INFORMACJE PODSTAWOWE
Załącznik nr 1 do SIWZ
Opis Przedmiotu Zamówienia.
INFORMACJE PODSTAWOWE
Przedmiotem zamówienia jest uruchomienie i utrzymanie przez okres 48 miesięcy systemu zapewniającego Zamawiającemu możliwość wydruków oraz skanowania, wraz z udostepnieniem Zamawiającemu urządzeń i z pełnym serwisem tych urządzeń, dalej zwany: system usługi wydruku.
Realizacja przedmiotu umowy obejmuje w szczególności:
dzierżawę urządzeń drukujących (w ilościach wskazanych w rozdz. II pkt 1.2 niniejszego zał.);
zapewnienie możliwości drukowania na wszystkich urządzeniach oraz kopiowania i skanowania dokumentów na urządzeniach wielofunkcyjnych poprzez instalację i uruchomienie na serwerach Zamawiającego systemu wydruku podążającego oraz kontroli stanu urządzeń drukujących;
śledzenie i analizowanie przez Wykonawcę stanów zużycia materiałów eksploatacyjnych (tonery, bębny) urządzeń drukujących oraz na tej podstawie ich płynną dostawę pozwalającą na nieprzerwaną pracę urządzeń. Wszystkie materiały muszą być o jakości zapewniającej najwyższy poziom wydruku. Zamawiający dopuszcza wymiany tonerów i bębnów w urządzeniach objętych przedmiotem zamówienia przez pracowników Zamawiającego, jeżeli ich wymiana nie wymaga użycia specjalistycznych narzędzi;
zapewnienie kompleksowej obsługi serwisowej urządzeń objętych umową, w tym dokonywanie niezbędnych do poprawnej pracy urządzeń przeglądów oraz wymiany części przez wykwalifikowany serwis (takich jak np. pasy transferowe, rolki, fuser’y, itp.). Wszystkie części muszą być o jakości zapewniającej najwyższy poziom wydruku.
bieżący odbiór i utylizację zużytych części i materiałów eksploatacyjnych;
przeszkolenie w miejscu instalacji urządzenia wskazanych pracowników Zamawiającego w zakresie podstawowej obsługi urządzeń;
Termin na uruchomienie systemu usługi wydruku - do 20 dni roboczych od daty zawarcia umowy.
Oznacza to, że w następnym diun roboczym po upływie tego terminu Zamawiający ma pełną możliwość korzystania ze wszystkich opisanych parametrów systemu usługi wydruku (tj. drukowania, kopiowania i skanowania dokumentów na dostarczonych urządzeniach przy wykorzystaniu pełnej funkcjonalności systemu).
PRAWO OPCJI
W przypadku zwiększonego zapotrzebowania, co w tym momencie jest nie możliwe do przewidzenia - Zamawiający zgodnie z zapisem art. 34 ust. 5 Ustawy przewiduje możliwość zastosowania prawa opcji do niniejszego zamówienia.
Skorzystanie z prawa opcji będzie polegało:
a) na zwiększeniu ilości urządzeń dzierżawionych, maksymalnie o: 3 urządzenia (Typ I), 7 urządzeń (Typ II),
b) na zwiększeniu ogólnego wolumenu wydruków, maksymalnie o 100%,
w stosunku do ilości pierwotnie zapisanej w specyfikacji.
Realizacja Zamówienia „opcjonalnego” uzależniona będzie od potrzeb Zamawiającego i w przypadku opisanym w pkt a) powyżej, zostanie poprzedzona przesłaniem do Wykonawcy pisemnej informacji.
W przypadku skorzystania przez Xxxxxxxxxxxxx z prawa opcji Wykonawca zobowiązany będzie do realizacji zamówienia przewidzianego prawem opcji na warunkach określonych dla zamówienia podstawowego.
Prawo opcji jest uprawnieniem Zamawiającego, z którego może, ale nie musi skorzystać w ramach realizacji niniejszego zamówienia. W przypadku nie skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia z tego tytułu.
SZCZEGÓŁOWE ZASADY REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Dzierżawa urządzeń wielofunkcyjnych
Parametry techniczno-użytkowe określone zostały w Załączniku nr 2 do SIWZ – Parametry techniczno-użytkowe dzierżawionych urządzeń.
Dzierżawa urządzeń drukujących obejmuje:
22 urządzenia wielofunkcyjne kolorowe formatu A3 (Typ I), jednego typu (fabrycznie nowe, oryginalnie zapakowane, wyprodukowane nie wcześniej niż 6 miesięcy przed podpisaniem umowy, nie używane w innych projektach) wraz z ich dostawą, instalacją i pełną konfiguracją z Systemem zgodnie z planem rozmieszczenia urządzeń,
8 urządzeń wielofunkcyjnych (TYP II) jednego typu, kolorowych formatu A4 wraz z ich dostawą, instalacją i pełną konfiguracją z Systemem na stanowiskach pracy użytkowników, zgodnie z planem rozmieszczenia urządzeń. Urządzenia muszą być nowe.
Zamawiający dopuszcza możliwość zwiększenia ilości urządzeń dzierżawionych, zgodnie z PRAWEM OPCJI opisanym w rozdz. I zał. nr 1 do SIWZ.
Zamawiający będzie mógł wystąpić z wnioskiem do Wykonawcy o zwiększenie ww. ilości urządzeń przez cały czas trwania umowy. Koszt wydruku i abonamentu na dodatkowych urządzeniach będzie taki sam jak dla podstawowej części zamówienia.
Wykonawca przed rozpoczęciem instalacji sprzętu przekaże Zamawiającemu dokument potwierdzający poprawną pracę oferowanych urządzeń z zaoferowanym/i systemem/ami wystawiony przez autora lub autoryzowanego dystrybutora oprogramowania. Zamawiający wspólnie z Wykonawcą przeprowadzi testy funkcjonalne urządzeń drukujących i systemu potwierdzające ich prawidłową współpracę.
Wykonawca przed rozpoczęciem realizacji przedmiotu zamówienia, najpóźniej
w ciągu 10 dni roboczych od dnia podpisania umowy, przygotuje i przekaże Zamawiającemu do akceptacji i ewentualnego dalszego uzgodnienia harmonogram:
dostarczenia do wskazanych lokalizacji Zamawiającego, dzierżawionych urządzeń oraz ich podłączenia, instalacji i konfiguracji,
pełnego wdrożenia systemu.
Zamawiający w terminie 2 dni roboczych od dnia otrzymania harmonogramu ma prawo zgłosić zalecenia zmian, jeśli będą one niezbędne do uniknięcia lub ograniczenia zakłóceń jego działalności. Wykonawca uwzględni powyższe zalecenia i w terminie 2 dni roboczych od dnia ich otrzymania przekaże Zamawiającemu poprawiony lub uzupełniony harmonogram.
Dla każdego typu dzierżawionego urządzenia Wykonawca przekaże Zamawiającemu,
w formie elektronicznej, instrukcję opisującą zasady jego właściwej eksploatacji, napisaną w języku polskim. Instrukcja zostanie dostarczona Zamawiającemu najpóźniej w dniu zainstalowania urządzeń w miejscu ich użytkowania.Po zakończeniu realizacji umowy, Wykonawca zobowiązany będzie do odbioru swoich urządzeń z jednostek Zamawiającego w terminie nie dłuższym niż 10 dni roboczych.
Zapewnienie możliwości drukowania, kopiowania i skanowania dokumentów realizowanej na urządzeniach Wykonawcy
Kolejnym etapem realizacji zamówienia jest zapewnienie możliwości drukowania, kopiowania i skanowania dokumentów przez pracowników Zamawiającego lub osoby przez niego upoważnione, realizowanej na urządzeniach Wykonawcy.
Wolumen wydruku na podstawie danych z 12 miesięcy określony został na poziomie 120 000 stron A4 miesięcznie, w tym:
80% - wydruk czarno-biały,
20% wydruk w kolorze,
Zamawiający nie gwarantuje ilości wydruków określonych jako wolumen.
Zaoferowane w formularzu ceny wydruku obejmują koszty wydruku strony niezależnie od stopnia pokrycia w trybie monochromatycznym lub kolorowym.
Do rozliczeń przyjmuje się łączną ilość kopii/wydruków ze wszystkich urządzeń przeliczoną na format A4, przy założeniu że 1 strona kopii/ wydruku formatu A3 = 2 stronom kopii/ wydruku formatu A4. W przypadku wydruków formatów mniejszych niż A4 przyjmuje się stawkę wydruku każdej strony taką samą jakby był to format A4.
Wykonawca po zakończeniu miesiąca, w terminie do 3 dni roboczych będzie przesyłał drogą elektroniczną Zamawiającemu stany liczników odczytane ostatniego dnia miesiąca z poszczególnych urządzeń. Zaakceptowany przez Zamawiającego raport ilości wydruków będzie stanowić podstawę do rozliczeń pomiędzy Stronami.
Wykonywanie skanów na urządzeniach jest bezpłatne i nie będzie zliczane przez liczniki wykonanych wydruków/ kopii.
Kompleksowa obsługa serwisowa
UWAGA Zamawiający wymaga, aby serwis świadczony był przez podmiot, który posiada status autoryzowanego serwisu gwarancyjnego zaoferowanych urządzeń.
Przez świadczenie kompleksowej obsługi serwisowej, należy rozumieć zapewnienie stałego utrzymania systemów i urządzeń objętych przedmiotem zamówienia w pełnej gotowości do pracy i sprawności techniczno-użytkowej, w tym wykonywanie kopii/wydruków dobrej jakości oraz możliwość skanowania dokumentów (dla urządzeń, które posiadają opcję skanowania i kopiowania). Za kopię/wydruk dobrej jakości Zamawiający uzna wydruk bez widocznych zabrudzeń i zaczernień.
