UMOWA nr OAZP.262/20/2024
Załącznik nr 7
UMOWA nr OAZP.262/20/2024
zawarta w Łodzi, w dniu 2024 roku pomiędzy:
Miastem Łódź, określanym dalej w treści umowy jako „Zamawiający”, reprezentowanym przez Xxxx Xxxxxxxxx
– Dyrektora Łódzkiego Ośrodka Geodezji, 00-000 Xxxx, xx. Traugutta 21/23 REGON 470830536, działającego na rzecz i w imieniu Miasta Łódź na podstawie Zarządzenia Nr 1554/VI/11 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 5 grudnia 2011 roku w sprawie udzielenia pełnomocnictwa Dyrektorowi Łódzkiego Ośrodka Geodezji,
a
………………, ……………., wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy w …….., …….. Wydział Gospodarczy pod nr KRS: …………….., NIP ………, REGON , zwaną dalej
„Wykonawcą”, reprezentowaną przez:
……………………………………………………………………………
wyłonioną w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego nr OAZP.2610/20/2024. W dalszej części Umowy Zamawiający i Wykonawca będą nazywani „Stronami”.
Umowa została zawarta w trybie wyłączającym stosowanie ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r., poz. 1605 z późn. zm.), na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 tejże, gdyż wartość udzielanego zamówienia nie przekracza kwoty 130000,00 zł.
§ 1
PRZEDMIOT UMOWY
1. Przedmiotem niniejszej Umowy jest świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego Asysty Technicznej Standard w odniesieniu do Oprogramowania CommVault o numerze CCID FC832, na które została udzielona Zamawiającemu na podstawie innych umów licencja, obejmująca programy wymienione poniżej:
Lp | posiadane licencje | umowy, na podstawie których zostały nabyte licencje | data obowiązywania aktualnej usługi Asysty Technicznej Standard |
1. | Simpana10 SB-C-DPA-6T-A | OAZP.272/51/1/2017 | 28.03.2023 |
2. | Simpana10 SB-C-DPA-2T-A | OAZP.272/48/2018 | 28.03.2023 |
3. | Simpana10 SB-C-DPA-1T-A | OAZP.272/17/2020 | 28.03.2023 |
4. | Simpana11 SB-C-DPA-1T-A | OAZP.262/32/2021 | 28.03.2023 |
5. | Simpana11 SB-C-DPA-1T-A | OAZP.262/32/1/2021 | 28.03.2023 |
2. Asysta Techniczna Standard w odniesieniu do Oprogramowania CommVault o numerze CCID FC832 oznacza, w ramach realizacji niniejszej umowy zakupienie przez Wykonawcę u producenta Oprogramowania wsparcia producenta dla wymienionych powyżej licencji i na zasadach opisanych w niniejszej umowie.
§ 2
TERMIN I ZASADY REALIZACJI
1. Usługi Asysty Technicznej Standard dla Oprogramowania firmy CommVault o numerze CCID FC832 świadczone będą w okresie od dnia podpisania umowy do dnia 31 grudnia 2024 r.
2. Wykonawca w terminie 5 dni roboczych od daty zawarcia Umowy, dostarczy Zamawiającemu w formie uzgodnionej przez obie Strony, dokument potwierdzający zakup wsparcia dla Oprogramowania, o którym mowa w § 1, wystawiony przez producenta Oprogramowania.
3. W zakresie świadczenia usług Asysty Technicznej Standard dla Oprogramowania, Zamawiający uzna powyższe za zrealizowane, jeżeli Wykonawca zapewni Zamawiającemu skuteczny dostęp do wersji instalacyjnych przedmiotowego Oprogramowania za pośrednictwem strony internetowej xxx.xxxxxxxxx.xxx lub na elektronicznych nośnikach danych.
4. Potwierdzeniem dostarczenia dokumentu, o którym mowa w § 2 ust. 2, będzie podpisanie przez upoważnionych przedstawicieli Stron protokołu zdawczo-odbiorczego bez zastrzeżeń.
§ 3
WARUNKI ŚWIADCZENIA ASYSTY TECHNICZNEJ
1. Wykonawca zobowiązuje się świadczyć usługi Asysty Technicznej Standard, w odniesieniu do oprogramowania CommVault wymienionego w § 1, w następującym zakresie:
a. zapewnienie prawa dostępu do aktualizacji Oprogramowania, nowych wersji Oprogramowania, wydań uzupełniających oraz poprawek programistycznych, bez dodatkowych opłat licencyjnych;
b. świadczenie pomocy technicznej w zakresie obsługi zgłoszeń, w formie elektronicznej poprzez portal Maintenance Advantage lub telefonicznej, w dni robocze poniedziałek – piątek w godzinach 700-1900 w języku polskim przez dział Asysty Technicznej;
c. zapewnienie elektronicznego dostępu do informacji na temat posiadanych produktów, biuletynów technicznych, poprawek programistycznych, oraz bazy danych zgłoszonych problemów technicznych w dni robocze poniedziałek – piątek w godzinach 700-1900 poprzez portal Maintenance Advantage;
d. za dzień roboczy uważa się każdy dzień od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w rozumieniu ustawy z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (t.j. Dz.U. 2020, poz. 1920 z późn. zm.).
2. Szczegółowe warunki świadczenia usług zostały opisane w Załączniku nr 1 do Umowy stanowiącym Opis Przedmiotu Zamówienia.
§ 4
OŚWIADCZENIE WYKONAWCY
1. Wykonawca oświadcza, że jest uprawniony oraz posiada niezbędne kwalifikacje do pełnej realizacji przedmiotu Umowy.
2. Wszystkie koszty związane z realizacją umowy ponosi Wykonawca.
§ 5
POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. Wykonawca udzieli Zamawiającemu wszystkich niezbędnych wyjaśnień o stosunkach prawnych i faktycznych dotyczących Oprogramowania będącego przedmiotem niniejszej Umowy.
2. Wykonawca wyda Zamawiającemu niezbędne dokumenty dotyczące przedmiotowego Oprogramowania.
§ 6
DANE OSOBOWE
1. Do koordynowania spraw związanych z realizacją Przedmiotu Umowy Strony wyznaczają:
Zamawiający: Xxxxxx Xxxxxxxxx i Xxxxx Xxxxxxx, tel. 00 000-00-00, e-mail x.xxxxxxxxx@xxx.xxxx.xx, x.xxxxxxx@xxx.xxxx.xx.
Wykonawca: ................, tel. ...................., e-mail ..........................
2. Wszelkie ustalenia Stron muszą być udokumentowane i podpisane przez osoby do tego uprawnione.
3. O każdej zmianie osób wymienionych w ust. 1 lub ich numeru telefonu lub adresu e-mailowego, każda ze Stron jest zobowiązana niezwłocznie powiadomić drugą Stronę w formie pisemnej. Powiadomienie
o powyższych zmianach nie stanowi zmiany Umowy wymagającej sporządzenia aneksu.
