Wzór umowy nr ……… /2022

Załącznik nr 3 do Ogłoszenia o zamówieniu

Wzór umowy nr ……… /2022

zawarta w dniu r. w Warszawie pomiędzy/ zawarta w Warszawie, w dniu złożenia podpisu

przez ostatnią ze Stron pomiędzy:

Ośrodkiem Przetwarzania Informacji – Państwowym Instytutem Badawczym, z siedzibą w Warszawie (00-608), przy xx. Xxxxxxxxxxxxxx 000x, wpisanym do rejestru przedsiębiorców, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XVI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem: 0000127372, NIP: 000-000-00-00, REGON: 006746090,

reprezentowanym przez xx. xxx. Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx – Dyrektora, zwanym dalej „Zamawiającym”,

a

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

reprezentowanym przez zwanym dalej „Wykonawcą”.

Zamawiający i Wykonawca łącznie zwani są w dalszej części umowy „Stronami”.

Niniejsza umowa zawarta jest w wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości poniżej kwoty 130 000 zł netto nr …………… oraz zgodnie z ofertą Wykonawcy z dnia r.

Zamówienia publicznego i wyboru Wykonawcy dokonał Zamawiający na podstawie „Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej kwoty 130 000 zł netto”, wprowadzonego Zarządzeniem Nr 48/2020 Dyrektora Ośrodka Przetwarzania Informacji - Państwowego Instytutu Badawczego z dnia 31 grudnia 2020 r.

§ 1

Przedmiot umowy

1. Przedmiotem umowy jest kompleksowa obsługa podróży krajowych i zagranicznych na potrzeby Ośrodka Przetwarzania Informacji – Państwowego Instytutu Badawczego, tj. świadczenie usług rezerwacji i zakupu biletów lotniczych na trasy krajowe i zagraniczne, ubezpieczenia oraz rezerwacji i zakupu usług hotelarskich.

2. Wykonawca zobowiązuje się wykonać Przedmiot umowy zgodnie z postanowieniami umowy, opisem przedmiotu zamówienia (OPZ) oraz ofertą Wykonawcy z dnia r., które stanowią odpowiednio

załączniki nr 1 i 2 do umowy.

§ 2

Termin trwania i realizacji umowy

Umowa obowiązuje od momentu podpisania przez ostatnią ze Stron do dnia 31.12.2022 lub do wyczerpania środków przeznaczonych na jej realizację, o których mowa w § 5 ust. 1, w zależności które ze zdarzeń nastąpi wcześniej. O wyczerpaniu środków przeznaczonych na realizację umowy Zamawiający poinformuje Wykonawcę w formie pisemnej lub mailowej.

§ 3

Prawa i obowiązki Wykonawcy

1. Wykonawca zobowiązuje się do działań na rzecz Zamawiającego, które będą świadczone z należytą starannością, zgodnie z najlepszą wiedzą, możliwościami i standardami przyjętymi w tym zakresie.

2. Wykonawca zobowiązuje się do realizowania zamówienia z uwzględnieniem zasady oszczędnego gospodarowania środkami Zamawiającego, jednak z zachowaniem wymaganego standardu usług. Przy realizacji Przedmiotu umowy Wykonawca zobowiązany jest stosować Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce strefy budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167) oraz Wytyczne dla danego Programu Operacyjnego, w ramach którego realizowany jest zakup usług.

3. Wykonawca zapewnia przedstawienie najkorzystniejszej oferty cenowej z wykorzystaniem wszystkich dostępnych ulg i ofert promocyjnych, uwzględniając stawki specjalne wynikające z wszelkich zawartych przez Wykonawcę umów/ porozumień.

4. Szczegóły dotyczące Przedmiotu umowy określa Opis Przedmiotu Zamówienia stanowiący Załącznik nr 1

do Umowy.

5. Wykonawca oświadcza, że posiada ważną polisę ubezpieczeniową na kwotę nie niższą niż 175 000,00 (a w przypadku jej braku - inny dokument) – od odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności ważną na dzień zawarcia umowy oraz zobowiązuje się do utrzymywania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej we wskazanej powyżej kwocie przez cały czas trwania umowy. Wykonawca będzie przedkładał Zamawiającemu kopię polisy (polis) najpóźniej z dniem upływu ważności polisy dotychczasowej tak, aby przez cały okres obowiązywania umowy Wykonawca objęty był ubezpieczeniem OC oraz dowody uiszczenia składek. Kopia polisy wraz z kopią potwierdzenia uiszczenia składek stanowi Załącznik nr 3 do niniejszej umowy.