Utrzymanie urządzeń w gotowości i sprawności techniczno-użytkowej oraz dostarczanie niezbędnej ilości materiałów eksploatacyjnych (wszystkich za wyjątkiem papieru), dotyczy w szczególności:
konserwację urządzeń, w tym konserwację wymaganą przez producenta urządzenia lub sygnalizowanych przez urządzenie,
diagnozę niedziałającego urządzenia,
naprawę i wymianę uszkodzonych elementów urządzenia,
bieżącą wymianę materiałów eksploatacyjnych,
bieżące serwisowanie urządzeń w celu utrzymania ich w pełnej sprawności.
Czynności związane z wykonywaniem obsługi serwisowej wykonywane będą przez Wykonawcę u Zamawiającego w dniach roboczych w godzinach 8:00-15:00. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może wyrazić zgodę na realizację ww. czynności poza wskazanymi godzinami.
Przerwa w działaniu systemu usługi wydruku, uniemożliwiająca korzystanie z wszystkich urządzeń w danej lokalizacji, nie może przekroczyć 6 godzin roboczych od chwili zgłoszenia awarii.
W przypadku przekroczenia terminu przywrócenia sprawności systemu (wydruku podążającego), Zamawiającemu przysługuje prawo do naliczenia kar umownych opisanych szczegółowo w Załączniku do SIWZ – Wzór umowy.
W przypadku stwierdzenia awarii urządzenia drukującego, Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznej jego naprawy, w terminie nie dłuższym niż 3 dni robocze, liczonym od momentu zgłoszenia awarii przez Zamawiającego. Przez naprawę Zamawiający rozumie przywrócenie urządzenia do pełnej sprawności. W przypadku naprawy, której termin będzie dłuższy niż 3 dni robocze, Wykonawca jest zobowiązany do zastąpienia uszkodzonego urządzenia innym urządzeniem na cały czas naprawy. Urządzenie zastępcze musi spełniać wymogi stawiane dla urządzenia zastępowanego. Urządzenie zastępcze musi zostać dostarczone i uruchomione niezwłocznie, nie później niż 4 dnia roboczego po dniu zgłoszenia awarii. W szczególnych przypadkach awarii, Zamawiający może dopuścić pozostawienie urządzenia zastępczego w miejsce urządzenia Zamawiającego, do użytkowania do końca umowy.
Przez moment zgłoszenia awarii Zamawiający rozumie przesłanie informacji o awarii poprzez dedykowaną platformę Wykonawcy lub na adres poczty elektronicznej. W przypadku braku możliwości zamieszczenia zgłoszenia na platformie (brak dostępu do platformy) Zamawiający zastrzega sobie możliwość przesłania informacji o awarii drogą elektroniczną na wskazany adres poczty elektronicznej. Wykonawca zobowiązuje się do ciągłego monitorowania ww. adresu poczty elektronicznej i potwierdzania przyjętego zgłoszenia. W przypadku braku potwierdzenia zgłoszenia w ciągu 1 godziny od wysłania, Zamawiający prześle powtórnie zgłoszenie za pośrednictwem poczty elektronicznej. Godzina ponownego wysłania zgłoszenia będzie traktowana jako godzina potwierdzenia odbioru zgłoszenia.
W przypadku przekroczenia terminu oraz niedostarczenia i nieuruchomienia urządzenia zastępczego, Zamawiającemu przysługuje prawo do naliczenia kar umownych opisanych szczegółowo w Załączniku do SIWZ – Wzór umowy.
Dostarczane przez Wykonawcę części zamienne oraz materiały eksploatacyjne do urządzeń objętych przedmiotem zadania oraz ich wymiana będzie odbywać się będzie wg poniższych zasad:
Części i materiały muszą być o jakości zapewniającej najwyższy poziom wydruku,
Części i materiały muszą być kompatybilne z urządzeniami, do których są dedykowane oraz zapewniać pod względem technicznym i jakościowym ich właściwą i pełną eksploatację, bezawaryjność i żywotność,
Części i materiały muszą być odpowiednie dla danego rodzaju urządzenia i w pełni z nim współpracować oraz umożliwiać wykorzystanie wszystkich funkcji technicznych, diagnostycznych i informacyjnych urządzeń, zarówno w czasie pracy stanowiskowej, jak i w sieci informatycznej,
Części i materiały muszą być jednoznacznie rozpoznawane przez urządzenia pobierające informacje z układu elektronicznego (jeżeli posiada),
Części i materiały muszą posiadać naniesione jednoznaczne informacje dotyczące nazwy i typu urządzenia, do którego są przeznaczone,
Części i materiały nie mogą ujemnie wpływać na jakość wydruków, brudzić wydruku (tj. na wydruku nie mogą znajdować się niepożądane kropki, plamki, kreski, smugi, itp.),
Części i materiały nie mogą ujemnie wpływać na jakość pracy podzespołów urządzeń, w których będą użytkowane,
Toner znajdujący się w kasetach nie może się wysypywać.
Używanie dostarczanych przez Wykonawcę części zamiennych i materiałów eksploatacyjnych, nie może wpływać negatywnie na pracę samego urządzenia oraz powodować obniżenia jakości wydruku.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość wymiany tonerów oraz bębnów w urządzeniach objętych przedmiotem zamówienia przez pracowników Zamawiającego, jeżeli wymiana nie wymaga użycia specjalistycznych narzędzi.
W przypadku dostawy materiałów eksploatacyjnych do urządzeń objętych przedmiotem zamówienia czas dostawy musi nastąpić przed wyczerpaniem zainstalowanych w urządzeniu materiałów. Przesłane materiały muszą w sposób czytelny umożliwiać identyfikacje urządzenia do którego zostały nadane, zawierając model, lokalizację oraz nr identyfikacyjnych docelowego urządzenia.
W razie stwierdzenia wad i braków dostarczonych materiałów eksploatacyjnych (tonery, bębny) Zamawiający poinformuje o tym Wykonawcę. Wykonawca zobowiązany będzie dostarczyć do zamawiającego niewadliwy towar w ciągu maksymalnie 2 dni roboczych od momentu otrzymania informacji od Zamawiającego.
Brak materiałów eksploatacyjnych (tonery, bębny), który unieruchomi urządzenie będzie traktowany jako awaria urządzenia, przy czym kara umowna dla takiego zdarzenia została szczegółowo określona w Załączniku do SIWZ – Wzór umowy.
Zużyte części oraz materiały eksploatacyjne wymienione przez Wykonawcę w trakcie obsługi serwisowej są własnością Wykonawcy – dotyczy to również pojemników po zużytym tonerze. Wykonawca zobligowany jest do systematycznego odbierania ww. elementów od Zamawiającego.
Instalacja i uruchomienie na serwerach Zamawiającego systemu do obsługi systemu usługi wydruku (dalej: systemu do Usługi Wydruku)
4.1. Instalacja i uruchomienie na serwerach Zamawiającego systemu do Usługi Wydruku obejmuje w szczególności:
wdrożenie systemu składającego się z modułu wydruku podążającego oraz modułu kontroli floty;
przeprowadzenie testów poprawności działania urządzeń z systemem do Usługi Wydruku.
Powyższe czynności muszą być potwierdzone protokołem instalacji, w którym będzie wyszczególnione zainstalowane urządzenie (numer seryjny) oraz data instalacji w danej lokalizacji. Przez instalację Zamawiający rozumie uzyskanie pełnej funkcjonalności zainstalowanych urządzeń zgodnie z niniejszym opisem.
4.2. Zamawiający udostępni dostęp do administracji systemem poprzez dedykowany VPN.
4.3. Wykonawca uruchomi instancje systemu na funkcjonujących serwerach Zamawiającego. Infrastruktura Zamawiającego oparta jest o system wirtualizacji VMware . Środowisko składa się z min. dwóch serwerów z zainstalowanym systemem operacyjnym LINUX. Zamawiający posiada odpowiednią przestrzeń dyskową do wdrożenia Systemu wydruku podążającego, umożliwiając pełną rozliczalność wydruków, monitorowanie, raportowanie – celem generowania raportów, monitorowania wydruków i kosztów w jednym miejscu z całego kontraktu.
Oferowane rozwiązanie musi działać na systemach linux. Zamawiający nie dopuszcza rozwiązań dedykowanych dla systemów Microsoft, ze względu na brak licencji CAL.
4.4. Oferowane rozwiązanie musi zapewniać działanie systemu w każdej z lokalizacji zamawiającego, nawet po utracie połączenia pomiędzy lokalizacjami – czyli w każdej z lokalizacji powinna działać usługa lokalna.
4.5. Oferowany system po zakończeniu umowy pozostaje własnością Zamawiającego.
Oferowany system musi współpracować z urządzeniami drukującymi, co najmniej 3 producentów. Wykonawca musi przedstawić w ofercie listę kompatybilnych producentów sprzętu drukującego.
4.6. Specyfikacja narzędzia do zarządzania „Systemem Usługi Wydruku” - moduł umożliwiający wydruk podążający musi spełniać poniższe wymagania:
System zapewni monitorowanie pracy i zliczanie wydruków na urządzeniach dostarczonych przez Wykonawcę - w czasie rzeczywistym dla urządzeń podłączonych do sieci, od momentu uruchomienia usługi do momentu jej zakończenia.
System zapewni zliczanie prawidłowej ilości stron monochromatycznych i kolorowych w pracach mieszanych tj. takich, które zawierają strony zarówno mono jak i kolor.
System musi umożliwiać jego obsługę i administrację przez przeglądarkę internetową, z możliwością zabezpieczenia wszystkich połączeń bezpiecznym protokołem szyfrującym SSL.
