Istotne postanowienia umowy

Załącznik nr 2 do SIWZ

Istotne postanowienia umowy

Niniejsza umowa została zawarta zgodnie z art. 138o ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. —Prawo

zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1986 ze zm.).

§ 1

Przedmiot umowy

W ramach niniejszej umowy Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia na rzecz Zamawiającego usług ochrony osób i mienia (dalej: „Usługi") — dla nieruchomości (dalej: „Obiekt") składającej się z działek nr 112/6, nr 322/2, nr 114/1, nr 113/1, nr 111/3, o łącznej powierzchni 2875 m2, położonych w Krakowie, obręb 11, zabudowanej budynkiem biurowym oznaczonym nr 16 przy ulicy Twardowskiego znajdującego się w obrębie ulic Twardowskiego, Bułhaka oraz Wierzbowej, w którym znajdują się pomieszczenia biurowe, magazynowe oraz parking podziemny (54 miejsca), usytuowane na sześciu kondygnacjach, o łącznej powierzchni 7058,94 m2 oraz parking naziemny (28 miejsc), w którym mieści się siedziba Narodowego Centrum Nauki.

§ 2

Szczegółowy opis usług

1. Świadczone w ramach umowy Usługi obejmować będą:

1) ochronę osób i mienia, polegającą w szczególności na:

a) zapewnieniu bezpieczeństwa życia, zdrowia i nietykalności osobistej pracowników Zamawiającego, interesantów oraz gości Zamawiającego, znajdujących się na terenie Obiektu,

b) zapewnieniu ochrony mienia, infrastruktury Obiektu, jak również sprzętów znajdujących się w Obiekcie,

c) zapobieganiu przestępstwom i wykroczeniom przeciwko pracownikom Zamawiającego lub Obiektowi, jak również mieniu znajdującemu się na terenie Obiektu, a także przeciwdziałaniu wynikającym z nich szkodom oraz niezwłocznym powiadamianiu odpowiednich służb i organów, a także wyznaczonego pracownika Zamawiającego, o którym mowa w § 14 ust. 1 pkt 1 o fakcie wystąpienia takich przestępstw lub wykroczeń,

d) kontroli ruchu osób i pojazdów, w szczególności zapobieganiu wstępu na teren Obiektu przez osoby nieuprawnione,

e) zapewnieniu bezpieczeństwa i sprawnego funkcjonowania Obiektu, w szczególności poprzez dokonywanie obchodów wewnątrz i na zewnątrz Obiektu lub monitorowanie w czasie rzeczywistym obrazu z kamer systemu CCTV,

f) prowadzeniu w czasie realizacji zadań ochronnych dokumentacji z ich wykonania oraz

udostępnianie powyższej dokumentacji na żądanie Zamawiającego;

2) zastępowanie pracownika recepcji w zakresie: pełnienia funkcji portiersko-informacyjnej, udzielania podstawowych informacji osobom wchodzącym na teren Obiektu, wydawania

kluczy do pomieszczeń biurowych oraz sal konferencyjnych upoważnionym pracownikom Zamawiającego oraz upoważnionym pracownikom firmy sprzątającej Obiekt, zgodnie z obowiązującymi zasadami, a także przechowywania kluczy po ich zdaniu wraz z prowadzeniem ewidencji wydawania kluczy w systemie informatycznym, udostępnionym przez Zamawiającego;

3) zapewnienia wsparcia grup interwencyjnych, które zobowiązane są do niezwłocznej reakcji (maksymalnie do …………. minut) na każdy sygnał alarmowy, wyemitowany przez Pracownika Ochrony, który w razie potrzeby wzywa wsparcie grupy interwencyjnej.

2. Szczegółowy zakres zadań i obowiązków Wykonawcy oraz sposób ich wykonywania określają Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (dalej: „SOPZ"), stanowiący załącznik nr 1 do umowy oraz oferta Wykonawcy z dnia… 2019 r. (dalej: „Oferta"), stanowiąca załącznik nr 2 do

umowy. Ponadto, zakres zadań i obowiązków Wykonawcy na podstawie niniejszej umowy, zostanie określony w Instrukcji ochrony obiektu (dalej: „Instrukcja Ochrony").

3. Instrukcja Ochrony oraz pozostałe dokumenty, o których mowa w rozdz. SOPZ,

zostaną opracowane przez Wykonawcę, a następnie przedstawione przez Wykonawcę do akceptacji Zamawiającego w terminie 7 dni roboczych od dnia podpisania umowy

§ 3

Koncesja

1. Wykonawca będzie realizował obowiązki wynikające z niniejszej umowy zgodnie i na podstawie obowiązujących przepisów dotyczących ochrony osób i mienia, w tym zwłaszcza zgodnie z ustawą z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 2142 ze zm.) oraz przepisami wykonawczymi do wskazanej ustaw.

2. Wykonawca oświadcza, że posiada ważną koncesję nr …………… z dnia …………..r. na wykonywanie działalności gospodarczej w zakresie usług ochrony osób i mienia, wydaną przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji zgodnie z ustawą z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (t.j. Dz.U. 2018 poz. 2142 ze zm.). Kopia koncesji stanowi załącznik nr 3 do niniejszej umowy

§ 4

Termin realizacji umowy

1. Umowa będzie realizowana przez okres 12 miesięcy od dnia podjęcia służby, przy czym podjęcie służby nastąpi w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, nie później niż 3 dni robocze od dnia podpisania umowy.

2. Planowany wymiar realizacji umowy to 8784 roboczogodzin w ramach jednego (1) stanowiska pracy w systemie dwuzmianowym, po 12 godzin pracy od poniedziałku do niedzieli oraz w dni świąteczne, tj. pierwsza zmiana: jeden pracownik pracujący w godzinach 06:00 — 18:00 (12 godzin), druga zmiana: jeden pracownik pracujący w godzinach 18:00 — 06:00 (12 godzin).

§ 5

Prawa i obowiązki Wykonawcy

1. Wykonawca zobowiązuje się wykonywać zobowiązania wynikające z umowy w sposób rzetelny i terminowy, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, z najwyższą starannością, z uwzględnieniem zawodowego charakteru wykonywanej przez siebie działalności oraz zgodnie ze wskazówkami Zamawiającego. W szczególności Wykonawca zobowiązuje się uwzględniać zalecenia Zamawiającego co do sposobu obsadzania stanowisk pracy oraz godzin pełnienia dyżurów przez pracowników ochrony oraz dołoży wszelkich starań w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa dla informacji wrażliwych w jakich posiadanie wejdzie w związku z realizacją niniejszej umowy

2. Przy realizacji niniejszej umowy Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia wskazówek i zaleceń zgłaszanych przez Zamawiającego, chyba że byłyby one niezgodne z przepisami prawa, zasadami wiedzy technicznej lub wykraczały poza przedmiot umowy.

3. Wykonawca zobowiązany jest do przestrzegania obowiązujących u Zamawiającego regulaminu bhp i ppoż. oraz innych instrukcji i regulaminów obowiązujących u Zamawiającego w szczególności instrukcji ochrony, instrukcji współpracy z policją, strażą pożarną, polityki bezpieczeństwa informacji.

§ 6

Podwykonawcy

1. Wykonawca nie powierzy wykonania umowy podwykonawcom./Wykonawca jest uprawniony do powierzenia podwykonawcom wykonania całości lub części przedmiotu umowy w następującym zakresie: *

2. Jeżeli Wykonawca, zgodnie z Umową, powierza w całości lub w części wykonanie przedmiotu umowy podwykonawcom, wówczas za działania lub zaniechania podwykonawców ponosi odpowiedzialność jak za działania lub zaniechania własne.

3. W razie powzięcia przez Zamawiającego informacji o wykonywaniu przez podwykonawców zobowiązań umownych w innym zakresie niż wskazany w ofercie, Zamawiający może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym, niezależnie od prawa odmowy wypłaty wynagrodzenia za zobowiązania wykonywane przez tych podwykonawców.

