Umowa na obsługę informatyczną Systemu HCL Notes

Umowa

na obsługę informatyczną Systemu HCL Notes

zawarta w dniu …………………. 2024 w Warszawie (dalej: „Umowa”) pomiędzy:

Polskim Holdingiem Hotelowym Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (02-148), przy ul. Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx 00X, 00-000 Xxxxxxxx, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy KRS pod numerem 0000047774, posiadającą numer NIP: 5222482605 oraz numer REGON: 016046030, o kapitale zakładowym w wysokości: 1 911 499 700,00 PLN, reprezentowaną przez osoby wskazane na ostatniej stronie :

zwanym dalej „PHH” lub zamiennie „Zamawiającym”,

a

[_________________________ sp. ________] z siedzibą w [___________], ul. [___________________], [__-_____] [_____________], wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w [________________], Wydział [_______] Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS [___________], NIP [__________________], kapitał zakładowy [_______________] PLN,

zwaną w dalszej części Umowy „Wykonawcą”

reprezentowaną przez:

[______________________ - ______________________]

[______________________ - ______________________]

„PHH” lub zamiennie „Zamawiający” oraz „Wykonawca” zwani dalej łącznie „Stronami”
a każdy z osobna „Stroną”

o następującej treści:

§ 1.

PRZEDMIOT UMOWY

1. Przedmiotem Umowy jest świadczenie przez Wykonawcę usług programistycznych, serwisowych oraz konsultingowych systemu elektronicznego obiegu dokumentów w technologii i infrastrukturze HCL Notes określonych w Załączniku nr 1 do Umowy – Specyfikacji Szczegółowej oraz realizacja prac wdrożeniowych w zakresie nowych funkcjonalności, nowych baz oraz istotnych rekonfiguracji systemu informatycznego na podstawie odrębnych zamówień.

2. Wykonawca oświadcza, iż posiada odpowiednią wiedzę, kwalifikacje, doświadczenie, uprawnienia, o ile takowe są wymagane, a także zasoby finansowe i kadrowe niezbędne do należytego wykonania Przedmiotu Umowy.

3. Wykonawca zobowiązuje się dostarczać Jednostkom PHH usługi programistyczne, serwisowe oraz konsultingowe systemu elektronicznego obiegu dokumentów w technologii i infrastrukturze HCL Notes w cenie podanej w §4 pkt. 1.

4. Niniejsza Umowa obowiązuje od dnia jej podpisania przed obydwie Strony przez okres 24/36 miesięcy.

5. Licencje na korzystanie z systemu są przedmiotem osobnej umowy.

§ 2.

WYKONYWANIE UMOWY

1. Wykonawca zobowiązuje się do wykonywania usług programistycznych, serwisowych oraz konsultingowych w ramach godzin swojej pracy tj. [_______________].

2. Czas zamknięcia zgłoszenia serwisowego, czyli zakończenie działań przez Wykonawcę na zaistniałe zgłoszenie serwisowe wynosi [_______________] godzin. Przez zamknięcie zgłoszenia serwisowego przez Wykonawcę w odpowiedzi na zgłoszenie serwisowe rozumie się usunięcie problemu, albo podjęcie działań zmierzających do usunięcia problemu i skutków jego występowania.

3. Czas zamknięcia krytycznego zgłoszenia serwisowego, czyli zakończenie działań przez Wykonawcę na zaistniałe krytyczne zgłoszenie serwisowe wynosi [_______________] godzin. Krytyczne zgłoszenie serwisowe odnosi się do sytuacji w której PHH nie będzie mógł korzystać z istotnych dla jego działalności bieżącej funkcji systemu informatycznego objętego obsługą informatyczną.

4. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za dołożenie należytej staranności w wykonaniu wszelkich usług objętych przedmiotem Umowy. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności na utratę danych przez PHH i niemożność ich odtworzenia, jeżeli utrata ta i niemożność odtworzenia jest następstwem:

1. fizycznego uszkodzenia nośnika lub nośników danych za które winę ponosi PHH,

2. awarii nośnika, której nie można było przewidzieć mimo regularnej kontroli stanu dysku ogólnie dostępnymi narzędziami testowymi,

3. działania wirusa komputerowego lub innego szkodliwego oprogramowania jeżeli wirus lub szkodliwe oprogramowanie zostało wprowadzone do systemu wskutek nieautoryzowanej instalacji przez PHH,

4. innych okoliczności lub działania osób, za których zaistnienie lub działanie odpowiedzialności ponosi PHH.

5. Wykonawca poinformuje każdorazowo, niezwłocznie PHH jeżeli wykryje w jego zasobach oprogramowanie, którego działanie może być dla PHH szkodliwe lub które budzi wątpliwości co do jego legalności lub bezpieczeństwa.