System zapewni pełną rozliczalność wydruków, raporty tygodniowe, miesięczne i dzienne, weryfikację wykonanych ilości wydruków w wybranym interwale czasowym. Informacje o ilości wydruków muszą być dostępne dla użytkownika, a centralne raporty dostępne dla użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami. Ww. raporty będą dostępne z poziomu portalu WWW. System musi udostępniać możliwość doliczania kosztu kartki papieru do ceny wydruku strony z uwzględnieniem wydruków dwustronnych, tzn. przy wydruku dwustronnym, system nalicza koszt jednej kartki papieru.
System zapewni funkcjonalność wydruku podążającego, tzn. zapewni możliwość decydowania przez użytkownika, na którym urządzeniu wydruk będzie wykonany. Urządzenia muszą być wyposażone przez Wykonawcę w zbliżeniowy czytnik kart MIFARE.
Wykonawca w ramach kontraktu dostarczy Zamawiającemu 500 kart w standardzie MIFARE, bez obowiązku zwrotu po zakończeniu umowy.
Oprogramowanie musi być możliwe do zainstalowania w dowolnej liczbie lokalizacji klienta bez ponoszenia dodatkowych kosztów.
System ma umożliwiać integrację z usługą katalogową Zamawiającego Active Directory (LDAP), synchronizacja odbywa się w tle bez dodatkowych czynności administracyjnych (interwał synchronizacji nie przekraczający 12 godzin, synchronizacja na żądanie), z wybranymi gałęziami w strukturze katalogowej.
System ma zapewniać autoryzację i autentykację użytkownika przy pomocy:
usługi katalogowej Active Directory Zamawiającego oraz powiązanie użytkownika domenowego z kartą zbliżeniową do logowania na urządzeniach objętych wydrukiem podążającym;
samodzielnie ustawianego kodu pin na portalu WWW;
czytniki kart MIFARE przy urządzeniach.
System ma umożliwiać samodzielną rejestrację karty zbliżeniowej w systemie przez Użytkownika, po operacji karta zostaje trwale skojarzona z kontem danego użytkownika w systemie - ponowna rejestracja powoduje nadpisanie skojarzonej karty w systemie.
Po poprawnym zalogowaniu użytkownik może wykonywać dowolne operacje (x.xx. drukowanie, skanowanie, kopiowanie, edycja parametrów druku / skanowania – simpex/duplex, mono/kolor, liczba kopii, rozdzielczość) na urządzeniu, bez konieczności powtórnego logowania po każdej czynności.
System ma umożliwiać zarządzanie identyfikatorami zbliżeniowymi - rejestracja, wyłączanie i kojarzenie z kontami użytkowników przez administratorów.
Wylogowanie użytkowników na urządzeniach z Systemu powinno być realizowane poprzez minimum dwie funkcjonalności:
z poziomu menu urządzenia lub zbliżenia karty do czytnika przez innego użytkownika,
po określonym przez administratora czasie.
System ma zapewniać bezpieczeństwo wydruku zgodnie z obowiązującymi przepisami (x.xx. RODO).
System ma zapewniać automatyczne kasowanie lub wstrzymywanie wydruku pracy na urządzeniu w przypadku wystąpienia błędu, tak aby wydruk nie był kontynuowany po usunięciu błędu bez ponownej autoryzacji użytkownika.
System ma umożliwiać zdefiniowanie uprawnień do kolejek wydruku, drukowania, kopiowania, wydruku kolorowego dla konkretnych użytkowników i grup.
Urządzenia objęte wydrukiem podążającym mają mieć zablokowane wszystkie funkcjonalności do momentu poprawnego uwierzytelnienia użytkownika.
System ma umożliwiać skanowanie na adres email oraz na zasób sieciowy – skonfigurowany oddzielnie dla każdego użytkownika.
System ma umożliwiać dodawanie przycisku dla wszystkich użytkowników (np. skanowanie do zasobu) lub spersonalizowanych przycisków dla poszczególnych użytkowników
System ma umożliwiać obsługę konta Gość – umożliwiająca utworzenie skrzynki gościa i przypisanie do niej kart dostępowych dla Gości – dostęp do kopiowania oraz drukowania np. poprzez wysyłanie na dedykowany adres wiadomości email z dopuszczonego do tej funkcji adresu email gościa i drukowanie załącznika przy pomocy dedykowanej karty gościa z tego konta.
System ma umożliwiać wyświetlenia listy prac wysłanych do wydruku z poziomu przeglądarki WWW oraz ich edycję w zakresie kasowania dla użytkownika oraz zbiorczo dla administratora.
System ma umożliwiać wyświetlenie listy prac na panelu urządzenia w celu wydrukowania lub skasowania wybranych dokumentów.
Brak technicznych ograniczeń liczby obsługiwanych kont użytkowników katalogu MS Active Directory.
Wykonawca niezwłocznie po podpisaniu Umowy wskaże porty niezbędne do odblokowania komunikacji pomiędzy urządzeniami w sieci WAN Zamawiającego celem umożliwienia komunikacji pomiędzy urządzeniami a serwerem/serwerami.
System zezwala na realizację wydruku z urządzeń mobilnych.
System ma mieć możliwość korzystania tylko z jednego sterownika zainstalowanego i udostępnionego na serwerze wydruków, dla wszystkich urządzeń objętych systemem
Funkcjonalność wydruku podążającego w zakresie zarządzania zadaniami wydruku oraz autoryzacji Użytkowników z poziomu panela urządzenia TYP I oraz TYP II to kryterium wymagane.
Specyfikacja narzędzia do zarządzania „Systemem Usługi Wydruku” - moduł umożliwiający kontrolę stanu urządzeń drukujących musi spełniać poniższe wymagania:
Administrację środowiskiem wydruku, w tym obsługę zarówno urządzeń podłączonych sieciowo, jak również lokalnie poprzez USB. W przypadku urządzeń podłączonych poprzez interfejs lokalny, zakres danych pobieranych z urządzenia może być ograniczony i zależny od producenta urządzenia.
Generowanie statystyk, monitorowanie i rozliczanie kosztów drukowania z możliwością ich przypisania do centrów kosztowych.
System musi uwzględniać następujące warunki:
Brak ograniczeń na liczbę użytkowników jednocześnie korzystających z Systemu,
Brak ograniczeń technicznych na liczbę monitorowanych przez aplikację urządzeń,
Licencja na System musi objąć co najmniej wszystkie urządzenia zainstalowane w ramach niniejszego zamówienia, z uwzględnieniem ewentualnych dodatkowych urządzeń wynikających z prawa opcji.
Obsługa protokołów SNMP oraz NPAP
Interfejs i komunikaty z systemu w języku polskim
Możliwość podziału ról administratora, minimum do poziomu zarządzania całym systemem oraz prawami lub wydzielonymi funkcjonalnościami systemu
Generowanie raportów następujących rodzajów z wykorzystania urządzeń:
Inwentarz urządzeń, wraz z aktualnym statusem oraz stanem liczników,
raporty z podziałem na urządzenia (liczniki dzienne, średnie miesięczne obciążenie),
raporty kosztowe z podziałem na centra kosztowe,
raporty historii dostaw oraz wymian materiałów eksploatacyjnych wraz z datami instalacji i deinstalacji materiałów przez cały okres eksploatacji urządzeń,
raport miesięcznego obciążenia urządzeń wraz z informacją o urządzeniach przeciążonych/niedociążonych.
Możliwość śledzenia dostaw tonerów od momentu wygenerowania zamówienia do momentu jego poprawnego zużycia i wymiany na nowy.
Zarządzanie Systemem poprzez przeglądarkę internetową (interfejs WWW, obsługa przeglądarek Internet Explorer, Chrome, Mozilla, Opera).
Możliwością automatycznego wysyłania raportów poprzez e-mail.
Dostęp do raportów on-line.
Możliwość eksportowania raportów do formatów co najmniej: CSV, PDF, XLS.
Wizualizacja lokalizacji urządzeń na planach pięter/ budynków, prezentującą podstawowe informacje na temat urządzenia: model, status, liczniki.
Zdalna konfiguracja, diagnostyka urządzeń i kontrola kosztów poprzez:
zapewnienie zautomatyzowanego wykrywania awarii, niedostępności oraz braku materiałów eksploatacyjnych w urządzeniach,
bezpośrednie raportowanie zdarzenia awarii i niedostępności urządzeń,
automatyczne wykrywanie i informowanie pracowników Zamawiającego/Wykonawcy o konieczności wymiany materiałów eksploatacyjnych. W systemie muszą być dostępne co najmniej dwie strategie generowania zapotrzebowania na materiał eksploatacyjny:
strategia minimalnego % pozostałego materiału,
strategia minimalnej ilości pozostałych dni pracy na obecnym materiale eksploatacyjnym.
System ma umożliwić indywidualne konfigurowanie powiadomień e-mail o zmianach statusu lub problemach, łącznie z przydzielaniem puli urządzeń różnym administratorom.
