Załącznik nr 6 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO nr 1 z dnia 25 lipca 2024 r. (numer ogłoszenia w Bazie Konkurencyjności: 2024-69832-193457) Umowa współpracy („Umowa”)
Załącznik nr 6 do
ZAPYTANIA OFERTOWEGO nr 1 z dnia 25 lipca 2024 r.
(numer ogłoszenia w Bazie Konkurencyjności: 2024-69832-193457)
Umowa współpracy
(„Umowa”)
zawarta w …………………. pomiędzy:
„Oktawave Spółka Akcyjna” z siedzibą w Warszawie przy ul. Xxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, wpisanej do rejestru przedsiębiorców, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Warszawy-Mokotowa w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0000858468,
NIP: 5213633306, REGON: 146197794, kapitał zakładowy w wysokości 5 397 410,00 zł, opłacony w całości, stosownie do treści aktualnego odpisu z rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, reprezentowaną przez:
Xxxxxxx Xxxxxxxx – Członek Zarządu
Xxxxxxxx Xxxxxxxxx – Członek Zarządu
zwaną dalej „Oktawave” lub „Spółką” lub odpowiednio „Stroną”,
a
……………………………………..…,PESEL……..…………..,zamieszkała/y………………………………...……………………………… prowadzącym działalność gospodarczą pod firmą ..……………..……………., NIP ………………………., REGON ……………………………… na podstawie wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, wydruk z której stanowi Załącznik Nr 1 do Umowy, zwanym dalej „Usługodawcą” lub odpowiednio „Stroną”,
zwani łącznie „Stronami”.
Zważywszy, że:
Oktawave poszukuje podmiotu zewnętrznego, który będzie wspierał jej działania w zakresie wsparcia systemów informatycznych, wsparcia usług chmurowych i usług programistycznych.
Usługodawca jest gotowy do wsparcia powyższych działań.
Strony postanawiają, co następuje:
§ 1
Przedmiotem Umowy jest świadczenie przez Usługodawcę na rzecz Oktawave usług doradczych w zakresie zarządzania projektem pt.“Next Gen Cloud‘ o numerze KPOD.05.10-IW.10-0003/24 dotyczących pełnienia funkcji Project Managera, obejmujących między innymi:
zarządzania projektem i jego zadaniami;
utworzenia planu projektu, karty projektu oraz harmonogramu;
delegowania zadań konkretnym osobom;
organizacji spotkań operacyjnych i nadzorowania ich przebiegu;
raportowania i ujawniania ryzyk projektowych;
monitorowania działań związanych z harmonogramem, merytorycznym przebiegiem prac i budżetem.
(dalej łącznie jako „Usługi”).
Usługodawca zobowiązuje się zachować profesjonalizm oraz najwyższą staranność przy wykonywaniu prac objętych niniejszą umową wynikającą z zawodowego charakteru prowadzonej przez Usługodawcę działalności gospodarczej oraz wykorzystywać w sposób pełny i aktywny posiadaną przez siebie wiedzę, doświadczenie i umiejętności.
Usługodawca oświadcza, że znane mu są zasady i przepisy prawa dotyczące prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej i oświadcza, że prowadzi działalność gospodarczą w rozumieniu obowiązujących przepisów, w szczególności Ustawy Prawo przedsiębiorców (art. 4 ust. 1), Ustawy Ordynacja podatkowa (art.3 pkt 9), Ustawy o podatku od towarów i usług (art. 15 ust. 2), Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 5a pkt 6), Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (art. 8 ust. 6) oraz jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT.
Czynności zlecone Usługodawcy na mocy niniejszej umowy będą wykonywane w zależności od potrzeb i uzgodnienia Stron w siedzibie Spółki, siedzibie Usługodawcy lub w innym miejscu niezbędnym do wykonania usługi z najwyższą starannością, w terminach uzgodnionych przez Strony.
Usługodawca nie jest podporządkowany Spółce. Spółka zleca Usługodawcy wykonanie określonych usług, nie mniej to od decyzji Usługodawcy zależy sposób i czas wykonania określonej usługi oraz przedsięwzięcie środków służących wykonaniu usług. Spółce przysługuje jednak prawo kontroli sposobu wykonania przedmiotu umowy. Jeżeli Usługodawca wykonuje przedmiot umowy w sposób wadliwy albo sprzeczny z umową Strona może wezwać go do zmiany sposobu wykonania i wyznaczyć mu w tym celu odpowiedni termin.
Strony uzgadniają, że osoby reprezentujące Strony Umowy zgodnie z § 9 Umowy, na bazie miesięcznej (do 5 dnia kalendarzowego danego miesiąca) ustalały będą zakres czynności do wykonania w ramach niniejszej Umowy w danym miesiącu tak, aby zapewnić, że Usługi świadczone są zgodnie z aktualnym zapotrzebowaniem Oktawave w tym zakresie oraz możliwościami Usługodawcy.
Usługodawca będzie świadczył Usługi w wymiarze niezbędnym do ich prawidłowego wykonania, obejmującym przeciętnie nie więcej niż 176 godzin świadczenia Usług miesięcznie, w okresie rozliczeniowym obejmującym rok kalendarzowy. W przypadku roku kalendarzowego, w którym zawarta została niniejsza Umowa, za okres rozliczeniowy, o którym mowa w zdaniu pierwszym uznaje się okres od momentu zawarcia Umowy do końca tego roku kalendarzowego.
Z zastrzeżeniem powyższego i za uprzednią pisemną zgodą Spółki oraz w okresach wcześniej uzgodnionych przez Strony, Usługodawca może powstrzymać się od świadczenia Usług, o ile w okresie rozliczeniowym określonym w ust. 7, Usługi są lub będą świadczone przeciętnie przez nie mniej niż 150 godzin.
W przypadku niezrealizowania przez Usługodawcę w okresie rozliczeniowym, wskazanym w ust 7, przeciętnej ilości godzin o której mowa w ust. 8, Spółka obniży przysługujące Usługodawcy wynagrodzenie o kwotę netto wyliczoną jako iloraz „wynagrodzenia ryczałtowego netto za 12 miesięcy” i liczby 2008 w zaokrągleniu do pełnych złotych za każdą godzinę przepracowaną poniżej minimum określonego ust. 8. , jeśli wynagrodzenie Usługodawcy nie zostało skorygowane w na podstawie § 3 ust. 5 Umowy.
Strony będą dokonywać rozliczenia za Usługi świadczone w ramach niniejszej Umowy w okresach miesięcznych, a Spółka zapłaci Wynagrodzenie na zasadach określonych w § 3 niniejszej Umowy. Usługi są świadczone w sposób ciągły i Strony uznają je za wykonane
z upływem każdego miesiąca kalendarzowego.Najpóźniej do ostatniego roboczego dnia miesiąca, za który następuje rozliczenie Usług,
Usługodawca przygotuje i przedstawi Spółce do zatwierdzenia pisemne podsumowanie Usług świadczonych w danym miesiącu wraz z podaniem łącznej ilości godzin świadczonych Usług w danym miesiącu („Protokół”), którego wzór stanowi Załącznik nr 2 do Umowy. Spółka zatwierdzi w formie pisemnej Protokół w terminie 14 dni roboczych od jego złożenia przez Usługodawcę albo zgłosi w tym terminie uwagi do Protokołu na piśmie. W przypadku braku uwag w ww. terminie, przyjmuje się, że Xxxxxx zatwierdziła Protokół.Usługodawca będzie świadczył Usługi zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz przepisami wewnętrznymi, a także zgodnie z uchwałami i innymi dokumentami organów Spółki, z zachowaniem należytej staranności, dokładności i zasad lojalnej współpracy wobec Spółki oraz z uwzględnieniem interesów Spółki.
§ 2
Usługodawca zobowiązuje się do:
wykonywania Usług określonych w § 1 Umowy,
wykonywania Umowy w sposób profesjonalny i z należytą starannością, nie naruszając w żaden sposób praw oraz dóbr osób trzecich, w tym praw własności, praw pracowniczych, tajemnic przedsiębiorstwa i tajemnic handlowych, poufności informacji zastrzeżonych i niedopuszczonych do ujawniania, praw związanych ze znakami towarowymi, praw autorskich oraz praw patentowych oraz ponosi wyłączną, pełną odpowiedzialność z tego tytułu,
przestrzegania obowiązujących w Oktawave procedur bezpieczeństwa, dotyczących w szczególności bezpieczeństwa informacji oraz ochrony danych osobowych,
gotowości do świadczenia Usług dla Xxxxxxxx w czasie obowiązywania Umowy, w zakresie, jaki będzie niezbędny dla prawidłowego wykonania Usług,
uczestnictwa w spotkaniach ustalonych z Oktawave, w zakresie, w jakim jest to niezbędne do prawidłowego wykonania Usług,
niezwłocznego udzielania odpowiedzi na zapytania Oktawave dotyczące aktualnego statusu i zakresu wykonywanych Usług.