6. Wykonawca oświadcza, że będzie przestrzegał postanowień zawartych w Kodeksie Postępowania Dostawców Zamawiającego, który dostępny jest pod adresem xxx.xxx.xx.

§ 3.

WDROŻENIA

1. Zamówienia na prace wdrożeniowe nowych baz, ich funkcjonalności, oraz istotnych rekonfiguracji systemu informatycznego zgłaszane przez PHH na potrzeby wdrożeń nowych spółek będą realizowane w sposób następujący :

1. Zamówienie prac wdrożeniowych będzie przyjmowane przez Wykonawcę telefonicznie, mailowo na adresy określone w par. 10 pkt 6

2. Wykonawca, po analizie złożonego zamówienia przygotuje ofertę realizacji zamówienia zawierającą wycenę, termin wykonania lub harmonogram prac oraz liczbę godzin pracy.

3. Po akceptacji oferty wykonania prac wdrożeniowych Wykonawca przystąpi do realizacji zgodnie z określonymi warunkami oferty.

2. Strony mogą przyjąć inny niż godzinowy sposób realizacji zamówienia prac wdrożeniowych systemu informatycznego.

§ 4.

WYNAGRODZENIE I PŁATNOŚCI

1. Za świadczenie usług programistycznych i serwisu Systemu określonych w Załączniku nr 1 Wykonawca wystawi faktury VAT. PHH będzie płacił Wynagrodzenie zgodne z poniższym zakresem:

1. Ryczałt miesięczny w wysokości [_______________] zł netto za 25 godzin pracy członka/ów zespołu Wykonawcy.

2. jeżeli prace przekroczą 25 godzin wskazane w pkt. a, wynagrodzenie miesięczne zostanie powiększone o ustaloną stawkę za każdą dodatkową godzinę pracy członka/ów zespołu Wykonawcy, przy czym koszt 1 dodatkowej godziny wynosi [_______________] zł netto.

3. Wykonawca poinformuje Zamawiającego o wyczerpaniu godzin ryczałtowych w bieżącym miesiącu.

4. prace w godzinach pozaryczałtowych będą ustalane z osobami do kontaktu i koordynacji Przedmiotu Umowy zgodnie z par. 10 pkt. 5.

5. Niewykorzystane godziny, o których mowa w ust. 1 pkt. a, rozliczane będą przez okres [_______________] miesięcy.

6. Przygotowanie kopii baz i ich konfiguracja dla kolejnego obiektu PHH „Moje Biurko” wyniesie ……….. zł netto.

7. Koszty dojazdów i zakwaterowania będą oddzielnie płatne.

2. Faktury VAT będą wystawiane raz w miesiącu, na podstawie zestawienie czasu pracy, stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszej Umowy.

3. Wynagrodzenie nie zawiera podatku od towarów i usług (VAT), który będzie naliczony w wysokości i na zasadach zgodnych z przepisami obowiązującymi w dniu wystawienia faktury VAT.

4. Godziny zawarte w umowie mogą zostać wykorzystane na dowolny zakres czynności w zakresie kompetencji Wykonawcy.

5. W przypadku kwestionowania wysokości należnych kwot wynikających z wystawionych oraz dostarczonych faktur VAT, PHH obowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym Wykonawcę przedstawiając stosowne wyliczenie. Wykonawca po złożonej uzasadnionej reklamacji ma obowiązek wystawić oraz dostarczyć prawidłowo wystawioną skorygowaną fakturę VAT do Jednostki Merytorycznej PHH.

6. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust.1 niniejszego paragrafu zostanie wpłacone na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT na wskazane w niniejszej Umowie rachunek bankowy Wykonawcy prowadzony w banku [_______________] o nr [_______________] w terminie 30 dni od dnia prawidłowo wystawionej i doręczonej faktury VAT.

7. Zmiana wskazanego powyżej numeru rachunku bankowego Wykonawcy stanowi zmianę Umowy i wymaga zawarcia przez Strony aneksu.

8. Wykonawca oświadcza, że wskazany rachunek bankowy jest rachunkiem bankowym związanym z prowadzoną przez Wykonawcę działalnością gospodarczą i widnieje w wykazie podatników VAT, prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).

9. Zamawiający oświadcza, że jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług zarejestrowanym pod numerem NIP: 5222482605 i upoważnia Wykonawcę do wystawiania zgodnie z Umową i obowiązującymi przepisami faktur bez podpisu Zamawiającego, z tytułu wykonania Umowy.

10. Wykonawca oświadcza, że jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług zarejestrowanym pod numerem NIP: …………………………….

11. Polski Holding Hotelowy Sp. z o.o. oświadcza, że nie będzie realizował płatności na rachunek bankowy, który nie znajduje się w wykazie podatników VAT, prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) i okoliczność taka nie będzie stanowiła naruszenia przez Polski Holding Hotelowy Sp. z o.o. obowiązku terminowej płatności na rzecz Wykonawcy, w tym w szczególności nie będzie uprawniał Wykonawcy do naliczenia odsetek ustawowych za opóźnienie, jak również rozwiązania lub wypowiedzenia niniejszej umowy.

