REGULAMIN

udzielania zamówień i zleceń na roboty remontowo – budowlane, roboty inwestycyjne, roboty konserwacyjne, zakupy, oraz usługi przeprowadzane w nieruchomościach objętych zarządem

powierzonym Spółdzielni Mieszkaniowej Lokatorsko – Własnościowej w Sochaczewie finansowanych ze środków spółdzielczych, a także zakupów na potrzeby Spółdzielni Mieszkaniowej Lokatorsko – Własnościowej w Sochaczewie

z siedzibą w Sochaczewie

I. Udzielanie Zamówień

§ 1 1. Zamówienia będą udzielane oferentom, którzy zostaną wybrani według zasad określonych w niniejszym regulaminie.

2. Zawieranie umów według tego regulaminu powinno zapewnić możliwość wyłonienia najkorzystniejszej oferty, poprzez wybór kontrahenta gwarantującego wysoki poziom techniki i technologii wykonania, posiadającego odpowiednie zasoby kapitałowe dla sprawnej i terminowej organizacji prac oraz terminowego wykonania umowy.

§ 2 1. Zamówień udziela się w trybie:

a. Przetargu nieograniczonego dwustopniowego, który składa się z części jawnej (I stopień przetargu) oraz części niejawnej (II stopień przetargu);

b. Zapytania o cenę;

c. Zamówienia z wolnej ręki.

2. Przy zamówieniach robót i zakupie materiałów do wartości netto 5.000 złotych nie jest wymagane przeprowadzenie przetargu.

3. W przypadku wykonywania prac przez własną brygadę remontową Zarząd Spółdzielni podejmuje decyzję bez konieczności stosowania niniejszego Regulaminu. Nie dotyczy to realizacji zamówień ze środków budżetowych.

4. Realizacja zamówień ze środków budżetowych implikuje konieczność postępowania zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych.

§ 3 1. Podstawowym trybem udzielania zamówień jest przetarg nieograniczony dwustopniowy. Zamawiający może udzielić zamówienia w innym trybie niż przetarg nieograniczony dwustopniowy wyłącznie na podstawie niniejszego regulaminu.

2. O dacie i przedmiocie przetargu Zarząd Spółdzielni zawiadamia Prezydium Rady Nadzorczej Spółdzielni.

§ 4

Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest z zachowaniem formy pisemnej.

§ 5 1. Zarząd Spółdzielni nie może w celu uniknięcia stosowania niniejszego Regulaminu dzielić zamówienia na części oraz zaniżać wartości zamówień.

2. Podział zamówienia na części możliwy jest jedynie ze względów ekonomicznych lub technicznych. Decyzję o konieczności i dopuszczalności podziału zamówienia podejmuje Zarząd, po uzyskaniu opinii Komisji ds. Remontów.

II. Przetarg nieograniczony dwustopniowy

§ 6 1. Ogłoszenia o zamówieniach w trybie przetargu nieograniczonego dwustopniowego zamieszcza się w prasie lokalnej, na stronie internetowej Zamawiającego (xxx.xxx-x.xx) oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego.

2. Ogłoszenie oraz niezbędne materiały informacyjne o przetargu, w tym x.xx. ślepy kosztorys zlecanych robót i inne dane techniczne przygotowuje kierownik działu technicznego Zamawiającego.

§ 7 1. Ogłoszenie o zamówieniu powinno zawierać nazwę i adres Zamawiającego, określenie trybu zamówienia, przedmiot zamówienia, określenie sposobu uzyskania Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ), miejsce i termin składania i otwierania ofert.

2. Ogłoszenie może zawierać dodatkowo inne informacje ważne dla przeprowadzenia postępowania przetargowego.

III. Komisja przetargowa

§ 8 1. Czynności związane z przeprowadzeniem przetargu wykonuje stała Komisja Przetargowa w składzie 7-osobowym: Przewodniczący Komisji, Z-ca Przewodniczącego Komisji i 5 członków Komisji.