Oktawave zobowiązuje się współdziałać z Xxxxxxxxxxx w zakresie, w jakim będzie to konieczne lub niezbędne do wykonania niniejszej Umowy. W szczególności Spółka przekaże Usługodawcy wszelkie informacje i zapewni Usługodawcy dostęp do wszelkich dokumentów
i kontakt z osobami zatrudnianymi przez Spółkę.Oktawave zobowiązuje się do zapewnienia Usługodawcy możliwości dostępu do zasobów informatycznych Spółki w tym systemów i innych aplikacji niezbędnych dla realizacji Usług określonych w Umowie.
Usługodawca może powierzyć realizację całości lub części niniejszej Umowy osobie trzeciej wyłącznie za zgodą Xxxxxxxx wyrażoną na piśmie pod rygorem nieważności. Nie ogranicza to odpowiedzialności Usługodawcy za jakość świadczonych Usług.
Usługodawca nie może bez uprzedniej zgody Xxxxxxxx wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności, dokonać cesji wierzytelności przysługujących mu z tytułu niniejszej Umowy na osoby trzecie.
Usługodawca będzie wykonywał czynności objęte zakresem Usług świadczonych na podstawie niniejszej Umowy w terminach wymaganych przez charakter i zakres tych Usług. Usługodawca nie będzie związany określonymi godzinami wykonywania swych czynności poza przypadkami, gdy Usługodawca ma wziąć udział w spotkaniu zaplanowanym z wyprzedzeniem przez Spółkę.
Usługodawca będzie świadczył Usługi określone w niniejszej Umowie w miejscu i w sposób najbardziej właściwy dla charakteru danego działania i jego odpowiedniego wykonania, z uwzględnieniem potrzeb Spółki w tym zakresie.
Usługodawca prowadzi niezależne przedsiębiorstwo i samodzielną działalność i żadne z postanowień niniejszej Umowy nie będzie interpretowane, jako zawiązanie Spółki lub nawiązanie przez Strony relacji innych niż współpraca niezależnych podmiotów. Za odpowiednie odprowadzenie oraz naliczenie wszelkich podatków, składek na ubezpieczenie społeczne i składek ubezpieczeniowych należnych od Usługodawcy w związku z niniejszą Umową zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa odpowiada wyłącznie Usługodawca, który na wniosek Spółki przekaże odpowiednie dokumenty potwierdzające dokonanie takich płatności.
Usługodawca nie jest zobowiązany do przestrzegania instrukcji Spółki dotyczących sposobu, miejsca i czasu świadczenia Usług i nie podlega kierownictwu Spółki. Usługodawca może wykonywać zamówione Usługi na terenie całej Polski i samodzielnie decyduje o sposobie i miejscu realizacji Usług oraz we własnym zakresie ustala organizację procesu wykonywania Usług, z uwzględnieniem potrzeb i interesu Spółki w tym zakresie. Zleceniodawca może wyznaczyć określone miejsce spotkań projektowych nie częściej niż raz w tygodniu.
Usługodawca oświadcza, że posiada wiedzę, kompetencje i doświadczenie niezbędne do świadczenia Usług i zobowiązuje się wykonywać niniejszą Umowę z należytą starannością zawodową, zgodnie z Umową, oraz dołożyć starań, aby działać w najlepszym interesie Spółki poprzez umożliwienie jej pełnego korzystania z wiedzy, doświadczenia i umiejętności Usługodawcy.
Usługodawca nie jest upoważniony do zaciągania zobowiązań ani składania oświadczeń w imieniu Xxxxxx, chyba, że został wcześniej i odrębnie upoważniony do tego na piśmie.
W takim przypadku Usługodawca może działać wyłącznie w granicach takiego upoważnienia.Usługodawca będzie posługiwać się nazwą, znakiem towarowym i logotypem Spółki
w materiałach marketingowych i kontaktach z osobami trzecimi, wyłącznie w celu realizacji postanowień niniejszej umowy.
§ 3
Z tytułu czynności, o których mowa w Umowie, Xxxxxxxx będzie płacić Usługodawcy miesięczne wynagrodzenie ryczałtowe w wysokości …………………… złotych (słownie ………………………………… złotych) netto. Strony niniejszej Umowy ustalają, iż po przeliczeniu wynagrodzenia miesięcznego netto na stawkę godzinową nie będzie ona niższa niż wynikająca z powszechnie obowiązującego prawa.
Do podanej w zdaniu poprzednim kwoty zostanie dodany podatek VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Usługodawca będzie wystawiać, faktury VAT w okresach miesięcznych w ciągu 2 dni od daty zatwierdzenia przez Spółkę Protokołu za dany miesiąc złożonego przez Usługodawcę.
Płatność wynagrodzenia będzie następować na podstawie zaakceptowanej przez Oktawave faktury VAT, prawidłowo wystawionej i doręczonej Oktawave, w terminie 7 dni od daty doręczenia faktury wraz z Protokołem o którym mowa w § 1 ust. 11. Za dzień płatności Strony przyjmują dzień uznania rachunku bankowego Usługodawcy.
Oktawave zastrzega sobie prawo wstrzymania wypłaty wynagrodzenia lub proporcjonalnego zmniejszenia wynagrodzenia Usługodawcy, jeśli zaszły okoliczności uzasadniające zgodnie
z Umową wstrzymanie lub zmniejszenie wynagrodzenia (w szczególności jeżeli w przyjętym okresie rozliczeniowym Usługi nie były lub nie będą wykonywane przeciętnie przez co najmniej 40 godzin a powstrzymanie się od świadczenia Usługi nie było dokonane na podstawie § 1 ust. 8. W takim przypadku Xxxxxxxx uzasadni pisemnie brak akceptacji faktury, o której mowa w ust. 3 powyżej.Wynagrodzenie zostanie przekazane na rachunek bankowy Usługodawcy, którego numer zostanie przekazany Spółce na piśmie lub wskazany na fakturze VAT, o której mowa w § 3 ust. 4.
Spółka zwróci Usługodawcy wszystkie uzasadnione, racjonalne i zaakceptowane uprzednio przez Spółkę koszty podróży, zakwaterowania i inne wydatki poniesione przez Usługodawcę w celu prawidłowego świadczenia Usług. Koszty poniesione przez Usługodawcę zostaną udokumentowane fakturami VAT lub innymi ważnymi dowodami zakupu zaakceptowanymi przez Spółkę. Wykaz kosztów poniesionych w danym miesiącu zostanie przedłożony do zatwierdzenia Spółce wraz z Protokołem. Spółka zastrzega sobie prawo odmowy akceptacji wydatków, o ile nie służą one prawidłowej realizacji Usług. Koszty poniesione na podstawie niniejszej Umowy oraz zatwierdzone przez Spółkę powiększą wynagrodzenie wskazane w § 3 i zostaną uwzględnione w fakturze Usługodawcy.
Usługodawca oświadcza, że z chwilą zawarcia Umowy jest czynnym podatnikiem VAT i zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania o każdej zmianie statusu podatkowego, nie później niż w terminie siódmego dnia roboczego od takiej zmiany.
Oktawave zastrzega sobie prawo do wstrzymania wypłaty wynagrodzenia w części odpowiadającej wysokości podatku VAT, w przypadku, gdy stwierdzi, że Usługodawca na stronach Ministerstwa Finansów nie jest wskazana jako podatnik VAT czynny – do czasu przekazania Oktawave aktualnego (wydanego nie wcześniej niż 14 dni przed przekazaniem) zaświadczenia z Urzędu Skarbowego, że Usługodawca jest czynnym podatnikiem VAT. W takim przypadku Usługodawcy nie przysługuje prawo do żądania odsetek za okres wstrzymania wypłaty wynagrodzenia.
Usługodawca oświadcza, że wskazany na fakturze rachunek bankowy przez cały okres obowiązywania umowy będzie zamieszczony w wykazie, o którym mowa w art. 96b ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2018 poz. 2174 z późn. zm.). Usługodawca oświadcza również, iż znane mu są zasady rozliczeń i konsekwencji podatkowych związanych z koniecznością dokonywania płatności poprzez rachunek rozliczeniowy.