12. Polski Holding Hotelowy sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie oświadcza, iż posiada status dużego przedsiębiorcy, w rozumieniu art. 4 pkt 6 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych oraz załącznika I do Rozporządzenia Komisji (UE) Nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r. uznającego niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu.

13. Polski Holding Hotelowy sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie oświadcza, iż podjął decyzję o wdrożeniu mechanizmu podzielonej płatności w stosunku do 100% transakcji zakupowych dokonywanych z podmiotami zarejestrowanymi dla celów VAT na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

14. Płatności wynikające z niniejszej Umowy będą uiszczane z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, tj. część należności odpowiadająca kwocie netto wpływać będzie na rachunek rozliczeniowy Kontrahenta, natomiast część płatności odpowiadająca kwocie podatku VAT będzie wpłacana na rachunek VAT Kontrahenta. Kontrahent wyraża zgodę na uiszczanie przez Polski Holding Hotelowy sp. z o.o. płatności z zachowaniem mechanizmu podzielonej płatności w powyższy sposób.

15. W przypadku zmniejszenia wynagrodzenia Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany jest do doręczenia do siedziby Polskiego Holdingu Hotelowego sp. z o. o. odpowiedniej i prawidłowo wystawionej faktury korygującej, co jest ostatnim warunkiem obniżenia wynagrodzenia z tytułu wykonywania Umowy.

16. Za dzień zapłaty Wynagrodzenia uznaje się dzień obciążenia konta Zamawiającego.

17. Faktury przesyłane będą w formie elektronicznej na podstawie oświadczenia o akceptacji faktur w PDF przesyłanych drogą elektroniczną. Na podstawie art. 106n ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

18. Zamawiający oświadcza, że zezwala na przesyłanie drogą elektroniczną faktur wystawianych przez wystawcę zgodnie z obowiązującymi przepisami, w formacie PDF, oraz wszelkich innych pism i korespondencji związanych z realizacją umowy zawartej między stronami.

    1. Wykonawca oświadcza, że faktury będą przesyłane z następującego adresu e- mail: [_______________]

    2. Zamawiający oświadcza, że faktury będą przesyłane na następujący adres e- mail: xxxxxxxxx@xxx.xx

    3. Strony zobowiązują się, co najmniej na trzy dni przed zmianą danych określonych w pkt 1) i pkt 2) poinformować o tym drugą stronę drogą elektroniczną.

    4. Przesłanie faktur na inny adres niż powyżej nie stanowi w żadnym wypadku dostarczenia faktury w PDF drogą elektroniczną. Przesłanie faktur na adresy wskazane powyżej skutkuje doręczeniem faktury.

    5. Nabywca i wystawca faktur zobowiązują się przechowywać egzemplarze faktur w formie papierowej lub elektronicznej do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

19. W formacie PDF będą wystawiane i przesyłane drogą elektroniczną również faktury korygujące i duplikaty faktur.

20. W razie cofnięcia przez nabywcę zezwolenia, o którym mowa w ust. 18, wystawca traci prawo do wystawiania faktur w formie PDF i przesyłania ich drogą elektroniczną w terminie 15 dni od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał zawiadomienie od nabywcy o cofnięciu zezwolenia. Cofnięcie zezwolenia może nastąpić w formie pisemnej lub elektronicznej

21. Wynagrodzenie określone w ust. 1 niniejszego paragrafu jest stałe przez cały okres trwania Umowy i nie będzie podlegać jakimkolwiek zmianom.

22. Strony zgodnie postanawiają, że inne czynności z oferty HCL Notes będą realizowane po wcześniejszym zgłoszeniu zapotrzebowania przez osobę wyznaczoną do kontaktu przez PHH zgodnie z § 10 pkt. 5 Umowy i będą dodatkowo płatne, po akceptacji złożonej oferty cenowej

23. Wierzytelności wynikające z Umowy nie mogą być przedmiotem cesji na rzecz osób trzecich bez zgody Zamawiającego wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności.

§ 5.

SIŁA WYŻSZA

1. Siła wyższa oznacza wyjątkowe wydarzenie lub okoliczność, zaistniałe po zawarciu Umowy:

1. na którą którakolwiek ze Stron nie ma wpływu

2. której Strony nie mogły uniknąć i przewidzieć pomimo zachowania należytej staranności

3. której, gdyby wystąpiła, Strona nie mogłaby uniknąć lub przezwyciężyć

4. której powstanie nie jest lub nie było w jakikolwiek sposób zależne od Strony.