§ 7

Personel

1. Wykonawca zapewnia, że dysponuje personelem posiadającym wiedzę, kwalifikacje oraz

doświadczenie niezbędne do wykonania przedmiotu Umowy

2. Wykonawca zobowiązuje się, że jego personel przeznaczony do wykonania Usługi (dalej:

„Pracownicy Ochrony") będzie spełniać wymagania określone w Umowie, w tym w niniejszym jej paragrafie oraz SOPZ. Wykonawca zobowiązuje się w szczególności, że Pracownicy Ochrony:

1) będą osobami pełnoletnimi, nieskazanymi prawomocnym wyrokiem za przestępstwo umyślne, z co najmniej średnim wykształceniem;

2) będą posiadać zdolności fizyczne i psychiczne do wykonywania pracy w ochronie,

poświadczone aktualnym zaświadczeniem lekarskim;

3) będą przeszkoleni w zakresie stosowania przepisów ustawy z 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (t.j. Dz.U. 2018 poz. 2142) oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 2013 r. w sprawie szczegółowego trybu działań pracowników ochrony (Dz.U. z 2013 r., poz. 1681);

4) będą posiadać aktualne zaświadczenie o przeszkoleniu BHP i ppoż.;

5) będą posiadać potwierdzone zaświadczeniem, certyfikatem lub innym dokumentem umiejętności udzielania pierwszej pomocy przedmedycznej oraz obsługi Zautomatyzowanego Defibrylatora Zewnętrznego (AED);

6) będą posiadać najmniej dwa lata w pracy w ochronie osób i mienia w budynkach

użyteczności publicznej.

3. Zamawiający może w każdym czasie zażądać dokumentów poświadczających spełnienie przez Pracowników Ochrony powyższych wymagań, które Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć Zamawiającemu w terminie 10 dni od daty otrzymania takiego wezwania.

4. Zamawiający wymaga aby Pracownicy Ochrony byli zatrudnieni przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 00 xxxxxxx 0000 x. - Xxxxxx pracy (t.j. Dz.U. 2018 poz. 917). Zamawiający nie wymaga zatrudnienia Pracowników Ochrony na pełny etat.

5. Zamawiający dopuszcza, aby Wykonawca lub podwykonawca będący osobą fizyczną, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą osobiście wykonywał czynności związane z realizacją umowy

6. Wykonawca zobowiązuje się, że zespół Pracowników Ochrony skierowanych do realizacji umowy przez czas jej trwania będzie liczył co najmniej osoby. Lista osób będących

członkami zespołu Pracowników Ochrony stanowi załącznik nr 4 do niniejszej umowy Wykonawca nie może świadczyć usług poprzez osoby niewskazane na liście.

7. Zmiana składu osobowego zespołu Pracowników Ochrony wymaga uprzedniej zgody Zamawiającego. Wykonawca obowiązany jest, pisemnie lub drogą elektroniczną na adres e- mail, o którym mowa w § 14 ust. 1 pkt 1, wystąpić do Zamawiającego o wyrażenie zgody na dokonanie zmiany składu zespołu Pracowników Ochrony nie później niż na 5 dni roboczych przed przystąpieniem do uczestniczenia w realizacji zamówienia przez nową osobę. Zgoda może zostać wyrażona przez przedstawiciela Zamawiającego, o którym mowa w § 14 ust. 1 pkt 1, drogą elektroniczną. Zmiana, składu osobowego zespołu Pracowników Ochrony nie może prowadzić do zmniejszenia liczby osób wskazanej w ust. 6. Nowi członkowie zespołu Pracowników Ochrony muszą spełniać wszystkie wymogi określone w niniejszym paragrafie, a w szczególności w ust. 4.

8. Najpóźniej w terminie do 7 dni roboczych od dnia zawarcia niniejszej umowy, Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu dokumentów potwierdzających fakt zatrudniania członków zespołu Pracowników Ochrony co najmniej na cały okres realizacji umowy na podstawie umowy o pracę. Dokumentami tymi mogą być w szczególności kopie

umów o pracę zanonimizowane w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2014 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. Obowiązek przedstawienia ww. dokumentów dotyczy także przypadków, o których mowa w ust. 7 i powinien być wykonany w terminie do 7 dni roboczych od dnia uzyskania zgody Zamawiającego.

9. Wykonawca jest zobowiązany do przekazania Zamawiającemu pisemnych oświadczeń o niekaralności osób, wchodzących w skład zespołu Pracowników Ochrony najpóźniej w dniu przystąpienia do uczestniczenia w realizacji zamówienia przez te osoby.

10.Zamawiający jest uprawniony w każdym czasie do kontroli faktu spełnienia przez Wykonawcę i przez członków zespołu Pracowników Ochrony wymagań, o których mowa powyżej, a w szczególności:

1) w okresie realizacji zamówienia Zamawiający ma prawo do sprawdzenia tożsamości każdego członka zespołu Pracowników Ochrony i sprawdzenia czy figuruje on na przedstawionej Zamawiającemu zgodnie z ust. 6 liście osób będącej załącznikiem nr 4 do umowy;

2) Wykonawca, w trakcie realizacji zamówienia, na każde wezwanie Zamawiającego, w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie, przedłoży poświadczoną za zgodność z oryginałem kopię umowy/umów o pracę członka zespołu Pracowników Ochrony. Kopia umowy/umów powinna zostać zanonimizowana w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. Imię i nazwisko pracownika nie podlega anonimizacji. Informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania.

11.Członkowie zespołu Pracowników Ochrony powinni zostać wyposażeni przez Wykonawcę w odpowiednią odzież roboczą z oznaczeniem identyfikującym Wykonawcę, a także imienne identyfikatory osobiste. Szczegółowe zasady umundurowania i wyposażenia Pracowników Ochrony określa SOPZ.

12.Wykonawca zobowiązany będzie do wyznaczenia osoby o odpowiednich kwalifikacjach w celu koordynacji realizacji Usług w obiekcie, akceptacji zmian harmonogramów dyżurów, zmian kadrowych Pracowników Ochrony itp. Osoba ta będzie jednocześnie uprawniona do kontaktu z Zamawiającym, a jej dane wskazane są w § 14 ust. 1 pkt 2.

§ 8

Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej

1. Wykonawca zobowiązuje się utrzymać przez cały okres trwania umowy ważne ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem

zamówienia na sumę gwarancyjną co najmniej 1 000 000,00 złotych (słownie: jednego miliona

złotych 00/100).

2. Kopia polisy ubezpieczenia, o którym mowa w ust. 1, stanowi załącznik nr 5 do umowy

3. W przypadku upływu terminu ważności polisy ubezpieczenia OC, o którym mowa w ust. 1 w trakcie trwania umowy, Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć Zamawiającemu nie później niż na 7 dni przed upływem ostatniego dnia obowiązywania poprzedniej polisy, kopię wznowionej polisy OC, poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. W razie niedochowania tego obowiązku Zamawiający może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym, zgodnie z postanowieniami § 11 ust. 5 pkt 8.

§ 9

Odpowiedzialność za szkody

1. Wykonawca ponosi względem Zamawiającego odpowiedzialność z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań zawartych w umowie w tym również za szkody powstałe w wyniku działania Pracowników Ochrony.

2. W czasie obowiązywania umowy Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za działania osób, którymi posługuje się przy wykonywaniu niniejszej umowy, jak za własne działania oraz jest zobowiązany do naprawienia w całości szkód wyrządzonych przez te osoby przy wykonywaniu usług. W szczególności Wykonawca ponosi odpowiedzialność za kradzieże lub zniszczenie Obiektu lub mienia znajdującego się na terenie chronionego Obiektu, dokonane przez Pracowników Ochrony. Dotyczy to również działań Pracowników Ochrony w Obiekcie poza czasem wykonywania obowiązków służbowych.

3. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za zabezpieczenie sprzętu i urządzeń wykorzystywanych w trakcie wykonywania umowy oraz za wszelkie szkody zaistniałe po stronie Zamawiającego oraz osób trzecich spowodowane działaniem Wykonawcy lub powstałe na skutek wykorzystywanego sprzętu.

