Postanowienia ogólne:

Postanowienia ogólne:

1. Administratorem danych osobowych Najemców, osób uprawnionych do kierowania pojazdem oraz danych osobowych pozyskanych za pośrednictwem serwisu internetowego xxx.xxxxxxx.xx jest spółka Express spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa z siedzibą w Krakowie, ul. Xxxxxxxxxx 0X 00-000 Xxxxxx, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000434068, nr NIP: 6770046633, nr REGON: 008156612 (dalej zwana Wynajmującym).

2. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych pozyskanych za pośrednictwem serwisu internetowego xxx.xxxxxxx.xx zwanego dalej Serwisem, a także stanowi klauzulę informacyjną odnośnie przetwarzania danych osobowych przez Wynajmującego w ramach prowadzonej działalności wynajmu pojazdów.

3. RODO to rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). RODO określa zasady przetwarzania danych osobowych, które stosuje Wynajmujący.

4. Wynajmujący powołał Inspektora Ochrony Danych z którym kontakt możliwy jest pod nr tel. + x00000000000 oraz adresem e- mail xxx@xxxxxxx.xx. Z Inspektorem Ochrony Danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

Korzystanie z Serwisu i Infolinii:

5. Wynajmujący dokłada szczególnej staranności w celu poszanowania prywatności użytkowników odwiedzających Serwis.

6. W związku z korzystaniem przez użytkownika z Serwisu, Wynajmujący zbiera dane w zakresie niezbędnym do świadczenia poszczególnych oferowanych usług, a także informacje o aktywności użytkownika w Serwisie. Poniżej zostały opisane szczegółowe zasady oraz cele przetwarzania danych osobowych gromadzonych podczas korzystania z Serwisu przez użytkownika.

7. W związku z korzystaniem z Infolinii, dane osobowe jako potencjalnych najemców – imię, nazwisko, firma, adres e-mail - przetwarzane będą na Państwa żądanie w celu przedstawienia oferty najmu pojazdów oraz zawarcia umowy z Express, a podstawą prawną przetwarzania danych jest konieczność podjęcia niezbędnych działań przed zawarciem umowy na Państwa żądanie (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO), dane te będą przetwarzane przez okres niezbędny do przedstawienia oferty, a po tym czasie mogą być przetwarzane przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń nie dłużej jednak 6 miesięcy od złożenia zapytania.

8. Rozmowy telefoniczne prowadzone za pomocą Infolinii są nagrywane a informacja o tym fakcie jest podawana każdorazowo na początku rozmowy. Jeżeli potencjalny najemca nie wyraża zgody na nagrywanie może skontaktować się z Wynajmującym za pomocą e-maila lub poczty tradycyjnej. Nagrania rozmów przetwarzane są celu zawarcia umowy, pobrania zgody na weryfikację w KRD i doskonalenie usług. Podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Wynajmującego (art. 6 ust. 1 lit. f)

9. Wynajmujący zbiera informacje dotyczące sposobu korzystania z

Serwisu przez użytkowników (w tym adres IP lub inne identyfikatory oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookies czy innych podobnych technologii). Informacje te wykorzystywane są:

a) w celu świadczenia usług drogą elektroniczną w zakresie udostępniania użytkownikom treści gromadzonych w Serwisie – wówczas podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy;

b) w celach analitycznych i statystycznych, wówczas podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Wynajmującego, polegający na prowadzeniu analiz aktywności użytkowników, a także ich preferencji w celu poprawy stosowanych funkcjonalności i świadczonych usług;

c) w celu prowadzenia marketingu w zakresie produktów i usług świadczonych przez Wynajmującego oraz w celu przedstawienia odpowiedniej oferty, reklamy i promocji, w tym poprzez profilowanie w celu określenia preferencji lub potrzeb użytkownika – a podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Wynajmującego.

10. Aktywność użytkownika w Serwisie, w tym jego dane osobowe, są rejestrowane w logach systemowych. Zebrane w logach informacje przetwarzane są przede wszystkim w celach związanych ze świadczeniem usług. Wynajmujący przetwarza je również w celach technicznych, administracyjnych, na potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa systemu informatycznego oraz zarządzania tym systemem, a także w celach analitycznych i statystycznych – w tym zakresie podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Wynajmującego.

