Umowa o współpracy w celu realizacji projektu1 finansowanego ze środków Instrumentu „Łącząc Europę” nr ………………….
Umowa o współpracy w celu realizacji projektu1 finansowanego ze środków Instrumentu „Łącząc Europę” nr ………………….
zawarta w ..................... dnia , zwana dalej: „Umową”,
pomiędzy:
1) Skarbem Państwa – Ministrem Finansów, Inwestycji i Rozwoju z siedzibą w Warszawie, xx. Xxxxxxx 0/0, 00-000 Xxxxxxxx, reprezentowanym przez ,
…………..……………………. na podstawie ………………………. z dnia ……………., którego poświadczona za zgodność z oryginałem kopia stanowi załącznik nr 1 do Umowy oraz oświadczenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju nr MIiR/8-UPI/19 z dnia 20 września 2019 r., którego poświadczona za zgodność z oryginałem kopia stanowi załącznik nr 2 do Aneksu, zwanym dalej
„MIiR”,
oraz
2) Skarbem Państwa – Centrum Unijnych Projektów Transportowych z siedzibą w Warszawie, Plac Europejski 2, 00-844 Warszawa, NIP ……………………...……, REGON: ,
reprezentowanym przez ………………… na podstawie ……………… z dnia ……………, którego poświadczona za zgodność z oryginałem kopia stanowi załącznik nr 3 do Umowy, zwanym dalej
„CUPT”
a
……………………..……………………….. z siedzibą w …………………………….., reprezentowanym/-ą przez …………….. na podstawie …………. z dnia …………, którego oryginał/ poświadczona za zgodność z oryginałem kopia2 stanowi załącznik nr 4 do Umowy, zwanym/-ą dalej „Beneficjentem - Koordynatorem”,
oraz
1) 3…………………………………………….. z siedzibą w ,
reprezentowanym/-ą przez …………….. na podstawie …………. z dnia , którego oryginał/
poświadczona za zgodność z oryginałem kopia4 stanowi załącznik nr 5 do Umowy zwaną/m dalej:
„pozostałym Beneficjentem”
1 Wzór umowy dla projektu realizowanego przez co najmniej dwóch beneficjentów polskich nie zobowiązanych do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych bez udziału beneficjentów zagranicznych
2 Niepotrzebne skreślić
3 Jeśli pozostałych beneficjentów jest więcej niż jeden postanowienie ulega stosownemu powieleniu
4 Niepotrzebne skreślić
zwanymi dalej łącznie „Beneficjentami” lub pojedynczo „Beneficjentem” w przypadku, gdy w danym postanowieniu Umowy nie stosuje się rozróżnienia na Beneficjenta - Koordynatora i pozostałego Beneficjenta.
zwanych łącznie „Stronami”.
Działając w celu realizacji projektu finansowanego ze środków Instrumentu „Łącząc Europę” (Connecting Europe Facility, CEF) ………………………………………..5, zwanego dalej „Projektem”, na podstawie Umowy o udzielenie dotacji w ramach Instrumentu „Łącząc Europę” (CEF) - Sektor Transportu – Umowa nr INEA/CEF/TRAN/ , zwanej dalej: „GA”,
oraz mając na uwadze postanowienia:
1. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1316/2013 z dnia 11 grudnia 2013 r. ustanawiającego Instrument „Łącząc Europę”, zmieniającego rozporządzenie (UE) nr 913/2010 oraz uchylającego rozporządzenia (WE) nr 680/2007 i (WE) nr 67/2010, (Dz. Urz.UE.L.348 z 20.12.2013, str. 129 z późn. zm.);
2. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, EURATOM) nr 2018/1046 z dnia 18 lipca 2018 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii, zmieniającego rozporządzenia (UE) nr 1296/2013, (UE), nr 1301/2013, (UE) nr 1303/2013, (UE) nr 1304/2013, (UE) nr 1309/2013, (UE) nr 1316/2013, (UE) nr 223/2014 i (UE) nr 283/2014 oraz decyzję nr 541/2014/UE, a także uchylającego rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 966/2012 (Dz. Urz. UE. L. 193 z 18.07.2018, str. 1);
3. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1315/2013 z dnia 11 grudnia 2013 r. w sprawie unijnych wytycznych dotyczących rozwoju transeuropejskiej sieci transportowej i uchylającego decyzję nr 661/2010/UE (Dz. Urz. UE. L. 348 z 20.12.2013, str. 1 z późn. zm.);
4. Rozporządzenia Rady (WE, EURATOM) nr 2988/95 z dnia 18 grudnia 1995 r. w sprawie ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich (Dz.U. UE. L. 312 z 23.12.1995, str. 1), zwanego dalej „rozporządzeniem 2988/95”);
5. Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. z 2019 r. poz. 1145 z późn. zm.), zwanej dalej „Kodeksem cywilnym”;
6. Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2016 r. w sprawie wykazu środków publicznych niezaliczanych do środków, o których mowa w art. 5 ust. 3 pkt 5c i 6 ustawy o finansach publicznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 2165 z późn. zm.), zwanego dalej
„Rozporządzeniem”;
5 Nazwa i nr projektu
7. Porozumienia w sprawie realizacji Instrumentu „Łącząc Europę” w sektorze transportu zawartego w dniu 20 października 2017 r. pomiędzy Ministrem Rozwoju i Finansów oraz CUPT;
8. Komunikatu wyjaśniającego Komisji dotyczącego prawa wspólnotowego obowiązującego w dziedzinie zamówień, które nie są lub są jedynie częściowo objęte dyrektywami w sprawie zamówień publicznych (2006/C 179/02), zwanego dalej „Komunikatem”
Strony uzgodniły, co następuje:
§ 1
Przedmiot Umowy
1. Przedmiotem Umowy jest określenie praw i obowiązków MIiR, CUPT i Beneficjentów w zakresie realizacji i zarządzania Projektem oraz w zakresie rozliczania dotacji CEF przyznanej Beneficjentom na realizację Projektu.
