Istotne postanowienia umowy (IPU)

Załącznik nr 4
ZAPYTANIE OFERTOWE
Nr 08/BZP/CWD/FFW/2022

Istotne postanowienia umowy (IPU)

1. Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie, obsługa techniczna i realizacja konferencji w dniach 14- 15 czerwca 2022 r. (usługa eventowa), podzielona na części stanowiące nieodłączną całość tj.:

Część 1: Recepcja i obsługa uczestników Część 2: Aranżacja i prowadzenie konferencji Część 3: Materiały konferencyjne

Część 4: Streaming online i oprawa akustyczno-wizualna

Część 5: Studio konferencyjne

Część 6: Materiał filmowy przedkonferencyjny

Część 7: Relacja z wydarzenia (film pokonferencyjny)

Część 8: Usługa fotograficzna

Część 9: Event wieczorny

2. Opis przedmiotu zamówienia znajduje się Załączniku nr …i wraz z ofertą Wykonawcy z dnia …… stanowią integralną część umowy.

3. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania umowy z należytą starannością wymaganą przy tego rodzaju usługach, a w szczególności do zapewnienia świadczenia usług na odpowiednim i stałym poziomie w zakresie jakościowym i technicznym.

4. Wykonawca zobowiązuje się do stosowania podczas realizacji zamówienia wytycznych dotyczących informacji i promocji dla Projektu, dostępnych w Zasadach promocji i oznakowania projektów xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxx/x-xxxxxxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxx-xxxxxxxx-x-xxxxxxxxxxx- projektow-1/zasady-promocji-i-oznakowania-projektow-wersja-aktualna-.........

5. Umowa obowiązuje od dnia jej zawarcia do dnia …….

6. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania zamówienia w dniach (do dnia opracowania filmu

pokonferencyjnego i przekazania praw autorskich). Szczegółowy harmonogram zostanie uzgodniony z wybranym wykonawcą w ciągu 5 dni roboczych od podpisania umowy.

7. Strony umowy przyjmują, że zgodnie ze złożoną ofertą wynagrodzenie za poszczególne części wynosi:

Część 1: Recepcja i obsługa uczestników

Stawka zł brutto ……………………. …………….……………………….…………………………..……

Słownie zł brutto:……………………………………………………………………………………………..

Część 2: Aranżacja i prowadzenie konferencji

Stawka zł brutto ……………………. …………….……………………….…………………………..……

Słownie zł brutto:……………………………………………………………………………………………..

Część 3: Materiały konferencyjne

Stawka zł brutto za komplet materiałów: …………………….…………….……………………………

w tym koszt upominku ekologicznego stanowi zł brutto:

……………………………………………………….……………………...………………………….……. Słownie zł brutto:……………………………………………………………………………………………..

Część 4: Streaming online i oprawa akustyczno-wizualna

Stawka zł brutto ……………………. …………….……………………….…………………………..……

Słownie zł brutto:……………………………………………………………………………………………..

Część 5: Studio konferencyjne

Stawka zł brutto ……………………. …………….……………………….…………………………..……

Słownie zł brutto:……………………………………………………………………………………………..

Część 6: Materiał filmowy przedkonferencyjny

Stawka zł brutto ……………………. …………….……………………….…………………………..……

Słownie zł brutto:……………………………………………………………………………………………..

Część 7: Relacja z wydarzenia (film pokonferencyjny)

Stawka zł brutto ……………………. …………….……………………….…………………………..……

Słownie zł brutto:……………………………………………………………………………………………..

Część 8: Usługa fotograficzna

Stawka zł brutto ……………………. …………….……………………….…………………………..……

Słownie zł brutto:……………………………………………………………………………………………..

Część 9: Event wieczorny

Stawka zł brutto ……………………. …………….……………………….…………………………..……

Słownie zł brutto:……………………………………………………………………………………………..

8. Łączna cena brutto za cały zakres przedmiotu umowy wynosi ……….. zł (słownie ).

9. Podstawą rozliczenia wynagrodzenia za realizację przez wykonawcę zamówienia będzie prawidłowo wystawiona faktura na podstawie zaakceptowanego przez Xxxxxxxxxxxxx protokołu odbioru.

10. Wynagrodzenie będzie płatne w części bądź w całości w terminie 14 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego faktury, z uwzględnieniem zaakceptowanego protokołu odbioru.

11. W ramach wynagrodzenia, za realizację umowy, o którym mowa w pkt 7 i 8 Wykonawca przeniesie na Zamawiającego w całości autorskie prawa majątkowe do każdego z produktów stworzonych i

dostarczonych przez Wykonawcę w wyniku realizacji umowy, w szczególności do nagrania i zdjęć z

wydarzenia, przekazanych materiałów graficznych, które stanowią utwór w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskimi i prawach pokrewnych wraz z prawem do wykonywania zależnego prawa autorskiego oraz prawem do udzielania zezwoleń na wykonywanie zależnych praw autorskich.