11. Wynajmujący przetwarza dane użytkowników podane w formularzu zapytania w Serwisie w celu odpowiedzi na zgłoszone zapytania, a dane te będą przetwarzane na podstawie udzielonej zgody na przetwarzanie danych w celu udzielenia odpowiedzi na zapytanie, a także na podstawie prawnie uzasadnionego interesu polegającego na komunikacji z użytkownikiem, obsługi jego zapytania, a także w celach analitycznych i statystycznych (prowadzenie statystyk zapytań zgłaszanych przez użytkowników za pośrednictwem Serwisu w celu doskonalenia jego funkcjonalności) oraz w celu obrony przed ewentualnymi roszczeniami. Dane podane w formularzu zapytania na stronie xxxxxxx.xx, będą przetwarzane przez okres niezbędny dla udzielenia odpowiedzi na zgłoszone zapytanie, nie dłużej niż przez okres 6 miesięcy od daty ostatniego kontaktu, chyba że dłuższe przetwarzanie będzie niezbędne w celu obrony przed ewentualnymi roszczeniami.

12. Dane przekazane podczas zapisu do newslettera (adres e-mail) wykorzystywane są w celu przesyłania newslettera, a podstawą prawną ich przetwarzania jest udzielona zgoda wyrażona poprzez podanie adresu e-mail w tym celu. Dane będą przetwarzane przez 3 lata od daty wyrażenia zgody lub od daty otrzymania ostatniego newslettera, chyba że wcześniej użytkownik zrezygnuje z jego otrzymywania. Rezygnacja z otrzymywania newslettera nie prowadzi jednak do usunięcia danych z bazy. Dane nadal będą przechowywane w systemie mailingowym w celu obrony przed ewentualnymi roszczeniami związanymi z przesyłaniem newslettera, w szczególności na potrzeby wykazania udzielenia zgody na otrzymywanie newslettera, co stanowi uzasadniony interes Wynajmującego.

13. Podanie danych osobowych w celu wysyłki newslettera oraz podanych w formularzu zapytania jest dobrowolne i nie jest niezbędne dla zawarcia i wykonania umów z Wynajmującym.

14. Jeżeli użytkownik zamieszcza w Serwisie jakiekolwiek dane osobowe

innych osób (w tym ich imię i nazwisko, adres, numer telefonu lub adres e-mail), może to uczynić jedynie pod warunkiem nienaruszenia przepisów prawa i dóbr osobistych tych osób.

15. Informacje gromadzone przez Wynajmującego w związku z korzystaniem z Serwisu mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym w formie profilowania, jednak nie będzie to wywoływać wobec użytkowników żadnych skutków prawnych lub w jakikolwiek sposób wpływać na jego sytuację. W szczególności przetwarzanie zautomatyzowane, profilowanie i każde inne przetwarzanie danych na potrzeby statystyczne odbywać się będzie w oparciu o dane zanonimizowane.

16. Zasady korzystania z konta użytkownika opisuje Regulamin korzystania

z konta użytkownika dostępny na xxx.xxxxxxx.xx w stopce strony.

17. Express może przekazywać dane użytkownika do dostawców mających siedzibę w państwie trzecim w związku z korzystaniem z narzędzi wykorzystywanych do celów statystycznych, raportowych oraz reklamowych, które przechowują dane osobowe na serwerach zlokalizowanych w państwach trzecich, w szczególności w USA. Dostawcy tych narzędzi gwarantują odpowiedni poziom ochrony danych osobowych poprzez stosowne mechanizmy zgodności przewidziane przez RODO, w szczególności poprzez korzystanie ze standardowych klauzul umownych. Dostawcy tych narzędzi nie wykorzystują zebranych danych do identyfikacji użytkownika ani nie łączą tych informacji w celu umożliwienia identyfikacji.

18. Pozostałe zasady dotyczące przetwarzania danych w Serwisie znajdują się w poniżej i dotyczą również użytkowników korzystających z Serwisu

Świadczenie usług wynajmu pojazdów:

19. Wynajmujący przetwarza następujące kategorie danych osobowych: imię i nazwisko, adres e-mail, nazwa firmy, adres zamieszkania, numer telefonu, numer PESEL, NIP, numer dowodu osobistego, numer paszportu, numer prawa jazdy, kraj wydania prawa jazdy, data urodzenia, płeć, numer rachunku bankowego Najemcy, dane w zakresie rozliczeń i płatności, dane lokalizacyjne wynajętego pojazdu, trasa przejazdu, historia rezerwacji w Serwisie Internetowym. Powyższy zakres danych jest listą wszystkich możliwych danych występujących w procesie wynajmu. W rzeczywistości zakres przetwarzanych danych jest dopasowany do występujących celów przetwarzania.