4. Zawsze, w razie zagrożenia dla Obiektu lub mienia znajdującego się na terenie chronionego obiektu, Wykonawca zobowiązany jest podjąć czynności zmierzające do zapobieżenia powstania szkody, a w razie jej zaistnienia do ograniczenia jej rozmiarów oraz do natychmiastowego powiadomienia wyznaczonego przedstawiciela Zamawiającego, o którym mowa w § 14 ust. 1 pkt 1 oraz odpowiednich służb.

§ 10

Wynagrodzenie Wykonawcy i warunki jego płatności

1. Łączna wartość wynagrodzenia Wykonawcy nie przekroczy kwoty …………zł brutto (wraz z podatkiem VAT) (dalej: Wartość Umowy).

2. Wynagrodzenie za jedną roboczogodzinę, przysługujące Wykonawcy z tytułu należytego

wykonania Usługi ustala się na kwotę w wysokości ….. zł brutto.

3. Wynagrodzenie miesięczne przysługujące Wykonawcy zostanie naliczone poprzez iloczyn stawki godzinowej, o której mowa w ust. 2, oraz sumy wypracowanych roboczogodzin w objętym Usługą miesiącu.

4. Wysokość kwot, o których mowa w ust. 1-2 została ustalona na podstawie Oferty Wykonawcy i obejmuje wszystkie koszty, jakie Wykonawca poniesie w związku z realizacją przedmiotu umowy.

5. Cena jednostkowa za roboczogodzinę, podana w Ofercie Wykonawcy, będzie niezmienna w

całym okresie obowiązywania umowy, z zastrzeżeniem postanowień § 15 ust 3.

6. Zapłata wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy, o którym mowa w ust. 1, będzie następować w miesięcznych okresach rozliczeniowych w oparciu o wystawiane faktury. Wykonawca otrzyma wynagrodzenie na podstawie prawidłowo wystawionych faktur, po wykonaniu i odbiorze Usług za dany miesiąc (tj. płatność realizowana z dołu).

7. Podstawą wystawienia faktury, o której mowa w ust. 6, będzie podpisany przez obie Strony bez zastrzeżeń protokół odbioru potwierdzający należyte wykonanie Usług sporządzany każdorazowo przez Zamawiającego najpóźniej w trzecim dniu roboczym miesiąca następującego po miesiącu, w którym była wykonywana Usługa.

8. Termin zapłaty faktury, o której mowa w ust. 6, ustala się na 30 dni od dnia dostarczenia do

Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury.

9. Płatności za wykonane Usługi będą realizowane przelewem z rachunku Zamawiającego na rachunek bankowy wskazany na fakturze wystawionej przez Wykonawcę.

10. Za datę płatności przyjmuje się dzień wydania przez Zamawiającego dyspozycji przelewu.

§ 11

Rozwiązanie Umowy

1. Zamawiający może odstąpić od niniejszej umowy w przypadku gdy zaistnieje jedna z okoliczności wskazanych w art. 24 ust. 1 pkt 13-23 oraz ust. 5 pkt 1) ustawy Prawo zamówień publicznych (tj.: Dz. U. z 2018 r. poz. 1986 ze zm.), w terminie 30 dni od dnia kiedy Zamawiający dowiedział się o okolicznościach warunkujących odstąpienie od umowy

2. W sytuacji, gdy zaistnieje jedna z okoliczności wskazanych w art. 24 ust. 1 pkt 13 i 14, 16-20 lub ust. 5 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, Wykonawca może przedstawić dowody na to, że podjęte przez niego środki są wystarczające do wykazania jego rzetelności, w szczególności udowodnić naprawienie szkody wyrządzonej przestępstwem lub przestępstwem skarbowym, zadośćuczynienie pieniężne za doznaną krzywdę lub naprawienie szkody, wyczerpujące wyjaśnienie stanu faktycznego oraz współpracę z organami ścigania oraz podjęcie konkretnych środków technicznych, organizacyjnych i kadrowych, które są odpowiednie dla zapobiegania dalszym przestępstwom lub przestępstwom skarbowym lub nieprawidłowemu postępowaniu wykonawcy. Zdania pierwszego nie stosuje się, jeżeli wobec Wykonawcy, będącego podmiotem zbiorowym, orzeczono prawomocnym wyrokiem sądu zakaz ubiegania się o udzielenie zamówienia oraz nie upłynął określony w tym wyroku okres obowiązywania tego zakazu.

3. Zamawiający, uwzględniając wagę i szczególne okoliczności czynu Wykonawcy, może uznać dowody przedstawione na podstawie ust. 2 za wystarczające do wykazania rzetelności Wykonawcy. Zamawiającemu nie przysługuje wówczas prawo do odstąpienia od umowy zgodnie z ust. 1.

4. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub dalsze wykonywanie umowy może zagrozić istotnemu interesowi bezpieczeństwa państwa lub bezpieczeństwu publicznemu, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W przypadku, o którym mowa w zd. 1, Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy.

5. Z zachowaniem prawa do nałożenia kar umownych, o których mowa w § 12, Zamawiający będzie uprawniony do wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:

1) gdy Wykonawca zaprzestał prowadzenia działalności;

2) gdy organ koncesyjny cofnął koncesję na wykonywanie działalności gospodarczej w zakresie usług ochrony osób i mienia lub koncesja wygasła, a organ koncesyjny nie udzielił Wykonawcy nowej koncesji;

3) zaprzestania wykonywania umowy przez Wykonawcę;

4) gdy suma kar umownych, do jakich nałożenia na Wykonawcę uprawniony będzie Zamawiający w trakcie trwania umowy, będzie równa lub przekroczy 30% wartości umowy;

5) w sytuacji gdy pomimo wezwania Zamawiającego dokonanego po bezskutecznym upływie terminów, o których mowa w § 7 ust. 8 do przedstawienia, w terminie 7 dni roboczych, dokumentów, o których mowa w tym paragrafie, Wykonawca dokumentów tych nie przedstawi;

6) gdy Wykonawca będzie wykonywał przedmiot umowy w sposób nieprawidłowy i, pomimo wezwania przez Zamawiającego, w wyznaczonym terminie nie zmieni sposobu wykonywania przedmiotu umowy;

7) rażącego naruszenia obowiązków wynikających z umowy, w szczególności świadczenia Usług przez Pracowników Ochrony będących pod wpływem alkoholu lub środków odurzających, dokonania kradzieży przez Pracownika Ochrony;

8) gdy Wykonawca w terminie od dnia zakończenia obowiązywania polisy numer

……………….. nie przedstawi Zamawiającemu obowiązującej do końca realizacji umowy opłaconej polisy lub w przypadku braku innego dokumentu potwierdzającego, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia co najmniej na 1000 000,00 zł (słownie: jeden milion złotych 00/100).

§ 12

Kary umowne

1. Wykonawca zobowiązany jest zapłacić karę umowną Zamawiającemu:

1) w wysokości 30% Wartości Umowy, gdy Zamawiający odstąpi od umowy lub wypowie umowę ze skutkiem natychmiastowym z powodu okoliczności, za które odpowiada Wykonawca, wskazanych w § 11;

2) w przypadku nieprzedstawienia w terminie określonym w § 8 ust. 3 umowy polisy potwierdzającej zawarcie ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem umowy — w wysokości 100,00 zł (słownie: sto złotych 00/100) za każdy dzień opóźnienia;

3) w przypadku, gdy osoby wchodzące w skład zespołu Pracowników Ochrony jako zatrudnione na podstawie umowy o pracę nie są zatrudnione na podstawie takiej umowy – w wysokości 5000,00 zł (słownie: pięć tysięcy złotych 00/100) za każdy przypadek naruszenia;

4) w przypadku, gdy Usługi są świadczone przez osoby niewskazane na liście osób wchodzących w skład Zespołu Pracowników Ochrony będącej załącznikiem nr 4 do umowy lub niezaakceptowane przez Zamawiającego zgodnie z § 7 ust. 7 umowy — w wysokości 1000,00 zł (słownie: tysiąc złotych 00/100) za każdą niewskazaną osobę;

5) w przypadku nieprzedstawienia w terminach określonych w § 7 ust. 8 niniejszej umowy kompletu dokumentów potwierdzających fakt zatrudniania osób wchodzących w skład zespołu Pracowników ochrony wyszczególnionych w załączniku nr 4 do umowy co najmniej na cały okres realizacji zamówienia na podstawie umowy o pracę — w wysokości 100,00 zł (słownie: sto złotych 00/100) za każdy dzień opóźnienia;

6) w przypadku przekroczenia czasu przyjazdu grupy interwencyjnej, wskazanego w § 2 ust. 1 pkt 3) – w wysokości 200,00 zł (słownie: dwieście złotych 00/100) za każde 10 minut opóźnienia;

7) w przypadku naruszenia zasad ochrony danych osobowych określonych w umowie powierzenia danych osobowych, która stanowi załącznik nr 7 do umowy — w wysokości 300,00 zł (słownie: trzysta złotych 00/100) za każdorazowy przypadek naruszenia;

8) w przypadku naruszenia obowiązków co do zachowania poufności określonych w § 16 w wysokości 200,00 zł (słownie: dwieście złotych 00/100) za każdy przypadek naruszenia;

9) w przypadku dokonania przez osobę wchodzącą w skład zespołu Pracowników Ochrony kradzieży mającej miejsce na terenie Obiektu, w tym w szczególności kradzieży sprzętu biurowego, komputerowego, pieniędzy lub dokumentów — 5000,00 zł (słownie: pięć tysięcy złotych 0/100) za każdy przypadek;

10) w przypadku rażącego naruszenia obowiązków wynikających z umowy, w szczególności świadczenia Usług przez Pracowników Ochrony będących pod wpływem alkoholu lub środków odurzających — w wysokości 5000,00 zł (słownie: pięć tysięcy złotych 00/100), za każdy przypadek;

11) w przypadku niewykonania czynności związanych z rejestrowaniem obchodów, w wysokości 120,00 zł (słownie: sto dwadzieścia złotych 00/100) za 21 ominiętych punktów kontrolnych w okresie jednego miesiąca oraz dodatkowo 20,00 zł (słownie: dwadzieścia złotych 00/100) za każdy ominięty punkt kontrolny powyżej 21;

12) w przypadku każdorazowego niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy potwierdzonego protokołem podpisanym przez przedstawicieli obu stron,

z wyłączeniem przypadków określonych w ust. 1 pkt 1-11 w wysokości 0,25% Wartości Umowy za każdy przypadek naruszenia. W przypadku odmowy podpisania protokołu przez Wykonawcę, Zamawiający zastrzega sobie prawo do sporządzenia jednostronnego protokołu.

13) w przypadku potwierdzonego protokołem trzykrotnego nienależytego wykonania przedmiotu umowy przez tego samego Pracownika Ochrony, Wykonawca na żądanie Zamawiającego ma obowiązek niezwłocznie zmienić tego Pracownika Ochrony.

2. Wykonawca wyraża zgodę na dokonanie potrąceń kar umownych z wynagrodzenia

przysługującego Wykonawcy.

3. Kary, o których mowa w ust. 1, mogą być stosowane łącznie.

4. Zastosowanie kar umownych nie wyłącza i nie ogranicza prawa do wypowiedzenia umowy przez Zamawiającego z powodu okoliczności, za które odpowiada Wykonawca

5. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych na zasadach ogólnych określonych w Kodeksie cywilnym

§ 13

Dane osobowe

Zasady powierzania Wykonawcy przez Zamawiającego danych osobowych oraz ich przetwarzania przez Wykonawcę w celu wykonania przedmiotu niniejszej umowy, określa odrębna umowa powierzenia danych osobowych, której wzór stanowi załącznik nr 7 do niniejszej umowy.

§ 14

Osoby do kontaktu

1. Osobami wyznaczonymi do koordynacji umowy, w tym w szczególności podpisywania protokołów odbioru usług, zgłaszania i akceptowania zmian w składach osobowych zespołu Pracowników Ochrony, przekazywania harmonogramów świadczenia usług oraz zgłaszania uwag i zastrzeżeń dotyczących sposobu wykonywania usług, są:

1) ze strony Zamawiającego: ………, tel…………, e-mail: ;

2) ze strony Wykonawcy: …………….., tel………., e-mail:……………..

2. Zmiana osób, o których mowa w ust. 1 następuje poprzez pisemne powiadomienie drugiej Strony i nie wymaga sporządzenia aneksu do umowy

3. Strony zobowiązują się, że udostępnione sobie wzajemnie dane osobowe osób wskazanych w ust. 1 będą przetwarzane jedynie w celu wykonania umowy. Strony zobowiązują się ponadto do wykonania wobec ww. osób obowiązków informacyjnych wskazanych w art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2014 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE

§ 15

Zmiany Umowy

1. Wprowadzenie wszelkich zmian treści umowy, jak również jej wypowiedzenie i odstąpienie,

wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem ust. 2 i §14 ust. 2.

2. Każda ze Stron zobowiązana jest do niezwłocznego powiadomienia drugiej strony o zmianach mających wpływ na realizację przedmiotu Umowy, w szczególności zmianie adresu, osób wyznaczonych do koordynacji przedmiotu umowy czy NIP. Dopuszczalne jest przesłanie informacji o ww. zmianach na adresy poczty elektronicznej, wskazane w § 14 ust. 1. Zmiany takie nie stanowią zmiany umowy i dla swojej skuteczności nie wymagają zawarcia Aneksu do umowy.

3. Zamawiający przewiduje zmianę wysokości wynagrodzenia Wykonawcy w przypadku zmiany:

1) stawki podatku od towarów i usług;

2) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę;

3) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub

wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne;

jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę.

4. W przypadku zmian, o których mowa powyżej, Wykonawca może w terminie 30 dni od daty opublikowania w odpowiednim dzienniku urzędowym aktu prawnego wprowadzającego zmianę zwrócić się do Zamawiającego na piśmie o zmianę umowy w formie aneksu, wraz z uzasadnieniem tej zmiany oraz szczegółową kalkulacją potwierdzającą wpływ na koszt wykonania zamówienia przez Wykonawcę.

§ 16

Poufność

1. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy warunków i treści niniejszej umowy oraz wszelkich informacji, w których posiadanie wejdzie w związku z jej wykonaniem przez okres trwania tej umowy

2. Wykonawcę obowiązuje bezwzględny zakaz zapoznawania się z dokumentami i materiałami będącymi własnością Zamawiającego lub jego interesantów, w tym w szczególności zakaz ich kopiowania lub utrwalania w jakikolwiek inny sposób bez uprzedniej zgody i wiedzy Zamawiającego, nie dotyczy to dokumentów służbowych ochrony budynku oraz dotyczących bezpieczeństwa, procedur ppoż., BHP itp.

3. Najpóźniej w dniu wygaśnięcia lub rozwiązania niniejszej umowy Strony zobowiązują się zwrócić sobie wszelkie dokumenty, plany obiektu, oraz powierzony sprzęt i wyposażenie będące własnością drugiej Strony.

4. Obowiązki, o których mowa w ust. 1-3 niniejszego paragrafu, dotyczą również Pracowników Ochrony.

§ 17

Cesja

Cesja wierzytelności Wykonawcy wobec Zamawiającego wynikających z umowy na rzecz osób trzecich wymaga uprzedniej zgody Zamawiającego, wyrażonej w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

§ 18

Postanowienia końcowe

1. Strony oświadczają, iż zapoznały się z treścią umowy oraz z załącznikami do umowy i akceptują

ich treść bez zastrzeżeń.

2. Tytuły paragrafów użyte zostały wyłącznie dla przejrzystości umowy i nie mają wpływu na

interpretację treści umowy

3. W razie jakichkolwiek sporów lub nieporozumień powstałych między Stronami w związku z postanowieniami niniejszej umowy, Strony powinny dążyć do polubownego ich rozwiązania poprzez negocjacje. Jeżeli jakikolwiek spór lub nieporozumienie powstałe pomiędzy Stronami na tle umowy nie będzie możliwe do rozwiązania w sposób polubowny, sądem właściwym będzie sąd miejsca siedziby Zamawiającego.

