Umowa o partnerstwie na rzecz realizacji projektu1
Wzór umowy o partnerstwie na rzecz realizacji projektu rozliczanego częściowymi wnioskami o płatność
Umowa o partnerstwie na rzecz realizacji projektu1
pt. „ ”
Umowa o partnerstwie na rzecz realizacji projektu nr FEWP pt.:
…………………………………………………. w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Wielkopolski 2021-2027 (FEW) współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS+), zwana dalej „Umową”, zawarta na podstawie art. 39 ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027 (zwanej dalej „ustawą wdrożeniową”)
w dniu między:
....................................................................................................................................................
nazwa podmiotu (wnioskodawca)
z siedzibą w
...............................................................................................................................................
adres siedziby
reprezentowany przez
..............................................................................................................................,
imię i nazwisko osoby uprawnionej do reprezentacji podmiotu
zwanym dalej Partnerem wiodącym, a
....................................................................................................................................................
nazwa podmiotu (partner)
z siedzibą w
...............................................................................................................................................
adres siedziby
reprezentowany przez
1 Wzór przeznaczony jest dla projektów rozliczanych częściowymi wnioskami o płatność w ramach aplikacji SL2021. Wzór Umowy stanowi minimalny zakres i może być przez Strony uzupełniany o postanowienia niezbędne dla realizacji projektu/modyfikowany w zależności od specyfiki współpracy. Postanowienia stanowiące uzupełnienie wzoru Umowy nie mogą być sprzeczne z postanowieniami zawartymi w tym wzorze
............................................................................................................
imię i nazwisko osoby uprawnionej do reprezentacji podmiotu
zwaną dalej Partnerem2,
zwanymi dalej łącznie Stronami.
§ 1.
Przedmiot Umowy
1. Ustanawia się Partnerstwo na rzecz realizacji projektu pt.:………………………………….
……………………………………….., zwanego dalej „Projektem”, realizowanego w ramach Celu szczegółowego ........................................ Działania ...........................
2. Strony stwierdzają zgodnie, że wskazane w ust. 1 Partnerstwo zostało utworzone w celu realizacji Projektu, którego opis stanowi wniosek o dofinansowanie realizacji Projektu nr FEWP , zwany dalej Wnioskiem.
3. Umowa określa w szczególności zasady funkcjonowania Partnerstwa, zasady współpracy Partnera wiodącego i Partnera przy realizacji Projektu.
4. Strony zapewniają, że:
a) posiadają zgodne z prawem, ważne i wiążące umocowanie do działania w imieniu i na rzecz Stron (jeśli osoba reprezentująca działa na podstawie pełnomocnictwa – należy je dołączyć),
b) Partner wiodący posiada potencjał ekonomiczny zapewniający prawidłową realizację Projektu partnerskiego,
c) wybór Partnera nastąpił przed złożeniem Wniosku3,
d) nie podlegają wykluczeniu na podstawie przepisów powszechnie obowiązujących z ubiegania się o środki przeznaczone na realizację Projektu, w tym wykluczeniu na podstawie art. 207 ust. 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych4 oraz art. 5I Rozporządzenia (UE) nr 2022/576 z dnia 8 kwietnia 2022 r. w sprawie zmiany Rozporządzenia (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 roku dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie.
5. Partner wiodący, będący podmiotem, o którym mowa w art. 4, art. 5 ust. 1 i art. 6 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych5, inicjujący Projekt Partnerski, tj.
……..………………………………….. (nazwa podmiotu) oświadcza, iż dokonał wyboru Partnera/- ów spośród podmiotów innych niż wymienione w art. 4 tej ustawy, z zachowaniem zasady
2 Należy dostosować do liczby Partnerów realizujących projekt i odpowiednio zmodyfikować zapisy Umowy.
3 Nie dotyczy przypadku, o którym mowa w art.39 ust. 6 ustawy wdrożeniowej.
4 Nie dotyczy podmiotów, o których mowa w art.207 ust. 7 ustawy o finansach publicznych.
5 Nie uzupełniać w przypadku podmiotów innych niż te, o których mowa w art.4, art. 5 ust. 1 i art.6 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych.
przejrzystości i równego traktowania, o której mowa w art. 39 ust. 2 ustawy wdrożeniowej6.
6. Partner, będący podmiotem, o którym mowa w art. 4 , art. 5 ust. 1 i art. 6 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych5, niebędący podmiotem inicjującym Projekt partnerski, tj (nazwa pomiotu) oświadcza, iż zgodnie z
art. 39 ust. 8 ustawy wdrożeniowej, po przystąpieniu do realizacji Projektu partnerskiego poda do publicznej wiadomości w Biuletynie Informacji Publicznej informację o rozpoczęciu realizacji Projektu partnerskiego wraz z uzasadnieniem przyczyn przystąpienia do jego realizacji oraz wskazaniem Partnera wiodącego w tym Projekcie.
