UMOWA nr ZPP.272.31.2019.U

Załącznik nr 5 do zapytania ofertowego ZPP.271.31.2019.U

/wzór/

UMOWA nr ZPP.272.31.2019.U

zawarta w dniu 2020 r., na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r.

– Prawo zamówień publicznych, zgodnie z § 4 ust. 1 pkt 1 Regulaminu udzielania przez Gminę Złotów zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 tyś. euro (Zarządzenie nr 4.2017 Wójta Gminy Złotów z dnia 10 lutego 2017 r.), pomiędzy:

Gminą Złotów

z siedzibą : ul. Xxxxx 0, 00-000 Xxxxxx NIP 000-00-00-000

zwaną dalej Zamawiającym,

reprezentowaną przez:

Wójta Gminy – Xxxxxx Xxxxx

przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy – Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx - Xxxxxxxxx

x

…………………………………………………………………………..

z siedzibą: ………………………………………………………………….

NIP …………………………….

zwany dalej Wykonawcą,

reprezentowanym przez:

…………………………………………………………..

o treści następującej:

§ 1

Przedmiot Umowy

1. Przedmiotem Umowy jest wykonanie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego archiwizacji dokumentacji obejmującej kompleksowe przygotowanie, uporządkowanie i zewidencjonowanie dokumentacji posiadanej przez Zamawiającego w celu przekazania do właściwego archiwum zakładowego, zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, który stanowi Załącznik nr 1 do Umowy oraz zgodnie z zapytaniem ofertowym ZPP.271.31.2019.U, które stanowi Załącznik nr 2 do Umowy.

§ 2

Zasady wykonania umowy

1. Wykonawca wykona Umowę w terminie do dnia 31.03.2020 r.

2. Potwierdzenie odbioru przedmiotu Umowy, zarówno częściowego jak i końcowego, nastąpi przez podpisanie przez Xxxxxx protokołu odbioru.

3. W razie odmowy odbioru części jak i całości przedmiotu Umowy przez Zamawiającego, Zamawiający wskaże w protokole odbioru przyczynę odmowy.

4. Strony zobowiązują się do wzajemnej współpracy niezbędnej do prawidłowego wykonywania Umowy. Każda ze Stron zobowiązuje się do niezwłocznego zawiadomienia drugiej Strony o wystąpieniu okoliczności mogących spowodować niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy.

5. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania Xxxxx z należytą starannością wynikającą z profesjonalnego charakteru prowadzonej przez niego działalności, zgodnie z zasadami współczesnej wiedzy, normami i przepisami obowiązującego prawa, w tym przepisami wewnętrznymi Zamawiającego.

6. Wykonawca oświadcza, że posiada niezbędną wiedzę, kwalifikacje i doświadczenie, a także zaplecze majątkowe i osobowe konieczne do prawidłowego wykonania Umowy.

7. Wykonawca do realizacji Umowy wyznaczy osoby, które posiadają wykształcenie wyższe humanistyczne o specjalizacji archiwistycznej lub ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia. Wykaz osób stanowi, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, stanowi załącznik nr 3 do Umowy.

8. Wykonawca nie może bez zgody Zamawiającego powierzyć wykonania Umowy osobom trzecim. Zmiana osoby wskazanej w wykazie, o którym mowa w ust. 7 zdanie drugie, może nastąpić wyłącznie po uzyskaniu pisemnej zgody Zamawiającego.

§ 3.

Poufność

1. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w poufności wszelkich danych i informacji uzyskanych w jakikolwiek sposób (zamierzony lub przypadkowy), w związku z wykonywaniem Umowy, bez względu na sposób, formę ich przekazania, a także źródło ich pochodzenia (nazywanych dalej łącznie: "Informacjami Poufnymi").

2. Obowiązku zachowania poufności, o którym mowa w ust. 1, nie stosuje się do danych i informacji:

1) dostępnych publicznie;

2) otrzymanych przez Wykonawcę, zgodnie z przepisami prawa powszechnie obowiązującego, od osoby trzeciej bez obowiązku zachowania poufności;

3) które w momencie ich przekazania przez Zamawiającego były już znane Wykonawcy, bez obowiązku zachowania poufności;

4) w stosunku do których Wykonawca uzyskał pisemną zgodę Zamawiającego na ich ujawnienie.

