UMOWA NR …../……
Załącznik Nr 3 do Regulaminu Programu
UMOWA NR …../……
zawarta w dniu … r. w Warszawie, zwana dalej „Umową”, pomiędzy:
Narodową Agencją Wymiany Akademickiej, z siedzibą w Warszawie, adres: …………….
Warszawa, NIP: 5272820369, REGON: 368205180, zwaną dalej „Agencją”, „NAWA”, reprezentowaną przez:
Pana Xxxxxxx Xxxxxxx – Dyrektora,
a
Uczelnią/Jednostką naukową/Instytutem badawczym ……….., z siedzibą w ,
adres: …, NIP: …, REGON: …, zwaną/ym dalej „Beneficjentem”, reprezentowaną/ym przez:
…………….. /imię i nazwisko – … /funkcja/
zwanymi dalej łącznie „Stronami” a pojedynczo „Stroną”.
Na podstawie decyzji Dyrektora Agencji … z dnia … o przyznaniu środków finansowych w ramach realizacji programu „Akademickie Partnerstwa Międzynarodowe” (zwana dalej
„Decyzją”),
Strony zawierają Umowę o następującej treści:
§ 1.
Przedmiot Umowy
1. Umowa określa warunki realizacji, finansowania, a także warunki i sposób rozliczania środków finansowych przyznanych na projekt Beneficjenta, o którym mowa w ust. 2 Umowy, w ramach programu „Akademickie Partnerstwa Międzynarodowe”, zwanego dalej
„Programem”, zgodnie z Decyzją.
2. Przedmiotem Umowy jest realizacja przez Beneficjenta projektu pt , zgodnie
z wnioskiem Beneficjenta, o którym mowa w § 3 ust. 1 pkt 3 Umowy, zwanego dalej
„Projektem”.
3. Dyrektor Agencji na realizację Projektu przyznał Beneficjentowi środki finansowe w wysokości zł (słownie: … złotych …/100).
Okres realizacji Projektu
Projekt będzie realizowany w terminie od dnia …………………. /dzień-miesiąc-rok/ r. (początkowa data kwalifikowalności) do dnia ……..……………….. /dzień-miesiąc-rok/ r. (końcowa data kwalifikowalności)…………
§ 3.
Warunki realizacji Umowy
1. Beneficjent zobowiązuje się do realizacji Umowy w oparciu o:
1) powszechnie obowiązujące przepisy prawa;
2) postanowienia Umowy i jej załączniki;
3) wniosek Beneficjenta złożony w procedurze naboru do Programu, zwany dalej
„Wnioskiem”, stanowiący załącznik nr 1 Umowy, w szczególności zawarte w nim rezultaty do osiągnięcia i przewidziane do wykonania zadania, a także budżet Projektu;
4) regulamin Programu obowiązujący na dzień zawarcia Umowy, tj. dokument z dnia
… r., zwany dalej „Regulaminem”, stanowiący załącznik nr 2 Umowy;
5) wewnętrzne przepisy obowiązujące u Beneficjenta, o ile nie są sprzeczne z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa oraz dokumentami wymienionymi w pkt. 2 – 4 powyżej.
2. Oświadczenia złożone w ramach procedury naboru do Programu są wiążące w okresie obowiązywania Umowy.
3. Agencja nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne, powstałe w związku z realizacją Umowy, szkody poniesione przez Beneficjenta lub osoby trzecie.
4. Beneficjent zobowiązuje się do zrealizowania Projektu w pełnym zakresie z należytą starannością, jest także w pełni odpowiedzialny za wydatkowanie przyznanych środków finansowych.
Obowiązki Agencji
W ramach realizacji Umowy, Agencja zobowiązuje się w szczególności do wypłaty przyznanych środków finansowych na podstawie Umowy na rachunek bankowy Beneficjenta wskazany w § 6 ust. 1 Umowy, z zastrzeżeniem § 6 ust. 8 Umowy.
§ 5.
Obowiązki Beneficjenta
W ramach realizacji Umowy, Beneficjent zobowiązuje się w szczególności do:
1) prawidłowego wykonania Projektu, w tym wszystkich zadań przewidzianych we Wniosku;
2) wydatkowania przyznanych środków finansowych zgodnie z budżetem stanowiącym integralną część Wniosku;
3) rozliczenia się z otrzymanych środków finansowych zgodnie z Umową;
4) składania raportów, zgodnie z § 7 Umowy;
5) udziału w ewaluacji Programu, zgodnie z § 15 Umowy;
6) spełnienia innych wymogów określonych w Umowie.
§ 6.
