Załącznik nr 7 Regulaminu
Załącznik nr 7 Regulaminu
Konkursu ofert na dzierżawę lokalu w budynku Muzeum Historii Żydów Polskich w Warszawie i prowadzenie w nim sklepu muzealnego wraz ze sprzedażą internetową - Istotne Postanowienia Umowy
1. Warunki dzierżawy:
a. Działalność stacjonarną należy rozpocząć nie później niż 18.11.2019 roku lub w innym terminie ustalonym w porozumieniu i za zgodą Muzeum, o ile będzie to uzasadnione obiektywnymi okolicznościami.
b. Okres dzierżawy: na okres 3 lat, z możliwością wcześniejszego wypowiedzenia
c. Miesięczny czynsz: stawka zaproponowana przez Oferenta w ramach Konkursu.
d. Miesięczna prowizja z tytułu uzyskanych obrotów w wysokości zaproponowanej przez Oferenta w ramach Konkursu.
e. Opłata licencyjna w wysokości 10% od wartości ceny netto produktów oznakowanych logo Muzeum na podstawie miesięcznego zestawienia sprzedaży.
f. Honorowanie ustalonych w umowie zniżek dla pracowników oraz darczyńców Muzeum, w tym dla pracowników Muzeum: 15%, karta Alef oraz Taw Klubu Przyjaciół Muzeum 15%, karta Bet Klubu Przyjaciół Muzeum 10%, karta Gimel Klubu Przyjaciół Muzeum 5%.
g. Dystrybucja wydawnictw Muzeum (katalogi wystaw, inne) z uzgodnionym upustem księgarskim regulowanym odrębną umową na podstawie modelu zaproponowanego w Biznesplanie załączonym do Oferty Konkursu na dzierżawę sklepu w Muzeum.
2. Obowiązki Dzierżawcy:
a. Przestrzeganie wartości promowanych w Muzeum.
b. Sprzedaż stacjonarna produktów, które stanowić będą poszerzenie i uzupełnienie oferty programowej Muzeum dla dzieci, młodzieży i dorosłych.
c. Sprzedaż internetowa poprzez stronę internetową Oferenta. Możliwe umieszczenie w dedykowanej zakładce na stronie Muzeum opisu i odnośnika do sklepu.
d. Produkcja i sprzedaż produktów towarzyszących wystawom (stałej i czasowym) oznaczonych logo Muzeum.
e. Dystrybucja płatnych publikacji muzealnych w księgarniach i sieciach księgarskich poza sklepem/sklepami dzierżawcy – regulowana odrębną umową.
f. Zaangażowanie w realizację znanych z wyprzedzeniem wydarzeń takich jak Dzień Dziecka, Noc Muzeów, itp.
3. Wymagany asortyment:
a. Pozycje książkowe i albumowe;
b. w języku polskim, angielskim, hebrajskim oraz innych w zależności od zapotrzebowania odbiorców (zwiedzających i klientów sklepu);
c. na tematy żydowskie szczególnie w obszarach: historycznym, sztuki i literatury, polityki, społecznym, gospodarczym, religijnym;
d. Judaika;
e. Zabawki, gry planszowe, płyty CD/DVD/BluRay z muzyką, filmami nawiązującymi do tematyki i charakteru Muzeum;
f. Handlowe materiały promujące Muzeum oraz wystawy (stałą i czasowe), na przykład: kubki, smycze, pendrivy, torby, notesy, zakładki papierowe i magnetyczne, gumki do ścierania, ołówki, długopisy, przypinki, zabawki, papeterie, apaszki, zawieszki biżuteryjne, spinki do mankietów, broszki, parasole itp.;
g. O asortyment dbają pracownicy Sklepu, wspierani przez pracowników muzeum w zakresie doboru wydawnictw oraz gadżetów. Muzeum zastrzega prawo do nie wyrażenia zgody na włączenie do sprzedaży produktów, które zdaniem Muzeum będą niezgodne z misją, charakterem, tematyką lub będą naruszać wartości promowane przez Muzeum;
h. Zarówno wydawnictwa jak pozostałe produkty powinny być pozytywnie zaopiniowane przez przedstawiciela Muzeum;
i. Produkty muszą być zróżnicowane pod względem cenowym i dostosowane do różnych grup klientów, w tym dzieci i młodzież szkolną oraz turystów polskich i zagranicznych;
j. Dzierżawca sklepu każdorazowo przed wprowadzeniem do sprzedaży musi uzyskać pisemną zgodę Muzeum na umieszczenie logo Muzeum na danym produkcie;
k. Dzierżawca na podstawie miesięcznych raportów sprzedaży zapłaci Muzeum 10% wartości netto ceny detalicznej produktów oznaczonych logo Muzeum;
l. Muzeum zastrzega prawo do wycofania zgody na umieszczenie logo w przypadkach, gdy produkt różni się od akceptowanego projektu, prototypu, opisu, nie spełnia standardów jakości, zawiera błędy w opisach lub oznaczeniach, wywołuje kontrowersje lub protesty, wskazujące na konflikt z charakterem i misją Muzeum.
