UMOWA

zawarta w Krakowie, w dniu 2013 roku pomiędzy:

Fundacją Instytut Studiów Wschodnich, z siedzibą w Warszawie, xx. Xxxxx 00 kod pocztowy: 00-000, XXX 000-00-00-000, wpisaną do Rejestru Stowarzyszeń, Innych Organizacji Społecznych, Zawodowych, Fundacji i Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla X.xx. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000010303, zwaną dalej FUNDACJĄ,

reprezentowaną przez:

Pana Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxx – Prezesa Zarządu Fundacji Instytut Studiów Wschodnich, działającego z upoważnienia Zarządu,

Województwem Małopolskim, z siedzibą w Krakowie, przy ul. Basztowej 22, kod pocztowy: 31-156, adres do korespondencji xx. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxx, NIP: 000-00-00-000, REGON: 351555335, zwanym dalej WOJEWÓDZTWEM,

reprezentowanym przez Zarząd Województwa Małopolskiego, w imieniu którego działają: Xxx Xxxxx Xxxx – Marszałek Województwa Małopolskiego

Xxx Xxxxx Xxxxx – Członek Zarządu Województwa Małopolskiego zwanymi dalej Stronami.

Fundacja została wybrana w trybie zamówienia z wolnej ręki z zastosowaniem art. 67 ust.1 pkt 1 lit. a i b ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.).

Województwo Małopolskie, uznając wartość marki Forum Ekonomicznego zwanego „polskim Davos”, skupiającego rokrocznie najwybitniejsze osobistości życia politycznego i gospodarczego Europy, organizowanego nieprzerwanie od ponad 20 lat przez Fundację Instytut Studiów Wschodnich w Krynicy Zdrój wraz przedsięwzięciami w ramach „Koncepcji Forum”, dla realizacji promocji regionalnej Województwa Małopolskiego, zawiera umowę o następującej treści:

§ 1

Strony zgodnie postanawiają, że jeżeli w umowie jest mowa o:

1) Przedsięwzięciach – należy przez to rozumieć XXIII Forum Ekonomiczne, które odbędzie się w dniach 3 - 5 września 2013 r. w Krynicy-Zdroju, VII Forum Regionów, które odbędzie się w dniach 3 - 5 września 2013 r. w Muszynie i Krynicy Zdroju i VI Forum Inwestycyjne, które odbywać się będzie w dniach 2 - 3 września 2013 r. w Tarnowie,

2) Centrum Konferencyjnym – należy przez to rozumieć obiekty, w których odbywać się będą wydarzenia - zarówno merytoryczne jak też imprezy towarzyszące - realizowane przez Fundację w ramach Przedsięwzięć, w których występować będzie identyfikacja wizualna Forum Ekonomicznego, a w szczególności: Stary i Nowy Dom Zdrojowy w Krynicy-Zdroju, oraz namioty przylegające do ww. obiektów,

3) Zewnętrznym systemie wystawienniczym – należy przez to rozumieć nośniki zawierające treści informacyjne oraz reklamowe zlokalizowane na zewnątrz Centrum Konferencyjnego, w tym także umieszczone bezpośrednio na obiektach Centrum Konferencyjnego, które określa załącznik nr 3,

4) Wewnętrznym systemie wystawienniczym - należy przez to rozumieć nośniki zawierające treści informacyjne oraz reklamowe zlokalizowane wewnątrz obiektów Centrum Konferencyjnego, które określa załącznik nr 3,

5) Pakiet konferencyjny – należy przez to rozumieć indywidualny zestaw dla każdego uczestnika Forum Ekonomicznego, Forum Regionów oraz Forum Inwestycyjnego, który określa załącznik nr 3,

6) Serwis INFOFORUM – system elektronicznej informacji dostępny po zalogowaniu na stronie xxx.xxxxx-xxxxxxxxxxx.xx przeznaczony dla zarejestrowanych uczestników Forum Ekonomicznego,

7) Materiałach drukowanych - należy przez to rozumieć materiały drukowane o charakterze informacyjnym i reklamowym, przygotowane, opracowane dla uczestników Forum Ekonomicznego, Forum Regionów oraz Forum Inwestycyjnego, które określa załącznik nr 3,

8) Logo Partnerskim – należy przez to rozumieć symbol zatwierdzony w roku 2010, uwzględniający połączenie symboliki Województwa z dopiskiem „Województwo Małopolskie Główny Partner Forum Ekonomicznego” z logo Forum Ekonomicznego w integralnym znaku graficznym, którego wizualizację i opis określa załącznik nr 5. Logo partnerskie zostało zaktualizowane w 2013 r. w związku z modyfikacją logo Województwa. Wszelkie modyfikacje w zastosowaniu Logo Partnerskiego, x.xx. będące wynikiem uwarunkowań technicznych, wymagają akceptacji obu stron umowy.

§ 2

1. Przedmiotem niniejszej umowy jest zakup przez Województwo pakietu praw i usług promocyjnych w związku z realizacją przez Fundację Przedsięwzięć w ramach

„Koncepcji Forum”. Przez pakiet praw i usług promocyjnych Strony rozumieją wszystkie

świadczenia Fundacji na rzecz Województwa wymienione w § 3 -10 niniejszej umowy.

2. Usługi promocyjne, o których mowa w ust. 1 obejmować będą wszelkie działania promocyjne podejmowane w okresie poprzedzającym realizację Przedsięwzięć, w ich trakcie jak i po ich zakończeniu, na zasadach określonych w niniejszej umowie.

§ 3

1. Fundacja oświadcza, iż jest wyłącznym organizatorem XXIII Forum Ekonomicznego w Krynicy Zdroju, VII Forum Regionów oraz VI Forum Inwestycyjnego, co oznacza, że w czasie obowiązywania niniejszej umowy:

a) żaden inny podmiot nie posiada praw i nie jest upoważniony przez Fundację do podejmowania niezależnych od Fundacji działań o charakterze promocyjnym lub reklamowym w zakresie pakietu praw i usług promocyjnych wymienionych w § 3-9 niniejszej umowy,

b) żaden innym podmiot, poza Fundacją, nie jest upoważniony do udostępniania praw do promowania się jakimkolwiek podmiotom zewnętrznym podczas Przedsięwzięć, w zakresie pakietu praw i usług promocyjnych wymienionych w § 3-9 niniejszej umowy,

2. Integralną część umowy stanowią następujące załączniki:

a) nr 1 - harmonogram działań podejmowanych przez Fundację w związku z realizacją Przedsięwzięć w ramach niniejszej umowy

b) nr 2 - wszelkie dane techniczne oraz terminy i warunki realizacji poszczególnych zapisów niniejszej umowy

c) nr 3 - zestawienie nośników zawierających treści informacyjne oraz reklamowe dotyczące Przedsięwzięć

d) nr 4 - kosztorys realizacji działań promocyjnych podejmowanych przez Fundację na rzecz Województwa w związku z realizacją Przedsięwzięć w ramach niniejszej umowy

e) nr 5 – wizualizacja i opis Logo Partnerskiego oraz inne formy prezentacji Województwa jako Głównego Partnera

f) nr 6 – medialny plan promocji XXIII Forum Ekonomicznego.

§ 4

1. Fundacja udziela w ramach wynagrodzenia, o którym mowa w § 12 Województwu licencji do używania Logo Partnerskiego w roku 2013 r. na następujących polach eksploatacji:

a) utrwalanie,

b) zwielokrotnianie techniką druku i wszystkimi innymi technikami videograficznymi, cyfrowymi i elektronicznymi,

c) wprowadzanie do obrotu,

d) wprowadzanie do pamięci komputera i wykorzystanie w sieci Internet,

e) wystawianie,

f) wyświetlanie,

g) wypożyczanie i wynajmowanie,

h) nadawanie za pomocą wizji przewodowej albo bezprzewodowej przez stację naziemną,

i) nadawanie za pośrednictwem satelity.

2. Fundacja zobowiązuje się do ekspozycji Logo Partnerskiego na:

a) na nośnikach wymienionych w załączniku nr 3,

b) podczas wydarzeń, zarówno merytorycznych jak też imprez towarzyszących, uwzględnionych w programach Przedsięwzięć - w formie drukowanej oraz multimedialnej,

c) na stronie internetowej xxx.xxxxx-xxxxxxxxxxx.xx oraz podstronach Forum Regionów oraz Forum Inwestycyjnego,

d) w serwisie INFOFORUM,

e) w działaniach medialnych podejmowanych w ramach promocji Przedsięwzięć, organizowanych przez Fundację wymienionych w załączniku nr 6.

3. Fundacja dołoży starań, aby tam, gdzie będzie występowała identyfikacja Forum Ekonomicznego było eksponowane Logo Partnerskie.

4. Logo Partnerskie występujące w sąsiedztwie logo Forum Ekonomicznego powinno być równorzędnej wielkości.

5. Fundacja zobowiązuje się do przedstawiania Województwu projektów materiałów wymienionych w załączniku nr 3 i uzyskania przed ich wykonaniem akceptacji w zakresie realizacji niniejszej umowy, która nastąpi w ciągu dwóch dni roboczych od momentu przekazania projektu przez Fundację. Brak uwag w tym terminie oznacza automatyczną akceptację.

§ 5

Fundacja udziela w ramach wynagrodzenia, o którym mowa w § 12 Województwu licencji do używania logo Forum Ekonomicznego w roku 2013 r. w ramach przedsięwzięć poświęconych promocji gospodarczej Województwa na następujących polach eksploatacji:

a) utrwalanie,

b) zwielokrotnianie techniką druku i wszystkimi innymi technikami videograficznymi, cyfrowymi i elektronicznymi,

c) wprowadzanie do obrotu,

d) wprowadzanie do pamięci komputera i wykorzystanie w sieci Internet,

e) wystawianie,

f) wyświetlanie,

g) wypożyczanie i wynajmowanie,

h) nadawanie za pomocą wizji przewodowej albo bezprzewodowej przez stację naziemną,

i) nadawanie za pośrednictwem satelity.

§ 6

1. Fundacja przyznaje Województwu tytuły:

a) Głównego Partnera Forum Ekonomicznego i zobowiązuje się do zamieszczenia tytułu na nośnikach (zarówno w formie drukowanej jak i elektronicznej) dotyczących Forum Ekonomicznego określonych w załączniku nr 3;

b) Głównego Partnera Forum Regionów i zobowiązuje się do zamieszczenia tytułu na nośnikach (zarówno w formie drukowanej jak i elektronicznej) dotyczących Forum Regionów, określonych w załączniku nr 3;

c) Głównego Partnera Forum Inwestycyjnego i zobowiązuje się do zamieszczenia tytułu na nośnikach (zarówno w formie drukowanej jak i elektronicznej) dotyczących Forum Inwestycyjnego, określonych w załączniku nr 3;

2. Przyznanie Województwu tytułów, o których mowa w ust. 1:

a) oznacza, iż Województwo jest Głównym Partnerem Fundacji w ramach Przedsięwzięć wymienionych w § 1 pkt 1

b) wyklucza możliwość przyznania przez Fundację innemu podmiotowi tytułów wymienionych w ust 1 lub równoważnych, w tym x.xx. Partnera Strategicznego.

§ 7

W ramach realizacji przedmiotu umowy w związku z XXIII Forum Ekonomicznym Fundacja zobowiązuje się do:

1) Przesłania Województwu do wiadomości :

a) wstępnego programu Forum Ekonomicznego obejmującego tematykę paneli dyskusyjnych i wykładów oraz ich tez (opis merytoryczny) wraz z propozycjami panelistów do 7 dni od daty podpisania umowy,

b) aktualnego programu Forum Ekonomicznego, zgodnie z harmonogramem stanowiącym załącznik nr 1 oraz w przypadku jego istotnych zmian dot. udziału członków zarządu Województwa w programie,

2) Przesłania Województwu do wiadomości scenariuszy wydarzeń, w realizację których zaangażowane jest Województwo, zgodnie z harmonogramem stanowiącym załącznik nr 1.

3) Zagwarantowania Marszałkowi Województwa Małopolskiego:

a) powitania uczestników Forum Ekonomicznego podczas uroczystego otwarcia Forum Ekonomicznego,

b) uczestnictwa w charakterze panelisty w uzgodnionym z Fundacją panelu odbywającym się w ramach Forum Ekonomicznego,

4) Umieszczenia linków do stron internetowych Województwa (xxx.xxxxxxxxxxx.xx, xxx.xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx oraz xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx) na stronie internetowej xxx.xxxxx-xxxxxxxxxxx.xx oraz znaku logo Województwa.

5) Zapewnienia udziału Województwa, poprzez udział jego reprezentantów oraz ekspozycję Logo Partnerskiego w działaniach promocyjnych, w tym medialnych (prasa, radio, tv) organizowanych przez Fundację w związku z realizacją Koncepcji Forum, w tym debat z udziałem mediów ogólnopolskich oraz działań realizowanych w ramach umów na patronaty medialne organizowanych przez Fundację.

6) Zamieszczenia kolorowej reklamy Województwa w wymiarze dwóch kolumn A4 na rozkładówce, jako pierwszej reklamy w Folderze Forum Ekonomicznego.

7) Zamieszczenia w wydawnictwie Lista Uczestników Forum Ekonomicznego informacji o wszystkich członkach Zarządu Województwa Małopolskiego – łącznie pięć wpisów,

o objętości do 300 znaków ze spacjami każdy, przygotowanych przez Województwo.

8) Zamieszczenia na pierwszej stronie części dotyczącej Partnerów w wydawnictwie Forum pt. Lista uczestników informacji o Województwie Małopolskim (o objętości do 1500 znaków ze spacjami) przygotowanej przez Województwo.

9) Zapewnienia powierzchni wystawienniczej o boku max 7 m x 7 m (ok. 49 m2) we foyer Domu Forum w celu promocji gospodarczej oraz Małopolskiego Drzewa Inwestycji i Innowacji zgodnie z załącznikiem 2a, na warunkach określonych w załączniku nr 2.

10) Zapewnienia powierzchni na terenie Deptaka, z lewej strony Starego Domu Zdrojowego (stojąc frontem do budynku), miejsce nr 7 (w całości) w celu prowadzenia działań promocyjnych Województwa Małopolskiego na czas trwania Forum Ekonomicznego, w tym możliwości zainstalowania przez Województwo tymczasowego pawilonu oraz sześciu flag stojących w bezpośrednim położeniu pawilonu zgodnie z załącznikiem 2b, na warunkach określonych w załączniku nr 2. Województwo w porozumieniu z Miastem Krynica Zdrój będzie prowadzić aktywność fontanny zlokalizowanej przy deptaku obok miejsca nr 7.

11) Zapewnienia możliwości ustawienia samochodu dostawczego z telebimem lub telebimu o powierzchni około 15 m2, który w trakcie trwania Forum Ekonomicznego za ogrodzeniem remontowanego obiektu Pijalni Głównej.