2. Jako siła wyższa traktowane będą w szczególności takie zdarzenia jak: eksplozja, huragan, pożar, powódź, epidemia, pandemia, skażenie chemiczne lub inne katastrofy naturalne, stan klęski żywiołowej, stan wojenny, stan wyjątkowy, strajki lub inne formy protestu, akty nieposłuszeństwa obywatelskiego, demonstracje i  rozruchy społeczne, które są skutkiem sporów pracowniczych na szczeblu państwowym, akty władz państwowych uniemożliwiające wykonanie przez Xxxxxx zobowiązań umownych.

3. Strony, za siłę wyższą uznają również ograniczenia wprowadzone przed rozpoczęciem trwania Umowy bądź w trakcie jej trwania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej SARS-CoV-2 (zwanej dalej „COVID-19”), w szczególności wydanie aktów prawnych uniemożliwiających wykonanie Przedmiotu Umowy.

4. Strona, która na skutek wystąpienia siły wyższej nie będzie mogła wykonywać zobowiązań wynikających z Umowy zobowiązana jest najpóźniej w ciągu 3 dni roboczych powiadomić o tym fakcie oraz o jego przyczynach drugą Stronę pisemnie lub elektronicznie, pod rygorem nie uwzględnienia przesłanek wyłączających odpowiedzialność Wykonawcy za nieterminowe, całkowite lub częściowe niewykonanie Umowy. Strona, która na skutek wystąpienia siły wyższej nie będzie mogła wykonywać zobowiązań wynikających z Umowy będzie usprawiedliwiona w przypadku niezrealizowania lub opóźnienia realizacji jej zobowiązań wynikających z Umowy, dopóki trwać będzie działanie siły wyższej i w takim zakresie, w jakim wywiązanie się tej Strony z jej zobowiązań stało się niemożliwe, utrudnione lub opóźnione działaniem siły wyższej.

5. W wyniku wystąpienia siły wyższej skutkującej niemożliwością wykonania zobowiązań wynikających z Umowy lub zawieszeniem świadczenia usług / dostaw / prac, Wykonawca poniesie koszty zabezpieczenia prac dotychczas zrealizowanych.

6. Jeżeli przed dokonaniem końcowego odbioru Przedmiotu Umowy wystąpią uszkodzenia lub zniszczenia spowodowane przez zdarzenia traktowane jako siła wyższa, Zamawiający może dodatkowo zlecić Wykonawcy, za dodatkowym wynagrodzeniem:

1. naprawienie wszelkich zniszczeń uszkodzeń, włącznie z uszkodzeniami efektów robót,

2. wymianę lub naprawienie materiałów, urządzeń i wyposażenia,

3. przeprowadzenie określonych robót zabezpieczających.

7. Każda ze Stron będzie przez cały czas czyniła wszelkie rozsądne starania, aby zminimalizować jakiekolwiek, będące wynikiem siły wyższej, opóźnienie w wykonaniu Umowy. Strona zobowiązana jest do niezwłocznego powiadomienia drugiej Strony o zakończeniu występowania siły wyższej.

8. Jeżeli zdarzenia Siły Wyższej i/lub jej skutki trwają dłużej niż 6 miesięcy — Strony wspólnie podejmą decyzję, co do możliwości kontynuacji Przedmiotu Umowy bądź jej zakończenia.

9. Obie Strony będą zwolnione od odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy w takim zakresie, w jakim to niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy nastąpiło na skutek zdarzeń Siły Wyższej.

§ 6.

KARY UMOWNE

1. W przypadku nie wywiązania się Wykonawcy w terminach z usunięcia awarii, PHH może obciążyć Wykonawcę karą umowną w wysokości 1 % wartości opłaty miesięcznej z §4 pkt. 1, za każdą godzinę opóźnienia, chyba że opóźnienie spowodowane jest okolicznościami za które Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności - jednakże nie więcej niż 30% wartości ryczałtowej opłaty miesięcznej.

2. Przyczynami odstąpienia od umowy przez Zamawiającego, za które odpowiada Wykonawca są (tj. z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy):

1. stwierdzenie przez Zamawiającego wady prawnej Przedmiotu Umowy;

2. opóźnienie w realizacji Przedmiotu Umowy przekraczające 14 dni,

3. nieusunięcie wady fizycznej Przedmiotu Umowy w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.

3. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kwoty kar umownych z bieżących płatności, bezpośrednio przy zapłacie faktury VAT dotyczącej realizacji Przedmiotu Umowy.

4. Zamawiający zachowuje prawo do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego przewyższającego wysokość kar umownych.

5. W przypadku, gdy Wykonawca dokonuje działania bądź zaniechania sprzecznego w postanowieniami Umowy, powodujące bądź mogące powodować jej nienależyte wykonanie lub niewykonanie, Zamawiający może po bezskutecznym upływie 7-dniowego terminu wzywającego Wykonawcę do zaprzestania naruszeń odstąpić od Umowy bądź wprowadzić wykonawstwo zastępcze na koszt i niebezpieczeństwo Wykonawcy.