§ 7
WYNAGRODZENIE
1. Za wykonanie Przedmiotu Umowy określonego w § 1, Strony ustalają wartość wynagrodzenia w wysokości
……… zł brutto (słownie: …………..), w tym netto ……………zł i podatek VAT 23% zł.
2. Protokół zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w § 2 ust. 4, jest podstawą do wystawienia faktury za wykonany Przedmiot Umowy. Prawidłowo wystawiona faktura ma zawierać w swojej treści numer Umowy.
3. Wynagrodzenie płatne będzie na konto Wykonawcy nr w terminie do 30 dni od daty doręczenia
Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury. Zapłata nastąpi w mechanizmie podzielonej płatności tzw.
„split payment”.
4. W fakturze wystawionej Zamawiającemu przez Wykonawcę, należy podawać
Nabywcę: Miasto Łódź, ul. Xxxxxxxxxxx 000, 00-000 Xxxx NIP 000-00-00-000;
Odbiorcę: Łódzki Ośrodek Geodezji, ul. Xxxxxxxxx 00/00, 00-000 Xxxx, REGON 470830536.
5. Za datę zapłaty uznaje się dzień obciążenia rachunku Zamawiającego.
6. Wykonawca ma możliwość przesłania drogą elektroniczną ustrukturyzowanej faktury elektronicznej w rozumieniu ustawy o elektronicznym fakturowaniu.
7. W przypadku, gdy Wykonawca skorzysta z możliwości przesłania ustrukturyzowanej faktury elektronicznej, wówczas zobowiązany jest do skorzystania z Platformy Elektronicznego Fakturowania udostępnionej na stronie internetowej xxxxx://xxxxxxxx.xxx.xx.
8. Zasady związane z wystawianiem ustrukturyzowanych faktur elektronicznych i innych ustrukturyzowanych dokumentów określa ustawa o elektronicznym fakturowaniu oraz akty wykonawcze.
a. Wystawiane faktury w sekcji Podmiot3 muszą posiadać następujące informacje:
- nazwę jednostki: Łódzki Ośrodek Geodezji
- NIP jednostki: 000-00-00-000
- Dysponent środków: JB0009
- nr umowy: OAZP.262/20/2024
b. W przypadku, gdy Wykonawca korzysta z usług brokera Infinite IT Solutions, wpisując dane Nabywcy:
- w sekcji NIP należy wpisać NIP Miasta 000-00-00-000,
- jako typ numeru PEPPOL należy wybrać N P,
- w polu Numer PEPPOL należy wpisać NIP własny Urzędu: 000-00-00-000
c. W przypadku, gdy Wykonawca korzysta z usług brokera PEFexpert, wpisując dane Nabywcy:
- w sekcji Identyfikator podatkowy należy wpisać NIP Miasta: 000-00-00-000,
- jako Rodzaj adresu PEF należy wybrać NIP,
- w polu numer adresu PEF należy wpisać NIP własny Urzędu: 000-00-00-000
9. W ww. przypadkach sekcja Odbiorca powinna być wypełniona zgodnie z miejscem dostawy/odbioru towaru/usługi.
10. Wykonawca zobowiązany jest powiadomić Zamawiającego o wystawieniu faktury na Platformie Elektronicznego Fakturowania – na poniższego maila: xxxxxxxxx@xxx.xxxx.xx.
11. W razie opóźnienia w zapłacie należności pieniężnych, niezawinionych przez Zamawiającego Wykonawca zobowiązuje się do odstąpienia od naliczania ustawowych odsetek.
12. W przypadku, gdy wskazany przez Wykonawcę rachunek bankowy, na który ma nastąpić zapłata wynagrodzenia, nie widnieje w wykazie podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT, Zamawiającemu przysługuje prawo wstrzymania zapłaty wynagrodzenia do czasu uzyskania wpisu tego rachunku bankowego lub rachunku powiązanego z rachunkiem Wykonawcy do przedmiotowego wykazu lub wskazania nowego rachunku bankowego ujawnionego w ww. wykazie.
13. Okres do czasu uzyskania przez Wykonawcę wpisu rachunku bankowego do przedmiotowego wykazu lub wskazania nowego rachunku bankowego ujawnionego w ww. wykazie nie jest traktowany jako opóźnienie Zamawiającego w zapłacie należnego wynagrodzenia i w takim przypadku nie będą naliczane za ten okres odsetki za opóźnienie w wysokości odsetek ustawowych, jak i uznaje się, że wynagrodzenie nie jest jeszcze należne Wykonawcy w tym okresie.
§ 8
WALORYZACJA WYNAGRODZENIA
1. Wysokość ostatecznego wynagrodzenia należnego Wykonawcy może ulec zmianie, zgodnie z art. 439 ustawy Prawo zamówień publicznych w przypadku, gdy w trakcie obowiązywania Umowy zmieni się:
a. stawka podatku od towarów i usług,
b. wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokość minimalnej stawki godzinowej, ustalone na podstawie ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,
c. zasada podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokość stawki na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne,
d. zasada gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2023 r. poz. 46),
jeżeli zmiany te będą miały wpływ na wzrost kosztów wykonania zamówienia przez Wykonawcę.
2. Wykonawca może przekazać Zamawiającemu pisemny wniosek o dokonanie zmiany Umowy najwcześniej w dniu wejścia w życie przepisów wprowadzających zmiany, o których mowa w ust. 1. Wniosek powinien zawierać propozycję zmiany Umowy w zakresie wynagrodzenia wraz z jej szczegółowym uzasadnieniem i wyliczeniem wzrostu ceny usługi oraz składowych tego wzrostu, a także wskazaniem w jakim stopniu zostało rozłożone ryzyko wzrostu cen pomiędzy Strony, a także dokumenty niezbędne do oceny przez Zamawiającego, a w szczególności szczegółową kalkulację proponowanej zmienionej wysokości wynagrodzenia Wykonawcy.
3. W terminie 21 dni od otrzymania wniosku, o którym mowa w ust. 2, Zamawiający zajmie pisemne stanowisko wobec wniosku Wykonawcy zawierającego komplet dokumentów, o których mowa w ust. 2, przy czym Zamawiający jest uprawniony do zadawania dodatkowych pytań w związku z wnioskiem i w takim wypadku termin, o którym mowa powyżej, biegnie od dnia udzielania odpowiedzi przez Wykonawcę. Za dzień przekazania stanowiska uznaje się dzień jego wysłania na adres właściwy dla doręczeń pism do Wykonawcy.
