REGULAMIN usługi „Office 365 A1”

REGULAMIN usługi „Office 365 A1”

świadczonej drogą elektroniczną

w Zespole Szkolno Przedszkolnym Nr 4 w Wałbrzychu

§ 1 Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa warunki i zasady korzystania z usługi „Office 365”, świadczonej w Zespole Szkolno Przedszkolnym Nr 4 w Wałbrzychu na podstawie infrastruktury dostarczanej przez podmiot zewnętrzny –firmę Microsoft – w ramach usługi „Office 365 Education”. Zgodnie z umową dotycząca usług Microsoft (Microsoft Services Agreement, MSA) umieszczonej na stronie xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx/xxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxx/

2. Z Usługi mogą korzystać Uczniowie oraz Pracownicy Szkoły, którzy zaakceptują Regulamin i będą go przestrzegali w trakcie korzystania z Usługi.

3. Korzystanie z Usługi jest bezpłatne, ale dla uczniów obowiązkowe i wynikające z realizacji

podstawy programowej.

4. W ramach Usługi Użytkownicy otrzymują dostęp, x.xx. do:

a) indywidualnego konta poczty elektronicznej,

b) wirtualnego dysku – przestrzeni do przechowywania danych,

c) kalendarza,

d) aplikacji Word, Excel, PowerPoint, OneNote dostępnych online,

e) platform SharePoint Teams

f) połączenia głosowego, chatu, wideokonferencji, inne.

5. Użytkownikom mogą być udostępnione inne elementy Usługi.

6. Konta użytkowników przypisane są do domeny xxx.xxx0xxxxxxxxx.xx

7. Dla Użytkowników Usługi tworzone są konta, które stanowią jednocześnie adres poczty elektronicznej. Format nazwy konta (adresu poczty elektronicznej) jest następujący:

8. dla Ucznia, Pracownika – pierwsza litera/ dwie pierwsze/ imięnazwisko@ xxx0xxxxxxxxx.xx

9. Decyzję o nazwie konta podejmuje Administrator podczas tworzenia konta Użytkownika.

10. Jeżeli w imieniu i/lub nazwisku Użytkownika występują znaki diaktryczne, w nazwie konta zastępuje się odpowiednimi literami alfabetu angielskiego.

11. Nazwa konta jest stała i nie podlega zmianie podczas użytkowania z Usługi.

12. Każdy Uczeń lub Pracownik może posiadać tylko jedno w konto w Usłudze.

13. Korzystanie z Usługi jest dobrowolne bezpłatne.

14. Korzystanie z Usługi jest jednoznaczne z akceptacją postanowień Regulaminu.

§ 2 Dostęp i korzystanie z Usługi

1. Użytkownik uzyskuje dostęp do Usługi po potwierdzeniu zapoznania się z Regulaminem.

2. Użytkownik otrzymuje od Administratora nazwę konta oraz hasło dostępu do Usługi.

3. Użytkownicy mogą uzyskać dostęp do Usługi z komputerów i innych (kompatybilnych) urządzeń (np. smartfony i tablety) za pośrednictwem sieci Internet.

4. Dostęp do Usługi możliwy jest po zalogowaniu się przy użyciu uzyskanej nazwy konta oraz hasła na stronie internetowej : xxx.xxxxxx.xxxxxx.xxx , xxx.xxxxxx.xxx

5. Aktywacja Usługi następuje przy pierwszym logowaniu, po ustaleniu nowego, indywidualnego hasła dla konta.

6. Ustalone przez Użytkownika hasło stanowi zabezpieczenie dostępu do Usługi, dlatego powinno być chronione i poufne, tzn. znane wyłącznie Użytkownikowi. W przypadku utraty poufności hasła, należy niezwłocznie zmienić hasło na nowe.

7. Hasło nie może być zbyt proste lub oczywiste do odgadnięcia przez osoby trzecie. Musi

spełniać warunki:

a) zawierać co najmniej 8 znaków alfanumerycznych

b) zawierać co najmniej 1 wielką literę alfabetu polskiego [A,B,…,Z]

c) zawierać co najmniej 1 małą literę alfabetu polskiego [a,b,…,z]

d) zawierać co najmniej 1 cyfrę [0,1,…,9]

e) zawierać co najmniej 1 znak specjalny [!,@,...,>,?, idt.]

8. Użytkownik może otrzymywać korespondencje na adres konta e-mail istotne z punktu

widzenia działalności szkoły lub systemu poczty elektronicznej.