4. Jeżeli jakiekolwiek z postanowień umowy okaże się z jakichkolwiek względów nieważne, nieskuteczne lub niewykonalne, taka nieważność, bezskuteczność bądź niewykonalność nie wpływa na żadne z pozostałych postanowień umowy, a Strony będą współpracowały w celu usunięcia nieważnych lub bezskutecznych postanowień umowy mając na względzie intencje i zamiar istniejące w chwili podpisania niniejszej umowy

5. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej umowie znajdują zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego oraz przepisy ustawy z 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (tj. Dz.U. 2018 poz. 2142 ze zm.).

6. Umowa została sporządzona w języku polskim w dwóch (2) jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze Stron.

7. Integralną część niniejszej umowy stanowią załączniki:

1) Załącznik nr 1 — Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia;

2) Załącznik nr 2 — Oferta Wykonawcy;

3) Załącznik nr 3 — Koncesja

4) Załącznik nr 4 — Lista osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia;

5) Załącznik nr 5 — Polisa OC (kopia);

6) Załącznik nr 6 — Informacja odpowiadająca odpisowi aktualnemu KRS/CEIDG Wykonawcy (wydruk);

7) Załącznik nr 7 — Umowa powierzenia danych osobowych;

8) Załącznik nr 8 – Porozumienie o współpracy w zakresie przestrzegania przepisów BHP.

Załącznik nr 7 do Umowy

Umowa nr DSO.271.3.7.2019

zawarta w dniu r. pomiędzy:

Narodowym Centrum Nauki z siedzibą w Krakowie (30-312) przy xx. Xxxxxxxxxxxxx 00, NIP: 000-000-00-00, REGON: 121361537,

zwanym dalej: „Administratorem”, reprezentowanym w tej czynności przez:

… a

…

zwanym dalej: „Podmiotem przetwarzającym”, reprezentowanym w tej czynności przez:

…

zwanymi dalej pojedynczo: „Stroną”, a łącznie: „Stronami”.

Mając na uwadze, że:

A. w dniu …………….. Administrator i Podmiot przetwarzający zawarli umowę nr , której

przedmiotem jest świadczenie przez Podmiot przetwarzający na rzecz Administratora usług

ochrony osób i mienia w budynku biurowym Narodowego Centrum Nauki;

B. celem Umowy jest ustalenie warunków, na jakich Podmiot przetwarzający wykonywać będzie

operacje przetwarzania danych osobowych w imieniu Administratora;

C. Strony zawierając Umowę, dążą do takiego uregulowania zasad przetwarzania danych osobowych, żeby odpowiadały one postanowieniom Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);

D. Administrator oświadcza, że w odniesieniu do danych, których przetwarzanie powierza Podmiotowi przetwarzającemu, jest administratorem danych w rozumieniu art. 24 i nast. Rozporządzenia, o którym mowa w pkt C i jest uprawniony do powierzenia przetwarzania tych danych osobowych Podmiotowi przetwarzającemu do przetwarzania;

Xxxxxx postanowiły zawrzeć Umowę o następującej treści:

§ 1.

Definicje

Na potrzeby niniejszej umowy Strony przyjmują następujące znaczenie dla poniżej wymienionych

sformułowań:

1. „Dane osobowe” – wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”).

2. „Informacje Poufne” – informacje, o których mowa w § 8 ust. 1 Umowy.

3. „Państwo Trzecie” – oznacza państwo niebędące członkiem Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub organizacja międzynarodowa.

4. „Podwykonawcy” – dalsze osoby trzecie, którym Podmiot przetwarzający zamierza

powierzyć przetwarzanie Danych Osobowych otrzymanych od Administratora;

5. „Prawo o ochronie danych osobowych” – RODO a nadto inne przepisy prawa państwa członkowskiego UE mające zastosowanie do którejkolwiek ze Stron, wydane w związku z ochroną danych osobowych, w tym zwłaszcza przepisy prawa polskiego;

6. „Przetwarzanie danych” – operacja lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taka jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

7. „Rozporządzenie o ochronie danych osobowych”, „RODO” – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

8. „System informatyczny” – zespół współpracujących ze sobą urządzeń, programów, procedur przetwarzania informacji i narzędzi programowych zastosowanych w celu przetwarzania danych.

9. „Umowa podstawowa” – umowa, z dnia , o której mowa w pkt A Preambuły.

10. „Umowa” – niniejsza umowa powierzenia danych osobowych do przetwarzania.

11. „Zbiór Danych” – zbiór danych osobowych przetwarzanych na podstawie Umowy.

§ 2.

Cel, charakter i czas trwania powierzenia

1. Administrator powierza Podmiotowi przetwarzającemu w trybie art. 28 ust. 3 RODO czynności związane z przetwarzaniem Danych osobowych przekazanych Podmiotowi przetwarzającemu, w celu realizacji przez Podmiot przetwarzający jego zobowiązań wynikających z Umowy podstawowej w szczególności dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników i mienia Administratora oraz sporządzania list, raportów i dokumentów na potrzeby realizacji usług będących przedmiotem Umowy podstawowej (cel przetwarzania).

2. Realizowane przez Podmiot przetwarzający czynności przetwarzania Danych osobowych będą wykonywane w formie papierowej oraz przy wykorzystaniu systemów informatycznych poprzez wykonywania takich operacji jak: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie (charakter przetwarzania).

3. Podmiot przetwarzający będzie przetwarzał Dane osobowe przez czas potrzebny do wykonania obowiązków wynikających z Umowy podstawowej, a po wygaśnięciu lub rozwiązaniu Umowy Podstawowej, przez czas niezbędny do wykonania przez Przetwarzającego obowiązków związanych z wygaśnięciem lub rozwiązaniem Umowy Podstawowej (czas trwania przetwarzania).

§ 3.

Rodzaj danych osobowych. Kategorie osób.

1. Dane osobowe powierzone Podmiotowi przetwarzającemu w ramach Umowy obejmować będą następujące rodzaje danych osobowych zgromadzonych w ramach Zbioru Danych pracowników i współpracowników Administratora oraz bazy kierowników i wykonawców projektów oraz innych osób związanych z finansowaniem nauki:

a) imię i nazwisko,

b) stopień naukowy,

c) numer telefonu,

d) numer rejestracyjny pojazdu,

e) wizerunek.

2. Dane osobowe powierzone administratorowi w ramach Umowy dotyczą następujących kategorii osób:

a) pracowników i współpracowników Administratora,

b) członków Rady Narodowego Centrum Nauki,

c) ekspertów, wnioskodawców oraz gości, którzy przebywają w siedzibie Narodowego Centrum Nauki na zaproszenie Administratora.

§ 4.

Prawo kontroli

1. Administrator ma prawo przez cały okres obowiązywania Umowy kontrolować poprawność zabezpieczenia i przetwarzania danych powierzonych Podmiotowi przetwarzającemu, a w szczególności czy przetwarzanie Danych osobowych odbywa się zgodnie z Umową, RODO i innymi przepisami Prawa o ochronie danych osobowych. Kontrola może zostać przeprowadzona x.xx. w formie bezpośredniej inspekcji polegającej na dopuszczeniu przedstawicieli Administratora do wszystkich obszarów przetwarzania danych osobowych objętych niniejszą Umową we wszystkich lokalizacjach Podmiotu przetwarzającego, w sposób nie utrudniający jego bieżącej działalności.

2. Na pisemne wezwanie Administratora, Podmiot przetwarzający:

a) zobowiązany jest do przedstawienia odpowiednich dokumentów do kontroli w terminie 3 dni roboczych od daty otrzymania wezwania,

b) niezwłocznie (nie później niż w ciągu 3 dni roboczych) odpowiedzieć z dochowaniem najwyższej staranności na każde pytanie Administratora dotyczące przetwarzania Danych osobowych.

3. W przypadku, gdy kontrola wykaże niezgodności, Administrator ma prawo żądać od Podmiotu przetwarzającego niezwłocznego wdrożenia zaleceń Administratora wynikających z ustaleń pokontrolnych w terminie wskazanym przez Administratora oraz do poprawy bezpieczeństwa przetwarzania Danych osobowych i udzielenia odpowiedzi na każde pytanie Administratora dotyczące przetwarzania powierzonych Danych osobowych, w tym złożenia pisemnych wyjaśnień, a także do zastosowania się do zaleceń/wskazówek Administratora.

