REGULAMIN WYSTAWIANIA I PRZESYŁANIA FAKTUR W FORMIE ELEKTRONICZNEJ
REGULAMIN WYSTAWIANIA I PRZESYŁANIA FAKTUR W FORMIE ELEKTRONICZNEJ
§ 1 Postanowienia ogólne
1. Niniejszy regulamin określa zasady wystawiania oraz otrzymywania faktur elektronicznych przez Gorzowski Ośrodek Technologiczny Park Naukowo-Przemysłowy sp. z o.o („GOT”) w Gorzowie Wielkopolskim z siedzibą xx. Xxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx zarejestrowana w Sądzie Rejonowym w Zielonej Górze VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego KRS:0000497087 NIP:000-000-00-00 z siedzi w stosunku do kontrahentów GOT.
2. Podstawą prawną wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej jest ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. 2018 r. poz. 2174 ze zm.) zwana dalej Ustawą.
3. Niniejszy Regulamin wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, zwany dalej Regulaminem tworzy się zgodnie z wymogami ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 344).
4. Administratorem danych osobowych Kontrahentów zebranych w ramach świadczenia Usługi jest GOT. Dane osobowe Odbiorców będą przetwarzane na podstawie art.6 ust. 1 lit. b ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r., w celu oraz zakresie koniecznym do realizacji usługi, o której mowa w niniejszym Regulaminie - na podstawie zgody Odbiorcy. Zgodę tę Odbiorca wyraża poprzez przesłanie uzupełnionych formularzy stanowiących załączniki do Regulaminu
5. Regulamin określa zasady wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej.
6. Akceptacją regulaminu stanowi jednocześnie załącznik do umowy o świadczenie usług pomiędzy GOT a kontrahentem.
§ 2 Definicje
Ilekroć w Regulaminie Wystawiania i Przesyłania Faktur w Formie Elektronicznej użyte zostaną wskazane poniżej pojęcia, należy im przypisać następujące znaczenie:
1. Regulamin – niniejszy Regulamin Wystawiania i Przesyłania Faktur w Formie Elektronicznej.
2. E-faktura – faktura w formie elektronicznej, spełniająca wymogi, o których mowa w art. 106m Ustawy o VAT. Pojęcie to obejmuje fakturę, fakturę korygującą, duplikat faktury oraz notę korygującą.
3. Dostawca – podmiot wystawiający e-fakturę.
4. Odbiorca – podmiot otrzymujący e-fakturę.
5. Oświadczenie – zgoda udzielona GOT przez kontrahenta na stosowanie (wystawianie i przesyłanie) faktur w formie elektronicznej według wzoru określonego w Załączniku Nr 1a (dotyczącym transakcji sprzedaży realizowanej przez GOT).
6. Autentyczność pochodzenia faktury – pewność, co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
7. Integralność treści – pewność, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
§ 3 Obowiązki Dostawcy i Odbiorcy
1. Dostawca zobligowany jest dochować należytej staranności oraz podjąć wszelkie niezbędne działania, aby przesyłane w sposób i w formacie określonym w Regulaminie e-faktury cechowała autentyczność pochodzenia i integralność treści, zgodnie z wymogami określonymi w art. 106m Ustawy o VAT.
2. Dostawca i Odbiorca zobligowani są odpowiednio przesyłane lub otrzymywane e-faktury przechowywać w sposób zgodny z art. 112a Ustawy o VAT, tj. przede wszystkim w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur, jak również łatwe ich odszukanie.
§ 4 Wysyłanie i otrzymywanie faktur w formie elektronicznej
1. Przesyłanie e-faktur odbywa się w formie elektronicznej, w formacie pliku PDF za pomocą poczty elektronicznej i wymaga uprzedniej zgody wyrażonej w formie Oświadczenia stanowiącego załączniki Nr 1a do Regulaminu.
