UMOWA Nr ………………………
UMOWA Nr ………………………
Zawarta w dniu …… . ……. . 2021 r. w Warszawie pomiędzy:
Państwowym Gospodarstwem Wodnym Wody Polskie z siedzibą w Warszawie (00-848) przy ul. Xxxxxxx 00x, REGON: 368302575, NIP: 000-000-00-00, reprezentowanym przez:
………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
zwanym dalej Zamawiającym
a
……………………… z siedzibą w ………… pod adresem: ……………, wpisaną pod rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy ……………… pod nr KRS , kapitał
zakładowy ………… zł; NIP ………….; REGON …………., reprezentowaną przez: ……………………, uprawnioną do reprezentacji zgodnie z , której wydruk stanowi Załącznik do Umowy, reprezentowanym przez:
………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
zwanym dalej Wykonawcą
Niniejsza umowa (zwana dalej „Umową”) została zawarta w wyniku wyboru oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego (znak sprawy: KZGW/KOA/328/2020), prowadzonego przez Zamawiającego w trybie przetargu nieograniczonego.
§ 1
Przedmiot umowy
1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa Zamawiającego w zakresie rezerwacji, zakupu i dostawy biletów lotniczych, kolejowych, autokarowych na zagraniczne i krajowe przewozy pasażerskie zwanych dalej łącznie „biletami”, pośredniczenie w procesie uzyskiwania wiz oraz rezerwacja i zakup miejsc hotelowych (noclegowych?) dla Państwowego Gospodarstwa Wodnego Wody Polskie, w związku z krajowymi i zagranicznymi podróżami służbowymi.
2. W ramach przedmiotu Zamówienia Zamawiający przewiduje:
1) rezerwację, zakup, wystawianie i wydawanie biletów lotniczych na krajowe i zagraniczne przewozy pasażerskie zgodnie ze składanymi przez Zamawiającego zleceniami w zakresie tras, terminów i klas wg obowiązujących taryf przewoźników z uwzględnieniem najkorzystniejszych w danym momencie cen;
2) rezerwację i zakup biletów kolejowych na trasy krajowe i międzynarodowe zgodnie ze składanymi przez Zamawiającego zleceniami w związku z podróżami służbowymi pracowników;
3) rezerwację i zakup biletów autokarowych na trasy krajowe i międzynarodowe zgodnie ze składanymi przez Zamawiającego zleceniami w związku z podróżami służbowymi pracowników;
4) rezerwację i zakup miejsc hotelowych w kraju i poza krajem;
5) pośrednictwo w uzyskiwaniu i zakupie wiz.
3. W ramach przedmiotu zamówienia Zamawiający przewiduje zakup:
1) do 170 sztuk biletów lotniczych na trasach zagranicznych: Warszawa-Bruksela-Warszawa;
2) do113 sztuk biletów lotniczych na trasach zagranicznych: Warszawa – kraje Unii Europejskiej - Warszawa;
3) do 8 sztuk biletów lotniczych na trasach zagranicznych: Warszawa – Europa (kraje poza UE) –
Warszawa;
4) do 4 sztuk biletów lotniczych na trasach zagranicznych, pozaeuropejskich;
5) do 221 sztuk biletów lotniczych na trasach krajowych;
6) do 124 sztuk biletów kolejowych na trasach zagranicznych;
7) do 9 694 sztuk biletów kolejowych na trasach krajowych;
8) do 44 sztuk biletów autokarowych na trasach zagranicznych;
9) do 2531 sztuk biletów autokarowych na trasach krajowych;
10) do 655 zagranicznych miejsc hotelowych poza krajem;
11) do 5 609 miejsc hotelowych w kraju;
12) do 4 procedur wizowania.
4. W ramach realizacji przedmiotu umowy Wykonawca zobowiązany jest do realizacji usług zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy.
5. Świadczone usługi winny być zgodne z ogólnymi normami obowiązującymi w cywilnym transporcie
lotniczym, kolejowym oraz autokarowym.
6. Wykonawca zobowiązuje się do realizowania przedmiotu Umowy z uwzględnieniem zasady oszczędnego gospodarowania środkami Zamawiającego, z zachowaniem wymaganego standardu usług. Przy obsłudze Wykonawca zobowiązany jest uwzględniać przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z dnia 5 lutego 2013 r. poz. 167) oraz obowiązującą u Zamawiającego politykę podróży służbowych.
§ 2
Warunki realizacji
1. Umowa obowiązuje przez okres 24 miesięcy od dnia jej zwarcia lub do wyczerpania środków przeznaczonych na jej realizację, w zależności od tego, które ze zdarzeń wystąpi jako pierwsze.
2. Wykonawca zobowiązany jest:
1) do udostępnienia w ciągu 5 dni od zawarcia Umowy dostępnego 24h na dobę przez 7 dni w tygodniu, nie wyłączając dni ustawowo wolnych od pracy, narzędzia online w języku polskim:
………………… (wpisać nazwę i adres), poprzez które Zamawiający, po zalogowaniu (podaniu
indywidualnego loginu i hasła), będzie mógł:
a) wyszukiwać odpowiednie połączenia lotnicze, kolejowe, autokarowe oraz miejsca hotelowe;
b) dokonywać rezerwacji biletów lotniczych, kolejowych, autokarowych oraz miejsc hotelowych;
c) anulować rezerwację;
d) dokonywać zmiany terminu, miejsca podróży, danych pasażera jak również rezerwacji i
zakupu miejsc hotelowych;
e) weryfikować propozycje Wykonawcy;
f) umożliwiać Zamawiającemu również zmianę klasy podróży;
g) pokazywać łączny, rzeczywisty czas przelotu wraz z przesiadkami;
h) pokazywać cenę biletu w PLN i warunki taryfy;
i) dokonywać wykupu i wygenerowania biletu lotniczego;
j) pokazywać termin wykupu biletu w określonej cenie;
k) dokonywać rezerwacji/zakupu przejazdów kolejowych i autokarowych z uwzględnieniem zniżek na zakup biletów PKP posiadanych/zakupionych przez Zamawiającego lub pasażerów.