2. Opis i cel Projektu, całkowity koszt Projektu oraz kwota dotacji CEF, termin jego realizacji oraz harmonogram finansowy Projektu zostały określone w GA.
§ 2
Definicje
Na potrzeby niniejszej Umowy podane poniżej wyrażenia oznaczają:
1. ASR – Action Status Report – raport roczny z realizacji Projektu;
2. dotacja CEF – pomoc finansowa Unii Europejskiej przyznana Beneficjentom na realizację Projektu na podstawie GA;
3. INEA – Agencja Wykonawcza ds. Innowacyjności i Sieci;
4. KE – Komisja Europejska;
5. MIiR – minister właściwy ds. rozwoju regionalnego, pełniący rolę organu odpowiedzialnego za wdrożenie Instrumentu ”Łącząc Europę” w sektorze transportu;
6. płatność okresowa – płatność przekazywana przez KE/INEA zgodnie z GA na podstawie zaakceptowanego przez KE/INEA wniosku o płatność okresową, jako refundacja kosztów kwalifikowalnych. Płatność okresowa przekazywana jest przez KE/INEA na właściwy rachunek bankowy Beneficjenta - Koordynatora;
7. płatność salda – płatność przekazywana przez KE/INEA zgodnie z GA po całościowym rozliczeniu Projektu, w tym po akceptacji przez KE/INEA wniosku o płatność salda, stanowiąca pokrycie rzeczywistych kosztów kwalifikowalnych poniesionych przez Beneficjentów i wcześniej niezrefundowanych, w części w jakiej objęte są dotacją CEF. Suma kwoty płatności salda oraz kwot już wypłaconych przez KE/INEA nie może przekroczyć kwoty dotacji CEF przyznanej na realizację Projektu określonej w GA. Płatność salda przekazywana jest przez KE/INEA na właściwy rachunek bankowy Beneficjenta - Koordynatora;
8. płatność zaliczkowa – płatność przekazywana przez KE/INEA zgodnie z GA na podstawie zaakceptowanego przez KE/INEA wniosku o płatność zaliczkową, na poczet planowanych do poniesienia przez Beneficjentów kosztów kwalifikowalnych. Płatność zaliczkowa przekazywana jest przez KE/INEA na właściwy rachunek bankowy wskazany przez Beneficjenta - Koordynatora;
9. UE – Unia Europejska;
10. wniosek o płatność zaliczkową/okresową/salda – wniosek o płatność, o którym mowa w GA, składany przez Beneficjenta - Koordynatora do KE/INEA, po uprzedniej akceptacji na poziomie krajowym;
11. wykonawca – osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która zawarła z Beneficjentem umowę związaną z realizacją Projektu;
12. umowa z wykonawcą – umowa odpłatna zawierana przez Beneficjenta z wykonawcą związana z realizacją Projektu.
§ 3
Obowiązki Beneficjentów
§ 3.1
1. Beneficjenci obowiązani są do realizacji Projektu i do wykorzystywania dotacji CEF zgodnie z obowiązującym prawem krajowym i unijnym oraz postanowieniami GA i Umową, jak również zgodnie z wytycznymi i zaleceniami KE/INEA i MIiR.
2. Beneficjenci są odpowiedzialni za realizację Projektu i ponoszą solidarną odpowiedzialność za przeprowadzenie działania zgodnie z warunkami Umowy i postanowieniami GA. Beneficjenci realizują Projekt zgodnie z własnymi procedurami, zapewniając wdrożenie odpowiedniego systemu zarządzania i kontroli gwarantującego prawidłowy przebieg realizacji Projektu.
3. Beneficjenci obowiązani są do zapewnienia sfinansowania wszelkich kosztów niekwalifikowalnych niezbędnych dla realizacji Projektu w pełnym zakresie.
4. Zasady współpracy w zakresie wspólnego wdrażania Projektu określa odrębna umowa pomiędzy Beneficjentami. Umowa ta w zakresie zasad współpracy powinna być zgodna z Umową i postanowieniami GA.
§ 3.2
1. Beneficjent - Koordynator, zgodnie z GA jest odpowiedzialny za koordynację procesu wdrażania Projektu.
2. Beneficjent - Koordynator obowiązany jest do niezwłocznego udzielania, na żądanie CUPT lub MIiR, wszelkich informacji dotyczących realizacji Projektu i wykorzystywania dotacji CEF.
3. Beneficjent - Koordynator obowiązany jest do niezwłocznego przekazywania CUPT i MIiR kopii korespondencji prowadzonej z KE/INEA dotyczącej realizacji Projektu.
4. Wszystkie dokumenty związane ze sprawozdawczością z realizacji Projektu (w tym raporty i wnioski o płatność zaliczkową/ okresową/ salda) Beneficjent - Koordynator obowiązany jest dostarczać do CUPT i MIiR w języku angielskim, w terminach określonych w Umowie, a w przypadku braku odpowiednich regulacji dotyczących języka lub terminów - w języku lub terminie wyznaczonym przez CUPT lub MIiR.
5. Pozostałą dokumentację związaną z realizacją Projektu, inną niż wskazana w ust. 3, Beneficjent - Koordynator przekazuje do CUPT lub MIiR, w terminach wyznaczonych odpowiednio przez CUPT lub MIiR, w języku polskim.