2. Oświadczenie może być przekazane drugiej stronie w formie pisemnej bądź elektronicznej na adres: xxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx
3. Dostawca zobowiązany jest do przesyłania e-faktur wyłącznie z adresu e-mail określonego odpowiednio w pkt 4 i, na adres e-mail Odbiorcy wskazany odpowiednio w pkt 4 poniżej.
4. W przypadku gdy GOT. będzie Dostawcą, e-faktury będą wysyłane z adresu e-mail: xxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx na adres Odbiorcy wskazany w Oświadczeniu stanowiącym Załącznik Nr 1a do Regulaminu.
5. Przesyłanie e-faktur w formie elektronicznej wyklucza możliwość ich wysłania w formie papierowej, z zastrzeżeniem § 7.
6. Za datę dostarczenia przez Xxxxxxxx e-faktury i jednocześnie datę otrzymania tej e-faktury przez Odbiorcę uznaje się dzień wpływu na pocztę (serwer) wiadomości e-mail z załączoną fakturą. Odbiorcy.
7. O ile Dostawca i Odbiorca nie postanowią inaczej, wiadomość e-mail powinna zawierać jedną kompletną e-fakturę stanowiącą jeden załącznik w formacie PDF. Do wiadomości mogą zostać dołączone w formie odrębnych od e-faktury dokumentów załączniki, które dotyczą przedmiotowej e-faktury (np. listy przewozowe, potwierdzenia wydania towarów, protokół potwierdzenia wykonania usługi, itp).
8. Jeżeli jedna e-faktura przesyłana jest w kilku odrębnych e-mailach w formie załączników PDF lub też w jednej wiadomości e-mail, ale w rozbiciu na kilka załączników PDF, takie pliki łącznie nie zostaną uznane za fakturę dla celów rozliczenia VAT. Tym samym e-faktura uznana zostanie za nieotrzymaną przez Odbiorcę.
9. O ile Dostawca i Odbiorca nie postanowią inaczej, w tytule wiadomości e-mail należy każdorazowo wprowadzić wyłącznie numer przesyłanej e-faktury.
§ 5 Postanowienia dodatkowe
1. Odbiorca zobowiązany jest do przekazania potwierdzenia w zakresie otrzymanych faktur korygujących. Potwierdzenie to powinno być przekazywane bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 2 dni roboczych od momentu faktycznego otrzymania faktury korygującej, przesłanej odpowiednio na adresy, o których mowa w § 4 pkt 3 albo 4. W wiadomości, którą Xxxxxxxx ma obowiązek przesłać Xxxxxxxx na adres, o którym mowa w odpowiednio § 4 pkt 3 albo pkt 4 powinna zostać podana data otrzymania faktury korygującej, która co do zasady powinna odpowiadać dacie wpływu faktury korygującej na adres mailowy Odbiorcy.
2. Nieotrzymanie potwierdzenia odbioru faktury korygującej w trybie przewidzianym w pkt 2 powoduje uznanie tej faktury za niedostarczoną do Odbiorcy. W takim przypadku Dostawca będzie uprawniony do wystawienia i przesłania faktury w formie papierowej, zgodnie z postanowieniami
§ 7 Regulaminu.
3. Postanowienia 1-3 znajdują również zastosowanie w zakresie akceptacji not korygujących wysyłanych w formie e-faktur.
§ 6 Niedostarczenie e-faktury
1. W przypadku, gdy po przesłaniu e-faktury drogą elektroniczną Dostawca otrzyma informację zwrotną o niedostarczeniu wiadomości zawierającej e-fakturę na wskazany adres e-mail (tzw. komunikat: „delivery failure” / „problem z dostarczeniem wiadomości”), Dostawca skontaktuje się z Odbiorcą celem wyjaśnienia przyczyny powstałego błędu, po czym ponowi próbę wysłania wiadomości.
2. Jeżeli mimo podjętych starań nie uda się skutecznie dostarczyć wiadomości do Odbiorcy, Xxxxxxxx dostarczy fakturę w formie papierowej zgodnie z postanowieniami § 7 Porozumienia.