System ma przechowywać całą historię dostaw oraz wymian materiałów eksploatacyjnych wraz z datami instalacji i dezinstalacji materiałów przez cały okres eksploatacji urządzenia, wraz z możliwością wygenerowania kompletnego inwentarza środowiska, dostępnego każdorazowo online.
algorytmy wychwytujące nadmierne zużywanie tonera.
badanie, które urządzenia są nadmiernie obciążone oraz urządzenia mogące być dodatkowo obciążone wydrukami.
automatyczne, cykliczne wywoływanie odczytów liczników z wszystkich urządzeń, z automatycznym eksportem do pliku .xls
INFORMACJE DODATKOWE
Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia poufności i bezpieczeństwa danych przetwarzanych na urządzeniach objętych przedmiotem zamówienia oraz przez oprogramowanie zainstalowane na serwerach Zamawiającego, a w szczególności:
zapewnienia poufności oraz bezpieczeństwa danych przetwarzanych w urządzeniach objętych przedmiotem zamówienia;
zachowania w poufności wszelkich informacji prawnie chronionych, informacji technicznych, technologicznych, prawnych i organizacyjnych, dotyczących systemów i sieci informatycznych/ teleinformatycznych, danych osobowych w szczególności ich zabezpieczenia oraz innych informacji Zamawiającego uzyskanych w trakcie wykonywania Umowy niezależnie od formy pozyskania tych informacji i ich źródła,
wykorzystania informacji jedynie w celach określonych ustaleniami Umowy oraz wynikającymi z obowiązujących uregulowań prawnych,
podjęcia wszelkich niezbędnych kroków dla zapewnienia, aby żaden pracownik Wykonawcy otrzymujący powyższe informacje nie ujawnił tych informacji zarówno w całości jak i w części osobom lub firmom trzecim bez uzyskania pisemnej zgody Zamawiającego,
ujawnienia informacji jedynie tym osobom, którym będą one niezbędne do wykonywania powierzonych im czynności służbowych i tylko w zakresie, w jakim osoba musi mieć do nich dostęp dla celów realizacji zadania wynikającego z tytułu realizacji Umowy,
niekopiowania, niepowielania, oraz w jakikolwiek inny sposób nierozpowszechniania jakiejkolwiek części określonych informacji z wyjątkiem uzasadnionej potrzeby do celów związanych z realizacją Umowy,
obowiązek zachowania w poufności powyższych informacji przez Wykonawcę obowiązuje także po ustaniu Umowy.
Zamawiający oczekuje, że Wykonawca posiada wdrożony i stosuje zintegrowany system zarządzania jakością, zarządzania środowiskowego i zarządzania bezpieczeństwem informacji, w zakresie zgodnym z opisem przedmiotu zamówienia - dzierżawa, serwis i naprawy urządzeń drukujących. Warunek uznany zostanie za spełniony, jeżeli Wykonawca przedstawi zaświadczenia niezależnych podmiotów zajmujących się poświadczaniem zgodności działań z normami jakościowymi:
PN-EN ISO 9001:2015 lub równoważnej;
PN-EN ISO 14001:2015 lub równoważnej;
PN-EN ISO/IEC 27001:2017-06 lub równoważnej.
Załącznik nr 2 do SIWZ
Załącznik nr 2 do SIWZ – Parametry techniczno-użytkowe dzierżawionych urządzeń.
Realizacja przedmiotu zamówienia obejmuję dzierżawę:
22 urządzenia wielofunkcyjne kolorowe, formatu A3 (Typ 1), jednego typu (fabrycznie nowe, oryginalnie zapakowane, wyprodukowane nie wcześniej niż 6 miesięcy przed podpisaniem umowy, nie używane w innych projektach) wraz z ich dostawą, instalacją i pełną konfiguracją z Systemem na stanowiskach pracy użytkowników zgodnie z planem rozmieszczenia urządzeń,
8 urządzeń wielofunkcyjnych, (TYP 2) jednego typu, kolorowych formatu A4 wraz z ich dostawą, instalacją i pełną konfiguracją z Systemem na stanowiskach pracy użytkowników, zgodnie z planem rozmieszczenia urządzeń. Urządzenia muszą być nowe.
Zamawiający dopuszcza możliwość zwiększenia ilości urządzeń dzierżawionych, w trakcie trwania umowy, maksymalnie o:
3 urządzenia (Typ I),
7 urządzeń (Typ II).
Parametry techniczno-użytkowe dzierżawionych urządzeń:
TYP I: Kolorowe urządzenia wielofunkcyjne A3 do wydruków, kopiowania oraz skanowania o parametrach nie gorszych niż:
Parametr |
Wymagane minimalne parametry techniczne |
Typ urządzenia |
urządzenie wielofunkcyjne: drukarka kolorowa, kopiarka kolorowa, skaner kolorowy |
Prędkość druku |
mono i kolor min. 20 stron A4 na minutę min. 20 stron A3 na minutę |
Technologia druku |
laserowa kolorowa C,M,Y,K |
Maksymalny format papieru |
nie mniejszy niż SRA3 |
|
|
Czas wykonania pierwszej kopii |
nie więcej niż 8,5sekund mono, nie więcej niż 9,5 sekundy kolor |
Wejściowa obsługa papieru |
co najmniej 2 kasety uniwersalne o pojemności nie mniejszej niż 500 arkuszy każda, taca ręczna o pojemności nie mniejszej niż 100 arkuszy |
Obsługiwana gramatura papieru |
co najmniej w zakresie od 52 do 220 g/m2 |
Automatyczny podajnik dokumentów |
wymagany, z funkcją odwracania lub jednoprzebiegowy, o pojemności nie mniejszej niż 100 arkuszy, obsługujący formaty A6-A3 |
|
|
Kopiowanie wielokrotne |
co najmniej w zakresie 1 - 9,999 |
Zainstalowana pamięć |
min. 4,0 GB RAM oraz twardy dysk o pojemności min. 250 GB z możliwością dołożenia kolejnego dysku. |
Język drukarki |
PCL 6 (XL 3.0); PCL 5c; PostScript 3 (CPSI 3016) |
Protokoły sieciowe |
TCP/IP |
Rozdzielczość kopiowania i skanowania |
nie mniejsza niż 600 x 600 dpi |
Rozdzielczość drukowania |
Nie mniejsza niż 1,800 x 600 - 1,200 x 1,200 |
Interfejsy |
USB 2.0, 10/100/1000BaseTX |
Funkcje drukarki |
bezpośredni druk PDF, bezpośredni druk z pamięci USB |
Prędkość skanowania |
Do 80 obrazów na minutę w trybie duplex |
Tryby skanera |
Kolorowy sieciowy z możliwością skanowania -
Skanowania na adres e-mail (Scan-to-Me) |
Wyjściowe formaty plików skanera |
JPEG; TIFF; PDF; PDF/A; szyfrowany PDF; |
Szafka pod urządzenie |
Wymagana, metalowa na kółkach. Zamawiający wymaga szafki w kolorach odpowiadającym kolorom urządzenia |
|
|
Wymagane funkcje bezpieczeństwa |
filtrowanie
IP i blokowanie portów; |
Materiały eksploatacyjne |
Toner czarny dostarczony z urządzeniem pozwalający na wydrukowanie minimum 20.000 stron A4 przy zadruku 5% oraz tonery cyan, magenta, yellow dostarczone z urządzeniem pozwalające na wydrukowanie minimum 18.000 stron A4 przy zadruku 5%, |
Instalacja |
Zamawiający wymaga w cenie uruchomienia wyżej opisanego urządzenia oraz wdrożenia systemów zawansowanych funkcji drukowania oraz skanowania w skazanym miejscu przez Zamawiającego. |
Inne |
Wykonawca przedstawi wraz z ofertą szczegółową specyfikację techniczną oferowanego sprzętu, potwierdzającą spełniania minimalnych wymagań technicznych. |
TYP II: Urządzenie wielofunkcyjne, kolorowe, formatu A4, o parametrach nie gorszych niż:
Załącznik nr 3 do SIWZ
FORMULARZ OFERTOWY
DANE DOTYCZĄCE WYKONAWCY
Nazwa: .....................................................................................................................................
Siedziba: ..................................................................................................................................
Nr telefonu: ............................................. Nr NIP: ................................................
Wykonawca jest małym lub średnim przedsiębiorcą: TAK / NIE*
DANE DOTYCZĄCE ZAMAWIAJĄCEGO
Instytut Nafty i Gazu - Państwowy Instytut Badawczy, xx. Xxxxxx 00 X, 00-000 Xxxxxx.
ZOBOWIĄZANIA WYKONAWCY
Oferujemy realizację zamówienia polegającego na świadczeniu usług systemu wydruku wraz z zapewnieniem urządzeń drukujących dla Instytutu Nafty i Gazu – Państwowego Instytutu Badawczego w Krakowie, na warunkach opisanych w SIWZ za kwotę:
netto: ………………………. zł
brutto: ………………………. zł (słownie : ……………………………………………………………..……..)
w tym:
Lp. |
Nazwa pozycji |
Cena jednostkowa |
ilość miesięcy |
Wartość |
||||
ilość (1 miesiąc) |
Netto |
Netto |
Stawka VAT [%] |
Kwota podatku VAT |
Brutto |
|||
A |
B |
C |
D |
E |
F=C*D*E |
G |
H |
I=F+H |
1 |
Miesięczna dzierżawa urządzenia TYP I |
22 |
|
48 |
|
|
|
|
2 |
Miesięczna dzierżawa urządzenia TYP II |
8 |
|
48 |
|
|
|
|
3 |
Wydruk mono |
114 000 |
|
48 |
|
|
|
|
4 |
Wydruk kolor |
6 000 |
|
48 |
|
|
|
|
5 |
RAZEM: |
xxx |
xxx |
xxx |
|
xxx |
xxx |
|
Oświadczamy, że podana cena jest obowiązująca w całym okresie ważności umowy.
Wykonawca uwzględnia w oferowanej cenie wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu niniejszej umowy, zgodnie z wymaganiami opisanymi w SIWZ.
Termin realizacja zamówienia: ………………………………..,
Informacja o urządzeniach drukujących/ systemie wydruku podążającego |
||
Producent i model urządzenia TYP I |
|
prędkości wydruku stron mono/kolor
…………. |
Producent i model urządzenia TYP II |
|
prędkości wydruku stron mono/kolor
…………. |
Producent i nazwa systemu wydruku podążającego |
|
Oferowany system współpracuje z urządzeniami drukującymi następujących producentów: ……. |
W załączeniu przedstawiamy szczegółową specyfikację techniczną oferowanego sprzętu, potwierdzającą spełnianie minimalnych wymagań technicznych opisanych w zał. nr 2 do SIWZ.