4. Podmiot przetwarzający w każdej umowie zawartej z Podwykonawcą zapewni również możliwość realizacji przez Administratora bezpośredniej kontroli przetwarzania danych przez Podwykonawcę (w tym możliwość przeprowadzania u Podwykonawcy kontroli, o których mowa w ust. 1).

5. Prawo kontroli może być w szczególności wykonywane przez pracowników, audytorów,

pełnomocników lub inne podmioty trzecie upoważnione przez Administratora.

§ 5.

Prawa i obowiązki Podmiotu przetwarzającego

1. Podmiot przetwarzający oświadcza, że:

a) dysponuje środkami umożliwiającymi prawidłowe przetwarzanie i zabezpieczenie Danych osobowych, w tym systemem informatycznym spełniającym wymogi odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa, a w szczególności wymogi określone w RODO;

b) będzie przetwarzać Dane osobowe wyłącznie na terytorium Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego, a głównym miejscem przetwarzania Danych Osobowych będzie terytorium Polski, w szczególności w przypadku gdy dane osobowe będą przetwarzane w formie elektronicznej na serwerach i nośnikach danych Podmiotu przetwarzającego, serwery i nośniki te nie będą znajdować się poza obszarem Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego;

c) nie będzie przekazywać Danych osobowych do Państwa Trzeciego ani nie będzie korzystać z Podwykonawców, którzy przekazują Xxxx Xxxxxxx do Państw Trzecich bez uprzedniej zgody Administratora;

2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się:

a) dołożyć należytej staranności przy przetwarzaniu Danych osobowych i przetwarzać Dane osobowe zgodnie z Umową, RODO oraz z innymi przepisami Prawa ochrony danych osobowych;

b) przetwarzać Dane osobowe wyłącznie na polecenie Administratora, przy czym Xxxxxx uznają

za takie polecenie w rozumieniu art. 28 ust 3 lit a RODO okoliczność zawarcia Umowy;

c) ograniczyć dostęp do Danych osobowych wyłącznie do osób, którym dostęp do Danych osobowych jest potrzebny dla realizacji Umowy i Umowy podstawowej, udzielić tym osobom odpowiednich upoważnień, zapewnić odpowiednie szkolenie z zakresu ochrony danych osobowych oraz zapewnić zachowanie w tajemnicy przetwarzanych Danych osobowych przez te osoby, zarówno w trakcie zatrudnienia lub trwania innego rodzaju współpracy z Podmiotem przetwarzającym, jak i po ich ustaniu (art. 28 ust. 3 lit b) RODO);

d) zabezpieczyć przetwarzanie Danych osobowych poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, o których mowa w art. 32 RODO, zapewniających stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanemu z przetwarzaniem Danych osobowych (art. 28 ust. 3 lit c) RODO);

e) przestrzegać warunków korzystania z usług Podwykonawcy określonych w § 6 poniżej oraz w treści obowiązujących przepisów prawa (art. 28 ust. 3 lit d) RODO);

f) pomagać Administratorowi wywiązywać się z (i) obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której Dane osobowe dotyczą oraz (ii) obowiązków określonych w art. 32-36 RODO (art. 28 ust. 3 lit e), f) RODO);

g) stosownie do żądania Administratora po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem usunąć lub zwrócić wszelkie powierzone przez niego dane osobowe oraz usunąć wszelkie ich istniejące kopie, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie Danych osobowych (art. 28 ust. 3 lit g) RODO);

h) udostępnić Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w Umowie oraz obowiązujących przepisach prawa oraz umożliwić przeprowadzanie kontroli na zasadach pkt 4 poniżej (art. 28 ust. 3 lit h) RODO);

i) prowadzić rejestr wszystkich czynności przetwarzania, o którym mowa w art. 30 ust. 2 RODO chyba, że obowiązek taki nie będzie miał do Podmiotu przetwarzającego zastosowania z uwagi na treść art. 30 ust. 5 RODO;

j) zastosować się do wymogu projektowania prywatności, o którym mowa w art. 25 ust. 1 RODO i z wyprzedzeniem informować Administratora o planowanych zmianach w taki sposób i terminie, aby zapewnić mu realną możliwość reagowania, jeżeli planowane przez Podmiot przetwarzający zmiany w opinii Administratora grożą uzgodnionemu poziomowi bezpieczeństwa danych lub zwiększają ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, wskutek przetwarzania danych przez Podmiot przetwarzający.

3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się niezwłocznie (nie później niż w ciągu 24 godzin od chwili powzięcia informacji o poniższych okolicznościach) zawiadomić Administratora o każdym:

a) żądaniu osoby, której Dane osobowe przetwarza w imieniu Administratora;

b) żądaniu udostępnienia Danych osobowych właściwemu organowi lub instytucji, postępowaniu, w szczególności sądowym lub administracyjnym, dotyczącym przetwarzania przez Podmiot przetwarzający Danych osobowych, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej, orzeczeniu lub jakimkolwiek innym rozstrzygnięciu dotyczącym przetwarzania tych danych skierowanych do Podmiotu przetwarzającego, a także o wszelkich planowanych, o ile są wiadome, lub realizowanych kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania u Podmiotu przetwarzającego Danych osobowych;

c) podejrzeniu lub stwierdzeniu naruszenia ochrony Danych osobowych

oraz umożliwić Administratorowi uczestnictwo w czynnościach wyjaśniających i informować

Administratora o ustaleniach z chwilą ich dokonania.

4. Zawiadomienia, o których mowa w ust. 3 powyżej powinny być dokonane w formie pisemnej i zawierać (i) opis okoliczności żądania/postępowania/incydentu naruszenia ochrony Danych osobowych oraz (ii) opis środków, które zamierza podjąć Podmiot przetwarzający, w tym środków podjętych w celu uniknięcia takiego zdarzenia w przyszłości.

§ 6.

Dalsze powierzenie przetwarzania danych osobowych

1. Podmiot przetwarzający może powierzyć (udostępnić, przekazać do dalszego wykorzystania) Dane osobowe, powierzone Umową, do dalszego przetwarzania Podwykonawcom jedynie w celu wykonania Umowy lub Umowy podstawowej i wyłącznie po uzyskaniu uprzedniej zgody Administratora na określonego Podwykonawcę, wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności. Podmiot przetwarzający, poza odpowiednim zapytaniem, dostarczy Administratorowi wszelkich informacji, których Administrator może rozsądnie oczekiwać, w szczególności informacji o Podwykonawcy i zakresie obowiązków, które ma wykonywać Podwykonawca. Administrator ma prawo odmówić wyrażenia zgody, według swego swobodnego uznania i nie jest zobowiązany do uzasadniania swojej decyzji.

2. Podmiot przetwarzający zobowiąże Podwykonawcę, o którym mowa w ust. 1 powyżej do spełniania tych samych gwarancji i obowiązków, jakie zostały nałożone na Podmiot przetwarzający w Umowie. Podmiot przetwarzający ponosi pełną odpowiedzialność wobec Administratora za niewywiązanie się ze spoczywających na Podwykonawcy obowiązkach ochrony Danych osobowych.

3. Podmiot przetwarzający nie ma prawa przekazać Podwykonawcy wykonania Umowy w całości.

4. Podmiot przetwarzający może przekazać Dane osobowe do Państwa Trzeciego wyłącznie po uzyskaniu uprzedniej zgody Administratora na przetwarzanie w określonym Państwie Trzecim, wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności. Podmiot przetwarzający, poza odpowiednim zapytaniem, dostarczy Administratorowi wszelkich informacji dotyczących przyczyny oraz zakresu planowanych czynności przetwarzania Danych osobowych na terenie Państwa Trzeciego. Administrator ma prawo odmówić wyrażenia zgody, według swego swobodnego uznania i nie jest zobowiązany do uzasadniania swojej decyzji.

§ 7.

Odpowiedzialność Podmiotu przetwarzającego

1. Podmiot przetwarzający odpowiada za naruszenie niniejszej Umowy, chyba, że do takiego naruszenia doszło wyłącznie z winy Administratora lub zdarzenia siły wyższej. Podmiot przetwarzający odpowiada, jak za własne działania lub zaniechania, za działania lub zaniechania swoich pracowników, podmiotów świadczących dla Podmiotu przetwarzającego pracę na innej podstawie prawnej niż umowa o pracę, Podwykonawców, z których usług Podmiot przetwarzający korzysta w związku z wykonywaniem niniejszej Umowy, ich pracowników etc. chociażby Podmiot przetwarzający lub ktokolwiek inny nie ponosił winy w wyborze takiego podmiotu, jego działanie lub zaniechanie miało miejsce jedynie przy okazji wykonywania powierzonych mu obowiązków lub po ustaniu stosunku prawnego łączącego taki podmiot z Podmiotem przetwarzającym lub innym podmiotem.

2. Podmiot przetwarzający niniejszym zwalnia Administratora z obowiązku świadczenia na rzecz osoby trzeciej, w tym osoby, której dane dotyczą lub organu władzy publicznej, jeżeli obowiązek takiego świadczenia powstanie w związku z naruszeniem przez Podmiot przetwarzający obowiązków wynikających z niniejszej Umowy, w tym zapewnień Podmiotu przetwarzającego, o których mowa w niniejszej Umowie, chyba, że do takiego naruszenia doszło wyłącznie z winy Administratora lub zdarzenia siły wyższej. Ponadto, jeżeli osoby trzecie będą dochodzić swoich roszczeń od Administratora na drodze sądowej, Podmiot przetwarzający przystąpi do toczącego się procesu po stronie Administratora, naprawi szkodę poniesioną przez Administratora w

związku z nakazaniem spełnienia określonego świadczenia na rzecz osoby trzeciej lub na rzecz organu władzy publicznej. Obwiązek naprawienia szkody aktualizuje się po prawomocnym (ostatecznym/ugodowym) zakończeniu postępowania, obejmuje zwrot uzasadnionych oraz udokumentowanych kosztów poniesionych w związku z obroną swoich praw, w tym kosztów pomocy prawnej i wiąże Podmiot przetwarzający w czasie obowiązywania Umowy oraz przez okres 10 lat po rozwiązaniu lub wygaśnięciu Umowy.

§ 8.

Poufność

1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy informacji uzyskanych od Administratora, które nie zostały podane do publicznej wiadomości, a zostały przekazane Przetwarzającemu w związku z realizacją Umowy lub Umowy podstawowej, niezależnie od formy ich utrwalenia lub przekazania, które Administrator oznaczył jako poufne (Informacje Poufne).

2. W związku z powyższym, Podmiot przetwarzający zobowiązuje się, bez żadnych dodatkowych warunków, ograniczeń ani zastrzeżeń, z wyjątkiem wyraźnie wskazanych w treści Umowy, że bez uprzedniej zgody Administratora wyrażonej w formie pisemnej pod rygorem nieważności:

a) nie będzie wykorzystywać Informacji Poufnych, w jakiekolwiek formie i w jakimkolwiek zakresie w celu innym niż realizacja Umowy lub Umowy Podstawowej,

b) nie przekaże Informacji Poufnych podmiotom trzecim w jakiekolwiek formie i w jakimkolwiek zakresie w celu innym niż realizacja Umowy lub Umowy Podstawowej,

c) nie ujawni Informacji Poufnych w jakiejkolwiek formie i w jakimkolwiek zakresie w celu innym niż realizacja Umowy lub Umowy Podstawowej w celu innym niż realizacja Umowy lub Umowy Podstawowej,

d) będzie dbać o bezpieczeństwo wszelkich Informacji Poufnych oraz chronić je przed kradzieżą,

uszkodzeniem, utratą lub nieuprawnionym dostępem.

3. Strony ustalają, że zobowiązanie do zachowania poufności, o którym mowa powyżej, nie będzie odnosić się do:

a) Informacji Poufnych, które mogą być traktowane jako Informacje Poufne, ale które stały się publicznie wiadome, jednak w inny sposób niż przez naruszenie zobowiązania do zachowania poufności lub przepisów prawa, w tym informacji znajdujących się w publicznie dostępnych rejestrach, księgach i ewidencjach, z wyłączeniem źródeł, do których dostęp jest w jakimkolwiek zakresie ograniczony,

b) Informacji Poufnych, które Podmiot przetwarzający jest zobowiązany przekazać lub ujawnić w wykonaniu obowiązku wynikającego z obowiązujących przepisów prawa, prawomocnego wyroku sądu lub ostatecznej decyzji administracyjnej, jednak każdorazowo przed dokonaniem tych czynności Podmiot przetwarzający zobowiązany jest powiadomić Administratora na piśmie z podaniem zakresu przekazywanych lub ujawnianych Informacji Poufnych, przyczyny i formy ich przekazania lub ujawnienia oraz dokładnej podstawy prawnej (chyba, że powiadomienie takie byłoby zakazane przez obowiązujące przepisy prawa),

c) Informacji Poufnych, ujawnianych doradcom zewnętrznym oraz pracownikom i współpracownikom, którym Informacje Poufne są niezbędne do prawidłowego wykonania Umowy lub Umowy podstawowej. Korzystanie z Informacji Poufnych przez doradców zewnętrznych Podmiotu przetwarzającego, jak również pracowników i współpracowników Podmiotu przetwarzającego będzie następowało z zachowaniem wymogów wynikających z Umowy,

d) Informacji Poufnych, co do których Podmiot przetwarzający uzyskał pisemną zgodę na ujawnienie lub wykorzystanie w określonym celu.

4. W przypadku naruszenia przez Xxxxxxx przetwarzający któregokolwiek ze zobowiązań określonych w Umowie, Administrator ma prawo żądania natychmiastowego zaniechania naruszeń i usunięcia jego skutków.

5. Obowiązek zachowania Informacji Poufnych w tajemnicy wiąże Podmiot Przetwarzający w czasie

obowiązywania Umowy oraz przez okres 10 lat po rozwiązaniu lub wygaśnięciu Umowy.

§ 9.

Wzajemna współpraca Stron

1. Strony są zobowiązane do współpracy w zakresie nadzoru nad wykonaniem Umowy.

2. Strony ustalają, że podczas realizacji Umowy powierzenia będą ze sobą ściśle współpracować, informując się wzajemnie o wszystkich okolicznościach mających lub mogących mieć wpływ na wykonanie powierzenia danych osobowych.

3. Strony wskazują następujące osoby do koordynacji współpracy w związku z wykonywaniem niniejszej Umowy:

a) jak dla Administratora: …………………………………………………………...

b) jak dla Podmiotu przetwarzającego: …………………………………………………

4. Xxxxxx zobowiązują się, że udostępnione sobie wzajemnie dane osobowe osób wskazanych w ust. 3 jak również dane osobowe osób wskazanych do kontaktu i współpracy w Umowie podstawowej będą przetwarzane jedynie w celu wykonania Umowy lub Umowy podstawowej. Strony zobowiązują ponadto się do wykonania wobec ww. osób obowiązków informacyjnych wskazanych w art. 14 RODO.

§ 10.

Czas trwania i wypowiedzenie umowy

1. Umowa zostaje zawarta na czas obowiązywania Umowy podstawowej oraz na czas po wygaśnięciu lub rozwiązaniu Umowy podstawowej niezbędny do wykonania obowiązków związanych z wygaśnięciem lub rozwiązaniem Umowy podstawowej.

2. Administrator ma prawo wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym, w przypadku

rażącego naruszenia postanowień Umowy, gdy Podmiot przetwarzający:

a) wykorzystał Dane osobowe w sposób niezgodny z Umową, w szczególności przetwarzał je dla własnych celów lub celów innych podmiotów,

b) wykonuje Umowę niezgodnie z jej postanowieniami lub z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa,

c) wykonuje instrukcje Administratora niezgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa,

d) nie zaprzestał niewłaściwego przetwarzania danych osobowych mimo xxxxxxxxxxx xxxxxxxx Administratora do usunięcia naruszeń i bezskutecznego upływu wyznaczonego terminu 14 dni na zaniechanie naruszeń.

