Umowa o powierzenie przetwarzania danych osobowych nr ………………….
Umowa o powierzenie przetwarzania danych osobowych nr ………………….
w celu organizacji stażu zawodowego
w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014–2020 Oś priorytetowa: I. Osoby młode na rynku pracy
Działanie: 1.2 Wsparcie osób młodych pozostających bez pracy na regionalnym rynku pracy Poddziałanie: 1.2.1 Wsparcie udzielane z Europejskiego Funduszu Społecznego
Projekt: „Masz POWER – masz pracę!” nr POWR.01.02.01 24-0082/18
zawarta w dniu r. w Katowicach, pomiędzy:
Grupą Infomax Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka komandytowa z siedzibą przy xx. Xxxxxxxxxxxx 00x w Katowicach, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy Katowice-Wschód, VIII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem 0000598471, posługująca się w obrocie gospodarczym numerem identyfikacji podatkowej XXX 0000000000, REGON 120192848, reprezentowaną przez Xxxxxx Xxxxx – pełnomocnika członka zarządu komplementariusza, zwaną dalej „Beneficjentem/Realizatorem projektu”,
a
……………………………..………………., z siedzibą przy ul. …………………….., NIP …………………….., REGON ,
reprezentowanym przez , zwanym dalej „Organizatorem stażu”,
zwanych w dalszej części łącznie „Stronami”.
§ 1.
1. Beneficjent oświadcza, że administratorem zbioru danych osobowych w projekcie pn.: „Masz POWER – masz pracę!” nr POWR.01.02.01-24-0082/18 realizowanym przez Grupę Infomax Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka komandytowa z siedzibą przy xx. Xxxxxxxxxxxx 00x w Katowicach jest:
2. Minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego pełniący funkcję Instytucji Zarządzającej dla Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020, mający siedzibę przy xx. Xxxxxxxx 0/0, 00-000 Xxxxxxxx, który jako administrator danych osobowych powierzył Wojewódzkiemu Urzędowi Pracy w Katowicach
„Instytucji Pośredniczącej”, w drodze odrębnego Porozumienia w sprawie powierzania danych osobowych w związku z realizacją PO WER 2014-2020, przetwarzanie danych osobowych ze zbiorów: PO WER i Centralnego systemu teleinformatycznego wspierającego realizację programów operacyjnych, pełniący funkcję „Powierzającego”
§ 2.
1. Na podstawie Porozumienia w sprawie powierzenia przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020 pomiędzy Powierzającym a Instytucją Pośredniczącą oraz w związku z art. 28 RODO, Instytucja Pośrednicząca powierza Beneficjentowi a Beneficjent Organizatorowi stażu przetwarzanie danych osobowych, w imieniu i na rzecz Powierzającego, na warunkach i celach opisanych w niniejszym paragrafie w ramach zbioru Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój.
2. W odniesieniu do zbioru Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne na podstawie:
a) rozporządzenia nr 1303/2013;
b) rozporządzenia nr 1304/2013;
c) ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020 (Dz. U. z 2017 r. poz. 1460, z późn. zm.);
3. Przy przetwarzaniu danych osobowych Organizator stażu zobowiązuje się do przestrzegania zasad wskazanych w niniejszym paragrafie, w ustawie o ochronie danych osobowych, RODO oraz innych przepisach prawa powszechnie obowiązującego dotyczącego ochrony danych osobowych.
4. Przetwarzanie danych osobowych w zbiorze, o których mowa w ust. 1 jest zgodne z prawem i spełnia warunki, o których mowa art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. g RODO.
5. Beneficjent zobowiązuje Organizatora stażu, aby jako podmiot świadczący usługi na jego rzecz zagwarantował wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa, który odpowiadał będzie ryzyku związanemu z przetwarzaniem danych osobowych tak, aby przetwarzanie spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.
6. Organizator stażu zobowiązuje się, przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych, do ich zabezpieczenia poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanemu z przetwarzaniem danych osobowych, o których mowa w art. 32 RODO oraz zapewnia wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.
7. Powierzone dane osobowe mogą być przetwarzane przez Organizatora stażu wyłącznie w celu realizacji zadań związanych z udzieleniem wsparcia i realizacją Projektu, tj. w celu realizacji stażu zawodowego.
8. Organizator stażu nie decyduje o celach i środkach przetwarzania powierzonych danych osobowych.
9. Organizator stażu jako podmiot świadczący usługi na rzecz Beneficjenta ponosi odpowiedzialność, tak wobec osób trzecich, jak i wobec administratora, za szkody powstałe w związku z nieprzestrzeganiem ustawy o ochronie danych osobowych, RODO, przepisów prawa powszechnie obowiązującego dotyczącego ochrony danych osobowych oraz za przetwarzanie powierzonych do przetwarzania danych osobowych niezgodnie z umową powierzenia przetwarzania danych osobowych.
10. Zakres danych osobowych powierzanych Organizatorowi stażu, powinien być adekwatny do celu powierzenia.
11. Zakres danych osobowych obejmuje: imię, nazwisko, adres zamieszkania oraz numer PESEL Uczestników projektu niezbędne do wykonania postanowień Umowy na realizację stażu.
12. Organizator stażu przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych podejmie środki zabezpieczające zbiory danych, zgodnie z przepisami krajowymi i unijnymi, które uwzględniają warunki przetwarzania w szczególności te, o których mowa w art. 32 RODO.
13. Organizator stażu jako podmiot świadczący usługi na rzecz Beneficjenta, którym powierzył przetwarzanie danych osobowych w drodze umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, zobowiązany jest do prowadzenia rejestru wszystkich kategorii czynności przetwarzania, o którym mowa w art. 30 ust. 2 RODO.
14. Do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone jedynie osoby upoważnione przez Organizatora stażu, oraz przez podmioty, posiadające imienne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.
15. Beneficjent zobowiązuje Organizatora stażu, by osoby upoważnione przez niego do przetwarzania danych osobowych zobowiązane zostały do zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz informacji o stosowanych sposobach ich zabezpieczenia, także po ustaniu stosunku prawnego łączącego osobę upoważnioną do przetwarzania danych osobowych z Organizatorem stażem.
16. Beneficjent umocowuje Organizatora stażu do wydawania i odwoływania imiennych upoważnień do przetwarzania powierzonych mu danych osobowych. Upoważnienia przechowuje Organizator stażu w swojej siedzibie; wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych zostały określone odpowiednio w załączniku nr 1 i 2 do umowy.
17. Imienne upoważnienia, o których mowa w ust. 16, są ważne do dnia odwołania, nie dłużej jednak niż do dnia, ustania stosunku prawnego łączącego Beneficjenta z Organizatorem stażu. Organizator stażu winien posiadać przynajmniej jedną osobę legitymującą się imiennym upoważnieniem do przetwarzania danych osobowych odpowiedzialną za nadzór nad zarchiwizowaną dokumentacją do dnia zakończenia jej archiwizowania.
18. Beneficjent zobowiązuje Organizatora stażu do wykonywania wobec osób, których dane dotyczą, obowiązków informacyjnych wynikających z art. 13 i art. 14 RODO.
19. Organizator stażu jest zobowiązany do podjęcia wszelkich kroków służących zachowaniu w tajemnicy danych osobowych przetwarzanych przez mające do nich dostęp osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych oraz sposobu ich zabezpieczenia.
20. Organizator stażu niezwłocznie informuje Beneficjenta o:
1) wszelkich przypadkach naruszenia tajemnicy danych osobowych lub o ich niewłaściwym użyciu oraz naruszeniu obowiązków dotyczących ochrony powierzonych do przetwarzania danych osobowych, z zastrzeżeniem ust. 22;
2) wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prowadzonych w szczególności przed Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych, Europejskim Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, urzędami państwowymi, policją lub przed sądem;
3) wynikach kontroli prowadzonych przez podmioty uprawnione w zakresie przetwarzania danych osobowych wraz z informacją na temat zastosowania się do wydanych zaleceń, o których mowa w ust. 31.