12) Umożliwienie umieszczenia na ogrodzeniu remontowanego budynku Pijalni Głównej, informacji o Funduszach Europejskich w ilości 40.

13) Zapewnienia powierzchni do prowadzenia działań promocyjnych na terenie Deptaka z lewej strony Starego Domu Zdrojowego (stojąc frontem do budynku), miejsce nr 8 (w całości), w celu prowadzenia działań promocyjnych Województwa Małopolskiego, zgodnie z załącznikiem 2a, na warunkach określonych w załączniku nr 2.

14) Zapewnienia możliwości zaparkowania w dniach 2 – 5 września 2013 r. samochodu Camper Małopolski o wymiarach 3,10m wysokość, 2,40 m szerokość, 7,40 m, który w trakcie trwania Forum Ekonomicznego zlokalizowany będzie za pawilonem województwa przy Bulwarze Dietla.

15) Zapewnienia możliwości objęcia patronatu przez Województwo Małopolskie nad sesją plenarną, co najmniej otwierającą obrady trzeciego dnia Forum Ekonomicznego w Krynicy-Zdroju.

16) Zapewnienia objęcia przez Województwo patronatu nad 2 panelami o tematyce gospodarczej.

17) Umożliwienia Województwu organizacji wydarzeń kulturalno – rozrywkowych w przestrzeniach promocyjnych Województwa, na warunkach określonych w załączniku nr 2.

18) Wpisania do programu imprez kulturalnych Forum Ekonomicznego wydarzeń promocyjnych oraz kulturalno – rozrywkowych, dostępnych dla wszystkich uczestników Forum Ekonomicznego, organizowanych podczas Forum Ekonomicznego przez Województwo, w uzgodnieniu z Fundacją, na warunkach określonych w załączniku nr 2.

19) Zapewnienia powierzchni wystawienniczej w celu ekspozycji balonu reklamowego do wysokości 6 m i szerokości czaszy 3 m w sektorze dla balonów.

20) Umożliwienia ekspozycji 2 roll-banerów w punktach informacyjnych Forum Ekonomicznego i dystrybucji materiałów promocyjnych Województwa poza stoiskiem promocyjnym Województwa, w miejscach wskazanych przez Fundację w załączniku nr 2.

21) Zawieszenia baneru Województwa w sali obrad plenarnych Forum w miejscu wskazanym przez Fundację, przygotowanego i dostarczonego przez Województwo, na warunkach określonych w załączniku nr 2.

22) Zapewnienia możliwości emisji materiałów reklamowych przed/po sesji plenarnej oraz przed/po Koncercie Galowym Forum Ekonomicznego.

23) Zapewnienia emisji materiałów reklamowych Województwa w czasie przerw między panelami dyskusyjnymi, na warunkach określonych w załączniku nr 2.

24) Doręczenia materiałów reklamowych Województwa wszystkim uczestnikom Forum Ekonomicznego

25) Przesłania drogą mailową w ostatnim tygodniu 28 sierpnia 2013 r. przygotowanych przez Województwo zaproszeń do wszystkich zarejestrowanych uczestników Forum Ekonomicznego na wydarzenia promocyjne organizowane przez Województwo w uzgodnieniu z Fundacją podczas Forum Ekonomicznego.

26) Doręczenia zaproszeń na wydarzenia organizowane przez Województwo wszystkim uczestnikom Forum Ekonomicznego o statusie Gość w ID box.

27) Zamieszczenia na stronie A4 znaku logo Województwa w specjalnym Folderze

podsumowującym obrady XXIII Forum Ekonomicznego.

28) Wysłania przez Xxxxx Xxxxxxx Forum uzgodnionego z Województwem komunikatu do akredytowanych dziennikarzy, że Województwo jest Głównym Partnerem Forum Ekonomicznego; nazwy redakcji zostaną przekazane Województwu w terminie określonym w załączniku nr 1.

29) Dołączenia do materiałów konferencyjnych dla dziennikarzy w odpowiednich wersjach językowych informacji przygotowanej przez Województwo, o objętości do 1500 znaków ze spacjami, dystrybuowanych w Biurze Prasowym w Krynicy.

30) Nieodpłatnego zapewnienia:

a) 10 osobom - reprezentantom oraz gościom Województwa statusu Gościa Forum Ekonomicznego oraz miejsc noclegowych na czas trwania Forum, z wyżywieniem, w pokojach jednoosobowych w hotelu „Lwigród” lub „Nikifor”, pod warunkiem przesłania listy nazwisk i dokonania rejestracji – 2 etap do 31 lipca zgodnie z terminami i warunkami określonymi w załączniku nr 2,

b) 5 osobom - reprezentantom Województwa statusu Gościa Forum Ekonomicznego oraz rezerwacji miejsc noclegowych na czas trwania Forum, z wyżywieniem, w pokojach jednoosobowych w hotelu „Lwigród”, lub „Nikifor”, pod warunkiem przesłania listy nazwisk i dokonania rejestracji – 2 etap do 31 lipca zgodnie z terminami i na warunkach określonymi w załączniku nr 2; koszty noclegów oraz wyżywienia pokrywa Województwo na podstawie odrębnych umów,

c) 15 osobom reprezentującym Województwo - identyfikatorów Obsługa Partnera, gwarantującym im wstęp na wszystkie wydarzenia Forum Ekonomicznego, na warunkach określonych w załączniku nr 2,

d) 4 przedstawicielom Województwa akredytacji dziennikarskich przy Forum Ekonomicznym,

e) 5 osobom z obsługi technicznej reprezentującym Województwo identyfikatorów umożliwiających poruszanie się po terenie Deptaka w Krynicy-Zdroju podczas Forum Ekonomicznego,

f) identyfikatorów oraz wjazdówek dla osób reprezentujących Województwo oraz firmy wskazane przez Województwo do zorganizowania przedsięwzięć promocyjnych Województwa Małopolskiego, na warunkach określonych w załączniku nr 2,

g) identyfikatorów w kategorii Gość dla panelistów biorących udział w panelach organizowanych przez województwo koszty noclegów oraz wyżywienia pokrywa Województwo na podstawie odrębnych umów.

31) Przesłania po zakończeniu każdego etapu umowy opisanych kserokopii opublikowanych materiałów promocyjnych w wersji drukowanej oraz płyt CD z materiałami multimedialnymi, dokumentującymi realizację zapisów załącznika nr 6.

32) Przesłania po zakończeniu Forum do siedziby Województwa płyty CD zawierającej wybrane zdjęcia z Forum Ekonomicznego, z uwzględnieniem zdjęć dokumentujących ekspozycję Logo Partnerskiego we wszystkich miejscach wskazanych w § 4 ust.2.

33) Możliwość objęcia patronatu przez Województwo Małopolskie nad wydarzeniem kulturalnym dla wszystkich gości Forum Ekonomicznego w drugim dniu Forum na podstawie odrębnych ustaleń.

34) Możliwość objęcia patronatu przez Województwo Małopolskie nad bankietem dla wszystkich gości Forum Ekonomicznego w trzecim dniu Forum na podstawie odrębnych ustaleń.

§ 8

W ramach realizacji przedmiotu umowy w związku z VII Forum Regionów Fundacja zobowiązuje się do:

1) Przesłania Województwu do wiadomości :

a) wstępnego programu Forum Regionów obejmującego tematykę paneli dyskusyjnych i wykładów oraz ich tez (opis merytoryczny) wraz z propozycjami panelistów do 7 dni od daty podpisania umowy,

b) aktualnego programu Forum Regionów, zgodnie z harmonogramem stanowiącym załącznik nr 1 oraz w przypadku jego istotnych zmian dot. udziału członków zarządu Województwa w programie,

2) Przesłania Województwu do wiadomości scenariuszy wydarzeń, w realizację których zaangażowane jest Województwo, zgodnie z harmonogramem stanowiącym załącznik nr 1.

3) Przekazania Województwu propozycji listy osób, do których zostaną wysłane zaproszenia na Forum Regionów, zgodnie z harmonogramem stanowiącym załącznik nr 1.

4) Objęcia przez Forum Regionów całości europejskiej tematyki regionalnej przewidzianej programem Forum Ekonomicznego oraz zamieszczenie w programie Forum Ekonomicznego:

a) informacji, że VII Forum Regionów odbywa się 4 września w Muszynie i jego Głównym Partnerem jest Województwo

b) programu Forum Regionów z dnia 3 i 5 września.

5) Zorganizowania panelu inaugurującego Forum Regionów w Nowym Domu Forum w dniu 3 września 2013 r.

6) Umożliwienia Województwu zainstalowania na własny koszt kabin w pomieszczeniach, w których odbywać się będą obrady, w przypadku, gdy konieczne będzie tłumaczenie na inne języki, niż oficjalne języki obrad Forum.

7) Zapewnienia 10 osobom z obsługi wskazanym przez Województwo możliwości nieodpłatnego uczestnictwa w obradach Forum Regionów.

8) Przygotowania oraz dystrybucji wśród uczestników Forum Regionów pakietów konferencyjnych.

9) Dołączenia do pakietów konferencyjnych wydawnictw promocyjnych Województwa (ulotki, foldery) dostarczonych przez Województwo.

10) Zamieszczenia, na stronie Internetowej Forum Ekonomicznego w części dotyczącej Forum Regionów informacji o Województwie Małopolskim (o objętości do 500 znaków ze spacjami) przygotowanej i przesłanej przez Województwo, wraz z logo Województwa i linkiem do strony Województwa (xxx.xxxxxxxxxxx.xx).

11) Umożliwienia Województwu umieszczenia w każdej z sal, w których odbywać się będą panele Forum Regionów, 4 nośników reklamowych Województwa typu roll-up (1m x 2,20m).

12) Zapewnienia powierzchni wystawienniczej (ok. 6m2) na zorganizowanie stoiska promocyjnego Województwa w miejscu odbywania się Forum Regionów.

13) Zorganizowania bankietu dla uczestników Forum Regionów w drugim dniu trwania Forum Regionów.

14) Nieodpłatnego zapewnienia:

a. 12 Radnym Województwa - którzy zadeklarowali udział w Forum Regionów (poza Radnymi WM, którzy mają status Gościa Forum Ekonomicznego) udziału we wszystkich wydarzeniach Forum Ekonomicznego w Krynicy, na zasadach pełnoprawnych uczestników, poprzez wydanie im odpowiednich identyfikatorów, zapewnienia miejsc noclegowych na czas trwania Forum, z wyżywieniem, w pokojach jednoosobowych w hotelach w Muszynie oraz transferów na trasie Muszyna – Krynica- Zdrój na czas trwania Forum Ekonomicznego, pod warunkiem przesłania listy nazwisk i dokonania rejestracji zgodnie z terminami określonymi w załączniku nr 2

b. pozostałym Radnym Województwa, którzy zadeklarowali udział w Forum Regionów (poza Radnymi WM, którzy mają status Gościa Forum Ekonomicznego) udziału we wszystkich wydarzeniach Forum Ekonomicznego w Krynicy, na zasadach pełnoprawnych uczestników, poprzez wydanie im odpowiednich identyfikatorów, rezerwacji miejsc noclegowych na czas trwania Forum, z wyżywieniem, w pokojach

jednoosobowych w hotelach w Muszynie oraz transferów na trasie Muszyna – Krynica- Zdrój na czas trwania Forum Ekonomicznego, pod warunkiem przesłania listy nazwisk i dokonania rejestracji zgodnie z terminami określonymi w załączniku nr 2; koszty noclegów oraz wyżywienia pokrywa Województwo na podstawie odrębnych umów

15) Umożliwienia pozostałym gościom Forum Regionów udziału w wybranych wydarzeniach Forum Ekonomicznego w Krynicy, w tym:

a) sesji inauguracyjnej,

b) uroczystości wręczenia nagród Forum Ekonomicznego oraz koncercie inauguracyjnym,

c) w sesjach plenarnych odbywających się poza godzinami obrad w ramach Forum Regionów,

d) programie merytorycznym w dniach 3 i 5 września 2013,

e) programie kulturalnym w dniach 3 i 5 września 2013 r.,

f) imprezach towarzyszących w dniach 3 i 5 września 2013 r.,

g) imprezach rekreacyjnych w dniach 3 i 5 września 2013 r.,

h) bankiecie zamykającym Forum Ekonomicznego,

na zasadach pełnoprawnych uczestników oraz zorganizowanie dla nich transferów na trasie Muszyna - Krynica-Zdrój na czas trwania Forum Ekonomicznego.

16) Zapewnienia nieodpłatnego uczestnictwa w Forum Regionów osobom reprezentującym administrację samorządową (koszty związane z zakwaterowaniem i wyżywieniem ponoszą uczestnicy).

17) Umożliwienia 40 zarejestrowanym uczestnikom Forum Regionów wstępu na bankiet organizowany dla uczestników Forum Ekonomicznego w drugim dniu jego trwania, na warunkach określonych w załączniku nr 2.

§ 9

W ramach VI Forum Inwestycyjnego Fundacja zobowiązuje się do:

1) Przesłania Województwu do wiadomości :

a. wstępnego programu Forum Inwestycyjnego obejmującego tematykę paneli dyskusyjnych i wykładów oraz ich tez (opis merytoryczny) wraz z propozycjami panelistów do 7 dni od daty podpisania umowy,

b. aktualnego programu Forum Inwestycyjnego, zgodnie z harmonogramem stanowiącym załącznik nr 1 oraz w przypadku jego istotnych zmian dot. udziału członków zarządu Województwa w programie,

2) Przesłania Województwu do wiadomości scenariuszy wydarzeń, w realizację których zaangażowane jest Województwo, zgodnie z harmonogramem stanowiącym załącznik nr 1.

3) Udostępnienia Województwu 7-10 min. na prezentację ofert prywatyzacyjnych/ inwestycyjnych Województwa Małopolskiego, gościom Forum Inwestycyjnego. Województwo będzie mogło korzystać z przygotowanych urządzeń multimedialnych – rzutnik, ekran, dźwięk.

4) Umożliwienia ekspozycji materiałów informacyjnych lub stoiska informacyjno- promocyjnego Województwa, na którym będą prezentowane oferty prywatyzacyjne i inwestycyjne; stoisko będzie eksponowane w holu budynku obrad plenarnych przez cały czas trwania Forum.

5) Zamieszczenia, co najmniej na miesiąc przed Forum Inwestycyjnym, na stronie Forum Ekonomicznego w części dotyczącej partnerów informacji o Województwie (500 znaków ze spacjami przygotowanej i przesłanej przez Województwo) wraz z linkiem do strony Województwa (xxx.xxxxxxxxxxx.xx oraz xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx) oraz znaku logo Województwa.

6) Przygotowania oraz dystrybucji wśród uczestników Forum Inwestycyjnego pakietów konferencyjnych.

7) Zapewnienia emisji materiałów reklamowych Województwa w czasie przerw między panelami dyskusyjnymi.