7. Okres realizacji Projektu jest zgodny z okresem wskazanym we Wniosku i dotyczy realizacji zadań w ramach Projektu.
§ 2.
Odpowiedzialność Partnerów
1. Strony ponoszą odpowiedzialność za prawidłową realizację Umowy w zakresie przypisanych zadań. Partner ponosi przed Partnerem wiodącym odpowiedzialność za realizację przypisanej części Projektu, w tym odpowiedzialność za działania lub zaniechania wykonawców/osób angażowanych przez Partnera. Natomiast to Partner wiodący ponosi pełną odpowiedzialność za prawidłową realizację Projektu przed Instytucją Pośredniczącą FEW (tj. Wojewódzkim Urzędem Pracy w Poznaniu, dalej: IP FEW).
2. Partner wiodący jest jedynym podmiotem uprawnionym do kontaktu z IP FEW.
3. Partner odpowiada przed Partnerem wiodącym za prawidłowość wydatków kwalifikowalnych w zakresie realizowanej części Projektu. Natomiast Partner wiodący odpowiada przed IP FEW za prawidłowość całości wydatków kwalifikowalnych w ramach Projektu.
§ 3.
Zakres odpowiedzialności Partnera wiodącego
1. Strony stwierdzają zgodnie, że [nazwa podmiotu
pełniącego funkcję Partnera wiodącego] pełni funkcję Partnera wiodącego odpowiedzialnego w szczególności za:
1) reprezentowanie Partnerstwa przed IP FEW, w tym zawarcie w imieniu i na rzecz Partnerów umowy o dofinansowanie Projektu;
2) koordynowanie (w tym monitorowanie i nadzorowanie) prawidłowości działań Partnera przy realizacji zadań w ramach Projektu;
3) zapewnienie udziału Partnera w podejmowaniu decyzji i realizacji zadań, na zasadach określonych w niniejszej Umowie;
6 Przepisów art. 39 ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy wdrożeniowej nie stosuje się w przypadku wyboru podmiotów realizujących zadania objęte projektem partnerskim na podstawie praw szczególnych lub wyłącznych.
4) wsparcie Partnera w realizacji powierzonych zadań;
5) zapewnienie sprawnego systemu komunikacji i przepływu informacji z Partnerem oraz z IP FEW;
6) zapewnienie prawidłowości operacji finansowych;
7) terminowe przedkładanie wniosków o płatność do IP FEW celem rozliczenia wydatków w Projekcie oraz otrzymania środków na dofinansowanie zadań Partnera wiodącego i Partnera;
8) osiągnięcie wskaźników produktu oraz rezultatu określonych we Wniosku;
9) gromadzenie danych w CST2021 o uczestnikach Projektu oraz podmiotach objętych wsparciem zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów na lata 2021-2027 i ich przekazywanie do IP FEW;
10) informowanie IP FEW o problemach w realizacji Projektu, w tym o zamiarze zaprzestania jego realizacji lub o zagrożeniu nieosiągnięcia zaplanowanych wskaźników określonych we Wniosku;
11) zapewnienie zachowania zasady równości szans i niedyskryminacji oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn na wszystkich etapach wdrażania Projektu (w tym w odniesieniu do uczestników Projektu) zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027;
12) wypełnianie obowiązków sprawozdawczych oraz wydawanie uczestnikom Projektu oraz podmiotom obejmowanym wsparciem zaświadczeń o udzielonej w ramach Partnerstwa pomocy publicznej będącej pomocą de minimis;
13) zapewnienie trwałości Projektu zgodnie z art. 65 rozporządzenia 2021/10607;
14) pozyskiwanie, gromadzenie i archiwizację dokumentacji związanej z realizacją zadań Partnerstwa;
15) koordynację działań Partnerstwa na rzecz upowszechniania informacji o nim i jego celów.
2. Uprawnienia i zobowiązania Partnera wiodącego wynikające z umowy o dofinansowanie Projektu stosuje się odpowiednio do Partnera, który w stosunku do IP FEW wykonuje je za pośrednictwem Partnera wiodącego.
3. Partner upoważnia Partnera wiodącego do reprezentowania Partnerstwa w działaniach związanych z realizacją Projektu wobec IP FEW oraz wobec osób trzecich.
