Fellowship Agreement No……………………

Umowa nr …………… o realizację i finansowanie Pobytu Badawczego, który uzyskał finansowanie w ramach konkursu

„PASIFIC 2”

Fellowship Agreement No……………………

for implementation and financing of the Fellowship funded under

the PASIFIC Call 2

PASIFIC 2

Umowa nr …………. o realizację i finansowanie Pobytu Badawczego, który uzyskał finansowanie w ramach konkursu „PASIFIC 2”

zawarta w Warszawie na podstawie ostatecznej listy Wniosków skierowanych do dofinansowania powstałej w wyniku przeprowadzenia konkursu PASIFIC 2, zatwierdzonej przez Koordynatora Programu i zaakceptowanej przez Prezesa PAN, której stronami są:

Polska Akademia Nauk z siedzibą w Warszawie, plac Defilad 1, kod pocztowy 00-901 posiadającą numer identyfikacji podatkowej NIP 000-00-00-000, REGON 000325713, reprezentowaną przez prof. Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxx, Prezesa Polskiej Akademii Nauk oraz Xxxxxxxx Xxxxxx, Kanclerza Polskiej Akademii Nauk, zwana dalej „PAN”

i

Instytut Biochemii i Biofizyki Polskiej Akademii Nauk, zwany dalej „Instytutem Goszczącym”, z siedzibą w Warszawie przy xx. Xxxxxxxxxxx 0X, kod pocztowy 02-106 posiadającym numer identyfikacji podatkowej NIP 526-10- 39-742, REGON 000325819, reprezentowanym przez prof. dr hab. Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx Dyrektora Instytutu.

§1. Informacje ogólne

1. Umowa określa warunki realizacji, finansowania oraz rozliczenia Pobytu Badawczego xx Xxxxxx Xxxxx Xxxx, zwanego dalej „Stypendystą”, którego Wniosek zarejestrowany w systemie SEA pod numerem 452832, o akronimie HELP-GULO i tytule Heterologous production of L-gulono lactone oxidase fused with human elastin like-polypeptide, zwany dalej „Wnioskiem”, został skierowany do finansowania w ogłoszonym przez Polską Akademię Nauk konkursie

„PASIFIC 2”. Konkurs PASIFIC jest współfinansowany w ramach programu H2020 MSCA na podstawie umowy

nr 847639 z Agencją Wykonawczą ds. Badań Naukowych (Research Executive Agency), zwaną dalej

„REA”, posiadającą stosowne umocowanie od Komisji Europejskiej.

2. Pobyt Badawczy, o którym mowa w ust. 1, zwany

dalej „Pobytem Badawczym”, będzie realizować

Fellowship Agreement

No……………

for implementation and financing of the Fellowship funded under the PASIFIC Call 2

concluded in Warsaw on the basis of the final list of Proposals accepted for funding, resulting from the PASIFIC Call 2, approved by the Programme Coordinator and accepted by the President of the Polish Academy of Sciences, with the Parties to the Agreement being:

The Polish Academy of Sciences, hereinafter referred to as “the PAS”, with its registered office in Warsaw, Xxxx Xxxxxxx 0, xxxxxx xxxx 00-000, XXX (Xxx Identification Number) 000-00-00-000, REGON 000325713,

represented by xxxx. Xxxxx Xxxxxxxxx, the PAS President and Xxxxxxx Xxxxxx, the PAS Chancellor

and

Institute of Biochemistry and Biophysics, Polish Academy of Sciences, hereinafter referred to as “the Host Institute”, with its registered office in Warszawa, at 0X Xxxxxxxxxxx Xxxxxx, postal code 02-106, NIP (Tax Identification Number) 000-00-00-000, REGON 000325819,

represented by prof. xx xxx. Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Director of the Institute.

Section 1: General information

1. The Agreement specifies the terms and conditions of implementation, financing, and settlement of the Fellowship of xx. Xxxxx Xxxx Xxx, hereinafter referred to as “the Fellow”, whose Proposal, registered in the SEA System under the number 452832, with acronym HELP-GULO and title Heterologous production of L- gulono lactone oxidase fused with human elastin like- polypeptide, hereinafter referred to as “the Proposal”, that was accepted for funding in the PASIFIC Call 2 announced by the Polish Academy of Sciences. The PASIFIC Programme is co-financed under the H2020 MSCA programme on the basis of agreement No. 847639 with the Research Executive Agency, hereinafter referred to as “the REA”, duly authorised by the European Commission.

2. The Fellowship, referred to in Paragraph 1, hereinafter

referred to as “the Fellowship”, shall be implemented

Instytut Biochemii i Biofizyki Polskiej Akademii Nauk.

3. Na realizację Pobytu Badawczego PAN przekaże Instytutowi Goszczącemu środki finansowe w wysokości 855 763.52 PLN (słownie: osiemset piećdziesiąt pięć tysięcy siedemset sześćdziesiąt trzy złote pięćdziesiąt dwa grosze) oraz środki finansowe wskazane w § 4 ust. 3.

4. Dzień rozpoczęcia realizacji Pobytu Badawczego

strony ustalają na dzień 01.10.2022.

5. Okres realizacji Pobytu Badawczego wynosi 24

miesiące.

§2. Warunki realizacji Pobytu Badawczego

1. Instytut Goszczący zobowiązuje się do:

a) zatrudnienia Stypendysty na podstawie umowy o pracę na czas trwania Pobytu Badawczego w pełnym wymiarze czasu pracy i wyłącznie w celu wykonywania zadań związanych z realizacją Pobytu Badawczego. Instytut Goszczący jest zobowiązany w przedmiotowej umowie o pracę zobowiązać się do wypłaty na rzecz Stypendysty wynagrodzenia określonego w § 4 ust. 1 lit. a i b, przeliczonego po kursie określonym w § 4 ust. 2 oraz do wypłaty w terminie do 30 kwietnia 2025 roku wyrównania wskazanego w § 4 ust. 3. Instytut Goszczący zobowiązany jest zawrzeć w umowie ze Stypendystą klauzule dotyczące poufności w odniesieniu do wszystkich informacji, do których ujawnienia nie uprawnia lub nie zobowiązuje niniejsza umowa, praw własności intelektualnej (w szczególności dostępu do istniejącej wiedzy, korzystania z nowej wiedzy, promowania podejmowanych działań - na zasadach określonych w niniejszej umowie). Instytut Goszczący może powierzyć Stypendyście zadania wyłącznie związane z realizacją Pobytu Badawczego;

b) Najpóźniej 7 dni od rozpoczęcia Pobytu

Badawczego Instytut Goszczący zobowiązany jest do dostarczenia PAN kopii umowy o pracę zawartej ze Stypendystą;

c) Niezwłocznie po otrzymaniu od Stypendysty i najpóźniej 30 dni przed rozpoczęciem Pobytu Badawczego Instytut Goszczący zobowiązuje się do dostarczenia PAN:

1) kopii dokumentów potwierdzających spełnienie kryterium mobilności

by the Institute of Biochemistry and Biophysics, Polish Academy of Sciences.

3. For the purpose of the Fellowship implementation, the PAS shall provide the Host Institute with financial resources in the amount of PLN 855,763.52 (in words, eight hundred fifty-five thousand seven hundred sixty- three zlotys and fifty-two groszy

) and with the financial resources indicated in Section 4 Paragraph 3.

4. The Parties set the starting date of the Fellowship to be 01.10.2022.

5. The duration of the Fellowship is 24 months.

Section 2: Terms and conditions of the Fellowship implementation

1. The Host Institute undertakes to:

a) employ the Fellow under a full-time employment contract for the duration of the Fellowship and solely for the purpose of performing tasks related to the Fellowship implementation. Based on the Employment Contract, the Host Institute shall be obliged to pay the Fellow the remuneration specified in Section 4, Paragraph 1, Letters a) and b), converted at the rate specified in Section 4, Paragraph 2, and to pay the compensation specified in Section 4, paragraph 3 by 30 April 2025. In the Contract with the Fellow, the Host Institute shall be obliged to include confidentiality clauses related to all information, the disclosure of which is not authorised or obliged by this Agreement, intellectual property rights (in particular access to existing knowledge, use of new knowledge, dissemination of undertaken activities – under the terms set out in this Agreement). The Host Institute may entrust the Fellow with tasks related exclusively to the Fellowship implementation;

b) the Host Institute shall be obliged to provide the

PAS with a copy of the Employment Contract concluded with the Fellow no later than 7 working days after the Fellowship commencement:

c) immediately after receiving them from the Fellow and no later than 30 days before the Fellowship commencement, the Host Institute undertakes to provide the PAS with the following documents:

1) copies of documents confirming compliance with the mobility criterion, certified as true copies by an employee of the Host Institute, together with sworn translations into

poświadczonych za zgodność z oryginałem przez pracownika Instytutu Goszczącego wraz z przysięgłymi tłumaczeniami na język angielski lub polski, jeśli dokumenty przygotowane były w języku innym niż polski lub angielski;

2) kopii dokumentów potwierdzających posiadanie stopnia doktora lub 4-letniego równoważnego doświadczenia badawczego nabytego po uzyskaniu tytułu uprawniającego do podjęcia studiów doktoranckich poświadczonych za zgodność z oryginałem przez pracownika Instytutu Goszczącego wraz z przysięgłymi tłumaczeniami na język angielski lub polski, jeśli dokumenty przygotowane były w języku innym niż polski lub angielski;

3) oświadczenia Stypendysty o posiadaniu prawa do zasiłku rodzinnego stanowiącego Załącznik nr 6 oraz kopie dokumentów potwierdzających pozostawanie w związku małżeńskim lub w związku o statusie równoważnym do małżeńskiego zgodnie z prawem kraju, w którym związek został sformalizowany lub posiadanie dzieci na swoim utrzymaniu, wraz z przysięgłymi tłumaczeniami na język angielski lub polski, jeśli dokumenty przygotowane były w języku innym niż polski lub angielski.

4) oświadczenia Stypendysty o spełnianiu kryteriów kwalifikowalności do konkursu stanowiącego Załącznik nr 9.

Niedotrzymanie terminu stanowi podstawę do rozwiązania umowy o realizację i finansowanie Pobytu Badawczego.

d) zapewnienia Stypendyście warunków do realizacji prowadzonych przez niego badań, w tym zapewnienia przestrzeni biurowej/laboratoryjnej oraz niezbędnej aparatury naukowo-badawczej;

e) przydzielenia Stypendyście Opiekuna wskazanego we Wniosku, którego zadania określone zostały w Regulaminie Konkursu PASIFIC 2 Polskiej Akademii Nauk wraz z załącznikami, opublikowanego na stronie xxxxx://xxxxxxx.xxx.xx/xxxx-0/, zwanego dalej

„Regulaminem Konkursu”;

f) w przypadku wniosków interdyscyplinarnych przydzielenia Opiekuna Wspierającego wskazanego we Wniosku, którego zadania określone zostały w Regulaminie Konkursu, jeśli Opiekun Wspierający zatrudniony jest w Instytucie Goszczącym;

g) przydzielenia Stypendyście kompana naukowego

(research buddy), którego zadania określone

English or Polish, if the documents have been issued in a language other than Polish or English;

2) copies of documents confirming possession of a doctoral degree or 4-years of full-time research experience acquired after obtaining a degree entitling to embark on a doctoral programme, certified as true copies by an employee of the Host Institute, together with sworn translations into English or Polish, if the documents have been issued in a language other than Polish or English;

3) the Fellow’s declaration of entitlement to family allowance, enclosed as Appendix No. 6, and copies of documents confirming that the Fellow is married or in a relationship equivalent to marriage in accordance with the law of the country where the relationship has been formalised or that the Fellow has dependent children, together with sworn translations into English or Polish, if the documents were issued in a language other than Polish or English.

4) the Fellow’s declaration of Call qualification criterion compliance, enclosed as Appendix No. 9.

Failure to meet the deadline may result in termination of the Fellowship Agreement.

d) provide the Fellow with conditions for the implementation of their research, including office/laboratory space and necessary scientific and research equipment;

e) assign to the Fellow the Supervisor indicated in the Proposal, whose tasks are defined in the PASIFIC Call 2 Terms and Conditions along with appendices published on the website: xxxxx://xxxxxxx.xxx.xx/xxxx-0/, hereinafter “PASIFIC Call 2 Terms and Conditions;

f) for interdisciplinary projects, assign the Supporting Supervisor indicated in the Proposal, whose tasks are defined in the PASIFIC Call 2 Terms and Conditions if the Host Institute employs the Supporting Supervisor;

g) assign the Fellow a Research Xxxxx, whose tasks and responsibilities are defined in the PASIFIC Call 2 Terms and Conditions;

h) provide administrative and financial support for

zostały w Regulaminie Konkursu;

h) zapewnienia obsługi administracyjno- finansowej Pobytu Badawczego, w tym obsługi związanej z przyjazdem i pobytem Stypendysty w Polsce, oraz wyznaczenia pracownika odpowiedzialnego za jej koordynację;

i) zorganizowania w okresie realizacji Pobytu Badawczego Stażu Pozaakademickiego w wybranej przez Stypendystę jednostce w Polsce lub za granicą, jeśli taki staż został przewidziany we Wniosku;

j) umożliwienia Stypendyście wzięcia udziału w minimum czterech szkoleniach organizowanych i finansowanych przez Polską Akademię Nauk w ramach Programu PASIFIC;

k) zorganizowania przynajmniej jednego wykładu otwartego Stypendysty popularyzującego prowadzone przez niego badania lub ich wyniki niezależnie od innych obowiązków przewidzianych w niniejszej umowie;

l) zapewnienia, że wszystkie publikacje naukowe Stypendysty prezentujące wyniki badań prowadzonych w trakcie Pobytu Badawczego będą opublikowane w otwartym dostępie (Open Access);

m) umożliwienia Wnioskodawcy

współdecydowania o przeznaczeniu 1/5 środków przeznaczonych na koszty pośrednie projektu;

n) wsparcia Wnioskodawcy w pozyskaniu wymaganych zgód, opinii, zezwoleń lub pozwoleń w przypadku, gdy badania realizowane w ramach pobytu wymagają formalnego poświadczenia spełniania standardów etycznych podczas ich realizacji;

o) przedstawiania podczas realizacji Pobytu Badawczego i po jego zakończeniu poprawnych, dokładnych i kompletnych informacji wymaganych w celu weryfikacji kwalifikowalności kosztów, prawidłowej realizacji Pobytu Badawczego i przestrzegania obowiązków wynikających z umowy, w szczególności dokumentacji potwierdzającej przebywanie Stypendysty przez cały okres Pobytu Badawczego w miejscach pracy, o których mowa w niniejszej umowie;

p) niezwłocznego przekazywania PAN informacji o przerwach w pobycie Stypendysty w Instytucie Goszczącym oraz o przerwach w wypłacie wynagrodzenia;

q) przekazywania informacji o realizacji Pobytu Badawczego przez Stypendystę, które będą wykorzystywane do promowania programu PASIFIC;

r) podjęcia działań dotyczących zarządzania prawami własności intelektualnej, o których mowa w Zaleceniu Komisji Europejskiej C (2008) 1329 z

the Fellowship, including support related to the Fellow’s arrival and stay in Poland, and appoint an employee responsible for its coordination;

i) organise, during the Fellowship implementation, a Secondment in an institution selected by the Fellow in Poland or abroad, if such a Secondment was provided for in the Proposal;

j) enable the Fellow to participate in at least four training courses organised and financed by the Polish Academy of Sciences within the PASIFIC Programme;

k) organise at least one Fellow’s open lecture, promoting their research and/or its results, regardless of other obligations set out for in this Agreement;

l) ensure that all Fellow’s scientific publications that present the results of research conducted during the Fellowship are published in Open Access;

m) enable the Fellow to co-decide on the allocation of 1/5 of the funds assigned for the indirect costs of the project;

n) support the Fellow in obtaining the required approvals, opinions, permits or authorisations in the event that the research carried out under the Fellowship requires formal certification of compliance with ethical standards during its implementation;

o) provide correct, accurate, and complete information, during the Fellowship implementation and after its completion, required to verify the eligibility of costs, proper implementation of the Fellowship, and the compliance with the obligations arising from the Agreement, in particular, documentation confirming that during the whole period of the Fellowship the Fellow has been present at the workplace, referred to in this Agreement;

p) inform the PAS immediately of any breaks in the Fellow’s stay at the Host Institute and any interruptions in the remuneration payment;

q) provide information on the Fellowship implementation by the Fellow, which shall be used to promote the PASIFIC Programme;

r) undertake actions regarding the management of intellectual property rights referred to in the European Commission Recommendation C (2008) 1329 of 10 April 2008 on the management of intellectual property in knowledge transfer activities and Code of Practice for universities and other public research institutions;

s) respect the principles of the European Charter for Researchers and Code of Conduct for the Recruitment of Researchers;

dnia 10 kwietnia 2008 r. w sprawie zarządzania własnością intelektualną w ramach działań związanych z transferem wiedzy oraz Kodeks postępowania dla uczelni wyższych i innych publicznych instytucji badawczych;

s) respektowania zasady Europejskiej karty naukowca i Kodeksu postępowania przy Rekrutacji Naukowców;

t) złożenia wniosku o logo “HR Excellence in Research” przyznawanego przez Komisję Europejską nie później niż rok po podpisaniu umowy grantowej, jeśli go jeszcze nie posiada.

2. W umowie o pracę podpisanej ze Stypendystą Instytut Goszczący zobowiąże Stypendystę w szczególności do:

a) niewykonywania ani niepodejmowania innego zatrudnienia lub działalności gospodarczej innych niż wynikające z realizacji Pobytu Badawczego, jeśli miałyby charakter zarobkowy;

b) nieubiegania się o finansowanie z Konkursu POLONEZ BIS ogłaszanego przez Narodowe Centrum Nauki;

c) wyrażenia zgody na zamieszczenie krótkiego opisu projektu realizowanego w ramach Pobytu Badawczego na stronie internetowej Polskiej Akademii Nauk;

d) uczestniczenia w okresie realizacji Pobytu Badawczego oraz do dwóch lat po jego zakończeniu w ankietach i badaniach ewaluacyjnych przeprowadzanych przez PAN oraz REA i udzielania wszelkich informacji związanych z Pobytem Badawczym;

e) uczestnictwa w co najmniej czterech szkoleniach rozwijających jego różnorodne kompetencje. Szkolenia te zostaną zorganizowane i sfinansowane przez Polską Akademię Nauk.

