UMOWA nr XX/2023 r.
UMOWA nr XX/2023 r.
zawarta w Szczecinie w dniu XX.XX.2023 r.
pomiędzy:
Wojewódzkim Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Szczecinie, ul. Xxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx, NIP 000-00-00-000, REGON: 000-000-000,
reprezentowanym przez:
Xxxxx Xxxxxxx – Prezesa Zarządu
zwanym dalej Zamawiającym
a
NAZWA FIRMY z siedzibą ADRES, wpisanym do NAZWA REJESTRU KRS LUB INNEGO pod numerem NUMER WPISU, prowadzonego przez PROWADZĄCY REJESTR, o kapitale zakładowym w wysokości KAPITAŁ ZAKŁADOWY, numer identyfikacji podatkowej (NIP) – XXXXXXXXXXX, REGON XXXXXXXXXX,
reprezentowanym przez:
Imię i nazwisko – Właściciela/osób uprawnionych do reprezentacji podmiotu zwanym dalej Wykonawcą
zwanych łącznie dalej Stronami, a każda z nich indywidualnie Stroną
Zamówienia udziela się Wykonawcy wybranemu w wyniku przeprowadzonego postępowania w trybie zapytania ofertowego o cenę, zgodnie z „Regulaminem udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej kwoty 130 000 zł - wyłączonych ze stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych", wprowadzonym Zarządzeniem nr 16/2022 Prezesa Zarządu WFOŚiGW w Szczecinie z dnia 26.08.2022 r.
§ 1 [Przedmiot umowy]
1. Przedmiotem niniejszej umowy jest sukcesywny, bezgotówkowy zakup paliw płynnych oraz innych produktów i usług, określonych w ust. 2 poniżej, do samochodów służbowych Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Szczecinie.
2. Przez paliwa rozumie się:
a) olej napędowy ON klasy standard,
b) benzyna bezołowiowa klasy standard (BP 95). Przez inne produkty i usługi rozumie się:
a) opłaty autostradowe, drogowe,
b) myjcie, sprzątanie samochodu,
c) płyny eksploatacyjne,
d) oleje,
e) kosmetyki samochodowe.
3. Wykonawca dostarczy nieodpłatnie identyfikacyjne karty paliwowe po jednej dla każdego pojazdu służbowego Zamawiającego (dalej: karty paliwowe) – zgodnie z Załącznikiem nr 3 do umowy.
4. Szczegółowy zakres przedmiotu umowy określa załącznik nr 1 – Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.
5. Ilość zamawianych paliw ma charakter szacunkowy. Zamawiający zastrzega możliwość zwiększenia lub zmniejszenia zakresu przedmiotu umowy bez konsekwencji i roszczeń ze strony Wykonawcy.
§ 2 [Wynagrodzenie]
1. Cena jaką Zamawiający zapłaci za każde tankowanie wynikać będzie z ilości faktycznie pobranego paliwa oraz ceny brutto 1 litra paliwa obowiązującej na danej stacji w dniu zakupu, pomniejszona o % upustu.
2. Wysokość upustu jest stała i będzie obowiązywała przez cały okres trwania umowy.
3. Cena jaką Zamawiający zapłaci za każdy inny produkt lub usługę jest ceną detaliczną innego produktu i usługi obowiązującą na danej stacji w dniu zakupu.
4. Wartość umowy w całym okresie jej obowiązywania nie może przekroczyć kwoty jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie przedmiotu umowy, tj……………..………….….. zł brutto (słownie złotych brutto).
5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość niewykorzystania w terminie obowiązywania umowy kwoty stanowiącej wartość umowy, o której mowa w ust. 4.
§ 3 [Termin realizacji umowy]
1. Niniejszą umowę zawiera się na okres od dnia podpisania umowy do dnia 30.09.2024 r. lub do wyczerpania kwoty, o której mowa w § 2 ust. 4. O wyczerpaniu kwoty, o której mowa w zdaniu powyższym, Zamawiający niezwłocznie poinformuje osoby wymienione w § 12 ust. 4 lit a), upoważnione do realizacji Umowy ze strony Wykonawcy.