§ 7

Polisa OC

1. Wykonawca posiada polisę OC prowadzonej działalności gospodarczej, która stanowi Załącznik nr 4.

2. Wykonawca zobowiązany jest utrzymywać w mocy przez cały okres związania Umową z Zamawiającym ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej za szkody osobowe i rzeczowe oraz następstwa finansowe ww. szkód wyrządzone osobom trzecim, w tym Zamawiającemu, powstałe w związku ze świadczeniem Usług, z limitem odpowiedzialności (ogólną sumą ubezpieczenia), nie mniejszym niż: 100 000 PLN na jedno i wszystkie zdarzenia w okresie ubezpieczenia.

3. Wykonawca niezwłocznie, na pierwsze żądanie Zamawiającego i w terminie wskazanym przez Xxxxxxxxxxxxx, udostępni mu obowiązującą polisę OC.

4. Przedmiot ubezpieczenia musi obejmować wszystkie czynności wykonywane w ramach Umowy.

§ 8

INFORMACJE POUFNE

1. Przez "Informacje Poufne” należy rozumieć wszelkie informacje dotyczące Strony, przekazane lub ujawnione drugiej Stronie przed lub po podpisaniu Umowy, niezależnie od formy ich utrwalenia lub sposobu przekazania, lecz w każdym przypadku w związku z działaniami Stron niniejszej Umowy, przez Strony lub przez ich wspólników, doradców, pracowników, członków organów, kontrahentów, doradców prawnych, podmioty z nimi powiązane lub przez nie kontrolowane lub inne podmioty z nimi związane, umową lub w jakikolwiek inny sposób, za wyjątkiem wyraźnie oznaczonych przez Stronę ujawniającą jako nie będące Informacjami Poufnymi. Informacje Poufne obejmują w szczególności:

4. wszelkie informacje o charakterze technicznym, technologicznym, handlowym lub organizacyjnym;

5. odnoszące się do sposobu prowadzenia działalności przez Strony, w tym dane dotyczące ich strategii, personelu, kontrahentów, partnerów, spraw finansowych, przyszłych planów lub perspektyw;

6. dotyczące wszelkich posiadanych przez Strony informacji, wiedzy, know-how, koncepcji kreatywnych, pomysłów, planów oraz założeń kampanii reklamowych i promocyjnych, danych finansowych, handlowych, technicznych, operacyjnych, a także badań, analiz, opracowań i planów dotyczących działalności Stron oraz ich klientów, kontrahentów i partnerów.

2. Informacjami Poufnymi nie są takie informacje, które:

1. są powszechnie znane, w szczególności jeżeli zostały opublikowane lub powszechnie i publicznie udostępnione lub rozpowszechnione przez Stronę, której Informacje Poufne dotyczą, bez względu na to czy nastąpiło to przed czy po momencie ich ujawnienia,

2. były znane Stronie przed ich udostępnieniem przez Stronę ujawniającą,

3. zostały udostępnione Stronie przez osoby trzecie, które uzyskały te informacje w sposób zgodny z prawem, a nie w rezultacie naruszenia jakichkolwiek zobowiązań umownych lub prawnych.

3. Strony oświadczają, iż zachowają w poufności wszelkich Informacji Poufnych udostępnionych w czasie wykonywania współpracy.

4. Strony zobowiązane są ograniczyć dostęp do Informacji Poufnych jedynie do tych swoich przedstawicieli, pracowników, współpracowników i konsultantów, którym jest to niezbędne dla wykonywania obowiązków wynikających z umów zawartych pomiędzy Stronami.

5. Na żądanie drugiej Strony, każda ze Stron w każdym czasie, bez nieuzasadnionej zwłoki, zwróci lub zniszczy wszelkie dokumenty i nośniki (w tym wszelkie dane i informacje zapisane w pamięci komputera lub na innych nośnikach informacji) zawierające Informacje Poufne dotyczące drugiej Strony, w których posiadanie weszła w związku z zawarciem i wykonaniem niniejszej Umowy. W celu uniknięcia wątpliwości interpretacyjnych Xxxxxx potwierdzają, że Strona będąca w posiadaniu Informacji Poufnych nie jest zobowiązana do zwrotu lub zniszczenia, gdy obowiązek ich zachowania wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.

6. Informacje Poufne będą wykorzystywane przez Strony wyłącznie w zakresie bezpośrednio związanym z wykonywaniem obowiązków wynikających z umów zawartych pomiędzy Stronami.