6. Dokumenty, o których mowa w ust. 4 i 5 przekazywane są przez Beneficjenta - Koordynatora na adresy wskazane odpowiednio przez CUPT lub MIiR.
7. Pozostały Beneficjent ma obowiązek:
a) niezwłocznie poinformować Beneficjenta - Koordynatora o wszelkich wiadomych mu okolicznościach mogących powodować zmianę lub opóźnienie w realizacji Projektu lub Umowy;
b) niezwłocznie poinformować Beneficjenta - Koordynatora o wszelkich zmianach swojej sytuacji prawnej, finansowej, technicznej, organizacyjnej lub dotyczącej zmiany struktury własnościowej;
c) przedkładać Beneficjentowi - Koordynatorowi w wyznaczonym przez niego terminie i ustalonej między Beneficjentami formie:
i. danych niezbędnych do opracowania raportów, sprawozdań finansowych, wniosków o płatność oraz innych dokumentów za złożenie których zgodnie z GA i Umową odpowiedzialny jest Beneficjenta - Koordynator;
ii. wszelkich niezbędnych dokumentów w przypadku audytu, kontroli lub oceny, zgodnie z GA i Umową;
iii. wszelkich innych informacji, które należy przedstawić KE/INEA, CUPT lub innym uprawnionym do żądania organom i instytucjom
- z wyłączeniem przypadków, w których na podstawie GA lub Umowy wymagane jest, aby takie dokumenty lub informacje były przekazywane bez pośrednictwa Beneficjenta - Koordynatora.
§ 3.3
1. Beneficjenci obowiązani są do przechowywania dokumentacji związanej z Projektem w okresie realizacji Projektu oraz przez okres 5 lat od daty otrzymania płatności salda.
2. Okres przechowywania dokumentów, o którym mowa w ust. 1, może zostać wydłużony, gdy w stosunku do Projektu prowadzone są audyty, postępowania odwoławcze lub związane z rozstrzyganiem sporów lub dochodzeniem roszczeń - do chwili zakończenia tych czynności i postępowań.
§ 3.4
1. Beneficjenci obowiązani są umożliwić CUPT i MIiR oraz innym właściwym podmiotom kontrolującym (w tym KE/INEA, Europejskiemu Trybunałowi Obrachunkowemu i Europejskiemu Urzędowi ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych) dostęp do wszelkich informacji i dokumentów związanych z Projektem, jak również dostęp do miejsc realizacji Projektu w celu przeprowadzenia przez wskazane powyżej podmioty kontroli, audytu, wizyt monitorujących, weryfikacji umów z wykonawcą i aneksów do umów z wykonawcą w okresie realizacji Projektu oraz w okresie wskazanym w § 3.3.
2. Beneficjenci obowiązani są do współpracy z podmiotami, o których mowa w ust. 1, w celu umożliwienia tym podmiotom przeprowadzenia kontroli, audytu, wizyty monitorującej oraz weryfikacji.
3. Jeżeli jest to konieczne do uznania kwalifikowalności kosztów ponoszonych w ramach realizacji Projektu, Beneficjenci obowiązani są udostępnić podmiotom, o których mowa w ust. 1, wszelkie dokumenty niezwiązane bezpośrednio z realizacją Projektu.
4. Beneficjenci obowiązani są przekazywać do CUPT i MIiR kopie dokumentów zawierających wyniki kontroli lub audytu oraz zaleceń pokontrolnych albo kopie innych dokumentów spełniających te funkcje w terminie 3 dni roboczych od dnia ich otrzymania. Beneficjenci obowiązani są również do przekazywania do wiadomości CUPT i MIiR kopii dokumentacji zawierającej stanowisko Beneficjentów wobec wyników kontroli lub audytu oraz zaleceń pokontrolnych, powstałych w toku kontroli prowadzonych przez uprawnione do tego podmioty, inne niż CUPT lub MIiR, jeżeli kontrole te dotyczyły Projektu.
5. Beneficjenci obowiązani są przekazywać do CUPT i MIiR informację o wszelkich działaniach prowadzonych przez organy ścigania oraz Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów w odniesieniu do Projektu w terminie 3 dni roboczych od jej powzięcia.
6. Podmioty uprawnione do przeprowadzania kontroli lub audytu, w celu potwierdzenia prawidłowości i kwalifikowalności poniesionych kosztów, mogą zwrócić się o złożenie wyjaśnień do osób zaangażowanych w realizację Projektu.
§ 3.56
6 Wykreślić, jeśli nie dotyczy. Postanowienie ma zastosowanie, jeśli beneficjent nie jest podmiotem publicznym.
Beneficjent - Koordynator zleca audyt finansowy dla Projektu, o którym mowa w art. II.23.2.1 oraz
II.23.2.2 GA. Opracowane przez audytora świadectwo kontroli sprawozdań finansowych Beneficjent przekazuje do CUPT wraz z wnioskiem o płatność okresową/ salda.
§ 4
Prawa i obowiązki MIiR i CUPT
1. CUPT i MIiR uprawnione są do monitorowania realizacji Projektu oraz prawidłowości wykorzystywania przez Beneficjentów przyznanej dotacji CEF.
2. W ramach monitorowania Projektu CUPT i MIiR weryfikują x.xx.:
a) zgodność rzeczywistego zakresu i postępu prac z danymi określonymi w GA;
b) zgodność kosztów ze stanem faktycznym realizacji Projektu;
c) kwalifikowalność kosztów;
d) kompletność wymaganej dokumentacji.