3. Instytut Goszczący zobowiązuje się do realizacji

Pobytu Badawczego w oparciu o:

a) powszechnie obowiązujące przepisy prawa;

b) postanowienia niniejszej umowy, w tym o:

1) Kosztorys zawarty w Załączniku nr 1 do

umowy, zwany dalej „Kosztorysem”,

2) Opis planowanych badań zawarty we Wniosku stanowiącym Załącznik nr 2 do umowy;

c) umowę o pracę pomiędzy Instytutem Goszczącym a Stypendystą w pełnym wymiarze czasu pracy na cały okres realizacji Pobytu Badawczego;

d) postanowienia części „Terms and Conditions” umowy grantowej nr 847639 pomiędzy PAN a REA, zwanej dalej „Umową Grantową”, której treść dostępna jest na stronie xxxxx://xxxxxxx.xxx.xx/ w zakresie w jakim niniejsza umowa odwołuje się

t) apply for the “HR Excellence in Research” logo awarded by the European Commission no later than one year after signing the Fellowship Agreement, if it does not already have one.

2. In the Employment Contract signed with the Fellow, the Host Institute shall oblige the Fellow, in particular, to:

a) not to perform or take up any other employment or business activity beyond the Fellowship, provided that the beforementioned are of commercial nature;

b) not to apply for the POLONEZ BIS funding programme, announced by the National Science Centre;

c) consent to the publication of a short Fellowship description on the Polish Academy of Sciences website

d) to participate in surveys and evaluation studies conducted by the PAS and the REA and providing all the information related to the Fellowship during the Fellowship and up to two years after its completion;

e) to participate in at least four training courses to develop various competencies. These training courses shall be organised and financed by the Polish Academy of Sciences.

3. The Host Institute undertakes to implement the Fellowship on the basis of:

a) The generally applicable provisions of law;

b) the provisions of this Agreement, including on:

1) the cost estimate provided in Appendix No. 1 to the Agreement, hereinafter referred to as “the Cost Estimate”;

2) the description of the planned research included in the Proposal that constitutes Appendix No. 2 to the Agreement;

c) the full-time Employment Contract between the Host Institute and the Fellow for the entire duration of the Fellowship;

d) the provisions of the “Terms and Conditions” Section of the grant agreement No. 847639 between the PAS and REA, hereinafter referred to as “the Grant Agreement”, available at

do konkretnych zapisów Umowy Grantowej. Przy braku odmiennego zastrzeżenia, przez termin

„beneficjent” użyty w Umowie Grantowej należy rozumieć Instytut Goszczący;

e) zasady dobrej praktyki w danej dziedzinie/dyscyplinie naukowej;

f) wymagane zezwolenia, zgody lub pozytywne opinie, w tym:

1) właściwej komisji bioetycznej,

2) właściwej komisji etycznej ds. doświadczeń na zwierzętach,

3) na podstawie przepisów o organizmach

genetycznie modyfikowanych,

4) na badania na gatunkach chronionych lub

na obszarach objętych ochroną,

5) inne dokumenty wskazane w trakcie oceny etycznej Wniosku, których skan wraz z przysięgłym tłumaczeniem na język angielski należy przesłać drogą elektroniczną do PAN przed przystąpieniem do realizacji zadań badawczych wymagających wyżej wymienionych zezwoleń, zgód lub opinii (realizacja badań bez wymaganych zgód jest równoznaczna z uznaniem takich kosztów za niekwalifikowalne oraz rodzi konsekwencje określone w odrębnych przepisach). Niezależnie od powyższego przy realizacji stażu należy przestrzegać zasad etycznych określonych w art. 34.1 i art. 34.3 Umowy Grantowej;

g) zasady wynikające z Regulaminu Konkursu wraz z

załącznikami;

h) zasady wynikające z zaleceń Komisji Europejskiej nr 251/2005/WE w sprawie Europejskiej Karty Naukowca i Kodeksu Postępowania przy rekrutacji pracowników naukowych (Dz.U. L 75 z 22.3.2005, s.67);

i) zasady wynikające z Kodeksu Etyki Pracownika Naukowego stanowiącego załącznik do Uchwały 2/2020 Zgromadzenia Ogólnego PAN z dnia 25 czerwca 2020 r. znajdującego się na stronie xxxxx://xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxx/0000/xxxxxx/Xxxx ks_Etyki_Pracownika_Naukowego_Wydanie_III_n a_stron%C4%99.pdf ;

j) wewnętrzne przepisy obowiązujące w Instytucie Goszczącym, o ile nie są sprzeczne z postanowieniami wynikającymi z dokumentów wymienionych w lit. a – i.

xxxxx://xxxxxxx.xxx.xx/ where this Agreement refers to specific provisions of the Grant Agreement. Unless otherwise specified, the term “beneficiary” as used in the Grant Agreement shall indicate the Host Institute;

e) best practice principles in the relevant scientific field/discipline;

f) required permits, consents or positive opinions, including:

1) the relevant bioethics committee;

2) the relevant ethics committee for animal experimentation;

3) the basis of provisions on genetically modified organisms;

4) for research on protected species or in protected areas;

5) other documents indicated during the ethical evaluation of the Proposal, the scan of which, along with a sworn English translation, shall be sent electronically to the PAS before the commencement of the research tasks that require the permits mentioned above, approvals or opinions (implementing research without the required permissions is tantamount to recognition of such costs as ineligible and shall give rise to consequences laid down in separate regulations). Regardless of the above, ethical principles set out in Section

34.1 and 34.3 of the Grant Agreement must be adhered to in the Fellowship implementation;

g) principles resulting from the Terms and Conditions of the PASIFIC Call 2 with appendices;

h) principles resulting from the European Commission Recommendation 251/2005/EC on the European Charter for Researchers and the Code of Conduct for the Recruitment of Researchers (OJ L 75, 22/3/2005, p.67);

i) principles resulting from the Code of Ethics for Researchers annexed to Resolution 2/2020 of the PAS General Assembly of 25 June 2020, available at:

xxxxx://xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxx/0000/xxxxxx/Xxx eks_Etyki_Pracownika_Naukowego_Wydanie_III

_na_stron%C4%99.pdf

j) internal regulations in force at the Host Institute, unless they are not inconsistent with the provisions arising from the documents listed in letters a) to i).

4. Instytut Goszczący jest odpowiedzialny wobec PAN za prawidłowe wykonanie umowy, w tym za działania i zaniechania Stypendysty. Instytut Goszczący sprawuje nadzór nad realizacją Pobytu Badawczego i prawidłowością wydatkowania środków finansowych.

5. Środkami finansowymi przyznanymi na realizację badań dysponuje Xxxxxxxxxxx, z tym, że wydatkowanie środków finansowych następuje po uzyskaniu zgody Dyrektora Instytutu Goszczącego.

6. PAN nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne szkody poniesione przez osoby trzecie powstałe w związku z realizacją Pobytu Badawczego.

7. Sprzedaż urządzeń zakupionych lub wytworzonych z wykorzystaniem środków finansowych przekazanych na realizację Pobytu Badawczego jest możliwa po zakończeniu realizacji Pobytu Badawczego.

8. Ze środków na realizację badań naukowych może być wypłacane wynagrodzenie dodatkowe dla osób innych niż Stypendysta biorących udział w realizacji badań, a także dla uczestników badań prowadzonych przez Stypendystę. Wynagrodzenie dodatkowe, może być wypłacane na podstawie umowy o pracę w pełnym lub częściowym wymiarze czasu pracy lub umowy cywilnoprawnej.

§3. Zmiana warunków realizacji Pobytu

Badawczego

1. Zmiana warunków realizacji Pobytu Badawczego określonych w niniejszej umowie bez zgody PAN jest niedopuszczalna, z zastrzeżeniem ustępu 3.

2. Zmiana warunków realizacji Pobytu Badawczego określonych w umowie może być dokonana na wniosek Instytutu Goszczącego, za zgodą Stypendysty wyrażoną w formie pisemnego oświadczenia, w drodze aneksu do niniejszej umowy. Zasadność wprowadzenia zmian podlega ocenie PAN. Instytut Goszczący składa wniosek o akceptację zmian warunków realizacji Pobytu Badawczego określonych w umowie wraz ze szczegółowym uzasadnieniem oraz propozycją aneksu do umowy oraz oświadczeniem stypendysty wyrażającym zgodę na zmianę umowy.

4. The Host Institute shall be responsible to the PAS for the proper performance of the Agreement, including the actions and omissions of the Fellow. The Host Institute shall supervise the Fellowship implementation and the correctness of spending the financial resources.

5. The funds allocated for the research implementation shall be at the Fellow’s disposal; however, disbursement of funds shall be subject to the approval of the Director of the Host Institute.

6. The PAS shall not be responsible for any damage incurred by third parties resulting from the Fellowship implementation.

7. The sale of equipment purchased or manufactured using the funds provided for the Fellowship implementation shall be possible after the completion of the Fellowship.

8. The funds for Fellowship implementation may be used to pay additional remuneration for persons other than the Fellow participating in research, as well as for other participants of research conducted by the Fellow. Additional remuneration may be paid under a full-time or part-time employment contract or a civil-law contract.

Section 3: Change in the terms and conditions for the Fellowship implementation

1. It shall not be permissible to change the terms and conditions for the Fellowship implementation specified in the Agreement without the consent of the PAS subject to Paragraph 3.

2. A change in the terms and conditions for the Fellowship implementation specified in the Agreement may be made at the request of the Host Institute, with the consent of the Fellow expressed in the form of a written statement, by means of an annexe to this Agreement. The legitimacy of the changes shall be subject to the assessment of the PAS. The Host Institute shall submit a request for acceptance of changes in the terms and conditions of the Fellowship implementation specified in the Agreement, together with a detailed justification and a proposal for an annexe to the Agreement and a statement of the

3. Dopuszczalne jest, za zgodą Dyrektora Instytutu Goszczącego na pisemny wniosek Stypendysty, przesunięcie środków finansowych pomiędzy pozycjami w Kosztorysie, z zastrzeżeniem, że: a) koszty ujęte w pozycjach Wynagrodzenie Stypendysty oraz Dodatek Rodzinny kosztorysu będącego załącznikiem nr 1 do Umowy nie mogą ulec zmianie; b) suma kosztów w pozycjach Wynagrodzenie Opiekuna oraz Pozostałe Wynagrodzenia kosztorysu będącego załącznikiem nr 1 do Umowy nie przekroczy 60 000 PLN, a wynagrodzenie dla jednej osoby nie przekroczy 36 000 PLN w okresie realizacji Pobytu Badawczego; c) formuła liczenia kosztów pośrednich wskazana w Regulaminie Konkursu nie ulegnie zmianie.
§4. Wysokość środków i tryb ich przekazywania
1. Na realizację Pobytu Badawczego PAN przyznało: a) środki finansowe na wynagrodzenie brutto Stypendysty wraz z obciążeniami pracodawcy1 zatrudnionego na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy na okres 24 miesięcy w wysokości 99 000 EUR; b) środki finansowe na wypłatę dodatku rodzinnego w wysokości 7 200 EUR, dla naukowców, którzy w dniu zamknięcia konkursu mają zobowiązania rodzinne, tj. są w związku małżeńskim lub w związku o statusie równoważnym do małżeńskiego zgodnie z prawem kraju, w którym związek został sformalizowany lub posiadają dzieci na swoim utrzymaniu. Prawo do dodatku rodzinnego ustalane jest na dzień zamknięcia konkursu i nie jest weryfikowane w okresie od zamknięcia konkursu do zakończenia Pobytu Badawczego. Dodatek przysługuje, jeśli małżonek(ka)/partner(ka) lub dziecko (dzieci) zmienia/ją miejsce zamieszkania i przyjeżdża/ją na terytorium RP wraz z nimi na okres co najmniej 3 miesięcy w czasie realizacji Pobytu Badawczego; c) środki finansowe na realizację badań naukowych Fellow expressing consent to the change in the Agreement.
3. With the consent of the Director of the Host Institute, upon the written request of the Fellow, it is possible to transfer funds between items in the Cost Estimate, provided that: a) the costs included in the Fellow’s Remuneration and Family Allowance items of the Cost Estimate, which constitute Appendix No. 1 to the Agreement, shall not be subject to change; b) the sum of costs included in the Supervisor’s Allowance and Other Allowance items of the Cost Estimate, which constitute Appendix No. 1 to the Agreement, shall not exceed PLN 60,000, and allowance for one person shall not exceed PLN 36,000 for the duration of the Fellowship; c) the formula for calculating indirect costs, as specified in the PASIFIC Call 2 Terms and Conditions, shall not change.
Section 4: Total amount of funds and procedure for their transfer 1. For the Fellowship implementation, the PAS has granted: a) funds for the gross remuneration of the Fellow, together with the employer’s encumbrances4, hired under a full-time Employment Contract for a period of 24 months in the amount of EUR 99,000; b) funds for the family allowance in the amount of EUR 7,200 for researchers who have family commitments on the closing date of the Call, i.e. are married or in a relationship equivalent to marriage according to the law of the country where the relationship has been formalised, or have dependent children. The entitlement to the family allowance shall be determined at the closing date of the Call and shall not be verified between the closing date of the Call and the end of the Fellowship. The allowance shall be due if the spouse(s)/partner(s) or child(ren) change(s) their place of residence and come(s) to Poland with the Fellow for at least 3 months during the Fellowship; c) funds for conducting research during the

1 Włączając składki na PPK, w tym składki opłacane przez pracodawcę

4 Together with contributions to Employee Capital Plans (PKK), including employer’s contributions.

w trakcie Pobytu Badawczego w kwocie

nieprzekraczającej 257 389,59 PLN;

d) koszty pośrednie obliczane jako 20% sumy kosztów ujętych w ust. 1 lit. a-c, których wysokość nie może być wyższa niż 142 627,25 PLN.

2. Ujęte w ust. 1 lit. a i b kwoty w walucie (euro) przelicza się na walutę polską po kursie euro ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski w tabeli kursów średnich nr 088/A/NBP/2019 z dnia 8 maja 2019 roku tj. 1 EUR = 4,2914 PLN;

3. Jeżeli kurs Euro wskazany w ust. 2 jest niższy niż średni kurs EURO dla dewiz ogłoszony przez Europejski Bank Centralny2 za okres:

a) od 1.03.2020 do 28.02.2022;

b) od 1.03.2022 do 31.08.2023;

c) od 1.09.2023 do 28.02.2025;

Instytut otrzyma środki finansowe umożliwiające wyrównanie wypłaty wynagrodzeń oraz dodatków rodzinnych wskazanych w ust. 1 lit. a i b po średnim kursie dla dewiz ogłaszanym przez EBC dla okresów wskazanych w lit. a-c.

4. Ze środków Unii Europejskiej finansowana jest część wynagrodzenia brutto Stypendysty wraz z obciążeniem pracodawcy3 w wysokości 3 065 EUR miesięcznie.

§5. Gospodarka finansowa

1. Środki finansowe będą przekazywane Instytutowi Goszczącemu przez PAN w sposób przedstawiony poniżej:

a) w ciągu 10 dni roboczych od dnia rozpoczęcia Pobytu Badawczego wskazanego w § 1 ust. 4, w wysokości 180 000 PLN, słownie sto osiemdziesiąt tysięcy złotych;

b) w ciągu 10 dni roboczych od przekazania Polskiej Akademii Nauk dotacji celowej na realizację zadań w ramach programu PASIFIC w roku 2022, w

Fellowship in the amount not exceeding PLN 257,389.59;

d) indirect costs, calculated as 20 % of the sum of the costs included in Paragraph 1, Letters a) to c), which may not be higher than PLN 142,627.25,

2. The amounts in currency (EUR) included in Paragraph 1, letters a) and b) shall be converted into Polish currency at the Euro exchange rate announced by the National Bank of Poland in the table of average exchange rates No. 088/A/NBP/2019 of 8 May 2019,

i.e. 1 EUR = 4.2914 PLN;

3. If the Euro exchange rate indicated in Paragraph 2 is lower than the average Euro rate for foreign currencies announced by the European Central Bank5 for the period:

a) from 1/03/2020 to 28/02/2022;

b) from 1/03/2022 to 31/08/2023;

c) from 1/09/2023 to 28/02/2025;

the Institute shall receive funds enabling adjustment of remunerations and family allowances referred to in Paragraph 1, Letters a) and b) against the average exchange rates for the periods set out in Paragraph 3, Letters a) to (c), as published by the ECB.

4. The European Union shall finance a part of the Fellow’s gross remuneration, including the employer’s encumbrances6, in the amount of EUR 3,065 per month.