8) Doręczenia materiałów reklamowych Województwa wszystkim uczestnikom Forum Inwestycyjnego.

9) Zagwarantowania Województwu prawa do objęcia patronatem panelu dyskusyjnego wpisanego do agendy Forum Inwestycyjnego i zawarcia o tym informacji w materiałach dotyczących Forum Inwestycyjnego.

§ 10

Fundacja w ramach wynagrodzenia zobowiązuje się do zapewnienia odpowiednich warunków organizacyjno – technicznych na warunkach określonych w załączniku nr 2.

§ 11

Województwo w ramach współdziałania z Fundacją podejmie następujące działania:

1) Przygotuje i przekaże Fundacji materiały i informacje, w sposób i na warunkach określonych w załączniku nr 2.

2) Zamieści na stronie internetowej Województwa (xxx.xxxxxxxxxxx.xx, na stronie startowej) link do strony Forum Ekonomicznego, Forum Regionów i Forum Inwestycyjnego oraz imprez towarzyszących.

3) Zamieści na głównej stronie internetowej Województwa (xxx.xxxxxxxxxxx.xx, xxx.xxxxxxxxxx.xx) banera informacyjnego dotyczącego Forum Ekonomicznego, Forum Regionów i Forum Inwestycyjnego oraz imprez towarzyszących, po ich przygotowaniu i przesłaniu przez Fundację, na warunkach określonych w załączniku nr 2.

4) Zorganizuje stoisko promocyjne Województwa Małopolskiego na terenie Centrum Konferencyjnego.

5) Zarezerwuje salon VIP na lotnisku w Balicach dla przyjęcia 51 gości specjalnych Forum Ekonomicznego, tj. max. 17 grup po 3 osoby każda, (przylot i wylot). Rezerwacja zostanie dokonana na podstawie formularzy przesłanych przez Instytut bezpośrednio do Międzynarodowego Portu Lotniczego Kraków-Balice.

§ 12

1. Za wykonanie przedmiotu umowy Fundacji przysługuje wynagrodzenie w wysokości 1 200 000 zł (słownie: milion dwieście tysięcy złotych) brutto, podatek VAT stanowi 23% kwoty.

2. Szczegółowy kosztorys zobowiązań Województwa za realizację przedmiotu umowy stanowi załącznik nr 4 do niniejszej umowy.

3. Kwota, o której mowa w ust. 1, wyczerpuje wszelkie roszczenia Fundacji wobec Województwa z tytułu wykonania niniejszej umowy.

§ 13

Strony ustalają następujący sposób rozliczenia finansowego:

1. Należność, o której mowa w § 12 ust. 1 niniejszej umowy, zostanie przekazana Fundacji w dwóch transzach:

a. pierwsza w wysokości 600 000 zł (słownie sześćset tysięcy złotych) brutto, po zrealizowaniu przez Fundację działań wymienionych w I części kosztorysu stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszej umowy,

b. druga w wysokości 600 000 zł (słownie sześćset tysięcy złotych) brutto, po zrealizowaniu przez Fundację działań wymienionych w II części kosztorysu stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszej umowy,

na podstawie otrzymanych od Fundacji faktur VAT, przelewem na konto bankowe Fundacji:

PKO BP III O/Warszawa

76 1020 1097 0000 7002 0004 9742

w terminie 30 dni od daty otrzymania przez Urząd Marszałkowski WM każdej z faktur VAT wystawionej na:

Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego,

Departament Turystyki, Sportu i Promocji xx. Xxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxx,

adres do korespondencji: xx. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxx REGON: 351555335, NIP: 000-00-00-000

2. Za dzień zapłaty uważa się dzień obciążenia konta Województwa.

3. Województwo Małopolskie jest podatnikiem podatku VAT.

§ 14

1. Podstawą do wystawienia faktury będzie pisemny protokół odbioru działań wymienionych w tej części kosztorysu, za które ma zostać wystawiona faktura.

2. Fundacja prześle sprawozdanie z realizacji działań wymienionych w I części kosztorysu do 7 dni od daty podpisania umowy, Województwo zgłosi ewentualne uwagi do sprawozdania w ciągu 14 dni od daty jego otrzymania. Jeżeli Województwo nie zgłosi uwag w ciągu 14 dni protokół uważa się za przyjęty bez uwag. W przypadku zgłoszenia uwag i ich usunięcia przez Wykonawcę w wyznaczonym terminie podpisanie protokołu odbioru działań przez obie strony nastąpi najpóźniej do 30 dni po zgłoszeniu uwag przez Województwo

3. Fundacja prześle sprawozdanie z realizacji działań wymienionych w II części kosztorysu do 30 września 2013 r., Województwo zgłosi ewentualne uwagi do sprawozdania do dnia

15 października 2013 r. W przypadku braku uwag ze strony Województwa lub ich usunięcia przez Wykonawcę w wyznaczonym terminie podpisanie protokołu odbioru działań przez obie strony nastąpi do dnia 15 listopada 2013 r.

4. Protokół odbioru zostanie przesłany drogą pocztową lub kurierem za potwierdzeniem odbioru.

§ 15

1. Strony ustalają kary umowne w przypadku:

a) odstąpienia od umowy przez Województwo z przyczyn leżących po stronie Fundacji, tj. w przypadku niedotrzymania zobowiązań Fundacji, wynikających z zapisów umowy, Województwu przysługuje kara umowna w wysokości 30% wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 12,

b) nienależytego wykonania umowy, w szczególności niedotrzymania któregokolwiek z zapisów §§ 2-10 umowy, Województwu przysługuje kara umowna w wysokości 4% wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 12, za każdy przypadek naruszenia

c) niewykonania przedmiotu umowy przez Fundację, Województwu przysługuje kara umowna w wysokości 30% wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 12.

2. Kary umowne podlegają potrąceniu z kwoty faktury przedstawionej do zapłaty przez Fundację za wykonanie przedmiotu umowy.

3. W przypadku braku możliwości potrącenia kar umownych z kwoty faktury przedstawionej do zapłaty przez Fundację, kary, o których mowa w ust.1, są płatne w terminie 21 dni od daty okoliczności otrzymania przez Fundację wezwania do zapłaty.

4. Oświadczenie o odstąpieniu od umowy może zostać złożone w przypadkach określonych w ust.1 w terminie miesiąca od dowiedzenia się o przyczynie odstąpienia i wymaga formy pisemnej.

5. Strony zastrzegają sobie możliwość dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych, jeżeli kwota kary umownej nie pokryje w pełni wysokości poniesionej szkody.

6. W przypadku niedotrzymania przez Województwo terminów, o których mowa § 11 pkt 1, w związku z załącznikiem nr 2. Fundacja może odstąpić od realizacji działań, których to opóźnienie będzie dotyczyło. Odstąpienie od działań, o których mowa powyżej nie będzie skutkowało naliczaniem kar umownych.

7. Fundacja nie jest zobowiązana do zapłaty kar umownych, o których mowa w § 15 ust. 1 w sytuacji, gdy niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków wynikających z niniejszej umowy było następstwem działania siły wyższej.

§ 16

1. Osobą odpowiedzialną za realizację oraz odbiór przedmiotu niniejszej umowy ze strony Województwa jest Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxx, Dyrektor Departamentu Turystyki, Sportu i Promocji Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego, z zastrzeżeniem, iż w zakresie zagadnień dotyczących:

a) udziału członków ZWM w Przedsięwzięciach – osobą odpowiedzialna jest Xxxx Xxxxx Xxxxxxxxxx, Dyrektor Kancelarii Zarządu

b) działań o charakterze promocji gospodarczej realizowanych w ramach Przedsięwzięć

– osobą odpowiedzialną jest Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxx, Zastępca Dyrektora Departamentu Rozwoju Gospodarczego UMWM

c) działań o charakterze promocji funduszy europejskich realizowanych w ramach Forum Ekonomicznego – osobą odpowiedzialną jest Xxx Xxxxxxx Xxxxx, Zastępca Dyrektora Departamentu Funduszy Europejskich UMWM.

2. Osobami upoważnionymi do kontaktu w sprawach organizacyjnych ze strony Województwa są: Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx, Xxxx Xxxxx Xxxxxxxxxxx, Xxxx Xxxx Xxxxx- Xxxxxxx oraz Xxxx Xxxxxxx Xxxxxx.

3. Osobą odpowiedzialną za realizację niniejszej umowy ze strony Fundacji jest Xxx Xxxxx Xxxxxxxxx – Prezes Zarządu Fundacji Instytut Studiów Wschodnich, tel./fax 000 0000000, 0000000.

4. Osobami upoważnionymi do kontaktu w sprawach organizacyjnych ze strony Fundacji jest Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx, tel. 000 0000000, Xxxx Xxxxxxx Xxxx, tel. 000 0000000 oraz Xxxx Xxxxxxxxx, tel. 00 0000000.

5. O każdej zmianie danych osób wymienionych wyżej należy niezwłocznie poinformować drugą stronę. Zmiana tych danych nie wymaga zmiany umowy w drodze aneksu.

§ 17

Wszelkie zmiany dotyczące niniejszej Umowy wymagają formy pisemnej w postaci aneksu pod rygorem nieważności.

§ 18

W sprawach spornych wynikłych z niniejszej Umowy, właściwym dla rozstrzygnięcia będzie Sąd właściwy dla siedziby Województwa.

§ 19

W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego oraz ustawy Prawo zamówień publicznych.

§ 20

Umowę sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, w tym trzy egzemplarze dla Województwa, a jeden egzemplarz dla Fundacji.

WOJEWÓDZTWO FUNDACJA

Załącznik nr 1 do umowy nr ......... z dnia .................

Harmonogram działań Koncepcji Forum

L.p.	Działanie	Termin
1	Ustalenie lokalizacji Przedsięwzięć przy uwzględnieniu planowanych zmian w dostępności do infrastruktury konferencyjnej	od 1 stycznia 2013 r. do 30 maja 2013 r.
2	Praca biura Forum w Warszawie (prowadzenie sekretariatu i na bieżąco spraw związanych z realizacją Przedsięwzięć)	od 1 stycznia 2013r. do 31 grudnia 2013r.
3	Uruchomienie i praca biura prasowego Forum.	od 1 stycznia 2013r. do 31 grudnia 2013r.
4	Organizacja transportu dla realizacji Forum	od 15 lutego 2013r. do 30 sierpnia 2013r.
5	Udzielanie informacji wszystkim zainteresowanym o zasadach uczestnictwa w obradach podczas godzin pracy Biura Organizacyjnego Forum, od poniedziałku do piątku w godzinach 8:30 – 16:30	od 15 lutego 2013r. do 1 września 2013r.
6	Opracowanie i uzupełnianie baz danych (informacje o potencjalnych gościach Przedsięwzięć)	od 15 lutego 2013r. do 26 sierpnia 2013r.
7	Organizacja bazy noclegowej dla uczestników (zawieranie umów z właścicielami obiektów)	od 15 lutego 2013r. do 10 maja 2013r.
8	Zaproszenie i zapewnienie moderatorów oraz panelistów, biorących udział w sesjach organizowanych w ramach Przedsięwzięć	od 1 marca 2013r. do 5 września 2013r.
9	Współpraca (merytoryczna, promocyjna, medialna) z Partnerami Forum w Polsce i za granicą	od 1 marca 2013r. do 30 września 2013r.
10	Dokonanie wszelkich niezbędnych uzgodnień oraz dokonanie rozliczeń z osobami, firmami i instytucjami, zaangażowanymi w realizację koncepcji Forum	od 1 marca 2013r. do 30 października 2013r.
11	Określenie zapotrzebowania osobowego do obsługi Przedsięwzięć	do 30 kwietnia 2013r.
12	Przygotowanie i realizacja programu kulturalnego realizowanego w ramach Przedsięwzięć	od 1 marca 2013r. do 5 września 2013r.
13	Zabezpieczenie usług na potrzeby Forum w zakresie realizacji programu merytorycznego, organizacyjnego, kulturalnego (np. catering, technicy, ochrona, tłumacze etc.)	od 1 marca 2013r. do 5 września 2013r.
14	Powołanie biura regionalnego do realizacji Przedsięwzięć	od 1 kwietnia 2013r. do 30 października 2013r.
15	Przygotowanie projektu zaproszeń dla uczestników Przedsięwzięć	do 1 maja 2013r.
16	Dystrybucja zaproszeń	od 1 maja 2013r. do 16 sierpnia 2013r.
17	Przyjmowanie zgłoszeń uczestników	od 1 maja 2013r. do 20 sierpnia 2013r.
18	Rezerwacja noclegów dla uczestników Przedsięwzięć (kwaterunek gośći)	od 1 maja 2013r. do 25 sierpnia 2013r.
19	Obsługa internetowa Forum	od 1 marca 2013r. do

		30 września 2013r.
20	Uruchomienie i aktualizacja specjalnego serwisu informacyjnego dla zarejestrowanych uczestników Forum Ekonomicznego – INFOFORUM (zawierających m. in. informacje organizcyjne, listę zarejestrowanych uczestników Forum Ekonomicznego, program)	od 1 lipca 2013r. do 5 września 2013r.
21	Zapewnienie właściwej rejestracji dla uczestników Przedsięwzięć	od 15 kwietnia 2013r. do 20 sierpnia 2013r.
22	Udostępnienie wszystkim zainteresowanym, a także administrowanie na stronie internetowej Forum Ekonomicznego podstrony w języku polskim, rosyjskim i angielskim, zawierającej wszelkie informacje dotyczące Przedsięwzięć	od 1 maja 2013r. do 30 września 2013r.
23	Przygotowanie wstępnego programu koncepcji Forum obejmującego tematykę paneli dyskusyjnych i wykładów oraz ich tez (opis merytoryczny) wraz z propozycjami panelistów	do 1 czerwca 2013r.
24	Pozyskanie i przeszkolenie woluntariuszy	do 30 czerwca 2013r.
25	Szkolenia dla pracowników czasowych Forum	od 1 czerwca 2013r. do 2 września 2013r.
26	Przygotowanie niezbędnej infrastruktury na potrzeby realizacji Przedsięwzięć, w tym x.xx.: sal z odpowiednim wyposażeniem technicznym, informacji, obrendowania etc.	Od 22 sierpnia 2013r. do 5 września 2013r.
27	Przygotowanie projektów materiałów informacyjnych	do 20 sierpnia 2013r.
28	Skład i druk materiałów informacyjnych	od 25 sierpnia 2013r. do 2 września 2013r.
29	Dystrybucja drukowanych materiałów informacyjnych	od 2 września 2013r. do 5 września 2013r.
30	Przekazanie projektów programu Przedsięwzięć Województwu	do 25 sierpnia 2013r.
31	Realizacja obsługi transportowej Forum	od 2 września 2013r. do 6 września 2013r.
32	Zorganizowanie recepcji każdego z Przedsięwzięć w czasie trwania koncepcji Forum	od 2 września 2013r. do 3 września 2013r.
33	Zapewnienie tłumaczenia podczas Przedsięwzięć na oficjalne języki obrad Forum Ekonomicznego	od 3 września 2013r. do 5 września 2013r.
34	Ocena, podsumowanie, raporty, analizy wyników wszystkich działów organizacyjnych biur Forum	do 30 października 2013r.
35	Podsumowanie wyników współpracy z Partnerami w Polsce i za granicą	do 30 października 2013r.