4. Produkty, które nie mogą znajdować się w asortymencie:
a. papierosy,
b. alkohol,
c. inne środki odurzające,
d. broń,
e. środki higieniczne (z wyjątkiem zaakceptowanych przez Muzeum),
f. niezgodne z misją i wartościami Muzeum, szerzące nienawiść, różne formy dyskryminacji, nawołujące do przemocy, fałszujące historię.
5. Projektowanie i produkcja materiałów promocyjnych z logo Muzeum:
a. Dzierżawca zobowiązuje się do projektowania i produkcji własnym nakładem i kosztem gadżetów muzealnych, promujących Muzeum, zbiory muzealne i działalność wystawienniczą (wystawę stałą oraz wystawy czasowe).
b. Projekty muszą być każdorazowo zaakceptowane przez przedstawiciela Muzeum.
c. W przypadku wykorzystania wzorów nie należących do Muzeum Dzierżawca uzyska licencje na własny koszt i własnym staraniem.
6. Sklep internetowy
a. Dzierżawca będzie zobowiązany do uruchomienia własnym kosztem i staraniem sklepu internetowego, prezentującego szczegółowe informacje na temat wszystkich artykułów dostępnych w sklepie stacjonarnym oraz umożliwiającego ich zakup.
b. Dzierżawca ma obowiązek uruchomienia sklepu internetowego nie później niż w terminie 2 miesięcy od rozpoczęcia dzielności stacjonarnej.
c. Dzierżawca ponosi odpowiedzialność prawną i finansową za sposób realizacji sprzedaży internetowej, która ma być zgodna z obowiązującym prawem i bezpieczna dla użytkowników – klientów Sklepu internetowego.
d. Dzierżawca ponosi odpowiedzialność za przechowywane dane klientów oraz inne dane wrażliwe, muszą spełniać wymogi Głównego Inspektoratu Ochrony Danych Osobowych.
e. System płatności musi pozwalać na wykonywanie płatności ze wszystkich polskich banków, dodatkowo umożliwiać płacenia kartą kredytową przez obcokrajowców.
f. Strona sklepu musi mieć dwie wersje językowe: polską i angielską. Wszelkie treści powinny pojawiać się na obu (wszystkich) wersjach językowych sklepu równocześnie.
g. Sklep internetowy musi zostać wykonany w wersji przyjaznej urządzeniom przenośnym typu tablet i smartfon.
h. Oprawa graficzna sklepu powinna być spójna z oprawą graficzną strony xxx.xxxxx.xx na tyle, na ile jest to możliwe przy zachowaniu własnej identyfikacji wizualnej Dzierżawcy.
i. Artykuły powinny zostać sfotografowane w miarę możliwości na jednolitym tle (najlepiej białym), treść opisów dotycząca produktów oznakowanych logo Muzeum powinna być uzgodniona z Muzeum.
7. Godziny otwarcia:
x. xxxxxxxxxxxx – piątek 10.00 - 18.00 z wyjątkiem wtorku (dzień techniczny) oraz 10.00 -
20.00 w środy i w weekendy.
b. sklep muzealny będzie otwarty tak samo jak całe Muzeum, bez wyjątków.
c. na prośbę Muzeum sklep będzie umożliwiał sprzedaż w innych godzinach, obsługując wydarzenia promocyjne lub programowe odbywające się poza godzinami otwarcia Muzeum (np. promocje książek, wernisaże itp.).
8. Pracownicy Sklepu muzealnego:
a. Dzierżawca musi zapewnić odpowiednią liczbę pracowników, aby umożliwić nieprzerwane funkcjonowanie Sklepu muzealnego w godzinach otwarcia Muzeum dla zwiedzających.
b. Dzierżawca zadba o odpowiedni i estetyczny strój dla pracowników Sklepu muzealnego. Muzeum zastrzega sobie prawo ingerowania w dobór stroju.
c. Wymagania stawiane pracownikom Sklepu muzealnego:
- znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym,
- przynajmniej podstawowa znajomość kultury i historii Żydów w Polsce,
- bardzo dobra znajomość oferty sklepu,
- wysoka kultura osobista,
- umiejętność szybkiego uczenia się.
d. Muzeum zastrzega sobie prawo zgłaszania uwag co do jakości obsługi klientów, a Dzierżawca niezwłocznie jest zobowiązany do zastosowania się do uwag Muzeum.
e. Muzeum zastrzega, że na prośby, uwagi i reklamacje klientów Sklep powinien odpowiadać nie później niż w ciągu 48 godzin od zgłoszenia.
9. Wyposażenie/wystrój:
a. Wyposażenie meblowe Sklepu jest własnością Muzeum.
b. Dzierżawca zobowiązany jest do zachowania charakteru pomieszczenia oraz dzierżawy mebli znajdujących się w Sklepie muzealnym.
c. Wszelkie zmiany aranżacji powinny być konsultowane z przedstawicielem Muzeum. Na zmiany aranżacji wymagana jest pisemna zgoda przedstawiciela Muzeum.
d. Dzierżawca zobowiązany jest do dbania o czystość pomieszczenia, systematyczną konserwację i dbałość o wyposażenie, szyby witrynowe, podłogę. Zobowiązany jest również do drobnych napraw oraz bieżącego zgłaszania większych usterek.
10. Dostarczanie towaru do Sklepu Muzealnego oraz wywóz śmieci:
a. Dostawa towaru oraz usuwanie śmieci musi odbyć się poza godzinami otwarcia Muzeum.
b. Muzeum zapewni dostęp do pojemnika na śmieci na poziomie -1.
c. Dzierżawca zobowiązuje się do segregowania śmieci i przestrzegania wewnętrznych regulaminów lub wytycznych odnośnie segregacji oraz porządku.
11. Bezpieczeństwo:
a. W Muzeum jest całodobowa ochrona i monitoring całego budynku. Nie będzie możliwości wprowadzenia przez Dzierżawcę innej, dodatkowej firmy ochroniarskiej. Instalacja jakichkolwiek urządzeń służących do monitorowania lokalu i jego otoczenia wymaga uprzedniej pisemnej zgody Muzeum.
b. Dzierżawca jest zobowiązany do całkowitego dostosowania się do wymogów bezpieczeństwa obowiązujących w Muzeum, o których zostanie poinformowany przed rozpoczęciem działalności oraz będzie na bieżąco informowany o zmianach.
12. Dodatkowe:
a. Zaprojektowana moc zainstalowana i przydzielona do Sklepu muzealnego wynosi 5,9 kW. Nie ma możliwości zwiększenia przydzielonej mocy.
b. Łącze internetowe na własny użytek niezbędny do prowadzenia działalności zapewnia Dzierżawca we własnym zakresie i ponosi związane z tym opłaty na podstawie odrębnej umowy z operatorem.
c. Koszt energii elektrycznej i klimatyzacji zawarty jest w czynszu miesięcznym.
d. Muzeum umożliwi pracownikom Xxxxxx korzystanie z szatni, pomieszczenia socjalnego oraz toalety, które będą dzielone z innymi podmiotami współpracującymi z Muzeum/podwykonawcami.
e. Przy Muzeum nie będzie możliwości przyznania Dzierżawcy lub jego pracownikom stałego miejsca parkingowego.
f. Dzierżawca zobowiązuje się do używania Przedmiotu dzierżawy zgodnie z jego przeznaczeniem, w sposób nieuciążliwy dla Muzeum, odwiedzających Muzeum oraz pozostałych korzystających z przestrzeni budynku.
g. Dzierżawca zobowiązuje się zapewnić we własnym zakresie i na własny koszt usługę sprzątania Przedmiotu dzierżawy oraz usługę mycia okien od wewnątrz przynależących do Sklepu.
13. Przekazanie Przedmiotu dzierżawy
Przedmiot dzierżawy zostanie Dzierżawcy wydany w dniu zawarcia umowy, chyba, że Strony uzgodnią odmienny termin. Z przekazania Przedmiotu dzierżawy zostanie sporządzony pisemny protokół, który podpisują Strony.
14. Wypowiedzenie
a) Muzeum przysługuje prawo do wypowiedzenia umowy z zachowaniem 3 miesięcznego okresu wypowiedzenia z ważnych powodów, do których strony zaliczają x.xx. niemożliwą do przewidzenia w dniu zawarcia umowy zmianę przeznaczenia lokalu spowodowaną
uzasadnionymi okolicznościami, przy czym oświadczenie o wypowiedzeniu będzie skuteczne na koniec miesiąca kalendarzowego, w którym złożono oświadczenie o wypowiedzeniu.
b) Muzeum przysługuje prawo do wypowiedzenia umowy z ważnych powodów, których katalog znajduje się poniżej, ze skutkiem na dzień złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu:
1) Dzierżawca używa Przedmiotu dzierżawy w sposób inny, niż wskazano w umowie lub niż to wynika z przeznaczenia Przedmiotu dzierżawy;
2) Dzierżawca doprowadził swoimi działaniami do groźby istotnego uszkodzenia lub zniszczenia Przedmiotu dzierżawy;
3) Dzierżawca nie przestrzega przepisów BHP lub przeciwpożarowych lub sanitarnych;
4) Dzierżawca bez pisemnej uprzedniej zgody Wydzierżawiającego oddał Przedmiotu dzierżawy osobie trzeciej do używania;
5) Dzierżawca nie uzupełnił kwoty kaucji w trakcie trwania umowy;
6) Dzierżawca nie stosuje się do wytycznych w zakresie asortymentu.
15. Naprawy konieczne
Dzierżawca zobowiązuje się do ponoszenia kosztów napraw koniecznych do zachowania Przedmiotu dzierżawy w stanie niepogorszonym. Do napraw koniecznych Strony zaliczają x.xx.: malowanie ścian, wymianę żarówek, naprawę uszkodzeń podłogi, naprawę uszkodzeń ścian, naprawę sprzętu oddanego do używania wraz z Przedmiotem dzierżawy.
16. Czynsz
a. Dzierżawca zobowiązuje się płacić Muzeum czynsz w wysokości wskazanej w ofercie, tj. PLN miesięcznie.
b. Czynsz dzierżawny płatny będzie co miesiąc z góry na podstawie prawidłowo wystawionej faktury w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia na konto bankowe Muzeum wskazane w jej treści.
c. Faktura za czynsz dzierżawny może zostać wystawiona po 15 dniu miesiąca w miesiącu poprzedzającym okres, za jaki płatność jest należna.
d. W przypadku opóźnienia w zapłacie czynszu Muzeum naliczy odsetki ustawowe za opóźnienie.
e. Za każdy dzień przerwy w działalności Dzierżawcy – zamknięcia Przedmiotu Dzierżawy z przyczyn leżących po stronie Muzeum, Czynsz będzie pomniejszony proporcjonalnie o 1/ilość dni w miesiącu, za który czynsz jest należny.
17. Prowizja
a. Dzierżawca zobowiązuje się płacić Muzeum prowizję w wysokości % od wartości obrotu netto w danym miesiącu kalendarzowym.
b. Na potrzeby niniejszej umowy dzierżawy, Obrót stanowić będzie łączna kwota sprzedaży produktów uzyskana w Przedmiocie Dzierżawy i w sklepie internetowym.
c. Prowizja będzie naliczana w oparciu o raport miesięczny z kasy fiskalnej, który ma zostać dostarczony Muzeum w terminie 7 dni od dnia zakończenia miesiąca. Faktura za prowizję będzie wystawiona do 15 dnia kolejnego miesiąca.
d. Prowizja będzie płatna co miesiąc z dołu w terminie 14 dni od dnia doręczenia faktury na konto bankowe Muzeum wskazane na fakturze.