3. CUPT prowadzi weryfikację kosztów poniesionych przez Beneficjentów ujętych we wnioskach o płatność okresową/ salda, której przedmiotem jest w szczególności potwierdzenie ich prawidłowości i kwalifikowalności.
4. CUPT prowadzi audyt finansowy dla Projektu, o którym mowa w art. II.23.2.1 i II.23.2.2 GA oraz opracowuje świadectwo kontroli sprawozdań finansowych. 7
§ 5
Sprawozdawczość
§ 5.1
(płatność zaliczkowa i ASR)
1. Jeżeli, zgodnie z GA, Beneficjent - Koordynator przygotowuje wniosek o płatność zaliczkową, wniosek ten podlega zatwierdzeniu przez XXxX przed jego przekazaniem do KE/INEA.
2. W przypadku rozbicia płatności zaliczkowej na transze roczne, wniosek o kolejną transzę płatności zaliczkowej opracowywany jest w ramach ASR i po jego zatwierdzeniu przez XXxX przekazywany jest do KE/INEA.
7 Wykreślić, jeśli nie dotyczy. Postanowienie ma zastosowanie, jeśli beneficjent jest podmiotem publicznym.
3. Beneficjent - Koordynator przekazuje do MIiR ASR sporządzony w języku angielskim w formie dokumentowej (skan dokumentu wraz z wersją edytowalną dokumentu) w terminie do dnia 15 lutego danego roku8. Beneficjent - Koordynator przekazuje ASR wraz z poświadczeniem, w formie dokumentowej (skanu dokumentu), że informacje zawarte w ASR są kompletne, rzetelne i prawdziwe.
4. MIiR weryfikuje ASR w terminie 15 dni roboczych od dnia otrzymania i w razie wystąpienia błędów lub niejasności zwraca się do Beneficjenta - Koordynatora o korektę lub udzielenie wyjaśnień, wskazując Beneficjentowi - Koordynatorowi termin na przekazanie skorygowanej wersji ASR oraz o udostępnienie ASR w systemie TENtec.
5. Beneficjent - Koordynator w terminie wskazanym przez XXxX udziela stosownych wyjaśnień, przekazuje niezbędne dokumenty lub wprowadza ewentualne korekty i przedkłada do MIiR poprawiony ASR w formie dokumentowej (skan dokumentu wraz z wersją edytowalną dokumentu), jednocześnie udostępniając ASR w systemie TENtec. Beneficjent - Koordynator przekazuje poprawiony ASR wraz z poświadczeniem, w formie dokumentowej (skanu dokumentu), że informacje zawarte w ASR są kompletne, rzetelne i prawdziwe.
6. W przypadku braku dalszych uwag, MIiR, w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania wyjaśnień, dokumentów lub poprawionej wersji ASR, o których mowa w ust. 5, zatwierdza ASR i przekazuje poświadczenie, o którym mowa w art. II.23.1 GA. W przypadku dalszych uwag lub konieczności udzielenia wyjaśnień przez Beneficjenta - Koordynatora termin ten zaczyna biec z dniem otrzymania ostatecznej wersji ASR.
7. Beneficjent - Koordynator ponosi odpowiedzialność za odpowiednie przygotowanie i przekazanie ASR do KE/INEA w terminie określonym w GA z uwzględnieniem terminów umożliwiających weryfikację i zatwierdzenie ASR przez XXxX określonych w ust. 3-6.
8. Beneficjent - Koordynator niezwłocznie po przekazaniu ASR do KE/INEA za pośrednictwem systemu TENtec, informuje o tym fakcie MIiR i CUPT pocztą elektroniczną, załączając przekazany do KE/INEA ASR.
9. Informacja KE/INEA w sprawie zatwierdzenia ASR lub ewentualne uwagi i pozostała korespondencja w tej sprawie przekazywana jest przez Beneficjenta - Koordynatora niezwłocznie do wiadomości MIiR. W przypadku zgłoszenia uwag przez KE/INEA do ASR Beneficjent - Koordynator uzgadnia swoje stanowisko w tej sprawie z MIiR.
10. Beneficjent - Koordynator informuje CUPT i MIiR o otrzymaniu z KE/INEA zaliczki/ transzy zaliczki9 w terminie 3 dni roboczych od dnia wpływu środków na rachunek bankowy Beneficjenta
- Koordynatora, wskazując kwotę i datę wpływu środków.
§ 5.2
(płatność okresowa)
8 W przypadku, gdy wskazany termin jest dniem wolnym od pracy, ASR przekazywany jest do MIiR w kolejnym dniu roboczym następującym po dniu 15 lutego.
9 Niepotrzebne skreślić
1. Beneficjent - Koordynator przekazuje do KE/INEA wniosek o płatność okresową po jego uprzednim zatwierdzeniu przez CUPT i MIiR.
2. Wniosek o płatność okresową składany jest przez Beneficjenta - Koordynatora do CUPT i do wiadomości MIiR w formie pisemnej i dokumentowej (skan dokumentu wraz z wersją edytowalną dokumentu) w terminie do:
- końca maja po zakończeniu danego okresu sprawozdawczego - w przypadku przedkładania przez Beneficjenta - Koordynatora świadectwa kontroli sprawozdań finansowych sporządzonego przez audytora bądź w przypadku kiedy takie świadectwo nie jest wymagane zgodnie z GA lub
- końca kwietnia po zakończeniu danego okresu sprawozdawczego - w przypadku sporządzania tego świadectwa przez CUPT.