4. W przypadku zmiany stawki podatku od towarów i usług, o którym mowa w ust. 1 lit. a., przyjętej do określenia wysokości wynagrodzenia Wykonawcy, która zacznie obowiązywać po dniu zawarcia Umowy, zostanie sporządzony aneks do Umowy, w którym wynagrodzenie Wykonawcy w ujęciu brutto ulegnie zmianie poprzez zastosowanie zmienionej stawki podatku od towarów i usług. Zmianie ulegnie wysokość wynagrodzenia należnego Wykonawcy za wykonanie Umowy w okresie od dnia obowiązywania zmienionej stawki podatku, przy czym zmiana dotyczyć będzie wyłącznie tej części wynagrodzenia Wykonawcy, do której zgodnie z przepisami prawa powinna być zastosowana zmieniona stawka podatku.
5. Strony, mając na uwadze art. 439 i nast. Ustawy, przewidują możliwość wprowadzenia zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy, na zasadach określonych poniżej:
a. minimalny poziom zmiany ceny materiałów lub kosztów, uprawniający Strony Umowy do żądania zmiany wynagrodzenia, wynosi 15% w stosunku do cen lub kosztów z kwartału lub miesiąca, w którym Wykonawca złożył ofertę Zamawiającemu,
b. w sytuacji zmiany ceny materiałów lub kosztów związanych z realizacją Umowy o więcej niż 15%, Strona jest uprawniona złożyć drugiej Stronie pisemny wniosek o zmianę Umowy w zakresie płatności wynikających (lub mających wyniknąć) z faktur wystawionych po zmianie ceny materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia. Wniosek winien zawierać wyczerpujące uzasadnienie faktyczne, wskazanie podstaw prawnych oraz powinien zawierać dokumenty potwierdzające treść uzasadnienia znajdującego się we wniosku, wykazujące w szczególności rzeczywiste zastosowanie poszczególnych materiałów / poniesienie poszczególnych kosztów w ramach niniejszej Umowy oraz dokładne wyliczenie kwoty wynagrodzenia Wykonawcy po zmianie Umowy. Nie jest wystarczające powołanie się na ogólny wzrost cen. Wnioskodawca musi udowodnić faktyczną zmianę ceny materiałów lub kosztu,
c. poziom zmiany wynagrodzenia zostanie ustalony na podstawie odpowiedniego wskaźnika ogłoszonego w komunikacie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, na podstawie odpowiedniego (według branży) wskaźnika cen producentów usług związanych z obsługą działalności gospodarczej za dany kwartał i wynosi połowę wartości tego wskaźnika (Strony ponoszą konsekwencje po połowie; sposób określenia wpływu zmiany ceny materiałów lub kosztów na koszty wykonania zamówienia). W przypadku, gdyby ww. wskaźnik przestał być dostępny, zastosowanie znajdzie inny, najbardziej zbliżony wskaźnik publikowany przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego,
d. wniosek o zmianę wynagrodzenia na podstawie niniejszego ustępu można złożyć nie wcześniej niż po upływie 6 miesięcy od dnia zawarcia Umowy; wniosek należy złożyć najdalej do dnia wykonania Umowy,
e. maksymalna wartość zmian wynagrodzenia, jaka może zostać dokonana w efekcie zastosowania postanowień niniejszego ustępu, nie może łącznie przekroczyć wynagrodzenia przewidzianego przez Wykonawcę w ofercie o więcej niż 5%,
f. zmiana wynagrodzenia wymaga zawarcia przez Strony aneksu. Aneks powinien zostać zawarty w ciągu miesiąca od dnia otrzymania kompletnego i uzasadnionego wniosku o zawarcie stosownego aneksu przez drugą Stronę; taki aneks stosuje się od dnia złożenia kompletnego i uzasadnionego wniosku
o zmianę wynagrodzenia.
Strony zgodnie postanawiają, że procedowanie, analizowanie, odmowa, spory itd. dotyczące zmiany wynagrodzenia na podstawie postanowień niniejszego ustępu nie będą stanowić podstawy do wstrzymania wykonywania zobowiązań Stron z Umowy, a wszelkie spory dotyczące zmiany wynagrodzenia w oparciu
o postanowienia niniejszego ustępu pozostaną bez negatywnego wpływu na wykonywanie i gotowość Stron do wykonywania Umowy.
§ 9
ODPOWIEDZIALNOŚĆ, KARY UMOWNE
1. Wykonawca odpowiada do wysokości poniesionych strat przez Zamawiającego za szkody powstałe z winy Wykonawcy. Łączna i całkowita odpowiedzialność Wykonawcy za wszystkie szkody związane z Umową, niezależnie od podstawy prawnej dochodzenia odszkodowania (w szczególności z tytułu odpowiedzialności kontraktowej, deliktowej, odpowiedzialności na zasadzie winy i ryzyka), jest ograniczona do rzeczywistych strat.
2. O ile bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa nie stanowią inaczej, Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności z tytułu jakichkolwiek strat lub szkód poniesionych przez Zamawiającego lub osoby trzecie:
a. na skutek przekazania przez Zamawiającego niewłaściwych informacji lub nieprzekazania informacji lub materiałów potrzebnych do wykonania Przedmiotu Umowy,
b. wynikających z nieprawidłowej obsługi Oprogramowania przez Zamawiającego,
c. spowodowanych przez błędy i awarie sprzętu lub oprogramowania nieobjęte przedmiotem Umowy,
d. związanych z wystąpieniem Siły Wyższej lub innych okoliczności niezależnych od Stron lub utratą danych spowodowaną przez Zamawiającego,
e. spowodowanych przez ingerencję w kody źródłowe Oprogramowania lub naruszenie warunków Umowy Licencyjnej, a także będące następstwem działania wirusa komputerowego, napraw lub innego rodzaju ingerencji w Oprogramowanie innych osób niż upoważnione przez Wykonawcę.
3. W przypadku trwałego – tj. na okres dłuższy niż 10 Dni Roboczych – zaprzestania przez Wykonawcę świadczenia usług wskazanych w § 1 ust. 1, Zamawiający zobowiązany jest do wezwania Wykonawcy do podjęcia realizacji usług w terminie 7 dni pod rygorem naliczenia kary umownej w wysokości 10% łącznej wartości wynagrodzenia brutto określonego w § 7 ust. 1 Umowy. W sytuacji dalszego braku reakcji Wykonawcy realizacji świadczenia Usług pomimo naliczenia kary, o której mowa w zdaniu poprzednim, Zamawiający ma możliwość odstąpienia od Umowy na warunkach określonych w ust. 4. Karę naliczoną na zasadach określonych powyżej zalicza się w takim wypadku na poczet kary należnej Zamawiającego z tytułu odstąpienia od Umowy.
4. W przypadku odstąpienia, wypowiedzenia lub rozwiązania Umowy przez którąkolwiek ze Stron z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Zamawiający może naliczyć karę umowną w wysokości 20% wynagrodzenia brutto określonego w § 7 ust. 1.
5. Strony zastrzegają sobie prawo do odszkodowania uzupełniającego przenoszącego wysokość kar umownych do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody, z tym zastrzeżeniem, iż całkowita odpowiedzialność Wykonawcy ze wszystkich tytułów w tym kar umownych oraz odszkodowania uzupełniającego nie przekroczy kwoty równej 100% wynagrodzenia Wykonawcy wskazanego w § 7 ust. 1 Umowy.