2) w ciągu 5 dni roboczych od dnia zawarcia Umowy do przekazania w formie elektronicznej podręcznika - instrukcji obsługi narzędzia online o którym mowa w pkt 1 powyżej (w języku polskim);
3) przeprowadzenia na żądanie Zamawiającego w terminie z nim ustalonym, nie później niż 21 dni kalendarzowych od dnia zawarcia Umowy, szkolenia z obsługi narzędzia online dla maksymalnie 3 pracowników Zamawiającego (w wymiarze czasowym niezbędnym do przekazania pełnej wiedzy w zakresie korzystania z narzędzia online o którym mowa w pkt 1 powyżej) osobom docelowo korzystającym z tego narzędzia, szkolenie odbędzie się w siedzibie Zamawiającego lub za pomocą dostępnych platform online;
4) do zapewnienia w systemie: 24 h na dobę przez 7 dni w tygodniu, nie wyłączając dni ustawowo
wolnych od pracy, alarmowego serwisu telefonicznego (Call Center) pod numerem , w ramach, którego Zamawiający będzie mógł dokonać wszelkich operacji dotyczących usług objętych przedmiotem Umowy;
5) prowadzenia i przesyłania comiesięcznych zestawień zbiorczych w terminie do 10 dnia miesiąca następnego – w wersji elektronicznej (wg wzoru stanowiącego zał. nr 3 do Umowy oraz załącznik nr 3a do Umowy) lub na prośbę Zamawiającego skierowaną drogą elektroniczną do Wykonawcy z wykorzystania kwoty przewidzianej do wykorzystania w ramach Umowy w postaci zestawienia narastającego zawierającego: podział na bilety lotnicze zagraniczne, lotnicze krajowe, kolejowe zagraniczne, kolejowe krajowe, autokarowe krajowe, autokarowe zagraniczne oraz zakupione miejsca hotelowe. Zestawienia będą wysyłane elektronicznie na adres e-mail wskazany przez Zamawiającego.
6) uwzględnienia w zestawieniu, o którym mowa w pkt 5) powyżej (będących w posiadaniu Wykonawcy) dodatkowych, niestandardowych informacji. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia zestawienia kwartalnego oraz półrocznego uwzględniającego zakres danych wskazanych w pkt 5).
7) umożliwienia Zamawiającemu prawa wglądu do dokumentów finansowych Wykonawcy w zakresie dokonywania rezerwacji biletów lotniczych, kolejowych, autokarowych w kraju i za granicą oraz rezerwacji miejsc hotelowych dla Zamawiającego, a także prawa sporządzania z nich wyciągów w postaci informacji zbiorczych.
3. Rezerwacja, zakup i dostawa biletów oraz miejsc hotelowych i procedur wizowych odbywać się będzie zgodnie z rzeczywistymi potrzebami Zamawiającego na podstawie zamówień przekazywanych Wykonawcy telefonicznie i pocztą elektroniczną:
1) rezerwacja biletów lotniczych tel. ,
e-mailem na adres: ,
2) rezerwacja biletów kolejowych tel. ,
3) rezerwacja biletów autokarowych tel. , e-mailem na adres: ,
4) rezerwacja miejsc hotelowych tel. , e-mailem na adres: ,
5) procedowania wizowego tel. , e-mailem na adres: ,
6) lub przy pomocy udostępnionego przez Wykonawcę narzędzia online w języku polskim.
4. Czas reakcji na zapytanie dotyczące propozycji rezerwacji biletu, przesłany drogą mailową na adres podany przez Wykonawcę wynosi do ….. godzin od chwili jego otrzymania – zgodnie z Ofertą Wykonawcy, stanowiącą załącznik nr 2 do Umowy.
5. Bilety wystawiane będą w formie e-biletów lub w formie papierowej (dot. biletów kolejowych i autokarowych). O formie wystawienia biletu każdorazowo decydował będzie Zamawiający.
6. Bilet wystawiony przez Wykonawcę musi być wygenerowany bezpośrednio z serwera systemu rezerwacyjnego i zawierać dane cenotwórcze biletu.
7. Wykonawca prześle e - bilety na wskazany przez Xxxxxxxxxxxxx adres e-mailowy niezwłocznie po zatwierdzeniu zakupu, nie później niż w terminie wskazanym w ust. 12 pkt 6).
8. W przypadku kiedy nie będzie możliwe dostarczenie e-biletu Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć bilety w formie papierowej do miejsca wskazanego przez Zamawiającego i w terminie wskazanym w ust. 12 pkt 6).
9. Wystawione bilety:
1) lotnicze, powinny zawierać co najmniej następujące informacje:
a) oznaczenie linii lotniczej (przewoźnika);
b) nr biletu;
c) dane pasażera/ów (imię, nazwisko);
d) nr lotu;
e) miejsce i termin (data, godzina) wylotu i przylotu;
f) o ewentualnych przesiadkach;
g) o sposobie płatności za bilety (z uwagi na generowanie dodatkowych kosztów, Zamawiający nie dopuszcza możliwości realizowania płatności kartami kredytowymi, wyjątek stanowią jedynie bilety low coast);
h) o całkowitej cenie biletu z uwzględnieniem ceny biletu przewoźnika z przewidzianymi wszystkimi należnymi podatkami, dopłatami, opłatami oraz innymi należnościami (w przypadku zastosowania opustu lub zniżki istnieje możliwość odstąpienia od podania ceny w bilecie), w tym:
− rodzaj i warunki taryfy przewoźnika;
− klasę biletu;
− łączny czas przelotu;
2) kolejowe, powinny zawierać co najmniej następujące informacje:
a) oznaczenie przewoźnika;
b) miejsce i termin (data, godzina) odjazdu i przyjazdu;
c) cenę biletu (z uwzględnieniem ceny biletu przewoźnika z przewidzianymi wszystkimi należnymi podatkami, dopłatami, opłatami oraz innymi należnościami);
d) rodzaj pociągu oraz klasę podróży;
e) numer pociągu, wagonu i miejsca do siedzenia;
f) rodzaj ulgi.
3) Autokarowe, powinny zawierać co najmniej następujące informację:
a) oznaczenie przewoźnika;
b) miejsce i termin (data, godzina) odjazdu i przyjazdu;
c) cenę biletu (z uwzględnieniem ceny biletu przewoźnika z przewidzianymi wszystkimi należnymi podatkami, dopłatami, opłatami oraz innymi należnościami).
10. W szczególnych przypadkach możliwe jest uzgodnienie z Zamawiającym innego sposobu przekazania biletu, jednakże z zastrzeżeniem, że sposób ten umożliwi rozpoczęcie podróży w wyznaczonym terminie.
11. Wystawiony voucher na rezerwację miejsca hotelowego powinien zawierać co najmniej następujące
informacje:
1) nazwa obiektu i dane teleadresowe;
2) dane osoby korzystającej z usługi ( imię i nazwisko);
3) datę przyjazdu i wyjazdu;
4) liczbę pokoi oraz ilość gości w pokoju;
5) typ pokoju;
6) nr rezerwacji;
7) telefon alarmowy.