3. Wraz z wnioskiem o płatność okresową, Beneficjent - Koordynator składa poświadczenie, że przedkładane informacje są kompletne, wiarygodne i prawdziwe, a koszty zadeklarowane w okresowym sprawozdaniu finansowym zostały rzeczywiście poniesione i są kwalifikowalne zgodnie z warunkami GA oraz są odpowiednio udokumentowane.
4. Wniosek o płatność okresową składany jest do CUPT i do wiadomości MIiR w języku angielskim.
5. Wraz z wnioskiem o płatność okresową Beneficjent - Koordynator przedkłada do CUPT w formie dokumentowej (skany dokumentów) dokumenty niezbędne do oceny kwalifikowalności wykazywanych we wniosku o płatność okresową kosztów, w tym:
a) dowody księgowe;
b) dowody zapłaty lub inne dokumenty poświadczające poniesienie kosztów;
c) umowy lub inne dokumenty, na podstawie których poniesione zostały wykazywane koszty;
d) protokoły odbioru lub inne dokumenty potwierdzające odbiór urządzeń, dostarczenie towaru lub wykonanie prac/usługi.
6. Do wniosku o płatność okresową, jeśli dotyczy, Beneficjent - Koordynator dołącza również zestawienie potwierdzające poniesienie kosztów na wynagrodzenia osobowe pracowników wraz z pochodnymi, podpisane przez osobę upoważnioną przez Beneficjenta - Koordynatora.
7. Płatność okresowa należna Beneficjentom jest obliczana zgodnie z zasadami określonymi w GA.
8. W razie wystąpienia błędów lub niejasności we wniosku o płatność okresową, CUPT zwraca się do Beneficjenta - Koordynatora o wyjaśnienia lub dokonanie stosownej korekty, wskazując termin na przekazanie przez Beneficjenta - Koordynatora wyjaśnień lub poprawionej wersji wniosku. Powyższa korespondencja kierowana jest do wiadomości MIiR.
9. W wyniku przeprowadzonej weryfikacji wniosku o płatność okresową, CUPT przekazuje wniosek o płatność okresową do MIiR wraz ze świadectwem kontroli sprawozdań finansowych, jeżeli jest
ono wymagane, oraz z poświadczeniem, że koszty zadeklarowane w okresowym sprawozdaniu finansowym są rzeczywiste, kwalifikowalne i odpowiednio udokumentowane.
10. CUPT przekazuje zweryfikowany i zatwierdzony wniosek o płatność okresową do MIiR najpóźniej w terminie 20 dni roboczych przed końcowym terminem na przekazanie wniosku o płatność okresową do KE/INEA określonym w GA.
11. MIiR, weryfikując wniosek o płatność okresową, może zwrócić się do Beneficjenta- Koordynatora o dokonanie korekt lub udzielenie wyjaśnień we wskazanym przez MIiR terminie lub zatwierdzić przedmiotowy wniosek. Powyższa korespondencja kierowana jest do wiadomości CUPT.
12. CUPT lub MIiR mogą odmówić zatwierdzenia kosztów poniesionych niezgodnie z zasadami kwalifikowalności.
13. W przypadku gdy Beneficjent - Koordynator nie zgadza się ze stwierdzonymi naruszeniami lub treścią opinii CUPT, informuje o tym CUPT w formie pisemnej wraz z podaniem uzasadnienia swojego stanowiska. W przypadku nie uwzględnienia przez CUPT stanowiska Beneficjenta – Koordynatora co do stwierdzonych naruszeń, CUPT przekazuje sprawę do rozstrzygnięcia przez XXxX. Rozpoznając sprawę MIiR, w zależności od charakteru sprawy, może wystąpić do KE/INEA lub właściwego organu krajowego o pozyskanie opinii.
14. Beneficjent - Koordynator ponosi odpowiedzialność za odpowiednie przygotowanie i przekazanie wniosku o płatność okresową do KE/INEA w terminie określonym w GA z uwzględnieniem terminów umożliwiających weryfikację i zatwierdzenie przedmiotowej dokumentacji przez CUPT i MIiR.
15. Beneficjent - Koordynator, przekazując zatwierdzony przez XXxX wniosek o płatność okresową do KE/INEA, korespondencję w tej sprawie przekazuje do wiadomości CUPT i XXxX.
16. Informacja KE/INEA w sprawie zatwierdzenia wniosku o płatność okresową lub ewentualne uwagi i pozostała korespondencja w tej sprawie przekazywana jest przez Beneficjenta - Koordynatora niezwłocznie do wiadomości CUPT i MIiR. W przypadku zgłoszenia uwag przez KE/INEA Beneficjent - Koordynator uzgadnia swoje stanowisko w tej sprawie z CUPT i MIiR.
17. Beneficjent - Koordynator informuje CUPT i MIiR o otrzymaniu z KE/INEA płatności okresowej w terminie 3 dni roboczych od dnia wpływu środków na rachunek bankowy Beneficjenta- Koordynatora, wskazując kwotę i datę wpływu środków.
§ 5.3
(płatność salda)
1. Beneficjent - Koordynator przekazuje wniosek o płatność salda do KE/INEA po jego uprzednim zatwierdzeniu przez CUPT i MIiR.
2. Wniosek o płatność salda składany jest przez Beneficjenta - Koordynatora do CUPT i do wiadomości MIiR w formie pisemnej i dokumentowej (skan dokumentu wraz z wersją edytowalną dokumentu) w terminie
- 7 miesięcy od zakończenia okresu realizacji Projektu określonego w GA - w przypadku przedkładania przez Beneficjenta - Koordynatora świadectwa kontroli sprawozdań finansowych sporządzonego przez audytora, bądź w przypadku kiedy takie świadectwo nie jest wymagane zgodnie z GA lub
- 6 miesięcy od zakończenia okresu realizacji Projektu określonego w GA - w przypadku sporządzania tego świadectwa przez CUPT.