Załącznik nr 2 do umowy nr ………........ z dnia .................

Reklama - Dane techniczne

XXIII Forum Ekonomiczne 2013

I. LOGOTYP WOJEWÓDZTWA

Logotyp na stronę xxx.xxxxx-xxxxxxxxxxx.xx w formacie:

a) JPG należy przesłać do 7 dni po zawarciu umowy na adres: xxxxxxx@xxx.xxx.xx (należy wysyłać z opcją wymagającą potwierdzenia otrzymania wiadomości, a załączniki nie mogą przekraczać 2 MB)

Logotyp do wydawnictw, na tablice

b) zapisany wektorowo (nie powinno zawierać map bitowych) jako plik EPS (ewentualnie AI, PDF), wszystkie czcionki zamienione na krzywe. Każdy kolor występujący w logotypie musi być opisany w palecie PANTONE lub jako CMYK. Logotyp należy przesłać do dnia 10 lipca 2013 r. na adres: xxxxxxx@xxx.xxx.xx

II. KOLOROWA REKLAMA w Folderze Brands of the Leaders

• Format:

2 x·A4: 210x297 mm (netto); 220x307 (ze spadem po 5 mm z każdej strony)

• Margines bezpieczeństwa:

- istotne elementy graficzne (np. logotypy, napisy, zdjęcia produktów itd.) powinny być odsunięte od krawędzi po minimum 5mm z każdej strony grafiki.

• Reklama zostanie dostarczona w wersji elektronicznej w jednym z następujących formatów:

· EPS z fontami zamienionymi na krzywe z użyciem w opcjach zaawansowanych języka PostScript Level 1 (lub Level 2),

· TIF spłaszczony z kompresją LZW o rzeczywistej (a nieinterpolowanej!) rozdzielczości 300 dpi, kolorystyka CMYK,

· PDF z fontami zamienionymi na krzywe,

· plus dodatkowo plik poglądowy z preview grafiki w formacie jpg.

Wszystkie elementy reklamy będą w kolorach CMYK, zdjęcia - 300 dpi. Pliki w formatach wektorowych: wszystkie teksty występujące w reklamie muszą być zamienione na krzywe.

Pliki z osobno dostarczonymi fontami do instalacji nie będą przyjmowane (nawet jako materiał pomocniczy). Nie będą przyjmowane pliki z reklamą firmy w formacie otwartym.

Ze względu na pojemność nośnika, pliki mogą być skompresowane z użyciem programu Zip; nie będą przyjmowane pliki samorozpakowujące w formacie EXE lub innych. Każdy plik będzie nazwany w sposób umożliwiający jednoznaczną identyfikację. Nazwa pliku musi odpowiadać standardowi MS-DOS:

<nazwa firmy>.<rozszerzenie>. Rozszerzenie będzie odpowiadać formatowi pliku (EPS, TIF etc.). W przypadku pliku skompresowanego - ZIP.

• Nośnik reklamy:

Dopuszczalnym nośnikiem jest: CD-ROM. Zawartość nośnika powinna być opisana na trwałych naklejkach (także nazwa firmy).

Uwaga:

Nie będą zapisywane na CD z reklamą firmy dodatkowe elementy (podpisy, komentarze, itp.)

Będzie sprawdzana obecność wirusów na nośnikach. Dyski zawirusowane będą odrzucane. Należy zwrócić uwagę na konsekwencje prawne ew. zakażenia.

• Próbny wydruk:

Należy dołączyć wydruk reklamy 1:1 (barwny w miarę możliwości 300 dpi lub więcej) odpowiednio opisany (nazwa i format).

CD-ROM z reklamą firmy oraz wydruk próbny należy przesłać na adres Dział Marketingu, Instytut Wschodni, xx. Xxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx do dnia 1 sierpnia 2013 r.

III. WPISY DO WYDAWNICTW:

Lista Uczestników

Przygotowane przez Województwo wpisy do wydawnictw o Członkach Zarządu Województwa o objętości do 300 znaków ze spacjami każdy należy przesłać do dnia 10 lipca 2013 r. na adres mail: xxxxx@xxx.xxx.xx Wpisy umieszczamy w kolejności alfabetycznej (wg nazwisk).

Lista Uczestników w miejscu Firmy Forum Ekonomicznego

Informacje o Województwie Małopolskim o objętości do 1500 znaków ze spacjami należy przesłać do dnia 10 lipca 2013 r. na adres mail: xxxxx@xxx.xxx.xx

IV. POWIERZCHNIA W DOMU FORUM Gospodarcze stoisko Województwa Małopolskiego

Powierzchnia 7m x 7m (załącznik 2a)

Województwo prześle do dnia 15 sierpnia 2013 r. na adres: x.xxxxxxxxx@xxx.xxx.xx dane techniczne proponowanego zagospodarowania przestrzeni (dokładne wymiary przestrzenne, sposób montażu i demontażu i warunki użytkowania). Brak nadesłania danych technicznych we wskazanym terminie oznacza rezygnację z tego świadczenia. Województwo odpowiada za bezpieczeństwo związane z zainstalowaniem i wykorzystaniem stoiska. Fundacja zobowiązuje się do zapewnienia odpowiednich mediów.

UWAGA:

Terminy montażu i demontażu stoiska oraz termin odbioru wjazdówek Fundacja podamy do dnia 15 sierpnia 2013 r.

Zamówienie na energię elektryczną należy przesłać w formie pisemnej na adres: xxxxxxx@xxx.xxx.xx od dnia 1 lipca do dnia 15 sierpnia 2013 r.

V. POWIERZCHNIA NA DEPTAKU

Powierzchnia do prowadzenia działań promocyjnych

Powierzchnia: miejsce nr 8 na Krynickim Deptaku (załącznik 2b)

Województwo prześle do 7 dni po zawarciu umowy na adres: x.xxxxxxxxx@xxx.xxx.xx dane techniczne zajmowanej powierzchni (dokładne wymiary przestrzenne, sposób montażu i demontażu i warunki użytkowania) wraz z wizualizacją powierzchni. Brak nadesłania danych technicznych we wskazanym terminie oznacza rezygnację z tego świadczenia. Województwo odpowiada za bezpieczeństwo związane z wykorzystaniem powierzchni.

Fundacja zobowiązuje się do zapewnienia odpowiednich mediów do wykorzystania powierzchni tj.:

a) energii elektrycznej o mocy 5kW

b) przyłącza energii elektrycznej w postaci kabla o dł. min 15m o przekroju min. 3x 2,5 mm YDYP

Pawilon Województwa

Powierzchnia: miejsce nr 7 na Krynickim Deptaku (załącznik 2b)

Województwo prześle do 7 dni po zawarciu umowy na adres: x.xxxxxxxxx@xxx.xxx.xx dane techniczne pawilonu (dokładne wymiary przestrzenne, sposób montażu i demontażu i warunki użytkowania) wraz z wizualizacją pawilonu. Brak nadesłania danych technicznych we wskazanym terminie oznacza rezygnację z tego świadczenia. Województwo odpowiada za bezpieczeństwo związane z zainstalowaniem i wykorzystaniem pawilonu.

Fundacja zobowiązuje się do zapewnienia odpowiednich mediów dla pawilonu tj.:

a) energii elektrycznej o mocy 10kW

b) przyłącza energii elektrycznej w postaci kabla o dł. min 20 m o przekroju min. 3 x 2,5 mm YDYP

(informacja nt zamówienia energii poniżej)

UWAGA:

W czasie Forum Deptak/Centrum Kongresowe są zamknięte dla ruchu samochodowego. Wyjątek stanowią służby techniczne przygotowujące wydarzenia Forum. Wjazd możliwy jest za okazaniem wjazdówki, którą wystawia Organizator na podstawie odpowiedniego formularza wypełnionego przez Partnera. Aby otrzymać formularz prosimy o kontakt na xxxxxxx@xxx.xxx.xx

Wjazdówka będzie udzielana tylko w przypadku wjazdu auta przewożącego stoisko/wystawę/namiot do montażu/wjeżdżającego na demontaż. Jeżeli Partner zleca montaż podwykonawcy musi on posiadać upoważnienie od Partnera. Należy zgłosić także artystów występujących na Państwa imprezie, techników montujących stoisko itp. w celu otrzymania wejściówki Forum. Wjazdówki będą przygotowane do odbioru w Centralnej Recepcji Forum od dnia 2 września.

W związku z tym, że wjazd na Deptak Krynicki możliwy jest jedynie za okazaniem wjazdówki prosimy o podanie do dnia 20 sierpnia 2013 r. na adres e-mail: xxxxxxx@xxx.xxx.xx nr rejestracyjnych samochodów, które będą przewoziły elementy wystawy oraz stoiska. Zezwolenia na wjazd obowiązują jedynie w dniach montażu i demontażu. W przypadku zlecenia przez Województwo montażu systemów wystawienniczych podwykonawcy musi on posiadać upoważnienie

Województwa, celem przedłożenia na Recepcji Forum przy odbiorze wjazdówek. W czasie wyznaczonym na montaż i demontaż stoiska dostęp do obiektu, w którym będzie zlokalizowane stoisko Województwa nie będzie ograniczony /nie rejestrujemy osób, które pomagają przy montażu i demontażu systemów wystawienniczych/.

Zamówienie na energię elektryczną należy przesłać w formie pisemnej na adres:xxxxxxx@xxx.xxx.xx od dnia 1 lipca do dnia 15 sierpnia 2013 r.

Fundacja zagwarantuje firmie odpowiedzialnej za montaż pawilonu i stoiska Województwa, wskazanej przez Województwo, możliwość wstępu na Deptak. Szczegółowe daty wraz z godzinami zostaną ustalone do dnia 14 sierpnia 2013.

VI. PATRONAT NAD PANELEM XXIII FORUM EKONOMICZNEGO

Objęcie patronatu wiąże się z następującymi działaniami:

a) Fundacja prześle Województwu w terminie do dnia 20 lipca 2013 r. propozycję min. 10 tematów w celu wyboru 2 tematów planowanych do realizacji paneli gospodarczych w ramach Forum Ekonomicznego

b) Województwo przekaże Fundacji informację o wyborze 2 paneli, nad którym obejmie patronat oraz zgłosi nazwisko swojego przedstawiciela jako uczestnika wybranego panelu w terminie do dnia 2 sierpnia 2013 r.

VII. DODATKOWE ELEMENTY PROMOCYJNE WOJEWÓDZTWA

Ekspozycja dodatkowych elementów promocyjnych Województwa - baner, roll-up - w budynku, gdzie odbędzie się Sesja Plenarna Forum.

Wytyczne według których należy przygotować materiały reklamowe są następujące:

a) baner wymiary: 200 x 120 cm, podwieszany od dłuższego boku (w poziomie), oczkowany co 50 cm

b) roll-up wymiary 200 x 80 cm

Wymienione elementy reklamowe montowane będą przez Fundację wyłącznie w wyznaczonych miejscach. Wszystkie reklamy znajdujące się w miejscach nie uzgodnionych z Fundacją będą natychmiast demontowane.

Wymienione materiały reklamowe Partner zobowiązany jest dostarczyć na własny koszt. Adres oraz daty wysyłki zostaną podane przez Fundację do dnia 15 sierpnia 2013 r.

Materiały nienadające się do ekspozycji (o wymiarach innych niż wymagane, niepełne, brudne) nie będą montowane bez powiadomienia Partnera.

Montaż i demontaż roll-upów, flag spoczywa na Instytucie, pod warunkiem, że Partner dostarczy materiały na wskazany adres w wyznaczonym terminie.

Partner odpowiada za zabranie materiałów po zakończeniu Forum lub zleca odesłanie materiałów. Partner jest zobowiązany do pokrycia kosztów ich nadania.

Partner jest zobowiązany najpóźniej do 5 dni od zakończenia Forum podać organizatorom na adres: xxxxxxx@xxx.xxx.xx nazwę kuriera oraz adres, na który na koszt Partnera należy odesłać w/w elementy promocyjne. Po tym terminie Instytut nie ponosi odpowiedzialności za pozostawione przez Partnera materiały.

VIII. EMISJA MATERIAŁÓW REKLAMOWYCH (prezentacja PowerPoint) DOPUSZCZALNE FORMATY MATERIAŁÓW REKLAMOWYCH DO PREZENTACJI KOMPUTEROWEJ

Prosimy o nadsyłanie materiałów w formacie współpracującym z programem Power Point 2010 tzn. pozwalającym na bezpośrednie wyświetlanie lub osadzenie prezentacji w slajdach tego programu. Materiały powinny być przygotowane w jednym z poniższych formatów:

1) zapętlone slajdy programu MS Power Point 2000, 2003, 2007, 2010 z rozszerzeniem .ppt (nie .pps !)

2) pliki graficzne zawierające logotyp w formacie jpg, gif, png

3) pliki prezentacji Flash z rozszerzeniem swf.

Uwaga: prosimy o nieprzesyłanie prezentacji w formacie samowykonywalnym .exe

4) pliki video w formacie:

- mpeg, mpeg2,

- wmv (ASF),

- wm9, divx, xvid (AVI)

- h264, ffmpeg (MP4)

Uwaga: Pliki wideo będą wyświetlane w swojej oryginalnej rodzielczości i w związku z tym powinny być tak przygotowane aby ich szerokość była równa bądź zbliżona do maksymalnej szerokości urządzeń wyświetlających czyli 1024 pikseli. Dodatkowo sugerujemy korzystanie z typowych i popularnych kodeków obsługiwanych przez aktualne codecpacki współpracujące z Windows Media Player na platformie Windows. W razie wątpliwości polecamy przeprowadzenie próby odtworzenia skompresowanego pliku wideo w programie Power Point na dowolnym komputerze z systemem Windows 7 i programem Windows Media Player współpracującym z aktualnym codecpackiem K-Lite. Dla tych formatów kompresji optymalną i wystarczającą prędkością odtwarzania (bitrate) jest 1500 kbps.

Uwaga: prosimy o konwersję plików DVD na jeden z powyższych formatów video. W przypadku przesłania nam materiałów video DVD przeprowadzimy konwersję do formatu kompatybilnego z Power Point bez gwarancji zachowania ich jakości, a w przypadku dostarczenia nam prezentacji w innym formacie niż wymienione powyżej nie gwarantujemy, że będą prezentowane.