12. Wykonawca zobowiązany jest również:
1) do kompleksowej, całodobowej obsługi w zakresie rezerwacji, zakup, i dostawy biletów
oraz rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych za pomocą narzędzia online;
2) do proponowania optymalnego zakupu miejsc hotelowych oraz do proponowania optymalnego
połączenia i dodatkowo co najmniej dwóch połączeń alternatywnych:
a) połączenia o najkrótszym łącznym czasie podróży i jak najmniejszej ilości przesiadek;
b) najtańszego połączenia z uwzględnieniem obniżenia standardu przelotu/przejazdu;
3) bezzwłocznie i na bieżąco informować Zamawiającego telefonicznie o wszystkich zmianach dotyczących zarezerwowanej podróży oraz zarezerwowanych miejsc hotelowych wraz z warunkami rezerwacji, informacje te muszą być dodatkowo potwierdzone przez Wykonawcę drogą e-mailową;
4) do przekazywania Zamawiającemu drogą e-mailową lub faksem, potwierdzenia rezerwacji zawierającego ostateczną datę wykupu biletów na warunkach określonych w rezerwacji oraz potwierdzenia rezerwacji miejsc hotelowych wraz z warunkami rezerwacji;
5) do informowania Zamawiającego o zbliżających się terminach wykupu biletów oraz miejsc hotelowych, których rezerwacji dokonano we wcześniejszym terminie, co najmniej na 24 godziny przed terminem wykupu biletu, miejsca hotelowego;
6) do bezpłatnego dostarczania biletów/wiz najpóźniej co najmniej na 24 godziny przez terminem podróży, a w sytuacji nagłej - do miejsca wskazanego przez Zamawiającego nie później niż na 4 godziny przed planowaną podróżą oraz do przesłania zwrotnie informacji o dokonanej rezerwacji na wskazany przez Zamawiającego adres e-mailowy niezwłocznie po potwierdzeniu rezerwacji, nie później niż w terminie do 4 godzin od dokonania rezerwacji.
7) do organizowania i zabezpieczenia kompleksowej realizacji przedmiotu Umowy zgodnie
z obowiązującymi przepisami lokalnymi i krajów docelowych;
8) do proponowania najniższych cen z uwzględnieniem cen promocyjnych hotelu (publikowanych na stronie hotelu bądź portali turystycznych) w danym terminie z zachowaniem wymaganego przez Zamawiającego standardu pobytu;
9) do przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji, a zwłaszcza reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dotyczących x.xx. przewozów realizowanych na podstawie sprzedanych biletów, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub z przyczyn losowych;
10) do świadczenia usług będących przedmiotem Umowy (w zakresie zakupu biletów lotniczych) spełniających standardy IATA (Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego);
11) do kompleksowej obsługi w ramach doradztwa i administrowania programami lojalnościowymi,
w tym:
a) informowania Zamawiającego o prowadzonych przez linie lotnicze oraz hotele programach
lojalnościowych i zapoznanie Zamawiającego z ich szczegółami;
b) zgłoszenia Zamawiającego, po wcześniejszym uzgodnieniu z Zamawiającym,
o przystąpieniu do wybranych programów lojalnościowych;
c) administrowania programami poprzez:
− rejestrowanie w programach lojalnościowych biletów zakupionych w ramach Umowy;
− występowanie do linii lotniczych w sprawie przyznawania szczególnych bonusów
dla Xxxxxxxxxxxxx za korzystnie z lotów;
− występowanie do hoteli w sprawie przyznawania szczególnych bonusów dla
Zamawiającego za częste korzystanie z ich usług;
− kontynuowanie programów lojalnościowych, z których Zamawiający korzystał przed
przystąpieniem do niniejszej Umowy;
12) w przypadku konieczności zmiany godzin, miejsca lub terminu przesiadek w połączeniach wieloetapowych, uniemożliwiających Zamawiającemu osiągnięcie celu podróży, Wykonawca dostarczy Zamawiającemu inny bilet/y umożliwiający osiągnięcie celu podróży, a pierwotnie dostarczony bilet/y zostanie anulowany bez ponoszenia kosztów przez Zamawiającego - powyższe dotyczy wyłącznie sytuacji niezależnych od Zamawiającego, Zamawiający zobowiązany jest poinformować o tym Wykonawcę telefonicznie i potwierdzić zmianę faksem lub e-mailem.
13) W przypadku konieczności zmiany miejsca lub terminu rezerwacji miejsc hotelowych, Wykonawca dostarczy Zamawiającemu nową propozycję, a pierwotna rezerwacja zostanie anulowana bez ponoszenia kosztów przez Zamawiającego. Powyższe dotyczy wyłącznie sytuacji niezależnych od Zamawiającego. Zamawiający zobowiązany jest poinformować Wykonawcę telefonicznie i potwierdzić zmianę faksem lub e-mailem.
13. Wykonawca jest zobowiązany każdorazowo przedstawić nie mniej niż trzy warianty cenowe możliwości zakupu miejsc hotelowych, do wyznaczonej przez Zamawiającego kwoty zgodnie zobowiązującą u Zamawiającego polityką podróży służbowych w przypadku noclegów w hotelach krajowych oraz zgodnie z limitami przysługującymi na noclegi za granicą w kraju docelowym, określonymi w załączniku do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub
samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. 2013 poz. 167). W przypadku gdy Zamawiający wskaże konkretny hotel Wykonawca nie ma obowiązku przedstawić trzech różnych propozycji. Na życzenie Zamawiającego Wykonawca dokona rezerwacji miejsc hotelowych z wyłączeniem śniadań.
14. Wykonawca każdorazowo niezwłocznie powiadomi drogą elektroniczną Zamawiającego
o dokonanej rezerwacji biletu.
15. Zamawiający każdorazowo może zweryfikować propozycje lotów, przejazdów kolejowych, autokarowych, miejsc hotelowych i jeżeli stwierdzi, że oferta zaproponowana przez Wykonawcę nie jest najkorzystniejsza, to może zażądać od Wykonawcy przedstawienia nowej korzystniejszej propozycji.
16. Jeżeli zmiany, o których mowa w ust. 12 pkt. 12) spowodują wzrost ceny biletu, miejsca hotelowego, Zamawiający zobowiązany jest do pokrycia różnicy w cenie. Powyższe dotyczy wyłącznie ceny biletu ustalonej każdorazowo na podstawie ceny biletu przewoźnika z uwzględnieniem wszystkich należnych podatków, dopłat, opłat oraz innych należności.
17. Jeżeli zmiany, o których mowa w ust. 12 pkt.13) spowodują wzrost ceny zakupu miejsca hotelowego, Zamawiający zobowiązany jest do pokrycia różnicy w cenie. Powyższe dotyczy wyłącznie ceny zakupu miejsca hotelowego ustalonej każdorazowo na podstawie obowiązujących cenników hotelowych.
18. Jeżeli zmiany, o których mowa w ust. 12 pkt. 12) spowodują obniżenie ceny biletu, Wykonawca zobowiązany jest do zwrotu różnicy w cenie. Powyższe dotyczy wyłącznie ceny biletu ustalonej każdorazowo na podstawie ceny biletu przewoźnika z uwzględnieniem wszystkich należnych podatków, dopłat, opłat oraz innych należności.