6. Zamawiający uprawniony jest do potrącenia kar umownych z wynagrodzenia Wykonawcy należnego na podstawie Umowy bez konieczności składania odrębnego oświadczenia w tym przedmiocie. Łączna wysokość kar umownych ze wszystkich tytułów nie może przekroczyć 50% wynagrodzenia brutto określonego w § 7 ust. 1.
§ 10
INFORMACJE POUFNE
1. Strony zobowiązują się do utrzymania w tajemnicy i nie przekazywania osobom trzecim informacji o warunkach Umowy.
2. Wykonawca zobowiązuje się również do ochrony danych, których ujawnienie przez Zamawiającego może być konieczne dla prawidłowego wykonania czynności serwisowych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności na podstawie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych oraz zgodnie z powszechnie przyjętymi standardami i ustalonymi przez Strony warunkami. Obowiązek zachowania tajemnicy obejmuje w szczególności wszelkie informacje, dane, materiały uzyskane w związku z zawarciem i realizacją Umowy.
3. W razie wątpliwości, czy określona informacja stanowi Informację Poufną, zainteresowany zobowiązany jest zwrócić się do drugiej Strony o wyjaśnienie takiej wątpliwości.
4. Obowiązek zachowania tajemnicy nie dotyczy obowiązku ujawniania Informacji Poufnych, wynikającego z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, w tym zobowiązań publikacyjnych Wykonawcy jako spółki giełdowej, jak również w przypadku, gdy ujawnienie Informacji Poufnych jest potrzebne celem wszczęcia lub prowadzenia postępowania karnego, cywilnego, administracyjnego lub innego podobnego.
5. Każda ze Stron obowiązana jest zorganizować i utrzymywać takie środki bezpieczeństwa i sposoby postępowania, jakie w praktyce będą możliwe i rozsądne, dla zapewnienia bezpiecznego przechowywania Informacji Poufnych otrzymanych od drugiej Strony, a także dołoży wszelkich starań by zapobiec jakiemukolwiek nieautoryzowanemu wykorzystaniu, ujawnieniu, czy dostępowi do tych Informacji Poufnych.
§ 11
CZAS TRWANIA, ROZWIĄZANIE UMOWY
1. Umowa została zawarta na czas oznaczony i obowiązuje od dnia zawarcia umowy do dnia 31 grudnia 2024 r.
2. Każda ze Stron może jednostronnie rozwiązać niniejszą Umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia, w przypadku, gdy:
a. druga Strona nie podejmuje wykonywania zobowiązań wynikających z Umowy w terminie do 30 dni od potwierdzenia dostarczenia pisemnego wezwania zawierającego uzasadnienie przyczyn, dla których Strona wzywająca wystąpiła z wezwaniem,
b. Zamawiający zalega z jakimikolwiek płatnościami na rzecz Wykonawcy dłużej niż 30 dni,
c. w stosunku do drugiej Strony zostanie złożony i nieoddalony wniosek o ogłoszenie upadłości lub wszczęcie postępowania na podstawie przepisów ustawy z dnia 15 maja 2015 r. Prawo restrukturyzacyjne (Dz.U. z 2019 r., poz. 498) lub nastąpi likwidacja przedsiębiorstwa drugiej Strony,
d. Zamawiający dokonał ingerencji w kody źródłowe Oprogramowania.
Żadna ze Stron nie może skorzystać z uprawnienia do jednostronnego rozwiązania Umowy w przypadku zaistnienia Siły Wyższej.
3. W przypadku rozwiązania Umowy, Wykonawca zachowuje prawo do wynagrodzenia za wykonywanie przedmiotu Umowy do dnia rozwiązania Umowy.
4. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, Zamawiający może odstąpić od Umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach.
5. W przypadku, o którym mowa w ust. 4, Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części Przedmiotu Umowy.
§ 12
ZMIANA UMOWY / ODSTĄPIENIE OD UMOWY
1. Zamawiający może odstąpić od Umowy w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o zaistnieniu istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, lub dalsze wykonywanie Umowy może zagrozić podstawowemu interesowi bezpieczeństwa Państwa lub bezpieczeństwu publicznemu.
2. W przypadkach, o których mowa w ust. 1, Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonanej części Umowy.
3. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany zawartej Umowy w stosunku do treści oferty Wykonawcy.
4. Strony zgodnie z art. 455 oraz na zasadach określonych w art. 436 ustawy Prawo zamówień publicznych dopuszczają możliwość wprowadzenia zmian postanowień Umowy w następujących okolicznościach:
a. w przypadku wystąpienia okoliczności nie przewidzianych w chwili zawarcia Umowy, a skutkujących koniecznością ograniczenia przez Zamawiającego zakresu zleconego przedmiotu zamówienia, zmianie ulegną postanowienia Umowy dotyczące przedmiotu zamówienia i jego zakresu, wynagrodzenia Wykonawcy, jego rozliczenia oraz obowiązków Wykonawcy,
b. w razie zmiany przepisów prawa, które weszły w życie po zawarciu Umowy i które wywołują potrzebę zmian postanowień Umowy, zmianie ulegną stosowne postanowienia Umowy w odpowiednim do zmian przepisów zakresie,
c. w przypadku wystąpienia Siły Wyższej, w szczególności: pożar i inne klęski żywiołowe, zamieszki, strajki, demonstracje zmianie ulegną postanowienia Umowy dotyczące terminu obowiązywania Umowy,
d. zaistnienia okoliczności leżących po stronie Zamawiającego, w szczególności spowodowanych sytuacją finansową, zdolnościami płatniczymi lub warunkami organizacyjnymi lub okolicznościami, które nie były możliwe do przewidzenia w chwili zawarcia Umowy.
§ 13
POSTANOWIENIA DODATKOWE
1. Wykonawca nie dokona cesji ani części, ani całości swoich praw i obowiązków wynikających z Umowy, bez uprzedniej zgody Zamawiającego udzielonej na piśmie pod rygorem nieważności.
2. Każda ze Stron może używać nazwy drugiej Strony w związku z zawarciem Umowy w materiałach dotyczących referencji, w dokumentach wewnętrznego planowania działalności oraz w sprawozdaniach rocznych dla akcjonariuszy, jak również w sytuacjach wymaganych przez przepisy prawa w tym Ustawy o rachunkowości.
3. Wykonawca ma prawo do umieszczania nazwy Zamawiającego na materiałach reklamowych i promocyjnych Wykonawcy.
§ 14
SIŁA WYŻSZA
1. Żadna ze Stron nie będzie odpowiedzialna za niewykonanie lub nienależyte wykonanie swoich zobowiązań w ramach Umowy, jeżeli niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań wynikających z Umowy jest wynikiem Siły Wyższej.