2. Skład Komisji Przetargowej powoływany jest przez Zarząd Spółdzielni.

§ 9

Spośród członków Komisji Przetargowej Zarząd Spółdzielni powołuje Przewodniczącego Komisji Przetargowej oraz jego Zastępcę.

§ 10 1. W pracach Komisji Przetargowej mogą uczestniczyć członkowie Rady Nadzorczej jako obserwatorzy.

2. W pracach Komisji Przetargowej powinno uczestniczyć nie mniej niż 5 członków.

§ 11 1. Komisja Przetargowa działa na podstawie niniejszego Regulaminu.

2. Pracami Komisji Przetargowej kieruje Przewodniczący Komisji Przetargowej, w razie jego nieobecności jego Zastępca lub inny członek Komisji Przetargowej wyznaczony pisemnie przez Przewodniczącego Komisji Przetargowej.

Do zadań Przewodniczącego Komisji Przetargowej należy między innymi:

a) Zwoływanie obrad Komisji Przetargowej;

b) Prowadzenie obrad Komisji Przetargowej;

c) Udzielanie głosu członkom Komisji Przetargowej oraz uczestnikom przetargu;

d) Przeprowadzenie głosowania przy podejmowaniu decyzji, wniosków, opinii i tym podobnych w sprawach związanych z zakresem działalności Komisji Przetargowej;

e) Prowadzenie dokumentacji przetargu;

f) Wyznaczenie protokolanta obrad Komisji;

g) Przekazywanie dokumentacji przetargu Zarządowi Spółdzielni wraz z protokołem z obrad Komisji Przetargowej oraz wnioskami celem akceptacji przez Zarząd Spółdzielni.

§ 12

Członkowie Komisji Przetargowej podlegają wyłączeniu z udziału w pracach Komisji Przetargowej, jeżeli:

1. Ubiegają się o udzielenie zamówienia;

2.Ich małżonkowie oraz osoby będące w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub są związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli i ubiegają się o udzielenie

zamówienia;

3. Przed upływem trzech lat od wszczęcia postępowania przetargowego pozostawali w stosunku pracy, zależności lub dominacji z oferentem ubiegającym się o zamówienie;

4. Pozostają z oferentem w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do ich bezstronności.

5. Członek komisji, który stwierdzi w toku postępowania przetargowego, że zachodzą okoliczności określone w ust. od 1 do 4, powinien niezwłocznie wyłączyć się z dalszych prac komisji składając stosowne oświadczenie.

§ 13

Do zadań Komisji Przetargowej wykonywanych w trakcie postępowania przetargowego należy:

1. Powoływanie, w miarę potrzeby i po akceptacji Zarządu Spółdzielni, niezależnych konsultantów dla dokonania analiz i oceny ofert złożonych w przetargu pisemnym;

2. Uzyskiwanie dodatkowych wyjaśnień w części II niejawnej od oferentów w celu umożliwienia Komisji Przetargowej prawidłowej oceny złożonych ofert;

3. Ocena i wybranie najkorzystniejszej oferty;

4. Komisja Przetargowa sporządza i podpisuje protokół z postępowania przetargowego zawierający co najmniej:

a) Opis przedmiotu zamówienia

b) Nazwy i adresy oferentów

c) Xxxx każdej z ofert

d) Porównanie złożonych ofert (według § 16)

e) Informację o spełnieniu warunków przez oferentów

f) Uzasadnienie wykluczenia oferenta, odrzucenia oferty, unieważnienia przetargu

g) Propozycję i uzasadnienie wyboru najkorzystniejszej oferty

IV. Ocena oferty. Wybór Oferenta.

§ 14

Kryteria i warunki oceny nie podlegają zmianie w toku danego postępowania i obejmują:

a) Złożenie ważnej oferty – warunek konieczny

b) Kompletność dokumentów – warunek konieczny

c) Xxxx za wykonanie zamówienia – 80 punktów

80 punktów otrzyma oferta z najniższą ceną, pozostałe oferty otrzymają punkty według proporcji: 80 punktów x (najniższa zaoferowana łączna cena brutto / zaoferowana łączna cena brutto ocenianego wykonawcy), obliczenia będą prowadzone z dokładnością do 2 miejsc po przecinku.