2. Dostawa paliw oraz innych produktów i usług realizowana będzie na wszystkich stacjach paliw Wykonawcy, honorujących karty paliwowe.
3. Wykonawca wyda identyfikacyjne karty paliwowe do 14 dni kalendarzowych od daty podpisania umowy.
4. Karta paliwowa będzie zwierała co najmniej następujące informacje:
a) nr karty,
b) data ważności karty,
c) nazwa użytkownika (Zamawiającego),
d) nr rejestracyjny pojazdu.
5. W przypadku utraty karty paliwowej (w szczególności zgubienia, zniszczenia bądź kradzieży) Wykonawca, po telefonicznym lub mailowym zgłoszeniu tego faktu przez Zamawiającego, dokona natychmiastowego zablokowania karty, przyjmując na siebie pełną odpowiedzialność za wszelkie zakupy dokonane za pomocą karty po takim zgłoszeniu.
Informację o utracie karty paliwowej Zamawiający przekaże na adres e-mail ……………………….....… bądź zgłosi pod nr tel. ……………………..
6. W przypadku utraty karty paliwowej Wykonawca dostarczy nową kartę, nie później niż w ciągu 14 dni kalendarzowych od zgłoszenia, za dodatkową opłatą wg stawki obowiązującej u Wykonawcy w dniu wydania nowej karty.
7. Wykonawca wyda nieodpłatnie, nie później niż w ciągu 14 dni kalendarzowych od zgłoszenia, duplikat karty źle funkcjonującej z przyczyn niezależnych od Zamawiającego.
8. W przypadku zwiększenia wolumenu samochodów służbowych Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamawiania dodatkowych kart. W takim przypadku Wykonawca wyda nieodpłatnie karty paliwowe, nie później niż w ciągu 14 dni kalendarzowych od zgłoszenia.
§ 4 [Sposób rozliczenia]
1. Rozliczenie pobranych paliw oraz innych produktów i usług odbywać się będzie dwa razy w miesiącu: od 1 do 15 dnia każdego miesiąca oraz od 16 do ostatniego dnia każdego miesiąca.
2. Należność z tytułu transakcji bezgotówkowych będzie wypłacana Wykonawcy na podstawie faktur VAT.
3. Wykonawca zobowiązany będzie do jednoznacznej identyfikacji terminu i ilości wydanego paliwa i/lub innego produktu, i/lub usługi poprzez wydanie wydruku, osobie pobierającej, zawierającego następujące informacje identyfikacyjne:
a) nr karty,
b) data i dokładny czas przeprowadzenia transakcji,
c) nr i adres stacji paliw, na której dokonano transakcji,
d) numer rejestracyjny pojazdu,
e) rodzaj/nazwę paliwa i/lub innego produktu i/lub usługi,
f) ilość zakupionego paliwa i/lub innego produktu i/lub usługi,
g) wartość transakcji.
4. Do każdej faktury wystawiane będą zestawienia wszystkich transakcji, dokonywanych w danym okresie rozliczeniowym, zawierające x.xx. następujące dane:
a) rodzaj/nazwę paliwa i/lub innego produktu i/lub usługi,
b) nr rejestracyjny pojazdu,
c) nr karty,
d) miejscowość i nr stacji,
e) ilość pobranego paliwa i/lub innego produktu i/lub usługi,
f) cenę jednostkową paliwa widniejącą na dystrybutorze w danej stacji paliw w momencie tankowania
g) cenę jednostkową innego produktu i/lub usługi,
h) wartość netto,
i) wartość podatku VAT,
j) wartość brutto,
k) wartość udzielonego upustu.
5. Za datę sprzedaży uznaje się ostatni dzień danego okresu rozliczeniowego.
6. Należności Wykonawcy będą regulowane w formie polecenia przelewu na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze VAT, w terminie 14 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury.