2. W przypadku zaistnienia Siły Wyższej lub innych okoliczności niezależnych od Stron, Strona, której taka okoliczność uniemożliwia lub utrudnia prawidłowe wywiązanie się z jej zobowiązań bezzwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 7 dni powiadomi drugą Stronę o takich okolicznościach i ich przyczynie oraz przedstawi dokumentację, która wyjaśnia naturę i przyczyny zaistniałych okoliczności. Jeżeli druga Strona nie zdecyduje inaczej w formie pisemnej, Strona zgłaszająca okoliczności musi kontynuować realizację swoich zobowiązań wynikających z Umowy w takim stopniu, w jakim jest to możliwe i musi szukać rozsądnych środków alternatywnych dla realizowania zakresu, jaki nie podlega wpływowi Siły Wyższej.
3. Stan Siły Wyższej powoduje odpowiednie przesunięcie terminu realizacji Umowy, bez jakichkolwiek negatywnych konsekwencji dla którejkolwiek ze Stron.
§ 15
JURYSDYKCJA, ROZSTRZYGANIE SPORÓW
1. Umowa podlegać będzie prawu polskiemu i jurysdykcji sądów polskich.
2. Wszelkie spory powstałe pomiędzy Stronami odnośnie interpretacji lub skutków prawnych niniejszej Umowy lub któregokolwiek z jej postanowień, Strony rozstrzygną polubownie.
3. W przypadku, gdy Xxxxxx nie rozstrzygną sporu polubownie, sądem właściwym do rozstrzygnięcia sporu jest sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.
§ 16
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Wszelkie pisma dotyczące Umowy winny być składane i dokonywane:
a. w formie pisemnej pod rygorem nieważności i przesyłane listem poleconym lub pocztą kurierską albo doręczane w oryginale na adres określony poniżej – w odniesieniu do tych oświadczeń i powiadomień dla których Umowa przewiduje formę pisemną pod rygorem nieważności,
b. pocztą elektroniczną na adresy podane poniżej a następnie potwierdzane w formie pisemnej i przesyłane listem poleconym lub pocztą kurierską albo doręczane w oryginale na adresy określone poniżej – w pozostałych przypadkach, przy czym skutek oświadczenia liczony będzie od momentu doręczenia zawiadomienia pocztą elektroniczną bądź telefonicznie.
2. Strony wskazują następujące adresy dla doręczeń:
a. Zamawiający
Łódzki Ośrodek Geodezji
00-000 Xxxx, xx. Traugutta 21/23 e-mail: x.xxxxx@xxx.xxxx.xx
b. Wykonawca
...............................................................................................
...............................................................................................
e-mail: ...................................................................................
3. Strony zobowiązują się do wzajemnego niezwłocznego, ale nie później niż w terminie dni siedmiu od chwili zaistnienia zdarzenia, informowania o zmianach adresów do korespondencji i innych ich dotyczących danych mogących mieć wpływ na realizację przedmiotu Umowy. Zaniechanie obowiązku informacyjnego w zakresie zmian adresów do korespondencji skutkuje uznaniem doręczenia korespondencji pod wcześniej wskazany adres za skutecznie dokonane.
4. Niniejsza Umowa zastępuje wszelkie dotychczasowe ustne i pisemne ustalenia lub porozumienia dotyczące jej przedmiotu.
5. Wszelkie zmiany i uzupełnienia treści niniejszej Umowy wymagają aneksu sporządzonego w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
6. Strony zobowiązują się do współpracy w zakresie interpretacji Umowy i podejmą wszelkie kroki w celu prawidłowej realizacji jej postanowień.
7. Zakazuje się zmian postanowień zawartej Umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy.
8. We wszystkich kwestiach nieuregulowanych w Umowie zastosowanie będą miały przepisy prawa polskiego w szczególności kodeksu cywilnego oraz ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
9. Do Umowy załączono następujące Załączniki:
- Załącznik nr 1 – Opis przedmiotu zamówienia.
- Załącznik nr 2 – Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
10. Wymienione Załączniki stanowią integralną część Umowy.
11. Umowę sporządzono w dwóch egzemplarzach po jednym dla każdej ze Stron.
ZAMAWIAJĄCY | WYKONAWCA |
Załącznik nr 1 do Umowy nr OAZP.262/20/2024
z dnia 2024 r.
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Załącznik nr 2 do Umowy nr OAZP.262/20/2024
z dnia 2024 r.
Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych
UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH
zawarta w dniu 2024 r. w Łodzi pomiędzy:
Łódzkim Ośrodkiem Geodezji, ul. Traugutta 21/23, 90-113 Łódź reprezentowanym przez:
Xxxx Xxxxxxxxx - Dyrektora zwanym dalej „Administratorem”
a
............................ z siedzibą w ........................., ul. ..........................., ,
reprezentowaną przez:
…………………………………….. - ……………………………………….
……………………………………. - ……………………………………….. zwanym dalej „Przetwarzającym”.
Administrator i Przetwarzający będą zwani dalej łącznie „Stronami”, a każda z osobna również „Stroną”.
1) Administrator i Przetwarzający zawarli w dniu .................... 2024 roku umowę nr OAZP.262/20//2024 dotyczącą Asysty Technicznej Standard w odniesieniu do Oprogramowania CommVault o numerze CCID FC832.
2) Niniejsza Umowa ma na celu powierzenie przetwarzania niektórych danych osobowych przez Przetwarzającego w imieniu Administratora.
3) W celu zapewnienia zgodności z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – zwanych dalej „RODO”, Strony postanowiły zawrzeć niniejszą umowę dotyczącą przetwarzania danych – dalej „Umowa”, która będzie miała zastosowanie do każdej wymiany danych osobowych w trakcie wykonywania Umowy nr OAZP.262/20//2024.
4) W odniesieniu do istotnych danych osobowych (zgodnie z definicją poniżej), Administrator działa jako administrator danych zgodnie z art. 4 pkt 7 RODO, a Przetwarzający działa jako przetwarzający dane osobowe w rozumieniu art. 28 RODO.