W przypadku dokonania zmian w numerze rachunku bankowego, Usługodawca jest zobowiązany do niezwłocznego powiadomienia o tym fakcie Oktawave, nie później niż w terminie siódmego dnia roboczego od takiej zmiany oraz zaktualizowania danych zawartych w wykazie, o którym mowa w art. 96b ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług.
Jeżeli na dzień terminu płatności wynagrodzenia rachunek bankowy, wykazany na fakturze nie będzie zamieszczony w wykazie, o którym mowa w art. 96b ustawy o podatku od towarów i usług, Oktawave ma prawo wstrzymania wypłaty wymagalnego wynagrodzenia do czasu ujawnienia rachunku bankowego Usługodawcy w wykazie, o którym mowa w art. 96b ustawy o podatku od towarów i usług.
§ 4
Dodatkowe świadczenia i korzystanie z zasobów Spółki
W celu umożliwienia Usługodawcy należytego wykonania niniejszej Umowy, Spółka udostępni Usługodawcy następujące zasoby:
możliwość korzystania z powierzchni biurowej Spółki w zakresie niezbędnym w celu świadczenia Usług;
dostęp do komputera osobistego z oprogramowaniem oraz odpowiednim zabezpieczeniem przed wirusami i nieuprawnionym dostępem do poufnych danych Spółki;
dostęp do infrastruktury technicznej Spółki (serwery, systemy, bazy danych, usługi telekomunikacyjne, itp.);
telefon komórkowy wraz z aktywną kartą SIM do wykonywania połączeń telefonicznych i używania transmisji danych
dostęp do innych zasobów wskazanych przez Spółkę.
Z uwagi na konieczność zabezpieczenia udostępnianych przez Spółkę danych Usługodawca jest zobowiązany do wykonywania Usługi wyłącznie przy wykorzystaniu wyposażenia, środków trwałych oraz dostępów wskazanych w ust. 1.
Spółka może udostępnić Usługodawcy odpłatnie miejsce parkingowe na samochód a Usługodawca zobowiązuje się zapłacić Spółce opłatę w miesięcznej wysokości 150 złotych (słownie: sto pięćdziesiąt złotych) powiększoną o podatek VAT. Opłata będzie płatna na podstawie faktury wystawionej przez Spółkę na koniec każdego miesiąca w terminie wskazanym na fakturze.
§5
Usługodawca zobowiązuje się przez okres trwania współpracy Stron, jak i w okresie 10 lat po jej zakończeniu, do utrzymania w tajemnicy oraz niewykorzystywania wszelkich informacji, w szczególności stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa Spółki, podmiotów powiązanych ze Spółką i jej kontrahentów w rozumieniu przepisów Ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jakie uzyskał w związku z lub przy okazji wykonywania Umowy, w tym informacji na temat warunków współpracy Stron („Informacje Poufne”).
Postanowienia ust.1 nie będą miały zastosowania do Informacji Poufnych, które:
zostały opublikowane lub stały się jawne bez naruszenia prawa lub postanowień Umowy;
zostały ujawnione przez osobę lub podmiot trzeci bez naruszenia prawa lub zasady poufności obowiązującej Strony Umowy;
zostały ujawnione na podstawie odpowiedniego przepisu prawa, prawomocnego wyroku sądowego lub ostatecznej decyzji administracyjnej.
W przypadku ujawnienia przez Usługodawcę jakiejkolwiek Informacji Poufnej, Usługodawca zapłaci Oktawave karę umowną w wysokości wyższej z dwóch następujących kwot:
25.000 złotych (słownie: dwadzieścia pięć tysięcy) za każdy udokumentowany przypadek ujawnienia Informacji Poufnej, bądź
w wysokości kary nałożonej na Oktawave przez jakikolwiek organ w związku
z ujawnieniem Informacji Poufnej przez Usługodawcę.
Zapłata kary umownej nie wyłącza możliwości dochodzenia przez Xxxxxxxx na zasadach ogólnych odszkodowania w pełnej wysokości przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary umownej.
Wszelkie materiały i informacje dostarczone w ramach współpracy pozostają własnością Spółki. Usługodawca zwróci Spółce dokumenty i inne materiały dotyczące Informacji Poufnych lub je zawierające, otrzymane lub opracowane w związku z Umową, w tym ich kopie na wszelkich nośnikach, na każde żądanie Spółki, jednak nie później niż w ciągu dwóch dni roboczych od zakończenia niniejszej Umowy.
§6
Odpowiedzialność
Jeśli Umowa nie stanowi inaczej, Strony postanawiają, że Usługodawca odpowiada za szkody wyrządzone Oktawave na skutek niewykonania lub nienależytego wykonania niniejszej Umowy
w pełnym zakresie w przypadku umyślnego wyrządzenia szkody lub rażącego niedbalstwa,
a w każdym innym przypadku odpowiedzialność ograniczona jest do wysokości trzykrotności wynagrodzenia wskazanego w § 3 powyżej.Wyłącza się odpowiedzialność Stron z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, jeżeli nastąpiło ono na skutek siły wyższej, rozumianej, jako zdarzenie nadzwyczajne, które nie zostało przez Strony przewidziane, a które jest niemożliwe do zapobieżenia mimo dołożenia ekonomicznie uzasadnionej staranności, takie jak działanie sił przyrody, wojna, strajki generalne itp.
Usługodawca ponosi pełną i wyłączną odpowiedzialność za szkody wyrządzone umyślnie osobom trzecim związane z wykonywaniem czynności określonych w Umowie i ma obowiązek zaspokoić uzasadnione roszczenia takich osób trzecich, zwalniając jednocześnie Xxxxxxxx
z wszelkiej z tego tytułu odpowiedzialności. W przypadku kierowania jakichkolwiek roszczeń
w stosunku do Oktawave, wiążących się z wykonaniem tej Umowy przez Usługodawcę, ten ostatni przejmie na siebie takie roszczenia oraz obowiązek ich zaspokojenia, a także zobowiązany będzie pokryć wszystkie koszty Oktawave związane z tymi roszczeniami, w szczególności koszty obsługi prawnej, koszty sądowe oraz zastępstwa procesowego, przy czym koszty te ograniczone będą do kwoty trzykrotności wynagrodzenia wskazanego w §3 powyżej.Strony uzgadniają, iż w przypadku nienależytego wykonania zobowiązań wynikających
z Umowy lub jej części w danym okresie rozliczeniowym Oktawave ma prawo wstrzymać wypłatę wynagrodzenia lub jego części za ten okres do czasu należytego wykonania Umowy. W przypadku niewykonania zobowiązań wynikających z Umowy w danym okresie rozliczeniowym, Oktawave może wyznaczyć Usługodawcy odpowiedni termin do wykonania Umowy z zagrożeniem, iż w razie bezskutecznego upływu wyznaczonego terminu będzie uprawniona do rozwiązania Umowy ze skutkiem natychmiastowym.
§ 7
Autorskie prawa majątkowe
Jeżeli w trakcie realizacji Umowy powstaną jakiekolwiek utwory (dalej jako „Utwory”) w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (x.x. Xx. U. z 2016 r. poz. 666 z poźn. zm.) dalej jako „Ustawa”, w tym dokumentacja oraz kody źródłowe, wówczas Usługodawca, z chwilą określoną w ust. 2, przenosi na Oktawave autorskie prawa majątkowe do takiego Utworu, bez ograniczeń czasowych i terytorialnych.
Przeniesienie na Oktawave praw, o których mowa w ust. 1, nastąpi w momencie przekazania Utworu Oktawave nie wymagającego dodatkowego oświadczenia bądź zapłaty wynagrodzenia Usługodawcy za Usługi, których rezultatem jest Utwór – którykolwiek z tych momentów nastąpi wcześniej.