d) Doświadczenie, potencjał techniczny i ekonomiczny oraz jakość wykonywanych robót na rzecz Zamawiającego w okresie ostatnich lat – 10 punktów

e) Warunki płatności i gwarancji – 10 punktów

§ 15 1. W miejscu i terminie podanym w ogłoszeniu o przetargu odbywa się otwarcie ofert (część jawna – I stopień), z którego sporządza się protokół. Oferenci mogą być obecni w trakcie jawnej części przetargu.

2. W części jawnej (I stopień) przetargu czynności Komisji Przetargowej obejmują:

a) Stwierdzenie nienaruszalności kopert z ofertami;

b) Otwarcie kopert;

c) Odczytanie ofert i podanie do wiadomości z każdej z nich jedynie nazwy i adresu oferenta oraz wysokości oferowanej ceny.

3. W części niejawnej (II stopień) Komisja Przetargowa:

a) Dokonuje szczegółowej analizy ofert i ich punktacji

b) Przeprowadza protokołowane rozmowy uzupełniające z oferentami

c) Wybiera najkorzystniejszą z ofert

d) Sporządza protokół z wyników przetargu z uzasadnieniem zawartych w nim ustaleń i wpisuje datę rozstrzygnięcia, która jest datą zakończenia przetargu.

§ 16

Opis sposobu oceny oferty:

1. Cena za wykonanie zamówienia:

Oferta o najniższej cenie ryczałtowej brutto – 80 punktów, pozostałe oferty będą oceniane według wzoru:

80 punktów X

cena najniższa brutto cena brutto oferty X

2. Doświadczenie, potencjał techniczny i ekonomiczny oraz jakość wykonywanych robót na rzecz Spółdzielni w ostatnich 5 latach:

Ilość punktów przyznanych danej ofercie za doświadczenie, potencjał techniczny i ekonomiczny ustala się maksymalnie na 10 punktów – przydziału punktów dokonuje Komisja Przetargowa.

3. Warunki płatności i warunki gwarancji:

Ilość punktów przyznanych danej ofercie za warunki płatności i warunki gwarancji ustala się maksymalnie na 10 punktów – przydziału punktów dokonuje komisja przetargowa.

4. Oferta, która otrzymała najwyższą ilość punktów stanowić będzie ofertę Wykonawcy, która pozyska zamówienie.

V. Warunki ubiegania się oferentów o udzielenie zamówienia:

§ 17 1. Złożenie pisemnej oferty w terminie określonym w ogłoszeniu o przetargu.

2. Przedłożenie wymaganych dokumentów wraz ofertą.

VI. Wymogi stawiane oferentom ubiegającym się o udzielenia zamówienia:

§ 18 1. Posiadanie uprawnienia do występowania w obrocie prawnym.

2. Posiadanie uprawnień niezbędnych do wykonania określonych prac, jeśli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień.

3. Dysponowanie niezbędną wiedzą i doświadczeniem, potencjałem technicznym i ekonomicznym oraz pracownikami zdolnymi do wykonania zamówienia.

4. Zobowiązanie do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania zamówienia w gotówce o równowartości 5% ceny oferowanej netto w przypadku wybrania oferty danego Wykonawcy poprzez wyrażenie zgody na potrącenie 5% wynagrodzenia netto z każdej faktury wykonawcy (późniejszy zapis w umowie realizacyjnej).

VII. Wadium

§ 19

Ustanawia się wadium przetargowe w wysokości od 1% do 5% ceny netto z kosztorysu inwestorskiego lub kwoty netto zarezerwowanej na ten cel.