7. Za dzień zapłaty uważa się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
8. Płatności za faktury z tytułu transakcji bezgotówkowych dokonywane będą tylko i wyłącznie na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na „białej liście podatników” w formie split-payment. W przypadku, gdy wskazanego przez Wykonawcę rachunku bankowego nie
będzie na wskazanej powyżej liście Zamawiający wstrzyma się z dokonaniem płatności do chwili wskazania przez Wykonawcę rachunku bankowego znajdującego się na liście. Wstrzymanie płatności w takim przypadku nie będzie uważane za opóźnienie lub zwłokę Zamawiającego w wykonaniu zobowiązania wynikającego z niniejszej umowy.
9. Zamawiający oświadcza, że jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (VAT).
10. Wykonawca oświadcza, że jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (VAT).
§ 5 [Doręczenie faktury]
1. Zamawiający oświadcza, że zezwala na przesyłanie drogą elektroniczną na adres e-mail: xxxxxxxxxxx@xxxx.xxxxxxxx.xx faktur wystawianych w formie elektronicznej (faktury elektroniczne) przez Wykonawcę wraz z dołączonymi do nich załącznikami w formacie PDF.
2. Faktury elektroniczne będą przesyłane pocztą elektroniczną z następującego adresu mailowego Wykonawcy: ……………………………………………
3. Za datę otrzymania faktury elektronicznej przez Zamawiającego, uważa się datę wpływu tej faktury na skrzynkę poczty elektronicznej Zamawiającego, o której mowa w ust. 1.
4. Zezwolenie, o którym mowa w ust. 1 dotyczy również wystawiania i przesyłania drogą elektroniczną faktur korygujących, zaliczkowych i duplikatów faktur oraz not księgowych.
5. Zmiana adresów poczty elektronicznej, o których mowa w ust. 1 i 2 nie wymaga podpisania aneksu do niniejszej umowy a jedynie pisemnego poinformowania osób wymienionych w § 12 ust. 4., upoważnionych do realizacji umowy.
6. Postanowienia ust. 1-5 nie wykluczają możliwości wystawienia i przesłania przez Wykonawcę faktur w formie papierowej pod warunkiem powiadomienia o tym fakcie Zamawiającego na adres mailowy, o którym mowa w ust. 1 , najpóźniej w kolejnym dniu roboczym od dnia dokonania wysyłki faktury papierowej przez Wykonawcę.
§ 6 [Gwarancja jakości. Reklamacja)
1. Wykonawca gwarantuje wysoką jakość sprzedawanej benzyny bezołowiowej i oleju napędowego, spełniających wymagania określone w rozporządzeniu Ministra Gospodarki z dnia 9 października 2015 r. w sprawie wymagań jakościowych dla paliw ciekłych (Dz.U. 2023.1314 t.j.)
2. Wykonawca zobowiązany będzie, na żądanie Zamawiającego, do przedstawienia dokumentów i świadectw jakości paliwa, w terminie 7 dni od dnia otrzymania pisma zawierającego takie żądanie.
3. Zamawiający ma prawo do złożenia reklamacji związanej z niewłaściwą jakością paliw.
§ 7 [Obowiązki Zamawiającego]
1. Zamawiający zobowiązuje się do wykorzystania zakupionego paliwa wyłącznie na potrzeby własne, co oznacza w szczególności, że zakupione paliwo nie będzie przedmiotem dalszej sprzedaży hurtowej lub detalicznej.
2. Wydane na podstawie umowy karty paliwowe nie mogą być przez Zamawiającego oferowane, przekazywane lub udostępniane osobom trzecim, jeżeli nie są one zatrudnione przez Zamawiającego na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej w związku z prowadzoną przez Zamawiającego działalnością lub realizowanymi zadaniami.
§ 8 [Kary umowne]
1. Zamawiający może naliczyć Wykonawcy karę umowną:
a) z tytułu odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy
– w wysokości 10% całkowitej wartości brutto umowy, o jakiej mowa w § 2 ust. 4 umowy;
b) z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy przez Wykonawcę z przyczyn leżących po jego stronie – w wysokości 5 % całkowitej wartości brutto umowy, o jakiej mowa w § 2 ust. 4 umowy, za każdy przypadek niewykonania lub nienależytego wykonania umowy.
2. W przypadku, gdy wartość roszczeń przewyższa wartość przewidzianych kar umownych, Zamawiający może dochodzić odszkodowania na zasadach ogólnych.
3. Zamawiający ma prawo do potrącania należnych mu kar umownych z wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy, na co Wykonawca wyraża zgodę.
4. Strony nie są odpowiedzialne za naruszenie obowiązków wynikających z umowy w przypadku, gdy wyłączną przyczyną naruszenia jest działanie siły wyższej.
§ 8 [Rozwiązanie umowy. Odstąpienie od umowy]
1. Strony mogą rozwiązać umowę w czasie jej trwania z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.
2. Zamawiający może odstąpić od umowy w przypadku zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy lub dalsze wykonywanie umowy może zagrozić podstawowemu interesowi bezpieczeństwa państwa lub bezpieczeństwu publicznemu. W tym przypadku Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy.
3. Odstąpienie od umowy wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
§ 9 [Zmiany umowy]
1. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej w postaci aneksu, pod rygorem nieważności.
2. Zmiany osób, o których mowa w § 12 ust. 4, będzie odbywać się poprzez pisemne zgłoszenie drugiej Stronie. Zmiana nie wymaga formy aneksu.
§ 12 [Postanowienia końcowe]
1. Strony dołożą wszelkich starań, by ewentualne spory rozstrzygnąć polubownie. W przypadku, gdy nie dojdą do porozumienia, powstałe spory będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie znajdują przepisy Kodeksu Cywilnego.
3. Nieważność któregokolwiek z zapisów umowy pozostaje bez wpływu na ważność jej pozostałych postanowień.
4. Osobami do kontaktu w związku z realizacją umowy są:
a) ze strony Zamawiającego - ……………………….…e-mail:……………………….., nr tel. ;
b) ze strony Wykonawcy - ……………………………... e-mail:………………….., nr tel. …………………..
5. Integralną częścią umowy są następujące załączniki:
a) Załącznik nr 1 - Opis przedmiotu zamówienia
b) Załącznik nr 2 - Oferta Wykonawcy
c) Załącznik nr 3 - Wykaz pojazdów.
6. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
§ 13
Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych
przez Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Szczecinie
Zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz.U.UE.L.2016.119.1 z 24.05.2016) informujemy, iż:
1. Administratorem danych osobowych jest Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Szczecinie z siedzibą w Xxxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx.
2. Istnieje możliwość kontaktu z inspektorem ochrony danych poprzez adres e-mail: xxx@xxxx.xxxxxxxx.xx.
3. Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego. Podstawą prawną ich przetwarzania jest Państwa zgoda wyrażona poprzez akt uczestnictwa w postępowaniu oraz następujące przepisy prawa: ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2023.1605 t.j.), rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz.U. 2020 poz. 2415). Zgodnie z zasadą jawności określoną w Prawie zamówień publicznych Państwa dane zebrane w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego przekazywane mogą być wszystkim zainteresowanym podmiotom i osobom. Ograniczenie tego dostępu może wystąpić w szczególnych przypadkach określonych przepisami. Dane przekazywane będą również podmiotom uczestniczącym w wykonywaniu czynności polegających na obsłudze systemów teleinformatycznych lub udostępnianiu Funduszowi narzędzi teleinformatycznych.
4. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej.
5. Dane osobowe przetwarzane przez WFOŚiGW w Szczecinie przechowywane będą przez okres niezbędny do realizacji celu dla jakiego zostały zebrane, zgodnie z obowiązującym w WFOŚiGW w Szczecinie jednolitym rzeczowym wykazem akt.
6. Osobie, której dane są przetwarzane przysługuje prawo dostępu do treści danych oraz żądania ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu względem przetwarzania danych i prawo do przenoszenia danych.
7. Zebrane dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania.
8. Osoby, których dane są przetwarzane mają prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne z RODO przetwarzanie danych osobowych przez WFOŚiGW w Szczecinie. Organem właściwym dla ww. skargi jest: Urząd Ochrony Danych Osobowych ul. Xxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx.
9. Podanie danych osobowych w związku z udziałem w postępowaniu o zamówienia publiczne jest dobrowolne, ale może być warunkiem niezbędnym do wzięcia w nim udziału.