12. Przeniesienie na Zamawiającego autorskich praw majątkowych, o których mowa w pkt 11 obejmuje wszelkie pola eksploatacji wskazane w art. 50 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1231) oraz następujące pola eksploatacji obejmujące prawo do:

a) utrwalania i zwielokrotniania utworu - wytwarzanie określoną techniką egzemplarzy utworu, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową;

b) obrotu oryginałem albo egzemplarzami, na których utwór utrwalono - wprowadzanie do obrotu, użyczenie lub najem oryginału albo egzemplarzy;

c) rozpowszechniania utworu w sposób inny niż określony w ppkt b) - publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie i reemitowanie, a także publiczne udostępnianie utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym;

d) wykorzystania do realizacji zadań wynikających z umowy bez jakichkolwiek ograniczeń;

e) wprowadzania do pamięci komputera wraz z prawem do wykonywania modyfikacji, tłumaczenia, przystosowywania, zmiany układu lub jakiekolwiek inne zmiany.

13. Wykonawca oświadcza i gwarantuje, że inne osoby niż wykonawca, uprawnione z tytułu osobistych praw autorskich do elementów określonych w pkt 11 w żaden sposób nie będą wykonywały przysługujących im praw, w szczególności wykonawca zapewnia i gwarantuje, że Zamawiający może korzystać z tych produktów bez wskazywania autorstwa twórców.

14. Wykonawca, udziela Zamawiającemu upoważnienia do wykonywania w jego imieniu praw osobistych do produktów oraz zobowiązuje się również do niewykonywania we własnym zakresie autorskich praw osobistych.

15. Przeniesienie autorskich praw majątkowych następuje z chwilą przekazania lub udostępnienia Zamawiającemu utworów objętych tymi prawami tak, aby każdy przypadek korzystania przez Zamawiającego z nich, następował po przejściu autorskich praw majątkowych na Zamawiającego. Przeniesienie autorskich praw majątkowych oraz udzielenie zgód, o których mowa w punktach powyżej, dotyczy zarówno utworów jako całości jak i ich poszczególnych elementów, składników lub części powstałych w ramach realizacji umowy, w każdej postaci – zarówno ukończonej jak i nieukończonej oraz w wersjach roboczych.

16. Wykonawca zapewnia i gwarantuje Zamawiającemu, że w chwili przeniesienia na Zamawiającego autorskich praw majątkowych, będzie on posiadać wszystkie prawa własności intelektualnej do produktów, i w związku z tym oświadcza i gwarantuje, że produkty w chwili przeniesienia na Zamawiającego autorskich praw do produktów nie będą naruszać żadnych praw własności intelektualnej osób trzecich, ani nie będą obciążone prawami osób trzecich, uniemożliwiającymi Zamawiającemu korzystanie z tych produktów na zasadach określonych w umowie oraz zgodnie z celem umowy. Wykonawca zobowiązuje się niniejszym naprawić każdą szkodę, w tym pokryć wszelkie koszty, wydatki, w tym koszty obsługi prawnej, którą Zamawiający może ponieść, lub za którą Zamawiający może stać się odpowiedzialny, lub do której naprawienia może zostać zobowiązany w związku z jakimkolwiek pozwem, roszczeniem, czy postępowaniem prowadzonym przeciwko niemu oraz w związku z jakimkolwiek innym postępowaniem, w wyniku złożenia przez wykonawcę nieprawdziwych oświadczeń co do posiadanych praw własności intelektualnej.

17. Osobą do kontaktów roboczych oraz koordynującą realizację umowy ze strony wykonawcy jest

………….

18. Zamawiający zastrzega sobie prawo wystąpienia w trakcie realizacji umowy z wnioskiem o zmianę osoby wskazanej w pkt. 17, której zaangażowanie w realizację umowy będzie niewystarczające do zapewnienia należytego i rzetelnego wykonania przedmiotu umowy. Wykonawca zobowiązany jest w takim wypadku do dokonania stosownej zmiany.

19. Organizatorami konferencji ze strony Zamawiającego oraz osobami sprawującymi bezpośredni nadzór nad realizacją umowy są: …………………………….

20. Zmiana osób, wskazanych w pkt. 17 - 19 powyżej nie wymaga zmiany umowy, a jedynie poinformowania drugiej strony mailem.

21. Ustala się odpowiedzialność stron za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy poprzez zapłatę kar umownych:

a) w przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego lub Wykonawcę z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 20% łącznej ceny brutto za cały zakres przedmiotu umowy;

b) w przypadku realizowania przez Wykonawcę umowy niezgodnie z ustalonym z Zamawiającym harmonogramem przeprowadzenia wydarzenia, Wykonawca zapłaci karę umowną za każdą stwierdzoną niezgodność w wysokości 10% łącznego wynagrodzenia należnego za wydarzenie;

c) w przypadku niewykonywania przez Wykonawcę usługi w sposób zgodny z wymaganiami określonymi w Opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr , Wykonawca zapłaci karę umowną za

każdą stwierdzoną niezgodność w wysokości 5% łącznego wynagrodzenia należnego za wydarzenie;

d) w przypadku niespełnienia na etapie realizacji wydarzenia wymogów w zakresie parametrów technicznych dotyczących rozdzielczości nagrania, Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 20% łącznego wynagrodzenia należnego za wydarzenie.