§ 4

Obowiązki Zamawiającego

1. Zamawiający w ramach niniejszej umowy zobowiązuje się do:

a) terminowej zapłaty należności wynikających z faktur sprawdzonych i zatwierdzonych przez

Zamawiającego na zasadach określonych w § 5 niniejszej umowy;

b) udzielania odpowiedzi na zapytania Wykonawcy, występujące w trakcie realizacji umowy, bez zbędnej zwłoki;

c) współpracowania z Wykonawcą celem prawidłowego wykonywania przedmiotu umowy, a w

szczególności do:

− składania rezerwacji na realizację usługi zakupu biletów, ubezpieczeń i usług hotelarskich poprzez określenie w zapytaniu danych oraz parametrów zamówienia takich jak: liczba i dane osobowe członka delegacji, miejsce przeznaczenia, minimalny standard i położenie obiektu hotelarskiego, termin rezerwacji hotelowej, termin wylotu i powrotu, ewentualne wymagania specjalne;

− w przypadku braku możliwości przesłania do Zamawiającego dokumentów niezbędnych do realizacji podróży w formie elektronicznej, Wykonawca dostarczy bilety lotnicze zgodnie z OPZ (pkt 1.13 oraz rezerwację hotelową zgodnie z 3.11). Zamawiający każdorazowo określi formę i termin polis ubezpieczeniowych;

− niezwłocznego poinformowania Wykonawcy o wszelkich zmianach dotyczących przedmiotu zamówienia;

− żądania od Wykonawcy doradztwa i pomocy w zakresie wszelkich zmian w czasie trwania podróży oraz reprezentowanie Zamawiającego we wszelkich sprawach reklamacyjnych;

− żądania od Wykonawcy raportów okresowych o stanie realizacji zamówienia zgodnie z zasadami określonymi w Opisie Przedmiotu Zamówienia pkt. 4.17.

§ 5

Wynagrodzenie Wykonawcy i warunki płatności

1. Zamawiający na realizację przedmiotu umowy przeznacza kwotę 100 000,00 złotych brutto (słownie: sto

tysięcy złotych brutto).

2. Wynagrodzenie Wykonawcy zależy od liczby i wartości faktycznie sprzedanych biletów, polis oraz usług

hotelarskich. Wykonawca z tytułu świadczenia usług będzie pobierał następujące opłaty transakcyjne:

a) za wystawienie jednego biletu lotniczego oraz za wystawienie polisy ubezpieczeniowej na czas

trwania podróży:

i. dla biletów krajowych - .......... zł brutto (słownie );

ii. dla biletów zagranicznych - .......... zł brutto (słownie );

b) za dokonanie jednej rezerwacji usługi hotelarskiej w kraju, bez względu na liczbę osób nią objętych i na długość rezerwacji - ......... zł brutto (słownie );

c) za dokonanie jednej rezerwacji usługi hotelarskiej za granicą, bez względu na liczbę osób nią objętych i na długość rezerwacji - ......... zł brutto (słownie );

d) za wystawienie polisy ubezpieczeniowej dla osób udających się w podróż innym środkiem transportu niż samolot lub z tytułu wystawienia polisy na inny zakres ubezpieczenia związany z podróżą służbową - ......... zł brutto (słownie ).

3. Opłata transakcyjna za wystawienie jednego biletu uwzględnia całkowity koszt związany z wystawieniem biletu, w szczególności koszt rezerwacji i zakupu (nie wlicza się kosztu biletu wynikającego z taryfy przewoźnika), oferowania wariantów połączenia, prowizję, dostawy, przypominanie Zamawiającemu o zbliżających się terminach wykupu biletów, pomocy wyboru wariantów połączenia, zorganizowania i zabezpieczenia kompleksowej realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi i krajów docelowych, koszty powtórzenia rezerwacji, podatek VAT, zmiany rezerwacji, zwrotu biletu, wymiany biletu, składanie ewentualnych odwołań i reklamacji, odprawy, koszt wystawienia polisy ubezpieczeniowej oraz wystawianie i dostarczanie dokumentów rozliczeniowych na adres Zamawiającego.

4. Opłata transakcyjna za wystawienie rezerwacji lub innego dokumentu potwierdzającego dokonanie rezerwacji usługi hotelarskiej (dla jednej lub wielu osób, bez względu na liczbę noclegów), uwzględnia całkowity koszt związany z wystawieniem rezerwacji lub innego dokumentu potwierdzającego dokonanie

rezerwacji usługi hotelarskiej (nie wlicza się kosztu noclegu, śniadania i usług dodatkowych związanych z noclegiem), w szczególności koszt oferowania wariantów noclegowych, prowizję, składanie ewentualnych odwołań i reklamacji, podatek VAT, pomoc wyboru wariantów noclegu, zorganizowanie i zabezpieczenie kompleksowej realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi i krajów docelowych, zmiany rezerwacji (przed upływem terminu określonego w warunkach rezerwacji – bezpłatne odwołanie rezerwacji nie później niż jedną dobę przed przyjazdem gościa lub inne zaakceptowane przez Zamawiającego), wystawianie i dostarczanie dokumentów rozliczeniowych na adres Zamawiającego.

5. Poza wynagrodzeniem określonym w ust. 2 Zamawiający zobowiązany jest pokryć należności wynikające z ceny biletu lotniczego, według cen (taryf) przewoźników oraz należności wynikające z realizacji usługi hotelarskiej, tj. koszt usługi hotelarskiej (w tym zaakceptowane przez Zamawiającego opłaty za: śniadanie, parking, podatek miejski, itp.) oraz koszt polisy ubezpieczeniowej.

6. Każdorazowo wysokość wynagrodzenia za bilety lotnicze oraz usługi hotelarskie będzie wyliczona na podstawie faktycznie zakupionych biletów i dokonanych rezerwacji z uwzględnieniem opłat i podatków lotniskowych.

7. Wykonawca wystawi i dostarczy fakturę w przypadku:

a) zakupu biletów i polisy ubezpieczeniowej w terminie: do 7 dni od daty wystawienia biletu/polisy ubezpieczeniowej. Podstawą wystawienia faktury będzie zlecenie zakupu biletu lotniczego lub polisy ubezpieczeniowej;

b) zakupu usługi hotelarskiej: niezwłocznie po zrealizowaniu usługi hotelarskiej, jednak nie później niż 3 dni, licząc od ostatniego dnia pobytu; Podstawą wystawienia faktury będzie zlecenie wystawienia rezerwacji hotelarskiej lub innego dokumentu potwierdzającego dokonanie rezerwacji usługi hotelarskiej;

c) zakupu usługi hotelarskiej: w przypadku anulowania rezerwacji usługi hotelarskiej przez Zamawiającego (dotyczy miejsc w obiektach hotelarskich zakupionych bez możliwości zwrotu), w terminie 7 dni od przesłania przez Zamawiającego informacji o anulowaniu rezerwacji. Podstawą wystawienia faktury będzie zlecenie wystawienia rezerwacji usługi hotelarskiej lub innego dokumentu potwierdzającego dokonanie rezerwacji usługi hotelarskiej.

8. Cena biletu wynikająca z taryfy przewoźnika uwzględnia wszelkie opłaty wymagane prawem krajowym i międzynarodowym, w szczególności: opłaty lotniskowe, paliwowe, rezerwacyjne, podatkowe, oraz za bagaż podręczny.

9. Wykonawca wystawi fakturę za zakup biletów, która poza wymogami ustawowymi, powinna zawierać następujące informacje: imię i nazwisko pasażera, nr biletu, datę i trasę podróży, nazwę przewoźnika, opłatę za wystawienie biletu (transakcyjną), wysokość opłaty lotniskowej, nazwisko osoby upoważnionej dokonującej zlecenia zakupu biletu.

10. Wykonawca wystawi fakturę za zakup polis ubezpieczeniowych, która poza wymogami ustawowymi, powinna zawierać następujące informacje: imię i nazwisko ubezpieczonego, numer polisy, nazwisko osoby upoważnionej dokonującej zlecenia zakupu polisy ubezpieczeniowej.