3. Wykonawca zobowiązuje się do:

1) dołożenia właściwych starań w celu zabezpieczenia Informacji Poufnych przed ich utratą, zniekształceniem oraz dostępem nieupoważnionych osób trzecich;

2) niewykorzystywania Informacji Poufnych w celach innych niż wykonanie Umowy;

3) nie kopiowania, nie powielania, ani w jakikolwiek sposób nie rozpowszechniania Informacji Poufnych lub ich części, za wyjątkiem przypadków, gdy jest to konieczne dla realizacji Umowy.

4. W przypadku utraty lub zniekształcenia Informacji Poufnych lub dostępu nieupoważnionej osoby trzeciej do Informacji Poufnych, Wykonawca zobowiązuje się do poinformowania o zaistniałej sytuacji Zamawiającego. Poinformowanie takie, w formie pisemnej lub w formie wiadomości wysłanej na adres poczty elektronicznej Zamawiającego, powinno opisywać okoliczności zdarzenia, zakres i skutki utraty, zniekształcenia lub ujawnienia Informacji Poufnych oraz podjęte działania ochronne.

5. Ustanowione Umową zasady zachowania poufności Informacji Poufnych obowiązują zarówno podczas wykonania Umowy, jak i po jej wygaśnięciu.

§ 4

Wynagrodzenie i warunki płatności

1. Wynagrodzenie maksymalne za wykonanie Umowy wyniesie nie więcej niż

……………….. zł brutto (słownie zł: ).

2. Z zastrzeżeniem ust. 1, wynagrodzenie należne Wykonawcy będzie naliczane od faktycznej ilości zarchiwizowanej dokumentacji (cena jednostkowa za mb wskazana w ust. 3 pomnożona przez faktyczną liczbę mb zarchiwizowanej dokumentacji danej kategorii). Liczba ta będzie określona poprzez liczbę teczek zarchiwizowanej dokumentacji (nie będą do niej wliczane dokumenty niepodlegające archiwizowaniu przeznaczone do brakowania).

Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o zapłatę kwoty maksymalnej określonej w ust. 1.

3. Kwoty jednostkowe usług archiwizacyjnych:

1) archiwizacja jednego mb dokumentacji kat. A: zł brutto

(słownie zł: ),

2) archiwizacja jednego mb dokumentacji kat. B zł brutto

(słownie zł: ).

4. Wynagrodzenie z tytułu realizacji przedmiotu Umowy płatne będzie jednorazowo, po wykonaniu Umowy, w terminie 14 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT. Zapłata następuje z chwilą obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

5. Podstawę do wystawienia faktury VAT stanowi podpisany przez Strony końcowy protokół odbioru.

§ 5

Osoby odpowiedzialne za realizację umowy

1. Osobami odpowiedzialnymi za prawidłową realizację Umowy, są:

1) po stronie Zamawiającego: Xxxxxx Xxxx, adres e-mail: xxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx, tel. 00 000 00 00;

2) po stronie Wykonawcy:

a) ……………….……. adres mail: ................................................. tel. …………………….

2. Zmiana osób upoważnionych, wskazanych w ust. 1, nie wymaga zmiany Umowy, wymaga jednak poinformowania drugiej Strony na piśmie lub drogą elektroniczną.

§ 6

Rozwiązanie Umowy

1. Zamawiający ma prawo odstąpienia od Umowy w razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W takim przypadku Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy.

2. Niezależnie od uprawnień wynikających z Kodeksu cywilnego, Zamawiający może odstąpić od Umowy, w całości lub w części, w terminie 30 dni od zaistnienia podstawy odstąpienia, jeżeli:

1) Wykonawca nie rozpoczął wykonania Umowy, a zwłoka wynosi ponad 10 dni;

2) Wykonawca nie zrealizował Umowy w terminie, a zwłoka wynosi ponad 10 dni.

3. Odstąpienie od Umowy musi być złożone na piśmie z podaniem uzasadnienia.

4. Zamawiający ma prawo wypowiedzenia Xxxxx ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli Wykonawca:

1) pomimo jednokrotnego pisemnego zastrzeżenia osoby nadzorującej wykonanie Umowy ze strony Zamawiającego wykonuje Umowę w sposób nienależyty, narusza postanowienia Umowy lub przepisy prawa,

2) utracił status prawny przedsiębiorcy lub zaprzestał faktycznie prowadzenia działalności gospodarczej,

3) złożył w toku postępowania poprzedzającego zawarcie Umowy lub w trakcie jej realizacji dokumenty lub oświadczenia, które zawierały informacje nieprawdziwe.