Section 5: Financial management

1. The funds shall be transferred to the Host Institute by PAS in the following manner:

a) within 10 working days of the commencement of the Fellowship specified in Section 1, Paragraph 4, in the amount of PLN 180,000, one hundred and eighty thousand zloty;

b) within 10 working days from the day of transferring to the PAS, the purposeful subsidy for the execution of tasks within the PASIFIC

2 Kurs ogłaszany na stronie EBC

xxxxx://xxx.xxx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxx_xxx_xxxxxxxx_xxxxx/xxxx_xxxxxxxxx_xxxxxxxx_xxxxx/xxxx/xxxxxxxxx-xxxxx- pln.en.html

3 Włączając składki na PPK, w tym składki opłacane przez pracodawcę

5 Rate as published on the ECB’s website: xxxxx://xxx.xxx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxx_xxx_xxxxxxxx_xxxxx/xxxx_xxxxxxxxx_xxxxxxxx_xxxxx/xxxx/xxxxxxxxx-xxxxx- pln.en.html:

6 Together with contributions to Employee Capital Plans (PKK), including employer’s contributions.

wysokości 212 224,95 PLN, słownie dwieście dwanaście tysięcy dwieście dwadzieścia cztery złote dziewięćdziesiąt pięć groszy;

c) w ciągu 10 dni roboczych od przekazania Polskiej Akademii Nauk dotacji celowej na realizację zadań w ramach programu PASIFIC w roku 2023, w wysokości 286 597,29 PLN, słownie dwieście osiemdziesiąt sześć tysięcy pięćset dziewięćdziesiąt siedem złotych dwadzieścia dziewięć groszy;

d) w ciągu 20 dni roboczych od przekazania przez REA Polskiej Akademii Nauk środków na realizację zadań w ramach programu PASIFIC w roku 2023, w wysokości 48 576,75 PLN, słownie czterdzieści osiem tysięcy pięćset siedemdziesiąt sześć złotych siedemdziesiąt pięć groszy;

e) pozostałe środki zostaną przekazane Instytutowi Goszczącemu w ciągu 20 dni roboczych od ostatecznego zatwierdzenia Raportu Końcowego;

f) w przypadku konieczności wypłaty środków finansowych określonych w § 4 ust. 3 PAN przekazuje te środki do końca grudnia 2025 roku.

2. Warunkiem przekazania środków określonych w ust. 1 jest przekazanie przez Instytut Goszczący not księgowych opiewających na kwoty wskazane w ust. 1 lit. a-e w terminie 14 dni od przekazanej przez PAN prośby o wystawienie noty drogą elektroniczną na adres wskazany w § 11 ust. 6 lit. a. Nota księgowa powinna zawierać następujące pozycje:

a) koszty wynagrodzeń finansowanych ze środków

Unii Europejskiej

b) pozostałe koszty i wydatki finansowane ze środków krajowych

3. Instytut Goszczący jest zobowiązany prowadzić dla Pobytu Badawczego wyodrębnioną ewidencję finansowo-księgową oraz przechowywać środki na wskazanym poniżej rachunku bankowym:

a) Nazwa Banku Bank Gospodarstwa Krajowego;

b) Nazwa właściciela rachunku Instytut Biochemii i Biofizyki PAN;

c) Adres właściciela rachunku bankowego xx.

Xxxxxxxxxxx 0x; 00-000 Xxxxxxxx;

d) Numer rachunku bankowego 71 1130 1017 0020 1464 2520 0046.

4. Wypłata środków następuje pod warunkiem ich dostępności na rachunku PAN. Instytut Goszczący zrzeka się wszelkich roszczeń względem PAN, jeżeli przyczyny braku wypłaty środków finansowych nie leżą po stronie PAN.

5. W przypadku niewykorzystania lub nieprawidłowego wykorzystania środków finansowych stanowiących podstawę wyliczenia kosztów pośrednich podlegają

Programme in the year 2022, in the amount of PLN 212,224.95, two hundred twelve thousand two hundred twenty-four zlotys and ninety-five groszy;

c) within 10 working days from the day of transferring to the PAS purposeful subsidy for the execution of tasks within the PASIFIC Programme in the year 2023, in the amount of PLN 286,597.29, two hundred eighty-six thousand five hundred ninety-seven zlotys and twenty-nine groszy;

d) within 20 working days from the day of transferring to the PAS purposeful subsidy for the execution of tasks within the PASIFIC Programme in the year 2023, in the amount of PLN 48,576.75, forty-eight thousand five hundred seventy-six zlotys seventy-five groszy;

e) the remaining funds shall be transferred to the Institute within 20 working days of the final approval of the Final Report;

f) in the event of the necessity to disburse the funds specified in Section 4, Paragraph 3, the PAS shall transfer these funds by the end of December 2025.

2. The transfer of funds specified in Paragraph 1 shall be conditional upon the Host Institute’s transmission of accounting notes for the amounts indicated in Paragraph 1, Letters a) to e) within 14 days from the PAN request for issuing the note via e-mail to the address indicated in Section 11, Paragraph 6. The accounting note shall include the following:

a) remuneration expenses financed by the European Union funds

b) other costs and expenses financed from national funds

3. The Host Institute shall be obliged to keep separate financial and accounting records for the Fellowship and keep the funds in the bank account indicated below:

a) Bank name Bank Gospodarstwa Krajowego;

b) Name of the account owner Instytut Biochemii i Biofizyki PAN;

c) Address of the bank account owner xx.

Xxxxxxxxxxx 0x; 00-000 Xxxxxxxx;

d) Bank account number 71 1130 1017 0020 1464 2520 0046.

4. Disbursement of funds shall be subject to their availability on the PAS account. The Host Institute waives any claims against the PAS if the reasons for non-payment of funds are not attributable to the PAS.

5. In the event of non-use or incorrect use of the funds constituting the basis for calculating indirect costs, they shall be reduced proportionally, and the difference shall be reimbursed within 14 days of the

one proporcjonalnemu zmniejszeniu, różnica zaś podlega zwrotowi w ciągu 14 dni od dnia zakończenia Pobytu Badawczego na rachunek bankowy PAN, o którym mowa w § 11 ust 8.

6. W przypadku stwierdzenia jakichkolwiek nieprawidłowości w realizacji umowy Instytut Goszczący ma obowiązek niezwłocznie zawiadomić pisemnie PAN o tym fakcie.

7. Instytut Goszczący zobowiązany jest do informowania bezzwłocznie PAN o wszelkich okolicznościach, które mają wpływ na obowiązek wypłaty przez nią wynagrodzenia dla Stypendysty.

8. Instytut Goszczący jest zobowiązany do wydatkowania w środków z kolejnej transzy po wykorzystaniu wszystkich środków przekazanych z transzy poprzedniej.

§6. Efekty realizacji Pobytu Badawczego

1. Instytut Goszczący zobowiązuje się do realizacji Pobytu Badawczego oraz współpracy ze Stypendystą w sposób, który zapewni osiągnięcie wymiernych efektów zakładanych we wniosku o jego finansowanie.

2. Efektem realizacji Pobytu Badawczego powinien być rozwój zawodowo-naukowy Stypendysty, a także współpracujących z nim pracowników Instytutu Goszczącego. Efektem realizacji Pobytu Badawczego powinny być również publikacje naukowe lub inne formy rozpowszechniania wyników uzyskanych w ramach realizacji Pobytu Badawczego

3. Jeżeli efektem realizacji Pobytu Badawczego będą publikacje Instytut Goszczący zobowiązany jest zapewnić otwarty, bezpłatny dostęp online do pełnej treści wszystkich publikacji będących efektem realizacji Pobytu Badawczego i podlegających recenzji naukowej tzw. peer-review wg zasad określonych w art. 29.1 i 29.2 Umowy Grantowej.

4. Instytut Goszczący zobowiązuje się do umieszczania we wszystkich publikacjach oraz opracowaniach będących wynikiem realizacji Pobytu Badawczego, a także w materiałach informacyjnych i promocyjnych dotyczących Pobytu Badawczego, pełnej nazwy PAN w języku polskim („Polska Akademia Nauk”) lub angielskim („Polish Academy of Sciences”) oraz poprawnego numeru umowy o realizację i finansowanie Pobytu Badawczego i nazwy konkursu PASIFIC. Dodatkowo podczas rozpowszechniania wyników oraz w materiałach informacyjnych i promocyjnych dotyczących Pobytu Badawczego (w każdej formie) wymaga się umieszczenia logo UE oraz informacji o następującej treści: Projekt

end of the Fellowship to the PAS bank account referred to in Section 11, Paragraph 8.

6. In the event of any irregularities in the Agreement implementation, the Host Institute shall be obliged to notify the PAS in writing immediately.

7. The Host Institute shall be obliged to inform the PAS immediately of any circumstances that affect its obligation to pay remuneration to the Fellow.

8. The Host Institute shall be obliged to disburse the funds from the next instalment after all the funds from a previous one have been used.

Section 6: Fellowship implementation results

1. The Host Institute undertakes to implement the Fellowship and cooperate with the Fellow to ensure the achievement of measurable results, as envisaged in the funding Proposal.

2. The Fellowship should result in the professional and scientific development of the Fellow as well as the employees of the Host Institute working with them. The Fellowship implementation should also result in scientific publications or other forms of dissemination of the results obtained during the Fellowship implementation.

3. If the Fellowship results in publications, the Host Institute shall be obliged to provide open, free online access to the full content of all publications resulting from the Fellowship and subject to peer-review according to the principles set out in Section 29.1 and

29.2 of the Grant Agreement.

4. The Host Institute shall be obliged to place the full name of the PAS in Polish (“Polska Akademia Nauk”) or English (“Polish Academy of Sciences”). the correct number of the Fellowship Agreement and the name of the PASIFIC Call in all publications and compilations resulting from the Fellowship implementation, and in information and promotional materials regarding the Fellowship. In addition, it is required that the EU logo and the following information is displayed when disseminating the results and on information and promotional materials concerning the Fellowship (in any form):

Projekt współfinansowany ze środków przeznaczonych na program finansowania badań

współfinansowany ze środków przeznaczonych na program finansowania badań naukowych i innowacji UE "Horyzont 2020" na podstawie umowy Nr 847639 o dofinansowanie działań "Xxxxx Xxxxxxxxxx-Xxxxx" oraz ze środków Ministerstwa Edukacji i Nauki, lub jeśli dana forma rozpowszechniania wyników lub informacji na temat Pobytu Badawczego adresowana jest również do odbiorców poza Polską odpowiednio w języku angielskim: This project has received funding from the European Union’s Horizon 2020 research and innovation programme under the Xxxxx Xxxxxxxxxx- Xxxxx grant agreement No 847639 and from the Ministry of Education and Science. Jeśli emblemat UE umieszczony jest w zestawieniu z innym logo, logo UE musi być należycie wyeksponowane.

5. Instytut Goszczący zobowiązuje się do zamieszczenia na urządzeniach zakupionych lub wytworzonych w ramach realizacji Pobytu Badawczego logo PAN i pełnej nazwy PAN w języku polskim – „Polska Akademia Nauk” lub angielskim – „Polish Academy of Sciences” oraz poprawnego numeru umowy o realizację i finansowanie Pobytu Badawczego i nazwy konkursu PASIFIC. Dodatkowo na urządzeniach zakupionych lub wytworzonych w ramach realizacji Pobytu Badawczego wymaga się umieszczenia logo UE oraz informacji o następującej treści: This equipment is part of a project that has received funding from the European Union’s Horizon 2020 research and innovation programme under the Xxxxx Xxxxxxxxxx-Xxxxx grant agreement No 847639 and from the Ministry of Education and Science.

6. Instytut Goszczący zobowiązuje się w okresie do dnia

31 grudnia 2029 do uczestniczenia w badaniach ewaluacyjnych przeprowadzanych przez PAN lub REA i udzielania wszelkich informacji związanych z Pobytem Badawczym.

§7. Prawa i obowiązki związane z uzyskaną wiedzą i wynikami

1. Uzyskane wyniki badań stają się własnością Instytutu Goszczącego.

2. Jeśli osoba trzecia miałaby mieć wkład przy wytworzeniu wyników, Instytut Goszczący zobowiązany jest uzyskać wszelkie niezbędne prawa w celu doprowadzenia do stanu, w którym pozostanie jedynym właścicielem uzyskanych wyników. Jeśli uzyskanie takich praw byłoby z jakichkolwiek przyczyn

naukowych i innowacji UE "Horyzont 2020" na podstawie umowy Nr 847639 o dofinansowanie działań "Xxxxx Xxxxxxxxxx-Xxxxx" oraz ze środków Ministerstwa Edukacji i Nauki, or, respectively, in English if a given form of dissemination of results or information on the Fellowship is addressed to recipients outside Poland as well:

This project has received funding from the European Union’s Horizon 2020 research and innovation programme under the Xxxxx Xxxxxxxxxx-Xxxxx grant agreement No 847639 and from the Ministry of Education and Science. When the EU emblem is used in conjunction with another logo, the EU logo must be prominently displayed.

5. The Host Institute undertakes to display the PAS logo and the full name of the PAS in Polish, “Polska Akademia Nauk,” or English, “Polish Academy of Sciences,” as well as the correct number of the Fellowship Agreement and the name of the PASIFIC Call on the equipment purchased or manufactured during the Fellowship. In addition, it is required to place the EU logo and the following information on the equipment purchased or manufactured as a part of the Fellowship:

This equipment is part of a project that has received funding from the European Union’s Horizon 2020 research and innovation programme under the Xxxxx Xxxxxxxxxx-Xxxxx grant agreement No 847639 and from the Ministry of Education and Science.

6. During the period until 31 December 2029, the Host Institute undertakes to participate in evaluation studies carried out by the PAS or REA and provide any information related to the Fellowship.

Section 7: Rights and obligations concerning the knowledge and results obtained

1. The research results obtained shall become the property of the Host Institute.

2. If a third party were to contribute to the production of the results, the Host Institute shall be obliged to acquire all necessary rights to ensure that it remains the sole owner of the results obtained. Should it prove impossible to obtain such rights for any reason, the Host Institute shall refrain from involving such a person in the production of the results.

niemożliwe, Instytut Goszczący zobowiązany jest powstrzymać się od udziału takiej osoby przy wytwarzaniu wyników.

3. Instytut Goszczący jest uprawniony przy zachowaniu zasad określonych w niniejszej umowie do przeniesienia prawa własności do swoich wyników. Po stronie Instytutu Goszczącego leży zobowiązanie nowego właściciela do zachowania powyższych zasad i przyjęcie od niego zobowiązania, że kolejny właściciel także będzie ich przestrzegał.

4. Instytut Goszczący jest uprawniony do udzielenia licencji do swoich wyników (bądź w innym trybie przyznania prawa do ich wykorzystania) przy zachowaniu zasad określonych w niniejszej umowie i art. 31.5 Umowy Grantowej. Udzielenie licencji nie może prowadzić do naruszenia obowiązków związanych z rozpowszechnianiem wyników oraz prawem osób trzecich do dostępu do wyników.

5. Instytut Goszczący, który zamierza przenieść prawo własności do wyników lub udzielić na wyłączność licencji obowiązany jest uprzednio pisemnie zawiadomić o tym PAN, wskazać konkretne wyniki, które miałyby być przedmiotem tych czynności oraz wskazać podmiot, na którego zamierza przenieść własność wyników lub udzielić mu licencji wraz z opisem planowanego lub potencjalnego ich wykorzystania.

6. PAN jest uprawniona do żądania od Instytutu Goszczącego dodatkowych informacji w stosunku do tych, o których mowa w ust. 5. Informacji takich może również zażądać bezpośrednio REA.

7. Instytut Goszczący jest uprawniony do przeniesienia własności wyników badań albo udzielenia licencji, jeżeli PAN nie zgłosi pisemnie sprzeciwu w terminie 70 dni od dnia otrzymania przez PAN zawiadomienia, o którym mowa w ust. 5 lub informacji, o których mowa w ust. 6. Sprzeciw może również zgłosić bezpośrednio REA w terminie 60 dni od dnia zawiadomienia jej przez PAN. PAN zobowiązana jest bezzwłocznie, jednakże nie później niż w terminie 10 dni od otrzymania informacji od Instytutu Goszczącego, poinformować REA o zamiarze przeniesienia własności wyników badań lub udzielenia licencji. Sprzeciw, o którym mowa w niniejszym ustępie nie może być zgłoszony po 31 grudnia 2029 r.

8. Instytut Goszczący zobowiązany jest do ochrony prawnej uzyskanych wyników badań przez właściwy okres i na właściwym obszarze geograficznym, jeżeli istnieje podstawa do przyjęcia, że wyniki te mogą mieć

3. The Host Institute shall be entitled, subject to the principles set out in this Agreement, to transfer ownership rights to its results. It shall be the responsibility of the Host Institute to oblige the new owner to comply with the above rules and accept the obligation that the next owner will also comply with them.

4. The Host Institute shall be entitled to grant a licence for its results (or otherwise grant the right to use them) subject to the principles set out in Section 31.5 of the Grant Agreement. Granting a licence must not lead to a breach of the results dissemination obligations or the right of third parties to access the results.

5. The Host Institute intending to transfer the ownership of the results or to grant an exclusive licence is required to notify the PAS in advance in writing, indicate the specific results that would be the subject of these activities and indicate the entity to which it intends to transfer the ownership of the results or to grant a licence, along with a description of the planned or potential use of the results.

6. The PAS shall be entitled to request from the Host Institute additional information to that specified in Paragraph 5. Such information may also be requested directly by the REA.

7. The Host Institute shall be entitled to transfer the ownership of the research results or grant a licence if the PAS does not object in writing within 70 days from the date of receipt by the PAS of the notification referred to in Paragraph 5 or the information referred to in Paragraph 6. The objection may also be raised directly by the REA within 60 days from the date of notification by the PAS. The PAS shall be obliged to immediately, but no later than within 10 days of receiving the information from the Host Institute, inform the REA of its intention to transfer ownership of the research results or grant a licence. The objection referred to in this Paragraph may not be raised after 31 December 2029.

8. The Host Institute shall be obliged to legally protect the research results obtained for an appropriate period of time and in an appropriate geographical area if there is reason to assume that the results may have

zastosowanie komercyjne, handlowe oraz

przemysłowe.

9. Wnioski o ochronę wyników (w tym wnioski patentowe) składane przez Instytut Goszczący, jej następców prawnych lub licencjobiorców, mają zawierać informacje, o których mowa w art. 27.3 Umowy Grantowej.

10. REA uprawniona jest do przejęcia wyników badań za

zgodą Instytutu Goszczącego do dnia 31 grudnia 2029

r. w sytuacjach wskazanych w art. 26.4 i art. 27.2 Umowy Grantowej. Instytut Goszczący zobowiązany jest do pisemnego i bezzwłocznego informowania o zaistnieniu sytuacji określonych w tych przepisach PAN, które następnie przekaże te informacje REA.