11. Wykonawca wystawi fakturę za zakup usługi hotelarskiej, która poza wymogami ustawowymi powinna zawierać następujące informacje: imię i nazwisko gościa, daty pobytu, nazwę obiektu hotelarskiego, opłatę transakcyjną zgodną z ofertą Wykonawcy, koszty rezerwacji lub usługi hotelarskiej (w wysokości przewidzianej w potwierdzeniu rezerwacji), nazwisko osoby upoważnionej dokonującej zlecenia zakupu usługi hotelarskiej.

12. W przypadku zmian, o których mowa w pkt 1.17 oraz 3.12 załącznika nr 1 do Umowy, Wykonawca wystawi fakturę korygującą i dostarczy ją Zamawiającemu w terminie do 7 dni roboczych od daty zgłoszenia/wprowadzenia zmian zamówienia.

13. Wykonawca wystawi fakturę VAT na Ośrodek Przetwarzania Informacji – Państwowy Instytut Badawczy, 00-608 Warszawa, al. Niepodległości 188 b, NIP: 5250009140. Zamawiający dopuszcza możliwość składania faktur w formie elektronicznej (eFaktura). Faktury elektroniczne należy przesłać na adres: xxxxxxx@xxx.xxx.xx. Zapłata należności nastąpi w terminie do 14 dni od dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT Zamawiającemu. Płatność zostanie dokonana przelewem bankowym na konto Wykonawcy określone w fakturze. Zapłata następuje w dniu obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

14. Faktura wystawiona niezgodnie z ust. 9, 10, 11 spowoduje naliczenie ponownego 14-dniowego terminu

płatności liczonego od dnia otrzymania prawidłowo wystawionego dokumentu.

15. Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w złotych polskich, z zastrzeżeniem postanowień ust. 16 poniżej.

16. Zamawiający może domagać się dodatkowych, niestandardowych informacji, które Wykonawca ma obowiązek zamieścić na fakturze, m. in. dotyczących waluty w jakiej ma nastąpić wystawienie, a następnie płatność faktury lub dotyczących zakupu dodatkowych usług. W przypadku zalecenia wystawienia faktury w innej walucie, Wykonawca zastosuje kurs średni NBP z dnia poprzedzającego wystawienie dokumentu.

17. W przypadku niewykorzystania w pełnej wysokości kwoty określonej w ust. 1 i w terminie określonym w

§ 2 Umowy, Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o kontynuację niniejszej umowy.

§ 6

Sposób dokonywania zleceń

1. Rezerwacje i jej zmiany mogą być dokonywane telefonicznie, za pośrednictwem maila lub elektronicznie

przez upoważnionych pracowników Zamawiającego wskazanych w umowie.

2. Zamawiający w każdej chwili może zmienić lub odwołać rezerwację na bilety lotnicze i usługi hotelarskie (z wykluczeniem rezerwacji miejsc w obiektach hotelarskich, które zostały zarezerwowane bez opcji bezpłatnego odwołania rezerwacji), a Wykonawca z tego tytułu nie będzie wnosił żadnych roszczeń.

3. Wszelkie zmiany odnośnie zakupionych biletów/polis oraz usług hotelarskich będą składane przez Zamawiającego drogą elektroniczną lub telefonicznie przez upoważnionych pracowników Zamawiającego.

§ 7

Osoby upoważnione do kontaktów

1. Osobami upoważnionymi do składania zleceń rezerwacji oraz zakupu biletów i usług hotelarskich, a także zleceń przedstawienia kalkulacji cenowej i zakupu polis ubezpieczeniowych ze strony Zamawiającego oraz odbioru zamówień i faktur są:

a)        tel.       e-mail:       

b)        tel.       e-mail:       

c)        tel.       e-mail:       

2. Osobami upoważnionymi ze strony Wykonawcy, do bieżących kontaktów z Zamawiającym w zakresie realizacji niniejszej umowy są:

a)        tel.       e-mail:       

b)        tel.       e-mail:       

c)        tel.       e-mail:       

3. Osobą upoważnioną ze strony Wykonawcy, do całościowego nadzoru nad realizacją umowy jest:

           tel.        e-mail:       

4. Osobą upoważnioną ze strony Zamawiającego, do całościowego nadzoru nad realizacją umowy jest:

           tel.        e-mail:       

5. Awaryjny numer telefonu   oraz adres e-mail:          aktywne będą poza godzinami pracy biura oraz całodobowo we wszystkie dni wolne od pracy, w systemie 24/7.