19. Jeżeli zmiany, o których mowa w ust. 12 pkt. 13) spowodują obniżenie ceny zakupu miejsca hotelowego, Wykonawca zobowiązany jest do zwrotu różnicy w cenie. Powyższe dotyczy wyłącznie ceny zakupu miejsca hotelowego ustalonej każdorazowo na podstawie obowiązujących cenników hotelowych.
20. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w poufności wszystkich powierzonych mu w trakcie obowiązywania Umowy - informacji, uzyskanych w związku z wykonywaniem czynności objętych Umową, utrzymania zawartości baz danych w tajemnicy i nie ujawnienia jej osobom trzecim, chyba, że istnieje obowiązek ich ujawnienia wynikający z przepisów prawa polskiego, orzeczenia sądu lub aktu administracyjnego właściwego organu administracji publicznej, oraz do zabezpieczenia baz danych i wszelkich otrzymanych dokumentów przed kradzieżą i zaginięciem lub nieuprawnionym udostępnieniem.
21. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu Umowy w zakresie czynności rezerwacji zakupu i sukcesywnej dostawy biletów, pośredniczenia w procesie uzyskiwania wiz oraz rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych na potrzeby Zamawiającego, przy pomocy osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Szczegółowe regulacje w tym zakresie określa § 10 poniżej.
22. Wykonawca jest zobowiązany każdorazowo przedstawić nie mniej niż trzy warianty cenowe możliwości zakupu biletów lotniczych, kolejowych, autokarowych lub miejsc hotelowych do wyznaczonej przez Zamawiającego kwoty zgodnie z obowiązującą u Zamawiającego polityką podróży służbowych. W przypadku, gdy Zamawiający wskaże konkretnego przewoźnika Wykonawca nie ma obowiązku przedstawić trzech różnych propozycji.
23. Wykonawca jest zobowiązany do zarezerwowania i zakupu biletu/ów oraz miejsc hotelowych wskazanych przez Zamawiającego jeśli Zamawiający uważa, że wskazana przez niego ofert jest korzystna oraz do rezerwowania i zakupu wskazanych przez pracowników Zamawiającego korzystnych rezerwacji ze stron internetowych.
§ 3
Nadzór nad realizacją Umowy
1. Osobami sprawującymi nadzór nad realizacją Umowy są:
1) ze strony Wykonawcy:
a) …………………… nr telefonu……………………..
adres e-mail…………………, nr faksu ……………………………..
b) …………………… nr telefonu……………………..
adres e-mail…………………, nr faksu ……………………………..
2) ze strony Zamawiającego:
a) ……………………….. nr telefonu………………………
adres e-mail……………….., nr faksu ………………………………
b) …………………… nr telefonu……………………..
adres e-mail…………………, nr faksu ……………………………..
2. Zmiana osób odpowiedzialnych za nadzór nad realizacja Umowy, o których mowa w ust. 1 będzie odbywać się poprzez pisemne zgłoszenie drugiej Stronie. Zmiana taka nie wymaga formy aneksu.
§ 4
Wynagrodzenie i warunki płatności
1. Maksymalne wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu wykonania umowy wynosi zł brutto
(słownie: ). Wynagrodzenie to obejmuje wszystkie koszty Wykonawcy
związane z realizacją przedmiotu Umowy.
2. Wartość biletu lotniczego określana będzie każdorazowo na podstawie cen brutto z uwzględnieniem ofert promocyjnych oraz składników cenotwórczych dotyczących:
1) ceny biletu ustalonej każdorazowo na podstawie ceny biletu przewoźnika z uwzględnieniem wszystkich należnych podatków, opłat oraz innych należności,
2) zaoferowanych przez Wykonawcę w ofercie następujących stawek opłaty transakcyjnej stanowiącej prowizję i opustów od cen przewoźnika:
a) Opłata transakcyjna za wystawienie jednego biletu lotniczego na trasie zagranicznej
Warszawa-Bruksela - Warszawa (loty bezpośrednie), wynosi: zł brutto (słownie:
…………………………….)
b) Opłata transakcyjna za wystawienie jednego biletu lotniczego na trasie zagranicznej Warszawa-Kraje UE-Warszawa, wynosi: ………………zł brutto (słownie )
c) Opłata transakcyjna za wystawienie jednego biletu lotniczego na trasie zagranicznej
Warszawa-Kraje europejskie poza UE-Warszawa, wynosi: ………………zł brutto (słownie:
…………………………….)
d) Opłata transakcyjna za wystawienie jednego biletu lotniczego na trasie zagranicznej
Warszawa-Kraje poza Europą-Warszawa wynosi: ………………zł brutto (słownie:
…………………………….)
e) Opłata transakcyjna za wystawienie jednego biletu lotniczego na trasie krajowej wynosi:
………………zł brutto (słownie )
f) Wartość opustu od cen przewoźnika biletu lotniczego na trasie krajowej, wynosi %.
g) Wartość opustu od cen przewoźnika biletu lotniczego na trasie zagranicznej, wynosi: %,
3. Wartość biletu kolejowego określana będzie każdorazowo na podstawie cen brutto z uwzględnieniem ofert promocyjnych oraz składników cenotwórczych dotyczących:
1) ceny biletu ustalonej każdorazowo na podstawie ceny biletu przewoźnika z uwzględnieniem
wszystkich należnych podatków, dopłat, opłat oraz innych należności
2) zaoferowanych przez Wykonawcę w ofercie następujących stawek opłaty transakcyjnej stanowiącej prowizję i opustów od cen przewoźnika:
a) Opłata transakcyjna za wystawienie jednego biletu kolejowego na trasie zagranicznej
wynosi: zł brutto (słownie )
b) Wartość opustu od cen przewoźnika biletu kolejowego na trasie zagranicznej, wynosi:
………………… % .
c) Opłata transakcyjna za wystawienie jednego biletu kolejowego krajowego wynosi:
……………zł brutto (słownie )
d) Wartość opustu od cen przewoźnika biletu kolejowej na trasie krajowej, wynosi:
………………… %.
4. Wartość biletu autokarowego określana będzie każdorazowo na podstawie cen brutto z uwzględnieniem ofert promocyjnych oraz składników cenotwórczych dotyczących:
3) ceny biletu ustalonej każdorazowo na podstawie ceny biletu przewoźnika z uwzględnieniem wszystkich należnych podatków, dopłat, opłat oraz innych należności
4) zaoferowanych przez Wykonawcę w ofercie następujących stawek opłaty transakcyjnej stanowiącej prowizję i opustów od cen przewoźnika:
e) Opłata transakcyjna za wystawienie jednego biletu autokarowego na trasie zagranicznej
wynosi: zł brutto (słownie )
f) Wartość opustu od cen przewoźnika biletu autokarowego na trasie zagranicznej, wynosi:
………………… % .
g) Opłata transakcyjna za wystawienie jednego biletu autokarowego krajowego wynosi:
……………zł brutto (słownie )
h) Wartość opustu od cen przewoźnika biletu autokarowego na trasie krajowej, wynosi:
………………… %.