11. Instytut Goszczący zobowiązany jest do podjęcia w terminie do 31 grudnia 2029 r. działań zmierzających do zapewnienia wykorzystania wyników co najmniej w zakresie określonym w art. 28.1 pkt. a) Umowy Grantowej.

12. Instytut Goszczący, o ile nie jest to sprzeczne z jego uzasadnionym interesem, zobowiązany jest w możliwie najkrótszym terminie do rozpowszechnienia wyników poprzez ich publiczne ujawnienie za pomocą odpowiednich środków (innych, niż wynikające z ochrony wyników), w szczególności w publikacjach naukowych.

13. Każdorazowo w przypadku rozpowszechniania wyników istnieje obowiązek wskazania, że odzwierciedla ono wyłącznie opinie autora i że REA oraz PAN nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne wykorzystanie informacji tam zawartych.

14. Instytut Goszczący zobowiązany jest udzielić bezpłatnie dostępu do swoich wyników instytucjom, organom, urzędom lub agencjom UE, wdrażającym lub monitorującym polityki i programy EU. Takie prawa dostępu są ograniczone wyłącznie do użytku niehandlowego i niekonkurencyjnego. Powyższe nie wpływa na prawo do wykorzystania dowolnego materiału, dokumentu czy informacji uzyskanej od beneficjenta w celach komunikacyjnych i promocyjnych.

15. Instytut Goszczący lub jego następcy prawni zobowiązani są do przestrzegania zapisu art. 28.2 dotyczącego wyników badań, które mogą wpłynąć na normy europejskie i międzynarodowe.

commercial, business and industrial applications.

9. Applications for protection of results (including patent applications) submitted by the Host Institute, its successors, or licensees include the information referred to in Article 27.3 of the Grant Agreement.

10. The REA shall be entitled to take over the research results with the consent of the Host Institute until 31 December 2029 in the situations indicated in Article

26.4 and Article 27.2 of the Grant Agreement.

The Host Institute shall be obliged to inform the PAS in writing and without delay of the occurrence of the situations specified in these provisions, which shall then pass this information on to the REA.

11. The Host Institute shall be obliged to take measures to ensure that the results are used at least to the extent specified in Article 28.1, Point a) of the Grant Agreement by 31 December 2029.

12. The Host Institute shall, unless contrary to its legitimate interests, disseminate the results as soon as possible by disclosing them to the public by appropriate means (other than those resulting from the protection of the results), particularly in scientific publications.

13. Whenever the results are disseminated, an obligation arises to indicate that they reflect the author’s opinions only and that the REA and the PAS are not responsible for any use that may be made of the information contained therein.

14. The Host Institute shall be obliged to grant free access to its results to EU institutions, bodies, offices or agencies implementing or monitoring EU policies and programmes. Such access rights are restricted to non- commercial and non-competitive use only. The above shall have no impact on the right to use any materials, documents or information obtained from the beneficiary for communication and promotional purposes.

15. The Host Institute or its successors in the title must comply with the provision of Article 28.2 concerning research results that may affect European and international standards.

§8. Sposób i tryb wykonywania przez PAN oraz właściwe organy Unii Europejskiej nadzoru nad realizacją Pobytu Badawczego

1. PAN oraz REA sprawują nadzór nad realizacją Pobytu Badawczego w zakresie wskazanym w niniejszej umowie, w szczególności nad sposobem wydatkowania środków finansowych przyznanych na jego realizację.

2. Nadzór PAN nad realizacją Pobytu Badawczego obejmuje:

a) Nadzór w trybie doraźnym, w tym w szczególności ocenę Raportów Rocznych oraz Raportu Końcowego z realizacji Pobytu Badawczego a także Raportu z Wypłaty Wyrównania;

b) Kontrolę w siedzibie Instytutu Goszczącego przez

wyznaczony przez PAN zespół kontrolujący;

c) Uprawnienie PAN do wstrzymania finansowania Pobytu Badawczego do czasu pisemnego wyjaśnienia Wskazanych przez PAN wątpliwości;

d) Uprawnienie PAN do przerwania finansowania Pobytu Badawczego i rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadkach przewidzianych w niniejszej umowie.

3. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w realizacji umowy lub sporu pomiędzy Instytutem Goszczącym a Stypendystą, zagrażającego prawidłowej realizacji Pobytu Badawczego, Instytut Goszczący ma obowiązek niezwłocznie zawiadomić PAN o tym fakcie.

4. Na żądanie PAN lub REA Instytut Goszczący zobowiązuje się do przekazania żądanych informacji lub dokumentacji, w tym dokumentacji źródłowej dotyczącej stanu realizacji Pobytu Badawczego i wydatkowania przyznanych środków finansowych. W oparciu o analizę powyższej dokumentacji PAN jest uprawniona do żądania zwrotu środków wydatkowanych nieprawidłowo zgodnie z zasadami, o których mowa w § 9.

5. PAN może wstrzymać finansowanie Pobytu Badawczego do czasu wyjaśnienia wątpliwości w przypadku:

a) Sporu, o którym mowa w ust. 3;

b) Niezłożenia raportu rocznego w terminie, złożenia

raportu niekompletnego lub niepoprawnego;

c) Wydatkowania środków finansowych niezgodnie

Section 8: Xxxxxx and procedure for the supervision over Fellowship implementation by the PAS and the competent authorities of the European Union

1. The PAS and REA supervise the Fellowship implementation within the scope specified in this Agreement, in particular the manner the funds allocated for its implementation are spent.

2. The PAS’ supervision of the Fellowship implementation shall include:

a) ad hoc supervision, including in particular the assessment of Annual Reports and the Final Report on the Fellowship implementation and the Report on the Compensation Payment;

b) inspection at the premises of the Host Institute the PAS appointed inspection team;

c) PAS’ right to withhold the Fellowship funding until the concerns identified by the PAS are clarified in writing;

d) PAS’ right to discontinue the Fellowship funding and terminate the Agreement with immediate effect in the cases provided for herein.

3. The Host Institute shall be obliged to immediately notify the PAS in the event of any irregularities in the Agreement’s implementation or a dispute between the Host Institute and the Fellow, threatening the proper Fellowship implementation.

4. At the request of the PAS or REA, the Host Institute undertakes to provide the requested information or documentation, including source documentation on the status of the Fellowship implementation status and reimbursement of the awarded funds. Based on the analysis of the above documentation, the PAS shall be entitled to demand the reimbursement of funds misspent in accordance with the principles referred to in Section 9.

5. The PAS may withhold the Fellowship funding until the doubts are resolved in the event of:

a) dispute referred to in Paragraph 3;

b) failure to submit the annual report on time, or submission of an incomplete or incorrect report;

c) expenditure of funds contrary to the Agreement.

z umową.

6. W okresie wstrzymania finansowania (od momentu doręczenia Instytutowi Goszczącemu pisemnej informacji o wstrzymaniu finansowania do momentu doręczenia pisemnej informacji o przywróceniu finansowania) realizacja Pobytu Badawczego jest zawieszona. Instytut Goszczący nie może w tym okresie zaciągać nowych zobowiązań, a jedynie regulować wcześniej zaciągnięte, w szczególności wynikające z przepisów prawa pracy (wynagrodzeń). Inne koszty ponoszone przez Instytut Goszczący w tym czasie nie będą uznane za kwalifikowane, jeżeli finansowanie nie zostanie przywrócone.

7. PAN może przerwać finansowanie Pobytu

Badawczego w przypadku:

a) Trwania sporu, o którym mowa w ust. 3, powyżej

6 miesięcy od momentu wstrzymania

finansowania;

b) Niezłożenia w terminie, złożenia niekompletnych lub niepoprawnie przygotowanych pomimo upływu 30 dni od pisemnego wezwania do korekty, uzupełnienia lub wyjaśnienia raportów wskazanych w § 9 ust. 1;

c) Odrzucenia raportów wskazanych § 9 ust. 1 w

procesie oceny merytorycznej;

d) Wydatkowania środków finansowych w znacznym zakresie niezgodnie z umową;

e) Niepoddania się czynnościom kontrolnym;

f) Realizacji Pobytu Badawczego w sposób rażąco naruszający postanowienia niniejszej umowy stwierdzony w wystąpieniu pokontrolnym.

8. W przypadkach, o których mowa w ust. 7 oraz w razie stwierdzenia przez Instytut Goszczący niespełnienia przez Stypendystę warunków formalnych udziału w konkursie PASIFIC 2 w trakcie weryfikacji dokumentów, o których mowa w § 2 ust. 1 lit. c pkt 1 i 2, PAN może rozwiązać w formie pisemnej umowę ze skutkiem natychmiastowym.

9. Rozwiązanie umowy ze skutkiem natychmiastowym zobowiązuje Instytut Goszczący do zwrotu na rachunek bankowy PAN, w terminie 14 dni od dnia doręczenia stronom informacji o rozwiązaniu umowy, całości środków finansowych wraz z odsetkami ustawowymi liczonymi od dnia przekazania Instytutowi Goszczącemu środków finansowych do dnia ich zwrotu, przy czym niewykorzystane środki na wynagrodzenia, o których mowa w § 4 ust. 4 przekazywane są na rachunek bankowy wskazany w § 11 ust. 9, a pozostałe środki na rachunek bankowy wskazany w § 11 ust. 8 Po upływie terminu

6. During the period of suspension of funding (from the moment of the Host Institute with a written note until the moment of providing the written notice of funding reinstatement), the Fellowship implementation shall be suspended. The Host Institute may not incur new liabilities during this period but only settle previously incurred liabilities, particularly those arising from the labour legislation (remunerations). Other costs incurred by the Host Institute during this period shall not be considered eligible unless funding is reinstated.

7. The PAS may discontinue the Fellowship funding in the event of:

a) persistence of the dispute referred to in Paragraph 3 for more than 6 months after the funding suspension;

b) failure to submit, submission of incomplete or incorrect ones, despite the lapse of 30 days from the written request to correct, complete, or clarify the reports indicated in Section 9 Paragraph 1;

c) rejection of reports indicated in Section 9 Paragraph 1 in the process of merit-based evaluation;

d) expenditure of funds to a significant extent, contrary to the Agreement;

e) failure to submit to audit measures;

f) Fellowship implementation in a manner that is in flagrant breach of the provisions of this Agreement, as stated in the post-audit presentation.

8. The PAS may terminate the Agreement in writing with immediate effect in the cases referred to in Paragraph 7 and in the event that the Host Institute ascertains that the Fellow does not fulfil the formal requirements for participation in the PASIFIC Call 2 during the verification of the documents referred to in Section 2, Paragraph 1, Letter c), Point 1 and 2.

9. The termination of the Agreement with the immediate effect shall oblige the Host Institute to return to the PAS bank account all the funds together with statutory interest calculated from the date of transferring the funds to the Host Institute to the date of their return, within 14 days from the date of delivery of information about the Agreement termination to the Parties; however the unused remuneration funds referred to in Section 4, Paragraph 4 shall be transferred to the bank account indicated in Section 11, Paragraph 9, and the remaining funds shall be transferred to the account indicated in Section 11, Paragraph 8. After the expiry

wskazanego w zdaniu poprzednim, PAN nalicza

odsetki ustawowe jak za opóźnienie.

10. Wszelkie odsetki należne PAN należy zwracać na rachunek bankowy PAN nr 78 1130 1017 0020 1462 9420 0062.

11. W przypadku rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym PAN może naliczyć karę umowną w wysokości 10% przyznanych środków finansowych wskazanych w § 4 ust 1, co nie wyłącza możliwości żądania odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonej kary na zasadach ogólnych.

12. PAN ma także prawo do rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli na skutek jakichkolwiek zmian organizacyjno-prawnych w Instytucie Goszczącym realizacja umowy byłaby zagrożona.

13. Instytut Goszczący jest zobowiązany niezwłocznie informować PAN o wystąpieniu okoliczności określonych w ust. 12.

14. Umowa może być rozwiązana na mocy porozumienia stron wyłącznie na pisemny wniosek Instytutu Goszczącego, za zgodą Stypendysty wyrażoną w oświadczeniu stanowiącym załącznik do wniosku, który wpłynął do PAN w okresie realizacji Pobytu Badawczego i tylko w przypadku wystąpienia okoliczności, za które strony nie ponoszą odpowiedzialności, a które uniemożliwiają wykonanie umowy. Wniosek, o którym mowa w zdaniu poprzednim, powinien być sporządzony w języku polskim i angielskim.

15. Warunkiem rozwiązania umowy na mocy

porozumienia stron jest:

a) Zwrot na rachunek bankowy PAN całości przekazanych środków albo,

b) W przypadku złożenia do PAN wniosku o uznanie kosztów poniesionych na realizację Pobytu Badawczego, zwrot na rachunek bankowy PAN środków niewykorzystanych oraz złożenie Raportu Końcowego w terminie wskazanym przez PAN.

16. PAN jest uprawniona bezpośrednio lub za pośrednictwem stosownie umocowanych osób trzecich, w terminie do 31 grudnia 2029 r. do dokonania w Instytucie Goszczącym kontroli, przeglądów i audytów. Informacje o planowanych kontrolach, przeglądach i audytach PAN przekazuje

of the aforementioned deadline, the PAS shall charge statutory interest for the delay.

10. Any interest due to the PAS should be paid to the PAS bank account No. 78 1130 1017 0020 1462 9420 0062.

11. In the event of termination of the Agreement with immediate effect, the PAS may charge a contractual penalty in the amount of 10% of the allocated funds indicated in Section 4, Paragraph 1, which does not exclude the possibility to demand compensation exceeding the amount of the penalty on general principles.

12. The PAS shall also have the right to terminate the Agreement with immediate effect if, due to any organisational and legal changes at the Host Institute, the execution of the Agreement would be jeopardised.

13. The Host Institute shall be obliged to immediately inform the PAS about the occurrence of circumstances specified in Paragraph 12.

14. The Agreement may be terminated by mutual agreement of the Parties only at the written request of the Host Institute, with the consent of the Fellow expressed in a statement constituting an appendix to the request submitted to the PAS during the Fellowship, and only in the event of the occurrence of circumstances for beyond the Parties control that make the performance of the Agreement impossible. The aforementioned request should be prepared in Polish and English.

15. The termination of the Agreement by mutual agreement of the Parties is conditional upon:

a) reimbursement of the total funds the PAS bank account, or,

b) in the event of submission of a request for recognition of the costs incurred in the Fellowship implementation to the PAS, reimbursement to the PAS bank account of the unused funds and submission of the Final Report within the deadline indicated by the PAS.

16. The PAS shall be entitled, directly or through duly authorised third parties, to perform inspections, reviews, and audits at the Host Institute until 31 December 2029. Information on planned inspections, reviews and audits shall be provided by the PAS in writing. The Host Institute shall be obliged to submit, within the requested timeframe, all information (including complete accounting books, payroll records

drogą pisemną. Instytut Goszczący jest zobowiązany do przedłożenia – w żądanym terminie – wszelkich informacji (w tym kompletnych ksiąg rachunkowych, rozliczeń płacowych konkretnych osób lub innych danych osobowych) w celu weryfikacji ich zgodności z postanowieniami niniejszej umowy. W celu przeprowadzenia kontroli, przeglądów i audytów na miejscu, Instytut Goszczący jest zobowiązany do zapewnienia dostępności żądanych informacji oraz dostępu do swoich obiektów i pomieszczeń, także osobom lub podmiotom zewnętrznym, o których tożsamości zostanie poinformowana. Przekazane informacje muszą być poprawne, dokładne i kompletne oraz przedłożone w żądanym formacie, w tym w formacie elektronicznym. Wszelkie raporty powstałe na skutek powyższych działań przedstawiane są PAN, które jest uprawnione do podjęcia dalszych kroków względem stron niniejszej umowy, o których mowa w ust. 3-14.

17. Instytut Goszczący zobowiązany jest do przechowywania do dnia 31 grudnia 2029 r. dokumentacji związanej z realizacją Pobytu Badawczego, w tym wszelkich ewidencji księgowych

18. REA oraz Komisja Europejska są uprawnione bezpośrednio lub za pośrednictwem stosownie umocowanych osób trzecich, w terminie do 31 grudnia 2029 r. do dokonania w Instytucie Goszczącym kontroli, przeglądów i audytów. PAN zobowiązana jest w takim przypadku bezzwłocznie po otrzymaniu takiej informacji od ww. organów UE poinformować Instytut Goszczący i Stypendystę o ww. planowanych czynnościach. Instytut Goszczący jest zobowiązany do przedłożenia – w żądanym terminie – wszelkich informacji (w tym kompletnych ksiąg rachunkowych, rozliczeń płacowych konkretnych osób lub innych danych osobowych) w celu weryfikacji ich zgodności z postanowieniami niniejszej umowy. Agencja lub Komisja mogą zażądać od PAN przedstawienia im takich informacji bezpośrednio. W celu przeprowadzenia kontroli, przeglądów i audytów na miejscu, Instytut Goszczący jest zobowiązany do zapewnienia dostępności żądanych informacji oraz dostępu do swoich obiektów i pomieszczeń, także osobom lub podmiotom zewnętrznym, o których tożsamości zostanie poinformowana. Przekazane informacje muszą być poprawne, dokładne i kompletne oraz przedłożone w żądanym formacie, w tym w formacie elektronicznym. Wszelkie raporty powstałe na skutek powyższych działań przedstawiane są PAN, które jest uprawnione do podjęcia dalszych kroków względem stron niniejszej umowy, o których mowa w ust. 3-14.

of specific persons or other personal data) for the purpose of verifying compliance with the provisions of this Agreement. For the purpose of on-site inspections, reviews, and audits, the Host Institute shall be obliged to ensure the availability of the requested information and access to its facilities and premises, including to external persons or entities whose identity shall be communicated. The information provided must be correct, accurate and complete, and submitted in the format requested, including electronic format. Any reports resulting from the above shall be submitted to the PAS, which shall be entitled to take further steps against the Parties to this Agreement as referred to in Paragraphs 3 to 14.