7. Strony niniejszym ustalają, że zobowiązanie do zachowania w poufności Informacji Poufnych obejmuje między innymi:

1. zakaz rozpowszechniania, kopiowania lub dystrybucji Informacji Poufnych osobom trzecim oraz nieupoważnionym pracownikom lub współpracownikom Stron;

2. zakaz ujawniania Informacji Poufnych lub udostępniania ich osobom trzecim oraz nieupoważnionym pracownikom lub współpracownikom Stron;

3. zakaz przekazywania Informacji Poufnych osobom trzecim oraz nieupoważnionym pracownikom lub współpracownikom Stron;

4. zakaz potwierdzania lub składania komentarzy dotyczących Informacji Poufnych wobec osób trzecich lub nieupoważnionych pracowników lub współpracowników Stron;

5. zakaz wykorzystywania lub posługiwania się Informacjami Poufnymi w celu uzyskania korzyści przez Strony lub osoby trzecie.

8. Obowiązek zachowania poufności nie obejmuje przypadku:

1. ujawnienia Informacji Poufnych na rzecz podmiotów wchodzących w skład grupy kapitałowej, do której Strona należy w tym spółek powiązanych ze Stroną, oraz podmiotów świadczących usługi na rzecz Strony, w szczególności w zakresie świadczenia pomocy prawnej, audytu na podstawie zawartych umów;

2. ujawnienia informacji podmiotom uprawnionym na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów, w tym na żądanie uprawnionych organów lub w związku z prowadzonym postępowaniem sądowym, sądowo-administracyjnym lub administracyjnym;

3. ujawnienia informacji po uzyskaniu uprzedniej zgody Strony Ujawniającej udzielonej na piśmie.

9. Z tytułu naruszenia postanowień Umowy poprzez ujawnienie Informacji Poufnych osobom trzecim wbrew postanowieniom Umowy, Strona, która dopuściła się naruszenia zobowiązana będzie do wyrównania szkody powstałej z tego tytułu.

10. Na podstawie Umowy nie dochodzi do przeniesienia praw do Informacji Poufnych przekazanych przez druga Stronę lub od niej uzyskanych.

11. Umowa nie stanowi zobowiązania dla żadnej ze Stron do udostępniania Informacji Poufnych drugiej Stronie. Zamawiający wyraża zgodę Wykonawcy na wykonanie zdjęć referencyjnych pomieszczeń, w których zamontowany jest Przedmiot Umowy oraz na wykorzystanie ich w celach promocyjnych.

12. Po rozwiązaniu Umowy Strony zobowiązane są do zachowania w tajemnicy Informacji Poufnych uzyskanych na podstawie jej podstawie.

§ 9

RODO

1. Strony oświadczają, że znane jest im i stosują w swojej działalności rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) dalej zwane „RODO”.

2. Strony oświadczają, że dane kontaktowe pracowników, współpracowników i reprezentantów Stron udostępniane wzajemnie w niniejszej Umowie lub udostępnione drugiej Stronie w jakikolwiek sposób w okresie obowiązywania niniejszej Umowy w związku z jej realizacją przekazywane są w celu realizacji niniejszej Umowy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Stron. Każda ze Stron będzie administratorem danych kontaktowych, które zostały jej udostępnione w ramach umowy.

3. Spółka zobowiązuje się w związku z powyższym do przekazania w imieniu XXX wszystkim osobom, których dane udostępnił PHH (z zastrzeżeniem zdania ostatniego niniejszego ustępu), informacji, o których mowa w art. 14 RODO. Treść klauzuli informacyjnej, która powinna być przekazana stanowi załącznik nr 3 do Umowy. Osoby reprezentujące Wykonawcę przy zawieraniu umowy składając podpis pod umową potwierdzają, iż zapoznały się z treścią ww. klauzuli informacyjnej.

4. Spółka zobowiązuje się na żądanie drugiej Strony lub na żądanie uprawnionego organu kontroli wykazać przekazanie ww. klauzuli informacyjnej pracownikom i innym osobom wskazanym powyżej.

5. Zmiany załącznika nr 3 nie stanowią zmiany Umowy i każda Strona w stosunku do swojej klauzuli informacyjnej może dokonywać zmian, pod warunkiem uprzedniego poinformowania na piśmie drugiej Strony o zmianie jej brzmienia oraz treści aktualnej klauzuli informacyjnej.

§ 10

POROZUMIEWANIE SIĘ STRON

1. Wszelkie wątpliwości powstałe w związku z realizacja Umowy będą rozstrzygane
   w pierwszej kolejności na drodze polubownej.

2. Jeżeli Xxxxxx nie dojdą do porozumienia w drodze konsultacji, spory będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby PHH.

3. Każda ze stron może rozwiązać umowę z zachowaniem 2-miesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.

4. Zgłoszenia serwisowe i zgłoszenia konsultacyjne będą przyjmowane przez Wykonawcę telefonicznie, mailowo na wskazane adresy.