5. Wartość rezerwacji i zakupu miejsca hotelowego określana będzie każdorazowo na podstawie cen brutto z uwzględnieniem ofert promocyjnych oraz składników cenotwórczych dotyczących:
1) ceny zakupu miejsca hotelowego (noclegu wraz ze śniadaniem lub bez śniadania);
2) zaoferowanej przez Wykonawcę w ofercie opłaty stanowiącej prowizję Wykonawcy za dokonanie jednej zagranicznej rezerwacji hotelowej w wysokości ………………………..zł brutto/ słownie: brutto;
3) zaoferowanej przez Wykonawcę w ofercie opłaty stanowiącej prowizję Wykonawcy za dokonanie jednej rezerwacji hotelowej w kraju w wysokości zł brutto/ słownie:
………………brutto;
4) wynikających z oferowanego przez Wykonawcę upustu od ceny pobytu we wszystkich hotelach, w których zostaną dokonane rezerwacje, jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy zakupie pobytu w wysokości % .
6. Wynagrodzenie należne za przeprowadzenie procedury wizowej określane będzie każdorazowo
na podstawie cen brutto oraz składników cenotwórczych dotyczących:
1) wszelkich opłat związanych z procedurą uzyskania wizy zgodnie z wymaganiami państwa
wystawcy wizy,
2) zaoferowanej przez Wykonawcę w ofercie stawki opłaty stanowiącej prowizję Wykonawcy
za przeprowadzenie jednej procedury wizowej w wysokości ………… zł brutto (słownie:
…………....................). Opłata nie zawiera kosztu wizy, który będzie ponoszony przez Zamawiającego na podstawie odrębnego zamówienia.
7. Zamawiającemu przysługuje prawo zwiększenia ilości zamawianych biletów, miejsc hotelowych i procedur wizowania objętych przedmiotem Umowy, pod warunkiem nie przekroczenia wartości Umowy, o której mowa w ust. 1 powyżej.
8. Zamawiający zastrzega możliwość nie wykorzystania całej kwoty wynagrodzenia o której mowa w ust. 1 . Z tego tytułu Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia.
9. Wynagrodzenie przysługujące Wykonawcy za wykonanie przedmiotu Umowy zależy od ilości i wartości faktycznie wykonanych usług objętych przedmiotem Umowy.
10. Do ceny netto biletów, oraz usługi wizowania Wykonawca doliczy podatek VAT, zgodnie
z przepisami obowiązującymi w dniu powstania obowiązku podatkowego.
11. Zamawiający jest płatnikiem faktur wystawionych przez Wykonawcę.
12. Każda faktura (wystawiona na Zamawiającego) musi zawierać następujące informacje:
1) w przypadku biletu lotniczego:
a) datę wystawienia biletu/ów,;
b) imię i nazwisko osoby, dla której bilet jest wystawiony;
c) wyszczególnienie trasy (oznaczenie kodowe miast);
d) datę wylotu/przylotu;
e) klasę biletu;
f) cenę biletu wg taryfy przewoźnika (w PLN);
g) opłatę transakcyjną (zgodnie ze złożoną ofertą) (w PLN);
h) cenę ostateczną do zapłaty (w PLN);
i) dane komórki zamawiającej bilet;
j) dane osoby zamawiającej;
2) w przypadku biletu kolejowego:
a) nr biletu;
b) imię i nazwisko pasażera;
c) trasę przejazdu (oznaczenie kodowe miast);
d) datę wyjazdu/powrotu;
e) cenę biletu wg taryfy przewoźnika;
f) klasę biletu;
g) cenę ostateczną do zapłaty;
3) w przypadku procedury wizowania
a) imię i nazwisko osoby objętej procedurą xxxxxxxxx;
b) kraj docelowy;
c) koszt uzyskania wizy i opłata za pośrednictwo.
4) w przypadku miejsc hotelowych:
a) imię i nazwisko osoby, której dotyczy usługa hotelowa;
b) nazwa i adres hotelu;
c) standard hotelu;
d) termin zakwaterowania;
e) zastosowany przez Wykonawcę opust;
f) cenę zakupu miejsca hotelowego (noclegu wraz ze śniadaniem lub bez);
g) zaoferowaną przez Wykonawcę w ofercie opłatę stanowiącą prowizję Wykonawcy za
dokonanie jednej rezerwacji hotelowej;
h) cenę ostateczną do zapłaty.
5) Wynagrodzenie Wykonawcy zostanie wypłacone na podstawie prawidłowo wystawionej faktury w terminie do 21 dni od daty jej dostarczenia do siedziby Zamawiającego. Faktury będą wystawione za każde zlecenie osobno dla każdej jednostki organizacyjnej Zamawiającego i zgodnie z wymogami Zamawiającego. Zamawiający ma prawo do otrzymywania faktur w formie elektronicznej (e-faktury).
6) Zamawiający informuje o możliwości wysyłania faktur elektronicznych za pośrednictwem platformy elektronicznego fakturowania. Platforma Elektronicznego Fakturowania dostępna jest pod adresem xxxxx://xxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxx.xxx.xx/.
7) Wynagrodzenie Wykonawcy będzie przekazane na jego rachunek bankowy wskazany na fakturze
(fakturach).
8) Za niedotrzymanie terminu płatności faktury Wykonawca może naliczyć odsetki w ustawowej wysokości.
9) Jako dzień zapłaty Strony uznają dzień uznania rachunku bankowego Wykonawcy.
10) Zamawiający nie wyraża zgody na cesję wierzytelności wynikającej z realizacji niniejszej umowy.
11) Dostarczenie faktury niezgodnej z wymaganiami określonymi w ust. 13 spowoduje naliczenie ponownego 21-dniowego terminu płatności liczonego od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury.
§ 5
Ubezpieczenie od odpowiedzialności
1. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie nieprawidłowości w realizacji przedmiotu Umowy, w tym także powstałe na skutek działań lub zaniechań osób wyznaczonych przez Wykonawcę do realizacji Umowy. Wykonawca za działania i zaniechania tych osób ponosi odpowiedzialność jak za działania lub zaniechania własne.
2. Wykonawca zobowiązuje się do posiadania przez cały okres realizacji Umowy ubezpieczenia
od odpowiedzialności cywilnej w zakresie dotyczącym przedmiotu Umowy zwanego dalej
„Ubezpieczeniem” na kwotę nie niższą niż 1 000 000,00 (słownie: jeden milion złotych), obejmującym w szczególności:
1) szkody powstałe w mieniu Zamawiającego, jego pracowników oraz osób trzecich wskutek działań lub zaniechań Wykonawcy lub osób wykonujących Umowę w jego imieniu lub z nim współpracujących, w tym podwykonawców w związku z realizacją przedmiotu Umowy;
2) następstwa nieszczęśliwych wypadków powstałych w wyniku realizacji Umowy na skutek działań lub zaniechań Wykonawcy lub osób wykonujących Umowę w jego imieniu lub z nim współpracujących, w tym podwykonawców.