17. The Host Institute shall be obliged to retain, until 31 December 2029, the documentation related to the Fellowship implementation, including all accounting records.

18. The REA and the European Commission shall be entitled, directly or through duly authorised third parties, to carry out inspections, reviews and audits at the Host Institute until 31 December 2029. In such an event, the PAS shall be obliged to inform the Host Institute and the Fellow of the aforementioned planned activities immediately after receiving such information from the above-mentioned EU bodies. The Host Institute shall be obliged to submit, within the requested timeframe, all information (including complete accounting books, payroll records of specific persons or other personal data) for the purpose of verifying compliance with the provisions of this Agreement. For the purpose of on-site inspections, reviews, and audits, the Host Institute shall be obliged to ensure the availability of the requested information and access to its facilities and premises, including to external persons or entities whose identity shall be communicated. The information provided must be correct, accurate and complete, and submitted in the format requested, including electronic format. Any reports resulting from the above shall be submitted to the PAS, which shall be entitled to take further steps against the Parties to this Agreement as referred to in Paragraphs 3 to 14.

19. Zgodnie z Rozporządzeniem (UE, Euratom) nr 883/2013 Parlamentu Europejskiego i Rady oraz Rozporządzeniem Rady (UE, Euratom) nr 2185/96 (oraz zgodnie ze swoimi postanowieniami i procedurami) Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) jest uprawniony w każdym czasie podczas realizacji Pobytu Badawczego i po jego zakończeniu do prowadzenia dochodzeń, w tym kontroli i inspekcji na miejscu, w celu ustalenia, czy doszło do przypadku nadużycia, korupcji lub innej nielegalnej czynności mającej wpływ na interesy finansowe UE.

20. Na podstawie Paragrafu 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) oraz art.161 Rozporządzania Finansowego Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 Europejski Trybunał Obrachunkowy (ECA) jest uprawniony – w każdym czasie podczas realizacji Pobytu Badawczego i po jego zakończeniu – do przeprowadzania audytów. ECA ma prawo dostępu w celu przeprowadzania kontroli i audytów.

§9. Sposób i zakres końcowej oceny merytorycznej oraz sposób finansowego rozliczenia Pobytu Badawczego

1. Instytut Goszczący sporządza i przekazuje PAN

elektronicznie:

a) Za pośrednictwem systemu SEA znajdującego się na stronie xxxxx://xxx.xxx.xx/ dwa Roczne Raporty merytoryczne z realizacji projektu obejmujące dane wskazane w Załączniku nr 3 do Umowy w terminie 60 dni od dnia zakończenia odpowiednio pierwszego i drugiego roku realizacji Pobytu Badawczego, zwane dalej „Raportami Rocznymi”;

b) Za pośrednictwem systemu SEA znajdującego się na stronie xxxxx://xxx.xxx.xx/ Raport Końcowy z realizacji Pobytu Badawczego w terminie 60 dni od dnia zakończenia Pobytu Badawczego obejmującego zakres danych opisanych w Załączniku nr 4 do umowy, zwanego dalej

„Raportem Końcowym”;

c) na adres xxxxxxx@xxx.xx podpisany elektronicznie Raport z Wypłaty Wyrównania wynagrodzenia wskazanego w § 4 ust. 3 w terminie do 30 kwietnia 2025 obejmującego zakres danych wskazanych w Załączniku nr 5 do umowy, zwanego dalej „Raportem z Wypłaty Wyrównania”.

19. In accordance with Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 of the European Parliament and the Council and Council Regulation (EU, Euratom) No 2185/96 (and in accordance with its provisions and procedures), the European Anti-Fraud Office (XXXX) shall be entitled at any time during and after the Fellowship to carry out investigations, including on-site controls and inspections to establish whether there has been a case of fraud, corruption or any other illegal activity affecting the financial interests of the EU.

20. Pursuant to Article 287 of the Treaty on the Functioning of the European Union (TFEU) and Article

161 of the Financial Regulation (EU, Euratom) No. 966/2012 of the European Parliament and the Council, the European Court of Auditors (ECA) shall be entitled at any time during and after the Fellowship to carry out audits. The ECA shall have the right of access to carry out controls and audits.

Section 9: The manner and scope of the final merit-based evaluation and the method of the Fellowship financial settlement

1. The Host Institute shall prepare and submit to the PAS electronically:

a) through the SEA System at xxxxx://xxx.xxx.xx/, two Annual Merit-based Reports on the project implementation including the data indicated in Appendix No. 3 to the Agreement, within 60 days from the end of the first and second year of the Fellowship respectively, hereinafter referred to as “Annual Reports”;

b) through the SEA System at xxxxx://xxx.xxx.xx/, the Final Report on the Fellowship implementation, within 60 days from the end of the Fellowship, including the data specified in Appendix No. 4 to the Agreement, hereinafter referred to as “the Final Report”;

c) to xxxxxxx@xxx.xx, the Report on the Compensation Payment, indicated in Xxxxxxx 0, Xxxxxxxxx 3 by 30 April 2025, covering the scope of data set out in Appendix No. 5 to the Agreement, hereinafter referred to as “the Compensation Report”.

2. PAN ocenia raporty wymienione w ust. 1 w terminie 60 dni od daty ich przekazania o której mowa w ust. 1 z zastrzeżeniem, że czas liczony od momentu przekazania Instytutowi Goszczącemu prośby o korektę, uzupełnienia i dodatkowe wyjaśnienia dot. raportu, o której mowa w ust. 3, nie wlicza się do tego okresu.

3. W trakcie oceny raportów opisanych w ust. 1 PAN może zwrócić się do Instytutu Goszczącego z wezwaniem o korektę, uzupełnienie lub wyjaśnienia. Instytut Goszczący zobowiązany jest do przesłania korekt, uzupełnień lub wyjaśnień w ciągu 30 dni od dnia przekazania wezwania. Wezwanie przesyłane jest elektronicznie na adres wskazany w umowie lub za pomocą systemu SEA znajdującego się na stronie xxx.xxx.xx

4. Niezłożenie raportów wskazanych w ust. 1 w terminie, złożenie raportów niepoprawnych lub niekompletnych lub niezłożenie korekt, wyjaśnień lub uzupełnień raportu pomimo upływu 30 dni od wezwania do złożenia korekty, uzupełnienia lub wyjaśnień, stanowi podstawę do rozwiązania przez PAN umowy ze skutkiem natychmiastowym. W takiej sytuacji, środki przekazane Instytutowi Goszczącemu podlegają zwrotowi na rachunek bankowy PAN w terminie 14 dni od dnia wezwania do ich zwrotu wraz z odsetkami ustawowymi naliczonymi za okres od dnia przekazania środków finansowych Instytutowi Goszczącemu do dnia ich zwrotu wraz z oznaczeniem transzy, w której zostały przekazane, przy czym niewykorzystane środki na wynagrodzenia, o których mowa w § 4 ust. 4 przekazywane są na rachunek bankowy wskazany w §

11 ust. 9, a pozostałe środki przekazywane są na

konto wskazane w § 11 ust. 8.

5. Raporty Roczne, o których mowa w ust. 1 lit. a, obejmują wyłącznie raport merytoryczny z wykonania zadań zaplanowanych na czas Pobytu Badawczego. Ocena Raportów Rocznych prowadzona jest w szczególności w oparciu o kryterium zgodności zakresu wykonywanych zadań z umową.

6. Raport Końcowy, o którym mowa w ust. 1 lit. b, obejmuje część merytoryczną z wykonania zadań zaplanowanych na czas Pobytu Badawczego oraz część finansową. Część finansowa raportu zawiera x.xx. zestawienie kosztów planowanych i poniesionych od dnia rozpoczęcia realizacji Pobytu Badawczego do jego zakończenia, które stanowi sprawozdanie finansowe z realizacji Pobytu Badawczego. Ocena Raportu Końcowego prowadzona przez PAN w szczególności dotyczy:

2. The PAS shall evaluate the reports referred to in Paragraph 1 within 60 days from the date of submission referred to in Paragraph 1, with the proviso that the time counted from the moment of transmitting the request for correction, supplementation, and additional clarification of the report shall not be included in this period.

3. In the course of the evaluation of the reports indicated in Paragraph 1, the PAS may request correction, supplementation or clarification from the Host Institute. The Host Institute shall be obliged to submit corrections, supplementations or clarifications within

30 days from the date of the request. The request shall be sent electronically to the address indicated in the Agreement and/or via the SEA system at xxxxx://xxx.xxx.xx/.

4. Failure to submit the reports indicated in Paragraph 1 within the deadline, submission of incorrect or incomplete reports or failure to submit corrections, clarifications or supplements to the report despite the lapse of 30 days from the request for revisions, supplements or clarifications, shall constitute grounds for the PAS to terminate the Agreement with immediate effect. In such a situation, the funds transferred to the Host Institute shall be reimbursed to the PAS bank account within 14 days from the date of the request for their reimbursement, together with the statutory interest calculated for the period from the date of transferring the funds to the Host Institute to the date of their reimbursement together with the indication of the instalment, in which they were transferred, whereas the unused allowance funds referred to in Section 4, Paragraph 4 shall be transferred to the bank account indicated in Section 11, Paragraph 9, and the remaining funds shall be transferred to the account indicated in Section 11, Paragraph 8.

5. The Annual Reports shall include only a merit-based report on completing the tasks planned during the Fellowship. The assessment of Annual Reports shall be based on the criterion of compliance with the scope of the tasks performed with the Agreement.

6. The Final Report includes a merit-based part on completing the tasks planned during the Fellowship and the financial part. The financial part of the Report shall consist of, i.e., a breakdown of the costs planned and incurred from the beginning to the end of the Fellowship, which is a financial report on the Fellowship implementation. The evaluation of the Progress Report carried out by the PAS shall concern

a) Zgodności zakresu wykonywanych zadań z umową;

b) Prawidłowości wydatkowania środków finansowych na realizację Pobytu Badawczego, w tym wykorzystanie środków zgodnie z przeznaczeniem;

c) Zasadności poniesionych kosztów w stosunku do zrealizowanych zadań;

d) Prawidłowości przypisania poniesionych kosztów do odpowiednich typów kosztów wskazanych w Załączniku nr 4 do Regulaminu Konkursu PASIFIC 2.

7. Raport z Wypłaty Wyrównania, o którym mowa w ust. 1 lit. c, dotyczy przekazania wyrównania wynagrodzeń Stypendysty po kursie wskazanym w § 4 ust 3. Ocena Raportu z Wypłaty Wyrównania prowadzona jest w szczególności w oparciu o kryteria:

a) Prawidłowość wydatkowania środków finansowych na realizację Pobytu Badawczego, w tym wykorzystanie środków zgodnie z przeznaczeniem;

b) Zasadności poniesionych kosztów w stosunku do zrealizowanych zadań;

c) prawidłowości przypisania poniesionych kosztów do odpowiednich typów kosztów wskazanych w Załączniku nr 4 do Regulaminu Konkursu PASIFIC 2.

8. W wyniku oceny merytorycznej Raportów Rocznych, Raportu Końcowego oraz Raportu z Wypłaty Wyrównania prowadzonej przez PAN realizacja Pobytu może być oceniona jako:

a) Wykonana zgodnie z zapisami umowy;

b) Wykonana zgodnie z zapisami umowy ze

stwierdzonymi nieprawidłowościami;

c) Niewykonana zgodnie z zapisami umowy.

9. W przypadku uzyskania oceny merytorycznej wskazanej:

a) W ust. 8 lit. a PAN akceptuje Raport Roczny lub Raport Końcowy lub Raport z Wypłaty Wyrównania

b) W ust 8 lit. b PAN akceptuje Raport Roczny lub Raport Końcowy lub Raport z Wypłaty Wyrównania i przekazuje Instytutowi Goszczącemu pisemną informację o nieprawidłowościach w realizacji Pobytu Badawczego oraz jeśli wskazane zostały nieprawidłowości dot. wydatkowania środków finansowych wraz z żądaniem zwrotu części środków finansowych;

c) W ust. 8 lit. c PAN odrzuca Raport Roczny lub

in particular:

a) compliance with the scope of the tasks performed within the Agreement;

b) correctness of disbursement of funds for the Fellowship implementation, including the use of the funds as intended;

c) justifiability of the costs incurred in relation to the tasks completed;

d) correctness of the allocation of the costs incurred to the relevant types of costs indicated in Appendix No. 4 of the Terms and Conditions of the PASIFIC Call 2.

7. The Compensation Report concerns the transfer of the Fellow’s allowance adjustment at the rate indicated in Section 4, Paragraph 3. The assessment of the Compensation Report shall be carried out in particular on the basis of the following criteria:

a) correctness of the disbursement of funds for the Fellowship implementation, including the use of funds as intended;

b) justifiability of the costs incurred in relation to the tasks completed;

c) correctness of the allocation of the expenses incurred to the relevant types of costs indicated in Appendix No. 4 of the Terms and Conditions of the PASIFIC Call 2.

8. As a result of the merit-based evaluation of the Annual Reports, the Progress Report and the Compensation Report conducted by the PAS, the Fellowship implementation can be assessed as:

a) performed in accordance with the Agreement provisions.

b) performed in accordance with the Agreement provisions with identified irregularities.

c) not performed in accordance with the Agreement provisions.

9. In the event the merit-based evaluation indicated:

a) in Paragraph 8, Letter a), the PAS shall accept the Annual Report or the Final Report or Compensation Report;

b) in Paragraph 8, Letter b), the PAS shall accept the Annual Report or the Progress Report or the Compensation Report and shall provide the Host Institute with written information about irregularities in the Fellowship implementation and, if irregularities in the disbursement of financial resources have been identified about these irregularities, together with a request to return a part of the financial resources;

c) in Paragraph 8, Letter c), the PAS shall reject the Annual Report or the Final Report and may

Raport Końcowy i może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym. Wówczas stosuje się § 8 ust. 9-11 umowy.

10. PAN dokonuje rozliczenia umowy Pobytu Badawczego, którego Raport Końcowy uzyskał ocenę merytoryczną wskazaną w ust. 8 lit. a lub b:

a) W zakresie środków wskazanych w § 4 ust. 1 lit.

a-d w wyniku akceptacji Raportu Końcowego;

b) W zakresie środków wskazanych w § 4 ust. 3 ostateczne rozliczenie następuje w wyniku akceptacji Raportu z Wypłaty Wyrównania.

11. W wyniku rozliczenia, o którym mowa w ust. 10, umowa może być uznana za:

a) Wykonaną;

b) Wykonaną ze stwierdzonymi nieprawidłowościami – ze zwrotem części środków finansowych;

c) Niewykonaną – ze zwrotem całości środków

finansowych.

12. Instytut Goszczący zobowiązuje się do zwrotu niewykorzystanych środków finansowych przewidzianych na realizację Pobytu Badawczego ciągu 14 dni od zakończenia Pobytu Badawczego wraz z oznaczeniem transzy, z której środki zostały przekazane, przy czym niewykorzystane środki na wynagrodzenia, o których mowa w § 4 ust. 4 przekazywane są na rachunek bankowy wskazany w §

11 ust. 9, a pozostałe środki przekazywane są na konto wskazane w § 11 ust. 8. Od środków niewykorzystanych zwróconych po tym terminie nalicza się odsetki ustawowe jak za opóźnienie, począwszy od dnia następującego po dniu, w którym upłynął termin ich zwrotu.

13. Środki finansowe wykorzystane nieprawidłowo podlegają zwrotowi w terminie 14 dni od dnia wezwania do ich zwrotu wraz z odsetkami ustawowymi naliczonymi za okres od dnia przekazania środków finansowych Instytutowi Goszczącemu do dnia ich zwrotu na rachunek bankowy wraz z oznaczeniem transzy, w której zostały przekazane, przy czym niewykorzystane środki na wynagrodzenia, o których mowa w § 4 ust. 4 przekazywane są na rachunek bankowy wskazany w § 11 ust. 9, a pozostałe środki na rachunek bankowy wskazany w §

11 ust. 8. Niniejszy przepis dotyczy także zwrotu środków z tytułu nieprawidłowości w ich wydatkowaniu stwierdzonych w toku kontroli, audytu, przeglądów, a także nadzoru w trybie doraźnym. Po upływie terminu, o którym mowa w zdaniu pierwszym, PAN nalicza odsetki ustawowe jak za opóźnienie.

terminate the Agreement with immediate effect.

10. The PAS shall settle the Fellowship Agreement, the Final Report of which has received the merit-based evaluation indicated in Paragraph 8, letters a) or b):

a) with regard to the funds indicated in Section 4, Paragraph 1, letters a) to d) as a result of the acceptance of the Final Report;

b) with regard to the funds indicated in Section 4, Paragraph 3, the final settlement shall occur due to the acceptance of the Compensation Report.

11. As a result of the settlement, the Agreement can be deemed:

a) executed;

b) executed with identifies irregularities – with partial reimbursement of funds;

c) non-executed – with reimbursement of all funds.

12. The Host Institute is obliged to return the unused funds provided for the Fellowship implementation within 14 days of the end of the Fellowship, together with the indication of the instalment from which the funds were transferred, whereas the unused allowance funds referred to in Section 4, Paragraph 4 shall be transferred to the bank account indicated in Section 11, Paragraph 9, and the remaining funds shall be transferred to the account indicated in Section 11, Paragraph 8. Any unused funds reimbursed after this deadline are subject to the statutory interest for delay, starting from the day following the deadline for their reimbursement.