6. Zamawiającemu i Wykonawcy przysługuje prawo do zmiany osób upoważnionych do kontaktu bez konieczności dokonywania zmian w niniejszej umowie.

7. W ww. przypadku strona niezwłocznie zawiadamia o tym fakcie pisemnie drugą stronę umowy wraz z podaniem danych kontaktowych nowo wyznaczonej osoby.

8. Osoby wymienione w ust. 1 nie są uprawnione do zaciągania zobowiązań w imieniu Xxxxx, ani do podejmowania innych wiążących rozstrzygnięć.

§ 8

Bezpieczeństwo informacji

1. Z zastrzeżeniem postanowienia ust. 2, Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w poufności wszelkich dotyczących Zamawiającego danych i informacji uzyskanych w jakikolwiek sposób (zamierzony lub przypadkowy) w związku z wykonywaniem Umowy, bez względu na sposób i formę ich przekazania, nazywanych dalej łącznie „Informacjami Poufnymi”.

2. Obowiązku zachowania poufności, o którym mowa w ust. 1, nie stosuje się do danych i informacji:

a) dostępnych publicznie;

b) otrzymanych przez Wykonawcę, zgodnie z przepisami prawa powszechnie obowiązującego, od osoby trzeciej bez obowiązku zachowania poufności;

c) które w momencie ich przekazania przez Zamawiającego były już znane Wykonawcy bez obowiązku zachowania poufności;

d) w stosunku do których Wykonawca uzyskał pisemną zgodę Zamawiającego na ich ujawnienie. W przypadku, gdy ujawnienie Informacji Poufnych przez Wykonawcę jest wymagane na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, Wykonawca poinformuje Zamawiającego o przyczynach i zakresie ujawnionych Informacji Poufnych. Poinformowanie takie powinno nastąpić w formie pisemnej lub w formie wiadomości wysłanej na adres poczty elektronicznej Zamawiającego, chyba że takie poinformowanie Zamawiającego byłoby sprzeczne z przepisami prawa powszechnie obowiązującego.

3. Wykonawca zobowiązuje się do:

a) dołożenia właściwych starań w celu zabezpieczenia Informacji Poufnych przed ich utratą, zniekształceniem oraz dostępem nieupoważnionych osób trzecich;

b) niewykorzystywania Informacji Poufnych w celach innych niż wykonanie Umowy.

4. Wykonawca zobowiązuje się do poinformowania każdej z osób, przy pomocy których wykonuje Umowę i które będą miały dostęp do Informacji Poufnych, o wynikających z Umowy obowiązkach w zakresie zachowania poufności, a także do skutecznego zobowiązania i egzekwowania od tych osób obowiązków w zakresie zachowania poufności. Za ewentualne naruszenia tych obowiązków przez osoby trzecie Wykonawca ponosi odpowiedzialność jak za własne działania.

5. W przypadku utraty lub zniekształcenia Informacji Poufnych lub dostępu nieupoważnionej osoby trzeciej do Informacji Poufnych, Wykonawca bezzwłocznie podejmie odpowiednie do sytuacji działania ochronne oraz zobowiązuje się do poinformowania o sytuacji Zamawiającego. Poinformowanie takie, w formie pisemnej lub w formie wiadomości wysłanej na adres poczty elektronicznej Zamawiającego, powinno

opisywać okoliczności zdarzenia, zakres i skutki utraty, zniekształcenia lub ujawnienia Informacji Poufnych oraz podjęte działania ochronne.

6. Po wykonaniu umowy oraz w przypadku rozwiązania Umowy przez którąkolwiek ze Stron, Wykonawca bezzwłocznie zwróci Zamawiającemu lub komisyjnie zniszczy wszelkie Informacje Poufne.

