PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY
Załącznik nr 3_Projektowane postanowienia umowy
do Zaproszenia do składania ofert Znak sprawy ADM.250.27.2022
PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY
§ 1
Przedmiot umowy
1. Przedmiotem umowy jest bezgotówkowa, cykliczna sprzedaż paliw dokonywana poprzez tankowanie pojazdów służbowych będących w dyspozycji Zamawiającego na stacjach paliw Wykonawcy, z użyciem elektronicznych kart paliwowych (zwanych dalej: kartami flotowymi).
3. W ramach transakcji bezgotówkowych przy użyciu kart flotowych dodatkowo Wykonawca umożliwi Zamawiającemu nabywanie na stacjach paliw Wykonawcy produktów pozapaliwowych, wymienionych z Załączniku nr 1 do umowy.
4. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu umowy zgodnie z aktualnymi przepisami prawa oraz zgodnie z wymogami zawartymi w Zaproszeniu do składania ofert nr ADM.250.27.20222 i ofertą Wykonawcy z dnia …… (Załącznik nr … do umowy).
5. Dostawy paliw płynnych będą realizowane w ilościach zależnych od bieżących potrzeb Zamawiającego na stacjach paliw należących do Wykonawcy, w łącznych, szacunkowych ilościach: olej napędowy – 4 000 litrów, benzyna bezołowiowa 95 – 1 000 litrów.
6. Wykonawca przyjmuje do wiadomości, że Zamawiającemu przysługuje prawo zwiększenia lub zmniejszenia ilości paliwa danego rodzaju, pod warunkiem nieprzekroczenia wartości brutto umowy wskazanej w § 4 ust. 5.
7. Najbliższa, całodobowa stacja paliw winna być zlokalizowana na terenie miasta Szczecin w odległości do 10 km od siedziby Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie przy xx. Xxxxxxxxxxxxxx 00.
§ 2
Warunki realizacji
1. Wykonawca umożliwia tankowanie paliwa, a także zakup innych produktów i usług na stacjach paliw zlokalizowanych w Polsce poprzez dokonywanie transakcji bezgotówkowych przy użyciu kart flotowych. W przypadku ewentualnej modernizacji lub wyłączenia ze sprzedaży danej stacji paliw Wykonawca umożliwi dokonywanie transakcji bezgotówkowych na innej stacji paliw położonej najbliżej siedziby stacji modernizowanej.
2. Wykonawca bezpłatnie wyda i dostarczy Zamawiającemu karty flotowe dla każdego samochodu służbowego Zamawiającego (wystawione na nr rejestracyjny samochodu lub nazwisko kierowcy) umożliwiające bezgotówkowy zakup paliwa u operatorów stacji paliw, którymi dysponuje Wykonawca.
3. Wykonawca zobowiązuje się wydać i aktywować karty flotowe w terminie do 5 dni roboczych od dnia podpisania umowy.
4. Wykaz pojazdów mogących tankować w systemie bezgotówkowym zostanie przekazany Wykonawcy w dniu podpisania umowy. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany pojazdów służbowych, o czym powiadomi Wykonawcę w formie pisemnej.
5. We wnioskach o wydanie kart flotowych Zamawiający wskaże ilościowy i wartościowy limit zakupu produktów i usług przy użyciu kart flotowych na dany okres rozliczeniowy z podziałem na każdą kartę flotową.
6. Karty flotowe będą zabezpieczone poufnym kodem PIN i będą ważne przez okres trwania umowy.
7. Wykonawca bezpłatnie wyda Zamawiającemu dodatkowe karty w przypadku zakupu nowego samochodu oraz w przypadku ich zgubienia, kradzieży lub uszkodzenia.
8. W przypadku zgubienia, kradzieży lub zniszczenia karty flotowej, Wykonawca zobowiązuje się do unieważnienia takiej karty oraz wydania i dostarczenia nowej karty paliwowej oraz jej aktywowania w terminie do 5 dni roboczych od dnia zgłoszenia.
9. Wykonawca zapewni natychmiastową blokadę karty paliwowej po zgłoszeniu przez Zamawiającego jej utraty, kradzieży lub zniszczenia. Blokada karty paliwowej odbywać się może poprzez telefoniczne zgłoszenie (potwierdzone wiadomością e-mail), na całodobowej infolinii lub poprzez stronę internetową.
10. Zamawiający z chwilą zgłoszenia utraty karty paliwowej nie ponosi odpowiedzialności za zakupy dokonane przez osoby nieuprawnione na podstawie tej karty paliwowej.