13. Incorrectly used funds are to be reimbursed within 14 days from the date of the request for their reimbursement, together with the statutory interest calculated for the period from the date of transferring the funds to the Host Institute to the date of their reimbursement to the bank account, together with the indication of the instalment in which they were transferred, whereas the unused allowance funds referred to in Section 4, Paragraph 4 shall be transferred to the bank account indicated in Section 11, Paragraph 9, and the remaining funds shall be transferred to the bank account indicated in Section 11, Paragraph 8. This provision shall also apply to the reimbursement of funds due to irregularities in their disbursement ascertained in the course of controls, audits, reviews and ad hoc supervision. After the expiry of the aforementioned deadline, the PAS shall charge statutory interest for delay.

14. W przypadku niewykonania w całości lub części umowy bądź jej nienależytego wykonania z powodu okoliczności, za które ponosi odpowiedzialność Instytut Goszczący lub Stypendysta, PAN może naliczyć karę umowną w wysokości 10% przyznanych środków finansowych wskazanych w § 4 ust. 1.

15. W przypadku stwierdzenia przez właściwe organy kontroli w tym przez właściwe organy UE, na podstawie odrębnych przepisów, że Raport Końcowy został sporządzony nieprawidłowo lub jest nierzetelny, PAN może zarządzić ponowne przeprowadzenie postępowania dotyczącego rozliczenia umowy, zasady określone w niniejszym paragrafie stosuje się odpowiednio. Stwierdzone w ramach ponownego postępowania nieprawidłowości uprawniają PAN do żądania od Instytutu Goszczącego wpłaty na rachunek bankowy PAN środków finansowych wykorzystanych nieprawidłowo wraz z odsetkami, o których mowa w ust. 8, przy czym niewykorzystane środki na wynagrodzenia, o których mowa w § 4 ust. 4 przekazywane są na rachunek bankowy wskazany w § 11 ust. 9, a pozostałe środki na rachunek bankowy wskazany w § 11 ust. 8.

16. Zasady kwalifikowalności kosztów określone zostały w Załączniku nr 4 do Regulaminu Konkursu PASIFIC 2.

17. W Raportach Końcowych z realizacji Pobytu Badawczego oraz w Raporcie z Wypłaty wyrównania wynagrodzenia Instytut Goszczący sprawozdaje koszty rzeczywiście poniesione.

18. Wykonanie przewidzianych do realizacji zadań badawczych i uzyskanie rezultatów negatywnych nie stanowi okoliczności uzasadniającej uznanie umowy za niewykonaną.

§10. Przetwarzanie danych osobowych przez REA i Komisję Europejską

1. Zawarcie niniejszej umowy stanowi równocześnie wyrażenie zgody przez Strony umowy na przetwarzanie danych osobowych przez REA i Komisję Europejską na zasadach określonych w niniejszym paragrafie.

2. REA lub Komisja Europejska są uprawnione do przetwarzania danych osobowych osób związanych z realizacją Pobytu Badawczego zgodnie z art. 39.1

14. In the event of full or partial non-performance of the Agreement or its inadequate performance due to circumstances for which the Host Institute or the Fellow is responsible, the PAS may charge a contractual penalty in the amount of 10% of the allocated funds indicated in Section 4, Paragraph 1 of the Agreement.

15. Should the competent control bodies, including the capable EU bodies, on the basis of different regulations, state that the Progress Report has been prepared incorrectly or is unreliable, the PAS may order a repeated procedure for settling the Agreement. The irregularities found in the course of the repeated procedure shall entitle the PAS to demand from the Host Institute the payment to the PAS bank account of the funds misused together with interest referred to in Paragraph 8, whereby unused allowance funds referred to in Section 4, Paragraph 4 shall be transferred to the bank account indicated in Section 11, Paragraph 9. The remaining funds shall be transferred to the bank account indicated in Section 11, Paragraph 8.

16. The cost eligibility rules are set out in Appendix No. 4 of the PASIFIC Call 2 Terms and Conditions.

17. The Host Institute shall report the costs actually incurred in the Fellowship implementation Final Report and Compensation Report.

18. Completing the research tasks envisaged and obtaining negative results shall not constitute a circumstance justifying recognition of the Agreement as not executed.

Section 10: Processing of personal data by the REA and the European Commission

1. The conclusion of this Agreement shall be tantamount to the Parties’ consent to the processing of personal data by the REA and the European Commission in accordance with the principles set out in this Section.

2. The REA or the European Commission shall be entitled to process personal data of persons related to the Fellowship implementation in accordance with Article

39.1 of the Grant Agreement. The Host Institute shall

Umowy Grantowej. Instytut Goszczący zobowiązany jest wypełnić obowiązek względem swoich pracowników, o którym mowa w art. 39.2 Umowy Grantowej. Dane będą przetwarzane przez REA lub Komisję w celu wdrażania, zarządzania i monitorowania Umowy lub ochrony interesów finansowych UE lub Euratom oraz nadzoru, kontroli, oceny realizacji i rozliczania Pobytu Badawczego oraz sprawozdawczości.

3. Osoby, których dane osobowe są przetwarzane, mają prawo dostępu do nich i ich poprawiania. W tym celu muszą przesłać odpowiednie zapytanie o przetwarzanie do właściwego administratora danych osobowych tj. do PAN.

4. Osoby te mają także prawo w dowolnym czasie wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz Europejskiego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (EDPS).

§11. Postanowienia końcowe

1. Prawa i obowiązki stron oraz wierzytelności wobec PAN wynikające z niniejszej umowy nie mogą być przenoszone na osoby trzecie bez zgody PAN.

2. Spory wynikłe w toku realizacji umowy będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby PAN.

3. Instytut Goszczący zobowiązany jest bezzwłocznie do powiadamiania PAN w formie pisemnej o zmianie istotnych danych ujętych w umowie x.xx.: zmianie nazwy Instytutu Goszczącego, jej adresu, numeru REGON i NIP oraz zmianie numeru rachunku bankowego Instytutu Goszczącego pod rygorem, że wszelkie czynności dokonane przez PAN przy użyciu nieaktualnych danych będą skuteczne względem Instytutu Goszczącego. W razie prawidłowego poinformowania o zmianie danych wymienionych w zdaniu poprzednim, zmiany te nie stanowią zmiany umowy w rozumieniu ust. 5.

4. Załączniki do umowy stanowią jej integralną część.

5. Zmiana umowy wymaga zawarcia pisemnego aneksu pod rygorem nieważności, chyba że postanowienia niniejszej umowy stanowią inaczej.

6. Osobami upoważnionymi do reprezentowania we

wszelkich czynnościach związanych z realizacją

be obliged to fulfil the obligation towards its staff referred to in Article 39.2 of the Grant Agreement. The data shall be processed by the REA or the Commission to implement, manage, and monitor or protect the financial interests of the EU, supervise, control, and evaluate the implementation and accounting of the Fellowship implementation and reporting.

3. Individuals whose personal data is processed shall have the right to access and rectify it. To do so, they must send an appropriate processing request to the relevant personal Data Controller, i.e. PAS.

4. Such individuals shall also have the right to lodge a complaint at any time with the President of the Personal Data Protection Office and the European Data Protection Supervisor (EDPS).

Section 11: Final provisions

1. The rights and obligations of the Parties and the claims against the PAS arising from this Agreement cannot be transferred to third parties without the consent of the PAS.

2. Any disputes arising in the course of implementation of the Agreement shall be settled by an ordinary court of law competent for the seat of PAS.

3. The Host Institute shall be obliged to immediately notify the PAS in writing of any changes of essential data included in the Agreement, e.g. the change of the name of the Host Institute, its address, REGON and NIP numbers, as well as change of the bank account number of the Host Institute, under pain that any actions performed by the PAS using outdated data shall be effective against the Host Institute. Should the notification of beforementioned data changes be regarded as correct, the changes shall not constitute an amendment to the Agreement, as stipulated in the provisions of Paragraph 5.

4. Appendices to this Agreement constitute its integral part.

5. Any amendment to the Agreement must be made in writing by means of an annex, otherwise being null and void, unless the provisions of this agreement stipulate otherwise.

6. The persons authorised to represent the PAS in all activities related to the implementation of this

niniejszej umowy w tym do sprawowania nadzoru nad realizacją umowy, koordynowania prac związanych z realizacją umowy i bieżących kontaktów są:

a) ze strony PAN jest Pani:

Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx 00-000 Xxxxxxxx xx. Xxxxxxxxxxxxx 0x

tel.:0000 00 000 0000

e-mail: xxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxx.xx

Agreement, including supervision of the Agreement, coordination of the work related to its implementation, and ongoing contacts are:

a) for the PAS:

Ms. Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx

01-209 Warsaw

6A Hrubieszowska Street Phone no. 0000 00 000 0000

e-mail: xxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxx.xx

b) ze strony Instytutu Goszczącego jest Pan/Pani: Xxxx Xxxxxxxxx-Xxxxxxx

00-000 Xxxxxxxx

xx. Xxxxxxxxxxx 0x

x00 00 000 00 00

xx@xxx.xxx.xx

Zmiana osób odpowiedzialnych za realizację umowy, o których mowa w niniejszym ustępie lub ich danych kontaktowych będzie odbywać się poprzez powiadomienie drugiej Strony w formie pisemnej lub drogą elektroniczną pod rygorem bezskuteczności zmiany. Zmiana ta nie stanowi zmiany umowy, o której mowa w ust. 5

7. Umowę sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, z których po dwa otrzymuje PAN oraz Instytut Goszczący.

8. Rachunkiem bankowym PAN, na który należy dokonywać zwrotów środków pochodzących ze źródeł krajowych jest:

a) Nazwa Banku: BGK,

b) Nr Rachunku: 34 1130 1017 0020 1462 9420

0175,

c) Właściciel Rachunku: Kancelaria PAN.

9. Rachunek Bankowy PAN, na który należy dokonywać zwrotów środków wskazanych w § 4 ust. 4 jest:

a) Nazwa Banku: BGK,

b) Nr Rachunku: 02 1130 1017 0020 1462 9420

0169,

c) Właściciel Rachunku: Kancelaria PAN.

10. Ilekroć w umowie jest mowa o „dniach roboczych”, należy przez to rozumieć dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni przypadających w dni wolne od pracy określone w art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1920) oraz dni uznanych za wolne w PAN.

b) for thew Host Institute:

Mr./Ms. Xxxx Xxxxxxxxx-Xxxxxxx 00-000 Xxxxxxxx

0X Xxxxxxxxxxx Xxxxxx

x00 00 000 00 00

xx@xxx.xxx.xx

A change in persons responsible for the Agreement implementation referred to in this Paragraph or in their contact details shall be effected by notifying the other Party in writing or electronically, otherwise the change being null and void. The change does not constitute an amendment to the Agreement, as stipulated in the provisions of Paragraph 5.

7. This Agreement has been drawn up in four identical copies, two of which are received by the PAS and two by the Host Institute.

8. The details of the PAS bank account to which reimbursements of funds from domestic sources should be made are as follows:

a) Bank name: BGK,

b) Account No. 34 1130 1017 0020 1462 9420

0175,

c) Account Holder: The PAS Presidium.

9. The details of the PAS bank account to which reimbursements of funds indicated in Section 4, Paragraph 4 are to be made is:

a) Bank name: BGK,

b) Account No. 02 1130 1017 0020 1462 9420

0169,

c) Account Holder: The PAS Presidium.

10. Whenever the Agreement refers to “working days”, it shall be understood as days from Monday to Friday, excluding public holidays as defined in Article 1(1) of the Act of 18 January 1951 on public holidays (Journal of Laws of 2020, item 1920) and days recognised as holidays at the PAS.

11. Umowę sporządzono w dwóch wersjach językowych: w języku polskim i w języku angielskim. Jeśli wersja angielska będzie zawierać postanowienia, których nie ma w polskiej wersji lub będą one sprzeczne z polską wersją, tekst w języku polskim uważa się za wiążący.

11. The Contract has been drawn up in two language versions: Polish and English. Should the English version contain provisions which are not included in the Polish version or if they contradict the Polish version, the Polish version shall prevail.

Polska Akademia Nauk

.

(podpis elektroniczny Kanclerza i Prezesa PAN)

Instytut Goszczący

(podpis elektroniczny osoby reprezentującej Instytut Goszczący)

The Polish Academy of Sciences

.

(….)

The Host Institute

(…)

Załączniki do umowy: 1. Kosztorys; 2. Opis Pobytu Badawczego; 3. Zakres danych do Raportu Rocznego; 4. Zakres danych do Raportu Końcowego; 5. Zakres danych do Raportu z Wypłaty Wyrównania; 6. Oświadczenie o posiadaniu prawa do dodatku rodzinnego; 7. Etyczne aspekty planowanych badań; 8. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych. 9. Oświadczenie o spełnianiu warunków kwalifikowalności do Konkursu Appendices to the Agreement: 1. Fellowship Cost Estimate; 2. Fellowship Description; 3. Scope of data for the Annual Report; 4. Scope of data for the Final Report; 5. Scope of data for the Report on Compensation Payment; 6. Declaration of entitlement to the family allowance; 7. Ethics Self-Assessment; 8. Personal Data Processing Entrustment Agreement. 9. Declaration of Call qualification criterion compliance

Kosztorys / Fellowship Cost Estimate

Opis Pobytu Badawczego / Fellowship Description

Załącznik nr 3

Zakres danych do Raportu Rocznego

A. Formularz w systemie SEA obejmujący następujące

xxxx:

1. Informacje o Stypendyście

• Imię

• Nazwisko

• Email

• Telefon

2. Informacje o umowie

• Tytuł Wniosku

• Akronim

• Maksymalne środki na realizację Pobytu

Badawczego

• Numer umowy

• Data podpisania umowy

• Data startu Pobytu Badawczego

• Nazwa Instytutu Goszczącego

• NIP

• Miasto

• Ulica

• Numer

• Kod pocztowy

• Poczta

3. Informacja o Opiekunie Naukowym

• Imię

• Nazwisko

• Email

• Telefon

4. Informacja o Opiekunie Wspierającym

• Imię

• Nazwisko

• Email

• Telefon

5. Przerwy w wypłacie wynagrodzenia Stypendysty (urlop bezpłatny, macierzyński)

• Początek przerwy.

• Koniec przerwy

• Charakter przerwy

• Komentarz

6. Lista publikacji

• Tytuł

• Czasopismo

• DOI

• Link

7. Lista patentów

• Tytuł

• Rodzaj (zgłoszenie/patent)

• Link

Appendix No. 3

Scope of data for the Annual Report

A. Form in the SEA system including the following data

1) Information on the Fellow

• name

• surname

• e-mail

• phone

2) Agreement information

• proposal title

• acronym

• maximum funding for the Fellowship implementation

• agreement number

• agreement signing date

• fellowship starting date

• host Institute’s name

• NIP

• place

• street

• number

• postal code

• post office

3) Information about the Supervisor

• name

• surname

• e-mail

• phone

4) Information about the Supporting Supervisor

• name

• surname

• e-mail

• phone

5) Breaks in the Fellow’s remuneration payment

(unpaid leave, maternity leave)

• start of the break

• end of the break

• nature of the break

• comments

6) List of publications

• title

• journal

• DOI

• link

7) List of patents

• title

• type (application/patent)

• link

8) Secondments

8. Staże pozaakademickie

• Rodzaj Instytucji

• Nazwa instytucji

• Adres instytucji

• Początek stażu

• Koniec stażu

• Opis (max. 500 znaków)

9. Udział w konferencjach

• Nazwa konferencji

• Data konferencji

• Miasto

• Kraj

• Charakter wystąpienia

• Tytuł wystąpienia

• Opis

10. Organizacja warsztatów, spotkań, konferencji

• Nazwa wydarzenia

• Data

• Miejsce

• Typ wydarzenia

• Liczba uczestników

• Opis

11. Popularyzacja nauki

• Rodzaj działania

• Nazwa

• Data

• Miejsce

• Opis

12. Pozostałe rezultaty

• Nazwa

• Opis

B. Wymagane załączniki:

1) Plan Rozwoju Kariery

2) Sprawozdanie merytoryczne przygotowane zgodnie ze wzorem umieszczonym na stronie xxxxx://xxxxxxx.xxx.xx/xxxx-0/ obejmujące:

1. Sprawozdanie z realizacji Pobytu

Badawczego (objętość 6 stron A4)

• Krótki opis stopnia realizacji celów Pobytu Badawczego wraz z podaniem przyczyn braku lub niepełnej realizacji celów wskazanych we wniosku;

• Opis wykonanych zadań, w tym opis

odchyleń od planu zadań przedstawionego

we wniosku;

• Wskazanie najważniejszych osiągnięć

projektu (w punktach);

• Krótki opis uzyskanych wyników

• institution type

• institution name

• institution address

• secondment starting date

• secondment end date

• description (max. 500 characters)

9) Participation in conferences

• conference name

• conference date

• place

• country

• nature of the speech

• speech tile

• description

10) Organisation of workshops, meetings, conferences

• event name

• date

• place

• event type

• number of participants

• description

11) Promotion of science

• type of action

• name

• date

• place

• description

12) Other results

• name

• description

B. Required appendices:

1) Career Development Plan

2) Merit-based report prepared in accordance with the template available at xxxxx://xxxxxxx.xxx.xx/xxxx-0/ including:

1. Report on the Fellowship implementation (maximum 6 A4 pages)

• brief description of the extent to which the objectives of the Fellowship have been achieved and the reasons not or not fully completing the objectives set out in the Proposal;

• description of the tasks completed, including a description of deviations from the task plan presented in the Proposal;

• indication of the most significant

achievements within the project (in points);

• brief description of the scientific

naukowych;

• Wpływ realizacji Pobytu Badawczego na dalszy rozwój kariery Stypendysty;

• Wpływ realizacji Pobytu Badawczego na

rozwój dyscypliny naukowej;

• Wpływ realizacji Pobytu Badawczego na Instytut Goszczący;

• Plan dalszego rozwój kariery zawodowej,

w tym naukowej Stypendysty;

• Plan współpracy pomiędzy Instytutem Badawczym a Stypendystą;

2. Sprawozdanie ze zrealizowanego Stażu

Pozaakademickiego max 1 strona A4

• Krótki opis stopnia realizacji celów Stażu Pozaakademickiego wraz z podaniem przyczyn braku lub niepełnej realizacji celów wskazanych we wniosku;

• Opis wykonanych zadań, w tym opis odchyleń od planu zadań przedstawionego we wniosku;

• Opis umiejętności nabytych przez Stypendystę;

• Plan dalszej współpracy pomiędzy jednostką goszczącą a Stypendystą oraz Instytutem Goszczącym;

3. Informacje o zespole projektowym – lista osób pobierających wynagrodzenia dodatkowe w ramach Pobytu Badawczego, z wyłączeniem Stypendysty oraz uczestników badań

• Stopień/ tytuł naukowy

• Imię i nazwisko

• Płeć

• (K/M)

• Rola w projekcie (wybrać:

Opiekun/pozostali wykonawcy)

• Zakres zadań w projekcie

• Forma zatrudnienia

• Poniesione wynagrodzenie

• Informacje dodatkowe

4. Popularyzatorski opis rezultatów projektu

(max 1 strona)

5. Etyczne aspekty realizowanych badań w

ramach projektu badawczego

• Opis działań podjętych w celu zapewnienia realizacji projektu zgodnie z wymogami etycznymi zgodnymi z regulacjami krajowymi jak i Unii Europejskiej, w tym opis odchyleń od planu działań zawartego w Etycznych Aspektach Planowanych Działań;

• Opis działań wynikających z rekomendacji ekspertów etycznych prowadzących ocenę etyczną projektu, w tym wskazanie

results obtained;

• impact of the Fellowship on the

Xxxxxx’x further career development;

• impact of the Fellowship on the development of the scientific discipline;

• impact of the Fellowship on the Host

Institute;

• plan for further development of the Fellow’s professional and scientific career;

• plan of cooperation between the

research institute and the Fellow.