Materiały będą wyświetlane na urządzeniach prezentacyjnych obsługujących format 4:3 w rozdzielczości maksymalnej 1024 x 768 pikseli. Materiały zapisane w formacie innym niż 4:3 (np 16:9, 2:35:1 itd) będą wyświetlane z marginesami w górnej i dolnej części ekranu.

Dźwięk z prezentacji NIE BĘDZIE ODTWARZANY. Warto to uwzlgędnić już na etapie kompresji materiału wideo gdyż pozwoli to zmniejszyć rozmiar pliku i uniknąć problemu niekompatybilności niektórych formatów audio. Długość materiału prezentacyjnego nie powinna przekraczać 2 min. W przypadku jeśli materiał będzie dłuższy prezentowane będą jego pierwsze 2 minuty.

SPOSÓB PRZEKAZANIA MATERIAŁÓW REKLAMOWYCH DO PREZENTACJI KOMPUTEROWEJ

Materiały reklamowe można przesłać jednym z poniższych sposobów:

- Pocztą lub kurierem w formie danych na płycie CD / DVD na adres:

Dział Marketingu, Instytut Studiów Wschodnich, xx. Xxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx.

- W załączniku do emaila na adres: xx@xxxxxxx.xx (w przypadku plików o rozmiarze nie przekraczającym 25 MB)

- Na serwer ftp – w celu otrzymania instrukcji oraz loginu i hasła do serwera prosimy o kontakt na adres: x.xxxxxxxxx@xxx.xxx.xx

MATERIAŁY NALEŻY PRZESŁAĆ DO 31 LIPCA 2013 r.

IX. DORĘCZENIE MATERIAŁÓW REKLAMOWYCH PARTNERA WSZYSTKIM UCZESTNIKOM (w teczkach konferencyjnych)

Materiały reklamowe w formie ulotki lub książkowej reklamy o objętości nie większej niż 10 kartek formatu A4. W przypadku nie zastosowania się do wskazanych wytycznych i terminów, Fundacja nie gwarantuje wykonania świadczenia i nie ponosi odpowiedzialności za jakość świadczenia.

Liczba teczek przygotowywanych w 2013 r.- 2500 sztuk,

Ilość teczek według poszczególnych wersji językowych materiałów informacyjnych Forum:

• Wersja angielska – 1100 sztuk,

• Wersja polska – 1400 sztuk.

Dokładny termin i adres na przesłanie materiałów zostanie podany do dnia 15 sierpnia 2013.

Opis nadsyłanych materiałów

Każda paczka powinna być ponumerowana i opisana w następujący sposób:

a) Nazwa instytucji

b) Rodzaj materiału

c) Wersja językowa

d) Ilość sztuk

Dodatkowa firma wysyłająca materiały pocztą kurierską powinna zaznaczyć, iż mają one być dostarczone do biura (tzn. wniesione do środka).

Po przesłaniu materiałów reklamowych do Biura w Nowym Sączu należy wysłać pisemną informację na adres e-mail: xxxxxxx@xxx.xxx.xx jakie materiały, w jakiej ilości i w jakim języku zostały przesłane lub w przypadku rezygnacji z tej formy reklamy pisemną rezygnację.

X. PRZEJAZD SAMOCHODU Z TELEBIMEM

Każde działania prowadzone na terenie Centrum Kongresowego muszą być ustalane z Instytutem. Zamówienie na energię elektryczną należy przesłać w formie pisemnej na adres: xxxxxxx@xxx.xxx.xx od dnia 1 lipca do dnia 15 sierpnia 2013 r.

XI. WARUNKI ZGŁOSZENIA OSÓB NA XXIII FORUM EKONOMICZNE (RODZAJE IDENTYFIKATORÓW I PRZYSŁUGUJĄCE IM UPRAWNIENIA)

a. GOŚĆ

Identyfikator „Gość” otrzymują zaproszone przez Instytut osoby, które mają zagwarantowany udział w ramach podpisanej z Instytutem umowy lub możliwość udziału w Forum po wniesieniu opłaty konferencyjnej. Upoważnia on do udziału we wszystkich wydarzeniach odbywających się w trakcie Forum Ekonomicznego organizowanych przez Instytut Wschodni.

Rejestracja

1. Warunkiem otrzymania ID „Gość” jest prawidłowe wypełnienie formularza rejestracyjnego przez każdą osobę reprezentującą Partnera na Forum, dostępnego na stronie internetowej xxx.xxxxx-xxxxxxxxxxx.xx .

2. Rejestracja na konferencję za pośrednictwem strony internetowej składa się z dwóch etapów:

I etap:

a) wypełnienie pierwszej części formularza rejestracyjnego znajdującego się na stronie xxx.xxxxx-xxxxxxxxxxx.xx które polega na podaniu danych osobowych i kontaktowych oraz wyrażeniu zgody na przetwarzanie ww. danych przez Organizatora Forum;

b) po zakończeniu I etapu i zaakceptowaniu zgłoszenia przez Organizatora, zostanie wygenerowany indywidualny link do II etapu rejestracji. Pod linkiem znajduje się formularz rejestracyjny II-go etapu, który przesyłany jest na adresy e-mail uczestnika i/lub osoby kontaktowej, wpisane w formularzu rejestracyjnym z I etapu. W pierwszej kolejności indywidualny link z II etapem otrzymują osoby zaproszone przez Fundację Instytut Studiów Wschodnich oraz Przedstawiciele Firm Partnerskich. Organizator Forum zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia zgłoszenia uczestnictwa w XXIII FE bez podania przyczyny.

II etap:

Druga część formularza rejestracyjnego dotyczy dokonania rezerwacji hotelowej oraz opłat związanych z organizacją pobytu na Forum.

Wypełnienie formularza II-go etapu przez uczestnika, należy dokonać w ciągu 7 dni od daty otrzymania e-maila z linkiem, w którym muszą być zawarte dane osobowe uczestnika oraz płatnika. W formularzu są następujące opcje do uzupełnienia:

a) załączenie fotografii uczestnika w celu przygotowania identyfikatora XXIII FE, (plik o rozszerzeniu JPEG np. jan_kowalski.jpg, wymiar zdjęcia 200x280 pikseli, rozmiar pliku nie powinien przekraczać 2MB, pliki o rozszerzeniu .doc, .docx, .pdf nie będą przyjmowane)

c) opcjonalnie: wpisanie notki biograficznej uczestnika;

d) wybranie zakwaterowania lub/i odpowiedniej grupy hotelowej;

e) opcjonalnie: istnieje możliwość zarezerwowania noclegu dla osoby towarzyszącej lub/i kierowcy.

W formularzu należy dołączyć zdjęcie osoby towarzyszącej w celu wydrukowania identyfikatora.

Uwaga: Kierowca ma zapewnione zakwaterowanie bez możliwości wstępu na teren Centrum Kongresowego;

f) sprawdzenie oraz zaakceptowania wszystkich danych.

Partner jest zobowiązany wypełnić formularze rejestracyjne najpóźniej do dnia 30 lipca 2013

r., w przypadku panelistów i moderatora do 14 sierpnia 2013 r.

3. Organizator kontaktuje się z uczestnikiem w celu potwierdzenia miejsca zakwaterowania, po jego zaakceptowaniu na adresy e-mail podane w formularzu (np. osoby kontaktowej) zostanie wysłany dokument pro-forma, który należy opłacić w ciągu 7. dni od daty jego wystawienia.

4. II etap rejestracji uczestnika uważa się za zakończony w momencie akceptacji danych przez uczestnika oraz przesłania formularza do Organizatora. Zakończenie rejestracji zostanie potwierdzone wiadomością email.

5. Po dokonaniu opłat organizacyjnych, na adresy e-mail podane w formularzu (np. osoby kontaktowej) zostanie wysłany login i hasło z dostępem do serwisu informacyjnego Forum (INFOFORUM). Serwis ten dostępny jest tylko dla zarejestrowanych uczestników. Wszelkie pytania dotyczące INFOFORUM należy kierować na adres: xxxxxxxxx@xxx.xxx.xx .

6. Termin zgłoszenia uczestnictwa w XXIII Forum Ekonomicznym upływa w dniu 14 sierpnia 2013 r.

7. Każda zamiana uczestnika wymaga formy pisemnej i musi być przesłana za potwierdzeniem odbioru na adres e-mail: xxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx. Jeśli będzie zgłaszana po 27 sierpnia 2013r. skutkuje dodatkową opłatą wynoszącą 1250 PLN netto + 23%VAT. Z przyczyn technicznych Organizator zastrzega sobie prawo do niedokonania zamiany osoby reprezentującej Partnera lub zamiany rezerwacji hotelowej zgłoszonej po 27 sierpnia 2013 r.

8. Informacja o zamianie uczestnika powinna zawierać imię i nazwisko osoby rezygnującej/zarejestrowanej oraz dane personalne osoby, która przyjeżdża w zastępstwie na Forum. Nowy uczestnik również musi dokonać rejestracji na stronie www.forum- xxxxxxxxxxx.xx

9. Osoby zgłoszone po 30 sierpnia br. nie będą posiadały wpisu notki biograficznej w publikacji

„Lista uczestników”.

10. Ze względu na określoną liczbę miejsc dla uczestników na XXIII Forum Ekonomicznego Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu przyjmowania zgłoszeń uczestnictwa w XXIII Forum Ekonomicznym.

b. KIEROWCA

Osoby te nie otrzymują identyfikatora – obecność kierowcy należy zgłosić (celem zakwaterowania) na formularzu Gościa Forum.

c. OSOBA TOWARZYSZĄCA

Osoby te otrzymują identyfikator „osoba towarzysząca” z ograniczonym dostępem do wydarzeń Forum. Osoby towarzyszące uczestniczą w programie kulturalnym i rekreacyjnym Forum. Zgłaszać je należy na formularzu gościa poprzez wypełnienie odpowiednich pól.

d. OBSŁUGA STOISKA

Identyfikatory „obsługa stoiska” otrzymują Partnerzy, którzy w ramach podpisanej umowy mają zapewnioną powierzchnię na ekspozycję materiałów promocyjnych. Liczba osób wyznaczonych do obsługi stoiska nie może przekraczać trzech. Identyfikator „Obsługa stoiska” uprawnia do wstępu na teren obiektu w Centrum Konferencyjnym, w którym jest usytuowane stoisko Partnera oraz do obiektu, w którym odbywa się spotkanie promocyjne Partnera (w określonych godzinach).

Rejestracja obsługi stoiska

Osoba wskazana w umowie jako koordynator prawidłowego wykonania umowy otrzyma z Instytutu e-mail z linkiem do formularza on-line, który należy wypełnić najpóźniej do dnia 14 sierpnia 2013 r.

Każda zamiana osoby obsługującej stoisko wymaga formy pisemnej i musi być przesłana z potwierdzeniem odbioru na adres: xxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx (imię i nazwisko oraz zdjęcie w odpowiednim formacie) i jeśli będzie zgłaszana po 1 września 2013 r. skutkuje dodatkową opłatą wynoszącą 350 zł netto + 23%VAT. Z przyczyn technicznych Organizator zastrzega sobie prawo do niedokonania zamiany osoby reprezentującej Partnera lub zamiany rezerwacji hotelowej zgłoszonej po 1 września 2013 r.

e. OBSŁUGA PARTNERA

Identyfikator „obsługa Partnera” otrzymują Partnerzy, którzy w ramach podpisanej umowy mają zapewnioną obsługę Partnera lub wykupią tę możliwość (koszt 500zł + 23% VAT). Identyfikatory są kodowane indywidualnie. Liczba osób z obsługi Partnera w zależności od potrzeb wyniesie od 1 do

3. Identyfikator tego rodzaju przysługuje jedynie Partnerom, którzy są Partnerami panelu/bloku, organizują wydarzenie specjalne, ekspozycję lub stoisko promocyjne. Tym samym uprawnia do ograniczonego wstępu do obiektów Centrum Konferencyjnego – wyłącznie do obiektów, w których odbywa się wydarzenie / znajduje się ekspozycja organizowana przez Partnera i tylko na czas trwania danego wydarzenia.

Rejestracja obsługi Partnera

Osoba wskazana w umowie jako koordynator prawidłowego wykonania umowy otrzyma z Instytutu e-mail z kodami dostępu do formularza on-line, który należy wypełnić najpóźniej do dnia 15 sierpnia 2013 r.

Każda zamiana osoby z obsługi Partnera wymaga formy pisemnej i musi być przesłana z potwierdzeniem odbioru na adres e-mail: xxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx (imię i nazwisko oraz zdjęcie w odpowiednim formacie) i jeśli będzie zgłaszana po 1 września 2013 r. skutkuje dodatkową opłatą wynoszącą 350 zł netto + 23% VAT. Z przyczyn technicznych Organizator zastrzega sobie prawo do niedokonania zamiany osoby reprezentującej Partnera lub zamiany rezerwacji hotelowej zgłoszonej po 1 września 2013 r.

XII. ORGANIZACJA WYDARZEŃ KULTURALNO ROZRYWKOWYCH W PAWILONIE

Plan wydarzeń organizowanych przez Województwo musi zostać przesłany najpóźniej do 5 sierpnia 2013 r.

Osoby do obsługi wydarzeń nie będące zarejestrowaną przez Województwo obsługą Forum muszą zostać zgłoszone do 19 sierpnia 2013 r. przez osobę wskazaną w umowie jako koordynator prawidłowego wykonania umowy, która otrzyma z Fundacaji e-mail z kodami dostępu do formularza on-line.

Wpisanie do programu imprez kulturalnych Forum

Warunkiem umieszczenia w programie wydarzeń kulturalnych Forum Ekonomicznego wydarzeń organizowanych przez Województwo jest przesłanie w terminie do 14 sierpnia 2013 r.

1. Wykazu proponowanych wydarzeń z podaniem: nazwy, wykonawców, czasu trwania. Fundacja nie akceptuje do realizacji wydarzeń o tym samym lub podobnym charakterze już wpisanych do programu kulturalnego.

2. Opisu wydarzenia (300 znaków ze spacjami) w j. polskim wraz ze zdjęciem.

Niedostarczenie materiałów w podanym terminie zwalnia Fundację z obowiązku publikacji wydarzeń w programie.

Catering: realizowany jest bezpośrednio w firmie wyłonionej przez Województwo w postępowaniu przetargowym.

Zaproszenia w wersji elektronicznej

Województwo prześle do dnia 26 sierpnia 2013 r. na adres e-mail: xxxxxxx@xxx.xxx.xx przygotowane w pdf zaproszenia o objętości 1 MB. Zaproszenie, na którym treści, logotypy, daty i miejsca będą inne niż objęte umową nie zostaną wysyłane gościom Forum bez powiadomienia Województwa.

VII Forum Regionów

I. DORĘCZENIE MATERIAŁÓW REKLAMOWYCH PARTNERA WSZYSTKIM UCZESTNIKOM (w teczkach konferencyjnych)

Liczba teczek przygotowywanych w 2013 r.- 350 sztuk,

Ilość teczek według poszczególnych wersji językowych materiałów informacyjnych Forum:

a) wersja angielska –50 sztuk,

b) wersja polska – 200 sztuk.