3. Wraz z wnioskiem o płatność salda, Beneficjent – Koordynator składa poświadczenie, że przedkładane informacje są kompletne, wiarygodne i prawdziwe, a koszty zadeklarowane w końcowym sprawozdaniu finansowym zostały rzeczywiście poniesione i są kwalifikowalne zgodnie z warunkami GA oraz są odpowiednio udokumentowane. Beneficjent - Koordynator potwierdza, że wszystkie wygenerowane w ramach Projektu przychody zostały zadeklarowane.
4. Wraz z wnioskiem o płatność salda Beneficjent - Koordynator przedkłada do CUPT skany oryginałów dokumentów niezbędnych do oceny kwalifikowalności wykazywanych we wniosku kosztów, które nie zostały uprzednio przekazane do CUPT. § 5.2 ust. 4-9 stosuje się odpowiednio.
5. CUPT przekazuje zweryfikowany i zatwierdzony wniosek o płatność salda do MIi R najpóźniej w terminie 40 dni roboczych przed końcowym terminem na przekazanie wniosku o płatność salda do KE/INEA określonym w GA. § 5.2 ust. 11-17 stosuje się odpowiednio.
6. W przypadku, gdy saldo końcowe obliczone w ramach Projektu jest należne KE/INEA, Beneficjent
- Koordynator zobowiązuje się zwrócić należną kwotę, na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez KE/INEA, informując o tym fakcie MIiR i CUPT.
§ 5.4
(Informacja kwartalna o Projekcie)
1. Informacja kwartalna o Projekcie zawiera dane finansowe i techniczne opisujące postęp w realizacji Projektu.
2. Beneficjent - Koordynator przygotowuje Informację kwartalną o Projekcie na wzorze formularza opracowanego przez MIiR.
3. Beneficjent - Koordynator przekazuje Informację kwartalną o Projekcie do MIiR i CUPT w formie dokumentowej (skan dokumentu wraz z wersją edytowalną dokumentu) w języku polskim najpóźniej do 15 dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału, którego informacja dotyczy.
4. W przypadku wątpliwości lub uwag do przekazanej Informacji kwartalnej o Projekcie MIiR lub CUPT może zwrócić się do Beneficjenta - Koordynatora o wyjaśnienia wskazując termin na udzielenie odpowiedzi. Powyższa korespondencja kierowana jest do wiadomości drugiej strony (odpowiednio CUPT lub MIiR).
§ 5.5
(rachunkowość)
1. Beneficjent - Koordynator obowiązany jest informować CUPT i MIiR o zmianie rachunku bankowego dla Projektu, prowadzonego w euro dla potrzeb otrzymywania przekazywanych przez KE/INEA płatności zaliczkowej, okresowej i salda, wskazanego w GA, w terminie 3 dni roboczych od dokonania zmiany.
2. Beneficjenci obowiązani są do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dla Projektu tak, aby była pełna możliwość identyfikacji wszelkich dokonywanych czynności, w tym operacji bankowych oraz do zapewnienia, że środki księgowane są zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
§ 6
Weryfikacja postępowań w sprawie zawierania umów z wykonawcami/aneksów do umów z
wykonawcami
§ 6.1
1. CUPT prowadzi weryfikację ex ante postępowań w sprawie zawierania umów z wykonawcami/aneksów do umów z wykonawcami.
2. Beneficjenci w trakcie wyboru wykonawcy zobowiązani są stosować zasady udzielania zamówień, wymienione w Komunikacie oraz właściwe przepisy prawa, w tym w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego.
3. Beneficjenci obowiązani są do poddania się weryfikacji ex ante. Beneficjenci obowiązani są do informowania CUPT o planowanym wszczęciu postępowania w sprawie zawarcia umowy z wykonawcą/aneksu do umowy z wykonawcą.
4. Beneficjentom nie przysługuje roszczenie do CUPT i MIiR o naprawienie szkody w przypadku, gdy instytucje kontrolujące zgłoszą zastrzeżenia do prawidłowości przeprowadzenia przez Beneficjentów postępowania w sprawie zawarcia umowy z wykonawcą /aneksu do umowy z wykonawcą uprzednio poddanego weryfikacji CUPT.
§ 6.2
1. Beneficjent - Koordynator obowiązany jest do przekazywania CUPT kompletnej dokumentacji związanej z prowadzeniem postępowań w sprawie zawarcia umowy z wykonawcą/aneksu do umowy z wykonawcą, w szczególności:
a) treści ogłoszenia i opisu przedmiotu umowy z wykonawcą / aneksu do umowy z wykonawcą;
b) informacji o wyniku postępowania w sprawie zawarcia umowy z wykonawcą, w tym o wyborze najkorzystniejszej oferty ;
c) projektów umów z wykonawcami i aneksów do umów z wykonawcami.
.
2. Beneficjent - Koordynator ma obowiązek dostarczyć do CUPT dokumenty, o których mowa w ust.1, w terminach wskazanych przez CUPT.
