WZÓR1

WZÓR1

Załącznik 4.1-3

wzór

Umowa nr …………………

o dofinansowanie projektu

„……………………[tytuł Projektu] ”

nr ……………………… [nr Projektu] …………………….

współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach

Priorytetu …………… [nr i nazwa] ……………………………………..

Działania ……………………… [nr i nazwa] ……………………………………

Celu szczegółowego .............................[nr i nazwa] ...................................................

programu Fundusze Europejskie dla Kujaw i Pomorza 2021-2027

zwana dalej Umową, zawarta w Bydgoszczy r. między:

Miastem Bydgoszcz, reprezentowanym przez Prezydenta Miasta Bydgoszczy, pełniącym funkcję Instytucji Pośredniczącej Funduszami Europejskimi dla Kujaw i Pomorza 2021-2027, zwanym dalej Instytucją Pośredniczącą, w imieniu którego działa……[imię i nazwisko, pełniona

funkcja]……………………………………………………

a

………[pełna nazwa i adres siedziby beneficjenta, REGON, NIP, KRS, w zależności od statusu prawnego beneficjenta] ,zwanym dalej Beneficjentem,

reprezentowanym przez:

…………………………………………………………………, na podstawie pełnomocnictwa nr z dnia

…………………………………… załączonego do Umowy, zwanymi dalej Stronami Umowy.

Działając na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy wdrożeniowej, Strony Umowy postanawiają, co następuje:

1 Wzór może być modyfikowany, gdy Instytucja pośredniczącą uzna, że odpowiednie zapisy należy w nim zamieścić w celu ochrony krajowych lub unijnych środków publicznych lub jeśli modyfikacje są niezbędne do prawidłowej realizacji Projektu.

§ 1. Przedmiot Umowy

1. Przedmiotem Umowy jest udzielenie przez Instytucję pośredniczącą dofinansowania na realizację Projektu oraz określenie praw i obowiązków Stron Umowy.

2. Całkowita wartość Projektu wynosi nie więcej niż: ... zł.

3. Całkowita wartość wydatków kwalifikowalnych Projektu wynikająca z wniosku o dofinansowanie wynosi ... zł, w tym wartość wydatków kwalifikowalnych, w odniesieniu do której została nałożona przez Instytucję pośredniczącą korekta2/ toczy się postępowanie ...3 wszczęte przez Beneficjenta, wynosi ... zł4 i obejmuje dofinansowanie z następujących źródeł:

1) z EFRR w kwocie nie większej niż zł, co stanowi nie więcej

niż: ……% kwoty całkowitych wydatków kwalifikowalnych Projektu;

2) z budżetu państwa w kwocie nie większej niż: zł5.

4. Kwota wydatków kwalifikowalnych, w odniesieniu, do której toczy się postępowanie, o którym mowa w ust. 3, zostanie wypłacona Beneficjentowi po ostatecznym zakończeniu tego postępowania, pod warunkiem, że rozstrzygnięcie przesądzi o uznaniu kwestionowanych wydatków za kwalifikowalne. Gdy w wyniku ostatecznego rozstrzygnięcia postępowania, o którym mowa w ust. 3, kwestionowane wydatki zostaną uznane za niekwalifikowalne, Instytucja pośrednicząca pomniejszy całkowitą wartość wydatków kwalifikowalnych Projektu, o której mowa w ust. 3.Pomniejszenie całkowitej wartości wydatków kwalifikowalnych Projektu wymaga zawarcia aneksu do Umowy6. Natomiast w przypadku pomniejszenia części wydatków kwalifikowalnych uznanych przez

Instytucję Pośredniczącą za niekwalifikowalne przed zatwierdzeniem wniosku o płatność, kwota dofinansowania na wniosek Beneficjenta złożony do momentu zakończenia realizacji projektu może pozostać na wnioskowanym poziomie, pod warunkiem zastąpienia tych wydatków niekwalifikowalnych innym kwalifikowalnym wydatkiem.

2Dotyczy pomniejszenia przez Instytucję pośredniczącą wydatków kwalifikowalnych z tytułu naruszenia przez Beneficjenta przepisów o zamówieniach (naruszenia prawa unijnego lub prawa krajowego) oraz warunków i procedur określonych w wytycznych dot. kwalifikowalności wydatków przed zatwierdzeniem wniosku o płatność.

3Wskaż rodzaj postępowania wszczętego przez Beneficjenta przed zawarciem Umowy (np. postępowanie przed sądem powszechnym) w celu zakwestionowania stanowiska Instytucji pośredniczącej, dotyczącego nieprawidłowości stwierdzonej w trakcie oceny postępowania o udzielenie zamówienia. Uzupełnij, jeśli dotyczy.

4Uzupełnij, jeśli dotyczy.

5Uzupełnij, jeśli dotyczy.

6Dotyczy wyłącznie Projektu, w ramach którego Beneficjent wszczął postępowanie, o którym mowa w ust.3.

5. Beneficjent zobowiązuje się do wydatkowania na realizację Projektu wkładu własnego w wysokości nie mniejszej niż: ……… zł, co stanowi nie mniej niż: …% kwoty całkowitych wydatków kwalifikowalnych Projektu.

6. Beneficjent zobowiązuje się pokryć wszelkie wydatki niekwalifikowalne w ramach Projektu oraz część wydatków kwalifikowalnych nieobjętych dofinansowaniem.

7. Poniesienie przez Beneficjenta wydatków kwalifikowalnych w kwocie większej niż określona w ust. 3, nie jest podstawą do zwiększenia przyznanej kwoty dofinansowania, z zastrzeżeniem postanowień § 14 Umowy7.

8. Dla Projektu, w ramach którego uwzględnione zostały wydatki objęte regułami pomocy publicznej w ramach programu pomocowego o numerze ..., udzielonej na podstawie Rozporządzenia …z ... r.8, kwota dofinansowania, o której mowa w ust. 3 przeznaczona na wydatki objęte regułami pomocy publicznej wynosi nie więcej niż: ……………… zł, czyli nie więcej niż: ………% wydatków kwalifikowalnych objętych regułami pomocy publicznej9.

9. Gdy dla Projektu objętego pomocą publiczną (w tym pomocą de minimis), kwoty określone w ust. 3 pkt 1 i 2 oraz ust. 8 przekroczą wysokość limitów intensywności dopuszczalną właściwymi przepisami krajowymi, wartość udzielonego wsparcia zostanie obniżona do wysokości przedmiotowych limitów. Pozostałą część wydatków Beneficjent pokrywa ze środków własnych.

10. Beneficjent otrzymuje dofinansowanie w ramach cross-financingu w kwocie nieprzekraczającej zł, stanowiącej nie więcej niż …% kwoty wydatków

kwalifikowalnych Projektu10.

11. Podmiotem upoważnionym do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych w ramach Projektu, z zastrzeżeniem pkt 1, 3 i 4 sekcji 3.1.1 wytycznych dot. kwalifikowalności wydatków, jest… [nazwa podmiotu/ adres podmiotu/ NIP podmiotu/ REGON podmiotu]11.

§ 2. Termin realizacji Projektu

1. Okres realizacji Projektu, z zastrzeżeniem ust. 3 to:

1) rozpoczęcie realizacji Projektu r.,

2) zakończenie realizacji Projektu r.

2. Okres kwalifikowalności wydatków w ramach Projektu rozpoczyna się z dniem rozpoczęcia realizacji Projektu a kończy z dniem zakończenia realizacji Projektu,

7 Zwiększenie wydatków związanych z pomocą publiczną (w tym pomocą de minimis) nie stanowi zwiększenia wydatków kwalifikowalnych.

8Uzupełnij, jeśli dotyczy. 9 Uzupełnij, jeśli dotyczy. 10Uzupełnij, jeśli dotyczy. 11Uzupełnij, jeśli dotyczy.

określonymi w ust. 1. Wydatki poniesione poza okresem kwalifikowalności wydatków są wydatkami niekwalifikowalnymi, z zastrzeżeniem ust. 3.

3. Początkowa i końcowa data kwalifikowalności wydatków, określona w ust. 1, może zostać zmieniona12, w uzasadnionym przypadku, na pisemny wniosek Beneficjenta, za zgodą Instytucji pośredniczącej, z uwzględnieniem § 14 ust. 2 Umowy.

§ 3. Odpowiedzialność Beneficjenta

1. Beneficjent zobowiązuje się do realizacji Projektu zgodnie Umową, w tym z wnioskiem o dofinansowanie stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy. W przypadku dokonania zmian w Projekcie na podstawie § 14 Umowy, Beneficjent zobowiązuje się do realizacji Projektu uwzględniając zmiany wprowadzone i zaakceptowane przez Instytucję pośredniczącą oraz zgodnie z aktualnym wnioskiem o dofinansowanie. Dokonanie zmian we wniosku o dofinansowanie nie wymaga sporządzenia aneksu, o ile Umowa nie stanowi inaczej.

2. Beneficjent ponosi odpowiedzialność wobec osób trzecich za szkody powstałe w związku z realizacją Projektu.

3. Prawa i obowiązki Beneficjenta wynikające z Umowy nie mogą być przenoszone na rzecz osób trzecich, bez zgody Instytucji pośredniczącej.

4. Beneficjent zobowiązuje się do realizacji Projektu z należytą starannością, w szczególności ponosząc wydatki celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz w sposób, który zapewni prawidłową i terminowa realizację Projektu oraz osiągnięcie celów i wskaźników zakładanych we wniosku o dofinansowanie. Niewykonanie wskaźnika w Projekcie może stanowić przesłankę do stwierdzenia nieprawidłowości.

5. Beneficjent ponosi odpowiedzialność za utrzymanie celów Projektu w trakcie jego realizacji i w okresie trwałości.

6. Beneficjent zobowiązuje się do:

1) przedstawiania na żądanie Instytucji pośredniczącej, Komisji Europejskiej lub innych instytucji uprawnionych do przeprowadzania kontroli na podstawie odrębnych przepisów lub upoważnień, wszelkich dokumentów, informacji i wyjaśnień związanych z realizacją Projektu, w terminie wyznaczonym przez ww. instytucje i podmioty;

2) weryfikowania osób upoważnianych do dysponowania dofinansowaniem Projektu oraz do podejmowania wiążących decyzji finansowych w imieniu Beneficjenta zgodnie z podrozdziałem 3.8 pkt 13 wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków;

12 Z zastrzeżeniem, że data musi przypadać na okres od 1 stycznia 2021 r. do 31 grudnia 2029 roku.

3) przedkładania do Instytucji pośredniczącej oświadczenia o kwalifikowalności VAT, stanowiącego załącznik nr 7 do Umowy, a następnie jako załącznika do pierwszego wniosku o płatność składanego w danym roku, stanowiącego rozliczenie poniesionych wydatków, według wzoru opracowanego przez Instytucję pośredniczącą13;

4) realizacji Projektu w oparciu o standardy dostępności dla polityki spójności 2021-2027, stanowiące załącznik nr 2 do wytycznych równościowych;

5) niezwłocznego zgłoszenia Instytucji pośredniczącej oddziaływania siły wyższej na Projekt oraz uzgodnienia z Instytucją pośredniczącą niezbędnych działań naprawczych;

6) utrzymania zasady, że w Projekcie nie wystąpi sytuacja nakładania się pomocy przyznanej z funduszy i programów Unii Europejskiej ani krajowych środków publicznych.

7. Beneficjent zobowiązuje się do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej, dotyczącej realizacji Projektu, w sposób przejrzysty, umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych i bankowych przeprowadzonych dla wszystkich wydatków w ramach Projektu14. Obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczy także partnerów.

8. Instytucja pośrednicząca zobowiązuje się do stosowania w zakresie dotyczącym Projektu wytycznych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy wdrożeniowej.

9. Beneficjent zobowiązuje się do stosowania następujących wytycznych:

1) Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 (skrót: wytyczne dot. kwalifikowalności wydatków);

2) Wytycznych dotyczących realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027 (skrót: wytyczne równościowe);

3) Wytycznych dotyczących sposobu korygowania nieprawidłowych wydatków na lata 2021-2027;

4) ...15 .

10. Wytyczne, o których mowa w ust. 8 i 9, są publikowane na Portalu Funduszy Europejskich. Beneficjent jest zobowiązany na bieżąco zapoznawać się ze zmianami wytycznych. Beneficjent jest zobowiązany stosować zmienione wytyczne, o których mowa w ust. 9 od dnia wskazanego na ww. portalu jako dnia rozpoczęcia ich obowiązywania, o ile inaczej nie stanowią przepisy przejściowe lub kryteria wyboru projektów. Zmiany wytycznych nie są zmianami Umowy, w rozumieniu § 14 Umowy.

13Dotyczy sytuacji, gdy VAT jest wydatkiem kwalifikowalnym w Projekcie.

14Ustęp nie dotyczy kosztów pośrednich rozliczanych według stawki ryczałtowej, o której mowa w § 5 ust. 1 Umowy.

15Uzupełnij, jeśli specyfika Projektu wymaga związania Beneficjenta zapisami innych wytycznych.

11. Gdy zapisy wytycznych są sprzeczne z zapisami Umowy, zastosowanie mają zapisy Umowy, ale dla przyjęcia, że Beneficjenta obciąża określony obowiązek, wystarczające jest ujęcie go w Umowie lub w wytycznych.

12. W przypadku realizacji Projektu w formie partnerstwa, porozumienie lub umowa o partnerstwie określa w szczególności zakres odpowiedzialności Beneficjenta i partnera, w tym również wobec osób trzecich, za działania lub zaniechania wynikające z realizacji Umowy, zasady wspólnego zarządzania Projektem oraz sposób przekazywania dofinansowania na pokrycie kosztów ponoszonych przez poszczególnych partnerów16.

13. Porozumienie lub umowa o partnerstwie precyzuje, które wydatki będą ponoszone przez partnera. Zadania powierzone partnerowi muszą wynikać z jego zasobów organizacyjnych, ludzkich, technicznych i finansowych17.

14. Beneficjent ponosi odpowiedzialność wobec Instytucji pośredniczącej za działania partnera lub podmiotu upoważnionego do ponoszenia wydatków w ramach Projektu, jak za działania własne18, z zachowaniem przepisów prawnych regulujących zasady odpowiedzialności podmiotów za ich naruszenie.

15. W przypadku realizacji Projektu w formie partnerstwa, podmiotem uprawnionym do kontaktu z Instytucją pośredniczącą jest wyłącznie Beneficjent. Wszelkie wynikające z Umowy uprawnienia i zobowiązania Beneficjenta stosuje się odpowiednio do partnerów, którzy w stosunku do Instytucji pośredniczącej wykonują je za pośrednictwem Beneficjenta19.

16. Beneficjent na wszystkich etapach wdrażania Projektu (zarówno w okresie realizacji, jak i w okresie trwałości) zobowiązuje się do przestrzegania zasad horyzontalnych, o których mowa w art. 9 rozporządzenia ogólnego.

17. Jeżeli Beneficjent, będący jednostką samorządu terytorialnego lub podmiotem od niej zależnym lub przez nią kontrolowanym realizuje działania dyskryminacyjne, sprzeczne z zasadami, o których mowa w art. 9 ust. 3 rozporządzenia ogólnego, dofinansowanie przewidziane w Umowie nie może zostać wypłacone. W zależności od okoliczności może to oznaczać uznanie za niekwalifikowalne wszystkich wydatków w ramach Projektu i obciążenie Beneficjenta korektą finansową lub pomniejszeniem wydatków, o których mowa w art. 26 ustawy wdrożeniowej.

§ 4. Dofinansowanie

1. Dofinansowanie, o którym mowa w § 1 ust. 320 Umowy, jest przekazywane przelewem przez BGK oraz Instytucję pośredniczącą (w przypadku

16 Dotyczy Projektu realizowanego w ramach partnerstwa. 17 Dotyczy Projektu realizowanego w ramach partnerstwa. 18 Dotyczy Projektu realizowanego w ramach partnerstwa. 19Dotyczy Projektu realizowanego w ramach partnerstwa. 20 Z zastrzeżeniem § 1 ust. 4 Umowy (jeśli dotyczy).

współfinansowania z budżetu państwa), na wyodrębniony rachunek płatniczy wskazany przez Beneficjenta, w formie:

1) zaliczki na część wydatków kwalifikowalnych odpowiadających dofinansowaniu, ponoszonych

w ramach Projektu przed ich rozliczeniem,

2) refundacji części wydatków kwalifikowalnych odpowiadających dofinansowaniu, poniesionych przez Beneficjenta na realizację Projektu, w formie płatności pośrednich i płatności końcowej.

2. Łączne dofinansowanie przekazane Beneficjentowi w formie zaliczki i płatności pośrednich nie może przekroczyć 95% maksymalnej kwoty dofinansowania, o której mowa w § 1 ust. 3 Umowy. Pozostała kwota dofinansowania będzie przekazana Beneficjentowi po zatwierdzeniu przez Instytucję pośredniczącą wniosku o płatność końcową.

3. Beneficjent zobowiązuje się niezwłocznie poinformować Instytucję pośredniczącą o zmianie rachunku płatniczego, o którym mowa w ust. 1.Zmiana ww. rachunku wymaga zawarcia aneksu do Umowy. Beneficjent zobowiązuje się do poniesienia kosztów związanych z przekazaniem dofinansowania w sytuacji, gdy nastąpi zmiana rachunku płatniczego wskazanego w ust. 1, o której Beneficjent nie poinformuje Instytucji pośredniczącej.

4. Warunkiem uruchomienia płatności na rzecz Beneficjenta jest dostarczenie: 1) ...,

2) ... 21.

§ 5. Koszty pośrednie

1. W związku z realizacją Projektu Beneficjentowi przysługują koszty pośrednie rozliczane według stawki ryczałtowej w wysokości do …% bezpośrednich kosztów kwalifikowalnych22.

2. Rozliczenie kosztów pośrednich odbywa się poprzez rozliczenie we wniosku o płatność takiej wysokości kosztów pośrednich, obliczonych na podstawie poniesionych, udokumentowanych i zatwierdzonych w ramach tego wniosku bezpośrednich kosztów kwalifikowalnych w proporcji jaka wynika ze stawki ryczałtowej, o której mowa w ust. 1.

21 Ust. 4 uzupełnić w przypadku Projektu, w ramach którego odpowiednie dokumenty nie zostały dostarczone przed podpisaniem Umowy. Ustęp należy dostosować do ustaleń pomiędzy Instytucją

pośredniczącą a Beneficjentem w zakresie dokumentów wskazanych jako niezbędne do uruchomienia środków, z zastrzeżeniem, że ww. dokumenty nie mogą być dokumentami niezbędnymi do przeprowadzenia oceny kryteriów wyboru projektów.

22 Pomniejszonych o koszt mechanizmu racjonalnych usprawnień (jeśli dotyczy).

3. Na wysokość kosztów pośrednich rozliczanych stawką ryczałtową, o której mowa w ust. 1, mają wpływ nie tylko koszty wykazane we wnioskach o płatność, ale również wszelkiego rodzaju pomniejszenia w ramach Projektu, w tym:

1) korekty finansowe;

2) stwierdzenie niekwalifikowalności wydatków;

3) pomniejszenia związane z niezrealizowaniem wskaźników produktu lub rezultatu.

4. Instytucja pośrednicząca może nałożyć korektę i obniżyć stawkę ryczałtową, o której mowa w ust. 1, w przypadkach naruszenia przez Beneficjenta postanowień Umowy w zakresie zarządzania Projektem, zgodnie z załącznikiem nr 5 do Umowy. W przypadku stwierdzenia w ramach Projektu kilku kategorii rażącego naruszenia Umowy, zgodnie z załącznikiem nr 5, wartość stawek procentowych stosowanych przy obniżaniu kosztów pośrednich nie jest sumowana.

5. W ramach kosztów pośrednich rozliczanych za pomocą stawki ryczałtowej wkład własny uznaje się za wkład pieniężny.

6. Niedopuszczalne jest wykazanie kosztów pośrednich w ramach kosztów bezpośrednich. Instytucja pośrednicząca weryfikuje czy w zestawieniu poniesionych kosztów bezpośrednich załączanym do wniosku o płatność nie zostały wykazane koszty pośrednie. Koszty pośrednie rozliczone w ramach kosztów bezpośrednich są niekwalifikowalne.

§ 6. Zaliczka23

1. Instytucja pośrednicząca przekaże Beneficjentowi część dofinansowania w formie zaliczki. Maksymalna kwota udzielonej zaliczki nie może przekroczyć ...%24 dofinansowania.

2. Zaliczka jest udzielana Beneficjentowi w wysokości nie większej i na okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do prawidłowej realizacji Projektu. Maksymalna kwota udzielonej zaliczki nie może przekroczyć ...%25 dofinansowania.

3. Dofinansowanie w formie zaliczki może być przekazane w jednej lub kilku transzach przed poniesieniem wydatków na realizację Projektu. Przekazanie pozostałej części dofinansowania będzie stanowić refundację wydatków

23Nie dotyczy kosztów pośrednich w ramach Projektu, które są rozliczane według stawki ryczałtowej, o której mowa w § 5 ust. 1 Umowy.

24 Maksymalna wartość zaliczki wynosi 95% dofinansowania, o którym mowa w § 1 ust. 3 Umowy, z wyłączeniem Projektu objętego pomocą publiczną, dla którego maksymalna wartość zaliczki nie może przekroczyć 80% dofinansowania.

25 Maksymalna wartość zaliczki wynosi 95% dofinansowania, o którym mowa w § 1 ust. 3 Umowy, z wyłączeniem Projektu objętego pomocą publiczną, dla którego maksymalna wartość zaliczki nie może przekroczyć 80% dofinansowania.

kwalifikowalnych w ramach Projektu faktycznie poniesionych i w całości zapłaconych wcześniej przez Beneficjenta.

4. W przypadku wypłaty zaliczki w kilku transzach, wypłata drugiej i kolejnych transz jest uzależniona od rozliczenia 100% łącznej kwoty dotychczas otrzymanych

transz zaliczki, z wyłączeniem kosztów pośrednich rozliczanych według stawki ryczałtowej, o której mowa w § 5 ust. 1 Umowy26.

5. Zaliczka może być wykorzystana wyłącznie na pokrycie przez Beneficjenta części wydatków kwalifikowalnych odpowiadających dofinansowaniu.

6. Zaliczka nie będzie przekazywana na zadania, dla których nie zostały wszczęte lub toczą się postępowania o udzielenie zamówienia, do momentu ich zakończenia27. Warunkiem uruchomienia zaliczki jest weryfikacja przez Instytucję pośredniczącą procedury udzielania ww. zamówienia, z zachowaniem zasad wskazanych w wytycznych dot. kwalifikowalności wydatków i w § 9 Umowy, z zastrzeżeniem § 8 ust. 24 Umowy. W przypadku złożenia wniosku o zaliczkę przed zweryfikowaniem postępowania o udzielenie zamówienia/jego zmiany, okres weryfikacji postępowania o udzielenie zamówienia/jego zmiany nie wlicza się do terminu weryfikacji wniosku o zaliczkę.

7. W przypadku wystąpienia Beneficjenta o transze dofinansowania w formie zaliczki, Beneficjent załącza do wniosku o płatność dokumenty, o których mowa w § 8 ust. 8 pkt 1 lit. a i b Umowy28, przy czym wniosek o płatność Beneficjent przedkłada nie później niż na 20 dni przed terminem płatności faktury lub rachunku i nie później niż 30 dni przed terminem określonym w § 2 ust. 1 pkt 2 Umowy. Wypłata zaliczki na podstawie ww. wniosku nie stanowi potwierdzenia kwalifikowalności wydatków poniesionych w ramach zaliczki, gdyż potwierdzenie kwalifikowalności wydatków w ramach zaliczki stanowi jedynie pozytywnie zweryfikowany przez Instytucję pośredniczącą wniosek o płatność rozliczający płatność zaliczkową wraz z załącznikami, o których mowa w ust. 8.

8. Beneficjent zobowiązuje się przedłożyć wniosek o płatność rozliczający płatność zaliczkową wraz z załącznikami, o których mowa w § 8 ust. 8 pkt 1 Umowy, w

terminie do 30 dni od dnia otrzymania całej kwoty zaliczki. Rozliczenie zaliczki to przedłożenie wniosku o płatność rozliczającego płatność zaliczkową wraz z załączonymi, opłaconymi w całości, dokumentami, potwierdzającymi poniesienie wydatków kwalifikowalnych29, odpowiadających otrzymanemu dofinansowaniu w formie zaliczki.

26Ustęp ma zastosowanie, gdy koszty pośrednie w ramach Projektu są rozliczane według stawki ryczałtowej, o której mowa w § 5 ust. 1 Umowy.

27 W przypadku zamówień realizowanych na podstawie ofert częściowych, w rozumieniu art. 7 pkt 15 ustawy Pzp, możliwa jest wypłata zaliczki po podpisaniu przez Beneficjenta umowy z wykonawcą,

który zrealizował część zamówienia.

28 Nie dotyczy kosztów pośrednich rozliczanych według stawki ryczałtowej, o której mowa w § 5 ust. 1 Umowy.

29 Xxxxxx nie dotyczy kosztów pośrednich rozliczanych według stawki ryczałtowej, o której mowa w § 5 ust. 1 Umowy.

9. Transze dofinansowania w formie zaliczki będą przekazywane Beneficjentowi przez BGK na zlecenie Instytucji pośredniczącej i (w przypadku współfinansowania z budżetu państwa) przez Instytucję pośredniczącą, przelewem na rachunek płatniczy wskazany przez Beneficjenta, po przeprowadzeniu i zakończeniu weryfikacji wniosku o płatność, z zachowaniem zasad wskazanych w § 8 Umowy.

10. Beneficjent jest zobowiązany do wydatkowania i rozliczenia zaliczki w terminie określonym w ust. 8. W przypadku niezłożenia wniosku o płatność na kwotę wydatków kwalifikowalnych lub niezwrócenia niewykorzystanej części zaliczki w terminie 14 dni od dnia upływu terminów, o których mowa w ust. 8, od środków pozostałych do rozliczenia, przekazanych w ramach zaliczki, bądź w przypadku wydatkowania zaliczki w terminie późniejszym niż wskazany w ust. 8, Instytucja pośrednicząca nalicza odsetki w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność lub do dnia zwrócenia niewykorzystanej części zaliczki. Do zwrotu odsetek, zastosowanie mają przepisy art. 189 ust. 3a-3c i ust. 3e ustawy o finansach publicznych.

11. Odsetki bankowe narosłe od kwoty zaliczki, podlegają zwrotowi na rachunek wskazany przez Instytucję pośredniczącą w terminie 14 dni od momentu ich naliczenia. Wyjątek, stanowią Beneficjenci będący jednostkami samorządu terytorialnego, dla których odsetki bankowe narosłe na rachunku płatniczym Beneficjenta są dochodem jednostki, zgodnie z zapisami ustawy z dnia

13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2022 r. poz. 2267 z późn. zm.). Jeżeli Beneficjent nie zapłaci ww. odsetek, Instytucja pośrednicząca wydaje decyzję, o której mowa w art. 189 ust. 3b ustawy o finansach publicznych.

12. Beneficjent w tytule przelewu dotyczącego zwrotu środków, o których mowa w ust. 10-11, zamieszcza informacje na temat:

1) numeru Projektu,

2) tytułu zwrotu.

Niedopełnienie obowiązku określonego w pkt 1, powodujące niemożność jednoznacznej identyfikacji Projektu, będzie traktowane jako niedokonanie zwrotu i skutkować będzie naliczaniem odsetek w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych.

§ 7. Refundacja

1. Instytucja pośrednicząca przekaże Beneficjentowi część dofinansowania w formie refundacji.

2. Dofinansowanie w formie refundacji dotyczy wydatków kwalifikowalnych w ramach Projektu, faktycznie poniesionych i w całości zapłaconych wcześniej przez Beneficjenta.

3. Dofinansowanie na realizację Projektu w formie refundacji jest przekazywane Beneficjentowi przez BGK, w przypadku środków z budżetu środków europejskich i przez Instytucję pośredniczącą w przypadku współfinansowania z budżetu państwa.

4. Refundacja przekazywana jest w postaci płatności pośrednich i płatności końcowej, przelewem na rachunek płatniczy wskazany przez Beneficjenta, na podstawie pozytywnie zweryfikowanego i poświadczonego przez Instytucję pośredniczącą wniosku o płatność, na zasadach wskazanych w § 8 Umowy.

§ 8. Rozliczenie płatności

1. Beneficjent jest zobowiązany do sporządzenia i wprowadzenia harmonogramu płatności, który jest załącznikiem nr 2 do Umowy, do CST2021w terminie 5 dni roboczych od nadania przez Instytucję pośredniczącą uprawnień, o których mowa w § 18 ust. 2 Umowy. Aktualizacje harmonogramu płatności przekazywane są zgodnie z ust. 2 oraz 4 i nie wymagają zawarcia aneksu.

2. Jeśli harmonogram płatności wymaga aktualizacji, Beneficjent zobowiązuje się przekazać jego skorygowaną wersję do Instytucji pośredniczącej wraz z wnioskiem o płatność (nie dotyczy wniosku o płatność końcową). Gdy złożony harmonogram płatności będzie wymagał korekty, Beneficjent jest zobowiązany do jej dokonania w terminie wskazanym przez Instytucję pośredniczącą.

3. Beneficjent zobowiązuje się do składania wniosku o płatność zgodnie z harmonogramem płatności, nie częściej niż raz w miesiącu, z zastrzeżeniem ust. 21, § 6 ust. 8 i § 10 ust. 2 Umowy. Ww. termin należy liczyć od dnia zawarcia Umowy lub rozpoczęcia realizacji Projektu, w zależności od tego, która data jest późniejsza. Minimalna dopuszczalna wartość wniosku o płatność to 10 000 zł, z zastrzeżeniem § 6 ust. 8 Umowy.

4. Wniosek o płatność, w ramach którego Beneficjent:

1) wnioskuje o przekazanie dofinansowania w formie zaliczki lub refundacji,

2) wykazuje wydatki poniesione na realizację Projektu,

3) przekazuje informację o postępie realizacji Projektu

oraz zaktualizowany harmonogram płatności i dokumenty niezbędne do rozliczenia Projektu, określone w Umowie, są składane przez Beneficjenta za pośrednictwem CST2021.

5. Gdy z powodów technicznych nie jest możliwe złożenie za pośrednictwem CST2021dokumentów, o których mowa w ust. 4, Beneficjent, za zgodą Instytucji pośredniczącej, składa je w inny sposób wskazany przez tę instytucję30.

30Niezależnie od powyższego Beneficjent dokonuje uzupełnienia CST2021 nie później niż w ciągu 3 dni roboczych po usunięciu awarii.

6. Instytucja pośrednicząca dopuszcza możliwość złożenia w danym miesiącu 2 wniosków o płatność31, z zastrzeżeniem, że tylko jeden z nich może skutkować zobowiązaniem finansowym.

7. Jeżeli w danym okresie Beneficjent nie dokonał płatności lub nie wykazuje we wniosku o płatność poniesionych wydatków, Beneficjent składa wniosek o płatność z wypełnioną wyłącznie częścią sprawozdawczą, zgodnie z § 10 ust. 2 Umowy.

8. Warunkiem rozliczenia wydatków lub przekazania Beneficjentowi dofinansowania jest:

1) złożenie przez Beneficjenta do Instytucji pośredniczącej prawidłowego, kompletnego i spełniającego wymogi formalne i merytoryczne wniosku o płatność wraz z następującymi dokumentami wskazanymi do weryfikacji (z wyłączeniem wniosków sprawozdawczych)32, z zastrzeżeniem § 3 ust. 16 i § 4 ust. 4 Umowy:

a) faktury lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej,

b) dokumenty potwierdzające odbiór urządzeń/sprzętu lub wykonanie prac, jeżeli dokumenty odbioru wymagane są prawem,

c) w przypadku zakupu urządzeń/ sprzętu, które nie zostały zamontowane protokoły odbioru urządzeń/sprzętu, jeżeli dokumenty odbioru wymagane są prawem, z podaniem miejsca ich składowania,

d) wyciągi bankowe z rachunku płatniczego Beneficjenta lub przelewy bankowe, a w przypadku płatności gotówkowych i dokumenty, potwierdzające poniesienie wydatków w formie gotówkowej,

e) inne dokumenty potwierdzające i uzasadniające prawidłową realizację Projektu;

2) poświadczenia faktycznego i prawidłowego poniesienia wydatków oraz ich kwalifikowalności przez Instytucję pośredniczącą;

3) dostępność środków na rachunku bankowym Instytucji pośredniczącej (dotyczy Projektu współfinansowanego z budżetu państwa);

9. Beneficjent ma obowiązek wskazać i opisać we wniosku o płatność, które z działań zaplanowanych we wniosku o dofinansowanie zostały już zrealizowało oraz w jaki sposób ich realizacja wpłynęła na sytuację osób z niepełnosprawnościami, a także na równość kobiet i mężczyzn lub innych grup wskazanych we wniosku o dofinansowanie. Obowiązek opisania tych działań powstaje tylko wówczas, gdy opisywany we wniosku o płatność postęp rzeczowy i

31 Nie dotyczy rozliczenia zaliczki.

32 Nie dotyczy kosztów pośrednich rozliczanych według stawki ryczałtowej, o której mowa w § 5 ust. 1 Umowy.

rozliczane w nim wydatki dotyczą działań, przy realizacji których powinny być stosowane ww. zasady.

10. W przypadku rażących lub notorycznych naruszeń „Standardów dostępności”, stanowiących załącznik nr 2 do wytycznych równościowych lub uchylania się Beneficjenta od realizacji działań naprawczych, Instytucja pośrednicząca może uznać część wydatków Projektu za niekwalifikowalne.

11. Kwalifikowalność poniesionych wydatków oceniana jest w trakcie realizacji Projektu, w trakcie kontroli Projektu na miejscu, kontroli trwałości oraz innych czynności kontrolnych prowadzonych przez podmioty do tego upoważnione, o których mowa w § 11 Umowy.

12. Do oceny kwalifikowalności poniesionych wydatków stosuje się wersję wytycznych dot. kwalifikowalności wydatków, obowiązującą w dniu poniesienia wydatku. Gdy ogłoszona w trakcie realizacji Projektu (po podpisaniu Umowy) wersja ww. wytycznych wprowadza rozwiązania korzystniejsze dla Beneficjenta, będą one miały zastosowanie w odniesieniu do wydatków poniesionych przed tym dniem oraz pod warunkiem, że ww. rozwiązania nie są sprzeczne z zapisami regulaminu wyboru projektów.

13. Instytucja pośrednicząca, po weryfikacji przekazanego przez Beneficjenta wniosku o płatność, poświadczeniu wysokości i prawidłowości poniesionych wydatków kwalifikowalnych w nim ujętych, zatwierdza wysokość dofinansowania33 i przekazuje Beneficjentowi informację w tym zakresie.

14. Po spełnieniu warunków, o których mowa w ust. 13, dofinansowanie jest przekazywane na wskazany przez Beneficjenta rachunek płatniczy w terminie nie dłuższym niż 80 dni, licząc od dnia złożenia wniosku o płatność, z zastrzeżeniem ust. 15. Warunkiem przekazania dofinansowania jest dostępność środków, o której mowa w art. 74 ust. 1 lit. b) rozporządzenia ogólnego.

15. Bieg terminu płatności, o którym mowa w ust. 14, może zostać wstrzymany, jeżeli informacje przedstawione przez Beneficjenta nie pozwolą Instytucji pośredniczącej ustalić, czy kwota jest należna. Beneficjent jest informowany o wstrzymaniu biegu terminu i o jego przyczynach.

16. W przypadku stosowania systemu płatności środków europejskich „z góry” (front loadingu)34, dofinansowanie jest przekazywane w kwocie wynikającej z sumy dekretacji na dokumentach księgowych, umieszczonych w załączniku do wniosku o płatność, natomiast w pozostałych przypadkach, w wysokości procentowego udziału w wydatkach kwalifikowalnych, określonego w § 1 ust. 3 pkt 2 Umowy.

W ramach systemu płatności środków europejskich „z góry” (front loadingu)

33 W przypadku projektu w odniesieniu, do którego toczy się postępowanie, o którym mowa w § 1 ust. 4Umowy, rozliczenie wydatków lub przekazanie dofinansowania Beneficjentowi, do momentu

rozstrzygnięcia ww. postępowania, będzie możliwe jedynie do wysokości kwoty bezspornej.

34 Dotyczy wyłącznie jednostek sektora finansów publicznych oraz spółek prawa handlowego, w których większość kapitału zakładowego należy do jednostek samorządu terytorialnego.

Beneficjent ma prawo do zastosowania na poziomie poszczególnych dokumentów księgowych lub wniosków o płatność zmienionego montażu

finansowego wskazującego jako źródło finansowania środki EFRR w wysokości 85% wydatków kwalifikowalnych. Zmieniony montaż może być stosowany do momentu przekazania na zlecenie Instytucji pośredniczącej przez BGK 80% kwoty dofinansowania, o której mowa w § 1 ust. 3 Umowy. Najpóźniej przedostatnim wnioskiem o płatność Beneficjent przywraca montaż finansowy wynikający z Umowy.

17. Beneficjent ma prawo wnieść w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia

otrzymania informacji, o której mowa w ust. 13, zastrzeżenia do ustaleń Instytucji pośredniczącej w zakresie wydatków niekwalifikowalnych. Zapisy art. 27 ust. 2- 12 ustawy wdrożeniowej stosuje się wówczas odpowiednio. Gdy Instytucja pośrednicząca nie uzna zasadności ww. zastrzeżeń i Beneficjent nie zastosuje się do zaleceń Instytucji pośredniczącej dotyczących sposobu skorygowania wydatków niekwalifikowalnych w ramach dofinansowania udzielonego w formie zaliczki, ma zastosowanie § 16 Umowy, przy czym ze względu na stwierdzenie nieprawidłowości przed zatwierdzeniem wniosku o płatność, wezwanie do zwrotu w trybie art. 207 ustawy o finansach publicznych nie jest równoznaczne z nałożeniem korekty finansowej.

18. W przypadku stwierdzenia błędów formalnych, merytorycznych lub rachunkowych w złożonym wniosku o płatność, Instytucja pośrednicząca wzywa Beneficjenta do poprawienia lub uzupełnienia wniosku bądź do złożenia

dodatkowych wyjaśnień w terminie wyznaczonym przez Instytucję pośredniczącą. Powyższe nie wyklucza możliwości uzupełnienia lub poprawienia wniosku o płatność przez Instytucję pośredniczącą, z zastrzeżeniem ust. 19.

19. Instytucja pośrednicząca nie może poprawiać lub uzupełniać:

1) zestawienia dokumentów potwierdzających wydatki poniesione i objęte wnioskiem o płatność, o ile nie dotyczy to oczywistych pomyłek pisarskich i pomyłek rachunkowych,

2) załączonych dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, o ile nie dotyczy to oczywistych omyłek w opisie załączonych dokumentów.

20. Beneficjent zobowiązuje się do rozliczenia całości udzielonego dofinansowania wnioskiem o płatność końcową.

21. Beneficjent składa wniosek o płatność końcową do Instytucji pośredniczącej w terminie do 30 dni od dnia zakończenia realizacji Projektu, określonego w § 2 ust. 1 pkt 2 Umowy. W przypadku zakończenia realizacji Projektu przed zawarciem Umowy, Beneficjent składa wniosek o płatność końcową w terminie do 30 dni od dnia zawarcia Umowy.

22. Płatność końcowa, w wysokości co najmniej 5% całkowitej kwoty dofinansowania, o której mowa w § 1 ust. 3 Umowy, zostanie przekazana

przelewem na rachunek płatniczy wskazany przez Beneficjenta, po łącznym spełnieniu następujących przesłanek:

1) zatwierdzeniu przez Instytucję pośredniczącą wniosku o płatność końcową, poświadczeniu ujętych w nim poniesionych wydatków oraz zatwierdzeniu części sprawozdawczej;

2) przeprowadzeniu przez Instytucję pośredniczącą kontroli na zakończenie realizacji Projektu, w celu stwierdzenia zrealizowania Projektu zgodnie z Umową, w przypadku wytypowania Projektu do kontroli na miejscu realizacji;

3) potwierdzeniu przez Instytucję pośredniczącą w informacji pokontrolnej, prawidłowej realizacji Projektu lub usunięcia nieprawidłowości, w przypadku wytypowania Projektu do kontroli na miejscu realizacji.

23. W przypadku braku wystarczających środków na rachunku bankowym Instytucji pośredniczącej (dotyczy współfinansowania z budżetu państwa), z którego dokonywana jest płatność, dofinansowanie zostanie wypłacone Beneficjentowi niezwłocznie po wpływie w niezbędnej wysokości środków dotacji celowej na rachunek bankowy Instytucji pośredniczącej. Instytucja pośrednicząca nie odpowiada za brak płynności finansowej na rachunku Ministra Finansów w BGK, z którego dokonywana jest wypłata środków z EFRR.

24. Uznanie wydatków za kwalifikowalne na podstawie zatwierdzonego wniosku o płatność nie wyklucza stwierdzenia niekwalifikowalności tych wydatków w okresie obowiązywania Umowy.

§ 9. Zamówienia35

1. Beneficjent zobowiązuje do stosowania właściwych przepisów o zamówieniach publicznych, tj.:

1) ustawy Pzp w zakresie, w jakim ta ustawa Pzp ma zastosowanie do Beneficjenta i realizowanego Projektu;

2) wytycznych dot. kwalifikowalności wydatków w sytuacji, w której na mocy przepisów ustawy Pzp nie jest zobowiązany do jej stosowania.

2. W przypadku zamówień o wartości szacunkowej nieprzekraczającej kwoty 50 000 zł netto (tj. bez VAT), Beneficjent zobowiązany jest do dokonywania wydatków:

1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad: uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów i optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;

2) w sposób umożliwiający terminową realizację Projektu;

35 Paragraf nie dotyczy kosztów pośrednich rozliczanych według stawki ryczałtowej, o której mowa w § 5 ust. 1 Umowy.

3) w wysokości i terminach wynikających z zaciągniętych zobowiązań.

3. Instytucja pośrednicząca zastrzega sobie prawo do weryfikacji wydatków, o których mowa w ust. 2 (np. poprzez analizę cen/cenników potencjalnych wykonawców zamówienia) oraz uznania całości tych wydatków za niekwalifikowalne bądź pomniejszenia wydatków kwalifikowalnych oraz dofinansowania w przypadku stwierdzenia w tym zakresie naruszeń Beneficjenta, w tym w szczególności w przypadku stwierdzenia poniesienia wydatku po cenie zawyżonej w stosunku do rynkowej.

4. Ocena prawidłowości przeprowadzonego postępowania będzie dokonywana w oparciu o ustawę Pzp lub w oparciu o wytyczne dot. kwalifikowalności wydatków – w zależności od tego, jaka procedurę będzie zobowiązany stosować Beneficjent w celu udzielenia zamówienia.

5. W odniesieniu do zamówień, do których nie stosuje się przepisów ustawy Pzp, gdy obowiązująca na dzień oceny prawidłowości umowy wersja wytycznych dot. kwalifikowalności wydatków wprowadza rozwiązania korzystniejsze dla Beneficjenta, do oceny prawidłowości zawartych umów stosuje się wersję korzystniejszą.

6. Beneficjent zobowiązuje się do przekazywania Instytucji pośredniczącej

dokumentacji dotyczącej przeprowadzonego zamówienia, w tym do wprowadzenia do CST2021 (moduł Zamówienia publiczne36), informacji o przeprowadzonym postępowaniu dotyczącym zamówienia wraz z dokumentacją, niezwłocznie po rozstrzygnięciu tego postępowania i zawarciu umowy z wykonawcą.

7. Gdy Instytucja pośrednicząca stwierdzi naruszenie przez Beneficjenta przepisów o zamówieniach (naruszenia prawa unijnego lub prawa krajowego) oraz warunków i procedur określonych w wytycznych dot. kwalifikowalności wydatków, pomniejszy wydatki kwalifikowalne lub nałoży korektę finansową na zasadach wskazanych w Wytycznych dotyczących sposobu korygowania nieprawidłowych wydatków na lata 2021-2027. Beneficjent na mocy Umowy wyraża zgodę na zastosowanie wytycznych, o których mowa w zdaniu poprzedzającym w sytuacji stwierdzenia przez Instytucję pośredniczącą nieprawidłowości, skutkującej koniecznością pomniejszenia wydatków kwalifikowalnych lub nałożeniem korekty finansowej.

8. Beneficjent zobowiązuje się do:

1) uwzględnienia w każdym postępowaniu o udzielenie zamówienia przesłanek wykluczenia wykonawcy, o których mowa w:

a) art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2023 r. poz. 1497 z późn. zm.),

36 Funkcjonalność ta nie dotyczy postępowań dokumentowanych w Bazie konkurencyjności.

b) art. 5k Rozporządzenia (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 roku dotyczące środków ograniczających w związku z działaniami Rosji

destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE L 229 z 31.07.2014, str. 1, z późn. zm.);

2) wykluczenia wykonawcy na podstawie przesłanek, o których mowa w pkt 1.

§ 10. Monitoring, sprawozdawczość i ewaluacja

1. Beneficjent jest zobowiązany do systematycznego pomiaru wartości wskaźników osiągniętych dzięki realizacji Projektu, zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie, w okresie realizacji i trwałości Projektu.

2. Beneficjent jest zobowiązany do składania do Instytucji pośredniczącej wniosku o płatność zawierającego informacje o postępie rzeczowym Projektu (wniosek sprawozdawczy), co najmniej raz na 6 miesięcy, do 10 dnia miesiąca po upływie kwartału, o ile nie został w tym okresie złożony wniosek o płatność rozliczający wydatki. Ww. termin należy liczyć od dnia zawarcia Umowy lub rozpoczęcia realizacji Projektu, w zależności od tego, która data jest późniejsza.

3. Beneficjent jest zobowiązany do systematycznego monitorowania przebiegu realizacji Projektu oraz niezwłocznego, w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia uzyskania informacji o wystąpieniu nieprawidłowości lub podjęcia decyzji o zaprzestaniu realizacji Projektu, informowania Instytucji pośredniczącej o zaistniałych nieprawidłowościach lub o zamiarze zaprzestania realizacji Projektu, w tym o zagrożeniu niewykonania wskaźników.

4. Beneficjent jest zobowiązany do przekazywania Instytucji pośredniczącej wszelkich dokumentów i informacji związanych z realizacją Projektu, w terminie wskazanym przez tę instytucję.

5. Beneficjent zobowiązuje się współpracować z podmiotami zewnętrznymi, które na zlecenie Instytucji pośredniczącej lub innych uprawnionych podmiotów przeprowadzają badanie ewaluacyjne. Beneficjent zobowiązuje się udzielać podmiotom przeprowadzającym badanie ewaluacyjne wszelkich informacji oraz udostępniać wszelkie dokumenty, w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia badania, w tym do udziału w wywiadach, ankietach oraz badaniach ewaluacyjnych przeprowadzanych innymi metodami.

§ 11. Kontrola i audyt

1. W zakresie prawidłowości realizacji Projektu, Beneficjent jest zobowiązany poddać się kontroli i audytom przeprowadzanym przez podmioty uprawnione do ich przeprowadzenia.

2. Kontrole i audyty będą prowadzone zgodnie z art. 24-27 ustawy wdrożeniowej oraz innymi mającymi zastosowanie przepisami powszechnie obowiązującego prawa.

3. Kontrole oraz audyty mogą być przeprowadzane w każdym czasie od dnia otrzymania przez Beneficjenta informacji o wyborze Projektu do dofinansowania, z wyjątkiem określonym w art. 24 ust. 3 ustawy wdrożeniowej, nie później niż 10 lat od lat liczonych od 31 grudnia roku, w którym została dokonana płatność końcowa na rzecz Beneficjenta, o której mowa w § 15 ust. 4 Umowy.

4. Kontrola może zostać przeprowadzona zarówno w siedzibie Beneficjenta, w siedzibie partnera (jeśli Projekt jest realizowany w partnerstwie) i w miejscu realizacji Projektu, przy czym niektóre czynności kontrolne mogą być prowadzone w siedzibie podmiotu kontrolującego na podstawie danych i dokumentów zamieszczonych w CST2021 i innych dokumentów przekazywanych przez Beneficjenta. W uzasadnionych przypadkach, m. in. gdy wsparcie w ramach Projektu jest udzielane w formule zdalnej, możliwe jest prowadzenie czynności kontrolnych zdalnie, za pośrednictwem kanałów komunikacji elektronicznej.

5. Beneficjent zobowiązuje się udostępnić podmiotom, o których mowa w ust. 1, dokumenty związane bezpośrednio z realizacją Projektu, w szczególności dokumenty umożliwiające potwierdzenie kwalifikowalności wydatków, zapewnić dostęp do pomieszczeń i terenu realizacji Projektu lub pomieszczeń

kontrolowanego projektu, dostęp do związanych z Projektem systemów

teleinformatycznych, w tym baz danych, kodów źródłowych i innych dokumentów elektronicznych wytworzonych w ramach projektu, umożliwić sporządzenie, a na żądanie osoby kontrolującej sporządzić kopie, odpisy, lub wyciągi z dokumentów oraz zestawienia lub obliczenia sporządzane na podstawie dokumentów związanych z realizacją Projektu oraz udzielać wszelkich wyjaśnień dotyczących realizacji Projektu. Jeżeli jest to konieczne do stwierdzenia kwalifikowalności wydatków ponoszonych w ramach realizacji Projektu, Beneficjent jest zobowiązany udostępnić podmiotom, o których mowa w ust. 1, również dokumenty niezwiązane bezpośrednio z realizacją Projektu.

6. Podmioty uprawnione do przeprowadzania kontroli lub audytu, w celu

potwierdzenia prawidłowości i kwalifikowalności poniesionych wydatków, w związku z podejrzeniem wystąpienia nadużycia finansowego lub złożenia przez Beneficjenta niewystarczających wyjaśnień, mogą zwrócić się o złożenie wyjaśnień do innych niż Beneficjent podmiotów lub osób zaangażowanych w realizację Projektu, w tym uczestników projektu, grantobiorców, ostatecznych odbiorców, wykonawców lub podwykonawców. Te podmioty lub te osoby są obowiązane udzielić wyjaśnień lub udostępnić instytucji kontrolującej dokumenty dotyczące realizacji Projektu.

7. W wyniku kontroli mogą być wydawane zalecenia pokontrolne, a Beneficjent jest zobowiązany do podjęcia stosownych działań naprawczych w terminie określonym w tych zaleceniach.

8. Ustalenia podmiotów, o których mowa w ust. 1, mogą prowadzić do korekty wydatków kwalifikowalnych rozliczonych w ramach Projektu.

9. Beneficjent jest zobowiązany do informowania Instytucji pośredniczącej o wynikach kontroli i audytów przeprowadzonych w ramach Projektu przez inne podmioty niż Instytucja pośrednicząca, w terminie 7 dni roboczych od ich otrzymania. Beneficjent jest również zobowiązany do informowania Instytucji pośredniczącej o sporządzonych wyjaśnieniach oraz do przekazywania informacji na temat wykonania zaleceń pokontrolnych.

§ 12. Komunikacja i widoczność

1. Beneficjent jest zobowiązany do wypełniania obowiązków informacyjnych i promocyjnych, w tym informowania społeczeństwa o dofinansowaniu projektu przez Unię Europejską, zgodnie z rozporządzeniem ogólnym (w szczególności z załącznikiem IX-Komunikacja i Widoczność) oraz zgodnie z załącznikiem nr 3 do Umowy (wyciąg z zapisów podręcznika dla beneficjenta).

2. W okresie realizacji Projektu, o którym mowa w § 2 ust. 1 Umowy Beneficjent jest zobowiązany do:

1) umieszczania w widoczny sposób znaku Funduszy Europejskich, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej (jeśli dotyczy; wersja pełnokolorowa) i znaku Unii Europejskiej na:

a) wszystkich prowadzonych działaniach informacyjnych i promocyjnych dotyczących Projektu,

b) wszystkich dokumentach i materiałach (x.xx. produkty drukowane lub cyfrowe) podawanych do wiadomości publicznej,

c) wszystkich dokumentach i materiałach dla osób i podmiotów uczestniczących w Projekcie,

d) produktach, sprzęcie, pojazdach, aparaturze itp. powstałych lub zakupionych z Projektu, poprzez umieszczenie trwałego oznakowania w postaci naklejek;

2) umieszczenia w miejscu realizacji Projektu trwałej tablicy informacyjnej podkreślającej fakt otrzymania dofinansowania z UE, niezwłocznie po rozpoczęciu fizycznej realizacji Projektu obejmującego inwestycje rzeczowe lub zainstalowaniu zakupionego sprzętu, jeśli całkowity koszt Projektu przekracza 500 000 EUR37. Gdy miejsce realizacji Projektu nie zapewnia swobodnego

dotarcia do ogółu społeczeństwa z informacją o realizacji tego Projektu, umiejscowienie tablicy powinno być uzgodnione z Instytucją pośredniczącą. Tablica musi być umieszczona niezwłocznie po rozpoczęciu fizycznej realizacji Projektu lub zainstalowaniu zakupionego sprzętu aż do końca okresu trwałości Projektu;

37Całkowity koszt projektu obejmuje koszty kwalifikowane i niekwalifikowane. Koszt Projektu należy przeliczyć według kursu Europejskiego Banku Centralnego z przedostatniego dnia pracy Komisji Europejskiej w miesiącu poprzedzającym miesiąc podpisana Umowy.

3) w przypadku projektów innych niż te, o których mowa w pkt 2, umieszczenia w widocznym miejscu realizacji Projektu przynajmniej jednego trwałego plakatu o minimalnym formacie A3 lub podobnej wielkości elektronicznego wyświetlacza, podkreślającego fakt otrzymania dofinansowania z UE;

4) umieszczenia krótkiego opisu Projektu na stronie internetowej Beneficjenta i na jego stronach mediów społecznościowych, jeśli je posiada. Opis Projektu musi zawierać:

a) tytuł Projektu lub jego skróconą nazwę,

b) znak Funduszy Europejskich, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej i znak Unii Europejskiej,

c) zadania, działania, które będą realizowane w ramach Projektu (opis, co zostanie zrobione, zakupione etc.),

d) grupy docelowe (do kogo skierowany jest projekt, kto z niego skorzysta),

e) cel lub cele Projektu,

f) efekty, rezultaty Projektu (jeśli opis zadań, działań nie zawiera opisu efektów, rezultatów),

g) wartość Projektu (łączny koszt projektu),

h) wysokość wkładu Funduszy Europejskich;

5) jeżeli Projekt ma znaczenie strategiczne lub jego całkowity koszt przekracza 10 mln EUR38, zorganizowania wydarzenia lub działania informacyjno- promocyjnego (np. konferencję prasową, wydarzenie promujące Projekt, prezentację Projektu na targach branżowych) w ważnym momencie realizacji Projektu, np. na otwarcie Projektu, zakończenie Projektu lub jego ważnego

etapu np. rozpoczęcie inwestycji, oddanie inwestycji do użytkowania itp.

Do udziału w wydarzeniu informacyjno-promocyjnym należy zaprosić z co najmniej 4-tygodniowym wyprzedzeniem przedstawicieli KE i Instytucji pośredniczącej za pośrednictwem poczty elektronicznej regio- xxxxxx@xx.xxxxxx.xx oraz xxx@xx.xxxxxxxxx.xx ;

6) dokumentowania działań informacyjnych i promocyjnych prowadzonych w ramach Projektu.

3. Beneficjent, który realizuje Projekt o całkowitym koszcie przekraczającym 5 mln EUR39,informuje Instytucję pośredniczącą o:

1) planowanych wydarzeniach informacyjno-promocyjnych związanych z Projektem,

38 Patrz przypis powyżej.

39 Patrz przypis powyżej.

2) innych planowanych wydarzeniach i istotnych okolicznościach związanych z realizacją Projektu, które mogą mieć znaczenie dla opinii publicznej i mogą służyć budowaniu marki Funduszy Europejskich40.

4. Beneficjent przekazuje informacje o planowanych wydarzeniach, o których mowa w ust. 3, na co najmniej 14 dni przed wydarzeniem za pośrednictwem CST2021 oraz poczty elektronicznej na adres xxx@xx.xxxxxxxxx.xx. Informacja powinna wskazywać dane kontaktowe osób ze strony Beneficjenta zaangażowanych w wydarzenie.

5. Każdorazowo na prośbę Instytucji pośredniczącej, Beneficjent jest zobowiązany do zorganizowania wspólnego wydarzenia informacyjno-promocyjnego dla mediów (np. briefingu prasowego, konferencji prasowej) z przedstawicielami Instytucji pośredniczącej.

6. Jeśli w Projekcie jest przewidziany udział uczestników Projektu41, Beneficjent zobowiązany jest do rzetelnego i regularnego wprowadzania aktualnych danych do wyszukiwarki wsparcia dla potencjalnych beneficjentów i uczestników projektów, dostępnej na Portalu Funduszy Europejskich.

7. W przypadku niewywiązania się Beneficjenta z obowiązków określonych w ust. 2 pkt 1 lit. a-coraz pkt 2-5, Instytucja pośrednicząca wzywa Beneficjenta do podjęcia działań zaradczych w terminie i na warunkach określonych w wezwaniu. W przypadku braku wykonania przez Beneficjenta działań zaradczych, o których mowa w wezwaniu, Instytucja pośrednicząca pomniejsza maksymalną kwotę dofinansowania, o której mowa w § 1 ust. 3 Umowy o wartość nie większą niż 3% tego dofinansowania, zgodnie z wykazem pomniejszenia wartości dofinansowania Projektu w zakresie obowiązków komunikacyjnych, który stanowi załącznik nr 4 do Umowy. W takim przypadku Instytucja pośrednicząca w drodze jednostronnego oświadczenia woli, które jest wiążące dla Beneficjenta, dokona zmiany maksymalnej kwoty dofinansowania, o której mowa w § 1 ust. 3, o czym poinformuje Beneficjenta w formie pisemnej lub elektronicznej, wzywając go jednocześnie do odpowiedniej zmiany harmonogramu płatności. Jeżeli w wyniku pomniejszenia dofinansowania okaże się, że Beneficjent otrzymał środki w kwocie wyższej niż maksymalna wysokość dofinansowania, o której mowa w zdaniu poprzednim, różnica podlega zwrotowi bez odsetek w terminie i na zasadach określonych przez Instytucję pośredniczącą. Po bezskutecznym upływie terminu do zwrotu, następuje on w trybie i na zasadach określonych w art. 207 ustawy o finansach publicznych.

8. W przypadku stworzenia przez osobę trzecią utworów, w rozumieniu art.1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o Prawach autorskich i prawach pokrewnych

40 Wydarzenia otwierające/ kończące realizację Projektu lub związane z rozpoczęciem/ realizacją/ zakończeniem ważnego etapu Projektu.

41 Uczestnik projektu oznacza osobę fizyczną, która odnosi bezpośrednio korzyści z Projektu, przy czym nie jest odpowiedzialna ani za inicjowanie Projektu, ani jednocześnie za jego inicjowanie, i wdrażanie, i która nie otrzymuje wsparcia finansowego.

(Dz.U. z 2022 r. poz. 2509), związanych z komunikacją i widocznością

(np. zdjęcia, filmy, broszury, ulotki, prezentacje multimedialne nt. Projektu), powstałych w ramach Projektu, Beneficjent zobowiązuje się do uzyskania od tej osoby majątkowych praw autorskich do tych utworów.

9. Każdorazowo, na wniosek Instytucji Koordynującej Umowę Partnerstwa, Instytucji zarządzającej FEdKP, Instytucji pośredniczącej i unijnych instytucji lub organów i jednostek organizacyjnych, Beneficjent zobowiązuje się do udostępnienia tym podmiotom utworów związanych komunikacją i widocznością (np. zdjęcia, filmy, broszury, ulotki, prezentacje multimedialne nt. Projektu) powstałych w ramach Projektu.

10. Na wniosek Instytucji Koordynującej Umowę Partnerstwa, Instytucji zarządzającej FEdKP, Instytucji pośredniczącej i unijnych instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Beneficjent zobowiązuje się do udzielenia tym podmiotom nieodpłatnej i niewyłącznej licencji do korzystania z utworów związanych z komunikacją i widocznością (np. zdjęcia, filmy, broszury, ulotki, prezentacje multimedialne nt. Projektu) powstałych w ramach Projektu w następujący sposób:

1) na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz na terytorium innych państw członkowskich UE,

2) na okres 10 lat,

3) bez ograniczeń co do liczby egzemplarzy i nośników, w zakresie następujących pól eksploatacji:

a) utrwalanie – w szczególności drukiem, zapisem w pamięci komputera i na nośnikach elektronicznych, oraz zwielokrotnianie, powielanie i kopiowanie tak powstałych egzemplarzy dowolną techniką,

b) rozpowszechnianie oraz publikowanie w dowolny sposób (w tym poprzez: wyświetlanie lub publiczne odtwarzanie lub wprowadzanie do pamięci komputera i sieci multimedialnych, w tym Internetu) – w całości lub w części, jak również w połączeniu z innymi utworami,

c) publiczna dystrybucja utworów lub ich kopii we wszelkich formach (np. książka, broszura, CD, Internet),

d) udostępnianie, w tym unijnym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii, Instytucji Koordynującej Umowę Partnerstwa, Instytucji zarządzającej FEdKP, Instytucji pośredniczącej oraz ich pracownikom, oraz publiczne udostępnianie przy wykorzystaniu wszelkich środków komunikacji (np. Internet),

e) przechowywanie i archiwizowanie w postaci papierowej albo elektronicznej.

4) z prawem do udzielania osobom trzecim sublicencji na warunkach i polach eksploatacji, o których mowa w ust. 9.

11. Znaki graficzne oraz obowiązkowe wzory tablic, plakatu i naklejek są określone w Księdze Tożsamości Wizualnej i dostępne na stronie internetowej programu pod adresem: xxx.xxxxxxxxXX.xxxxxxxx-xxxxxxxxx.xx oraz w załączniku nr 3 do Umowy (wyciąg z zapisów podręcznika dla beneficjenta).

12. Zmiana adresów poczty elektronicznej, wskazanych w ust. 2 pkt 5) i ust. 4 i strony internetowej wskazanej w ust. 11 nie wymaga zawarcia aneksu do Umowy. Instytucja pośrednicząca poinformuje Beneficjenta o tym fakcie w formie pisemnej lub elektronicznej, wraz ze wskazaniem daty, od której obowiązuje zmieniony adres. Zmiana jest skuteczna z chwilą doręczenia informacji Beneficjentowi.

13. Beneficjent przyjmuje do wiadomości, że objęcie dofinansowaniem oznacza umieszczenie danych Beneficjenta w publikowanym przez Instytucję pośredniczącą wykazie projektów42.

§ 13. Archiwizacja

1. Beneficjent zobowiązuje się do przechowywania i udostępniania pełnej dokumentacji związanej z realizacją Projektu przez okres 10 lat liczonych od 31

grudnia roku, w którym została dokonana płatność końcowa na rzecz Beneficjenta, o której mowa w § 15 ust. 4 Umowy, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Bieg okresu, o którym mowa w ust. 1, zostaje przerwany w przypadku wszczęcia postępowania prawnego albo na wniosek Komisji Europejskiej, o czym Beneficjent jest informowany pisemnie przez Instytucję pośredniczącą.

3. Beneficjent zobowiązuje się do przechowywania dokumentów w formie oryginałów albo ich uwierzytelnionych odpisów lub na powszechnie uznanych nośnikach danych, w tym jako elektroniczne wersje dokumentów oryginalnych lub dokumenty istniejące wyłącznie w wersji elektronicznej.

4. Beneficjent zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Projektu w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz do informowania Instytucji pośredniczącej o miejscu przechowywania tej dokumentacji.

5. W przypadku zmiany miejsca przechowywania dokumentów związanych z realizacją Projektu, jak również w przypadku zawieszenia, zaprzestania lub likwidacji przez Beneficjenta działalności przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 1 i 3, Beneficjent zobowiązuje się do pisemnego poinformowania Instytucji pośredniczącej, w terminie 14 dni od zaistnienia zdarzenia,

o nowym miejscu przechowywania dokumentów.

42 Zgodnie z art. 49 ust. 3 i 5 rozporządzenia ogólnego.

§ 14. Zmiany w Projekcie i Umowie

1. Beneficjent jest zobowiązany do realizacji Projektu zgodnie z Umową, aktualnym wnioskiem o dofinansowanie oraz zmianami zaakceptowanymi przez Instytucję pośredniczącą.

2. Beneficjent zgłasza Instytucji pośredniczącej w CST2021, w formie pisemnej, zmiany dotyczące realizacji Projektu przed ich wprowadzeniem, nie później niż na 30 dni43 przed planowanym zakończeniem realizacji Projektu, określonym w § 2 ust. 1 pkt 2 Umowy.

3. Instytucja pośrednicząca może z własnej inicjatywy zaproponować wprowadzenie zmian do Umowy.

4. W przypadku wystąpienia niezależnych od Beneficjenta okoliczności, powodujących konieczność wprowadzenia zmian do Projektu, Strony Umowy uzgadniają zakres zmian w Umowie, które są niezbędne dla zapewnienia prawidłowej realizacji Projektu.

5. Instytucja pośrednicząca może podjąć decyzję o zwiększeniu dofinansowania określonego w § 1 ust. 3 Umowy, w szczególności:

1) gdy Instytucja zarządzająca FEdKP podejmie uchwałę o zwiększeniu poziomu dofinansowania określonego w SZOP, w zakresie działania, w ramach którego realizowany jest Projekt,

2) gdy Instytucja pośrednicząca podejmie decyzję o zwiększeniu kwoty przewidzianej na dofinansowanie projektów w ramach postępowania, w którym Projekt został wybrany do dofinansowania,

3) na warunkach wskazanych w ust. 15,

4) na wniosek Beneficjenta złożony najpóźniej do dnia zakończenia danego etapu realizacji Projektu, w sytuacji wzrostu wydatków kwalifikowalnych Projektu44, o ile nie wpłynie to na spełnianie kryteriów wyboru projektu w sposób, który skutkowałby negatywną oceną tego Projektu, z zastrzeżeniem dostępności środków.

Zwiększenia dofinansowania wymaga aktualizacji wniosku o dofinansowanie i zawarcia aneksu do umowy.

6. Jeżeli w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia suma wartości kategorii wydatków objętych postępowaniem zmniejszy się w stosunku do sumy wartości tych kategorii wydatków określonych we wniosku o dofinansowanie, wysokość dofinansowania dotyczącego tych kategorii wydatków zostanie zmniejszona, z zachowaniem udziału procentowego dofinansowania w wydatkach

43 W szczególnie uzasadnionych przypadkach Instytucja pośrednicząca może odstąpić od wskazanego terminu.

44Dotyczy zmiany nieskutkującej zmianą zakresu rzeczowego Projektu. Zwiększenie planowanych kosztów jest udokumentowane przeprowadzonymi, zakończonymi postępowaniami o udzielenie zamówienia w ramach projektu.

kwalifikowalnych, określonego w § 1 ust. 3 Umowy. Nie wymaga to zawarcia aneksu do Umowy. Ewentualne oszczędności powstałe w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia mogą zostać przesunięte do innego postępowania przeprowadzonego w ramach Projektu, w którym zaistniała sytuacja, o której mowa w ust. 6, z zachowaniem udziału procentowego dofinansowania w wydatkach kwalifikowalnych, określonego w § 1 ust. 3 Umowy.

7. Jeżeli w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia, suma wartości kategorii wydatków objętych postępowaniem zwiększy45 się w stosunku do sumy wartości tych kategorii wydatków, określonych we wniosku o dofinansowanie, wysokość dofinansowania dotyczącego tych kategorii wydatków nie zmienia się, z zastrzeżeniem ust. 6.

8. Zmiany, o których mowa w ust. 7, wymagają zawarcia aneksu do Umowy po zakończeniu ostatniego postępowania o udzielenie zamówienia w ramach Projektu, o ile skutkują zwiększeniem wydatków kwalifikowalnych. Na pisemny wniosek Beneficjenta zmiany, o których mowa w ust. 6i 7mogą zostać wprowadzone do Umowy w formie aneksu.

9. Dopuszczalne są, po pisemnym poinformowaniu Instytucji pośredniczącej, zmiany Projektu dotyczące produktu i rezultatu nieprzekraczające 5% wartości wskaźników produktu lub rezultatu, określonej we wniosku o dofinansowanie, a wynikających z innych przyczyn niż określone w ust. 6i 7.

10. Po pisemnym poinformowaniu i uzyskaniu pisemnej zgody Instytucji pośredniczącej, dopuszczalne są zmiany Projektu, dotyczące:

1) przesunięć pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków kwalifikowalnych (w tym również z przyczyn, o których mowa w ust. 6 i 7, określonych we wniosku o dofinansowanie, pod warunkiem, że proponowane zmiany nie wpłyną negatywnie na osiągnięcie wskaźników produktu i rezultatu oraz na cel Projektu;

2) zmian produktu i rezultatu wynoszących powyżej 5% i nieprzekraczających 15% wartości wskaźników produktu lub rezultatu określonej we wniosku o dofinansowanie, a wynikających z innych przyczyn niż określone w ust. 6 i 7.

11. Zmiany zakładanych wskaźników produktu i rezultatu, przekraczające 15% ich wartości, wynikające z przyczyn innych niż określone w ust. 6i 7, wymagają zawarcia aneksu do Umowy, na podstawie zaktualizowanego wniosku o dofinansowanie.

12. Zmniejszenie poziomu wskaźników produktu w sytuacjach określonych w ust. 9, ust. 10 pkt 2 oraz ust. 11, powoduje bezpośrednią korektę kwoty wydatków kwalifikowalnych oraz dofinansowania w kwocie odpowiadającej wartości

45 Zwiększenie wydatków związanych z pomocą publiczną (w tym pomocą de minimis) nie stanowi zwiększenia wydatków kwalifikowalnych.

niezrealizowanego zakresu rzeczowego. Proporcjonalne zmniejszenie dofinansowania dotyczy przypadków, gdzie całkowity zakres rzeczowy Projektu nie znajduje odzwierciedlenia we wskaźnikach, a pomimo jego niezrealizowania w pełnym zakresie cel Projektu zostaje zachowany.

13. Kolejne zmiany w poszczególnych kategoriach wydatków kwalifikowalnych, produktach lub rezultatach, kumulują się, więc każdorazowo należy je rozpatrywać łącznie w odniesieniu do pierwotnej wersji wniosku o dofinansowanie.

14. Umowa może zostać zmieniona, gdy zmiany nie wpływają na spełnianie kryteriów wyboru projektów w sposób, który skutkowałby negatywną oceną Projektu.

15. W przypadku braku możliwości pokrycia przez Beneficjenta wydatków związanych z mechanizmem racjonalnych usprawnień, Instytucja pośrednicząca dopuszcza wnioskowanie o zwiększenie wartości dofinansowania Projektu z zastrzeżeniem, że:

1) wartość wydatków w ramach cross-financingu nie może stanowić więcej niż 10% finansowania unijnego osi priorytetowej;

2) wartość wydatków poniesionych na zakup środków trwałych oraz wydatków w ramach cross-financingu nie może przekroczyć limitu procentowego wydatków Projektu, określonego w SZOP46.

Instytucja pośrednicząca podejmuje decyzję w sprawie finansowania mechanizmu racjonalnych usprawnień w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia złożenia ww. wniosku przez Beneficjenta, przy uwzględnieniu zasad wskazanych w sekcji 4.1.2 wytycznych równościowych.

16. Zmiany w Umowie47, o ile zapisy Umowy nie stanowią inaczej, wymagają zawarcia aneksu do Umowy pod rygorem nieważności.

§ 15. Trwałość

1. Beneficjent zobowiązuje się do zachowania i utrzymania trwałości Projektu, zgodnie z art. 65 rozporządzenia ogólnego.

2. Zachowanie trwałości Projektu obowiązuje Beneficjenta w odniesieniu do współfinansowanej w ramach Projektu infrastruktury lub inwestycji produkcyjnych. W przypadku Projektu niedotyczącego inwestycji w infrastrukturę lub inwestycji produkcyjnych, zachowanie trwałości Projektu oznacza utrzymanie inwestycji lub miejsc pracy zgodnie z obowiązującymi zasadami pomocy publicznej.

46 Gdy regulamin wyboru projektów wskazuje niższy limit wydatków Projektu poniesionych na zakup środków trwałych oraz wydatków w ramach cross-financingu niż SZOP, obowiązujący jest limit wskazany w regulaminie wyboru projektów.

47 Nie dotyczy zmian w załącznikach do Umowy.

3. Beneficjent zobowiązuje się do zachowania trwałości Projektu przez okres 5 lat (3 lat w przypadku MŚP - w odniesieniu do Projektu, z którym związany jest wymóg utrzymania inwestycji lub miejsc pracy) od daty płatności końcowej na rzecz Beneficjenta. Gdy przepisy dotyczące pomocy publicznej wprowadzają bardziej restrykcyjne wymogi w tym zakresie, stosuje się okres ustalony zgodnie z tymi przepisami.

4. Za datę płatności końcowej, o której mowa w ust.3, uznaje się:

1) datę obciążenia rachunku BGK lub Instytucji pośredniczącej–gdy w ramach rozliczenia wniosku o płatność końcową Beneficjentowi są przekazywane środki,

2) datę zatwierdzenia wniosku o płatność końcową – w pozostałych przypadkach.

5. Stwierdzenie naruszenia zasady trwałości oznacza konieczność zwrotu środków otrzymanych na realizację Projektu wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych od dnia naruszenia okresu trwałości, proporcjonalnie do okresu niezachowania obowiązku trwałości – w trybie określonym w art. 207 ustawy o finansach publicznych.

6. Naruszenie zasady trwałości następuje w sytuacji wystąpienia w okresie trwałości co najmniej jednej z poniższych przesłanek:

1) Beneficjent zaprzestał działalności produkcyjnej lub ją przeniósł poza województwo kujawsko-pomorskie,

2) nastąpiła zmiana własności elementu infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu lub podmiotowi publicznemu nienależną korzyść,

3) nastąpiła istotna zmiana wpływająca na charakter Projektu, jego cele lub warunki realizacji, która mogłaby doprowadzić do naruszenia jego pierwotnych celów.

7. W okresie trwałości Projektu Beneficjent zobowiązuje się przedkładać na wezwanie Instytucji pośredniczącej sprawozdanie z utrzymania trwałości Projektu w terminie wyznaczonym przez Instytucję pośredniczącą. Wzór sprawozdania ustala Instytucja pośrednicząca. Niezłożenie sprawozdania na wezwanie może zostać potraktowane jak odmowa poddania się kontroli.

8. Beneficjent w okresie trwałości Projektu ma obowiązek samodzielnego informowania Instytucji pośredniczącej o wszelkich okolicznościach, które mogą mieć wpływ na niezachowanie trwałości. Informacja powinna zostać udzielona niezwłocznie, jednakże nie później, niż w terminie 14 dni od zaistnienia danej okoliczności.

§ 16. Zwrot środków

1. Jeżeli na podstawie wniosków o płatność lub czynności kontrolnych przeprowadzonych przez uprawnione organy zostanie stwierdzone, że Beneficjent:

1) wykorzystał dofinansowanie niezgodnie z przeznaczeniem,

2) wykorzystał dofinansowanie z naruszeniem procedur, o których mowa w art. 184 ustawy o finansach publicznych,

3) pobrał całość lub część dofinansowania nienależnie, lub w nadmiernej wysokości,

Beneficjent zobowiązuje się do zwrotu tych środków wraz z odsetkami, w terminie i na rachunek bankowy wskazany przez Instytucję pośredniczącą.

2. W sytuacji, o której mowa w ust. 1, Instytucja pośrednicząca wzywa Beneficjenta do zwrotu środków lub wyrażenia zgody na pomniejszenie o odpowiednią kwotę kolejnej płatności48, w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania.

3. W przypadku bezskutecznego upływu terminu, o którym mowa w ust. 2, Instytucja pośrednicząca wydaje decyzję, o której mowa w art. 207 ust. 9 ustawy o finansach publicznych. W decyzji określana jest kwota przypadającą do zwrotu i termin, od którego naliczane są odsetki oraz sposób zwrotu środków. Decyzji nie wydaje się, jeżeli Beneficjent zwróci środki przed jej wydaniem.

4. Zgodnie z art. 207 ust. 12a ustawy o finansach publicznych od decyzji, o której mowa w ust. 3, Beneficjentowi przysługuje wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy do Instytucji zarządzającej FEdKP.

5. Odsetki, w wysokości jak dla zaległości podatkowych, od środków dofinansowania, o których mowa w ust. 1, są naliczane od dnia przekazania środków dofinansowania na rachunek płatniczy wskazany przez Beneficjenta, do dnia zwrotu środków lub do dnia wpływu do Instytucji pośredniczącej pisemnej zgody Beneficjenta na pomniejszenie kolejnej płatności, o której mowa w ust. 2, jeżeli taka zgoda została wyrażona.

6. W przypadku, gdy kwota do odzyskania jest wyższa niż kwota pozostająca do przekazania w ramach kolejnych transz dofinansowania lub nie jest możliwe pomniejszenie kolejnej płatności, a Beneficjent nie zwrócił środków w terminie 14 dni od dnia doręczenia ostatecznej decyzji, o której mowa w ust. 3, Instytucja pośrednicząca podejmuje czynności zmierzające do odzyskania należnych środków z wykorzystaniem dostępnych środków prawnych oraz na zasadach określonych w przepisach o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Koszty czynności zmierzających do odzyskania środków, o których mowa w ust. 1, w całości obciążają Beneficjenta.

7. Beneficjent jest zobowiązany do opisu przelewu zwracanych środków, o których mowa w ust. 1, zgodnie z § 6 ust. 12 Umowy.

48 Nie dotyczy odsetek, które są zwracane wyłącznie na rachunek bankowy wskazany przez Instytucję pośredniczącą.

8. W przypadku, o którym mowa w art. 207 ust. 4 ustawy o finansach publicznych, Beneficjent zostaje wykluczony z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich na zasadach wskazanych w art. 207 ust.5-7 ww. ustawy. Wykluczenie skutkuje wpisem do rejestru podmiotów wykluczonych prowadzonym przez Xxxxxxxx

Finansów na podstawie art. 210 ustawy o finansach publicznych.

§ 17. Rozwiązanie Umowy

1. Instytucja pośrednicząca może rozwiązać Umowę w trybie natychmiastowym (bez wypowiedzenia), jeżeli:

1) Beneficjent wykorzystał przekazane środki finansowe w całości lub w części na cel inny, niż określony w Projekcie lub niezgodnie z Umową;

2) Beneficjent odmówił poddania się kontroli przez Instytucję pośredniczącą bądź inne uprawnione podmioty;

3) Beneficjent złożył lub przedstawił Instytucji pośredniczącej, jako autentyczne, nieprawdziwe, sfałszowane, podrobione, przerobione lub poświadczające nieprawdę albo niepełne dokumenty i informacje w celu uzyskania (wyłudzenia) nienależnego dofinansowania w ramach Umowy;

4) w związku z oddziaływaniem na Projekt siły wyższej, Beneficjent nie dopełnił obowiązków lub nie zrealizował działań naprawczych, określonych w § 3 ust. 6 pkt 6 Umowy;

5) w dniu zawarcia Umowy, Beneficjent był wykluczony z otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych ze środków europejskich, na podstawie art. 207 ust. 4 ustawy o finansach publicznych;

6) w związku z nieprawidłowościami podczas realizacji Projektu, Beneficjent został wpisany do rejestru podmiotów wykluczonych z otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych ze środków europejskich, o którym mowa w art. 210 ustawy o finansach publicznych;

2. Instytucja pośrednicząca może rozwiązać Umowę z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia, jeżeli Beneficjent:

1) nie rozpoczął realizacji Projektu w terminie 6 miesięcy od daty zawarcia Umowy, z przyczyn leżących po stronie Beneficjenta;

2) zaprzestał realizacji Projektu, realizuje go lub zrealizował w sposób niezgodny z Umową, przepisami prawa krajowego, lub unijnego;

3) utrudniał przeprowadzenie kontroli przez Instytucję pośredniczącą bądź inne uprawnione podmioty49;

49 Należy przez to rozumieć między innymi uniemożliwienie dostępu do urządzeń, obiektów, terenów

i pomieszczeń, w których realizowany jest Projekt, przedstawienie niepełnej dokumentacji związanej z realizacją Projektu itp.

4) w określonym terminie nie usunął stwierdzonych nieprawidłowości;

5) nie przedłożył, pomimo pisemnego wezwania przez Instytucję pośredniczącą, wypełnionych poprawnie części sprawozdawczych z realizacji Projektu w ramach składanych wniosków o płatność;

6) nie przedkłada wniosków o płatność zgodnie z Umową;

7) nie przestrzega przepisów dotyczących udzielania zamówień oraz przejrzystości, jawności i uczciwej konkurencji przy wydatkowaniu środków w ramach Projektu;

8) nie osiągnął celu Projektu zakładanego we wniosku o dofinansowanie (wskaźniki rezultatu);

9) przestał spełniać kryteria wyboru projektu;

10)w sposób rażący nie wywiązuje się z obowiązków nałożonych na niego w Umowie;

11)Beneficjent, będący jednostką samorządu terytorialnego lub podmiotem od niej zależnym lub przez nią kontrolowanym, realizuje działania o charakterze dyskryminacyjnym, sprzeczne z zasadami, o których mowa w art. 9 ust. 3 rozporządzenia ogólnego.

3. Instytucja pośrednicząca może rozwiązać Umowę bez wypowiedzenia, jeżeli działanie siły wyższej całkowicie i trwale uniemożliwi realizację Projektu. W takim przypadku warunki rozliczenia ustali Instytucja pośrednicząca.

4. W przypadku rozwiązania Umowy z przyczyn, o których mowa w ust. 1-2, Beneficjent jest zobowiązany do zwrotu otrzymanego dofinansowania:

1) wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, naliczanymi od dnia przekazania dofinansowania,

2) w terminie wyznaczonym przez Instytucję pośredniczącą,

3) na rachunek bankowy przez nią wskazany.

Gdy Beneficjent nie zwróci otrzymanego dofinansowania wraz z odsetkami w wyznaczonym terminie, stosuje się odpowiednio § 16 Umowy.

5. Każda ze Stron Umowy może rozwiązać Umowę, z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia, w wyniku wystąpienia okoliczności niezależnych od Stron Umowy, które uniemożliwiają dalsze wykonywanie obowiązków w niej zawartych. W przypadku rozwiązania Umowy w wyniku okoliczności niezależnych od Stron Umowy, Beneficjent jest zobowiązany do zwrotu dofinansowania wraz z odsetkami w wysokości jak dla zaległości podatkowych naliczanymi od dnia przekazania dofinansowania, w terminie wskazanym przez Instytucję pośredniczącą.

6. Umowa może zostać rozwiązana na wniosek Beneficjenta, jeżeli zwróci on otrzymane dofinansowanie wraz z odsetkami w wysokości jak dla zaległości

podatkowych, naliczanymi od dnia przekazania dofinansowania, w terminie 30 dni od dnia złożenia do Instytucji pośredniczącej wniosku o rozwiązanie Umowy.

7. W przypadku rozwiązania Umowy Beneficjent nie ma prawa do otrzymania dofinansowania tej części wydatków, która odpowiada prawidłowo zrealizowanej części Projektu.

8. Niezależnie od formy lub przyczyny rozwiązania Umowy, Beneficjent jest zobowiązany do przechowywania, archiwizowania i udostępniania dokumentacji związanej z realizacją Projektu, zgodnie z § 13 Umowy.

9. W razie rozwiązania Umowy z przyczyn, o których mowa w ust. 1-3, Beneficjentowi nie przysługuje odszkodowanie od Instytucji pośredniczącej.

§ 18. CST2021

1. Beneficjent zobowiązuje się do wykorzystywania CST2021, w szczególności aplikacji SL2021, w procesie rozliczania Projektu oraz komunikacji z Instytucją pośredniczącą. Wykorzystanie SL2021 obejmuje co najmniej przesyłanie:

1) harmonogramu płatności;

2) wniosków o płatność,

3) dokumentów potwierdzających kwalifikowalność wydatków ponoszonych w ramach Projektu i wykazywanych we wnioskach o płatność,

4) informacji dotyczących zamówień publicznych;

5) informacji na temat osób zatrudnionych do jego realizacji (jeżeli dotyczy);

6) innych dokumentów związanych z realizacją Projektu, w tym niezbędnych do przeprowadzenia kontroli Projektu.

2. Beneficjent zobowiązuje się do zgłoszenia do pracy w CST2021 osoby upoważnionej do zarządzania uprawnieniami użytkowników w zakresie Projektu po stronie Beneficjenta. Wzór wniosku o dodanie osoby zarządzającej projektem jest udostępniony na stronie internetowej Programu. Wszelkie działania w CST2021 osób uprawnionych są traktowane w sensie prawnym jako działanie Beneficjenta, dlatego też zobowiązuje się on do zapewnienia, że dane wprowadzane do CST2021 są zgodne z prawdą, prawidłowo zaklasyfikowane, aktualne i kompletne.

3. Uprawnienia pozostałych użytkowników wyznaczonych przez Beneficjenta do wykonywania w jego imieniu czynności w CST2021 w ramach Projektu są nadawane, modyfikowane i odbierane przez osobę, o której mowa w ust. 2.

4. Osoby, o których mowa w ust. 2 i 3 są zobowiązane do:

1) przestrzegania Regulaminu bezpieczeństwa informacji przetwarzanych w CST2021;

2) wykorzystania kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub certyfikatu niekwalifikowanego generowanego przez CST2021 (jako kod autoryzacyjny przesyłany na adres email danej osoby uprawnionej) do podpisywania wniosków o płatność w CST2021.

5. Beneficjent zobowiązuje się do każdorazowego, niezwłocznego informowania Instytucji pośredniczącej o nieautoryzowanym dostępie do danych Beneficjenta w

CST2021 oraz o nieścisłościach lub błędnych danych dotyczących Projektu, wprowadzonych do systemu przez Instytucję pośredniczącą, w tym przy uwzględnieniu § 18 ust. 10 Umowy.

6. Beneficjent zobowiązuje się do wprowadzania na bieżąco do CST2021 następujących danych w zakresie angażowania personelu Projektu, którego kwalifikowalne koszty zaangażowania nie są rozliczane według uproszczonych metod rozliczania wydatków:

1) dane dotyczące personelu Projektu: nr PESEL, imię, nazwisko;

2) dane dotyczące formy zaangażowania personelu w ramach Projektu: forma zaangażowania w Projekcie, okres zaangażowania osoby w Projekcie (dzień- miesiąc-rok – dzień-miesiąc-rok),

pod rygorem uznania wydatków dotyczących angażowania personelu w Projekcie za wydatki niekwalifikowalne. Do czasu uruchomienia modułu Baza Personelu w aplikacji SL2021 Projekty, Beneficjent jest zobowiązany przekazywać dane

dotyczące angażowania personelu Projektu za pośrednictwem SL2021, w formie pliku „xlsx” w zakładce Załączniki, określając typ załącznika jako: <Inny>. Wzór dokumentu to załącznik nr 6 do Umowy.

7. Przekazanie dokumentów, o których mowa w ust. 1 pkt 2, 3 i 6 drogą elektroniczną nie zdejmuje z Beneficjenta obowiązku przechowywania oryginałów dokumentów i ich udostępniania podczas kontroli Projektu oraz archiwizowania.

8. Beneficjent i Instytucja pośrednicząca uznają za prawnie wiążące przyjęte w Umowie rozwiązania stosowane w zakresie komunikacji i wymiany danych w CST2021, bez możliwości kwestionowania skutków ich stosowania.

9. Gdy z przyczyn technicznych korzystanie z CST2021 nie jest możliwe Beneficjent zgłasza ten fakt Instytucji pośredniczącej na adres e-mail: xxxx.xxxx@xx.xxxxxxxxx.xx W przypadku potwierdzenia awarii CST2021 przez pracownika Instytucji pośredniczącej proces rozliczania Projektu oraz komunikowania z Instytucją pośredniczącą odbywa się drogą pisemną. Wszelka korespondencja, aby została uznana za wiążącą, musi zostać podpisana przez osoby uprawnione do składania oświadczeń w imieniu Beneficjenta. O usunięciu awarii CST2021 Instytucja pośrednicząca informuje Beneficjenta na adres e-mail wskazany we wniosku o dofinansowanie, Beneficjent zaś zobowiązuje się uzupełnić dane w CST2021 w zakresie dokumentów przekazanych drogą pisemną w terminie 5 dni roboczych od otrzymania tej informacji.

10. Nie mogą być przedmiotem komunikacji wyłącznie przy wykorzystaniu CST2021:

1) zmiany treści Umowy, które wymagają zawarcia aneksu do Umowy;

2) kontrole na miejscu przeprowadzane w ramach Projektu;

3) dochodzenie zwrotu środków od Beneficjenta, o których mowa w § 15 Umowy;

4) inne czynności, dla których Umowa lub przepisy prawa wymagają formy pisemnej.

§ 19. Ochrona danych osobowych

1. W celach określonych w art. 4 rozporządzenia ogólnego, na zasadach wskazanych w ustawie wdrożeniowej i rozporządzeniu ogólnym, Beneficjent na potrzeby Projektu przetwarza dane osobowe pozyskiwane bezpośrednio od osób, których dane dotyczą, z systemu teleinformatycznego lub z rejestrów publicznych, o których mowa w art. 92 ust. 2 ustawy wdrożeniowej, w zakresie wskazanym w art. 87 ust. 2 ustawy wdrożeniowej.

2. Beneficjent, zgodnie z art. 87 ust. 1 i art. 88 ustawy wdrożeniowej, jest administratorem danych osobowych, o których mowa w ust. 1, w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO.

3. Beneficjent w zakresie wskazanym w ust. 2 zapewnia zgodność przetwarzania danych osobowych z RODO, w tym:

1) przygotowuje ocenę skutków dla ochrony danych, jeżeli w opinii Beneficjenta występują czynniki zwiększające prawdopodobieństwo naruszeń,

2) stosuje odpowiednie zabezpieczenia organizacyjne i techniczne,

3) ustanawia system upoważnień do przetwarzania danych osobowych,

4) wypełnia obowiązek informacyjny w momencie zbierania danych osobowych albo bezpośrednio przed ich zebraniem – informując o możliwym przetwarzaniu danych przez podmioty prowadzące badanie ewaluacyjne oraz pozostałych administratorów uczestniczących we wdrażaniu FEdKP, w tym w szczególności Instytucji pośredniczącej, instytucji zarządzającej FEdKP oraz Instytucji Koordynującej Umowę Partnerstwa (ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego),

5) prowadzi rejestr czynności przetwarzania danych

oraz wykonuje inne obowiązki administratora danych osobowych określone w art. 24 RODO.

4. Beneficjent zobowiązany jest zebrać tylko niezbędne dane osobowe w zakresie umożliwiającym zarejestrowanie kompletnych informacji w CST2021.

5. Beneficjent zobowiązuje się przetwarzać dane osobowe wyłącznie w celu realizacji zadań związanych z Projektem.

6. Beneficjent udostępnia dane osobowe za pośrednictwem CST2021, zgodnie z art. 90 ustawy wdrożeniowej.

7. W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych, o którym mowa w art. 33 RODO, w odniesieniu do danych osobowych udostępnianych w związku z realizacją Projektu, Strony zobowiązują się do wzajemnego informowania o naruszeniu, a w razie potrzeby deklarują współpracę.

8. W celu sprawnego przekazywania informacji związanych z naruszeniami z zakresu ochrony danych osobowych, Strony ustanawiają następujące formy kontaktu:

1) przekazywanie informacji do Instytucji pośredniczącej przez Beneficjenta: xxx@xx.xxxxxxxxx.xx;

2) przekazywanie informacji do Beneficjenta: komunikacja za pośrednictwem CST2021.

9. Zmiany adresów wskazanych w ust. 8 nie wymagają zawarcia aneksu do Umowy a jedynie poinformowania drugiej Strony o ich wprowadzeniu.

10. W CST2021, o ile do naruszenia doszło w ramach tego systemu, zdarzenia zgłaszane są na service desk tego systemu i na adres wskazany w ust. 8 pkt 1.

11. Beneficjent niezwłocznie, na adres poczty elektronicznej wskazany w ust. 8 pkt 1, informuje o wszelkich czynnościach lub postępowaniach prowadzonych w szczególności przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, urzędy

państwowe, Policję lub sąd w odniesieniu do danych osobowych, udostępnianych w związku z realizacją Projektu.

12. O ile to konieczne, Strony współpracują ze sobą w zakresie obsługi wniosków wskazanych w art. 15-22 RODO o realizację praw osób, których dane dotyczą, w szczególności w odniesieniu do danych osobowych umieszczonych w CST2021.

13. Strony oświadczają, że wdrożyły odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, zapewniające adekwatny stopień bezpieczeństwa, odpowiadający ryzyku związanemu z przetwarzaniem danych osobowych, o których mowa w art. 32 RODO.

§ 20. Akty prawne i obowiązujące przepisy

1. Umowę jest zawarta w szczególności na podstawie:

1) rozporządzenia ogólnego – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Funduszu Spójności, Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami i Polityki Wizowej (Dz. Urz. UE L 231 z 30 czerwca 2021 r., s.159-706 z późn. zm.);

2) rozporządzenia EFRR – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1058 z dnia 24 czerwca 2021 r. w sprawie Europejskiego

Funduszu Rozwoju Regionalnego i Funduszu Spójności (Dz. Urz. UE L 231 z 30 czerwca 2021 r., s.60-96);

3) rozporządzenia nr 651/2014 – Rozporządzenie Komisji (UE) nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r. uznające niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu (Dz. Urz. UE L 187/1 z 26 czerwca 2014 r., s. 1-78 z późn. zm.);

4) rozporządzenia nr 1407/2013 – Rozporządzenie Komisji (UE) nr 1407/2013 z dnia 18 grudnia 2013 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L 352/1 z 24 grudnia 2013 r., s. 1-8 z późn. zm.);

5) RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu

takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4 maja 2016 r., s.1);

6) ustawy wdrożeniowej – Ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027 (Dz. U. poz. 1079);

7) ustawy o finansach publicznych – Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1270 z późn. zm.);

8) Kodeksu cywilnego – Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. z 2023 r. poz. 1610 z późn. zm.);

9) ustawy Pzp – Ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 z późn. zm.);

10) ustawy o rachunkowości – Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 z późn. zm.);

11) ustawy o VAT – Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 z późn. zm.);

12) ustawy o ochronie danych osobowych – Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781);

13) rozporządzenia ws. zaliczek – Rozporządzenie Ministra Funduszy i Polityki Regionalne w z dnia 21 września 2022 r. sprawie zaliczek w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich (Dz. U. poz. 2055).

2. W sprawach nieuregulowanych Umową mają zastosowanie odpowiednie reguły i zasady wynikające z FEdKP, odpowiednich przepisów prawa Unii Europejskiej i prawa krajowego, w szczególności ustawy wdrożeniowej i dokumentów wskazanych w ust. 1 oraz ich aktów wykonawczych.

§ 21. Definicje

Ilekroć w Umowie jest mowa o:

1) BGK – należy przez to rozumieć Bank Gospodarstwa Krajowego, zajmujący się obsługą bankową płatności wynikających z Umowy, w ramach umowy rachunku bankowego zawartej przez Instytucję pośredniczącą z Ministrem Finansów;

2) budżecie państwa – należy przez to rozumieć budżet, zgodnie z art. 110 ustawy o finansach publicznych;

3) budżecie środków europejskich – należy przez to rozumieć budżet, zgodnie z art. 117 ustawy o finansach publicznych, którego bankową obsługę zapewnia BGK;

4) całkowitej wartości Projektu – należy przez to rozumieć całkowite wydatki kwalifikowalne i niekwalifikowalne w ramach Projektu;

5) całkowitym zakończeniu realizacji Projektu – należy przez to rozumieć dzień, w którym zostały spełnione łącznie 3 warunki, tj.: czynności zaplanowane w ramach Projektu zostały faktycznie wykonane (żadna dalsza czynność nie jest wymagana do zakończenia Projektu), wszystkie wydatki zostały zapłacone przez Beneficjenta (Beneficjent nie będzie wykonywał już żadnych płatności) oraz dofinansowanie zostało wypłacone Beneficjentowi (na rzecz Beneficjenta nie będą przekazywane już żadne płatności ze strony BGK i/lub Instytucji pośredniczącej);

6) CST2021 – system teleinformatyczny, o którym mowa art. 4 ust. 2 pkt 6 ustawy wdrożeniowej;

7) danych osobowych – należy przez to rozumieć dane osobowe, w rozumieniu RODO, przetwarzane w ramach wykonywania zadań wynikających z Umowy, w rozumieniu art. 4 pkt 1 RODO;

8) dniach roboczych – należy przez to rozumieć wszystkie dni z wyłączeniem sobót i dni ustawowo wolnych od pracy;

9) dofinansowaniu – należy przez to rozumieć płatności pochodzące z budżetu środków europejskich, odpowiadające wkładowi EFRR oraz współfinansowanie krajowe, pochodzące z budżetu państwa, stanowiące bezzwrotną pomoc przeznaczoną na pokrycie wydatków kwalifikowalnych, ponoszonych w związku z realizacją Projektu w ramach FEdKP, wypłacane na podstawie Umowy;

10) dotacji celowej – należy przez to rozumieć środki publiczne pochodzące z budżetu państwa, przeznaczone na współfinansowanie programów realizowanych z udziałem środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, niepodlegające zwrotowi, inne niż środki z budżetu środków europejskich, wydatkowane przez podmioty realizujące te programy, inne niż państwowe jednostki budżetowe, o których mowa w ustawie o finansach publicznych;

11) FEdKP – należy przez to rozumieć program regionalny Fundusze Europejskie dla Kujaw i Pomorza 2021-2027, zatwierdzony przez Komisję Europejską decyzją wykonawczą nr C(2022)8889 z 7 grudnia 2022 roku;

12) EFRR – należy przez to rozumieć Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego;

13) Instytucja zarządzająca FEdKP– należy przez to rozumieć Zarząd Województwa Kujawsko-Pomorskiego;

14) kosztach pośrednich – należy przez to rozumieć koszty niezbędne do realizacji Projektu, ale niedotyczące bezpośrednio głównego przedmiotu Projektu, wskazane jako kwalifikowalne w regulaminie wyboru projektów;

15) MRU – należy przez to rozumieć mechanizm racjonalnych usprawnień, o którym mowa w sekcji 4.1.2wytycznych równościowych;

16) MŚP - należy przez to rozumieć mikroprzedsiębiorstwa, małe i średnie przedsiębiorstwa spełniające warunki określone w załączniku I do rozporządzenia nr 651/2014;

17) naruszeniu ochrony danych osobowych – należy przez to rozumieć naruszenie bezpieczeństwa prowadzące do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utracenia, zmodyfikowania, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych;

18) nieprawidłowości – należy przez to rozumieć nieprawidłowość indywidualną, o której mowa w art. 2 pkt 31 rozporządzenia ogólnego;

19) okresie kwalifikowalności wydatków – należy przez to rozumieć okres, w którym mogą być ponoszone wydatki kwalifikowalne w ramach Projektu, o którym mowa w § 2 ust. 2 Umowy;

20) partnerze – należy przez to rozumieć podmiot w rozumieniu art. 39 ustawy wdrożeniowej, który jest wymieniony w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie, realizujący wspólnie z Beneficjentem (i ewentualnie innymi partnerami) Projekt na warunkach określonych w umowie o dofinansowanie Projektu i porozumieniu albo umowie o partnerstwie, wnoszący do Projektu zasoby ludzkie, organizacyjne, techniczne lub finansowe, bez którego realizacja Projektu nie byłaby możliwa;

21) płatności końcowej – należy przez to rozumieć płatność kwoty obejmującej całość lub ostatnią część dofinansowania na realizację Projektu, ujętą we wniosku o płatność, przekazaną przez BGK i Instytucję pośredniczącą (przy współfinansowaniu z budżetu państwa) na rachunek płatniczy wskazany przez Beneficjenta, podmiotu upoważnionego przez Beneficjenta lub wykonawcy, po zakończeniu realizacji Projektu oraz spełnieniu warunków określonych w Umowie;

22) płatności pośredniej – należy przez to rozumieć płatność kwoty obejmującej część wydatków kwalifikowalnych poniesionych w miarę postępu realizacji Projektu, ujętych we wniosku o płatność, przekazaną przez BGK i

Instytucję pośredniczącą (przy współfinansowaniu z budżetu państwa), na rachunek płatniczy wskazany przez Beneficjenta, podmiotu upoważnionego przez Beneficjenta lub wykonawcy, po spełnieniu warunków określonych w Umowie;

23) pomocy publicznej – należy przez to rozumieć pomoc, o której mowa w art. 107 ust. 1 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej lub pomoc de minimis, o której mowa w rozporządzeniu nr 1407/2013 i w rozporządzeniu Komisji (UE) nr 360/2012 z dnia 25 kwietnia 2012 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis przyznawanej przedsiębiorstwom wykonującym usługi świadczone w ogólnym interesie gospodarczym (Dz. Urz. UE L 114 z dnia 26 kwietnia 2012 r., str. 8 z późn. zm.) oraz w rozporządzeniu nr 651/2014;

24) Projekcie – należy przez to rozumieć przedsięwzięcie szczegółowo określone we wniosku o dofinansowanie;

25) rachunku płatniczym wskazanym przez Beneficjenta – należy przez to rozumieć wyodrębniony rachunek płatniczy nr ,

prowadzony w banku przeznaczony do obsługi Projektu, na który

BGK i Instytucja pośrednicząca (przy współfinansowaniu) dokonują płatności. Dopuszcza się możliwość wskazania przez Beneficjenta innego rachunku płatniczego, z którego ponoszone będą wydatki oraz rachunku płatniczego, na który BGK i Instytucja pośrednicząca (przy współfinansowaniu) dokonają płatności (x.xx. rachunek płatniczy obsługujący wykup wierzytelności);

26) refundacji – należy przez to rozumieć zwrot Beneficjentowi, podmiotowi upoważnionemu przez Beneficjenta lub wykonawcy, faktycznie poniesionych i w całości zapłaconych wcześniej, wydatków kwalifikowalnych na realizację Projektu, dokonywany przez BGK i Instytucję pośredniczącą (przy współfinansowaniu z budżetu państwa) po spełnieniu warunków określonych w Umowie;

27) rozliczeniu wydatków – należy przez to rozumieć wykazanie i udokumentowanie we wniosku o płatność wydatki kwalifikowalne poniesione na realizację Projektu przez Beneficjenta i potwierdzonych przez Instytucję pośredniczącą; Instytucja pośrednicząca rozlicza wydatki poniesione przez Beneficjenta z zastosowaniem dwóch metod (z zastrzeżeniem § 8 ust. 16 Umowy):

1) „liniowej” – polegającej na zastosowaniu poziomu dofinansowania wynikającego z Umowy

(tj. zgodnie z montażem finansowym Projektu) do każdego dokumentu księgowego ujętego we wniosku o płatność;

2) „pakietowej” – polegającej na zastosowaniu poziomu dofinansowania wynikającego z Umowy do sumy wydatków kwalifikowalnych rozliczanych danym wnioskiem o płatność, jednakże bez zachowania ww. poziomu do każdego z dokumentów księgowych. Metoda ta pozwala na ujęcie we wniosku o płatność, dokumentów sfinansowanych z innego źródła publicznego niż dofinansowanie z EFRR, w całości lub w proporcji przekraczającej procentowy udział wkładu własnego w montażu finansowym Projektu;

28) rozpoczęciu realizacji Projektu – należy przez to rozumieć datę podjęcia przez Beneficjenta pierwszego prawnie wiążącego zobowiązania w ramach Projektu, dotyczącego wydatków kwalifikowalnych, z zachowaniem zasad kwalifikowalności wydatków, tj. np. datę zawarcia przez Beneficjenta pierwszej umowy w ramach Projektu z wykonawcą, pierwszego zobowiązania Beneficjenta do zamówienia/ zakupu środków trwałych/ prac przygotowawczych/ usług. Data ta określona jest w § 2 ust. 1 pkt 1 Umowy;

29) sile wyższej – należy przez to rozumieć zdarzenie:

a) zewnętrzne – mające swe źródło poza podmiotem, z którego działaniem związana jest odpowiedzialność odszkodowawcza,

b) niemożliwe do przewidzenia, przy czym nie chodzi tu o absolutną niemożliwość przewidzenia jakiegoś zdarzenia, lecz o mały stopień prawdopodobieństwa jego pojawienia się w określonej sytuacji w świetle obiektywnej oceny wydarzeń,

c) niemożliwe do zapobieżenia – nie tyle samemu zjawisku, ale szkodliwym jego następstwom przy zastosowaniu współczesnej techniki,

które zasadniczo i istotnie utrudnia wykonywanie części lub całości zobowiązań wynikających z Umowy, lub całkowicie uniemożliwia jej realizację;

30) stronie internetowej programu – należy przez to rozumieć stronę pod adresem: xxxxxxxxxx.xxxxxxxx-xxxxxxxxx.xx;

31) SZOP – należy przez to rozumieć Szczegółowy Opis Priorytetów FEdKP przyjęty uchwałą nr 10/355/23 Zarządu Województwa Kujawsko- Pomorskiego z 8marca 2023 r.;

32) wkładzie własnym – należy przez to rozumieć środki finansowe lub wkład niepieniężny zabezpieczone przez Beneficjenta, które zostaną przeznaczone na pokrycie wydatków kwalifikowalnych i nie zostaną Beneficjentowi przekazane w formie dofinansowania (różnica między kwotą wydatków kwalifikowalnych a kwotą dofinansowania przekazaną Beneficjentowi, zgodnie ze stopą dofinansowania dla Projektu rozumiana jako % dofinansowania wydatków kwalifikowalnych);

33) wniosku o dofinansowanie – należy przez to rozumieć wniosek o dofinansowanie Projektu, który jest załącznikiem nr 1 do Umowy;

34) wniosku o płatność – należy przez to rozumieć, wniosek wypełniany w CS2021 (aplikacji SL2021) wraz z załącznikami, na podstawie którego Beneficjent rozlicza poniesione wydatki i przekazuje informacje o postępie rzeczowym realizacji Projektu;

35) współfinansowaniu – należy przez to rozumieć część dofinansowania pochodzącą z budżetu państwa przekazywaną Beneficjentowi w formie dotacji celowej przez Instytucję pośredniczącą;

36) wydatkach kwalifikowalnych – należy przez to rozumieć wydatki lub koszty poniesione w związku z realizacją Projektu, które spełniają kryteria refundacji, rozliczenia (w przypadku systemu zaliczkowego), zgodne z rozporządzeniem ogólnym, rozporządzeniem EFRR, z ustawą wdrożeniową i przepisami rozporządzeń wydanych do tej ustawy oraz zgodne z SZOP, wytycznymi i Umową;

37) wytycznych – należy przez to rozumieć wytyczne, o których mowa w art. 5ust. 1 ustawy wdrożeniowej;

38) zakończeniu realizacji Projektu – należy przez to rozumieć dzień, w którym zostały spełnione łącznie dwa warunki, tj.: zaplanowane w ramach Projektu zadania zostały faktycznie wykonane oraz wszystkie wydatki kwalifikowalne zostały zapłacone przez Beneficjenta. Data ta jest określona w § 2 ust. 1 pkt 2 Umowy;

39) zaliczce – należy przez to rozumieć określoną część dofinansowania przyznanego w Umowie, wypłaconą przez BGK i/lub Instytucję pośredniczącą na rachunek płatniczy wskazany przez Beneficjenta na pokrycie części wydatków kwalifikowalnych przed ich rozliczeniem.

§ 22. Postanowienia końcowe

1. Wszelkie wątpliwości związane z realizacją Umowy będą wyjaśniane za pośrednictwem CST2021. Dopuszcza się również doręczanie pism w ePUAP.

2. Spory wynikające z realizacji Umowy, Strony Umowy będą starały się rozwiązać polubownie. Jeżeli sporu nie uda się rozwiązać polubownie, wówczas będzie je rozstrzygał sąd powszechny, właściwy dla siedziby Instytucji pośredniczącej, z wyłączeniem spraw, które na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów, podlegają odrębnemu postępowaniu.

3. Strony Umowy zgodnie ustalają, że za dzień złożenia dokumentów przyjmuje się dzień ich wpływu do Instytucji pośredniczącej.

4. Umowa została sporządzona w trzech jednobrzmiących egzemplarzach: jeden dla Beneficjenta i dwa dla Instytucji pośredniczącej./ Umowa zawarta w formie elektronicznej jest podpisana kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi Stron50.

§ 23. Załączniki

Integralną częścią Umowy są załączniki:

1) załącznik nr 1 – Wniosek o dofinansowanie;

2) załącznik nr 2 – Harmonogram płatności;

3) załącznik nr 3 – Wyciąg z „Podręcznika wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 w zakresie informacji i promocji”;

4) załącznik nr 4 – Wykaz pomniejszenia wartości dofinansowania projektu w zakresie obowiązków komunikacyjnych beneficjentów FE;

5) załącznik nr 5 – Taryfikator korekt kosztów pośrednich w zakresie zarzadzania projektem;

6) załącznik nr 6 – Baza personelu;

7) załącznik nr 7 – Oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT51; 8) …52.

50 Wybierz wersję ustępu właściwą dla sposobu zawarcia Umowy.

51 Usuń, jeśli nie dotyczy Projektu.

52 Uzupełnij o wszystkie niezbędne załączniki.

Załącznik nr 2

Wzór harmonogramu płatności

Numer projektu Nazwa realizatora
Xxx
Xxxxxxx Xxxxxxx (pole opcjonalne) Wydatki kwalifikowalne Dofinansowanie - zaliczka Dofinansowanie - refundacja

Wersja Excel do importu

Instrukcja wypełniania:

Numer projektu: wpisz lub skopiuj numer projektu z SL2021 Projekty zgodny ze wzorem: PROG.XX.YY-IN.ZZ-XXXX/RR

Nazwa realizatora: wpisz lub skopiuj nazwę beneficjenta lub realizatora, którego dotyczy dany wpis.

Rok: Wybierz rok z listy rozwijalnej.

Kwartał: Wybierz kwartał z listy rozwijalnej.

Miesiąc (pole opcjonalne): Wybierz miesiąc z listy rozwijalnej, jeśli wykazujesz płatności z dokładnością do miesięcy.

Wydatki kwalifikowalne: Wpisz kwotę z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

Dofinansowanie – zaliczka: Wpisz kwotę zaliczki, o którą planujesz wystąpić, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

Dofinansowanie – refundacja: Wpisz kwotę refundacji, o jaką planujesz wystąpić, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

Załącznik nr 3

Wyciąg z zapisów „Podręcznika wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 w zakresie informacji i promocji”

1. Jak oznaczać dokumenty i działania informacyjno-promocyjne w projekcie?

Jako beneficjent musisz oznaczać działania informacyjne i promocyjne oraz dokumenty związane z realizacją projektu, które podajesz do wiadomości publicznej lub przeznaczasz dla uczestników projektów. Z wyjątkiem dokumentów, których ze względu na ich specyfikę nie można zmieniać i ingerować w ich wzory, np. z powodu obowiązującego prawa (dokumenty księgowe, certyfikaty etc.).

Uwaga! Jeśli w zestawieniu lub na materiale występują inne znaki dodatkowe (logo), to nie mogą być one większe (mierzone wysokością lub szerokością) od flagi (symbolu) Unii Europejskiej.

1.1 Jakie znaki graficzne należy umieścić?

Jeśli realizujesz projekt finansowany przez program regionalny, oznaczenie projektu musi zawierać następujące znaki:

Znak Funduszy Europejskich /znak właściwego programu złożony z symbolu graficznego i nazwy Fundusze Europejskie lub nazwy programu Znak barw Rzeczypospol itej Polskiej złożony z barw RP oraz nazwy Rzeczpospolit a Polska Znak Unii Europejskiej złożony z flagi UE i napisu „Dofinansowane przez Unię Europejską” Oficjalne logo promocyjne województwa

Przykładowe zestawienie znaków:

1.2 Liczba znaków w zestawieniu

Liczba znaków w zestawieniu (tzn. w jednej linii) nie może przekraczać czterech53, łącznie ze znakami FE, znakiem barw RP i znakiem UE, a w przypadku programów regionalnych również z herbem lub oficjalnym logo województwa.

Nie można w zestawieniu umieszczać znaków wykonawców, którzy realizują działania w ramach projektu, ale którzy nie są beneficjentami. Inne znaki, jeśli są potrzebne, można umieścić poza zestawieniem – linią znaków: FE, barw RP, UE (z wyjątkiem tablic, plakatów i naklejek, których wzory nie mogą być modyfikowane).

2. Jak oznaczać miejsce projektu? Tablice i plakaty.

Twoje obowiązki związane z oznaczaniem miejsca realizacji projektu zależą od rodzaju projektu oraz całkowitego kosztu projektu. Zarówno tablice, jak i plakaty, muszą znajdować się w miejscu dobrze widocznym.

2.1 Tablice informacyjne

2.1.1 Jak powinna wyglądać tablica informacyjna?

Tablica musi zawierać:

1) znak FE, znak UE oraz oficjalne logo promocyjne województwa (jeśli realizujesz projekt dofinansowany przez program regionalny),

2) nazwę beneficjenta,

3) tytuł projektu (maksymalnie 150 znaków),

4) adres portalu xxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx. Wzór tablicy dla programu regionalnego (przykład):

Projekty tablic są przygotowane w trzech wymiarach: 80/40, 120/60 i 240/120 cm.

53 Nie dotyczy tablic, plakatów, naklejek, których wzory nie mogą być zmieniane.

UWAGA: Wzór tablic informacyjnych jest obowiązkowy, tzn. nie można go modyfikować, dodawać/usuwać znaków, poza uzupełnianiem treści we wskazanych polach.

2.1.2 Gdzie umieścić tablicę informacyjną?

Tablicę informacyjną umieść w miejscu realizacji projektu, np. tam, gdzie prowadzone są prace budowlane lub infrastrukturalne.

Jeżeli realizujesz projekt, ale nie przewidujesz w nim prac budowlanych lub infrastrukturalnych, a planujesz inwestycje rzeczowe lub zakup sprzętu, to tablica powinna znajdować się na lub przed siedzibą beneficjenta.

Wybierz miejsce dobrze widoczne i ogólnie dostępne, gdzie największa liczba osób będzie miała możliwość zapoznać się z treścią tablicy.

Jeśli prowadzisz prace w kilku lokalizacjach, należy ustawić kilka tablic w kluczowych dla projektu miejscach.

W przypadku inwestycji liniowych (takich jak np. drogi, koleje, ścieżki rowerowe etc.) umieść przynajmniej dwie tablice informacyjne: na odcinku początkowym

i końcowym. Tablic może być więcej, w zależności od potrzeb.

Powierzchnia tablicy powinna być odpowiednio duża tak, aby była dobrze widoczna.

2.1.3 Kiedy umieścić tablicę informacyjną i na jak długo?

Tablicę informacyjną musisz umieścić niezwłocznie po rozpoczęciu fizycznej realizacji Projektu obejmującego inwestycje rzeczowe lub zainstalowaniu zakupionego sprzętu. Jeśli projekt rozpoczął się przed uzyskaniem dofinansowania, tablica powinna stanąć bezpośrednio po podpisaniu umowy lub uzyskaniu decyzji o dofinansowaniu (nie później niż dwa miesiące od tej daty).

Tablica informacyjna powinna być wyeksponowana w okresie realizacji projektu oraz w okresie jego trwałości. Okres trwałości projektu jest określony w umowie o dofinansowanie. Musi zatem być wykonana z trwałych materiałów, odpornych na warunki atmosferyczne. Uszkodzoną lub nieczytelną tablicę musisz wymienić lub odnowić.

2.1.4 Co zrobić, jeśli realizuję kilka projektów w tym samym miejscu?

Jeśli w tym samym miejscu realizujesz kilka projektów, które musisz oznaczyć

tablicami lub jeśli w późniejszym terminie otrzymasz dalsze finansowanie na ten sam projekt, możesz umieścić jedną, wspólną tablicę informacyjną. Wygląd wspólnej

tablicy musi być zgodny z zasadami określonymi w „Księdze Tożsamości Wizualnej marki Fundusze Europejskie 2021-2027”.

2.2 Plakaty informujące o projekcie

2.2.1 Jak powinien wyglądać plakat?

Plakat musi zawierać:

1) znak FE, znak UE oraz herb lub oficjalne logo promocyjne województwa (jeśli realizujesz projekt finansowany przez program regionalny),

2) nazwę beneficjenta,

3) tytuł projektu (maksymalnie 150 znaków),

4) wysokość dofinansowania projektu z Unii Europejskiej,

5) adres portalu xxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx Wzór plakatu dla programu regionalnego:

UWAGA: Wzór plakatu jest obowiązkowy, tzn. nie można go modyfikować,

dodawać/usuwać znaków poza uzupełnieniem treści we wskazanych polach.

2.2.2 Gdzie umieścić plakat?

Plakat umieść w widocznym i dostępnym publicznie miejscu. Może być to np. wejście do budynku, w którym masz swoją siedzibę albo w recepcji. Musisz zawiesić przynajmniej jeden plakat, a jeśli działania w ramach projektu realizujesz w kilku lokalizacjach, plakaty umieść w każdej z nich.

2.2.3 Kiedy umieścić plakat i na jak długo?

Plakat musi być wyeksponowany w trakcie realizacji projektu. Trzeba go umieścić w widocznym miejscu nie później niż miesiąc od uzyskania dofinansowania.

3. Jak oznaczyć sprzęt i wyposażenie zakupione/powstałe w projekcie?

3.1 Jak powinna wyglądać naklejka?

Jako beneficjent, jesteś zobowiązany do umieszczenia naklejek na wyposażeniu, sprzęcie i środkach transportu, powstałych lub zakupionych w ramach projektu dofinansowanego z Funduszy Europejskich. Naklejki powinny znajdować się w dobrze widocznym miejscu.

Naklejka musi zawierać:

• zestawienie znaków: Funduszy Europejskich (lub znaku odpowiedniego programu), barw Rzeczypospolitej Polskiej, Unii Europejskiej,

• tekst „Zakup współfinansowany ze środków Unii Europejskiej”. Wzór naklejki:

UWAGA: Wzór naklejki jest obowiązkowy, tzn. nie można go modyfikować,

dodawać/usuwać znaków, poza zmianą znaku „Fundusze Europejskie” na znak odpowiedniego programu.

Naklejki należy umieścić na:

a) sprzętach, maszynach, urządzeniach (np. maszyny, urządzenia produkcyjne, laboratoryjne, komputery, laptopy),

b) środkach transportu (np. samochodach, radiowozach, tramwajach, autobusach, wagonach kolejowych),

c) aparaturze (np. laboratoryjnej, medycznej, modelach szkoleniowych),

d) środkach i pomocach dydaktycznych (np. tablicach, maszynach edukacyjnych), itp.

4. Jakie informacje musisz umieścić na oficjalnej stronie internetowej i w mediach społecznościowych?

Jeśli posiadasz oficjalną stronę internetową, musisz zamieścić na niej opis projektu, który zawiera:

1. tytuł projektu lub jego skróconą nazwę (maksymalnie 150 znaków),

2. podkreślenie faktu otrzymania wsparcia finansowego z Unii Europejskiej przez zamieszczenie znaku Funduszy Europejskich, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej i znaku Unii Europejskiej,

3. zadania, działania, które będą realizowane w ramach projektu (opis, co zostanie zrobione, zakupione etc.),

4. grupy docelowe (do kogo skierowany jest projekt, kto z niego skorzysta),

5. xxx xxx cele projektu,

6. efekty, rezultaty projektu (jeśli opis zadań, działań nie zawiera opisu efektów, rezultatów),

7. wartość projektu (całkowity koszt projektu),

8. wysokość wkładu Funduszy Europejskich.

Jest to minimalny zakres informacji, obowiązkowy dla każdego projektu.

Ponadto muszą znaleźć się hasztagi: #FunduszeUE lub #FunduszeEuropejskie w przypadku wszelkich informacji o projekcie. Rekomendujemy też zamieszczanie zdjęć, grafik, materiałów audiowizualnych oraz harmonogramu projektu, prezentującego jego główne etapy i postęp prac.

Powyższe informacje i oznaczenia (pkty 1-8) musisz także umieścić na profilu w mediach społecznościowych. Pamiętaj także o hasztagach.

Jeżeli nie posiadasz profilu w mediach społecznościowych, musisz go założyć.

Zarówno profil w mediach społecznościowych, jak i oficjalna strona internetowa, na której zamieszczasz powyższe informacje, powinny być utrzymywane do końca realizacji projektu.

Pamiętaj, że oznaczenia na stronach internetowych i w mediach społecznościowych występują zawsze w wariancie pełnokolorowym. Nie można tu zastosować wersji achromatycznych.

Uwaga! Jeżeli tworzysz nową stronę internetową, którą finansujesz w ramach projektu, oznaczenia graficzne muszą znaleźć się na samej górze strony internetowej (szczegóły znajdziesz w Podręczniku). Taką stronę musisz utrzymywać do końca okresu trwałości projektu.

5. Jak oznaczać projekty dofinansowane jednocześnie z Funduszy Europejskich oraz Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności?

Jeśli realizujesz projekt, który dofinansowany jest jednocześnie z Funduszy Europejskich (FE) oraz Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności (KPO), umieść wspólne zestawienie znaków: FE z nazwą właściwego programu, barw RP, UE oraz znak dodatkowy KPO (po linii oddzielającej). Pod zestawieniem tych znaków musisz umieścić informację słowną: „Dofinansowane przez Unię Europejską - NextGenerationEU”.

Wzór wspólnego zestawienia znaków:

Dofinansowane przez Unię Europejską – NextGenerationEU

Jeśli w Twoim projekcie istnieje obowiązek umieszczenia tablic informacyjnych, możesz umieścić dwie oddzielne tablice – jedną dla Funduszy Europejskich i drugą dla Krajowego Planu Odbudowy albo możesz postawić jedną wspólną tablicę informacyjną.

Jeśli w Twoim projekcie musisz umieścić plakaty informacyjne, możesz umieścić dwa oddzielne plakaty – jeden dla FE i drugi dla KPO lub możesz umieścić co najmniej jeden wspólny plakat informacyjny.

Aby oznaczyć sprzęt i wyposażenie zakupione/ powstałe w ramach projektu finansowanego z FE i KPO, zastosuj wspólny wzór naklejek.

Wspólne wzory tablicy, plakatu oraz naklejek, znajdziesz w Podręczniku i na portalu xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx.

6. Gdzie znajdziesz znaki: FE,barw RP, UE i wzory materiałów?

Potrzebne znaki i zestawienia znaków zapisane w plikach programów graficznych, a także wzory plakatów, tablic, naklejek i poglądowe wzory innych materiałów informacyjno-promocyjnych znajdziesz na portalu Funduszy Europejskich:

xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxx/x-xxxxxxxxxx/xxxxxxxx-0000- 2027/prawo-i-dokumenty/zasady-komunikacji-fe/ oraz na stronach internetowych programów.

Jest tam również dostępna „Księga Tożsamości Wizualnej marki Fundusze Europejskie 2021-2027”, w której znajdziesz szczegółowe zasady tworzenia i używania oznaczeń projektów.

Zasady stosowania herbu województwa lub jego oficjalnego logo promocyjnego oraz gotowe zestawienia znaków dla programów regionalnych, znajdziesz na stronach internetowych programów regionalnych.

Załącznik nr 4

Wykaz pomniejszenia wartości dofinansowania projektu w zakresie obowiązków komunikacyjnych beneficjentów FE

Maksymalna wielkość pomniejszenia za wszystkie uchybienia nie może przekroczyć 3% kwoty dofinansowania.

Lp.	Obowiązek	Uchybienie	Wielkość pomniejszenia kwoty dofinansowania
1.	Umieszczenia krótkiego opisu Projektu na oficjalnej stronie internetowej Beneficjenta, jeśli ją posiada. Opis projektu musi zawierać: a) tytuł projektu lub jego skróconą nazwę, b) podkreślenie faktu otrzymania wsparcia finansowego z Unii Europejskiej przez zamieszczenie znaku Funduszy Europejskich, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej i znaku Unii Europejskiej, c) zadania, działania, które będą realizowane w ramach projektu (opis, co zostanie zrobione, zakupione etc.), d) grupy docelowe (do kogo skierowany jest projekt, kto z niego skorzysta), e) cel lub cele projektu, f) efekty, rezultaty projektu (jeśli opis zadań, działań nie zawiera opisu efektów, rezultatów), g) wartość projektu (całkowity koszt projektu), h) wysokość wkładu Funduszy Europejskich. (dotyczy: art. 50 ust. 1 lit. a rozporządzenia ogólnego; § 12 ust. 2 pkt 4 umowy)	Brak opisu Projektu na oficjalnej stronie internetowej Beneficjenta, jeśli ją posiada lub Brak w umieszczonym opisie Projektu informacji o fakcie otrzymania wsparcia finansowego z Unii Europejskiej	0,5%

2.	Umieszczenia krótkiego opisu Projektu na stronach mediów społecznościowych Beneficjenta. Opis projektu musi zawierać: a) tytuł projektu lub jego skróconą nazwę, b) podkreślenie faktu otrzymania wsparcia finansowego z Unii Europejskiej przez zamieszczenie znaku Funduszy Europejskich, barw Rzeczypospolitej Polskiej i znaku Unii Europejskiej, c) zadania, działania, które będą realizowane w ramach projektu (opis, co zostanie zrobione, zakupione etc.), d) grupy docelowe (do kogo skierowany jest projekt, kto z niego skorzysta), e) cel lub cele projektu, f) efekty, rezultaty projektu (jeśli opis zadań, działań nie zawiera opisu efektów, rezultatów), g) wartość projektu (całkowity koszt projektu), h) wysokość wkładu Funduszy Europejskich. (dotyczy: art. 50 ust. 1 lit. a rozporządzenia ogólnego; § 12 ust. 2 pkt 4 umowy)	Brak opisu Projektu na stronach mediów społecznościowych Beneficjenta lub Brak w umieszczonym opisie Projektu informacji o fakcie otrzymania wsparcia finansowego z Unii Europejskiej	0,5%
3.	Umieszczenie w widoczny sposób znaku Funduszy Europejskich, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej (jeśli dotyczy; wersja pełnokolorowa) i znaku Unii Europejskiej na: a) wszystkich prowadzonych działaniach informacyjnych i promocyjnych dotyczących Projektu,	Nieumieszczenie znaku Funduszy Europejskich, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej (jeśli dotyczy; wersja pełnokolorowa) i znaku Unii Europejskiej w którymkolwiek działaniu, dokumencie, materiale	0,25%

	b) wszystkich dokumentach i materiałach (x.xx. produkty drukowane lub cyfrowe) podawanych do wiadomości publicznej, c) wszystkich dokumentach i materiałach dla osób i podmiotów uczestniczących w Projekcie. (dotyczy: art. 50 ust. 1 lit. b rozporządzenia ogólnego; § 12 ust. 2 pkt 1 lit. a-c umowy)
4.	Umieszczenie w miejscu realizacji Projektu trwałej tablicy informacyjnej podkreślającej fakt otrzymania dofinansowania z UE, niezwłocznie po rozpoczęciu fizycznej realizacji Projektu obejmującego inwestycje rzeczowe lub zainstalowaniu zakupionego sprzętu. (dotyczy: art. 50 ust. 1 lit. c rozporządzenia ogólnego; § 12 ust. 2 pkt 2 umowy)	Nieumieszczenie tablicy	0,5%
		Umieszczenie tablicy informacyjnej niezgodnie z wzorem określonym w załączniku nr 3 do Umowy	0,25%
		Umieszczenie tablicy informacyjnej w miejscu niewidocznym lub mało widocznym dla społeczeństwa	0,25%
5.	Umieszczenie w widocznym miejscu realizacji Projektu przynajmniej jednego trwałego plakatu o minimalnym formacie A3 lub podobnej wielkości elektronicznego wyświetlacza, podkreślającego fakt otrzymania dofinansowania z UE. (dotyczy: art. 50 ust. 1 lit. d rozporządzenia ogólnego; § 12 ust. 2 pkt 3 umowy)	Nieumieszczenie przynajmniej jednego plakatu lub elektronicznego wyświetlacza	0,5%
		Umieszczenie plakatu lub elektronicznego wyświetlacza niezgodnie ze wzorem i wytycznymi określonymi w pkt 2.2.2 załącznika nr 3 do Umowy	0,25%
		Umieszczenie plakatu lub elektronicznego wyświetlacza w miejscu niewidocznym lub mało widocznym dla społeczeństwa	0,25%
6.	Zorganizowanie wydarzenia lub działania informacyjno- promocyjnego (np. konferencja prasowa, wydarzenie	Niezorganizowanie wydarzenia lub działania informacyjno-promocyjnego	0,5%

promujące projekt, prezentacja projektu na targach branżowych) w ważnym momencie realizacji projektu, np. na otwarcie projektu, zakończenie projektu lub jego ważnego etapu np. rozpoczęcie inwestycji, oddanie inwestycji do użytkowania itp. Do udziału w wydarzeniu informacyjno-promocyjnym należy zaprosić z co najmniej 4-tygodniowym wyprzedzeniem przedstawicieli KE i IP za pośrednictwem poczty elektronicznej (dotyczy: art. 50 ust. 1 lit. e rozporządzenia ogólnego; § 12 ust. 2 pkt 5 umowy) lub Niezaproszenie do udziału w wydarzeniu informacyjno-promocyjnym przedstawicieli KE odpowiedniej IP

Załącznik nr 5

Taryfikator korekt kosztów pośrednich w zakresie zarządzania projektem

Zasady stosowania taryfikatora korekt kosztów pośrednich

1. Beneficjent odpowiada za prawidłową realizację Projektu zgodnie z Umową.

2. Instytucja pośrednicząca może obniżyć wartość kosztów pośrednich w przypadkach rażącego naruszenia przez Beneficjenta postanowień Umowy w zakresie zarządzania Projektem (§ 5 ust. 5 Umowy).

3. Obniżenie wartości kosztów pośrednich jest uprawnieniem Instytucji pośredniczącej, a nie jej obowiązkiem. Instytucja pośrednicząca każdorazowo indywidualnie rozpatruje sytuację naruszenia obowiązków Beneficjenta w zakresie zarządzania Projektem, oceniając x.xx. ich wagę oraz stopień naruszenia. Ostateczna decyzja o obniżeniu wartości kosztów pośrednich należy do Instytucji pośredniczącej.

4. Każdorazowa korekta wartości kosztów pośrednich, wynikająca z zastosowania taryfikatora, pomniejsza ostateczną, możliwą do rozliczenia w Projekcie, kwotę kosztów pośrednich, stanowiących iloczyn stawki wskazanej w § 5 ust. 1 Umowy oraz bezpośrednich kosztów kwalifikowalnych.

5. Instytucja pośrednicząca informuje Beneficjenta o obniżeniu wartości kosztów pośrednich w informacji pokontrolnej z kontroli lub wizyty monitoringowej, w informacji o wynikach weryfikacji wniosku o płatność, lub w odrębnej korespondencji niezwiązanej bezpośrednio z procesami kontroli Projektu lub weryfikacji wniosków o płatność.

6. Informacja o obniżeniu kosztów pośrednich zawiera:

• wartość korekty w ujęciu kwotowym i procentowym,

• informację, którego wniosku o płatność (jakiego okresu rozliczeniowego projektu) dotyczy obniżenie wartości kosztów pośrednich,

• uzasadnienie zastosowania korekty,

• pouczenie o możliwości wniesienia umotywowanych zastrzeżeń.

7. Jeżeli Beneficjent nie zgadza się z obniżeniem wartości kosztów pośrednich może zgłosić pisemne, umotywowane zastrzeżenia do stanowiska Instytucji

pośredniczącej. Zapisy art. 27 ust. 2-12 ustawy wdrożeniowej stosuje się wówczas odpowiednio.

8. W przypadku stwierdzenia kilku naruszeń w trakcie oceny jednego wniosku o płatność i osobno w trakcie poszczególnych kontroli/ wizyty monitoringowej Projektu, wartość zastosowanych do obniżeń stawek procentowych nie jest sumowana – do wszystkich stwierdzonych naruszeń stosuje się jedno obniżenie o najwyższej wartości.

9. W przypadku stwierdzenia naruszenia, dla którego nie określono poziomu obniżenia wartości kosztów pośrednich, stosuje się stawkę procentową odpowiadającą najbliższej rodzajowo kategorii naruszenia.

10. Beneficjent zwraca środki zgodnie z procedurą wskazaną w piśmie informującym o obniżeniu stawki ryczałtowej (w przypadku nałożenia korekty na koszty pośrednie ujęte w zatwierdzonych przez Instytucję pośredniczącą wnioskach o płatność – zwrot na rachunek bankowy Instytucji pośredniczącej wraz z odsetkami).

11. Taryfikator korekt kosztów pośrednich w zakresie zarządzania Projektem jest niezależny od innych korekt wskazanych w Umowie.

12. Korekta nałożona na koszty pośrednie nie wyklucza możliwości jednostronnego rozwiązania Umowy w trybach przewidzianych w § 17 ust. 1-2 Umowy.

Taryfikator korekt kosztów pośrednich w zakresie zarządzania projektem

Lp.	Rodzaj naruszenia	Korekta kosztów pośrednich
1.	Beneficjent nie wdrożył w wyznaczonym terminie zaleceń z kontroli, które nie dotyczą zwrotu wydatków niekwalifikowalnych.	5% wartości kosztów pośrednich wykazanych w aktualnym wniosku o dofinansowanie. Korekta stosowana w przypadku niewdrożenia zaleceń z kontroli o mniej istotnym znaczeniu w wyznaczonym przez IP terminie, za wyjątkiem uznania przez IP zgłoszonego w ww. terminie uzasadnionego braku możliwości wdrożenia tych zaleceń – w takim przypadku IP może wyznaczyć nowy termin na wdrożenie zaleceń pokontrolnych o mniej istotnym znaczeniu – zgodnie art. 27 ust. 10-12 ustawy wdrożeniowej.

Lp.	Rodzaj naruszenia	Korekta kosztów pośrednich
2.	Beneficjent nie przedkłada wniosków o płatność lub dokumentów źródłowych związanych z weryfikacją wniosków o płatność w terminie zgodnym z umową.	0,05% wartości kosztów pośrednich wykazanych w aktualnym wniosku o dofinansowanie za każdy dzień przekroczenia terminu, nie więcej jednak niż 250 PLN za dzień. W przypadku pojawienia się opóźnień w przedkładaniu kolejnych wersji tego samego wniosku o płatność lub dokumentów źródłowych z nim związanych, dni opóźnień sumują się w ramach kolejnych wersji tego samego wniosku o płatność. Korekt nie stosuje się, gdy wniosek o płatność lub dokumenty źródłowe z nim związane zostały złożone po terminie wynikającym umowy, ale zostało to uzgodnione z IP.
3.	Beneficjent: • przedkłada wielokrotnie wniosek o płatność niskiej jakości (np. niekompletny, z tymi samymi błędami) lub niekompletne dokumenty i/lub • nie wprowadza danych do systemu teleinformatycznego CST2021 i/lub wprowadza dane niekompletne i/lub wprowadza dane z błędami	W przypadku wystąpienia naruszenia po raz pierwszy: 5% wartości kosztów pośrednich wykazanych w danym wniosku o płatność. W przypadku ponownego wystąpienia naruszenia dla wniosku o płatność: 10% wartości kosztów pośrednich wykazanych w danym wniosku o płatność. Korekta stosowana jest wyłącznie, gdy trzecia złożona przez Beneficjenta wersja wniosku o płatność nadal nie może zostać zaakceptowana przez IP, ponieważ: wymaga korekt wniosku o płatność i/lub złożenia wyjaśnień przez Beneficjenta, i/lub złożenia uzupełnień dokumentów przez Beneficjenta. Korekty nie stosuje się, gdy brak możliwości akceptacji wniosku o płatność w wersji złożonej przez

Lp.	Rodzaj naruszenia	Korekta kosztów pośrednich
		Beneficjenta wynika ze zgłaszania nowych uwag przez IP, niezgłaszanych na wcześniejszym etapie weryfikacji wniosku o płatność i/lub gdy Beneficjent z własnej inicjatywy składał kolejne wersje wniosku o płatność (bez uwag IP). Korekta może być naliczana każdorazowo w zakresie kolejnych wersji tego samego wniosku o płatność, którego akceptacja nie jest możliwa.
4.	Beneficjent, bez racjonalnego uzasadnienia, nie przedstawia w terminie wyznaczonym przez IP po monitach, jednak nie krótszym niż 5 dni roboczych, informacji i wyjaśnień związanych z realizacją projektu.	1% wartości kosztów pośrednich wykazanych w aktualnym wniosku o dofinansowanie Korekty nie stosuje się, gdy IP w związku z naruszeniem uzna część wydatków bezpośrednich za niekwalifikowalną.

Załącznik nr 6

Baza personelu

Numer projektu Nazwa realizatora Kraj PESEL Imię Nazwisko Forma zaangażowania Okres od Okres do

Wersja Excel do importu

Instrukcja wypełniania:

Numer projektu: wpisz lub skopiuj numer projektu z SL2021 Projekty zgodny ze wzorem: PROG.XX.YY-IN.ZZ-XXXX/RR

Nazwa realizatora: wpisz lub skopiuj nazwę Beneficjenta lub Realizatora, który angażuje personel projektu

Kraj: wpisz kraj, z którego pochodzi osoba pracująca w projekcie

PESEL: wpisz numer PESEL lub w przypadku osoby nieposiadającej numeru PESEL inny numer identyfikacyjny (do 25 znaków)

Imię: wpisz imię osoby pracującej w projekcie

Nazwisko: wpisz nazwisko osoby pracującej w projekcie

Forma zaangażowania: wybierz z listy rozwijalnej jedną z dopuszczalnych form zaangażowania:

1) „stosunek pracy” zaznacz w przypadku pracownika w rozumieniu art. 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465)

2) „wolontariat” zaznacz w przypadku wolontariusza w rozumieniu art. 2 pkt 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2023 r. poz. 571)

3) „samozatrudnienie” zaznacz w przypadku osoby fizycznej będącej beneficjentem, wykonującej działalność gospodarczą w rozumieniu art. 3 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2023 r. poz. 221 z późn. zm.) lub osoby z nią współpracującej w rozumieniu art. 8 ust. 11 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1230 z późn. zm.)

Okres od: wpisz datę w formacie RRRR-MM-DD

Okres do: wpisz datę w formacie RRRR-MM-DD

61

Oświadczenie beneficjenta o kwalifikowalności podatku VAT

Nazwa beneficjenta:

Tytuł projektu:

Nr projektu54:

Oświadczam, że w chwili składania wniosku o dofinansowanie projektu nie ma prawnej możliwości odzyskania całości lub części podatku VAT określonego w tym wniosku w ramach budżetu projektu.

Zobowiązuję się do niezwłocznego zwrotu zrefundowanej ze środków unijnych podatku VAT, jeżeli zaistnieją przesłanki umożliwiające odzyskanie tego podatku przeze mnie (beneficjenta) lub jakikolwiek inny podmiot zaangażowany w realizację projektu lub wykorzystujący efekty projektu, w tym uczestników projektu lub inne podmioty otrzymujące wsparcie w ramach projektu.

Zobowiązuję się do ww. zwrotu w okresie realizacji projektu, ale także, jeżeli w okresie do 5 lat po zakończeniu projektu zaistnieją przesłanki umożliwiające odzyskanie podatku VAT55.

Jestem świadomy/ świadoma odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywych oświadczeń.

.............................................................

(data i podpis)

54 Wskaż numer nadany przez WOD2021 – dotyczy tylko oświadczenia składanego przed podpisaniem umowy.

55 Por. z art. 91 ust. 7 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 z późn. zm.).