Osoba do kontaktu: …………………………………………………………………………………..…….
imię, nazwisko, e-mail
Wykonawca, składając ofertę, informuje Zamawiającego, czy wybór oferty będzie prowadzić do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego (oświadczenie poniżej), wskazując nazwę (rodzaj) towaru, których dostawa będzie prowadzić do jego powstania, oraz wskazując ich wartość bez kwoty podatku VAT:
lub
Wybór naszej oferty będzie prowadził do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, w związku z tym podajemy wartość bez kwoty podatku VAT. Poniżej wskazujemy nazwę/rodzaj towaru*.
Nazwa/rodzaj towaru:................................................................................................................................. …......................................................................................................................................................... |
W przypadku, gdy Wykonawca nie zaznaczy w formularzu ofertowym odpowiednich informacji, Zamawiający przyjmuje, że wybór oferty nie będzie prowadził do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego.
Oświadczamy, że posiadamy wszelkie uprawnienia, kwalifikacje i możliwości potrzebne dla zrealizowania przedmiotu zamówienia.
Uważamy się za związanych niniejszą ofertą przez okres 30 dni liczony od upływu terminu składania ofert.
Ofertę naszą składamy na ......... kolejno ponumerowanych stronach.
Załącznikami do niniejszego formularza, stanowiącymi integralną część oferty są:
Szczegółowa specyfikację techniczną oferowanego sprzętu/systemu.
Oświadczenia Wykonawcy.
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Miejscowość ..................................., dnia ....................... r.
....................................................................................................
podpis osoby upoważnionej / osób upoważnionych
do reprezentowania Wykonawcy
*niepotrzebne skreślić
Załącznik nr 4 do SIWZ
(Pieczęć Wykonawcy)
Oświadczenie Wykonawcy
składane na podstawie art. 25a ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.
Prawo zamówień publicznych
NAZWA WYKONAWCY:
......................................................................................................................................................
ADRES:
.......................................................................................................................................
DOTYCZĄCE PRZESŁANEK WYKLUCZENIA Z POSTĘPOWANIA
Na potrzeby postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
pn. ………………………………………………………………………………..……….………….
……………………………………………………………………………………… (nazwa postępowania), prowadzonego przez INiG-PIB, oświadczam, co następuje:
OŚWIADCZENIA DOTYCZĄCE WYKONAWCY:
Oświadczam, że nie podlegam wykluczeniu z postępowania na podstawie
art. 24 ust 1 pkt 12-23 ustawy Pzp.
Oświadczam,
że nie podlegam wykluczeniu z postępowania na podstawie
art.
24 ust. 5 pkt 1 ustawy Pzp.
…………….……. (miejscowość),dnia ………….……. r.
…………………………………………
(podpis)
Oświadczam, że zachodzą w stosunku do mnie podstawy wykluczenia z postępowania na podstawie art. …………. ustawy Pzp(podać mającą zastosowanie podstawę wykluczenia spośród wymienionych w art. 24 ust. 1 pkt 13-14, 16-20 lub art. 24 ust. 5 ustawy Pzp).Jednocześnie oświadczam, że w związku z ww. okolicznością, na podstawie art. 24 ust. 8 ustawy Pzp podjąłem następujące środki naprawcze:
………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………..…………………...........…
…………….……. (miejscowość), dnia …………………. r.
…………………………………………
(podpis)
OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE PODMIOTU, NA KTÓREGO ZASOBY POWOŁUJE SIĘ WYKONAWCA:
Oświadczam, że w stosunku do następującego/ych podmiotu/tów, na którego/ych zasoby powołuję się w niniejszym postępowaniu, tj.: …………………………………………………………… (podać pełną nazwę/firmę, adres, a także w zależności od podmiotu: NIP/PESEL, KRS/CEiDG)nie zachodzą podstawy wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia.
…………….……. (miejscowość),dnia …………………. r.
…………………………………………
(podpis)
[UWAGA: zastosować tylko wtedy, gdy Zamawiający przewidział możliwość, o której mowa w art. 25a ust. 5 pkt 2 ustawy Pzp]
OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE PODWYKONAWCY NIEBĘDĄCEGO PODMIOTEM, NA KTÓREGO ZASOBY POWOŁUJE SIĘ WYKONAWCA:
Oświadczam, że w stosunku do następującego/ych podmiotu/tów, będącego/ychpodWykonawcą/ami: ……………………………………………………………………..….……(podać pełną nazwę/firmę, adres, a także w zależności od podmiotu: NIP/PESEL, KRS/CEiDG),nie zachodzą podstawy wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia.
…………….……. (miejscowość),dnia …………………. r.
…………………………………………
(podpis)
OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE PODANYCH INFORMACJI:
Oświadczam,
że wszystkie informacje podane w powyższych oświadczeniach są
aktualne
i zgodne z prawdą oraz zostały przedstawione z pełną
świadomością konsekwencji wprowadzenia Zamawiającego w błąd
przy przedstawianiu informacji.
…………….……. (miejscowość),dnia …………………. r.
…………………………………………
(podpis)
Załącznik nr 5 do SIWZ
(Pieczęć Wykonawcy)
Oświadczenie Wykonawcy
składane na podstawie art. 25a ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.
Prawo zamówień publicznych
NAZWA WYKONAWCY:
......................................................................................................................................................
ADRES:
.......................................................................................................................................
DOTYCZĄCE
SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
Na potrzeby postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
pn. ………………………………………………………………………………..……….………….
……………………………………………………………………………………... (nazwa postępowania), prowadzonego przez INiG-PIB, oświadczam, co następuje:
INFORMACJA DOTYCZĄCA WYKONAWCY:
Oświadczam, że spełniam warunki udziału w postępowaniu określone przez Zamawiającego w…………..…………………………………………………..…………………………………………..(wskazać dokument i właściwą jednostkę redakcyjną dokumentu, w której określono warunki udziału w postępowaniu).
…………….……. (miejscowość),dnia ………….……. r.
…………………………………………
(podpis)
INFORMACJA W ZWIĄZKU Z POLEGANIEM NA ZASOBACH INNYCH PODMIOTÓW:
Oświadczam, że w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, określonych przez Zamawiającego w………………………………………………………...………..(wskazać dokument i właściwą jednostkę redakcyjną dokumentu, w której określono warunki udziału w postępowaniu),polegam na zasobach następującego/ych podmiotu/ów: …………………………………………………..………………..,
w następującym zakresie…………………………………………………………
(wskazać podmiot i określić odpowiedni zakres dla wskazanego podmiotu).
…………….……. (miejscowość),dnia ………….……. r.
…………………………………………
(podpis)
OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE PODANYCH INFORMACJI:
Oświadczam,
że wszystkie informacje podane w powyższych oświadczeniach są
aktualne
i zgodne z prawdą oraz zostały przedstawione z pełną
świadomością konsekwencji wprowadzenia Zamawiającego w błąd
przy przedstawianiu informacji.
…………….……. (miejscowość),dnia ………….……. r.
…………………………………………
(podpis)
Załącznik nr 6 do SIWZ
(Pieczęć Wykonawcy)
WIEDZA I DOŚWIADCZENIE WYKONAWCY
Wykaz zamówień zrealizowanych w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie niniejszego zamówienia (zgodnie z opisem w pkt V.A, pkt 2.3.a) SIWZ).
Lp |
Nazwa i adres Zlecającego |
Opis |
Wartość zamówienia brutto |
Okres realizacji zamówienia |
1. |
|
|
|
|
2. |
|
|
|
|
3. |
|
|
|
|
*Oświadczam, iż wykazane powyżej dostawy zostały wykonane przez Wykonawcę, którego reprezentuję
lub
Oświadczam, iż wykazując spełnianie warunku polegam na wiedzy i doświadczeniu podmiotu/firmy: ............................................................................... z siedzibą w ................................. przy ul. ........................................... nr....... i w związku z tym składam pisemne zobowiązanie tego podmiotu do oddania wykonawcy do dyspozycji wiedzy i doświadczenia na okres korzystania z niego przy wykonywaniu zamówienia.*)
Dokumenty potwierdzające, iż wykazane dostawy zostały wykonane należycie stanowią załącznik do niniejszego wykazu. Tylko zamówienia potwierdzone tymi dokumentami będą uwzględniane w ocenie spełnienia tego warunku.
..................................., dnia .......................
Miejscowość
podpis osoby upoważnionej / osób upoważnionych
do reprezentowania Wykonawcy
*) niepotrzebne skreślić.
Załącznik nr 7 do SIWZ
(Pieczęć Wykonawcy)
WYKAZ OSÓB, KTÓRE BĘDĄ UCZESTNICZYĆ W WYKONANIU ZAMÓWIENIA
Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia (zgodnie z opisem w pkt V.A, pkt 2.3.b) SIWZ).
Lp. |
Imię i nazwisko |
Informacje na temat kwalifikacji zawodowych, niezbędnych do wykonania zamówienia (należy podać dane, które potwierdzą spełnienie wymaganych warunków) |
Zakres powierzonych czynności |
Podstawa dysponowania osobą |
1. |
|
|
|
|
2. |
|
|
|
|
3. |
|
|
|
|
Oświadczam, iż osoba/osoby*) wskazana/wskazane*) w pkt ..... pozostaje/pozostają*) w zasobach kadrowych podmiotu/firmy*): ........................................................ z siedzibą w .............................................. przy ul. ........................................... nr....... i w związku z tym składam pisemne zobowiązanie tego podmiotu do oddania Wykonawcy do dysponowania wymienioną/wymienionymi w wykazie osobą/osobami na okres korzystania z Niej/Nich przez Wykonawcę przy wykonywaniu zamówienia.
..................................., dnia .......................