11. Kierowca Zamawiającego tankujący paliwo do pojazdów Zamawiającego na stacjach paliw Wykonawcy zobowiązany jest każdorazowo do wprowadzenia właściwego kodu PIN przypisanego indywidualnie do karty flotowej. Jako potwierdzenie transakcji otrzyma dowód wydania (wydruk z terminala), gdzie jeden egzemplarz dowodu wydania zostanie na stacji paliw Wykonawcy. Dowód wydania będzie zawierał następujące dane: numer rejestracyjny tankowanego pojazdu, datę poboru paliwa, ilość i wartość zakupionego paliwa, numer karty paliwowej.
12. Wykonawca zgłosi Zamawiającemu każdorazową próbę tankowania paliwa do samochodu innego niż ten, do którego przypisana jest karta flotowa.
§ 3
Reprezentanci Stron
1. Osobami odpowiedzialnymi za realizację umowy są:
1) ze strony Wykonawcy -…………………………… tel e-mail:
2) ze strony Zamawiającego - …………………………tel e-mail:
2. Zmiana osób odpowiedzialnych za realizację umowy, o których mowa w ust. 1 będzie odbywać się poprzez pisemne zgłoszenie (pocztą elektroniczną). Zmiana nie wymaga formy aneksu.
§ 4
Wynagrodzenie i warunki płatności
1. Sprzedaż paliw odbywać się będzie po cenach obowiązujących na danej stacji paliw Wykonawcy w momencie realizacji transakcji, przy uwzględnieniu stałego opustu w wysokości % na paliwa (od ceny brutto).
2. Zgodnie z ofertą Wykonawcy z dnia ….., Strony ustalają …… % opustu, o który każdorazowo zostanie pomniejszona cena zakupu paliwa (ON, Pb95) w stosunku do ceny oferowanej w punkcie sprzedaży, w dniu zakupu.
3. Opust, o którym mowa w ust. 2 będzie obowiązywał przez cały okres realizacji umowy.
4. Sprzedaż innych produktów i usług odbywać się będzie po cenach obowiązujących na danej stacji paliw Wykonawcy.
5. Całkowita wartość umowy nie może przekroczyć łącznie kwoty brutto: zł (słownie:
.......................................................................................................................................................
6. Zamawiający zastrzega sobie możliwość niewykorzystania kwoty, o której mowa w § 4 ust. 5.
7. Wartość wynagrodzenia umownego podana w ust. 2 zawiera wszelkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu umowy.
8. Faktury za transakcje dokonane przez Zamawiającego z użyciem kart flotowych, wystawiane będą przez Wykonawcę dwa razy w miesiącu, po zakończeniu każdego z okresów rozliczeniowych wskazanych w punkcie 9 poniżej i wysyłane niezwłocznie Zamawiającemu na adres e-mail: xxxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xxx.xx wraz z wydrukiem zestawienia transakcji dokonanych w danym okresie rozliczeniowym.
9. Ustala się następujące okresy rozliczeniowe: od 1-go do 15 dnia miesiąca i od 16-tego dnia miesiąca do ostatniego dnia miesiąca. Za datę sprzedaży uznaje się ostatni dzień danego okresu rozliczeniowego.
10. Faktura jest wystawiana za pełny okres rozliczeniowy i obejmuje należność z tytułu sprzedaży produktów i usług dokonanej w tym okresie na rzecz Zamawiającego.
11. Strony postanawiają, że zapłata należności nastąpi na podstawie prawidłowo wystawionej faktury, przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w aktualnym na dzień zlecenia płatności, opublikowanym przez Ministerstwo Finansów, Wykazie podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT, tzw. „białej liście podatników VAT”, w terminie 21 dni licząc od dnia jej doręczenia do siedziby Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie, xx. Xxxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, lub elektronicznie na adres e-mail: xxxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xxx.xx. Zamawiający zastrzega, że jeśli na dzień zlecenia płatności Wykonawca nie będzie figurował w przedmiotowym wykazie, Zamawiający wstrzyma się z zapłatą do dnia pojawienia się Wykonawcy w wykazie, o którym mowa w powyżej.
12. Za dzień zapłaty Strony uznają dzień obciążenia kwotą faktury rachunku bankowego Zamawiającego.
13. Zamawiający upoważnia Wykonawcę do wystawiania faktur VAT bez podpisu Zamawiającego.
14. W celu zachowania autentyczności pochodzenia faktur elektronicznych Wykonawca wskazuje adres elektroniczny, z którego wysyłane będą faktury: …………………..