7 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Funduszu Spójności, Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami i Polityki Wizowej (Dz. Urz. UE L 231 z 30.06.2021, str. 159, z późn. zm.), zwane dalej
„rozporządzeniem 2021/1060”.
§ 4.
Zakres i forma udziału Partnerów w Projekcie
1. Wskazane w komparycji Umowy Strony pełnią funkcję Partnerów Projektu. Oznacza to, że wszyscy Partnerzy współuczestniczą w realizacji Projektu, będąc odpowiedzialnymi za realizację, w całości lub częściowo, jednego lub kilku zadań określonych we Wniosku. Partnerzy są także zobowiązani do osiągnięcia zadeklarowanych wskaźników produktu oraz rezultatu w zakresie określonym we Wniosku.
2. Podział zadań pomiędzy Partnerami określony został w obowiązującej wersji Wniosku. Zmiany w zakresie podziału zadań wymagają wprowadzenia zmian we Wniosku, zgodnie z trybem określonym w umowie o dofinansowanie Projektu oraz uzyskania akceptacji IP FEW. Po zatwierdzeniu zmian, podział zadań jest zgodny z aktualnie obowiązującym Wnioskiem.
3. Strony wykonują samodzielnie przyjęte na siebie zadania, wobec czego nie jest dopuszczalne:
1) zlecanie zadań przez Partnera wiodącego Partnerowi i odwrotnie;
2) angażowanie jako personelu Projektu pracowników Partnera przez Partnera wiodącego i odwrotnie;
3) kierowanie zapytań ofertowych do pozostałych podmiotów Partnerstwa podczas udzielania zamówień w ramach Projektu;
4) aby realizacja zadań przez poszczególnych Partnerów polegała na oferowaniu towarów, świadczeniu usług lub wykonywaniu robót budowlanych na rzecz pozostałych Partnerów.
4. Zlecanie części zadań podmiotom niebędącym Stroną Umowy, tj. wykonawcom, może mieć miejsce tylko w sytuacji, gdy zostało to przewidziane we Wniosku. Partner odpowiada przed Partnerem wiodącym za wszelkie działania lub zaniechania wykonawcy jak za swoje działania lub zaniechania. W przypadku zlecania usług w Projekcie Partner zobowiązuje się zapewnić dokumenty umożliwiające weryfikację kwalifikowalności wydatków.
§ 5.
Obowiązki Partnerów8
1. Strony zobowiązane są w szczególności do:
1) zapoznania się z postanowieniami umowy o dofinansowanie Projektu, o której mowa w § 3 ust. 1 pkt 1 i przestrzegania obowiązków z niej wynikających;
2) aktywnego uczestnictwa i współpracy w działaniach Partnerstwa mających na celu realizację Projektu zgodnie z Wnioskiem, harmonogramem realizacji Projektu i osiągnięcie wskaźników produktu oraz rezultatu określonych we Wniosku;
3) zapewnienia personelu posiadającego kompetencje do prawidłowej realizacji zadań w Projekcie;
8 Katalog obowiązków zalecanych przez IP FEW może zostać przez Strony modyfikowany w zależności od specyfiki Projektu/współpracy.
4) informowania Partnera wiodącego, celem uzyskania akceptacji, o planowanych zmianach w zadaniach realizowanych przez Partnera w ramach Projektu;
5) stosowania określonego w Umowie systemu przepływu informacji i komunikacji między Partnerami oraz przestrzegania zasad wspólnego zarządzania Projektem;
6) udzielania na wniosek Partnera wiodącego informacji i wyjaśnień odnośnie zadań realizowanych w ramach Projektu, w terminie i formie umożliwiającej Partnerowi wiodącemu wywiązanie się z jego obowiązków względem IP FEW;
7) niezwłocznego informowania Partnera wiodącego o przeszkodach przy realizacji zadań, w tym o ryzyku zaprzestania realizacji zadań lub o zagrożeniu nieosiągnięcia zaplanowanych wskaźników określonych we Wniosku;
8) wykorzystania środków finansowych wyłącznie na realizację zadań określonych w aktualnej wersji Wniosku. Środki dofinansowania nie mogą zostać przeznaczone na cele inne niż związane z Projektem;
9) informowania uczestników Projektu o pochodzeniu środków przeznaczonych na realizację zadań realizowanych na mocy Umowy;
10) prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków Projektu w sposób przejrzysty zgodnie z zasadami określonymi w umowie o dofinansowanie Projektu, tak aby możliwa była identyfikacja poszczególnych operacji księgowych związanych z Projektem, z wyłączeniem wydatków rozliczanych metodami uproszczonymi;
11) przedstawiania Partnerowi wiodącemu informacji finansowych i sprawozdawczych umożliwiających przygotowanie wniosków o płatność w terminach i formie wymaganych w umowie o dofinansowanie Projektu;
12) udostępniania w ramach licencji „Creative Commons” wszelkich dzieł, utworów, efektów pracy twórczej i naukowej wytworzonych w Projekcie mogących podlegać ochronie praw autorskich. Rodzaj licencji CC oraz sposób publikacji określa Partner wiodący zgodnie z celem Projektu;
13) zapewnienia Partnerowi wiodącemu dokumentów umożliwiających weryfikację kwalifikowalności wydatków w ramach Projektu w przypadku zlecania przez Partnera zadań lub ich części wykonawcy;
14) zbierania danych osobowych uczestników Projektu oraz podmiotów objętych wsparciem zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów na lata 2021-2027 oraz wprowadzanie ich niezwłocznie do CST2021;
15) zachowania zasady trwałości Projektu oraz rezultatów, o ile tak przewiduje Wniosek;
16) przestrzegania obowiązujących przepisów prawa unijnego, krajowego oraz zapisów FEW;
17) zapoznania się z treścią wytycznych, do których przestrzegania zobowiązuje umowa o dofinansowanie Projektu oraz Listą Wskaźników Kluczowych EFS+ (LWK EFS+) oraz stosowania ich postanowień w zakresie, w jakim dotyczą one realizowanego Projektu. Powyższe obejmuje również bieżące monitorowanie wszelkich zmian wytycznych oraz LWK EFS+;
18) gromadzenia i archiwizacji dokumentacji Projektu w terminach określonych w Umowie;
19) informowania się wzajemnie o planowanych zmianach prawno-organizacyjnych mogących mieć wpływ na realizację Umowy;
20) udzielania zamówień zgodnie z ustawą z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych albo zasadą konkurencyjności na warunkach określonych w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027.
§ 6.
Organizacja wewnętrzna Partnerstwa
W celu prawidłowego zarządzania Partnerstwem oraz zapewnienia podejścia partnerskiego w realizacji Projektu, o którym mowa w § 1, ust. 1 niniejszej Umowy, Strony ustalają następujący system organizacji wewnętrznej Partnerstwa:
.....................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................
............................................................................................................................. (należy opisać
przyjęte w ramach Partnerstwa rozwiązania dotyczące organizacji wewnętrznej Partnerstwa, np. określenie struktury organizacyjnej i jej składu, roli i zadań; częstotliwość spotkań, sposób podejmowania decyzji, sposób przepływu informacji i komunikacji, inne postanowienia)
§ 7.
Odpowiedzialność Stron
1. .…………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………….. (należy określić odpowiedzialność Stron wobec osób trzecich za działania wynikające z realizacji niniejszej Umowy, za ewentualne szkody/straty powstałe w związku z realizacją zadań wynikających z Umowy np. Strony ponoszą wyłączną odpowiedzialność za wszystkie czynności związane z realizacją powierzonych im zadań, w tym odpowiedzialność za szkody/straty przez nie poniesione).
2. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………. (należy wskazać sposób postępowania w przypadku naruszenia lub niewywiązywania się Stron z postanowień niniejszej Umowy)
§ 8.
Zagadnienia finansowe
1. Środki finansowe przekazywane Partnerowi przez Partnera wiodącego stanowią dofinansowanie wydatków ponoszonych przez Partnera w związku z wykonaniem zadań określonych w niniejszej Umowie, a nie świadczeniem usług na rzecz Partnera wiodącego.
2. Strony uzgadniają następujący podział środków finansowych na realizację Projektu w ramach kwoty dofinansowania Projektu w łącznej kwocie nie większej niż ...………………….
PLN i stanowiącej nie więcej niż % wydatków kwalifikowalnych Projektu:
1) na realizację zadania/zadań Partnera wiodącego w łącznej kwocie nie większej niż PLN;
2) na realizację zadania/zadań Partnera w łącznej kwocie nie większej niż
.......................... PLN9.
3. Zaangażowanie finansowe poszczególnych Partnerów w ramach Projektu, uwzględniające podział środków finansowych na realizację zadań powierzonych Partnerowi wiodącemu i Partnerowi, stanowi załącznik nr 1 do Umowy.
4. Strony zobowiązują się do wniesienia wkładu własnego zgodnie z wysokością wskazaną w załączniku nr 1. W przypadku niewniesienia wkładu własnego we wskazanej wysokości kwota dofinansowania, o której mowa w ust. 2, może zostać proporcjonalnie obniżona10.
5. Partner wiodący przekazuje Partnerowi środki na finansowanie kosztów realizacji zadań, które określono w obowiązującej wersji Wniosku, w formie zaliczki/refundacji poniesionych wydatków.
6. Wszystkie płatności w związku z realizacją Projektu pomiędzy Partnerem wiodącym i Partnerem, są dokonywane za pośrednictwem wyodrębnionych dla Projektu rachunków bankowych, pod rygorem uznania poniesionych wydatków za niekwalifikowalne. Środki przekazywane są z wyodrębnionego rachunku bankowego Partnera wiodącego nr:
………………………………………………… na wyodrębniony rachunek bankowy Partnera nr:
................................................................9 (w przypadku realizacji Projektu przez jednostki organizacyjne Partnera należy wskazać również wyodrębnione dla Projektu rachunki bankowe tychże jednostek).
7. Strony zobowiązują się do wydatkowania środków w ramach Projektu zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 oraz zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie Projektu.
8. Strony zobowiązane są do udzielania zamówień zgodnie z przepisami prawa zamówień publicznych lub zasadą konkurencyjności na warunkach określonych w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 oraz z zgodnie zapisami umowy o dofinansowanie Projektu, z wyłączeniem wydatków rozliczanych w oparciu o metody uproszczone. Strony zobowiązane są do upubliczniania zapytań ofertowych zgodnie z ww. wytycznymi.
9. Strony ustalają następujące warunki przekazania kolejnych transz środków, o których mowa w ust. 5:
1) złożenie przez Partnera częściowego wniosku o płatność za pośrednictwem aplikacji SL2021 w zakresie realizowanych zadań w terminie do ….. dni11 od zakończenia okresu rozliczeniowego;
2) dostępność środków na wyodrębnionym dla Projektu rachunku bankowym Partnera wiodącego;
3) …………………………………………………………………………………………………
(Strony mogą określić dodatkowe warunki przekazania kolejnych transz środków)
9 Należy dostosować do liczby Partnerów otrzymujących dofinansowanie.
10 Zapis dotyczy przypadku, gdy w ramach Projektu wkład własny wnoszony jest zarówno przez Partnera wiodącego, jak i Partnera.
11 Wskazany termin musi umożliwiać Partnerowi wiodącemu wywiązanie się ze zobowiązań względem IP FEW.
10. Gdy z przyczyn technicznych, tj. z uwagi na awarię SL2021, nie jest możliwe złożenie częściowego wniosku o płatność, w terminie, o którym mowa w ust. 9 pkt. 1, termin ulega przesunięciu na dzień następujący po dniu usunięcia awarii.
11. Na podstawie zatwierdzonych częściowych wniosków o płatność, Partner wiodący tworzy zbiorczy wniosek o płatność i przesyła go do IP FEW celem otrzymania środków na dofinansowanie Projektu. Partner wiodący jest jedynym podmiotem właściwym do przedstawiania wniosków o płatność do IP FEW oraz otrzymywania dofinansowania.
12. W przypadku wątpliwości ze strony Partnera wiodącego lub IP FEW dot. wydatków poniesionych przez Partnera, Partner wiodący może wezwać Partnera do złożenia w wyznaczonym terminie dokumentów wykazanych w częściowych wnioskach o płatność, innych dokumentów potwierdzających kwalifikowalność wydatków lub złożenia dodatkowych wyjaśnień11.
13. Partner wiodący przekazuje płatności Partnerowi w terminie nie dłuższym niż …… dni roboczych od otrzymania na rachunek wyodrębniony Projektu środków wynikających z zatwierdzenia przez IP FEW wniosku o płatność, o którym mowa w ust. 11.
14. Odsetki bankowe narosłe od środków przekazanych na wyodrębniony rachunek bankowy Partnera są wykazywane we wnioskach o płatność i podlegają zwrotowi, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej. Partner przekazuje odsetki bankowe na rachunek bankowy Partnera wiodącego w terminie dni roboczych11 po zakończeniu okresu
rozliczeniowego.
15. Projekt rozliczany jest na etapie końcowego wniosku o płatność pod względem finansowym proporcjonalnie do stopnia osiągnięcia założeń merytorycznych określonych we Wniosku, co jest określane jako reguła proporcjonalności. Reguły proporcjonalności nie stosuje się do wskaźników produktu i rezultatu będących podstawą rozliczania wydatków w oparciu o metody uproszczone.
W przypadku, gdy założenia Projektu nie zostały osiągnięte z winy Partnera ustala się, co następuje:
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………….(należy opisać sposób postępowania).
16. Partner zobowiązuje się do rozliczenia całości otrzymanego od Partnera wiodącego dofinansowania. W przypadku gdy dofinansowanie nie zostało w całości wykorzystane, podlega ono zwrotowi na rachunek bankowy Partnera wiodącego w terminie dni11
od dnia zakończenia okresu realizacji Projektu.
17. Partnerzy zobowiązani są do realizacji Projektu w sposób, który zapewni osiągnięcie i zachowanie wskaźników produktu i rezultatu zgodnie z zatwierdzonym Wnioskiem oraz do zachowania trwałości rezultatów Projektu.
18. Partnerzy zobowiązani są do zachowania trwałości w odniesieniu do współfinansowanej w ramach Projektu infrastruktury lub inwestycji produkcyjnych (w ramach cross- financingu). Zgodnie z postanowieniami art. 65 rozporządzenia 2021/1060, trwałość Projektu musi być zachowana przez okres 5 lat (3 lat w przypadku MŚP – w odniesieniu do Projektu, z którym związany jest wymóg utrzymania inwestycji lub miejsc pracy) od daty płatności końcowej na rzecz Partnera wiodącego. W przypadku, gdy przepisy
regulujące udzielanie pomocy publicznej wprowadzają inne wymogi w tym zakresie, wówczas stosuje się okres ustalony zgodnie z tymi przepisami. Stwierdzenie naruszenia zasady trwałości może oznaczać konieczność zwrotu środków otrzymanych na realizację Projektu, wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych, proporcjonalnie do okresu niezachowania obowiązku trwałości.
19. ………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
Strony mogą wprowadzić dodatkowe ustalenia dot. sposobu postępowania (np. wstrzymanie wypłaty transzy) w przypadku stwierdzenia lub powzięcia uzasadnionego podejrzenia dot. nieprawidłowego wydatkowania środków, zaistnienia nieprawidłowości w realizacji postanowień niniejszej Umowy, nieterminowej realizacji zadań, utrudniania kontroli itp.
§ 9.
Kontrola i przekazywanie informacji
1. Partner zobowiązany jest do poddania się kontroli w zakresie prawidłowej realizacji zadań w Projekcie dokonywanej przez Partnera wiodącego, IP FEW oraz inne uprawnione do kontroli podmioty i zapewnienia ww. podmiotom prawa x.xx. do:
1) pełnego wglądu we wszystkie dokumenty związane, jak i niezwiązane z realizacją Projektu, o ile jest to konieczne do stwierdzenia kwalifikowalności wydatków w Projekcie, w tym w dokumenty elektroniczne, jak również umożliwienia tworzenia z nich kopii, przez cały okres ich przechowywania określony w § 13 ust. 1 Umowy;
2) pełnego dostępu, w szczególności do urządzeń, obiektów, terenów i pomieszczeń, w których realizowany jest Projekt lub zgromadzona jest dokumentacja dotycząca realizowanego Projektu;
3) zapewnienia obecności upoważnionych osób, które udzielą wyjaśnień na temat realizacji Projektu;
4) pełnego wglądu do ksiąg rachunkowych oraz innych rejestrów lub ewidencji potwierdzających prawidłową realizację Projektu.
Partner zobowiązany jest do udzielania podmiotom przeprowadzającym kontrolę wszelkich wyjaśnień dotyczących realizacji Projektu.
2. Kontrola może zostać przeprowadzona w dowolnym terminie w trakcie i po zakończeniu realizacji Projektu, zarówno w siedzibie Partnera wiodącego, w siedzibie realizatora Projektu wskazanego w umowie o dofinansowanie Projektu12, w siedzibie Partnera, jak i w miejscu realizacji Projektu, przy czym niektóre czynności kontrolne mogą być prowadzone w siedzibie podmiotu kontrolującego na podstawie danych i dokumentów zamieszczonych w LSI 2021+, SL2021 i innych dokumentów przekazywanych przez Partnerów, w okresie, o którym mowa w § 13 ust. 1 Umowy.
12 Dotyczy przypadku, gdy w Projekcie występują realizatorzy.
W uzasadnionych przypadkach (x.xx. gdy wsparcie w ramach Projektu jest udzielane w formule zdalnej) czynności kontrolne mogą być prowadzone zdalnie, za pośrednictwem kanałów komunikacji elektronicznej.
3. Strony zobowiązane są do współpracy z podmiotami zewnętrznymi, realizującymi badanie ewaluacyjne na zlecenie IZ FEW, IP FEW lub innego podmiotu, który zawarł umowę lub porozumienie z IZ FEW na realizację ewaluacji. Partnerzy zobowiązani są do udzielania każdorazowo na wniosek tych podmiotów informacji na temat realizacji Projektu oraz udostępniania dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia badania ewaluacyjnego.
§ 10.
Ochrona danych osobowych
1. Partnerzy zobowiązują się do przetwarzania danych osobowych zgodnie z: Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) - zwanym dalej RODO; ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych; przepisami prawa powszechnie obowiązującymi dotyczącymi ochrony danych osobowych oraz zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie Projektu.
2. Partner przetwarza dane osobowe w ramach realizacji Projektu, zgodnie z zakresem zadań określonych przedmiotową Umową oraz zgodnie z umową powierzenia lub współadministrowania danych osobowych zawartej z Partnerem wiodącym.
3. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych pomiędzy partnerami zawiera zapisy zgodne z art. 28 RODO, natomiast umowa współadministrowania danymi osobowymi zawiera zapisy zgodne z art. 26 RODO. Umowy, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, zawarte zostają na czas obowiązywania niniejszej Umowy oraz okresów archiwizacji dokumentacji powstałej w ramach realizacji i trwałości Projektu.
4. Zakres danych osobowych objętych wyżej wskazanymi umowami nie może być szerzy niż określony w art. 87 ust. 2 ustawy wdrożeniowej chyba, że partnerzy posiadają podstawę prawną do przetwarzania szerszego zakresu danych osobowych.
5. Partnerzy wykonują prawa i obowiązki wynikające z art. 12-22 RODO wobec osób, których dane osobowe przetwarzają w związku z realizacją niniejszej Umowy, (tj. w imieniu Partnerstwa) chyba, że umowy, o których mowa w ust. 2 i 3 powyżej, stanowią inaczej.
6. Partnerzy zobowiązują się do wyznaczenia inspektora ochrony danych, o którym mowa w art. 37 RODO.
§ 11.
Wykorzystywanie centralnego systemu teleinformatycznego – CST2021 przez Partnerów
1. Partnerzy zobowiązują się do wykorzystywania CST2021 w procesie realizacji, rozliczania oraz komunikowania się z IP FEW. Z uwagi na rozliczanie projektu wnioskami częściowymi dostęp do CST2021 będą mieli zarówno przedstawiciele Partnera wiodącego, jak i pozostałych Partnerów. W tym celu Partner wiodący oraz każdy Partner wyznaczają po jednej osobie uprawnionej do wykonywania w ich imieniu czynności związanych z realizacją Projektu w ramach CST2021. IP FEW nadaje uprawnienia ww. osobom, które pełnią rolę osoby zarządzającej projektem w danym podmiocie, tj. nadają kolejne uprawnienia w zakresie dostępu do CST2021 i zarządzają użytkownikami do danego projektu w danym podmiocie. Zgłoszenie osoby zarządzającej uprawnieniami użytkowników odbywa się w oparciu o Wzór Wniosku o dodanie osoby uprawnionej zarządzającej projektem po stronie Beneficjenta/Realizatora (Partnera) zgodnie z instrukcją znajdującą się na stronie internetowej IP (xxx-xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx), w zakładce Centralny System Teleinformatyczny (CST2021).
2. Partnerzy zobowiązują się do przestrzegania Regulaminu bezpiecznego użytkowania CST2021, aktualnej instrukcji korzystania z CST2021 znajdującej się na stronie internetowej Programu oraz na stronie internetowej IP FEW (rpo- xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx), a także zapisów umowy o dofinansowanie Projektu.
§ 12.
Obowiązki informacyjne
1. Partner jest zobowiązany do wypełniania obowiązków informacyjnych i promocyjnych, w tym informowania społeczeństwa o dofinansowaniu Projektu przez Unię Europejską, zgodnie z rozporządzeniem 2021/1060 (w szczególności z załącznikiem IX – Komunikacja i widoczność) oraz zgodnie z: Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 w zakresie informacji i promocji, Księgą Tożsamości Wizualnej marki Fundusze Europejskie 2021-2027 dostępnymi na stronie internetowej Programu.
2. Partner zobowiązuje się podczas realizacji zadań w ramach Projektu wypełniać obowiązki informacyjne i promocyjne oraz oznaczać Projekt zgodnie z regułami określonymi w ww. dokumentach oraz w umowie o dofinansowanie Projektu.
§ 13.
Obowiązki w zakresie przechowywania dokumentacji
1. Partner zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji związanej z realizowaną częścią Projektu, przez okres pięciu lat od dnia 31 grudnia roku, w którym został zatwierdzony końcowy wniosek o płatność w ramach Projektu w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz do informowania Partnera wiodącego o miejscu przechowywania dokumentów związanych z realizowanym Projektem. Partner wiodący informuje Partnera o dacie rozpoczęcia okresu, o którym mowa w zdaniu
pierwszym. Bieg terminu zostaje przerwany w przypadku wszczęcia postępowania administracyjnego lub sądowego dotyczącego wydatków rozliczonych w Projekcie albo na należycie uzasadniony wniosek Komisji Europejskiej, o czym Partner jest informowany pisemnie.
2. W przypadku zmiany miejsca przechowywania dokumentów oraz w przypadku zawieszenia, zaprzestania lub likwidacji przez Partnera działalności przed terminem, o którym mowa w ust. 1, Partner zobowiązuje się niezwłocznie pisemnie poinformować Partnera wiodącego o miejscu przechowywania dokumentów związanych z realizowanym Projektem.
3. W przypadku konieczności zmiany, w tym przedłużenia terminu, o którym mowa w ust. 1, Partner wiodący powiadomi o tym pisemnie Partnera przed upływem tego terminu.
§ 14.
Zmiany w Umowie
1. Zmiany w Umowie, w tym zmiana załącznika nr 1 do Umowy, mogą nastąpić wyłącznie po ich uprzednim zaakceptowaniu przez wszystkich Partnerów. Zmiany, o których mowa powyżej, wymagają formy aneksu do niniejszej Umowy.
2. Zmiany w Umowie skutkujące koniecznością wprowadzenia zmian w umowie o dofinansowanie Projektu, w tym załączników do umowy o dofinansowanie Projektu, mogą zostać wprowadzone wyłącznie za zgodą IP FEW, w terminie umożliwiającym Partnerowi wiodącemu zachowanie terminów dokonywania zmian określonych w umowie o dofinansowanie Projektu.
3. W przypadkach uzasadnionych koniecznością zapewnienia prawidłowej i terminowej realizacji Projektu, za zgodą IP FEW, może nastąpić zmiana Partnera. Wszelkie zmiany w Partnerstwie polegające na zwiększeniu lub zmniejszeniu liczby Partnerów, zmianie Partnera, zmianie zakresu zadań Partnerów, wypowiedzenia lub rezygnacji z Partnerstwa, wymagają zgłoszenia do IP FEW i uzyskania jej pisemnej akceptacji.
§ 15.
Okres obowiązywania Umowy
Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania, pod warunkiem podpisania umowy o dofinansowanie Projektu zawieranej pomiędzy Partnerem wiodącym a IP FEW, na okres obowiązywania umowy o dofinansowanie Projektu.
§ 16.
Rozwiązanie Umowy
1. Umowa może zostać rozwiązana, tylko za zgodą IP FEW, wyłącznie w przypadkach, o których mowa w § 14 ust. 3.
2. Umowa ulega rozwiązaniu w przypadku rozwiązania umowy o dofinansowanie Projektu.
§ 17.
Postępowanie w sprawach spornych
1. Spory, mogące wyniknąć w związku z realizacją Umowy, Strony będą starały się rozwiązać polubownie.
2. W przypadku niemożności rozstrzygnięcia sporu w trybie określonym w ust. 1, Strony ustalają zgodnie, że spór zostanie poddany pod rozstrzygnięcie, właściwego ze względu na siedzibę Partnera Wiodącego, sądu powszechnego.
§ 18.
Postępowanie w sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową
W sprawach nieuregulowanych Umową zastosowanie mają odpowiednie warunki i reguły wynikające z FEW oraz przepisy prawa krajowego i unijnego.
§ 19.
Postanowienia końcowe
Umowę sporządzono w jednobrzmiących egzemplarzach.
Załącznik :
1. Zaangażowanie finansowe Partnerów w ramach Projektu.
Podpisy:
W imieniu Partnera wiodącego: ……………………..
W imieniu Partnera13: …………………………………….
13 Należy dostosować do liczby Partnerów.
Załącznik nr 1: Zaangażowanie finansowe Partnerów w ramach Projektu
Podmiot | Dofinansowanie | Wkład własny | RAZEM (dofinansowanie + wkład własny) | |
Partner wiodący | Koszty bezpośrednie | |||
Koszty pośrednie14 | ||||
Razem | ||||
Partner15 | Koszty bezpośrednie | |||
Koszty pośrednie13 | ||||
Razem | ||||
Projekt ogółem | Koszty bezpośrednie | |||
Koszty pośrednie13 | ||||
Razem | ||||
14 Kwota kosztów pośrednich może ulec proporcjonalnemu obniżeniu w przypadku rozliczenia w ramach Projektu wydatków kwalifikowalnych w ramach kosztów bezpośrednich o wartości niższej niż założona.
15 Należy dostosować do liczby Partnerów realizujących Projekt i w razie potrzeby dodać kolejne wiersze.