Przeniesienie na Oktawave majątkowych praw autorskich do Utworów nastąpi na następujących polach eksploatacji:
utrwalanie we wszelkiej postaci, w tym w formie przestrzennej,
zwielokrotnianie za pomocą wszelkich technik w dowolnej ilości egzemplarzy we wszelkich formatach i dowolnych nakładach (w tym w formie przestrzennej), w szczególności za pomocą wszelkich znanych technik poligraficznych i filmowych, kopiowanie, drukowanie, zwielokrotnianie wszelką techniką wizyjną i komputerową,
wykorzystywanie do celów reklamowych i promocyjnych,
wykorzystywanie w celu udostępniania go podmiotom ubiegającym się o zawarcie umowy z Oktawave,
wprowadzanie zwielokrotnionych egzemplarzy do obrotu,
wprowadzanie do pamięci komputera,
wystawianie, niezależnie od miejsca ekspozycji,
wyświetlanie utworu /lub jego części/ utrwalonego na wszelkiego rodzaju nośnikach,
decydowanie o wszelkich aspektach handlowych i marketingowych wykorzystywania Utworu / elementów Utworu wykonanych w ramach Umowy/,
wykorzystywanie w sieci Internet w dowolnej formie,
wprowadzanie do obrotu,
wykorzystanie Utworów lub jego części wykonanych w ramach Umowy w innych utworach,
tłumaczenie, przystosowywanie, opracowywanie i zmiany układu i wszelkich innych elementów,
publiczne wykonywanie i odtwarzanie, wystawianie, wyświetlanie lub nadanie za pomocą każdego środka przekazu,
rozpowszechnianie wszelkimi środkami, w tym użyczenie, najem, dzierżawę i każdą formę udostępniania do korzystania,
korzystanie z Utworu na wymienionych wyżej polach eksploatacji wraz z prawem do dokonywania opracowań i zmian, na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz poza jej granicami, udzielanie licencji na korzystanie z Utworu, a także z prawem do upoważniania do wykonywania zależnego prawa autorskiego.
W przypadku pojawienia się nowych pól eksploatacji nie znanych w chwili zawarcia Umowy lub nie objętych Umową, w zakresie Utworów, Oktawave będzie miał wyłączne prawo do nabycia autorskich praw majątkowych do Utworów na tychże nowych polach eksploatacji za cenę ustaloną przez Strony w drodze negocjacji. Przy czym cena nabycia ww. praw nie może być wyższa niż 0,5% wynagrodzenia miesięcznego wskazanego w § 3 powyżej za jedno pole eksploatacji. Nabycie ww. praw nastąpi na podstawie odrębnej umowy.
Po przeniesieniu na Oktawave autorskich praw majątkowych do Utworu wyłączne prawo do wykonywania praw zależnych do Utworu przysługiwać będzie Oktawave.
Wynagrodzenie za przeniesienie majątkowych praw autorskich do Utworów, w zakresie,
o którym mowa powyżej (z wyłączeniem ust. 4), objęte jest wynagrodzeniem Usługodawcy wskazanym w § 3 Umowy.Usługodawca zobowiązuje się do niewykonywania osobistych praw autorskich do Utworów, równocześnie upoważnia Xxxxxxxx do wykonywania tychże praw w jego imieniu.
Odstąpienie od Umowy, jej wygaśnięcie lub rozwiązanie nie ma wpływu na nabycie przez Xxxxxxxx majątkowych praw autorskich do Utworów oraz na wykonywanie osobistych praw autorskich.
§8
Zakaz konkurencji
Z zastrzeżeniem ust. 5 poniżej, Xxxxxxxxxxx zobowiązuje się, że w czasie trwania Umowy powstrzyma się od wszelkiej działalności konkurencyjnej wobec Xxxxxxxx.
Dla potrzeb Umowy za działalność konkurencyjną wobec Oktawave uznawana jest działalność polegająca na:
podjęciu przez Usługodawcę działalności gospodarczej odpowiadającej działalności Oktawave lub zbliżonej do tej działalności,
pełnieniu funkcji w organach innych podmiotów prowadzących działalność odpowiadającą działalności Oktawave lub zbliżoną do tej działalności,
podjęciu zatrudnienia, zarówno na podstawie umowy o pracę jak i umów cywilnoprawnych, u innego podmiotu prowadzącego działalność odpowiadającą działalności Oktawave lub zbliżoną do tej działalności,
zaangażowaniu kapitałowym w działalność podmiotu prowadzącego działalność odpowiadającą działalności Oktawave lub zbliżoną do tej działalności, co obejmuje nabycie lub objęcie udziałów, akcji (z wyjątkiem akcji spółek notowanych na Giełdzie Papierów Wartościowych) oraz uczestniczenie w działalności takiego podmiotu, jako wspólnik w spółkach cywilnych, jawnych, partnerskich i komandytowych i komandytowo-akcyjnych,
świadczenie usług doradczych dla innego podmiotu prowadzącego działalność odpowiadającą działalności Oktawave lub zbliżoną do tej działalności;
faktyczne wspieranie prowadzenia działalności konkurencyjnej przez jakikolwiek podmiot lub osobę, w szczególności w drodze udzielania porad i wskazówek na rzecz podmiotów lub osób prowadzących taką działalność, bez względu na formę i podstawy prawne zaangażowania.
Za podmioty prowadzące działalność odpowiadającą działalności Oktawave lub zbliżoną do tej działalności uważa się, w szczególności ale nie wyłącznie:
Orange Polska, T-Mobile Polska, Exatel, UPC, Vectra, Multimedia, ATM, Atende, Trecom, Integrated Solutiosn, T-Systems, NTT, Microsoft, AWS, Google, Equinix
W przypadku naruszenia przez Usługodawcę zakazu konkurencji, o którym mowa powyżej Usługodawca zobowiązany będzie do zapłaty kary umownej w wysokości 25 000 złotych (dwadzieścia pięć tysięcy złotych) za każdy udokumentowany przypadek złamania zakazu konkurencji. Zapłata kary umownej nie wyłącza możliwości dochodzenia odszkodowania do pełnej wysokości poniesionej szkody na drodze postępowania cywilnego.
Z zastrzeżeniem zapisów ust. 6 na podstawie odrębnie zawieranych umów, Usługodawca może świadczyć usługi dla podmiotów spoza Grupy Netia prowadzących działalność konkurencyjną, za pisemną zgodą Spółki pod rygorem nieważności.
W przypadku podmiotów z Grupy Netia oraz powiązanych kapitałowo nie jest wymagana zgoda wskazana w ust. 5.
§9
Strony ustalają następujące osoby uprawnione do reprezentowania Stron w okresie obowiązywania Umowy:
ze strony Oktawave: …………………………...
ze strony Usługodawcy: ………………………..
Osoby wskazane powyżej są uprawnione do ustalania do zakresu Usług, odbioru wyników, uzgadniania form i metod świadczenia Usług, udzielania niezbędnych informacji i danych, podejmowania działań wynikających z Umowy, jak również działań niezbędnych do prawidłowego świadczenia usług. Opisane powyżej działania powinny być określone w formie pisemnej lub elektronicznej (e-mailem).
`
§10
Umowa zostaje zawarta na czas nieoznaczony i obowiązuje od dnia …………………
Z zastrzeżeniem zapisów ust. 3 każdej ze Stron przysługuje prawo rozwiązania Umowy z zachowaniem 1 miesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego, dokonanego w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
W wypadku wystąpienia ważnych przyczyn określonych poniżej po stronie jednej ze Stron, druga Strona może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym:
niewypłacenia przez Xxxxxxxx wynagrodzenia Usługodawcy pomimo pisemnego wyznaczenia przez Usługodawcę dodatkowego siedmiodniowego terminu na dokonanie wpłaty, z wyłączeniem sytuacji określonej w § 3 ust. 5,
naruszenia przez Xxxxxxxxxxx istotnych postanowień niniejszej Umowy, a w szczególności naruszenia zakazu konkurencji, naruszenia obowiązku zachowania poufności, podjęcie działań na szkodę Spółki lub jej podmiotów powiązanych.
§11
Postanowienia końcowe
Strony uzgadniają, że jeżeli jakakolwiek część tej Umowy zostanie uznana za nieważną lub prawnie wadliwą w inny sposób, pozostała część niniejszej Umowy pozostanie w mocy. Jeżeli jakiekolwiek postanowienie niniejszej Umowy stanie się nieważne lub wadliwe, Strony, działając w dobrej wierze oraz w możliwie najszerszym zakresie, uzgodnią pisemnie inne postanowienie zastępcze, które będzie wiążące i wykonalne oraz będzie odzwierciedlało pierwotne intencje Stron.
Usługodawca wyraża zgodę na przetwarzanie przez Spółkę informacji dotyczących Usługodawcy i wykonywanej przez niego działalności gospodarczej lub zawodowej i danych osobowych Usługodawcy, w szczególności dotyczącej rodzaju i zakresu wykonywanej przez niego działalności, w celu wykonania przez Spółkę praw i obowiązków wynikających z Umowy.