Materiały należy dostarczyć między 30 sierpnia a 1 września 2013 r. do godz. 12:00 (z pisemną informacją jakie materiały i w jakiej ilości są przesyłane) do Muszyny, Hotel Activa, xx. Xxxxxxx 00, 33 – 370 Muszyna

Opis nadsyłanych materiałów

Każda paczka powinna być ponumerowana i opisana w następujący sposób:

a) nazwa firmy/ instytucji

b) rodzaj materiału

c) wersja językowa

d) ilość sztuk.

Po przesłaniu materiałów reklamowych należy wysłać pisemną informację na adres e-mail:x.xxxxxx@xxx.xxx.xx jakie materiały, w jakiej ilości i w jakim języku zostały przesłane.

II. POWIERZCHNIA WYSTAWIENNICZA (stoisko) Powierzchnia

Ok. 6 m2 w holu obiektu, w którym odbędzie się konferencja. Lokalizacje Fundacja poda do dnia 30 lipca 2013 r.

Obsługa stoiska – max 2 osoby

Listę osób imię i nazwisko + zdjęcia [zdjęcie paszportowe - rozmiar 200 x 280 pikseli, kolor 24-bit, zapisane w formacie .jpg (bez kompresji). Opis pliku ze zdjęciem musi zawierać nazwisko i imię osoby, której dotyczy, np. xxxxx_xxx.jpg] należy przesłać na adres mail x.xxxxxx@xxx.xxx.xx do dnia 1 sierpnia 2013 r.

Otrzymają one identyfikator „obsługa stoiska” , który upoważnia jedynie do wstępu do obiektu, w którym znajduje się stoisko Województwa.

Osoby do obsługi stoiska mają możliwość skorzystania z bazy hotelowej organizatora. Szczegóły dotyczące rezerwacji można uzyskać pod adresem xxxxx.xxxxxxxx@xxx.xxx.xx

Prosimy o przesłanie rzutu stoiska do dnia 1 lipca 2013 r. na adres e-mail: x.xxxxxx@xxx.xxx.xx. Terminy montażu i demontażu stoiska podamy do dnia 1 sierpnia 2013 r.

III. DODATKOWE ELEMENTY PROMOCYJNE PARTNERA

Ekspozycja dodatkowych elementów promocyjnych Województwa – 4 roll-upy (2,20m x 1m). Wymienione materiały reklamowe Partner zobowiązany jest dostarczyć na własny koszt do Muszyny, na miejsce odbywania się konferencji na dzień przed rozpoczęciem Forum.

IV. WARUNKI UCZESTNICTWA Rejestracja

Województwo prześle na adres: x.xxxxxx@xxx.xxx.xx listę nazwisk max. 25 osób oraz dokona

prawidłowej rejestracji do dnia 31 lipca 2013 r. uczestników Forum Regionów, którzy zostaną zakwaterowani w obiektach zarezerwowanych dla gości Forum Regionów w Muszynie. W przeciwnym wypadku Instytut nie gwarantuje zakwaterowania.

Wejście na bankiet Forum Ekonomicznego gości Forum Regionów

Województwo prześle do 20 sierpnia 2013 r. na adres: x.xxxxxx@xxx.xxx.xx listę nazwisk 40 zarejestrowanych uczestników Forum Regionów, w celu umożliwienia im przez Fundację wstępu na bankiet organizowany dla uczestników Forum Ekonomicznego w drugim dniu jego trwania.

VI Forum Inwestycyjne

I. STRONA INTERNETOWA

a. logotyp do części dotyczącej partnerów Forum Inwestycyjnego na stronie xxx.xxxxx-xxxxxxxxxxx.xx Forum w formacie JPG oraz eps należy przesłać do dnia 15 lipca 2013 r. na adres: xxxxxxx@xxx.xxx.xx

b Informację o Partnerze zawierającej nie więcej niż 500 znaków należy dostarczyć w formie elektronicznej na adres xxxxx.xxxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx do dnia 15 lipca2013 r.;

II. PREZENTACJA OFERTY PRYWATYZACYJNEJ/INWESTYCYJNEJ

Prezentacja powinna zawierać konkretne oferty. Na prezentację przeznaczone jest 7-10 minut, odbędą się one na sali obrad plenarnych, w formie panelu. Ofertę prezentuje jedna osoba reprezentująca daną instytucję. Prezentacjom ofert może towarzyszyć prezentacja w Power Poincie. Długość materiału prezentacyjnego musi być adekwatna do 7 minut całkowitej prezentacji.

Prezentacja musi zostać wcześniej zaakceptowana przez Instytut. Gotowe materiały należy przesłać do 15 sierpnia br na adres z Instytutu z dopiskiem: PREZENTACJA FORUM INWESTYCYJNE.

III. PATRONAT NAD PANELEM FORUM INWESTYCYJNEGO

Objęcie patronatu wiąże się z następującymi działaniami:

a. Fundacja prześle Województwu wstępny program Forum Inwestycyjnego w ciągu 7 dni od daty podpisania umowy

b. Fundacja prześle Województwu w terminie do dnia 1 sierpnia 2013 r. propozycję min. 5 tematów planowanych do realizacji paneli gospodarczych w ramach Forum Inwestycyjnego

c. Województwo przekaże Fundacji informację o wyborze panelu, nad którym obejmie patronat oraz zgłosi nazwisko przedstawiciela jako uczestnika wybranego panelu w terminie do 14 dni od otrzymania propozycji.

III. EMISJA MATERIAŁÓW REKLAMOWYCH (prezentacja PowerPoint)

W TRAKCIE PRZERW MIĘDZY PANELAMI

Materiał musi zawierać następujący opis: nazwa firmy_forum_PFI

Materiały do emisji należy przygotować w PowerPoint nagrane na CD, czas trwania materiału maksymalnie 3 minuty (bez dźwięku).

Materiały należy nadsyłać do dnia 31 lipca 2013r. kurierem lub listem poleconym na adres: Forum Inwestycyjne

Fundacja Instytut Studiów Wschodnich xx. Xxxxx 00

00-000 Xxxxxxxx

Brak nadesłania materiału do 15 sierpnia 2013 skutkuje brakiem realizacji świadczenia z powodu braku materiału.

Materiały nie podlegają zwrotowi.

Materiały nie spełniające wymagań określonych powyżej nie będą emitowane.

IV. POWIERZCHNIA WYSTAWIENNICZA (stoisko) Powierzchnia

Stoisko będzie usytuowane w holu obiektu, w którym odbędzie się konferencja dokładne wymiary powierzchni wystawienniczej Fundacja poda do dnia 30 lipca 2013r

Obsługa stoiska – max 2 osoby

Listę osób imię i nazwisko + zdjęcia [zdjęcie paszportowe - rozmiar 200 x 280 pikseli, kolor 24-bit, zapisane w formacie .jpg (bez kompresji). Opis pliku ze zdjęciem musi zawierać nazwisko i imię osoby, której dotyczy , np. xxxxx_xxx.jpg] należy przesłać na adres mail xxxxx.xxxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx do dnia 15 sierpnia 2013r.

Otrzymają one identyfikator „obsługa stoiska”, który upoważnia jedynie do wstępu do obiektu, w którym znajduje się stoisko Partnera.

Osoby do obsługi stoiska mają możliwość skorzystania z bazy hotelowej organizatora. Szczegóły dotyczące rezerwacji będzie można uzyskać pod adresem xxxxx.xxxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx od dnia 30 lipca 20131r.

Prosimy o przesłanie rzutu stoiska do dnia 1.08.2013r. na adres e-mail: xxxxx.xxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx

Terminy montażu i demontażu stoiska podamy do dnia 1 sierpnia 2013r.

V. DODATKOWE ELEMENTY PROMOCYJNE PARTNERA

Ekspozycja dodatkowych elementów promocyjnych firmy - roll-up (200 x 80 cm).

Wymienione materiały reklamowe Partner zobowiązany jest dostarczyć na własny koszt do Tarnowa, na miejsce odbywania się konferencji na dzień przed rozpoczęciem Forum.

VI. DORĘCZENIE MATERIAŁÓW REKLAMOWYCH PARTNERA WSZYSTKIM UCZESTNIKOM

Materiały reklamowe w formie ulotki lub książkowej reklamy o objętości nie większej niż 10 kartek formatu A4. W przypadku nie zastosowania się do wskazanych wytycznych i terminów, Fundacja nie ponosi odpowiedzialności za jakość świadczenia.

Liczba teczek przygotowywanych w 2013 r.- 300 sztuk,

Ilość teczek według poszczególnych wersji językowych materiałów informacyjnych Forum:

a) wersja angielska – 100 sztuk,

b) wersja polska – 200 sztuk.

Materiały należy nadsyłać na dzień przed rozpoczęciem Forum do Tarnowa, na miejsce odbywania się konferencji.

Stoisko promocji gospodarczej Województwa Małopolskiego

8 7

Załącznik nr 3 do umowy nr ......... z dnia .................

Nośniki Logo Partnerskiego

	system wystawienniczy	szt.	rodzaj	lokalizacja
1	Plazmy informacyjne do prezentacji programu	12	Wewnętrzny	Przed każdą salą seminaryjną
2	Stojak informacyjny	1	Zewnętrzny	Deptak
3	Przystanek BUS	1	Zewnętrzny	Deptak /za SDZ
4	Baner dwustronny bus/rozkład na przystanek BUS	1	Zewnętrzny	Deptak /za SDZ
5	Flagi 2x1/m/ pionowe BUS + DEPARTURE + drążki na słupy + montaż/ demontaż	2	Zewnętrzny	Deptak /za SDZ
6	Siatka 30x0,69/m/ „logo Partnerskie + economic forum” naprzemiennie	3	Zewnętrzny	Nowy Dom Zdrojowy
7	Siatka 10 x 0,69 loga Partnerskie + economic forum naprzemiennie	1	Zewnętrzny	Nowy Dom Zdrojowy
8	Tablica partnerzy_Forum_Regionów	2	Wewnętrzny	Obiekt Forum Xxxxxxxx
0	Flagi ekspozycyjne wym ok. 9,9x1,6/m/	3	Wewnętrzny	Dom Forum
10	Tablica partnerzy_Forum_Inwestycyjne	2	Wewnętrzny	Obiekt Forum Inwestycyjnego
11	Baner informacyjny_stojak 2,35 x 08	12	Wewnętrzny	12 sal seminaryjnych Forum
12	Baner informacyjny na stojak 2,35x0,8 /m/ “ MAPA Centrum Kongresowego”	9	Wewnętrzny	6 sal seminaryjnych oraz Recepcja, Informacja, Centrum Prasowe
13	Baner informacyjny na stojak 2,35x0,8 /m/ “ układ sal seminaryjnych”	10	Wewnętrzny	7 sal seminaryjnych oraz recepcja, Informacja, Centrum Prasowe
14	Baner Logotypy ok.2,5x3 /m/	1	Wewnętrzny	Nowy Dom Forum
15	Baner _Partnerzy Forum_stojak 3,2x1,5 /m/	3	Wewnętrzny	Recepcja, Informacja, Centrum Prasowe
16	Baner _Partnerzy Forum_stojak_ 2,35x0,8 /m/	9	Wewnętrzny	9 sal seminaryjnych
17	Baner _Partnerzy Forum_ rol up 2,0x0,8 /m/	3	Wewnętrzny	3 sale seminaryjne
18	Tablica składana na xxxxxxxx Xxxxxx	0		Xxxxxxxx Xxxxxx
19	Baner logo Partnerskie	2	Zewnętrzny	Dom Forum

	materiały drukowane	szt.
1	Papier firmowy, format A4, ozdobny, z Logiem Partnerskim, pełny kolor w dwóch wersjach językowych, Nakład PL 5000 szt. Nakład ANG 3000 sztuk	8000
2	Skierowania hotelowe, format B5, kreda 120, dwustronna, pełny kolor, wersja ANG, Nakład 600 sztuk	600
3	Program kulturalny, format A5, kreda, dwustronna, pełny kolor, okładka lakier UV, wersja ANG/PL, objętość ok. 38 stron, Nakład 3000 sztuk	3000
4	Program imprez rekreacyjnych, okładka kreda, lakier UV, rozkładana, wersja PL/ANG/ ROS, objętość; ok. 40 stron, Nakład 3000 sztuk	3000
5	Infopack, informator, kreda, dwustronna, pełny kolor, okładka lakier UV, wersja ANG/PL, objętość ok. 34 strony, Nakład 4500 sztuk	4500
6	Lista Uczestników Forum, offset kolor, okładka kreda UV, pełny kolor, oprawa klejona, objętość ok. 704 strony, Wersja PL, nakład 2000 sztuk, Wersja ANG, nakład 1700 sztuk Wersja ROS, nakład 1000 sztuk	4700
7	Program XXIII Forum Ekonomicznego, offset kolor, okładka kreda UV, pełny kolor, rozkładane 4 strony wewnętrzne, objętość ok. 200 stron, Wersja PL, nakład 3000 sztuk, Wersja ANG, nakład 2000 sztuk,	5000
8	Forum Inwestycyjne, kreda, dwustronna, pełny kolor, okładka lakier UV, objętość ok. stron 80, Wersja PL, nakład 600 sztuk, Wersja ANG, nakład 100 sztuk	700
9	Forum Regionów , kreda, dwustronna, pełny kolor, okładka lakier uv, objętość ok. 140 stron, Wersja PL, nakład 500 sztuk Wersja ANG, nakład 100 sztuk.	600
10	Folder Reklamowy, Brands of the Leaders, format A4, pełny kolor, okładka kreda UV, środek kreda, objętość ok. 120 stron, nakład 2500 sztuk.	2500
11	Folder informacyjny Forum Regionów, format A4, pełny kolor, okładka kreda UV, środek kreda, objętość 12 stron, nakład 800 sztuk	900
12	Folder informacyjny Forum Inwestycyjnego, format A4, pełny kolor, okładka kreda UV, środek kreda, objętość 8 stron, nakład 400 sztuk	400

	pakiet konferencyjny	szt.
1	Teczka (dla uczestników Forum Ekonomicznego, Forum Regionów oraz Forum Inwestycyjnego)	5000
2	Smycz na identyfikator (dla uczestników Forum Ekonomicznego, Forum Regionów oraz Forum Inwestycyjnego)	5000
3	Identyfikator (dla uczestników Forum Ekonomicznego, Forum Regionów oraz Forum Inwestycyjnego)	5000

Załącznik nr 4 do umowy nr ......... z dnia .................