e. W przypadku opóźnienia w zapłacie prowizji Muzeum naliczy odsetki ustawowe za opóźnienie.
f. W przypadku uzasadnionego podejrzenia Muzeum odnoszącego się do osiąganych przez Dzierżawcę obrotów sprzedaży w Przedmiocie Dzierżawy w porównaniu z danymi wynikającymi z przedstawionych Muzeum miesięcznych raportów kasowych, Muzeum będzie uprawnione do zainstalowania w kasie fiskalnej Dzierżawcy odpowiedniego urządzenia umożliwiającego nadzór nad transakcjami kasowymi, np. Blackbox Inteligence System.
18. Opłata licencyjna
a. Dzierżawca zobowiązuje się płacić Muzeum raz na kwartał opłatę licencyjną w wysokości 10% od wartości obrotu netto w danym kwartale kalendarzowym z tytułu sprzedaży produktów z logotypem lub logo Muzeum.
b. Na potrzeby niniejszej umowy dzierżawy, Obrót stanowić będzie łączna kwota sprzedaży produktów uzyskana w Przedmiocie Dzierżawy i w sklepie internetowym.
c. Opłata licencyjna będzie naliczana w oparciu o kwartalny raport magazynowy, który będzie dostarczany Muzeum w terminie 7 dni od dnia zakończenia kwartału. Faktura za opłatę licencyjna będzie wystawiona do 15 dnia miesiąca stanowiącego pierwszy miesiąc następnego kwartału.
d. Opłata licencyjna będzie płatna w ciągu 14 dni od dnia doręczenia faktury na konto bankowe Muzeum wskazane na fakturze.
19. Kaucja
a. Dzierżawca ma obowiązek wpłacenia kaucji w wysokości odpowiadającej wysokości trzech miesięcznych czynów dzierżawnych najpóźniej do dnia
na konto bankowe Muzeum prowadzone w banku o numerze oraz do jej utrzymania na takim poziomie przez cały czas trwania umowy.
b. Wpłacona kaucja posłuży na zabezpieczenie roszczeń Muzeum w stosunku do Dzierżawcy wynikających z niezaspokojonych roszczeń Muzeum względem Dzierżawcy, w tym ewentualnych szkód wyrządzonych przez Dzierżawcę w Przedmiocie dzierżawy lub roszczeń przysługujących Muzeum z innego tytułu.
c. Muzeum ma prawo do zaspokajania swoich roszczeń z kaucji po bezskutecznym wezwaniu Dzierżawcy do zapłaty.
d. Dzierżawca ma obowiązek uzupełnienia kwoty kaucji do kwoty wskazanej w lit. a powyżej po zaspokojeniu się Muzeum z kaucji.
e. Kaucja zostanie Dzierżawcy zwrócona po dokonaniu ewentualnych potrąceń na zaspokojenie roszczeń Muzeum w terminie 21 dni od dnia wygaśnięcia umowy.
20. Odpowiedzialność
g. Dzierżawca ponosi pełną odpowiedzialność za szkody wyrządzone Muzeum oraz osobom trzecim w związku z realizacją umowy.
h. Dzierżawca ponosi odpowiedzialność za działania i zaniechania swoich dostawców i współpracowników świadczących usługi dla nich na terenie Muzeum.
i. Dzierżawca ponosi pełną odpowiedzialność za nieprzestrzeganie przepisów w zakresie BHP, przeciwpożarowych i innych powszechnie obowiązujących.
21. Kary umowne
Dzierżawca zapłaci Muzeum kary umowne w następujących sytuacjach i wysokościach:
a. za każdy dzień, w którym sklep został otwarty z ponad półgodzinnym opóźnieniem lub zamknięty o ponad pół godziny wcześniej bez uzasadnionej przyczyny – 500 PLN;
b. za każdy nieuzasadniony przypadek zamknięcia sklepu w godzinach jego otwarcia - 500 PLN;
c. z tytułu nieprzestrzeganie procedur bezpieczeństwa obowiązujących w Muzeum - 1000 PLN za każde stwierdzone złamanie procedury;
d. za nieprzestrzeganie istotnych wytycznych do prowadzenia sklepu - 30% wartości miesięcznego czynszu netto.