Usługodawca oświadcza, iż ma pełną świadomość, że Umowa nie jest umową o pracę i nie stosuje się do niej przepisów prawa pracy. Usługodawca zdaje sobie także sprawę, że Umowa nie rodzi żadnych skutków w zakresie uprawnień pracowniczych wynikających ze stosunku pracy, w tym w zakresie świadczeń pracowniczych (jak np. prawo do urlopu, świadczenia chorobowego).
Wszelkie zmiany Umowy wymagają formy dokumentowej lub pisemnej pod rygorem nieważności.
W sprawach nieuregulowanych Umową stosuje się postanowienia Kodeksu Cywilnego.
Wszelkie spory wynikające z niniejszej Umowy, których nie uda się rozstrzygnąć w drodze negocjacji i porozumienia, rozpatrywane będą przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Oktawave.
Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron (w przypadku Umowy zawieranej w formie pisemnej) lub w jednym egzemplarzu (w przypadku Umowy zawieranej w formie dokumentowej).
Lista załączników:
Załącznik nr 1 – Wydruk z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Usługodawcy
Załącznik nr 2 – Wzór Protokołu
Załącznik nr 3 – Oświadczenie o zachowaniu poufności, zapoznaniu się i zobowiązaniu do przestrzegania regulacji bezpieczeństwa
Załącznik nr 4 – Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych
Załącznik
nr 5 – Oświadczenie o samozatrudnieniu
Załącznik nr 6 –
Informacja o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania
monitoringu
Załącznik nr 7 – Informacja o przetwarzaniu
danych osobowych współpracownika
Załącznik nr 8 – Zgoda na
umieszczenie wizerunku
......................................... .........................................
-
USŁUGODAWCA
SPÓŁKA
Załącznik nr 2 – Wzór Protokołu
Warszawa, dn. ………………………….
Protokół
odbioru usług
Zgodnie
z treścią umowy z dnia ……………………………..między:
Zleceniodawcą: Oktawave S.A. z siedzibą przy ul. Xxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, NIP:000-00-00-000
a
Zleceniobiorcą ………………………………………., z siedzibą przy ul. ………………………………., NIP: …………………………
odebrano
usługi w miesiącu …………../2023
Wyliczenie kwoty wynagrodzenia: 1miesiąc x ……….. (stawka ryczałtu) zł = …………..zł netto.
Słownie:……………………………………………………………………………………………………………..
Specyfikacja usług:
# |
Rodzaj usługi |
Klient / projekt / nie dotyczy |
Ilość dni |
1 |
|
|
|
2 |
|
|
|
3 |
|
|
|
4 |
|
|
|
5 |
|
|
|
SUMA: |
|
||
Usługi wymienione w specyfikacji powyżej wykonane w wymiarze przekraczającym ilości usług odebranych nie stanowią podstawy do odrębnego dodatkowego wynagrodzenia na rzecz Zleceniobiorcy. W przypadku wykazania w specyfikacji usług ilości mniejszej niż odebrana, Strony przyjmują, że pozostały czas odebrany stanowił czas pozostawania w gotowości Zleceniobiorcy płatny zgodnie z ustaloną stawką.
Podpisy:
Usługodawca Spółka
…………………………………. …………………………………….
Załącznik nr 3
OŚWIADCZENIE O ZACHOWANIU POUFNOŚCI I ZAPOZNANIU SIĘ
Z REGULACJAMI BEZPIECZEŃSTWA
Oświadczam, że znane są mi wymogi dotyczące przetwarzania danych osobowych w Oktawave, w tym zostałam/em zapoznana/y z przepisami i regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych i są one dla mnie zrozumiałe. Zobowiązuję się do:
zachowania w tajemnicy wszelkich danych osobowych, do których dostęp uzyskam w związku
z realizacją zadań służbowych, a także do ich niewykorzystywania, w jakimkolwiek celu innym niż realizacja wyraźnych poleceń Oktawave;zachowania w tajemnicy sposobów zabezpieczenia danych osobowych;
stosowania przyjętych w Oktawave procedur mających na celu ochronę danych osobowych, w tym zwłaszcza do niewykorzystywania prywatnych nośników danych, prywatnych adresów e-mail lub oprogramowania, które nie zostało uprzednio dopuszczone przez Xxxxxxxx;
usunięcia lub zwrotu (wedle wyboru Xxxxxxxx) wszystkich posiadanych przeze mnie kopii danych osobowych przetwarzanych przeze mnie w imieniu lub na rzecz Xxxxxxxx, najpóźniej z chwilą wygaśnięcia upoważnienia do przetwarzania danych lub na każde żądanie Oktawave;
natychmiastowego informowania Inspektora Ochrony Danych (xxx@xxxxxxxx.xxx) o wszelkich stwierdzonych przeze mnie lub podejrzewanych naruszeniach bezpieczeństwa danych osobowych (w tym zwłaszcza nieprawidłowe ujawnienie, usunięcie lub zmodyfikowanie) – najpóźniej 3 godziny od stwierdzenia lub podejrzenia zaistnienia takiej sytuacji.
Powyższe zobowiązania są wiążące i nieodwołalne w całym okresie mojej współpracy z Xxxxxxxx, a w zakresie pkt. 1 powyżej wiążące i nieodwołalne bezterminowo także po zakończeniu mojej współpracy z Xxxxxxxx (co wynika z przepisów obowiązującego prawa), natomiast w zakresie pkt. 2 powyżej obowiązują także przez 10 lat od zakończenia mojej współpracy z Xxxxxxxx. W żadnym wypadku postanowienie to nie ogranicza moich obowiązków, jakie ew. wynikają dla mnie z odrębnych umów lub z przepisów prawa.
Przyjmuję do wiadomości, iż postępowanie sprzeczne z powyższymi zobowiązaniami, może być uznane za ciężkie naruszenie moich obowiązków. Niezależnie, naruszenie powyższych zobowiązań może stanowić także przestępstwo z art. 266 § 1 kodeksu karnego.
Imię i nazwisko (czytelnie): ……………..……………………
…..………...............…….........
podpis
Załącznik nr 4
UPOWAŻNIENIE DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Z dniem …………………. upoważniam Pana/Panią ……………..…………………….. do przetwarzania w imieniu Xxxxxxxx S.A. (dalej: „Oktawave”) danych osobowych, których administratorem lub podmiotem przetwarzającym jest Oktawave.
Zakres upoważnienia obejmuje co do zasady dane dotyczące następujących kategorii osób1:
kandydaci do pracy w Oktawave;
pracownicy i współpracownicy Xxxxxxxx;
kontrahenci i potencjalni kontrahenci Oktawave oraz osoby ich reprezentujące;
dane powierzone Xxxxxxxx przez jej kontrahentów.
Zakres upoważnienia może być czasowo modyfikowany, w formie pisemnego lub elektronicznego polecenia. Zakres danych, których dotyczy upoważnienie, każdorazowo wynika z charakteru powierzonych zadań. Wszelkie operacje na danych mogą być wykonywane wyłącznie na wyraźne polecenie Oktawave.
Upoważnienie zastępuje wcześniej udzielone upoważnienia i wygasa z dniem rozwiązania łączącej nas umowy albo z chwilą jego odwołania.
Warszawa, ………………. Xxxxxx Xxxxxxx
Xxxxxxx Xxxxxxxx
Podpis
(w imieniu Xxxxxxxx S.A.)
Załącznik nr 5
OŚWIADCZENIE O SAMOZATRUDNIENIU
Ja niżej podpisany/a …………………………………………………………………………
prowadzący/a działalność gospodarczą pod nazwą: …………………………………….
z siedzibą: …………………………………………………………. ,
NIP: ……………………………….,
REGON: ………………………….,
oświadczam, że jestem osobą samozatrudnioną i nie zatrudniam żadnych pracowników.
Imię i nazwisko: ………………...
Warszawa, ……………………….
…..……….............…….........
podpis
Z
ałącznik
nr 6
INFORMACJA O CELU, ZAKRESIE ORAZ SPOSOBIE ZASTOSOWANIA MONITORINGU W OKTAWAVE S.A. (SPÓŁKA)
W celu zapewnienia bezpieczeństwa Pracowników, Współpracowników, ochrony mienia i ochrony Tajemnicy przedsiębiorstwa, Spółka prowadzi za pośrednictwem Netia S.A. szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy oraz terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring). Monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni. Monitorowane obiekty lub ich części oraz teren są odpowiednio oznaczone.