§ 5
Termin realizacji umowy
1. Niniejsza umowa zawarta jest na czas określony, tj. od dnia 01.01.2023 r. do dnia 31.12.2025 r. lub do wyczerpania kwoty przewidzianej na realizację zgodnie z § 4 ust. 5.
2. Powyższe postanowienie nie wyklucza uprawnień Stron umowy do rozwiązania umowy w okresie jej obowiązywania za trzydziestodniowym wypowiedzeniem ze skutkiem na koniec miesiąca lub za porozumieniem Stron. W przypadku rozwiązania umowy za wypowiedzeniem Strony nie będą dochodziły roszczeń z tytułu utraconych korzyści.
§ 6
Gwarancja i obowiązki Wykonawcy
1. Wykonawca gwarantuje wysoką jakość paliw, spełniającą wymagania zawarte w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki z dnia 9 października 2015 r. w sprawie wymagań jakościowych dla paliw ciekłych (t.j. Dz.U. z 2015 r., poz.1680 ze zm.).
2. Paliwo nie może odbiegać od wymogów jakościowych określonych w normach obowiązujących w Polsce. W przypadku zmiany norm jakościowych paliwa będące przedmiotem dostawy powinny posiadać jakość uwzględniającą takie zmiany od dnia ich obowiązywania.
3. Wykonawca ponosi odpowiedzialność w pełnym zakresie za wszelkie uszkodzenia pojazdów wynikłe z dostarczenia paliwa niezgodnego z normami.
4. W celu naprawienia ewentualnych szkód Wykonawca przeprowadzi postępowanie reklamacyjne w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia zgłoszenia reklamacji oraz wyda decyzję o uznaniu lub odrzuceniu zgłoszonej reklamacji. W przypadku uznania roszczenia Zamawiającego, Wykonawca w terminie do 14 dni roboczych naprawi szkodę do wysokości udokumentowanej odpowiednimi rachunkami (np. za naprawę) lub pokryje koszty takiej naprawy na podstawie rachunków przedstawionych przez Zamawiającego. Zamawiający nie ponosi żadnych kosztów związanych z wyżej wymienionym postępowaniem reklamacyjnym. Zakończenie postępowania reklamacyjnego nie zamyka postępowania na drodze sądowej.
§ 7
Odstąpienie od umowy
1. Zamawiający może odstąpić od umowy w przypadkach i na zasadach określonych poniżej:
1) w razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach;
2) w przypadku stwierdzenia nienależytego lub nieterminowego wykonania warunków umowy Zamawiający zastrzega sobie prawo rozwiązania niniejszej umowy w trybie natychmiastowym;
3) Zamawiający ma prawo wypowiedzieć mniejszą umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku w razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy; odstąpienie w tym wypadku może nastąpić w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach;
4) w przypadku rozwiązania firmy Wykonawcy, w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach.
2. Wykonawcy przysługuje prawo odstąpienia od umowy jeżeli:
1) Zamawiający odmawia bez uzasadnionych przyczyn odbioru przedmiotu umowy,
2) Zamawiający nie wywiązuje się z obowiązku zapłaty faktury mimo dodatkowego wezwania w terminie 1 miesiąca od upływu terminu na zapłatę faktury określonego w niniejszej umowie.
3. Odstąpienie od umowy powinno nastąpić w formie pisemnej pod rygorem nieważności takiego oświadczenia i powinno zawierać uzasadnienie.
§ 8
Kary umowne
1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne:
1) w przypadku odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w wysokości 5% wartości wynagrodzenia określonego w § 4 ust. 5;
2) w przypadku niewykonania obowiązku sprzedaży paliwa w okresie trwania umowy, za wyjątkiem x.xx. spowodowanym przejściowym wyłączeniem stacji z powodu dostawy paliwa lub awarii jej systemu obsługi, w wysokości 500 zł za każdy przypadek.
2. W przypadku, gdy wysokość poniesionej szkody przewyższa wysokość kar zastrzeżonych w umowie, Zamawiający może żądać odszkodowania uzupełniającego w wysokości różnicy pomiędzy naliczoną karą a wartością szkody.
3. Jeżeli Zamawiający opóźni termin dokonania zapłaty za fakturę, zapłaci Wykonawcy odsetki ustawowe za opóźnienie, od kwot niezapłaconych w terminie, za każdy dzień opóźnienia, na podstawie noty obciążeniowej, wystawionej przez Wykonawcę, na kwotę zgodną z warunkami niniejszej umowy.
4. Łączna maksymalna wysokość kar umownych, których może dochodzić Zamawiający od Wykonawcy wynosi 25% wartości umowy brutto określonej w § 4 ust. 5 umowy.