Miejscowość
podpis osoby upoważnionej / osób upoważnionych
do reprezentowania Wykonawcy
*) niepotrzebne skreślić.
Załącznik nr 8 do SIWZ
(Pieczęć Wykonawcy)
PISEMNE ZOBOWIĄZANIE INNEGO PODMIOTU do oddania do dyspozycji WYKONAWCY niezbędnych zasobów na potrzeby wykonania niniejszego zamówienia - jeżeli dotyczy.
Zobowiązanie składane w formie oryginału wraz z ofertą Wykonawcy.
Nazwa i adres Wykonawcy
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Nazwa i adres PODMIOTU składającego zobowiązanie:
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Będąc należycie upoważnionym do reprezentowania podmiotu składającego zobowiązanie oświadczam/y, że oddaje/my do dyspozycji WYKONAWCY dostępne zasoby w zakresie:
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Sposób wykorzystania zasobów innego podmiotu przy wykonywaniu zamówienia przez Wykonawcę:
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Zakres i okres udziału innego podmiotu przy wykonywaniu zamówienia:
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Miejscowość ..................................., dnia ....................... r.
……………………………………………………………..
Pieczęć i podpis osoby lub osób uprawnionych
do reprezentowania PODMIOTU TRZECIEGO składającego
zobowiązanie o udostępnianiu zasobów
Zamawiający żąda od Wykonawcy, który polega na zdolnościach lub sytuacji innych podmiotów na zasadach określonych w art. 22a ustawy, przedstawienia w odniesieniu do tych podmiotów dokumentów dla celu wykazania braku podstaw do wykluczenia (w tym samym zakresie, co od Wykonawcy).
Załącznik nr 9 do SIWZ
Umowa Nr DZ ………….. (wzór)
zawarta w dniu … w Krakowie, pomiędzy:
Instytutem Nafty i Gazu - Państwowym Instytutem Badawczym (INiG-PIB)
z siedzibą przy xx. Xxxxxx 00 X, 00-000 Xxxxxx,
wpisanym do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa – Śródmieścia w Krakowie, Wydział XI Xxxxxxxxxxx XXX xxx xxxxxxx XXX 0000000000,
NIP: 000-000-00-00, REGON: 000023136,
zwanym dalej Zamawiającym, reprezentowanym przez:
………………………………………………………..
a
Firmą ………………………….. z siedzibą ……………………………………….,
wpisanym do ……………., NIP: ……………., REGON: …………………,
zwaną dalej Wykonawcą, reprezentowaną przez:
………………………………………………………,
a łącznie zwani „Stronami”, a każdy z osobna „Stroną”
o następującej treści:
Niniejsza umowa (dalej: „Umowa”) została zawarta zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (dalej „Ustawa Pzp”) - j.t. - Dz. U. z 2019 r., poz. 1843 z późn. zm., w wyniku przeprowadzenia postępowania przetargowego w trybie przetargu nieograniczonego nr DZ 2710-27/20.
Zamawiający zleca a Wykonawca przyjmuje do realizacji:
§1
Przedmiot umowy
1.Przedmiotem umowy jest uruchomienie i utrzymanie systemu zapewniającego Zamawiającemu możliwość wydruków oraz skanowania (dalej nazywane: system usługi wydruku).
Realizacja przedmiotu umowy obejmuje w szczególności:
a. dzierżawę urządzeń drukujących;
b. zapewnienie możliwości drukowania na wszystkich urządzeniach oraz kopiowania i skanowania dokumentów na urządzeniach wielofunkcyjnych poprzez instalację i uruchomienie na serwerach Zamawiającego systemu wydruku podążającego oraz kontroli stanu urządzeń drukujących;
c. śledzenie i analizowanie przez Wykonawcę stanów zużycia materiałów eksploatacyjnych (tonery, bębny) urządzeń drukujących oraz na tej podstawie ich płynną dostawę pozwalającą na nieprzerwaną pracę urządzeń.
d. zapewnienie kompleksowej obsługi serwisowej urządzeń objętych umową, w tym dokonywanie niezbędnych do poprawnej pracy urządzeń przeglądów oraz wymiany części przez wykwalifikowany serwis
e. bieżący odbiór i utylizację zużytych części i materiałów eksploatacyjnych;
f. przeszkolenie w miejscu instalacji urządzenia wskazanych pracowników Zamawiającego w zakresie podstawowej obsługi urządzeń;
2. MIEJSCE ŚWIADCZENIA USŁUGI:
Xxxxxx, xx. Xxxxxx 00X,
Xxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxxx 0,
Xxxxxx, xx. Xxxxxxx 0,
Xxxxxx, xx. Xxxxx Xxxxxxxx 0,
Xxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxx 00.
3. Przedmiot umowy wykonywany będzie na warunkach opisanych w SIWZ postępowania DZ 2710-27/20 oraz zgodnie z ofertą Wykonawcy, stanowiącą załącznik do niniejszej umowy.
4. W celu zapewnienia właściwej współpracy Strony wyznaczają do kontaktów następujące osoby:
ze strony Zamawiającego – ……………………………………………tel. …………………….
ze strony Wykonawcy – ……………………………………………tel. …………………….
§ 2.
Termin wykonania przedmiotu Umowy
Termin wykonania całego zamówienia: 48 miesięcy od dnia zawarcia umowy.
Termin na uruchomienie „systemu usługi wydruku” - do 20 dni roboczych od daty zawarcia umowy.
Oznacza to, że w dniu następnym po upływie tego terminu Zamawiający ma pełna możliwość korzystania ze wszystkich opisanych parametrów Usługi Wydruku (tj. drukowania, kopiowania i skanowania dokumentów na dostarczonych urządzeniach przy wykorzystaniu pełnej funkcjonalności systemu).
§ 3.
Obowiązki Wykonawcy
1. W ramach niniejszej umowy Wykonawca zobowiązuje się do:
dostarczenia i instalacji kompletnych i sprawnych technicznie urządzeń, o których mowa w § 1 ust. 1a, do miejsc wskazanych przez Zamawiającego, a następnie uruchomienia systemu usługi wydruku,
przeszkolenia wskazanych przez Zamawiającego pracowników w zakresie obsługi urządzeń oraz systemu,
wsparcia technicznego pracowników Zamawiającego w zakresie eksploatacji systemu usługi wydruku,
serwisu urządzeń,
demontażu i odbioru urządzeń, po zakończeniu realizacji umowy,
systematycznego odbioru od Xxxxxxxxxxxxx zużytych materiałów eksploatacyjnych, części zamiennych oraz opakowań po tonerach wraz z ich utylizacją.
2. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia poufności i bezpieczeństwa danych przetwarzanych na urządzeniach objętych przedmiotem zamówienia.
§ 4.
Obowiązki Zamawiającego
Zamawiający zobowiązuje się :
postępować z urządzeniami, o których mowa w § 1 ust. 1a, w sposób odpowiadający ich przeznaczeniu, zgodnie z instrukcją obsługi i zaleceniami serwisu Wykonawcy,
korzystać wyłącznie z materiałów eksploatacyjnych dostarczanych przez Wykonawcę,
niezwłocznie powiadamiać Wykonawcę o wszelkich uszkodzeniach, awariach lub utracie urządzeń, o których mowa w § 1 ust. 1a,
umożliwić serwis urządzeń.
§ 5.
Szczegółowe warunki realizacji przedmiotu Umowy
1. Wykonawca zobowiązuje się udostępnić Zamawiającemu, w ramach realizacji Umowy i w ramach wynagrodzenia, na okres realizacji Umowy, urządzenia w ilości:
22 urządzenia wielofunkcyjne kolorowe, formatu A3 (Typ I), jednego typu (fabrycznie nowe, oryginalnie zapakowane, wyprodukowane nie wcześniej niż 6 miesięcy przed podpisaniem umowy, nie używane w innych projektach) wraz z ich dostawą, instalacją i pełną konfiguracją z Systemem na stanowiskach pracy użytkowników zgodnie z planem rozmieszczenia urządzeń,
8 urządzeń wielofunkcyjnych, (TYP 2) jednego typu, kolorowych formatu A4 wraz z ich dostawą, instalacją i pełną konfiguracją z Systemem na stanowiskach pracy użytkowników, zgodnie z planem rozmieszczenia urządzeń. Urządzenia muszą być nowe.
Wykonawca przed rozpoczęciem realizacji przedmiotu zamówienia, najpóźniej w ciągu 10 dni roboczych od dnia podpisania umowy, przygotuje i przekaże Zamawiającemu do akceptacji i ewentualnego dalszego uzgodnienia harmonogram:
a. dostarczenia do wskazanych lokalizacji Zamawiającego, dzierżawionych urządzeń oraz ich podłączenia, instalacji i konfiguracji,
b. pełnego wdrożenia systemu.
3. Zamawiający w terminie 2 dni roboczych od dnia otrzymania harmonogramu ma prawo zgłosić zalecenia zmian, jeśli będą one niezbędne do uniknięcia lub ograniczenia zakłóceń jego działalności. Wykonawca uwzględni powyższe zalecenia i w terminie 2 dni roboczych od dnia ich otrzymania przekaże Zamawiającemu poprawiony lub uzupełniony harmonogram.
4. Wykonawca oświadcza, że jest posiadaczem Urządzeń, uprawnionym do udostępnienia ich Zamawiającemu.
5. Wykonawca oświadcza i gwarantuje, iż dostarczone wraz z Urządzeniami oprogramowanie zawiera licencje obejmujące w szczególności prawo do korzystania z oprogramowania zgodnie z jego przeznaczeniem, uwzględniając ust. 9 niniejszego paragrafu.
6. Uruchomienie systemu usługi wydruku, o którym mowa w § 1 ust. 1, zostanie potwierdzone protokołem odbioru, podpisanym przez obie Strony.
