POROZUMIENIE W SPRAWIE GOSZCZENIA UCZNIA W RAMACH PROGRAMU AFS
POROZUMIENIE W SPRAWIE GOSZCZENIA UCZNIA W RAMACH PROGRAMU AFS
Zawarte pomiędzy
1. Panią ,
legitymującą się dowodem osobistym …………………………………………………………………………………………
oraz Panem ,
legitymującym się dowodem osobistym ………………………………………………………………………………………
zamieszkałymi pod adresem …………………………………………………………………………………………………………
w dalszej części zwanymi Rodziną Goszczącą. oraz
2. Stowarzyszeniem AFS Polska Programy Międzykulturowe, reprezentowanym przez Xxxxxx Xxxxxxx, na podstawie upoważnienia do reprezentowania Zarządu, w dalszej części zwana AFS.
Preambuła
Niniejsze porozumienie zawiera zobowiązania AFS wobec Rodziny Goszczącej oraz zobowiązania Rodziny Goszczącej wobec ucznia i AFS. Podpisując to porozumienie obie strony są świadome odpowiedzialności wiążącej się z jego zawarciem i w pełni akceptują jego treść.
Rodzina Goszcząca, w ramach programu wymian międzykulturowych AFS zobowiązuje się do
goszczenia ucznia/uczennicy:
………………………………………………………………………………………………………………………………………………….....,
przez okres:
☐ trzech miesięcy (uczniowie programu trymestralnego
☐ sześciu miesięcy (uczniowie programu semestralnego)
☐ dziesięciu miesięcy (uczniowie programu rocznego)
☐ inny okres: (jaki?)
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
AFS zobowiązuje się do:
1) zorganizowania spotkania informacyjnego z Rodziną Goszczącą przed przyjazdem ucznia;
2) przekazania instrukcji dotyczącej wypełnienia aplikacji dla Rodzin Goszczących (w wersji
online);
3) zachowania poufności udostępnionych danych zgodnie z klauzulą poufności stanowiącą integralną część niniejszego porozumienia;
4) dostarczenia wszystkich koniecznych dokumentów związanych z pobytem ucznia, legalizacją jego pobytu oraz ubezpieczeniem;
5) udzielenia wsparcia przy formalnościach związanych z legalizacją pobytu ucznia na terenie
RP;
6) zapewnienia Rodzinie Goszczącej osoby kontaktowej pośredniczącej w kontaktach między
biurem oraz uczniem;
7) zapewnienia uczniowi miejsca w szkole i załatwienia wszelkich formalności z tym związanych;
8) o ile jest to konieczne zapewnienia i opłacenia uczniowi podręczników szkolnych;
9) zapewnienia i opłacenia uczniowi kursu języka polskiego w wymiarze określonym w
programie;
10) utrzymywania stałego kontaktu z Rodziną Goszczącą przez cały okres goszczenia;
11) udostępnienia Rodzinie Goszczącej numeru alarmowego czynnego całą dobę;
12) nadzorowania przebiegu programu przez cały okres goszczenia;
13) udzielenia w każdej chwili wsparcia przy rozwiązywaniu ewentualnych problemów;
14) zwrotu wszystkich kosztów związanych z przejazdami ucznia ze szkoły do domu (na
podstawie faktur wystawionych na Stowarzyszenie AFS);
15) pokrycia kosztów podróży i pobytu ucznia na obowiązkowych seminariach AFS;
16) zapewnienia tymczasowego miejsca pobytu dla ucznia w sytuacji krótkotrwałego wyjazdu Rodziny Goszczącej, w którym uczeń nie może wziąć udziału (bez względu na przyczynę), z zastrzeżeniem poinformowania AFS o takiej potrzebie przynajmniej z czterotygodniowym wyprzedzeniem;
17) zwrotu wszystkich kosztów opieki medycznej ucznia objętych ubezpieczeniem (na
podstawie faktur wystawionych na nazwisko ucznia);;
18) zwrotu wyżej wymienionych kosztów na podstawie comiesięcznych rozliczeń wysyłanych przez Rodzinę Goszczącą, z zastrzeżeniem, że zostaną one dostarczone wraz z poprawnie wystawionymi fakturami nie później niż do 10 dnia kolejnego miesiąca.
Rodzina Goszcząca zobowiązuje się do:
1) uczestnictwa w spotkaniu przygotowującym do goszczenia ucznia;
2) uzupełnienia lub wypełnienia aplikacji online nie później niż 7 dni od dnia podpisania
porozumienia;
3) umożliwienia wolontariuszom AFS wizyty w domu przed przyjazdem ucznia oraz w trakcie trwania programu;
4) traktowania ucznia jak członka rodziny i dbania o jego bezpieczeństwo w takim samym zakresie jak innych członków rodziny;
5) zapewnienia uczniowi miejsca do spania (osobne łóżko – uczeń może dzielić pokój z rodzeństwem tej samej płci), miejsca do nauki, miejsca do przechowywania ubrań i osobistych rzeczy, nieograniczonego dostępu do łazienki;
6) pomoc w zorganizowaniu lokalnej karty telefonicznej SIM do kontaktu z rodziną goszczącą;
7) zapewnienia uczniowi przynajmniej trzech posiłków dziennie;
8) zorganizowania przejazdów ucznia do szkoły (koszty przejazdów zwraca AFS, na podstawie
przedstawionych faktur);
9) monitorowania realizacji obowiązku szkolnego, w tym uczestniczenia w zebraniach dla rodziców organizowanych przez szkołę, do której uczęszcza uczeń;
10) niezwłocznego informowania AFS o wszelkich trudnościach związanych z goszczeniem ucznia takich jak: niestosowne zachowanie ucznia, łamanie przez ucznia zasad panujących w domu lub zbyt częste kontakty ucznia w języku ojczystym;
11) terminowego dostarczania (nie później niż do 10 dnia kolejnego miesiąca) comiesięcznych rozliczeń kosztów, w rozumieniu §1;
12) umożliwienia uczniowi uczestnictwa w obowiązkowych seminariach organizowanych przez
AFS;
13) zapoznania się zasadami podróżowania ucznia stanowiącymi integralną część niniejszego
porozumienia i ich przestrzegania tych zasad;
14) wezwania karetki pogotowia w przypadku zagrożenia życia lub zdrowia ucznia;
15) niezwłocznego zawiadomienia AFS o:
a. chorobie, leczeniu stacjonarnym lub ambulatoryjnym ucznia,
b. spożywaniu przez ucznia alkoholu w sposób niezgodny z prawem lokalnym i zasadami programu AFS lub spożywaniu innych substancji zakazanych;
x. xxxxxxx przez ucznia podstawowych zasad AFS (zakaz prowadzenia pojazdów mechanicznych, zakaz podróżowania autostopem);
16) w przypadku rezygnacji z goszczenia Rodzina Goszcząca ma obowiązek zawiadomić o tym biuro z wyprzedzeniem pozwalającym na znalezienie kolejnej rodziny (około 4 tygodni), z zachowaniem formy pisemnej wraz z podaniem powodu i podpisami wszystkich osób będących stroną (Rodziną Goszczącą) niniejszego porozumienia.
Rodzina Goszcząca ma świadomość, że
1) nie otrzymuje zwrotu kosztów poniesionych w związku z utrzymaniem i goszczeniem
ucznia, z zastrzeżeniem kosztów i trybu ich rozliczania w rozumieniu §1;
2) nie otrzymuje wynagrodzenia finansowego z tytułu goszczenia ucznia;
3) w ramach programu AFS nie może gościć osoby, z którą jest spokrewniona;
4) dołoży wszelkich starań, aby uczeń przebywał w bezpiecznych warunkach, zatem AFS nie popiera wyrażania zgody na przebywanie ucznia poza domem w godzinach nocnych z osobami nieznanymi Rodzinie Goszczącej;
5) wszelkie samodzielne wyjazdy ucznia odbywają się tylko i wyłącznie z zachowaniem Zasad Podróżowania Ucznia AFS, przekazanych Rodzinie Goszczącej podczas informacyjnego;
6) o wszystkich spotkaniach organizowanych w ramach AFS Rodzina Goszcząca jest zawsze zawiadamiania mailowo lub telefonicznie, zatem brak takiej wiadomości oznacza, że spotkanie/wyjazd nie jest autoryzowany przez AFS;
7) Rodzice Goszczący nie są opiekunami prawnymi ucznia. Podczas trwania programu opiekę prawną nad uczniem nadal sprawują ich rodzice biologiczni/opiekunowie prawni. Zatem:
a. jeśli uczeń jest ofiarą wypadku – ustaleniem przebiegu i
ewentualnego sprawcy zajmuje się policja;
b. jeśli uczeń jest ofiarą przemocy – wskazaniem sprawcy zajmuje się
policja;
c. jeśli uczeń jest sprawcą – uczeń jest poddany czynnościom prawnym odpowiednim do jego wieku i charakteru przestępstwa. Obowiązek kontaktu z policją spoczywa na opiekunach prawnych;
d. jeśli uczeń przebywa w szpitalu, a szpital odmawia podania informacji osobom, które nie sprawują opieki prawnej, to AFS podejmuje
działania w celu uzyskania od opiekunów prawnych zgody na
ujawnienie danych;
8) podczas pobytu w ramach programu ucznia niepełnoletniego obowiązuje całkowity zakaz spożywania alkoholu zgodnie z prawem lokalnym. Uczeń pełnoletni może spożywać napoje alkoholowe za zgodą i wiedzą oraz w ilościach akceptowanych przez Rodzinę Goszczącą. Nadużycie alkoholu jest podstawą do natychmiastowego zakończenia programu;
9) podczas pobytu w ramach programu ucznia obejmuje zakaz prowadzenia pojazdów mechanicznych i podróżowania autostopem;
10) rodzice biologiczni mają obowiązek zapewnić uczniowi środki na wydatki związane z utrzymaniem numeru telefonu w Polsce, odzieżą, wydatkami osobistymi ucznia, samodzielnymi wycieczkami, wycieczkami klasowymi, zajęciami pozaszkolnymi, dodatkowymi zajęciami i wyjazdami organizowanymi przez AFS, w których uczestnictwo nie jest obowiązkowe;
11) rodzice biologiczni mają obowiązek zapewnić uczniowi odpowiedni ubiór, stosownie do warunków panujących w danym kraju na każdą porę roku oraz zadbać o swobodny dostęp ucznia do środków w rozumieniu poprzedniego punktu;
12) uczeń posiada ubezpieczenie zdrowotne;
13) rodzice biologiczni pokrywają koszty leczenia chorób przewlekłych oraz leczenia stomatologicznego, okulistycznego, szczepień i badań sportowych;
14) rodzice biologiczni nie odwiedzają ucznia podczas programu bez zgody biura AFS, a kontakt
z dzieckiem ograniczają do minimum;
15) uczeń stając się członkiem Rodziny Goszczącej dzieli z nią obowiązki domowe;
16) AFS ma prawo przenieść ucznia do innej rodziny, jeśli uzna, że zmiana będzie w najlepszym
interesie ucznia;
§ 4
1) Osobą kontaktową w sprawach dotyczących pobytu ucznia ze strony Rodziny Goszczącej jest: ………………………………………………………….…………………………….……………………………………..
2) Wszelkie informacje dla Rodziny Goszczącej, dotyczące programu goszczenia będą
przekazywane:
a. na adres mailowy ww. osoby , lub
b. telefonicznie:
Informacje i ustalenia przekazane wyżej wymienionej osobie uznaje się za wiążące.
data, podpis przedstawiciela AFS | data, podpis rodzica/rodziny goszczącej |
• Wyrażam zgodę na udostępnienie podanych danych kontaktowych (nazwiska, miejsca zamieszkania, adresu e-mail oraz numeru telefonu innym Rodzinom Goszczącym w ramach programu AFS w celu kontaktu w sprawach dotyczących goszczonego ucznia
data, podpis rodzica/rodziny goszczącej
INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH
I. Administratorem Twoich danych osobowych jest:
1) Stowarzyszenie AFS Polska Programy Międzykulturowe, zwane dalej AFS Polska, adres: Xxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxx, Xxxxxx, xxxxxx@xxx.xxx, oraz
2) AFS Intercultural Programs Inc. (zwana dalej AFS IP), t 00 Xxxx 00xx Xxxxxx, 0xx Xxxxx, Xxx Xxxx, XX, 00000-0000, XXX, xxxx@xxx.xxx, x0.000.000.0000; Inspektorem Ochrony Danych Osobowych w AFS IP jest Xxxxx Xxxxxx Xxxxx;
zwani dalej Administratorem, AFS.
II. Zasady współadministrowania Twoimi danymi?
W ramach umowy o współadministrowanie, uzgodniliśmy zakresy swojej odpowiedzialności co do wypełniania obowiązków wynikających z RODO, w szczególności uzgodniliśmy, że:
1) odpowiedzialnym za wykonanie wobec Ciebie obowiązku informacyjnego jest AFS Polska,
2) odpowiedzialnym wobec Ciebie za umożliwienie Ci wykonywania Twoich praw jest AFS Polska. Niezależnie od tego ustalenia, możesz wykonywać swoje prawa również wobec każdego z Administratorów. W takim przypadku Twoje żądanie zostanie przekazane temu Współadministratorowi, który zgodnie z ustaleniami powyżej - zrealizuje Twoje żądanie.
3) W sprawach dotyczących ochrony Twoich danych osobowych, w tym treści uzgodnień między Współadministratorami możesz kontaktować się pod adres e-mail xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx.
4) Postanowiliśmy ustanowić wspólny punkt kontaktowy, z którym możesz się skontaktować w sprawach ochrony swoich danych osobowych, w tym co do treści uzgodnień między Współadministratorami pod emailem: xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx.
5) Wiodącym organem nadzorczym jest organ nadzorczy w Polsce
III. Twoje dane przetwarzane są:
a) w celu podjęcia na Twoje żądanie kroków koniecznych do zawarcia i realizacji porozumienia w sprawie goszczenia przez
czas do tego niezbędny, a także
b) w celu realizacji nałożonych na nas obowiązków prawnych przez okres wymagany przepisami prawa (podatkowych,
archiwizacyjnych),
c) w celu zabezpieczenia i obrony przed roszczeniami w oparciu o uzasadniony interes Administratora przez okres
przedawnienia roszczeń,
d) w celach archiwizacyjnych, dowodowych – w oparciu o uzasadniony interes Administratora przez czas niezbędny do realizacji ww. celów, jednak nie dłużej niż do czasu zgłoszenia sprzeciwu;
e) Twoje dane wrażliwe (dane szczególnej kategorii, np. dotyczące zdrowia, pochodzenia, wyznania czy inne) przetwarzane są co do zasady w oparciu o Twoją wyraźną, świadomą i dobrowolną zgodę.
IV. Odbiorcy
1. Nie ujawniamy żadnych danych, jeśli nie jest to niezbędne dla realizacji prawnie określonych celów. Informujemy, że dane mogą być przekazywane innym podmiotom w zakresie niezbędnych do realizacji celów, o których mowa w pkt III klauzuli. Twoje dane mogą być przekazywane podmiotom świadczącym usługi hostingowe, pocztowe, podmiotom świadczącym obsługę prawną, księgową, informatyczną.
2. Dane mogą być także przekazane podmiotom, których udział jest niezbędny do realizacji umowy (świadczenia usług bądź realizacji innych wniosków) na Twoją rzecz, np. przedstawicielom medycznym, agencjom podróży, firmom transportowym, hotelom i innym obiektom noclegowym, Rodzinom Goszczącym, organizatorom dodatkowych aktywności grupowych lub indywidualnych, firmom ubezpieczeniowym, organizacjom stowarzyszonym prowadzonych program wymiany AFS, tłumaczom, prawnikom, ubezpieczycielom, innym podmiotom wspomagającym i organizacjom partnerskim współorganizującym program/projekt (zarówno w ramach EOG, jak i poza) w oparciu o przesłankę niezbędności do zawarcia i realizacji umowy, np. w przypadku gdy chcesz wziąć udział w programie organizowanym przez Stowarzyszenie działające w Tajlandii, przekazanie Twoich danych do Tajlandii, tj. państwa spoza EOG będzie niezbędne.
3. W związku z faktem, że Administrator korzysta z usług zewnętrznych dostawców różnych usług np. Facebook, Google, Microsoft, Twitter, Wordpress, Salesforce itp. dane osób fizycznych mogą być przekazywane do państw trzecich np. do USA. w związku z przystąpieniem przez te podmioty do tzw. Tarczy Prywatności - Privacy Shield, co gwarantuje odpowiednią ochronę danych osobowych.
4. Jednocześnie wskazujemy, że w przypadku podmiotów świadczących usługi hostingowe w postaci udostępnienia serwerów, na których przechowywane są Twoje dane i świadczenia usług informatycznych (x.xx. w Tajlandii, USA), podmioty te zostały zobowiązane do wdrożenia odpowiednich zabezpieczeń i dostosowania się do wymogów RODO i gwarantują odpowiednie bezpieczeństwo. Jednakże z uwagi na treść RODO, jesteśmy zobowiązani do poinformowania Cię o tym, że w przypadku przekazania danych do państw, które nie zostały objęte RODO lub w których brak jest decyzji
stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony oraz brak jest odpowiednich zabezpieczeń wymienionych w art. 45-48 RODO (x.xx. Tajlandia czy USA), może istnieć ryzyko naruszenia praw i wolności w związku z przetwarzaniem Twoich danych. Twoje dane będą przekazywane ww. podmiotom w oparciu o Twoją zgodę.
5. Przekazanie danych do państw spoza EOG może następować w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia (x.xx. standardowe klauzule umowne lub wiążące reguły korporacyjne) a także gdy wystąpiły inne przesłanki wymienione w RODO.
V. Twoje prawa
1. W każdej chwili przysługuje Ci prawo dostępu do treści swoich danych oraz żądania ich sprostowania, modyfikacji, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, jak również prawo do wycofania zgody (np. poprzez kliknięcie w odnośnik zawarty w korespondencji), wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych. Zastrzegamy możliwość odmowy realizacji zgłoszonego żądania w przypadku gdy będzie to uzasadnione, w tym gdy będzie to uzasadnione przepisami prawa.
2. Informujemy również o przysługującym Ci prawie do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli Twoim zdaniem przetwarzanie przez nas danych osobowych narusza obowiązujące przepisy o ochronie danych osobowych. Zachęcamy jednak do uprzedniego skontaktowania z nami w celu wyjaśnienia wszelkich wątpliwości i nieporozumień.
3. W ramach działalności możemy profilować Twoje dane. Profilowanie to będzie miało na celu wybór odpowiedniej rodziny goszczącej/ wolontariusza/ ucznia/ programu. Każdy właściciel danych ma prawo wyrażenia sprzeciwu wobec profilowania. Nie wykorzystujemy profilowania do podejmowania zautomatyzowanych decyzji. Konsekwencją profilowania będzie wybór konkretnej osoby do udziału w konkretnym programie/projekcie.
☐ Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych wrażliwych, tj. dotyczących stanu zdrowia, pochodzenia, przekonań
religijnych i innych w celach niezbędnych do mojego udziału w programie AFS i jego realizacji.
…………………..…………………..…………………..…………………..
podpis
☐ Wyrażam zgodę na przekazanie moich danych osobowych do podmiotu: CSlOXINFOR w Tajlandii, CODERO w USA które świadczą na rzecz AFS usługi hostingowe i informatyczne (x.xx. udostępnienia serwera, na którym przechowywane są dane).
…………………..…………………..…………………..…………………..
podpis
☐ Wyrażam zgodę na udostępnienie moich danych osobowych (w szczególności danych identyfikacyjnych, danych kontaktowych, wizerunku, informacji o programie i kraju pochodzenia) w Książce kontaktowej AFS oraz w innych materiałach informacyjnych Stowarzyszenia. Dane te udostępniane będą innym uczestnikom/rodzinom goszczącym/wolontariuszom i innym osobom zaangażowanym w działalność AFS, w celu promowania idei Stowarzyszenia i umożliwienie nawiązywania kontaktów.
…………………..…………………..…………………..…………………..
podpis