5. Osobami do kontaktu i koordynacji Przedmiotu Umowy są ze strony PHH:

1. Xxxxxx Xxxxxxx tel. x00 000 000 000, e-mail: xxxxxx.xxxxxxx@xxx.xx

2. Xxxxxx Xxxxxx, tel.: x00 000 000 000, e-mail: xxxxxx.xxxxxx@xxx.xx

6. Osobami do kontaktu i koordynacji Przedmiotu Umowy są ze strony Wykonawcy:

1. …………………., tel.: …………………, e-mail: ………………………..

2. …………………., tel.: …………………, e-mail: ………………………..

7. Zmiany osób wskazanych do kontaktu nie wymaga podpisania aneksu do umowy

8. Wszelka korespondencja pomiędzy Stronami kierowana będzie na następujące adresy korespondencyjne:

Adres PHH:
Polski Holding Hotelowy Sp. z o.o.,
ul. Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx 00X,
00-000 Xxxxxxxx;

Adres Wykonawcy
…………………………….., ul. …………………………, ………………

9. O zmianie adresu każda ze Stron powinna niezwłocznie powiadomić drugą Stronę Umowy, pod rygorem uznania pisma za skutecznie doręczone pod adresem doręczenia, o którym mowa w ust. 6. powyżej.

10. Wykonawca bez pisemnej zgody PHH nie może dokonać przelewu wierzytelności wynikających z tytułu realizacji niniejszej Umowy.

11. Wszelkie zmiany Umowy mogą być dokonywane wyłącznie w formie pisemnej, pod rygorem nieważności.

12. Wszelkie załączniki do Umowy stanowią jej integralną część.

13. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron, jeżeli została zawarta w formie pisemnej. W przypadku zawarcia umowy w formie elektronicznej, opatrzono ją kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi.

Załączniki:

Załącznik nr 1. – Specyfikacja szczegółowa

Załącznik nr 2. – Miesięczny arkusz czasu pracy

Załącznik nr 3. - Klauzula informacyjna RODO

Załącznik nr 4. – Polisa OC

WYKONAWCA : ZAMAWIAJĄCY:

Załącznik nr 1. – Specyfikacja szczegółowa

Załącznik nr 2. – Miesięczny arkusz czasu pracy

Zestawienie czasu pracy

Miesiąc :…………………… , Rok : 202…..

Dzień miesiąca Liczba godzin wykonywania prac Opis zrealizowanych czynności Nazwa spółki UWAGI

……………………………..

podpis

Załącznik nr 3. - Klauzula informacyjna RODO

Klauzula informacyjna do umów- dla przedstawicieli kontrahentów

Zgodnie z art. 13 oraz art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej „RODO”) w związku z otrzymaniem Pani/Pana danych osobowych jako reprezentanta naszych kontrahentów/partnerów lub ich pracownika, niniejszym informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Polski Holding Hotelowy Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie i adresem: ul. Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx 00X, 00-000 Xxxxxxxx, zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000047774, dla której dokumentację rejestrową prowadzi Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy KRS, posiadająca numer NIP: 5222482605, BDO: 000509129, kapitał zakładowy 1 911 499 700,00 zł. (dalej jako „Administrator”).

2. Osoba kontaktowa we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych u Administratora jest Inspektor Ochrony Danych, z którym można się skontaktować poprzez adres e-mail: xxx@xxx.xx .

3. Przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z zawarciem i realizacją umów zawartych przez Administratora z Pani/Pana pracodawcą/zleceniodawcą/spółką, w której pełni Pani/Pan funkcję zarządczą (dalej jako „Kontrahent”) odbywa się na podstawie i w celu:

1. Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, tj. zapewnienia zgodności Administratora z mającymi zastosowanie przepisami finansowo-księgowo-podatkowymi; realizacji praw z RODO,

2. Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, tj. komunikowania się w sprawie realizacji umów zawartych z Kontrahentem, przesyłania ofert dla Kontrahenta, do ustalenia, dochodzenia i/lub obrony ewentualnych roszczeń;

4. Administrator przetwarza następujące kategorie Pani/Pana danych osobowych: imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, stanowisko służbowe oraz miejsce pracy.

5. Posiada Pani/Pan prawo dostępu do:

   1. dostępu do treści swoich danych, w tym żądania kopii danych,

   2. sprostowania nieprawidłowych danych oraz żądania uzupełnienia niekompletnych danych,

   3. usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), jeśli zachodzi jedna z następujących okoliczności:

      1. dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;

      2. osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 (w związku z przetwarzaniem danych na podstawie zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej przez Administratora albo uzasadnionym interesie Administratora lub osoby trzeciej) i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania lub osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw na mocy art. 21 ust. 2 wobec przetwarzania (w związku z przetwarzaniem danych na potrzeby marketingu bezpośredniego);

      3. dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem;

      4. dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii lub prawie państwa członkowskiego, któremu podlega Administrator;

   4. ograniczenia przetwarzania, w następujących przypadkach:

      1. osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający Administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych;

      2. przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania;

      3. Administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;

      4. osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 (w związku z przetwarzaniem danych na podstawie zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej przez Administratora albo uzasadnionym interesie Administratora lub osoby trzeciej) wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Administratora są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu osoby, której dane dotyczą.