7. Po upływie terminu świadczenia usług określonego w § 2, Zamawiający zobowiązuje się do zwrotu Urządzeń na rzecz Wykonawcy w stanie niepogorszonym, a Wykonawca zobowiązuje się do ich odbioru od Zamawiającego w terminie do 10 dni kalendarzowych od dnia zakończenia umowy. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zużycie Urządzeń będące następstwem prawidłowego używania. Z czynności zwrotu i odbioru sporządza się protokół.
8. Koszt transportu oraz instalacji, jak również demontażu i odbioru Urządzeń po upływie terminu świadczenia usług określonego w § 2 ponosi Wykonawca.
9. System do obsługi wydruku, po zakończeniu realizacji umowy pozostaje własnością Zamawiającego.
§ 6.
Kompleksowa obsługa serwisowa
Przez świadczenie kompleksowej obsługi serwisowej, należy rozumieć zapewnienie stałego utrzymania systemów i urządzeń objętych przedmiotem zamówienia w pełnej gotowości do pracy i sprawności techniczno-użytkowej, w tym wykonywanie kopii/wydruków dobrej jakości oraz możliwość skanowania dokumentów (dla urządzeń, które posiadają opcję skanowania i kopiowania). Za kopię/wydruk dobrej jakości Zamawiający uzna wydruk bez widocznych zabrudzeń i zaczernień.
Utrzymanie urządzeń w gotowości i sprawności techniczno-użytkowej oraz dostarczanie niezbędnej ilości materiałów eksploatacyjnych (wszystkich za wyjątkiem papieru), obejmuje w szczególności:
konserwację urządzeń, w tym konserwację wymaganą przez producenta urządzenia lub sygnalizowanych przez urządzenie,
diagnozę niedziałającego urządzenia,
naprawę i wymianę uszkodzonych elementów urządzenia,
bieżącą wymianę materiałów eksploatacyjnych,
bieżące serwisowanie urządzeń w celu utrzymania ich w pełnej sprawności.
Czynności związane z wykonywaniem obsługi serwisowej wykonywane będą przez Wykonawcę u Zamawiającego w dniach roboczych w godzinach 8:00-15:00. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może wyrazić zgodę na realizację ww. czynności poza wskazanymi godzinami.
Przerwa w działaniu systemu usługi wydruku, uniemożliwiająca korzystanie z wszystkich urządzeń w danej lokalizacji, nie może przekroczyć 6 godzin roboczych od chwili zgłoszenia awarii.
W przypadku stwierdzenia awarii urządzenia drukującego, Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznej jego naprawy, w terminie nie dłuższym niż 3 dni robocze, liczonym od momentu zgłoszenia awarii przez Zamawiającego. Przez naprawę Zamawiający rozumie przywrócenie urządzenia do pełnej sprawności. W przypadku naprawy, której termin będzie dłuższy niż 3 dni robocze, Wykonawca jest zobowiązany do zastąpienia uszkodzonego urządzenia innym urządzeniem na cały czas naprawy. Urządzenie zastępcze musi spełniać wymogi stawiane dla urządzenia zastępowanego. Urządzenie zastępcze musi zostać dostarczone i uruchomione niezwłocznie, nie później niż czwartego dnia roboczego po dniu zgłoszenia awarii. W szczególnych przypadkach awarii, Zamawiający może dopuścić pozostawienie urządzenia zastępczego w miejsce urządzenia Zamawiającego, do użytkowania do końca umowy.
Przez moment zgłoszenia awarii Zamawiający rozumie przesłanie informacji o awarii poprzez dedykowaną platformę Wykonawcy lub na adres poczty elektronicznej. W przypadku braku możliwości zamieszczenia zgłoszenia na platformie (brak dostępu do platformy) Zamawiający zastrzega sobie możliwość przesłania informacji o awarii drogą elektroniczną na wskazany adres poczty elektronicznej. Wykonawca zobowiązuje się do ciągłego monitorowania ww. adresu poczty elektronicznej i potwierdzania przyjętego zgłoszenia. W przypadku braku potwierdzenia zgłoszenia w ciągu 1 godziny od wysłania, Zamawiający prześle powtórnie zgłoszenie za pośrednictwem poczty elektronicznej. Godzina ponownego wysłania zgłoszenia będzie traktowana jako godzina potwierdzenia odbioru zgłoszenia.
Dostarczane przez Wykonawcę części zamienne oraz materiały eksploatacyjne do urządzeń objętych przedmiotem zadania oraz ich wymiana będzie odbywać się będzie wg poniższych zasad:
Części i materiały muszą być o jakości zapewniającej najwyższy poziom wydruku,
Części i materiały muszą być kompatybilne z urządzeniami, do których są dedykowane oraz zapewniać pod względem technicznym i jakościowym ich właściwą i pełną eksploatację, bezawaryjność i żywotność,
Części i materiały muszą być odpowiednie dla danego rodzaju urządzenia i w pełni z nim współpracować oraz umożliwiać wykorzystanie wszystkich funkcji technicznych, diagnostycznych i informacyjnych urządzeń, zarówno w czasie pracy stanowiskowej, jak i w sieci informatycznej,
Części i materiały muszą być jednoznacznie rozpoznawane przez urządzenia pobierające informacje z układu elektronicznego (jeżeli posiada),
Części i materiały muszą posiadać naniesione jednoznaczne informacje dotyczące nazwy i typu urządzenia, do którego są przeznaczone,
Części i materiały nie mogą ujemnie wpływać na jakość wydruków, brudzić wydruku (tj. na wydruku nie mogą znajdować się niepożądane kropki, plamki, kreski, smugi, itp.),
Części i materiały nie mogą ujemnie wpływać na jakość pracy podzespołów urządzeń, w których będą użytkowane,
Toner znajdujący się w kasetach nie może się wysypywać.
Używanie dostarczanych przez Wykonawcę części zamiennych i materiałów eksploatacyjnych, nie może wpływać negatywnie na pracę samego urządzenia oraz powodować obniżenia jakości wydruku.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość wymiany tonerów oraz bębnów w urządzeniach objętych przedmiotem zamówienia przez pracowników Zamawiającego, jeżeli wymiana nie wymaga użycia specjalistycznych narzędzi.
W przypadku dostawy materiałów eksploatacyjnych do urządzeń objętych przedmiotem zamówienia czas dostawy musi nastąpić przed wyczerpaniem zainstalowanych w urządzeniu materiałów. Przesłane materiały muszą w sposób czytelny umożliwiać identyfikacje urządzenia do którego zostały nadane, zawierając model, lokalizację oraz nr identyfikacyjnych docelowego urządzenia.
W razie stwierdzenia wad i braków dostarczonych materiałów eksploatacyjnych (tonery, bębny) Zamawiający poinformuje o tym Wykonawcę. Wykonawca zobowiązany będzie dostarczyć do zamawiającego niewadliwy towar w ciągu maksymalnie 2 dni roboczych od momentu otrzymania informacji od Zamawiającego.
Zużyte części oraz materiały eksploatacyjne wymienione przez Wykonawcę w trakcie obsługi serwisowej są własnością Wykonawcy – dotyczy to również pojemników po zużytym tonerze. Wykonawca zobligowany jest do systematycznego odbierania ww. elementów od Zamawiającego.
Serwis świadczony będzie przez podmiot, który posiada status autoryzowanego serwisu gwarancyjnego zaoferowanych urządzeń.
§ 7.
Wynagrodzenie i zasady płatności
Z tytułu należytego wykonania umowy Wykonawca otrzyma wynagrodzenie wg poniższych stawek:
Lp. |
Nazwa pozycji |
Cena jednostkowa |
ilość miesięcy |
Wartość |
||||
ilość (1 miesiąc) |
Netto |
Netto |
Stawka VAT [%] |
Kwota podatku VAT |
Brutto |
|||
A |
B |
C |
D |
E |
F=C*D*E |
G |
H |
I=F+H |
1 |
Miesięczna dzierżawa urządzenia TYP I |
|
|
48 |
|
|
|
|
2 |
Miesięczna dzierżawa urządzenia TYP II |
|
|
48 |
|
|
|
|
3 |
Wydruk mono |
|
|
48 |
|
|
|
|
4 |
Wydruk kolor |
|
|
48 |
|
|
|
|
5 |
RAZEM: |
xxx |
xxx |
xxx |
|
xxx |
xxx |
|
Prognozowana ilość wydruków, o której powyżej służy wyliczeniu ceny ofertowej przez Wykonawcę w celu zachowania porównywalności ofert i winna być traktowana jako maksymalna (z zastrzeżeniem § 9), zaś brak osiągnięcia w okresie realizacji umowy prognozowanej ilości wydruków nie rodzi po stronie Wykonawcy żadnych roszczeń w stosunku do Zamawiającego.
Wynagrodzenie należne Wykonawcy za realizację Umowy będzie płatne w okresach miesięcznych i będzie obliczane na podstawie opłat i stawek określonych powyżej, z uwzględnieniem miesięcznych raportów ilości wydruków. Raporty te zawierające stany liczników odczytane ostatniego dnia miesiąca z poszczególnych urządzeń, Wykonawca będzie przesyłał drogą elektroniczną po zakończeniu każdego miesiąca, w terminie do 3 dni roboczych zaakceptowany przez Zamawiającego raport ilości wydruków będzie stanowić podstawę do rozliczeń pomiędzy Stronami. Do rozliczeń przyjmuje się łączną ilość kopii/wydruków ze wszystkich urządzeń przeliczoną na format A4, przy założeniu że 1 strona kopii/ wydruku formatu A3 = 2 stronom kopii/ wydruku formatu A4. W przypadku wydruków formatów mniejszych niż A4 przyjmuje się stawkę wydruku każdej strony taką samą jakby był to format A4.