9. Instrukcja pracy z poszczególnymi elementami Usługi dostępna jest na stronie internetowej

xxxxx://xxxxxxx.xxxxxx.xxx

10. Część funkcjonalności Usługi może być dostępna poprzez aplikacje zewnętrzne, które mogą wymagać instalacji oprogramowania systemowego na urządzeniu Użytkownika.

11. Aplikacje zewnętrzne Usługi (tzn. nieobsługiwane bezpośrednio przez przeglądarkę internetową) Użytkownik instaluje na własną odpowiedzialność. Szkoła nie ponosi

odpowiedzialności za ewentualne problemy i/lub szkody wyrządzone przez zainstalowane

aplikacje.

12. Dostęp do konta poczty elektronicznej Użytkownika możliwy jest przez stronę internetową Usługi oraz za pośrednictwem zewnętrznych programów pocztowych.

13. Office 365 posiada mechanizmy zabezpieczające przed nieautoryzowanym dostępem przez osoby trzecie. Zastosowane rozwiązania umożliwiają szyfrowane logowanie oraz

komunikację z serwerem pocztowym, pod warunkiem odpowiedniego skonfigurowania

programów stosowanych przez Użytkownika do obsługi Konta Pocztowego.

14. Informacje o służbowym adresie e-mail są jawne i powszechnie dostępne. Dotyczy to uczniów i pracowników Szkoły.

15. Użytkownicy mogą otrzymywać korespondencje na adres e-mail istotne z punktu widzenia

działalności szkoły lub poczty elektronicznej.

§ 3 Prawa i obowiązki Użytkowników

1. Użytkownik korzystający z Usługi ma prawo:

a) korzystać z udostępnionych elementów Usługi bezpłatnie

b) uzyskać pomoc związaną z dostępem do Usługi,

c) zgłosić chęć rezygnacji z dalszego korzystania z Usługi.

2. Użytkownik korzystający z Usługi ma obowiązek:

a) przestrzegać zapisów Regulaminu,

b) przestrzegać obowiązującego prawa, norm społecznych i obyczajowych,

c) przestrzegać zasad poprawnego zachowania w sieci (tzw. „netykiety"),

d) wykorzystywać Usługę wyłącznie do celów edukacyjnych związanych z kształceniem lub pracą w Szkole.

3. Zabrania się korzystania z Usługi w celu:

a) niezwiązanym z kształceniem się lub pracą w Szkole,

b) niezgodnym z obowiązującym prawem,

c) mogącym zakłócić działanie Usługi,

d) udostępniania treści objętych prawami autorskimi,

e) rozsyłania masowych niezamówionych wiadomości email (spam),

f) udostępniania i/lub przechowywania treści (materiałów) niezgodnych z prawem.

4. Ww. zasady nie zastępują ani nie zwalniają z konieczności przestrzegania innych, wewnętrznych regulaminów i zasad obowiązujących w Szkole.

5. Użytkownik ponosi całkowitą odpowiedzialność za wszelkie działania wykonane po uwierzytelnieniu się w chmurze Office 365 za pomocą jego danych logowania.

6. Utratę danych do logowania (w szczególności hasła) użytkownik winien natychmiast zgłosić do administratora usługi.

§ 4 Administrator Usługi

1. Administrator odpowiada za wykonywanie czynności administracyjnych związanych z obsługą Usługi, w szczególności:

a) zarządza kontami Użytkowników (x.xx. tworzy, blokuje i usuwa konta),

b) aktywuje elementy składowe Usługi dla poszczególnych Użytkowników,

c) udziela pomocy związanej z dostępem do Usługi,

d) udziela informacji związanych z elementami składowymi Usługi,

e) podejmuje (we współpracy z innymi Użytkownikami) działania promujące i zachęcające do korzystania z Usługi,

g) ogranicza (blokuje) dostęp do Usługi Użytkownikom, którzy łamią postanowienia Regulaminu.

2. ZSP4 Wałbrzych zastrzega sobie prawo do:

a)zmiany zasad funkcjonowania systemu poczty elektronicznej. Istotne zmiany dotyczące zasad będą podawane do wiadomości Użytkownikom za pomocą poczty elektronicznej. b)Śledzenia korespondencji e-mail uczniów

c)Wglądu do kont uczniów.

3. Administrator, w związku z pełnioną funkcją, korzysta z konta poczty elektronicznej xxx.xxxxx@xxx0xxxxxxxxx.xx Wszelka korespondencja Użytkowników z Administratorem powinna być kierowana pod wskazany adres.

4. Opiekę i wsparcie w zakresie obsługi pakietu Office365 i problemów z dostępem do usług po zalogowaniu się jest świadczony bezpośrednio przez firmę Microsoft Wsparcie techniczne:

• w języku polskim Poniedziałek – Piątek w godzinach 8 – 16 pod numerem telefonu: 0048 800 70 23 20

• w języku angielskim: 24 h, 7 dni w tygodniu pod numerem telefonu: 0048 800 70 23 20

Numer alternatywny: 0048 22 306 05 17

• Wsparcie on-line: xxxxx://xxxxxxx.xxxxxx.xxx/xx-XX/xxxxxxx/Xxxxxxx-xxxxxxx-xxx-xxxxxxxxx- presalesbilling-andsubscription-issues-32a17ca7-6fa0-4870-8a8d- e25ba4ccfd4b?ui=plPL&rs=pl-PL&ad=PL&omkt=plPL# contact_a_support

§ 5 Blokada dostępu do Usługi

1. Dostęp do Usługi może zostać zablokowany dla Użytkownika, który nie przestrzega

postanowień Regulaminu, w szczególności narusza obowiązujące przepisy prawa.

2. Blokada dostępu do Usługi może być czasowa lub stała.

3. W przypadku blokady konta, Administrator informuje niezwłocznie o zaistniałej sytuacji

dyrektora wraz z podaniem szczegółowych informacji, w tym przyczyny blokady.

4. Decyzję w sprawie odblokowania dostępu i dalszego korzystania z Usługi przez Użytkownika

podejmuje Dyrektor ZSP Nr 4 w Wałbrzychu i zleca administratorowi.

5. W przypadku blokady konta Ucznia, Administrator informuje Ucznia niezwłocznie (osobiście i/lub przez moduł wiadomości prywatnych dziennika elektronicznego) o przyczynie blokady oraz jej konsekwencjach.

6. Każdorazowo w przypadku blokady konta Użytkownika sporządza się notatkę służbową, którą Administrator przekazuje dyrektorowi.

7. Nieprzestrzeganie regulaminu przez uczniów skutkuje zastosowaniem kar przewidzianych w Statucie Szkoły.

§ 6 Zakończenie korzystania z Usługi

1. Konto Użytkownika zostanie usunięte w ciągu 7 dni po zmianie jego statusu w Szkole:

a) dla Ucznia – liczone od dni ukończenia nauki, rezygnacji z nauki lub skreślenia z listy,

b) dla Pracownika – liczone od dni rozwiązania stosunku pracy z Szkołą.

2. Użytkownik zabezpiecza zgromadzone w Usłudze dane we własnym zakresie, np. wykonując regularne kopie bezpieczeństwa. Po usunięciu konta nie ma możliwości przywrócenia jego zawartości.

3. Szkoła nie bierze odpowiedzialności za ewentualne problemy i/lub szkody związane z utratą danych zgromadzonych przez Użytkownika w Usłudze.

4. Użytkownik ma prawo w każdej chwili zgłosić chęć rezygnacji z korzystania z Usługi.

Rezygnacja wymaga formy pisemnej i powinna być zgłoszona Administratorowi. Konto

Użytkownika, który wyraził chęć rezygnacji z Usługi, jest blokowane na 30 dni, a następnie

usuwane.

§ 7 Ochrona Danych Osobowych

1. Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy

95/46/'.s.e (dalej zwane: „RODO”) informujemy, że:

a)Administratorem danych osobowych jest Zespół Szkolno Przedszkolny Nr 4 w Wałbrzychu. Z Administratorem można skontaktować się pod nr tel.: 74 - 000-00-00 oraz drogą e-mail: xxx0xxxxxxxxx@xxxx.xx

b)Administrator podległy jest Inspektorowi Ochrony Danych nadzorującego prawidłowość

przetwarzania danych osobowych. Dane kontaktowe

2. Szkoła przetwarza dane osobowe Użytkowników na podstawie art. 6 ust. I lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora)- w celach umożliwienia komunikacji za pomocą poczty elektronicznej pomiędzy pracodawcą a pracownikiem oraz szkolą z uczniami i rodzicami, umożliwienia realizacji projektów edukacyjnych oraz w zakresie działalności zawodowej pracowników szkoły.

3. Podanie przez Użytkownika danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji w/w celów.

4. Przetwarzane dane osobowe to imię i nazwisko Użytkownika.

5. Odbiorcą danych jest firma Microsoft jako podmiot hostujący usługi poczty e-mail, kalendarza, Word, Excel, Power Point, OneNote, czatu, dysku i innych działających w oparciu o tzw. chmurę.

6. Dane osobowe Użytkownika będą przetwarzane do czasu usunięcia konta na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie.