7. Ustanowione Umową zasady zachowania poufności Informacji Poufnych, jak również przewidziane w Umowie kary umowne z tytułu naruszenia zasad zachowania poufności Informacji Poufnych, obowiązują zarówno podczas wykonania Umowy, jak i po jej wygaśnięciu.

8. Dane osobowe niezbędne do realizacji przedmiotu umowy będą każdorazowo przekazywane osobnym e- mailem w zaszyfrowanym pliku do wskazanych w § 7 osób. Sposób przekazywania haseł do odszyfrowania plików zostanie ustalony między Zamawiającym a Wykonawcą po podpisaniu Umowy.

§ 9

Przetwarzanie danych osobowych

1. Zamawiający oświadcza, iż jest administratorem w rozumieniu art. 4 pkt 7) Rozporządzenia UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r., zwanego dalej RODO, w odniesieniu do danych osobowych osób fizycznych reprezentujących Wykonawcę oraz osób fizycznych wskazanych przez Wykonawcę jako osoby do kontaktu/ osoby odpowiedzialne za wykonanie niniejszej Umowy, a także danych osobowych osób, których dotyczy przedmiot umowy. Kontakt do administratora możliwy jest pod adresem e-mail: xxx@xxx.xxx.xx.

2. Zamawiający oświadcza, że wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym w sprawach dotyczących danych osobowych lub realizacji praw osób, których dane dotyczą istnieje możliwość kontaktu za pośrednictwem adresu e-mail: xxx@xxx.xxx.xx.

3. Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, będą przetwarzane przez Zamawiającego na podstawie art. 6 ust. 1. lit. b) lub f)1 RODO w celu i zakresie niezbędnym do zawarcia Umowy, wykonania zadań lub praw związanych z jej realizacją lub ewentualnego dochodzenia, ustalenia, obrony roszczeń, a także w oparciu o przesłankę wskazaną w art. 6 ust. 1 lit. c) RODO dla wypełnienia prawnego obowiązku określonego w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, na podstawie którego Zamawiający ma obowiązek zarchiwizowania dokumentów. Dane będą przetwarzane w kategorii danych identyfikacyjnych i kontaktowych.

4. Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, nie będą przekazywane podmiotom trzecim, o ile nie będzie się to wiązało z koniecznością wynikającą z realizacji niniejszej Umowy lub obowiązujących przepisów prawa.

5. Dane osobowe, będą przetwarzane przez okres obowiązywania Umowy oraz przez okres 3 lat od jej wykonania, chyba że osoba, której dane dotyczą wniesie sprzeciw wobec przetwarzania jej danych z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją, a Zamawiający nie wykaże istnienia ważnych prawnie uzasadnionych podstaw przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności tej osoby, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. W przypadku wniesienia roszczeń z tytułu realizacji Umowy dane osobowe będą przetwarzane do momentu wyczerpania przysługujących Stronom z tego tytułu środków ochrony prawnej. Dane w celach archiwalnych będą przetwarzane wieczyście najpierw w archiwum zakładowym, a następnie zgodnie z instrukcją kancelaryjną zostaną przekazane do archiwum państwowego.

1 zapis zostanie właściwie dostosowany przed zawarciem umowy

6. Osobom, o których mowa w ust. 1, przysługuje prawo do żądania od administratora danych dostępu do ich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania. Osoba, która złożyła wniosek lub żądanie dotyczące przetwarzania jej danych osobowych, w ramach korzystania z przysługujących jej praw, może zostać poproszona przez Administratora o odpowiedź na kilka pytań związanych z jej danymi osobowymi, które umożliwią weryfikację jej tożsamości.

7. Osobom, o których mowa w ust. 1, w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych przysługuje prawo

do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8. Podanie danych osobowych, o których mowa w ust. 1, jest wymagane do zawarcia niniejszej Umowy. Odmowa podania danych osobowych skutkuje niemożnością zawarcia i realizacji Umowy. Wniesienie żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania może skutkować (według wyboru Zamawiającego) rozwiązaniem niniejszej Umowy z winy Wykonawcy. Wniesienie przez wyżej opisaną osobę fizyczną żądania jak w zdaniu drugim skutkuje obowiązkiem Wykonawcy niezwłocznego wskazania innej osoby w jej miejsce.