2. Report on the completed Secondment (maximum 1 A4 page)

• brief description to which extent the

objectives of the Secondment have been achieved and the reasons for not or not fully completing the objectives set out in the Proposal;

• description of the completed tasks,

including deviations from the task plan presented in the Proposal;

• description of the skills acquired by

the Fellow;

• plan for further cooperation between the host, the Fellow, and the Host Institute;

3. Information about the project team – a list of individuals receiving an additional allowance under the Fellowship, excluding the Fellow and research participants:

• academic degree/title

• name

• surname

• gender

• role in the project (select: Supervisor/other contractors)

• scope of tasks in the project

• form of employment

• remuneration incurred

• additional information

4. Description of the project results (maximum 1 A4 page)

5. Research project ethical issues

• description of actions undertaken to ensure that the project is implemented in accordance with ethical requirements in line with national and European Union regulations, including a description of deviations from the action plan included in the Ethics Self- Assessment;

• description of the actions resulting from the recommendations of ethics

odchyleń od działań rekomendowanych przez ekspertów; • Lista uzyskanych zgód i pozwoleń. 6. Koszty projektu • Opis odchyleń od planu pozycji kosztowych (cost items) znajdującego się we wniosku wraz z uzasadnieniem. 7. Deklaracje i oświadczenia Instytut Goszczący oświadcza, że dane osobowe wykonawców projektu wykazane w niniejszym raporcie zostały uzyskane na podstawie pisemnej zgody tych wykonawców i zobowiązuję się do przedłożenia ww. zgody na wezwanie PAN. 8. Dane osoby odpowiedzialnej za przygotowanie Raportu • Imię i nazwisko: • Nr telefonu/faksu: • E-mail • Stanowisko 9. Podpisy • Stypendysty • Dyrektora Instytutu • Głównego Księgowego Instytutu experts carrying out the ethics assessment of the project, including an indication of deviations from the measures recommended by the experts; • list obtained of consents and permissions. 6. Project costs • description of deviations from the cost estimate in the Proposal with justification.
7. Declarations and statements The Host Institute declares that the personal data of the project contractors shown in this report have been obtained on the basis of the written consent of these contractors and undertakes to submit the aforementioned consent upon request of the PAS. 8. Details of the person responsible for the Report preparation • name • surname • phone/fax number • e-mail • position 9. Signatures • Fellow’s signature • Director of the Institute’s signature • Institute’s Chief Accountant’s signature

Załącznik nr 4

Zakres danych do Raportu Końcowego

A. Formularz w systemie SEA obejmujący następujące

xxxx:

1. Informacje o Stypendyście

• Imię

• Nazwisko

• Email

• Telefon

2. Informacje o umowie

• Tytuł Wniosku

• Akronim

• Maksymalne środki na realizację Pobytu

Badawczego

• Numer umowy

• Data podpisania umowy

• Data startu Pobytu Badawczego

• Nazwa Instytutu Goszczącego

• NIP

• Miasto

• Ulica

• Numer

• Kod pocztowy

• Poczta

3. Informacja o Opiekunie Naukowym

• Imię

• Nazwisko

• Email

• Telefon

4. Informacja o Opiekunie Wspierającym

• Imię

• Nazwisko

• Email

• Telefon

5. Tabela budżetowa

Generowane automatycznie na podstawie pozycji kosztowych wprowadzanych w sekcji poniżej zestawienie poniesionych kosztów w trakcie Pobytu Badawczego w podziale na kategorie z kosztorysu wraz z informacją wygenerowaną przez system o wysokości kosztów z kosztorysu oraz o niewykorzystanych środków.

6. Pozycje kosztowe

• Opis pozycji kosztu (max. 200 znaków)

• Koszt w PLN

• Kategoria kosztowa

7. Przerwy w wypłacie wynagrodzenia Stypendysty

(urlop bezpłatny, macierzyński)

• Początek przerwy

• Koniec przerwy

Appendix No. 4

Scope of data for the Final Report

A. Form in the SEA System covering the following data:

1. Information on the Fellow:

• name

• surname

• e-mail

• phone

2. Agreement information

• proposal title

• acronym

• maximum funds for the Fellowship implementation

• agreement number

• agreement signing date

• Fellowship start date

• Host Institute name

• NIP

• place

• street

• number

• postal code

• post office

3. Information about the Supervisor

• name

• surname

• e-mail

• phone

4. Information about the Supporting Supervisor

• name

• surname

• e-mail

• phone

5. Budget table

A list of costs incurred during the Fellowship is divided into categories from the cost estimate, automatically generated on the basis of the cost items entered in each section below, together with information generated by the system on the amount of costs from the cost estimate and unused funds.

6. Cost items

• cost items descriptions (max. 200 characters)

• cost in PLN

• cost category

7. Breaks in the Fellow’s remuneration payment

(unpaid leave, maternity leave)

• start of the break

• Charakter przerwy

• Komentarz

8. Lista publikacji

• Tytuł

• Czasopismo

• DOI

• Link

9. Lista patentów

• Tytuł

• Rodzaj (zgłoszenie/patent)

• Link

10. Staże pozaakademickie

• Rodzaj Instytucji

• Nazwa instytucji

• Adres instytucji

• Początek stażu

• Koniec stażu

• Opis (max. 500 znaków)

11. Udział w konferencjach

• Nazwa konferencji

• Data konferencji

• Miasto

• Kraj

• Charakter wystąpienia

• Tytuł wystąpienia

• Opis

12. Organizacja warsztów, spotkań, konferencji

• Nazwa wydarzenia

• Data

• Miejsce

• Typ wydarzenia

• Liczba uczestników

• Opis

13. Rodzaj działania

• Nazwa

• Data

• Miejsce

• Opis

14. Pozostałe rezultaty

• Nazwa

• Opis

B. Wymagane załączniki:

1) Plan Rozwoju Kariery

2) Sprawozdanie merytoryczne przygotowane zgodnie ze wzorem umieszczonym na stronie xxxxx://xxxxxxx.xxx.xx/xxxx-0/ obejmujące:

1) Sprawozdanie z realizacji Pobytu

Badawczego (objętość 6 stron A4)

• Krótki opis stopnia realizacji celów Pobytu

Badawczego wraz z podaniem przyczyn

• end of the break

• nature of the break

• comments

8. List of publications

• title

• journal

• DOI

• link

9. List of patents

• title

• type (application/patent)

• link

10. Secondments

• institution type

• institution name

• institution address

• secondment starting date

• secondment ending date

• description (max. 500 characters)

11. Participation in conferences

• conference name

• conference date

• place

• country

• nature of the speech

• title of the speech

• description

12. Organisation of workshops, meetings, conferences

• event name

• date

• place

• event type

• number of participants

• description

13. Promotion of science

• type of action

• name

• date

• place

• description

14. Other results

• name

• description

B. Required appendices:

1) Career Development Plan

2) Merit-based report prepared in accordance with the template available at xxxxx://xxxxxxx.xxx.xx/xxxx-0/, including:

1) Report on the Fellowship implementation (maximum 6 A4 pages)

• brief description of the extent to which

the objectives of the Fellowship have

braku lub niepełnej realizacji celów

wskazanych we wniosku;

• Opis wykonanych zadań, w tym opis odchyleń od planu zadań przedstawionego we wniosku

• Wskazanie najważniejszych osiągnięć

projektu (w punktach);

• Krótki opis uzyskanych wyników

naukowych;

• Wpływ realizacji Pobytu Badawczego na dalszy rozwój kariery Stypendysty;

• Wpływ realizacji Pobytu Badawczego na

rozwój dyscypliny naukowej;

• Wpływ realizacji Pobytu Badawczego na Instytut Goszczący;

• Plan dalszego rozwój kariery zawodowej,

w tym naukowej Stypendysty;

• Plan współpracy pomiędzy Instytutem Badawczym a Stypendystą;

2) Sprawozdanie ze zrealizowanego Stażu

Pozaakademickiego max 1 strona A4.

• Krótki opis stopnia realizacji celów Stażu Pozaakademickiego wraz z podaniem przyczyn braku lub niepełnej realizacji celów wskazanych we wniosku;

• Opis wykonanych zadań, w tym opis odchyleń od planu zadań przedstawionego we wniosku;

• Opis umiejętności nabytych przez Stypendystę;

• Plan dalszej współpracy pomiędzy jednostką goszczącą a Stypendystą oraz Instytutem Goszczącym.

3) Informacje o zespole projektowym – lista osób pobierających wynagrodzenia dodatkowe w ramach Pobytu Badawczego, z wyłączeniem Stypendysty oraz uczestników badań

• Stopień/ tytuł naukowy

• Imię i nazwisko

• Płeć

• (K/M)

• Rola w projekcie (wybrać:

Opiekun/pozostali wykonawcy)

• Zakres zadań w projekcie

• Forma zatrudnienia

• Poniesione wynagrodzenie

• Informacje dodatkowe

4) Popularyzatorski opis rezultatów projektu

max 1 strona

5) Etyczne aspekty realizowanych badań w

ramach projektu badawczego

• Opis działań podjętych w celu zapewnienia realizacji projektu zgodnie z wymogami etycznymi zgodnymi z regulacjami

been achieved and the reasons not or not fully completing the objectives set out in the Proposal;

• description of the tasks completed,

including a description of deviations from the task plan presented in the Proposal;

• indication of the most significant

achievements within the project (in points);

• brief description of the scientific

results obtained;

• impact of the Fellowship on the

Xxxxxx’x further career development;

• impact of the Fellowship on the development of the scientific discipline;

• impact of the Fellowship on the Host

Institute;

• plan for further development of the Fellow’s professional and scientific career;

• plan of cooperation between the research institute and the Fellow;

2) Report on the completed Secondment (maximum 1 A4 page)

• brief description to which extent the

objectives of the Secondment have been achieved and the reasons for not or not fully completing the objectives set out in the Proposal;

• description of the completed tasks,

including deviations from the task plan presented in the Proposal;

• description of the skills acquired by the Fellow;

• plan for further cooperation between

the host, the Fellow, and the Host Institute;

3) Information about the project team – a list of individuals receiving an additional allowance under the Fellowship, excluding the Fellow and research participants:

• academic degree/title

• name

• surname

• gender

• role in the project (select: Supervisor/other contractors)

• scope of tasks in the project

• form of employment

• remuneration incurred

• additional information

4) Description of the project results (maximum 1 A4 page)

krajowymi jak i Unii Europejskiej, w tym opis odchyleń od planu działań zawartego w Ethics Self Assesment;

• Opis działań wynikających z rekomendacji

ekspertów etycznych prowadzących ocenę etyczną projektu, w tym wskazanie odchyleń od działań rekomendowanych przez ekspertów;

• Lista uzyskanych zgód i pozwoleń.

6) Koszty projektu

• Opis odchyleń od planu pozycji kosztowych (cost items) znajdującego się we wniosku wraz z uzasadnieniem.

7) Deklaracje i oświadczenia

Instytut Goszczący oświadcza, że dane osobowe wykonawców projektu wykazane w niniejszym raporcie zostały uzyskane na podstawie pisemnej zgody tych wykonawców i zobowiązuję się do przedłożenia ww. zgody na wezwanie PAN.

8) Dane osoby odpowiedzialnej za przygotowanie Raportu

• Imię i nazwisko:

• Nr telefonu/faksu:

• E-mail

• Stanowisko

9) Podpisy

• Stypendysty

• Dyrektora Instytutu

• Głównego Księgowego Instytutu

5) Research project ethical issues

• description of actions undertaken to ensure that the project is implemented in accordance with ethical requirements in line with national and European Union regulations, including a description of deviations from the action plan included in the Ethics Self- Assessment;

• description of the actions resulting from the recommendations of ethics experts carrying out the ethics assessment of the project, including an indication of deviations from the measures recommended by the experts;

• list obtained of consents and permissions.

6) Project costs

• Description of deviations from the plan of the cost items in the proposal with justification.

7) Declarations and statements

The Host Institute declares that the personal data of the project contractors shown in this report have been obtained on the basis of the written consent of these contractors and undertakes to submit the aforementioned consent upon request of the PAS.

8) Details of the person responsible for the Report preparation

• name

• surname

• phone/fax number

• e-mail

• position

9) Signatures

• Fellow’s signature

• Director of the Institute’s signature

• Institute’s Chief Accountant’s

signature

Rodzaj kosztów/Type of costs	Kosztorys PLN Cost Estimate in PLN	Poniesione koszty lub wydatki7 PLN Costs or expenses xxxxxxxx0 PLN	Niewykorzystane środki PLN Funds unused PLN
1.Wynagrodzenie Stypendysty/Fellow's remuneration
2.Dodatek Rodzinny/Fellow's familly allowance
3.Wynagrodzenie Opiekuna/Supervisor’s remuneration
4.Pozostałe wynagrodzenia/Other personnel costs
5.Aparatura naukowo-badawczej, urządzenia i oprogramowanie/ Equipment
6.Zakup materiałów/Consumables
7.Koszty podróży Stypendysty /Travel costs
8.Koszt publikacji/Publications (including Open Access fees)
9.Koszty warsztatów i konferencji/Dissemination activities (workshop, conference fees)
10.Pozostałe koszty / Other
11. Łącznie koszty bezpośrednie/Total direct costs (1- 10)
12.Koszty pośrednie / Indirect costs (20% of direct costs)
13. Koszty całkowite/Total estimated eligible costs

7 Wydatki w przypadku zakupu aparatury badawczej, w pozostałych pozycjach koszty

8 Wydatki w przypadku zakupu aparatury badawczej, w pozostałych pozycjach koszty

Załącznik nr 5

Zakres danych do Raportu z Wypłaty Wyrównania

1. Informacje o Stypendyście

• Imię

• Nazwisko

• Email

• Telefon

2. Informacje o umowie

• Tytuł Wniosku

• Akronim

• Maksymalne środki na realizację Pobytu

Badawczego

• Numer umowy

• Data podpisania umowy

• Data startu Pobytut Badawczego

• Nazwa Instyutu Goszczącego

• NIP

• Miasto

• Ulica

• Numer

• Kod pocztowy

• Poczta

3. Informacja o Opiekunie Naukowym

• Imię

• Nazwisko

• Email

• Telefon

4. Informacja o Opiekunie Wspierającycm

• Imię

• Nazwisko

• Email

• Telefon

5. Informacja o Wypłacie wynagrodzenia

• Wysokość Wyrównania Brutto

• Wysokość Wynagrodzenia Xxxxx

• Składki obciążające Pracodawcę

• Data Przelewu Wynagrodzenia

6. Deklaracje i oświadczenia

Instytut Goszczący oświadcza, że dane osobowe wykonawców projektu wykazane w niniejszym raporcie zostały uzyskane na podstawie pisemnej zgody tych wykonawców i zobowiązuję się do przedłożenia ww. zgody na wezwanie PAN.

7. Dane osoby odpowiedzialnej za przygotowanie Raportu

• Imię i nazwisko:

• Nr telefonu/faksu:

• E-mail

• Stanowisko

8. Podpisy

• Stypendysty

Appendix No. 5

Scope of data for the Report on Compensation Payment

1. Information on the Fellow

• name

• surname

• e-mail

• phone

2. Agreement information

• proposal title

• acronym

• maximum funds for the Fellowship implementation

• Agreement number

• date of signing the Agreement

• Fellowship starting date

• Host Institute name

• NIP

• place

• street

• number

• postal code

• post office

3. Information about the Supervisor

• name

• surname

• e-mail

• phone

4. Information about the Supporting Supervisor

• name

• surname

• e-mail

• phone

5. Information on the Remuneration Payment

• compensation amount gross

• compensation amount net

• employer’s contributions

• remuneration Transfer date

6. Declarations and statements

7. The Host Institute declares that the personal data of the project contractors shown in this report have been obtained on the basis of the written consent of these contractors and undertakes to submit the aforementioned consent upon request of the PAS.