3. Wykonawca zobowiązuje się do okazania oryginału dowodu posiadania Ubezpieczenia na każde wezwanie Zamawiającego w trakcie obowiązywania Umowy.
4. Xxxxxx zobowiązują się współpracować przy dochodzeniu przez Wykonawcę odszkodowania
z Ubezpieczenia.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego w przypadku, w którym wysokość szkody przekroczy kwotę uzyskaną z Ubezpieczenia.
§ 6
Kary umowne
1. W przypadku, gdy Wykonawca nie dostarczy biletów lub nie dostarczy potwierdzenia rezerwacji hotelu w terminie, o którym mowa w § 2 ust. 12 pkt 6) lub w innym terminie ustalonym z Zamawiającym, Zamawiający może naliczyć Wykonawcy karę umowną w wysokości 100 zł za każde takie zdarzenie.
2. W przypadku dostarczenia biletów lub rezerwacji miejsc hotelowych niezgodnych z zamówieniem lub w miejsce inne niż uzgodnione z Zamawiającym, Zamawiający może naliczyć Wykonawcy karę umowną w wysokości 100 zł za każde takie zdarzenie. Zamawiający zastrzega sobie możliwość nie uiszczenia zapłaty za bilet w przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w zdaniu poprzednim.
3. W przypadku zwiększenia przez Wykonawcę ceny biletu o wyższą opłatę transakcyjną lub opłatę za przeprowadzenie procedury uzyskania wizy, niż zaproponowana w Ofercie Wykonawcy, Zamawiający może naliczyć Wykonawcy karę umowną w wysokości 10 % ceny biletu brutto. Kara będzie naliczona za każdy taki stwierdzony przypadek.
4. W przypadku zmniejszenia przez Wykonawcę upustu za cenę dokonanie rezerwacji hotelowej o niższą kwotę niż zaproponowana w ofercie Wykonawcy, Zamawiający może naliczyć Wykonawcy karę umowną w wysokości 10 % ceny noclegu brutto. Kara będzie naliczona za każdy taki stwierdzony przypadek.
5. W przypadku zmniejszenia przez Wykonawcę upustu za ceny biletów lotniczych, kolejowych i autokarowych na wszystkich trasach o niższą kwotę niż zaproponowana w Ofercie Wykonawcy, Zamawiający może naliczyć Wykonawcy karę umowną w wysokości 10 % ceny biletu brutto. Kara będzie naliczona za każdy taki stwierdzony przypadek.
6. W przypadku niezastosowania przez Wykonawcę wskazanej w ofercie wysokości upustu od ceny katalogowej i dokonanie rezerwacji bez zastosowania tego opustu, Zamawiający może naliczyć Wykonawcy karę umowną w wysokości dwukrotności różnicy pomiędzy ceną z zastosowania upustu o którym mowa w § 4 ust. 5 pkt 4) a ceną podaną przez Wykonawcę. Kara będzie naliczona za każdy stwierdzony przypadek.
7. W przypadku 10-cio krotnego zaistnienia którejkolwiek z sytuacji określonych w ust. 1, 2, 3, 4, 5 lub 6, Zamawiający może odstąpić od pozostałej do realizacji części Umowy w terminie do 14 dni od dnia wystąpienia okoliczności, o których mowa na początku zdania, naliczając Wykonawcy karę umowną w wysokości 20% wynagrodzenia umownego brutto określonego w § 4 ust. 1 Umowy.
8. W przypadku, gdy Zamawiający stwierdzi, że Wykonawca realizuje przedmiot Umowy w zakresie czynności rezerwacji, zakupu i sukcesywnej dostawy biletów lotniczych, kolejowych, autokarowych oraz rezerwacji, zakupu miejsc hotelowych i pośredniczenia w procesie uzyskiwania wiz na potrzeby Zamawiającego przy pomocy osób, które nie są zatrudnione na podstawie umowy o pracę, naliczy karę umowną w wysokości 300 zł za każdy taki stwierdzony przypadek.
9. Kara umowna, o której mowa w ust. 8, będzie nakładana na Wykonawcę, także w sytuacji gdy w
wyniku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy wykazane zostaną nieprawidłowości dotyczące
dopełnienia obowiązku zatrudnienia osób, które wykonują czynności, o których mowa w § 2 ust. 21.
10. W przypadku naruszenia przez Wykonawcę zasad świadczenia usług zgodnie ze standardami IATA (Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego) lub w przypadku utraty przez Wykonawcę akredytacji IATA, Zamawiający za każdy stwierdzony przypadek naliczy Wykonawcy karę umowną w wysokości 15% wynagrodzenia umownego brutto określonego w § 4 ust. 1 umowy.
11. W przypadku, gdy Wykonawca nie dotrzyma terminów, o którym mowa w § 2 ust. 2 pkt 1), 2), 5) Umowy Zmawiający naliczy Wykonawcy karę umowną w wysokości 500,00 zł za każdy dzień opóźnienia.
12. W przypadku naruszenia postanowień § 7 Umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 2 % wartości Umowy brutto, o której mowa w § 4 ust. 1 Umowy za każdy przypadek niezachowania poufności.
13. W przypadku wykonania przez Zamawiającego prawa odstąpienia, Wykonawcy nie będzie przysługiwało prawo zwrotu naliczonych kar umownych. Odstąpienie od Umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy nie powoduje odpowiedzialności odszkodowawczej Zamawiającego.
14. W przypadku niedotrzymania terminu podanego w § 2 ust. 4 Umowy, Zamawiający nałoży karę w wysokości 100 zł za każde takie zdarzenie.
15. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość kar umownych na zasadach ogólnych.
16. Kary umowne będą płatne w terminie 14 dni od dnia otrzymania przez Wykonawcę stosownej noty. Wykonawca wyraża również zgodę na potrącenie kar umownych z przysługującego mu wynagrodzenia.
1. Strony zobowiązują się do:
§ 7
Zachowanie tajemnicy
1) zachowania w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych w trakcie realizacji Umowy niezależnie
od formy przekazania tych informacji i ich źródła;
2) wykorzystania informacji, o których mowa w pkt 1 jedynie w celach określonych w Umowie;
3) podejmowania wszelkich niezbędnych działań zapewniających, że żadna z osób uzyskujących informacje, o których mowa w pkt 1 nie ujawni tych informacji ani ich źródła zarówno w całości jak i w części osobom trzecim bez uzyskania uprzedniego pisemnego upoważnienia od strony, od której informacja pochodzi;
4) ujawniania informacji jedynie tym pracownikom stron, którym ujawnienie takie będzie uzasadnione i tylko w zakresie, w jakim odbiorca informacji musi mieć do nich dostęp w związku z realizacją zadań służbowych związanych ze współpracą stron.