Zasady finansowania
1. Przyznane środki finansowe będą przykazywane wyłącznie Beneficjentowi przez Agencję na następujący rachunek bankowy Beneficjenta numer … w banku …, SWIFT: …, w następujący sposób:
/dla projektów trwających do 8 miesięcy/
1) płatność zaliczkowa w wysokości … zł (słownie: … złotych …/100), stanowiąca 80% przyznanych środków finansowych, o których mowa w § 1 ust. 3 Umowy, w terminie do 21 dni roboczych od dnia podpisania Umowy;
2) płatność końcowa (bilansująca) w wysokości do … zł (słownie: … złotych …/100), stanowiącą do 20% przyznanych środków finansowych, o których mowa w § 1 ust. 3 Umowy, w terminie do 21 dni roboczych od dnia akceptacji raportu końcowego, o którym mowa w § 7 ust. 1 pkt 4 Umowy;
/dla projektów trwających powyżej 8 miesięcy/
1) płatność zaliczkowa w wysokości … zł (słownie: … złotych …/100), stanowiąca 50% przyznanych środków finansowych, o których mowa w § 1 ust. 3 Umowy, w terminie do 21 dni roboczych od dnia podpisania Umowy;
2) płatność częściowa w wysokości … zł (słownie: … złotych …/100), stanowiąca 40
% przyznanych środków finansowych, o których mowa w § 1 ust. 3 Umowy, w terminie do 21 dni roboczych od dnia zatwierdzenia raportu częściowego, o którym mowa odpowiednio w § 7 ust. 1 pkt 1, 2, 3 Umowy, w przypadku projektów trwających powyżej 12 miesięcy płatność częściowa nastąpi po zatwierdzeniu tego raportu częściowego, w którym Beneficjent rozlicza co najmniej 70 % wydatków płatności zaliczkowej;
3) płatność końcowa (bilansująca) w wysokości do … zł (słownie: … złotych …/100), stanowiącą do 10% przyznanych środków finansowych, o których mowa w § 1 ust. 4 Umowy, w terminie do 21 dni roboczych od dnia akceptacji raportu końcowego, o którym mowa w § 7 ust. 1 pkt 3 Umowy.
2. W przypadku projektów trwających powyżej 12 miesięcy płatności w Projekcie odbywać się będą zgodnie z zatwierdzonym harmonogramem płatności, stanowiącym załącznik nr 4 Umowy, aktualizowanym w składanych raportach częściowych.
3. Beneficjent jest zobowiązany prowadzić dla środków finansowych otrzymanych na podstawie Umowy wyodrębniony rachunek bankowy.
4. Beneficjent zobowiązany jest do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji finansowo- księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację projektu, zgodnie z ustawą o z dnia 29 września 1994 r. rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 395, z późn. zm.), w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych.
5. Suma odsetek bankowych, uzyskanych przez Beneficjenta, od środków finansowych przekazanych przez Agencję podlega zwrotowi najpóźniej w terminie do 31 grudnia każdego roku na rachunek bankowy wskazany przez Agencję, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej. Za termin zwrotu odsetek przyjmuje się chwilę uznania środków na rachunku Agencji.
6. Za dzień wypłaty środków finansowych uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Agencji.
7. Przekazane środki finansowe zostaną rozliczone na zasadach określonych w Regulaminie.
8. Wypłata środków następuje pod warunkiem otrzymania przez Agencję właściwej dotacji na realizację Programu i dostępności tych środków na rachunku bankowym Agencji. Xxxxxxx nie odpowiada za opóźnienia w przekazaniu jej środków finansowych przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego w ramach dotacji celowej.
9. Beneficjent zobowiązuje się wydatkować otrzymane środki finansowe zgodnie z budżetem wskazanym we Wniosku. Wydatki odpowiadające rzeczywistym płatnościom dokonanym
przez Beneficjenta poparte prawidłowo opisanymi fakturami lub innymi dokumentami o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodem zapłaty będą uważane za wydatki kwalifikowane, pod warunkiem, że wydatki widnieją w księgach rachunkowych Beneficjenta w formie księgowanych kosztów i wydatków. Szczegółowe kwestie dotyczące kwalifikowalności kosztów określa pkt 5 Regulaminu.
10. Wypłata środków finansowych może zostać dokonana w następujący sposób:
1) w przypadku wystąpienia wzajemnych należności wynikających z Umowy pomiędzy Agencją a Beneficjentem, Agencja będzie uprawniona do potrącenia przysługującej jej należności z przyznanymi środkami finansowymi;
2) w pozostałych przypadkach płatność zostanie zrealizowana przez Agencję na rachunek bankowy wskazany przez Beneficjenta.