9. Wykonawca zobowiązuje się poinformować osoby fizyczne niepodpisujące niniejszej Umowy, o których

mowa w ust. 1, o treści niniejszego paragrafu.

10. Wykonawca jest odrębnym administratorem w rozumieniu art. 4 pkt 7) RODO w odniesieniu do danych osobowych udostępnianych przez Zamawiającego w związku z realizacją świadczeń Wykonawcy w ramach przedmiotu umowy, w związku z powyższym Wykonawca powinien przetwarzać dane osobowe zgodnie z celami dla których dane zostały mu udostępnione, w szczególności w celach wynikających z realizacji umowy oraz stosować środki techniczne i organizacyjne niezbędne do ochrony danych osobowych i zapewniające ich bezpieczne przetwarzanie. Wykonawca zobowiązany jest do przetwarzania udostępnionych danych osobowych zgodnie z przepisami dotyczącymi przetwarzania danych osobowych, w szczególności określonymi w RODO.

11.Wykonawca przyjmuje do wiadomości i zgadza się, że osoby których dane osobowe dotyczą, udostępnione w ramach umowy są uprawnione do wnoszenia roszczeń bezpośrednio do Wykonawcy, w przypadku wystąpienia u nich szkód spowodowanych przez Wykonawcę w związku z nieprawidłowym przetwarzaniem ich danych osobowych.

§ 10

Kary umowne i odpowiedzialność Wykonawcy

1. Wykonawca ponosi wobec Zamawiającego odpowiedzialność kontraktową na zasadzie ryzyka z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy.

2. W przypadku niedostarczenia przez Wykonawcę w terminie biletu, polisy ubezpieczeniowej, rezerwacji lub innego dokumentu potwierdzającego dokonanie rezerwacji usługi hotelarskiej lub w przypadku dostarczenia ich w miejsce inne niż wskazane w zleceniu, Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 10% wartości brutto niedostarczonych biletów/ polis/ rezerwacji lub innych dokumentów potwierdzających dokonanie rezerwacji usługi hotelarskiej lub niezbędnych do jej dokonania.

3. W przypadku niedostarczenia biletu Zamawiającemu, co będzie skutkowało:

a) zakupem biletu u innego agenta/ Wykonawcy, Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości dwukrotnej wartości brutto biletu, którą Zamawiający zapłaci innemu agentowi/ Wykonawcy lub

b) uniemożliwieniem wyjazdu, z powodu umieszczenia na bilecie/ rezerwacji lub innym dokumencie potwierdzającym dokonanie rezerwacji lub niezbędnym do jej dokonania z winy Wykonawcy nieprawidłowych danych, w szczególności: danych osobowych pasażera, niewłaściwej klasy, terminu i trasy – Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 5 000,00 zł.

4. W przypadku utraty, zniekształcenia lub ujawnienia nieupoważnionym osobom trzecim jakichkolwiek Informacji Poufnych, a także w przypadku ich wykorzystania w celach innych niż wykonanie umowy, Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 3% wartości brutto kwoty określonej w § 5 ust. 1, za każdy przypadek.

5. W przypadku nienależytego wykonania przez Wykonawcę postanowień umowy lub w przypadku naruszenia przez Wykonawcę postanowień umowy, innych niż określone w ust. 2-4 oraz 6 Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 1% wartości brutto kwoty określonej w § 5 ust. 1, za każdy przypadek.

6. W przypadku rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia, w oparciu o przesłanki określone w par. 11 ust. 1 , Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 3 000,00 zł.

7. Kary umowne będą płatne w terminie wskazanym w wezwaniu do zapłaty. Dopuszcza się potrącenie kar

umownych z wynagrodzenia Wykonawcy.

8. Niezależnie od kar umownych określonych w umowie, Stronom przysługuje prawo dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych zgodnie z Kodeksem cywilnym, jeżeli poniesiona szkoda przekroczy wysokość zastrzeżonych kar umownych.

9. Kary umowne nie mogą przekroczyć wysokości 30% całkowitego wynagrodzenia brutto określonego w §

5 ust. 1.