Kosztorys realizacji działań promocyjnych

CZĘŚĆ I

Termin realizacji: do 7 dni po zawarciu umowy Wartość świadczeń: 600.000 zł

Świadczenia I części kosztorysu obejmują:

1. Udzielenie Województwu licencji do używania Logo Partnerskiego w roku 2013 r. na następujących polach eksploatacji:

a) utrwalanie,

b) zwielokrotnianie techniką druku i wszystkimi innymi technikami videograficznymi, cyfrowymi i elektronicznymi,

c) wprowadzanie do obrotu,

d) wprowadzanie do pamięci komputera i wykorzystanie w sieci Internet,

e) wystawianie,

f) wyświetlanie,

g) wypożyczanie i wynajmowanie,

h) nadawanie za pomocą wizji przewodowej albo bezprzewodowej przez stację naziemną,

i) nadawanie za pośrednictwem satelity.

2. Zamieszczenie Loga Partnerskiego:

a) na stronie internetowej xxx.xxxxx-xxxxxxxxxxx.xx oraz podstronach Forum Regionów oraz Forum Inwestycyjnego

b) w intranecie

c) w działaniach medialnych podejmowanych w ramach promocji Przedsięwzięć organizowanych przez Fundację.

3. Udzielenie Województwu licencji do używania logo Forum Ekonomicznego w roku 2013 r. w ramach przedsięwzięć poświęconych promocji gospodarczej Województwa na następujących polach eksploatacji:

a) utrwalanie,

b) zwielokrotnianie techniką druku i wszystkimi innymi technikami videograficznymi, cyfrowymi i elektronicznymi,

c) wprowadzanie do obrotu,

d) wprowadzanie do pamięci komputera i wykorzystanie w sieci Internet,

e) wystawianie,

f) wyświetlanie,

g) wypożyczanie i wynajmowanie,

h) nadawanie za pomocą wizji przewodowej albo bezprzewodowej przez stację naziemną,

i) nadawanie za pośrednictwem satelity.

4. Przyznanie Województwu tytułu Głównego Partnera Forum Ekonomicznego i zamieszczenia o tym informacji na nośnikach (zarówno w formie drukowanej jak i elektronicznej) dotyczących Forum Ekonomicznego określonych w załączniku nr 3.

5. Przyznanie Województwu tytułu Głównego Partnera Forum Regionów i zamieszczenia o tym informacji na nośnikach (zarówno w formie drukowanej jak i elektronicznej) dotyczących Forum Regionów określonych w załączniku nr 3.

6. Przyznanie Województwu tytułu Głównego Partnera Forum Inwestycyjnego i zamieszczenia o tym informacji na nośnikach (zarówno w formie drukowanej jak i elektronicznej) dotyczących Forum Inwestycyjnego określonych w załączniku nr 3.

9. W ramach realizacji przedmiotu umowy Fundacja zobowiązuje się do przesłania Województwu do wiadomości :

a) wstępnego programu Forum Ekonomicznego obejmującego tematykę paneli dyskusyjnych i wykładów oraz ich tez (opis merytoryczny) wraz z propozycjami panelistów do 7 dni od daty podpisania umowy,

b) wstępnego programu Forum Regionów obejmującego tematykę paneli dyskusyjnych i wykładów oraz ich tez (opis merytoryczny) wraz z propozycjami panelistów do 7 dni od daty podpisania umowy,

c) wstępnego programu Forum Inwestycyjnego obejmującego tematykę paneli dyskusyjnych i wykładów oraz ich tez (opis merytoryczny) wraz z propozycjami panelistów do 7 dni od daty podpisania umowy,

7. Umieszczenie linków do strony internetowej Województwa (xxx.xxxxx.xxxxxxxxxx.xx, xxx.xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx oraz xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx) na stronie internetowej xxx.xxxxx-xxxxxxxxxxx.xx oraz znaku logo Województwa.

8. Zapewnienie udziału Województwa, poprzez udział jego reprezentantów oraz ekspozycję Logo Partnerskiego w działaniach promocyjnych, w tym medialnych (prasa, radio, tv) organizowanych przez Fundację w związku z realizacją Koncepcji Forum, w tym debat z udziałem mediów ogólnopolskich oraz działań realizowanych w ramach umów na patronaty medialne organizowanych przez Fundację.

9. Zamieszczenie na stronie Internetowej Forum Ekonomicznego w części dotyczącej Forum Regionów informacji o Województwie Małopolskim (o objętości do 500 znaków ze spacjami) przygotowanej i przesłanej przez Województwo, wraz z logo Województwa i linkiem do strony Województwa (xxx.xxxxx.xxxxxxxxxx.xx).

10. Przesłanie opisanych kserokopii materiałów promocyjnych, dotyczących XXIII Forum Ekonomicznego, VII Forum Regionów oraz VI Forum Inwestycyjnego, opublikowanych lub wyemitowanych w terminie do 7 dni od podpisania umowy - w wersji drukowanej oraz płyt CD z materiałami multimedialnymi, dokumentującymi realizację zapisów załącznika nr 6.

11. Prawidłowe wykonanie wszystkich elementów załączników, których termin realizacji został ustalony na 7 dni od podpisania umowy

CZĘŚĆ II

Termin realizacji: do 30 września 2013 r. Wartość świadczeń: 600.000 zł Świadczenia II części kosztorysu obejmują:

1. Zamieszczenie Loga Partnerskiego:

a) na nośnikach wymienionych w załączniku nr 3

b) podczas wydarzeń, zarówno merytorycznych jak też imprez towarzyszących, uwzględnionych w programach Przedsięwzięć - w formie drukowanej oraz multimedialnej

c) na stronie internetowej xxx.xxxxx-xxxxxxxxxxx.xx oraz podstronach Forum Regionów oraz Forum Inwestycyjnego

d) w intranecie

e) w działaniach medialnych podejmowanych w ramach promocji Przedsięwzięć organizowanych przez Fundację, w tym wymienionych w załączniku nr 6.

2. Zamieszczenie informacji o przyznaniu Województwu tytułu Głównego Partnera Forum Ekonomicznego na nośnikach (zarówno w formie drukowanej jak i elektronicznej) dotyczących Forum Ekonomicznego określonych w załączniku nr 3.

3. Zamieszczenie informacji o przyznaniu Województwu tytułu Głównego Partnera Forum Regionów na nośnikach (zarówno w formie drukowanej jak i elektronicznej) dotyczących Forum Regionów określonych w załączniku nr 3.

4. Zamieszczenie informacji o przyznaniu Województwu tytułu Głównego Partnera Forum Inwestycyjnego na nośnikach (zarówno w formie drukowanej jak i elektronicznej) dotyczących Forum Inwestycyjnego określonych w załączniku nr 3.

5. Zapewnienie udziału Województwa, poprzez udział jego reprezentantów oraz ekspozycję Logo Partnerskiego w działaniach promocyjnych, w tym medialnych (prasa, radio, tv) organizowanych przez Fundację w związku z realizacją Koncepcji Forum, w tym debat z udziałem mediów ogólnopolskich oraz działań realizowanych w ramach umów na patronaty medialne organizowanych przez Fundację.

6. Przesłanie Województwu do wiadomości programu Przedsięwzięć, zgodnie z harmonogramem stanowiącym załącznik nr 1.

7. Przesłanie Województwu do wiadomości scenariuszy wydarzeń, w realizację których zaangażowane jest Województwo, zgodnie z harmonogramem stanowiącym załącznik nr 1.

10. Zagwarantowania Marszałkowi Województwa Małopolskiego:

a) powitania uczestników Forum Ekonomicznego podczas uroczystego otwarcia Forum Ekonomicznego,

b) uczestnictwa w charakterze panelisty w uzgodnionym z Fundacją panelu odbywającym się w ramach Forum Ekonomicznego,

11. Umieszczenia linków do stron internetowych Województwa (xxx.xxxxxxxxxxx.xx, xxx.xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx oraz xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx) na stronie internetowej xxx.xxxxx-xxxxxxxxxxx.xx oraz znaku logo Województwa.

12. Zapewnienia udziału Województwa, poprzez udział jego reprezentantów oraz ekspozycję Logo Partnerskiego w działaniach promocyjnych, w tym medialnych (prasa, radio, tv) organizowanych przez Fundację w związku z realizacją Koncepcji Forum, w tym debat z udziałem mediów ogólnopolskich oraz działań realizowanych w ramach umów na patronaty medialne organizowanych przez Fundację.

13. Zamieszczenia kolorowej reklamy Województwa w wymiarze dwóch kolumn A4 na rozkładówce, jako pierwszej reklamy w Folderze Forum Ekonomicznego.

14. Zamieszczenia w wydawnictwie Lista Uczestników Forum Ekonomicznego informacji o wszystkich członkach Zarządu Województwa Małopolskiego – łącznie pięć wpisów, o objętości do 300 znaków ze spacjami każdy, przygotowanych przez Województwo.

15. Zamieszczenia na pierwszej stronie części dotyczącej Partnerów w wydawnictwie Forum pt. Lista uczestników informacji o Województwie Małopolskim (o objętości do 1500 znaków ze spacjami) przygotowanej przez Województwo.

16. Zapewnienia powierzchni wystawienniczej o boku max 7 m x 7 m (ok. 49 m2) we foyer Domu Forum w celu promocji gospodarczej oraz Małopolskiego Drzewa Inwestycji i Innowacji zgodnie z załącznikiem 2a, na warunkach określonych w załączniku nr 2.

17. Zapewnienia powierzchni na terenie Deptaka, z lewej strony Starego Domu Zdrojowego (stojąc frontem do budynku), miejsce nr 7 (w całości) w celu prowadzenia działań promocyjnych Województwa Małopolskiego na czas trwania Forum Ekonomicznego, w tym możliwości zainstalowania przez Województwo tymczasowego pawilonu oraz sześciu flag stojących w bezpośrednim położeniu pawilonu zgodnie z załącznikiem 2b, na warunkach określonych w załączniku nr 2.

18. Zapewnienia możliwości ustawienia samochodu dostawczego z telebimem lub telebimu o powierzchni około 15 m2, który w trakcie trwania Forum Ekonomicznego za ogrodzeniem remontowanego obiektu Pijalni Głównej.

19. Umożliwienie umieszczenia na ogrodzeniu remontowanego budynku Pijalni Głównej, informacji o Funduszach Europejskich w ilości 40.

20. Zapewnienia powierzchni do prowadzenia działań promocyjnych na terenie Deptaka z lewej strony Starego Domu Zdrojowego (stojąc frontem do budynku), miejsce nr 8 (w całości), w celu prowadzenia działań promocyjnych Województwa Małopolskiego, na warunkach określonych w załączniku nr 2.

21. Zapewnienia możliwości zaparkowania w dniach 2 – 5 września 2013 r. samochodu Camper Małopolski o wymiarach 3,10 m wysokość, 2,40 m szerokość, 7,40 m, który w trakcie trwania Forum Ekonomicznego zlokalizowany będzie za pawilonem województwa przy Bulwarze Dietla.

22. Zapewnienia możliwości objęcia patronatu przez Województwo Małopolskie nad sesją plenarną, co najmniej otwierającą obrady trzeciego dnia Forum Ekonomicznego w Krynicy-Zdroju.

23. Zapewnienia objęcia przez Województwo patronatu nad 2 panelami o tematyce gospodarczej.

24. Umożliwienia Województwu organizacji wydarzeń kulturalno – rozrywkowych w przestrzeniach promocyjnych Województwa, na warunkach określonych w załączniku nr 2.

25. Wpisania do programu imprez kulturalnych Forum Ekonomicznego wydarzeń promocyjnych oraz kulturalno – rozrywkowych, dostępnych dla wszystkich uczestników Forum Ekonomicznego, organizowanych podczas Forum Ekonomicznego przez Województwo, w uzgodnieniu z Fundacją, na warunkach określonych w załączniku nr 2.

26. Zapewnienia powierzchni wystawienniczej w celu ekspozycji balonu reklamowego do wysokości 6 m i szerokości czaszy 3 m w sektorze dla balonów.

27. Umożliwienia ekspozycji 2 roll-banerów w punktach informacyjnych Forum Ekonomicznego i dystrybucji materiałów promocyjnych Województwa poza stoiskiem promocyjnym Województwa, w miejscach wskazanych przez Fundację w załączniku nr 2.

28. Zawieszenia baneru Województwa w sali obrad plenarnych Forum w miejscu wskazanym przez Fundację, przygotowanego i dostarczonego przez Województwo, na warunkach określonych w załączniku nr 2.

29. Zapewnienia możliwości emisji materiałów reklamowych przed/po sesji plenarnej oraz przed/po Koncercie Galowym Forum Ekonomicznego.

30. Zapewnienia emisji materiałów reklamowych Województwa w czasie przerw między panelami dyskusyjnymi, na warunkach określonych w załączniku nr 2.

31. Doręczenia materiałów reklamowych Województwa wszystkim uczestnikom Forum Ekonomicznego

32. Przesłania drogą mailową w ostatnim tygodniu 28 sierpnia 2013 r. przygotowanych przez Województwo zaproszeń do wszystkich zarejestrowanych uczestników Forum Ekonomicznego na wydarzenia promocyjne organizowane przez Województwo w uzgodnieniu z Fundacją podczas Forum Ekonomicznego.

33. Doręczenia zaproszeń na wydarzenia organizowane przez Województwo wszystkim uczestnikom Forum Ekonomicznego o statusie Gość w ID box.

34. Zamieszczenia na stronie A4 znaku logo Województwa w specjalnym Folderze podsumowującym obrady XXIII Forum Ekonomicznego.

35. Wysłania przez Xxxxx Xxxxxxx Forum uzgodnionego z Województwem komunikatu do akredytowanych dziennikarzy, że Województwo jest Głównym Partnerem Forum Ekonomicznego; nazwy redakcji zostaną przekazane Województwu w terminie określonym w załączniku nr 1.

36. Dołączenia do materiałów konferencyjnych dla dziennikarzy w odpowiednich wersjach językowych informacji przygotowanej przez Województwo, o objętości do 1500 znaków ze spacjami, dystrybuowanych w Biurze Prasowym w Krynicy.

37. Nieodpłatnego zapewnienia:

c) 15 osobom reprezentującym Województwo - identyfikatorów Obsługa Partnera, gwarantującym im wstęp na wszystkie wydarzenia Forum Ekonomicznego, na warunkach określonych w załączniku nr 2,

d) 4 przedstawicielom Województwa akredytacji dziennikarskich przy Forum Ekonomicznym,

e) 5 osobom z obsługi technicznej reprezentującym Województwo identyfikatorów umożliwiających poruszanie się po terenie Deptaka w Krynicy-Zdroju podczas Forum Ekonomicznego,

38. Możliwość objęcia patronatu przez Województwo Małopolskie nad wydarzeniem kulturalnym dla wszystkich gości Forum Ekonomicznego w drugim dniu Forum na podstawie odrębnych ustaleń.

39. Możliwość objęcia patronatu przez Województwo Małopolskie nad bankietem dla wszystkich gości Forum Ekonomicznego w trzecim dniu Forum na podstawie odrębnych ustaleń.