22. Fakt nieprawidłowego wykonania umowy zostanie stwierdzony w piśmie stanowiącym załącznik do protokołu odbioru. W przypadku odmowy podpisania protokołu przez Wykonawcę, informacja o tym zostanie odnotowana przez Zamawiającego w protokole.

23. Zamawiający może odstąpić od umowy jeżeli Wykonawca wykonuje umowę w sposób rażąco lub uporczywie niezgodny z wymaganiami określonymi w umowie, OPZ, ofercie Wykonawcy lub w obowiązujących przepisach prawa, co może skutkować niewykonaniem przedmiotu umowy w ustalonym terminie, po którym wykonanie przedmiotu umowy nie leży w interesie Zamawiającego.

24. W przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego, Zamawiający ma prawo zlecić wykonanie umowy osobie trzeciej na koszt i ryzyko Wykonawcy w okolicznościach, o których mowa w ust. powyżej.

25. W przypadku odstąpienia od umowy z winy Wykonawcy, Zamawiający nie traci uprawnienia do naliczania należnych kar umownych.

26. Kary umowne są niezależne i należą się w pełnej wysokości, nawet w przypadku, gdy z powodu jednego zdarzenia, z różnych tytułów, naliczona jest więcej niż jedna kara.

27. Zamawiający zastrzega, iż suma naliczonych kar umownych nie przekroczy 30% łącznej ceny brutto za cały zakres przedmiotu umowy.

28. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dochodzenia na zasadach ogólnych odszkodowania przenoszącego wysokość kar umownych do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody.

29. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kar umownych z przysługującego mu wynagrodzenia. W przypadku braku możliwości potrącenia kary z wynagrodzenia Wykonawcy, kary umowne płatne będą w terminie 7 dni kalendarzowych od daty otrzymania przez Wykonawcę noty obciążeniowej.

30. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone Wykonawcy przez uczestników wydarzenia.

31. W przypadku niemożności osiągnięcia porozumienia sprawy sporne będą rozstrzygane na drodze sądowej przez Sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.

32. W sprawach nieuregulowanych w umowie będą miały zastosowanie w szczególności przepisy Kodeksu Cywilnego.

33. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany postanowień umowy w przypadku, w przypadku zmiany wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Funduszu Spójności w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014-2020 w zakresie mającym wpływ na realizację umowy.

34. Zamawiający dopuszcza zmiany w umowie, gdy:

1) jest to uzasadnione potrzebami Zamawiającego wynikającymi z prowadzonego projektu, a w szczególności w związku ze zmianami we wniosku o dofinansowanie projektu lub zmianami w umowie partnerskiej Zamawiającego;

2) jest to konieczne dla prawidłowego wykonania projektu przez Zamawiającego, a w szczególności gdy zmiana umowy ma zapobiec narażeniu istotnego interesu Zamawiającego lub jest korzystna dla Zamawiającego;

3) z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego lub z przyczyn niezależnych od Stron, wykonanie umowy napotyka istotne przeszkody;

35. W przypadku konieczności dokonania zmian w umowie Strony zawrą stosowny Aneks. W przypadku braku zawarcia Xxxxxx z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, odmowy przez Wykonawcę zawarcia Aneksu Zamawiający może w terminie 2 dni od daty wyznaczonego Wykonawcy terminu do zawarcia Aneksu odstąpić od umowy ze skutkiem natychmiastowym składając Wykonawcy pisemne oświadczenie.

36. Zamawiający jest uprawniony do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia lub odstąpienia od umowy w przypadku:

a) niewykonywania lub nienależytego wykonania obowiązków Wykonawcy wskazanych w umowie przy czym Zamawiający wezwie Wykonawcę do wykonania lub należytego wykonania obowiązków wyznaczając Wykonawcy termin nie krótszy niż …. Minut/godzin na ich wykonanie oraz wskazując zakres naruszeń lub zaniechań – przy czym wezwanie może być przekazane Wykonawcy z zastosowaniem poczty elektronicznej na adres email wskazany przez Wykonawcę;

b) rozwiązania umowy o dofinansowanie/współpracy, na podstawie której jest finansowana niniejsza umowa; przy czym Zamawiający ma obowiązek rozliczyć się z Wykonawcą za wykonane przez niego zadania określone niniejszą umową;

c) nieprzekazania przez IP/donatora środków finansowych na realizację niniejszej umowy, przy czym Zamawiający ma obowiązek rozliczyć się z Wykonawcą za wykonane przez niego Zamówienie określone niniejszą umową;

37. Zamawiający jest uprawniony do rozwiązania umowy z zachowaniem … dni okresu wypowiedzenia w formie pisemnej, z zachowaniem obowiązku wzajemnego rozliczenia za wykonane przez Wykonawcę Zamówienie określone niniejszą umową;

38. W przypadku nie wykonania lub niewykonywania przedmiotu umowy/lub jej odpowiedniej części w terminie wynikającym z postanowień umowy Zamawiający ma prawo odstąpić od umowy i zlecić wykonywanie umowy osobie trzeciej na koszt i ryzyko Wykonawcy.