Strony uzgadniają, że kolejność realizacji płatności wg powyżej wymienionych form ustala się w następujący sposób: jako pierwsze potrącenie wzajemnych należności wymienione w pkt 1, a po niej płatność, o której mowa w pkt 2.
11. Beneficjent zobowiązuje się informować Agencję na jej wezwanie i w terminie przez nią określonym, o kwocie środków finansowych pozostających na rachunku Beneficjenta, o którym mowa w ust. 3, na dzień 31 grudnia danego roku kalendarzowego.
12. Beneficjent zobowiązuje się pokryć wszelkie wydatki niekwalifikowalne w ramach Projektu
13. Beneficjent nie może wykorzystywać przyznanych środków w celu generowania zysku, Projekt nie może mieć charakteru komercyjnego.
§ 7.
Raporty Beneficjenta
1. Beneficjent jest zobowiązany do złożenia raportu/ów za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Agencji:
1) Raportu częściowego z przebiegu realizacji Projektu, obejmującego okres od dnia
………………………do dnia r. (częściowy okres sprawozdawczy),
w terminie 10 dni roboczych od dnia zakończenia częściowego okresu sprawozdawczego. /ust. 1 pkt 1 dotyczy Projektów, których okres realizacji przekracza 8 miesięcy i nie przekracza 12 miesięcy/;
2) Raportów częściowych nie rzadziej niż raz na 6 miesięcy, tj. (częściowy okres sprawozdawczy). /ust. 1 pkt 2 dotyczy Projektów, których okres realizacji trwa od 12 do 24 miesięcy/:
a) do dnia… ,
b) do dnia… ,
c) do dnia… ,
d) do dnia… ;
3) Dopuszcza się możliwość złożenia dodatkowego (poza wskazanymi powyżej), raportu częściowego, w którym Beneficjent zawnioskuje o płatność częściową w sytuacji, gdy rozliczy co najmniej 70% zaliczki, uwzględni dodatkowy raport w harmonogramie płatności oraz uzyska akceptację dotychczas złożonych do NAWA raportów;
4) Raportu końcowego z przebiegu realizacji Projektu, obejmującego okres od dnia
…………………………… do dnia ……………………… r. (okres sprawozdawczy), w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia okresu realizacji Projektu określonego w § 2 Umowy zwany dalej „Raportem”/zwane dalej „Raportami”;
5) zgodnie z zasadami określonymi w pkt. 6 Regulaminu. Wzory Raportów częściowego oraz końcowego stanowią załącznik nr 3 do Umowy.
2. Do Raportów Beneficjent nie załącza żadnych dokumentów źródłowych, jednak w trakcie weryfikacji Raportu Beneficjenta, NAWA może poprosić o przedłożenie do kontroli pogłębionej dokumentów związanych z realizacją Projektu, w szczególności dokumentów finansowych oraz dokumentów dotyczących przeprowadzonych postępowań związanych z zakupami towarów i usług.
3. Prawidłowo sporządzony/e Raport/y podlega/ją weryfikacji przeprowadzanej przez pracowników Agencji i akceptacji pod względem zgodności wykonania Projektu z Umową. Agencja może zdecydować o poddaniu Raportu lub Raportów ocenie ekspertów zewnętrznych powołanych przez Dyrektora Agencji.
4. Xxxxxxx, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Agencji, poinformuje Beneficjenta o zaakceptowaniu otrzymanego Raportu. W przypadku złożenia przez Beneficjenta niekompletnego lub nieprawidłowo sporządzonego Raportu częściowego lub końcowego, Agencja zgłosi uwagi za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Agencji i wezwie Beneficjenta do ustosunkowania się do tych uwag poprzez wyjaśnienia lub korektę Raportu, w terminie wskazanym przez Agencję, ale nie dłuższym niż 14 dni kalendarzowych, liczonym od dnia zamieszczenia uwag w systemie teleinformatycznym, na zasadach i pod rygorem określonym w Regulaminie.
5. W przypadku braku odpowiedzi Beneficjenta w terminie wyznaczonym przez Agencję lub w przypadku, gdy pomimo trzykrotnego zgłaszania uwag przez Agencję raport Beneficjenta nie spełnia wymagań Agencji i nie może zostać zaakceptowany, Agencja może podjąć decyzję o uznaniu Umowy za niewykonaną w całości lub części i zażądać zwrotu środków finansowych odpowiednio w całości lub w części.
§ 8.
Kontrola Projektu
1. Beneficjent może zostać poddany kontrolom i audytom przeprowadzanych przez Agencję lub wskazany przez Agencję podmiot trzeci, na zasadach określonych w pkt. 8 Regulaminu.
