WARUNKI UCZESTNICTWA
WARUNKI UCZESTNICTWA
Warsaw Food Expo 2020, 23 – 25.09.2020 r.
1. ZGŁOSZENIE UCZESTNICTWA
1. Zgłoszenie uczestnictwa w Międzynarodowych Targach Żywności WARSAW FOOD EXPO 2020 (dalej jako: Targi) odbywa się poprzez przesłanie Organizatorowi przez Wystawcę for- mularza – Zgłoszenie uczestnictwa (dalej jako: Zgłoszenie), który jest wypełniony i podpisany przez osobę uprawnioną po stronie Wystawcy. Dokumenty zgłoszeniowe są do pobrania na stronie: xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx
2.Zawarcie umowy o uczestnictwo w Targach następuje w momencie potwierdzenia przez Or- ganizatora przyjęcia Zgłoszenia do realizacji e-mailem na adres Wystawcy podany w Zgłoszeniu wraz z fakturą dot. opłaty rejestracyjnej (w przypadku przyjęcia Zgłoszenia do 30 dni przed pierwszym dniem Targów) albo wraz z fakturą dot. całej Opłaty za uczestnictwo w Targach (w przypadku Zgłoszenia na mniej niż 30 dni przed pierwszym dniem Targów).
3.W przypadku chęci złożenia zamówień dodatkowych Wystawca zobowiązany jest do wypeł- nienia i przesłania wzorów formularzy zamówień dodatkowych nr 2, 2a, 2b, 3, 3a, 4, 5, 6, 7, 7a
- stanowiących załączniki do Zgłoszenia. Warunkiem realizacji zamówień dodatkowych jest ak- ceptacja drogą elektroniczną przez Ptak Warsaw Expo sp. z o.o. z Nadarzyna wypełnionego i podpisanego przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wystawcy, formularza zamówienia dodatkowego, a także uiszczenia opłaty w niżej wskazanych terminach.
4. Wystawca jest zobowiązany do zapłaty Opłaty z tytułu uczestnictwa w Targach, której skła- dowe są wskazane w punkcie 3,4,5 poniżej.
2. REZYGNACJA Z UCZESTNICTWA W TARGACH
1. Rezygnacja (w jakiejkolwiek formie) przez Wystawcę z uczestnictwa w Targach po otrzyma- niu potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia przez Organizatora do jego realizacji jest nieskuteczna
i nie zwalnia Wystawcy z obowiązku spełnienia swoich świadczeń. Z powyższego obowiązku nie zwalnia także faktyczny brak obecności Wystawcy na Targach. W żadnym z powyższych wypadków Organizator nie jest zobowiązany do zwrotu jakichkolwiek wpłaconych przez Wy- stawcę lub w jego imieniu kwot w związku ze zgłoszeniem Wystawcy do udziału w Targach. W przypadku braku obecności na Targach Organizator jest uprawniony do naliczenia Wystawcy kary umownej w wysokości 50% całkowitej kwoty wynikającej ze Zgłoszenia za każdy dzień nieobecności.
3. OPŁATA REJESTRACYJNA
1. W ramach opłaty rejestracyjnej (420 pln netto + VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami) Wystawcy przysługują następujące usługi ze strony Organizatora Targów:
wpis do katalogu wystawców on-line w dwóch wersjach językowych: polskiej i an- gielskiej; (Uwaga: Wystawca dostarcza Organizatorowi gotowy tekst w dwóch wer- sjach językowych: informacja o firmie – nazwa, dane teleadresowe, logo oraz tekst informacyjny w języku polskim oraz analogiczna wersja w języku angielskim)
gwarantowane miejsce na dedykowanym parkingu dla wystawców na wszystkie dni trwania Targów, ilość 1 szt.;
karty wystawcy dla obsługi stoiska (uprawniające do wejścia na Targi) – ilość uza- leżniona od wielkości stoiska, min 2 szt.;
zaproszenia na Wieczór Wystawców, jednoosobowe – 2 szt.;
zaproszenia na targi dla klientów Wystawcy – ilość ustalana indywidualnie.