20. Dane osobowe Najemców oraz osób upoważnionych do kierowania pojazdem będą przetwarzane w celu:

a) zawarcia i wykonania umowy najmu pojazdów, a także dla podjęcia czynności przed zawarciem umowy oraz świadczenia usług drogą elektroniczną, przedstawienia oferty najmu pojazdów na życzenie potencjalnego Najemcy przed zawarciem umowy, a podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania danych do wykonania umowy (RODO art. 6 ust. 1 lit. b)

b) realizacji prawnie uzasadnionego interesu Wynajmującego (RODO art. 6 ust. 1 lit. f), polegającego na:

• zabezpieczeniu mienia powierzonego przez Wynajmującego w szczególności celem lokalizacji wynajętego pojazdu w razie jego utraty, przywłaszczenia lub kradzieży,

• weryfikacji należytego wykonania umowy - w tym weryfikacja przestrzegania zakazu opuszczenia terytorium państw wskazanych w umowie i regulaminie,

• ustaleniu i dochodzeniu roszczeń lub obrony przed roszczeniami, w szczególności zapłaty za mandaty, opłaty parkingowe i inne wykroczenia popełnione przez Najemcę podczas wynajmu,

• ochronie Wynajmującego przed nadużyciami, w celu weryfikacji tożsamości Najemcy oraz osób upoważnionych do kierowania pojazdem oraz uprawnienia do prowadzenia pojazdów,

• badaniu jakości usług świadczonych przez Wynajmującego poprzez kontakt w tym celu drogą mailową lub telefoniczną z Najemcą lub przez zaproszenie za pomocą portalu Tust Pilot lub Google do wyrażania opinii na temat wynajmu. Szczegółowy opis znajduje się w Regulaminie Opinii.

• prowadzeniu marketingu w zakresie produktów i usług świadczonych przez Wynajmującego oraz w celu przedstawienia odpowiedniej oferty, reklamy i promocji, w tym poprzez profilowanie w celu określenia preferencji lub potrzeb Najemców,

• prowadzeniu analiz oraz raportów w celach statystycznych;

• weryfikacji wiarygodności płatniczej Najemcy w Krajowym Rejestrze Długów Biuro Informacji Gospodarczej S.A. (KRD BIG), a weryfikacja będzie dokonana w celu zawarcia umowy oraz na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Wynajmującego mającego na celu weryfikację Najemcy przed zawarciem umowy (więcej na ten temat poniżej); Weryfikacja jest prowadzona na podstawie udzielonej zgody. Zgoda jest dobrowolna, ale konieczna do realizacji wynajmu w przypadku niektórych kanałów realizacji usługi.

c) wykonania obowiązków prawnych (RODO art. 6 ust. 1 lit. c) nałożonych na Wynajmującego, w szczególności przepisów podatkowych, przepisów o rachunkowości odnośnie przechowania dokumentów podatkowych i księgowych.

21. Okres przechowywania danych:

a) Dane osobowe będą przetwarzane przez okres trwania umowy, a po jej zakończeniu przez okres 6 lat dla podmiotów fizycznych i 3 lata dla osób prawnych. Okres przechowywania danych osobowych może zostać każdorazowo przedłużony o okres przedawnienia roszczeń, jeżeli przetwarzanie danych osobowych będzie niezbędne do dochodzenia ewentualnych roszczeń lub do obrony przed takimi roszczeniami przez Wynajmującego;

b) W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzyskanej zgody - dane będą przetwarzane nie dłużej niż 3 lata od daty ostatniego kontaktu marketingowego;

c) W przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu w celach marketingowych - dane będą przetwarzane przez okres istnienia prawnie uzasadnionego interesu Wynajmującego, lecz nie dłużej niż 3 lata od daty ostatniego kontaktu marketingowe, chyba że Najemca lub osoba upoważniona do kierowania pojazdem, wyrazi sprzeciw wobec przetwarzania danych w celach marketingowych;

d) W przypadku przetwarzania danych z uwagi na obowiązki prawne ciążące na Wynajmującym - do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikającego z przepisów; Dotyczy to głownie faktur oraz danych na nich zawartych, które będą przechowywane przez 5 lat licząc od końca roku, w którym przypada rozliczenie podatku za tę transakcję.

e) W przypadku badania jakości usług, dane będą przetwarzane w tym celu nie dłużej niż przez okres 1 miesiąca od zakończenia ostatniego wynajmu pojazdu. W przypadku wystawiania opinii przez Xxxxxxx, na portalach Trust Pilot lub Google dane będą przechowywane do 3 lat od daty opublikowania opinii. a w przypadku braku wystawienia opinii do 3 miesięcy.

f) W przypadku nagrań rozmów z Infolinii dane przechowywane są przez

24 miesiące. 12 miesięcy na podstawie obowiązku ciążącego na administratorze w związku z weryfikacją wiarygodności

Wynajmującego w KRD oraz kolejne 12 miesięcy na podstawie uzasadnionego interesu Xxxxxxx polegającej na dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami w tym rozwiązywanie spraw reklamacyjnych z partnerami Najemcy.

22. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i realizacji umów łączących Najemcę z Wynajmującym. Podanie danych osobowych w celach marketingowych jest dobrowolne i nie jest niezbędne dla zawarcia i wykonania umów z Wynajmującym.

23. Najemcy oraz osobie uprawnionej do kierowania pojazdem przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

24. Najemcy oraz osobie uprawnionej do kierowania pojazdem przysługuje prawo dostępu do treści danych oraz ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo sprzeciwu, zażądania zaprzestania przetwarzania i prawo przenoszenia danych. Z powyższych praw można skorzystać zgłaszając się do Inspektora Danych Osobowych.

25. Jeżeli podstawą przetwarzania danych jest wyrażona zgoda, może być ona w każdym czasie wycofana, co nie będzie miało jednak wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Zgodę można wycofać kontaktując się z Inspektorem Danych Osobowych.

26. Dane Najemcy oraz osoby uprawnionej do kierowania pojazdem mogą być udostępnione podwykonawcom Wynajmującego w zakresie działań marketingowych, w tym portalom internetowym specjalizującym w budowaniu zaufania między firmami a konsumentami takimi jak Trust Pilot, Google lub tym podobne, Biuru Informacji Gospodarczej S.A., ubezpieczycielom pojazdów oraz podmiotom uczestniczącym w świadczeniu usługi wynajmu pojazdu, w szczególności świadczącym na rzecz Wynajmującego usługi assistance, napraw mechanicznych i blacharsko-lakierniczych oraz spółce HOLDING 1 S.A. w przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych w celach marketingowych.

27. Dane Najemcy oraz osoby uprawnionej do kierowania pojazdem mogą być udostępniane podmiotom i organom powołanym do nakładania oraz egzekwowania opłat za korzystanie z dróg publicznych zgodnie z treścią ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (Dz. U. Nr 14, poz. 60) oraz grzywien wymierzanych na podstawie ustawy z dnia 20 maja 1971 roku - Kodeks wykroczeń (Dz. U. Nr 12, poz. 114) oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 24 listopada 2003

r. w sprawie wysokości grzywien nakładanych w drodze mandatów karnych za wybrane rodzaje wykroczeń (Dz. U. Nr 208, poz. 2023). Jeżeli z jakiejkolwiek przyczyny Wynajmujący zostałby obciążony w/w opłatami lub opłatami o podobnym charakterze i w/w opłaty uiściłby, zobowiązuję się zwrócić Wynajmującemu w/w opłaty.

28. Źródło pochodzenia danych osobowych:

a) bezpośrednio od Najemcy, z którym zawierana jest umowa najmu lub

użytkownika Serwisu;

b) w przypadku wykupienia usługi dodatkowego kierowcy – dane zostały udostępnione Wynajmującemu przez Najemcę za zgodą danej osoby lub bezpośrednio przez osobę będącą dodatkowym kierowcą;

c) w przypadku wynajmu pojazdu zastępczego z OC Sprawcy lub Assistance, dane Najemcy zostały udostępnione Wynajmującemu przez Towarzystwo Ubezpieczeniowe;

d) w przypadku dokonania rezerwacji pojazdu na stronie pośrednika, dane Najemcy zostały udostępnione Wynajmującemu przez pośrednika;

e) w przypadku wynajmu służbowego pojazdu, dane osoby uprawnionej do kierowania pojazdem zostały udostępnione Wynajmującemu przez

pracodawcę.

29. Wynajmujący jest uprawniony do weryfikacji wiarygodności płatniczej Najemcy przy współpracy z Krajowym Rejestrem Długów Biuro Informacji Gospodarczej S.A. (KRD BIG). Wynajmujący jest uprawniony do uzależnienia zawarcia umowy z Xxxxxxx od dokonania jego weryfikacji w KRD BIG. Podstawą do weryfikacji wiarygodności płatniczej Najemcy będącego konsumentem, poprzez wystąpienie do KRD BIG z wnioskiem o ujawnienie informacji gospodarczej jest upoważnienie udzielone przez konsumenta. Upoważnienie jest udzielane poprzez wyrażenie zgody przez Najemcę̨ na weryfikację jego wiarygodności płatniczej w KRD BIG. Podstawą prawną powyższego działania jest 24 ust. 1 Ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych. W przypadku braku wyrażenia zgody na weryfikację przez konsumenta, Wynajmujący ma

prawo odmówić́ zawarcia umowy z Najemcą. W celu uzyskania

informacji o wiarygodności płatniczej Najemcy, Wynajmujący będzie przetwarzał numer PESEL lub NIP Najemcy. Wynajmujący jest uprawniony do przechowania uzyskanych danych do 90 dni od ich pozyskania oraz 12 miesięcy informacji, że taka wiarygodność była sprawdzana