8. Details of the person responsible for the Report preparation

• full name:

• phone/fax number:

• e-mail

• position

8. Signatures

• Fellow’s signature

• Head of the Institute’s signature

• Dyrektora Instytutu • Głównego Księgowego Instytutu • Institute’s Chief Accountant’s signature

Załącznik nr 6 Oświadczenie o prawie do dodatku rodzinnego
............................................... (imię i nazwisko Xxxxxxxxxxx)
.................................................... (miejscowość i data)
...............................................
...............................................
(Nazwa i adres Instytut Goszczącego)
OŚWIADCZENIE STYPENDYSTY
Ja niżej podpisana/podpisany, oświadczam, że jestem w związku małżeńskim lub w związku o statusie równoważnym do małżeńskiego zgodnie z prawem kraju, w którym związek został sformalizowany, z …………………………………………………………(imię i nazwisko)
lub posiadam dzieci będące na moim utrzymaniu tj. 1. …………………………………………………………(imię i nazwisko), urodzony/a dnia ………………………. 2. …………………………………………………………(imię i nazwisko), urodzony/a dnia ……………………….
Oraz deklaruję, że wymienione powyżej osoby zmienia/ją miejsce zamieszkania i przyjeżdża/ją do Polski wraz ze mną na okres co najmniej 3 miesięcy w czasie realizacji Pobytu Badawczego.
............................................................ (czytelny podpis Stypendysty) Appendix No. 6 Declaration of entitlement to family allowance
............................................... (Fellow’s name and surname)
………………………………. (place and date)
...............................................
................................................ (Host Institute’s name and address)
FELLOW’S DECLARATION
I, the undersigned, declare that I am married or in a relationship equivalent to marriage under the law of the country in which the relationship has been formalised with ………………………………………………………… (name and surname).
and/or I have dependent children, i.e.: 1. (name and surname), born on ………………………. 2. (name and surname), born on ……………………….
and I declare that the persons listed above are changing their place of residence and shall be coming to Poland with me for a period of at least 3 months during the Fellowship implementation.
............................................................ (Fellow’s legible signature)

Załącznik 7 Etyczne aspekty planowanych badań
Nie dotyczy - brak kwestii etycznych. Appendix No. 7 Ethics Self-Assessment
Not applicable - no ethic issues

Załącznik 8

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Zawarta w Warszawie 2021 r. pomiędzy:

Instytut Biochemii i Biofizyki Polskiej Akademii Nauk, z siedzibą w Warszawie przy xx. Xxxxxxxxxxx 0X, kod pocztowy 02-106 posiadającym numer identyfikacji podatkowej NIP 000-00-00-000, REGON 000325819,

reprezentowanym przez prof. dr xxx. Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx Dyrektora Instytutu, zwanym dalej

„Przekazującym”

a

Polską Akademią Nauk z siedzibą w Warszawie, plac Defilad 1, kod pocztowy 00-901 posiadającą numer identyfikacji podatkowej NIP 000-00-00-000, REGON 000325713, reprezentowaną przez prof. Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxx oraz Xxxxxxxx Xxxxxx, Kanclerza PAN, , zwana dalej „Przyjmującym”.

§ 1 Definicje

1. Rozporządzenie - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;

2. Dane osobowe - informacje o zidentyfikowanej lub

możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej;

3. Administrator danych osobowych - organ, jednostka organizacyjna, podmiot lub osoba decydująca o celach i środkach przetwarzania danych osobowych; oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych;

4. Dokument - dowolny nośnik tradycyjny lub elektroniczny, na którym zostały zapisane dane osobowe;

5. Pracownik - osoba świadcząca pracę na podstawie

stosunku pracy lub stosunku cywilnoprawnego;

6. Przetwarzanie - oznacza operację lub zestaw operacji

wykonywanych na danych osobowych lub zestawach

Appendix No. 8

Personal Data Processing Entrustment Agreement

Personal Data Processing Entrustment Agreement

Concluded in Warsaw, between:

Institute of Biochemistry and Biophysics, Polish Academy of Sciences based in Warszawa at 0X Xxxxxxxxxxx Xxxxxx, 00-000, having tax identification number NIP 000- 00-00-000, REGON 000325819, represented by prof. xx xxx. Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Director of the Institute, hereinafter referred to as the Transferor

and

the Polish Academy of Sciences with its seat in Xxxxxx, Xxxx Xxxxxxx 0, postal code 00-901, tax identification number NIP 000-00-00-000, REGON 000325713,

represented by Xxxx. Xxxxx Xxxxxxxxx, the PAS President and Xxxxxxx Xxxxxx, the PAS Chancellor, hereinafter referred to as the Receiver.

Section 1: Definitions

1. Regulation - Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC;

2. Personal data – information about an identified or identifiable natural person;

3. Personal data administrator – the authority, organisational unity, entity or a person, who decides the purposes and means of the personal data processing; means the natural or legal person, public authority, entity or any other body which alone or jointly with others determines the purposes and means of the personal data processing.

4. Document – any traditional or electronic medium on which personal data are recorded.

5. Employee – a person who performs work under an employment or civil law contract.

6. Processing – an operation or set of operations which

danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie;

7. Podmiot przetwarzający - oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu administratora.

§ 2 Cel i zakres umowy

1. Przekazujący oświadcza, że jest Administratorem danych osobowych, które w trybie art. 28 Rozporządzenia powierza Przyjmującemu do przetwarzania, na zasadach określonych w niniejszej umowie.

2. Celem powierzenia przetwarzania danych jest świadczenie usług zawartych w umowie głównej tj. związanych z realizacją finansowania i rozliczania Pobytu Badawczego stypendysty w ramach złożonego przez niego wniosku skierowanego do finansowania przez PAN konkursie PASIFIC 2. Konkurs PASIFIC jest współfinansowany w ramach programu H2020 MSCA, na podstawie umowy z Agencją Wykonawczą ds. Badań Naukowych, posiadającą stosowne umocowania od Komisji Europejskiej.

3. Zakres powierzonych danych osobowych, o których mowa w ust. 1 został wskazany w raportach, o których mowa w par. 9 ust 1 Umowy głównej.

§ 3 Korzystanie przez Przekazującego z usług innego podmiotu przetwarzającego

1. Przekazujący wyraża zgodę na korzystanie z usług innego podmiotu przetwarzającego (podwykonawca) przez Przyjmującego w ramach realizacji przedmiotu niniejszej Umowy. Jednakże, Przyjmujący zobowiązany jest każdorazowo do poinformowania Przekazującego w formie dokumentowej o zamiarze skorzystania z usług podwykonawcy oraz zmianach w tym zakresie. Przekazujący zachowuje prawo do zgłoszenia w formie dokumentowej, w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania przedmiotowej informacji, sprzeciwu w zakresie wykorzystania przez Przyjmującego poszczególnego podwykonawcy bądź zmian w tym zakresie.

is performed upon personal data or sets of personal data, in an automated or non-automated manner, such as collecting, recording, organising, storing, adapting or modifying, downloading, viewing, using, disclosing by sending, distributing or otherwise sharing, matching or combining, limiting, deleting or destroying;

7. Processor – a natural or legal person, public authority, unit or other entity that processes personal data on behalf of the controller.

Section 2: Purpose and scope of the Agreement

1. The Transferor declares that he is the Administrator of personal data, which, pursuant to Art. 28 of the Regulation, he entrusts to the Receiver for processing on terms set out in this contact.

2. The purpose of entrusting data processing is to provide services included in the Fellowship Agreement, i.e. related to the realisation of financing and implementation of the Fellowship accepted for funding in the PASIFIC Call 2. . The PASIFIC Programme is co-financed under the H2020 MSCA programme on the basis of the agreement No. 847639 with the Research Executive Agency, duly authorised by the European Commission.

3. The scope of the entrusted personal data referred to in Paragraph 1 is indicated in the reports referred to in Section 9 Paragraph 1 of the Fellowship Agreement.

Section 3: The Transferor’s use of the services of

another Processor

1. The Transferor consents to the use of the services of another Processor (subcontractor) by the Receiver as part of the performance of the subject of this contact. However, the Receiver shall be obliged to inform the Transferor each time in writing about the intention to use the services of a subcontractor and about changes in this respect. The Transferor retains the right to submit an objection to using a particular subcontractor's services by the Receiver or changes in this respect. The complaint must be submitted in writing within 7 working days from the date of receipt of the information in question.

2. W sytuacji, gdy Przyjmujący zleci dalsze przetwarzanie danych osobowych podwykonawcy, to na podwykonawcę zostają nałożone te same obowiązki, co w niniejszej Umowie. Jeżeli podwykonawca nie wywiąże się ze spoczywających na nim obowiązków ochrony danych osobowych, pełna odpowiedzialność wobec Przekazującego spoczywa na Przyjmującym, który odpowiada za działania podwykonawcy jak za własne.

§ 4 Zobowiązania Przyjmującego

1. Dane osobowe są powierzone Przyjmującemu do przetwarzania wyłącznie w celu i zakresie przewidzianym w umowie.

2. Przekazujący zobowiązuje się do nadawania odpowiednich upoważnień do przetwarzania danych osobowych osobom zatrudnionym przy przetwarzaniu tychże danych. Przyjmujący zapewnia również, iż osoby te zostaną zapoznane z przepisami o ochronie danych osobowych oraz że zostaną zobowiązane do ich przestrzegania oraz do bezterminowego zachowania w tajemnicy przetwarzanych danych osobowych i sposobów ich zabezpieczenia.

3. Przyjmujący pomaga Przekazującemu wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32–34 Rozporządzenia.

4. Przyjmujący zobowiązuje się, by w miarę swoich możliwości, odpowiednimi środkami technicznymi i organizacyjnymi, wspomagać Przekazującego w realizacji obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw.

5. Przyjmujący zobowiązuje się do udostępnienia Przekazującemu wszelkich informacji niezbędnych do wykazania spełnienia obowiązków spoczywających na Przyjmującym oraz umożliwi Przekazującemu lub audytorowi upoważnionemu przez Przekazującego przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji, współpracując przy działaniach sprawdzających i naprawczych.

§ 5 Zgłaszanie incydentów

Przyjmujący zobowiązuje się niezwłocznie powiadomić Przekazującego, o każdym nieupoważnionym dostępie do danych osobowych oraz o każdym naruszeniu ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie 24 godzin od momentu powzięcia informacji

2. In the event of the Receiver ordering further personal data processing by the subcontractor, the subcontractor shall be subject to the same obligations as in this Agreement. If the subcontractor fails to fulfil its obligations to protect personal data, total liability to the Transferor shall lie with the Receiver, who shall be liable for the subcontractor’s actions as for its own.

Section 4: Receiver’s Obligations

1. Personal data shall be entrusted to the Receiver for processing only for the purpose and to the extent provided in the Agreement.

2. The Transferor undertakes to grant appropriate authorisations for personal data processing to persons employed in processing such data. The Receiver shall also ensure that these persons are made aware of the provisions of personal data protection and that they are obliged to comply with them and to maintain the processed personal data and the methods of their protection confidential.

3. The Receiver shall assist the Transferor in complying with the obligations set out in Articles 32-34 of the Regulations.

4. The Receiver undertakes to assist the Transferor, to the extent possible, with appropriate technical and organisational measures, in fulfilling the obligation to respond to the data subject’s request in exercising their rights.

5. The Receiver undertakes to make available to the Transferor all information necessary to demonstrate compliance with the obligations incumbent to the Receiver. It shall allow the Transferor or auditor authorised by the Transferor to conduct audits, including inspections, and cooperate in verification and corrective actions.

Section 5: Notification of incidents

The Receiver undertakes to immediately notify the Transferor of any unauthorised access to personal data and any breach of personal data protection without undue delay, but no later than within 24 hours of becoming aware of the breach.

o naruszeniu.

§ 6 Odpowiedzialność

Przyjmujący jest odpowiedzialny za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z umową powierzenia, a w szczególności za udostępnienie danych osobom nieupoważnionym.

§ 7 Prawo kontroli

1. Przekazujący zgodnie z art. 28 ust. 3 lit h Rozporządzenia ma prawo kontroli pod kątem środków zastosowanych przez Przyjmującego w celi zabezpieczenia powierzonych danych.

2. Przekazujący realizować będzie prawo kontroli w godzinach pracy Przyjmującego.

3. O planowanej kontroli Przekazujący poinformuje Przyjmującego z minimum 7-dniowym wyprzedzeniem.

4. Przyjmujący, po rozwiązaniu lub wygaśnięciu Umowy, zobowiązuje się do niezwłocznego zwrotu Przekazującemu powierzonych zbiorów danych oraz do trwałego usunięcia ich z wszystkich nośników, zarówno w wersji elektronicznej jaki i papierowej.

5. W ciągu 7 dni od daty usunięcia danych Przyjmujący zobowiązuje przekazać Przekazującemu protokoły zniszczenia zbiorów danych osobowych.

§ 8 Postanowienia końcowe

1. Niniejsza umowa obowiązuje od dnia przez okres świadczenia Usług, których cele zostały określone w niniejszej umowie. Umowa ulega automatycznemu rozwiązaniu z chwilą rozwiązania umowy głównej.

2. Umowa może być rozwiązana przez każdą ze stron z zachowaniem jednomiesięcznego terminu wypowiedzenia umowy.

3. Przekazujący ma prawo rozwiązać umowę powierzenia bez zachowania terminu wypowiedzenia, gdy Przyjmujący:

1) wykorzystał dane osobowe w sposób niezgodny z niniejszą umową powierzenia,

2) powierzył przetwarzanie danych osobowych podwykonawcom bez uprzedniego poinformowania Przekazującego o powzięciu takiego zamiaru,

3) przetwarza dane z naruszeniem przepisów

Section 6: Responsibility

The Receiver shall be responsible for sharing or using personal data contrary to the Entrustment Agreement, particularly for disclosing data to unauthorised persons.

Section 7: Right of inspection

1. The Transferor pursuant to Article 28 (3) (h) of the Regulation has the right to inspect measures put in place by the Receiver to secure the entrusted data.

2. The Transferor shall exercise the right of inspection during the working hours of the Receiver.

3. The Transferor shall inform the Receiver of the planned inspection at least 7 days in advance.

4. The Receiver, upon termination or expiration of the Agreement, undertakes to immediately return the Transferor the entrusted data sets and to permanently remove them from all media, both in electronic and paper versions.

5. The Receiver shall be obliged to provide the Transferor with protocols for the destruction of the personal data sets within 7 days from the date of the data deletion.

Section 8: Final provisions

1. This Agreement shall be effective from for the duration of the services, the purposes of which are set out in the Agreement. The Agreement shall terminate automatically upon termination of the Fellowship Agreement.

2. The Agreement may be terminated by either party by

giving one month’s notice of termination.

3. The Transferor has the right to terminate the Entrustment Agreement without notice if the Receiver:

1) used the personal data in a manner incompatible with this entrustment agreement,

2) entrusted the processing of personal data to subcontractors without prior notification of such intention to the Transferor,

3) processes the data in breach of the provisions of the Regulation or this Entrustment Agreement.

Rozporządzenia lub niniejszej umowy powierzenia.
4. Wszelkie zmiany Umowy powinny być dokonane w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
5. W sprawach nieuregulowanych Umową, zastosowanie znajdują przepisy polskiego prawa, w tym Ustawy oraz Kodeksu Cywilnego. 6. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
………………………………………… Przyjmujący
………………………………………… Przekazujący
4. Any amendments to the Agreement shall be made in writing under pain of nullity. 5. In the matters not covered by this Agreement, provisions of Polish law, including the Acts and Civil Code, shall apply. 6. The Agreement has been drawn up in two copies, one for each party.
………………………………………… Receiver
………………………………………… Transferor

Załącznik nr 8 a

Zakres przetwarzania danych osobowych

Zakres przetwarzania danych osobowych
Zakres danych osobowych	Zgodnie z zapisami umowy głównej
Cel przetwarzania	Realizacja i finansowanie oraz rozliczenie pobytu badawczego stypendystów
Rodzaj danych osobowych	Zwykłe, wrażliwe
Kategorie osób, których dane dotyczą	Osoby fizyczne/ stypendyści /obcokrajowcy

………………………………………… Przyjmujący

………………………………………… Przekazujący

Appendix No. 8 a

Scope of personal data processing

Scope of personal data processing
Scope of personal data	In accordance with the provisions of the Agreement
Purpose of processing	Implementation and funding of the Fellowship
Type of personal data	Ordinary, sensitive
Categories of data subjects	Natural persons/ Fellows/ Foreigners

…………………………………………

Receiver

…………………………………………

Transferor

Załącznik nr 9 Oświadczenie o spełnianiu warunków kwalifikowalności do Konkursu
............................................... (imię i nazwisko Stypendysty)
.................................................... (miejscowość i data)
...............................................
................................................ (Nazwa i adres Instytut Goszczącego)
OŚWIADCZENIE STYPENDYSTY
Ja niżej podpisana/podpisany, oświadczam, że posiadam stopień doktora, w rozumieniu przepisów kraju, w którym ten stopień został nadany oraz że w przeciągu trzech lat poprzedzających dzień zamknięcia Konkursu PASIFIC Call 2 nie mieszkałem/am, nie pracowałem/am ani nie studiowałem/am na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez okres dłuższy niż 12 miesięcy. Tym samym oświadczam, że spełniam kryteria kwalifikowalności do Konkursu PASIFIC Call 2, o których mowa w ustępie 2.2 Regulaminu Konkursu PASIFIC 2
............................................................ (czytelny podpis Stypendysty) Appendix No. 9 Declaration of Call qualification criterion compliance
............................................... (Fellow’s name and surname)
………………………………. (place and date)
...............................................
................................................ (Host Institute’s name and address)
FELLOW’S DECLARATION
I, the undersigned, declare that I possess doctoral degree within the meaning of the law of the country in which the degree was awarded and that I have not been living, working or studying in the territory of the Republic of Poland for more than 12 months out of the 3-years prior to the Call deadline. Xxxxxxx, I declare, that I meet PASIFIC Call 2 criterions referred to in Paragraph 2.2 of Terms and Conditions of the PASIFIC Call 2
............................................................ (Fellow’s legible signature)

50 / 50