§ 1
Definicje
Oprócz terminów zdefiniowanych powyżej, w niniejszej Umowie terminy „dane osobowe”, „osoby, których dane dotyczą”, „organizacja międzynarodowa”, „przetwarzanie”, „naruszenie ochrony danych osobowych”,
„inspektor ochrony danych”, „administrator danych” oraz „przetwarzający dane” mają takie samo znaczenie, jak w Obowiązujących Przepisach i Regulacjach Dotyczących Ochrony Danych (zgodnie z definicją poniżej). Ponadto, terminy wskazane poniżej mają następujące znaczenie:
1) „Osoby Odpowiedzialne za Przetwarzanie” – pracownicy oraz wszelkie osoby fizyczne, które na mocy upoważnienia udzielonego przez Przetwarzającego ewentualnych podwykonawców przetwarzania i/lub
Administratora mogą przetwarzać Dane Osobowe pod ich bezpośrednim zwierzchnictwem;
2) „Środki Bezpieczeństwa” – techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa zapewniające poziom bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku oraz odpowiedni z punktu widzenia wszelkich innych obowiązków określonych w Obowiązujących Przepisach i Regulacjach Dotyczących Ochrony Danych w celu zagwarantowania bezpieczeństwa i poufności danych osobowych, w tym działania, które mają zostać podjęte w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, a także w celu zapobieżenia niekorzystnym skutkom takiego naruszenia dla osób, których dane dotyczą oraz ograniczenia tych skutków;
3) „Obowiązujące Przepisy” – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – zwane dalej
„RODO”, ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2019 roku, poz. 1781 z późn. zm.) oraz wszelkie środki, wytyczne oraz opinie wydane przez odpowiedni organ Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, Grupę Roboczą powołaną na mocy art. 29 Dyrektywy 95/46/WE, Europejską Radę Ochrony Danych powołaną na mocy art. 63 i nast. RODO oraz wszelkie inne właściwe organy;
4) „Podwykonawca Przetwarzania” – osoba prawna, osoba fizyczna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej wyznaczona przez Przetwarzającego, która wykonuje czynności związane z przetwarzaniem Danych Osobowych po uzyskaniu upoważnienia od Przetwarzającego.
§ 2
Przedmiot Umowy
Na mocy niniejszej Umowy Przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać Stosowne Dane Osobowe w imieniu Administratora zawarte w Oprogramowaniu funkcjonującym w Łódzkim Ośrodku Geodezji zgodnie z warunkami określonymi w niniejszej Umowie oraz zgodnie z Obowiązującymi Przepisami i Regulacjami Dotyczącymi Ochrony Danych w celu realizacji umowy nr OAZP.262/20//2024 z dnia 2024 r. dotyczącą Asysty Technicznej
Standard w odniesieniu do Oprogramowania CommVault o numerze CCID FC832.
§ 3
Okres obowiązywania
1. Umowa wchodzi w życie z dniem 2024 r. i obowiązuje do dnia zakończenia obowiązywania
umowy nr OAZP.262/20//2024 z dnia 2024 r.
2. Naruszenie obowiązujących przepisów i regulacji dotyczących ochrony danych będzie uważane za istotne naruszenie niniejszej Umowy, które może uprawnić Administratora do rozwiązania umowy nr OAZP.262/20//2024 z dnia 2024 r. ze skutkiem natychmiastowym, o ile nie da się jej wykonać
bez przetwarzania danych.
3. Jeżeli z jakiegokolwiek powodu umowa nr OAZP.262/20//2024 z dnia .................... 2024 r. zostanie rozwiązana, a w rezultacie nastąpi rozwiązanie także niniejszej Umowy, Przetwarzający ma obowiązek na własny koszt:
a) niezwłocznie zaprzestać przetwarzania Danych Osobowych;
b) w terminie nie dłuższym niż 7 dni kalendarzowych od daty rozwiązania Umowy:
i) zwrócić Administratorowi wszelkie Dane Osobowe przechowywane w formie elektronicznej lub papierowej w sposób umożliwiający Administratorowi i podmiotowi przetwarzającemu potencjalnie wyznaczonemu następnie przez Administratora łatwe przetwarzanie wszelkich takich danych, jak również ułatwiający ich migrację do systemów informatycznych Administratora lub nowo wyznaczonego podmiotu przetwarzającego; oraz
ii) usunąć wszelkie kopie Danych Osobowych, w tym przechowywane w formie elektronicznej lub papierowej, z systemów informatycznych, akt lub z dowolnej innej lokalizacji bądź urządzenia, gdzie są one przechowywane, bez uszczerbku dla obowiązku zatrzymania Danych Osobowych wynikającego z obowiązujących przepisów, w którym to przypadku dane zostaną zatrzymane wyłącznie przez okres nakazany w obowiązujących przepisach.
§ 4
Obowiązki Przetwarzającego
1. Przetwarzający potwierdza i akceptuje obowiązkowy charakter czynności przydzielonych mu na mocy
niniejszej Umowy.
2. Przetwarzający, działając jako podmiot przetwarzający dane, zobowiązuje się na własny koszt:
a) przetwarzać wyłącznie Dane Osobowe, które są bezwzględnie niezbędne w celu prawidłowego i pełnego wykonania umowy nr OAZP.262/20//2024 z dnia .................... 2024 r. lub wykonania obowiązków przewidzianych w przepisach (Dane Osobowe wymienione w Załączniku nr 1 do Umowy);
b) przetwarzać Dane Osobowe zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób w pełni zgodny z zasadami mającymi zastosowanie do przetwarzania danych, z wymogami określonymi w Obowiązujących Przepisach i Regulacjach Dotyczących Ochrony Danych Osobowych oraz z instrukcjami i wytycznymi otrzymanymi od Administratora oraz natychmiast informować Administratora jeśli którakolwiek z instrukcji lub wytycznych pozostaje w sprzeczności z postanowieniami Obowiązujących Przepisów i Regulacji Dotyczących Ochrony Danych Osobowych lub innych powszechnie obowiązujących przepisów prawa;
c) udzielać Administratorowi pomocy i w miarę możliwości technicznych i organizacyjnych współpracować z nim w przypadku wniosków zgłaszanych przez właściwe organy lub osoby, których dane dotyczą,
o wykonanie obowiązków określonych w Obowiązujących Przepisach i Regulacjach Dotyczących Ochrony Danych, również w odniesieniu do wykonywania obowiązków, o których mowa w rozdziale IV sekcja 3 RODO;
d) postępować zgodnie z treścią art. 28 RODO i ustanowić odpowiednią infrastrukturę informatyczną, stosować odpowiednie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa w celu wypełnienia swoich zobowiązań wynikających z RODO, mając świadomość, że podmiot przetwarzający zobowiązany jest stosować co najmniej taki sam poziom środków technicznych i organizacyjnych, jak te wdrożone dla ochrony danych osobowych, dla których Przetwarzający jest administratorem danych, które to zostały opisane w Załączniku nr 1 do niniejszej Umowy;
e) na każde żądanie Administratora udzielić mu wszelkich posiadanych informacji w celu wykazania przez Administratora przetwarzania Danych Osobowych zgodnie z obowiązkami określonymi w Obowiązujących Przepisach i Regulacjach Dotyczących Ochrony Danych lub w niniejszej Umowie;
f) umożliwić przeprowadzenie audytów, w tym inspekcji, prowadzonych przez Administratora lub innego audytora upoważnionego przez Administratora oraz czynnie w nich uczestniczyć zgodnie z postanowieniami § 9;
g) nie korzystać z usług innego podmiotu przetwarzającego Dane Osobowe, bez uprzedniej pisemnej zgody Administratora. Wniosek o wyrażenie zgody na podpowierzenie oraz upoważnienie poszczególnych osób do przetwarzania danych osobowych powinien być zgodny ze wzorem zawartym w Załączniku nr 3 do niniejszej Umowy.