40. Przekazanie Województwu propozycji listy osób, do których zostaną wysłane zaproszenia na Forum Regionów, zgodnie z harmonogramem stanowiącym załącznik nr 1.

41. Objęcia przez Forum Regionów całości europejskiej tematyki regionalnej przewidzianej programem Forum Ekonomicznego oraz zamieszczenie w programie Forum Ekonomicznego:

a) informacji, że VII Forum Regionów odbywa się 4 września w Muszynie i jego Głównym Partnerem jest Województwo

b) programu Forum Regionów z dnia 3 i 5 września.

42. Zorganizowania panelu inaugurującego Forum Regionów w Nowym Domu Forum w dniu 3 września 2013 r.

43. Umożliwienia Województwu zainstalowania na własny koszt kabin w pomieszczeniach, w których odbywać się będą obrady, w przypadku, gdy konieczne będzie tłumaczenie na inne języki, niż oficjalne języki obrad Forum.

44. Zapewnienia 10 osobom z obsługi wskazanym przez Województwo możliwości nieodpłatnego uczestnictwa w obradach Forum Regionów.

45. Przygotowania oraz dystrybucji wśród uczestników Forum Regionów pakietów konferencyjnych.

46. Dołączenia do pakietów konferencyjnych wydawnictw promocyjnych Województwa (ulotki, foldery) dostarczonych przez Województwo.

47. Zamieszczenia, na stronie Internetowej Forum Ekonomicznego w części dotyczącej Forum Regionów informacji o Województwie Małopolskim (o objętości do 500 znaków ze spacjami) przygotowanej i przesłanej przez Województwo, wraz z logo Województwa i linkiem do strony Województwa (xxx.xxxxxxxxxxx.xx).

48. Umożliwienia Województwu umieszczenia w każdej z sal, w których odbywać się będą panele Forum Regionów, 4 nośników reklamowych Województwa typu roll-up (1m x 2,20m).

49. Zapewnienia powierzchni wystawienniczej (ok. 6m2) na zorganizowanie stoiska promocyjnego Województwa w miejscu odbywania się Forum Regionów.

50. Zorganizowania bankietu dla uczestników Forum Regionów w drugim dniu trwania Forum Regionów.

51. Nieodpłatnego zapewnienia:

a) 12 Radnym Województwa - którzy zadeklarowali udział w Forum Regionów (poza Radnymi WM, którzy mają status Gościa Forum Ekonomicznego) udziału we wszystkich wydarzeniach Forum Ekonomicznego w Krynicy, na zasadach pełnoprawnych uczestników, poprzez wydanie im odpowiednich identyfikatorów, zapewnienia miejsc noclegowych na czas trwania Forum, z wyżywieniem, w pokojach jednoosobowych w hotelach w Muszynie oraz transferów na trasie Muszyna – Krynica- Zdrój na czas trwania Forum Ekonomicznego, pod warunkiem przesłania listy nazwisk i dokonania rejestracji zgodnie z terminami określonymi w załączniku nr 2

b) pozostałym Radnym Województwa, którzy zadeklarowali udział w Forum Regionów (poza Radnymi WM, którzy mają status Gościa Forum Ekonomicznego) udziału we wszystkich wydarzeniach Forum Ekonomicznego w Krynicy, na zasadach pełnoprawnych uczestników, poprzez wydanie im odpowiednich identyfikatorów, rezerwacji miejsc noclegowych na czas trwania Forum, z wyżywieniem, w pokojach jednoosobowych w hotelach w Muszynie oraz transferów na trasie Muszyna – Krynica- Zdrój na czas trwania Forum Ekonomicznego, pod warunkiem przesłania listy nazwisk i dokonania rejestracji zgodnie z terminami określonymi w załączniku nr 2; koszty noclegów oraz wyżywienia pokrywa Województwo na podstawie odrębnych umów

52. Umożliwienia pozostałym gościom Forum Regionów udziału w wybranych wydarzeniach Forum Ekonomicznego w Krynicy, w tym:

a) sesji inauguracyjnej,

b) uroczystości wręczenia nagród Forum Ekonomicznego oraz koncercie inauguracyjnym,

c) w sesjach plenarnych odbywających się poza godzinami obrad w ramach Forum Regionów,

d) programie merytorycznym w dniach 3 i 5 września 2013,

e) programie kulturalnym w dniach 3 i 5 września 2013 r.,

f) imprezach towarzyszących w dniach 3 i 5 września 2013 r.,

g) imprezach rekreacyjnych w dniach 3 i 5 września 2013 r.,

h) bankiecie zamykającym Forum Ekonomicznego,

na zasadach pełnoprawnych uczestników oraz zorganizowanie dla nich transferów na trasie Muszyna - Krynica-Zdrój na czas trwania Forum Ekonomicznego.

53. Zapewnienia nieodpłatnego uczestnictwa w Forum Regionów osobom reprezentującym administrację samorządową (koszty związane z zakwaterowaniem i wyżywieniem ponoszą uczestnicy).

54. Umożliwienia 40 zarejestrowanym uczestnikom Forum Regionów wstępu na bankiet organizowany dla uczestników Forum Ekonomicznego w drugim dniu jego trwania, na warunkach określonych w załączniku nr 2

55. Udostępnienia Województwu 7-10 min. na prezentację ofert prywatyzacyjnych/ inwestycyjnych Województwa Małopolskiego, gościom Forum Inwestycyjnego. Województwo będzie mogło korzystać z przygotowanych urządzeń multimedialnych – rzutnik, ekran, dźwięk.

56. Umożliwienia ekspozycji materiałów informacyjnych lub stoiska informacyjno-promocyjnego Województwa, na którym będą prezentowane oferty prywatyzacyjne i inwestycyjne; stoisko będzie eksponowane w holu budynku obrad plenarnych przez cały czas trwania Forum.

57. Zamieszczenia, co najmniej na miesiąc przed Forum Inwestycyjnym, na stronie Forum Ekonomicznego w części dotyczącej partnerów informacji o Województwie (500 znaków ze spacjami przygotowanej i przesłanej przez Województwo) wraz z linkiem do strony Województwa (xxx.xxxxxxxxxxx.xx oraz xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx) oraz znaku logo Województwa.

58. Przygotowania oraz dystrybucji wśród uczestników Forum Inwestycyjnego pakietów konferencyjnych.

59. Zapewnienia emisji materiałów reklamowych Województwa w czasie przerw między panelami dyskusyjnymi.

60. Doręczenia materiałów reklamowych Województwa wszystkim uczestnikom Forum Inwestycyjnego.

61. Zagwarantowania Województwu prawa do objęcia patronatem panelu dyskusyjnego wpisanego do agendy Forum Inwestycyjnego i zawarcia o tym informacji w materiałach dotyczących Forum Inwestycyjnego.

62. Przesłanie po zakończeniu Forum do siedziby Województwa płyty CD zawierającej wybrane zdjęcia z Forum, z uwzględnieniem zdjęć dokumentujących ekspozycję Logo Partnerskiego.

63. Przesłania po zakończeniu etapu umowy opisanych kserokopii opublikowanych materiałów promocyjnych w wersji drukowanej oraz płyt CD z materiałami multimedialnymi, dokumentującymi realizację zapisów załącznika nr 6.

64. Prawidłowe wykonanie wszystkich elementów załączników, których termin realizacji został ustalony na okres pomiędzy zakończeniem I etapu umowy a 30 września 2013 r.

Załącznik nr 5 do umowy nr ......... z dnia .................

WIZUALIZACJA I OPIS LOGO PARTNERSKIE

I Logo Partnerskie jest to symbol uwzględniający połączenie symboliki Województwa Małopolskiego z logotypem Forum Ekonomicznego z dopiskiem „Główny Partner Forum Ekonomicznego” w integralnym znaku graficznym.

LOGO PARTNERSKIE W DWÓCH WERSJACH JĘZYKOWYCH:

II. W zależności od wielkości płaszczyzny, na której pojawia się Logo Partnerskie, a także rozdzielczości, która uniemożliwia przedstawienie pełnego Loga Partnerskiego ( wizualizacja pkt I) logo opcjonalnie może być przedstawione w inny sposób:

1. Logo Partnerskie z podpisem Województwo Małopolskie Główny Partner Forum Ekonomicznego

2. Samo Logo Partnerskie bez podpisów;

III. Formy prezentacji Województwa jako Głównego Partnera Forum Regionów i Forum Inwestycyjnego:

IV Baner internetowy

Załącznik nr 6 do umowy nr ......... z dnia .................

Plan promocji XXIII Forum Ekonomicznego od maja do września 2013

	Tytuł	Działania	Termin
1	Rzeczpospolita	Forum Ekonomiczne 10 kolorowych reklamy 1/3 strony Baner i sekcja na stronie głównej Relacje z Forum – co najmniej 2 kolumny Forum Xxxxxxxx 0 reklamy ¼ strony Relacje – co najmniej ½ strony	maj –wrzesień Lipiec-wrzesień wrzesień Maj – wrzesień Wrzesień
2	Xxxx.xx	Zapowiedzi Zamieszczenie minimum 10 publikacji – zapowiedzi o Forum Raport podsumowujący – co najmniej 10 relacji i 3 fotoreportaże Kampania banerowa w serwisie Onet-biznes	Maj-sierpień Wrzesień Lipiec-sierpień
3	Wprost	2 reklamy x 1 kolumna Artykuł zapowiadający – 2 kolumny Relacje i podsumowanie 3 kolumny Baner na stronie głównej	Czerwiec-sierpień Sierpień Wrzesień Lipiec-sierpień
4	Do Rzeczy	2 reklamy x 1 kolumna Relacje i podsumowanie 2 kolumny Baner na stronie głównej	Czerwiec-sierpień Wrzesień Lipiec-sierpień
5	Bloomberg Businessweek	3 reklamy x 1 kolumna Relacje i podsumowanie 2 kolumny	Czerwiec – Lipiec wrzesień
6	Manager	Artykuł zapowiadający – 2 kolumny Relacja i podsumowanie – razem 4 kolumn Reklama – 2 x 1 kolumna	Sierpień Wrzesień, październik
7	TVP Program 1 i 2 TVP INFO	Umieszczeni zapowiedzi Forum na stronach TVP Relacje z obrad Forum	Sierpień Wrzesień
8	PAP	Zamieszczenie informacji w kalendarium Publikacja 5 komunikatów prasowych – zapowiedzi Relacje z obrad	Lipiec-wrzesień Czerwiec-sierpień wrzesień
9	Xxxxxxxxxxx.xx	2 reklamy x 1 kolumna	Czerwiec-sierpień Wrzesień
10	Gazeta Xxxxxxx	0 reklamy x 1 kolumna Artykuł zapowiadający – 2 kolumny Relacje i podsumowanie - 2 kolumny Baner na stronie głównej	Lipiec Sierpień Wrzesień Lipiec-sierpień
11	Gazeta Finansowa	2 reklamy x 1 kolumna	Lipiec

		Artykuł zapowiadający – 2 kolumny Relacje i podsumowanie - 2 kolumny Baner na stronie głównej	Sierpień Wrzesień Lipiec-sierpień
12	Liberte!	2 reklamy x 1 kolumna Artykuł zapowiadający – 2 kolumny Relacje i podsumowanie - 4 kolumny Baner na stronie głównej	Czerwiec Wrzesień Czerwiec-wrzesień
13	Wspólnota	Forum Ekonomiczne i Forum Xxxxxxxx 0 reklamy x 1 kolumna Artykuł zapowiadający – 2 kolumny Relacje i podsumowanie - 4 kolumny	Czerwiec-sierpień Sierpień Wrzesień
14	Nowy Przemysł	2 reklamy x 1 kolumna Artykuł zapowiadający – 2 kolumny Artykuł podsumowujący - 3 kolumny Informacja w newsletterze – 3 x	Lipiec Sierpień Wrzesień Czerwiec-sierpień
15	Miesięcznik Kapitałowy	3 reklamy x 1 kolumna Artykuły zapowiadające – razem 3 kolumny Artykuł podsumowujący - 4 kolumny Baner na stronie głównej	Czerwiec – Lipiec Czerwiec-sierpień Wrzesień
16	Warsaw Business Journal	3 reklamy x ½ kolumny Artykuł zapowiadający – 1 kolumna Relacje i podsumowanie - 2 kolumny Zamieszczenie informacji o Forum w newsletterze – 3 x	Czerwiec-sierpień Sierpień Wrzesień Xxxxxx-xxxxxxxx
00	Xxxxxx Voice	3 reklamy x 1 kolumna Artykuł zapowiadający – 2 kolumny Stała sekcja o pow. 4 kolumn Relacje i podsumowanie 3 kolumny Baner na stronie głównej Zapowiedzi w newsletterze	Lipiec-sierpień Sierpień Wrzesień Wrzesień Sierpień Lipiec sierpień
18	Benefit	3 reklamy x 1 kolumna Artykuł zapowiadający – razem 3 kolumny Artykuł podsumowujący - 4 kolumny Baner na stronie głównej	Czerwiec-sierpień Sierpień Wrzesień Lipiec-sierpień
19	Polish Market	2 reklamy x 1 kolumna Artykuł zapowiadający – 2 kolumny Relacje i podsumowanie - 4 kolumny Baner na stronie głównej	Maj – wrzesień Sierpień Wrzesień Lipiec-Sierpień
20	Nowa Europa Xxxxxxxxx	0 reklama x 1 kolumna Artykuł zapowiadający – na stronie internetowej Relacje i podsumowanie – artykuły na stronie internetowej Baner na stronie głównej	Lipiec Sierpień Wrzesień Wrzesień
21	Res Publika	1 reklama x 1 kolumna Artykuł zapowiadający Relacje i podsumowanie Baner na stronie głównej	Lipiec Sierpień Wrzesień Wrzesień
22	Służba Zdrowia	2reklamy x 1 kolumna	Lipiec

		Artykuł zapowiadający – 2 kolumny Relacje i podsumowanie - 3 kolumny Baner na stronie głównej	Sierpień Wrzesień Lipiec-sierpień
23	Medycyna Praktyczna	Artykuł zapowiadający – na stronie internetowej Zapowiedź w newsletterze	Sierpień Sierpień
24	Menedżer Zdrowia	2 reklamy x 1 kolumna Artykuł zapowiadający – 2 kolumny Relacje i podsumowanie - 4 kolumny Baner na stronie głównej	Czerwiec-lipiec Sierpień Wrzesień Lipiec-sierpień
25	Serwis Administracyjno- Samorządowy	3 reklamy – 1 kolumna	Czerwiec-sierpień
26	Uważam Rze	Artykuł zapowiadający – 2 kolumny Artykuł podsumowujący – 3 kolumny 3 reklamy – 1 kolumna	Sierpień Wrzesień Lipiec, sierpień

Document Metadata

Table of Contents

UMOWA

Document Metadata