§ 9
Zmiany w umowie
1. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmiany postanowień umowy w wyniku wystąpienia innych sytuacji, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy i mających charakter zmian nieistotnych.
2. Dopuszcza się możliwość zmiany terminu zapłaty za przedmiot umowy – w przypadku, gdy nie może on być dochowany z przyczyn niezależnych od Zamawiającego, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy.
3. Dopuszcza się możliwość zmiany terminu realizacji przedmiotu umowy – w sytuacji, gdy zmiana taka wynika z przyczyn niezależnych od Wykonawcy.
4. Warunkiem dokonania ww. zmian jest złożenie wniosku przez stronę inicjującą wraz z opisem i uzasadnieniem proponowanej zmiany.
5. Zmiana postanowień zawartej umowy może nastąpić wyłącznie za zgodą obu Stron wyrażoną w formie pisemnego aneksu – pod rygorem nieważności.
6. W razie rozwiązania niniejszej umowy Zamawiający zobowiązany jest - w terminie nie przekraczającym 14 dni od dnia rozwiązania niniejszej umowy - do zwrotu wszystkich kart flotowych znajdujących się w jego posiadaniu. Należności za produkty i usługi nabyte przed zwrotem kart flotowych obciążają Zamawiającego.
§ 10
Podwykonawcy
1. Wykaz podwykonawców (firm), uczestniczących w wykonywaniu zamówienia stanowi Załącznik nr …..do umowy.
2. Załącznik, o którym mowa w ust. 1 powyżej należy wypełnić niezwłocznie po ujawnieniu Zamawiającemu podwykonawców.
3. Załącznik nr …..lub jego zmiana nie wymaga sporządzania odrębnego aneksu do umowy i staje się jej integralną częścią z chwilą jego podpisania przez obie Strony.
4. W przypadku niezgłoszenia podwykonawcy uznaje się, że wykonawca będzie realizował przedmiot zamówienia wyłącznie siłami własnymi. W takiej sytuacji Załącznik nr …..uważa się za nieobowiązujący.
§ 11
Przetwarzanie danych osobowych
W razie zaistnienia, w związku z realizacją niniejszej umowy, nieprzewidzianej wcześniej konieczności przetwarzania danych osobowych, strony oświadczają, iż zawrą stosowną umowę powierzenia przetwarzania tych danych zgodnie z przepisami RODO.
§ 12
Postanowienia końcowe
1. W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową będą miały zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego.
2. Spory, jakie mogą wyniknąć z realizacji niniejszej umowy podlegają rozstrzygnięciu przez Sąd właściwy
dla siedziby Zamawiającego.
3. Wierzytelność wynikająca z niniejszej umowy nie może być przedmiotem cesji na rzecz osób trzecich bez zgody Zamawiającego z wyjątkiem sytuacji, w której wystąpi konieczność wykonywania prac związanych z realizacją niniejszej umowy przez podwykonawcę.
4. W okresie trwania umowy, a także po jej zakończeniu w czasie trwania wzajemnych rozliczeń związanych z umową, Strony umowy są obowiązane informować się wzajemnie na piśmie o każdej zmianie adresu swojej siedziby, a także zmianie adresu do korespondencji. W razie zaniedbania tego obowiązku uważa się za doręczoną korespondencję wysłaną na ostatni adres listem poleconym za potwierdzeniem odbioru i nieodebraną.
5. Integralną częścią niniejszej umowy są:
1) Załącznik nr 1 Produkty i usługi nabywane w ramach transakcji bezgotówkowych przy użyciu kart flotowych
2) Oferta Wykonawcy
3) Regulamin Wydawania Kart Flotowych
4) Wykaz podwykonawców (opcjonalnie)
6. Umowę sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla każdej ze Stron. */ Umowa została sporządzona w postaci elektronicznej, pozwalającej na utrwalenie na trwałym nośniku, z możliwością wygenerowania egzemplarza dla każdej Strony. **
ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA:
Załącznik nr 1 do projektowanych postanowień Umowy
Produkty i usługi nabywane w ramach transakcji bezgotówkowych przy użyciu kart flotowych
1. Produkty:
1) Olej napędowy
2) Benzyna bezołowiowa Pb 95
2. Produkty pozapaliwowe
1) płyny eksploatacyjne
2) oleje silnikowe
3) oleje smarowe
4) kosmetyki samochodowe
5) akcesoria samochodowe
6) opłaty za autostrady
3. Usługi pozapaliwowe opłaty parkingowe
4. Usługi
1) myjnia
2) odkurzanie