h) jeśli za zgodą Administratora zostanie ustanowiony Podwykonawca Przetwarzania, w tym upoważniony Podwykonawca Przetwarzania wymieniony w Załączniku nr 3, Przetwarzający zapewni, że Podwykonawca Przetwarzania działa zgodnie z Obowiązującymi Przepisami i Regulacjami Dotyczącymi Ochrony Danych, oraz że Dane Osobowe będą przetwarzane zgodnie z postanowieniami Umowy. Jeśli Podwykonawca Przetwarzania posiada siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, Podwykonawca Przetwarzania zapewni, że konkretna umowa przetwarzania danych osobowych zapewnia stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, w szczególności zawiera standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską decyzją nr 2010/87/UE. Przetwarzający ponosi pełną odpowiedzialność za czynności przetwarzania Danych Osobowych przez Podwykonawcę Przetwarzania, które naruszają Obowiązujące Przepisy i Regulacje Dotyczące Ochrony Danych.
3. Przetwarzający oświadcza, że wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować pod następującym adresem e-mail: ....................
§ 5
Rejestrowanie czynności przetwarzania
1. Zgodnie z treścią art. 30 ust. 2 RODO Przetwarzający zobowiązuje się do prowadzenia oddzielnego rejestru, stale aktualizowanego, wszystkich kategorii czynności przetwarzania Danych Osobowych dokonywanych w imieniu Administratora, zawierającego następujące informacje:
a) imię i nazwisko lub nazwę oraz dane kontaktowe Przetwarzającego i jego Podwykonawcy Przetwarzania uczestniczącego w przetwarzaniu Danych Osobowych, Administratora, a gdy ma to zastosowanie – Inspektora Ochrony Danych;
b) kategorie przetwarzania dokonywanych w imieniu Administratora;
c) gdy ma to zastosowanie – przekazania Danych Osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, w tym nazwę tego państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, a w przypadku przekazań, o których mowa w art. 49 ust. 1 RODO – dokumentację odpowiednich zabezpieczeń;
d) opis technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa, o których mowa w art. 32 ust. 1 RODO;
e) imiona i nazwiska pracowników i podwykonawców upoważnionych do przetwarzania Danych Osobowych wraz z datami udzielenia i wygaśnięcia upoważnienia do przetwarzania Danych Osobowych oraz wskazaniem zakresu upoważnienia.
2. Przetwarzający zobowiązuje się niezwłocznie udostępnić Administratorowi kopię rejestru na każde żądanie Administratora i/lub właściwych organów.
3. Przetwarzający zobowiązuje się udostępnić Administratorowi wszelkie posiadane informacje dotyczące przetwarzania Danych Osobowych, które Administrator musi znać w celu sporządzenia własnego rejestru kategorii czynności przetwarzania, o którym mowa w art. 30 ust. 1 RODO.
§ 6
Naruszenie ochrony danych osobowych
1. W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, w szczególności incydentów, które mogą zagrozić bezpieczeństwu Danych Osobowych (np. utrata, uszkodzenie lub zniszczenie Danych Osobowych zarówno w postaci elektronicznej, jak i papierowej, nieuprawniony dostęp osób trzecich do Stosownych Danych Osobowych lub jakiekolwiek inne naruszenie ochrony Danych Osobowych), w tym naruszenia ochrony danych osobowych wynikającego z postępowania ewentualnych Podwykonawców Przetwarzania i/lub Osób Odpowiedzialnych za Przetwarzanie, Przetwarzający ma obowiązek:
a) niezwłocznie, a w każdym razie nie później niż w ciągu 24 godzin po uzyskaniu informacji o naruszeniu ochrony danych osobowych, poinformować Administratora, wysyłając wiadomość e-mail na adres xxx@xxx.xxxx.xx w formie określonej w Załączniku nr 2 z podaniem wskazanych w nim informacji;
b) działając we współpracy z Administratorem, wdrożyć niezwłocznie wszelkie niezbędne środki w celu zminimalizowania wszelkiego rodzaju ryzyka, jakim może skutkować dla osób, których dotyczą dane, naruszenie ochrony Danych Osobowych, jak też w celu usunięcia naruszenia ochrony Danych Osobowych oraz ograniczenia jego wszelkich możliwych negatywnych skutków.
2. Dla celów niniejszej Umowy Przetwarzający oświadcza i zapewnia, że on oraz jego ewentualni Podwykonawcy Przetwarzania wdrożyli środki techniczne oraz organizacyjne umożliwiające:
a) niezwłoczną identyfikację wszelkich możliwych naruszeń ochrony danych osobowych, dostarczenie informacji i podjęcie działań określonych w § 6 w sposób w nim wskazany oraz zgodnie z określonym w nim harmonogramem;
b) zmniejszenie prawdopodobieństwa wywołania przez ewentualne naruszenie ochrony Stosownych Danych Osobowych ryzyka naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą, także przez wykorzystanie technologii, takich jak szyfrowanie, które czynią Dane Osobowe nieczytelnymi dla każdej osoby nieuprawnionej do uzyskania dostępu do nich.
3. Przetwarzający zobowiązuje się do prowadzenia rejestru zawierającego listę naruszeń ochrony danych osobowych odnoszących się do Stosownych Danych Osobowych zgodnie z niniejszą Umową, wraz z opisem odpowiednich okoliczności, ich konsekwencji oraz środków podjętych w celu naprawienia takich naruszeń, a także listę wszelkich naruszeń niniejszej Umowy. Rejestr ten zostanie dostarczony Administratorowi na jego żądanie w zakresie dotyczącym powierzonych danych.
§ 7
Prawa osób, których dane dotyczą
Przetwarzający ma obowiązek zapewnić skuteczne wykonywanie praw przyznanych osobom, których dane dotyczą, na mocy Obowiązujących Przepisów i Regulacji Dotyczących Ochrony Danych, zobowiązując się do
pisemnego zawiadomienia Administratora w ciągu 5 dni kalendarzowych o każdym wniosku złożonym w tym zakresie przez osoby, których dane dotyczą, z załączeniem kopii stosownego wniosku.
§ 8
Przekazywanie danych osobowych
Przetwarzający nie może przekazywać Danych Osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy bez uprzedniej pisemnej zgody Administratora, przy czym przyjmuje do wiadomości, że nawet jeżeli taka zgoda została udzielona, Podmiot Przetwarzający ma obowiązek ściśle przestrzegać instrukcji udzielonych mu przez Administratora w związku z przekazaniem, które musi się odbywać zgodnie z Obowiązującymi Przepisami i Regulacjami Dotyczącymi Ochrony Danych.
§ 9
Audyt
Przetwarzający udostępnia Administratorowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków, o których mowa w niniejszej Umowie oraz umożliwia Administratorowi lub upoważnionemu audytorowi przeprowadzanie audytu, w tym inspekcji. Administrator uprzedzi o planowej inspekcji lub audycie Przetwarzającego co najmniej 7 dni przed jej rozpoczęciem. Administrator nie będzie nadużywał prawa do kontroli.
Administrator zobowiązuje się, że jako upoważniony audytor nie zostanie wyznaczony podmiot prowadzący pośrednio lub bezpośrednio działalność konkurencyjną w stosunku do działalności prowadzonej przez Przetwarzającego.
§ 10
Odszkodowanie
1. Przetwarzający ponosi odpowiedzialność za szkody spowodowane swoim działaniem lub nienależytym wykonaniem obowiązków, które RODO nakłada bezpośrednio na Przetwarzającego w zakresie przetwarzania Danych Osobowych.
2. Jeżeli w wyniku zawinionego niewłaściwego przetwarzania Danych Osobowych przez Przetwarzającego, Administrator zostanie prawomocnym orzeczeniem zobowiązany do wypłaty odszkodowania, zadośćuczynienia lub zostanie ukarany grzywną, Przetwarzający zobowiązuje się zrekompensować Administratorowi poniesione przez niego udokumentowane straty z tego tytułu do wysokości prawomocnie zasądzonego odszkodowania, zadośćuczynienia lub grzywny, jednak tylko w takim zakresie i części w jakiej za szkodę odpowiada. Zobowiązanie Przetwarzającego, o którym mowa powyżej, powstanie pod warunkiem pisemnego powiadomienia go o każdym przypadku wystąpienia z roszczeniem wobec Administratora i jego podstawach prawnych i faktycznych, w terminie nie później niż 7 dni od dnia otrzymania takiego roszczenia, w celu umożliwienia Przetwarzającemu zajęcia stanowiska, odniesienia się do podstaw takiej odpowiedzialności i ewentualnego wstąpienia do sprawy na etapie sądowym.
§ 11
Inne
1. Bez uszczerbku dla zawiadomień dotyczących ewentualnych naruszeń ochrony danych osobowych na mocy
§ 9 niniejszej Umowy, każde zawiadomienie przekazywane między Administratorem a Przetwarzającym na mocy niniejszej Umowy musi zostać przesłane pocztą elektroniczną lub certyfikowaną pocztą elektroniczną na następujące adresy:
a) Do Administratora:
Do rąk: Inspektor Ochrony Danych e-mail: xxx@xxx.xxxx.xx
b) Do Podmiotu Przetwarzającego: Do rąk: Inspektor Ochrony Danych e-mail: …………………
2. Niniejsza Umowa podlega prawu polskiemu. Wszelkie spory związane z niniejszą Umowy podlegają wyłącznej jurysdykcji właściwego sądu w Łodzi.
3. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy wymagają dla swojej ważności dokonania ich w formie pisemnej przez
upoważnionych przedstawicieli Administratora i Przetwarzającego.
4. W przypadku dowolnej rozbieżności między postanowieniami niniejszej Umowy a pozostałymi postanowieniami Umowy nr OAZP.262/20//2024 z dnia 2024 r. postanowienia niniejszej Umowy
będą nadrzędne w odniesieniu do wszelkich zagadnień dotyczących przetwarzania danych osobowych.
W imieniu Administratora | W imieniu Przetwarzającego | |
Data |
|
|
Stanowisko |
|
|
Imię i Nazwisko |
|
|
Podpis |
|
|
Załącznik nr 1 do Umowy Powierzenia przetwarzania danych osobowych
do Umowy nr OAZP.262/20//2024
z dnia 2024 r.
ZAŁĄCZNIK nr 1 SZCZEGÓŁY DANYCH
1) Niniejsza Umowa dotyczy danych osobowych przetwarzanych zgodnie z następującą umową / relacją biznesową:
Umowa nr OAZP.262/20//2024 z dnia 2024 r.
2) Kategorie danych osobowych:
a) użytkownicy,
b) beneficjenci,
c) kontrahenci.
3) Lokalizacja przetwarzania:
Przetwarzający przetwarza dane osobowe wyłącznie w miejscach wskazanych poniżej:
Zasoby IT ŁOG
4) Czynności przetwarzania:
Przetwarzający wykonuje następujące czynności przetwarzania:
zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie
5) Kategorie danych osobowych:
PESEL / NIP | Wykształcenie / zawód | Przynależność do związków zawodowych |
Pochodzenie etniczne lub rasowe | Identyfikator pracowniczy | Dochody / wysokość wynagrodzenia / wydatki |
Dane o karalności | Poglądy polityczne | Cyfrowe dane kontaktowe |
Dane o stanie zdrowia | Sytuacja ekonomiczna | Dane genetyczne |
Przekonania religijne lub światopoglądowe | Dane kontaktowe – identyfikator internetowy | Dane biometryczne |
Seksualność / orientacja seksualna | Dane pojazdu | Dane o poruszaniu się pojazdu |
Lokalizacja / dane o przemieszczaniu się | Nagrania głosu lub wizerunku | Dane dotyczące użytkowania pojazdu |
Tajemnica bankowa (nr karty kredytowej lub debetowej, nr rachunku bankowego itp.) | Dane kontaktowe, w szczególności adres zamieszkania, nr telefonu itp. | Inne: |
Załącznik nr 2 do Umowy Powierzenia przetwarzania danych osobowych
do Umowy nr OAZP.262/20//2024
z dnia 2024 r.
ZAŁĄCZNIK nr 2
FORMULARZ DO ZGŁASZANIA NARUSZEŃ OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH
1. Nazwa zgłaszającego i Podmiotu Przetwarzającego (w tym ewentualnego Podwykonawcy/Podwykonawców Przetwarzania), których dotyczy naruszenie ochrony danych osobowych |
2. Data i godzina wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych |
3. Charakter naruszenia ochrony danych osobowych |
4. Kategorie oraz przybliżona liczba osób, których dane dotyczą, dotkniętych naruszeniem ochrony Stosownych Danych Osobowych |
5. Kategorie oraz przybliżona liczba rekordów Stosownych Danych Osobowych dotkniętych naruszeniem ochrony |
6. Imię i nazwisko oraz dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych |
7. Możliwe konsekwencje naruszenia ochrony danych osobowych |
8. Środki dostępne w celu usunięcia naruszenia ochrony danych osobowych i ograniczenia jego wszelkich możliwych negatywnych skutków z zastrzeżeniem uprzedniej pisemnej zgody Administratora |
Załącznik nr 3 do Umowy Powierzenia przetwarzania danych osobowych
do Umowy nr OAZP.262/20//2024
z dnia 2024 r.
ZAŁĄCZNIK nr 3
LISTA ZATWIERDZONYCH PODWYKONAWCÓW PRZETWARZANIA
Nazwa | Kategoria osób których dane dotyczą | Kategoria danych osobowych | Czynności przetwarzania | Miejsce przetwarzania |