3. Dokument wymieniony w ust.1 pkt c Beneficjent - Koordynator przekazuje również do wiadomości MIiR.
§ 6.3
1. CUPT, prowadząc weryfikację ex ante, o której mowa w § 6. 1, jest uprawniony do opiniowania dokumentów przekazanych przez Beneficjenta - Koordynatora pod względem zgodności z GA oraz przepisami prawa, a także z zasadami wymienionymi w Komunikacie oraz do wydawania zaleceń dotyczących przeprowadzenia postępowania w zakresie zawarcia umowy z wykonawcą / aneksu do umowy z wykonawcą przed zawarciem umowy z wykonawcą / aneksu do umowy. Beneficjent - Koordynator przekazuje CUPT dokumenty do weryfikacji co najmniej 30 dni kalendarzowych przed wszczęciem postępowania lub w terminie krótszym, o ile CUPT wyrazi na to zgodę. CUPT w terminie 15 dni roboczych liczonych od dnia otrzymania dokumentacji przedstawia opinię w sprawie stwierdzonych potencjalnych naruszeń oraz przekazuje je do wiadomości MIiR. Wskazany 15-dniowy termin ulega zawieszeniu w przypadku uzupełniania dokumentacji/ składania dodatkowych wyjaśnień przez Beneficjenta - Koordynatora.
2. W przypadku aneksu do umowy z wykonawcą, Beneficjent - Koordynator obowiązany jest do niezwłocznego przesłania do CUPT i MIiR projektu aneksu do umowy z wykonawcą wraz z podaniem uzasadnienia faktycznego i prawnego dla proponowanego aneksu. CUPT w terminie 15 dni roboczych liczonych od dnia otrzymania dokumentacji przedstawia opinię w sprawie stwierdzonych potencjalnych naruszeń. Wskazany 15-dniowy termin ulega zawieszeniu w przypadku uzupełniania dokumentacji/ składania dodatkowych wyjaśnień przez Beneficjenta - Koordynatora. Po zawarciu aneksu do umowy z wykonawcą Beneficjent - Koordynator zobowiązany jest do przekazania poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii aneksu do CUPT i MIiR.
3. W przypadku, gdy Beneficjenci nie zgadzają się ze stwierdzonymi naruszeniami lub treścią opinii CUPT, o których mowa w ustępie 1 i 2, ma prawo poinformować o tym CUPT na piśmie wraz z podaniem uzasadnienia swojego stanowiska.
§ 7
Informacja i promocja
1. Beneficjenci obowiązani są do zapewnienia odpowiedniej promocji pomocy finansowej UE przyznanej na realizację Projektu zgodnie z wymogami określonymi w GA i udostępnionymi przez XXxX wytycznymi dotyczącymi działań informacyjno-promocyjnych dla projektów CEF. W szczególności Beneficjenci obowiązani są zaznaczyć w każdej publikacji nt. Projektu,
że Projekt realizowany jest z wykorzystaniem środków CEF oraz umieścić logo CEF i znak barw Rzeczypospolitej Polskiej.
2. W celu zapewnienia odpowiedniej informacji na temat pomocy finansowej UE przyznanej na realizację Projektu Beneficjenci wyrażają zgodę na zamieszczenie powyższych informacji w serwisach internetowych oraz materiałach CUPT lub MIiR.
§ 8
Zmiany w realizacji Projektu
§ 8.1
Zmiany w realizacji Projektu, których skutkiem byłaby zmiana postanowień GA, wymagają uprzedniego zatwierdzenia przez MIiR.
§ 8.2
1. Beneficjent - Koordynator przekazuje do MIiR przygotowany na wzorze formularza opracowanego przez MIiR wniosek o zmianę GA w języku angielskim najpóźniej w terminie 1 miesiąca przed ostatecznym terminem przekazania tego wniosku do KE/INEA określonym w GA.
2. MIiR w terminie 10 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku analizuje potrzebę zmiany i treść wniosku o zmianę GA, następnie informuje Beneficjenta - Koordynatora o ewentualnych uwagach i ustala termin na przekazanie poprawionego dokumentu lub informuje Beneficjenta - Koordynatora o braku uwag.
3. MIiR niezwłocznie uzgadnia wniosek o zmianę GA.
4. XXxX może zwrócić się do CUPT o stanowisko w sprawie przedstawionego przez Beneficjenta - Koordynatora wniosku o zmianę GA.
5. Beneficjent - Koordynator przekazuje uzgodniony z MIiR wniosek o zmianę GA do KE/INEA oraz do wiadomości CUPT i MIiR.
6. Informacja KE/INEA w sprawie zatwierdzenia wniosku o zmianę GA lub ewentualne uwagi i pozostała korespondencja w tej sprawie przekazywana jest przez Beneficjenta - Koordynatora niezwłocznie do wiadomości CUPT i MIiR. W przypadku uwag KE/INEA Beneficjent - Koordynator uzgadnia swoje stanowisko z MIiR.
§ 8.3
Ostateczny projekt aneksu do GA powinien uzyskać akceptację MIiR w formie pisemnej.
§ 8.4
Jeżeli zmiany postanowień GA wymagają wprowadzenia zmian w Umowie wprowadza się je w formie aneksu do Umowy.
§ 9
Postanowienia końcowe
§ 9.1
(postanowienia w przypadku zawieszenia realizacji Projektu na mocy GA)
1. Powiadomienie o zawieszeniu realizacji Projektu z inicjatywy Beneficjentów Beneficjent – Koordynator przekazuje do MIiR. Podlega ono akceptacji MIiR przed jego przekazaniem KE/INEA. Korespondencja w powyższej sprawie kierowana jest do wiadomości CUPT.
2. W przypadku otrzymania przez Beneficjenta - Koordynatora powiadomienia od KE/INEA o zamiarze zawieszenia realizacji Projektu, Beneficjent - Koordynator przygotowuje stanowisko w przedmiocie planowanego zawieszenia w uzgodnieniu z MIiR. Ostateczne stanowisko KE/INEA w sprawie zawieszenia realizacji Projektu Beneficjent - Koordynator przekazuje niezwłocznie CUPT i MIiR.