2. Agencja jest uprawniona do przeprowadzenia kontroli doraźnej w przypadku poważnych zastrzeżeń do sposobu prowadzenia Projektu, bądź w przypadku powzięcia informacji o występujących nieprawidłowościach w trakcie realizacji Projektu.
3. Beneficjent zobowiązuje się poddać kontroli i audytowi w zakresie realizowanej Umowy przez właściwe organy administracji i inne podmioty uprawnione na podstawie odrębnych przepisów.
4. Wszystkie dokumenty oraz zapisy rachunkowe związane z realizacją Projektu mogą podlegać kontroli. Beneficjent zobowiązany jest zapewnić dostęp do ww. dokumentacji.
5. Odmowa poddania się kontroli lub uniemożliwienie jej przeprowadzenia, stanowi podstawę do rozwiązania Umowy ze skutkiem natychmiastowym.
§ 9.
Przechowywanie dokumentów
Dokumenty Projektowe i dowody księgowe związane z realizacją Projektu winny być przechowywane w siedzibie Beneficjenta przez okres 5 lat od dnia zakończenia realizacji Projektu.
§ 10.
Sposób i tryb nadzorowania wykonywania Umowy przez Agencję
1. Agencja sprawuje nadzór nad prawidłowym wykonaniem Umowy.
2. Nadzór obejmuje w szczególności:
1) nadzór w trybie doraźnym, w szczególności uprawnienie Agencji do żądania od Beneficjenta wyjaśnień, informacji, żądania wszelkiej dokumentacji związanej z Projektem, w wyznaczonym przez siebie terminem;
2) ocenę Raportów;
3) uprawnienie Dyrektora Agencji do wstrzymania finansowania Projektu, zgodnie z § 11 Umowy;
4) uprawnienie Dyrektora Agencji do rozwiązania Umowy, zgodnie z § 12 Umowy.
3. Beneficjent jest zobowiązany do niezwłocznego informowania Agencji o jakichkolwiek problemach lub nieprawidłowościach w realizacji Umowy, które zagrażają lub mogą zagrażać prawidłowemu wykonaniu Umowy.
§ 11.
Wstrzymanie finansowania
1. Dyrektor Agencji może wstrzymać finansowanie Projektu do czasu wyjaśnienia wątpliwości w przypadkach:
1) stwierdzenia nieprawidłowości w realizacji Projektu lub innych okoliczności zagrażających jego prawidłowej realizacji;
2) niezłożenia przynajmniej jednego z Raportów, o których w § 7 ust. 1 Umowy w terminie, złożenia Raportu niekompletnego lub niepoprawnego, konieczności złożenia wyjaśnień lub korekt zgodnie z pkt. 6 ppkt 6.3 Regulaminu;
3) wydatkowania środków finansowych niezgodnie z Umową, w tym budżetem stanowiącym integralną część Wniosku, lub nieosiągnięcia zaplanowanych rezultatów na danym etapie realizacji Projektu;
4) nieprzedłożenia w wyznaczonym terminie żądanych przez Agencję dokumentów, nieprzekazanie wyjaśnień, niepoddanie się czynnościom kontrolnym.
2. Informacje o wstrzymaniu finansowania wraz z jej uzasadnieniem Agencja przesyła Beneficjentowi za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Agencji.
3. W okresie wstrzymania finansowania, tj. od momentu zamieszczenia w systemie teleinformatycznym Agencji informacji o wstrzymaniu finansowania do momentu zamieszczenia w ten sam sposób informacji o przywróceniu finansowania, Beneficjent nie może zaciągać nowych zobowiązań ze środków finansowych otrzymanych na podstawie Umowy, a jedynie regulować wcześniej zaciągnięte. Wydatkowane w tym okresie środki finansowe z Projektu, z wyjątkiem środków finansowych wskazanych w zdaniu poprzedzającym, podlegają zwrotowi na rachunek bankowy Agencji wskazany w wezwaniu do zwrotu.
4. W razie uwzględnienia wyjaśnień, lub w razie zaprzestania stwierdzonych przez Agencję naruszeń Umowy, Dyrektor Agencji wznowi finansowanie Projektu, o czym informuje Beneficjenta za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Agencji.
§ 12.
