przez Zleceniodawcę;
5) planowany czas trwania Loterii od 01.03.2021 r. do 31.05.2021 r. z zastrzeżeniem, że rozpoczęcie nastąpi w ciągu 4 dni od otrzymania pozytywnego zezwolenia na urządzenie Loterii promocyjnej;
6) Zleceniodawca oświadcza, że ponosi wyłączną odpowiedzialność za wybór tekstów informacyjnych przekazanych lub zaakceptowanych przez Zleceniodawcę.
§ 5.
WYNAGRODZENIE
1. Za wykonanie przedmiotu umowy ustala się wynagrodzenie kosztorysowe w kwocie brutto zł.
(słownie złotych … /100), w tym podatek VAT.
2. Wynagrodzenie płatne będzie w III etapach zgodnie z Załącznikiem nr 3 stanowiącym Szczegółowy kosztorys Loterii Zleceniobiorcy oraz zakupem nagród rzeczowych w następujący sposób:
1) etap I – na podstawie wystawionej noty księgowej za zakup nagród rzeczowych w wysokości
………………… zł brutto.
2) etap II –po realizacji przedmiotu umowy oraz po pisemnej akceptacji Zleceniodawcy w wysokości - 40% wynagrodzenia etapu II i III tj zł brutto.
3) etap III- po dostarczeniu do Zleceniodawcy potwierdzenia złożenia we właściwej Izbie Administracji Skarbowej odpowiedniego zawiadomienia o zakończeniu Loterii oraz przekazanie Zleceniodawcy niewydanych nagród laureatom w wysokości - 60% wynagrodzenia etapu II i III tj zł brutto.
3. Zakup nagród do Loterii, wg Załącznika nr 2 w wysokości ……………… zł brutto pokryje Zleceniodawca na podstawie noty księgowej wystawionej na rzecz Zleceniodawcy z terminem płatności do 21 dni od otrzymania noty księgowej.
4. Nagrody rzeczowe przekazane zostaną bezpośrednio laureatom przez Zleceniobiorcę w terminie do 2021 r. w Urzędzie Gminy Czernica.
5. Podstawą do wystawienia faktur przez Zleceniobiorcę za etap II i III będzie protokolarne rozliczenie przedmiotu
umowy określonego w załączniku nr 3 do umowy oraz po wręczeniu nagród przez Zleceniobiorcę.
6. Wynagrodzenie płatne będzie na podstawie prawidłowo wystawionych faktur/not księgowych w terminie do 21 dni od dnia ich otrzymania przelewem na rachunek bankowy Zleceniobiorcy wskazany na fakturze VAT bądź nocie księgowej.
7. Rozliczenie płatności wynikającej z umowy dokonane będzie za pośrednictwem metody podzielonej płatności.
8. Wykonawca zobowiązuje się do wskazania na wystawianych fakturach numer rachunku bankowego, na który ma wpłynąć należność, zgodnego z numerem rachunku wskazanym w Wykazie podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT prowadzonym przez Szefa KAS, zgodnie z art. 96b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. W przypadku zmiany rachunku bankowego Wykonawca każdorazowo zobowiązuje się do poinformowanie Gminy o tej zmianie.”
9. Zleceniobiorca jako odpowiedzialny za wydanie nagród do laureatów Loterii w swoim imieniu oraz jest
zobligowany do rozliczenia podatku VAT z tego tytułu, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
§ 6.
POUFNOŚĆ
1. W trakcie obowiązywania Umowy, jak i przez 5 lat po jej wygaśnięciu lub rozwiązaniu, Xxxxxx zobowiązują się nie ujawniać osobom trzecim jakichkolwiek informacji, które otrzymały w związku z zawarciem i realizacją Umowy. Powyższy zakaz obejmuje także informacje, których rozpowszechnianie mogłoby naruszyć dobre imię lub interes drugiej Strony lub jej klientów.
2. W razie wątpliwości przez informacje poufną Strony rozumieją w szczególności nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne, handlowe przedsiębiorstwa Stron dotyczące produktów oraz strategii i planów marketingowych, a także wszelkie inne informacje posiadające wartość gospodarczą, bazę klientów oraz wszelkie informacje, oznaczone klauzulą poufności.