Wadium może być wnoszone w pieniądzach na konto Spółdzielni z dopiskiem „wadium” w tytule przelewu.

§ 20

Zamawiający zwraca wadium wszystkim oferentom bez odsetek w terminie do 7 dni roboczych po podpisaniu umowy z wybranym oferentem. Koszty prowizji bankowych z tego tytułu ponosi Spółdzielnia z tego względu, iż oferent pokrywa koszty prowizji przy wpłacie wadium.

VIII. Wymagane dokumenty do złożenia przez oferentów w ofercie przetargowej.

§ 21 1. Zaświadczenie z ewidencji działalności gospodarczej lub wypis z Krajowego Rejestru Sądowego.

2. Poświadczenie uprawnień niezbędnych do wykonywania określonych prac jeśli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień.

3. Wykaz niezbędnego sprzętu do wykonania zamówienia, jakim dysponuje wykonawca.

4. Wykaz robót dotychczas wykonanych przez oferenta porównywalny z robotą objętą postępowaniem przetargowym wraz z telefonami do inwestorów.

5. Oferta zgodna z wymogami stawianymi oferentom.

IX. Unieważnienie postępowania przetargowego

§ 22

Unieważnienie postępowania przetargowego:

1. Postępowanie przetargowe unieważnia się, jeżeli:

a) Nie złożono żadnej oferty

b) Nie złożono żadnej ważnej oferty

c) Wszyscy oferenci zostali wykluczeni lub wszystkie oferty zostały odrzucone

d) Wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że przeprowadzenie postępowania przetargowego lub wykonania przedmiotu zamówienia nie leży w interesie Spółdzielni, czego nie można było wcześniej przewidzieć

e) Postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia przetargowego.

2. Oferentowi nie przysługuje żadne roszczenie z tytułu unieważnienia przetargu oraz z tytułu odstąpienia od przetargu przez Zamawiającego.

3. Zamawiający informuje oferentów o unieważnieniu przetargu w terminie 7 dni roboczych od dnia unieważnienia przetargu. Przedmiotowa informacja nie wymaga uzasadnienia.

4. Spółdzielnia zastrzega, że podany przetarg określony w ogłoszeniu o przetargu może być unieważniony na każdym jego etapie bez podania przyczyny unieważnienia przetargu.

X. Odrzucenie oferty , wykluczenie oferenta

§ 23 1.Oferta zostaje odrzucona, gdy:

a) Oferent nie złożył wymaganych dokumentów;

b) Jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji;

c) Poprawki naniesione w ofercie są nieczytelne lub nieopatrzone podpisem osoby uprawnionej;

d) Cena oferty nie jest podana cyfrowo i słownie;

e) Xxxxxxx złożył w niniejszym przetargu więcej niż jedną ofertę;

f) Oferta została złożona po terminie.;

2. Oferent zostaje wykluczony gdy:

a) nie wpłacił wymaganego wadium;

b) w porozumieniu z innymi oferentami zawarł porozumienie mające na celu zakłócenie konkurencji pomiędzy oferentami;

c) z przyczyn leżących po jego stronie nie wykonał lub w sposób istotny nienależycie wykonał wcześniejszą umowę zawartą z Zamawiającym, co doprowadziło do rozwiązania umowy lub zasadzenia odszkodowania.

d) Ofertę oferenta wykluczonego z postępowania uznaję się za odrzuconą.

XI. Zapytanie o cenę.

§ 24 1. Zapytanie o cenę to tryb zamówienia, w którym Zamawiający kieruje pytanie o cenę do wybranych przez siebie oferentów i zaprasza ich do składania ofert.

2. Zapytanie o cenę to tryb zamówienia, w którym Zamawiający przy wyborze ofert kieruje się tylko ceną.

§ 25

Tryb przetargu zapytania o cenę może być zastosowany, gdy:

a) Wartość przedmiotu zamówienia, zakupów, usług i prac remontowych lub konserwacyjnych nie przekracza kwoty netto 55.000,00 złotych.

b) Przeprowadzone postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego zostało unieważnione ze względu na to, iż nie zostały złożone żadne oferty lub wszystkie oferty zostały odrzucone.