Rozwiązanie Umowy
1. Umowa może zostać rozwiązania przez Agencję ze skutkiem natychmiastowym w następujących przypadkach:
1) finansowanie nie zostanie przywrócone w okresie 2 miesięcy od dnia jego wstrzymania;
2) rażącego naruszenia postanowień Umowy, które uzasadnia natychmiastowe rozwiązanie Umowy bez uprzedniego wstrzymania finansowania, w szczególności w przypadku wydatkowania znaczącej części środków finansowych (powyżej 50% przyznanej kwoty) niezgodnie z Umową;
3) niezłożenia Raportu/ów w określonym terminie, a także niepoprawienie lub nieuzupełnienie Raportu zgodnie z Umową lub Regulaminem;
4) nieusunięcia w wyznaczonym terminie nieprawidłowości stwierdzonych w wyniku kontroli;
5) realizacja Projektu przez Beneficjenta powoduje inne nieprawidłowości, które czynią niemożliwą lub niecelową dalszą realizację Umowy;
6) opóźnienia Beneficjenta w realizacji Projektu w takim stopniu, że w ocenie Agencji nie jest prawdopodobne, że Projekt zostanie zrealizowany w terminie określonym w Umowie lub Wniosku;
7) Beneficjent w celu uzyskania finansowania przedstawił fałszywe lub niepełne oświadczenia lub dokumenty;
8) Beneficjent przedstawił we Wniosku, Raportach lub w dokumentach stanowiących załączniki do powyższych, informacje, które nie odpowiadają stanowi faktycznemu;
9) Beneficjent odmawia poddania się kontroli lub utrudnia jej przeprowadzenie, stosownie do § 8 ust.5 Umowy.
2. Agencja uprawniona jest także do rozwiązania Umowy ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli na skutek jakichkolwiek zmian organizacyjno-prawnych u Beneficjenta realizacja Umowy byłaby zagrożona.
3. W przypadku rozwiązania Umowy, Beneficjent zobowiązany jest do zwrotu otrzymanych środków finansowych wraz z odsetkami ustawowymi jak za opóźnienie liczonymi od dnia przekazania tych środków do dnia ich zwrotu, w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia rozwiązania Umowy. Od środków zwróconych po terminie, o którym mowa w zdaniu pierwszym, nalicza się odsetki ustawowe jak za opóźnienie, począwszy od dnia następującego po dniu, w którym upłynął ten termin.
4. Umowa może zostać rozwiązania przez Strony na mocy porozumienia Stron w przypadku wystąpienia okoliczności, które uniemożliwiają lub mogą znacząco utrudnić wykonanie Umowy.
5. W przypadku rozwiązania Umowy z przyczyn, o których mowa w niniejszym paragrafie Beneficjentowi nie przysługuje odszkodowanie.
§ 13.
Rozliczenie Umowy i zwrot przyznanych środków finansowych
1. Dyrektor Agencji dokonuje rozliczenia Umowy po akceptacji Raportu końcowego, o którym mowa w § 7 ust. 1 pkt 4 Umowy, złożonego z części merytorycznej i finansowej.
2. W wyniku rozliczenia Umowa może być uznana za:
1) wykonaną;
2) wykonaną ze stwierdzonymi nieprawidłowościami – ze zwrotem części środków finansowych;
3) niewykonaną – ze zwrotem całości środków finansowych.
3. Środki finansowe niewykorzystane na realizację Projektu podlegają zwrotowi wraz ze składanym do Agencji Raportem końcowym, o którym mowa w § 7 ust. 1 pkt 4 Umowy. Od środków niewykorzystanych zwróconych po tym terminie nalicza się odsetki ustawowe jak za opóźnienie począwszy od dnia następującego po dniu, w którym upłynął termin zwrotu ww. środków.
4. Środki finansowe wykorzystane nieprawidłowo podlegają zwrotowi na rachunek bankowy Agencji w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia wezwania do ich zwrotu. Od środków wykorzystanych nieprawidłowo, zwróconych po terminie, o którym mowa w zdaniu pierwszym, nalicza się odsetki ustawowe jak za opóźnienie, począwszy od dnia następującego po dniu, w którym upłynął ten termin.
§ 14.
Promocja i licencja
1. Beneficjent zobowiązany jest do oznaczenia wszystkich przygotowanych utworów, materiałów i dokumentów powstałych w ramach lub w związku z Projektem, które podawane są do wiadomości publicznej lub przeznaczone dla grupy docelowej poprzez umieszczenie na nich, w widocznym miejscu:
1) logotypu Agencji, dostępnego do pobrania ze strony xxx.xxxx.xxx.xx,
2) informacji:
a) „Projekt finansowany przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej w ramach Akademickie Partnerstwa Międzynarodowe”
lub
b) „The project is financed by the Polish National Agency for Academic Exchange” (w produktach audio informacja o finansowaniu przez Agencję musi zostać
odczytana w trakcie trwania nagrania).
2. Beneficjent oświadcza, że:
1) wszelkie utwory w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawach autorskich i prawach pokrewnych (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 880, z późn. zm.), jakimi będzie się posługiwał w toku realizacji Umowy, a także powstałych w jej trakcie lub wyniku, będą oryginalne, bez niedozwolonych zapożyczeń z utworów osób trzecich oraz nie będą naruszać praw przysługujących osobom trzecim, a w szczególności praw autorskich oraz dóbr osobistych tych osób;
2) nabędzie prawa, w tym autorskie prawa majątkowe oraz wszelkie upoważnienia do wykonywania praw zależnych i osobistych praw autorskich od osób, z którymi będzie współpracować przy realizacji Projektu, a także uzyska od tych osób nieodwołalne zezwolenia na wykonywanie zależnych praw autorskich, osobistych oraz wprowadzenia zmian do utworów bez konieczności ich uzgadniania z osobami, którym przysługują autorskie prawa osobiste;
3) nie dokona rozporządzeń prawami, w tym autorskimi prawami majątkowymi do materiałów w zakresie, jaki uniemożliwiłby ich korzystanie przez Agencję i dysponowanie na polach eksploatacji określonych w ust. 3;
4) W przypadku zgłoszenia przez osoby trzecie jakichkolwiek roszczeń z tytułu korzystania z Agencję z utworów, co do których Beneficjent udzielił licencji na podstawie ust. 3, Beneficjent zobowiązuje się do podjęcia na swój koszt i ryzyko wszelkich kroków prawnych zapewniających należytą ochronę Agencji przed takimi roszczeniami osób trzecich, a w szczególności zobowiązuje się wstąpić w miejsce Agencji lub w przypadku braku takiej możliwości przystąpić po stronie Agencji do wszelkich postępowań toczących się przeciwko Agencji, a także zobowiązuje się zrekompensować Agencji wszelkie koszty, jakie może ponieść Agencja lub jakie będzie zobowiązana zapłacić osobie trzeciej w związku z roszczeniem lub pozwem sądowym dotyczącym zagrożenia lub naruszenia prawa autorskiego, licencji, patentu, zastrzeżonego wzoru lub praw ze znaku towarowego, jakie ta osoba zgłosi w związku z tym, że Agencja eksploatuje te utwory.
3. Z dniem wytworzenia utworu w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawach autorskich i prawach pokrewnych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 880 ze zm.), Beneficjent, w ramach realizacji Projektu, udziela licencji niewyłącznej na rzecz Agencji do nieograniczonego w czasie korzystania z utworów powstałych w związku z lub w wyniku Projektu i rozporządzania nimi, przez czas nieoznaczony, bez ograniczeń terytorialnych, w celach statutowych Agencji, prowadzenia działań promocyjnych i marketingowych, promowania Programu oraz innych programów i działalności Agencji, na polach eksploatacji obejmujących:
1) w zakresie utrwalania i zwielokrotniania - wytwarzanie egzemplarzy utworów jakąkolwiek techniką w tym drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego, optycznego, techniką analogową lub cyfrową; w dowolnym systemie lub formacie; na wszelkich nośnikach, w tym nośnikach audio lub video, nośnikach papierowych lub podobnych, światłoczułych, magnetycznych, optycznych, dyskach, kościach pamięci, nośnikach komputerowych lub innych nośnikach zapisów i pamięci;
2) w zakresie obrotu oryginałem lub wytworzonymi egzemplarzami utworów - wprowadzenie do obrotu, najem, użyczenie;
3) w zakresie rozpowszechniania oryginału lub wytworzonego egzemplarza w inny sposób, niż określony w pkt 1:
a) wszelkie nadawanie i reemitowanie, w tym za pomocą wizji lub fonii przewodowej lub bezprzewodowej, przez stacje naziemne, za pośrednictwem satelity, w sieciach kablowych, telekomunikacyjnych lub multimedialnych lub innych systemach przekazów, w sposób niekodowany lub kodowany, w obiegu otwartym lub zamkniętym; w jakiejkolwiek technice (w tym analogowej lub cyfrowej), systemie lub formacie, z lub bez możliwości zapisu, w tym w serwisach tekstowych, multimedialnych, internetowych, telefonicznych lub telekomunikacyjnych;
b) wszelkie publiczne udostępnianie wytworzonych utworów (w tym w ramach utworu audiowizualnego) w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym, w tym poprzez stacje naziemne, za pośrednictwem satelity, sieci kablowe, telekomunikacyjne lub multimedialne, bazy danych, serwery lub inne urządzenia i systemy, w tym także osób trzecich, w obiegu otwartym lub zamkniętym, w jakiejkolwiek technice, systemie lub formacie, z lub bez możliwości zapisu, w tym też w serwisach wymienionych w lit. a);
c) wszelkie publiczne odtwarzanie, wyświetlanie, wykonanie w tym w szczególności na konferencjach, prezentacjach, szkoleniach, spotkaniach;
4) dokonywanie opracowań lub zmian;
5) wykorzystywanie w innych utworach;
6) tłumaczenie na języki obce;
7) rozpowszechnianie utworu online i udostępnienie w Internecie dla wszystkich bez ograniczeń;
8) używanie w materiałach informacyjnych i promocyjnych;
9) używanie w publicznych prezentacjach;
10) używanie w publikacjach prasowych, audycjach telewizyjnych,
a także zezwala Agencji na wykonywanie zależnego prawa autorskiego oraz udostępniania osobom trzecim celem wykonywania na rzecz Agencji działań/czynności, o których mowa w pkt. 1-10.
4. W przypadku, w którym w po zawarciu Umowy, po stronie Agencji pojawi się potrzeba korzystania z utworów, o których mowa w ust. 3 w sposób nieprzewidziany Umową, Beneficjent w ramach otrzymanego finansowania zobowiązuje się do rozszerzenia licencji o pola eksploatacji odpowiadające potrzebom Agencji. Rozszerzenie pól eksploatacji odbędzie się przez zawarcie aneksu do niniejszej Umowy.
5. Licencja, o której mowa w ust. 3, obejmuje prawo do sublicencji, co oznacza, że Agencja może upoważnić inne osoby do korzystania z utworów w zakresie uzyskanej licencji, w tym w zakresie wykonywania praw zależnych.
6. Beneficjent zobowiązuje się do niewypowiadania umowy licencji w okresie trwania finansowania Projektu oraz 5 lat od dnia zakończenia realizacji Projektu.
7. Agencja zamieści na stronie xxx.xxxx.xxx.xx w opisie utworu informację o właścicielu autorskich praw majątkowych oraz informację następującej treści: "Publikacja udostępniona za zgodą autora/spadkobierców autora. Całość ani żadna z jej części nie może być przetwarzana ani wykorzystywana w celach komercyjnych".
§ 15.
Ewaluacja
1. Beneficjent jest zobowiązany do udziału w prowadzonej przez Agencję ewaluacji Programu, na zasadach i warunkach określonych w pkt 8 Regulaminu, tj. poprzez:
1) wypełnienie pisemnej ankiety ewaluacyjnej. Lista pytań zawartych w ankiecie stanowi załącznik nr 5 do Umowy. Ankietę należy przesłać do Agencji w terminie 15 dni roboczych od dnia zakończenia realizacji Projektu;
2) uczestnictwo Beneficjenta w odrębnych badaniach ewaluacyjnych prowadzonych na zlecenie Agencji, zgodnie z przyjętą metodologią badania. Beneficjent może zostać zaproszony do udziału w badaniu jeden raz w okresie od dnia rozpoczęcia Projektu do 3 lat po jego zakończeniu.
2. Agencja oświadcza, że dane pozyskane od Beneficjenta nie mają wpływu na warunki wypłacania przyznanych środków finansowych.
§ 16.
Zmiana Umowy
1. Wszelkie zmiany Umowy wymagają aneksu zawartego w formie pisemnej pod rygorem nieważności, chyba że w Umowie zastrzeżono odmiennie. Beneficjent zobowiązany jest złożyć pisemny i wyczerpująco uzasadniony wniosek, określający proponowane zmiany Umowy.
2. Bez zgody Agencji dopuszczalne jest dokonanie przesunięć środków finansowych w ramach budżetu jednego zadania z zastrzeżeniem § 16 ust. 4.
3. Bez zgody Agencji dopuszczalne jest dokonanie przesunięć środków finansowych pomiędzy budżetami poszczególnych zadań do wysokości 10% wartości budżetu zadania tańszego z zastrzeżeniem § 16 ust. 4.
4. Przesunięcia w budżecie nie mogą spowodować zwiększenia kategorii „Koszty wynagrodzeń i honorariów”.
5. Zmiany spełniające warunki opisane w § 16 ust. 2, 3, 4 należy wykazać, opisać i uzasadnić w aktualnych Raportach przesyłanych do Agencji.
6. Zmiana terminu wypłaty zaliczki, o których odpowiednio mowa w § 6, następuje poprzez powiadomienie Beneficjenta i nie wymaga zawarcia aneksu do Umowy. Zmiana wskazana w niniejszym ustępie uzależniona będzie od dostępności środków finansowych przyznanych na projekt Beneficjenta.
7. Aktualizacja harmonogramu płatności w złożonych i zaakceptowanych Raportach częściowych, zgodnie z § 6 ust. 2, z zastrzeżeniem § 7 ust. 3, nie wymaga zawarcia aneksu do Umowy.
§ 17.
Siła wyższa
1. Strony są zwolnione z odpowiedzialności za niewypełnienie swoich zobowiązań wynikających z Umowy z powodu działania siły wyższej.
2. Przez siłę wyższą Strony rozumieją zdarzenie bądź połączenie zdarzeń niezależnych od Beneficjenta, które zasadniczo utrudniają wykonywanie jego zobowiązań wynikających z Umowy, których Beneficjent nie mógł przewidzieć oraz którym nie mógł zapobiec, a także ich przezwyciężyć poprzez działanie z należytą starannością.
3. Strona może powołać się na zaistnienie siły wyższej tylko wtedy, gdy niezwłocznie, ale nie później niż w terminie 14 dni kalendarzowych, poinformuje ona o tym pisemnie drugą Stronę o zaistnieniu siły wyższej, wraz z opisem sytuacji lub zdarzenia, spodziewanym czasem trwania siły wyższej oraz możliwych do przewidzenia skutków wystąpienia siły wyższej.
4. Strony zobowiązane są podjąć niezbędne środki w celu ograniczenia szkód spowodowanych działaniem siły wyższej oraz dołożyć wszelkich starań w celu jak najszybszego wznowienia realizacji Umowy.
§ 18.
Ochrona danych osobowych
1. Beneficjent zobowiązany jest do wykorzystania danych osobowych zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa informacji i ochrony danych osobowych, w szczególności rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO). Dotyczy to sytuacji, w których Beneficjent jest - w stosunku do danych osobowych - administratorem danych, podmiotem przetwarzającym lub odbiorcą.
2. Beneficjent jest w szczególności zobowiązany do:
1) zapewnienia, by osoby mające po stronie Beneficjenta dostęp do danych osobowych:
a) były upoważnione do ich przetwarzania przez Beneficjenta;
b) zachowały je w tajemnicy zarówno w okresie współpracy z Beneficjentem, jak i po jej zakończeniu;
2) wykorzystania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania danych, zgodnie z art. 32 RODO;
3) wyznaczenia u siebie inspektora ochrony danych (IOD) w sytuacji, w której wymagają tego przepisy RODO;
4) współpracy z Agencją w zakresie ochrony danych osobowych, w szczególności danych osobowych osób związanych z Projektem.
§ 19.
Postanowienia końcowe
1. Prawa i obowiązki Stron wynikające z Umowy nie mogą być przenoszone na osoby trzecie.
2. Wszelka korespondencja, z wyłączeniem wskazanych w Umowie przypadków wykorzystywania systemu teleinformatycznego Agencji, opatrzona numerem Umowy, związana z realizacją Umowy, będzie prowadzona w formie pisemnej i kierowana na poniższe adresy:
1) Agencja:
Agencja Narodowej Wymiany Akademickiej xx. Xxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx;
2) Beneficjent:.....................................................................................................
3. W przypadku zmiany danych, o których mowa w ust. 2, Strona, której zmiana dotyczy, jest zobowiązana do powiadomienia drugiej Strony o tym fakcie nie później niż w terminie 14 dni od zmiany danych. Do czasu powiadomienia, korespondencję wysłaną na dotychczasowe adresy uważa się za skutecznie doręczoną. Zmiana adresu Strony nie wymaga zawarcia aneksu do Umowy.
4. W sprawach nieuregulowanych Umową mają zastosowanie przepisy prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności przepisy ustawy o Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej, Kodeksu Cywilnego oraz Regulaminu.
5. Wszelkie wątpliwości powstałe w trakcie realizacji Projektu oraz związane z interpretacją Umowy będą rozstrzygane w pierwszej kolejności w drodze konsultacji pomiędzy Stronami.
6. Jeżeli Strony nie dojdą do porozumienia poprzez konsultacje, spory będą poddane rozstrzygnięciu przez sąd powszechny, właściwy dla siedziby Agencji.
7. Integralną część Umowy stanowią dokumenty wymienione w Spisie załączników do Umowy.
8. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
Agencja Beneficjent
Załączniki (Spis załączników do Umowy):
1) Wniosek;
2) Regulamin;
3) Wzór:
a) raportu częściowego,
b) raportu końcowego;
4) Harmonogram płatności;
5) Ankieta:
a) ewaluacyjna;
b) ewaluacyjna obejmująca 12 miesięcy po złożeniu raportu końcowego.