Spółka przetwarza nagrania obrazu wyłącznie w celach wskazanych w ust. 1 powyżej i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub Spółka powzięła wiadomość, że mogą one stanowić dowód w takim postępowaniu, Spółka ma prawo przechowywać nagrania obrazu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
W celu zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy (Pracownicy) oraz właściwe korzystanie z powierzonych narzędzi (Współpracownicy), Spółka może prowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej oraz udostępnionych Pracownikowi narzędzi: samochodu, telefonu, komputera oraz innych urządzeń pracujących w sieciach teleinformatycznych, a w szczególności:
a) Spółka może w sposób ciągły monitorować treść i metadane poczty elektronicznej (dane niezbędne do realizacji usługi poczty elektronicznej np. data, godz. wysłania) Pracowników i Współpracowników. Poczta elektroniczna może być monitorowana za pomocą aplikacji antyspamowych i antywirusowych w szczególności pod kątem wiadomości niepożądanych (SPAM) oraz zapobiegania atakom z zewnątrz. W ramach monitoringu poczta elektroniczna każdego Pracownika i Współpracownika może być przechowywana na infrastrukturze Spółki bez względu na sposób ustawienia parametrów skrzynki poczty elektronicznej,
b) Spółka może w sposób ciągły monitorować aktywność Pracowników i Współpracowników związaną z używaniem komputerów, w szczególności w zakresie korzystania z usług sieciowych, systemów i aplikacji oraz korzystania z zasobów znajdujących się w Internecie,
c) w razie podjęcia przez Spółkę wiadomości uzasadniającej podejrzenie, że Pracownik lub Współpracownik korzystając z telefonu służbowego lub innego urządzenia pracującego w sieciach teleinformatycznych narusza zasady korzystania z tego urządzenia, Spółka ma prawo dokonać kontroli jego zawartości. Spółka ma również prawo monitorować za pomocą stosownych aplikacji urządzenia, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, pod kątem korzystania z transmisji danych,
d) kontrola korzystania z samochodu służbowego może być realizowana przez Spółkę za pomocą systemu GPS lokalizującego pojazd oraz aplikacji monitorujących sposób eksploatacji pojazdu.
Monitoring będzie prowadzony z zachowaniem tajemnicy korespondencji, poszanowaniem godności i dóbr osobistych Pracowników i Współpracowników
Dostęp do materiałów z monitoringu będą miały wyłącznie osoby upoważnione do przetwarzania zawartych w nich danych, zobowiązane do zachowania w tajemnicy tych danych.
Otrzymałam/em:
……………………………..
Imię i nazwisko Współpracownika
………………………………………………
data i podpis Współpracownika
(w przypadku formy dokumentowej data i podpis znajduje się na załączonej karcie podpisów)
Załącznik nr 7
Informacja o przetwarzaniu danych osobowych współpracownika Xxxxxxxx S.A.
Jeżeli
jesteś członkiem naszego zespołu, bez względu na podstawę prawną
naszej współpracy, przetwarzamy Twoje dane osobowe. Do wszystkich
informacji na Twój temat podchodzimy odpowiedzialnie i zgodnie z
przepisami prawa – w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu
Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w
sprawie ochrony osób fizycznych
w związku z przetwarzaniem
danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz
uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO”)
oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.
U. z 2018 r. poz. 1000 z późn. zm.).
Niniejsza Polityka Prywatności przedstawia szczegółową informację o tym, kim jesteśmy w świetle ww. przepisów i jakie mamy obowiązki względem Twoich danych osobowych, jaki jest ich zakres, cel i okres ich przetwarzania. Gdyby cokolwiek było dla Ciebie niezrozumiałe lub wzbudzało Twoje wątpliwości, skontaktuj się z XXX@xxxxxxxx.xxx.
Zasady określone w niniejszej Polityce Prywatności mają zastosowanie do czynności przetwarzania danych osobowych, mających miejsce po 25 maja 2018 r. włącznie.
Spis treści
Wynagrodzenie, warunki płatności, rozliczenie kosztów 4
Dane kontaktowe Stron i Reprezentacja 9
I. Słowniczek – podstawowe pojęcia. 17
II. Jakie Dane Osobowe zbieramy i jaki jest nasz cel oraz podstawy prawne naszego działania? 18
III. Jak długo przetwarzamy Twoje dane? 19
IV. Kto faktycznie ma dostęp do Twoich danych osobowych? 20
V. Dane kontaktowe Oktawave i Inspektora Ochrony Danych 20
VI. Jakie masz prawa związane z przetwarzaniem przez Oktawave Twoich danych osobowych? 21
Dane Osobowe - wszystkie informacje, które przetwarzamy na Twój temat. Są to np. imię, nazwisko, e-mail, numer telefonu, wykształcenie, przebieg kariery zawodowej itp.
Przetwarzanie
– wszystkie działania, jakie
wykonujemy na Twoich danych osobowych. Są to
np. zbieranie,
przechowywanie, aktualizowanie, czy usuwanie.
Administrator danych osobowych – Oktawave S.A. z siedzibą w Warszawie przy ul. Xxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000858468, NIP 5213633306; REGON 146197794; o kapitale zakładowym w wysokości 5.347.500,00 złotych.
Zakres
przetwarzanych przez nas Danych Osobowych zależy przede wszystkim od
tego, jakie informacje nam podałeś oraz od tego, czy nasza
współpraca odbywa się na podstawie umowy
o pracę czy też
innej umowy cywilnoprawnej.
W przypadku, gdy podstawą naszej współpracy jest umowa o pracę, przetwarzamy przede wszystkim Dane Osobowe wskazane w art. 221 Kodeksu pracy tj.:
imię (imiona) i nazwisko,
data urodzenia,
dane kontaktowe;
adres zamieszkania,
dane dotyczące wykształcenia,
kwalifikacje zawodowe,
przebieg dotychczasowego zatrudnienia,
numer PESEL,
inne Xxxx Xxxxxxx, w tym także imiona i nazwiska oraz daty urodzenia Twoich dzieci - w przypadku gdy podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez Ciebie ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
inne Dane Osobowe, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.
Niezależnie od powyższego, możemy przetwarzać Dane Osobowe wykraczające poza katalog wskazany powyżej, jeżeli dobrowolnie podałeś/uwzględniłeś je w swoim zgłoszeniu rekrutacyjnym lub udostępniłeś je w trakcie i w związku z naszą współpracą.
Dodatkowo
do zakresu przetwarzanych przez nas Danych Osobowych należy zaliczyć
informacje wynikające z Twojej umowy o pracę, x.xx. stanowisko,
wynagrodzenie, miejsce wykonywania pracy, wymiar czasu pracy, termin
jej rozpoczęcia, rachunek bankowy, a także wynikające
z
przebiegu zatrudnienia, a dotyczące x.xx. terminu i okresu
wykorzystanego urlopu wypoczynkowego, macierzyńskiego,
rodzicielskiego, wychowawczego, chorobowego, wypadków przy pracy,
wypłat dodatkowych świadczeń czy oceny Twojej pracy.
Podstawą prawną dla przetwarzania Danych Osobowych należących do ww. katalogu wynikającego z przepisów Kodeksu pracy, jest realizacja ciążącego na nas obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO). W odniesieniu do Danych Osobowych wykraczających poza wspomniany wyżej zakres (np. Twoje zdjęcie), podstawą prawną ich przetwarzania będzie Twoja zgoda, wyrażona przed rozpoczęciem ich przetwarzania np. przed przystąpieniem do procesu rekrutacyjnego (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO).
W związku z tym, że na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, przed rozpoczęciem świadczenia na naszą rzecz pracy, jesteśmy zobowiązani skierować Cię na badania lekarskie, których wynik w postaci zaświadczenia lekarskiego jest dołączany do Twoich akt osobowych, a także z uwagi na to, że w przypadku gdy chcesz skorzystać ze zwolnienia lekarskiego przekazujesz nam stosowne zaświadczenia, możemy przetwarzać tzw. dane wrażliwe, które podlegają szczególnej ochronie. W zakresie w jakim przetwarzanie tych danych jest niezbędne do wypełnienia przez Oktawave obowiązków i wykonywania szczególnych praw w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, czy też do celów profilaktyki zdrowotnej lub medycyny pracy, do oceny zdolności pracownika do pracy, diagnozy medycznej, zapewnienia opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego, leczenia lub zarządzania systemami i usługami opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego, podstawą prawną ich przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na Oktawave (art. 9 ust. 2 lit. b) i h) RODO w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO).
Jeżeli łączy nas umowa cywilnoprawna np. zlecenia, o dzieło czy też o świadczenie usług, możemy przetwarzać następujące Dane Osobowe:
imię i nazwisko, data urodzenia, adres zamieszkania (korespondencyjny), nr telefonu, dane dotyczące wykształcenia, przebiegu dotychczasowego zatrudnienia oraz inne dane objęte treścią łączącej nas umowy – na podstawie umowy, której jesteś stroną lub Twojego żądania do podjęcia działań przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO),
inne Dane Osobowe, które dobrowolnie ujawniłeś/udostępniłeś w trakcie procesu rekrutacyjnego albo w trakcie i w związku z naszą współpracą np. w ramach wewnętrznych systemów komunikacyjnych, które stosujemy, czy w związku z chęcią skorzystania
z dodatkowych benefitów np. prywatnej opieki medycznej, telefonu służbowego itp. – na podstawie Twojej zgody, wyrażonej przed przystąpieniem do ich przetwarzania (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO),inne Dane Osobowe, wykraczające poza zakres wskazany w pkt a i b powyżej, w zakresie
w jakim ich przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń
w postępowaniu sądowym, administracyjnym lub też innym postępowaniu pozasądowym -
na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na ustaleniu, dochodzeniu lub obronie przed takimi roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).
Powyższe informacje przetwarzamy w celu:
zawarcia umowy o treści ustalonej w toku procesu rekrutacyjnego,
spełnienia obowiązków prawnych ciążących na Oktawave jako pracodawcy lub usługobiorcach,
zapewnienia naszym pracownikom i współpracownikom swobodnego korzystania
z przysługujących im ustawowych lub umownych uprawnień oraz swobodnego przepływu informacji wewnątrz Spółki.
Podanie przez Ciebie Danych Osobowych w zakresie określonym przepisami Kodeksu pracy jest warunkiem zawarcia umowy o pracę. Powyższe oznacza, że ich niepodanie, może stanowić podstawę do odmowy nawiązania współpracy przez Oktawave.
W pozostałym zakresie podanie Danych Osobowych jest dobrowolne i nie będzie rodzić względem Ciebie żadnych skutków prawnych, o których nie zostałeś uprzednio poinformowany.
W
przypadku przetwarzania Danych Osobowych na podstawie zgody
przypominamy, że
w każdej
chwili możesz wycofać udzieloną uprzednio zgodę,
bez wpływu na zgodność
z prawem przetwarzania, którego już
dokonano przed jej cofnięciem. Natomiast w przypadku przetwarzania
Twoich Danych Osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu,
masz prawo do sprzeciwienia się takiemu przetwarzaniu. Opis
przysługujących Ci uprawnień znajdziesz w części VI poniżej.
W przypadku, gdy podstawą naszej współpracy jest umowa o pracę, możemy przetwarzać Dane Osobowe maksymalnie przez okres:
50 lat od zakończenia stosunku pracy – w odniesieniu do pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r.;
10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł – w odniesieniu do pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. włącznie.
W przypadku, gdy podstawą naszej współpracy jest inna umowa cywilnoprawna, przetwarzamy Dane Osobowe przez okres jej trwania oraz zwykle przez okres ok. 7 lat od rozwiązania/wygaśnięcia umowy, co wynika z regulacji podatkowych oraz okresu przedawnienia niektórych roszczeń.
Dane Osobowe przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody przetwarzamy do ewentualnego cofnięcia przez Ciebie zgody lub zrealizowania celu, dla jakiego została wyrażona.
Okresy te mogą ulec odpowiedniemu, niezbędnemu wydłużeniu, w przypadku ewentualnych roszczeń i postępowań sądowych – o czas trwania tych postępowań oraz ich rozliczenia – a także jeśli przepisy prawa w określonych wypadkach zobowiązują nas do dłuższego ich przetwarzania.
Do Danych Osobowych dostęp uzyskują wyłącznie:
odpowiednio upoważnieni pracownicy lub współpracownicy Xxxxxxxx, którzy są zobowiązani do ich zachowania w tajemnicy oraz niewykorzystywania w celach innych niż te, dla których Xxxxxxxx uzyskała dane;
podmioty, które wspierają nas w świadczeniu usług, na podstawie odpowiednich umów powierzenia danych osobowych do przetwarzania, takie jak takie jak platformy do e-mailingu, dostawcy usług kolokacji, dostawcy usług teleinformatycznych lub narzędzi służących do nawiązywania kontaktu (komunikatory);
dostawcy usług prawnych, doradczych, księgowych i podatkowych;
dostawcy usług audytowych;
operatorzy pocztowi i kurierzy;
ubezpieczyciele, podmioty świadczące usługi archiwizacji;
spółki z grupy kapitałowej, w skład której wchodzi Oktawave.
Wszystkie te osoby/podmioty mają dostęp tylko do tych informacji, które są im niezbędne do wykonania określonych działań.
Czasami, niektóre z podmiotów dostarczających nam rozwiązania mogą mieć siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG). W każdym przypadku przekazania danych poza EOG, stosujemy wymagane zabezpieczenia, w tym standardowe klauzule ochrony danych przyjęte na mocy decyzji Komisji Europejskiej. Dodatkowo w celu ochrony danych osobowych, zarówno podczas ich przesyłania, jak i po ich otrzymaniu, stosujemy ogólnie przyjęte standardy, spełniających wymogi RODO oraz orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej.
Masz prawo uzyskać kopię stosowanych przez nas zabezpieczeń dotyczących transferu danych osobowych do państwa trzeciego, kontaktując się z nami na adres e-mail: XXX@xxxxxxxx.xxx.
Oktawave może być także zobowiązana do udzielenia określonych informacji organom władzy publicznej, na potrzeby prowadzonych przez nie postępowań. W takim wypadku informacje są udzielane wyłącznie jeśli istnieje ku temu właściwa podstawa prawna.
Administratorem Twoich Danych Osobowych jest Oktawave S.A. z siedzibą w Warszawie.
Adres siedziby i kontaktowy Xxxxxxxx to: ul. Xxxxxxxxxxx 00x, 00-000 Xxxxxxxx
Ogólny adres e-mail do kontaktu: xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx
Adres e-mail Inspektora Ochrony Danych: XXX@xxxxxxxx.xxx
Dla sprawnego realizowania Twoich praw, żądania prosimy kierować na adres e-mail: XXX@xxxxxxxx.xxx, wpisując w tytule „Żądanie RODO”, a w treści precyzując, z którego prawa chcesz skorzystać. Przysługują Ci następujące prawa:
Dostęp do Danych Osobowych
Zawsze możesz zwrócić się do nas o dostęp do Twoich Danych Osobowych, aby uzyskać szczegółowe informacje o tym:
czy przetwarzamy Twoje Xxxx Xxxxxxx,
w jakim celu,
jakie kategorie danych przetwarzamy,
kto jest ich odbiorcą,
w miarę możliwości – jaki jest planowany okres ich przechowywania, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu,
jeżeli Dane Osobowe nie zostały zebrane od Ciebie – wszelkie dostępne informacje o ich źródle.
Możesz także uzyskać wgląd we wszystkie przetwarzane na Twój temat dane (kopia danych).
Prawo do sprostowania Danych Osobowych
Jeśli Xxxxx zdaniem informacje na Twój temat są nieprawidłowe albo niekompletne, masz prawo do żądania ich zaktualizowania.
Odwołanie zgody
W każdym czasie możesz odwołać zgodę na przetwarzanie Twoich Danych Osobowych, jednakże bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.
Prawo do usunięcia Danych Osobowych
W pewnych sytuacjach RODO przyznaje Ci tzw. prawo do bycia zapomnianym. Do okoliczności uzasadniających skierowanie przez Ciebie tego typu żądania zalicza się:
brak dalszej niezbędności Danych Osobowych do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
cofnięcie przez Ciebie zgody na przetwarzanie Danych Osobowych, gdy nie istnieje inna podstawa prawna ich dalszego przetwarzania;
wniesienie przez Ciebie sprzeciwu wobec przetwarzania Danych Osobowych, gdy nie występują nadrzędne prawnie i uzasadnione podstawy przetwarzania;
wniesienie przez Ciebie sprzeciwu wobec przetwarzania Danych Osobowych w celach marketingowych;
przetwarzanie Twoich Danych Osobowych niezgodnie z prawem,
z przepisów prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, któremu podlega Xxxxxxxx wynika obowiązek usunięcia Danych Osobowych .
Prawo do ograniczenia przetwarzania
Możesz żądać ograniczenia przetwarzania Twoich Danych Osobowych w przypadku, gdy:
kwestionujesz prawidłowość przetwarzanych przez nas Danych Osobowych – na okres pozwalający sprawdzić prawidłowość tych danych,
przetwarzanie Twoich Danych Osobowych jest niezgodne z prawem, lecz zamiast ich usunięcia wolisz ograniczenie przetwarzania,
Oktawave nie potrzebuje już Twoich Danych Osobowych do celów przetwarzania, ale są one Tobie potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
wniosłeś sprzeciw wobec przetwarzania Twoich Danych Osobowych – jedynie do czasu rozstrzygnięcia sporu.
Skuteczne wniesienie żądania ograniczenia przetwarzania spowoduje ograniczenie podejmowanych przez nad działań na określonych przez Ciebie danych oraz w zakresie określonych operacji / celów przetwarzania do niezbędnego minimum – zasadniczo wyłącznie do przechowywania.
Prawo do przenoszenia danych
Masz prawo do otrzymania Twoich Danych Osobowych w powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu komputerowego, a także do ich przesłania innemu administratorowi. Możesz z niego skorzystać, jeżeli:
przetwarzanie odbywa się na podstawie Twojej zgody lub umowy oraz
przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany.
Prawo do sprzeciwu
Z
przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją przysługuje Ci
prawo sprzeciwu względem niektórych czynności przetwarzania, które
wykonujemy, w szczególności
w następujących wypadkach:
gdy podstawą przetwarzania Twoich Danych Osobowych, jest nasz prawnie uzasadniony interes;
gdy przetwarzamy Dane Osobowe na potrzeby marketingu bezpośredniego;
gdy przetwarzamy Dane Osobowe do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych.
Pamiętaj jednak, że gdy pomimo wniesienia przez Ciebie sprzeciwu dojdziemy do wniosku, że istnieją ważne, prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec Twoich interesów, praw i wolności, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, będziemy nadal przetwarzać Twoje Dane Osobowe objęte sprzeciwem. Jeżeli nie będziesz zgadzać się z taką oceną zaistniałej sytuacji, możesz skorzystać z prawa do wniesienia skargi do organu nadzorczego (więcej informacji poniżej).
Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
W związku z tym, że jesteśmy administratorem Danych Osobowych, przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Szczegółowy opis procedury wnoszenia skargi do PUODO dostępny jest na stronie internetowej prowadzonej przez PUODO pod adresem: xxxxx://xxxx.xxx.xx/xx/00/000.
Oczywiście jeśli masz uwagi odnośnie tego, jak działamy, zachęcamy Cię w pierwszej kolejności do kontaktu pod adresem e-mail XXX@xxxxxxxx.xxx.
Załącznik nr 8
ZGODA NA WYKORZYSTANIE WIZERUNKU
Ja, niżej podpisana/y ………………………., PESEL……………………….., niniejszym udzielam Oktawave S.A. z siedzibą w Warszawie zezwolenia na wykorzystywanie i rozpowszechnianie bez ograniczenia w zakresie terytorium, medium, czasu i liczby egzemplarzy, mojego wizerunku utrwalonego w dowolnej formie (foto/video) w związku z moją współpracą z Oktawave S.A. – dla celów usprawnienia wewnętrznej komunikacji w Oktawave oraz w grupie kapitałowej, do której należy Oktawave (Grupa), w tym na potrzeby książki teleadresowej, komunikatorów oraz wewnętrznych systemów typu intranet funkcjonujących w Grupie.
Jednocześnie, w przypadku, jeśli prawa autorskie do filmu/fotografii, na której utrwalono mój wizerunek nie przechodzą na Oktawave w trybie art. 12 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, oświadczam, że jestem uprawniona/y do dysponowania filmami/fotografiami, na których utrwalono mój wizerunek, w szczególności udostępniania ich Oktawave w celach i na zasadach, o których mowa powyżej (w tym zakresie potwierdzam także udzielenie Oktawave licencji na korzystanie z tych filmów/fotografii na zasadach analogicznych jak wskazane w niniejszym zezwoleniu, na czas mojej współpracy z Xxxxxxxx, nie krócej jednak niż 5 lat oraz zobowiązuję się do powstrzymania się od wykonywania autorskich praw osobistych oraz nadzoru autorskiego względem filmów/fotografii).
Wykorzystanie i rozpowszechnianie wizerunku będzie polegało w szczególności na jego publikacji w formie oryginalnej lub formie przetworzonej, w książęce teleadresowej oraz narzędziach informatycznych wspomagających wewnętrzną współpracę, do których dostęp mają także osoby z Grupy, w tym w intranecie.
Oświadczam, że zezwolenia na wykorzystanie i rozpowszechnianie wizerunku udzielam nieodpłatnie i dobrowolnie, wiem, że mam prawo do jego odwołania w każdej chwili.
Zapoznałam/em się z informacją o przetwarzaniu danych osobowych dołączoną do tego oświadczenia.
……………………., …………………………..
miejscowość, data
___________________________________________
czytelny podpis
INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH
Twój wizerunek stanowi dla nas Twoje dane osobowe. Oktawave S.A. z siedzibą w Warszawie będzie przetwarzać go jako administrator, z poszanowaniem zasad określonych przez właściwe przepisy prawa, w celach i zakresie wynikających z udzielonego przez Ciebie zezwolenia na jego wykorzystanie i rozpowszechnianie.
Podstawą prawną naszego działania, poza udzielonym przez Ciebie zezwoleniem, są nasze prawnie uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), tj. wykorzystywanie legalnie pozyskanego wizerunku, w granicach udzielonego przez Ciebie zezwolenia, dla celów organizacyjnych Oktawave i grupy kapitałowej, do której Oktawave należy.
Zamierzamy przetwarzać Twój wizerunek w powyższym kontekście co do zasady do czasu cofnięcia Twojego zezwolenia lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych.
Okres przetwarzania może ulec wydłużeniu w przypadku ewentualnych roszczeń, sporów lub jeśli będą tego od nas wymagały przepisy prawa.
Dostęp do Twojego wizerunku będą miały upoważnione osoby realizujące na naszą rzecz obróbkę zdjęć lub filmów, a także odpowiednio upoważnieni pracownicy i współpracownicy Xxxxxxxx, w zakresie w jakim jest to niezbędne dla wykonania przez nich ich obowiązków, w tym także spółki z grupy do której należy Oktawave, w tym w ramach książki teleadresowej. Twoje dane mogą również np. zostać przekazane dostawcy usług hostingu lub usług teleinformatycznych, innym podmiotom, które technicznie lub organizacyjnie pomagają nam prowadzić działania organizacyjne, w tym np. portalom intranetowym, na których Twój wizerunek będzie udostępniany. Możemy też być zobowiązani – jeśli istnieje ku temu podstawa prawna – do udzielenia określonych informacji organom władzy publicznej, na potrzeby prowadzonych przez nie postępowań.
Przypominamy, że RODO przyznaje Ci w określonych sytuacjach prawo do:
dostępu do Twoich danych;
sprostowania Twoich danych;
odwołania udzielonej zgody bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem;
żądania usunięcia danych;
żądania ograniczenie przetwarzania;
przeniesienia danych;
wniesienia sprzeciwu; w określonych sytuacjach przysługuje Ci prawo sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych, np. z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją możesz sprzeciwić się operacjom, które wykonujemy, gdy opieramy nasze przetwarzanie na naszym prawnie uzasadnionym interesie.
Gdy pomimo wniesienia przez Ciebie sprzeciwu dojdziemy do wniosku, że istnieją ważne, prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec Twoich interesów, praw i wolności, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, będziemy nadal przetwarzać Twoje dane objęte sprzeciwem w niezbędnym zakresie.
Zawsze bez powodu możesz sprzeciwić się przetwarzaniu w celu marketingu bezpośredniego. Jeżeli wniesiesz taki sprzeciw – Twoich danych nie wolno nam już przetwarzać w tym celu.
wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Szczegółowy opis procedury wnoszenia skargi dostępny jest pod adresem: xxxxx://xxxx.xxx.xx/xx/00/000. Listę lokalnych organów nadzorczych w UE wraz z ich danymi kontaktowymi możesz znaleźć pod adresem: xxxxx://xxxx.xxxxxx.xx/xxxxx-xxxx/xxxxx/xxxxxxx_xx.
Jeśli masz pytania lub uwagi odnośnie tego, jak działamy, zachęcamy Cię do kontaktu z XXX@xxxxxxxx.xxx
1 Niepotrzebne skreślić