§ 7

Odpowiedzialność odszkodowawcza i kary umowne

1. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za szkody wynikłe z nienależytego wykonania lub niewykonania Umowy.

2. W przypadku niewykonywania albo nienależytego wykonywania Umowy Zamawiający, bez konieczności uzyskania orzeczenia sądu, może zlecić na koszt i odpowiedzialność Wykonawcy wykonanie w całości lub części obowiązków Wykonawcy przez podmioty trzecie bez utraty uprawnień wynikających z Umowy. Przed zleceniem wykonania zastępczego Zamawiający wyznacza termin do usunięcia naruszenia przez Wykonawcę.

3. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną za:

1) nieterminowe wykonanie Umowy w wysokości 0,5 % wartości wynagrodzenia umownego brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1, za każdy rozpoczęty dzień zwłoki w stosunku do terminu określonego w § 2 ust. 1;

2) niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy, w wysokości 25% wartości wynagrodzenia umownego brutto, o którym mowa w § 4 ust. 1, przy czym w przypadku niewykonania wynagrodzenie nie należy się;

3) naruszenia obowiązku zachowania poufności lub ochrony danych osobowych, w wysokości 10% wartości wynagrodzenia umownego brutto, o którym mowa w § 4 ust. 1, za każde naruszenie;

4) odstąpienia od Umowy lub wypowiedzenia jej z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, w wysokości 25% wartości wynagrodzenia umownego brutto, o którym mowa w § 4 ust. 1.

4. Zamawiający zapłaci Wykonawcy karę umowną za:

1) odstąpienia od Umowy lub wypowiedzenia jej z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, w wysokości 25% wartości wynagrodzenia umownego brutto, o którym mowa w § 4 ust. 1.

5. Zamawiający nie nalicza kar umownych, jeśli Wykonawca wykaże, że opóźnienie lub zdarzenie uzasadniające karę wynika z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego lub siły wyższej.

6. Siła wyższa to zdarzenie, którego strony nie mogły przewidzieć, któremu nie mogły zapobiec ani któremu nie mogą przeciwdziałać, a które uniemożliwia Wykonawcy wykonanie w części lub w całości jego zobowiązań umownych, a w szczególności:

1) wojna, działania wojenne, terroryzm, rewolucja, przewrót wojskowy lub cywilny, rozruchy, akty wandalizmu,

2) klęski żywiołowe, jak huragany, powodzie, trzęsienie ziemi,

3) bunty, niepokoje, strajki, okupacje budowy przez osoby inne niż pracownicy Wykonawcy.

7. Kary umowne płatne będą w terminie 14 dni od dnia otrzymania wezwania do zapłaty, z zastrzeżeniem ust. 8.

8. Zapłata kar umownych może nastąpić poprzez dokonanie potrącenia z wynagrodzenia, na co Wykonawca wyraża zgodę.

9. W przypadku wystąpienia przesłanek do naliczenia kilku kar umownych podlegają one kumulacji.

10. Zastrzeżone kary umowne nie wyłączają możliwości dochodzenia na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego kary umowne.

§ 8

Postanowienia końcowe

1. Zmiany Umowy wymagają dla swej ważności formy pisemnego aneksu pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem § 2 ust. 8 i § 5 ust. 1.

2. Jeżeli którekolwiek z postanowień Umowy jest lub stanie się nieważne, nie narusza to ważności pozostałych postanowień. W miejsce postanowień nieważnych Strony niezwłocznie uzgodnią takie postanowienia, które będą odpowiadać znaczeniu i celowi postanowień nieważnych.

3. Korespondencja pomiędzy Stronami wymaga zachowania formy pisemnej. Strony zobowiązane są do wzajemnego informowania się o każdej zmianie adresu do korespondencji oraz innych istotnych dla należytego wykonania Umowy danych. W razie zaniechania obowiązku poinformowania o zmianie adresu, korespondencję wysłaną na adres dotychczasowy uznaje się za doręczoną prawidłowo.

4. W zakresie nieuregulowanym Umową zastosowanie mają przepisy prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego.

5. Spory wynikłe w związku z wykonywaniem Umowy Strony zobowiązują się w pierwszej kolejności rozstrzygać polubownie. Po bezskutecznej próbie polubownego załatwienia sporu Strony poddadzą spór pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego miejscowo dla siedziby Zamawiającego.

6. Umowa została sporządzona w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, trzy dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy.

WYKONAWCA ZAMAWIAJACY