4. CZYNSZ – OPŁATA ZA UDOSTĘPNIENIE POWIERZCHNI WYSTAWIENNICZEJ W OKRESIE TARGÓW
1.Opłata za udostępnienie powierzchni wystawienniczej w okresie Targów (z wyłączeniem dni montażu i demontażu) obejmuje:
- korzystanie przez Wystawcę z powierzchni wystawienniczej,
- korzystanie ze wspólnie użytkowanej powierzchni,
- utrzymanie czystości przejść i korytarzy w obiekcie,
- zabezpieczenie obiektu przez służby ochrony oraz zabezpieczenie p/poż.,
- reklamę i promocję Targów.
5. OPŁATA EKSPLOATACYJNA ZA OKRES MONTAŻU I DEMONTAŻU
1. Wystawca jest zobowiązany do zapłaty na rzecz Organizatora zryczałtowanej opłaty eksplo- atacyjnej, która jest przeznaczona na pokrycie kosztów utrzymania obiektu w ruchu w trakcie dni montażu i demontażu. Opłata eksploatacyjna jest obliczana w oparciu o wskazaną w Zgło- szeniu stawkę za metr kwadratowy wynajętej przez Wystawcę powierzchni.
2. Opłata eksploatacyjna nie podlega zwrotowi i jest przeznaczona na pokrycie kosztów zabez- pieczenia obiektu, kosztów, użytkowania przyłączy prądu oraz wody, kosztów odprowadzania ścieków i wywozu śmieci.
6. WARUNKI PŁATNOŚCI
1. Wystawca jest zobowiązany do uiszczenia Opłaty z tytułu uczestnictwa w Targach (opłaty rejestracyjnej, opłaty eksploatacyjnej oraz kwot wynikających ze Zgłoszenia, w tym zamówień na usługi dodatkowe) w następujących terminach:
a) w przypadku przyjęcia Zgłoszenia w terminie do 30 dni przed pierwszym dniem Targów Wy- stawca jest zobowiązany uiścić:
- opłatę rejestracyjną w terminie 3 dni od wystawienia faktury przez Organizatora
- pozostałą część Opłaty z tytułu uczestnictwa w Targach wynikającej ze Zgłoszenia oraz for- mularzy zamówień dodatkowych (zamówionych do 30 dni przed pierwszym dniem Targów) oraz opłatę eksploatacyjną w terminie 30 dni przed pierwszym dniem Targów;
b) w przypadku przyjęcia Zgłoszenia w terminie krótszym niż 30 dni przed pierwszym dniem Targów Wystawca ma obowiązek uiścić:
- Opłatę z tytułu uczestnictwa w Targach (opłatę rejestracyjną, opłatę eksploatacyjną oraz 100% kwoty wynikającej ze Zgłoszenia, w tym z formularzy na usługi dodatkowe) na rachunek ban- kowy Organizatora w terminie 7 dni od potwierdzenia przez Ptak Warsaw Expo Sp. z o.o. przy- jęcia Zgłoszenia do realizacji, nie później jednak niż na 7 dni przed pierwszym dniem Targów.
2. Organizator odmówi udostępnienia Wystawcy powierzchni wystawienniczej w sytuacji, gdy Wystawca nie uiścił wszystkich należnych Organizatorowi opłat wynikających z zawartej umowy o uczestnictwo w Targach do czasu ich zapłaty. Warunkiem odbioru stoiska przez Wystawcę jest dokonanie wpłaty pełnej Opłaty z tytułu uczestnictwa w Targach - należności wynikającej z
całości Zgłoszenia tj. opłaty rejestracyjnej, opłaty, eksploatacyjnej, opłaty za udostępnienie po- wierzchni wystawienniczej oraz opłaty za usługi dodatkowe, udokumentowanej potwierdzeniem wpłaty lub uregulowanie ww. należności na miejscu. W przypadku braku dokonania zapłaty peł- nej należności wynikającej z całości Zgłoszenia Ptak Warsaw Expo sp. z o.o. z siedzibą w Na- darzynie nie ponosi względem Wystawcy lub osób trzecich jakiejkolwiek odpowiedzialności związanej z niewydaniem stoiska Wystawcy.
3. W przypadku odmowy, zgodnie z ust. 2 powyżej, udostępnienia Wystawcy powierzchni wy- stawienniczej z powodu braku zapłaty Opłaty z tytułu uczestnictwa w Targach wszystkich na- leżnych Organizatorowi opłat wynikających ze Zgłoszenia, Organizator ma prawo do zatrzyma- nia wszystkich dotychczasowo wpłaconych przez Wystawcę kwot a Wystawcy nie przysługuje roszczenie o ich zwrot. Ponadto w przypadku braku zapłaty wszystkich należnych Organizato- rowi kwot wynikających ze Zgłoszenia, Organizatorowi przysługuje prawo odstąpienia od umowy ze skutkiem ex nunc w terminie do pierwszego dnia Targów. Oświadczenie o odstąpie- niu od umowy może zostać złożone drogą elektroniczną na adres e-mail wskazany w Zgłosze- niu. W przypadku skorzystania przez Organizatora z ww. prawa do odstąpienia od umowy Or- ganizatorowi należna jest od Wystawcy kara umowna w wysokości równej 50% sumie opłat brutto wynikających ze Zgłoszenia, płatna w terminie 3 dni od wezwania.
4. W razie opóźnienia Wystawcy z zapłatą którejkolwiek części opłat wynikających ze Zgłosze- nia, Organizatorowi przysługiwać będą dodatkowo odsetki za opóźnienie w wysokości wynika- jącej z Ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych.
5. Brak wpłaty całości należności za udział w Targach upoważnia Organizatora zgodnie z pkt 6 ust. 2 i 3 powyżej do odmówienia Wystawcy udziału w Targach i pozbawia Wystawcę prawa do dochodzenia roszczeń z tego tytułu, w tym o zwrot wpłaconych należności.
7. BEZPIECZEŃSTWO
1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wypadki osób ani uszkodzenie eksponatów znajdujących się na terenach targowych przed, po i w trakcie trwania Targów.
2. Wystawca zobowiązany jest do zabezpieczenia eksponatów własnych w godzinach trwania ekspozycji przed ewentualnymi szkodami, a przed zamknięciem ekspozycji zabezpieczenie ich w sposób uniemożliwiający uszkodzenie.
3. Organizator nie odpowiada za przerwy w dostawie prądu lub wody oraz za szkody spowodo- wane siłą wyższą jak strajki, zamieszki, pożar, uderzenie pioruna, huragan, powódź, grad,
deszcz. Dotyczy to również okresu po zakończeniu Targów, kiedy eksponaty, urządzenia pozo- stają na terenie targowym.
8. REKLAMACJE I ROSZCZENIA
1. Wszelkie reklamacje i roszczenia wynikające z udziału w Targach winny być zgłaszane w formie pisemnej najpóźniej do ostatniego dnia Targów. Po upływie tego terminu żadne reklama- cje i roszczenia nie będą uwzględniane. Wszelkie porozumienia pomiędzy Wystawcą a Organi- zatorem a także wszelkie decyzje z nich wynikające wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
9. DANE KONTAKTOWE
1. Wszelkie zapytania i „Zgłoszenie Uczestnictwa” oraz niezbędne załączniki prosimy prze- syłać na adres e-mail opiekuna ze strony Zespołu Targów lub na adres xxx@xxxxxxxxxx.xx.
2.Zapytania dotyczące niestandardowych warunków uczestnictwa prosimy kierować na adres xxx@xxxxxxxxxx.xx
lub na adres: PTAK WARSAW EXPO Xx. Xxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx
z dopiskiem WARSAW FOOD EXPO 2020
Nadarzyn, 12.11.2019 r.