21. Organizator stażu zobowiązuje się do udzielenia Beneficjentowi, Instytucji Pośredniczącej lub Powierzającemu, na każde ich żądanie, informacji na temat przetwarzania danych osobowych, o których mowa w niniejszym umowie, a w szczególności niezwłocznego przekazywania informacji o każdym przypadku naruszenia przez niego i osoby przez niego upoważnione do przetwarzania danych osobowych obowiązków dotyczących ochrony danych osobowych.
22. Organizator stażu, bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu 24 godzin po stwierdzeniu naruszenia, zgłosi Beneficjentowi każde naruszenie ochrony danych osobowych. Zgłoszenie powinno oprócz elementów określonych w art. 33 ust. 3 RODO zawierać informacje umożliwiające Beneficjentowi określenie czy naruszenie skutkuje wysokim ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Jeżeli informacji, o których mowa w art. 33 ust. 3 RODO nie da się udzielić w tym samym czasie, Organizator stażu może je udzielać sukcesywnie bez zbędnej zwłoki.
23. W przypadku wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych, mogącego powodować w ocenie Powierzającego wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Beneficjent na wniosek Instytucji Pośredniczącej zgodnie z zaleceniami Powierzającego bez zbędnej zwłoki zawiadomi osoby, których naruszenie ochrony danych osobowych dotyczy, o ile Instytucja Pośrednicząca o to wystąpi.
24. Organizator stażu pomaga Beneficjentowi, Instytucji Pośredniczącej i Powierzającemu wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32 - 36 RODO.
25. Organizator stażu pomaga Beneficjentowi, Instytucji Pośredniczącej i Powierzającemu wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO.
26. Organizator stażu umożliwi Beneficjentowi, Instytucji Pośredniczącej, Powierzającemu lub podmiotom przez nich upoważnionym, w miejscach, w których są przetwarzane powierzone dane osobowe, dokonanie kontroli lub audytu zgodności przetwarzania powierzonych danych osobowych z ustawą o ochronie danych osobowych, RODO, przepisami prawa powszechnie obowiązującego dotyczącymi ochrony danych osobowych oraz z umową. Zawiadomienie o zamiarze przeprowadzenia kontroli lub audytu powinno być przekazane podmiotowi kontrolowanemu co najmniej 5 dni roboczych przed rozpoczęciem kontroli.
27. W przypadku powzięcia przez Beneficjenta, Instytucję Pośredniczącą lub Powierzającego wiadomości o rażącym naruszeniu przez Organizatora stażu obowiązków wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych, RODO, przepisów prawa powszechnie obowiązującego dotyczącego ochrony danych osobowych lub z umowy, Organizator stażu umożliwi Beneficjentowi, Instytucji Pośredniczącej, Powierzającemu lub podmiotom przez nie upoważnionym dokonanie niezapowiedzianej kontroli lub audytu, w celu określonym w ust. 26.
28. Kontrolerzy Instytucji Pośredniczącej, Powierzającego, Beneficjenta lub podmiotów przez nich upoważnionych, mają w szczególności prawo:
1) wstępu, w godzinach pracy Organizatora stażu, za okazaniem imiennego upoważnienia, do pomieszczenia, w którym jest zlokalizowany zbiór powierzonych do przetwarzania danych osobowych, oraz pomieszczenia, w którym są przetwarzane powierzone dane osobowe i przeprowadzenia niezbędnych badań lub innych czynności kontrolnych w celu oceny zgodności przetwarzania danych osobowych z ustawą o ochronie danych osobowych, RODO, przepisami prawa powszechnie obowiązującego dotyczącego ochrony danych osobowych oraz umową;
2) żądać złożenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień przez osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych, przedstawiciela Beneficjenta oraz pracowników w zakresie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego;
3) wglądu do wszelkich dokumentów i wszelkich danych mających bezpośredni związek z przedmiotem kontroli lub audytu oraz sporządzania ich kopii;
4) przeprowadzania oględzin urządzeń, nośników oraz systemu informatycznego służącego do przetwarzania danych osobowych.
29. Uprawnienia kontrolerów Instytucji Pośredniczącej, Powierzającego, Beneficjenta lub podmiotu przez nich upoważnionego, o których mowa w ust. 26, nie wyłączają uprawnień wynikających z wytycznych w zakresie kontroli wydanych na podstawie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020 (Dz. U. z 2017 r. poz. 1460, z późn. zm.).
30. Organizator stażu może zostać poddany kontroli lub audytowi zgodności przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych z ustawą o ochronie danych osobowych, RODO, przepisami prawa powszechnie obowiązującego dotyczącymi ochrony danych osobowych w miejscach, w których są one przetwarzane przez instytucje uprawnione do kontroli lub audytu na podstawie odrębnych przepisów.
31. Organizator stażu zobowiązuje się zastosować zalecenia dotyczące poprawy jakości zabezpieczenia danych osobowych oraz sposobu ich przetwarzania sporządzone w wyniku kontroli lub audytu przeprowadzonych przez Beneficjenta, Instytucję Pośredniczącą, Powierzającego lub przez podmioty przez nie upoważnione albo przez inne instytucje upoważnione do kontroli na podstawie odrębnych przepisów.
§ 3.
1. Przetwarzane dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
2. Przetwarzane dane osobowe nie będą poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.
3. Przetwarzane dane osobowe będą przechowywane do czasu rozliczenia Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020 oraz zakończenia archiwizowania dokumentacji.
4. Każda z osób, której dane osobowe podlegają przetwarzaniu ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania.
§ 4.
Zmiana niniejszej umowy może nastąpić tylko w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
§ 5.
W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie przepisy RODO oraz ustawy o ochronie danych osobowych.
§ 6.
Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
……………………….……………. …………………..………….
Beneficjent Organizator stażu
Załącznik nr 1 do umowy: Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych
UPOWAŻNIENIE Nr
DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Z dniem [ ] r., na podstawie art. 29 w związku z art. 28 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE. L 119 z 04.05.2016, str. 1) (RODO), upoważniam Pana/Panią* [ ] do przetwarzania danych osobowych w zbiorze Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój. Upoważnienie wygasa z chwilą ustania Pana/Pani* stosunku prawnego łączącego Pana/Panią* z [ ].
Czytelny podpis osoby upoważnionej do wydawania i odwoływania upoważnień.
Upoważnienie otrzymałem/am
_
(miejscowość, data, podpis)
Oświadczam, że zapoznałem/am się z przepisami powszechnie obowiązującymi dotyczącymi ochrony danych osobowych, w tym z RODO, a także z obowiązującym w opisem technicznych i organizacyjnych środków zapewniających ochronę i bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych i zobowiązuję się do przestrzegania zasad przetwarzania danych osobowych określonych w tych dokumentach.
Zobowiązuję się do zachowania w tajemnicy przetwarzanych danych osobowych, z którymi zapoznałem/am się oraz sposobów ich zabezpieczania, zarówno w okresie trwania umowy jak również po ustaniu stosunku prawnego łączącego mnie z [ ].
Czytelny podpis osoby składającej oświadczenie
*niepotrzebne skreślić
Załącznik nr 2 do umowy: Wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych
ODWOŁANIE UPOWAŻNIENIA Nr _ DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Z dniem r., na podstawie art. 29 w związku z art. 28 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE. L 119 z 04.05.2016, str. 1), odwołuję upoważnienie Pana
/Pani*
osobowych wydane w dniu
nr
do przetwarzania danych
_
Czytelny podpis osoby, upoważnionej do wydawania i odwoływania upoważnień
(miejscowość, data)