3. Powyższe zobowiązanie do zachowania poufności i zakaz wykorzystywania nie mają zastosowania do danych i informacji, w stosunku, do których Strona otrzymująca może wykazać, że takie informacje i dane:
1) w momencie ujawnienia Stronie otrzymującej były powszechnie dostępne, lub;
2) że po ujawnieniu ich Stronie otrzymującej stały się powszechnie dostępne bez działania ani winy Strony
otrzymującej , lub;
3) zostały ujawnione Stronie otrzymującej przez osobę trzecią uprawnioną do takiego ujawnienia, bez zastrzeżenia zobowiązania do zachowania tajemnicy.
4. Ujawnienie informacji poufnych w wyniku nakazu/ żądania sądu, prokuratury, innych organów władzy lub administracji państwowej nie będzie stanowiło naruszenia Umowy. W pozostałych przypadkach ujawnienie informacji poufnych wymaga uprzedniej, pisemnej zgody drugiej Strony.
5. Informacje poufne przekazane przez Stronę w związku z realizacją Umowy stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa Strony, a druga Strona jest uprawniona do ich wykorzystania wyłącznie w celu wykonania Umowy.
6. Strony zobowiązują się do dołożenia najwyższej staranności w zakresie związanym z nieudostępnianiem informacji poufnych uzyskanych od drugiej Strony i przyjmują do wiadomości, że druga Strona zabezpieczyła informacje poufne przed dostępem ze strony podmiotów trzecich.
7. Wszelkie informacje poufne oraz informacje zgromadzone na rzecz Strony przez drugą Stronę w wyniku realizacji Umowy, są i pozostaną własnością Strony przekazującej.
8. W przypadku naruszenia przez Xxxxxx zobowiązań wynikających z niniejszego paragrafu, druga Strona będzie miała prawo do żądania natychmiastowego zaniechania naruszenia i usunięcia jego skutków. Wezwanie do zaniechania naruszeń i usunięcia jego skutków winno być wysłane Stronie w formie pisemnej z wyznaczeniem, co najmniej 14-dniowego terminu do wykonania wezwania.
9. Stronom przysługuje prawo dochodzenia odszkodowania w wysokości rzeczywiście poniesionej szkody
powstałej w wyniku naruszenia postanowień niniejszego paragrafu.
10. Powyższe zobowiązanie do zachowania poufności nie dotyczy przekazywania informacji:
1) doradcom prawnym i ekonomicznym zobowiązanym do zachowania poufności (tajemnicy zawodowej);
2) biegłym rewidentom, badającym dokumenty finansowe i rachunkowe każdej ze Stron.
§ 7.
OBOWIĄZYWANIE UMOWY
1. Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania.
2. Strony niniejszym potwierdzają wszystkie czynności dokonane przez nie w celu organizacji Loterii przed
zawarciem Umowy.
3. W przypadku, gdy Xxxxxxx zostanie rozpoczęta na podstawie decyzji zezwalającej na jej urządzenie, Zleceniodawca nie może rozwiązać Umowy ze Zleceniobiorcą. Postanowienie niniejsze nie wyłącza roszczeń Zleceniodawcy z tytułu niewykonania lub niewłaściwego wykonania umowy.
4. Brak uzyskania przez Zleceniobiorcę decyzji na organizację Loterii powoduje rozwiązanie umowy w trybie natychmiastowym. Każda ze stron ponosi koszty organizacji Loterii do czasu uzyskania zgody we własnym zakresie.
§ 8.
POSTANOWIENIA DODATKOWE
1. W zakresie nieuregulowanym w Umowie, zastosowanie znajduje prawo polskie, a w szczególności
odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego.
2. Wszelkie spory wynikające lub związane z wykonaniem Umowy, strony będą starały się rozstrzygnąć polubownie. W przypadku braku porozumienia spór zostanie poddany pod rozstrzygnięcie właściwego ze wzglądu na siedzibą Zleceniodawcy sądu powszechnego.
3. Umowa wiąże Strony osobiście i prawa oraz obowiązki wynikające z niniejszej Umowy nie mogą być przeniesione na osobą trzecią przez którąkolwiek ze Stron bez uprzedniej pisemnej zgody drugiej Strony. Zapis ten nie dotyczy posługiwania się przez Zleceniobiorcę w wykonaniu Umowy podwykonawcami i innymi osobami trzecimi w zakresie zlecenia im usług objętych Umową i jednostkowymi Zleceniami, co Strony w niniejszej Umowie dopuściły bez ograniczeń.
4. Relacja pomiędzy Zleceniodawcą a Zleceniobiorcą jest relacją niezależnych partnerów i żaden zapis niniejszej Umowy nie czyni Zleceniobiorcy agentem ani przedstawicielem Zleceniodawcy. Żadna ze Stron nie ma prawa zaciągać zobowiązań w imieniu drugiej Xxxxxx, o ile nie została do tego wyraźnie upoważniona w dokumencie gwarantującym takie prawo, podpisanym przez Stronę umocowującą.
5. Ewentualne stwierdzenie nieważności bądź braku wykonalności dowolnego postanowienia niniejszej Umowy nie będzie miało wpływu na ważność całej Umowy. W takim przypadku strony podejmą negocjacje w celu zastąpienia postanowienia uznanego za nieważne bądź niewykonalne postanowieniem, które w jak najlepszy sposób odda pierwotne porozumienie i intencje stron.
§ 9.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową stosuje się odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego.
2. Wszystkie spory wynikające z wykonania niniejszej umowy, które nie mogą być rozstrzygnięte polubownie, będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Zleceniodawcy.
3. Wprowadzanie zmian do umowy wymaga zgody stron oraz sporządzenia aneksu w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
4. Umowę niniejszą sporządzono w 3 jednobrzmiących egzemplarzach w języku polskim: 2 egz. dla Zleceniodawcy i 1 egz. dla Zleceniobiorcy.
5. Częścią integralną umowy są załączniki do niej.
6. W załączeniu do umowy Strony składają:
1) Załącznik nr 1 – Regulamin Loterii,
2) Załącznik nr 2 – Wykaz nagród rzeczowych,
3) Załącznik nr 3 – Szczegółowy Kosztorys Loterii,
4) Załącznik nr 4 – Harmonogram realizacji Loterii.
Zleceniodawca Zleceniobiorca
.......................... ...........................
Załącznik nr 2 do umowy nr ……………………….
l.p. | 7 szt. nagród o łącznej wartości 15 000,00 brutto uwzględniając 10% zryczałtowanego podatku od nagród (zwolnienie do wartości 2280,00 PLN brutto) - tylko jedna nagroda może przekroczyć wartość 2280,00 PLN brutto | Wartość w zł |
1. | ||
2. | ||
3. | ||
4. | ||
5. | ||
6. | ||
7. | ||
RAZEM: | ||
Załącznik nr 3 do umowy
nr …………………………
Szczegółowy Kosztorys Loterii | Xxxx ryczałtowa brutto | |
1. | obsługa prawna (przygotowanie regulaminu loterii + wszelkie czynności przed Izbą Administracji Skarbowej + uzyskanie zgody na organizację loterii + nadzór nad przebiegiem loterii + udział we wszystkich losowaniach + sporządzenie protokołów z losowań + przygotowanie i przekazanie do Izby Administracji Skarbowej sprawozdania po zakończeniu loterii + przygotowanie dokumentacji wydania nagród) | |
2. | opłata dla Izby Administracji Skarbowej 10% wartości puli nagród brutto | |
3. | koszty uzyskania gwarancji bankowej - na 8 m-cy | |
4. | STRONA WWW na urządzenia stacjonarne (desktop/laptop) projekt i treść mechanizm działania, w tym formularz administracja i zabezpieczania bazy danych uczestników wynajęcie serwer i domeny na czas trwania promocji (zakładamy min. 3 miesiące) | |
5. | dedykowany opiekun projektu ze strony agencji (3 m-ce) | |
6. | wynagrodzenie Agencji za przygotowanie, wdrożenie oraz kompleksową, bieżącą obsługę, konfekcjonowanie, logistykę, zakup i koordynacje wysyłki nagród, kontakt z Laureatami, pomoc gwarancyjna dla Laureatów, itp. | |
7. | Pozostałe koszta nieuwzględnione w kosztorysie cenowym | |
8. | Opracowanie grafiki i wyklejenie bilbordów zlokalizowanych na terenie Gminy Czernica: 2 szt.- 18m2 5 szt. - 12 m2 | |
Razem: Całkowity kosz realizacji umowy |