§ 26

Zamawiający wszczyna postępowanie w trybie zapytania o cenę, zapraszając do składania ofert taką liczbę oferentów, która zapewni konkurencję oraz możliwość wyboru najkorzystniejszej oferty i która jest nie mniejsza niż 3.

§ 27

Zaproszenie do składania ofert powinno zawierać co najmniej:

a) Określenie i opis przedmiotu zamówienia;

b) Termin wykonania zamówienia;

c) Wskazanie miejsca i terminu składania ofert;

d) Wskazania dotyczące gwarancji;

e) Informacja o oświadczeniach i dokumentach, jakie ma zawierać oferta dla potwierdzenia jej ważności.

§ 28

Każdy z oferentów może zaproponować tylko jedną cenę i nie może jej zmienić. Nie prowadzi się żadnych negocjacji w sprawie ceny.

§ 29

Wyboru oferty, która jest najkorzystniejsza dla Spółdzielnia i która będzie stanowić ofertę Wykonawcy, który pozyska zamówienie, dokonuje Zarząd Spółdzielni.

XII. Zamówienie z wolnej ręki.

§ 30

Zamówienie z wolnej ręki to tryb udzielenia zamówienia, w którym Zamawiający udziela zamówienia tylko jednemu Wykonawcy.

§ 31

Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki tylko wtedy, gdy zachodzi jedna z następujących okoliczności:

1. Ze względu na wyjątkową sytuację wynikającą z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia,

2. Z przyczyn technicznych lub ze względu na szczególny rodzaj robót budowlanych, dostaw lub usług, mogą być one wykonane tylko przez jednego oferenta,

3. Udziela się temu samemu wykonawcy zamówień dodatkowych nie przekraczających łącznie 25% zamówienia podstawowego, których wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji, których nie można było wcześniej przewidzieć oraz gdy z przyczyn technicznych lub gospodarczych zamówienia dodatkowego nie można oddzielić od zamówienia podstawowego,

4. Zawierana jest umowa o przeprowadzenie badań, opinii technicznych, ekspertyz, standardowych projektów lub dokumentacji,

5. Przeprowadzone kolejno postępowania o udzielenie zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego i zapytania o cenę nie przyniosły rozstrzygnięcia i wyboru Wykonawcy,

6. Zlecane jest wykonanie zakupów, usług, prac konserwacyjnych lub prac remontowych o wartości netto do 25.000,00 złotych.

XIII. Zawarcie umowy

§ 32

W terminie niezwłocznym od dnia rozstrzygnięcia przetargu Prezes Zarządu Spółdzielni zawiadomi wygrywającego przetarg o miejscu i terminie zawarcia umowy. Wyznaczony termin nie powinien być dłuższy niż 7 dni roboczych od daty doręczenia zawiadomienia.

XIV. Postanowienia końcowe

§ 33 1. Wszystkie postępowania o udzielenie zamówienia na planowane roboty budowlane, dostawy i usługi dokonywane są w Spółdzielni w oparciu o niniejszy regulamin.

2. Zamawiający nie może ujawniać informacji, których ujawnienie narusza interesy handlowe stron oraz zasady uczciwej konkurencji.

3. Regulamin nie przewiduje protestów oraz odwołań.

Niniejszy regulamin został uchwalony przez Radę Nadzorczą Uchwałą 5/2019 z dnia 21.02.2019r. i obowiązuje od dnia uchwalenie. Jednocześnie z dniem uchwalenia niniejszego regulaminu traci moc regulamin uchwalony Uchwałą Rady Nadzorczej nr 50/2018 z dnia 20.09.2018r.

Document Metadata

Table of Contents

REGULAMIN

Document Metadata