§ 11

Rozwiązanie umowy

1. Zamawiającemu przysługuje prawo rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia w

przypadku, gdy:

a) ogłoszono zakończenie działalności lub likwidację (rozwiązanie), upadłość Wykonawcy;

b) nastąpiło wstrzymanie przez właściwy organ działalności Wykonawcy lub utraty zezwolenia na prowadzenie przez Wykonawcę działalności w zakresie usługi wykonywanej na podstawie niniejszej umowy;

c) Wykonawca nie dostarczył co najmniej trzykrotnie biletów;

d) Wykonawca co najmniej trzykrotnie nie wywiązał się z pozostałych postanowień niniejszej umowy.

2. W przypadku rozwiązania umowy Wykonawca zobowiązany jest zrealizować i zakończyć wszystkie wcześniej przyjęte zlecenia, chyba że Zamawiający postanowi inaczej.

3. Oświadczenie o rozwiązaniu umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia składane jest w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

§ 12

Źródło finansowania

Wykonanie umowy jest finansowane ze środków projektu Pomocy Technicznej Dz. 5.1 w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój, ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, z budżetu państwa oraz ze środków OPI PIB.

§ 13

Siła Wyższa

1. Strony nie są odpowiedzialne za naruszenie obowiązków wynikających z Umowy w przypadku, gdy wyłączną przyczyną naruszenia jest działanie siły wyższej.

2. Przez siłę wyższą rozumie się zdarzenie bądź połączenie zdarzeń lub okoliczności, niezależnych od Stron, które zasadniczo utrudniają lub uniemożliwiają wykonywanie zobowiązań danej Strony wynikających z Umowy, a których dana Strona nie mogła przewidzieć ani im zapobiec lub przezwyciężyć poprzez działanie z dochowaniem należytej staranności.

3. W przypadku zaistnienia siły wyższej Strona, której dotyczy działanie siły wyższej, zobowiązana jest poinformować niezwłocznie drugą Stronę na piśmie o wystąpieniu siły wyższej, ze wskazaniem przewidywanego czasu trwania przeszkody w realizacji wynikających z Umowy obowiązków z powodu działania siły wyższej.

4. Jeżeli z powodu działania siły wyższej realizacja przedmiotu umowy określona w § 1 powyżej stanie się niemożliwa, Strony nie naliczają sobie wzajemnie kar umownych i odszkodowań określonych w § 10 powyżej.

§ 14

Postanowienia końcowe

1. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może złożyć Wykonawcy pisemne oświadczenie o odstąpieniu od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. Wykonawca zaś może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy.

2. Żadna ze stron nie może bez zgody drugiej strony wyrażonej w formie pisemnej pod rygorem nieważności przenieść na osobę trzecią wierzytelności wynikających z niniejszej umowy.

3. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej umowie mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego.

4. Ewentualne spory wynikłe w trakcie realizacji umowy właściwym do rozstrzygnięcia sporu będzie sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego oraz prawo polskie.

5. Zmiana postanowień niniejszej umowy wymaga zgody stron wyrażonej w formie pisemnej pod rygorem nieważności z zastrzeżeniem odmiennych postanowień określonych w umowie.

6. Zmiana osób i danych teleadresowych wskazanych w par. 7 nie wymaga zawarcia aneksu do umowy – o dokonaniu powyższych zmian wystarczy pisemne lub mailowe zawiadomienie drugiej Strony, co najmniej na 3 dni przed planowaną zmianą.

7. W trakcie trwania umowy Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego, nie później niż w ciągu 5 dni od zaistnienia zdarzenia, pisemnego powiadamiania Zamawiającego o:

a) zmianie siedziby lub nazwy firmy;

b) zmianie osób reprezentujących;

c) ogłoszeniu upadłości;

d) ogłoszeniu likwidacji;

e) zawieszeniu działalności;

f) wszczęciu postępowania układowego, w którym uczestniczy Wykonawca.

8. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron/ Umowa zostaje sporządzona w formie elektronicznej, opatrzonej kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi.

9. Umowa zostaje zawarta w dniu podpisania przez ostatnią ze Stron.

Załącznik nr 1 – opis przedmiotu zamówienia Załącznik nr 2 – oferta Wykonawcy z dnia …………

Załącznik nr 3 – kopia polisy ubezpieczeniowej wraz z kopią potwierdzenia uiszczenia składek

ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA