UMOWA O USŁUGOWE PROWADZENIE UPROSZCZONEJ EWIDENCJI PODATKOWEJ
UMOWA O USŁUGOWE PROWADZENIE UPROSZCZONEJ EWIDENCJI PODATKOWEJ
Nr A
W dniu 20 roku, w Warszawie pomiędzy stronami:
XXXXXXXX.XX ARTICA Biuro Rachunkowe Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka komandytowa z siedzibą w Warszawie, adres: xx. Xxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000753892, dla której dokumentację prowadzi Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy KRS, NIP: 5223139080, REGON: 381615976, reprezentowana przez:
– , zwaną dalej Biurem,
oraz:
, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą , adres
wykonywania działalności: , NIP: , REGON: , zwanym dalej Zlecającym, została zawarta umowa o następującej treści:
§ 1
Przedmiot umowy
Zlecający zleca, a Biuro przyjmuje do prowadzenia Uproszczoną Ewidencję Podatkową, zwaną dalej
„Księgą”, przeznaczoną do ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych w ramach działalności prowadzonej przez Zlecającego. Przez prowadzenie Księgi rozumie się prowadzenie:
-Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (PKPiR);
-Ewidencję Przychodów;
w zależności od formy rozliczenia wybranej przez Zlecającego w danym roku podatkowym.
§ 2
Obowiązki Biura
W ramach niniejszej umowy Xxxxx zobowiązuje się do :
1. Prowadzenia Księgi z należytą starannością, w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa i na podstawie otrzymywanych od Zlecającego dokumentów oraz innych informacji. Księga prowadzona będzie przy użyciu programu komputerowego w formie elektronicznych zbiorów danych. Dysponentem Księgi w trakcie trwania umowy jest Biuro.
Przez prowadzenie Księgi rozumie się:
1) dokonywanie w imieniu i na życzenie Zlecającego zapisów księgowych odpowiadających poszczególnym zdarzeniom gospodarczym na podstawie dostarczonej przez Zlecającego dokumentacji oraz innych informacji udzielonych przez Zlecającego,
2) prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dla składników majątku o wartości początkowej przekraczającej wartość 10 000,00 PLN oraz prowadzenie ewidencji wyposażenia dla składników majątku o wartości przekraczającej 1 500,00 PLN, nie wyższej niż 10 000,00 PLN,
2. Dokonywania, w oparciu o dostarczoną dokumentację oraz uzyskane od Zlecającego informacje, odpowiednich zapisów w Księdze i na tej podstawie ustalenia wysokości miesięcznych lub kwartalnych zaliczek na podatek dochodowy o którym mowa w art. 44 ust.1 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
3. Dokonywania rozliczeń w zakresie podatku VAT i sporządzania wymaganych deklaracji i plików JPK_V7M lub JPK_V7K – w zależności od metody rozliczeń przyjętej przez Zlecającego – oraz przekazywania elektronicznie sporządzonych deklaracji i plików w ustawowych terminach do
właściwego Urzędu Skarbowego,
4. Jeżeli nie postanowiono inaczej, dokonywania na życzenie Zlecającego naliczania płac oraz rozliczenia ZUS i zaliczek na podatek dochodowy, przez co rozumie się :
1) sporządzanie list płac oraz rachunków do umów cywilno-prawnych wyłącznie na podstawie informacji uzyskanych od Zlecającego,
2) na podstawie sporządzonych list płac i wystawionych rachunków do umów cywilno-prawnych wyliczenie należnych składek ZUS oraz zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu wynagrodzeń,
3) sporządzanie rocznych deklaracji podatkowych rozliczających podatek z tytułu wynagrodzeń PIT4R oraz PIT11,
5. Przekazywania Zlecającemu informacji o wysokości zobowiązań podatkowych – osobiście w siedzibie Biura lub, na życzenie Zlecającego, w innej formie np.: telefonicznie, pocztą elektroniczną, faksem lub SMS.
6. Przestrzegania ścisłej tajemnicy służbowej i handlowej wobec osób trzecich poza uprawnionymi do tego organami kontroli państwowej, po uprzednim powiadomieniu Zlecającego o fakcie zaistnienia kontroli. Obowiązek zachowania tajemnicy dotyczy także podmiotów zależnych, powiązanych, partnerów oraz współpracowników Biura, którym Biuro podzleca wykonywanie czynności wymienionych w § 2 ust. 1-4.
7. Posiadania obowiązkowego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej z tytułu czynności o których mowa w § 2 ust. 1-3 z suma gwarancyjną o wartość nie mniejszej niż 5000,00 EUR oraz dodatkowego ubezpieczenia z tytułu czynności o których mowa w § 2 ust. 4 z sumą gwarancyjną nie niższą niż 10000,00 PLN.
§ 3
Obowiązki Zlecającego
Zlecający zobowiązuje się do:
1. Właściwego pod względem formalnym i rzetelnego pod względem merytorycznym dokumentowania operacji gospodarczych podlegających wpisowi do Księgi,
2. Dostarczania do Biura wszelkich dokumentów, związanych wyłącznie z jego działalnością gospodarczą, stanowiących podstawę wpisów do Księgi nie później niż do 10-go dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego te dokumenty dotyczą oraz opisywania dostarczonych dokumentów w sposób umożliwiający właściwe zakwalifikowanie ich w Księdze a także udostępniania dokumentów niezbędnych do prawidłowej oceny dokumentów podatkowych takich jak: umowy, porozumienia, decyzje itp.
3. Prowadzenia we własnym zakresie raportów kasowych,
4. Prowadzenia we własnym zakresie inwentaryzacji i zapoznania Biura z jej wynikami,
5. Informowania Biura, nie później jednak niż w dniu dostarczenia dokumentów, o wszelkich zdarzeniach mogących mieć wpływ na prowadzenie Księgi i ustalenie podatku VAT oraz zaliczek na podatek dochodowy. Informacja taka powinna mieć formę pisemną.
W szczególności do:
1) informowania Biura o nieopłaconych w całości lub części zobowiązań wynikających z otrzymanych faktur, umów lub innych dokumentów w przypadku upływu 30 dni od daty ich płatności lub 90 dni od daty ich zaliczenia w koszty (dla zobowiązań z terminem płatności dłuższym niż 60 dni), zlecając Biuru dokonanie korekty podatkowej kosztów uzyskania przychodu lub korekty wielkości przychodu podatkowego zgodnie z obowiązującymi przepisami
2) informowania Biura o nieopłaconych w całości lub części zobowiązaniach wynikających z otrzymanych faktur, w przypadku upływu 150 dni od daty ich płatności określonej na fakturze, umowie lub innym dokumencie, zlecając Biuru dokonanie korekty kwoty podatku VAT wynikającego z tej faktury zgodnie z obowiązującymi przepisami
6. Niezwłocznego uzupełniania braków w dostarczonej dokumentacji i stosowania się do zaleceń Biura,
7. Zasięgania z własnej inicjatywy informacji o wysokości zobowiązania podatkowego za dany miesiąc,
8. Kontroli przekazanej do księgowania dokumentacji z zapisami w Księdze nie rzadziej niż raz na miesiąc. Wszelkie różnice Zlecający zobowiązany jest zgłosić do Biura nie później niż do 5 dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym dokonano rozliczenia. W przypadku braku zgłoszenia przyjmuje się, że Zlecający potwierdza kompletność dokonanych w Księdze zapisów i ich związek z przeprowadzonymi operacjami gospodarczymi.
§ 4
Oświadczenia Zlecającego
Zlecający oświadcza, że:
1. W zależności od wybranej formy rozliczeń jest zobowiązany do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów na podstawie ustawy z dnia 26.07.1991 o podatku dochodowym od osób fizycznych, lub do prowadzenia ewidencji przychodów na podstawie ustawy z dnia 20.11.1998 o zryczałtowanym podatku dochodowym,
2. Nie toczy się w jego sprawie postępowanie podatkowe lub karne-skarbowe w zakresie podatku
dochodowego i VAT należnych z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej.
§ 5
Wynagrodzenie
1. Zlecający zobowiązuje się do zapłaty wynagrodzenia za czynności wykonane przez Xxxxx na podstawie niniejszej umowy zgodnie z cennikiem biura dla firm prowadzących uproszczoną księgowość, stanowiącym załącznik do niniejszej umowy. Biuru przysługuje prawo zmiany cennika w czasie obowiązywania umowy. Zmiany cennika dokonuje się przez doręczenie nowej treści cennika Zlecającemu listem poleconym albo w wiadomości e-mail wysłanej z adresu Biura i kierowanej na adres Zlecającego podany w § 9 ust. 7 Umowy.
2. W razie zmiany cennika Zlecającemu przysługuje prawo rozwiązania umowy w terminie 30 dni od dnia doręczenia mu zmienionej treści cennika, wykonywane w drodze doręczenia do Biura pisemnego oświadczenia o wykonaniu prawa rezygnacji w związku ze zmianą treści cennika.
3. W razie skorzystania przez Zlecającego z Prawa Xxxxxxxxxx zmieniona treść cennika nie wchodzi w życie a Umowa wygasa z upływem okresu wypowiedzenia trwającego do końca miesiąca kalendarzowego, w którym upływa 30-dniowy termin do wykonania Prawa Rezygnacji.
4. Usługi niewymienione w niniejszej umowie mają charakter usług dodatkowych a wysokość stawek
za nie określona jest w cenniku lub ustalana indywidualnie.
5. Zlecający zobowiązuje się do zapłaty wynagrodzenia, o którym mowa w §5 na wskazany w fakturze rachunek bankowy, w terminie wskazanym w fakturze nie krótszym niż 7 dni od daty przekazania faktury. Faktury za abonament Xxxxx wystawiać będzie na początku miesiąca następującego po miesiącu którego dotyczy rozliczenie. Faktury za usługi dodatkowe wystawiane będą wg indywidualnych ustaleń Zlecającego z Biurem, przy czym Biuro ma prawo uzależnić wykonanie usług dodatkowych od dokonania przez Zlecającego przedpłaty części lub całości ceny. Zlecający upoważnia Biuro do wystawiania faktur bez podpisu i przekazywania ich Zlecającemu w formie elektronicznej.
6. W przypadku opóźnienia płatności jakiegokolwiek wynagrodzenia przez Zlecającego powyżej 14 dni, Biuro ma prawo, do czasu uregulowania należności przez Zlecającego, ograniczyć lub zawiesić wykonywanie wszystkich lub wybranych czynności, o których mowa w § 2 ust. 1-8, o czym poinformuje Zlecającego listownie lub w innej formie np.: telefonicznie, pocztą elektroniczną, faksem lub SMS.
§ 6
Ograniczenia odpowiedzialności
1. Odpowiedzialność Biura za wyrządzoną szkodę z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania czynności wymienionych w § 2 ust. 1-3 niniejszej umowy ograniczona jest do wysokości 5000,00 EUR oraz czynności wymienionych w § 2 ust. 4 umowy ograniczona jest do wysokości 10000,00 PLN.
2. Xxxxx nie odpowiada za wyrządzoną szkodę w postaci utraconych korzyści. W szczególności Xxxxx nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikłe z naruszenia zasad ustalonych w § 3-5.
3. Ostateczna decyzja w zakresie interpretowania prawa podatkowego należy do Zlecającego. Zlecający w uzasadnionych przypadkach, we własnym interesie, powinien wystąpić z wnioskiem o wiążącą interpretację prawa podatkowego do właściwych organów administracji skarbowej. Xxxxx nie ponosi odpowiedzialności za zapisy w Księdze dokonane na żądanie Zlecającego.
4. Na życzenie Zlecającego Xxxxx może dokonać wpisów w Księdze „w dobrej wierze” wyłącznie na podstawie uzyskanych od Zlecającego informacji. Informacje takie powinny mieć formę pisemną. Zlecający przejmuje w takich wypadkach pełną odpowiedzialność za poprawność przekazanych
informacji i ewentualny brak dowodów źródłowych stanowiących podstawę powyższych wpisów. Jednocześnie Zlecający oświadcza, że wszelkie wpisy i zmiany w Księdze dokonane na jego życzenie a niepoparte odpowiednią dokumentacją źródłową odzwierciedlają rzeczywiście dokonane operacje gospodarcze.
5. Biuro nie bada ani nie bierze odpowiedzialności za autentyczność dostarczonych dokumentów i nie odpowiada za nieprawidłowości wynikające z dostarczenia przez Zlecającego nierzetelnych lub niezgodnych ze stanem faktycznym informacji.
6. Xxxxx nie odpowiada za niezaksięgowanie dokumentów niedostarczonych do Biura przez Zlecającego lub dostarczonych po terminie określonym w § 3 pkt 2.
7. W przypadku dostarczenia przez Zlecającego dokumentów do Biura po 12 dniu kalendarzowym miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy rozliczenie, Xxxxx nie ponosi odpowiedzialności za terminowe rozliczenie i złożenie deklaracji podatkowych Zlecającego.
8. Biuro uprawnione jest do podzlecenia poszczególnych czynności, opisanych w § 2 ust. 1-4 podmiotom zależnym, powiązanym, partnerom oraz współpracownikom Biura, bez wpływu na poszczególne zapisy niniejszej umowy i bez konieczności każdorazowego informowania o tym fakcie Zlecającego.
§ 7
Termin obowiązywania umowy
1. Niniejsza umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony.
2. Umowa ulega rozwiązaniu ze skutkiem natychmiastowym z chwilą ogłoszenia upadłości Zlecającego oraz z chwilą utraty przez Zlecającego prawa do rozliczenia w formie uproszczonych ewidencji podatkowych .
3. Umowa może zostać wypowiedziana przez każdą ze stron wyłącznie w formie pisemnej. Okres wypowiedzenia dla każdej ze stron wynosi 1 (słownie: jeden) miesiąc liczony od końca miesiąca kalendarzowego, w którym nastąpiło wypowiedzenie, i upływa z dniem złożenia w Urzędzie Skarbowym ostatniej wymaganej deklaracji za ostatni miesiąc okresu wypowiedzenia.
4. Każdej ze stron przysługuje prawo wypowiedzenia niniejszej umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku stwierdzenia rażących uchybień w zakresie wzajemnych zobowiązań stron.
5. Strona wypowiadająca zobowiązana jest powiadomić o rozwiązaniu umowy Urząd Skarbowy właściwy dla siedziby Zlecającego w terminie 7 dni od rozwiązania niniejszej umowy.
6. Po rozwiązaniu umowy, w terminie 30 dni i za pokwitowaniem, Biuro zwróci Zlecającemu całą jego dokumentację jak również wszystkie wydruki oraz bazy danych księgowości jego firmy zapisane na nośniku danych przy czym Xxxxx nie ponosi odpowiedzialności za nieodebranie przez Zlecającego w/w dokumentów oraz może po upływie terminu określonego wyżej przekazać je do przechowania na koszt Zlecającego.
§ 8
Powierzenie przetwarzania danych osobowych
1. Zlecający, zwany dalej Administratorem, powierza do przetwarzania Biuru, zwanemu dalej Podmiotem Przetwarzającym, w trybie art. 28 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych z dnia 27 kwietnia 2016 r., Dz.U.UE.L.119/1.4.5.2016 zwanym dalej RODO, w celu realizacji niniejszej Umowy, dane osobowe w postaci firm, imion, nazwisk, adresów zamieszkania, siedziby, prowadzenia działalności, numerów identyfikacyjnych, faktu wystawienia oraz treści faktur, umów, rozliczeń publicznoprawnych. W celu i na potrzeby wykonania Umowy, Podmiot Przetwarzający może powierzyć dane osobowe do dalszego przetwarzania.
2. Podmiot Przetwarzający oświadcza, że stosuje i zobowiązuje się do dalszego stosowania środków spełniających wszystkie wymogi bezpieczeństwa danych wynikające z RODO; zobowiązuje się zachować w tajemnicy przetwarzane dane osobowe oraz wszelkie informacje, dane, materiały i dokumenty pochodzące od Administratora lub związanych z nim podmiotów (informacje poufne) oraz zobowiązać do tego wszystkie osoby upoważnione do ich (dalszego) przetwarzania w celu wykonania Umowy, zgodnie z art. 28 ust. 3 lit. b RODO. Podmiot Przetwarzający pomoże w miarę możliwości Administratorowi wywiązywać się z obowiązków wskazanych w art. 32-36 RODO; i zgłosi niezwłocznie Administratorowi każde stwierdzenie naruszenia ochrony danych osobowych.
3. Jeżeli konieczność taka będzie wynikała z przepisów prawa, Podmiot Przetwarzający udostępni
dane osobowe podmiotowi trzeciemu, przy czym niezwłocznie powiadomi Administratora o każdym żądaniu, prośbie, postępowaniu, decyzji, orzeczeniu, planowanej kontroli lub inspekcji, które dotyczą powierzonych mu przez Administratora danych osobowych.
4. Administrator ma prawo kontroli, czy środki stosowane przez Podmiot Przetwarzający przy przetwarzaniu i zabezpieczeniu powierzonych danych osobowych spełniają postanowienia Umowy, które może realizować w godzinach pracy Podmiotu Przetwarzającego i za co najmniej 14-dniowym jego uprzedzeniem. Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli w terminie wskazanym przez Administratora, nie dłuższym niż 14 dni roboczych. Podmiot Przetwarzający udostępnia Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do spełnienia obowiązków wynikających z art. 28 RODO.
5. Po rozwiązaniu Umowy z jakiejkolwiek przyczyny, Podmiot Przetwarzający zwraca Administratorowi wszelkie dane osobowe oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie, chyba że prawo UE lub polskie nakazuje ich przechowywanie.
§ 9
Postanowienia końcowe
1. Strony zgodnie ustalają, iż Księga i Ewidencje oraz dokumenty, o których mowa powyżej będą przechowywane w siedzibie Biura znajdującej się w Warszawie (02-439), xx. Xxxxxxxxx 0 lub, w przypadku zmiany siedziby, w aktualnej siedzibie Biura ujawnionej w Rejestrze Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego.
3. Wszelkie spory wynikające z niniejszej Umowy lub w związku z nią będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Biura.
4. Niniejsza umowa stanowi całość porozumienia pomiędzy Stronami w zakresie w niej uregulowanym i zastępuje wszelkie wcześniejsze umowy, porozumienia i negocjacje, zarówno pisemne jak i ustne, pomiędzy Stronami, w związku z przedmiotem niniejszej Umowy. Xxxxxx nie złożyły ani nie opierają się na żadnych oświadczeniach, obietnicach, porozumieniach, warunkach lub zapewnieniach, które nie są zawarte w niniejszej Umowie.
5. Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy wymagają dla swej ważności formy pisemnej w postaci aneksu.
6. Zawiadomienia dokonywane w związku z niniejszą Umową wymagają dla swej ważności formy pisemnej i uznawane będą za należycie wykonane, jeżeli doręczone zostaną Stronie będącej adresatem osobiście za potwierdzeniem odbioru lub listem poleconym na adres każdej ze Stron.
7. Dane adresowe Stron to:
a) Biuro – adres: xx. Xxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx, adres e-mail: xxxxx@xxxxxxxx.xx
b) Zlecający – , adres e-mail:
8. Zmiana danych adresowych dokonuje się poprzez doręczenie drugiej Stronie w formie pisemnej, opatrzonego podpisem osoby lub osób uprawnionych do składania oświadczeń woli za Zlecającego, zgodnie z zasadami reprezentacji Strony, oświadczenia o zmianie adresu lub adresu e-mail z podaniem nowego adresu lub adresu e-mail. Zmiana adresu e-mail następuje alternatywnie na podstawie zawiadomienia o nowym adresie przesłanym z dotychczasowego adresu Zlecającego.
9. Wybór i zmiana abonamentu następuje na podstawie dyspozycji e-mail Zleceniodawcy przesłanej na aktualny adres Biura. Zmiana abonamentu w trakcie trwania umowy możliwa jest wielokrotnie z zastrzeżeniem, że zmiana na abonament o niższej cenie możliwa jest jednokrotnie w roku podatkowym. Biuro rozpocznie naliczanie zmienionej wysokości abonamentu nie wcześniej niż od miesiąca następującego po miesiącu w którym Zleceniodawca poinformował Biuro o wyborze nowego abonamentu.
10. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
...................................................................................... | ...................................................................................... |
(pieczątka firmowa i podpisy osób reprezentujących Biuro) | (pieczątka firmowa i podpisy osób reprezentujących Zlecającego) |