§ 7 Faktury w formie papierowej
Dostarczenie przed Dostawcę faktury w formie papierowej dopuszczalne jest jedynie w sytuacji wskazanej w § 5 pkt 3 lub § 6 pod warunkiem uprzedniego powiadomienia Odbiorcy o tym fakcie. Powiadomienie powinno być dokonane w drodze informacji przesłanej w formie pisemnej lub za pomocą poczty elektronicznej, najpóźniej w terminie 10 dni roboczych poprzedzających dzień, w którym Dostawca zamierza przesłać Odbiorcy fakturę w formie papierowej.
§ 8 Zmiana adresu
1. Dostawcy i Odbiorcy przysługuje prawo zmiany adresów określonych w § 4 pkt 4-5. Zgłoszenie zmiany adresu następuje wyłącznie poprzez uprzednie przesłanie w formie pisemnej lub w formie wiadomości elektronicznej oświadczenia informującego o zmianie adresu do celów wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej.
2. Zgłoszenie zmiany adresu w sposób inny niż wskazany w § 8 pkt 1 uważa się za bezskuteczne i upoważnia Dostawcę do przesyłania e-faktur wyłącznie na adres, który miał podlegać zmianie.
§ 9 Wycofanie zgody
1 Odbiorcy i Dostawcy przysługuje prawo wycofania akceptacji na stosowanie e-faktur. Podmiot wycofujący akceptację poinformuje o tym fakcie drugą stronę w formie pisemnej lub w formie wiadomości elektronicznej o odwołaniu zgody na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej.
2 Wycofanie zgody w sposób inny niż wskazany w § 9 pkt 1 jest bezskuteczne i upoważnia Dostawcę dalszego stosowania e-faktur.
3 W przypadku wycofania zgody zgodnie z § 9 pkt 1 utrata uprawnienia do stosowania faktur elektronicznych nastąpi z upływem 2 dnia, licząc od dnia, w którym Xxxxxxxx otrzymał powiadomienie od Odbiorcy o cofnięciu akceptacji.
§ 10 Postanowienia końcowe
1. Wszelkie ewentualne spory powstałe w związku z realizacją usługi wysyłki e-faktur oraz usługi polegającej na udostępnieniu e-faktur, Dokumentów Pozafinansowych oraz Informacji o Transakcjach Nierozliczonych będą rozstrzygane przez sąd właściwy miejscowo dla GOT.
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem, zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego oraz inne właściwe przepisy szczególne.
3. Regulamin obowiązuje od 01.12.2021.
4. GOT ma prawo zmiany Regulaminu bez podania przyczyny. Nowy Regulamin obowiązuje z dniem udostępnienia jego treści poprzez stronę xxxxx://xxx.x-xxx.xxx.xx/xxxxxxxxx/00000
5. GOT zastrzega sobie prawo do zawieszenia lub zakończenia stosowania faktur w formie elektronicznej w przypadku zaistnienia siły wyższej lub z powodu innych okoliczności.
6. Treść niniejszego Regulaminu dostępna jest na stronie internetowej xxxxx://xxx.x-xxx.xxx.xx/xxxxxxxxx/00000
7. Regulamin obowiązuje od dnia 01.12.2021
Załączniki:
Załącznik Nr 1a do Regulaminu – „Oświadczenie w sprawie stosowania faktur elektronicznych” – dotyczy transakcji sprzedaży realizowanej przez GOT
Gorzowski Ośrodek Technologiczny Park Naukowo-Przemysłowy Sp. z o.o. | |||
Nazwa dokumentu: | Regulamin wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej | ||
Wersja: | 1.1. | Zmiany: | ------------------------ |
Zatwierdził/a: | Xxxxxxx Xxxxxxxxxx | 1. | ----------------------- |
Obowiązuje od: | 01/12/2021 | 2. | ----------------------- |