3. W okresie zawieszenia realizacji Projektu:
a) MIiR monitoruje wypełnienie przez Beneficjentów warunków umożliwiających wznowienie realizacji Projektu;
b) MIiR uzgadnia z Beneficjentem – Koordynatorem jego wniosek do KE/INEA o wznowienie realizacji Projektu. Korespondencja w powyższej sprawie kierowana jest do wiadomości CUPT;
c) postanowienia Umowy stosuje się z uwzględnieniem skutków zawieszenia realizacji Projektu, o których mowa w GA.
§ 9.2
(postanowienia w przypadku wypowiedzenia GA)
1. Powiadomienie o zamiarze wypowiedzenia GA z inicjatywy Beneficjentów Beneficjent – Koordynator przekazuje do MIiR. Podlega ono akceptacji MIiR przed jego przekazaniem KE/INEA. Korespondencja w powyższej sprawie kierowana jest do wiadomości CUPT.
2. W przypadku otrzymania przez Beneficjenta - Koordynatora powiadomienia od KE/INEA o zamiarze wypowiedzenia GA, Beneficjent - Koordynator przygotowuje stanowisko w uzgodnieniu z MIiR. Ostateczne stanowisko KE/INEA w sprawie wypowiedzenia GA Beneficjent - Koordynator przekazuje niezwłocznie CUPT i MIiR.
3. W przypadku, gdy podjęto, pomimo wypowiedzenia GA, decyzję o dalszej realizacji Projektu, MIiR, w uzgodnieniu z CUPT i Beneficjentami, sporządza aneks do Umowy określający warunki
dalszej współpracy w celu realizacji Projektu. W przypadku decyzji o zakończeniu realizacji Projektu, MIiR, w uzgodnieniu z CUPT i Beneficjentami, sporządza aneks do Umowy określający warunki zakończenia realizacji Projektu.
§ 9.3
(rozwiązanie, zmiany i termin obowiązywania Umowy)
1. Rozwiązanie Umowy możliwe jest jedynie w przypadku uprzedniego wypowiedzenia GA.
2. Wszelkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności i są wprowadzane w formie aneksu. Projekt aneksu do Umowy przygotowywany jest na wniosek Beneficjenta lub CUPT lub MIiR odpowiednio przez Beneficjentów lub CUPT lub MIiR i przekazywany jest do konsultacji pozostałym Stronom.
3. W sprawach nieuregulowanych Umową zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa unijnego i krajowego.
4. Umowa została sporządzona w czterech egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
5. Umowa wchodzi w życie z dniem jej podpisania przez Xxxxxx, w dacie złożenia podpisu przez ostatnią z nich./ Umowa wchodzi w życie z dniem jej podpisania przez Xxxxxx, w dacie złożenia podpisu przez ostatnią z nich z mocą obowiązującą od dnia r.10
6. Umowa wygasa po upływie 5 lat od daty otrzymania przez Beneficjenta - Koordynatora płatności salda lub do zakończenia wszelkich czynności związanych z rozpoczętymi w tym okresie w stosunku do Projektu kontrolą, audytem, złożonym odwołaniem, toczącym się sporem lub dochodzonym roszczeniem, jeżeli nie zostały one zakończone w ww. terminie.
7. Umowa o dofinansowanie dla Projektu nr…….. zawarta w dniu……. (dalej Umowa o dofinansowanie) zostaje zastąpiona w całości niniejszą Umową w związku z wejściem w życie Rozporządzenia.11
8. Załączniki stanowią integralną część Umowy
Minister Finansów, Inwestycji i Rozwoju
10 Wybrać właściwe. Wariant drugi należy wybrać w sytuacji, gdy niniejsza Umowa zastępuje w całości Umowę o dofinasowanie, która została już zawarta dla Projektu.
11 Postanowienie uwzględnia się w Umowie, jeśli niniejsza Umowa zastępuje w całości Umowę o dofinasowanie, która została zawarta dla Projektu.
……………………………………
Centrum Unijnych Projektów Transportowych
……….………………………………………….
Beneficjent - Koordynator
………………………………………………...
Pozostały Beneficjent
………………………………………………….
Załączniki do Umowy:
1. ……………………… z dnia ………………..……- kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem (dokument potwierdzający umocowanie przedstawiciela MIiR do działania w jego imieniu i na jego rzecz).
2. Oświadczenie Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju nr MIiR/8-UPI/19 z dnia 20 września 2019 r. – kopia poświadczona za zgodność z oryginałem.
3. ……………………… z dnia ………………..……- kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem (dokument potwierdzający umocowanie przedstawiciela CUPT do działania w jego imieniu i na jego rzecz).
4. ………………….……. z dnia ……………….…. - ………………………………………………………..
(dokument i forma dokumentu potwierdzającego umocowanie przedstawiciela Beneficjenta Koordynatora do działania w jego imieniu i na jego rzecz).
5. ………………… z dnia ……………………………………….- …………………………………………………
(dokument i forma dokumentu potwierdzającego umocowanie przedstawiciela pozostałego Beneficjenta do działania w jego imieniu i na jego rzecz)
5. ……………………… z dnia …………………………………………………………………………
(dokument i forma dokumentu potwierdzającego umocowanie przedstawiciela Beneficjenta Koordynatora do działania w imieniu i na rzecz pozostałego Beneficjenta, wydany przez pozostałego Beneficjenta).