Wynagrodzenie Wykonawcy obejmuje wszystkie koszty jakie powstaną w związku z realizacją Umowy.
Zapłata nastąpi w terminie 21 dni od daty wystawienia faktury VAT przez Wykonawcę.
Zamawiający dopuszcza przesyłanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania PEF.
Zapłata wynagrodzenia nastąpi przelewem bankowym na rachunek bankowy Wykonawcy, wskazany w danej fakturze. Za dzień zapłaty uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
Za opóźnienie w zapłacie należności wynikającej z faktury Wykonawca ma prawo żądać zapłaty odsetek, w wysokości odsetek ustawowych.
Zamawiający oświadcza, iż w rozumieniu Rozporządzenia Komisji (UE) Nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r. uznające niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu (Dz. U. UE L 187 z 26.6.214, s. 1 z późn. zm.) Instytut Nafty i Gazu – Państwowy Instytut Badawczy, posiada status dużego przedsiębiorstwa.
§ 8.
Kary umowne, zasady odpowiedzialności
1. Zamawiający uprawniony jest do naliczenia kar umownych w następujących wysokościach i okolicznościach:
a. 500 zł za każdy dzień opóźnienia w uruchomienie „systemu usługi wydruku” w stosunku do terminu określonego w § 2 ust. 2 Umowy,
b. 1000 zł za każdy dzień opóźnienia w przypadku przekroczenia terminu przywrócenia sprawności systemu w stosunku do terminu określonego w § 6 ust. 4 Umowy,
c. 1/20 wartości raty najmu dla danego urządzenia za każdy dzień opóźnienia w przypadku przekroczenia terminu oraz niedostarczenia i nieuruchomienia urządzenia zastępczego w stosunku do terminu określonego w § 6 ust. 5 Umowy.
d. 1/20 wartości raty najmu dla danego urządzenia za każdy dzień braku możliwości korzystania z urządzenia, spowodowanego brakiem materiałów eksploatacyjnych,
e. 10% wartości umowy brutto, w przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego lub Wykonawcę z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy.
2. W przypadku, gdy Wykonawca zaniecha odbioru zużytych materiałów eksploatacyjnych i części zamiennych z serwisowanych urządzeń w celu ich utylizacji, Zamawiający obciąży Wykonawcę kosztami poniesionymi z tego tytułu.
3. W przypadku naliczenia kar umownych Zamawiający zastrzega sobie prawo ich potrącenia z wynagrodzenia należnego Wykonawcy.
4. W przypadku, gdy wartość powstałej szkody przekroczy wysokość zastrzeżonych kar umownych, Zamawiający uprawniony jest do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego, na zasadach ogólnych.
§ 9.
PRAWO OPCJI
W przypadku zwiększonego zapotrzebowania, co w tym momencie jest nie możliwe do przewidzenia - Zamawiający zgodnie z zapisem art. 34 ust. 5 Ustawy przewiduje możliwość zastosowania prawa opcji do niniejszego zamówienia.
Skorzystanie z prawa opcji będzie polegało:
a) na zwiększeniu ilości urządzeń dzierżawionych, maksymalnie o:
3 urządzeń (Typ I),
7 urządzeń (Typ II),
b) na zwiększeniu ogólnego wolumenu wydruków, maksymalnie o 100%,
w stosunku do ilości pierwotnie zapisanych.
Realizacja Zamówienia „opcjonalnego” uzależniona będzie od potrzeb Zamawiającego i w przypadku opisanym w pkt a) powyżej, zostanie poprzedzona przesłaniem do Wykonawcy pisemnej informacji.
W przypadku skorzystania przez Xxxxxxxxxxxxx z prawa opcji Wykonawca zobowiązany będzie do realizacji zamówienia przewidzianego prawem opcji na warunkach określonych dla zamówienia podstawowego.
Prawo opcji jest uprawnieniem Zamawiającego, z którego może, ale nie musi skorzystać w ramach realizacji niniejszego zamówienia. W przypadku nie skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia z tego tytułu.
§ 10
OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH.
Na potrzeby realizacji niniejszej Umowy Strony jako niezależni administratorzy danych udostępniać będą sobie nawzajem dane osobowe swoich reprezentantów lub przedstawicieli wskazanych w Umowie oraz innych osób w związku z realizacją Umowy w zależności od potrzeb wynikających z postanowień niniejszej Umowy.
Każda ze Stron zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez podjęcie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
Strony zobowiązują się do poinformowania osób wymienionych w ust. 1 w terminie najpóźniej miesiąca po pozyskaniu danych osobowych lub przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą o konieczności przekazania ich danych na potrzeby realizacji Umowy, w tym o celu i zakresie przekazania danych, wskazanych w załączniku do umowy: KLAUZULA INFORMACYJNA.
§ 11
Postanowienia końcowe
Zakazuje się zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy z zastrzeżeniem przypadków wymienionych w art. 144 ust. 1 pkt 2-6 Ustawy PZP oraz przypadków określonych w niniejszym paragrafie.
Zamawiający dopuszcza zmianę terminu uruchomienia „systemu usługi wydruku” określonego w § 2 pkt 2 Umowy w przypadku wystąpienia w trakcie obowiązywania umowy przynajmniej jednej z wymienionych okoliczności:
1) wprowadzenia przez właściwy organ państwowy na terenie RP stanu zagrożenia epidemicznego lub przedłużenia jego obowiązywania (w przypadku, gdy na dzień zawarcia umowy taki stan będzie obowiązywał w kraju), stanu epidemii w rozumieniu ustawy o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi, stanu nadzwyczajnego w rozumieniu art. 228 Konstytucji RP lub innego podobnego w skutkach stanu/ograniczeń, mających wpływ na realizację umowy, a będących w szczególności następstwem wystąpienia epidemii zakażeń i choroby zakaźnej wywołanych wirusem SARS-CoV-2 (COVID-19) lub innym wirusem bądź inną chorobą,
2) wystąpienia innego zdarzenia zewnętrznego, mającego wpływ na realizację umowy, którego strony nie mogły przewidzieć i które jest niezależne od działania stron, a którego skutkom nie można było zapobiec, przy zachowaniu należytej staranności (siła wyższa).
W przypadku wystąpienia okoliczności opisanych w zdaniu poprzednim, Zamawiający dopuszcza wydłużenie terminu realizacji umowy o czas trwania ww. stanu/ograniczenia bądź zdarzenia.
W razie powstania sporu na tle wykonania niniejszej umowy strony zobowiązują się do wyczerpania drogi postępowania reklamacyjnego i polubownego załatwienia sporu. Po bezskutecznej próbie polubownego załatwienia sporu Strony poddają spór pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego miejscowo dla siedziby Zamawiającego.
W sprawach, których nie reguluje niniejsza umowa, będą miały zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego i ustawy Prawo zamówień publicznych wraz z aktami wykonawczymi do tych ustaw.
Wykonawca nie może bez pisemnej zgody Zamawiającego przenosić na osoby trzecie praw i obowiązków wynikających z niniejszej umowy.
Niniejszą umowę wraz z załącznikiem sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach: po jednym egzemplarzu dla Wykonawcy i dla Zamawiającego.
Załączniki do umowy:
…
WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY
Załącznik nr … do umowy nr DZ 2712-…/20
KLAUZULA INFORMACYJNA
Administratorem danych jest Instytut Nafty i Gazu – Państwowy Instytut Badawczy z siedzibą w Krakowie, xx. Xxxxxx 00 X, 00-000 Xxxxxx, tel.: x00 00 000 00 00, fax: x00 00 000 00 00,
e-mail:xxxxxx@xxxx.xx.
Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych poprzez e-mail xxxxxxxxxxx@xxxx.xx lub pisemnie na adres siedziby administratora.
Dane osobowe będą przetwarzane w celach:
wykonania umowy lub do podjęcia działań przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO1),
wypełnienia obowiązku prawnego, który ciąży na INiG – PIB, w tym: związanym z archiwizacją, rozliczeniami księgowymi, podatkowymi, obsługą procesu reklamacji, wykrywania nadużyć i zapobiegania im (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO),
prawnie uzasadnionych interesów administratora, w tym ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, kontakt z klientami/kontrahentami (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).
Odbiorcami danych osobowych mogą być jednostki audytujące, podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie administratora (np. podmioty obsługujące systemy informatyczne), inne organy w oparciu o przepisy prawa, jak również inni administratorzy danych osobowych przetwarzający dane we własnym imieniu, np. podmioty prowadzące działalność pocztową lub kurierską.
Dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowej.
Dane osobowe będą przechowywane przez 2 lata od zakończenia realizacji umowy, a także po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z umową, przez czas określony przepisami podatkowymi oraz przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej a następnie, jeśli chodzi o materiały archiwalne, przez czas wynikający z przepisów ustawy z dnia 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. 2019 r. poz. 553 z późn. zm.).
Osobie wskazanej w ust. 1 powyżej przysługuje: prawo dostępu do danych (art. 15 RODO), prawo żądania ich sprostowania (art. 16 RODO), prawo do usunięcia w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub w ramach sprawowania władzy publicznej (art. 17 RODO), prawo ograniczenia przetwarzania, przy czym przepisy odrębne mogą wyłączyć możliwość skorzystania z tego prawa (art. 18 ust. 1 RODO), prawo sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 ust. 1 RODO).
Osobie wskazanej w ust. 1 powyżej przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim jej zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia. W Polsce organem takim jest Urząd Ochrony Danych Osobowych, xx. Xxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx.
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale stanowi warunek zawarcia/realizacji umowy. Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości nawiązania lub kontynuowania współpracy.
Dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
Załączniki nr 8 do SIWZ
*RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE z 4.05.2016 r., L 119/1 z późn. zm.).
1RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE z 4.05.2016 r., L 119/1 z późn. zm.)
29