2. Strony ustalają, ze postanowienia ust. 1 nie mają zastosowania:
1) do informacji ogólnie dostępnych oraz informacji, które stały się ogólnie dostępne nie za sprawą którejkolwiek ze Stron Umowy;
2) w przypadku, gdy odbiorcą informacji jest organ uprawniony do ich uzyskania zgodnie
z obowiązującymi przepisami;
3) w przypadku informacji, które udostępnia się na podstawie ustawy Prawo zamówień
publicznych i ustawy o dostępie do informacji publicznej.
3. Obowiązek zachowania tajemnicy obowiązuje przez cały czas trwania Umowy oraz po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu.
4. Wykonawca zobowiązuje się w toku realizacji Umowy przestrzegać obowiązujących u Zamawiającego zasad bezpieczeństwa i ochrony informacji. W zależności od przyjętych zasad u Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany będzie do podpisania obowiązujących u Zamawiającego dokumentów (umowy/oświadczenia itp.) w powyższym zakresie.
5. Wykonawca jest zobowiązany do ustalenia z Zamawiającym sposobu przekazywania korespondencji
zawierającej informacje mogące mieć wpływ na bezpieczeństwo informacji u Zamawiającego.
§ 8
Podwykonawcy
(§ ma zastosowanie w przypadku, gdy Wykonawca, z którym zostanie zawarta Umowa wskazał w ofercie udział podwykonawcy w wykonywaniu zmówienia)
1. Strony uzgadniają, iż przedmiot Umowy zostanie wykonany przez Wykonawcę przy udziale niżej wymienionych podwykonawców:
……………………………………. (nazwa, adres) (zakres wykonywanych czynności)
2. Wykonawca w zakresie pozostałej części wykona przedmiot Umowy samodzielnie.
3. Wykonawca zawrze umowę z podwykonawcą/cmi określonym/ymi w ust. 1 w terminie do 7 dni od zawarcia niniejszej Umowy oraz przedstawi ją/je Zamawiającemu. Treść umowy zawartej z podwykonawcą/cami nie może pozostawać w sprzeczności z treścią niniejszej Umowy oraz przedłożonym i zaakceptowanym przez Zamawiającego projektem umowy podwykonawczej.
4. Powierzenie podwykonawcy realizacji zamówienia w zakresie określonym w ust. 1 nie zmienia treści zobowiązań Wykonawcy wobec Zamawiającego za wykonanie tej części zamówienia. Wykonawca jest odpowiedzialny za działania, zaniechania, uchybienia i zaniedbania podwykonawców i jego pracowników tak, jakby to były jego własne działania, zaniechania, uchybienia i zaniedbania lub jego własnych pracowników.
5. Jeżeli zmiana albo rezygnacja z podwykonawcy dotyczy podmiotu, na którego zasoby Wykonawca powoływał się, na zasadach określonych w art. 22a ust. 1 ustawy prawo zamówień publicznych, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy prawo zamówień publicznych Wykonawca jest obowiązany wykazać Zamawiającemu, iż proponowany inny podwykonawca lub Wykonawca samodzielnie spełnia je w stopniu nie mniejszym niż wymagany w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia.
6. Umowa o podwykonawstwo nie może zawierać postanowień uzależniających uzyskanie przez Podwykonawcę płatności od Wykonawcy od zapłaty przez Zamawiającego Wykonawcy wynagrodzenia obejmującego zakres usług wykonanych przez Podwykonawcę.
7. Wszelkie konsekwencje nieterminowego regulowania zobowiązań wobec podwykonawców obciążają Wykonawcę, bez skutków prawnych dla Zamawiającego.
8. Wykonawca przedłoży, wraz z umową o podwykonawstwo, odpis z Krajowego Rejestru Sądowego Podwykonawcy lub inny dokument właściwy z uwagi na status prawny Podwykonawcy, potwierdzający uprawnienia osób zawierających umowę w imieniu Podwykonawcy do jego reprezentowania.
9. Wykonawca jest zobowiązany przedłożyć wraz z rozliczeniami należnego mu wynagrodzenia dowody dotyczące zapłaty wymagalnego wynagrodzenia podwykonawcom, których termin upłynął w danym okresie rozliczeniowym. Oświadczenia, należycie podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania składającego je Podwykonawcy lub dowody powinny potwierdzać brak zaległości Wykonawcy w uregulowaniu wszystkich wymagalnych wynagrodzeń Podwykonawców wynikających z umów o podwykonawstwo.
10. Nie zastosowanie się Wykonawcy do wymogów wynikających z postanowień Umowy zawartych w ust. 3 - 9 upoważnia Zamawiającego do podjęcia wszelkich niezbędnych działań w celu wyegzekwowania od Wykonawcy i wszystkich podwykonawców ustaleń danej umowy. W przypadku trzykrotnego niezastosowania się Wykonawcy do wymogów o których mowa w zdaniu poprzedzającym, Zamawiający będzie uprawniony do odstąpienia od umowy w terminie do 21 dni kalendarzowych.
§ 9
Siła wyższa
1. Żadna ze Stron Umowy nie będzie odpowiedzialna za niedotrzymanie zobowiązań umownych, jeżeli takie niedotrzymanie będzie skutkiem działania siły wyższej.
2. Siła wyższa oznacza zdarzenie zewnętrzne, nagłe nieprzewidywalne i niezależne od woli Stron, uniemożliwiające wykonanie umowy w całości lub w części, na stałe lub pewien czas, któremu nie można zapobiec, ani przeciwdziałać przy zachowaniu należytej staranności Stron. Za siłę wyższą Strony nie uznają w szczególności przerwy w dostępie do Internetu lub braku takiego dostępu, chyba że jest to wynikiem wystąpienia siły wyższej.
3. Siła wyższa w szczególności obejmuje:
1) klęski żywiołowe, w tym pożar, powódź, susza, trzęsienie ziemi, huragan;
2) działania wojenne, akty sabotażu, akty terrorystyczne.
4. Obowiązkiem każdej ze Stron jest pisemne, bezzwłoczne, dokonane najpóźniej w ciągu 24 godzin od chwili, w której stało się możliwe zawiadomienie drugiej strony o wystąpieniu siły wyższej. W zawiadomieniu należy wskazać na rodzaj siły wyższej oraz na sposób, w jaki wpłynęła ona na niemożność dotrzymania przez Stronę zobowiązań umownych. Brak takiego zawiadomienia oznaczać będzie, że siła wyższa nie skutkowała niemożnością dotrzymania przez Stronę postanowień umownych, ze wszystkimi konsekwencjami dla Strony, która nie dokona zawiadomienia.