   5. przenoszenia danych, jeżeli:

      1. przetwarzanie odbywa się na podstawie udzielonej zgody lub na podstawie umowy oraz

      2. przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany,

   6. prawo do złożenia sprzeciwu:

1. w każdym przypadku, gdy Pani/Pana dane przetwarzane są na potrzeby marketingu bezpośredniego;

2. w przypadku zajścia szczególnej Pani/Pana sytuacji w zakresie przetwarzania danych osobowych, gdy podstawą przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora, przy czym prawo sprzeciwu nie będzie mogło być wykonane w przypadku istnienia ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Pani/Pana interesów, praw i wolności, w szczególności ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Realizacji uprawnień można dokonać m. in. wysyłając żądanie pod adres Inspektora Ochrony Danych (podany w pkt. 2 powyżej), a także w drodze korespondencji pisemnej, lub osobiście w siedzibie Administratora.

6. Przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy prawa.

7. Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

1. osobom upoważnionym przez Administratora, pracownikom i współpracownikom, członkom organów Administratora, którzy muszą mieć dostęp do danych osobowych w celu wykonywania swoich obowiązków,

2. dostawcom usług, w tym zaopatrującym Administratora w rozwiązania techniczne oraz organizacyjne umożliwiające zarządzanie organizacja Administratora (w szczególności dostawcom usług teleinformatycznych, pocztowych, spedycyjnych, prawnych, księgowych, audytowych, bezpieczeństwa i przechowywania danych, podatkowo – księgowych), na podstawie stosownych umów o powierzenie przetwarzania danych,

3. Franczyzodawcom.

8. Pana/Pani dane osobowe będą przechowywane:

   1. dla celów wykonania umów, o których mowa w pkt. 3 powyżej – do czasu realizacji umów zawartych z Kontrahentem,

   2. dla celów przesyłania ofert – przez czas 3 lat od momentu zakończenia umowy z Kontrahentem lub jeśli do zawarcia umowy z Kontrahentem nie doszło – od pozyskania danych,

   3. dla celów ewentualnego ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń - przez okres wskazany w przepisach prawa dla przedawnienia się poszczególnego rodzaju roszczeń,

   4. dla celów związanych z wykonaniem obowiązków prawnych - przez czas wymagany przez obowiązujące przepisy prawa lub do czasu wykonania tych obowiązków, nie dłużej niż przez czas w jakim Administrator może ponieść konsekwencje prawne niewykonania obowiązku,

ze skutkiem liczonym na koniec danego roku kalendarzowego.

9. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, lecz jest niezbędne do realizacji zawartej z Kontrahentem umowy, a ich niepodanie danych uniemożliwi nam kontakt z Kontrahentem.

10. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do organizacji międzynarodowych.

11. Dane mogą być przekazywane do państw trzecich (spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego), w tym franczyzodawcy lub spółkom z grupy franczyzodawcy mającym siedzibę w Stanach Zjednoczonych (lub innym tzw. kraju trzecim niezapewniającym odpowiedniego poziomu ochrony), w związku z centralnym systemem rezerwacyjnym usług hotelowych, realizowaną przez franczyzodawcę kontrolą jakości usług świadczonych na Pani/Pana rzecz w hotelach i obiektach, kontrolą opłat franczyzowych, oceną Pani/Pana zadowolenia z usług hotelowych, Pani/Pana uczestnictwem w programie lojalnościowym franczyzodawcy, Administrator przekaże dane wykorzystując mechanizmy zgodne z obowiązującym prawem, które obejmują x.xx „Standardowe Klauzule Umowne“ UE oraz stosując możliwe dodatkowe zabezpieczenia. Przekazanie danych zgodnie ze zdaniem poprzednim, jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy z Kontrahentem. Więcej informacji o istniejących zabezpieczeniach wdrożonych przez Administratora w celu zapewnienia przetwarzania danych osobowych zgodnie z odpowiednimi przepisami oraz o możliwościach uzyskania kopii danych lub o miejscu udostępnienia danych można uzyskać kontaktując się z nami w sposób wskazany w niniejszej informacji.

12. Informujemy ponadto, że w przypadku, gdy Administrator nie otrzymuje Pani/Pana danych osobowych bezpośrednio od Pani/Pana, dane osobowe zostały pozyskane od Kontrahenta, z publicznych rejestrów lub informacji zawartej na stronie internetowej Kontrahenta.

13. Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

Ponadto uprzejmie informujemy, iż osoby, których dane są przetwarzane, mają prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w razie przetwarzania danych w uzasadnionym interesie Administratora – w przypadku zajścia szczególnej sytuacji zgodnie z art. 21 RODO.

10