7. Użytkownikom przysługuje prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia lub

ograniczenia przetwarzania, prawo sprzeciwu, prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu

Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), w przypadkach określonych

w przepisach RODO. 10. Żądanie Usunięcie ucznia lub nie wyrażenie zgody z korzystania z usługi, wiąże się automatycznie z koniecznością usunięcia ucznia ze Szkoły, z powodu

niemożności realizowania podstawy programowej.

§ 8 Przepisy końcowe

1. Pełną i wyłączoną obsługę techniczną Usługi realizuje firma Microsoft w ramach planu

„Office 365 Education”. Siedziba firmy znajduje się w Irlandii: Xxxxxxxxxx Xxxx, Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxx, Xxxxxx 00. Wszelkie dane gromadzone przez Użytkowników w ramach

Usługi znajdują się na serwerach internetowych Microsoft i są opisane na stronie

xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxx.xxx/xx-xx/xxxxxxxxxxxxxxxx .

2. Użytkownik ma prawo zgłosić chęć zresetowania hasła dostępu do konta. Uczeń zgłasza chęć zresetowania hasła Administratorowi, przedstawiając legitymację uczniowską lub inny dokument potwierdzający tożsamość.

3. Szkoła nie odpowiada za problemy i/lub szkody związane z użytkowaniem Usługi, w tym za utracone dane (materiały) lub brak dostępu do Usługi. Zaleca się okresowe wykonywanie kopii bezpieczeństwa danych zgromadzonych w Usłudze.

4. Przetwarzane dane osobowe to imię i nazwisko Użytkownika.

5. Korzystanie z pewnych funkcjonalności dostępnych w Usłudze może wiązać się z podaniem

dodatkowych danych osobowych, jednak ich podanie jest dobrowolne i związane jest z

innymi regulaminami dostarczanymi przez Microsoft, z którymi Użytkownik powinien się zapoznać i zaakceptować.

6. Użytkownik nie może przenosić prawa do korzystania ze swojego konta na inne osoby.

7. Szkoła nie odpowiada za przerwy w funkcjonowaniu Usługi.

8. W kwestiach spornych ostateczne decyzje podejmuje Dyrektor Szkoły lub osoba przez niego

wyznaczona.

9. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa powszechnie obowiązującego.

10. Świadczenie Usługi odbywa się wyłącznie w ramach struktury organizacyjnej Szkoły, w związku z czym do jej realizacji nie stosuje się przepisów Ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

11. Niniejszy Regulamin może zostać zmieniony. O zmianach Użytkownicy zostaną

poinformowani poprzez pocztę elektroniczną (konta działające w Usłudze) oraz poprzez stronę internetową Szkoły.

12. Wzór zgody Rodzica / oświadczenie zapoznania się z regulaminem na korzystanie z Platformy Microsoft Office 365 A1 - / załącznik 1/ niniejszego regulaminu

13. Regulamin wchodzi w życie z dniem xxxxx0000x

Dyrektor ZSP Nr 4 w Wałbrzychu

Załącznik nr 1

Zgoda na korzystanie z Platformy Microsoft Office 365 A1

Oświadczenie

Oświadczam ,iż ja niżej podpisana/y/

………………………………………………………………………………………..,

zapoznałem/am/ się z regulaminem usługi Microsoft Office A1 dla szkół , ochronie danych osobowych , oraz wyrażam zgodę na korzystanie przez

………………………………………………………,

z w/w Platformy edukacyjnej/.

Podpis rodzica / opiekuna prawnego/ ucznia

Wałbrzych dn……………………………………….

Załącznik 1

ZGODA NA ZAŁOŻENIE KONTA

i korzystania w Microsoft Office 365 A1 dla Szkół i Uczelni

Wyrażam zgodę na założenie i używanie konta w usłudze Microsoft Office 365 A1 dla Szkół

i Uczelni w domenie xxx0xxxxxxxxx.xx przez moje dziecko

................................................................................

(imię i nazwisko dziecka)

Dodatkowo zgodnie z Rozporządzeniem PE art. 13 Rozporządzenia Parlamentu

Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r wyrażam zgodę na

przetwarzanie danych osobowych mojego dziecka do celów związanych z założeniem konta w usłudze Microsoft Office 365 A1 dla Szkół i Uczelni.

Uczeń korzystający z ww. konta akceptuje postanowienia zawarte w Regulaminie korzystania z kont w usłudze Microsoft Office 365 A1 dla Szkół i Uczelni przez uczniów Zespołu Szkolno

Przedszkolnego Nr 4 w Wałbrzychu.

.................................................................................................... ................................................

.......

Imię i nazwisko ucznia (czytelny podpis) Data i podpis rodzica (opiekuna prawnego)