3. Zależnie od decyzji Administratora w tym zakresie, w terminie do 14 dni roboczych od dnia zakończenia Umowy lub zakończenia przetwarzania danych osobowych – w zależności co nastąpiło wcześniej, Podmiot przetwarzający jest zobowiązany do trwałego usunięcia lub zwrotu wszelkich powierzonych mu danych osobowych oraz usunięcia wszelkich ich istniejących kopii, chyba że obowiązujące przepisy prawa nakazują przechowywanie tych danych osobowych lub ich części.

4. Podmiot przetwarzający nie ma prawa do wykorzystania zgromadzonych danych osobowych w jakimkolwiek celu po rozwiązaniu niniejszej Umowy.

§ 11.

Postanowienia końcowe

1. Wynagrodzenie Podmiotu przetwarzającego za przetwarzanie Danych osobowych uwzględnione jest w wynagrodzeniu (albo cenie), o której mowa w Umowie podstawowej. Podmiot przetwarzający nie może domagać się na jakiejkolwiek podstawie prawnej podwyższenia takiego wynagrodzenia, zwrotu jakichkolwiek kosztów lub wydatków poniesionych w celu należytego

wykonania niniejszej Umowy, zwolnienia z zobowiązań zaciągniętych w tym celu, ani zaliczek na poczet takich kosztów lub wydatków, chociażby w chwili zawierania Umowy podstawowej lub niniejszej Umowy Podmiot przetwarzający, pomimo dołożenia należytej staranności, nie był w stanie przewidzieć okoliczności uzasadniających takie podwyższenie, takich kosztów, wydatków lub zobowiązań.

2. W przypadku nieważności lub bezskuteczności któregokolwiek z postanowień Umowy Strony zastosują wszelkie możliwe środki w celu zastąpienia go postanowieniem ważnym i skutecznym, które w granicach obowiązującego prawa odzwierciedlać będzie intencję i znaczenie postanowienia nieważnego lub bezskutecznego. Jeżeli w jakimkolwiek czasie jedno z postanowień Umowy będzie lub stanie się nieważne lub bezskuteczne, fakt ten nie spowoduje ograniczenia ważności lub skuteczności któregokolwiek z pozostałych postanowień Umowy.

3. W razie sprzeczności pomiędzy postanowieniami niniejszej Umowy, a Umowy podstawowej,

pierwszeństwo mają postanowienia Umowy.

4. Wszelkie zmiany dotyczące niniejszej Umowy powinny być dokonywane w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

5. Ewentualne spory powstałe na gruncie wykonywania niniejszej Umowy będzie rozstrzygał sąd

powszechny właściwy wg siedziby Administratora.

6. Niniejsza Umowa podlega prawu polskiemu. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową zastosowanie będą miały przepisy Rozporządzenia o ochronie danych osobowych oraz Kodeks cywilny.

7. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

Podmiot przetwarzający	Administrator
…………………………………………………	…………………………………………………
podpis	podpis
………………….., dnia… r. miejscowość	Kraków, dnia 06-05-2019 r. miejscowość

Załącznik nr 8 do Umowy

Porozumienie nr ….

zawarte w dniu r. pomiędzy:

Narodowym Centrum Nauki z siedzibą w Krakowie (30-312) przy xx. Xxxxxxxxxxxxx 00, NIP: 000-000-00-00, REGON: 121361537,

zwanym dalej: „Zamawiającym”, reprezentowanym w tej czynności przez: Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx, Dyrektora Narodowego Centrum Nauki,

a

…..

zwanym dalej: „Wykonawcą”, reprezentowanym w tej czynności przez:

…..,

zwanymi dalej pojedynczo: „Uczestnikiem Porozumienia”, a łącznie: „Uczestnikami Porozumienia”.

Na podstawie art. 208 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r., poz. 917, z

późn. zm.) Uczestnicy Porozumienia zawierają porozumienie o współpracy o następującej treści: :

§ 1

Uczestnicy Porozumienia stwierdzają zgodnie, że zatrudnieni przez nich pracownicy wykonują jednocześnie pracę w tym samym miejscu tj. w Narodowym Centrum Nauki przy xx. Xxxxxxxxxxxxx 00 w Krakowie – zwanym dalej miejscem pracy.

§2

Uczestnicy Porozumienia zobowiązują się współpracować ze sobą w zakresie i w celu zapewnienia

pracującym w miejscu pracy pracownikom bezpiecznej i higienicznej pracy.

§3

Pracodawcy ustalają koordynatora ds. bhp (dalej; Koordynator) w osobie               , który sprawować będzie nadzór osobiście lub za pośrednictwem specjalisty ds. bhp Zamawiającego, nad przestrzeganiem przepisów i zasad bhp przez wszystkich pracowników Uczestników Porozumienia, wykonujących prace w miejscu pracy.

§ 4

Koordynator ma prawo:

1) kontroli wszystkich pracowników Uczestników Porozumienia wykonujących pracę w miejscu pracy,

2) wydawania poleceń w zakresie poprawy warunków pracy i przestrzegania przepisów i zasad bhp, oraz ochrony przeciwpożarowej,

3) uczestniczenia w kontroli stanu bezpieczeństwa i higieny pracy,

4) występowania do poszczególnych Uczestników Porozumienia z zaleceniem usunięcia

stwierdzonych zagrożeń wypadkowych oraz uchybień w zakresie bhp,

5) niezwłocznego wstrzymania pracy maszyny lub urządzenia w razie wystąpienia bezpośredniego zagrożenia życia lub zdrowia pracownika lub innej osoby,

6) niezwłocznego odsunięcia od pracy pracownika, który swoim zachowaniem lub sposobem wykonywania pracy stwarza bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia własnego lub innych osób.

§ 5

1. Uczestnicy Porozumienia ustalają następujące zasady współdziałania i sposoby postępowania, w tym również w przypadku zagrożenia dla zdrowia lub życia pracowników:

1) podstawą dopuszczenia pracownika do pracy w miejscu pracy jest:

a) posiadanie obowiązkowych profilaktycznych badań lekarskich,

b) uprzednie odbycie przez pracowników wymaganych szkoleń w zakresie bhp,

c) posiadanie przez pracowników wymaganych środków indywidualnej ochrony, odzieży i obuwia roboczego, jeśli jest to wymagane przepisami prawa,

d) zapoznanie z wynikami oceny ryzyka zawodowego dla danego stanowiska pracy,

e) zapoznanie z instrukcjami bhp i ppoż dotyczącymi prac wykonywanych przez danego pracownika, obowiązującymi w miejscu pracy,

f) posiadanie stosownych kwalifikacji zawodowych na wykonywanie zadanych prac.

2) Wykonawca zobowiązuje się, że:

a) będzie kierować do wykonywania pracy w miejscu pracy wyłącznie takich pracowników, którzy spełniają wymagania określone w § 5 pkt 1,

b) zapozna swoich pracowników, wykonujących pracę w miejscu pracy, z obowiązującymi u Zmawiającego przepisami i zasadami bhp, która to okoliczność zostanie potwierdzona odebraniem od tych pracowników stosownych oświadczeń, jak również zapewni przestrzeganie przez swoich pracowników tych przepisów i zasad.

3) Zamawiający zobowiązuje się do:

a) przekazania pracownikom Wykonawcy – w razie potrzeby – informacji o zakresie

występujących w miejscu pracy zagrożeń wypadkowych,

b) organizacji pomieszczeń i stanowisk pracy w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz ochronę przeciwpożarową,

c) udostępnienia pracownikom Wykonawcy posiadanych pomieszczeń higieniczno- sanitarnych.

2. W razie zaistnienia wypadku przy pracy pracownika któregoś z Uczestników Porozumienia ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku dokonuje zespół powypadkowy powołany przez tego Uczestnika Porozumienia, tj. pracodawcę poszkodowanego.

§ 6

Wszystkie zmiany lub uzupełnienia do treści Porozumienia muszą być określone w załączniku do niniejszego Porozumienia i podpisane przez przedstawicieli obu Uczestników Porozumienia.

§ 7

Porozumienie sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdego

Uczestnika Porozumienia.

Wykonawca	Zamawiający
…………………………………………………	…………………………………………………
podpis	podpis
………………….., dnia… r. miejscowość	Kraków, dnia r. miejscowość