5. Po stwierdzeniu zaistnienia przypadku siły wyższej Wykonawca i Zamawiający podejmują wspólnie wszystkie kroki w rozsądnych granicach w celu zapobieżenia lub zmniejszenia skutków oddziaływania siły wyższej na przedmiotu Umowy.
6. Skutek siły wyższej będzie służył do zwolnienia znajdującej się od jej działania Strony z zobowiązań dotkniętych działaniem danego przypadku siły wyższej na podstawie niniejszej Umowy, aż do usunięcia oddziaływania siły wyższej.
7. Jeżeli Xxxxxx w dobrej wierze nie uzgodnią zaistnienia siły wyższej, ciężar dowodu zaistnienia siły wyższej spoczywa na Stronie powołującej się na jej zaistnienie.
8. Zawieszenie wykonania obowiązków nie będzie wykraczać poza zakres oddziaływania siły wyższej, ani nie będzie trwało dłużej niż oddziaływanie siły wyższej.
§ 10
Pracownicy Wykonawcy
1. Zamawiający zgodnie z art. 29 ust. 3a ustawy Prawo zamówień publicznych wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę na podstawie umowy o pracę osób, które w trakcie realizacji przedmiotowego zamówienia będą wykonywać czynności określone w § 1 ust. 1.
2. Zgodnie z art. 36 ust. 2 pkt 8a ustawy Prawo zamówień publicznych, Zamawiający postanawia, że:
1) Wykonawca zobowiązany jest, aby osoby wykonujące czynności, o których mowa w § 1 ust. 1, były zatrudnione do realizacji Umowy na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy;
2) Wykonawca zobowiązany jest, aby osoby wykonujące czynności były zatrudnione na umowę o pracę w czasie obowiązywania Umowy minimalnie na okres wykonywania odpowiednich czynności, o których mowa w pkt 1);
3) każdorazowo na żądanie Zamawiającego, w terminie wskazanym przez Zamawiającego nie krótszym niż 7 dni roboczych od dnia wezwania, Wykonawca przedłoży do wglądu dowody, z których wynikać będzie zatrudnienie osób wykonujących czynności. W tym celu Wykonawca zobowiązany jest do uzyskania od pracowników zgody na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych;
4) nieprzedłożenie przez Wykonawcę dowodów, o których mowa w pkt 3) w terminie wskazanym przez Zamawiającego będzie traktowane jako niewypełnienie obowiązku, o którym mowa w niniejszym paragrafie;
5) za niedopełnienie wymogu, o którym mowa w pkt 3) powyżej, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne o których mowa w § 6 pkt 8 i 9 powyżej.
3. Najpóźniej w dniu zawarcia Umowy Wykonawca przedłoży Zamawiającemu wykaz osób, które będą wykonywać czynności, o których mowa w § 1 ust. 1 Umowy wraz z informacją, że osoby te zatrudnione są na umowę o pracę. Nie przedstawienie powyższych oświadczeń i dokumentów jest równoznaczne z odstąpieniem Wykonawcy od zawarcia umowy z jego winy.
4. Niezależnie od wymogu przedstawienia dowodów, o których mowa wyżej, Zamawiający może na dowolnym etapie realizacji Umowy żądać przedstawienia przez Wykonawcę dokumentów potwierdzających stan zatrudnienia pracowników na umowę o pracę zgodny z wymaganiami Zamawiającego i w razie powzięcia przez Zamawiającego wątpliwości co do prawdziwości lub aktualności oświadczenia, o którym mowa powyżej Wykonawca przedkłada żądane dokumenty w terminie 7 dni od zgłoszenia żądania przez Zamawiającego.
§ 11
Postanowienia końcowe
1. Wszelkie zmiany w treści Umowy wymagają formy pisemnej i zgody obu stron pod rygorem nieważności oraz mogą być dokonywane w zakresie i formie zgodnej z obowiązującymi przepisami.
2. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany zawartej Umowy, w zakresie:
1) zmiany podwykonawcy, przy pomocy, którego Wykonawca realizuje przedmiot Umowy, po uprzedniej akceptacji Zamawiającego,
2) zmiany stron umowy, wynikających ze zmian organizacyjnych niezależnych od Zamawiającego;
3) zmiany wartości maksymalnego wynagrodzenia brutto Umowy, w przypadku zmiany wysokości
stawki podatku VAT (poprzez wprowadzenie nowej stawki VAT na usługę objętą umową);
4) zmiany cen jednostkowych brutto i opłat brutto w przypadku zmiany wysokości stawki podatku VAT (poprzez wprowadzenie nowej stawki VAT na usługę objętą umową);
5) zmian sposobu wykonywania usług w przypadku zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa;
6) możliwości wcześniejszego rozwiązania Umowy przez Zamawiającego bez skutków prawnych i finansowych dla Zamawiającego np. w sytuacji likwidacji jednostki Zamawiającego (lub jednostki podległej);
7) zmiany: nazwy, adresu, statusu, zmian organizacyjnych Zamawiającego, Wykonawcy;
8) w przypadku zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczeniu na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne jeżeli maja one wpływ na zmianę wysokości wynagrodzenia;
9) wydłużenia terminu realizacji przedmiotu Umowy w przypadku niewykorzystania (w okresie 12 miesięcy od dnia zawarcia Umowy) kwoty określonej w § 4 ust. 1 powyżej, maksymalnie na okres kolejnych 6 miesięcy.
3. Zamawiający może rozwiązać Umowę w trybie natychmiastowym w przypadku nieprzestrzegania przez Wykonawcę któregokolwiek z warunków niniejszej Umowy po uprzednim zawiadomieniu Wykonawcy o naruszeniu i nieusunięciu naruszenia w terminie 3 dni.
4. Zamawiający może również od Umowy odstąpić w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy. Termin odstąpienia od Umowy wynosi 30 dni od dnia powzięcia przez Zamawiającego wiadomości o tych okolicznościach.
5. Wszelkie zmiany w treści Umowy – z zastrzeżeniem § 3 ust. 2 Umowy – wymagają formy pisemnej.
6. W związku z realizacja niniejszej umowy Zamawiający w dniu zawarcia Umowy głównej zawrze z Wykonawcą Umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z polityką ochrony danych osobowych obowiązującą u Zamawiającego.
7. Strony dołożą wszelkich starań, by ewentualne spory rozstrzygnąć polubownie. W przypadku, gdy nie dojdą do porozumienia, spory rozstrzygane będą przez Sąd Powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego.
8. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie obowiązujące przepisy prawa
w tym przepisy ustawy - Prawo zamówień publicznych oraz Kodeksu Cywilnego.
9. Umowę sporządzono w czterech egzemplarzach: trzy dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy.
Załączniki:
Załącznik nr 1 – Opis Przedmiotu Zamówienia
Załącznik nr 2 – Formularz oferty
Załącznik nr 3 – Zestawienie usług zakupu biletów Załącznik nr 3a – zestawienie usług hotelowych
Załącznik nr 4 – Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych